POKYNY K VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY projektu financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.3B platnost od 15

POKYNY K VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY projektu financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.3B platnost od 15. září 2011

OBSAH Způsob předkládání Monitorovací zprávy ..................................................................................... 1 Vyplnění Monitorovací zprávy ....................................................................................................... 4 I. Údaje o projektu a příjemci .................................................................................................................... 4 II. Realizace projektu................................................................................................................................. 4 III. monitorovací ukazatele ........................................................................................................................ 5 IV. Publicita ............................................................................................................................................... 5 V. změny v Zadávacích řízeních v rámci monitorovacího období ............................................................ 6 VI. Přehled provedených kontrol ............................................................................................................... 6 VII. Nepodstatné změny projektu .............................................................................................................. 7 VIII. Financování projektu ......................................................................................................................... 7 přílohy monitorovací zprávy ...................................................................................................................... 9 Čestné prohlášení příjemce ...................................................................................................................... 9

Přílohy monitorovací zprávy........................................................................................................ 10

1 Monitorovací ukazatele ........................................................................................................................ 10 2 Přehled uzavřených zadávacích řízení ................................................................................................ 16 4 Přehled nákladů projektu ..................................................................................................................... 18 5 Soupiska účetních dokladů .................................................................................................................. 19 5A Rozpis mzdových výdajů ................................................................................................................... 21 5B Rozpis cestovních náhrad ................................................................................................................. 23 6 Kopie účetních dokladů ........................................................................................................................ 24 7 Výpis z bankovního účtu ...................................................................................................................... 31 8 Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování monitorovací zprávy ......................................... 32 9 Přepracovaný rozpočet ........................................................................................................................ 33 10 Přepracovaný harmonogram ............................................................................................................. 34 11 Souhrnná informace o realizovaném projektu ................................................................................... 35

Napravování nedostatků Monitorovací zprávy ............................................................................ 37

ZPŮSOB PŘEDKLÁDÁNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY Monitorovací zpráva se předkládá v předepsaném formátu 1x ve formě tištěné a 1x ve formě elektronické na CD. Přílohy monitorovací zprávy se předkládají v předepsaném formátu vždy 1x ve formě tištěné a tam, kde je to vhodné i 1x ve formě elektronické na CD tak, jak je uvedeno v následující tabulce. Dokument

tištěná forma

elektronická forma na Závazná přiloženém CD podoba

Nezbytný podpis

Monitorovací zpráva

1x originál

ve formátu DOC/DOCX ANO

ANO

1

Monitorovací ukazatele

1x originál z Benefit7

ANO

NE

2

Přehled uzavřených zadávacích řízení

vygenerovaná z Benefit7 ve formátu PDF

1x originál

ve formátu XLS/XLSX

ANO

NE

Verze 1.3B, platnost od 15. září 2011

1 / 38

Dokument

tištěná forma

elektronická forma na Závazná přiloženém CD podoba

Nezbytný podpis

3

-

-

-

-

-

4

Přehled nákladů projektu

1x originál


ANO

NE

5

Soupiska účetních dokladů 1x originál


ANO (2 osoby)

5A

Rozpis mzdových výdajů

1x originál


5B

Rozpis cestovních náhrad

1x originál


6

Kopie účetních dokladů

1x prostá kopie

ne

7

Výpis z bankovního účtu

1x prostá kopie

ne

NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah NE jen obsah

1x originál

ano (scan)

ANO

NE

1x originál


ANO

NE

1x originál


NE

1x originál


NE

8 9 10 11

Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování monitorovací zprávy OPPA Přepracovaný rozpočet projektu Přepracovaný harmonogram projektu Souhrnná informace o realizovaném projektu

ANO ANO NE NE

Monitorovací zprávu a přílohu č. 5 musí podepsat statutární zástupce uvedený v grantové smlouvě. Pokud zprávu podepisuje oprávněná osoba, musí být přiloženo pověření od statutárního zástupce uvedeného v grantové smlouvě. (V případě, že pověření bude platné pro celou dobu realizace projektu, stačí ho doložit pouze jednou; pokud bylo již předloženo současně s projektovou žádostí OPPA (nebo následně), není nutné jej ke zprávě dokládat, pouze se toto uvede do poznámky pod tabulkou, ve které je prostor pro podpis monitorovací zprávy). Přílohu č. 5 musí kromě statutárního zástupce/oprávněné osoby podepsat také osoba odpovědná za zaúčtování. Podpis osoby odpovědné za zaúčtování musí být také na příloze č. 5B. Správnost přílohy č. 5A musí svým podpisem potvrdit mzdová(ý) účetní. Přehled podpisů všech osob, které stvrzují jakoukoli přílohu monitorovací zprávy i text zprávy jako takové, jsou obsahem přílohy č. 8. Tuto přílohu postačuje předložit pouze jednou. Nové předložení je třeba pouze v případě, že dojde ke změnám v tom, kdo je oprávněn jednotlivé součásti zprávy, resp. její přílohy podepisovat. V takovém případě stačí předložit vzor podpisu jenom pro funkci, u které došlo ke změně; není třeba předložit kompletní seznam a podpisy všech osob. Listy monitorovací zprávy by měly být spolu pevně spojeny, obdobně doporučujeme spojit listy jednotlivých příloh. Zprávu společně s přílohami předkládejte v kompaktní formě tak, aby všechny části monitorovací zprávy spolu s přílohami tvořily jeden celek (např. jednotlivé části vložené do samostatných částí spojených desek apod.) umožňující přístup ke všem listům. Monitorovací zpráva včetně příloh se odevzdává pracovníkům oddělení Evropského sociálního fondu odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy osobně na adrese Jungmannova 29 (Škodův palác), Praha 1. Zprávu odevzdávejte příslušným pracovníkům podle prioritních os, podle toho, v rámci které byl projekt sekce Kontakty: přímý odkaz: podpořen (viz webové stránky www.oppa.cz www.prahafondy.eu/cz/kontakty.html) v návštěvních dnech Magistrátu hl. m. Prahy nebo v jiném termínu na základě předchozí domluvy. Monitorovací zprávu je nutno doručit do konce prvního měsíce následujícího po ukončení monitorovaného období, závěrečnou monitorovací zprávu musí příjemce předložit do konce druhého měsíce následujícího po ukončení realizace projektu.


2 / 38

Ve výjimečných případech je možné monitorovací zprávu spolu s přílohami zaslat poštou na adresu: Magistrát hl. m. Prahy, odbor FEU, oddělení ESF k rukám (napište příslušného kontaktního pracovníka podle opatření) Jungmannova 29 110 01 Praha 1 Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení zprávy je datum podání zásilky na poště.


3 / 38

VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY I. ÚDAJE O PROJEKTU A PŘÍJEMCI

Registrační číslo projektu Uveďte číslo, které Váš projekt získal během registrace projektových žádostí. Toto číslo naleznete např. na formuláři B1 Potvrzení o převzetí projektové žádosti nebo v grantové smlouvě. Název projektu Uveďte název projektu tak, jak je uveden v grantové smlouvě. Příjemce Uveďte název příjemce podpory z OPPA tak, jak je uveden v grantové smlouvě (pokud nedošlo k oficiální změně názvu subjektu příjemce). Typ zprávy Zaškrtněte typ předkládané zprávy – řádná, pokud se jedná o pravidelnou zprávu předkládanou za monitorovací období; mimořádná, pokud se jedná o zprávu předkládanou mimo stanovený harmonogram předkládání monitorovacích zpráv; závěrečná, pokud se jedná o závěrečnou monitorovací zprávu projektu. Datum vypracování zprávy Uveďte datum, kdy bylo ukončeno zpracování monitorovací zprávy. Monitorované období Uveďte data, která ohraničují období, ke kterému se vztahuje předkládaná monitorovací zpráva. Obecně platí, že monitorovací období pokrývá 6 měsíců realizace projektu; např. 1. 1. 2009 – 30. 6. 2009. Pořadové číslo zprávy Uveďte pořadové číslo předkládané monitorovací zprávy, monitorovací zprávy číslujte postupně od 1. Zhotovitel zprávy Uveďte jméno, příjmení, telefon a email osoby, která zprávu zpracovala a je schopna zodpovědět případné dotazy či poskytnout požadovaná doplnění. Datum zahájení realizace projektu Uveďte datum zahájení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě. Datum ukončení realizace projektu Uveďte datum ukončení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě případně změněné datum ukončení realizace, které schválilo hl. m. Praha jakožto podstatnou změnu realizace projektu.

II. REALIZACE PROJEKTU II.1 Realizované klíčové aktivity

Uveďte aktivity realizované v monitorovacím období, ke které se monitorovací zpráva vztahuje. Ke každé realizované aktivitě má ve zprávě být samostatná tabulka, proto v případě potřeby do monitorovací zprávy nakopírujte další tabulky pro popis realizovaných aktivit. Číslo aktivity Uveďte číslo klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Název klíčové aktivity Uveďte název klíčové aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě. Období realizace aktivity Uveďte celé předpokládané období realizace aktivity podle schválené projektové žádosti ve znění změn uvedených v grantové smlouvě, nikoli pouze období v rámci měsíců, k nimž se zpráva vztahuje.


4 / 38

V případě, že došlo ke změně termínů realizace aktivit oproti grantové smlouvě, podrobně v části Podrobný popis realizace klíčové aktivity popište důvody této změny a uveďte upravené období realizace aktivity. Podrobný popis realizace klíčové aktivity Podrobně popište postup realizace klíčové aktivity v rámci období, k němuž se monitorovací zpráva vztahuje, s ohledem na prováděné činnosti, zapojenou cílovou skupinu, vstupy realizačního týmu, vazbu k rozpočtu projektu apod. Odchylky od původně plánovaného postupu realizace klíčové aktivity uveďte do části VIII. Nepodstatné změny projektu, v případě, že došlo ke změně harmonogramu, také k monitorovací zprávě přiložte přílohu č. 10. Podrobnosti o výstupech klíčové aktivity Uveďte, které z naplánovaných výstupů klíčové aktivity (dle grantové smlouvy) už se podařilo zajistit, případně jaké výstupy nad rámec těch, které byly plánovány, realizace klíčové aktivity přinesla.

II.2 Další informace o průběhu realizace projektu

Podrobně popište další skutečnosti týkající se realizace projektu, např. úpravy postupu realizace klíčových aktivit v následujícím období, kroky realizace projektu, které nejsou zahrnuty v klíčových aktivitách apod.

II.3 Problémy při realizaci projektu

Popis problémů spojených s realizací projektu, které mají vliv na plnění jeho cílů Popište problémy při realizaci projektu. Příklady jsou např. situace: cílová skupina o nabízené aktivity projevuje menší zájem, než jaký jste očekávali / neprojevuje žádný zájem; problémy se získáváním osobních údajů od cílové skupiny; výpověď / neprodloužení nájemní smlouvy na prostory, kde probíhá realizace projektu; partnerská organizace neplní závazky vyplývající ze smlouvy apod. Popis opatření na odstranění těchto problémů Popište opatření, která jste přijali / přijmete pro řešení problémů spojených s realizací projektu.

III. MONITOROVACÍ UKAZATELE

Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů se vykazují pomocí aplikace Benefit7, podrobnosti jsou obsaženy v příloze č. 1 monitorovací zprávy. Zdroje dat pro monitorovací ukazatele Uveďte zdroje dat a nástroje, které používáte v rámci projektu pro sledování monitorovacích ukazatelů. Charakterizujte dokumentaci, kterou uchováváte pro prokázání dosažení uváděných hodnot ukazatelů. Metodika výpočtu dosažených hodnot jednotlivých monitorovacích ukazatelů Vysvětlete, co konkrétně v kontextu vašeho projektu rozumíte pod označením „úspěšně podpořená osoba“ a pod označením „produkt“. Popište, jakým způsobem jste došli k hodnotám monitorovacích ukazatelů, které vykazujete v příloze č. 1 monitorovací zprávy. V případě, že některý z požadovaných ukazatelů není vykazován, podrobně popište důvody, které brání sledování těchto ukazatelů.

IV. PUBLICITA

Popis zajištění publicity a informování o projektu Popište, jakým způsobem o projektu v daném období informujete cílovou skupinu projektu a širokou veřejnost. Je nezbytné potvrdit, že při propagaci projektu jsou dodržována pravidla pro publicitu projektu uvedená v Projektové příručce OPPA. Doporučujeme dále uvést počet článků o projektu uveřejněných v daném období (včetně periodika a termínu publikování), počet tiskových zpráv, konferencí apod.


