POMŮCKA PRO PŘÍJEMCE GRANTŮ HLAVNÍHO MĚSTA PRAHY PRO VYKLÁDÁNÍ PROSTŘEDKŮ Z HLEDISKA ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH V POSTAVENÍ DOTOVANÉHO ZADAVATELE
Obsah
1
Úvodní slovo....................................................................................... 1
2
Pojmy zadávání veřejných zakázek ................................................ 2
3
Základní pojmy a kategorie zadávání............................................. 4
4
Dokumenty pro zadání veřejné zakázky ........................................ 8
5
Zadávání VZ malého rozsahu („VZMR“) a základní zásady ZVZ 11
6
Postup ve zjednodušeném podlimitním řízení („ZPŘ“) – Zahájení
řízení .......................................................................................................12 7
ZPŘ – otevírání obálek (§ 71 a násl. ZVZ) ...................................15
8
ZPŘ – posouzení kvalifikace (§ 59 a násl. ZVZ) ..........................18
9
ZPŘ - posouzení nabídek ...............................................................21
10 ZPŘ – hodnocení nabídek, výběr nejvhodnější nabídky ............23 11 ZPŘ – doložení kvalifikace a uzavření smlouvy ..........................26 12 Přezkum; zrušení zadávacího řízení .............................................29 13 Seznam použitých zkratek .............................................................33 14 Závěr ................................................................................................34
0
1
Úvodní slovo Vážení příjemci grantů hlavního města Prahy, na základě Vámi podaných žádostí byla poskytnuta určitá suma veřejných prostředků, s jejichž pomocí budete realizovat Vámi požadované činnosti. Jelikož se však jedná o prostředky veřejné, Vaše jednání bude v mnoha ohledech regulováno a kontrolováno. Jedním z hledisek, které budete muset při realizaci projektu velmi pečlivě zohledňovat, je způsob výběru dodavatele, ať se již bude jednat o dodavatele služeb, materiálu, či stavby. Čerpáním veřejných prostředků se totiž můžete dostat pod působnost zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění ke dni 1. 5. 2013 (dále rovněž pouze „ZVZ“), což pro přináší řadu povinností při vynakládání poskytnutých prostředků1. Abychom Vám usnadnili orientaci ve složité problematice veřejných zakázek, zpracovali jsme pro Vás tuto pomůcku, která je výběrem některých postupů, jež by při nakládání s veřejnými prostředky mohly přijít v úvahu. Jak již bylo řečeno, problematika veřejných zakázek je velmi složitá a rozsáhlá. Tato pomůcka si tedy neklade za cíl být metodickou příručkou, či snad dokonce komplexním návodem pro Váš postup. Rádi bychom však, aby posloužila jako stručný úvod do problematiky veřejných zakázek, který Vám pomůže s orientací v zákoně o veřejných zakázkách a souvisejících předpisech. Tato pomůcka je tedy zaměřena výhradně na orientaci v zákoně o veřejných zakázkách v těch částech, které pro Vás budou z hlediska průběrné hodnoty projektů pravděpodobně připadat v úvahu. Pomůcka si klade za cíl poskytnout orientaci v úpravě zakázek malého rozsahu a jednoho typu zadávacího řízení – zjednodušeného podlimitního řízení. Popisuje proto některé, pro Vás důležité, postupy a pojmy definované v zákoně a při tomto popisu používá jistou dávku úvodního zjednodušení. Proto prosím mějte při práci s touto pomůckou vždy na paměti, že nelze vycházet pouze z jejího textu - je třeba vždy postupovat zejména v souladu s Vaší grantovou smlouvou a závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek, která stanovil poskytovatel grantu jejich příjemcům a vycházet z textu zákona o veřejných zakázkách (v textu pomůcky nejsou pro přehlednost uvedena upozornění na všechny výjimky z popsaných pravidel, ty lze však vyhledat v příslušných ustanoveních zákona). Doufáme však, že díky naší pomůcce budou pro Vás ustanovení zákona mnohem srozumitelnějšími a orientace ve spleti jeho paragrafů bude pro Vás snazší. Přejeme Vám bezproblémovou realizaci projektu! V Praze dne 1. 6. 2013
1
A v některých případech i Vašich vlastních prostředků, které k těmto prostředkům přičleníte. 1
2
Pojmy zadávání veřejných zakázek
2.1
Kde nalézt právní prameny k problematice zadávání veřejných zakázek Hlavním zdrojem právní úpravy z hlediska potřeb příjemců grantů je, jak již bylo výše uvedeno, zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Tento předpis je proveden množstvím podzákonných předpisů, z nichž upozorňujeme pouze na některé. Těmi jsou: 9/2011 Sb.
Vyhláška, kterou se stanoví podrobnější podmínky týkající se elektronických
nástrojů a úkonů učiněných elektronicky při zadávání veřejných zakázek a podrobnosti týkající se certifikátu shody – tento předpis klade poměrně vysoké nároky na elektronické prostředky a zejména na elektronické nástroje2 některé úkony v zadávacím řízení; v důsledku těchto požadavků značně omezena možnost využívání např. e-mailu ke komunikaci s dodavateli a lze doporučit využívat spíše listinnou formu. 230/2012 Sb.
Vyhláška, kterou se stanoví podrobnosti vymezení předmětu veřejné zakázky na
stavební práce a rozsah soupisu stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr; 231/2012 Sb.
Vyhláška, kterou se stanoví obchodní podmínky pro veřejné zakázky na stavební
práce – tyto dva předpisy stanoví bližší podmínky, ke kterým je potřeba, mimo podmínek stanovených přímo v textu ZVZ3 přihlédnout při přípravě zadávacích podmínek veřejné zakázky na stavební práce 232/2012 Sb.
Vyhláška o podrobnostech rozsahu odůvodnění účelnosti veřejné zakázky a
odůvodnění veřejné zakázky – stanoví některé podrobnosti týkající se právě odůvodnění účelnosti veřejné zakázky.
2.2
Mimoprávní prameny a informace o veřejných zakázkách, důležité odkazy http://www.vestnikverejnychzakazek.cz/ - Věstník veřejných zakázek je místem, odkud lze stáhnout formuláře k uveřejnění4. Rovněž prostřednictvím těchto stránek probíhá on-line uveřejnění a jsou zde k dispozici i metodiky k vyplnění formulářů, objednávky a k uveřejnění.
2
Elektronickými prostředky se dle ustanovení § 149 odst. 1 ZVZ rozumí síť a služby elektronických komunikací; za elektronický prostředek se pro účely tohoto zákona nepovažuje fax. Elektronickými nástroji se rozumí programové vybavení, případně jeho součásti, které jsou spojeny se sítí nebo službou elektronických komunikací a umožňují prostřednictvím této sítě nebo služby provádění úkonů v elektronické podobě podle tohoto zákona, včetně zpracování zahrnujícího digitální kompresi a uchovávání dat (elektronickým nástrojem je tedy např. program, pomocí něhož zadavatel přijímá nabídky či program, který používá ke zveřejňování informací při zadávacím řízení. 3 Např. ustanovení § 44 odst. 4 ZVZ, § 46d ZVZ. 4 I když se zjednodušené podlimitní řízení, na které je zaměřena tato pomůcka, nezahajuje uveřejněním formuláře ve věstníku Veřejných zakázek i na tento druh řízení se vztahují některé povinnosti k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek – jedná se zejména o povinnost uveřejnit oznámení o zadání zakázky. 2
http://www.isvz.cz/ISVZ/Ciselniky/ISVZ_klasifikace_ciselniky.aspx
-
Zde
jsou
dostupné
číselníky, které využijete při zpracování zadávacích podmínek nebo při vyplnění formulářů pro ISVZ. Jedná se zejm. o číselník CPV kódů, číselník právních forem organizace a další. http://www.portal-vz.cz/cs/Uvodni-strana - Na této stránce naleznete řadu užitečných informací o veřejných zakázkách, metodiky, apod.
3
3
Základní pojmy a kategorie zadávání
3.1
Pojem veřejné zakázky a další související pojmy Veřejná zakázka5 - Veřejnou zakázkou je plnění realizované na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka, kterou je zadavatel povinen zadat
podle
tohoto
zákona,
musí
být
realizována
na
základě
písemné
smlouvy.
(§ 7 odst. 1 ZVZ). Znaky veřejné zakázky jsou tedy: (i) skutečnost, že se jedná o určité plnění, (ii) úplatnost poskytnutí plnění a (iii)skutečnost, že plnění je poskytnuto zadavateli. Pokud je poskytnutí určitých služeb veřejnou zakázkou, řídí se její zadání, až na výjimky stanovené v § 18 ZVZ, zákonem o veřejných zakázkách.
