PON-modelsourcingovereenkomst door werkgroep Contractering

PON-modelsourcingovereenkomst door werkgroep Contractering 12 januari 2011

Platform Outsourcing Nederland

Programma • Korte introductie Modelcontract (Polo van der Putt, vz. Werkgroep) • Inleiding en discussie over de volgende contractuele regelingen: – Kwaliteit van IT-systemen (Marjo Wildvank, CEO Software Improvement Group) – Continuïteit (Louis Jonker, advocaat bij Van Doorne) – Innovatie (Dennis Zieren, advocaat bij Ploum Lodder Princen) – Aansprakelijkheid en boetes (Polo van der Putt, advocaat bij Vondst Advocaten)

Opdracht Werkgroep Stel een modelcontract op dat als voorbeeld kan dienen bij het opstellen van een sourcingscontract. Het modelcontract zal een dienstverleningsovereenkomst zijn met de algemene juridische bepalingen, inclusief processuele afspraken (zoals change management, acceptatie, benchmarking, exit), maar exclusief (i) specifieke dienst-inhoudelijke bijlagen (zoals PDC, SLA, DAP, beveiliging, etc.), (ii) financiële bijlagen (DFA) en (iii) een eventuele overnameovereenkomst.

Samenstelling werkgroep • Uitbesteders: Jan Aernout (Philips), Gert Jaap Das (PGGM), Hans van Dijk (UWV), Ad Kuus (Rabobank), Michiel de Vries (ING) • Providers: Erwin van der Heijden (Quion), Maaike Nijensikkens (Logica), Marco van der Vet (Capgemini) • Adviseurs: Liselore Sauer (KPMG), Joop Schuilenburg (Emtio), Marjo Wildvank (Software Improvement Group) • Advocaten: Louis Jonker (Van Doorne), Polo van der Putt (vz, Vondst Advocaten), Eliane de Vilder (Brinkhof), Dennis Zieren (Ploum Lodder Princen)

Werkwijze • • • • • • • • • • •

Brainstormsessie Basiscontract v.1 (penvoerder) Commentaar vanuit de WG Basiscontract v.2 (penvoerder) Bijeenkomst Basiscontract v.3 (penvoerder) Wekelijkse commentaar- en stemrondes; al het commentaar zichtbaar, compromissuggesties vanuit penvoerder Basiscontract v.4 (penvoerder) + enkele controversiële bepalingen Bijeenkomst Basiscontract v.5 (penvoerder) Modelcontract v1

Spelregels • Doelstelling om zo min mogelijk open te laten • Uitgangspunt was om te komen tot gebalanceerd contract voor volwassen partijen • Input vanuit best practice, niet zozeer vanuit eigen ondernemersbelang • Meerderheid beslist • Wie zwijgt stemt toe • Bijdrage op persoonlijke titel, niet namens bedrijf • Vertrouwelijkheid Het modelcontract geeft niet noodzakelijkerwijs de mening weer van de individuele leden van de werkgroep of hun werkgevers

Inhoud (1) • Kort (2 p) Contractblad met de kern van de overeenkomst – onderwerp – looptijd – verwijzing naar overige voorwaarden

• Juridische voorwaarden en andere documenten (zoals tarieven en SLA) als bijlage • Volgende juridische onderwerpen: –

Definities •

definities

Inhoud (2) –

Overname •

–

Transitie en transformatie • • •

–

Overnameovereenkomst als bijlage (kern is dienstverlening, dienstverlening is duurovereenkomst met partnergedachte, overname is eenmalig met klantleveranciersgedachte) Uitvoeren desbetreffende plannen Afsluiten met acceptatie Transitie en transformatie kunnen gedeeltelijk en parallel lopen

Dienstverlening (1) •

Beide pp: – – –

•

•

Bepalingen in Bijlagen moeten worden nagekomen (zoals SLA) Vakbekwaam Cfrm weten regelgeving

Leverancier verantwoordelijk voor licenties en gangbaarheid hardware en software, tenzij naders overeengekomen; Klant dient gebruiksbepalingen na te leven Uitgangspunten innovatie

