PERENCANAAN DALAM MANAJEMAN POLA KERJA TERPADU (PKT) Oleh : Drs.H.M. Naim, M.Ag
1
Dr. H.M. Naim. M.Ag
Nama : NIP : TTL : Pangkat/Gol : Jabatan Dinas : Instansi : Alamat Kantor/Telp.Fax : Alamat Rumah : Telepon Rumah : Pendidikan Terakhir : Email :
Pengalaman Diklat
: a. Diklat ADUM Tahun 1996 b. Diklat Peningkatan Mutu Tenaga Teknis Tahun 2005
Riwayat Jabatan
: 1. Perencana Muda pada Subag Perencanaan 2. Kasubag Umum Kanwil Kemenag Jatim
196408191990031018 Lamongan, 19 Agustus 1964 Pembina (IV/a) Kepala Seksi Sistem Informasi Haji Bidang PHU Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur Jl. Raya Bandara Juanda No. 26 Sidoarjo / 031-8686017 Wisma Permai G/41 Kel. Pepelegi Kec. Waru Sidoarjo
0818-3097-44 S.3
[email protected]
3. Kasi Bimbingan Jamaah dan Petugas Bidang Hazawa 3. Kasi Sistem Informasi Haji Bidang PHU.
TUJUAN PEMBELAJARAN 1.Tujuan Pembelajaran Umum Peserta latih diharapkan mampu memebuat perencanaan yang baik sekaligus mampu membuat Menajeman Rencana Kerja Terpadu, sesuai dengan ilmu yang telah diperoleh selama pelatihan
2.Tujuan Pembelajaran Khusus Peserta latih diharapkan setelah mengikuti pelatihan dapat menjelaskan dan membuat : a, Matrik Rincian Kerja (MRK) b. Paket Kerja c. Penjadwalan Rencana Kerja masing-masing d. Pembuatan RKO (Rencana Kerja Perorangan)
Perencanaan Oleh: Dr. H. M. NAIM. M.Ag
…………is the future thinking ………..is controlling the future …………is decision making ………..is integrated decision making …………is a formalized procedure to produce an articulate results, in the form of an integrated system of decisions
Perencanaan ialah kegiatan yang: Mengupayakan dan menyepakati hari depan yang diinginkan dalam keterkaitan dengan kelaikan, kemungkinan, dan Henry Mintzberg: keboleh-jadian untuk mencapainya. ”The Rise and Fall of Strategic Planning”.
Perencanaan Aktivitas untuk mengubah situasi
Current Situation perlu dilakukan
Evaluasi Diri
Future Situation
Visi
Jangka Waktu Perencanaan Rencana Strategis 5 Tahunan atau lebih Rencana Taktis Operasional Tahunan
Faktor Internal
Visi Misi
TUJUA N
Kelaikan
Faktor Eksternal Implementasi Strategi Kebolehjadian
Rencana Pengembangan
SUMBERDAY A Mobilisasi
(alokasi, distribusi, penyediaan, pendidikan, pelatihan, pengarahan)
Kemungkinan
Manajemen Sumberdaya
KEMAMPUAN
PROSES Pemberdayaan/ interaksi
Objective/Tujuan yang baik S:pecific
Performance
: - jelas bagi semua fihak - tidak ada kerancuan : - indikator kinerja jelas - nyata, terukur, teramati
Intrinsically Rewarding Realistic
: - nilai tambah yang jelas bagi semua fihak (yang terlibat)
: - sesuai dengan kemampuan (kelayakan, kemungkinan, kebolehjadian)
Open & Objective
: - Transparan - Tidak ditujukan untuk keuntungan/kerugian kelompok tertentu
Bagaimana mencapai tujuan ?
Tentukan Tujuan
Evaluasi Diri
Deskripsikan Tujuan
Cari Strategi
Susun Rencana
Tentukan Indikator Keberhasilan
Laksanakan Rencana
Sosialisasikan pada semua pihak yg terkait
Tujuan tercapai
Bagaimana mencapai tujuan ?
Pengumpulan Data
Evaluasi Diri
Cari Strategi
Pengolahan Data
Susun Rencana
Analisa Data
Laksanakan Rencana
Tujuan tercapai
Penyusunan Laporan
Bagaimana mencapai tujuan ?
