Planning Software for the Automotive World
Produktbeschrijving Werkplaatsplanningstool Plan!
2
PRODUKTBESCHRIJVING WERKPLAATSPLANNINGSTOOL PLAN! 3
4
INHOUDSTABEL
1 INTRO
4
2 BEDRIJFSPROFIEL
7
3 GESCHIEDENIS VAN PLAN!
9
4 PLAN! AUTOMOTIVE
11
5 PRODUKTBESCHRIJVING & SCHERMAFDRUKKEN “TRUCKWORLD”
15
5.1 INLEIDING
17
5.2 VOORSTELLING “TRUCKWORLD”
17
5.3 VEREISTEN
21
5.4 PLAN! AUTOMOTIVE
22
5.4.1 Plan! Werkplaatsplanning
22
5.4.1.1 Creatie en Opzet van Planborden
22
5.4.1.2 De After Sales Manager
27
5.4.1.3 De Sales Manager
27
5.4.1.4 De Human Resource Manager
31
5.4.1.5 De Fleet Manager
31
5.4.1.6 De Service Advisor
31
5.4.1.7 Besluit
31
5.5 HET GEBRUIK VAN PLAN!
35
5.5.1 Lay-Out van een planbord
35
5.5.2 Statussen
37
5.5.3 Afspraken maken en verwerken
39
5.5.3.1 Orderhoofding
39
5.5.3.2 Orderdetail
43
5.5.3.3 Vervangwagen
43
5.5.3.4 Afsluiten, Status “Planned”
43
5.5.3.5 Afspraak verwerken; Ordercyclus afwerken
49
5.5.3.6 Afspraken maken met reservatie van een Werkplek
53
5.5.4 Afwezigheden
53
5.6 PLAN! VERKOOP EN AFLEVERING
55
5.7 PLAN! VERHUURPLANNING
58
6 ENKELE NUCHTERE CIJFERS
59
7 REFERENTIES
61
5
Heeft u ooit stil gestaan bij de impact van een goed planningssysteem, op uw bedrijfsresultaat?
6
Planningssoftware voor wakkere ondernemers! Competitieve bedrijven verspillen geen tijd en middelen. Daarom zijn ze competitief. Plan! laat u toe, door middel van optimaal plannen van mensen en resources, uw bedrijfsprocessen onder controle te hebben. Maar bovenal verwittigt Plan! u vóór de problemen opduiken, zodat u tijdig kan ingrijpen en fouten kan vermijden. Fouten die altijd geld kosten, of het nu verlies van tijd of middelen is. Of erger, verlies van klanten. Plan! is door zijn logische structuur en zijn grafische voorstelling voor iedereen eenvoudig in gebruik. Zowel op de werkvloer als in het directiekantoor.
7
!
Elk bedrijf is anders. Daarom kan u Plan! helemaal instellen volgens de behoeften van uw activiteiten. Het programma en de database hoeven niet in
Customer Service
hetzelfde netwerk te draaien en u kan van waar ook
Keeping your promises
ter wereld over het internet uw data raadplegen.
Ondernemingen die klantgerichte diensten
Plan! heeft een hele reeks van specifieke modules ter
leveren, zijn sterk afhankelijk van het correct
beschikking. In welke sector u ook actief bent, Plan!
naleven van hun afspraken: fabrikage- of her-
biedt altijd precies de oplossing die u nodig heeft.
stellingstermijnen respecteren, vervangingstoestellen reserveren. Plan! biedt enkele specifieke modules voor dit type activiteiten.
Plan! omvat heel wat specifieke modules. Neem een
!
kijkje op www.use-plan.com.
Time & People Management
Getting things done Beschikbaarheid van mensen, het plannen en aansturen van projecten, uw eigen tijd optimaal benutten. Wie dingen gedaan wil krijgen, heeft nood aan flexibele en overzichtelijke planningsoplossingen. Ook hiervoor heeft Plan! verschillende modules ter beschikking.
8
BEDRIJFSPROFIEL
Plan! Software, gevestigd in Waasmunster (België), is een snelgroeiend IT-bedrijf. We zijn gespecialiseerd in Software Development voor planning. In alles wat we doen, staat de klant centraal. We moedigen onze klanten aan om actief feedback te geven en mee te denken over waardevolle verbeteringen, want daar worden we allebei beter van. Ons support-niveau is exceptioneel hoog. Op het fanatieke af als de situatie daarom vraagt. Controleert u dit rustig bij onze klanten en / of business-partners. We kijken altijd kritisch naar hoe het nóg beter kan, omdat we er alleen dán in slagen om problemen te voorkomen in plaats van uitdagingen op te lossen. Wij willen dat u optimaal rendement boekt op uw investering. Simpelweg omdat wij de Plan! applicatie beschouwen als een bijzonder belangrijk optimalisatie gereedschap. Met behulp van onze steeds groter wordende schare aan business-partners slagen wij er in om onze oplossingen te implementeren volgens de best denkbare prijs/kwaliteitsverhouding. We realiseren ons maar al te goed dat een netwerk van uitstekende partners zorgt voor aanvullende expertise. En bovendien creëren we samen een ‘local presence’. Marktbenadering Om organisaties beter in te laten spelen op de complexiteit en dynamiek van de omgeving biedt Plan! vooruitstrevende automatiseringsoplossingen. Deze software ondersteunt onze klanten in het creëren van onderscheidend vermogen en het leveren van toegevoegde waarde aan hun klanten. Daarom kiest Plan! Software voor : • een nichestrategie • met het oogmerk om door branchekennis meerwaarde toe te voegen aan de bedrijfsvoering van de klant • een one-stop-shopmodel (full service) • het bieden van een snelle ROI • toegevoegde waarde leveren met een hoge reactiesnelheid. De oplossing is ‘fit for purpose’ en onze organisatie is vormgegeven in een direct-businessmodel, wat uniek is. Doelmarkten • Automotive Trucks • Automotive Cars • Professionele service organisaties Onze kernvaardigheden • Ontwikkelen, onderhouden en implementeren van plannings software • Kennis en kunde van de markt vertaalt zich in: klanten écht willen helpen met hun business • Een sales- en projectenorganisatie die ingericht is volgens de waardediscipline customer intimacy • ‘Fit for purpose’: de verzamelterm voor alles wat er op duidt dat wij een afgestemde standaard- oplossing leveren over 3 criteria-assen :
Intensiteit : korte / voorspelbare implementatie Functionaliteit : afgestemd op de wensen en eisen van de niche markt Complexiteit : eenvoudig in gebruik
Last but not least hebben wij onze medewerkers zéér hoog in het vaandel staan. Betrouwbaarheid, ambitie, loyaliteit en klantgerichtheid zijn kernwaarden die gelden voor al onze collega’s. Samen maken we het mogelijk om Plan! Software continu te laten excelleren. En daar kunnen we dan ook samen trots op zijn.
