Planning & Control 2014 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen) Datum 20 september 2013

Planning & Control 2014 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen)

Datum

20 september 2013

Planning & Control 2014: Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen), | 20 september 2013

Colofon

Afzendgegevens

Directie Forensische Zorg Zorginkoop Turfmarkt 147 2511 DP Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.forensischezorg.nl

Contactpersoon

Directie Forensische Zorg T 088 07 25496/25497 [email protected]

Ons kenmerk

DDS5753003

Auteurs

Dienst Justitiële Inrichtingen Directie Forensische Zorg

Pagina 3 van 49


Inhoud

Colofon Inleiding

3 7

1 1.1 1.2

Sturingsrelatie rijks fpc’s Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI Onderdelen van de P&C-cyclus

9 9 9

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.2.1 2.2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5

Ontwikkelingen tbs Effectueren bezuinigingen forensische zorg Masterplan DJI Convenant ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’ Tariefskorting 2014 Wet forensische zorg, consequenties voor de fpc’s Inkoop tbs capaciteit Rol NZa Gewijzigd plaatsingsbeleid Zicht op effectiviteit van de forensische zorg Prestatie-indicatoren Forensische zorg Prestatie-indicatoren Doelmatigheid Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg

11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 13 13

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.5 3.6 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.7 3.8 3.8.1 3.9 3.10.1 3.10.2 3.10.3 3.10.4 3.10.5 3.10.6 3.10.7 3.11 3.12 3.13 3.14 3.14.1

Jaarplan Inleiding Structuur jaarplan A3 jaarplan Toelichting managementafsprakenbrief Te leveren producten Afspraken reguliere capaciteit Budget Plaatsingsafspraken reguliere capaciteit Leegstandsregeling Prestatie-indicatoren Afspraken prestatie-indicatoren DJI Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (voorheen Zichtbare Zorg) Prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs MITS Toelichting op (brand-)veiligheidsaspecten Integrale veiligheidsbenadering Begroting Onderhandenwerk DBBC’s: afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s Tijdslijn DBBC Beveiligingsniveaus Tender- en aanbestedingscontracten DBBC spelregels Relevante documenten over DBBC’s Offerte DBBC Transitiemodel Indexatie tarieven Bijlagen jaarplan Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen Vergoeding tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen tbs-gestelden

15 15 15 15 16 17 17 17 17 18 19 19 20 20 21 21 21 22 23 24 24 25 26 26 26 26 27 27 27 27

Pagina 5 van 49

DEFINITIEF | Planning & Control 2013, Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen), | 1 augustus 20123

3.14.2 3.14.3 3.14.4

TBS met voorwaarden Vergoeding aan een FPC Vergoeding aan forensische zorginstellingen

28 28 28

5 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4

Structuur financieel jaarverslag Inleiding Controle van de gegevens Opstellen van het financiële verslag Begin- en eindbalans en toelichting De verlies- en winstrekening Bijlagen

32 32 32 32 33 33 34

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.5

Managementparagraaf Inleiding Doelstelling in control verklaring Werking en opbouw managementparagraaf Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus Individueel ‘Niet in control’ Geaggregeerd ‘Niet in control’ Op concernniveau ‘Niet in control’ Managementparagraaf DJI

35 35 35 35 36 37 37 37 37

Planning- & controlcyclus 2014 DForZo Onderbouwing offerte DBBC FPC Conversietabel DBBC’s verblijf Uitvraag (brand-)veiligheid Formats en P&C documenten Informatienummers

39 41 43 44 47 49

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1 2 3 4 5 6

Pagina 6 van 49


Inleiding

De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor forensische zorg in een strafrechtelijk kader en heeft deze verantwoordelijkheid belegd bij de directie Forensische Zorg (DForZo) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Voor de uitvoering van deze verantwoordelijkheid maakt DForZo afspraken met zorgaanbieders in de geestelijke gezondheidszorg, de gehandicaptenzorg en de opvang voor forensische zorg. Met de Forensisch Psychiatrische Centra (fpc’s) worden tot het moment van de inwerkingtreding van de Wet Forensische zorg op basis van een subsidierelatie afspraken gemaakt voor de TBS met dwangverpleging. De eerdere subsidieovereenkomst is met het oog op de inwerkingtreding van deze wet opgezegd per 1-1-2014. Omdat de Wfz bij de publicatie van het inkoopbeleid 2014 nog niet inwerking is getreden, wordt in 2014 de huidige subsidierelatie gecontinueerd. Hiertoe stelt DForZo voor het jaar 2014 twee documenten op voor de Fpc’s: • de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra (particuliere inrichtingen); • de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen). Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen). In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze u het jaarplan van uw fpc dient op te stellen en op welke wijze u zich hierover in het jaar 2014 dient te verantwoorden. Deze handleiding is mede gebaseerd op het meerjarenbeleid Inkoop forensische zorg 2014 -2018. Dit beleid is gepubliceerd op de website www.forensischezorg.nl De definities van prestatie-indicatoren, de in te vullen formats inclusief de bijbehorende toelichtingen en algemene teksten zoals financiële kaderregelingen en de financiële begrippenlijst worden gepubliceerd op www.forensischezorg.nl Opbouw handleiding In deze handleiding worden de P&C-cyclus, A3-besturingsmethodiek en managementparagraaf beschreven. Ook wordt ingegaan op de voor 2014 relevante ontwikkelingen in de tbs. Daarnaast worden de onderdelen van de P&C-cyclus, zoals het jaarplan, de viermaandsrapportages, de DBBC’s en het jaarverslag behandeld.

Pagina 7 van 49


1

Sturingsrelatie rijks fpc’s

1.1

Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI In het kader van de P&C–cyclus wordt bij DJI een aantal (kern-)begrippen gehanteerd. Naast ‘Planning en Control’ zijn dat: • outputsturing; • competentiemanagement; • INK-managementmodel; • A3-methodiek. Om de ‘sturing en verantwoording’ binnen DJI te operationaliseren is eerder outputsturing ingevoerd, wordt competentiemanagement ingezet en wordt ook het INK-managementmodel toegepast. Het in samenhang hanteren van deze drie besturingsprincipes is de A3-methodiek. Dit instrumentarium heeft als doel de organisatie te ondersteunen in het behalen van de geformuleerde doelstellingen. En hoewel de doelstellingen gelijk blijven, kunnen verschillen in sturingsrelatie binnen DJI (rijks, particulier of inkoop) wel reden zijn voor een verschil in het (verplicht) te hanteren instrumentarium. Voor uitgebreide documentatie over het gehanteerde P&C-instrumentarium, wordt u verwezen naar de volgende documentatie: − De brochure ‘Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus’; − A3-gidsen, o.a. ‘Gids voor toepassing van de A3-methodiek’, ‘Gids voor toepassing van het A3-managementgesprek’, ‘Gids voor A3-digitaal’. Deze gidsen zijn beschikbaar via intranet; − Het boek ‘Coachen op gedrag en resultaat’. Hiervoor kunt u terecht bij de afdeling Managementontwikkeling van CP&O.

1.2

Onderdelen van de P&C-cyclus Om te komen tot sturing en verantwoording wordt tussen managementlagen een P&C-cyclus uitgevoerd. Elke P&C-cyclus is in technisch opzicht vooral ‘logistiek, gebaseerd op de PDCA-principes uit de Deming-circle: plan (planvorming), do (realisatie), check (control en controle) en act (analyse op gegevens uit ‘check’ als input voor een nieuw plan). Binnen de P&C-cyclus van DJI, worden de volgende onderdelen onderscheiden: • jaarplan (met als onderdeel het managementcontract); • controlrapportages (twee- en/of viermaandsrapportages); • jaarverslag; • managementparagraaf. Pas door de keuze van besturingsprincipes en -instrumentarium (zoals hiervoor beschreven) krijgt de P&C-cyclus kleur. De P&C-cyclus kan ook worden getypeerd als het (vooraf) bepalen en bij contract afspreken van prestaties op (jaar-) activiteiten en het systematisch volgen, bewaken, monitoren en beheersen van de uitvoering met behulp van vooraf vastgestelde methoden. Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus, maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus. Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in deze handleiding het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&Ccyclus uiteengezet. Pagina 9 van 49


Naast de hierboven genoemde onderdelen van de P&C-cyclus worden tegelijkertijd met het jaarplan andere informatiedocumenten (zoals huisvestingsvoorzieningen) gevraagd. Deze zijn geen onderdeel van de P&C-cyclus, maar om praktische redenen loopt de informatievoorziening hieromtrent wel gelijk met de P&C-cyclus. Het tijdpad voor de P&C-cyclus is beschreven in bijlage 1.

