POLA KERJA TERPADU DAN PENTAHAPANNYA
A. PENGERTIAN Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama antara stakeholders (pihak-pihak yang berkaitan). 1. Manajemen sebagai proses manusiawi, bahwa manejemen pada hakekatnya
adalah
proses
sosil
yang
dinamis
mengenai
kemampuan, pengetahuan serta keterampilan untuk memperoleh hasil secara efektif, bersama-sama dengan orang lain. Proses manusiawi berisi kegiatan yang menyangkut empat aspek yang ada dalam diri seseorang sebagai berikut: a. Perilaku kepemimpinan b. Perilaku individu dalam kelompok c. Perilaku komunikasi d. Perilaku pengambilan keputusan. 2. Manajemen sebagai proses analitika Disamping proses manusiawi masih diperlukan juga adanya proses abalitika yang menggunakan logika, karena bagaimanapun juga proses analitika merupakan alat untuk menentukan keberhasilan suatu proses manajemen. Proses analitika terdiri atas empat tahap sebagai berikut: a. Menentukan Masalah b. Mencari Alternatif Pemecahan c. Memilih dan Menguji Alternatif d. Mencoba Penyelesaian. 1
B. PENTAHAPAN POLA KERJA TERPADU Menurut PKT agar setiap usaha mencapai efisiensi dan efektifitas perlu dipastikan dahulu sasarnnya sebelum usaha atau kegiatan dilakukan. Adapun sasarannya dipilih diantara berbagai alternatif atas dasar pertimbangan yang terlihat dari kondisi, situasi, dan sumbersumber yang tersedia. Tahapan dalam prose PKT adalah: 1. Memilih Sasaran 2. Menetapkan Sasaran 3. Memvalidasi Sasaran 4. Mewujudkan Sasaran 5. Mengendalikan Kegiatan Kelima tahap yang disebutkan diatas merupakan kerangka pikir PKT. Kerangka ini membantu kita untuk merinci hal besar yang bersifat kompleks menjadi bagian-bagian yang sederhana, mudah dimengerti yang saling bergantung satu sama lain dengan demikian merupakan suatu sistem.
C. MEMILIH SASARAN Ada dua cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran: 1. Teknik analisis terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi. Yaitu analisis tugas dimulai dari uraian tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Memilih sasaran melalui uraian tugas bertitik tolak dari Visi, Misi dan Tugas Pokok dan Fungsi dari unit organisasi. Analisis hasil pelaksanaan tugas dan peningkatan tugas. Misal dalam keadaan normal perpanjangan STNK di SAMSAT selesai dalam 5 jam, namun dalam peningkatnnya dapat diselesaikan dalam 4,5 jam.
2
2. Teknik analisis situasi. Teknik analisis situasi ini menggunakan analisis pohon, terdiri atas; pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif. Peningkatan kemampuan perseorangan atau organisasi mencakup: 1. Identifikasi terhadap kemampuan yang dimiliki oleh seorang individu atau unit kerja. 2. Merencanakan
peningkatan
kemampuan
atau
menambah
kemampuan baru bagi individu atau unit kerja organisasi agar produktivitasnya meningkat. 3. Menentukan besarnya kenaikan yang diinginkan secara realistis yang dapat dicapai dalam satuan waktu tertentu.
2. Pohon Analisis (Analisis Sebab) Pohon analisis merupakan suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat. Caranya disusun menyerupai sebuah pohon atau bagan organisasi. Memilih sasaran dengan menggunakan pohon analisis dilakukan melalui tiga langkah, yaitu dengan cara menyusun; pohon masalah, pohon sasaran, dan pohon alternatif. Adapun tahapan-tahapan dari proses pohon analisis adalah: a. Mengidentifikasikan
dan
menganalisis
masalah
dan
kebutuhan-kebutuhan (gunakan pohon masalah). b. Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi kebutuhankebutuhan yang telah diidentifikasikan (gunakan pohon sasaran) c. Mengembangkan
alternatif
pemecahan
atau
alternatif
rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut. (gunakan pohon alternatif) 3
3. Pohon Masalah ( Pernyataan Negatif) Pohon masalah adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat. Pohon masalah dimulai dengan masalah utama. Sebagai hasil analisis situasi di nit kerja, dianalisis penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat. Mualailah dengan rumusan pernyataan masalah yang dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul dari masalah tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap, lukiskan dalam sebuah bgan pohon. Contoh terlampir....