3.2
Pojem dotovaného zadavatele, aneb kdy je příjemce veřejných prostředků zadavatelem Jako jeden z podstatných znaků veřejné zakázky byla výše zdůrazněna osoba zadavatele. Zadavatelem může být osoba v postavení: a) veřejný zadavatel dle § 2 odst. 2 ZVZ – těmito zadavateli jsou zejména stát, obce, kraje, veřejné vysoké školy atd. b) sektorový zadavatel dle § 2 odst. 6 ZVZ – těmito zadavateli jsou osoby, které vykonávají některé společensky či hospodářsky významné činnosti – např. veřejnou dopravu, vodárenství apod. Výklad těchto pojmů však není z hlediska této pomůcky zásadní, na rozdíl od pojmu c) dotovaný zadavatel, kterým je osoba, jež zadává veřejnou zakázku hrazenou z více než 50 % z peněžních prostředků z veřejných zdrojů6 nebo pokud peněžní prostředky poskytnuté
5
Od veřejné zakázky je třeba odlišit institut koncese, jehož zadávání se řídí zákonem č. 139/2006 Sb., koncesním zákonem. Tento institut se odlišuje nejvíce způsobem úplaty, kdy úplata za plnění spočívá v tom, že produkt plnění (nebo jeho část) je přenechán do užívání jeho zhotoviteli a výnos z tohoto užívání je úplatou za plnění (resp. její částí). 6 Je třeba upozornit, že veřejnými zdroji jsou nejen zdroje poskytovatele grantu, ale jsou jimi: 1. dotace poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtů obcí a krajů, státních fondů, nebo regionální rady regionu soudržnosti; 2. prostředky nebo granty přidělené podle zvláštního právního předpisu (zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje); 3. granty Evropské unie, nebo 4. dotace, příspěvky a podpory 4
na veřejnou zakázku z těchto zdrojů přesahují 200.000.000 Kč; peněžní prostředky jsou poskytovány z veřejných zdrojů i v případě, pokud jsou poskytovány prostřednictvím jiné osoby. Mimo výše uvedeného je třeba zmínit, že za jednoho zadavatele se považuje také (i) několik zadavatelů (§ 2 odst. 9 ZVZ) nebo (ii) zadavatel a další osoba, která zadavatelem není (§ 2 odst. 10 ZVZ), kteří postupují v koordinaci při zajištění určitého plnění – tito zadavatelé jsou pak z hlediska zadávání považování za sdruženého zadavatele. Centrálním zadavatelem je pak zadavatel, který sice zadává zakázku samostatně, ale účelem je zajištění plnění ve prospěch 3 osoby. Může tak učinit jedním ze způsobů uvedených v § 3 odst. 1 ZVZ. Pro centrálního i sdruženého zadavatele platí, že před zahájením zadávání musejí účastníci tohoto vztahu uzavřít písemnou smlouvu, kterou upraví svá vzájemná práva a povinnosti ve sdružení/při centrálním zadávání. Na Příjemce grantu se tedy nejčastěji bude vztahovat zákon o veřejných zakázkách z toho důvodu, že příjemce grantu bude dotovaným zadavatelem, na kterého se vztahují stejná pravidla jako na veřejného zadavatele. Pokud se na příjemce grantu nevztahuje zákon o veřejných zakázkách, vynakládání finančních prostředků stále podléhá regulaci vyplývající z grantové smlouvy a souvisejících předpisů.
3.3
Druhy veřejných zakázek podle předmětu Z hlediska volby zadávacích postupů je potřeba ještě před zahájením zadávacího procesu rozlišit druhy veřejných zakázek dle zákona o veřejných zakázkách. Jsou jimi: Veřejné zakázky na dodávky (§ 8 ZVZ), veřejné zakázky na služby (§ 10 ZVZ) a veřejné zakázky na stavební práce (§ 9 ZVZ). Přesné vymezení toho, o kterou veřejnou zakázku se jedná, lze nalézt v příslušných ustanoveních a přílohách zákona, na které tato ustanovení odkazují. Rovněž je třeba věnovat pozornost tomu, jak zákon určuje hlavní předmět veřejné zakázky u tzv. smíšených veřejných zakázek, tj. těch, které obsahují kombinaci dodávek, služeb a stavebních prací.
poskytnuté z veřejných rozpočtů a jiných peněžních fondů cizího státu s výjimkou peněžních fondů spravovaných podnikatelskými subjekty se sídlem nebo bydlištěm v zahraničí, 5
3.4
Předpokládaná hodnota Rovněž z hlediska volby zadávacího postupu je nutné, rovněž ještě před započetím zadávacího procesu, stanovit předpokládanou hodnotu. Způsob stanovení předpokládané hodnoty poměrně přesně upravují ustanovení § 13 a násl. ZVZ, kterými je třeba se důsledně řídit. Pro prvotní přehled snad zdůrazníme jen způsoby stanovení předpokládané hodnoty, jejichž pořadí je potřeba dodržet. Předpokládanou hodnotu tedy stanovíme: 1. na základě údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje, 2. na základě údajů a informací získaných průzkumem trhu s požadovaným plněním, popřípadě 3. na základě údajů a informací získaných jiným vhodným způsobem (např. konzultací s příslušnou odbornou zastřešující organizací, konzultací s jiným zadavatelem apod.). Je třeba zdůraznit, že pro stanovení výše předpokládané hodnoty je rozhodný den odeslání oznámení či výzvy o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění. Způsob stanovení předpokládané hodnoty si zadavatel musí zdokumentovat, je tedy např. vhodné založit si oslovení a příchozí orientační cenové nabídky podané v průzkumu trhu apod. Stanovení předpokládané hodnoty je činností ještě formálně předcházející procesu zadávání a na komunikaci zadavatele a dodavatelů se nevztahují požadavky vyhlášky č. 9/2011 Sb. Průzkum trhu je tedy možno provést i za pomoci elektronické pošty bez zaručeného elektronického podpisu. Při provedení průzkumu trhu však také dbejte na to, abyste neposkytovali příliš detailní informace o budoucí veřejné zakázce a nezvýhodnili tak ty dodavatele, které zadavatel osloví v tom smyslu, že budou schopni podat kvalitnější nabídku, či snad pouze oslovení dodavatelé, kteří byli schopni se na základě průzkumu trhu připravit k podání nabídky, budou schopni podat nabídku ve stanovené lhůtě pro podání nabídek! Při stanovení výše předpokládané hodnoty, resp. samotného předmětu veřejné zakázky, je třeba mít na zřeteli zákaz rozdělení předmětu veřejné zakázky (§ 13 odst. 3 ZVZ7). Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby rozdělením byla snížena předpokládaná hodnota veřejné zakázky pod některý ze zákonem stanovených limitů.
3.5
Druhy veřejných zakázek podle předmětu a předpokládané hodnoty Rozdělení druhů veřejných zakázek v závislosti na předmětu a druhu předpokládané hodnoty reprezentuje tabulka níže. Např. VZ malého rozsahu na stavební práce jsou tedy veřejné zakázky s předpokládanou hodnotou nedosahující 3 mil. Kč bez DPH.
7
Související ustanovení: § 13 odst. 4, 8 ZVZ; § 98 ZVZ 6
Předmět
Druh VZ podle předpokládané hodnoty [Kč bez DPH]
plnění VZ
VZ na dodávky, služby
VZ na stavební práce
3.6
VZ malého rozsahu
VZ podlimitní
VZ nadlimitní
1,-
1 mil.
5.010.000,- a více
-
–
999.999,-
5.009.999,-
1,-
3 mil.
-
-
2.999.999,-
125.264.999,-
125.265.000,- a více
Možné druhy zadávacích postupů Na základě řady výše uvedených zjištění můžeme konečně zvolit odpovídající zadávací postup dle zákona o veřejných zakázkách. Výčet možných zadávacích postupů v zadávacím řízení je uveden v ustanovení § 21 ZVZ a jedná se o: otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení8, dále může zadavatel v případě veřejných zakázek malého rozsahu dle § 18 odst. 5 ZVZ postupovat mimo zadávací řízení, popř. ve specifických případech lze využít soutěž o návrh. Vzhledem k zaměření této pomůcky se zaměříme pouze na popis některých případů. Tabulka: Možnost využití některých druhů zadávacích postupů Předmět
Druh VZ podle výše předpokládané hodnoty
plnění VZ
VZ na dodávky, služby
VZ na stavební práce
8
VZ malého rozsahu
VZ podlimitní
VZ nadlimitní
Lze zadat jako VZ malého rozsahu
Lze zadat ve zjednodušeném podlimitním řízení
Lze zadat v otevřeném či užším řízení (*)
mimo zadávací řízení (*)
(*) Lze zadat ve zjednodušeném podlimitním řízení, ovšem POUZE pokud je předpokládaná hodnota VZ maximálně 10 mil. Kč bez DPH (*)
Podmínky pro využití jednotlivých postupů jsou uvedeny v ustanoveních §§ 22 – 38 ZVZ 7
(*) V těchto případech lze zadat i (i) ve „složitějším“ druhu zadávacího řízení – tj. v zadávacím řízení uvedeném z některých sloupců vpravo od tohoto druhu řízení nebo (ii) v jiném druhu řízení, které nejsou zmíněny v tabulce, ovšem za splnění specifických požadavků uvedených v ZVZ (tato řízení a požadavky nejsou předmětem této pomůcky).
Z tabulky tedy vyplývá, že např. VZ na stavební práce lze zadat ve zjednodušeném podlimitním řízení, pokud se jedná o podlimitní veřejnou zakázku a její předpokládaná hodnota nepřesáhne 10 mil. Kč bez DPH.
4
Dokumenty pro zadání veřejné zakázky
4.1
Vymezení základních pojmů Pro zadání veřejné zakázky musí zadavatel vypracovat řadu dokumentů. Obsah dokumentů se liší dle jednotlivých druhů zadávacích postupů, jediným dokumentem, jehož povinné náležitosti zůstávají pro všechny druhy zadávacího řízení (a je vhodné se jimi analogicky inspirovat i při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu) obdobné, je zadávací dokumentace. Nejprve pro pořádek osvětleme několik pojmů, které definuje ZVZ: Zadávací dokumentace je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Je potřeba si uvědomovat, že minimální obsah zadávací dokumentace je stanoven ZVZ (§ 44 a násl. ZVZ). Kvalifikační dokumentace je dokumentace obsahující podrobné požadavky zadavatele na prokázání splnění kvalifikace dodavatele. Tato může být zpracována jako samostatný dokument nebo mohou být obsaženy požadavky na kvalifikaci přímo v zadávací dokumentaci (což je u menších veřejných zakázek zadávaných jako zakázky malého rozsahu či jako zjednodušené podlimitní řízení obvyklejší). Naproti tomu pojem zadávací podmínky je pojem širším, než zadávací dokumentace. Zadávacími podmínkami jsou veškeré požadavky zadavatele uvedené v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci či jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu veřejné zakázky – pojem tedy zahrnuje požadavky uvedené ve veškerých dokumentech zpracovaných zadavatelem, ve kterých zadavatel „definuje příslušné řízení“. Dle ZVZ za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá zadavatel.
