management samenvatting en leeswijzer Voor u ligt de offerte 2011 en de werkbegroting 2010 van Swazoom. Naar aanleiding van door het Stadsdeel Zuidoost geformuleerde vragen en opmerkingen, is de conceptofferte van 15 juni 2010 deels aangepast. Zo zijn ter verbetering van de leesbaarheid en vergelijkbaarheid ondermeer de calculaties vertaald in een vergelijkbare opzet als de productbegroting 2010. Bovendien zijn de productkaarten aangepast en kan men ondermeer de tijdsduur van de activiteiten, tijdinzet en frequentie aflezen. De kosten van de producten zijn in prijs-eenheid-product (PEP) eenheden vertaald. Offerte 2011 De offerte is gebaseerd op de door het Stadsdeel Zuidoost geformuleerde vraag en vormt een belangrijke basis voor de wijze waarop Swazoom de dienstverlening aan het Stadsdeel Zuidoost aanbiedt. Tevens vormt zij de basis voor de verantwoording. De offerte wordt onderbouwd door productkaarten waarin de globale werkwijze en kwantiteit- en kwaliteiteisen van het aanbod zijn benoemd, en door een herstructureringsplan. De offerte en de productkaarten zijn middels codering direct aan elkaar gekoppeld. Om aan de kwaliteitseisen van het stadsdeel te voldoen, kunnen beschrijvingen voorafgaand aan de subsidiebeschikking op verzoek van het stadsdeel inhoudelijk worden aangepast of verder worden verbeterd. De totale offerte is op een lager niveau dan voorgaande jaren. Enerzijds vanwege het vervallen van de beheerfunctie bij Swazoom -ongeveer € 1,5 miljoen minder. Daarbij is rekeninggehouden met een correctie op de PEP –prijs voor VVE als gevolg van een juiste toerekening van kosten. Anderzijds snijdt Swazoom in de personele kosten en de kantoorkosten, waardoor de offerte per saldo lager uit valt dan 2010. Herstructureringsplan Als bijlage treft u het Herstructureringsplan van Swazoom aan. Doel van deze herstructurering is het ombouwen van de intern versnipperde en dure Swazoom organisatie naar een taakgerichte en efficiënt aangestuurde, toekomstbestendige organisatie met duidelijke lijnen en een afgeslankte en efficiënte overhead. De herstructurering richt zich op het bedrijfsbureau en op de overhead in de clusters waar het primaire proces zich afspeelt. De herstructurering leidt tot een afname in de overhead van 27,86 fte in 2009 naar 15,1 fte in 2011. Een aandachtspunt daarbij zijn de 30,62 fte IDbanen: hoewel deze formeel niet tot primair proces worden gerekend (want additioneel) is voor deze banen wel overhead benodigd (management, salarisadministratie en P&O). De overhead in percentages van het primair proces (inclusief ID-banen) bedraagt 16% voor SCW en O&O en voor VVE 18,7% (ter vergelijking: in 2009 was dit gemiddeld 26,5 %, de landelijke norm is overigens 20%.1)
1
Structuurplan herinrichting Swazoom, Aart Slob, 2009 Pagina 1 van 12
Omdat productontwikkeling rechtstreeks aan het primair proces gekoppeld is, zijn de daarmee gemoeide kosten in de productcalculaties opgenomen. Uitzondering is 0,28 fte beleidsondersteuning die voor het bedrijfsbureau als overhead apart is opgenomen. Daarnaast vormt ook het verbeteren van de Planning & Controlcyclus en de onderliggende processen, het kwaliteitssysteem en het inzetten van integraal management onderdeel van de herstructurering. Met het verbeteren van de processen is al een aanvang gemaakt, alsook met een rationalisering van de uitgaven. Naast de vermindering van de overhead op basis van economisch principe zal Swazoom een nog verdere efficiëntie doorvoeren waarbij kwaliteit de leidraad zal zijn. Werkbegroting 2010 Naast de offerte 2011 treft u aan de werkbegroting van 2010. Door het niet tijdig en adequaat aanpassen van de organisatie op de subsidiebeschikkingen 2009 en 2010 en een verkeerde berekening van de PEP voor VVE zijn de totale kosten hoger dan de opbrengsten, met name in de overhead. Dit leidt tot een exploitatietekort, met name veroorzaakt door te veel (en te hoge) salarissen en een ongestructureerd begrotingsbeleid. Voor 2010 is het geprognosticeerde tekort € 241.833,- . Indien een verzoek tot correctie van de PEPprijs voor VVE over 2010 wordt gehonoreerd (groot € 243.000) door het stadsdeel, zal er geen begrotingstekort zijn over 2010. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat er in april een geprognosticeerd tekort van € 430.000,- over 2010 was, waar als extra tegenvaller een huurrekening over 2009 van € 69.953, betreffende AC Gein nog bij kwam Swazoom wijst erop dat tegenover dit resultaat over 2010 ook opbrengsten staan: door de herstructurering zal in 2011 € 543.000,- op overhead worden bespaard – waarvan een gedeelte al lopende 2010 is gerealiseerd -, en in de periode na 2011 zal de besparing verder toenemen door het aflopen van contracten en een strikt financieel beleid. Productontwikkeling Met de opzet van een bedrijfsplan voor een cursusbureau is een start gemaakt met de professionalisering van het cursusaanbod. Samen met de locatiemanager van de Community centers wordt, om het voor de doelgroep zo gemakkelijk mogelijk te maken, bovendien gestreefd naar een één-loket-functie. Tevens worden er, met de opzet van een cursusbureau, voorbereidingen getroffen om buiten de stadsdeelgrenzen een welzijnsaanbod te realiseren. Swazoom kan daarbij rekenen op een gezamenlijke aanpak met het stadsdeel.