Pagina 10 van 49


2

Ontwikkelingen tbs

In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de belangrijkste ontwikkelingen in de forensische zorg die van belang zijn voor de tbs-sector en daarmee voor het indienen van een jaarplan. 2.1

Effectueren bezuinigingen forensische zorg 2.1.1 Masterplan DJI In het masterplan DJI is vast gelegd hoe het budget voor forensische zorg wordt teruggebracht. Deze wordt gerealiseerd door een capaciteitsreductie in de tbs welke is ingegeven door zowel de bezuinigingsopdracht van het kabinet aan DJI als de afnemende behoefte aan tbs-capaciteit. De capaciteitsreductie in de tbs was niet voldoende om de taakstelling voor de forensische zorg van DJI te kunnen realiseren, daarom wordt zowel in de tbs als in de overige forensische zorg een tariefsingreep doorgevoerd en wordt de behandelduur in de tbs teruggebracht naar gemiddeld acht jaar. 2.1.2 Convenant ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’ Als gevolg van de taakstellingsopdracht van DJI zijn met de overkoepelende brancheorganisaties in de forensische zorg gesprekken gevoerd over een agenda die enerzijds recht doet aan de inhoudelijke ambities en mogelijkheden, en anderzijds op verantwoorde wijze de bezuinigingen verwerkt. Het resultaat hiervan is een ‘Meerjarenovereenkomst Forensische Zorg 2013-2017’ ondertekend door het ministerie van Veiligheid en Justitie, GGZ Nederland en de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. In dit convenant zijn afspraken gemaakt voor een gezamenlijke agenda om de forensische zorg kwalitatief hoogwaardig en betaalbaar te houden. In het convenant is vastgelegd dat voor de terugdringing van de behandelduur een taskforce wordt ingericht. Er ligt grote druk op de opdracht van de taskforce omdat wanneer dit niet wordt gehaald als ultiem remedium de financiële taakstelling wordt gerealiseerd door middel van een generieke tariefskorting. 2.1.3 Tariefskorting 2014 Voor het jaar 2014 geldt voor de tbs-sector een tariefskorting van 4,5 % voor de basiscapaciteit, dit is exclusief de tenders. Alleen voor tender V geldt de eerder overeengekomen tariefskorting van 2%.

2.2

Wet forensische zorg, consequenties voor de fpc’s In de Wet forensische zorg (Wfz) wordt de brede stelselherziening van de forensische zorg geregeld. Het bevat onder andere wetgeving over de inkoop en financiering; de aanspraak op forensische zorg; de plaatsing van justitiabelen in de zorg en sturingsrelaties. De inwerkingtreding van deze wet is voorzien in 2014. In afwachting van de inwerkingtreding van de Wfz is het Interimbesluit Forensische Zorg de wettelijke basis voor het huidige forensische zorgstelsel. Met de inwerkingtreding van de Wfz, vervalt dit Interimbesluit.

Pagina 11 van 49


2.2.1 Inkoop tbs capaciteit Met de inwerkingtreding van de Wfz wordt de inkoop van de tbs-capaciteit geregeld. Omdat deze wet bij de publicatie van het inkoopbeleid 2014 nog niet inwerking is getreden, wordt in 2014 de huidige subsidierelatie gecontinueerd. Vanaf 2015 is er sprake van een inkooprelatie. In 2014 staan de afspraken met de fpc’s in het teken van de afbouw van de tbscapaciteit ten gevolge van het Masterplan DJI. In 2014 wordt gestart met de voorbereiding van de inkoop van de capaciteit voor bijzondere doelgroepen in de tbs die vanwege de beperkte omvang en specifieke gebouwelijke en zorginhoudelijke eisen geconcentreerd worden en/of blijven bij een aantal fpc’s. Met de jaarlijkse behoeftestelling voor de forensische zorg wordt de ontwikkeling van de tbs-capaciteit in kaart gebracht. Deze informatie in combinatie met de PMJramingen vormen input voor de capaciteitsplanning op korte en lange termijn. Dit vindt zijn beslag in de jaarlijkse inkoop van tbs-capaciteit. 2.2.2 Rol NZa De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) stelt sinds de inwerkingtreding van het Interimbesluit de prestaties en tarieven in de forensische zorg vast. De artikelen van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) waarin de bevoegdheden van de NZa tot het nemen van handhavingsmaatregelen zijn vastgelegd, blijven voor wat betreft de forensische zorg vooralsnog buiten beschouwing. Wanneer de Wfz in werking treedt, wordt de gehele Wmg integraal (inclusief het handhavingsinstrumentarium) van toepassing op de forensische zorg, De tarieven voor 2014 zijn op 13 september jl. vastgesteld en zijn te vinden op www.nza.nl. 2.3

Gewijzigd plaatsingsbeleid Vanaf 2014 worden tbs-gestelden regionaal geplaatst tenzij er contra-indicaties daartoe zijn. Contra-indicaties voor regionale plaatsing zijn van toepassing voor bijvoorbeeld een aantal bijzondere doelgroepen zoals longstay patiënten, patiënten met een EVBG-status en vreemdelingen en die vanwege de beperkte omvang en specifieke gebouwelijke en zorginhoudelijke eisen geconcentreerd worden bij een aantal fpc’s. Deze plaatsingssytematiek speelt een rol bij de regionale behoeftebepaling die leidend zal zijn bij de inkoop van tbs-capaciteit voor de komende jaren. Het plaatsingsbeleid wordt in het najaar van 2013 gepubliceerd.

2.4

Zicht op effectiviteit van de forensische zorg Door middel van verschillende trajecten krijgt DForZo steeds beter zicht op de kwaliteit van zorg. De prestatie-indicatoren die in deze trajecten worden ontwikkeld, worden in de zorginkoop toegepast. De scores op de prestatie-indicatoren worden vanaf 2015 meegewogen. In de tbs-sector zijn twee trajecten van belang. 2.4.1 Prestatie-indicatoren Forensische zorg Het eerste traject, Prestatie-indicatoren Forensische Zorg, geldt voor alle forensische zorg aanbieders dus ook voor de fpc’s. De prestatie-indicatoren Forensische Zorg is een vervolg van het eerdere traject Zichtbare Zorg van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). In dit traject zijn met de verschillende stakeholders indicatoren ontwikkeld die de kwaliteit van zorg inzichtelijk maken. Vanaf 2013 heeft het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie (EFP) de opdracht van de Directie Forensische zorg, in samenspraak met GGZ NL, gekregen de indicatoren door te ontwikkelen. Het doel is te komen tot indicatoren die zo veel mogelijk op uitkomsten van zorg toezien. Voor de indicatoren over verslagjaar 2014 geldt dat er de set bestaat uit zowel proces- als outputindicatoren. Pagina 12 van 49


In 2014 zal daarom nog een doorontwikkeling naar meer outputindicatoren plaatsvinden. 2.4.2 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid Daarnaast is specifiek voor de tbs-sector het ontwikkel traject van de Prestatieindicatoren Doelmatigheid gestart in 2011. In samenspraak met vertegenwoordigers van de fpc’s is afgesproken indicatoren te ontwikkelen die toezien op een tweetal aspecten van de (effectiviteit van) de tbs-behandeling, namelijk (1) de doorlooptijd van de behandeling (behandelduur) en (2) maatschappelijke veiligheid (recidive / risico). De uitwerking van de eerste indicatoren, betrekking hebbend op de behandelduur, zijn begin 2012 en begin 2013 aan ieder fpc verstrekt en besproken tijdens de jaarverslaggesprekken. Daarnaast zijn in 2013 nog aanvullende indicatoren ontwikkeld op het gebied van de behandelduur, zodat het totale behandeltraject in beeld komen. Deze indicatoren worden naar verwachting begin 2014 voor de eerste keer verstrekt aan de fpc’s. U wordt per brief geïnformeerd hoe DForZo in 2014 met deze indicatoren zal omgaan. Met betrekking tot het tweede aspect van de prestatie-indicatoren Doelmatigheid, de maatschappelijke veiligheid, heeft het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum (WODC) in 2012 een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek had tot doel te onderzoeken in hoeverre het mogelijk is de recidivecijfers op instellingsniveau te genereren. Uitkomst van dit haalbaarheidsonderzoek is onder andere dat bijkomende informatie, primair aanwezig binnen fpc’s, nodig is om te komen tot meer betrouwbare en interpreteerbare cijfers. Om dit verder te ontwikkelen zal het WODC in de tweede helft van 2013 het haalbaarheidsonderzoek met het veld continueren. Dit is des te meer van belang aangezien de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie tijdens een algemeen overleg in de eerste helft van 2013 heeft toegezegd de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek naar de Tweede Kamer te zullen sturen. In 2013 worden de recidivecijfers per fpc nog anoniem verstrekt; in 2014 zullen de recidivecijfers naar verwachting op fpc-niveau aan de Tweede Kamer gerapporteerd worden. Hiernaast zal DForZo in 2014 voor de eerste keer de indicator risico-taxatie van de fpc’s ontvangen. 2.5

Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg Het forensische zorgveld heeft samen met het ministerie van Veiligheid en Justitie en GGZ Nederland het initiatief genomen om de kwaliteit van de forensische zorg (verder) te verbeteren en zichtbaar te maken. Deze kwaliteitsverbetering wordt vormgegeven vanuit het meerjaren Programma Kwaliteit Forensische Zorg (KFZ) dat in 2011 is gestart. Het programma zet in zowel op methodiekontwikkeling als het inzichtelijk maken van de uitkomsten van zorg. Het belang van het ministerie van Veiligheid en Justitie bij dit programma is onder andere dat voor een aantal veel voorkomende doelgroepen in de forensische zorg specifiek zorgaanbod beschikbaar komt, duidelijkheid ontstaat over de aangewezen risicotaxatie-instrumenten in verschillende settingen en bij verschillende doelgroepen, en het routine outcome monitoring een belangrijke impuls krijgt. In de ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’ is afgesproken dat het programma KFZ in ieder geval tot en met 2017 in geïntensiveerde vorm wordt voortgezet. De kwaliteitsontwikkeling binnen dit programma is niet vrijblijvend. De sector zal in de komende periode worden gevraagd om de positieve resultaten hiervan te implementeren. Pagina 13 van 49


3

Jaarplan

3.1

Inleiding In het jaarplan doet het FPC voorstellen voor productieafspraken in 2014 (op basis van budgetparameters en DBBC’s). U wordt verzocht het jaarplan uiterlijk 1 november 2013 digitaal ([email protected]) en in tweevoud per post te versturen naar: Ministerie van Veiligheid en Justitie Directie Forensische Zorg t.a.v. dhr. G.V.M. van Gemert Postbus 30132 2500 GC in Den Haag Bij de inkoop van de overige forensische zorg wordt gebruik gemaakt van de Forensische Zorg Applicatie (FORZA) voor het digitaal indienen van de offertes. Deze applicatie wordt niet gebruikt voor het indienen van de jaarplannen tbs. In november of december vindt het jaarplangesprek plaats tussen u en DForZo. De afspraken die in dit gesprek worden gemaakt vinden hun weerslag in de managementafsprakenbrief, inkoop DBBC’s en het verslag van het jaarplangesprek.

