POLDERS EN WA TERING EN: ARCIDEFBEHEER
VOOR
EEN
BEWUST
De studiedag rond polders en wateringen had een duidelijk historische inhoud, zoals blijkt uit het programma. Alle referenten belichtten verschillende aspecten uit het verleden van deze instellingen. Over hun maatschappelijk nut bestaat geen twijfel. De behoefte aan een specifiek beheer in verband met het oppervlaktewater in Vlaanderen is immers een vast historisch gegeven en is eeuwenlang voorwerp geweest van specifiek lokaal bestuur. De jongste decennia hebben regionalisatie van het land, institutionele hervormingen, de nieuwe milieuproblematiek en de zorg om duurzaam waterbeheer de bevoegdheden van polders en wateringen aangetast en herverdeeld. Als historicus kan men hun verwezenlijkingen verdedigen en de bekommernis van die besturen begrijpen, maar als archivaris moet men dan weer de rol van koele kikker spelen die die evolutie vaststelt en weet dat het getuigenis hiervan ook later nog in het archief moet terug te vinden zijn. Het is de opdracht van het Rijksarchief om aan latere generaties de kans te geven het maatschappelijk belang van polders en wateringen en de inspanningen tot behoud van hun identiteit te onderkennen. Hoewel polders en wateringen tot de oudste instellingen van het land behoren en als weinige zelfs de Franse Revolutie zonder veel ingrijpende wijzigingen overleefden, is het grote publiek weinig vertrouwd met het bestaan en de werking van deze besturen. Zij zijn immers slechts actief op 25% van het Vlaamse grondgebied en hebben een beperkte en specifieke opdracht. Laat staan dus dat hun rol naar waarde geschat wordt. Paradoxaal wordt juist hun eeuwenoude bestaan gebruikt als argument tegen de instelling. Kwalificaties als 'archaïsch' en 'middeleeuws' komen meermaals voor. Terwijl het woord 'middeleeuws' in dit geval juist een adelbrief zou moeten zijn. De oude kultuurhistorische benamingen als dijkgraaf, gezworenen, gelanden, geschotten, griffier, tresorier e.a., die vandaag binnen deze instellingen nog steeds in gebruik zijn, vormen voor hun critici evenveel argumenten tegen deze "oude" organisatievorm. Zelden echter wordt een evaluatie gemaakt van hun bestaan en werking. Nochtans is heel wat informatie hierover beschikbaar in archieven. Het volstaat van ze te kennen en te kunnen gebruiken. En hier zijn we bij het archief aanbeland. Naast de landschapsarcheologie is polder- en wateringenarchief de bevoorrechte getuige van de zorg van onze
136 - M. Vandermaesen voorouders, niet alleen om met droge voeten door het leven te gaan, maar ook om door waterbeheersing een optimale landbouwproductie te bereiken. Inkomen en welvaart zijn logische gevolgen, bewijs voor de maatschappelijke rol van deze instellingen. Centraal in deze bijdrage staat het archief van polders en wateringen zoals het gevormd werd in de loop der eeuwen als gevolg van hun werking en zoals het tot ons is gekomen. Het op het Rijksarchief te Brugge bewaarde archief was het meest voor de hand liggend studiemateriaal. Maar deze instellingen stonden niet alleen in het bestuurlijk landschap van de Zuidelijke Nederlanden in het ancien regime en van de Belgische Staat nadien. Die contacten met lokale, regionale en centrale besturen waren eveneens aanleiding tot archiefvorming bij die besturen en bieden complementaire, zelfs vervangende informatie wanneer eigen archief door omstandigheden verloren ging. Hierna volgen de voornaamste bepalingen van de Archiefwet van 1955 die van belang zijn voor het hier besproken archief. Verder is er nog aandacht voor enkele aspecten van de archietbewaring: was er een bewust arcbietbeheer in het verleden? Hoe ziet een inventarisschema eruit? Zijn er reeds hanteerbare selectievoorstellen? 1 Wettelijk kader van polder- en wateringenarchief. Inzake arcbietbeheer, bewaring en vernietiging van bescheiden, is het Rijksarchief het enige aanspreekpunt voor deze besturen. Polders en wateringen zijn nl. ingestelde, territoriaal en functioneel gedecentraliseerde openbare besturen, waarop de Archiefwet van 24 juni 19552 en haar uitvoeringsbesluiten van 12 december 19573 , 23 november 1963 en 9 mei 1969 van toepassing zijn.