Inhoud (3) –

Dienstverlening (2) • • •

–

Vergoeding en betaling • • • •

–

Pp kunnen projecten overeen komen Beide pp dienen continuïteitsplannen te hebben en na te leven Streven naar duurzaamheid Indexering, tenzij Marktconformiteit is optioneel Ieder draagt eigen kosten Facturering maandelijks, betalingstermijn 30 dagen

Regie • • • •

Regieorganisatie in bijlage (bijv. uitgaande van Contractmanagement, Servicemanagement en Opdrachtmanagement) Periodieke evaluatie SLA Wijzigingsprocedure in bijlage Contractbeheer geregeld, een der pp verantwoordelijk

Inhoud (4) –

Controle • • • •

–

Sancties • • • • •

–

SLA rapportages TPM Audit (periodiek, onderwerp te bepalen) Benchmarking (prijs/kwaliteit) Bonus/malus Beperking aansprakelijkheid (ja directe schade tot max, nee gevolgschade) Vrijwaring door Klant van Leverancier voor claims contractpp Klant Leverancier dient zich adequaat te verzekeren Neutrale overmachtbepaling

(Intellectueel) eigendom en gegevens (1) • •

Klant blijft eigenaar van zijn gegevens Geen wijziging IE-rechten, tenzij anders overeengekomen

Inhoud (5) –

(Intellectueel) eigendom en gegevens (2) • • •

–

Duur, beëindiging en exitassistentie • • • • •

–

Stilzwijgende verlenging Mogelijkheid van beëindiging bij wanprestatie e.d. Opzegging zonder reden en tegen opzegvergoeding optioneel PON exitprotocol van toepassing (incl. beginsel klant betaalt), met evt. enkele aanvullingen Adresseren risico wet overgang onderneming

Toepasselijk recht en geschillenregeling • •

–

Geheimhouding Beveiliging, bijv. cfrm ISO 27001 en 27002 Persoonsgegevens (evt. bewerkersovk aanhechten)

Escalatieregeling Rechter of arbitrage

Algemene bepalingen •

O.a. dat overdracht toestemming vereist, behalve binnen groep

Vervolg? • Wie pakt de handschoen op: – – – – –

Uitgangspunten SLA? Vervolmaken exitprotocol? Uitgangspunten tarievenbijlage? Benchmarking? Etc. etc.

Kwaliteit van IT-systemen Marjo Wildvank

12 januari 2011

T +31 20 314 0950 [email protected] www.sig.eu

Wie is de Software Improvement Group (SIG)?

14 | 8

• Geeft inzicht in de kwaliteit en risico’s van IT-systemen. Gevolgd door aanbevelingen ter verbetering van de broncode van de software. • Wordt ingezet als onafhankelijke derde. • Geeft antwoord op vragen als: • ‘Is de software makkelijk aanpasbaar?’ • ‘Vergt het onderhoud niet te veel?’ • ‘Hoe foutvrij is de code?’ • De software die SIG doormeet, krijgt een classificatie van één tot vijf sterren. • SIG is de onafhankelijke instelling voor IT assessments, monitoring en certificering.

Seminar “PON-Sourcingcontract”

Nulmeting: pre-contractuele fase

15 | 8

Definitie: •

assessment waarbij de uitkomsten als uitgangspunt worden genomen voor later onderzoek (hermeting of monitor)

Voordeel: •

Een nulmeting voorafgaand aan outsourcing geeft inzicht in de huidige kwaliteit (uitgedrukt middels een sterren rating), de te bereiken kwaliteitsverbetering en mogelijke verlaging van kosten.

•

Deze transparantie is een goed uitgangspunt om contractuele afspraken te maken over het verbetertraject en het gewenste kwaliteitsniveau, uitgedrukt middels een sterren rating (bv TÜV), dat wordt geëist van de leverancier.


Monitor Modelsourcingovereenkomst: § 6.6, 7.1, 19.1, 19.2 voetnoot 29 & 30

16 | 8

Probleem: “Het zal in de praktijk niet eenvoudig zijn om voldoende aannemelijk te maken dat tekort zal worden geschoten. Doorgaans zal het de afnemer aan voldoende expertise en wetenschap ontbreken om aan te kunnen tonen dat correcte nakoming onmogelijk zal zijn.” (Polo van der Put)

Oplossing: •

Neem meetpunten op in het sourcingcontract en monitor de resultaten.


