VERSLAG Onderwerp:
Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad ZAAM
Datum:
13 maart 2014
Tijdstip:
18.30 – 21.00 uur
Plaats:
BMC, kamer J. Zeldenthuis, 1e verdieping
Kenmerk:
2014/000293/CvB-GMR
Voorzitter:
A. Marees
Notulist:
D. van Buuren
Aanwezig:
J. Geurts, B. van de Graaf, E. Hopman, J. Hoving, A. Toet, H. Jansen, K. Varkevisser
GMR 1411
J. Steenvoorden, R. Kuiken J. Dunnebier (bestuurssecretaris), H. Sjamaar (punt 1411.02) Kopie aan:
Directeuren ZAAM, managers Ondersteuningsbureau
1411.01
Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering. Ook de toehoorders worden welkom geheten.
1411.02
P&O-zaken a) Functieboek (tranche 1, leeswijzer, onderhoudsprocedure en bezwarenprocedure). De GMR heeft op 13 mei 2013 ingestemd met het Plan van Aanpak actualisering functiegebouw waarna het College van Bestuur op 16 juni 2013 het plan van aanpak heeft vastgesteld. De beschrijvingen van tranche 1 zijn breed besproken in de organisatie (expertgroep, waarderingscommissie, directeuren, PGMR en deelraden). Uit de brede feedbackrondes is algemeen naar voren gekomen dat functiebeschrijving Instructeur S9 functiebeschrijving Teamleider Ondersteuningsbureau S13 en functiebeschrijving Beleidsadviseur OB S13 functies zijn die niet binnen ZAAM zullen worden gebruikt. Om die reden is het College van Bestuur voornemens deze beschrijvingen niet op te nemen in het functiegebouw. De GMR stemt in met het functieboek, tranche 1. Zij complimenteert het College van Bestuur met hoe e.e.a. tot stand is gekomen. Ook de transparante weg die is gelopen wordt gewaardeerd. Mevrouw Sjamaar bedankt de GMR voor de suggestie voor het instellen van een waarderingscommissie. Dit draagt bij aan de transparantie. Indien iemand het niet eens is met zijn of haar functiebeschrijving kan hij of zij naar de interne- of externe bezwarencommissie. De afvaardiging van de GMR in de interne bezwarencommissie wordt nog besproken in de GMR. Het College van Bestuur ontvangt de instemming per brief.
GMR
b) Ondersteuning medewerkers met financiële problemen De regeling is eerder aan de orde geweest. De toen gemaakte opmerkingen zijn verwerkt. De GMR stemt in met de regeling. Er volgt een formele bevestiging.
GMR
c) Formats formulieren FOG / BOG / POP / Exit De formulieren zijn gemaakt op verzoek van de directeuren. De GMR stemt in met de formats. Een schriftelijke bevestiging volgt.
GMR
d) Flyer eigen regiemodel aanpassen. Een medewerker heeft het recht om elders door een bedrijfsarts gezien te kunnen worden. De GMR stelt voor dit in de flyer op te nemen. 1/5
Kenmerk:
2014/000293/CvB-GMR
Datum:
13 maart 2014
De GMR heeft nog enkele vragen per mail gesteld. Afgesproken wordt dat het College van Bestuur hier schriftelijk op zal reageren. In ieder geval is eerder afgesproken dat het eigen regiemodel in het voorjaar wordt geëvalueerd.