9
10
GESCHIEDENIS VAN PLAN!
In september 2003 zijn we gestart met een complete nieuwe ontwikkeling van een werkplaatsplanning gericht op de automotive sector. De ontwikkeling gebeurde in de “C# .Net” ontwikkelingsomgeving van Microsoft. Bij de analyse van dit project hebben we tientallen gesprekken gehad met mensen die dagelijks bezig zijn met het inplannen van opdrachten. Zo ontstonden de planning’s werkgroepen, later de usergroepen. Een ontwikkelingsteam van 6 .Net ontwikkelaars hebben 2 jaar lang aan de eerste versie van de Plan! Applicatie ontwikkeld. Het resultaat was een verbluffende applicatie die planners de zo belangrijke controle en overzicht gaven die ze misten in de klassieke oplossingen. De ontwikkelingsomgeving .net bood de noodzakelijke tools waardoor gebruiksvriendelijkheid en grafische user-interface ten volle konden worden voorzien. Eind 2005 gingen de eerste bedrijven van start met Plan! Automotive. Na bijzonder korte implementatie trajecten kregen gebruikers comfort en overzicht als direct resultaat. Dit was voor de gebruiker een directe aanmoediging. Zeer snel ontstond een enthousiaste gebruikersgroep van professionele planners. Hun input en gebruikservaring was voor ons een rijkdom aan advies. Elke suggestie, elk advies dat algemeen waardevol was hebben we opgenomen in het roadbook. Dit is tot op de dag van vandaag nog steeds onze filosofie. “Plan! Automotive, powered by our users”. Snel bereikten we de Truck omgevingen, want in deze markt is de vraag naar krachtig planningsgereedschap groot gezien de omvang van de bedrijven en de opdrachten. Specifieke Truck functionaliteit was beschikbaar en werd nog beter. Intussen werken ongeveer 200 Automotive sites, met een 800 gebruikers met onze software in de Benelux. Sinds 2006 werken we ook samen met de KAHO Sint-Lieven om hun optimalisatie algoritmen te integreren in onze software. Het doel van dit project is naast planning, ook resoluut te gaan voor optimalisering van de inzetbare resources. Real time toewijzing van de ideale job voor de beschikbare resource. De resultaten van deze technologie zullen zichtbaar worden in de komende versies van Plan! Automotive. Plan! Software heeft eind 2007 een bekroning ontvangen als innovatief softwareproject, als rechtstreeks gevolg hiervan hebben wij van de Vlaamse overheid een steun ontvangen om ontwikkelingen te doen op het vlak van automatische planning en simulatie.
11
12
PLAN! AUTOMOTIVE 13
!
Customer Service Keeping your promises
Automotive Wanneer u Plan! Automotive gebruikt, begrijpt u niet hoe u het al die jaren zonder heeft kunnen doen. U krijgt uw werkplaats volledig onder controle. Als garagehouder komt u voortaan elke afspraak met uw klanten stipt na en dat is waar het om draait. Klanten maken of kraken uw reputatie en bepalen hierdoor de toekomst en groei van uw onderneming. Voorkom dubbele afspraken, overbelasting van uw werkplaats, niet voorhanden zijnde vervangvoertuigen en nog veel meer. U bent verwittigd!
14
Automotive
De voornaamste eigenschappen.
Werkplaatsen, machines, medewerkers, vervang- en verhuur-
Met Plan! kan u tegelijkertijd verschillende bedrijven, werkplaatsen, merken (voor
voertuigen maar ook de gepresteerde tijden via electronische
garages), voorstellingen van planningen,
prikklokken, inactiviteit door ziekte, vakantie of opleidingen.
gebruikers en talen raadplegen.
Met Plan! Automotive krijgt u volledig de controle over uw werkplaats. Gegevens kunnen via barcode of manueel worden ingegeven.
De parameters zijn per gebruiker in te stellen. U kan kiezen de planning van de beschik-
Als manager haalt u uit Plan! precies die informatie die u
bare capaciteit te zien, of de planning van
toelaat de organisatie, het rendement en de reputatie van uw
de resources, of een combinatie van beide.
zaak sterk te verbeteren. Plan! Automotive is door zijn doordachte structuur en
Plan! geeft een volledig grafische weergave
grafische voorstelling door iedereen in uw onderneming op
van:
een eenvoudige en vlugge manier te gebruiken. U hoeft echt geen computerwizzard te zijn om met Plan! aan de slag te gaan.
-de totale, beschikbare en ver
bruikte capaciteit.
-de bezetting per resource.
-de status van een job of project
(gepland, in uitvoering of uitge
voerd)
-het type job of project (bv.
onderhoud, herstelling, e.d.)
-de inactiviteit per resource (bv.
vakantie, ziekte, e.d.)
U kan snel de planning aanpassen door middel van drag-and-drop technologie.
Voornaamste technische eigenschappen. Plan! draait op het .Net platform en is dus geschikt voor Windows-gebruikers (2000/ XP) en gebruikt een standaard MSDE database. Waar nodig kan een SQL Server
Plan! omvat heel wat specifieke modules. Neem een kijkje op
database geïmplementeerd worden.
www.use-plan.com.
De Plan!-database kan via een Webservice over het internet geraadpleegd worden.
15
Minimum Systeemvereisten :
SERVER • Windows 2000 sp4 of hoger (niet Small Business Versie) • minimum Xeon Dualcore 1Gb RAM / 2 Gb vrij op systeemschijf • anti spy ware and anti virus programs • up-to-date Windows • .NET Framework 2.0 • werkend backup system (om PLAN! Data te verzekeren) • vanaf 11 clients: SQL Server 2000 Standard of hoger
WORKSTATION • Windows 2000 sp4 of hoger • minimum Pentium 4d 3GHz / 1Gb RAM / 1Gb vrij op harde schijf • anti spy ware and anti virus programs • up-to-date Windows • .NET Framework 2.0 • Beeldschermresolutie optimal 1280*1024 op 17” LCD of hoger
WORKSTATION THIN CLIENT • voor gebruik met Terminalserver of Citrix.
TERMINALSERVER / CITRIX • minimum Xeon Dualcore / 2Gb RAM / 2 GB vrij op harde schijf • 1 PLAN-Sessie verbruikt ongeveer 40 Mb intern geheugen. Neem de 4GB RAM-limiet van Windows 2003 Server Edition in acht. • Bij voorkeur Windows 2003 server • Datatransfer: met 16-bit kleur en 1024*768 resolutie : 96 Kbit Bandbreedte of meer.