3.2

Structuur jaarplan Het jaarplan van uw FPC dient de volgende onderdelen te omvatten: • Inleiding (interne ontwikkelingen, trajecten etc.) • A3-jaarplan • Toelichting managementafsprakenbrief: − Te leveren producten − Afspraken reguliere capaciteit − Afspraken tijdelijke capaciteit (facultatief) − Budget − Doelstelling en toelichting prestatie-indicatoren − Toelichting brandveiligheid • Begroting • Voorstel Diagnose behandel en beveiligingscombinaties (DBBC) • Bijlagen: − Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen − Meerjarig investeringsplan DForZo zal het bij het opstellen van het jaarplan te hanteren format “Financiële overzichten DForZo Rijks 2014” tijdig op DJI-intranet plaatsen.

3.3

A3 jaarplan Het A3-jaarplan is een overzichtelijke weergave van de beoogde resultaten die het FPC voor het komende jaar als doel heeft gesteld en de hiervoor benodigde activiteiten, op basis van het INK-managementmodel. Een dergelijk ingevuld A3format (A3-jaarplan) dient u in het jaarplan van het FPC op te nemen. De voor- (en achterzijde) van het jaarplan dienen te bestaan uit een A3-overzicht. Een voorbeeld van een A3-jaarverslag en een toelichting op het A3 jaarplan is te vinden op www.forensischezorg.nl. De voorpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan voor het komende jaar (2014). De achterpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan van het huidige jaar (2013). Pagina 15 van 49


Het A3-jaarplan toont de missie/visie en de succesbepalende factoren (SBF-en) van het FPC. De resultaten staan (onder meer als prestatie-indicatoren) genoemd in de vier resultaatgebieden: medewerkers, klanten en leveranciers, maatschappij en bestuur en financiers. De inspanningen (activiteiten) staan in de vijf organisatiegebieden: leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen. Het aandacht schenken aan de samenhang tussen inspanningen op de organisatiegebieden en de daarmee beoogde resultaten op de resultaatgebieden is essentieel. Het gaat erom dat hierin een balans ontstaat. Om de verbanden aan te geven tussen succesbepalende factoren, prestatieindicatoren en activiteiten wordt met kleuren gewerkt. Er wordt per resultaatgebied één kleur gebruikt die wordt doorgetrokken voor de SBF en de bijbehorende prestatie-indicatoren en de daartoe te ondernemen activiteiten. Zo worden de ‘rode draden’ vanuit missie/visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en activiteiten in één oogopslag en in samenhang door middel van kleuren inzichtelijk gemaakt. 3.4

Toelichting managementafsprakenbrief In het verlengde van het jaarplan stelt de FPC-directeur de conceptmanagementafsprakenbrief op, waarin hij aangeeft op welke wijze hij de doelstellingen en de resultaten in het jaarplan denkt te realiseren. De managementafsprakenbrief bevat de managementafspraken voor een planjaar tussen de directeur Forensische Zorg en de FPC-directeur. De managementafspraken betreffen de prestaties respectievelijk de inspanningen die in het jaar door de inrichting moeten worden geleverd. In deze paragraaf leest u hoe u een voorstel maakt voor producten, budget en speerpunten. De toegevoegde waarde van de managementafsprakenbrief ten opzichte van het A3-jaarplan, is dat na afloop van het A3–jaarplan gesprek: • belangrijke thema’s zijn doorvertaald in managementafspraken waarop de directeur Forensische Zorg stuurt resp. door de FPC-directeur wordt verantwoord; • P x Q-productieafspraken zijn verbijzonderd naar te onderscheiden producttypes, en naar de bijbehorende budgetten; • de prestatieafspraken op alle stuurindicatoren zijn vastgelegd; • doelstellingen op alle prestatie-indicatoren zijn vastgelegd in het kader van de verantwoording; • managementafspraken op speerpunten zijn vastgelegd, die mogelijk niet in de A3-jaarplannen van de sector en de inrichting zijn opgenomen. Het ingediende jaarplan is samen met de (concept) managementafsprakenbrief input voor het A3-jaarplangesprek met de directeur Forensische Zorg. De invulling van de met u overeengekomen aanpassingen van het managementafsprakenbrief wordt verzorgd door DForZo. Na het gesprek met de directeur Forensische Zorg worden de nader gemaakte afspraken verwerkt in het definitieve managementcontract. De managementafsprakenbrief omvat een aantal onderwerpen dat hierna wordt toegelicht. Een voorbeeld van de managementafsprakenbrief met de genoemde onderwerpen vind u op intranet.

Pagina 16 van 49


3.4.1 Te leveren producten In deze paragraaf vindt u informatie die betrokken dient te worden bij het opstellen van een voorstel voor productie- en plaatsingsafspraken. Er wordt in 2014 een onderscheid gemaakt in de reguliere afspraken en afspraken voor tijdelijke capaciteit om de uitstroom van de capaciteitsreductie ten gevolge van het Masterplan DJI op te vangen. Zie voor deze uitvraag van tijdelijke capaciteit in hoofdstuk 4. 3.4.2 Afspraken reguliere capaciteit Voor het jaar 2014 wordt met u een afspraak gemaakt voor de reguliere capaciteit die conform de systematiek zoals ik die met u in 2013 overeen ben gekomen. In uw jaarplan doet u een voorstel voor de in het planjaar te leveren productie per producttype. Graag verneemt DForZo van u de door u gewenste verhouding tussen de volgende parameters: − EVBG-patiënten en longstay patiënten (absolute aantallen); − longstay-basis/longstay-intensief (o.b.v. LAP plaatsingsadvies en plaatsingsbesluit van de Minister); − aantal tijdelijke tbs-plaatsen -III en/of –IV en/of V. Ten aanzien van uw vaste capaciteit ontvangt u ten behoeve van de budgetbepaling van DForZo de verhouding tussen doorstroom- en verblijfsplaatsen. U geeft het totaal aantal plaatsen voor de te leveren capaciteit aan per 1-1-2014 en per 31-12-2014. Vervolgens berekent u de gewogen gemiddelde capaciteit over 2014 (berekening op dagbasis). Hierbij houdt u rekening met de periode waarin u een eventuele capaciteitsuitbreiding of -inkrimping van het betreffende product verwacht. Indien u wijzigingen verwacht in de capaciteit per 1-1-2014 (ten opzichte van het lopende jaar) en per 31-12-2014 (ten opzichte van 1-1-2014) verzoekt DForZo u hierop een toelichting te geven waarin u aangeeft waarom u deze wijziging verwacht. 3.4.3 Budget Het budget zal worden vastgesteld bij de managementafsprakenbrief, op basis van de door u opgestelde en met u besproken begroting. 3.4.4 Plaatsingsafspraken reguliere capaciteit Voor het bepalen van het aantal eerste opnames verwijst DForZo u naar de definitie van een eerste opname. Deze kunt u vinden in de betreffende NZa-beleidsregel. Bij het opstellen van uw voorstel is het belangrijk uw verwachte uitstroom te betrekken. Naast het aantal (eerste) opnames verzoekt DForZo u aan te geven wat voor uw FPC de verhouding is tussen: • man/vrouw • persoonlijkheidsgestoorden • psychotici • IQ< 80 De plaatsing van tbs-gestelden zal vanaf 2014 geschieden conform het nieuwe plaatsingsbeleid waarbij geplaatst wordt op basis van regionaliteit (herkomst en bestemming) tenzij een contra-indicatie aanleiding geeft dit niet te doen. Daarmee wordt er niet langer conform de aselecte systematiek geplaatst. Dit geldt niet voor alle doelgroepen. Een aantal doelgroepen zal vanwege specifieke zorginhoudelijke en gebouwelijke eisen geconcentreerd blijven bij een aantal fpc’s. In 2014 wordt Pagina 17 van 49


een voorbereiding gemaakt voor inkoop van capaciteit voor deze specifieke doelgroepen. DForZo zal voor 2014, voor zover mogelijk en indien van toepassing, flexibele plaatsingsafspraken maken met de fpc’s voor de reguliere capaciteit. Hierdoor wordt u gevraagd om –in alle redelijkheid- ook patiënten op te nemen van een andere categorie dan waarover vooraf plaatsingsafspraken zijn gemaakt. In 2013 zijn de fpc’s, in het kader van het dalende bezettingspercentage, geprioriteerd indien het bezettingspercentage minder dan 90% bedroeg. De verwachting is dat het gemiddelde bezettingspercentage zal stijgen vanwege het feit dat er geen patiënten meer worden toegeleid naar de fpc’s die in het kader van het Masterplan zullen worden gesloten of geen tbs-capaciteit zal worden afgesproken. Daarnaast worden er met de overige fpc’s tijdelijke afspraken gemaakt voor ‘overcapaciteit’ waarmee de verwachting bestaat dat het niet langer nodig zal zijn fpc’s op basis van een bezettingspercentaget te prioriteren. 3.5