CvB
Mevrouw Sjamaar wordt bedankt voor haar inbreng en verlaat de vergadering. 1411.03
Mededelingen / ingekomen stukken Vanuit het CvB: a) Stand van zaken taakbeleid. Omdat er een nieuwe cao komt, stelt het CvB voor om hierop te wachten alvorens energie te steken in een nieuw taakbeleid. Toch is het van belang dat de scholen zoveel mogelijk in hun kracht gezet worden, dus dat keuzes worden gemaakt dicht bij onderwijs, dicht bij de leerlingen. Het geld gaat naar de scholen en blijft ook daar. De vraag die aan een team van de school gesteld moet worden is: als je geld hebt hoe zou je dit inzetten en wat heb je dan nog nodig? Dit soort gesprekken moeten plaatsvinden in de teams en met de deelraden (zonder eventuele inmenging van het management). Vijf directeuren denken mee over een format en ook een externe partij denkt met ons mee. Inmiddels zijn er drie scholen die afwijken van het huidige taakbeleid. Zo probeert het College van Bestuur nu vanuit de scholen het taakbeleid op te bouwen. Wellicht worden er gezamenlijke kaders gesteld, maar daarbinnen moeten de scholen het echt zelf doen. De bedoeling is om dit voor twee jaar te doen en dan te evalueren. b) Regeling afspraken bij niet juiste bevoegdheid. Op de meeste scholen zijn goede afspraken gemaakt en zijn scholingstrajecten afgesproken. Echter zijn er ook mensen aan het werk die al jaren onbevoegd zijn. Duidelijk moet zijn dat gemaakte afspraken gehandhaafd blijven. De regeling betreft nieuwe (onbevoegde) mensen. En voor mensen waarmee (nog) geen afspraken zijn gemaakt over een scholingstraject en die al langer in dienst zijn. Morgen is er een eerste mobiliteits-overleg. We proberen zo veel mogelijk alles in mei afgerond te hebben. c) Vakantieregeling 2014-2015 Het voorstel voor de vakantieregeling is enige tijd geleden weken aan de orde geweest. Toen heeft het College van Bestuur aangegeven dat zij opteren voor één week meivakantie, echter het grootste deel van de directeuren en de GMR koos voor twee weken meivakantie. Zoals het zich laat aanzien zal er in het Amsterdamse gekozen worden voor twee weken. Ook in het Zaanse kiezen ze voor twee weken, behalve het Michael College. De GMR stemt in met de (voorlopige) vakantieregeling. Een schriftelijke bevestiging volgt nog. d) Calvijn met Junior College. De deelraad Calvijn met Junior College heeft ingestemd met de bestuurlijke overdracht naar Esprit Scholen per 01-08-2014. Ook de GMR is om advies gevraagd. Aangegeven wordt dat formeel advies van de GMR zou moeten worden gevraagd ten aanzien van de beëindiging van een nevenvestiging. Het Col2/5
GMR
Kenmerk:
2014/000293/CvB-GMR
Datum:
13 maart 2014
lege van Bestuur vraagt de GMR om advies inzake de beëindiging van het Calvijn met Junior College als onderdeel van ZAAM. De GMR adviseert positief. Inmiddels is de 1e paal voor het nieuwe gebouw geslagen. Vanuit de GMR: e) Vakantieregeling OOP en Communicatie. Personeel is slecht geïnformeerd over de gevolgen van de nieuwe vakantieregeling. Er is (te) weinig aandacht aan besteed en het verzoek van de GMR is dan ook aan de directeuren om meer uitleg te geven wat de consequenties zijn voor het OOP. Tevens pleit de GMR ervoor om het OOP vijf aaneengesloten weken vakantie te laten behouden. Afgesproken wordt dat de vraag wordt voorgelegd aan de afdeling P&O met het verzoek dit in een memo uit te werken.
CvB
f) Site ZAAM. Ouders (vanuit de deelraden) hebben geen toegang tot de site van ZAAM voor de GMR-zaken. De GMR zit nu achter een afgeschermd deel. In de vergadering van het CvB is geconcludeerd dat als we ouders hiertoe toegang gaan geven het een te grote operatie gaat worden in het kader van afschermen etc. Voorgesteld wordt om de GMR-stukken (die publiekelijk zijn, zoals agenda’s en verslagen) te delen via het openbare deel van de website van ZAAM. Voor alle zekerheid zal er nog een juridische check plaatsvinden. CvB
g) Activiteitenplan GMR. Mevrouw Marees en de heer Geurts zijn bezig om een activiteitenplan te maken met verschillende onderdelen, zoals begroting, organisatie etc. Zodra een eerste concept klaar is wordt dit met het CvB gedeeld. h) Meerjarenbegroting. De GMR geeft een positief advies over de meerjaren begroting ZAAM. Hiervan komt nog een schriftelijke bevestiging. 1411.04
Verslag vorige vergadering 1403 d.d. 16 januari 2014 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Eerder is gevraagd om vastgestelde verslagen van het DOZ ter informatie te versturen naar de GMR-leden. Het vastgestelde verslag van december van het DOZ wordt gemaild.