4.2
Zadávací dokumentace a přiblížení jejích náležitostí Zadávací dokumentace musí dle ustanovení § 44 ZVZ obsahovat alespoň následující náležitosti: a) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek, případně též objektivních podmínek, za nichž je možno překročit výši nabídkové ceny,
8
-
Obchodní podmínky musí být zpracovány tak, aby zaručovaly dostatečný souhrn smluvních práv zadavateli veřejné zakázky. Podle významu a složitosti veřejné zakázky existují dvě cesty, jak k tomuto dospět: (i)
definovat minimální obchodní podmínky, které musí smlouva zadavateli zaručovat, nebo
(ii)
přímo vložit do zadávacích podmínek pro dodavatele „formulářovou“ smlouvu, do které dodavatel pouze vyplní své identifikační údaje a jím nabízené hodnoty (tj. zejména nabídkovou cenu).
Druhá varianta, byť se zřejmě může zdát složitější, se v praxi většinou jeví jako vhodnější, neboť hodnocení, zda dodavatelem předložená smlouva pokrývá všechny varianty, se může stát velmi problematickou. -
Je třeba zohlednit také skutečnost, že ZVZ v některých případech stanoví minimální sumu obchodních podmínek, které musí zadavatel upravit. K tomu srov. ustanovení § 46d ZVZ a příslušný prováděcí předpis zákona.
b) technické podmínky (§ 45) nebo zvláštní technické podmínky (§ 46a), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, -
Technické podmínky vymezují bližší požadavky zadavatele na předmět plnění, při způsobu formulace technických podmínek je třeba přihlížet k požadavkům ZVZ uvedeným v § 46 ZVZ – tj. využívat primárně odkazů na české technické normy přejímající evropské normy atd.; technické podmínky však lze stanovit také potřebami zadavatele - požadavkem na výkon nebo funkci.
-
VŽDY musí zadavatel u každého odkazu připustit i jiná kvalitativně a technicky obdobná řešení (a to výslovně) - § 46 odst. 3 ZVZ
-
technické podmínky obecně nesmějí být stanoveny diskriminačně, tj. tak, aby přímo či nepřímo vylučovaly technická řešení, která by rovněž byla způsobilá splnit požadavky zadavatele. Do technických podmínek (resp. do celé zadávací dokumentace dle § 44 odst. 11 ZVZ) také nelze uvádět odkazy na konkrétní obchodní firmy, názvy, jména a příjmení atd.
-
Pro některá specifická plnění zákon stanoví speciální požadavky na technické podmínky – např. §46a ZVZ
c) požadavky na opatření k ochraně utajovaných informací (§ 46b), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, d) požadavky na zabezpečení dodávek (§ 46c), je-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, -
Jedná se o specifické požadavky zadavatele uplatnitelné pro veřejné zakázky v oblasti obrany a bezpečnosti 9
e) požadavky na varianty nabídek podle § 70, pokud je zadavatel připustil, -
V případě, že zadavatel připustí varianty nabídky, musí velmi obezřetně propracovat způsob jejich hodnocení; varianty nabídek nejsou v praxi příliš připouštěny, neboť jejich připuštění způsobuje problémy při hodnocení.
f) požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny, -
Zadavatel musí jasně uvést, jak má být zpracována nabídková cena a co má tato obsahovat, aby byly následně jednotlivé nabídky v tomto ohledu porovnatelné. Tato ustanovení tedy nesmějí připouštět pochybnosti o tom, co má být v nabídkové ceně obsaženo a jak má být konstruována, aby bylo jasné, co bude zadavatelem hodnoceno.
g) podmínky a požadavky na zpracování nabídky, -
Zadavatel může blíže určit detaily, do kterých bude nabídka zpracována. Zadavatel však nesmí dodavatele postihovat za nesplnění jím stanovených formálních podmínek na nabídku typu způsob číslování stran, poskytnutí kopie nabídky, svázání nabídky apod. (naopak některé požadavky na nabídku stanoví přímo zákon – např. její podání v uzavřené obálce – ty mají zákonem stanovené důsledky).
h) způsob hodnocení nabídek podle hodnotících kritérií, -
Otázky hodnocení upravuje § 78 ZVZ.
i) požadavek na podání nabídky pouze v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje, pokud tak zadavatel stanovil, a j) jiné požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Mimo výše uvedeného výčtu je třeba upozornit rovněž na to, že dle § 44 odst. 4 ZVZ platí, že zadávací dokumentace veřejných zakázek na stavební práce musí dále obsahovat: -
příslušnou dokumentaci v rozsahu stanoveném prováděcím právním předpisem zpracovanou do podrobností, které specifikují předmět veřejné zakázky v rozsahu nezbytném pro zpracování nabídky,
-
soupis stavebních prací, dodávek a služeb s výkazem výměr9 v rozsahu stanoveném prováděcím právním předpisem, a to rovněž v elektronické podobě.
V zadávací dokumentaci zadavatel také většinou stanoví požadavky na kvalifikaci dodavatele, které může (a v určitém rozsahu musí) požadovat – srov. ustanovení § 50 a násl. ZVZ.
9
Výkaz výměr je podkladem k „nacenění“ materiálů, výrobků a stavebních prací dodavatelem a je tak podkladem pro zpracování nabídkové ceny stavebních prací. 10
Zadavatel rovněž stanoví zadávací lhůtu (§ 43 ZVZ), což je lhůta, po kterou je následně vázán uchazeč svou nabídkou a musí uzavřít jím nabídnutou smlouvu. Zadávací lhůta se určí časovým úsekem nebo konečným datem. V obou případech se však v důsledku některých skutečností dochází k pozastavení běhu této lhůty. Při zpracování dokumentů pro zadávání veřejné zakázky je třeba dbát na jejich jednoznačnost, na to, aby jejich obsah neporušoval zejména zásadu nediskriminace, ale rovněž je třeba při stanovení podmínek kontrolovat, zda tyto podmínky obsahují všechny náležitosti stanovené zákonem a jeho prováděcími předpisy a odpovídají jeho specifickým požadavkům.
5
Zadávání VZ malého rozsahu („VZMR“) a základní zásady ZVZ
5.1
Postup mimo zadávací řízení dle § 18 odst. 5 ZVZ Odpovídá-li předpokládaná hodnota (s ohledem na předmět veřejné zakázky) limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu může zadavatel využít výjimku stanovenou v § 18 odst. 5 ZVZ, tj. nemusí zakázku zadávat v zadávacím řízení dle ZVZ, musí však dbát dodržení jeho základních zásad (viz dále). Využití postupu mimo režim zákona by zadavatel měl deklarovat explicitně již v dokumentu, kterým „výběrové řízení“ (nelze zde hovořit o zadávacím řízení, proto jsou většinou používány jiná označení tohoto řízení) zahajuje. Následně však je nutno „nespoléhat“ na zákonnou úpravu, ale postup při výběru nejvhodnějšího dodavatele musí zadavatel upravit v „zadávací dokumentaci“ veřejné zakázky malého rozsahu. Je možné užívat odkazy na ZVZ s tím, že daná ustanovení se aplikují analogicky dle zákona. Je však třeba mít na paměti, že i taková „výpomoc“ ustanoveními zákona může vyvolat výkladové problémy, neboť jednotlivé části zákona jsou vzájemně provázány a analogická aplikace jen jedné části zákona bez ohledu na další ustanovení zákona nemusí být vždy zárukou jasnosti zadávací dokumentace.
5.2
Základní zásady ZVZ Základní zásady ZVZ jsou uvedeny v § 6 zákona. Ve světle těchto zásad je nutné zákon vykládat, a jak při postupu v zadávacím řízení, tak při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Jelikož je však dodržení zásad při postupu v řízení pro zadání VZMR jedinou zadavatelovou povinností10 dle ZVZ, jsou popsány v této části pomůcky. Při studiu ZVZ lze v jednotlivých ustanoveních shledat, kterak zákonodárce z těchto principů vycházel a tyto principy v ZVZ dále rozváděl. Při zajištění dodržení základních zásad ZVZ se tedy lze inspirovat zákonnou úpravou zadávacího řízení.
10
Upozorňujeme však, že ZVZ zavazuje zadavatele určitými povinnostmi po zadání veřejných zakázek malého rozsahu – jedná se zejména o uveřejňovací povinnosti. 11
Jedná se o zásady: transparentnosti – Zadavatel tedy musí jednat tak, aby jeho kroky byly přezkoumatelné a jasné. Např. musí jasným způsobem stanovit předpokládanou hodnotu a její stanovení zdokumentovat; při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu mimo zadávací řízení musí zadavatel zdůvodnit výběr nejvhodnější nabídky podle jím předem stanovených a jednoznačně popsaných hodnotících kritérií. rovného zacházení – Zadavatel musí se všemi dodavateli v obdobném postavení zacházet obdobným způsobem. Např. pokud tedy umožní opravit nedostatky v prokázání kvalifikace jednomu dodavateli, musí umožnit opravit nedostatky v prokázání kvalifikace i všem ostatním dodavatelům. zákazu diskriminace – Zadavatel nesmí svým jednáním bez objektivních (a zákonem dovolených) příčin zvýhodňovat určitou skupinu dodavatelů či určitého dodavatele, a to jak zjevným, tak i skrytým způsobem (nepřímo, např. stanovením skupiny podmínek, která v konečném důsledku bude zvýhodňovat určité dodavatele). Toto se v ZVZ projevuje např. zákazem odkazů na obchodní firmy, nutností připustit i jiná, technicky obdobná řešení atd.
6
Postup
ve
zjednodušeném
podlimitním
řízení
(„ZPŘ“)
–
Zahájení řízení Zahájení zjednodušeného podlimitního řízení spočívá v oslovení dodavatelů předepsanou formou.