Leegstandsregeling Ondanks de hierboven geschetste capaciteitsontwikkelingen bij de Fpc’s, blijft de leegstandsregeling voor de reguliere capaciteit ook in 2014 van toepassing. In deze paragraaf wordt de afrekensystematiek van deze regeling beschreven. 3.5.1 Nacalculatie op basis van gerealiseerde productie De productieafspraken worden nagecalculeerd, indien er geen sprake is van onvoldoende toeleiding. Dit houdt in dat het budget wordt verminderd als de gerealiseerde totale productie lager ligt dan de afgesproken totale productie die in het budget is opgenomen. In een formule wordt de vermindering van het budget als volgt berekend: (1 -/- (gerealiseerde productie / afgesproken totale productie)) * (budget conform P x Q). Een hoger gerealiseerde totale productie dan overeengekomen, dient vooraf afgestemd te worden en zal, na schriftelijke instemming van de directeur Forensische Zorg, tot aanpassing van het budget leiden. In beginsel wordt een hogere productie alleen afgesproken in het kader van ‘uitbreiding tijdelijke tendercapaciteit’. Met betrekking tot de nacalculatie op de tijdelijke capaciteitsuitbreiding geldt het volgende. Indien de gerealiseerde productie minder is dan de in totaal afgesproken productie zal het niet geproduceerde deel van het budget terugvloeien naar DForZo. Bij het eventuele terugvloeien van budget wordt eerst gerekend met P*Q - budget – indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -V, vervolgens –indien van toepassing– van de tijdelijke capaciteit -IV, vervolgens –indien van toepassing– van de tijdelijke capaciteit -III en vervolgens – indien van toepassing– van de reguliere capaciteit. 3.5.2 Voorwaarden leegstandsregeling in 2014 Volgens de leegstandsregeling wordt zoals hierboven beschreven, eerst de P*Q op de laatst afgesproken en goedgekeurde tender in mindering gebracht. Aan de leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden: 1 Nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de fpc’s na het verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten Pagina 18 van 49


opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden, kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling. 2 Indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2014, dan zal de reguliere kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst. Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. 3 De leegstandsregeling is van toepassing indien er ondanks de flexibele plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. 4 De leegstandsregeling is niet van toepassing op een transmurale voorziening. 3.5.3 Vergoeding leegstandsregeling Indien sprake is van een leegstandsvergoeding worden de volgende kosten vergoed: 1 de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten (ad € 50 per dag plus indexatie (indien van toepassing), RGD-huur, energie, OZB); 2 de hoge bedprijs TBS/FPK (in alle gevallen). De kosten van instandhouding, inventaris en de geoormerkte kosten die separaat worden afgerekend worden buiten beschouwing gelaten. De leegstandsregeling vervalt bij volledige invoer van de DBBC’s (en daarmee ook de NHC’s). In zowel het DBBC tarief als wel in de NHC is een percentage opgenomen voor dekking van de leegstand. Bij de invoer van het zogenoemde transitiemodel (zie beleidsregels van de NZa) zal de leegstandregeling ook procentueel worden berekend op basis van de budgetparameters. 3.6

Prestatie-indicatoren Bij het opstellen van het A3-jaarplan zijn de prestatie-indicatoren van groot belang. In het jaar 2014 worden voor de Rijks Fpc’s drie sets prestatie-indicatoren gehanteerd: • prestatie-indicatoren van DJI; • prestatie-indicatoren voor de Forensische zorg (voorheen “Zichtbare Zorg”); • prestatie-indicatoren “Doelmatigheid tbs”. Hieronder worden de voor rijks-fpc’s van toepassing zijnde prestatie-indicatoren van DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw viermaandsrapportage en in uw jaarverslag. DForZo verzoekt u in uw jaarplan een doelstelling op te nemen per indicator. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2014. De doelstelling kan afwijken van andere fpc’s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten. In het A3 neemt u alleen die indicatoren op waarop u in het jaarplan gaat sturen. Voor deze prestatie-indicatoren, de stuurindicatoren, zijn zowel de norm als de doelstelling van toepassing. Voor de resterende prestatie-indicatoren (verantwoordingsindicatoren) is alleen de norm van toepassing. 3.6.1 Afspraken prestatie-indicatoren DJI Op de website www.forensischezorg.nl is een overzicht opgenomen van de voor de rijks-fpc’s geldende prestatie-indicatoren. De prestatie-indicatoren die decentraal zijn ontwikkeld kunnen door de decentrale manager naar eigen inzicht worden opgenomen in het eigen A3-jaarplan. Deze prestatie-indicatoren zullen worden besproken met de directeur Forensische Zorg. Pagina 19 van 49

FPC

Prestatie-indicatoren DForZo 2013 Rijks Fpc’s

Frequentie


Prestatie-indicatoren (relevant) uit informatieprotocol bestuursdepartement 1

Bezettingsgraad

X

3

2 3 4 5 6 7 8

Ontvluchtingen Overige onttrekkingen Aantal geweldsincidenten onderling Aantal geweldsincidenten tegen personeel Gegronde klachten Arbeidsverzuim personeel Gemiddelde behandelduur

X X X X X X X

3 3 3 3 3 3 1

DJI-brede prestatie-indicatoren 9 10 11

Integriteit personeel Functioneringsgesprekken GVM is periodiek geactualiseerd en naar DForZo verzonden

X X X

3 3 3

12

Mobiliteit (in- en uitstroom) van personeel

X

3

DForZo-sectorale prestatie-indicatoren voor TBS 13 14 15 16 17 18

Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames Doorstroom Uitstroom per vertrekcategorie per FPC Bijzonder voorval Aantal recidive tijdens uitvoering TBS maatregel Mobiliteit personeel

X X X X X X

3 3 3 3 1 1

19

Financieel jaarresultaat FPC

X

1

3.6.2 Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (voorheen Zichtbare Zorg) Over de kwaliteit van de geboden zorg dient u verantwoording af te leggen middels het aanleveren van een aantal prestatie-indicatoren. U kunt deze prestatieindicatoren vinden op www.forensischezorg.nl. Ten aanzien van de aanlevering van de prestatie-indicatoren wordt het volgende verwacht: • Het tijdig en juist aanleveren van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie die op uw zorgconcern van toepassing zijn in het daartoe gebouwde dataportaal bereikbaar via www.forensischezorg.nl. • U dient de prestatie-indicatoren in het dataportaal voor alle zorginstellingen welke onder uw zorgconcern vallen, te registeren en aan te leveren in het dataportaal (dat wil zeggen dat er aparte registratie en aanlevering dient te geschieden voor bijvoorbeeld een polikliniek (ambulante zorg) en een FPA (klinische zorg). Op basis van de in het dataportaal aangeleverd prestatie-indicatoren wordt een 0meting gedaan voor verslagjaar 2013. In 2014 zullen in gezamenlijkheid met het veld normen worden vastgesteld welke in de inkoop 2015 financiële consequenties zullen hebben. 3.6.3 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs Zie hoofdstuk 2 voor een toelichting op de prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs.

Pagina 20 van 49


DForZo verzoekt u in uw jaarplan 2014 inzichtelijk te maken op welke wijze u stuurt op een verkorting van de behandelduur en daarmee een verbetering van de uitkomst(en) op de indicator(-en). 3.7

MITS Het FPC heeft een registratieverplichting inzake MITS. Dit houdt in dat alle mogelijke informatie met betrekking tot de patiënt in MITS bijgehouden dient te worden. MITS wordt door DForZo gebruikt als informatiebron voor allerlei doeleinden, onder meer voor rapportages naar de Tweede Kamer. Tevens is MITS in principe leidend bij onder meer het bepalen van het totaal aan verzorgingsdagen bij de eindafrekening.