De thema’s armoede, werk, jeugd, leefbaarheid en veiligheid vormen de kapstok voor het welzijnsbeleid van het stadsdeel. Het huidige bestuur benadert deze thema’s vanuit de kernbegrippen participatie en zelfredzaamheid. Het uitgangspunt van de uitvoeringsnota ‘Diversiteit’ is dat lokale (etnische) organisaties, reguliere instellingen met een taak binnen het sociaal domein in Zuidoost en het stadsdeel als onderdeel van een samenwerkingsdriehoek, hierin ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid hebben. Deze samenwerking leidt tot een beter bereik van (potentiële)
Pagina 2 van 12
deelnemers, een meer vraag- en klantgericht aanbod, en een terugkoppeling tussen Swazoom, haar lokale partners en het stadsdeel. Swazoom hoopt een bijdrage te kunnen leveren om samen met het stadsdeel te komen tot de ontwikkeling van ketensamenwerking en de inzet van maatregelen om doelgroepbereik en deelname te verbeteren binnen de samenwerkingsdriehoek. Door de werkwijze die bij Swazoom is ontwikkeld met andere organisaties en het stadsdeel te delen, kunnen bovendien mogelijk nieuwe samenwerkingsvormen ontstaan die leiden tot een stadsdeelbrede kwaliteitverbetering. Daartoe heeft Swazoom een korte notitie geschreven die ter kennisgeving aan deze offerte is toegevoegd. De aan derden aangeboden producten, zoals het Brede Schoolaanbod, Schoolplus, Onz Moet en de in opdracht van de Dienst Werk en Inkomen (DWI) aangeboden sociale en maatschappelijke activeringstrajecten ten behoeve van Sappers en Mappers, worden niet door stadsdeel Zuidoost gesubsidieerd en zijn daarom in de productbegroting buiten beschouwing gelaten. Swazoom benadrukt de wilskracht en de reeds gerealiseerde infrastructuur om een vitale organisatie te zijn die van meerwaarde is voor Stadsdeel Zuidoost. Naast het uitvoeren van de productbegroting wil Swazoom een volwaardige sparringpartner zijn voor het stadsdeel, waarbij het signaleren van trends en het geven van advies met betrekking tot de ontwikkelingen binnen het welzijnsbeleid hoort.
Pagina 3 van 12
Offerte 2011
1. UITGANGSPUNT Doorbelasting huisvesting In 2010 wordt het beheer van de activiteitencentra door Swazoom afgestoten. Dit betekent dat er vanaf 2011 geen beheerskosten vanuit de activiteitencentra ten laste van Swazoom komen. In de begroting 2011 zijn alleen nog huisvestingslasten aan derden opgenomen zoals huur voor de speelzalen en huur van de accommodaties anders dan via Stadsdeel Zuidoost. De huur van het pand Hofgeest is een issue dat nader dient te worden besproken. Het huurcontract met Ymere kan niet tussentijds worden opgezegd; indien er geen vervangende huurder kan worden gevonden levert dit frictiekosten op. ID- banen Op verzoek van het stadsdeel worden ID-banen zoveel mogelijk behouden. De capaciteit die ten behoeve van het beheer als ID-medewerkers additioneel wordt ingezet, blijft (naar de laatste stand van zaken in onderhandeling tussen het stadsdeel en Pantar) ook in 2011 gehandhaafd. Het gaat hierbij om de ID- functies ter ondersteuning van het bedrijfsbureau, van het SCW, VVE en O&O. De ID-beheerdersgroep wordt geattacheerd naar de verschillende functies binnen de Community centers. De kosten voor 2011 bedragen naar verwachting € 168.410,- . Dit is het verschil tussen de loonkosten en wat Swazoom als ID-subsidie ontvangt van Pantar. Dit komt neer op € 5.500,- per ID-fte, wat wordt bepaald door de korting op de subsidie als gevolg het niet voldoen aan de uitstroomverplichting. Begrotingsbeleid De offerte gaat uit van een volledige afname van de geoffreerde producten zoals omschreven in het bijgevoegde productenboek. Bij een verminderde afname van producten zal de begroting worden aangepast zodat de normen voor de omvang van de overhead in verhouding tot het primair proces niet worden overschreden.
