PORTOFOLIO RANCANGAN SISTEM PENDATAAN SARANA DAN PRASARANA JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH DINAS PENDIDIKAN KOTA CILEGON
BIDANG PENDIDIKAN MENENGAH
PEMERINTAH KOTA CILEGON
DINAS PENDIDIKAN Jl. Pangeran Jayakarta, Kel. Masigit, Kec. Jombang – Kota Cilegon Email:
[email protected] Website: http://www.dindik.cilegon.go.id
1. LATAR BELAKANG Pada awalnya pengelolaan data sarana dan prasarana jenjang pendidikan menengah pada satuan pendidikan di lingkungan Dinas Pendidikan Kota Cilegon
dilakukan
secara
manual.
Kemudian
seiring
dengan
perkembangan teknologi sistem pendataan data poko sekolah beralih menggunakan sistem Dapodik yang kemudian dimanfaatkan unntuk penentuan berbagai kebijakan yang terkait dengan kesejahteraan guru dan peserta didik oleh pemerintah pusat terutama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. Sistem Dapodik dirasa belum dapat dimanfaatkan secara maksimal karena untuk data sarana dan prasarana satuan pendidikan khususnya baru dapat di manfaatkan oleh pemerintah pusat, sedangkan untuk Pemerintah Daerah belum dapat melakukan penarikan data sarana dan prasarana dari sistem Dapodik. Dampak dari kondisi tersebut menjadikan sebuah kendala Dinas Pendidikan untuk memonitoring dan mengevaluasi kondisi sarana dan prasarana satuan pendidikan khususnya jenjang pendidikan menengah. Sehingga untuk penjaringan data sarana dan prasarana harus dilakukan dengan sistem manual atau yang lebih dikenal dengan ADK (Analisis Data Komputer). Sistem manual tersebut diangggap kurang efektif dan efisien sehingga secara prinsip akuntabilitas dan mutu pelayanan kurang berkualitas karena dengan pendataan secara manual akan rawan terhadap kesalahan data sihingga data yang diperoleh kurang akurat dan sesuai dengan konndisi terakhir (realtime).
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 2
2. TUJUAN Beberapa tujuan yang akan menjadi indikator dalam pembanguan sistem Pendataan Sarana dan Prasarana jenjang pendidikan menengah ini antara lain : 1. Merubah proses pendataan dari sistem manual menjadi sistem pendataan berbabsis website online 2. Tersedianya data sarana dan prasarana secara lengkap dan sesuai dengan kondisi terakhir (realtime) 3. Mempermudah proses monitoring sarana dan prasarana yang ada pada satuan pendidikan 4. Mempercepat proses evaluasi kondisi sarana dan prasarana per satuan pendidikan 5. Memudahkan dalam pengambilan kesimpulan dan penentuan kebijakan terkait peningkatan mutu dan kapasitas sarana dan prasarana pendidikan 3. PENGENALAN SISTEM Sistem Pendataan Sarana dan Prasarana Pendidikan jenjang pendidikan menengah atau yang lebih mudah dikenal dengan Sistem E-Monev Sarana dan prasarana adalah sebuah sistem aplikasi yang dirancang untuk melakukan pendataan sarana dan prasarana secara online oleh satuan pendidikan serta Monitoring dan Evaluasi secara elektronik oleh Dinas Pendidikan Kota Cilegon. Sistem ini sebagai wujud perubahan mekanisme pendataan dari sistem manual menjadi sistem aplikasi berbasis website online. Sistem pendataan sarana dan prasarana ini juga dapat dimanfaatkan untuk memonitoring dan mengevaluasi kondisi sarana dan prasarana di setiap satuan pendidikan baik secara berkala maupun setiap saat (realtime) dengan kondisi terakhir pada saat data di input oleh petugas satuan pendidikan (operator).