16
PLAN! AUTOMOTIVE BESCHRIJVING & SCHERMAFDRUKKEN 17
fig 001
18
INLEIDING Met deze brochure willen wij u inzicht geven in de kracht van Plan! Automotive als planningstool voor uw bedrijf. We zijn er ons van bewust dat een brochure niet al uw vragen kan beantwoorden. Daarom staan wij steeds klaar tot het geven van een vrijblijvende voorstelling in uw bedrijf en voor uw mensen.
VOORSTELLING “TRUCKWORLD” Om de werking van Plan! beter te kunnen illustreren doen we dit aan de hand van een fictief bedrijf; “Truckworld”. In figuur 001 is de structuur van Truckworld te zien. Truckworld is een holding met drie filialen; Amsterdam, Brussels en Paris. Elk filiaal beschikt over twee teams van monteurs. Voor het filiaal Brussels noemen deze teams “B1- Mechanics” en “B2 – Mechanics”. Elk team is op zijn beurt opgedeeld in een aantal groepen die volgens een bepaalde logica zijn samengesteld. Voor de filialen Brussels en Amsterdam zijn de teams samengesteld volgens specialisatie:
• Maintenance: deze groep staat in voor onderhoudsbeurten en kleine herstellingen, • Repair: deze monteurs voeren de grotere herstellingen uit, • Electricity: Zijn verantwoordelijk voor alles wat met electronica te maken heeft, • Deliveries: Staan in voor de aflevering van nieuwe en tweedehands voertuigen .
Het filiaal Paris heeft ervoor geopteerd om de indeling van haar monteurs te organiseren volgens ploegenstelsel:
• Early Team: de ochtendploeg • Late Team: Late dienst.
Bij Truckworld zijn er een 60-tal monteurs werkzaam. Truckworld beschikt bovendien over een eigen vloot van vervang- en demo- voertuigen. In elk filiaal zijn er een aantal Service-Advisors die instaan voor het maken van de afspraken, de ontvangst van de klant, het opvolgen van de interventie en het terug afleveren van het voertuig aan de klant. Elke werkplaats beschikt over een werkplaatsverantwoordelijke. Op het niveau van de holding zijn er een aantal managers die ieder op hun beurt verantwoordelijkheid dragen voor een bepaald departement:
• Een After Sales Manager • Een Sales Manager • Een Fleet Manager • Een Human Resource Manager.
19
fig 002
20
fig 003
21
22
VEREISTEN
Vóór de introductie van Plan! had Truckworld een eigen planning methodologie: • Elke werkplaats beschikte over “het boek” waarin elke afspraak werd genoteerd (Fig. 002), • Vervolgens werden deze afspraken zichtbaar gemaakt op een planbord dat centraal tegen de muur van de receptie was bevestigd (Fig. 003), • Afwezigheden van de monteurs werden in Excel bijgehouden, • Voor de verloven van de bedienden was er een tweede Excel. • Planning van vervang- en demo- voertuigen werd eveneens in Excel bijgehouden, de verhuurcontracten werden manueel opgemaakt. • De planning van de afdeling “Aflevering Nieuwe Voertuigen” werd bijgehouden op een planbord met T-kaartjes gecombineerd met een Excel-Blad waarin een overzicht werd bijgehouden van alle werkzaam heden die door derden uitgevoerd moesten worden. Deze manier van werken werd onhoudbaar. De planning was versnipperd over diverse Excel-bladen, verschillende planborden en planningsboeken. Nergens was er één duidelijk overzicht. Er was geen inzicht over bezetting van de verschillende werkplaatsen. Sommige dagen leek er een overaanbod aan werk te zijn, op andere dagen was er dan weer onvoldoende werk. Kortom, er heerste constant een onzeker gevoel over de planning en de bezetting. Het rendement van de werkplaatsen kwam onder druk te staan, het optimaliseren van de planning werd een noodzaak. Bij de keuze van een planningstool heeft Truckworld een aantal belangrijke criteria vooropgesteld: • Men wou komen tot één globaal planning systeem dat alle boeken, planborden en Excel-bladen kon vervangen. • De complexe structuur van Truckworld met verschillende vestigingen en afdelingen moest kunnen beheerd worden. • De planning moest voor iedereen toegankelijk zijn. • Daarenboven was het een vereiste dat de planning moest kunnen bekeken worden vanuit verschillende invalshoeken. De Service-Advisor kijkt immers op een andere manier naar de planning dan de After Sales Manager. • Beveiliging is ook een belangrijk aspect. Zo mag de After Sales Manager de planning van alle filialen en afdelingen bekijken, de Service–Advisor heeft een beperktere toegang. • Overzicht en controle zijn uiterst belangrijk, men moet op elk ogenblik een correct beeld hebben van de bezetting per afdeling, werkplaats en filiaal. • Het sprak voor zich dat de applicatie eenvoudig te implementeren en te gebruiken moest zijn. In het volgende hoofdstuk tonen we u hoe Truckworld, met behulp van Plan! Automotive, deze uitdaging aanging.
23
PLAN! AUTOMOTIVE Om de problematiek van Truckworld te kunnen oplossen worden er vier Plan! –modules voorzien: • Plan! Werkplaatsplanning: hierin wordt de werkplaatsplanning volledig opgevangen. • Plan! Verkoop en Aflevering: voor de planning van de levering van nieuwe voertuigen. • Plan! Verhuurplanning: Voor de verhuurplanning, de planning van vervang- en demovoertuigen wordt in Plan! automotive opgevangen. • Plan! Communicatie: de communicatie module is actief binnen de werkplaatsplanning om de klanten automatisch te informeren over de status van hun afspraak en binnen de Verkoop en Aflevering module om de communicatie met de onderaannemers, de boekhouding en de verkopers te verzorgen. Commu nicatie kan gevoerd worden per SMS, mail of fax.