3.8

Toelichting op (brand-)veiligheidsaspecten In 2006 is naar aanleiding van de Schipholbrand door de Rijksinspecties (parallel aan het onderzoek van de Onderzoeksraad voor Veiligheid) een indicatief onderzoek uitgevoerd naar de brandveiligheid van een vijftal, in unitbouw uitgevoerde, justitiële inrichtingen. De resultaten waren zodanig dat een grootschalig vervolgonderzoek noodzakelijk was. In 2007 is dit onderzoek door de Rijksinspecties gehouden. Hieruit kwam naar voren dat de brandveiligheid op alle onderzochte aspecten weliswaar verbeterd was ten opzichte van het onderzoek uit 2006, maar dat met name de borging van de brandveiligheid op de langere termijn om aandacht vroeg. Voor 2010 werd een herhaling van het onderzoek aangekondigd. De voortgang van de in 2006 aan de Kamer toegezegde verbetermaatregelen en de aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek in 2007 zijn uitgangspunt geweest voor het herhalingsonderzoek van 2010. Over het herhalingsonderzoek 2010 hebben de inspecties op 24 mei 2011 een rapport uitgebracht. Eén van de bevindingen betrof dat er strikte contractuele eisen aan de particuliere klinieken moeten worden gesteld. Richting de Tweede Kamer heeft het Kabinet, in reactie op deze aanbeveling onder meer aangekondigd dat DJI door middel van een nieuw monitorsysteem zal monitoren en handhaven waar het gaat om actuele en passende gebruiksvergunningen en de organisatorische inbedding van de brandveiligheid bij de particuliere klinieken. Het MT DForZo heeft daartoe het zogeheten ‘toezichtsarrangement DForZo’ vastgesteld. Het toezichtarrangement beoogt een balans te vinden tussen enerzijds de eigen verantwoordelijkheid van de (particuliere) klinieken voor de bedrijfsvoering, waaronder de organisatie van de processen rond (brand)veiligheid en anderzijds de verantwoordelijkheid van de Staatssecretaris om adequaat toezicht uit te oefenen op de brandveiligheid van de klinieken en daarover verantwoording af te leggen. 3.8.1 Integrale veiligheidsbenadering U dient in uw jaarplan aan te geven hoe de veiligheid in uw kliniek integraal wordt geborgd. Veiligheid is niet alleen gerelateerd aan brandveiligheid, maar omvat onder andere ook informatiebeveiliging, fysieke beveiliging, uitval van stroom- en ICTvoorzieningen. In het jaarplan hoeft geen detailplan te worden opgenomen. Het verzoek is om in maximaal drie pagina’s uitleg te geven over de aanpak in uw inrichting over een aantal aspecten met betrekking tot de (brand-)veiligheid. Deze aspecten staan opgenomen in bijlage 4 van dit document. Waarbij eerst steeds de tekst van de inspectie wordt weergegeven gevolgd door het verzoek om toelichting op dit punt (zie bijlage 4). De toelichting hierop kunt u integraal opnemen in uw Jaarplan. Pagina 21 van 49


3.9

Begroting Bij dit onderdeel worden richtlijnen en financiële overzichten gegeven voor het opstellen van de begroting van uw fpc. De onderdelen van de begroting zijn: 1 een onderbouwde raming van het vermoedelijk beloop in 2014; 2 een raming van baten en lasten, bestaande uit: 3 een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de meest recente verstuurde budgetbrief van uw FPC, de eventuele door u aangeboden tarieven voor tijdelijke capaciteit uitbreidingen en aangevraagde (boven)normatieve toeslagen en toevoegingen; 4 een specificatie van de bovennormatieve toeslagen en toevoegingen voor beleidsintensivering en /of bijzondere omstandigheden per hoofdkostensoort; 5 een berekening van de bovennormatieve toevoeging i.v.m. afschrijvingskosten initiële investeringen huisvesting/infra; 6 een onderbouwde raming van de totale integrale uitgaven en ontvangsten voor het begrotingsjaar. De begroting dient te bestaan uit onderbouwde ramingen. Per onderdeel van de begroting betekent dit: • cijfermatig(e) overzicht(en) met de uitkomsten van de ramingen; • toelichtingen met een duidelijke onderbouwing van de ramingen. Zonder een onderbouwing van de ramingen is het financiële gedeelte van het jaarplan niet volledig. De financiële overzichten kunnen van www.forensischezorg.nl worden gedownload.

3.10

Ontwikkelingen en offerte DBBC’s In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze de DBBC-systematiek in 2014 wordt toegepast en wat u in uw jaarplan hierover dient op te nemen. In 2014 wordt voor het derde achtereenvolgende jaar zorg afspraken gemaakt op basis van DBBC’s. De basis hiervoor is de DBBC-productstructuur 2014. De forensische zorg inclusief tbs wordt middels DBBC’s gefactureerd. Het vangnet wordt gevormd door 95% van de van het budget 2014 in budgetparameters. Ter ondersteuning is de ‘Profielengids DBBC’s’ 2014 door DBBC Onderhoud opgesteld. Voor de DBBC’s geldt in 2014 het volgende: • de systematiek van bevoorschotting zal wijzigen (niet van toepassing bij Rijksinrichtingen). • de DBBC offerte vormt de basis voor de capaciteitsafspraken en financiering (registratie, validatie en facturatie) van forensische zorg in het kader van de tbs met dwangverpleging. Ter ondersteuning bij het opstellen van de offerte c.q. het jaarplan is de ‘Profielengids DBBC 2014’ opgesteld; • de vangnetconstructie (transitiemodel) is voor het 2e jaar van toepassing. De percentages zijn identiek aan 2013. Zie ook de beleidsregel van de NZa; • de materiële beveiliging is vanaf 2013 opgenomen in de DBBC’s en zal tot uitdrukking komen in de Normatieve Huisvestingscomponent. Tot 2018 is een overgangsregeling van toepassing. In 2014 maakt de NHC 30% uit van de bekostiging van de kapitaalslasten en de oude systematiek nog voor 70%. Zie hiervoor de beleidsregel van de NZa (niet van toepassing voor Rijksinrichtingen); • door de bezuinigingen zal een korting (al dan niet generiek) op de tarieven en het volume van de afspraak worden toegepast; Pagina 22 van 49


•

•

•

de verblijfsmatrix is gewijzigd. De NZa heeft voor 2014 zeven verblijfsintensiteiten vastgesteld, in de plaats van de huidige drie. Zie de prestatiebeschrijvingen van de NZa op www.nza.nl. De NZa heeft voor 2014 nieuwe maximum DBBC tarieven vastgesteld. Om binnen het kader te kunnen blijven van het afgesloten convenant heeft DForZo deze tarieven aangepast. Het met de branchepartijen overeengekomen convenant geeft namelijk de budgettaire kaders aan waarbinnen de forensische zorg wordt bekostigd de komende jaren. In de DBBC sheets zijn de aangepaste tarieven opgenomen. Het staat u vrij om een lager tarief te offreren. Hoger is gezien bovenstaande niet mogelijk. de DBBC productiesheets worden op 1 oktober 2013 op www.forensischezorg.nl gepubliceerd.

3.10.1 Onderhandenwerk DBBC’s: afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s Een onderdeel van de DBBC cyclus is het bepalen van het onderhandenwerk en het totaal van de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s. Op twee peilmomenten van het uitvoeringsjaar 2014 dient de waarde van het OHW DBBC’s en de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s te worden bepaald. De zorgaanbieders dienen uiterlijk 1 maand na het verstrijken van de peildatum, een verantwoording in bij DForZo conform het door DForZo beschikbaar gesteld format. Opstellen overzicht op persoonsniveau De zorgaanbieder stelt van het OHW DBBC op de peildatum, een overzicht op persoonsniveau op. Het betreft hier de nog niet afgesloten DBBC’s van cliënten. Tevens stelt de zorgaanbieder een overzicht op persoonsniveau op voor de patiënten waarvan de DBBC op de peildatum is afgesloten, maar nog niet is gefactureerd. Beide verantwoordingsdocumenten zijn te zijner tijd te vinden op de website (www.forensischezorg.nl). Waardebepaling onderhanden werk De waardebepaling van het onderhanden werk vindt plaats op basis van de normen van de productstructuur DBBC’s voor de forensische zorg. Uitgegaan moet worden van: - een gemiddeld uurtarief voor geregistreerde activiteiten en verrichtingen; - een tarief per verzorgingsdag voor de onderhanden verblijfsoorten. De berekening wordt uitgevoerd door het aantal verblijfsdagen per patiënt te vermenigvuldigen met het voor het contractjaar geldende maximum tarief per verblijfsoort (inclusief de toeslag NHC). - het geldende maximum tarief voor de overige deel prestaties. Waardebepaling afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s Dit zijn DBBC's die wel zijn afgesloten voor de peildatum, maar nog niet zijn gefactureerd. De DBBC’s dienen te worden gewaardeerd tegen het werkelijke (te verwachten werkelijk) factuurbedrag volgens de productstructuur en de geldende declaratiebepalingen. Voor alle duidelijkheid: deze post heeft de status van nog te factureren DBBC’s. Deze DBBC’s worden na de peildatum gefactureerd. Frequentie van aanlevering Het overzicht van het OHW DBBC’s en het overzicht afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s moet door de zorgaanbieders tweemaal per jaar aan DForZo worden aangeleverd. De peildata waarover deze gegevens moet worden aangeleverd zijn de volgende: Pagina 23 van 49


− 30 juni − 31 december. De zorgaanbieders dienen binnen een maand na deze peildata de overzichten aan te leveren bij DForZo. Accountantscontrole onderhanden werk DBBC’s en afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s (peildatum 31 december 2014). Of het totaal bedrag van het overzicht onderhanden werk DBBC’s per 31 december 2014 en het overzicht afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s per 31 december 2014 juist is bepaald, wordt jaarlijkse door middel van een door een externe accountant uitgevoerde controle getoetst. In de door het Ministerie van Veiligheid en Justitie op te leveren document ‘Aanwijzing Controleprotocol DBBC’s Forensische Zorg (Inkoop en TBS)’ staat vermeld welke aanwijzingen de accountant dient te volgen bij het controleren van deze tbc overzichten. De zorgaanbieders dienen uiterlijk op 1 juni 2015 (jaar t+1) een controleverklaring bij DForZo aan te leveren inzake de door de accountant uitgevoerde controle op de juistheid van het totaal bedrag van het OHW DBBC’s en de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s (peildatum 31 december 2014). Het voorgaande inclusief de door de accountant gewaarmerkte overzichten inzake de waarde van het onderhanden werk DBBC’s en de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s op de peildatum 31 december 2014. 3.10.2 Tijdslijn DBBC Hieronder ziet u een overzicht met data wanneer welke informatie opgeleverd dient te worden in het kader van DBBC’s. DBBC’s 1 DBBC factuur

Inhoud DBBC volgens productstructuur

Wanneer Bij afsluiting van de DBBC.