1 Inzake principes van archiefbeheer, in het bijzonder toegepast op lokale besturen verwijzen we naar COPPENS H., Archiefbeheer in gemeenten en 0. C.M. W. 's, (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistiva Manuale, nr. 20), Brussel, 1997. 2
Belgisch Staatsblad, 12 augustus 1955.
3
Belgisch Staatsblad, 20 december 1957.
Polders en wateringen: archiefbeheer- 137
Artikel 1 van de Archiefwet bepaalt dat bescheiden van meer dan honderd jaar oud door openbare instellingen op het Rijksarchief kunnen neergelegd worden. Bescheiden van minder dan honderd jaar oud en die geen administratief nut meer hebben kunnen op verzoek van die besturen eveneens op het Rijksarchief neergelegd worden. De mogelijkheid dat polders en wateringen hun archief zelf bewaren blijft dus open. Artikel 2 bepaalt dat dit neergelegde archief niet mag vernietigd worden zonder toestemming van het betrokken bestuur. Aansluitend bepaalt Artikel 5 dat een openbaar bestuur geen bescheiden mag vernietigen zonder de toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. Artikel 6 tenslotte plaatst de stukken die bewaard worden door een bestuur zoals polders en wateringen onder het toezicht van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigde. De op het Rijksarchief neergelegde bescheiden van polders en wateringen van meer dan 100 jaar oud zijn openbaar en kunnen in onze leeszaal worden geraadpleegd. In de praktijk en mits instemming van de betrokken besturen zijn deze archieven reeds na 30 jaar raadpleegbaar. In heel wat gevallen wordt het lot van een archief plots actueel wanneer bij de archiefvormer (centraal kantoor) plaatsgebrek optreedt of wanneer een nieuwe administratieve locatie in gebruik genomen wordt. Concreet wenst men dan ofwel archief te vernietigen ofwel aan het Rijksarchief over te dragen. In beide gevallen moet contact opgenomen worden met het Rijksarchief waaronder het bestuur ressorteert (Brugge, Gent, Kortrijk, Ronse, Beveren-Waas, Antwerpen, Hasselt, Brussel) en legt men een nauwkeurige lijst voor met de reeksen van bescheiden (omschrijving en uiterste data) die men wil neerleggen of vernietigen. Let wel: het is de taak van het betrokken bestuur om vooraf te bepalen of de eigen administratieve bewaartermijn van bepaalde bescheiden verstreken is vooraleer men zich van die documenten mag ontdoen. Het is vervolgens aan het Rijksarchief om in overleg met het betrokken bestuur uit te maken welke bescheiden voor permanente bewaring in aanmerking komen, en welke mogen vernietigd worden. Die keuze (bewaring of vernietiging) gebeurt op grond van selectievoorschriften die door de Rijksarchiefdienst worden opgesteld en gepubliceerd, meestal vergezeld van een institutionele studie, een beschrijving van het wettelijk kader waarbinnen het bestuur opereert, de hieruitvolgende archiefvorming en de
138 - M. Vandermaesen
verantwoording voor de keuze, d.w.z. bewaring of vernietiging. Hoewel zulke erkende selectielijst nog niet beschikbaar is mogen de besturen niet aarzelen om wanneer nodig het advies van het Rijksarchief in te roepen. Binnen elk bestuur is de verantwoordelijkheid van de ontvanger-griffier voor de archiefzorg nu wettelijk voorzien4: Artikel 56 van de huidige Polderwet (idem voor de Wateringenwet) bepaalt uitdrukkelijk dat hij 'verantwoordelijk is voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer, alsook het archief van de polder/watering'. Artikel 57 bepaalt dat hij deze bescheiden voorlegt op ieder verzoek van de dijkgraaf, van het bestuur, van de bestendige deputatie of van de gouverneur der provincie. Gedurende 15 dagen voor elke algemene vergadering kan ieder lid inzage nemen van de bescheiden betreffende de punten die aan de orde zijn. Wanneer de vaststelling van de begroting of het onderzoek van de rekeningen aan de orde is ontvangt elk lid uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering een afschrift van die bescheiden. Van het archief van de polder kan inzage worden genomen door ieder die de toestemming van de dijkgraaf verkregen heeft. Die inzage van archief is verbonden met de wetten op de openbaarheid van bestuur maar moet ook rekening houden met de bescherming van de privacy van de burger. Archiefbeheer in het verleden Archiefbeheer is van alle tijden. Fundamenteel kan men stellen dat archief ontstaat n.a.v. beheer van openbare, persoonlijkeen/of zakelijke rechten. Dit was reeds zo in de Oudheid. Middeleeuwse vorstendommen en kerkelijke instellingen zoals abdijen en kapittelkerken bezaten een ordeningssysteem voor hun archief en stelden inventarissen op. Wateringbesturen deden hiervoor niet onder. Als voorbeeld verwijzen we naar de watering van Moerkerke-Zuid-over-deLieve (nu Damse Polder). In de 16de eeuw bepaalde haar keure, d.i. de beschrijving van haar wettelijk toegestane rechten en plichten, dat men 'alle de chaeners ende brieven de wateringe toebehorende' moest overschrijven in
4 Wet op de wateringen van 7 juli 1956 (Belgisch Staatsblad, 5 augustus 1956) en de polderwet van 3 juni 1957 (Belgisch Staatsblad, 21 juni 1957).
