Platformen in praktijk 30 mei 2012 Ruud Coppens Hoofd Informatisering & Automatisering
Agenda • • • • • •
Over SDW Uitgangspunten organisatie I&A Strategie & Dilemma‟s Urenregistratie MIC Meldingen KMS
OVER SDW Organisatie in CARE segment, levert zorg aan mensen met een verstandelijke beperking. • • • • • •
Verzorgingsgebied Westelijk & Noord Brabant 860 Medewerkers 300 Vrijwilligers 1200 Cliënten 60 locaties (dagbesteding en verblijf) Ambulante dienstverlening
Uitgangspunten SDW • Cliënt voert eigen regie • Midden in de samenleving (Vrijwilligers, WMO en ketenpartners.) • Kernwaarden: • Attent • Zelfverantwoordelijk • Ondernemend
I&A Ontwikkelingen
Integratie
Subproces - afdeling – integratie binnen instelling – integratie binnen de keten
Gebruikersvriendelijkheid / interactie
Ponskaart, beeldscherm/toetsenbord, muis, touchsceens, pull down menu, mooie grafische schermen, intuïtief, spraak, beweging
Beschikbaarheid
Terminal bij centrale computer, PC, netwerken binnen gebouwen, internet, mobiel internet
I&A Strategie gericht op • Behouden van betrouwbaarheid en performance • Actievere bijdrage in kostenreductie • Bijdrage in de strategische organisatie ontwikkelingen
• Kortom: Verschuiving van techniek naar de business (integratie).
Van techniek naar business
Dilemma
Kleurenmodel De Caluwé en Vermaak
Vanuit oogpunt zorgmedewerker
“ICT en Structuur” werkt negatief op de ideale zorgwerknemer
• “Structuur” is de rode lap / demotivator voor bevlogen en empatische zorgmedewerkers • Associaties: • Bezuinigen • Bureaucratie, • Geen eigen / cliëntgerichte benadering, • focus op cijfers i.p.v. cliënten
Vanuit oogpunt ICT/Structuur
De ICT/structuur wereld ziet de zorg als bevlogen, maar (te) weinig concreet.
• De zorg heeft zich alleen maar bekommert om mensen. Kosten/efficiency speelden geen rol • De zorg loopt achter in het toepassen van bedrijfskundige principes. • Associaties: • Lief/aardig gevonden willen worden • geen verstand van techniek
Het ideaal Zorgmedewerkers zien de gestructureerde wereld als belangrijk onderdeel voor het verlenen van gepassioneerde en empatische zorg. De gestructureerde wereld ziet zorgmedewerkers als betrokken en kundig in het toepassen van methoden en technieken (respect voor de zorg en helpen de ze ook vooruit).
Hoe gaan we dat bereiken? Plateauplanning t/m 2015 met projecten beschreven vanuit perspectieven: • • • •
Organisatie Klant Medewerker Samenleving
Bijbehorend applicatielandschap
Keuze SharePoint • Keuze gemaakt in 2008 • Toolbox met veel gereedschap • Kennis / Consultancy „leverancier‟ onafhankelijk • Ontsluiting met diverse systemen • Platform voor delen van informatie • Portaal voor medewerkers, leveranciers, cliënt en mantelzorg…
3 project praktijkvoorbeelden • Proces urenregistratie • VIM registratie • KMS
Proces urenregistratie
Uren registratie op papier bij klant.
Productieregistratie klopt uren in CURA in.
Uren registratie Invoeren in computer.
Leidinggevende voert eindcontrole uit en levert uren aan bij productieregistratie.
Urenlijst doormailen naar administratieve kracht op locatie.
Urenlijsten van medewerkers worden in één bestand ingevoerd en nagekeken.
Proces urenverantwoording
Teamleider maakt rooster.
Medewerker registreert werkelijkheid.
Salaris administratie betaalt uit.
Urenlijst doormailen naar administratieve kracht /teamleider op locatie.
Urenlijsten van medewerkers worden in roosterapplicatie verwerkt
Resultaat proces Onderzoek uitgevoerd in 2010 • Steekproef onder 25 ambulante medewerkers • Bij niemand aansluiting uren in bronsysteem t.o.v. eerste registratie • Afwijking 10,3 %
Proces urenregistratie
Uren registratie op PDA/Laptop bij klant.