12
Zahájení zadávacího řízení (1a) Toto řízení se zahajuje odesláním písemné výzvy k podání nabídky minimálně pěti relevantním dodavatelům, přičemž tato výzva musí být zároveň po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek11 uveřejněna na profilu zadavatele12. Výzva obsahuje minimálně náležitosti dle § 38 odst. 4 ZVZ a může k ní být připojena zadávací dokumentace, či může zadavatel zadávací dokumentaci poskytovat samostatně. Alespoň textová část zadávací dokumentace však musí být zveřejněna na profilu zadavatele, a to po stejnou dobu jako výzva (§ 48 odst. 1 ZVZ). (1b) K této fázi jsme přiřadili rovněž poznámku o jmenování komisí (byť mohou být jmenovány i před odesláním výzev nebo naopak později). Zadavatel takto formálně v určitém „jmenovacím dekretu“ nominuje osoby, které budou provádět některé úkony – jmenování komisí tedy musí být podepsané osobou oprávněnou jednat za zadavatele. V úvahu připadají tyto komise, u nichž zákon stanoví i nároky na jejich složení, jejich usnášeníschopnost atd.: Komise
Zákonná úprava
Komise pro otevírání obálek
§ 71 ZVZ
Zvláštní komise
§ 59 odst. 2 ZVZ, analogicky § 74 odst. 7 ZVZ a § 75 odst. 6 ZVZ, i v dalším doporučujeme
inspirovat
se
úpravou
hodnotící komise Hodnotící komise
§ 74 – 75 ZVZ
Některé činnosti připadající v úvahu v průběhu lhůty pro podání nabídek (2a) Na obsah zadávacích podmínek mohou mít dodavatelé upřesňující dotazy, rovněž může být ve vhodných případech (dle předmětu veřejné zakázky) uspřádána prohlídka plnění. Vyřizování těchto
11
Tuto lhůtu zadavatel stanoví v zadávacích podmínkách posledním dnem hodinou a minutou, kdy je možno podat nabídky, zadavatel je však omezen zákonnými minimálními lhůtami – srov. § 39 ZVZ. Mimo přímého zákonného vymezení lhůt je však zadavatel povinen respektovat i obecný odst. 1 § 39 ZVZ, tedy vymezit lhůtu s ohledem na předmět veřejné zakázky. Pokud by tedy s ohledem na složitost předmětu a obsahu nabídky byla možnost řádného zpracování a podání nabídky v zadavatelem stanovené lhůtě velmi nepravděpodobná (byť by byla dodržena minimální délka lhůty přímo stanovená odst. 2 nebo 3 § 39 ZVZ), byla by taková lhůta stanovena v rozporu se ZVZ. Je třeba rovněž upozornit, že minimální délka lhůty pro podání nabídek je stanovena v celých dnech, přičemž poslední den lhůty pro podání nabídek v praxi téměř nikdy není celým dnem (v praxi zadavatel neumožňuje podat nabídky až do půlnoci posledního dne vzhledem ke svým provozním možnostem). 12 Profil zadavatele je elektronický nástroj, který je dle ZVZ povinně užíván k mnoha úkonům. Zvláště v průběhu ZPŘ a při uveřejňování (vč. některých uveřejnění po zadání veřejných zakázek malého rozsahu. Na profil zadavatele jsou kladeny příslušným prováděcím předpisem náročné požadavky, proto je pro menší zadavatele většinou vhodnější úkony v tomto nástroji provádět prostřednictvím připraveného profilu některé ze specializovaných společností, které se tímto zabývají, neboť příprava vlastního systému – Profilu zadavatele by pro ně byla nepřiměřeně náročná. Profil zadavatele je možné užívat až poté, co je tento profil formálně oznámen Věstníku veřejných zakázek, který spravuje seznam profilů zadavatelů (http://www.vestnikverejnychzakazek.cz/csCZ/Searching/ShowPublicPublisherProfiles). 13
dotazů vč. lhůt, které je nutno dodržet13 a okolnosti prohlídky plnění upravuje ZVZ v ustanovení § 49 ZVZ. Je třeba podotknout, že dodatečnými informace nesmí být provedena změna zadávacích podmínek! (2b) Poskytování zadávací dokumentace, opět vč. příslušných lhůt, je upraveno v § 48 ZVZ. (2c) Dodavatelé mohou v průběhu lhůty pro podání nabídek a následně ještě 5 dnů po jejím skončení podávat námitky proti zadávacím podmínkám, ve kterých se mohou domáhat nápravy jimi tvrzených nezákonností zadávacích podmínek (např. toho, že jsou podmínky diskriminační či toho, že nejsou srozumitelné). Náležitosti, rozsah a způsob vyřizování námitek je upraven v páté části ZVZ. (2d) Zadavatel přijímá nabídky dle ustanovení § 69 ZVZ. Je třeba upozornit na povinnost vést „seznam podaných nabídek“ dle § 69 odst. 6 ZVZ a na absolutní zákaz otevřít obálku s nabídkou před koncem lhůty pro podání nabídek (resp. z hlediska principu transparentnosti i před konáním komise pro otevírání obálek). Po skončení lhůty pro podání nabídek ve smyslu ihned následuje otevírání obálek (s ohledem na to je nutno plánovat i stanovení konce lhůty pro skončení nabídek s ohledem na časové možnosti členů komise, popř. jejich náhradníků).
13
Nedodržení lhůty pro zaslání dodatečných informací či zadávací dokumentace však lze ve většině případů zhojit prodloužením lhůty pro podání nabídek o příslušný počet dnů - § 40 odst. 2 ZVZ. 14
7
ZPŘ – otevírání obálek (§ 71 a násl. ZVZ) O co se jedná? Jedná se o formalizovaný proces konstatování toho, které nabídky byly podány ve lhůtě pro podání nabídek a získání přístupu k údajům, které jsou obsaženy v nabídkách a to pod možnou kontrolou uchazečů, kteří podali nabídky. Obsah nabídek musí zůstat nepřístupný (tj. musí být v zalepené obálce nebo nesmí být zpřístupněn u elektronicky podaných nabídek – srov. § 72 odst. 1 ZVZ) až do chvíle, kdy jsou obálky takto protokolárně otevřeny. Na rozdíl od dalších komisí musí být otevírání obálek provedeno pouze v jediném jednání komise. Kdo provádí úkony? Komise pro otevírání obálek nebo hodnotící komise, pokud ji k tomu zadavatel pověřil (toto pak je třeba uvést nejlépe do jmenovacího dekretu pro komisi). Na jednání této komise mají právo být přítomni zástupci dodavatelů, kteří podali nabídky.
Svolání komise Svolání komise je nutno přizpůsobit tomu, že není nutné pozvat jen předem známý okruh členů komise, ale i uchazeče, kteří podali nabídky. (1a) Jmenovaná hodnotící komise bývá „svolána“ většinou přímo uvedením místa a času otevírání obálek v zadávacích podmínkách. Tím se dá všem potenciálním zájemcům o zakázku na vědomí informace o otevírání obálek a není nutno je následně zvát k tomuto úkonu individuálně. (1b) Pokud informace o termínu otevírání obálek nebyla součástí zadávacích podmínek, zadavatel vyrozumí písemně uchazeče o termínu otevírání obálek nejméně 5 pracovních dnů před otevíráním obálek (§ 71 odst. 5 ZVZ). Tento postup však nelze doporučit (resp. po novele ZVZ od 1. 4. 2012) je pravděpodobně nemožné jej použít bez porušení zákona, neboť dle novely musí otevírání obálek navazovat ihned na konec lhůty pro podání nabídek a lhůtu 5 dnů nelze tedy splnit, neboť 5 dnů 15
před koncem lhůty pro podání nabídek není ještě znám okruh uchazečů, kteří podali nabídky. Po novele ZVZ tak vznikla mezera v zákoně, která ještě není vyřešena výkladovou praxí a důrazně tak doporučujeme komisi svolávat pouze postupem uvedeným v bodu 1a!
Zahájení činnosti komise Komise přebírá seznam přijatých nabídek a následně je třeba vyhotovit prezenční listiny, a to jednak prezenci přítomných členů (popř. jejich náhradníků) a dále pak prezenci uchazečů sepisem listiny přítomných uchazečů (§ 71 odst. 8 ZVZ).
Otevírání obálek (3a) Obálky jsou otevírány v pořadí, ve kterém byly doručeny, přičemž elektronicky podané nabídky jsou otevírány před Pořadí otevírání obálek, elektronicky podané nabídky jsou otevírány jako první. (3b) Proces otevření každé nabídky je „standardizovaný“ a probíhá postupem dle § 71 odst. 9 – 11 ZVZ a § 72 odst. 5 a 6 ZVZ.
(*) Nabídky, které neprojdou úspěšně touto kontrolou, komise vyřadí ze zadávacího řízení (byť její otevření je dokončeno) a zadavatel následně tohoto uchazeče vyloučí, což mu musí písemně oznámit. Proti tomuto úkonu, stejně jako proti dalším úkonům zadavatele, je možno podat námitky. V této souvislosti tedy doporučujeme ty úkony, které standardně nejčastěji vyvolají obranu dodavatele proti nim – tj. vyloučení z řízení, ať již při otevírání obálek, či z důvodu nesplnění kvalifikace nebo nesplnění požadavků na nabídku, oznamovat tak, aby bylo nezpochybnitelné datum jejich předání (to platí obecně o všech úkonech, s jejichž doručením je spojen běh nějaké lhůty – zde lhůty pro podání námitek proti tomuto úkonu) – zejm. doporučenou zásilkou s doručenkou nebo osobním předáním s vyznačením převzetí na kopii oznámení. U
16
některých úkonů v rámci ZPŘ zákon umožňuje zjednodušené doručení zveřejněním na profilu zadavatele (byť vyloučení při otevírání obálek mezi ně nepatří). Pokud si komise nemůže být jista, zda podpis na smlouvě je podpisem oprávněné osoby, je nutno tuto nabídku přijmout a tuto skutečnost následně vyjasnit (např. žádosti o vysvětlení – viz dále). Je třeba upozornit, že smlouva nemusí být vždy podepsána statutárním orgánem dodavatele, aby byla platná – srov. jednání za právnické osoby dle občanského a obchodního zákoníku. Pozornost je rovněž třeba věnovat pozornost důkladnému právnímu posouzení oprávněnosti podpisu v případě, že nabídka je podána společně několika dodavateli - § 51 odst. 5 a 6 ZVZ, neboť zde může nastat mnoho různých variant.