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 3
4. Kebutuhan Sistem Rancangan sistem pendataan sarana dan prasarana ini adalah aplikasi berbasis web database yang terkoneksi online dengan internet sehingga memudahkan pengguna untuk melakukan input data dan monitoring serta evaluasi data secara online. Berikut adalah topologi yang digunakan : SERVER E-MONEV
INTERNET
WIRELESS OPERATOR PENDATAAN DI SEKOLAH ADMIN DINAS PENDIDIKAN KOTA CILEGON Gambar 1. Topologi sistem pendataan sarana prasarana 1. Kebutuhan Hardware dan Software 1.1 Server PC server Hosting Domain Sistem Aplikasi Pendataan + Database Aplikasi scrib editor (notepad ++) 1.2 Client (operator sekolah) Komputer/Laptop Web Browser (mozilla dll) Data Inventarisasi Sarana dan Prasarana Data Referensi 2. Kebutuhan Personil
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 4
Tim Teknis (Pengembang Sistem) Tim Administrasi (staf dikmen) Kabid. Pendidikan Menengah Kepala Dinas 5. KEUNGGULAN SISTEM Berdasarkan analisa yang dilakukan maka terdapat beberapa aspek keunggulan dan keuntungan pelayanan pendataan dengan menerapkan sistem E-monv jika dibandingkan dengan sistem pelayanan pendataan sarana dan prasarana secara manual : No 1.
Sistem E-Monev
Sistem Manual
Sistem penginputan data dapat Untuk melakukan penginputan dilakukan dimana saja dan kapan harus berada pada komputer dan saja secara online
laptop
yang
ada
data
inventarisasinya (disekolah). 2.
Mudah
dalam
perubahan
melakukan Data yang dilakukan perubahan
data
baik
secara harus di arsipkan secara manual.
berkala maupun rutin 3.
Mudah
dalam
karena
data
pencarian yang
dihasilkan data karena dalam bentuk arsip
bersifat data digital 4.
data Sulit dalam melakukan pencarian manual
Mempercepat proses monitoring Untuk
melakukan
monitoring
oleh Dinas Pendidikan kepada harus diantar langsung dalam Satuan
Pendidikan
(efektifitas bentuk dokumen arsip
waktu) 5.
Memudahkan kondisi
sarana
dalam dan
evaluasi Untuk melakukan evaluasi harus prasarana di cek secara manual
secara online 6.
Mengurangi faktor keterlambatan Keterlambatan dalam dalam pengumpulan data sarana pengumpulan data sarana dan dan prasarana
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
prasarana sering terjadi.
Page 5
6. Site Map (Peta Situs) Dalam perancangan sistem pendataan sarana dan prasarana berbasis website online ini dirancang menjadi beberapa menu dan sub menu yang ditampilkan untuk mempermudah pengguna dalam melakukan pengisian data secara benar. Menu dan sub menu tersebut kami jabarkan dalam peta situs (Site Map) sebagai berikut : 6.1. Halaman Beranda/Index Halaman beranda atau index adalah halaman utama dari website sistem pendataan sarana dan prasarana. Pada halaman beranda terdapat tiga menu untuk jenjang sekolah menengah diantara nya SMKN, SMAN dan SMPN. Dari masing - masing menu tersebut memiliki sub menu yaitu SMKN terdiri dari sub menu SMKN 1 Cilegon sampai dengan SMKN 4 Cilegon, SMAN terdiri dari sub menu SMAN 1 Cilegon sampai dengan SMAN 5 Cilegon, dan SMPN terdiri dari sub menu SMPN 1 Cilegon sampai dengan SMPN 11 Cilegon. Beranda/index
SMPN
SMAN 1 – SMAN 5
Login Sekolah
SMAN
SMKN 1 – SMKN 4 Sub Menu
Menu
SMKN
SMPN 1 – SMPN 11
Gambar 1. Site map beranda 6.2. Halaman Login Sekolah/Login Page Halaman Login adalah halaman yang digunakan untuk masuk kedalam sistem pendataan oleh operator sekolah maupun admin Dinas Pendidikan. Halaman login terdiri dari form username dan password serta login button yang digunakan untuk masuk pada sistem pendataan. Dari halaman login ini pengguna kemudian di hubungkan pada interface menu profil sekolah, sarana dan prasarana, setting dan logout.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 6
Profil Sekolah Sarana dan Prasarana
Menu
Login Button
Form Username & Password
Login Sekolah
Setting Logout
Gambar 2. Site map halaman login 6.3. Halaman profil sekolah/Profile Page Halaman profil sekolah adalah halaman yang digunakan untuk melakukan entry data profil sekolah sebelum melakukan entry data sarana dan prasarana. Pada halaman profil sekolah hanya terdapat sub menu data sekolah dan tambah data.