Evaluasi Diri
Analisa Gap Sekarang Tujuan
Cari Strategi
Susun Rencana
Susun Alternatif Cara pencapaian
Laksanakan Rencana
Tetapkan Alternatif Pencapaian
Tujuan tercapai
Bagaimana mencapai tujuan ?
Evaluasi Diri
Jabarkan Alternatif Pencapaian, menjadi Kegiatan2
Cari Strategi
Susun Rencana
Susun Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Laksanakan Rencana
Cari Dana dari pihak yg berkepentingan
Tujuan tercapai
Bagaimana mencapai tujuan ?
Tahun 1
Analisa Pencapaian Evaluasi Diri & Susun Laporan
Evaluasi Diri
Cari Strategi
Tahun 2
Perbaiki Rencana
Susun Rencana
Tujuan tercapai
Laksanakan Rencana
Tahun 3, dst
Atribut dari Analisis yg baik (1 dari 2)
Involvement of all relevant elements Keterlibatan semua pihak yang terkait (internal dan eksternal) dalam penyusunan Evaluasi Diri.
Comprehensiveness Semua aspek di analisa secara menyeluruh dan terpadu, berdasarkan data yang relevan, akurat dan reliable untuk mendapatkan masalah (termasuk akar permasalah) yg dihadapi, alternatif penyelesaiannya dan kesimpulan yang dapat ditarik dari Evaluasi Diri.
Data accuracy Data yang digunakan untuk melakukan Evaluasi Diri harus akurat, konsisten, adequate dan sesuai dengan faktor yang di analisa. Untuk dapat menilai data accuracy, maka perlu pula diuraikan bagaimana (metodologi) data tsb dikumpulkan, diolah dan dianalisa.
Atribut dari Analisis yg baik (2 dari 2)
Depth of analysis Dinilai berdasarkan kemampuan analisa untuk mengidentifikasi masalah dan akar permasalahannya berdasarkan data yang berhasil dikumpulkan dan diolah tersebut.
Innovation or creativity of approach Dinilai berdasarkan pemahaman thd panduan (guidelines), cara penyajian laporan Evaluasi Diri dan metoda-metoda invotif agar laporan Evaluasi Diri menjadi lebih mudah dipahami secara lebih baik.
Development plan Dinilai berdasarkan adanya keterkaitan (“benang merah”) antara kelemahan dan masalah yang dihadapi (hasil Evaluasi Diri) dengan alternatif solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah dan kelemahan tersebut.
Tahapan Analisis Data Tahun Lulus 1
IPK < 2.5 Jumlah % 2
3
1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total
15 13 14 15 17 74
Tahun Lulus
IPK < 2.5 Jumlah %
1
2
3
1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total
15 13 14 15 17 74
Tahun Lulus
IPK < 2.5 Jumlah %
1
1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total
2
4
40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%
5
18 20 27 26 39 130
4
5
18 20 27 26 39 130
5
18 20 27 26 39 130
6
48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%
7
4 6 8 9 11 38
6
7
4 6 8 9 11 38
7
4 6 8 9 11 38
8
10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%
9
37 39 49 50 67 242
2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67
Total IPK RataLulusan rata 8
10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%
IPK > 3.0 Jumlah % 6
Total IPK RataLulusan rata
10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%
IPK > 3.0 Jumlah %
48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%
IPK 2.5 - 3.0 Jumlah % 4
IPK > 3.0 Jumlah %
48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%
IPK 2.5 - 3.0 Jumlah %
40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%
3
15 13 14 15 17 74
IPK 2.5 - 3.0 Jumlah %
40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%
9
37 39 49 50 67 242
2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67
Total IPK RataLulusan rata 8
9
37 39 49 50 67 242
2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67
Isi Tabel2
Pengelompokan Data
Verifikasi Data
Pengumpulan Data
Kesimpulan : …………… …………… Tahun Lulus 1
Cek Konsistensi Data antar tabel
Analisa Masing2 Tabel - Performance : lihat trend - Profile : bandingkan dng standar
1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total
IPK < 2.5 Jumlah % 2
3
15 13 14 15 17 74
40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%
IPK 2.5 - 3.0 Jumlah % 4
5
18 20 27 26 39 130
48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%
IPK > 3.0 Jumlah % 6
7
4 6 8 9 11 38
10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%
Kesimpulan : …………… ……………
Total IPK RataLulusan rata 8
9
37 39 49 50 67 242
2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67
SWOT Analysis Tahun Lulus 1
1995/1996 1996/1997 1997/1998 1998/1999 1999/2000 Total
IPK < 2.5 Jumlah % 2
3
15 13 14 15 17 74
40.54% 33.33% 28.57% 30.00% 25.37% 30.58%
IPK 2.5 - 3.0 Jumlah % 4
5
18 20 27 26 39 130
48.65% 51.28% 55.10% 52.00% 58.21% 53.72%
IPK > 3.0 Jumlah % 6
7
4 6 8 9 11 38
10.81% 15.38% 16.33% 18.00% 16.42% 15.70%
Kesimpulan : …………… ……………
Kesimpulan : …………… ……………
Strength > Weaknesess Opportunities > Threats
Total IPK RataLulusan rata 8
9
37 39 49 50 67 242
2.58 2.67 2.70 2.70 2.67 2.67
SWOT Analysis
Strength ………… ………… Opportunities …………. ………….