5 / 38

V. ZMĚNY V ZADÁVACÍCH ŘÍZENÍCH V RÁMCI MONITOROVACÍHO OBDOBÍ

V této části se uvádí vše, co se v projektu během monitorovacího období stalo v oblasti zadávacích řízení. Jedná se zejména o seznam zadávacích řízení, která byla vyhlášená (a případně už také ukončena či zrušena) během monitorovacího období, ke kterému se zpráva vztahuje, a přehled nových dodatků k uzavřeným smlouvám s dodavateli vybranými na základě uskutečněných zadávacích řízení. Ukončeným zadávacím řízením se rozumí zadávací řízení, kde už došlo k podpisu smlouvy s dodavatelem nebo řízení, které bylo zrušeno zadavatelem. Přehled všech uzavřených zadávacích řízení v rámci projektu je obsažen v příloze č. 2 monitorovací zprávy. Název zadávacího řízení Uveďte název zadávacího řízení. Uvádějte informace o zadávacích řízeních,  která byla vyhlášená anebo uzavřená během monitorovacího období, ke kterému se tato zpráva vztahuje,  u kterých došlo v monitorovacím období, ke kterému se tato zpráva vztahuje, k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem. Do seznamu uvádějte i výběrová řízení, která byla zrušena bez ohledu na důvod tohoto zrušení. Není nutné popisovat detailně předmět zakázky, protože hl. m. Praha má přístup k zadávacím podmínkám každého vyhlášeného výběrového řízení díky povinnosti zveřejnit je na www.oppa.cz. Ke každému uzavřenému zadávacímu řízení je nutné písemně (tj. ve formě kopie včetně podpisů) předložit zápis o posouzení a hodnocení nabídek, kopii nabídky předložené dodavatelem, s nímž byla uzavřena smlouva, a také kopii smlouvy uzavřené s dodavatelem. Pokud došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem, je nutné předložit kopii tohoto dodatku. Pokud jste kopie zápisu, smlouvy, vítězné nabídky či dodatku předložili hlavnímu městu Praze už před předložením dané monitorovací zprávy (např. u příležitosti předložení zprávy o zahájení realizace projektu), není třeba kopie předkládat znovu; v tomto případě postačuje zapsat dané zadávací řízení do tabulky „Zadávací řízení“ ve formuláři monitorovací zprávy a do přílohy č. 2 monitorovací zprávy. Uzavřeno V případě, že zadávací řízení již bylo uzavřeno (tj. byla podepsána smlouva s dodavatelem), uveďte ANO, pokud zadávací řízení stále probíhá, uveďte NE, pokud bylo zadávací řízení zrušeno vyhlašovatelem, uveďte ZRUŠENO. Byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem Uveďte ANO, pokud v daném monitorovacím období došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem. V opačném případě uveďte NE. Poznámky Pokud se vyskytly nějaké problémy či jiné relevantní informace týkající se zadávacích řízení, uveďte je zde.

VI. PŘEHLED PROVEDENÝCH KONTROL

Uvádějte informace o všech kontrolách projektu provedených v průběhu monitorovaného období, za které je předkládána tato monitorovací zpráva, a to provedených všemi subjekty oprávněnými ke kontrole, tj. včetně kontrol provedených hl. m. Prahou. Název subjektu, který provedl kontrolu Uveďte přesný název subjektu, který kontrolu provedl. Datum kontroly Uveďte datum, kdy byla kontrola zahájena. Uvádějte datum podle protokolu o výsledku kontroly. Pokud kontrola ještě nebyla ukončena, uveďte tuto skutečnost do poznámky. Závěry kontroly Uveďte zjištění z kontroly, pokud kontrola ještě nebyla ukončena, uveďte tuto skutečnost do poznámky.


6 / 38

Nápravná opatření splněna Uveďte, zda nápravná opatření byla splněna (ANO), nebyla splněna (NE, důvody uveďte do poznámky), anebo nebyla uložena (NEBYLA ULOŽENA). Poznámky Uveďte případné další informace vztahující se k provedeným kontrolám, např. informaci o tom, že kontrola dosud probíhá, informaci o průběhu plnění nápravných opatření apod.

VII. NEPODSTATNÉ ZMĚNY PROJEKTU

Formální změny ve sledovaném období Uveďte formální změny projektu jako jsou např. změna adresy pro doručení, změna statutárních zástupců, změna kontaktní osoby, změny smluv s partnery apod. Věcné změny ve sledovaném období Uveďte věcné změny projektu a také odůvodnění, proč jste je potřebovali provést. Tyto změny – aby měly charakter nepodstatných změn – nesmějí mít vliv na charakter projektu a dosažení cílů, jedná se např. o změny harmonogramu realizace, změny realizačního týmu (rozdělení, slučování pozic) apod. Pokud se jedná o změny v harmonogramu, je nutno přiložit přepracovaný harmonogram jako přílohu č. 10 monitorovací zprávy. Odůvodnění změn rozpočtu ve sledovaném období Zdůvodněte změny rozpočtu ve sledovaném období, které jste zaznamenali do přílohy č. 9 monitorovací zprávy. (ta je povinnou přílohou, pokud k úpravě rozpočtu došlo.) Aby změny rozpočtu mohly být považovány za nepodstatné, nesmí v souhrnu přesáhnout 20 % celkových přímých nákladů projektu.

VIII. FINANCOVÁNÍ PROJEKTU VIII.1 Aktuálně prokazované náklady

Podrobnosti o nákladech, jejichž vznik prokazujete v rámci této zprávy, uveďte do přílohy č. 4 monitorovací zprávy. 1. Aktuálně prokazované přímé náklady bez křížového financování (v Kč) Uveďte součet všech přímých nákladů projektu, které prokazuje v rámci této zprávy mimo kapitolu Křížové financování. Jedná se o součet nákladů v rámci kapitol č. 1 až 5 rozpočtu projektu. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku „ 7 - Celkové přímé náklady projektu bez křížového financování“ ve sloupci „Aktuálně prokazované náklady v Kč“. Časově by se mělo jednat zejména o náklady vzniklé během daného monitorovaného období (přičemž s výjimkou odpisů musí být do konce monitorovacího období provedena úhrada těchto závazků). Je ovšem možné zařadit i náklad vzniklý v předchozích monitorovacích obdobích projektu. Tato situace přichází v úvahu, když např. příjemce má až nyní k dispozici dokumentaci k nákladu, a proto jej nemohl zařadit do předchozí monitorovací zprávy. Do prokazovaných nákladů ovšem nesmí byt zařazeny náklady vzniklé až po ukončení monitorovacího období, k němuž se daná monitorovací zpráva vztahuje. 2. Procento nepřímých nákladů dle grantové smlouvy Uveďte podíl nepřímých nákladů, které dle pravidel OPPA odpovídá vašemu projektu. Procento je uvedeno v grantové smlouvě v článku IV. 3. Částka nepřímých nákladů odpovídající aktuálně prokazovaným přímým nákladům bez křížového financování (v Kč) Uveďte částku nepřímých nákladů projektu vycházející z aktuálně prokazovaných přímých nákladů projektu bez křížového financování. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku „ 8 – Nepřímé náklady“ ve sloupci „Aktuálně prokazované náklady v Kč“; jedná se o výsledek násobení částky „Aktuálně prokazované přímé náklady bez křížového financování“ a procenta platného pro nepřímé náklady ve vašem projektu. 4. Aktuálně prokazované náklady v rámci křížového financování (v Kč) Uveďte součet všech nákladů na křížové financování, které prokazuje v rámci této zprávy. Jedná se o součet nákladů v rámci kapitoly č. 6 rozpočtu projektu. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku „ 9 – Křížové financování“ ve sloupci „Aktuálně prokazované náklady v Kč“.


7 / 38

5. Celkem - aktuálně prokazované náklady (včetně odpovídající částky nepřímých nákladů (v Kč) Uveďte součet částek uvedených v řádcích 1., 3. a 4. v tabulce. V příloze č. 4 je tento údaj uveden v řádku „ 10 – Celkové náklady projektu“ ve sloupci „Aktuálně prokazované náklady v Kč“.

VIII.2 Příjmy projektu

6. Aktuálně prokazované příjmy (v Kč) Povinností je přiznat a doložit veškeré příjmy projektu v nejbližší monitorovací zprávě po jejich vzniku. Pro projekty podpořené v režimu veřejné podpory nebo podpory de minimis tato povinnost platí pro veškeré příjmy vzniklé od 1. ledna 2010 dále. Příjmy projektu jsou průběžně zapojovány do financování projektu. Zdroj příjmů projektu Popište zdroj příjmů projektu. Jedná se např. o  příjmy za poskytované služby, které jsou i jen částečně financované v rámci projektu (konferenční poplatky, poplatky za školení apod.);  příjmy z pronájmu prostor, zařízení, software atd. financovaných v rámci projektu atd. Příjmem projektu jsou také vlastní zdroje partnera či dalšího subjektu zapojeného do realizace projektu (např. jako zaměstnavatel školených osob), kterými spolufinancuje projektové činnosti z důvodu aplikace některé z blokových výjimek ze zákazu veřejné podpory. 6B. Pouze pro závěrečnou MZ: Příjmy projektu celkem (za celou dobu realizace), maximálně však ve výši výdajů, jež má na základě závěrečného vyúčtování hradit příjemce z vlastních zdrojů Řádek vyplňujte pouze v závěrečné monitorovací zprávě. Uveďte částku příjmů projektu (tj. příjmů schválených v předchozích monitorovacích zprávách a aktuálně prokazovaných příjmů), ovšem maximálně ve výši rovnající se částce vlastního financování celkových způsobilých nákladů projektu příjemcem. Převyšují-li příjmy celkový vklad příjemce do financování způsobilých nákladů, uveďte výši tohoto vkladu a příjmy nad tuto sumu zanedbejte. Pro projekty bez zapojení soukromého spolufinancování bude uvedena 0. Tento řádek bude obsahovat tu částku příjmů, která nemá být započítána do zdrojů financování projektu (protože se jedná o příjmy, jež financují vlastní vklad příjemce do projektu). Částka uvedená v tomto poli se v dalším výpočtu připočítá k výdajům, jež nejsou kryty příjmy projektu.

VIII.3 Náklady projektu po zohlednění příjmů

7. Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu (v Kč) Uveďte rozdíl mezi částkou v řádku 5. (Celkem - aktuálně prokazované náklady) a částkou v řádku 6. (Aktuálně prokazované příjmy) a pro závěrečnou monitorovací zprávu přičtěte částku v řádku 6B..

VIII.4 Vlastní zdroje příjemce zapojené do financování projektu

8. Procento podílu vlastního podílu na financování projektu Uveďte podíl, jakým se příjemce v grantové smlouvě zavázal pokrýt z vlastních zdrojů náklady projektu. 9. Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají vlastnímu podílu příjemce na financování projektu (v Kč) Uveďte částku nákladů projektu krytých vlastními zdroji vycházející z celkových aktuálně prokazovaných nákladů projektu případně ponížených o příjmy projektu. Částku získáte vynásobením částky z řádku 7. (Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu) a procenta v řádku 8.

VIII.5 Podpora z OPPA jako zdroj financování projektu

10. Procento podílu podpory z OPPA na financování projektu Uveďte podíl, jakým mají být dle grantové smlouvy náklady projektu kryty z podpory z OPPA. 11. Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají podílu podpory z OPPA na financování projektu (v Kč) Uveďte částku nákladů projektu krytých podporou z OPPA vycházející z celkových aktuálně prokazovaných nákladů projektu ponížených o příjmy projektu. Částku získáte vynásobením částky z řádku 7. (Aktuálně prokazované náklady, které nejsou kryty příjmy projektu) a procenta v řádku 10. Verze 1.3B, platnost od 15. září 2011

8 / 38

VIII.6 Požadavek na další splátku podpory z OPPA

12. Požadováno na základě prokázaných nákladů (v Kč) Vyplňte částku z řádku 11 (Aktuální částka nákladů nekrytých příjmy projektu, které odpovídají podílu podpory z OPPA na financování projektu (v Kč); výjimku představují případy, kdy projekt formou záloh už získal částku, jež by v součtu s částkou z řádku 11. přesáhla celkovou podporu z OPPA dle grantové smlouvy. V takovém případě uveďte částku dle situace svého projektu, maximálně ovšem tak, aby její součet s celkově poskytnutými platbami ve prospěch projektu nepřesáhovat celkovou podporu uvedenou v grantové smlouvě. (Základním pravidlem je, že platby z OPPA poukazované příjemci na základě schválení monitorovací zprávy dosahují maximálně částky, kterou příjemce doloží v rámci dané monitorovací zprávy jakožto uskutečněné způsobilé náklady projektu připadající na podíl krytý podporou z OPPA a kterou hl. m. Praha schválí. Teprve v závěru realizace projektu nastává situace, kdy splátka nenavazuje na uskutečněné způsobilé náklady projektu připadající na podíl krytý podporou z OPPA.) 13. Požadováno nad rámec prokázaných nákladů (v Kč) Pravidla OPPA umožňují výjimečně poskytnout zálohovou platbu vyšší, než by odpovídalo objemu prokázaných způsobilých nákladů projektu. Výjimku je možné využít jen při nedostatku prostředků (doložitelného např. prostřednictvím porovnání předpokládaných nákladů v rámci příslušného monitorovacího období a zůstatku poskytnuté podpory). Uveďte, kolik prostředků žádáte nad rámec standardní splátky podpory. Odůvodnění požadavku nad rámec prokázaných nákladů Pokud žádáte o poskytnutí splátky podpory v částce vyšší, než by odpovídala objemu prokázaných způsobilých nákladů projektu, musíte svůj požadavek podrobně zdůvodnit. Uveďte zdůvodnění vycházející z porovnání předpokládaných nákladů v nejbližším období a částky podpory, kterou mají realizátoři k dispozici. 14. Požadováno celkem (v Kč) Uveďte součet částek z řádku 12. (Požadováno na základě prokázaných nákladů (v Kč) řádku 13. (Požadováno nad rámec prokázaných nákladů (v Kč).