Data Sekolah
Sub Menu
Sub Menu
Profil Sekolah
Tambah Data
Gambar 3. Site map halaman profil sekolah 6.4. Halaman Sarana Prasarana Halaman sarana dan prasarana adalah halaman yang digunakan untuk melakukan entry data sarana dan prasarana oleh operator sekolah. Pada halaman ini terdiri dari sub menu entry data Lahan, bangunan, ruangan, tempat olah raga, kelas, sirkulasi, gudang, jamban, ruang siswa, ruang UKS, Ruang konseling, ruang TU, ruang guru, ruang laboratorium, ruang kepala sekolah, dan perpustakaan. Masing – masing sub menu tersebut di lengkapi dengan sub menu untuk tambah data, edit, dan hapus data.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 7
Sarana dan Prasarana
Bangunan
Tambah data Sub Menu
Sub Menu
Lahan
Ruangan
Ubah Hapus
Tempat Olah raga Kelas Sirkulasi Gudang Jamban Ruang siswa Ruang UKS Ruang Konseling Ruang TU Ruang Guru Ruang Laboratorium Ruang Kepala Sekolah Perpustakaan
Gambar 4. Site map halaman sarana prasarana
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 8
6.5. Halaman Setting Halaman setting digunakan untuk melakukan pengaturan Provinsi, Kabupaten/Kota, dan Kecamatan dimana lokasi satuan pendidikan berada.
Setting Tambah Data
Data Kabupaten/Kota
Data Kabupaten/Kota
Sub Menu
Sub Menu
Data Provinsi
Ubah
Hapus
Gambar 5. Site Map halaman setting
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 9
7. PETUNJUK TEKNIS 7.1. Mekanisme Perancangan Sistem Tim Teknis
Tim Administrasi
Project Leader
Stakeholder
Start
Membuat rancangan database sistem
Inventarisasi kebutuhan sistem
Menyiapkan kebutuhan sistem
Melakukan input database sistem
Data / Dokumen KAK dan rancangan sistem
Memberikan gagasan proyek perubahan
Database sistem pendataan
Uji Coba Sistem
Uji Coba Sistem
Evaluasi Sistem
Layak di gunakan?
Evaluasi Sistem
Tidak
Ya Selesai
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 10
7.2. Mekanisme Pengelolaan Sistem Operator Sekolah
Tim Proyek Perubahan
START
Pilih menu nama sekolah (SMKN, SMAN, SMPN)
Entry username dan password sekolah
TIDAK Login Valid?
YA Pilih Menu setting
Setting Provinsi, Kab/Kota, kecamatan TIDAK
Valid?
YA A
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 11
Operator Sekolah
Tim Proyek Perubahan
A
Pilih menu Sekolah
Entry Data Profil Sekolah
TIDAK Data Valid?
YA Pilih Menu Sarana Prasarana
Pilih sub menu sarana prasarna yang dimiliki sekolah
Tambah Data
Monitoring TIDAK
Valid?