Polders en wateringen: archiefbeheer - 139 'eenen grooten bouc van perkamente', systematisch geordend naar de ligging van de goederen, gewaarmerkt door de handtekening van een notaris, en bewaren in het klooster van Zoetendale (bij Maldegem) 5 • Dit 'cartularium', zoals zulk document heette, was een soort centraal register van alle rechten, goederen en inkomsten van de watering. De abt van Zoetendale, die groot gelande was in de watering, moest het register bij de jaarlijkse goedkeuring van de rekening meebrengen. Bestaat dit cartularium nog? Ja, en wel in het archief van het Brugse Jezuïetenklooster, erfgenaam van de goederen van de afgeschafte abdij, en nu bewaard op het Rijksarchief te Brugge. De originele akten van de watering van Moerkerke werden toen echter opgeborgen in een afzonderlijke kist en in bewaring gegeven in het klooster van Spermalie. De heer van Moerkerke, de abdis van Spermalie en het bestuur van de watering bewaarden elk één sleutel van deze kist. Enkele jaren later werd die archiefkoffer hersteld, nog altijd rustend te Spermalie in Brugge, maar ditmaal kwam de sleutel van de heer van Moerkerke in handen van de abt van Zoetendale. Bovendien werd toen uitdrukkelijk gesproken van het volledige archief, incl. de rekeningen, én van drie inventarissen tot en met 1574, waarvan één in de koffer bleef, de tweede bij de abt van Zoetendale en ingebonden in het cartularium, en de derde bij het wateringbestuur. De administratieve zorg ging nog verder vermits men een soort van handboek opstelde met uittreksels uit de belangrijkste akten om 'lichtelicke' (=gemakkelijk) alle bewijzen in rechte terug te vinden, en tenslotte nog een register om er alle ontleningen van archiefstukken in op te tekenen. Beide hulpregisters borg men op in de koffer. Diezelfde bekommernis voor ·archief vindt men terug bij andere wateringen. Zo liet die van Eiensluis en Groot-Reigarsvliet in 1734 in het Sintlanshospitaal te Brugge, 'boven de apotheek', een nieuwe bewaarplaats voor archief inrichten, dat tot dan berustte bij een bestuurslid6 • Op 3 maart 1799, bij de heropstarting van de werkzaamheden van polder- en wateringenbesturen op grond van de wet van 4 pluviose VI (23 januari 1798), besloot de centrale administratie van het Leiedepartement dat de
5
Rijksarchief Brugge, Brugse Vrije, Oorkonden, 274.
6
Rijksarchief Brugge, Watering van Eiensluis en Groot-Reigarsvliet, 530.