2 DBBC’s die op 30-6-2014 nog niet zijn afgesloten of wel afgesloten maar nog niet gefactureerd

Onderhanden werk en afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s ultimo juni 2014. Onderhanden werk en afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s ultimo 2014. Onderhanden werk en afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s ultimo 2014.

1 augustus 2014 Zonder controle verklaring van de accountant

3 DBBC's die op 31-12-2014 nog niet zijn afgesloten of wel afgesloten maar nog niet gefactureerd 4 DBBC's die op 31-12-2014 nog niet zijn afgesloten of wel afgesloten maar nog niet gefactureerd

1 februari 2015 Zonder controle verklaring van de accountant 1 juni 2015 Met controle verklaring van de accountant

3.10.3 Beveiligingsniveaus In de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus worden materiële (gebouwelijke) aspecten onderscheiden van immateriële aspecten. De immateriële aspecten zijn opgenomen in de DBBC tarievenstructuur. Het materiële effect is vanaf 2013 vertaald in de Normatieve Huisvestingscompontent (NHC). De invoering van de NHC in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ plaats. Pagina 24 van 49


3.10.4 Tender- en aanbestedingscontracten Een aantal fpc’s heeft naast de basiscapaciteit ook tijdelijke afspraken gemaakt met het ministerie van Veiligheid en Justitie op basis van zogenaamde tender- en aanbestedingscontracten. Ook voor deze contracten dienen de zorgaanbieders een vertaling te maken naar DBBC’s. Opgenomen in beleidsregel BR/FZ-0001 (overgang naar DBBC bekostiging in de forensische zorg) is dat eventuele bestaande en toekomstige tenders (inclusief kapitaallasten) niet meegerekend worden in de budgetomzet voor de vaststelling van het transitiebedrag. Het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft besloten voor de huidige tenders het transitiemodel niet toe te passen. Voor deze tenders geldt dus een 100% vangnet. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft in de afgelopen jaren enkele tenders uitgezet ten behoeve van (tijdelijke) capaciteitsuitbreiding. Na afloop van de duur van de gegunde tender vervallen deze tijdelijke capaciteitsuitbreiding. Daarbij verschillen de afspraken op prijs en volume tussen de toegekende tenderaanbiedingen. Voor Fpc’s zijn de volgende tenders uitgezet: - Tender-IV, looptijd tot 1 januari 2015. - Tender V, looptijd van 1 januari 2013 tot 1 januari 2016. Zorgaanbieders en het Ministerie van Veiligheid en Justitie maken afspraken over de prijs, het volume en de kwaliteit op basis van de DBBC productstructuur. De afspraken over de plaatsen (oude systematiek) zijn niet één op één te relateren aan de afspraken in DBBC’s. Aan de zorgaanbieders is gevraagd een voorstel te doen in de inkoopsheet voor 2014. Dit geldt zowel voor de reguliere (basis) capaciteit als de tendercapaciteit en/of de aanbestedingen. Gelijksoortige DBBC Het kan voorkomen dat gelijksoortige DBBC’s voorkomen in meerdere contracten per zorgaanbieder. Indien dit van toepassing is geldt het onderstaande voor de tenders van de Fpc’s: In het geval een tbs-gestelde in een specifieke doelgroep (zwakbegaafd, transmuraal of longstay) valt van een tbs-tender brengt de zorgaanbieder de DBBC eerst onder bij de desbetreffende tbs-tender (tot aan de afgesproken maximale omzet in huidige parameters). Bij de inkoop 2014 maakt DForZo zo nodig specifieke afspraken hierover met de zorgaanbieder. In het geval een tbs-gestelde niet onder één van de bovengenoemde doelgroepen valt kiest de zorgaanbieder welk contract (regulier of tender IV of -V) passend is om de DBBC, onder te brengen en factureert hij deze onder het desbetreffende contractnummer (tot aan de afgesproken maximale omzet in huidige parameters). Uitnutting contract Bij volledige uitnutting van het aanbestedingscontract dient de DBBC ten laste van het reguliere contract gebracht te worden. Bij volledige uitnutting van het reguliere contract kunnen DBBC’s niet ten laste worden gebracht van het tender contract. Ieder contract wordt apart afgerekend na afloop van het jaar. De zorgaanbieder verantwoordt zich separaat over de tender- en aanbestedingscontracten. Daarbij vindt de verantwoording en afrekening, zoals voorgaande jaren, per contract plaats in de desbetreffende tender- of aanbestedingstarieven.

Pagina 25 van 49


Ter informatie vindt er door de zorgaanbieder een vergelijking plaats van de onder het tender- of aanbestedingscontract geboekte DBBC's. Indien er een verschil bestaat tussen de verantwoording in tender- en aanbestedingstarieven en in DBBC's verklaart de zorgaanbieder het verschil. Het doel van deze dubbele verantwoording is dat DForZo inzicht wil krijgen in de manier waarop de tender- of aanbestedingscontracten het beste kunnen worden verantwoord als in de toekomst het vangnet wegvalt en DForZo zo nodig spelregels zou moeten aanpassen. Hieronder volgt een voorbeeld hoe de een FPC kiest voor een contract: Voorbeeld Een FPC dat naast haar reguliere contract ook tendercontracten voor tbs-gestelden heeft wil een afgesloten DBBC factureren van een tbs-gestelde die niet in één van de bovengenoemde specifieke doelgroepen (zwakbegaafd, transmuraal of longstay) valt. Hiervoor kiest zij een van de contracten uit, welke nog niet aan het afgesproken maximum zit. 3.10.5 DBBC spelregels Met het formeel inwerking treden van het Interim Besluit Forensische zorg is de NZa bevoegd voor het vaststellen van prestaties en tarieven voor de forensische zorg. Voor een algemene toelichting op de DBBC-registratie wordt verwezen naar de beleidsregels van de NZa (waaronder de spelregels DBBC). 3.10.6 Relevante documenten over DBBC’s De volgende documenten in het kader van DBBC’s zijn terug te vinden op de website www.forensischezorg.nl: Kaderregeling AO/IC DBBC; Productieafsprakensheets 2014 DBBC’s; Profielengids DBBC 2014. Voor de beleidsregels en spelregels DBBC van de NZa vindt u op www.nza.nl. 3.10.7 Offerte DBBC Bij het jaarplan dient tevens een offerte in DBBC’s te worden ingediend. Daarmee dient u rekening te houden met de verschillende capaciteitsafspraken (basis, tender en tijdelijke capaciteit). De DBBC offerte dient inhoudelijk te worden onderbouwd aan de hand van de vragen die in het format ‘Onderbouwing Offerte DBBC’ staat opgenomen (zie bijlage 2). Voor de DBBC vergelijking kunt u gebruik maken van de Profielengids DBBC 2014. Daarnaast vragen wij vanwege de door de NZa ingevoerde wijzigingen in de verblijfsintensiteiten dit jaar een conversietabel aan te leveren (per contract) waarin de vertaling wordt gegeven van afspraak DBBC 2013 met drie intensiteiten naar de DBBC offerte 2014 met zeven intensiteiten, wij vragen u hierbij tevens een onderbouwing aan te leveren (zie bijlage 3). 3.11

Transitiemodel De vangnetconstructie (transitiemodel) is voor het 2e jaar van toepassing. De percentages zijn identiek aan 2013. Gelet op het ingevoerde transitiemodel (zie beleidsregel van de NZa) is de zorgaanbieder verplicht om in 2014 in DBBC’s te factureren. Het transitiemodel gaat uit van (een stapsgewijze) afbouw van het vangnet in Budgetparameters. Voor de zorgaanbieders wordt hiermee de noodzakelijkheid (en verplichting) van factureren in DBBC’s verder benadrukt.

Pagina 26 van 49


3.12

Indexatie tarieven In beginsel volgt DForZo de indexatie van de NZa in het geval van prijsbijstellingen

3.13

Bijlagen jaarplan Bij het jaarplan, levert u tevens de volgende bijlagen aan: 1 Renovatie- en bouwplannen U wordt verzocht eventuele renovatie- en bouwplannen in volgorde van gewenste prioritering als bijlage in het jaarplan toe te voegen. Alleen de in het jaarplan ingebrachte renovatie- en bouwplannen worden in behandeling genomen. 2 Meerjarig investeringsplan Om vroegtijdig meer inzicht te verkrijgen in gewenste investeringen is het verplicht om een meerjarig investeringsplan op te nemen in het jaarplan. Het is hierbij van belang dat alle gewenste investeringen (inclusief huisvestingsvoorzieningen) worden vermeld in het investeringsplan 2013, ook wanneer daar nog geen akkoord voor is gegeven. Het SSC zal u voor de invulling van het format benaderen (zie proces investeringsjaarplan SSC). Het SSC zal in overleg met u het format invullen en afronden, zodat u deze als bijlage aan het jaarplan 2014 kan toevoegen. De investeringsplannen worden door het SSC verzameld, waarna deze worden getotaliseerd. Vervolgens zal het totale investeringsplan van DJI worden voorgelegd aan de hoofddirectie. Na akkoord van de hoofddirectie wordt u geïnformeerd over de voorgenomen Europese aanbestedingen die voor het komende jaar gepland staan. Zoals vermeld in de circulaire ‘Voorafgaand toezicht inkoop’ (28 mei 2010) zal inkoopbeheer, waaronder ook de investeringsplannen, een vast agendapunt worden in de A3managementgesprekken.