Evaluasi
YA Simpan
Publikasi Online
Dokumentasi
Selesai
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 12
7.3. Fungsi dan tampilan sistem 1. Tampilan Halaman Beranda Halaman beranda di gunakan sebagai halaman awal yang juga menampilkan menu daftar pilihan sekolah sesuai jenjang pendidikan anata lain SMKN, SMAN dan SMPN.
Gambar 6. Tampilan halaman beranda 2. Tampilan Halaman Login Tampilan halaman login digunakan untuk memasukkan username dan password operator sekolah sebelum melakukan etry data dan dapat juga untuk login oleh dinas pendidikan dalam rangka monitoring sarana prasarana secara online.
Gambar 7. Tampilan halaman login
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 13
3. Halaman Profil Sekolah Halaman profil sekolah digunakan untuk menampilkan data pprofil sekolah dan melakukan entry data profil sekolah oleh operator sekolah.
Gambar 8. Tampilan halaman profil sekolah 4. Halaman Setting Pada halaman setting terdiri dari tiga sub menu yaitu data Provinsi diguanakan untuk mensetting nama provinsi, data Kabupaten digunakan untuk memilih nama Kabupaten/Kota, dan data Kecamatan digunakan untuk memilih nama kecamatan.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 14
Gambar 9. Tampilan halaman setting
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 15
5. Halaman Sarana Prasarana Halaman sarana prasarana merupakan halaman inti pada sistem pendataan sarana dan prasarana ini. Pada halaman sarana prasarana terdapat pilihan beberapa sub menu antara lain : a. Lahan
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan lahan yang digunakan oleh sekolah baik lahan milik sendiri maupun bukan milik sendiri
yang
dilengkapi
dengan
dokumen
pendukung yang sah secara hukum b. Bangunan
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan bangunan yang ada di sekolah. Mencakup nama bangunan, luas lantai dan kondisi bangunan
c. Ruangan
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruangan sebagai sarana dan prasarana penunjang kegiatan belajar disekolah
d. Tempat Olahraga
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana dan prasarana tempat olahraga indoor maupun outdoor di sekolah.
e. Kelas
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruangan kelas yang digunakan untuk kegiatan belajar siswa di sekolah
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 16
Sub menu ini digunakan untuk melakukan
f. Sirkulasi
pendaatan ruang maupun sarana sirkulasi atau tempat yang digunakan siswa untuk berkumpul, berkolaborasi,
dan
bersosialisasi
maupun
berorganisasi. Misalnya sanggar kesenian. Sub menu ini digunakan untuk melakukan
g. Gudang
pendataan sarana dan prasarana gudang yang ada di sekolah
Sub menu ini digunakan untuk melakukan
h. Jamban
pendataan kondisi sarana prasarana jamban di sekolah
i. Ruang
Siswa Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan ruang siswa yang digunakan untuk kegiatan – kegiatan kesiswaan.
j. Ruang UKS
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang UKS yang ada di sekolah
k. Ruang Konseling
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang konseling yang ada disekolah
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 17
l. Ruang TU
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang tata usaha (TU) yang ada disekolah
m. Ruang Guru
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang guru yang ada di sekolah
n. Ruang Laboratorium
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang laboratorium dan ruang praktik siswa di sekolah
o. Ruang Kepala Sub menu ini digunakan untuk melakukan Sekolah
p. Perpustakaan
pendataan sarana prasarana ruang kepala sekolah
Sub menu ini digunakan untuk melakukan pendataan sarana prasarana ruang perpustakaan yang ada di sekolah
.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 18
6. Akurasi Sistem 1. Sistem ini dikembangkan berdasarkan amanat : - Undang – Undang Sistem Pendidikan Nasional no. 20 tahun 2003 - Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tantang Standar Nasional Pendidikan. - Peraturan pemerintah tahun 2007 tantang standar sarana dan prasarana 2. Database pegawai yang digunakan berasal dari data real kondisi terkini yang ada disekolah yang diinput oleh operator sekolah secara online.
Portofolio system E-Monev sarpras Dikmen
Page 19