4. Pohon Sasaran (Pernyataan Positif) Pohon sasaran
adalah teknik untuk mengidentifikasi sasaran
yang ingin diwujudkan. Pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan pada pohon masalah Semua pernyataan dari pohon masalah mengandung pengertian negatif, sedangkan semua pernyataan dalam pohon sasaran mengandung pengertian positif. Beberapa sasaran itu dengan menggunakan pola pikir “JikaMaka” susunlah sasaran dalam bentuk pohon seperti pohon masalah. Mengingat terbatasnya sumber, maka tidak dapat disusun sebuah program untuk mewujudkan semua sasaran yang diidentifikasi secara lengkap. Oleh karena itu dalam menyusun pohon sasaran perlu dianalisis untuk mengidentifikasi dan memilih cabang yang mana yang sekiranya mempunyai dampak yang paling besar terhadap sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang
4
bersangkutan. Pohon sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang bersangkutan. Pohon sasaran ini sebenarnya didapat dengan mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi pernyataan yang mengandung arti positif. Contoh terlampir.......
5. Pohon Alternatif Pohon alternatif adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan alternatif-alternatif pemecahan atau tindakan yang dapat diambil untuk mewujudkan sasaran tertentu dan memperagakan informasi ini kedalam format yang sederhana. Prosesnya sebagai berikut: a. Periksalah pohon sasaran untuk menentukan sasaran-sasaran yang mungkin tidak realistis berhubung terbatasnya sumbersumber. b. Periksalah setiap cabang pohon sasaran untuk menentukan apakah
mungkin
ada
alternatif-alternatif
yang
dapat
menjamin dengan lebih baik terwujudnya sasaran yang setingkat lebih tinggi. Pohon alternatif merupakan serangkaian pernyataan hasil pemilihan dari cabang yang ada pada pohon sasaran setelah cabang tersebut dikaji berdasarkan keterbatasan sumber. Cabang yang dipilih dianggap sebagai cara yang paling efektif untuk memecahkan masalah yang dihadapi unit kerja. Contoh terlampir.........
5
D. MENETAPKAN SASARAN Sasaran yang dipilih dari phon alternatif masih merupakan sasaran umum, belum merupakan sasaran yang segera dapat dilaksanakan. Sasaran khusus sifatnya: 1. Spesifik 2. Berorientasi pada pada hasil 3. Terukur dari segi kualitas dan kuantitas 4. Kapan kegiatan akan dilaksanakan 5. Dimana tempatnya 6. Berapa lama 7. Kapan mulai dan kapan berakhir 8. Berapa jumlah biaya yang diperlukan 9. Dari mana sumbernya 10. unit mana yang akan bertindak sebagai pelaksana 11. Bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar. Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih adalah sasaran yang bermanfaat dan paling menguntungkan bagi organisasi, jelas dan realistik, dapat diukur dan diamati dari segi kualitas, biaya dan waktu, ditetapkan bersama atasan dan bawahan, bersama-bersama dengan unit lain yang setingkat mendukung sasarannya dari unit yang setingkat lebih tinggi dan dinyatakan dlam bentuk selesai.
E. MEMVALIDASI SASARAN Validasi sasaran merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, metode, organisasi, prosedur, dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran. Sasaran
6
khusus merupakan sasaran tentatif yang harus divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada tiga instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian Kerja (MRK), Uraian Paket Kerja dan Penjadwalan.