Swazoom zal vanaf het komende begrotingsjaar (2011) een begrotingsbeleid voeren, inhoudend dat de overhead niet meer is dan de met het stadsdeel overeengekomen norm. In voorgaande jaren kwam het voor dat indien niet het gehele aanbod afgenomen werd, de overhead in verhouding tot het primair proces steeg. Hierdoor nam de prijs eenheid product (PEP) van de ’wel-afgenomen’ producten toe. Door het bewaken van het begrotingsbeleid mag dit effect niet meer voorkomen; het niet afnemen van producten – en dus afname van inkomsten - zal in de bedrijfsvoering moeten leiden tot een evenredige afname in de uitgaven. Om de eventuele frictiekosten die dit veroorzaakt en andere bedrijfsrisico’s te kunnen opvangen wordt er gerekend met een risico toeslag / toevoeging eigen vermogen van 5% over de totale subsidie minus de subsidie VVE en frictiekosten.
Pagina 4 van 12
Binnen dit begrotingsbeleid past ook een goed contractbeheer. Dit is van belang om snel en adequaat te kunnen inspringen op de wensen van onze klanten en hierdoor is Swazoom flexibeler om haar organisatie hierop aan te passen zowel in financieel als in organisatorisch opzicht. Door de kosten te koppelen aan de producten heeft de organisatie meer grip op de uitgaven en met deze informatie is het management beter in staat te sturen. Het voorgaande kan ondervangen worden door het opzetten van een planning en control systeem. 2. DIENSTVERLENING 2011
Sociaal Cultureel Werk Met het ontwikkelen van een gedegen basisaanbod in het Sociaal Cultureel Werk wil Swazoom een bijdrage leveren aan de verlevendiging van de Community centers (Cc’s). Door de organisatie en uitvoering van het Sociaal Cultureel Werk zoveel mogelijk door een stabiele ploeg van ten minste twee reguliere professionals per centrum uit te voeren, wordt het voor hen mogelijk om de buurt aan het centrum te binden en binnen de gestelde kaders een meer vraaggericht aanbod te realiseren. Samen met andere gebruikers van de centra wordt zo een bruisend activiteitenaanbod gerealiseerd, met een herkenbaar gezicht. Dit komt de kracht van de Community centers ten goede.
Het jongerenwerk en meidenwerk vereisen daarnaast een specialistische aanpak waarvoor speciaal opgeleide professionals worden ingezet. Daardoor zullen er vanuit Swazoom, binnen de 2 fte, meerdere medewerkers in een Community center werkzaam zijn. Swazoom pleit ervoor dat in het kader van een gezond pedagogisch klimaat op locatieniveau met alle aanbieders c.q. gebruikersgroepen eenduidige afspraken kunnen worden gemaakt over gedragsregels van zowel deelnemers en bezoekers als uitvoeders. Met de Opvoedpoli wordt zowel binnen het kinderwerk als binnen het tienerjongerenwerk adequaat samengewerkt. Hierin wordt de blauwdruk van het stedelijk tiener-jongerenwerk gevolgd.
In de productbegroting wordt bij de uitvoering van het aanbod uitgegaan van de toekomstige situatie met vier Community centers: Bonte Kraai, Anansi, Holendrecht en Gein. De overgang van Activiteitencentra naar vier Community centers, vereist bijzondere aandacht; de jongeren die op dit moment begeleid worden, moeten door ook in de toekomstige situatie worden bereikt.