Plan! Werkplaatsplanning Creatie en Opzet van Planborden Planborden kunnen volledig vrij ingedeeld worden. Per gebruiker of gebruikersgroep, per bedrijf of filiaal kan de lay-out van het planbord ingesteld worden. Voor elke gebruiker kan er bepaald worden tot welke planborden hij/zij toegang krijgt. Daarenboven kan men verschillende planborden aanmaken om op een andere manier naar dezelfde gegevens te kijken. Hieronder volgt een beschrijving van hoe planborden samengesteld kunnen worden. We bekijken even hoe Truckworld Plan! heeft opgezet voor hun specifieke situatie. En dit in functie van de verschillende disciplines
24
fig 004
25
fig 005
26
fig 006
27
fig 007
28
De After Sales Manager De After Sales Manager wil vanuit zijn verantwoordelijkheid een zicht hebben op de gehele groep. In eerste instantie is hij vooral geïnteresseerd in de bezetting van de werkplaatsen. Desgewenst krijgt hij direct toegang tot de planning van de individuele filialen, de vervangwagens en de planning van de werkplekken. Op het eerste planbord “CAPACITY CONTROL (1)” zien we een weekplanning met een capaciteitsoverzicht over de verschillende filialen en dit per filiaal en per specialisatie. Hier zien we dus per specialisatie de totale capaciteit, het aantal ingeplande uren en de beschikbare capaciteit over de 3 filialen heen. Zo is bijvoorbeeld te zien dat er op maandag 16 juni in de ganse groep 182,5 uren beschikbaar zijn van monteurs met de specialisatie “Maintenance”; er zijn 132,5 uren ingepland; er zijn nog 50 uren beschikbaar. (Figuur 004). Op het eerste planbord “CAPACITY CONTROL (2)” zien we een weekplanning met een capaciteitsoverzicht over de verschillende filialen en per team. (Figuur 005). Deze twee planborden bieden de After Sales Manager alle informatie die hij nodig heeft om perfecte controle te hebben over Truckworld en haar filialen. Hij ziet de bezetting per team en per specialisatie. Eventuele problemen worden op tijd gedetecteerd en er kan dus altijd op tijd ingegrepen worden. Links van elk planbord zien we een overzicht van alle afspraken die gemaakt zijn in de week van 16 juni en in alle filialen. De afspraken zijn gegroepeerd per filiaal en per status. Aan de hand hiervan kan opgevolgd worden in welke status de afspraak zich bevindt. We komen hier verder nog op terug. Indien hij dit wens kan de After Sales Manager op elk ogenblik de detailplanning raadplegen van de verschillende vestigingen. (Figuur 006).
De Sales Manager Alhoewel de Sales Manager niet zelf hoeft te plannen wil hij toch inzicht over zijn interessegebied. Voor hem werd er een planbord samengesteld waarin kan kijken naar: • De agenda van zijn verkopers, • De planning van de afdelingen “Deliveries” van de diverse filialen, zodat hij kan opvolgen welke voertui gen er afgeleverd worden. • De planning van de demovoertuigen voor de testritten van de klanten en prospecten. (Figuur 007)
29
fig 008
30
fig 009
31
fig 010
32
De Human Resource Manager
Voor de HR Manager is er één planbord samengesteld waarin hij alle medewerkers van de groep kan raadplegen. Hij is vooral geïnteresseerd in de afwezigen. (figuur 008).
De Fleet Manager De Fleet Manager heeft een planbord voor zich waarin hij alle voertuigen kan bekijken van Truckworld. Hij heeft een overzicht van wat er met zijn vloot gebeurt. (Figuur 009).
De Service Advisor Figuur 010 toont het planbord van de Service Advisor Brussels. Hij heeft uiteraard toegang gekregen tot het planbord van de werkplaats Brussels. Daarenboven heeft hij leesrechten gekregen tot de planborden van zijn collega’s; de Service Advisors van Amsterdam en Paris. Hierin kan hij echter niet plannen, enkel raadplegen. Dit kan handig zijn om snel na te gaan of er in de naburige filialen van Truckworld nog capaciteit vrij is. Als Service Advisor moet hij ook vervangwagens kunnen inplannen, hij heeft aldus ook toegang gekregen tot het planbord “REPLACEMENT VEHICLES”.
Besluit Één van de vereisten van Truckworld was dat de complexe structuur, eigen aan hun bedrijf moest kunnen vertaald worden in Plan! Zoals u heeft kunnen vaststellen kan u met Plan! elke gebruiker een gepersonaliseerd planbord geven. Afhankelijk van de functie of bevoegdheden kan u iedereen zijn of haar specifieke zicht op de planning geven. In het volgende hoofdstuk gaan we dieper in op het gebruik van Plan!
33
fig 011
34
fig 012
35
fig 013
36
Het Gebruik van Plan! We hebben Plan! volledig geconfigureerd op maat van Truckworld, we hebben alle gebruikers toegang gegeven tot de correcte planborden. Nu kunnen we aan de slag. Voor we effectief afspraken gaan inplannen nemen we het planbord van de Service Advisor nader onder de loep.
Lay-Out van een planbord We kijken even naar figuur 011. Hierop zijn een aantal elementen terug te vinden: • [1] Centraal op het scherm zien we steeds het eigenlijke planbord. Hierop zijn de monteurs te zien en de capaciteit van de werkplaats en afdelingen. Op de gekleurde balken naast de monteurs zijn de taken van de betreffende monteur te zien. De kleur van de taak heeft betrekking op het soort werk dat inge pland is. Taaktypes zijn onbeperkt aan te maken, elk met een specifieke kleur en een specifieke duurtijd. Figuur 012 geeft een overzicht van de taaktypes die gebruikt worden door Truckworld. De kleuren van de balk geven in figuur 011 dus weer welk soort taak er is ingepland. Door echter op de knop “Taakstatus” te klikken (Figuur 013) zien we de status van elke taak weergegeven in een specifieke kleur:
o o o o
Paars: Taak moet nog gestart worden, Groen: Taak is in uitvoering, Oker: Taak is afgewerkt Rood: taak staat op Hold
Elke gebruiken kan kiezen welke kleurenpallet hij wenst te gebruiken, zo zal de Service Advisor vooral geïnteresseerd zijn in de status van elke taak, terwijl de Werkplaats-verantwoordelijke voornamelijk geïnteresseerd is in het soort werk dat hij mag verwachten. • [2] Links zien we het overzichtscherm, hier zijn alle afspraken te zien die gemaakt zijn voor het filiaal in kwestie en voor de periode die is geselecteerd, in het voorbeeld zien we alle afspraken van het filiaal Brussels voor maandag 16 juni. Alle afspraken zijn te zien in de status waarin de afspraak zich bevindt. We zullen straks zien dat deze statussen een belangrijke rol spelen. • [3] Wanneer we een afspraak selecteren in het overzichtscherm vinden we uiterst rechts van het scherm alles details van deze afspraak terug. Hier zien we voor wie we een afspraak gemaakt hebben, wanneer en waarvoor het voertuig binnenkomt. Indien er een vervangwagen gereserveerd is zien we dit hier ook. In het kader “Remarks” kunnen we alle opmerkingen kwijt die de klant ons heeft medegedeeld. • [4] Onderaan het scherm bevindt zich de kalender, via de kalender kunnen we zeer snel naar een bepaal de datum gaan.