(3c) Nabídky podané po lhůtě se výše uvedeným postupem neotevírají – pohlíží se na ně jako na nepodané a pouze se oznámí informace o pozdě podané nabídce dodavateli dle § 71 odst. 7 ZVZ. (3d) Pokud je pouze jediná podaná nabídka, tato nabídka se neotevírá a pouze se oznamuje tato skutečnost uchazeči (§ 71 odst. 7 ZVZ). Zadávací řízení musí být následně dle § 84 odst. 1 písm. e) obligatorně zrušeno! O otevírání obálek je sepisován protokol dle § 73 ZVZ.
17
8
ZPŘ – posouzení kvalifikace (§ 59 a násl. ZVZ) O co se jedná? O formální posouzení, zda uchazeč ve své nabídce prokázal splnění kvalifikace požadované zadavatelem v zadávacích podmínkách, a to zákonem stanoveným způsobem (zákonem stanovenými doklady a jejich obsahem, stářím dokladů atd.) a vyřazení těch nabídek, které požadavky nesplňují. Kdo provádí úkony? Zvláštní komise nebo hodnotící komise, pokud ji k tomu zadavatel pověřil (toto pak je třeba uvést nejlépe do jmenovacího dekretu pro komisi). Pro účel znázornění níže budeme předpokládat, že zadavatel pověřil posouzením kvalifikace hodnotící komisi – z toho vychází i dané kroky (např. způsob svolání komise). ZVZ na hodnotící a zvláštní komisy klade velmi podobné požadavky s drobnými odchylkami.
Svolání komise na její 1. jednání (1a) uskutečňuje zadavatel, neboť komise se ještě nesešla, aby mohla zvolit svého předsedu a místopředsedu. Pozvánka na první jednání musí být učiněna nejméně 5 pracovních dnů před jejím 1. jednáním (§ 75 odst. 1 ZVZ). Předseda (a v jeho nepřítomnosti místopředseda komise) následně řídí jednání komise a svolává její další zasedání (1b). Nemá-li se možnost člen komise jednání zúčastnit, oznamuje tuto skutečnost zadavateli nebo předsedovi komise, je-li již zvolen (§ 75 odst. 2 ZVZ). Před jednáním komise musí být členům, resp. náhradníkům členů komise oznámen seznam dodavatelů, kteří podali nabídky, aby mohli členové posoudit svoji nepodjatost.
18
Zahájení (2a) Účelem prezence je zaprotokolování přítomných členů komise/jejich náhradníků, ale hlavně zjištění, zda je komise v dostatečném počtu k tomu, aby byla usnášeníschopná14. Dále musí členové, kteří tak dosud neučinili na předchozích jednáních komise, „podepsat“ svoji nepodjatost (§ 74 odst. 7 – 8 ZVZ). (2b) Členové komise jsou při svém jednání vázáni přiměřenou mlčenlivostí ve smyslu § 75 odst. 6 ZVZ. (2c) Na 1. jednání hodnotící komise je třeba zvolit předsedu a místopředsedu. Předseda a v jeho nepřítomnosti místopředseda dále organizačně zajišťují jednání komise, toto jednání vedou a jednají jménem komise.
Posouzení kvalifikace (3a) Hodnotící komise v této části posuzuje splnění kvalifikace, a to podle dokladů pro její prokázání dílem stanoveným zákonem o veřejných zakázkách (např. §§ 53 odst. 3, 54, 50 odst. 1 písm. c), 56 odst. 1 písm. a) body 1-3 ZVZ) a dílem mohou být vymezeny blíže zadavatelem, neboť zákon je, vzhledem k množství možností dle konkrétního obsahu požadavku, nemůže obecně stanovit (např. obsah seznamu dle § 56 odst. 1) písm. a) ZVZ, druh dokladu prokazující shodu výrobku dle § 56 odst. 1 písm. f) ZVZ a další). Z hlediska ZVZ jsou důležitá zejm. ustanovení 1. dílu hlavy V. ZVZ. Specifikem ZPŘ však je, že tyto doklady se nepředkládají již v nabídce, ale uchazeč v nabídce prokazuje kvalifikaci pouze předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu je zřejmé, že dodavatel kvalifikační předpoklady požadované zadavatelem splňuje (§ 62 odst. 3 ZVZ). Konkrétní doklady k prokázání splnění kvalifikace v „plném rozsahu“ jsou následně předkládány zadavateli ke kontrole až vybraným uchazečem, ve fázi podpisu smlouvy (srov. text ustanovení výše). Z čestného prohlášení musí vyplývat, že uchazeč splňuje kvalifikaci ve lhůtě pro podání nabídek. (3b) Objasnění/doplnění kvalifikace - při posouzení kvalifikace se může komise rozhodnout, že uchazečům dá možnost doplnit chybějící (zadavatelem požadované) doklady k prokázání kvalifikace. Postup je stanoven v ustanovení § 59 odst. 4 ZVZ. Změny dodavatelů v kvalifikaci a postup jejich zohlednění v dokladech řeší § 58 ZVZ v souvislosti se ZPŘ však tyto změny nebudou příliš časté, neboť kvalifikace se v nabídce v takovém rozsahu, aby bylo nutno zohlednit její změny, v tomto řízení neprokazuje (3c). Dodavatele, kteří neprokázali (3d) splnění kvalifikace, vyloučí zadavatel z řízení (§ 60 ZVZ). Zadavatel musí zaslat uchazeči oznámení o takovém vyloučení s uvedením důvodů pro toto rozhodnutí. Odůvodnění musí být dostatečně podrobné, aby mohlo být toto rozhodnutí přezkoumáno (s ohledem na princip transparentnosti). Toto přezkoumání má formu možnosti podat námitky a následně (v případě jejich nevyhovění) možnosti podat návrh k Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Rozhodnutí o vyloučení z důvodu neprokázání splnění kvalifikace je také možné v ZPŘ oznámit jeho uveřejněním na profilu zadavatele – rozhodnutí o vyloučení se pak považuje za doručené dnem uveřejnění na tomto profilu, pokud si to zadavatel v zadávacích podmínkách výslovně vyhradil (§ 60 odst. 2 ZVZ).
14
Je nutno podotknout, že zákonný limit 2/3 členů komise je nutno chápat tak, že např. u pětičlenné komise musí být přítomno 3,3 člena = 4 členové k tomu, aby byla komise usnášeníschopná. Nelze tedy využít matematického způsobu zaokrouhlování. 19
Uzavření jednání O jednotlivých jednáních hodnotící komise, která posuzuje kvalifikaci (resp. případně i zvláštní komise, pokud kvalifikaci posuzuje zvláštní komise) se pořizují zápisy – protokoly. Z celého posouzení kvalifikace je pak pořízen „protokol o posouzení kvalifikace“, jehož náležitosti jsou uvedeny v § 59 ZVZ. Tento protokol je přístupný všem dodavatelům, jejichž kvalifikace byla posuzována.
Komise ve zjednodušeném podlimitním řízení ve fázi posouzení splnění kvalifikace kontroluje pouze čestné prohlášení dle § 62 odst. 3 ZVZ. Zadavatel může požádat ve fázi posuzování kvalifikace o objasnění dokladů k prokázání kvalifikace či o jejich doplnění, vždy však musí jednat v souladu se zásadou rovného zacházení. O posouzení kvalifikace se vyhotovuje obsáhlý protokol, který je zadavatel povinen zpřístupnit na žádost dodavatelům (§ 59 odst. 8 ZVZ)
20
9
ZPŘ - posouzení nabídek O co se jedná? Zjištění, zda nabídka splňuje další podmínky zákona a zadavatele, mimo již zkoumaných požadavků na kvalifikaci a vyřazení těch uchazečů, jejichž nabídky vykazují porušení nějaké z podmínek. Kdo provádí úkony? Hodnotící komise. Základní průběh hodnotící komise (svolání, protokolace, prohlášení o nepodjatosti apod.) bylo popsáno v souvislosti s posouzením kvalifikace hodnotící komisí, proto již znovu není formální průběh komise popisován.
9.1
Obsah posouzení nabídek Jsou posuzovány otázky uvedené v § 76 a 77 ZVZ, tj. zejména: a)
splnění zákonných požadavků – tj. požadavků právních předpisů na nabídku, posouzení zákazu duplicitní účasti v řízení (§ 69 odst. 2 ZVZ) aj.
b)
přiložení dokladů dle § 68 odst. 3 ZVZ, které lze nechat dodavatele případně i doplnit, pokud nejsou v nabídce obsaženy, nebo jsou chybné (§ 76 odst. 3 ZVZ),
c)
splnění požadavků zadavatele – požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny, technické požadavky na předmět plnění apod.
d)
přítomnost mimořádně nízké nabídkové ceny – otázka, zda není cena vzhledem k cenám běžně dostupným na trhu „podezřele nízká“ – podezření na mimořádně nízkou nabídkovou cenu je nutno vypořádat u všech dodavatelů, kterých se takové podezření týká, postupem dle § 77 ZVZ – tj. je zde povinnost umožnit dodavateli tuto cenu objasnit; v žádosti o objasnění musí být podrobně specifikováno, ve kterých položkách a proč je mimořádně nízká nabídková cena spatřována a případně také jakou úroveň by mělo mít její vysvětlení. Vysvětlení mimořádně nízké nabídkové ceny je možné akceptovat, přičemž demonstrativní výčet objektivních skutečností, které lze takto akceptovat je uveden v ustanovení § 77 odst. 2 ZVZ. V praxi se stává, že zadavatel dostatečně neodůvodní, proč zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny akceptoval, což je však nepřípustné. Upozorňujeme, že byť povinnost odůvodnit kroky v zadávacím řízení v protokolu (či jiných dokumentech – např. v oznámení o vyloučení apod.) nevyplývá výslovně ze ZVZ, lze ji dovodit z principu transparentnosti. Jelikož toto upozornění vyplývá z obecného principu ZVZ, je možné jej aplikovat i např. na důvody přijetí vysvětlení dokladů při posuzování kvalifikace apod. – i v těchto případech zadavatel musí zdůvodnit své pohnutky k ponechání či neponechání uchazeče v dalším řízení.