140 - M. Vandermaesen
Algemene Vergadering van elk bestuur een 'secretaris-bewaerder' met de zorg voor het archief moest belasten. Dit was geen afzonderlijke functie vermits diezelfde secretaris ook secretaris was van het dagelijks bestuur én tegelijk ook ontvanger of 'tresorier' van de instelling. De administratie was wel zo voorzichtig te bepalen dat de secretaris-ontvanger maar één vergoeding zou ontvangen7 • Toegegeven, archiefzorg bleek in het verleden niet altijd te verzoenen met de noden van een vlot dagelijks beheer, nl. de onmiddellijke beschikking over de basisdocumentatie. De praktijk dwong tot oplossingen. Een inventaris van bescheiden, op 1 augustus 1801 gevonden ten sterfhuize van lgnace Maelstaf, ontvanger van de watering van Eiensluis en Groot-Reigarsvliet, bevestigt dat elke ontvanger in de praktijk de bescheiden m.b.t. zijn ambtsperiode thuis bewaarde. Deze van Maelstaf werden na zijn overlijden naar het Sintlanshospitaal overgebracht. Randnotities in die inventaris van 1801 bewijzen dat Maelstafs opvolger slechts de beschikking behield over de omlopers en de verhoofdingboeken. Vermits dit gebruik vaak tot moeilijkheden leidde met de erfgenamen, voorzag het Nieuw Reglement van 1844 de bewaring van het archief 'ten comptoire der regeerders' m.a.w. op de zetel van de instelling zelf. Dit is vandaag nog het geval. Bovendien besliste men de aanwinsten van bescheiden jaarlijks in de algemene inventaris op te tekenen, terwijl uitdrukkelijk vastgelegd werd welke archivalia de secretaris-tresorier ambtshalve in zijn bezit mocht hebben. Wellicht is de strenge opvolging van dergelijke bepalingen door een aantal polder- en wateringbesturen de reden waarom sommige archieven, helaas een minderheid, vrij gaaf tot ons zijn gekomen. Polder- en wateringenarchief op het Rijksarchief te Brugge Het Rijksarchief te Brugge bewaart op dit ogenblik ongeveer 200 strekkende meter polder- en wateringenarchief. In de bijdrage van E. Huys en M. Vandermaesen over 'Polders en wateringen in maritiem Vlaanderen' vindt men o.m. een lijst van die bestanden met een overzicht van hun inhoud
7
Rijksarchief Brugge, Watering van 's Heer Baselishoek, 1.
Polders en wateringen: archiefbeheer- 141 (voornaamste reeksen en uiterste data) 8 • Zij werden in bewaring gegeven deels in 1939~ omwille van de oorlogsdreiging, deels vanaf 1957, in uitvoering van de Archiefwet De ordening van dit archief is grotendeels klaar en enkele inventarissen verschenen reeds 9 • De volledige publicatie zal afgewerkt zijn in 2001. De oudst bewaarde bescheiden in deze archieven betreffen meestal cartularia, enkele keuren of oorkonden. Enkele voorbeelden: Eiensluis 1559, Groot Reigarsvliet 1538, Greveninge 1510, Romboutswerve 1545, Kerkwatering Oostkerke 1517, 's Heer Baselishoek 1550, de Broek 1497, Maldegemse Polder 1600, Moerkerke Zuid over de Lieve 1300, Stampershoek 1659, SintJobspolder 1547~ Blankenberge 1407, Gistel Oost over de Ware 1540, Gistel West over de Ware 1552, Noordwatering Veume 1468. Vanaf de jaren 1550-1650 bleven reeksen rekeningen bewaard, terwijl de brede waaier van bescheiden pas vanaf 1800 ter beschikking staat . Verlies van archief kon in het verleden het gevolg zijn van oorlog of brand, of van vroegere bewuste selecties mits bewaring van fundamentele bescheiden zoals een cartularium, de keure en privilegies, en rekeningen. Gedane zaken nemen geen keer. We moeten er trouwens eerlijk in zijn: in een 'papier-maatschappij' hebben de selectielijsten van het Rijksarchief ook de bedoeling het kaf van het koren te scheiden. 8 HUYS E. en VANDERMAESEN M., Polders en wateringen in maritiem Vlaanderen, (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica Studia, nr. 123), Brussel, 2000, p. 27-41. 9 HUYS E. en VANDERMAESEN M., Inventaris van het archief van de Zwinpolder en rechtsvoorgangers, (Rijksarchief te Brugge, Inventarissen, nr. 44), Brussel, 2000. Het betreft het archief van de watering van Eiensluis en Groot-Reigarsvliet, de watering van Romboutswerve, de watering van 's Heer Baselishoek en de kerkwatering van Oostkerke, de watering van Volkaartsgote, de watering van de Passluis, de Generaliteit van de Hazegrassluis, en het Oostwaterschap van de Leopoldsvaart. HUYS E. en VANDERMAESEN M., Inventaris van het archiefvan de Zandvoordepolder en rechtsvoorgangers, (Rijksarchief te Brugge, Inventarissen, nr. 45), Brussel, 2000. Het betreft het archief van de watering van de drie geünieerde polders van Zandvoorde en Oudenburg, de watering van de oude en nieuwe polder van Zandvoorde, en de watering van de Zandvoordepolder. HUYS E. en VANDERMAESEN M., Inventaris van het archief van de polder van SintTrudoledeken en rechtsvoorgangers, Rijksarchief te Brugge, Inventarissen, nr. 48), Brussel, 2001. Het betreft alleen het archief van de watering van het Sint-Trudoledeken.