37
fig 014
38
Statussen
Zoals net reeds aangehaald speelt het overzichtscherm en de statussen (Figuur 011 - [2] ) een belangrijke rol. De statussen in het overzichtscherm gedragen zich volgens de ordercyclus zoals deze zich in de praktijk voordoet. In figuur 014 zien we de ordercyclus grafisch weergegeven. Dit overzichtscherm toont dus heel wat informatie en is een belangrijk werkinstrument. De statussen geven zowel receptie als werkplaats een perfect inzicht in de actuele situatie; welke klanten moeten nog binnenkomen, welke voertuigen zijn al binnengebracht, welke taken zijn in uitvoering. Deze statussen zijn voor receptie en werkplaats zowel een belangrijk werkinstrument alsook een communicatiemiddel: • de afspraken in de status “Planned” zijn belangrijk voor de receptie, dit zijn klanten waarmee er een af spraak is gemaakt maar die hun voertuig nog niet hebben binnengebracht. • de afspraken in de status “Planned, Vehicle IN” zijn de afspraken die gepland zijn en waarvan de klant het voertuig heeft binnengebracht. Dit zijn taken die door de werkplaatsverantwoordelijke nog moeten toege kend worden een monteur. • de afspraken in de status “Assigned, Vehicle IN” zijn de afspraken door de werkplaatsverantwoordelijke toegekend zijn aan een medewerker.
• De taken in de status “In Process” zijn momenteel in uitvoering.
• De taken in de status “Finished” zijn afgewerkt
• De taken in de status “Vehicle OUT” zijn volledig afgewerkt, het voertuig is door de klant opgehaald.
• het sleuteltje achter bepaalde afspraken duidt erop dat er voor deze klant een vervangwagen is gereser veerd,
• een klokje betekent dat de klant blijft wachten op zijn voertuig.
39
fig 015
40
Afspraken maken en verwerken
We kunnen in Plan! een afspraak om twee manier ingeven. 1. Rechtsreeks op naam van een monteur. 2. Op groepsniveau (bvb. B1 – Maintenance) zodat er capaciteit gereserveerd wordt voor de interventie zon der de taak al toe te kennen aan een monteur. In ons volgende voorbeeld geven we een afspraak in op capaciteit en zullen tonen we u hoe de ordercyclus verder wordt afgewerkt.
Orderhoofding (Figuur 015)
Door te dubbelklikken op een bepaalde groep en op de correcte datum, opent er een leeg ingavescherm waar we in eerste instantie de algemene gegevens van de afspraak ingeven. Belangrijkste zaken die kunnen ingegeven worden zijn: ➢ “Company”: wordt automatisch ingevuld aan de hand van het gebruikerspofiel. ➢ “Type”: Is het ordertype. Het is mogelijk om in Plan! verschillende soorten orders aan te maken. Het type order bepaalt dan de manier van communicatie met de klant (zie Communicatiemodule). Tevens is het mogelijk om afhankelijk van het ordertype een andere Ordercyclus te hanteren. Zo kan het perfect zijn dat afspraken voor het afhalen van nieuwe voertuigen op een totaal andere manier verwerkt worden dan de normale werkplaatsafspraken. ➢ “Number”: Hier kan het werkordernumer ingevuld worden. ➢ “Customer”: Door op de drie puntjes te klikken opent het klantenoverzicht. In dit scherm kan men op elk beschikbaar veld naar de juiste klant zoeken. Indien de klant gekozen is wordt het veld “Vehicle” automa tisch ingevuld. Wanneer de klant meerdere voertuigen bezit kan men via een pop-up menu het juiste voertuig selecteren. ➢ “Contact”: Is de contactpersoon bij de klant, wordt onder andere gebruikt om de communicatiemodule aan te sturen. ➢ “Vehicle”: Om te zoeken naar een voertuig, indien het voertuig gevonden is wordt de klant automatisch ingevuld. ➢ “Waits”: Indicator om aan te duiden of de klant wacht op zijn voertuig. ➢ “Arrival/Departure”: De geplande aankomst- en vertrektijd van de klant. Is nodig om te weten wanneer het voertuig ter beschikking is van de werkplaats. De “Allert” module controleert automatisch of er geen taken toegekend worden buiten de beschikbaarheid van het voertuig. ➢ “Actual”: Hier worden de effectieve aankomst- en vertrektijden bijgehouden. Deze tijden worden automatisch ingevuld. ➢ “Remarks”: Hier kunnen alle opmerkingen van de klant ingegeven worden.
41
fig 016
42
fig 017
43
fig 018
44
Orderdetail (Figuur 016) ➢ Door op “Tasks” of “Next” te klikken komen we in het detailvenster. Hier geven we volgende zaken in: ➢ “Type”: Taaktype ➢ “Duration”: Wordt automatisch ingevuld, maar kan nog aangepast woden. ➢ “Status”: Wordt automatisch ingevuld, geeft de status weer van het order ➢ “Group”: Wordt automatisch ingevuld, toont de groep aan wie het order is toegekend. ➢ “Executor”: Toont aan welke medewerker de taak is toegekend, wordt automatisch ingevuld wanneer de taak toegekend wordt aan een monteur. ➢ “Description”: Hier kunnen opmerkingen op taak niveau ingegeven worden. Deze worden afgedrukt op de dagrapporten.
Vervangwagen (Figuur 017) ➢ “Door op “”Next”” te klikken komen we in het venster voor de vervangwagen. De verhuurperiode wordt automatisch ingevuld op basis van de aankomst- en vertrektijden in de orderhoofding. We hoeven enkel een vervangvoertuig te selecteren. Er kan niet dubbel geboekt worden. Tenslotte kunnen er nog opmerkin gen ingegeven worden indien nodig. ➢ De effectieve aankomst en vertrektijden worden later automatisch ingevuld. ➢ Er kunnen ook vervang- of demovoertuigen ingepland worden zonder een werkplaatsafspraak te maken.”
Afsluiten, Status “Planned” (Figuur 018) ➢ Door op “Save & Close” te klikken, verlaten we de orderingave en komen terug in het planbord terecht. Hier zien we onze afspraak staan in het Overzichtscherm in de status “Planned”. ➢ We hebben nu een afspraak gemaakt waarop twee taken voorzien zijn en waar een vervangwagen is gereserveerd voor de klant. Doordat de taken zijn toegekend aan de groep “B2 – Mechanics” is de capaciteit van deze groep aangepast. Er zijn nu nog slechts 2 uren beschikbaar voor deze groep. Vóór het inplannen van deze afspraak waren er 8 werkuren beschikbaar (zie figuur 011).