21
9.2
Dotazy k nabídce Zadavatel rovněž může klást k nabídce dotazy (žádosti o její objasnění) - § 76 odst. 3 – 5 ZVZ. Nikdy však dotazem nesmí dojít k faktické změně nabídky! Dotazy mohou mít tedy pouze skutečně vysvětlující charakter skutečností, které jsou již v nabídce obsaženy.
9.3
Vylučování dodavatelů Uchazeče, jehož nabídka byla při posouzení nabídek hodnotící komisí vyřazena, vyloučí zadavatel bezodkladně z účasti v zadávacím řízení (rozhodnutí o vyloučení). Vyloučení uchazeče, včetně důvodů vyloučení, zadavatel uchazeči bezodkladně písemně oznámí. Toto písemné oznámení rozhodnutí o vyloučení musí obsahovat důvody k vyloučení a od jeho doručení uchazeči počíná běžet lhůta pro podání námitek proti vyloučení. Jedná se tedy o jeden z úkonů, u kterých je nezbytné zajistit prokazatelnost doručení15. Podobně jako v souvislosti s prokazováním kvalifikace, rozhodnutí o vyloučení při posouzení nabídek je také možné v ZPŘ oznámit jeho uveřejněním na profilu zadavatele, opět však pouze pokud si to zadavatel v zadávacích podmínkách výslovně vyhradil (§ 76 odst. 6 ZVZ). Upozorňujeme opět na povinnost zadavatele zrušit zadávací řízení, pokud v řízení v důsledku nesplnění kvalifikace či jiných okolností zůstane pouze jedna nabídka. O jednáních komise, při kterých jsou posuzovány nabídky, je nutno opět vyhotovit protokol, který musí zajistit zachování zásady transparentnosti. Např. musí být vysvětleno, proč komise vyzvala určité uchazeče k vysvětlení mimořádně nízké nabídkové ceny, proč takové vysvětlení komise akceptovala jako dostatečné apod.
15
Ostatně za úkony, u nichž je nezbytné zaručit prokazatelnost doručení lze považovat prakticky veškeré úkony zadavatele vůči dodavatelům v zadávacím řízení. 22
10
ZPŘ – hodnocení nabídek, výběr nejvhodnější nabídky O co se jedná? Zjištění, která z nabídek nejlépe splňuje předem v zadávacích podmínkách zadavatelem stanovená kritéria, vybrání této nabídky a oznámení této skutečnosti dalším dodavatelům. Kdo provádí úkony? Hodnotící komise.
10.1
Hodnotící kritéria Zadavatel je povinen v zadávacích podmínkách stanovit hodnotící kritéria (ve zjednodušeném podlimitním řízení ve výzvě k podání nabídek nebo v zadávací dokumentaci – srov. § 38 odst. 4 písm. f) ZVZ). Základním hodnotícím kritériem je vždy buď a) ekonomická výhodnost nabídky – jako kritérium komplexnější a nabízené plnění z více pohledů hodnotící nebo b) nejnižší nabídková cena – jako kritérium nejjednodušeji hodnotitelné i zdůvodnitelné, které však neposkytuje zadavateli možnost zohlednění více aspektů nabízeného plnění. Při jeho zvolení je tedy třeba alespoň druhotně dostatečné vlastnosti plnění jinými nástroji – precizací obchodních podmínek, technických podmínek a případně i nepřímo - stanovením požadavků na kvalifikaci. Pokud zadavatel nestanoví jinak, rozhoduje při hodnocení pro zadavatele, který je plátcem daně z přidané hodnoty, cena bez daně z přidané hodnoty, pro neplátce cena s daní z přidané hodnoty (§ 79 odst. 2 ZVZ). Stanovení těchto kritérií podléhá některým pravidlům, která jsou obsažena zejm. v ustanovení § 78, 79 ZVZ, vyplývají však i ze základních zásad zákona: -
hodnotící kritéria musejí být stanovena jednoznačným způsobem – tak, aby byly nabídky porovnatelné a vyhodnotitelné Zadavatel musí popsat, co rozumí pod každým kritériem (vč. nabídkové ceny16), jaké jsou váhy jednotlivých subkritérií, stanovit aspekty, podle kterých zadavatel bude jednotlivá kritéria posuzovat a také stanovit, co mu vyhovuje více a co méně (obecným způsobem)17
16
Je nutné si vždy uvědomit, že pojem nabídková cena je obecným zákonným pojmem, je však na zadavateli, aby definoval co je nabídkovou cenou. Může se jednat o cenu stanovenou jako celková cena plnění v návrhu smlouvy předloženém v nabídce, ale jsou případy, kdy je možno určit, že nabídková cena bude hodnocena dle určitého kalkulačního vzorce předloženého zadavatelem. Zadavatel však vždy musí být schopen zdůvodnit, proč kalkulační vzorec použil, a to tak, aby zajistil dodávku plnění za co nejlepších podmínek (viz dále – hodnotící kritéria se musejí vztahovat k nabízenému plnění zakázky…). 17 Např. má-li být hodnocen nějaký kreativní návrh (což je z hlediska definice a hodnocení jedno z rizikových hodnotících kritérií s vysokou nebezpečností chyb/nedostatků při jeho definici a lze doporučit hodnocení 23
tak, aby bylo možno následně kritérium vyhodnotit. Vyhodnocení, vč. toho, jak komise k daným hodnotám dospěla18, pak musí být popsáno v protokolech z jednání hodnotící komise, resp. ve zprávě o posouzení a hodnocení nabídek (viz dále) -
hodnotící kritéria musejí vyjadřovat vztah užitné hodnoty a ceny plnění a musejí se vztahovat k nabízenému plnění veřejné zakázky,
-
je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, musí zadavatel jednotlivým dílčím hodnotícím kritériím stanovit váhu, kterou vyjádří v procentech, nebo stanoví jiný matematický vztah mezi dílčími kritérii. Stanovená váha může být u jednotlivých dílčích hodnotících kritérií shodná.
-
hodnotícími kritérii NEMOHOU být smluvní podmínky, jejichž účelem je zajištění povinností dodavatele19, nebo platební podmínky Naopak jimi mohou být mimo nabídkové ceny např., kvalita, technická úroveň nabízeného plnění, estetické a funkční vlastnosti, vlastnosti plnění z hlediska vlivu na životní prostředí, vliv na zaměstnanost osob se zdravotním postižením, provozní náklady, návratnost nákladů, záruční a pozáruční servis, zabezpečení dodávek, dodací lhůta nebo lhůta pro dokončení. Je však třeba kritéria popsat a jednoznačně specifikovat jaké aspekty bude zadavatel posuzovat, jaké
-
zadavatel musí specifikovat váhu hodnotících kritérií k tomu srov. rovněž ustanovení § 79 odst. 3 ZVZ: „Pokud zadavatel stanovil dílčí hodnotící kritéria podle § 78 odst. 7 v sestupném pořadí podle významu, je hodnotící komise povinna hodnotit nabídky podle dílčích hodnotících kritérií a ve zprávě o posouzení a hodnocení nabídek odůvodnit přiřazení konkrétních hodnot u každého dílčího hodnotícího kritéria jednotlivé nabídky.“ (povinnost podrobného zdůvodnění však neplatí pouze u stanovení hodnotících kritérií podle významu, ale i u kritérií s číselně vyjádřenou váhou).
Otázka stanovení hodnotících kritérií a hodnocení je poměrně obsáhlá a složitá a v materiálu tohoto rozsahu nelze popsat všechny její detaily. Při volbě hodnotících kritérií se tedy doporučujeme inspirovat i dalšími metodickými dokumenty vydanými např. Ministerstvem pro místní rozvoj.
10.2
Postup hodnocení nabídek Hodnocení provádí hodnotící komise na svých jednáních, přičemž pro hodnocení lze využít i další přizvané odborníky nad rámec členství v komisi, kteří se účastní jednání komise (tito však musejí splňovat požadavek nepodjatosti a vztahuje se na ně povinnost mlčenlivosti). Postup záleží na tom, je-li základním hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena či ekonomická výhodnost nabídky.
takovýchto kritérií pouze zkušenějším zadavatelům), zadavatel musí specifikovat, z jakých hledisek bude návrh hodnocen, jakou mají tyto aspekty důležitost a co od návrhu typově očekává. 18 Srov. rovněž § 79 19 Tedy například smluvní pokuty navržené dodavatelem apod. 24
Jde-li o hodnocení dle nabídkové ceny, stanoví hodnotící komise pořadí nabídek podle výše nabídkové ceny. Jde-li o hodnocení dle ekonomické výhodnosti nabídek, stanovil zadavatel (jak bylo uvedeno výše) určitý vztah mezi subkritérii. Jedná se tedy většinou o dosazení do správně „nastaveného“ vzorce20. Dle zákona o veřejných zakázkách předcházejícího zákonu č. 137/2006 Sb., bylo hodnocení prováděno vzorcem, který byl obsažen v prováděcím předpisu. Tento vzorec je ve velké míře používán i v dnešní době. Matematickými vzorci je možno se inspirovat např. v příslušné příloze Pravidel pro zadávání veřejných zakázek v podmínkách hlavního města Prahy, která uvádí příklady hodnotících kritérií.