PŘÍLOHY MONITOROVACÍ ZPRÁVY

V tabulce u každé přílohy ve sloupci „Přiloženo“ uveďte ANO, pokud je daná příloha součástí předkládané monitorovací zprávy, nebo NE, pokud přílohu v rámci dané zprávy nepředkládáte. Veškeré přílohy, které jsou vyžadovány elektronicky (viz úvod těchto Pokynů), nahrajte na CD, jež budete předkládat spolu s tištěnou verzí monitorovací zprávy.

ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ PŘÍJEMCE

Kromě prohlášení o pravdivosti údajů obsažených ve zprávě, prohlášení o bezdlužnosti, prohlášení o dodržování pravidel veřejné podpory a zadávání veřejných zakázek je zahrnut také bod 2, ve kterém příjemce prohlašuje, že realizace projektu odpovídá grantové smlouvě. Upozorňujeme, že dodržování grantové smlouvy znamená postupovat v souladu se schválenou projektovou žádostí a zejména také s aktuálně platnou Projektovou příručkou OPPA. Upozorňujeme, že podpisem prohlášení o postupu v souladu s Projektovou příručkou je příjemcem potvrzeno, že - v případě, kde je to relevantní: a) předmět pronájmu nebo leasingu využívá výhradně pro potřeby projektu nebo na základě zvolené metodiky výpočtu zahrnuje do nákladů projektu jen poměrnou část nákladů; b) majetek, na jehož amortizaci jsou využity prostředky z projektu OPPA, nebyl financován za přispění státní dotace nebo podpory ES. Pro potřeby uznatelnosti DPH musí příjemce vybrat jeden z bodů 14. či 15. čestného prohlášení podle toho, zda je plátcem či neplátcem DPH. Nehodící se bod vymažte. Upozorňujeme, že plátci DPH si mohou do nákladů zařadit zaplacené DPH jen v případě, že nemají nárok požádat příslušný finanční úřad o jeho odpočet. Podpisem prohlášení tak stvrzují, že DPH zařazené do nákladů projektu za dané monitorované období nemohou uplatnit u finančního úřadu.


9 / 38

PŘÍLOHY MONITOROVACÍ ZPRÁVY 1 Monitorovací ukazatele

Monitorovací ukazatele se vykazují pomocí počítačového programu Benefit7. Sestava vygenerovaná z programu Benefit7 tvoří přílohu č. 1 monitorovací zprávy. Při vyplňování ukazatelů je nutno postupovat podle Metodického pokynu pro vykazování monitorovacích ukazatelů OPPA, který je k dispozici na www.oppa.cz. Program Benefit7 je k dispozici na stránkách www.eu-zadost.cz a data se do něj vkládají on-line. Monitorovací ukazatele se vyplňují vždy ve vazbě na konkrétní finálně uloženou projektovou žádost, která je v Benefitu7 k dispozici. Přístup k jednotlivým žádostem mají ti uživatelé Benefitu7, kteří se schválenou žádostí pracovali během její přípravy. Práva přístupu k projektu v systému Benefit7 přiděluje dalším osobám „vlastník“ tohoto projektu (kdo má práva „vlastníka“ lze dohledat kliknutím na tlačítko „přístup k žádosti“). Pokud někdo není v systému Benefit7 vůbec registrován jako uživatel, nelze mu přidělit právo nějakou žádost editovat či prohlížet (registraci lze provést na adrese www.eu-zadost.cz). Platí ovšem, že registrace i přihlášení jsou platné pro všechny operační programy v ČR, které využívají programu Benefit7, nejedná se o specifikum OPPA. Přihlášení Do aplikace je potřeba se přihlásit na stránkách www.eu-zadost.cz. Přihlašovací jméno a heslo je stejné jako k vaší projektové žádosti. Problémy s přihlášením V případě, že si nepamatujete přihlašovací jméno (tj. email zadaný při první registraci na www.eu-zadost.cz), kontaktujte hlavní město Praha elektronicky na emailové adrese [email protected]; do emailové zprávy uveďte registrační číslo a název projektu, o který se jedná. V případě, že si nemůžete vzpomenout na své přístupové heslo, použijte formulář na stránkách www.eu-zadost.cz pro reset hesla. Nové heslo vám systém zašle na číslo mobilního telefonu, který jste zadali při své registraci (jakožto uživatele) do systému Benefit7:

V případě, že projektovou žádost pro vaši organizaci zpracoval někdo externě, nebo v případě, že zaměstnanec, který žádost do systému zadal, už ve vaší organizaci nepracuje, kontaktujte hlavní město Prahu elektronicky na emailové [email protected]. Pozor: Žádost o zřízení nového přístupu k vaší projektové žádosti v systému Benefit7 bude schválena pouze, když o ni požádá kontaktní osoba projektu. Do emailu je potřeba uvést registrační číslo a název projektu a přihlašovací jméno (resp. email, pod kterým je provedena registrace na www.eu-zadost.cz) osoby, jež má mít k datům v Benefitu7 přístup.


10 / 38

Úvodní obrazovka Konto žádostí (seznam vašich předložených i připravovaných žádostí v rámci všech operačních programů využívajících systém Benefit7) Po přihlášení se vám objeví úvodní obrazovka s přehledem žádostí. Zde je, pro potřeby vyplnění ukazatelů, nutné zvolit příslušnou projektovou žádost, pro kterou chcete vyplnit „Přehled ukazatelů“. Výběr provedete kliknutím na příslušnou projektovou žádost v seznamu všech vašich žádosti.

Navigace na Přehled ukazatelů Po přepnutí okna na detaily vybrané projektové žádosti zvolte vlevo ve sloupci menu položku „Přehled ukazatelů“.

Objeví se vám obrazovka v pravé části okna označená jako „Výběr monitorovací zprávy“. Tato obrazovka obsahuje seznam všech vytvořených Přehledů ukazatelů za daný projekt. (Protože Přehled ukazatelů je vždy součástí konkrétní monitorovací zprávy, je okno označeno jako „Výběr monitorovací zprávy“.)

Založení nového přehledu ukazatelů

1.


2.

11 / 38

V okně „Výběr monitorovací zprávy“ je třeba: 1. Založit nový přehled ukazatelů. Vznikne poté, co kliknete na položku „Nový přehled ukazatelů“ vlevo ve sloupci menu. Vytvoří se nový řádek v seznamu. 2. Nově vytvořený řádek vyberte (pro další editaci) ze seznamu kliknutím. V obrázku nad tímto textem je číselně naznačeno pořadí kroků v okně „Výběr monitorovací zprávy; číslice 1 označuje pole „Nový přehled ukazatelů“, číslice 2 značí kliknutí na nově založený řádek v seznamu.)

Načtení identifikačních údajů do Přehledu ukazatelů

V nově založeném Přehledu ukazatelů je nejprve nutné načíst data ze systému Monit7+ stiskem tlačítka „Načíst data z Monit7+. O úspěšnosti kroku vás bude systém informovat informačním oknem s hlášením, zda vše proběhlo v pořádku či je nějaký problém.

Kliknutím na tlačítko „Zpět“ se dostanete zpátky do okna pro editaci Přehledu ukazatelů. Následně vyberte vlevo ve sloupci menu položku „Monitorovací ukazatele“.

Vyplnění hodnot monitorovacích ukazatelů Dosažené hodnoty ke všem sledovaným monitorovacím ukazatelům se zapisují v okně „Monitorovací ukazatele“. V tabulce se seznamem všech ukazatelů – včetně podrobného členění – je potřeba každý ukazatel jednotlivě vybrat kliknutím na příslušný řádek(1) a pod tabulkou vyplnit dosaženou hodnotu k danému ukazateli (2) a následně záznam pokaždé uložit (3). V monitorovací zprávě se uvádí kumulovaná hodnota ukazatele od začátku projektu ke konci období, ke kterému se monitorovací zpráva vztahuje. (Toto neplatí pouze pro ukazatel „Počet účastníků za rok“, který se vykazuje pouze za dané monitorovací období). Pokud daný ukazatel není v projektu sledován, je potřeba vyplnit nulovou hodnotu.


12 / 38

Protože počet položek ukazatelů neumožňuje zobrazení všech ukazatelů najednou, budete potřebovat přejít na další stranu seznamu ukazatelů pomocí ikonky dvojitých šipek v posledním (modře podbarveném) řádku tabulky.

1

2 3

Finalizace dat Finalizací se rozumí uzamčení „Přehledu ukazatelů“ a přenos dat do informačního systému hlavního města Prahy. Poté, co údaje finalizujete, už je nelze editovat. Před samotnou finalizací proto důkladně zkontrolujte zadané hodnoty. (Tiskovou sestavu lze generovat kdykoli i v průběhu vyplňování dat.) Před provedením finalizace lze pomocí tlačítka „Kontrola“ otestovat, zda jste při vyplňování neudělali nějakou chybu, neopomněli vyplnit nějaký povinný údaj apod. Pokud výsledkem testovací kontroly je, že je vše v pořádku, znamená to, že data půjde bez problému finalizovat. V opačném případě systém zobrazí chybové hlášení a před finalizací je potřeba chybějící údaje doplnit.


13 / 38

Po vyplnění a kontrole všech potřebných hodnot je nutné „Přehled ukazatelů“ finalizovat. V levém menu zvolte položku „Finalizace“, pokud chcete opravdu finalizovat, potvrďte hlášení:

Aplikace vám následně kontrolním hlášením oznámí, že finalizace proběhla v pořádku.

Tisk Po finalizaci je třeba v levém menu kliknout na položku „Tisk“. Vygeneruje se pdf soubor v novém okně. Ten následně vytiskněte, uložte a připojte k odevzdávané monitorovací zprávě.

Oprava dat - Storno finalizace Toto tlačítko je aktivní pouze, pokud má konkrétní Přehled ukazatelů status „Vráceno k přepracování“,. Tento status znamená, že byl pracovníky odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy vrácen k přepracování. (Pozn.: Status konkrétního Přehledu ukazatelů je viditelný v příslušném řádku v seznamu označeném jako „Výběr monitorovací zprávy“ ve sloupci „Stav dle MONIT7+“.) Pokud poté, co jste provedli finalizaci, ale ještě před odevzdáním monitorovací zprávy Magistrátu hl. m. Praze zjistíte, že některé hodnoty ukazatelů byly zadány chybně, musíte kontaktovat příslušného projektového manažera v rámci odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy s požadavkem, aby vám Verze 1.3B, platnost od 15. září 2011

14 / 38

„Přehled ukazatelů“ vrátil do systému Benefit7 k přepracování. (Pokud nevíte, který projektový manažer v rámci odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy má váš projekt na starosti, oslovte některého z projektových manažerů prioritní osy OPPA, v rámci níž byl váš projekt podpořen. Seznam pracovníků je k dispozici na www.oppa.cz v sekci Kontakty.) Storno finalizace znamená, že zrušíte uzamčení Přehledu ukazatelů a můžete editovat hodnoty ukazatelů. Jelikož je menu na levé straně obrazovky dynamické, po finalizaci se v něm položka „Finalizace“ přejmenuje na „Storno finalizace“. Poté, co Přehled ukazatelů opravíte, je třeba znovu provést jeho finalizaci, vytisknout ho a také ho jako pdf soubor uložit na nosič dat, na kterém předkládáte elektronické verze souborů tvořících monitorovací zprávu. Postup pro finalizaci a tisk je shodný jako v situaci, kdy tyto kroky provádíte poprvé, tj. bez předchozího storna finalizace.