45
fig 019
46
fig 020
47
fig 021
48
fig 022
49
50
Afspraak verwerken; Ordercyclus afwerken • Status “Planned” (Figuur 018) ➢ Wanneer we op onze net gemaakte afspraak klikken zien we rechts van het scherm alle details verschijnen. • Status “Planned, Vehicle IN” en “Assigned, Vehicle IN” (Figuur 019) ➢ Wanneer de klant toekomt moeten we de aankomst registreren, de werkplaats moet weten dat er een voertuig is toegekomen. ➢ Door met de rechtermuisknop op de afspraak te klikken kan men in één ogenblik de aankomst registreren. ➢ De afspraak is in de volgende status terecht gekomen “”Planned, Vehicle Available””. De werk plaatsverantwoordelijke ziet onmiddellijk dat er een voertuig is toegekomen. En kan de volgende stap zetten: de taken toewijzen. ➢ We komen nu in de werkplaats terecht. De werkplaatsverantwoordelijke ziet onmiddellijk dat er een voertuig is binnengebracht en kent de taak toe aan monteur “Boonen Tom”. Het toewijzen gebeurt heel eenvoudig door de taak in het venster “Order Detail” vast te nemen en te slepen naar de gewenste medewerker. Het resultaat is te zien in figuur 019. Na de toewijzing komt de taak in de status: “Assigned, Vehicle IN” • Starten en Beëindigen van een taak, Statussen “In Process” en “Finished” (Figuur 020) ➢ Met een muisklik op de taak kan de taakstatus aangepast worden. Wanneer Plan! gekoppeld is met een tijdsregistratiesysteem is deze handeling overbodig en gebeurt de statuswijziging automatisch. Door het starten van de taak is ook de status gewijzigd naar “Executing”, de kleur van de taak is gewijzigd naar groen. Op deze manier ziet de receptie online wat er zich in de werkplaats afspeelt. ➢ Het beëindigen van taken gebeurt op dezelfde manier als het starten. Ook hier geldt uiteraard dat deze handeling overbodig is wanneer Plan! is gekoppeld met een tijdsregistratiesyteem. De kleur van de takenbalk is ondertussen ook gewijzigd. • Afhalen van het voertuig door de klant, Status: “Vehicle OUT” (Figuur 021) ➢ Het aanduiden van het feit dat de klant zijn voertuig afgehaald heeft gebeurt op dezelfde eenvou dige manier als daarstraks; met een klik van de rechtermuisknop. De afspraak komt nu in de status; “Vehicle OUT” te staan. ➢ De afspraak is hiermee volledig afgewerkt. In de orderhoofding zijn ondertussen ook de effectieve aankomst en vertrektijden ingevuld (Figuur 022).
51
fig 023
52
fig 024
53
fig 025
54
Afspraken maken met reservatie van een Werkplek
➢ Voor bedrijven die een stap verder willen gaan voorziet Plan! ook de mogelijkheid om Werkplekken in te plannen. ➢ Figuur 023 toont een planbord met een overzicht van beschikbare Werkplekken. Er zijn drie Werkplekken voorzien, elk met twee zones. Bij het maken van een afspraak kan er een werkplek gereserveerd worden, hierbij kan er één zone of, indien nodig, de twee zones gereserveerd worden. ➢ Hetzelfde mechanisme kan ook gebruikt worden voor het reserveren van speciaal gereedschap of appara tuur.”
Afwezigheden
Het is van het grootste belang dat de Service Advisors op elk ogenblik een correct beeld hebben van de beschikbare capaciteit. Daarom dienen alle afwezigheden zeer consequent ingegeven te worden. Afwezigheden ingeven kan individueel, voor een groep, een filiaal of de gehele groep. Er kunnen een onbeperkt aantal afwezigheid types aangemaakt worden. Hierdoor is het mogelijk om rapporten te genereren. De lay-out van deze rapporten kan men zelf bepalen. In figuur 024 is een scherm afgebeeld waarin een aantal verloven te zien zijn. Figuur 025 toont een rapport waarin alle opleidingen te zien zijn die de monteurs gevolgd hebben in 2008. Het rapport is alfabetisch gesorteerd op monteur. Zoals alle rapporten van dit type kan ook dit rapport met één muisklik geprint worden of geconverteerd worden naar Excel, tekst of HTML.
55
fig 026
56
Plan! Verkoop en Aflevering
Voor de planning van de afdeling Levering Nieuwe Voertuigen heeft Truckland ervoor gekozen om de module Verkoop en Aflevering in gebruik te nemen. Het inplannen van voertuigen voor verkoop en aflevering loopt anders dan atelierplanning en is een stuk complexer omdat dit vaak gepaard gaat met taken die buiten de eigen onderneming worden uitgevoerd. Het is belangrijk om inzicht en controle te hebben over de werkzaamheden die aan onderaannemers worden uitbesteed. Truckland werkt voornamelijk met twee onderaannemers: Paint it Black voor alle schilderwerk en Cool Trans voor alle opbouw werkzaamheden. Truckland zelf doet uiteraard ook een aantal werkzaamheden. Met de ingebruikname van deze module verwerft Truckland overzicht en controle over: • De status van elk besteld voertuig: ➢ Not arrived: Voertuigen in bestelling, nog niet geleverd bij Truckworld ➢ To Do: Voertuigen geleverd bij Truckworld en in behandling ➢ Finished: Voertuigen afgeleverd bij de klant • De planning, dit wil zeggen de verwachtte leverdatum bij Truckland en de geplande leverdata van en naar de onderaannemers. • De cashflow, dank zij deze functie beschikt Truckland over een krachtig instrument dat een perfecte controle biedt over de cashflow. Figuur 026 toont een aantal verkoopsorders met hun planning. Links in het overzichtscherm zijn de drie tabbladen te zien met betrekking tot de status van elk voertuig. De orders die in het voorbeeld te zien zijn bevinden zich in de status “Not Arrived” dit zijn dus voertuigen die nog niet geleverd zijn bij Truckland. Op het centrale planbord is de planning te zien van de verkochte voertuigen. We zien drie taaktype’s:
• De groene balken geven weer wanneer het voertuig verwacht wordt bij Truckland • De blauwe balken geven weer wanneer het voertuig bij onderaannemer Cool Trans zit • De paarse balken geven weer wanneer het voertuig bij onderaannemer Paint it Black zit
Het verkoopsorder van klant “Roose Joel” is opengeklapt. De planning kan eenvoudig aangepast worden door de balken over de tijdsas te slepen. Vermits de taken gekoppeld zijn worden volgende taken automatisch mee opgeschoven. Belangrijk gegeven hierbij is dat bij een wijziging van de planning er een mail kan gestuurd worden naar de betreffende onderaannemer én naar de verkoper van Truckworld zodat hij zijn klant op de hoogte kan brengen van de wijziging.
57
fig 027
58
fig 028
59
Via het filterscherm (Figuur 027) kunnen alle verkoopsorders gefilterd worden op de belangrijkste criteria:
➢ Customer”: ➢ Contractor”: ➢ Salesman”: ➢ Model:
om alle orders van één bepaalde klant te bekijken om alle bestellingen bij een bepaalde onderaannemer te bekijken om alle orders van één bepaalde verkoper te kunnen bekijken om alle orders van één bepaald model te bekijken.