In overleg met het stadsdeel komen de activiteitenkosten van het aanbod, in overleg met de locatiemanager van de Community centers, ten lasten van het stadsdeel. Op basis van uitgaven van 2010 wordt hierbij uitgegaan van een bedrag van € 18.000,- per centrum, exclusief € 4.800,- aan uitstapjes Swazoombreed. In dit bedrag zijn de activiteitenkosten van No Limit meegenomen. De docentenkosten vallen hier vooralsnog buiten.
Pagina 5 van 12
Buurtgericht kinderwerk Het buurtgerichte kinderwerk is complementair aan het Brede schoolaanbod en wordt in frequentie uitgebreid. De activiteiten zijn in het kader van kansvergroting erop gericht om kinderen te stimuleren om van het reguliere Brede schoolaanbod gebruik te maken. Onderdeel van het buurtgerichte kinderwerk zijn de vakantieactiviteiten. De doelgroep die gebruik maakt van het vakantieaanbod bestaat voornamelijk uit kinderen die gedurende vakanties doelloos op straat lopen. Het kinderwerk speelt bovendien een actieve rol bij de toeleiding van de doelgroep 11-13 jaar naar het tienerjongerenwerk. Begeleiding bij deze overgang van het buurtgericht kinderwerk naar het tienerjongerenwerk is essentieel voor de meest kwetsbare groep kinderen. Tiener-jongerenwerk Er is een uitgebreid activiteitenprogramma voor jongeren in Zuidoost ontwikkeld. Het aanbod richt zich op het ontplooien van persoonlijke, sociale, culturele en kunstzinnige vaardigheden. Om de talenten van de jongeren zo optimaal mogelijk te benutten, wordt de doelgroep op individuele basis gestimuleerd om zich aan te sluiten bij professionele verenigingen en opleidingen. Door een gevarieerd en uitnodigend activiteitenaanbod te organiseren, worden tieners en jongeren die op straat rondhangen verleid tot deelname aan activiteiten van het reguliere tiener-jongerenwerk. Het sociaal cultureel werk is in haar taakstelling vooral gericht op preventie. Bij de eerste signalen die zouden kunnen duiden op mogelijke ontsporing, wordt volgens de gedragscode van het jongerenwerk gehandeld. Meidenwerk Omdat typische meidenonderwerpen een emotioneel veilige omgeving zonder jongens behoeven, kan het meidenwerk niet gecombineerd met het jongerenwerk uitgevoerd worden. Het meidenwerk is een specialisme binnen het Sociaal Cultureel Werk en is vooral gericht op het aanbieden van zoveel mogelijk ontwikkelingskansen, het bevorderen van sociale en maatschappelijke zelfredzaamheid en weerbaarheid. Daarnaast heeft het een preventieve werking op met name (seksueel) risicogedrag. Aanbod volwassenenwerk Er is een start gemaakt met het ontwikkelen van een aanbod volwassenenwerk. Met de specifieke vraag van het Stadsdeel Zuidoost om te starten met de ontwikkeling van een aanbod voor volwassenen heeft Swazoom inmiddels een ontwikkeling ingezet naar een meer brede welzijnsorganisatie.
De nadruk ligt daarbij op sociale activering en het voorkomen van sociaal isolement. Door het aanbieden van een breed scala aan activiteiten met een open karakter, wil Swazoom een krachtige, sociale omgeving realiseren. Het volwassenenaanbod richt zich voornamelijk op ontmoeting, het bevorderen van sociale cohesie en zelfredzaamheid. De welzijnsactiviteit ‘Buurtgenoten’, die als pilot is gestart in Cc Gein, en de cursusactiviteiten van Swazoom – gericht op de verwezenlijking van de beleidsagenda van het stadsdeel - dragen hieraan bij.
Pagina 6 van 12
Opvoeden en opgroeien Opvoeden & Opgroeien (O&O) staat voor het verbeteren van de ontwikkel- en onderwijskansen van kinderen en het vergroten van opvoedcompetenties van ouders. Swazoom doet dit ondermeer met homebased en centrumgebonden programma’s bestaande uit opvoedcursussen, themabijeenkomsten, speel-o-theek en outreachende activiteiten. De beleidsuitgangspunten van de gemeente Amsterdam, haar beleidsprogramma ‘Jong Zuidoost’ en het onderzoeksrapport ‘Opvoeden doet er toe!’ van het stadsdeel zijn bepalend voor de wijze waarop Swazoom het aanbod van O&O heeft uitgevoerd. Het aanbod van O&O bestaat uit een complementair aanbod dat aansluit op de ontwikkelingsfasen van kinderen en gedifferentieerd is naar specifieke ondersteuningsbehoeften van ouders en opvoeders. Het aanbod wordt uitgevoerd door pedagogisch adviseurs die zijn getraind in ‘pedagogisch adviseren’, het geven van lezingen Positief Opvoeden (‘Triple P’) en in het geven van de oudercursussen ‘Peuters In Zicht’, ‘Opvoeden en Zo’ (basisschoolleeftijd) en ‘Beter Omgaan Met Pubers’.