Dynamische Escrow Modelsourcingovereenkomst: § 9.3, voetnoot 20, § 38.1

17 | 8

Wat is het? •

In een Escrow-overeenkomst zijn voorwaarden opgenomen voor de vrijgave van de broncode aan de gebruikers. Bijv. bij faillissement van de leverancier, wanprestatie enz. Doordat de gebruiker de beschikking krijgt over de broncode, kan deze zelf het pakket (laten) onderhouden en aanpassen aan veranderende situaties.

Voordeel dynamische Escrow •

Monitor levert constant inzicht in de documentatie van de laatste versie van de gedeponeerde versie van de applicatie. Ideaal in geval van outsourcing.

Voorbeelden uit de praktijk • •

Drietal banken, die verwachten dat de software leverancier op korte termijn failliet gaat. Bank en retailorganisatie, die software ontwikkeling en –beheer hebben uitbesteedt naar India.


Voordelen voor leveranciers & opdrachtgevers

18 | 8

•

Door concrete eisen op te nemen en meetpunten in te bouwen in het sourcingcontract weten beide partijen, voordat zij het sourcingtraject in gaan, wat de verwachtingspatronen over-en-weer zijn. (transparantie)

•

Beide partijen hebben constant inzicht in de ontwikkeling van het project, m.b.t. geleverde kwaliteit (sterren) en kosten.

•

Neutrale manier om de bonus-malus clausule objectief te maken. (modelsourcingcontract: § 21.1, voetnoot 36)

•

Beide partijen worden geïnformeerd op welke wijze kwaliteitsverbeteringen op korte termijn te bereiken zijn.

•

Beide partijen zijn exact op dezelfde manier op de hoogte van het verloop van de dienstverlening.


Benchmark

19 | 8

De kwaliteit van de ontwikkelde/beheerde software wordt regelmatig gebenchmarkt met metingen van andere soortgelijke projecten (gelijke technologie), waarbij tevens inzicht kan worden gegeven in het verschil in kwaliteit en kosten per applicatie of softwareportfolio.

Voorbeeld uit rapportage: “De kwaliteit van uw systeem is 2 sterren en behoort daarbij tot de laagste 35 procent van de metingen in de benchmark”

Uw voordeel • • •

Evaluate performance under current contracts Evaluate new contract proposals Set target for organisation


Dank voor uw aandacht

20

Marjo Wildvank CEO SIG t. 020 3140950 e. [email protected] w. www.sig.eu


|8

Continuïteit bij sourcing Louis Jonker Platform Outsourcing Nederland - 12 januari 2011

Inhoudsopgave • • • • •

Maatstaf voor continuïteit Continuïteitsmaatregelen Continuïteit en exit Regie & Controle Volgende stap

“potentiële bedreigingen voor een organisatie en de uitwerking op de ‘operatie’ van de organisatie als deze bedreigingen daadwerkelijk manifest worden” Wikipedia

“FACT: every year, thousands of organizations experience disruption to their operations lasting longer than five working days. British Standards Institution

Maatstaf Artikel 9.1 (oud) Modelcontract • “normale wijze waarop de Diensten worden uitgevoerd” Artikel 9.1 (def.) Modelcontract • “uitvoering van de Diensten in overeenstemming met het bepaalde in de Overeenkomst” Vereist afstemming tussen: • bedrijfsvoering (of: ‘operatie’ van de organisatie) • aan Diensten te stellen eisen en kwaliteitsniveaus

23

Continuïteitsmaatregelen (I) ‘KLASSIEKE’ MAATREGELEN • Back-up • Uitwijk • Escrow • Step-in right maar ook: • Concrete invulling van overmachtsbegrip • Geclausuleerde opschorting werkzaamheden bij betalingsgeschillen (in afwijking op o.a. art. 6:262 BW)

KEUZES IN MODELCONTRACT • Nader overeen te komen continuïteitsprocessen van Leverancier (artikel 9.1) –

bijv. back-up en/of uitwijk

• Optionele escrowregeling (artikel 9.3 en noot 20) • Optioneel step-in right (artikel 9.4 en noot 21) maar ook: • Optionele invulling van overmachtbegrip (noot 41 bij artikel 25.2)