1411.05
GMR
Stand van zaken functiemix Er wordt een toelichting gegeven op de memo van 20-02-2014. Het College van Bestuur wilde inzage in wat er gebeurt op de locaties. Er vinden nog steeds benoemingen in het kader van de functiemix plaats. Twee elementen spelen een rol. Enerzijds de financiën (de betaalbaarheid als we volledig zouden voldoen aan de functiemix) en anderzijds de kwaliteit van de mensen. Mensen zijn (nog) niet altijd op het juiste niveau gekwalificeerd. Het College van Bestuur is tegen het benoemen om het benoemen om alleen aan de aantallen te voldoen. Verder spelen de cao-onderhandelingen een rol in deze. Volgens de VO-Raad zullen de meeste scholen/besturen niet kunnen voldoen aan de gestelde eisen 3/5
DBN
Kenmerk:
2014/000293/CvB-GMR
Datum:
13 maart 2014
ten aanzien van de functiemix (70 miljoen euro tekort is de verwachting). Voor ZAAM betekent dit (voorlopige schatting) een bedrag van 8 ton tot 1 miljoen euro en dat is niet eenmalig. De GMR wil de argumenten van het College van Bestuur financieel onderbouwd zien. De heer Kuiken geeft aan dat ZAAM nu in de situatie verkeert dat er per jaar 2 miljoen euro aan rente en aflossing betaald moet worden (in overzichten aantoonbaar). Als we nu 8 ton euro moeten uitgeven aan de functiemix moet dat ergens anders worden terugverdiend. De gesprekken over de functiemix zijn in het verleden (Amarantis) door de GMR overgedragen aan de bonden, er werd DGO gevoerd. De GMR overweegt ook nu dit over te dragen aan de bonden. Afgesproken wordt dat eerst de cao-onderhandelingen worden afgewacht. De dames Zeldenthuis en Sjamaar in samenwerking met de heer Schumacher gaan kijken naar een plan van aanpak. 1411.06
Rondvraag - De GMR vraagt naar het financieel overzicht van de verbouwing en de inrichting van het Ondersteuningsbureau. De GMR heeft begrepen dat dit alles betaald wordt door ZAAM. Mevrouw Zeldenthuis geeft aan dat onderzoek heeft uitgewezen dat een kantoor huren te duur gaat worden. Het ondersteuningsbureau moet het Bindelmeer College uit, omdat de school zelf alle ruimte nodig heeft. Op andere scholen is geen ruimte. Het College van Bestuur heeft ervoor gekozen om in de buurt van een school te zitten. De goedkoopste oplossing was om te verbouwen. De volgende vergadering wordt dit nader toegelicht. - Het College van Bestuur is benieuwd naar het gesprek tussen de GMR en de Raad van Toezicht. De GMR geeft aan dat zij een open en prettig gesprek hebben gevoerd met de Raad van Toezicht. Onderwerpen van gesprek waren o.a. de toekomst van het onderwijs, hoe ziet de GMR dit? De verbetering van de onderwijskwaliteit is aan de orde geweest. Er is veel scholing nodig om het niveau hoger te krijgen en ook om meer bevoegde docenten voor de klas te krijgen. Verder is er discussie geweest over de begroting van ZAAM, én die van de scholen. De GMR wil advies kunnen uitbrengen over de diverse begrotingen. Het College van Bestuur zegt het prettig te vinden dat er jaarlijkse gesprekken plaatsvinden met de Raad van Toezicht en de GMR en dat ook de directeuren met de Raad van Toezicht spreken. - In het OSVO is een presentatie geweest over de sectorplannen van het VO. Dit komt de volgende week in de CvB-vergadering aan de orde. In het Amsterdamse wordt overwogen hieraan mee te doen. Verder is er een bepaald percentage wat aan directietaken uitgegeven kan worden. Volgens de heer Kuiken hanteert het ministerie hiervoor bepaalde rekenformules. De GMR vraagt zich af of dit wel bewaakt wordt. De taaktoedeling moet vastgesteld worden door de deelraad.
1411.07
Sluiting De vergadering wordt gesloten om 19.40 uur. Er volgt nog een besloten deel.
4/5
Kenmerk:
2014/000293/CvB-GMR
Datum:
13 maart 2014
Actielijst GMR 1411 – 13 maart 2014 Nr. 1)
Agenda 1250.02-b
2) 3)
1250.02-h 1403.02a
4)
1403.04b
Status: nieuw
Onderwerp Producten voortvloeiend uit de bijeenkomsten Besturingsfilosofie Voorstel voor Taakbeleid Directeuren informeren over procedure wijzigingen MR-reglementen Regeling ondersteuning medewerkers met financiële problemen agenderen GMR. Doorverwijzen vervangen door verwijzen.
loopt
afgehandeld
5/5
CvB
Actie
Gereed t.z.t.
Status
Cie Taakbeleid CvB
Najaar 2014 30-01-2014
CvB
16-02-2014