In het voorbeeld is er een selectie gemaakt van alle voertuigen die naar onderaannemer “Cool Trans” moeten gebracht worden voor opbouwwerken. Er is perfect te zien wanneer ze bij Cool Trans moeten afgeleverd worden en wanneer de voertuigen terug bij Truckworld verwacht worden. Cool Trans is hiervan op de hoogte gebracht door een mail die vanuit Plan! werd aangemaakt en verstuurd. Ook de bestelbon voor Cool Trans werd door Plan! automatisch gegenereerd. Doorheen het gehele traject dat een voertuig doorloopt, is het financiële aspect van groot belang. Men moet ten allen tijde kunnen zien wat de financiële balans is op een gegeven tijdstip. De kosten die gepaard gaan met de onderaannemers kunnen reeds ingegeven worden bij creatie van een verkooporder. Dit gebeurt voor iedere taak die aan een order gekoppeld is. Een te betalen bedrag wordt in rekening gebracht op de (verwachte) leverdatum, opgeteld met de betaaltermijn van de onderaannemer. Daarnaast is het mogelijk om geplande en werkelijke opbrengsten op bepaalde datums in te kunnen geven. Dit gebeurt op verkooporderniveau (meerdere betalingen per verkooporder). Met behulp van een staafdiagram krijgt men inzicht in de financiële situatie. Zowel de planning als het financiële overzicht kunnen op dag, week of maandbasis getoond worden. In figuur 028 is het financieel overzicht weergegeven op weekbasis.
Plan! Verhuurplanning De algemene werking van de verhuurmodule is even eenvoudig als deze van de vervangwagens. Huurwagens kunnen op een apart planbord geplaatst worden en kunnen ook opgedeeld worden in groepen. Grote verschil met de vervangwagens is de manier van prijsberekening. Bij vervangwagens is dit beperkt tot een dagprijs. Bij verhuur gaat dit een stuk verder. Je kan een onbeperkt aantal prijscategorieën aanmaken. Per prijscategorie kan je bepalen wat de prijs is voor de verhuur, afhankelijk van de verhuurtermijn. Hierbij kan je ook ingeven wat het aantal kilometers is dat inbegrepen is in de verhuurprijs . Vervolgens kan je deze prijscategorieën koppelen aan een onbeperkt aantal prijsschema’s. In een prijsschema leg je voor elk voertuigtype vast onder welke prijscategorie het valt. Hier kan je onder andere nog ingeven wat de prijs is per extra gereden kilometer en wat de waarborg is die aan de klant dient aangerekend te worden. In feite komt het erop neer dat je voor elke voertuigsoort een prijsberekening kan instellen per dag/week/maand, rekening houdende met een inbegrepen aantal kilometers en een prijs per extra gereden kilometer. Van deze verhuringen kan er een factuur afgedrukt worden. Er is een standaard export voorzien die kan verstuurd worden naar een financiële toepassing.
60
ENKELE NUCHTERE CIJFERS
Truckland investeerde ongeveer 30.000 Euro voor de aanschaf en implementatie van Plan! Dit wil zeggen ongeveer 10.000 euro per site. De vraag die zich natuurlijk stelt is; hoe en op welke termijn kan deze investering ten gelde gemaakt worden? In het geval van Truckland bedraagt het gemiddelde uurloon 60 Euro/uur. De verhouding tussen verkoop onderdelen en werkuren is 1 op 1. Er wordt uitgegaan van een gemiddelde bruto marge van 30% Truckland is 250 dagen per jaar geopend en een monteur werkt er gemiddeld 1500 uren/jaar. • Bij een uurloon van 60€/uur betekent één uur per dag niet verkopen een reëel omzetverlies van 30.000 euro op jaarbasis!
Verlies werkuren = 60 * 250 dagen Verlies wisselstukken (idem) Totaal verlies
= 15.000 euro = 15.000 euro = 30.000 euro
• Het is een gegeven dat met een goed planning systeem de productiviteit in de werkplaats zonder pro bleem met 5 tot 10% kan verbeterd worden. Indien we uitgaan van het slechtste scenario (5%) betekent dit concreet een omzetwinst in werkuren & wisselstukken en berekend op basis van 1.500 werkuren per jaar en een uurloon van 60 euro van :
➢ ➢ ➢ ➢
9.000 euro/jaar per monteur, 90.000 euro/jaar voor een werkplaats met 10 monteurs, 225.000 euro/jaar voor een werkplaats met 25 monteurs, 450.000 euro/jaar voor een werkplaats met 50 monteurs.
• Truckland heeft 60 monteurs in dienst. Dit betekent voor Truckland een mogelijke omzetverhoging van 540.000 Euro/jaar of een verhoging van de Bruto Marge van 162.000 Euro per Jaar. Ofwel een Return On Investment van minder dan 3 maanden! Uiteraard moeten we rekening houden met een inloopperiode. Alhoewel de implementatie van Plan! amper een 15-tal dagen kostte moet men er ook rekening mee houden dat de organisatie moet afgstemd worden op het gebruik van Plan! Deze organisatie kostte Truckland ongeveer 6 maanden. Rekening houdende met dit gegeven bedraagt de ROI nog steeds amper 9 maanden! • Een ander aspect is natuurlijk de verhoging van de klantentevredenheid. Het rendement dat hiermee gewonnen wordt is moeilijker vast te leggen in cijfers maar is daarom zeker niet minder belangrijk.
61
62
Plan! Automotive ReferenTIES 63
!
Automotive
Met Plan! halen we toch al gauw 5 % meer productiviteit. En dat na 6 maanden.
Ludo Persoons is After Sales Manager bij Mercedes-Benz Truck Center Sint-Pieters-Leeuw. “Zoals in vele werkplaatsen werkten wij bijna 15 jaar met een planboek. Een grote agenda zeg maar, waar iedereen de afspraken kwam inschrijven. Heel wat heen en weer geloop dus. Gedurende die hele tijd liet ik me zo nu en dan wel eens een planningssoftware voorstellen maar daar zag ik onze medewerkers toch niet zo meteen mee werken. Heel wat van die paketten hebben zo veel toeters en bellen dat men door het bos de bomen niet meer ziet. Onze medewerkers aan de receptie en in de werkplaats zijn best verstandige kerels maar tijd om uit te zoeken hoe ene of gene functionaliteit nu precies weeral werkt, hebben ze niet. En zo bleven we bij ons planningsboek. Tot ik Plan! zag. Mijn eerste reactie was: dat moet ik hebben! Plan! is zo eenvoudig in gebruik en grafisch aantrekkelijk dat ik meteen wist dat iedereen er meteen mee aan de slag zou kunnen. En zo bleek ook. Op een namiddag werd Plan! geïnstalleerd,de morgen erop werden de medewerkers geïnformeerd en kregen zij wat toelichting. Nog diezelfde avond was onze papieren versie weg en van de dag erna werkten we allemaal met Plan! Nooit heb ik zo een vlugge en probleemloze implementatie van een softwarepakket meegemaakt. We werken nu bijna zeven maanden met Plan! en de verschillen in onze organisatie zijn opmerkelijk. We plannen accurater en zijn hierdoor heel wat productiever. We verliezen geen tijd meer met over en weer geloop want we hebben meteen alle nodige informatie op het scherm. Afspraken worden correcter nageleefd. Uit onze tevredenheidsonderzoeken merken we dat de doorlooptijden van wagens in ons werkhuis aanzienlijk zijn ingekort. Klanten dienen hun wagen dus minder lang te missen en onze productiviteit steeg intussen met 5%. Dat is toch niet niks.”