142- M. Vandermaesen
Inventarisschema Een archiefinventaris illustreert doorheen zijn structuur en inhoud van de beschreven bestanden de taken en aktiviteiten van de betrokken polder of watering. Het Rijksarchief houdt volgend inventarisschema aan: 1.
Algemeen bestuur: Wetten, reglementen, statuten - Algemene vergaderingen - Bestuursvergaderingen - Briefwisseling - Personeel Archief.
2. 2.1. 2.2.
Goederen en goederenbeheer: Patrimoniumbeheer: bezittingen, verkopingen, verpachtingen; Uitbatingsbeheer: omlopers, verhoofdingen, kadastrale leggers en mutaties - schouwingen, delven en reiten, aanleg en onderhoud van dijken, waterlopen en wegen, bruggen, sluizen, syphons, enz.
3.
Boekhouding: begrotingen, rekeningen, bewijsstukken bij rekeningen, onderliggende bescheiden zoals grootboeken, journalen, kasboeken enz., geschotrollen, ontvangstenboeken.
4.
Processen en geschillen. Deze kunnen eventueel op een geëigende plaats bij goederenbeheer of boekhouding ondergebracht worden.
5.
Kaarten en plannen: dit hoofdstuk is een praktisch gevolg van een oude traditie bij sommige besturen om kaarten omwille van hun formaat afzonderlijk te bewaren. Die traditie kan o.i. geen kwaad zolang de band tussen kaart en dossier via verwijzingen in de inventaris herkenbaar blijft.
Voorschriften of voorstellen om tot een uniform ordeningsschema voor polder- en wateringenarchief te gebruiken bestaan niet. Elke ontvangergriffier is vrij dit in eer en geweten te organiseren. Toch lijkt het me nuttig over dergelijk schema te beschikken en het toe te passen. Dit moet mogelijk zijn vermits deze besturen optreden in éénzelfde wettelijk kader waaruit identieke organisatie, taken en taakonderdelen voortvloeien, én een inhoudelijk gelijke archiefproductie. Bij aanvragen tot vernietiging van archief of bewaargeving bij het
Polders en wateringen: archiefbeheer - 143 Rijksarchief hoort steeds een gedetailleerde lijst van bescheiden. Mits duidelijke afspraken weten beide partijen dan nauwkeurig over welke bescheiden het gaat. Hierbij kan geen sprake zijn van inmenging van het Rijksarchief in de bestuursorganisatie, maar is dit een toepassing van artikel 6 van de Archiefwet dat aan de Algemeen Rijksarchivaris bevoegdheid verleent tot toezicht op het polder- en wateringenarchief. De hoofdindelingen van voormeld schema - Algemeen beheer, beheer van onroerende goederen, uitbatingsbeheer, financieel beheer - spreken a.b. w. voor zich en worden door de besturen waarmee we contact hadden inderdaad toegepast. Toch blijkt de verdere invulling ervan voor verbetering vatbaar. Zo horen dossiers van specifieke wegen- of rioleringswerken, kantoorkosten, of exploitatiekosten van materieel, niet thuis onder 'algemeen beheer', maar eerder onder 'Uitbatingsbeheer' of het 'Financieel beheer'. Het samenstellen van een werkzaam inventarisschema, rekening gehouden met de actuele archiefvorming, kan best gebeuren in overleg met mensen 'van het terrein', waarbij het Rijksarchief de coördinerende taak op zich neemt. Voorstellen kunnen dan voor advies (bijv. via de Vlaamse Vereniging van polders en wateringen) aan de besturen voorgelegd worden. Ook de samenstelling van een bewaar- en vernietigingslijst is een noodzaak en kan op dezelfde wijze aangepakt worden.