Záložka „Harmonogram MZ“

Tato záložka je pro vás pouze informativní. Po stisku tlačítka „Načíst harmonogram ze systému MONIT7+“ se Vám zobrazí plán monitorovacích zpráv. Pokud plán monitorovacích zpráv neodpovídá monitorovacím obdobím platným pro váš projekt (dle grantové smlouvy), kontaktujte příslušného projektového manažera s požadavkem, aby údaje opravil. Poté, co pracovník OPPA provede změnu v systému MONIT7+, zobrazí se vám po stisku tlačítka „Načíst harmonogram ze systému MONIT7+“ opravené údaje.

Poznámka

Dolní část menu vlevo na stránce při práci na Přehledu ukazatelů zobrazuje (kromě položek „Přehled ukazatelů“ a „Monitorovací ukazatele“ také položky „Rovné příležitosti“, „Publicita“ a „Přílohy“. Tyto položky nejsou pro monitorovací zprávy OPPA v aplikaci Benefit7+ relevantní, proto jsou nastaveny tak, že do nich uživatel nemůže nic zapisovat ani jejich obsah jinak měnit. Jejich zobrazení je způsobeno technickými omezeními aplikace Benefit7+.


15 / 38

2 Přehled uzavřených zadávacích řízení

Přehled uzavřených zadávacích řízení obsahuje informace o všech uzavřených zadávacích řízeních za celou dobu realizace projektu, nikoli pouze za jedno monitorovací období. Za každé zadávací řízení vyplňte jeden řádek. Uzavřením zadávacího řízení se rozumí podpis smlouvy s dodavatelem nebo zrušení zadávacího řízení vyhlašovatelem. Přílohu č. 2 přikládejte k monitorovací zprávě jenom v případě, že se v ní od jejího posledního předložení něco změnilo, tj. pokud jste od posledního předložení přílohy č. 2 do přehledu doplnili informace o novém uzavřeném řízení nebo o nově uzavřeném dodatku ke smlouvě s dodavatelem. Pořadové číslo Výběrová řízení číslujte chronologicky dle data vyhlášení v rámci realizace projektu, tedy nikoli pouze za dané monitorované období. Název (předmět) zadávacího řízení Uveďte název zadávacího řízení, který jste použili ve výzvě k předkládání nabídek v zápisu o posouzení a hodnocení nabídek. Není nutné popisovat detailně předmět zakázky, protože ke každému vyhlášenému výběrovému řízení je nutné předložit elektronicky zadávací podmínky a ke každému uzavřenému navíc ještě písemně kopii zápisu o posouzení a hodnocení nabídek, kopii nabídky předložené vybraným dodavatelem a také kopii smlouvy uzavřené s dodavatelem. Podrobnosti o předmětu zakázky budou tedy obsaženy v těchto doprovodných dokumentech. Název dodavatele Uveďte název vybraného dodavatele tak, jak je uvedeno v uzavřené smlouvě. IČ dodavatele Uveďte osmimístné IČ vybraného dodavatele tak, jak je uvedeno v uzavřené smlouvě. Datum podpisu smlouvy s dodavatelem Uveďte datum, kdy byla podepsána smlouva. Celková výše zakázky bez DPH (v Kč) Uveďte částku bez DPH v souladu s podepsanou smlouvou. V případě, že dodavatel je neplátce DPH, uveďte celkovou částku. Celková výše zakázky s DPH (v Kč) Uveďte částku s DPH v souladu s podepsanou smlouvou. V případě, že dodavatel je neplátce DPH, vyplňte pouze údaj o ceně bez DPH jako v předchozím poli. Smlouva - Identifikace ZOZRP / číslo MZ Uveďte číslo monitorovací zprávy, ke které byla přiložena kopie podepsané smlouvy (předkládá se pouze jednou - nejpozději s první fakturou prokazující výdaj spojený se zadávacím řízením). Pokud byla smlouva přiložena ke zprávě o zahájení realizace projektu, uveďte zkratku ZOZRP. Vyhlašovatel zadávacího řízení Uveďte název příjemce podpory z OPPA, příp. název partnera, pokud je vyhlašovatelem partner. Byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem Uveďte ANO, pokud došlo k podpisu dodatku ke smlouvě s dodavatelem, a to kdykoli od jejího uzavření (tj. nikoli pouze v monitorovacím období, k němuž se tato zpráva vztahuje). V opačném případě uveďte NE. Dodatek - Identifikace ZOZRP / číslo MZ Uveďte číslo monitorovací zprávy, ke které byla přiložena kopie podepsaného dodatku (předkládá se pouze jednou) Pokud bylo uzavřeno více dodatků, uveďte údaje o nich za sebou oddělené čárkou.


16 / 38

Datum uzavření dodatku ke smlouvě s dodavatelem Pokud došlo k uzavření dodatku ke smlouvě s vybraným dodavatelem, uveďte datum podpisu tohoto dodatku. Pokud existuje více než 1 dodatek, uveďte data za sebou chronologicky tak, jak byly dodatky postupně uzavírány, a to ve tvaru: d.m.rrrr (např. 21.4.2010). Další podrobnosti o realizovaných zadávacích řízeních předložte formou kopie zápisu o posouzení a hodnocení nabídek, kopie nabídky předložené vybraným dodavatelem, kopie smlouvy uzavřené s dodavatelem a kopií dodatků k této smlouvě (pokud byly uzavřeny). Veškeré kopie předložte vždy k první monitorovací zprávě následující poté, co jste výběrové řízení ukončili, resp. co byl uzavřen dodatek ke smlouvě s dodavatelem.


17 / 38

4 Přehled nákladů projektu

Přehled zachycuje průběh čerpání jednotlivých položek rozpočtu projektu. Před prvním použitím je nezbytné doplnit položky tak, aby struktura rozpočtu v přehledu přesně odpovídala členění schváleného rozpočtu projektu. Při doplnění položek je nutné zkontrolovat funkčnost nastavených vzorců a případně je dopracovat. Pozn.: Přehled zachycuje jen způsobilé náklady, které jsou kryté dotací z OPPA, vlastními zdroji příjemce (či partnera) anebo také příjmy projektu. Kód Vyplňte označení položky rozpočtu v souladu se schváleným rozpočtem projektu obsaženým v grantové smlouvě, případně – pokud jste provedli nepodstatné změny rozpočtu - podle aktuálně platného rozpočtu vzniklého poté, co jste rozpočet upravili v souladu s pravidly danými Projektovou příručkou OPPA. Platný rozpočet (schválený či upravený příjemcem) v Kč Doplňte částku, která je na danou položku v rozpočtu aktuálně vyhrazena. Pokud jste v rozpočtu neprovedli žádné změny, bude částka odpovídat rozpočtu z grantové smlouvy, v případě, že jste změny rozpočtu udělali, vyplňte částky dle aktuálně platného rozpočtu. Dosud schválené náklady v Kč Do sloupce průběžně sčítejte veškeré způsobilé náklady, které jste doložili a které byly hlavním městem Prahou schválené ve všech monitorovacích zprávách předcházejících této aktuální zprávě. (Pozn.: To znamená uvádět veškeré způsobilé náklady projektu, včetně nákladů, na jejichž pokrytí jste nedostali peníze z OPPA, protože tyto náklady byly kryty z příjmů projektu nebo z vlastních zdrojů příjemce tam, kde je to relevantní.) Tam, kde k prokázání a schválení nákladu zatím nedošlo, uveďte 0. Dosud prokázáno v % (vůči platnému rozpočtu) Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet podílu. Aktuálně prokazované náklady v Kč Uveďte veškeré náklady, které dokládáte v rámci aktuální monitorovací zprávy, a to včetně nákladů, u kterých neočekáváte, že budou kryty prostředky z OPPA, protože na ně jsou využity příjmy projektu nebo zdroje příjemce (tam, kde je to relevantní). Tam, kde k prokazování nedochází, uveďte 0. Čerpání prostředků v rámci jednotlivých položek rozpočtu nemůže být vyšší než rozpočet položky. V případě, že by hrozilo překročení rozpočtované částky u některé položky, musí být provedena rozpočtová změna (přesuny mezi položkami). Celkové překročení rozpočtu také není možné. Aktuálně prokazováno v % (vůči platnému rozpočtu) Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet podílu. Součet: dříve + aktuálně prokázáno v % Sloupec tabulky má přednastavený vzorec pro výpočet souhrnného podílu.


18 / 38

5 Soupiska účetních dokladů

Soupiska účetních dokladů musí obsahovat přehled účetních dokladů ke všem přímým nákladům projektu, které dokládáte v rámci dané monitorovací zprávy. Do soupisky nezařazujte doklady pro náklady patřící mezi nepřímé náklady projekt. Soupisku účetních dokladů vytvořte podle možností své organizace. Vzhledem k tomu, že někteří příjemci budou soupisku generovat za pomoci svých účetních systémů, není nezbytně nutné sjednotit formát soupisek. Je ovšem nezbytné, aby soupiska byla ve formátu XLS a aby v soupisce byly o dokladech uvedeny všechny následující informace: • Pořadové číslo • Položka kapitoly rozpočtu projektu, v rámci níž náklad vznikl • Popis nákladu (obsah účetního případu) • Částka uvedená na dokladu v Kč (včetně DPH) • Částka zahrnutá do přímých nákladů projektu v Kč • Datum úhrady výdaje ve tvaru dd/mm/rrrr (Pozn.: V případě hotovostních výdajů uveďte datum úhrady z pokladny) • Datum zdanitelného plnění, případně datum vzniku nákladu v případě nedaňového dokladu • Druh účetního dokladu (faktura / pokladní doklad / interní doklad apod.) • Číslo účetního dokladu v účetnictví • Je přiložena kopie účetního dokladu? Upozornění: Do soupisky uvádějte konkrétně, co bylo předmětem nákladu. V případě potřeby pole rozšiřte. Nepostačuje uvést např. lektorné, je nutné náklad konkretizovat, např. lektorné za 30 výukových hodin angličtiny pro skupinu 10 lidí apod. V případě, že z popisu nebude zřejmé, co bylo předmětem nákladu, budete požádáni o předložení kopie dokladu. Na soupisce účetních dokladů musí být uvedeno čestné prohlášení, podepsané osobou zodpovědnou za zaúčtování a statutárním zástupcem/oprávněnou osobou, v následujícím znění: 1. Všechny doklady uvedené v soupisce splňují požadavky formální správnosti účetních dokladů stanovené § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 2. Byla provedena úhrada všech účetních dokladů uvedených v soupisce. 3. Kopie účetních dokladů přiložených k soupisce odpovídají jejich originálům. 4. Originály účetních dokladů uvedených na soupisce jsou k dispozici a přístupné pro kontrolu u příjemce, případně partnera. Vzhledem k tomu, že k monitorovací zprávě se dle pravidel OPPA předkládají pouze kopie účetních dokladů prokazující náklady projektu v částce přesahující 10 000 Kč, podpisy na soupisce nahrazují kopie dokladů prokazujících vznik nákladů v částkách nižší hodnoty. Upozornění: • Způsobilý náklad musí být v souladu s obsahovou stránkou a cíli schváleného projektu a musí odpovídat požadavkům na efektivní využití finančních prostředků. • Způsobilý náklad musí vzniknout v době realizace projektu, případně do odevzdání závěrečné monitorovací zprávy. (U nepřímých nákladů se vždy má za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech bez nákladů na křížové financování stanoveného v grantové smlouvě a výši prokázaných způsobilých přímých nákladů projektu bez nákladů na křížové financování.) • Způsobilý náklad (s výjimkou nepřímých nákladů) musí být prokazatelně příjemcem pomoci pří. partnerem zaplacen a zaplacení musí být doložitelné příslušnými účetními doklady nebo jinými průkaznými doklady z daňové evidence. • Způsobilý náklad (s výjimkou nepřímých nákladů) musí být odpovídajícím způsobem v souladu s požadavky legislativy zachycen v účetnictví nebo daňové evidenci příjemce finanční podpory/partnera. • Výdaje uskutečněné na základě zálohových faktur, k nimž zatím nebyla vystavena zúčtovací faktura, nelze zahrnout mezi uskutečněné způsobilé výdaje projektu. Kromě vlastní přílohy č. 5 Soupiska účetních dokladů jsou k dispozici také speciální přehledy pro mzdové výdaje (viz příloha č. 5A) a cestovní náhrady (viz příloha č. 5B). Informace, které jsou podrobně


19 / 38

rozepsány v přílohách č. 5A a 5B stačí do Soupisky účetních dokladů uvádět souhrnně, tj. členit je jen dle položek rozpočtu projektu, nikoli konkrétně na jednotlivé zaměstnance. Údaje, které jsou pro tyto souhrnné řádky irelevantní, v těchto případech do přílohy č. 5 nevyplňujte. Konkrétně se to týká: datum úhrady výdaje, číslo účetního dokladu v účetnictví, číslo smlouvy (objednávky). Používaní vzorů tabulek č. 5, 5A a 5B monitorovací zprávy pro dokladování způsobilých nákladů není povinné. Pokud použijete jiný formát, vámi předkládané dokumenty musí obsahovat všechny požadované informace, tj. informace uvedené na těchto vzorech, a v případě soupisky účetních dokladů se vždy musí jednat o formát XLS či XLSX.