3.14

Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen In het Wetboek van Strafrecht en het Wetboek van Strafvordering is voor de maatregel van terbeschikkingstelling met voorwaarden geregeld dat tbs-gestelden met voorwaarden en tbs-gestelden in de voorwaardelijke beëindiging van de dwangverpleging in geval van crisis tijdelijk kunnen worden opgenomen. De tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen zijn vooralsnog onder voorbehoud. De reden hiervoor is dat de NZa hiervoor naar alle waarschijnlijkheid een beleidsregel gaat opstellen. Tot het moment dat een dergelijke beleidsregel is ingevoerd, zijn onderstaande regels met betrekking tot de tijdelijke crisisopname en de afwezigheidsdagen van toepassing. Voor de registratie van de verzorgingsdagen in DBBC’s, wordt in de huidige DBBCspelregels een maximum van zes weken gehanteerd. Op basis van de wetswijziging verandert dit in zeven weken. De DBBC’s Bij de eerstvolgende gelegenheid worden de DBBC-spelregels aangepast. In algemene zin geldt dat DForZo de verblijfsdagen en vaste kosten vergoed in geval van afwezigheid voor de (maximale) duur van de afwezigheid zoals hieronder per categorie cliënten wordt beschreven. Voor alle categorieën geldt indien een cliënt langer dan 24 uur ongeoorloofd afwezig is, het meerdere van 24 uur niet als verzorgingsdagen mogen worden geregistreerd. 3.14.1 Vergoeding tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen tbs-gestelden Bij vergoeding van afwezigheid van tbs-gestelden kan het gaan om afwezigheid in geval van ziekenhuisopname vanuit een FPC of forensische zorginstelling. Pagina 27 van 49


Daarnaast kan een FPC patiënten in proefverlof of in de voorwaardelijke beëindiging in geval van crisis tijdelijk opnemen. Vanaf 2011 geschiedt dit voor al deze patiënten in het kader van Forensisch Psychiatrisch Toezicht (FPT). In een crisissituatie kan een patiënt voor en termijn van maximaal zeven weken worden teruggeplaatst in het FPC van herkomst. Het doel van deze tijdelijke crisisopname is de patiënt te stabiliseren en te voorkomen dat klinische behandeling noodzakelijk wordt. Indien in deze periode geen stabilisatie is bereikt, kan de periode met nog eens maximaal zeven weken worden verlengd. Voor de invoering van FPT werd de tijdelijke crisisopname tijdens proefverlof maximaal zes weken vergoed, in 2011 wordt deze periode gelijkgetrokken aan de overige categorieën zoals genoemd, tbs met voorwaarden en bij voorwaardelijke beëindiging. Daarmee wordt ook bij een tbs-gestelde met proefverlof een tijdelijke crisisopname van maximaal zeven weken met zeven weken verlenging vergoed. 3.14.2 TBS met voorwaarden In de aangepaste wet tbs met voorwaarden wordt een tijdelijke crisisopname voor de duur van zeven weken geregeld, zodat daarmee de omzetting naar tbs met dwangverpleging kan worden voorkomen. Tevens voorziet de tijdelijke crisisopname bij tbs met voorwaarden in de mogelijkheid voor verlenging met maximaal zeven weken als de verwachting is dat stabilisatie binnen deze verlenging zal worden bereikt. Deze verlening is in de wet tevens mogelijk gemaakt bij voorwaardelijke beëindiging van de tbs. 3.14.3 Vergoeding aan een FPC − Bij een ziekenhuisopname worden de dagen tot een maximum van 7 dagen vergoed. Bij een verblijf langer dan 7 dagen dient er voor vergoeding van de dagen contact op te worden genomen met DForZo. − Als er bij een ziekenhuisopname kosten voor beveiliging zijn gemaakt door inzet van DV&O aan het ziekenhuisbed, dan betaalt DForZo de kosten voor beveiliging bij opname langer dan 7 dagen. Het FPC komt dan niet in aanmerking voor vergoeding van de verblijfsdagen langer dan die 7 dagen. − Als een FPC in het kader van een time out een tbs-gestelde opneemt, worden deze verblijfsdagen vergoed. Het gaat om een periode van 7 weken die maximaal nog eens met 7 weken kan worden verlengd. Als er sprake is van meerdere niet aaneengesloten crisisperioden per jaar, die korter zijn dan de twee maal zeven weken, dan geldt dat er per tbs-gestelde maximaal 14 weken per kalenderjaar vergoeding plaatsvindt voor afwezigheid in genoemd kader. De verzorgingsdagen worden niet vergoed als het gaat om afwezigheid van een tbsgestelde in verband met een ongeoorloofde afwezigheid langer dan 24 uur, verblijf in Huis van Bewaring/politiecel of verblijf in Pieter Baan Centrum. 3.14.4 Vergoeding aan forensische zorginstellingen − Bij een ziekenhuisopname worden de dagen tot een maximum van zeven dagen vergoed. − Als een tbs-gestelde vanuit een intramurale setting van een forensische zorginstelling wordt teruggeplaatst naar een FPC, dan mag deze zorgaanbieder voor de duur van de tijdelijke crisisopname de verblijfsdagen in rekening brengen. Het gaat om een periode van zeven weken die maximaal nog eens met zeven weken kan worden verlengd.

Pagina 28 van 49


4

Productieafspraken tijdelijke capaciteit

Het jaar 2014 is een bijzonder jaar voor de afspraken die DForZo gaat maken voor capaciteit van de tbs met dwangverpleging. In het kader van het Masterplan DJI en de daling van de vraag naar capaciteit wordt er de komende jaren op twee locaties geen tbs-capaciteit meer afgesproken en sluit er een Rijkskliniek (hierna de te sluiten klinieken). Daar zijn in 2014 al de eerste gevolgen van merkbaar aangezien de overplaatsing vanuit deze Fpc’s in 2014 start. Tevens worden er geen patiënten meer toegeleid naar deze Fpc’s. Dit heeft tot gevolg dat er bij de overige Fpc’s (justitieel en niet-justitieel) extra tijdelijke capaciteit moet worden gerealiseerd om de behandeling van deze patiënten te kunnen voortzetten. Deze groep omvat, op basis van de huidige gegevens, rond de 380 patiënten. Een deel van deze groep zal voor sluiting van het betreffende FPC uitstromen via (voorwaardelijke) beëindiging van de dwangverpleging waardoor overplaatsing niet aan de orde zal zijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen patiënten die fysiek moeten worden overgeplaatst en patiënten die niet fysiek moeten worden overgeplaatst vanwege de verloffase (transmuraal/proefverlof) waarin zij zich bevinden. De overplaatsingen vinden plaats in de periode 2014 en 2015. Omdat de Wfz bij de publicatie van het inkoopbeleid 2014 nog niet inwerking is getreden, wordt in 2014 de huidige subsidierelatie gecontinueerd. Dit betekent dat de afspraken over de tijdelijke capaciteit in een overeenkomst tot het einde van het kalenderjaar 2014 worden vastgelegd. Voor het jaar 2015 wordt, in het licht van de voortgang van de overplaatsingen vanuit de te sluiten klinieken en de algemene behoefte aan tbs-capaciteit, bezien welke afspraken in een inkoopcontract worden overeengekomen. De tijdelijke afspraken uit 2014 kunnen daar onderdeel van zijn.