Bewaren, selecteren, vernietigen Bij bewaring eo/of vernietiging moeten toch enkele pnnctpes voor ogen worden gehouden. Dit komt reeds tegemoet aan een aantal onuitgesproken vragen van verschillende besturen. Bij bewaargeving van archief bij het Rijksarchief moeten de bescheiden 30 jaar oud zijn en geen administratieve waarde meer hebben. Dit betekent dat op dit ogenblik bescheiden tot 1970 kunnen aangeboden worden. Bovendien moet het minstens gaan om een archiefblok van 10 jaar, bijv. de jaren 19601970. Op basis van de ons toegezonden gedetailleerde inventaris zal meegedeeld worden wat mag vernietigd worden en wat voor overdracht in aanmerking komt. De over te dragen stukken worden verpakt in zuurvrije dozen en mappen (te bestellen bij het Algemeen Rijksarchief, Ruisbroekstraat 2, 1000 Brussel,
144 - M. Vandermaesen diverse formaten beschikbaar, bij de besteller afgeleverd, prijslijst te bekomen), en zijn vergezeld van een zogenaamde overdrachtslijst die het inventarisschema volgt en doorlopend genummerd is. Volgens het uitvoeringsbesluit bij de Archiefwet komt het vervoer ten laste van het betrokken bestuur. Wat vooraf ging betekent niet dat een polder- of wateringenbestuur 40 jaar moet wachten om plaatsruimte te winnen. Van zodra de eigen administratieve bewaartermijnen van bepaalde bescheiden verlopen zijn (bijv. na 5 jaar, na 10 jaar) en voor zover ze niet voor bewaring door het Rijksarchief weerhouden werden, mogen ze vernietigd worden, steeds na voorafgaande vraag bij het Rijksarchief. Wat daarvan toch voor het Rijksarchief bestemd is wordt verder door het bestuur bewaard tot aan de overbrengingsdatum (na 30 jaar). Wat komt concreet voor bewaring of vernietiging in aanmerking? Een erkende selectielijst is er nog niet, en het kan ook niet de bedoeling zijn die hier vast te stellen. Ik wil gewoon de denkwijze van de archiefpraktijk duidelijk maken. Het blijft een algemeen principe dat de permanent te bewaren bescheiden latere generaties in staat moeten stellen de taken en de werking van een polder- en wateringenbestuur te herkennen. Ik geef maar enkele voorbeelden. De afdeling (Algemeen) Bestuur levert de belangrijkste documenten op. Te bewaren zijn: Algemene onderrichtingen van overheden (wetten, omzendbrieven, rechtspraak, enz). Deze komen ongetwijfeld in alle archieven voor en kunnen later nog het voorwerp van selectie uitmaken. Specifieke onderrichtingen (huishoudelijk reglement, bijzonder politiereglement). Kaarten en plannen, dossiers inzake gebiedsuitbreiding of fusie van besturen. Hierbij sluit aan de plaats van de polder of watering in de 'Groene Hoofdstructuur Vlaanderen, de Gemeentelijke Natuur- en ontwikkelingsplannen, het Structuurplan Vlaanderen, het specifieke Structuurplan Kustzone, enz. Verslagen van algemene vergaderingen en notulen van bestuursvergaderingen.
Polders en wateringen: archiefbeheer - 145 Algemene briefwisseling: repertoria van ingekomen en uitgegane briefwisseling zijn te bewaren. Bij de eigenlijke briefwisseling mogen 'routinestukken' vernietigd worden, zoals begeleidingsbrieven, ontvangstmeldingen, uitnodigingen, aanmaningen enz. Goederenbeheer De werking van polder- en wateringenbesturen strekt zich uit over een privaat domein (het eigen onroerend en roerend patrimonium, en de uitbating van rechten), en over een openbaar domein waar wettelijk omschreven taken uitgeoefend worden. We zien dus een afdeling Beheer van patrimonium en een afdeling Uitbatingsbeheer. Dit laatste kan op zijn beurt onderverdeeld worden in een hoofdstuk Vergunningen en werken ten bate van Derden, en eigen Openbare Werken.