20 / 38

5A Rozpis mzdových výdajů

Rozpis mzdových nákladů se týká pouze přímých nákladů projektu. Nepatří sem osobní náklady spadající mezi nepřímé náklady. Náklady zařazené v tabulce jsou přímými náklady na realizační tým projektu (vedené v rámci kapitoly 1. rozpočtu "Osobní náklady") a mzdovými příspěvky vyplácenými v rámci kapitoly 5. rozpočtu "Přímá podpora". Tyto náklady není třeba dokládat prostřednictvím kopií jednotlivých výplatních a zúčtovacích listin, kopie jednotlivých dokladů nahrazuje příloha č. 5A podepsaná mzdovou účetní projektu. Místo přílohy č. 5A lze využít jiný průkazný způsob jmenných mzdových přehledů. Mzdové přehledy musí obsahovat veškeré nezbytné údaje pro vyúčtování výdajů projektu. Položka rozpočtu Uveďte číslo položky rozpočtu projektu, v rámci níž byl výdaj uskutečněn. Obecně platí, že mzdový výdaj se může objevit v kapitole 1 či kapitole 5.1 rozpočtu. Období (měsíc/rok) Uveďte měsíc, k němuž se mzda / plat vztahuje, příp. jiné období, pokud měsíc neodpovídá dané situaci. Jméno a příjmení zaměstnance Uveďte celé jméno a příjmení. Funkce zaměstnance v projektu Specifikujte, jakou funkci zaměstnanec v projektu zastává, např. lektor, klient apod. Druh pracovně právního vztahu Pole obsahuje 4 předdefinované hodnoty: PS ( = pracovní smlouva), DPČ ( = dohoda o pracovní činnosti), DPP ( = dohoda o provedení práce) a AH ( = autorský honorář). Vyberte z nich tu, která odpovídá. Zúčtovaná hrubá mzda v daném měsíci Uveďte celkovou hrubou mzdu včetně příplatků a odměn v daném měsíci (případně jiném období, pokud se jedná o DPP apod.). Údaj o zúčtované hrubé mzdě vyplňte podle mzdového listu zaměstnance. Počet způsobilých hodin odpovídající práci na projektu Uveďte "způsobilé" hodiny odpovídající práci na projektu. Způsobilými hodinami se myslí hodiny odpracované pro projekt na činnostech, které svou povahou patří do přímých nákladů projektu, a dále pak hodiny za státní svátky, dovolenou a dobu pracovní neschopnosti, po kterou vzniká zaměstnanci nárok na náhradu mzdy hrazenou zaměstnavatelem (pozor: pravidlo upravující délku neschopnosti a karantény na vrub nákladů zaměstnavatele stanovovalo pro rok 2010 dobu 14 dní, v roce 2011 je to 21 dní), přičemž v případě, že pracovník má pro přímé náklady projektu jen částečný úvazek, je možné zohlednit do tohoto sloupce jen tomuto úvazku odpovídající část celkových hodin za státní svátek, dovolenou a náhrad za dobu pracovní neschopnosti či karantény. Údaj musí odpovídat výkazu práce, který je přílohou monitorovací zprávy. Do údaje nezahrnujte žádné hodiny neplaceného volna apod. Pozor: Náhrady mezd / platů za dobu pracovní neschopnosti či karantény, které nehradí zaměstnavatel, nelze započítávat jakožto náklady projektu; tyto hodiny nezahrnujte do přílohy č. 5A. Hrubá mzda v daném měsíci v rámci projektu bez náhrad mezd za dobu pracovní neschopnosti (jen přímé náklady) Uveďte část zúčtované hrubé mzdy odpovídající přímým nákladům projektu včetně příplatků, odměn, náhrad za státní svátky a čerpanou dovolenou, která odpovídá zapojení pracovníka do projektu. Výši náhrad za dobu pracovní neschopnosti neuvádějte zde, ale v dalším samostatném poli. Náhrada mzdy v době pracovní neschopnosti či karantény hrazená zaměstnavatelem Uveďte celou částku náhrady mezd za dobu pracovní neschopnosti nebo dobu karantény hrazenou zaměstnavatelem odpovídající pracovnímu úvazku zaměstnance v projektu. Pozor: Náhrady mezd / platů za dobu pracovní neschopnosti či karantény od 22. dne dále (v roce 2010 platilo od 15. dne dále) nejsou způsobilé, protože je nehradí zaměstnavatel; tyto částky nezapočítávejte. Někteří zaměstnavatelé mohou uplatnit snížení odvodů na sociální pojištění ve výši poloviny těchto náhrad. Do tohoto sloupce uvádějte náhrady v plné výši (nikoli jenom jejich polovinu), ovšem vždy s


21 / 38

ohledem na úvazek pracovníka pro výkon činností patřících do přímých nákladů projektu. Zohlednění odpočtu proveďte ve sloupci "Pojistné na sociální a zdravotní pojištění". Jiné (sociální fond – dříve FKSP aj.) Uveďte případně další uznatelné výdaje spojené se zaměstnáváním daného zaměstnance, např. tvorba Fondu kulturních a společenských potřeb či Sociálního fondu – ovšem pouze u organizací, u kterých je to povinnost ze zákona nebo vyhlášky. Dále do tohoto sloupce může příjemce uvést výdaje na platbu zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Tuto platbu je doporučeno uvádět nikoli v rozpisu na jednotlivé pracovníky hrazené z projektu, ale pouze ve formě jednoho řádku v tabulce za každé čtvrtletí. Do projektových osobních výdajů ovšem může být zařazena jen ta část celkové platby zaměstnavatele na zákonné pojištění odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání, která odpovídá objemu úvazků pro výkon činností patřících do přímých nákladů projektu. Datum uskutečnění úhrady čisté mzdy Uveďte datum, kdy byla mzda pracovníkovi poskytnuta, příp. odeslána na bankovní účet. Hodinová mzda v Kč na projekt Vyplní se automaticky; uvádí podíl hrubé mzdy v daném měsíci v rámci projektu a počtu odpracovaných hodin v rámci projektu. Jedná se pouze o pomocný výpočet. Pojistné na sociální a zdravotní pojištění v Kč Buňka obsahuje vzorec pro automatický vypočet pojistného na sociální pojištění a zdravotního pojištění za zaměstnavatele. Vzorec počítá s odvody zaměstnavatele ve výši 34 % z vyměřovacího základu (hrubé mzdy bez případných náhrad za dobu pracovní neschopnosti). Nepočítá se u dohody provedení práce (DPP) a autorského honoráře (AH). Pozor: Jiné podmínky pro odvody na sociální pojištění platily do konce roku 2010 a jiné platí od začátku roku 2011. Také platí, že zaměstnavatel s počtem zaměstnanců do 25 se může přihlásit k placení pojistného ve vyšší sazbě, díky čemuž má nárok na to, aby si odečítal polovinu z náhrady mzdy vyplacené za dobu pracovní neschopnosti či karantény od částky odvodů na sociální pojištění. Pokud přednastavený vzorec nevypočte částku odvodů ve výši, v jaké byla skutečně z prostředků zaměstnavatele uhrazena, vymažte vzorec a uveďte přímo správnou částku. Osobní výdaje v rámci projektu v Kč Automaticky se vypočte součet mzdy v rámci přímých nákladů projektu, jiných mzdových nákladů (Sociální fond či FKSP aj.), náhrad v době pracovní neschopnosti a pojistného na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnavatele. Na rozpisu mzdových výdajů musí být uvedeno čestné prohlášení podepsané mzdovou / mzdovým účetním v následujícím znění: 1. Byly provedeny všechny platby, ke kterým je zaměstnavatel ve spojitosti s obsahem rozpisu mzdových výdajů povinen (tj. platba čisté mzdy pracovníkům, úhrada všech odvodů na sociální a zdravotní pojištění, platba úrazového pojištění zaměstnavatele povinného ze zákona aj.) 2. Originály všech dokladů souvisejících s obsahem rozpisu mzdových výdajů jsou k dispozici a přístupné pro kontrolu u příjemce, příp. partnera.


22 / 38

5B Rozpis cestovních náhrad

Rozpis cestovních náhrad se týká pouze přímých nákladů projektu. Nepatří sem cestovní náhrady spadající mezi nepřímé náklady. Náklady zařazené do tabulky musí být přímými náklady spojenými s poskytnutím cestovních náhrad členu realizačního týmu projektu (tyto náklady jsou vedené v rámci kapitoly 2. rozpočtu "Cestovné") anebo náklady spojenými s poskytnutím cestovních náhrad v rámci kapitoly 5. rozpočtu "Přímá podpora". U výdajů na cestovné platí stejné pravidlo jako u všech ostatních kapitol výdajů (mimo osobních), tj. že není třeba je dokládat prostřednictvím kopií jednotlivých prvotních dokladů, pokud výdaj na jeden cestovní příkaz nárokovaný v projektu nepřekročil částku 10 000 Kč. Kopie u výdajů projektu do 10 000 Kč včetně nahrazuje pouze jejich zaznamenání do přílohy č. 5B podepsané osobou odpovědnou za zaúčtování. Položka rozpočtu Uveďte číslo položky rozpočtu projektu, v rámci níž byl výdaj uskutečněn. Obecně platí, že cestovné se může objevit v kapitole 2 či kapitole 5.2 rozpočtu projektu. Jméno a příjmení pracovníka Uveďte jméno a příjmení pracovníka, kterému byly vyplaceny cestovní náhrady. Účel a místo konání pracovní cesty Specifikujte, za jakým účelem a do jakého místa cesta proběhla. Datum zahájení pracovní cesty Uvádějte datum ve formátu dd/mm/rrrr. Datum ukončení pracovní cesty Uvádějte datum ve formátu dd/mm/rrrr. Typ dopravního prostředku Specifikujte, zda bylo použito vozidlo či veřejná doprava, včetně dalších podrobností (např. vlak, služební vůz apod.) Číslo dokladu v účetním systému Uveďte identifikaci, pod kterou bude možné dohledat výdaje v rámci vašeho účetního systému. Skutečné výdaje na pracovní cestu Uveďte částku odpovídající uhrazeným výdajům, jež máte podložené vyúčtováním z pracovní cesty podle zásad uvedených v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, případně podložené jinými průkaznými dokumenty. (Pozn.: Jiný způsob se týká zejména cestovného klientů projektu.)


23 / 38

6 Kopie účetních dokladů

Předkládají se pouze kopie účetních dokladů, které dokumentují náklady projektu přesahující částku 10 000 Kč. V případech, kdy je z projektu nárokována pouze část celkové hodnoty účetního dokladu, je rozhodující výše částky nárokované z projektu. V případě hotovostních výdajů se účetními doklady myslí výdajové pokladní doklady včetně prvotních dokladů (např. paragonů), přičemž kopie prvotních dokladů s částkou do 10 000 Kč včetně nemusí být k monitorovací zprávě přikládány. Účetní doklady s částkou do 10 000 Kč včetně jsou pouze uvedeny v soupisce účetních dokladů. Při kontrole monitorovací zprávy mohou být vyžádány kopie těchto dokladů k provedení namátkové kontroly. Kopie účetních dokladů pro náklady, které jsou podrobně rozepsány na příloze č. 5A není třeba předkládat vůbec, a to bez ohledu na výši výdajů, ke kterým se vztahují.

Prokazování jednotlivých typů nákladů Přímé x nepřímé náklady

V rámci projektu jsou prokazovány pouze přímé náklady projektu. Nepřímé náklady se nedokládají. U nepřímých nákladů se vždy má za to, že tyto náklady vznikly a jsou způsobilé ve výši odvozené z podílu nepřímých nákladů na přímých nákladech bez nákladů na křížové financování stanoveného v grantové smlouvě a výši prokázaných způsobilých přímých nákladů projektu bez nákladů na křížové financování.