Om Swazoombreed te komen tot een kwalitatieve inhaalslag op het gebied van interne samenwerking, hebben de coördinatoren van Opvoeden & Opgroeien en van de Ouder Contact Functionarissen in 2010 deelgenomen aan VVE vergaderingen. Dit heeft geleid tot zo veel meer inhoudelijk kennis van beide afdelingen dat inhoudelijke samenwerking en samenhang in 2011 een feit is. In 2010 is een begin gemaakt met het besteden van aandacht aan de relationele en seksuele opvoeding van kinderen. Hiervoor heeft Swazoom contact met het ‘Tumbahuis’ (voor alleenstaande moeders) en ‘Young Parents’ (tienermoederproject van Altra). Swazoom zal in 2011 in het kader van een gezonde seksuele en relationele ontwikkeling extra inzet plegen door intensieve samenwerking met het tienerjongerenwerk.
Op verzoek van het Stadsdeel Zuidoost en in relatie tot de ontwikkelingen op de Ouder Kind Centra (OKC) is het aanbod uitgebreid met meer formatieplaatsen van pedagogisch adviseurs op HBOniveau. Reden hiervoor is de wens van het Stadsdeel Zuidoost om het voortgezet onderwijs, en met name de Antilliaanse doelgroep daarbinnen, te bedienen. Daarbij wordt er veel geïnvesteerd in de deskundigheidsbevordering van de huidige en nieuw aan te trekken medewerkers.
Vroegtijdige probleemsignalering In het kader van de professionalisering van netwerkdeelname maakt Swazoom in 2010 een kwalitatieve inhaalslag. Een pedagogisch adviseur van Swazoom neemt structureel deel aan de buurtnetwerken 12- . Door te werken met duidelijke richtlijnen en vastgestelde protocollen wordt een hulpvraag sneller gesignaleerd en in de netwerken 12- besproken. Hierdoor is hulpverlening op korte termijn mogelijk. Swazoom volgt hierin het Regionaal Actieplan Aanpak Kindermishandeling (RAAK) en het stadsdeelbeleid in haar ontwikkeling van een Breed Sociaal loket.
Pagina 7 van 12
Tiener-jongerenwerkers nemen in situaties waar het mis gaat of mis dreigt te gaan contact op met partners zoals Spirit! en/of het Streetcornerwork. Swazoom neemt dus niet langer deel aan de netwerkbijeenkomsten van 12+. Voor- en Vroegschoolse Educatie ( VVE) VVE-peuterspeelzalen is de grootste post in de offerte. Een aantal peuterspeelzalen dient te worden afgebouwd. Deze afbouw sluit aan op de uitkomsten van een behoefte onderzoek dat begin 2010 is afgerond en geeft Swazoom de mogelijkheid nog beter te voldoen aan de vastgestelde kwaliteitscriteria. In 2010 wordt het aantal teruggebracht van 42 naar 40 en naar verwachting wordt in 2011 nogmaals een speelzaal gesloten. Medio 2011 bedient Swazoom negenendertig VVE peuterspeelzaalgroepen met een capaciteit voor 565 peuters. Om de instroom te bevorderen, organiseren de zes oudercontactfunctionarissen informatieve themabijeenkomsten voor ouders van potentiële peuters. Daarnaast is er een VVE peuterspeelzaal Voorschool Plus groep voor kinderen die extra begeleiding nodig hebben begroot in de Van Houte-school. Hiervoor ontvangt Swazoom apart een meerjarige subsidie.
Uitgangspunten De VVE peuterspeelzaal zorgt ervoor dat peuters meer ontplooiingsmogelijkheden wordt geboden waardoor hun slagingskansen voor nu en in de toekomst toenemen. Voor Swazoom staat voorop dat kinderen uit verschillende culturen, zoals ze in Zuidoost vertegenwoordigd zijn, de kans moeten krijgen om zich goed te ontwikkelen, om hun talenten te ontdekken en zich te ontplooien, waardoor de kans op een betere schoolloopbaan, c.q. een beter toekomstperspectief wordt vergroot . Swazoom streeft ernaar dat peuters en kleuters zich binnen de Voor- en Vroegschoolse Educatie ontwikkelen in een prettige en stimulerende omgeving en spelenderwijs gemotiveerd worden om zich de Nederlandse taal eigen te maken. Het accent ligt bij Swazoom op de taalontwikkeling, vanwege het multiculturele karakter van Zuidoost
De volgende doelstellingen zijn de uitgangspunten van het VVE-beleid van Swazoom: •
Kinderen krijgen betere kansen om zich te ontwikkelen in een stimulerende omgeving;
•
Kinderen maken zich de Nederlandse taal eigen;
•
Leidsters zijn gecertificeerd en scholen zich voortdurend bij;
•
Ouders worden intensief betrokken bij de ontwikkeling van hun kind.