64
!
Automotive
Ik heb al heel wat zogenaamde planningssystemen gezien maar Plan! , dat is wat anders. Tom Pieters is Service Manager bij Mercedes Vriesdonk. “We werken sinds september 2004 met Plan! en ik kan wel zeggen dat Plan! zijn belofte helemaal heeft waargemaakt. Voorheen werd aan de werkplaatsreceptie met een planboek gewerkt. We schreven dus met de hand de te plannen taken in dit boek. Zo hebben we jaren gewerkt. We waren ons wel bewust van de nadelen van dergelijke manier van werken en daarom hebben we destijds in Excel zelf wat opgezet. Ook daar hebben we enkele maanden mee gewerkt maar het werd toch al gauw duidelijk dat ook dit niet helemaal de oplossing was. Gedurende die hele periode heb ik wel heel wat zogenaamde planningsystemen gezien, maar geen ervan allen kon mij echt overtuigen. Tot ik Plan! zag. Dat was wat anders. Iedereen die betrokken is bij de planning kan nu van op afstand de planning raadplegen en wijzigen. Iedereen heeft ook meteen een zicht op aan- en afwezigheden van de medewerkers, de beschikbaarheid van de vervangingsvoertuigen, de workload in het werkhuis en de precieze afspraken die met de klant werden gemaakt. Plan! zorgde voor een veel vlottere workflow, zonder onnodige communicaties en met veel minder kans op fouten. Wat misschien nog het meest frappante is, is dat we bij het opstarten, voor de zekerheid, beslisten ons oude systeem parallel te laten lopen met Plan!. Maar alle medewerkers waren meteen enthousiast over Plan! en waren er meteen mee aan de slag, zodat we onze oude planningsmethode reeds na één week hebben opgedoekt.”
65
!
Automotive
Het inschatten van de nog beschikbare tijd in de werkplaats was voorheen natte-vingerwerk. Thomas Filliers is Sales Manager bij Carrera Motors Porsche Centre NV/SA te Sint-Martens-Latem.
Carrera Motors Porsche Centre te Sint-Martens-Latem is sinds 1988 verdeler van Porsche sportwagens. Een merk dat doordrenkt is van fascinatie, emotie en innovatie. Porsche klanten eisen, terecht, een indivdueel advies en verwachten van hun garagehouder niets minder dan full service. Sinds 5 maanden werkt men bij Carrera Motors met Plan!, dus gingenwe even naar hun ervaringen polsen bij de heer Filliers, Sales Manager. We stelden ons de vraag hoe een bedrijf met een kritisch publiek als Porsche rijders, zich in het werkhuis organiseerde om een stipte dienstverlening te kunnen verlenen. Zoals bij zo veel autobedrijven werd de planning ook hier manueel opgemaakt in een agenda. Schrijven en schrappen dus. Een systeem dat werkt maar het meest efficiënt is het zeker niet. Daar was men zich bij Carrera Motors ook wel van bewust en dus schakelde men 5 maanden geleden over op Plan! “We wilden vooral dat de planning eenvoudiger en sneller kon gebeuren.” aldus dhr. Filliers. “Plan! laat ons toe op verschillende computers de planning te raadplegen, wat uiteraard een veel gebruiksvriendelijker werkwijze is dan ons oude planningsboek. Het voornaamste effect van Plan! is echter een veel betere bezetting van het werkhuis. De beschikbare mensen en tijden worden nu optimaal benut. Dit heeft de werkdruk wel wat opgedreven uiteraard maar we hebben een grote tijdwinst. We verzetten heel wat meer werk met dezelfde mensen in dezelfde tijdspanne. In de toekomst willen we Plan! koppelen aan het stockbeheer, want ook hierdoor kan extra efficiëntie behaald worden.” Tot slot vroegen we of Plan! zijn verwachtingen heeft ingelost. De heer Filliers: “Jazeker. Het inschatten van de nog beschikbare tijd in de werkplaats was voorheen natte-vingerwerk. Vandaag kunnen we exact vertellen wat kan en wat niet.”
66
Automotive
!
Nu is de planning juist en kennen we de exacte capaciteit. Carine Lippens Zaakvoerder bij Honda de Smedt te Waarschoot.
Garege De Smedt is een Honda-verhaal van reeds drie generaties. En onlangs werd met de verhuis van Lembeke naar Waarschoot alweer een belangrijke stap gezet. Met een schitterende showroom van maar liefst 550 vierkante meter werkt men hier onverdroten verder aan het motto “iedereen een Honda”. De nieuwe vestiging was meteen ook de aanzet tot een professionelere organisatie van de werkplaats. Vier mechaniekers zijn hier permanent in de weer om elke klant zijn Honda in topconditie te houden. De planning werd, zoals bij veel garages, tot begin dit jaar gedaan met behulp van een agenda. Maar dat volstond niet langer, vertelde mevrouw Carine Lippens, zaakvoerder van Honda De Smedt, ons. “We hadden nood aan een beter overzicht van de beschikbare capaciteit. Zo nu en dan kregen de mechaniekers twee jobs op hetzelfde tijdstip op hun bord. Dat creëerde uiteraard problemen. Daar wilden we vanaf.” Honda de Smedt werkt sinds januari 2006 met Plan!, we vroegen due of hiermee het probleem was opgelost? “Absoluut.” verzekert mevrouw Lippens ons. “Onze organisatie loopt veel vlotter nu. Toen we met de agenda werkten kon je daar nogal gemakkelijk wat bijschrijven. Met Plan! gaat dat niet zomaar. Een mechanieker is beschikbaar of is dat niet. Een tijdstip is vrij of is dat niet. De planning gebeurt dus op basis van de realiteit en is bijgevolg accuraat en juist. Plan! is volledig wat we nodig hadden en het overzicht op de bezetting van de werkplaats is vandaag een feit.”
67
68
UPsync nv PATOTTERIJSTRAAT 11 B-9250 WAAsMUNSTER BELGIUM T. +32 3 766 34 34 F. +32 3 766 35 86
[email protected] www.use-plan.COM
PL ! N Planningssoftware voor wakkere ondernemers!