Weaknesses ………… ………… Threats ………… …………
Strength < Weaknesess Opportunities < Threats
Ekspansi ?
Strategi Pengembangan
External data Internal data
Konsolidasi ?
SWOT Analysis Intern al ExternaFactors l Factors
Opportuniti es (O)
Strengths (S)
SO Strategies WO Strategies ----------------------------------------Use strengths to Offset -------weaknesses
Ekspansi take advantage of opportunities
Threats (T)
Weaknesses (W)
to take advantage of opportunities
ST Strategies WT Strategies --------------------------------------------------
Konsolidasi Min. weaknesses to avoid threats
Use strengths to avoid threats
KEADAAN YANG DIINGINKAN ??? Permasalahan keluhan jamaah haji terhadap pelayanan petugas haji yang belum memadai HARUS DIRUBAH menjadi pelayanan yang memadai dan memuaskan
Penyebab pelayanan haji yang kurang optimal disebabkan dari kurangnya koordinasi antar petugas kloter, yaitu :
1. Karena waktu
penyesuaian antar petugas kloter masih kurang/petugas kurang profesional 2. Sikap (attitude) dari petugas kloter kurang loyalitas, kurang dedikasi dan kurang tanggung jawab 3. Belum adanya Rencana Kerja Terpadu Kloter (PKT)
Jamaah Haji
20
Sasaran Yang Di Harapkan : terwujudnya pelayanan berstandart bagi 445 jamaah haji oleh 5 orang petugas kloter sejak di Embarkasi sampai kembali ketanah air selama 39 hari 21
Untuk tercapainya hal tersebut perlu tersusunnya PKT Kloter sebagai koordinasi antar petugas kloter dan terwujudnya kerjasama antar petugas kloter serta terciptanya kwalitas pelayanan petugas kloter yang memadai
Agar tujuan koordinasi lebih mantab dan memadai, maka perlu dirumuskan suatu PKT kloter di Embarkasi dengan kegiatan-kegiatan pemantapan organisasi kloter dengan penanggung jawab sebagai contoh : TPHI, TPIHI, TKHI, TPHD, TKHD, KAROM, KARU : untuk kegiatan pelayanan umum dan kesehatan serta masalah-masalah lain (+ 9 Paket) tergambar dalam lampiran matrik PKT SIADIBIDA pada contoh 1, paket kerja kloter pada contoh 2, paket kerja kloter penjadwalan pada contoh 3. 23
CONTOH MATRIK RINCIAN KERJA PELAYANAN IBADAH/KESEHATAN HAJI
TERWUJUDNYA KESEMPURNAAN HAJI BAGI 445 JAMAAH KLOTER MELALUI BIMBINGAN JEMAAH HAJI DAN PELAYANAN KESEHATAN SELAMA PERJALANAN KE TANAH SUCI DARI TGL ….s/d…. YANG MELAKSANAKAN OLEH PETUGAS KLOTER
MELAKSA NAKAN kegiatan umum BIMBINGAN JAMAAH & KESEHATA N SELAMA PERJALANA N KE TANAH SUCI DARI TGL …S/D …. YANG DILAKSANA KAN ADALAH
PAKET KERJA : PENGATURAN JAMAAH DARI MEKKAH KE ARMINA CONTOH PAKET 1
NO
1
URAIAN H-5 Sektor Berkoordinasi dengan Petugas Kloter
2 Survei ke ARMINA 3
PROSEDUR TETAP KOORDINASI Sektor korodinasi dengan Petugas Kloter, Karom dan Sektor pihak Maktab Petugas Sektor bersama maktab, petugas kloter dan karom Survei ke Armina
PETUGAS/ KETERANGAN KOORDINASI Ka Sektor TPHI/TPIHI Memantabkan 1 hari sebelum pelaksanaan Karom Armina Maktab Petugas Sektor/Petugas Kloter +Karom