Methodiek De VVE peuterspeelzaal is bij uitstek een ontmoetingsplek voor ouders en kinderen en daardoor een aanvulling op sociale verbanden in de buurt. De VVE peuterspeelzaal biedt kinderen de gelegenheid om zich zo vrij en ongedwongen mogelijk te kunnen ontwikkelen. Daartoe worden op de VVE peuterspeelzalen de volgende VVE-programma’s gebruikt: Pagina 8 van 12
•
Piramide (23 groepen)
•
Puk en Ko, een onderdeel van Ko Totaal (16,5 groepen)
Halverwege het jaar 2011 wordt VVE peuterspeelzaal Kids met één groep verminderd, vandaar een halve groep. De VVE peuterspeelzaal gebruikt hetzelfde VVE programma als de basisschool waarmee wordt samengewerkt. Ieder kind ontwikkelt zich op zijn eigen manier en in zijn eigen tempo. De leidsters hebben de taak om het kind door middel van zorgvuldige begeleiding de mogelijkheden hiervoor aan te reiken.
Samenwerkingrelatie met basisscholen Een goede samenwerking met de basisscholen vindt Swazoom van essentieel belang. De doorgaande lijn en de gezamenlijk aanpak in afstemming, inhoud, verdieping van het programma en evaluatie wordt gerealiseerd. De uitvoering van de programma’s worden op elkaar afgestemd in structureel overleg tussen de locatie coördinator Voor- en Vroegschoolse Educatie, de leerkrachten van de basisschool en de leidsters van de VVE peuterspeelzalen. Op beleidsniveau is er samenwerking tussen de directie van de school en de directie van Swazoom. Binnen het kwaliteitsbeleid wordt samengewerkt met de bovenschoolse coördinatoren en de stafmedewerkers van Swazoom. De voordelen van Swazoom als VVE partner Alle VVE peuterspeelzalen in Amsterdam Zuidoost vallen onder Swazoom. Dit heeft als voordeel: •
Het beleid wordt door één organisatie uitgevoerd, dus geen versnipperd maar een eenduidig beleid op alle VVE peuterspeelzalen van Zuidoost; hierdoor kan zo efficiënt mogelijk worden gewerkt;
•
De specifieke kennis en ervaring die Swazoom in huis heeft kan worden ingezet;
•
De korte lijn die Swazoom heeft met diverse zorginstellingen zoals Ouder kind Centrum, Stichting Mee, Cordaan, Jeugdzorg e.d. Zorgkinderen kunnen sneller worden aangemeld;
•
Dat er sprake is van een samenhangend preventie- en ondersteuningsaanbod binnen Swazoom. Bijvoorbeeld: o
Doorverwijzingen naar de opvoedingsondersteuning op het gebied van informatie, advisering, themabijeenkomsten, opvoedcursussen door Swazoom;
o
Toeleiden naar het vrijetijdsaanbod van Swazoom zoals de kindervakantieactiviteiten;
o
Swazoom neemt deel aan de netwerken 12- en is daardoor instaat lange tijd kinderen te volgen en vroegtijdig problemen te signaleren;
•
Dat de oudercomponent sterk ontwikkeld is en niet versnipperd. De oudercontactfunctionarissen van Swazoom verzorgen themabijeenkomsten, waarbij ouders op de hoogte worden gebracht van de pedagogische en methodische aanpak van de VVE programma’s en hoe zij daarop in de thuissituatie aan kunnen sluiten. De pedagogisch adviseurs verzorgen ondersteunende opvoedprogramma’s. De VVE peuterspeelzalen spelen een belangrijke rol bij het motiveren van ouders om betrokken te zijn bij de ontwikkeling van Pagina 9 van 12
hun kind. Dit begint al bij het intake gesprek en zet zich voort bij de 10 minuten gesprekjes en de informele contacten bij het halen en brengen van de peuter. Het activeren van ouders om deel te nemen aan andere activiteiten als bibliotheekbezoek, theater, zwembad wordt gestimuleerd en in een aantal gevallen gezamenlijk georganiseerd;
Samenwerking met zorginstellingen Het Ouder Kind Centrum (OKC) meldt de kinderen in overleg met de ouders aan voor de VVE peuterspeelzaal, bij voorkeur in de buurt waar het kind woont en/of op de basisschool waar oudere broertjes/zusjes op zitten. In het elektronisch loket ELKK (elektronisch loket kernprocedure en keuzegids) worden centraal alle verwijzingen en indicaties met betrekking tot Voor- en Vroegschoolse Educatie geregistreerd. Kinderen met ontwikkeling- en/of gedragsproblemen worden zo nodig door de VVE peuterspeelzaalleidsters van Swazoom doorverwezen naar relevante instellingen. De leidsters van de VVE peuterspeelzaal hebben daartoe de training ´als een kind je opvalt´ gevolgd en weten hoe met dit soort problemen moet worden omgegaan. Minimaal twee keer per jaar is er contact met het OKC/JGZ om kinderen die opvallen te bespreken. Bovendien wordt door de leidsters het protocol ‘Ontwikkelingsproblemen bij kinderen’ gevolgd. Met de ouders wordt na constatering van een probleem het te volgen handelingstraject besproken.