Leidinggevende voert eindcontrole uit en accordeert
Urenregistratie Uitgangspunten: • • • •
Maximale betrokkenheid gebruikers bij project Maximale ondersteuning gebruikers bij project Snelle implementatie I&A Strategie in acht nemen
Urenregistratie Projectaanpak: • • • •
Ontwerp van het proces Onderzoek naar bestaande systemen Presentatie van deze systemen Keuze gemaakt om in SharePoint te ontwikkelen
Urenregistratie Waarom deze keuze? • • • •
Standaard applicaties beperkt Standaard applicatie veel (ballast) functionaliteit Standaard applicaties vragen forse investeringen Specifieke organisatiewensen lastig/niet onder te brengen in standaard oplossing.
Urenregistratie Betrekken en ondersteunen medewerkers gerealiseerd door: • Keuze apparaat overgelaten aan afvaardiging medewerkers • Verschillende pilots uitgezet en verbeterpunten meegenomen • Iedere stap gezamenlijk doorgenomen
Urenregistratie Projectresultaat: • • • • • • • •
2 fte besparing op administratieve krachten Enthousiaste medewerkers Enthousiaste cliënten Productiviteit medewerkers inzichtelijk Sneller beschikking over productieresultaten Implementatie binnen 3 maanden zonder problemen Cultuurverandering geruisloos verlopen Koppelingen met Harmony (Ortec) en CURA (Unit4)
Processchema
3 voorbeelden uit praktijk • Proces urenregistratie • MIC registratie • KMS
Projectaanleiding Onderzoek TNO Management Consultants: • Drempel om incidenten te melden is hoog • Incident opvolging onvoldoende geborgd • Aanleveren van overzichten tijdrovend en bewerkelijk
Opdracht aan projectgroep: • Realisatie van gefaseerd meldingenportaal • Starten met onderdeel MIC meldingen (VIM)
Veilig Incident Melden (VIM) Uitgangspunten: • Maximale betrokkenheid gebruikers en kwaliteitsmedewerkers (vanaf stap1). • Snelle implementatie (in het kader van ISO certificering) • I&A Strategie in acht nemen
Veilig Incident Melden (VIM) Projectaanpak: • • • • •
Proces beschreven Onderzoek naar bestaande systemen Presentatie van 3 van deze systemen Presentatie meldingen portaal door Winvision Keuze gemaakt om met Winvision in SharePoint MIC registratie in te richten.
Veilig Incident Melden (VIM) Waarom deze keuze? • • • •
Snelle implementatie mogelijk Flexibel back-end systeem SharePoint Visie Winvision sloot aan bij visie van VIM CIE Eenmalige investering gelijk aan aanschaf andere software pakketten, maar nu geen jaarlijkse exploitatiekosten • Eenvoudige ontsluiting met en naar andere applicaties • Centraler positioneren van SDWeb (Intranet)
Veilig Incident Melden (VIM) Een bij de implementatie betrokken medewerkers geeft aan:
“Veilig Melden wordt ondersteunt door geeft SharePoint Een bijIncident de implementatie betrokken medewerkers aan: op een manier zoals SDW dat belangrijk vindt. Het is ons proces geworden dat voldoet aan de landelijke normen.” “Winvision heeft ons vaak het spiegeltje voorgehouden en kritisch gevraagd wat de achterliggende reden van keuze was. Dat maakte ons bewuster en kritischer op ons eigen proces”.
3 voorbeelden uit praktijk • Proces urenregistratie • MIC registratie • KMS
Kwaliteit Management Systeem Aanleiding • SDW heeft HKZ certificaat (bewust) laten verlopen • Kwaliteit opnieuw bekeken met TNO • Gekozen voor ISO 9001 certificering
Kwaliteit Management Systeem Gefaseerde implementatie Document Management Systeem (handboek). Workflow inrichten voor plaatsen van nieuwe, en herzien van bestaande documenten. Processen visualiseren en koppelen.
Kwaliteit Management Systeem
Einde. Vragen…..? Bedankt voor de aandacht.