24

Continuïteitsmaatregelen (II) ESCROW (ART. 9.3) • aandacht voor releasecriteria • aandacht voor afgifteprocedure (eerste verzoek; hoor/wederhoor) • aandacht voor actualiteit van gedeponeerde materialen (actieve escrow) • aandacht voor object van escrow (technology escrow) • aandacht voor continuïteit escrowregeling (bijv. betaling) • aandacht voor juridisch-technische punten (goederenrechtelijke constructie van depot)

STEP-IN (ART. 9.4) • recht om verantwoordelijkheid voor (deel van) uitvoering van Diensten tijdelijk over te nemen teneinde Diensten weer aan overeengekomen eisen en kwaliteitsniveas te laten voldoen • overwegingen werkgroep: – – – –

komt zelden voor vaak voorzien van vele randvoorwaarden wordt zelden uitgeoefend minder goed uitvoerbaar bij generiek platform (vanwege belangen andere klanten)

• praktijkvoorbeeld: field services 25

Continuïteitsmaatregelen (III) Eigen verantwoordelijkheid Klant • Werkgroep: Ja, maar niet ongeclausuleerd • Alleen de inrichting van continuïteitsprocessen “die van hem onder de gegeven omstandigheden in redelijkheid kunnen worden verwacht.” Welke processen waarschijnlijk niet? • Inrichten en stand-by houden van volwaardig schaduwsysteem Welke processen dan wel? • Back-up van relevante data • Operationele processen om bedrijfsvoering al dan niet in beperkte mate te kunnen continueren 26

Continuïteit bij exit Toegang tot data • Juridisch – “eigendom” (artikel 26.1)

• In de praktijk – back-up door Leverancier (artikel 9.1) of door Klant (artikel 9.2) – belang van hanteren van gangbare hardware/software (artikel 6.4) respectievelijk bindend architectuurplan (artikel 6.5)

Toegang tot personele resources • Non-sollicitatieclausules Toegang tot technologie • Intellectuele eigendomsrechten Medewerking Leverancier • Exitassistentie – artikel 32 en Gedragscode Retransitie van PON 27

Regie & Controle Gebrekkige kwaliteit wordt wel als een continuïteitsrisico bestempeld, terwijl in de praktijk veeleer de gebrekkige bekendheid met gebreken het ware risico oplevert. Regie (rapportage, communicatie, escalatie) & Controle (audit, TPM) zijn de eerste processen om continuïteitsrisico’s, dan wel de gevolgen daarvan, beheersbaar te houden. Regie (zie onderdeel VI) Controle (zie onderdeel VII)

28

Volgende stap Wie pakt de handschoen op? • Een belangrijk nog niet opgelost risico is de ketenproblematiek als gevolg van vergaande specialisatie van leveranciers. • Zie wel de boilerplate-clausule artikel 37: onderaanneming slechts na schriftelijke toestemming. • Eventuele maatregelen: – – –

Rechtstreekse relaties met achterliggende ketenpartners? Wie neemt dan het integratierisico? Een externe integrator is ook niet zaligmakend. Actieve escrow kan wel continue toegang bieden tot laatste stand van toegepaste technologie binnen de gehele keten.

29

Contact Louis Jonker Advocaat Informatietechnologie Outsourcing & Offshoring t +31 (0)20 6789 510 f +31 (0)20 7954 510 m +31 (0)6 55 790 509 [email protected]

Van Doorne N.V. Jachthavenweg 121 1081 KM Amsterdam Postbus 75265 1070 AG Amsterdam

t +31 (0)20 6789 123 f +31 (0)20 6789 589 [email protected] www.vandoorne.com 30

Innovatie Korte inleiding bij introductie modelsourcingscontract van Platform Outsourcing Nederland 12 januari 2011 Dennis Zieren

Everyone wants it, but no one knows what it is • Innovatie = maatwerk • Wat verstaan partijen onder Innovatie? • Onderscheid tussen reguliere Diensten en Innovatie • Belang innovatie afhankelijk van de aard van de Diensten (infrastructuur vs applicatieontwikkeling)

Intentions do not lead to innovation • Geen verplicht nummer, maar daadwerkelijke afspraken over innovatie. • Geen overeenkomst tot nader overeenkomen, maar concrete afspraken • Afdwingbaar • Tenminste een inspanningsverplichting, maar beter is een resultaatsverplichting