Vroegtijdige signalering De VVE peuterspeelzaal heeft een belangrijke positie in het signaleren van zorg. Het is van belang het signaleren van gedrags- en ontwikkelingsproblemen te delen met de omgeving, te weten ouders, jeugdgezondheidszorg, basisschool e.d. De effecten van vroegsignalering zijn bepalend voor de ontwikkeling van een kind. Vanwege het belang van deze vroegsignalering wordt in 2011 nog meer aandacht besteed aan hoe te signaleren en te handelen. In 2011 moet Swazoom wettelijk een meldcode hebben waarin we de verplichting hebben om te signaleren en te handelen. Hier moet Swazoom de medewerkers nog meer in trainen. Swazoom heeft een goede overdrachtsprocedure naar de basisschool waarin bij zorgkinderen extra aandacht wordt gegeven. Gecorrigeerde PEP Door een foutieve berekening van de personeelskosten en de overheadkosten en doordat er onvoldoende rekening is gehouden met ziektevervanging is er een te lage offerte ingediend over 2010. Swazoom heeft voor het lopende jaar 2010 een aanvullende subsidieaanvraag (€ 242.999) ingediend. Dit betreft een correctie op de offerte voor 2010 en op het door het college beschikte bedrag. Indien deze aanvraag gehonoreerd wordt komt de beschikte PEP (Prijs Eenheid Product) uit op € 83.163 per peuterspeelzaal. De stedelijke benchmark ligt op €76.971 (cijfers benchmark 2006, exclusief geïndexeerde jaarlijkse stijging). Als de doorbelasting systematiek o.b.v. directe uren toegepast wordt dan bedraagt de PEP in 2010 € 90.017. Door de herstructurering zijn zowel de
Pagina 10 van 12
doorbelasting overhead als de directe VVE kosten verlaagd waardoor in de offerte 2011 de PEP uitkomt op € 82.764 per peuterspeelzaal. Als Swazoom de VVE PEP vergelijkt met de werkelijke kosten in 2010 valt de PEP €7.254 lager uit per peuterspeelzaal. Ten opzichte van de beschikking 2010 is het verschil € 399 opgemerkt dat de overhead verdeeld is over gemiddeld 39,5 groepen in 2011 en over gemiddeld 41,25 groepen in 2010. Ook hier geldt dat in 2011 en de periode daarna de besparing verder zal toenemen door het aflopen van contracten en een strikt financieel beleid. In de loop van 2012 verwacht Swazoom dat de PEP overeenkomt met het stedelijk gemiddeld (rekening houdend met inflatie en CAO stijgingen).
3. AFSLUITING/PROCEDURE Swazoom gaat graag de uitdaging aan om de producten op een kwalitatief goed niveau en op de overeengekomen aantallen uit te voeren. Door grote slagen in efficiencyverbetering, in kwaliteitsverbetering en in bedrijfsmatige aansturing heeft Swazoom er het volste vertrouwen in deze offerte naar tevredenheid van de opdrachtgever uit te voeren. In het verleden zijn er verschillen opgetreden tussen offerte en realisatie. In de nieuwe structuur wordt deze situatie door een correcte planning en control voorkomen. Door heldere interne en externe rapportage worden afwijkingen op de overeengekomen aantallen en het kwaliteitsniveau vroegtijdig onderkend en gerepareerd. Daar waar externe factoren een rol spelen, zullen Swazoom en het stadsdeel in het tot stand gebrachte governance model (stuurgroep) in overleg treden.