10.3
Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek („ZPHN“) Jedním z nejdůležitějších dokumentů pro hodnocení je ZPHN - § 80 ZVZ. Jedná se o písemnou zprávou pořízenou hodnotící komisí o posouzení a hodnocení nabídek. Tato zpráva musí obsahovat: a) seznam posouzených nabídek, b) seznam nabídek, které byly hodnotící komisí ze zadávacího řízení vyřazeny spolu s uvedením důvodu, c) popis způsobu hodnocení zbývajících nabídek s odůvodněním, d) výsledek hodnocení nabídek, e) popis hodnocení jednotlivých nabídek v rámci všech hodnotících kritérií, a f) údaj o složení hodnotící komise (ZPHN podepisují všichni členové hodnotící komise). Bezodkladně po ukončení své činnosti předá hodnotící komise zprávu o posouzení a hodnocení nabídek společně s nabídkami a ostatní dokumentací související s její činností zadavateli (jedná se o hlavní výstup komise, který slouží jako podklad pro výběr nejvhodnější nabídky). Zadavatel je povinen umožnit do uzavření smlouvy všem uchazečům, jejichž nabídky byly předmětem hodnocení, na jejich žádost do zprávy o posouzení a hodnocení nabídek nahlédnout a pořídit si z ní výpisy, kopie nebo její opisy.
10.4
Výběr nejvhodnější nabídky (§ 81 ZVZ) Zadavatel na základě ZPHN a dalších podkladů předaných hodnotící komisí rozhodne o výběru nejvhodnější nabídky21. Zadavatel odešle oznámení o výběru nejvhodnější nabídky do 5
20
Správnost vzorce je nutné posuzovat zejména (i) z hlediska povinnosti toho, aby hodnocení odráželo „výhodnost nabídek“ (riziko toho, že sice zadavatel bere v úvahu relevantní aspekty nabízeného plnění, tyto aspekty jsou však zcela zkresleny nesprávně nastaveným matematickým výpočtem) a (ii) rovněž z hlediska čistě matematického – zda vzorec bude použitelný na všechny hodnoty, které dodavatel může v souladu se zákonem nabídnout. 21 Zadavatel rozhoduje shodně s doporučením hodnotící komise, které je uvedeno v ZPHN. Pokud by se od takového doporučení měl zadavatel odchýlit, je to možné, ovšem většinou by to bylo pouze z důvodů porušení ZVZ hodnotící komisí (např. chybě v násobení při matematickém výpočtu dle hodnotícího vzorce. Postup je v tomto případě upraven v § 79 odst. 5 ZVZ. 25
pracovních dnů po tomto rozhodnutí všem dotčeným zájemcům a všem dotčeným uchazečům22. Náležitosti oznámení o výběru nejvhodnější nabídky jsou uvedeny v § 81 odst. 5 ZVZ a je zcela nezbytné je dodržet. Jelikož se jedná typicky o úkon, který může být napadán podáním námitek, je třeba zajistit prokazatelnost doručení – ideálně např. doporučenou zásilkou s doručenkou nebo osobním předáním s potvrzením, ovšem v ZPŘ je možno rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky oznámit jeho uveřejněním na profilu zadavatele, opět však pouze pokud si to zadavatel v zadávacích podmínkách výslovně vyhradil (§ 81 odst. 4 ZVZ).
11
ZPŘ – doložení kvalifikace a uzavření smlouvy
11.1
Doložení kvalifikace před uzavřením smlouvy Jak již bylo naznačeno dříve, specifikem ZPŘ je maximální zjednodušení prokazování kvalifikace v rámci podání nabídky, přičemž pravdivost čestného prohlášení se prokazuje příslušnými doklady (tedy např. originály výpisu z obchodního rejstříku, výpisu z rejstříku trestů, vysokoškolským vysvědčením atd. – podle rozsahu požadavků na kvalifikaci) až před uzavřením smlouvy na plnění veřejné zakázky. Nejedná se však o „klasické“ posuzování kvalifikace23 postupem, jaký byl popsán výše, ale pouze o posouzení dokladů pro prokázání kvalifikace v plném rozsahu, přičemž doložení takových dokladů je podmínkou uzavření smlouvy.
11.2
Uzavření smlouvy a zákonné zákazy uzavřít smlouvu (§ 82 ZVZ)
Proces uzavření smlouvy lze z praktického hlediska shrnout takto:
Zadavatel se, stejně jako hodnotící komise, zásadně nesmí odchýlit od předem stanovených kritérií a způsobu hodnocení. 22 Definice dle § 81 odst. 3 ZVZ: „Dotčenými uchazeči se rozumějí uchazeči, kteří nebyli s konečnou platností vyloučeni. Vyloučení má konečnou platnost, pokud bylo uchazeči oznámeno a uchazeč nepodal námitky ve lhůtě podle § 110 odst. 4 ZVZ, nebo nepodal návrh ve lhůtě podle § 114 odst. 4 a 5 ZVZ, nebo bylo řízení o jeho návrhu zastaveno. Dotčenými zájemci se rozumějí zájemci, kterým veřejný zadavatel nedoručil oznámení o jejich vyloučení před odesláním oznámení o rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky.“ 23
Např. ke stáří dokladů pro prokázání kvalifikace předkládaným před podpisem smlouvy doporučujeme se seznámit s výkladovým stanoviskem ÚOHS, které je dostupné na stránkách www.uohs.cz, konkrétně: http://www.uohs.cz/download/Sekce_VZ/Metodiky/vykladove_stanovisko__kvalifikace_ZPR_po_1_4_2012__2_.pdf 26
(*) § 62 odst. 3 ZVZ: „Ve zjednodušeném podlimitním řízení se splnění kvalifikačních předpokladů prokazuje předložením čestného prohlášení, z jehož obsahu bude zřejmé, že dodavatel kvalifikační předpoklady požadované zadavatelem splňuje; ustanovení odstavce 2 se nepoužije. Uchazeč, se kterým má být uzavřena smlouva podle § 82, je povinen před jejím uzavřením předložit zadavateli originály nebo úředně ověřené kopie dokladů prokazujících splnění kvalifikace. Nesplnění této povinnosti se považuje za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy ve smyslu ustanovení § 82 odst. 4.
Od doručení oznámení o rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky (1) plyne lhůta pro podání námitek. Po dobu této lhůty nesmí zadavatel přikročit k uzavření smlouvy. Jsou-li podány námitky, pak tento zákaz platí i po dobu běhu lhůty na rozhodnutí o nich. Pokud zadavatel námitkám nevyhoví, nesmí zadavatel před uplynutím lhůty pro podání návrhu na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele. Je-li tento návrh podán včas, zadavatel nesmí uzavřít smlouvu ve lhůtě 45 dnů ode dne doručení námitek (je-li však před uplynutím této lhůty řízení o přezkoumání úkonů zadavatele zastaveno, zákaz uzavřít smlouvu se ruší dnem zastavení řízení). Úřad pro ochranu hospodářské soutěže však může předběžným opatřením řízení zakázat uzavření smlouvy i po lhůtě 45 dnů, což v praxi často skutečně činí24. Pokud nebyly ve stanovené lhůtě podány námitky podle § 110 odst. 4, uzavře zadavatel smlouvu s vybraným uchazečem do 15 dnů po uplynutí lhůty pro podání námitek (ÚOHS tuto lhůtu vykládá jako pořádkovou). Před tím je však nutno, aby vybraný dodavatel v rámci své součinnosti
24
Srov. ustanovení § 110 odst. 6 ZVZ, § 111 odst. 5 ZVZ a § 117 odst. 1 písm. a) ZVZ 27
předložil doklady k prokázání kvalifikace. K tomu zadavatel většinou využije písemné výzvy k prokázání kvalifikace a následnému podpisu smlouvy. Smlouvu uzavře zadavatel vždy v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče (návrh nesmí obsahovat žádné změny, přípustné by však byla drobná formální doplnění – např. formátování, doplnění čísla smlouvy dle evidence stran, úprava telefonních čísel, kontaktních údajů, pokud se v mezidobí změnila apod.). Pokud není prokázáno splnění kvalifikace stanovenými doklady, resp. uchazeč neposkytne součinnost k uzavření smlouvy, může (ale nemusí – v tom případě by však nemohla být smlouva v zadávacím řízení uzavřena) zadavatel vyzvat druhého a následně (po stejném postupu) i třetího uchazeče, podle jejich pořadí v hodnocení. Postup při prokazování splnění kvalifikace před uzavřením smlouvy je nutno zdokumentovat tak, aby byl naplněn princip transparentnosti. Po uzavření smlouvy zadavatel písemně oznámí bez zbytečného odkladu informaci o uzavření smlouvy uchazečům, s nimiž bylo možné uzavřít smlouvu, pokud by uchazeč předcházející neposkytl součinnost při jejím uzavření (tj. druhému a třetímu uchazeči v pořadí).
28
12
Přezkum; zrušení zadávacího řízení
12.1
Námitky (§ 110 – 111 ZVZ) Při zadávání nadlimitních či podlimitních veřejných zakázek (mimo VZ malého rozsahu) může kterýkoli dodavatel, který má nebo měl zájem na získání určité veřejné zakázky a kterému v důsledku domnělého porušení zákona úkonem zadavatele hrozí nebo vznikla újma na jeho právech (v ZVZ označován jako „stěžovatel“), zadavateli podat zdůvodněné námitky. V souvislosti s výkladem o námitkách, resp. přezkumu upozorňujeme znovu na zákaz uzavřít smlouvu vyřizování námitek a případně při přezkumu Lhůty pro podání námitek Typ námitek [§ 110 odst. …]
Lhůta (§ 110 odst. 2 – 5 ZVZ)
Obecná lhůta – „generální Stěžovatel je musí doručit zadavateli do 15 dnů a v klauzule“ námitek - námitky případě zjednodušeného podlimitního řízení do 10 dnů ode proti
jakýmkoli
úkonům dne, kdy se o domnělém porušení zákona úkonem
zadavatele (mimo speciálně zadavatele dozví, nejpozději však do doby uzavření upravených – níže) [2] Námitky
proti
smlouvy
zadávacím Musí stěžovatel doručit zadavateli nejpozději do 5 dnů od
podmínkám [3]
skončení lhůty pro podání nabídek
Námitky proti rozhodnutí o Musí stěžovatel doručit zadavateli do 15 dnů a v případě výběru nejvhodnější nabídky zjednodušeného podlimitního řízení do 10 dnů ode dne nebo
doručení oznámení o výběru nejvhodnější nabídky veřejné
proti rozhodnutí zadavatele o zakázky podle § 81 nebo rozhodnutí o vyloučení z účasti v vyloučení
z
účasti
v zadávacím řízení
zadávacím řízení [4] Námitky proti oznámení o Musí stěžovatel námitky doručit zadavateli do 30 dnů od záměru uzavřít smlouvu25 [5]
25
uveřejnění oznámení o záměru uzavřít smlouvu.