No free lunch • • • •

You get what you pay for. Prijsmodel (innovatie wel of niet inbegerepen) Incentives Onderscheid reguliere Diensten en Innovatie

Artikel 7.1 modelcontract • Scope: – Kwaliteitsverbetering Diensten – Bereiken hoge mate van standaardisatie in de uitvoering van de Diensten – Verlaging Vergoedingen – Efficiencyverbeteringen – Competitief voordeel

Artikel 7.2 Verplichtingen • • • •

Instellen van een werkgroep Het doen van innovatievoorstellen Termijnen en frequentie Voorwaarden waaraan een voorstel moet voldoen: – – – –

Beschrijving business case Beschrijving gevolgen voor dienstverlening en vergoedingen Beschrijving implementatie Standaard template gebruiken

Artikel 7.3 Financiële afspraken • Bij de vergoeding inbegrepen? • Incentives: – – – – –

Reservering budget / exta omzet Voordeeldeling Competitief voordeel voor de leverancier Publiciteit Penalties

Tot slot • Artikel 7.4: verplichting tot periodiek overleg • Eventueel toevoegen – – – –

Audit IE-rechten Benchmark rapportageplicht

Contact Dennis Zieren t: 010 440 64 37 f: 010 440 64 05 m: 06 226 933 57 [email protected]

Aansprakelijkheid en boetes Korte inleiding ter gelegenheid introductie modelsourcingcontract van Platform Outsourcing Nederland 12 januari 2011

Polo G. van der Putt

Welke sanctiemogelijkheden zijn er zoal? Service credits/Boetes op niet–halen KPI’s flexibiliteit: kader met bewegingsruimte

Aansprakelijkheid betaalplicht ten aanzien van veroorzaakte schade

Tussentijdse beëindiging overeenkomst ontbinding bij wanprestatie (termination for cause) opzegging (termination for convenience)

Voor- en nadelen Boetes: pro: eenvoudig mechanisme, stok achter de deur con: wordt ingecalculeerd, geen relatie tot schade, bij te veel boetes zal leverancier het contract afraffelen/op breuk aansturen

Aansprakelijkheid: pro: relatie tot schade con: zet relatie onder druk; geen eenvoudig mechanisme, wie bepaalt de hoogte?

Ontbinding: pro: je bent van elkaar af con: “atoombom”, rechtmatigheid en gevolgen niet eenvoudig vast te stellen

Aansprakelijkheid Wet gaat in beginsel uit van onbeperkte aansprakelijkheid Doorgaans wordt in contracten onderscheid gemaakt tussen directe schade en gevolgschade (geen wettelijke termen) Aansprakelijkheid voor directe schade wordt doorgaans beperkt (bijv. tot contractwaarde) Aansprakelijkheid voor gevolgschade (waaronder vaak begrepen winstderving) doorgaans uitgesloten

Klantperspectief Bijv. Arbit: Persoons- en zaakschade: € 1,25 mio Andere schade (dus ook gevolgschade): tot 4 maal opdrachtwaarde

Leveranciersperspectief Bijv. ICT Office: Alleen directe schade, max waarde opdracht (bij duurovk max 1 jaar), tot max € 500.000. Geen aanspr gevolgeschade Dood, letsel, materiële beschadiging: € 1,25 mio

Regeling modelcontract bonus/malus regeling (art. 21) nader in te vullen onverlet overige rechten

aansprakelijkheid (art. 22) alleen directe schade, cap per gebeurtenis en per jaar aanspr voor gevolgschade/indirecte schade uitgesloten. Daaronder bijv. (niet limitatief) schade door winstderving, schade door gemiste besparingen en immateriële schade. Vrijwaring door klant van leverancier tegen claims afnemers klant

Polo van der Putt 06 260 665 19 020 504 2000 [email protected] Vondst Advocaten N.V. Van Leijenberghlaan 199 1082 GG Amsterdam

Dank voor uw aanwezigheid Wij wensen u en uw dierbaren de allerbeste wensen voor 2011!

Noteer alvast in uw agenda, het volgende seminar is op 9 februari 2011 Meer informatie hierover volgt later! www.platformoutsourcing.nl

PON-modelsourcingovereenkomst door werkgroep Contractering

Recommend Documents