1. Matrik Rincian Kerja (MRK) Matrik rincian kerja merupakan kerangka yang menghubungkan sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan. Kegiatan dirinci menjadi
kegiatan kecil, sampai yang terkecil yang
dinamakan pokok akhir. Prosedur membuat rincian kerja yang diterapkan dalam bentuk matriks adalah: a. Menempatkan sasaran khusus dalam bulatan. b. Menetapkan dan menempatkan kegiatan dalam kotak empat persegi panjang. c. Menetapkan pokok kerja terdiri dari: 1) Persiapan, 2) Pelaksanaan, 3) Pengendalian. d. Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan. e. Menetapkan penanggung jawab untuk setiap pokok akhir. Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya Kepala kantor Departemen, Kepala Seksi, Pimpinan bagian proyek, dll. Pejabat nonstruktural atau staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan nama yang bersangkutan dibelakangnya, misal pegawai teknis (Joko), pengetik (Sulis), dll. Contoh terlampir.......
7
Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang pada kegiatan mewujudkan sasaran. Untuk mengisi format diatas dapat diikuti prosedur berikut: 1. Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasran khusus yang telah dirumuskan dan ditetapkan pada tahap penetapan sasaran. Sasaran ditulis lengkap, dengan menggunakan awalan “Ter........” yang menunjukkan sesuatu telah selesai dimasa datang. 2. Kegiatan mewujudkan ssaran, yang ditulis dalam kotak segi empat, adalah kegiatan yang dirumuskan dalam sasaran. Menulis kegiatan menggunakan awalan “Me.......”, sebagai pernyataan yang menggambarkan suatu proses. 3. Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke dalam tahapan, yaitu persiapan (pokok kerja A), pelaksanaan (pokok kerja B), dan pengendalian (pokok kerja C). 4. Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, kegiatan yang masih bisa didelegasikan pada orang lain, masih bisa dibagi. Pokok akhir ditulis dengan menggunakan awalan pe dan akhiran an (pe....an). 5. Penanggung jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun nonstruktural, dan bertugas bersama yang lainnya menegrjakan sebagian dari pokok akhir dan bertanggung jawab atas selesainya pekerjaan yang terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir. 6. Paket Kerja (PK), satu paket pekerjaan yang dinyatakan dlam pokok akhir, yang harus dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu orang. Penamaan paket kerja sesuai dengan urutan pokok akhir, yaitu PK1,PK2,PK3......PKn. Jumlah angka 8
dibawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran serta seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Jumlah ke kanan banyaknya orang yang
terlibat
dalam
penyelesaian
pokok
akhir
yang
dilaksanakan secara terkoordininasi.
2. Uraian Paket Kerja (PK) Kalau kita perhatikan MRK, dibagian atas tertulis SiABiDiBa yang artinya: a. Si , siapa mengerjakan b. A, apa yang dikerjakan c. Bi, bilamana sasaran akan diwujudkan d. Di, dimana akan dilaksanakan e. Ba, bagaimana cara melaksanakannya. Format paket kerja terdiri atas; pokok akhir, penanggung jawab, waktu, dan biaya. Pokok akhir,
menunjuk kepada pokok akhir yangsedang
diuraikan. Penanggung
gugat,
bertanggungjawab
atas
adalah
seseorang
pekerjaan
yang
yang
disamping
dilaksnakan,
juga
bertanggungjawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya. Dalam setiap sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab. Uraian kerja, adalah uraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan untuk menyelesaikan paket kerja. Orang atau pejabat yang ditugasi harus dapat menggambarkan tentang apa saja yang dikerjakannya secara berurutan dengan jelas.
9
Waktu,
menunjuk
kepada
waktu
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikan tiap paket kerja. Biaya, adalah biaya yang dioerlukan untuk mengerjakan tiap paket kerja. Penanggung jawab, menunjuk kepada penanggung jawab yang ada pada matriks untuk setiap paket kerja. Contoh terlampir........
3. Penjadwalan Penjadwalan dibuat dalam bentuk peta garis . Penjadwalan menggambarkan, kapan kegiatan dimulai dan kapan direncanakan selesai. Penjadwalan dibuat dalam format seprti berikut: Satuan waktu yang dipilih dalam penjadwalan disesuaikan dengan; kebutuhan, jam, hari, minggu, bulan, triwulan, semester atau tahun.
Bahan Bacaan: LAN RI (2004) , Modul Diklat Substansi Diklat Pim IV, LAN RI, Jakarta. LAN RI (2004), Materi Diklat TOT Diklat PIM IV, LAN RI, Jakarta.
10
11