1) Osobní náklady

Z projektu je možné hradit hrubou mzdu a zákonné odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění popř. další odvody povinné pro zaměstnavatele na základě platných právních předpisů. Pokud se zaměstnanec na projektu podílí pouze určitou částí svého pracovního úvazku, je nutné rozdělit náklady na jeho mzdu (a odvody) na část související s projektem a část s projektem nesouvisející. V rámci kapitoly 1 je možné hradit také náklady spojené s prací vykonanou na základě autorské smlouvy. Uznatelným nákladem je v tomto případě odměna sjednaná v autorské smlouvě. Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Pracovní smlouvy uzavřené se zaměstnanci placenými z projektu  Autorské smlouvy  Pracovní výkazy za každého zaměstnance placeného z projektu. U činností, které mají jednorázový charakter, není třeba vyplňovat pracovní výkaz. Stejně tak nejsou třeba pracovní výkazy pro činnosti vykonávané na základě autorské smlouvy. Jako doklad o provedení práce postačí kopie prezenční listiny, kopie potvrzení o převzetí hotové práce odpovědnou osobou apod.  Mzdové listy za každého zaměstnance placeného z projektu; list obsahuje: hrubou mzdu, částky osvobozené od daně, pojistné, základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby, nezdanitelné částky, zdanitelnou mzdu, zálohu na daň nebo daně podle zvláštní sazby, výši měsíčního daňového zvýhodnění apod.  Výplatní a zúčtovací listina za zaměstnance zapojené do realizace projektu  Přehled o platbách zdravotního pojištění zaměstnavatele za zaměstnance: podle § 25 odst. 4 zákona č. 592/1992 Sb. je zaměstnavatel povinen vést průkaznou evidenci o uskutečněných platbách pojistného  Přehled pro Českou správu sociálního zabezpečení o zúčtovaných dávkách nemocenského pojištění, o výši vyměřovacího základu, o výši pojistného, kterou je organizace povinna odvádět  Doklady o úhradě mezd (příp. platů) zaměstnancům, autorských smluv autorům, tj. bankovní výpisy, výdajový pokladní doklad aj. S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie):  Pracovní výkazy za zaměstnance projektu, jehož činnost má kontinuální charakter a který je placen z projektu. U jednorázových činností a u činností prováděných na základě autorské smlouvy postačí jiný doklad.  Příloha č. 5A (Rozpis mzdových výdajů), případně jiný průkazný způsob jmenných mzdových přehledů; mzdové přehledy musí obsahovat veškeré nezbytné údaje pro vyúčtování nákladů projektu.


24 / 38

2) Cestovné

V rámci této kapitoly rozpočtu projektu je možné financovat náklady vzniklé v souvislosti s pracovními cestami zaměstnanců spojenými s realizací projektu, mimo náklady zařazené mezi nepřímé náklady. Obecně lze říci, že do přímých nákladů patří cestovné spojené se zahraničním pracovními cestami pracovníků českých subjektů a cestovní náhrady pro zahraniční experty. Pracovní cestou se dle tohoto zákona rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě, až do návratu zaměstnance z této cesty. Zaměstnavatel vysílající zaměstnance na pracovní cestu určuje místo jejího nástupu, místo výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a ukončení pracovní cesty (může určit též další podmínky). Zaměstnavatel k tomu používá např. cestovního příkazu. Cestovní příkaz obvykle obsahuje:  Jméno a bydliště účastníka cesty  Počátek cesty – místo, datum, hodina  Místo jednání  Účel cesty  Konec cesty – místo, datum  Určený dopravní prostředek – u vlastního vozidla se obvykle uvádí druh, spotřeba dle technického průkazu, druh pohonných hmot  Součástí cestovního příkazu bývá i vyúčtování pracovní cesty, které zpracovává vyslaný pracovník po svém návratu Z projektu je možné hradit: Výdaje na ubytování Není stanovena maximální povolená cena ubytování propláceného z projektu, platí pouze, že výdaj musí odpovídat cenám v místě obvyklým. Výdaje na stravování Sazby stravného činí dle vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí č. 462/2009 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových 1 vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot: a) 61 Kč až 73 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin b) 93 Kč až 112 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin c) 146 Kč až 174 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin Stravné představuje náhradu výdajů za stravování během pracovní cesty, přičemž na rozdíl od jiných výdajů, je zaměstnanec nemusí prokazovat. 2 Vedlejší výdaje Jedná se například o různé poplatky za použití telefonu, kopírky, parkovné během služební cesty apod. Jízdní výdaje a) Použití soukromého vozidla pro účely projektu Za způsobilé výdaje se považují: výdaje na amortizaci vozidla v souladu s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí (aktuálně ve výši 3,90 Kč na 1 km) a výdaje na pohonné hmoty. Výdaje na pohonné hmoty lze vypočítat na základě počtu ujetých km ve prospěch projektu (nutno doložit) a buď průměrné spotřeby (podle technického průkazu) a ceny pohonných hmot uvedených ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí, anebo skutečně zaplacené ceny za nákup pohonných hmot (nutno doložit kopií účtenky).

1

Vyhlášku vydává Ministerstvo pro místní rozvoj na základě zmocnění v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Bude-li mít zaměstnanec na pracovní cestě zajištěno bezplatné stravování, stravné se mu neposkytuje. Bude-li mít bezplatné stravování zajištěno pouze částečně (např. obvyklé je ubytování v hotelu se snídaní), může být stravné kráceno, a to nejméně o 20 % a nejvýše o 40 % z určené výše stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře. Toto krácení však musí zaměstnavatel zaměstnanci sdělit před vysláním na pracovní cestu (cestovním příkazem, vnitřním předpisem, v kolektivní či pracovní smlouvě), jinak stravné krátit nemůže. Za určitých okolností zaměstnanec může získat stravné i u kratších pracovních cest. Zákon totiž říká, že znemožní-li zaměstnavatel vysláním na pracovní cestu, která trvá méně než 5 hodin, zaměstnanci stravovat se obvyklým způsobem, může mu poskytnout stravné až do výše 58 Kč.

2


25 / 38

b) Použití letadla Při použití letadla je uznatelným výdajem letenka v ekonomické (resp. ekvivalentní) třídě a přímo související poplatky (např. letištní poplatky) při letu na vzdálenost větší než 500 km. Pokud jde o kratší vzdálenost, je třeba k zakoupení letenky souhlas poskytovatele podpory. Pokud souhlas chybí, lze z projektu uhradit jen výdaj odpovídající ceně jízdenky v 1. třídě vlaku vyšší kvality (SuperCity, EuroCity, InterCity, Expres). c) Použití městské hromadné dopravy Z projektu je možné hradit také výdaje na městskou hromadnou dopravu. Při zakoupení časových kupónů musí být doloženo, že nákup kupónu je v rámci realizace projektu levnější než proplácení jednotlivých jízdenek. Zdůvodnění pro zakoupení časových kupónů je možné zahrnout do monitorovací zprávy projektu. d) Použití jiných než výše uvedených dopravních prostředků Výdaje jsou způsobilé za podmínky, že cesta souvisí s cíli projektu a výdaje jsou doložené. Cestovní náhrady pro zahraniční personál Cestovní náhrady pro zahraniční personál se stanovují podle sazeb EU, v současné době činí 230 €/den při přenocování mimo základnu. Aktuální sazby je možné dohledat na webové stránce http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm. Per diems zahrnují výdaje na ubytování mimo základnu, stravné, místní cestovné a vedlejší výdaje. Dále se hradí mezinárodní cestovné. Kurs CZK / EUR se určí podle sazebníku kursu devizového trhu vyhlašovaného Českou národní bankou. Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Cestovní příkaz a vyúčtování pracovní cesty spolu s výdajovým pokladním dokladem popř. účetním dokladem prokazujícím úhradu cestovného z účtu projektu  Účetní doklad prokazující výši kurzových rozdílů  Účtenky za nákup pohonných hmot  Kopie technického průkazu dokladující spotřebu vozu  Kopie letenky vystavené na jméno zaměstnance  Kopie jízdenek či časových kupónů na vlak, autobus nebo městskou hromadnou dopravu  Faktura či účtenka za ubytování S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie): a) V případě pracovních cest, na které je na jeden cestovní příkaz nárokováno z projektu nejvýše 10 000 Kč:  Příloha č. 5B (Rozpis cestovních náhrad); případně jinou souhrnnou informaci o pracovních cestách v rámci projektu b) V případě pracovních cest, na které je na jeden cestovní příkaz nárokováno z projektu více než 10 000 Kč:  Příloha č. 5B (Rozpis cestovních náhrad); případně jinou souhrnnou informaci o pracovních cestách v rámci projektu  Cestovní příkaz a vyúčtování pracovní cesty spolu s výdajovým pokladním dokladem popř. účetním dokladem prokazujícím úhradu cestovného z účtu projektu  Účetní doklad prokazující výši kurzových rozdílů  Účtenky za nákup pohonných hmot  Technický průkaz dokladující spotřebu vozu  Letenky vystavené na jméno zaměstnance  Jízdenky či časové kupóny na vlak, autobus nebo městskou hromadnou dopravu  Faktury či účtenky za ubytování

3) Zařízení a vybavení

Náklady nesmí přesáhnout 30 % z celkových přímých způsobilých nákladů projektu. Způsobilé jsou v rámci této kapitoly rozpočtu výdaje spojené s nákupem nového nebo použitého vybavení či zařízení hmotné povahy, které nepatří mezi odepisovaný majetek, nejsou nábytkem 3 (vymezení v oddílu Křížové financování v této kapitole) a nepatří mezi nepřímé náklady, dále odpisy vybavení 3

Veškeré výdaje na pořízení nábytku patří do rozpočtové kapitoly Křížové financování.


26 / 38

zařízení, které nepatří mezi nepřímé náklady, a také veškeré výdaje na nehmotný majetek nebo jeho odpisy. Platí však, že způsobilým nákladem mohou být pouze odpisy z majetku ve vlastnictví příjemce či partnera, který nebyl zakoupený z rozpočtu projektu či jiné dotace. Evidence majetku Evidence majetku v hodnotě do 40 000 Kč, resp. 60 000 Kč není dle zákona povinná, ovšem pro realizaci projektu podpořeného z OPPA ji doporučujeme. Platí také, že příjemce a ani partneři nesmí po dobu realizace projektu majetek pořízený z projektu prodat ani převést na jinou osobu. Evidenční karta by měla obsahovat: název vybavení nebo zařízení, číslo, datum zařazení, datum vyřazení, pořizovací cena. Pořizovací cena Z pravidel pro uznatelnost nákladů vyplývá, že příjemce podpory může jinak ocenit pořizované vybavení nebo zařízení v účetnictví a jinak pro účely výpočtu uznatelných výdajů. Za uznatelný náklad se bude považovat pořizovací cena pořizovaného zařízení nebo vybavení, která zahrnuje: Fakturační cenu koupeného zařízení nebo vybavení, a kde to bude relevantní – clo, spotřební daň, DPH a vedlejší pořizovací výdaje – montáž a doprava, platby za licence, patenty a jiná práva využitá při pořizování dlouhodobého majetku. 3.1 Neodpisovaný hmotný majetek a odpisy hmotného majetku Platí, že jednotková cena nesmí převýšit 40 000 Kč. Z kapitoly nelze hradit náklady na pořízení nábytku a odpisovaného hmotného majetku. Tyto výdaje patří do 6. kapitoly Křížové financování. 3.2 Neodpisovaný nehmotný majetek a odpisy nehmotného majetku Platí, že jednotková cena nesmí převýšit 60 000 Kč. 3.3 Odpisovaný nehmotný majetek V rámci kapitoly může být hrazeno pořízení odpisovaného nehmotného majetku. Při rozhodování, zda se jedná o odpisovaný nehmotný majetek, se postupuje podle definice uvedené v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění. Většinou se bude jednat o nehmotný majetek s pořizovací cenou vyšší než 60 000 Kč a dobou použitelnosti delší než 1 rok. 3.4 Výukový a výrobní materiál / pomůcky V rámci této kapitoly je možné hradit výukový a výrobní materiál / pomůcky pro potřeby práce s cílovou skupinou projektu. Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady  Smlouvy (o dodávce zboží, o pronájmu, o operativním leasingu apod.), popř. objednávky  Dokumentace k provedeným zadávacím řízením  Evidenční karta majetku pořízeného nebo amortizovaného v rámci projektu; měla by obsahovat: název vybavení nebo zařízení, číslo, datum zařazení, datum vyřazení, pořizovací cenu  Při pořízení použitého zařízení či vybavení: Prohlášení prodejce s potvrzením, že dané zařízení nebylo v průběhu uplynulých pěti let získáno prostřednictvím podpory z veřejných rozpočtů (zejm. státní dotace, podpory ze zdrojů EU, příp. z rozpočtu hlavního města Prahy) S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie):  Smlouvy (o dodávce zboží, nákupu služeb nebo stavební prací), pokud cena zakázky převyšuje 200 tis. Kč bez DPH  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč

4) Služby

Dodání služby musí být nezbytné k realizaci projektu. Pokud bude s dodavatelem služeb uzavírána smlouva, musí v ní být uvedena přesná specifikace služeb a jejich rozsah. Také v oblasti služeb je několik položek zařazeno mezi nepřímé náklady, a nejsou tedy způsobilé jakožto přímé náklady. Obecně se jedná o náklady na zajištění činností spojených s chodem organizace jako