4. WERKBEGROTING 2010 Voor een volledig beeld van Swazoom is de werkbegroting 2010 bijgevoegd. Immers, de continuïteit van Swazoom is van belang voor de uitvoering van de offerte 2011 en de daaropvolgende beschikking. Door het niet tijdig en adequaat aanpassen van de organisatie op de subsidiebeschikkingen 2009 en 2010 zijn de totale kosten hoger dan de opbrengsten, met name in de overhead. Dit leidt tot een exploitatietekort, met name veroorzaakt door te veel (en te hoge) salarissen en een ongestructureerd begrotingsbeleid. Voor 2010 is het geprognosticeerde tekort € 241.833,-. Indien een verzoek tot correctie van de PEPprijs voor VVE over 2010 wordt gehonoreerd (groot € 243.000) door het stadsdeel, zal er geen begrotingstekort zijn over 2010. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat er in april een geprognosticeerde tekort van € 430.000,- over 2010 was, waarbij als extra tegenvaller een huurrekening over 2009 van € 69.953, nog bij kwam. Swazoom wijst erop dat tegenover dit resultaat over 2010 ook opbrengsten staan: door de herstructurering zal in 2011 € 543.000,- op overhead worden bespaard – waarvan een gedeelte al lopende 2010 is gerealiseerd -, en in de periode na 2011 zal de besparing verder toenemen door het aflopen van contracten en een strikt financieel beleid.
Pagina 11 van 12
Dit op zich slechte resultaat is voor een belangrijk deel ontstaan door tekortschieten van het financieel beheer. De totale salariskosten liggen te hoog in verhouding tot de begroting 2010 en de berekening van de PEP prijzen voor VVE was foutief. Dat begrotingsbeleid en het financieel beheer in het bijzonder onvoldoende geweest zijn is pas nu – door een ingreep in de financiële administratie en controlling – zichtbaar geworden. Swazoom verricht op dit moment alle inspanning om de resultaten te verbeteren. De juiste kostenberekening voor de VVE PEP brengt Swazoom tot het inzicht dat de kosten binnen de VVE te hoog zijn, ondanks de herstructurering. Het verminderen van de kosten binnen de VVE zal plaatshebben in de loop van 2011, door het aflopen van arbeidscontracten in de overhead en door het terugdringen van het ziekteverzuim. Gedurende 2011 zal worden toegewerkt naar een PEP die conform het stedelijke gemiddelde zal zijn. Vanzelfsprekend zal de overcapaciteit aan medewerkers in verhouding tot de begroting moeten worden teruggedrongen.
Herstructurering Swazoom is niet efficiënt georganiseerd: de organisatieonderdelen die deel uitmaken van activiteiten die horen bij één product zijn verspreid binnen verschillende kolommen van de organisatie. Daarnaast zijn maatregelen die passen bij een helder begrotingsbeleid uitgebleven, waardoor de overhead in verhouding tot het primaire proces fors uit de pas is gaan lopen. Dit geeft problemen in kostprijsberekening en in de aansturing. Daarom is een herstructurering nodig. Doel van deze herstructurering is het ombouwen van de intern versnipperde en bijzonder dure Swazoomorganisatie naar een efficiënt aangestuurde, toekomstbestendige organisatie met duidelijke lijnen en een afgeslankte en efficiënte overhead. Door het gelijktijdig invoeren van een heldere organisatiefilosofie, Planning & Control systematiek en het implementeren van een kwaliteitsprogramma moet de kwaliteit worden versterkt, de cultuur worden veranderd en de kwetsbaarheid van de organisatie worden verlaagd. De herstructurering heeft betrekking op de organisatiestructuur en op de overhead, staf en hoger management. Door de voorgestelde inkrimping in fte’s wordt € 543. 000,- bespaard. De kosten worden zoveel mogelijk uit de lopende begroting genomen.
Met de in gang gezette verbetering van de financiële administratie, het financieel beleid, de planning & control, het uitvoeren van een kwaliteitsverbeteringtraject, herstructurering van de organisatie en een veranderde houding ten opzichte van de opdrachtgever – Stadsdeel Zuidoost - wordt de uitvoering van de offerte cq de beschikking en de werkbegroting in het vervolg voldoende bewaakt en vervalt Swazoom niet meer in gemaakte fouten.
Harvey Sandriman Amsterdam Zuidoost – 25 november 2010
Pagina 12 van 12