Beheer van patrimonium Te bewaren zijn: Akten van aankoop, verkoop van gebouwen, waterlopen, wegen dijken, gronden, en hun ruiling. Aansluitend hierbij akten van onteigeningen van gelijkaardige goederen. Hierbij zijn de notariële akten, opmetingen en bijhorende plannen te bewaren. Akten van verpachting van eigendommen: te vernietigen na verloop van hun rechtsgeldigheid. Dit kan aangezien worden als routinebeheer en sporen ervan zijn terug te vinden op het niveau van de rekeningen. Onder verpachting van jacht- en visrechten vindt men meestal de uitnodigingen tot betaling van deze rechten: te vernietigen. Uitbatingsbeheer Inzake richtlijnen voor bewaring en vernietiging van bescheiden betreffende Openbare Werken uitgevoerd door een bestuur kan men zich laten leiden door de voorstellen geformuleerd door G. Maréchal voor de Dienst
146- M. Vandermaesen Openbare Werken van gemeentebesturen10 • Een algemeen toepasselijke administratieve bewaartermijn is hier niet bij voorbaat vast te stellen. Bepaalde werken en gebouwen blijven lange tijd bestaan of hebben langdurige gevolgen. Daar de verantwoordelijkheid van de aannemer bij werken in de regel 10 jaar na de definitieve oplevering bedraagt, is dit de minimale administratieve bewaartermijn. Inzake selectie verwijzen we naar de algemene regel dat akten en bescheiden nodig voor de kennis van rechten en plichten bewaard blijven. Concreet: dossiers van werken Plannen, maquettes, foto's, verslagen en adviezen van bevoegde diensten, dossiers van voorontwerpen en definitieve ontwerpen: bewaren. Aanneming van de werken (met gunning, contracten, enz), algemene aanemingsvoorwaarden, bijzonder bestek (=lastenboek): bewaren. Aanbesteding: offerte waarop ingegaan werd en proces-verbaal van aanwijzing van de aannemer: bewaren. Bewijzen van publiciteit, offertes waarop niet ingegaan werd: vernietigen. Uitvoering van het werk: uitvoeringsplannen, verslagen van architecten (indien erbij betrokken), bescheiden rond voorlopige oplevering, p.v. van definitieve oplevering: bewaren. Levering van materialen, notulen van werfvergaderingen: vernietigen behalve m.b.t. werken met historische waarde. Loonstaten: na 30 jaar vernietigen. Dossiers en stukken inzake gewone ruimings-, herstellings- of onderhoudswerken: vernietigen. Eindafrekening: bewaren. Personeelsbeheer. Rekening gehouden met de verdediging van pensioenrechten van voormalige werknemers stelt men voor personeelsdossiers pas na 100 jaar te vernietigen. Dossiers van personeel dat geen pensioenrechten heeft opgebouwd na 10 jaar
10
Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies, MARECHAL G. (red .), dl. 11 (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica Studia, nr. 7), Brussel, 1990, p. 60-77.
Polders en wateringen: archiefbeheer - 147 vermetlgen. Aanbevolen wordt de dossiers van leidinggevende personeelsleden te bewaren. Naast Openbare Werken is het Financieel beheer één der hoofdmoten in een polder- of wateringarchief Ook hier weer verwijzen we naar de lijsten van G. Maréchal 11• Enkele voorbeelden: De goedgekeurde dienstjaarrekeningen, en het grootboek: blijven permanent bewaard. Andere bescheiden zoals kasdagboeken enz. 30 jaar bewaren, dan vernietigen. Bewijsstukken bij rekeningen vanaf 1945 om de 5 jaar permanent te bewaren. De andere na 30 jaar vernietigen. Facturen en dubbels van facturen: voor zover ze niet als bewijsstukken bij rekeningen gelden: te vermettgen. Mandaatboeken: na 10 jaar vernietigen . Rekeninguittreksels: na 10 jaar vernietigen. Belastingkohieren: indien niet bewaard als bewijsstukken bij rekeningen, na 30 jaar vernietigen mits om de 10 jaar één exemplaar te bewaren . Bijzondere aandacht moet ook gaan naar de wetenschappelijke medewerking van polder- en wateringbesturen aan milieuprojecten . Ik denk aan 'vis- en palingmigratie', het 'Plan boomkikker' (van belang in Limburg en in Heist), 'week van de Zee', lokale natuurbezoekerscentra, enz. Dossiers te bewaren. Een definitieve bewaar- en vernietigingslijst zal in detail op de totale archiefproductie van de besturen ingaan. Besluit
Polder en wateringarchieven bevatten de elementen van een verhaal van goede en slechte tijden. Laat ons samen de hoofdstukken van dit verhaal voor het nageslacht bewaren door ons blijvend in te zetten voor de bewaring van dat archief. Er is nog werk op de plank, maar het is te doen.
Maurice VANDERMAESEN
11 MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven . Richtlijn en advies, dl. I, (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, nr. XLI), Brussel, 1986, p. 61-77, 105-107.