27 / 38

takové a nikoli primárně s realizací projektu podpořeného z OPPA, např. vedení účetnictví, personalistika apod. Nejčastější typy služeb nakupovaných v rámci projektů:  zpracování analýz, průzkumů, studií;  právní poradenství a odborné posudky;  překlady a tlumočení;  lektorské služby;  zřízení a provoz internetového portálu;  operativní leasing zařízení využívaného pro projekt (např. sloužící cílové skupině při kurzech, školení, výuce atd.);  nájem zařízení či prostor (pro pořádání konferencí, workshopů, školení, kurzů, výuky atd. včetně energií a souvisejících služeb);  školení a kurzy pořádané jinými společnostmi;  vytvoření, rozmnožování, příp. tisk materiálů potřebných pro pořádání konferencí, workshopů, školení, kurzů, výuky atd.;  vytvoření nových publikací, školících materiálů nebo manuálů, CD, DVD atd. (pozn.: nejedná se o nákup původních děl);  služby spojené s publicitou projektu, např. návrh a výroba propagačních materiálů, propagace projektu a jeho cílů na výstavních a veletržních akcích, reklamní kampaně, inzerce, tisk plakátů apod.;  audit projektu (pokud byla řídícím orgánem stanovena povinnost auditu). Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Smlouvy, popř. objednávky  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady  Dokumentace k provedeným zadávacím řízením S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie):  Smlouvy pokud cena zakázky převyšuje 200 tis. Kč bez DPH  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč

5) Přímá podpora

Z rozpočtu projektu lze hradit výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do projektu. Tyto náklady jsou spojené zejména se zaměstnáváním a vzděláváním cílové skupiny projektu. Mezi tento typ nákladů patří zejména:  mzdové příspěvky cílové skupině, tj. mzdové náklady na klienty projektu, refundace mzdových příspěvků třetím osobám, vyplácení stipendií apod.;  jízdné, ubytování, stravné pro cílovou skupinu;  případné další příspěvky cílové skupině spojené se zpřístupněním asistentských, pečovatelských a jiných podpůrných služeb pro děti předškolního věku, seniory a osoby vyžadující zvláštní péči tak, aby se osoba jinak pečující o tohoto závislého člena rodiny mohla jakožto klient zapojit do aktivit projektu. Mzdové příspěvky cílové skupině Mzdové příspěvky se poskytují na vytvoření pracovních míst, zavádění pružných forem organizace práce, na náhradu mzdy zaměstnavateli pro pracovníka, který se účastní dalšího vzdělávání, vyplácení stipendií apod. Jízdní, ubytování, stravné, vstupné pro cílovou skupinu a) Jízdní výdaje Jízdní výdaje jsou propláceny na základě předložených cestovních dokladů, nelze-li je předložit, bude se proplácet jízdné nejvýše v ceně jízdenky 2. třídy vlaku nebo autobusu pro nejkratší spoje z místa bydliště do místa konání akce. (U projektů OPPA se předpokládá využití systému Pražské integrované dopravy.)


28 / 38

b) Ubytování účastníků školení Není stanovena maximální povolená cena ubytování propláceného z projektu, platí pouze, že výdaj musí odpovídat cenám v místě obvyklým c) Stravné Při proplácení výdajů na stravné cílové skupiny budou aplikovány limity stanovené zákonem č. 262/2006 Sb.(zákoník práce), v platném znění. Jiné Příspěvky cílové skupině, které budou spojené se zpřístupněním asistentských, pečovatelských a jiných podpůrných služeb pro děti předškolního věku, seniory a osoby vyžadující zvláštní péči tak, aby se osoba jinak pečující o tohoto závislého člena rodiny mohla jakožto klient zapojit do aktivit projektu. Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Výplatní a zúčtovací listina za zaměstnance  Jízdenky  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování (např. za zajištění péče o závislé osoby, za občerstvení apod.)  Smlouvy, popř. objednávky  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady  Prezenční listiny školení S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie):  Příloha č. 5A (Rozpis mzdových výdajů), případně jiný průkazný způsob jmenných mzdových přehledů na klienty projektu  Příloha č. 5B (Rozpis cestovních náhrad za tuzemské pracovní cesty), případně jiná souhrnná informace o výdajích na cestovné pro klienty projektu  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování (např. za zajištění péče o závislé osoby, za občerstvení apod.) na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč

6) Křížové financování

Neodpisovaný nábytek Pouze v rámci 6. kapitoly je možné financovat výdaje na pořízení nábytku (nezáleží na výši pořizovací ceny). Nábytkem se bez ohledu na velikost a účel použití rozumí:  stoly, lavice, pracovní desky;  židle, křesla, pohovky, postele včetně matrací a roštů;  skříně, police, závěsné skříňky včetně kuchyňských, truhlice;  vestavěné skříně s pořizovací cenou do 40 000 Kč (vestavěné skříně s vyšší pořizovací cenou jsou technickým zhodnocením nemovitosti);  nábytkové stěny a podobné sestavy. Nábytkem nejsou:  textilní a jiné doplňky, které nejsou pevnou součástí nábytku a bez nichž je nábytek plně funkční (např. sedáky, lůžkoviny, ubrusy atd.);  podlahové krytiny včetně koberců bez ohledu na jejich velikost;  záclony a závěsy včetně zařízení sloužícího k jejich uchycení. Odpisovaný hmotný majetek Hradí se výdaje na odpisovaný hmotný majetek. Při stanovení, zda se jedná o odpisovaný hmotný majetek, se postupuje podle zákona č.586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění. Ve většině případů bude odpisovaným hmotným majetkem zařízení a vybavení s pořizovací cenou vyšší než 40 000 Kč a dobou použitelnosti delší než 1 rok. Výdaje na odpisovaný hmotný majetek musí splňovat následující dvě podmínky:  musí se jednat o speciální vybavení nebo zařízení, které není možné pořídit v nezbytné kvalitě za cenu nižší než 40 000 Kč;  zařízení nebo vybavení musí být používáno k realizaci aktivit, na kterých se podílí cílová skupina (např. věda a výzkum, školení, výuka, praxe, práce, výcvik atd.)


29 / 38

Stavební úpravy Stavební úpravy, které jsou rekonstrukcí nebo modernizací, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu ve zdaňovacím období částku 40 000 Kč, a jsou prováděny za účelem usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým nebo úpravy výukových, tréninkových nebo pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou. Rekonstrukcí se rozumí zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů. Za změnu technických parametrů se nepovažuje jen samotná záměna použitého materiálu. Modernizací se rozumí rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku. Nákup nových nebo použitých vozidel V rámci křížového financování je možné pořízení vozidel pro převoz zdravotně postižených. Archivovat je třeba tyto dokumenty:  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady  Smlouvy o dodávce zboží, popř. objednávky  Dokumentace k provedeným zadávacím řízením  Evidenční karta majetku pořízeného v rámci projektu by měla obsahovat: název vybavení nebo zařízení, číslo, datum zařazení, datum vyřazení, pořizovací cenu  Při pořízení použitého zařízení či vybavení: Prohlášení prodejce s potvrzením, že dané zařízení nebylo v průběhu uplynulých pěti let získáno prostřednictvím podpory z veřejných rozpočtů (zejm. státní dotace, podpory ze zdrojů EU, příp. z rozpočtu hlavního města Prahy) S monitorovací zprávou je nutné předložit (kopie):  Smlouvy o dodávce zboží, nákupu služeb či stavebních prací pokud cena zakázky převyšuje 200 tis. Kč bez DPH  Faktury spolu s účetními doklady prokazujícími úhradu a zaúčtování na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč  Účtenky spolu s výdajovými pokladními doklady na přímé výdaje projektu převyšující 10 000 Kč


30 / 38

7 Výpis z bankovního účtu

Veškeré úhrady, o nichž příjemce dokládá, že se týkají projektu, musí být doloženy výpisem z bankovního účtu příjemce. Pouze u osobních výdajů je doložení úhrady nahrazeno čestným prohlášením na příloze č. 5A (Rozpis mzdových výdajů). V rámci monitorovací zprávy není nutné dokládat úhradu čistých mezd pracovníkům, odvodů na sociální a zdravotní pojištění ani dalších případných se zaměstnáváním spojených plateb. Doklady o úhradě ovšem musí být k dispozici pro případnou kontrolu v organizaci příjemce či partnera. Příjemce by měl financování projektu zajišťovat prostřednictvím bankovního účtu, jehož identifikace je uvedena v grantové smlouvě. Z tohoto účtu zasílá peníze partnerům, hradí faktury, případně vybírá hotovost pro platby v hotovosti. Pro přehlednost musí mít k dispozici výpisy z tohoto účtu, a to nejlépe zpracované vždy ke konci kalendářního měsíce. Kopie výpisů z účtu jsou povinnou přílohou monitorovací zprávy. Projektová příručka současně umožňuje využívat k úhradě plateb i jiný než bankovní účet, jehož identifikace je uvedena v grantové smlouvě. Pokud tato situace nastane, je nutné, aby příjemce doložil kopie výpisů z použitého bankovního účtu.


31 / 38

8 Podpisové vzory osob oprávněných k podepisování monitorovací zprávy

Monitorovací zpráva a její přílohy č. 5, 5A a 5B musejí být podepsány k tomu oprávněnými pracovníky. Oprávněnost podpisovat správnost údaje se odvíjí od funkce, kterou pracovník vykonává v rámci organizace příjemce (a měla by navazovat na interní předpisy platné v organizaci). Přehled o zodpovědnosti jednotlivých pracovníků vzhledem k monitorovací zprávě a jejím přílohám obsahuje příloha č. 8. Přílohu č. 8 postačuje předložit pouze jednou v rámci realizace projektu. Nové předložení je třeba pouze v případě, že dojde ke změnám v tom, kdo je oprávněn jednotlivé součásti monitorovací zprávy včetně příloh podepisovat. V takovém případě stačí předložit vzor podpisu jenom pro funkci, u které došlo ke změně; není třeba předložit kompletní seznam a podpisy všech osob. V tomto případě se v polích, které se nemění, uvede „beze změny“. Statutární zástupce / oprávněná osoba Statutární osoba je osoba oprávněná jednat jménem subjektu z titulu své funkce. Statutární zástupce může zmocnit oprávněnou osobu k úkonům formou plné moci se specifikovaným rozsahem (např. ke všem úkonům spojeným s konkrétním projektem, k úkonům spojeným s monitorovací zprávou apod.). Plná moc musí být předložena společně s přílohou č. 8, pokud už nebyla předložena dříve. Osoba odpovědná za zaúčtování Osoba odpovědná za zaúčtování je pracovník/ce, do jehož/jejíž kompetence spadá zaúčtování všech účetních případů týkajících se projektu. Pokud v rámci projektu existuje několik osob, které jsou v návaznosti na interní předpisy organizace odpovědné za zaúčtování, uveďte osobu, která bude podepisovat přílohu č. 5 a 5B monitorovací zprávy. V případě, že je reálné, že potvrzení správnosti příloh bude provádět pokaždé jiný člověk ze skupiny osob odpovědných za zaúčtování, uveďte do přehledu několik podpisů, aby bylo zajištěno, že podpis na přílohách bude vždy odpovídat podpisovému vzoru. Mzdová(ý) účetní Mzdová(ý) účetní je pracovník/ce, do jehož/jejíž kompetence spadá zaúčtování všech mezd (příp. platů) týkajících se projektu. Pokud v rámci projektu existuje několik osob, které v návaznosti na interní předpisy organizace zpracovávají mzdy (příp. platy), uveďte osobu, která bude podepisovat přílohu č. 5A monitorovací zprávy. V případě, že je reálné, že potvrzení správnosti přílohy č. 5A bude provádět pokaždé jiný člověk ze skupiny osob odpovědných za zpracování mezd (příp. platů), uveďte do přehledu několik podpisů, aby bylo zajištěno, že podpis na příloze bude vždy odpovídat podpisovému vzoru.