Kerja sama Sektor dengan Mengecek bus yang disediakan (jumlah dan Sektor/TPHI/Karom ANTISIPASI MASALAH : Maktab fasilitas) oleh Maktab Jumlah dan fasilitas bus tidak sesuai Pengaturan jadwal pemberangkatan jamaah Sektor/TPHI/Karom 1 dengan yang ditentukan Jamaah pada berebut untuk berangkat 2 tahap I 3 Jamaah tertinggal bus 4 Bus terlambat datang Jamaah terpisah dari rombongannya atau 5 kloternya beda bus Kesalahan mencari 6 rombongan/kelompoknya waktu di Arafah dan Mina
5 Berangkat ke ARMINA
Petugas Kloter mensosialisasikan jadwal Petugas (hari,jam) saat akan berangkat ke ARMINA Kloter+Karom
Pemberangkatan jamaah dari Arafah ke Pergerakan dari Arafah ke 6 Muzdalifah dan Mina dengan System Mina Taraddudi (shulte bus) Pemberangkatan dari Mina ke Pemondokan Pemberangkatan dari Mina 7 sesuai dengan jadwal, baik nafar awal/nafar ke Pemondokan tsani
Pengawas transportasi/TPHI/Kar om Petugas Kloter
PENYELESAIAN MASALAH A Ketua Kloter berkoordinasi dengan Maktab B Petugas Kloter mengatur pembagian trip I, trip II, dst C Petugas menghubungi maktab D Menghubungi pihak Maktab E Jamaah yang sakit di tandu dibawa ke BPHI F Jemaah sesat diantar jalan kaki G Bersama petugas diantar ke tempat tujuan (tim membawa Peta ARMINA) H Jamaah tersebut segera diantar ke Pemondokan/maktabnya I
Diantar menggunakan roda dua atau kalau perlu diantar dengan jalan kaki
J
Jemaah ditandu dan dibawa ke BPHI
Kesulitan bagi petugas haji dalam melaksanakan tugas pelayanan sehingga berpredikat berhasil karena adanya kendala yang dihadapi dikloter sangat komplek kendatipun upaya yang harus dilaksanakan kelihatannya sangat simpel untuk diucapkan yaitu : 1.Pelayanan Umum 2.Pelayanan Ibadah 3.Pelayanan Kesehatan
Akan tetapi kenyataannya dalam kegiatan pelaksanaan akan dihadapi beberapa faktor :
1.Tinggi Pendidikan, pengetahuan dan pengalaman dari individu jemaah haji yang heterogen 2.Mobilisasi jemaah yang singkat sejak dari daerah, di Arab Saudi (Mekkah, Madinah, Jeddah, Armina) sampai kembali ke tanah air 3.Keinginan manusia yang selalu berubah-ubah dan tidak ada puasnya.
Untuk meraih keberhasilan yang memuaskan dalam pelayanan jamaah haji kloter tidak ada lain pilihan kecuali menggunakan suatu alternatif satu-satunya pada saat ini ialah Menajemen Pola Kerja Terpadu (PKT) karena dalam PKT tersebut telah terhimpun seluruh unsur administrasi dan manajemen sehingga menggunakan PKT sebagai alat kerja sehari-hari dapat meningkatkan kepemimpinan, pembimbing kerja, kesatuan tujuan, penjadwalan, keterbukaan, pengawasan yang pada gilirannya akan tercapao asil akhir keberhasilan pelayanan petugas untuk jemah haji kloter.
Pada akhirnya setelah melalui kurun waktu bertahun-tahun dalam melaksanakan proyek nasional pengurusan pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji Indonesia oleh Pemerintah setelah melalui berbagai sistem pelayanan disimpulkan bahwa alat satusatunya yang dianggap tepat pada saat ini dalam mengatasi keluhan minor dari jemaah haji kloter dalam menilai pelayanan petugaspetugas haji adalah Sistem Manejeman Pola Kerja Terpadu (PKT)
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