V této pomůcce není institut záměru uzavřít smlouvu zmiňován – používá se spíše ve vztahu k jednacím řízením bez uveřejnění. 29
Náležitosti námitek Typ námitek Bez
Náležitosti (§ 110 odst. 7 ZVZ)
rozlišení
(obecné
-
písemná forma,
náležitosti pro všechny typy
-
označení stěžovatele,
námitek)
-
musí uvést (vyplývat), jaký úkon je napadán,
-
musí
uvést
(vyplývat),
jaké
je
v jednání
spatřováno porušení zákona -
uvedení újmy (nemusí být uvedeno v námitkách dle odst. 4 – proti vyloučení/rozhodnutí o výběru!)- z námitek musí vyplývat, jaká újma stěžovateli hrozí nebo vznikla
Námitky
dle
generální
-
uvedení skutečností rozhodných pro stanovení
klauzule (§ 110 odst. 2 ZVZ)
okamžiku, kdy se stěžovatel o domnělém porušení zákona úkonem zadavatele dozvěděl
Pokud námitky neobsahují zákonné náležitosti, zadavatel je odmítne a bezodkladně písemně uvědomí o této skutečnosti stěžovatele. Práva na podání námitek se může dodavatel písemně vzdát poté, co mu právo na jejich podání vznikne. Zadavatel rovněž nerozhoduje o námitkách, které byly podány opožděně nebo které vzal stěžovatel (písemně) zpět. Namísto rozhodnutí o námitkách zadavatel pouze písemně oznámí stěžovateli, že o námitkách nerozhoduje. Rozhodování o námitkách (§ 111 ZVZ) Zadavatel přezkoumá podané námitky v plném rozsahu a do 10 dnů od obdržení námitek odešle stěžovateli písemné rozhodnutí o tom, zda námitkám vyhovuje či nikoliv26. Toto rozhodnutí musí být zdůvodněno (a to velmi pečlivě a podrobně vzhledem k tomu, že toto odůvodnění musí umožňovat přezkoumatelnost postupu zadavatele) a dále, v případě, že zadavatel námitkám: -
VYHOVÍ, uvede v rozhodnutí způsob provedení nápravy,
-
NEVYHOVÍ, uvědomí stěžovatele v písemném rozhodnutí o možnosti podat ve lhůtě podle § 114 odst. 4 ZVZ návrh na zahájení řízení o přezkoumání úkonů zadavatele u Úřadu a doručit v téže lhůtě stejnopis návrhu zadavateli.
26
Tuto lhůtu je zcela zásadní dodržet, neboť její nedodržení je závažným porušením ZVZ. Při nedodržení, resp. při jiných pochybení při vyřízení námitek se rovněž prodlužuje lhůta pro podání návrhu na ÚOHS (§ 114 odst. 5 ZVZ) 30
Po rozhodnutí o námitkách zadavatel musí písemně o podaných námitkách a rozhodnutí o nich informovat všechny uchazeče, a pokud neuplynula v době vyřízení námitek lhůta pro podání nabídek, všechny zájemce27.
12.2
Přezkum orgánem dohledu nad zadáváním VZ – ÚOHS Přezkum orgánem dohledu je upraven v hlavě II. části VI ZVZ a rovněž správním řádem, který obecně upravuje jednání správních orgánů. S přezkumem Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže je možné se setkat ve dvou základních případech: a) přezkum ex officio V tomto případě ÚOHS přezkoumává informace o možných porušeních zákona, o kterých se dozví z vlastní činnosti (např. z veřejných sdělovacích prostředků nebo při jiném správním řízení nebo na neformální podnět jakékoli osoby). V tom případě ÚOHS vyžádá informace o jednání zadavatele a jen pokud získá podezření o porušení zákona, zahájí správní řízení. b) přezkum na návrh (přezkum navazující na nevyhovění námitkám) V tomto případě je správní řízení zahájeno vždy na základě doručení návrhu ÚOHS a zadavateli ve lhůtě dle § 114 odst. 4 ZVZ. Náležitosti návrhu jsou uvedeny ve správním řádu a § 114 odst. 3 ZVZ a § 115 ZVZ a jeho podmínkou je řádné a včasné podání námitek v této věci. Přímo na základě doručení stejnopisu návrhu zadavateli je (přímo ze zákona – bez jakékoli žádosti ÚOHS) zadavatel povinen zaslat do 7 dnů vyjádření k návrhu a dokumentaci veřejné zakázky28 (§ 114 odst. 6 ZVZ). ÚOHS na základě předložených dokumentů a vyjádření ve správním řízení rozhodne nebo správní řízení zastaví dle § 117a ZVZ. Shledá-li ÚOHS porušení zákona, může zejména ukládat nápravná opatření dle § 118 ZVZ (např. zruší vadný úkon zadavatele a „vrátí“ zadávací řízení do stavu před provedením tohoto úkonu a dále také v případě, že shledá, že došlo ke spáchání některého ze správních deliktů zadavatele, jejichž skutkové podstaty jsou uvedeny v § 120 ZVZ, může uložit pokutu až do 20 mil. Kč. Při řízení u ÚOHS je nutno postupovat dle ZVZ a správního řádu. Jedná se o rozsáhlé a složité procesní téma, proto samotný průběh přezkumu překračuje rozsah této pomůcky a není podrobně rozebírán, neboť by nebylo možno vystihnout všechny detaily přezkumu.
27
Tj. ve zjednodušeném podlimitním řízení ty dodavatele, kteří byly vyzváni k podání nabídky. Dokumentací o veřejné zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje ZVZ, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů a uzavřených smluv. Tuto dokumentaci je zadavatel POVINEN pořizovat a archivovat – nepořízení či neuchování dokumentace o VZ je správním deliktem dle § 120 odst. 1 písm. f) ZVZ za který může být uložena pokuta do 20 mil. Kč. 31 28
12.3
Přezkum rozhodnutí orgánu dohledu Tento přezkum probíhá dle správního řádu (rozklad) a dále ve správním soudnictví. Tato témata svou složitostí a komplexností však již přesahují rozsah této pomůcky.
12.4
Zrušení zadávacího řízení Zadávací řízení je možno zrušit pouze z důvodů uvedených v § 84 ZVZ a v tam uvedených lhůtách. V ustanovení § 84 ZVZ je uveden výčet důvodů, kdy veřejný (dotovaný) zadavatel: je povinen bez zbytečného odkladu zrušit zadávací řízení (§ 84 odst. 1 ZVZ). Jedná se např. o případ, kdy nebyly podány žádné nabídky, nebo nebyla uzavřena smlouva s posledním uchazečem, se kterým bylo možno tuto smlouvu uzavřít. může, ale nemusí, bez zbytečného odkladu zrušit zadávací řízení (§ 84 odst. 2 ZVZ) Např. v případě, kdy vybraný uchazeč nebo druhý uchazeč v pořadí odmítl uzavřít smlouvu. Důvody uvedené v § 84 odst. 2 písm. d) a e) ZVZ jsou striktně vymezeny a je třeba dbát na naplnění všech podmínek obsažených v dispozicích daných písmen. Zrušení zadávacího řízení se formálně provede rozhodnutím o jeho zrušení, přičemž oznámení o tomto zrušení je třeba: -
odeslat k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek do 3 dnů ode dne rozhodnutí (na příslušném formuláři) a
-
odeslat do 2 pracovních dnů ode dne rozhodnutí písemné oznámení tohoto rozhodnutí všem známým zájemcům a uchazečům, a to s uvedením jeho důvodu.
Proti zrušení veřejné zakázky mohou být podány námitky, proto je nutné, by odůvodnění bylo podrobné tak, aby bylo přezkoumatelné. Aby se zamezilo zahajování zadávacích řízení se stejným předmětem, zakazuje ZVZ zahájit zadávací řízení před zrušením takového předchozího zadávacího řízení s obdobným s obdobným předmětem plnění.
32
13
Seznam použitých zkratek CPV
Kód „Common procurement vocabulary“ zajišťující číselnou klasifikaci předmětu veřejné zakázky tak, aby bylo pro dodavatele z celého prostoru EU jednoznačně možné identifikovat předmět veřejné zakázky, bez ohledu na způsob (a jazyk) popisu jeho předmětu. Správné zatřídění dle CPV kódu je důležitým předpokladem úspěšného zadání VZ, neboť při zcela nesprávné klasifikaci již došlo i k situacím, kdy ÚOHS danou VZ zrušil.
ISVZ
Informační systém o veřejných zakázkách
ÚOHS
Úřad pro ochranu hospodářské soutěže
VZ
Veřejná zakázka
VZMR
Veřejná zakázka malého rozsahu
ZPHN
Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek
ZPŘ
Zjednodušené podlimitní řízení
ZVZ
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
33
14
Závěr Doufáme, že jsme Vám srozumitelně představili nejen základní pojmy zadávání veřejných zakázek, ale i základní „kostru“ zadání veřejné zakázky ve zjednodušeném podlimitním řízení. Jak již bylo řečeno, není tato pomůcka vyčerpávající, vzhledem ke svému rozsahu ani nemůže být. Některé instituty jsme museli ponechat beze zmínky, stejně jako nemohly být všechny zmíněné postupy popsány do všech detailů. Vždy prosím mějte na paměti, že po přečtení této pomůcky je třeba se seznámit i s celým textem zákona, který však, jak doufáme, bude pro Vás s využitím této pomůcky mnohem srozumitelnějším. Doufáme tedy, že i díky naší pomůcce se všechny zadávací postupy podaří realizovat bez problémů a přejeme Vám mnoho úspěchu při aplikaci zákona o veřejných zakázkách.
34