32 / 38

9 Přepracovaný rozpočet

Příjemce je povinen v nejbližší monitorovací zprávě po provedení změn informovat o provedených nepodstatných změnách, a to včetně změn v rozpočtu projektu. Důvody k provedeným změnám příjemce uvádí do textu monitorovací zprávy do sekce VII. Nepodstatné změny projektu. Nově platný rozpočet předkládá formou přílohy č. 9 monitorovací zprávy. Před prvním použitím je nezbytné doplnit položky tak, aby struktura rozpočtu v přehledu přesně odpovídala členění rozpočtu projektu. Při doplnění položek je nutné zkontrolovat funkčnost nastavených vzorců a případně je dopracovat. Poslední upravený rozpočet v Kč Doplňte částku, která je na danou položku v rozpočtu vyhrazena podle posledního rozpočtu oznámeného tímto formulářem v rámci předložené monitorovací zprávy. Pokud jste dosud nehlásili hl. m. Praze žádné rozpočtové změny, uveďte rozpočet dle grantové smlouvy. Pokud jste už v minulosti oznamovali provedení rozpočtových změn, uveďte částky z naposledy ohlášeného rozpočtu. Aktuálně přepracovaný rozpočet v Kč Doplňte částku, která je na danou položku vyhrazena aktuálně poté, co jste provedli přesuny v rozpočtu. Aktuálně přesouvaná částka v Kč Uveďte částku se znaménkem + / - , o kterou byla daná položka rozpočtu navýšena / snížena. Aktuální přesun (navýšení, zmenšení) na úkor ve prospěch položky Uveďte identifikaci položky, ze které v rámci přesunu uvedenou částku ubíráte / kterou v rámci přesunu o uvedenou částku navyšujete; např. 4.2. Přesouvaná částka započítávající se do limitu 20 % Uveďte částky, které přesouváte mezi kapitolami. Pro tyto přesuny platí omezení, že v souhrnu nesmějí překročit 20 % celkových přímých způsobilých nákladů projektu. Částku přesouvanou mezi kapitolami do tohoto sloupce napište pouze jednou, a to u položky, která je navyšována. Neuvádějte ji u položky, z níž je pro přesun odebíráno.


33 / 38

10 Přepracovaný harmonogram

V případě změny harmonogramu přiložte přepracovaný harmonogram projektu ve formátu DOC / DOCX, kdy řádky tabulky budou jednotlivé měsíce a sloupce jednotlivé klíčové aktivity s tím, že bude označeno, ve kterých měsících je klíčová aktivita realizována.


34 / 38

11 Souhrnná informace o realizovaném projektu Je předkládána pouze se závěrečnou zprávou.

Registrační číslo projektu Uveďte číslo, které Váš projekt získal během registrace projektových žádostí. Toto číslo naleznete např. na formuláři B1 Potvrzení o převzetí projektové žádosti nebo v grantové smlouvě. Příjemce Uveďte název příjemce podpory z OPPA tak, jak je uveden v grantové smlouvě (pokud nedošlo k oficiální změně názvu subjektu příjemce). Název projektu Uveďte název projektu tak, jak je uvedeno ve grantové smlouvě. Datum zahájení realizace Uveďte datum zahájení realizace projektu tak, jak je uvedeno ve grantové smlouvě. Datum ukončení realizace Uveďte datum ukončení realizace projektu tak, jak je uvedeno v grantové smlouvě případně změněné datum ukončení realizace, které schválilo hl. m. Praha jakožto podstatnou změnu realizace projektu. Partneři projektu Uveďte partnery (a to s finančním příspěvkem i bez), kteří se na realizaci projektu podíleli. Stručný popis průběhu realizace projektu Popište celkových průběh realizace klíčových aktivit se zaměřením na obsahovou stránku projektu (tj. není nutné popisovat způsob řízení projektu, realizace zadávacích řízení apod.). Zaměřte se na nejdůležitější milníky projektu, způsoby realizace aktivit a zhodnocení zvoleného způsobu realizace, tj. jaké přístupy k realizaci se osvědčily, jaké nikoliv a proč. Dosažené cíle projektu Popište, čeho bylo realizací projektu dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy projektu (podrobně specifikujete v tabulce Výstupy/produkty projektu). Porovnejte dosažené cíle s plánem uvedeným v projektové žádosti. Specifikujte, jak naplnění cíle projektu přispělo k dosažení cílů OPPA. Zpětná vazba od cílových skupin Uveďte hodnocení realizovaných aktivit cílovými skupinami, přínos, využitelnost projektových aktivit apod. Uveďte zdroj tohoto hodnocení (dotazníky, řízené rozhovory, anketa apod.). Dosažené hodnoty vybraných ukazatelů Do tabulky zaznamenejte plánované a dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů ke konci projektu. Plánované hodnoty převezměte z uzavřené grantové smlouvy. Poznámky / Zdůvodnění nedosažení plánovaných hodnot V případě, že ze stručného popisu průběhu realizace projektu nejsou ukazatele jasně zřejmé, uveďte jejich podrobné vysvětlení. Pokud jste nedosáhli plánovaných hodnot ukazatelů, uveďte zdůvodnění a analyzujte příčiny. Významné nedosažení plánovaných hodnot může mít vliv na výši podpory schválené na základě závěrečného vyúčtování pro projekt. Publicita projektu Stručně popište nejvýznamnější aktivity v oblasti publicity projektu – např. počty článků a periodika, kde byly publikované, počty inzerátů s uvedením využitého média, počty a typy konferencí (tiskové/pro veřejnost/pro odborníky) apod. Webové stránky projektu Uveďte adresu webových stránek, kde jsou uvedeny informace o projektu a kde jsou dostupné výstupy projektu.


35 / 38

Udržitelnost projektu Popište, jak bude projekt pokračovat po ukončení financování z OPPA. Uveďte, jaká konkrétní opatření jste již přijali k zajištění udržitelnosti projektu. Problémy při realizaci Identifikujte největší problémy/překážky, které se vyskytly při realizaci projektu a jak jste vzniklou situaci řešili. Uvádějte pouze problémy, které měly vliv na průběh realizace věcných aktivit projektu a na dosažení cílů projektu. Horizontální témata Popište, jak byla v projektu zohledněna horizontální témata „rovné příležitosti“ a „udržitelný rozvoj“. Uveďte zejména jak se podařilo naplnit cíle uvedené v Projektové žádosti OPPA a jak konkrétně byla uvedená horizontální témata v projektu naplňována. Výstupy/produkty projektu Uveďte významné konečné výstupy projektu, jejich název a stručný popis. Tam, kde je to technicky možné, přiložte výstupy projektu v elektronické podobě k závěrečné monitorovací zprávě, případně uveďte jejich dostupnost na webových stránkách uvedených výše. V přikládaných metodikách a studijních materiálech uvádějte tam, kde je to vhodné, autory a zdroje použité pro tvorbu metodiky (bibliografii). V případě potřeby upravte počet řádků v tabulce. Typ Každý výstup zařaďte do jedné z následujících kategorií: Analytické materiály z oblasti projektu, dotazníková šetření, průzkumy apod. Analýza Metodiky vzdělávání cílové skupiny určené pro lektory, učitele, tutory (didaktické a pedagogické podklady např. popis organizace vzdělávacího kurzu či programu, Metodika produktu hodinové dotace, způsob zapojení výukových materiálů, pomůcek, e-learningové platformy atp.); metodické listy; obsahová náplň produktů; metodika práce s cílovou skupinou apod. Učebnice, skripta, pracovní listy apod. Výukový materiál Výuková Výukové filmy, audionahrávky, multimediální prezentace apod. multimédia Informační materiály vytvořené pro cílovou skupinu, letáky, brožury, příručky Informační materiál dobré praxe (nejedná se primárně o nástroje publicity), závěrečná zpráva projektu apod. Název Uveďte stručný a výstižný název výstupu/produktu projektu. Stručný popis Uveďte stručný popis výstupu/produktu projektu, zejména jeho obsahovou náplň a pro koho je určen. Pokud byla výstupem projektu vytvořená či inovovaná metodika vzdělávacího programu/kurzu, pak uveďte, o jaký typ kurzu jde (prezenční, kombinovaný, distanční) a s jakou hodinovou dotací byl koncipován (krátkodobý do 40 výukových hodin, střednědobý 40 – 300 výukových hodin, dlouhodobý nad 300 výukových hodin). Dostupnost Označte, zda je popisovaný výstup/produkt projektu přiložen na CD/DVD nebo je k dispozici na webových stránkách projektu (adresa viz výše).


36 / 38

NAPRAVOVÁNÍ NEDOSTATKŮ MONITOROVACÍ ZPRÁVY Pokud hlavní město Praha při kontrole monitorovací zprávy či některé její přílohy narazí na nedostatek, který brání schválení zprávy jako takové nebo který by způsobil schválení nižšího objemu vykázaných způsobilých nákladů, a jedná se o nedostatek, který je možné na straně příjemce napravit, odešle zpracovateli monitorovací zprávy emailem výzvu k odstranění nedostatků monitorovací zprávy. (Zpracovatelem zprávy se rozumí ta osoba, která je uvedena na titulní stránce předložené monitorovací zprávy.) Formálně se výzva skládá z průvodního dopisu (obsahuje závazný termín pro doručení náprav hlavnímu městu Praze – zpravidla se stanovuje lhůta 5 – 15 pracovních dní) a přílohy, ve které je popis nedostatků a požadovaný či doporučený postup pro jejich odstranění. Příjemce je povinen zpracovat nápravy nedostatků monitorovací zprávy ve stanovené lhůtě. V případě, že příjemce ve stanoveném termínu nedoručí nápravy nedostatků, dopouští se porušení závazků plynoucích pro něj z grantové smlouvy. Formát nápravy nedostatků se odvíjí od charakteru a rozsahu identifikovaných nedostatků. V naprosté většině případů se postupuje tak, že příjemce použije přílohu výzvy k nápravám (jedná se o formulář H4b Nedostatky monitorovací zprávy), kde do tabulky k popisu příslušného nedostatku a požadované nápravy uvede, jakým způsobem nedostatek napravuje. Pokud je obsahem náprav přiložení příloh, uvede příjemce tuto skutečnost do popisu zajištění nápravy. Souhrn náprav nedostatků monitorovací zprávy musí být příjemcem označen tak, aby bylo patrné, že se jedná o nápravy dané monitorovací zprávy (příp. na kterou výzvu k doplnění monitorovací zprávy nápravy reagují – doporučuje se vyznačit datum odeslání výzvy či pořadové číslo výzvy). Doporučujeme spojit listy jednotlivých příloh, případně monitorovací zprávy jako takové (pokud je v rámci náprav překládán celý formulář monitorovací zprávy). Souhrn náprav nedostatků musí být podepsaný statutárním zástupcem příjemce, příp. jinou oprávněnou osobou. Pokud zprávu podepisuje oprávněná osoba, musí být přiloženo pověření od statutárního zástupce uvedeného v grantové smlouvě. (V případě, že je pověření platné pro celou dobu realizace projektu, stačí ho doložit pouze jednou; pokud bylo již předloženo současně s projektovou žádostí OPPA (nebo následně), není nutné jej k nápravám nedostatků monitorovací zprávy dokládat, pouze se toto uvede do poznámky pod tabulkou, ve které je prostor pro podpis náprav nedostatků monitorovací zprávy). Pokud jsou v rámci náprav zprávy předkládány nové verze příloh monitorovací zprávy, u kterých je 4 v těchto Pokynech k vyplnění stanoveno, že musí být podepsané konkrétní pracovní pozicí, musí být také náprava této přílohy podepsaná v souladu s těmito Pokyny k vyplnění monitorovací zprávy. Nápravy nedostatků monitorovací zprávy se odevzdávají v písemné a současně v elektronické verzi na CD pracovníkům oddělení Evropského sociálního fondu odboru fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy osobně na adrese Jungmannova 29 (Škodův palác), Praha 1. Nápravy odevzdávejte tomu pracovníkovi, jež vaši organizaci k jejich předložení vyzval (kontakt je vždy ve výzvě uvedený), a to v pracovních dnech Magistrátu hl. m. Prahy nebo v jiném termínu na základě předchozí domluvy. Ve výjimečných případech je možné monitorovací zprávu spolu s přílohami zaslat poštou na adresu: Magistrát hl. m. Prahy, odbor FEU, oddělení ESF k rukám (napište příslušného kontaktního pracovníka podle opatření) Jungmannova 29 110 01 Praha 1 Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení náprav nedostatků monitorovací zprávy je datum podání zásilky na poště.

4

Např. přílohu 5A monitorovací zprávy podepisuje mzdová(ý) účetní.


37 / 38

V případě, že nápravy nebyly dostatečné a nadále existují nedostatky, které jsou podstatné pro schválení monitorovací zprávy a zároveň je možné je na straně příjemce opravit, pošle hlavní město Praha druhou výzvu k nápravě nedostatků. Postup je pro druhou výzvu stejný jako pro první. Vyzývání k nápravám a přebírání náprav nedostatků monitorovací zprávy se může dále analogicky opakovat, vyžádá-li si to kvalita monitorovací zprávy. Obecně ovšem platí, že k nápravě jednoho nedostatku je příjemce vyzýván pouze dvakrát. Pokud příjemce ve věci nápravy konkrétního nedostatku zjevně nespolupracuje, je upozorněn na skutečnost, že se dopouští nerespektování podmínek realizace projektu. Takové upozornění je prvním krokem k tomu, aby hl. m. Praha ukončilo financování projektu.


38 / 38

POKYNY K VYPLNĚNÍ MONITOROVACÍ ZPRÁVY projektu financovaného v rámci Operačního programu Praha - Adaptabilita verze 1.3B platnost od 15

Recommend Documents