1

2

3

4

5

DForZo is voornemens om op de volgende wijze tot afspraken voor deze tijdelijke capaciteit te komen voor het jaar 2014. In het jaarplan 2014 (offerteaanvraag 2014 FPK) worden Fpc’s gevraagd aan te geven of er ambities zijn voor tijdelijke uitbreiding van capaciteit in 2014 en 2015. Fpc’s worden gevraagd aan te geven hoe in 2014 de (fysieke) capaciteit en bezetting voor de tbs-met dwangverpleging is opgebouwd, uitgesplitst naar: a) Daadwerkelijke fysieke verblijfscapaciteit op de hoofdlocatie(s). b) Intramurale capaciteit in eigen beheer/op eigen locaties c) Inkoopplaatsen transmuraal bij andere instellingen. Aan de hand van de gegevens van de septemberbrief 2013 (bezettinggegevens doorstroom/verblijf), de ambities tot tijdelijke uitbreiding en de plaatsingsmogelijkheden van Fpc’s en het overzicht van de geplande overplaatsingen zal DForZo bepalen wat per FPC tijdelijk aanvullend zal worden afgesproken. Naast een analyse van de aantallen beschikbare en benodigde capaciteit worden de voorstellen tevens beoordeeld aan de hand van een aantal (zorg-)inhoudelijk en financiële criteria. Dit besluit wordt separaat van de afspraken voor de reguliere capaciteit (zoals beschreven bij paragraaf 3.4) voor 1 maart 2014 kenbaar gemaakt. Hiertoe wordt een specifieke overeenkomst gesloten tot het einde van het kalenderjaar 2014. Pagina 29 van 49


4.1

Specifieke doelgroepen Naast capaciteit voor de reguliere doelgroepen is er tevens behoefte aan extra tijdelijke capaciteit voor specifieke doelgroepen. Zoals in paragraaf 2.3 over het regionale plaatsingsbeleid staat aangegeven, valt een aantal doelgroepen buiten het principe van regionale plaatsing en worden/blijven gecentraliseerd bij een aantal Fpc’s. Dit is vanwege het feit dat er voor deze doelgroepen specifieke zorginhoudelijk en/of gebouwelijke eisen worden gesteld. De EVBG-capaciteit en longstaycapaciteit kennen specifieke gebouwelijke vereisten. Deze doelgroepen worden vanaf 2015 overgeplaatst. U dient wel in uw jaarplan 20414 aan te geven of u ambities heeft tot het realiseren van capaciteit voor deze twee doelgroepen. Voor de vreemdelingen wordt, zoals in de huidige situatie de specifieke expertise geconcentreerd in één FPC. Voor de differentiaties verstandelijk beperkten en vrouwen gelden geen specifieke gebouwelijke vereisten maar vraagt wel een specifiek behandelbeleid en veelal groepsgewijze huisvesting. Dit is ook van belang bij het maken van de tijdelijke capaciteitsafspraken. Het totaal aantal patiënten van de hierboven genoemde doelgroepen dat moet worden overgeplaatst vanuit de te sluiten Fpc’s betreft op basis van de huidige gegevens rond de 160 patiënten. Fpc’s die zich voor deze specifieke capaciteit in willen schrijven dienen dit aan te geven in het jaarplan.

4.2

Tariefstelling en verantwoording De afspraken die DForZo in 2014 met de Fpc’s overeenkomt voor deze tijdelijke capaciteit worden gemaakt tegen een separaat tarief, dit betreft een maximumtarief. Er zijn twee tarieven, waarvan één tarief voor de longstaycapaciteit en één tarief voor alle overige doelgroepen: • Doelgroep longstay : €370,11 • Overige doelgroepen : €434, 11 De tarieven zijn inclusief kapitaallasten. Voor deze capaciteit wordt een specifiek contract gesloten met een specifiek contract nummer voor de verantwoording. Er dient tevens een aparte offerte in DBBC’s te worden ingediend voor deze capaciteit. Het is daarbij niet nodig om een inhoudelijke onderbouwing van de DBBC’s in te dienen of een conversietabel in te vullen. 4.2.1 Leegstandsvergoeding tijdelijke capaciteit Op de tijdelijke capaciteit is tevens de leegstandsregeling van toepassing. Bij onderproductie wordt de leegstandsregeling als eerste toegepast op de tijdelijke capaciteit.

4.3

Overname personeel DForZo ziet het als een pré als Fpc’s in staat zijn om bij de realisatie voor deze capaciteit personeel van de te sluiten Fpc’s over te nemen.

Pagina 30 van 49


4.4

Vereisten uitvraag tijdelijke capaciteit U kunt in uw jaarplan uw ambities voor 2014 en 2015 aangeven voor de tijdelijke uitbreiding van zowel reguliere capaciteit als voor capaciteit voor de specifieke doelgroepen. Uitgangspunt is dat de capaciteit in 2014 (met uitzondering van EVBG en longstay) kan worden gerealiseerd in de huidige beschikbare capaciteit. Hierbij moet worden opgemerkt dat er vanuit DForZo geen budget beschikbaar is voor gebouwelijke aanpassingen. U dient voor de tijdelijke afspraken in uw jaarplan in te gaan op: 1. Het aantal op te nemen patiënten (per doelgroep); 2. Datum per wanneer de tijdelijke capaciteit beschikbaar is; 3. Behandelaanbod en huisvestingsmogelijkheden voor de specifieke doelgroepen a. Voor de VG ook specifiek aandacht voor uitstroommogelijkheden b. Mogelijkheden tot groepsgewijze huisvesting van de doelgroepen VG en vrouwen; 4. Tariefstelling; 5. Opgave in DBBC’s; 6. Mogelijkheden tot overname van personeel.

Pagina 31 van 49


5

Structuur financieel jaarverslag

5.1

Inleiding In een inleiding op het financiële verslag geeft u een toelichting op de financiële situatie van de organisatie. Neem onder meer een korte beschrijving op van de inhoud van de meest recente managementletter van de Departementale Auditdienst of van de sectie Interne Controle en Concernadministratie van het hoofdkantoor. Vermeld hierbij het oordeel over het financiële beheer. De definitieve afrekening 2013 en de meest recente budgetbrief 2013 De definitieve afrekening over 2013 gebruikt u om de beginbalans uit Leonardo te corrigeren. Deze gecorrigeerde beginbalans gebruikt u voor het jaarverslag 2013 Omdat de definitieve financiële verslaglegging meer tijd vergt, is het financieel jaarverslag losgekoppeld van het jaarverslag/3e viermaandsrapportage en wordt dit op een later moment aangeleverd. De datum voor aanlevering van het financieel jaarverslag is 1 maart 2014. In dit hoofdstuk wordt eerst stilgestaan bij het controleren van de financiële gegevens over het verslagjaar. Vervolgens worden richtlijnen gegeven voor de financiële verslaglegging in het jaarverslag.

5.2

Controle van de gegevens De financiële verslaglegging baseert u op de gegevens uit Leonardo-DJI. De volgende overzichten zijn daarbij in ieder geval nodig: • Balans/V+W-rekening • Kostenplaatsadministratie). Voor details op allerlei gebied kunt u gebruik maken van de informatiesystemen in de gebieden Grootboek, Activa, Debiteuren en Crediteuren. Indien nodig kunt u deze overzichten afdrukken. Technische vragen over de overzichten kunt u stellen aan de GDI in Zoetermeer.

5.3

Opstellen van het financiële verslag Het financiële deel van het jaarverslag bevat minimaal de volgende onderdelen: 1. Inleiding; 2. Begin- en eindbalans (met toelichting); 3. Winst- en verliesrekening (incl. arbeid met toelichting); 4. Berekening exploitatiereserve; 5. Overzicht uitputting bovennormatieve bijdrage (geoormerkt) met toelichting en onderbouwing; 6. Verantwoording maatregelen BHV; 7. Formatie- en bezettingsoverzicht.

Pagina 32 van 49


5.3.1 Begin- en eindbalans en toelichting De begin- en eindbalans dienen te voldoen aan de volgende richtlijnen: • de begin- en eindbalans bevatten tenminste de posten die aangegeven zijn in bovenstaand overzicht; • in de beginbalans 2013 is de definitieve afrekening over 2012 verwerkt. Het exploitatiesaldo over dat jaar zal daardoor niet zichtbaar zijn en de exploitatiereserve komt overeen met de bij de afrekening vastgestelde stand. Bij de balans dient u de volgende toelichtingen te geven: 1. Een overzicht van niet uit de balans blijkende verplichtingen; 2. De veranderingen in de materiële vaste activa; 3. De veranderingen in de leenfaciliteit; 4. De veranderingen in de voorziening met een toelichting op de mutaties; 5. Een toelichting op de stand van de post Vorderingen per 31-12-2013. Daarbij dienen de vorderingen groter dan € 45.000 te worden onderscheiden evenals alle eventuele vorderingen als gevolg van ESFsubsidies. Van deze vorderingen dient tevens de vorderingstermijn te worden aangegeven; 6. Een toelichting op de stand van de post Schulden en Verplichtingen per 3112-2013. Daarbij dienen de verplichtingen groter dan € 45.000 apart te worden toegelicht. Specifieke aandacht dient te worden besteed aan het onderwerp ‘Vooruitontvangen bijdrage’ hoofdkantoor. Hierbij zij vermeldt dat bijdragebrieven die in 2013 zijn ontvangen, (mede) betrekking kunnen hebben op bedragen, die bedoeld zijn als bijdragen voor jaren na het boekjaar 2013. In de daarvoor bedoelde kolom vermeldt u het totale bedrag van de betreffende post, dus inclusief het in 2014 aan te wenden bedrag. Het in boekjaar 2014 aangewende bedrag noteert u in de daarvoor bedoelde kolom. Het dan nog resterende ‘overlopende’ bedrag maakt u zichtbaar in de kolom Stand per 31-12-13. Ook kan het voorkomen dat al in een voorgaand jaar bedragen zijn ontvangen die doorlopen tot in en eventueel na het boekjaar 2014. De betreffende bedragen dienen eveneens in het overzicht te worden opgenomen; 7. Indien de tussenrekeningen niet leeg zijn, vermeldt u de grootte en aard van de onderliggende posten en de reden(en) waarom deze posten niet weg zijn geboekt; 8. Geef een toelichting op de ontwikkeling van de exploitatiereserve. Een positief exploitatiesaldo wordt in beginsel in zijn geheel toegevoegd aan de exploitatiereserve. Wordt de reserve daardoor groter dan het gestelde maximum, dan vloeit het meerdere terug naar het hoofdkantoor DJI. Voor de spelregels wordt verwezen naar de op intranet opgenomen Financiële kaderregeling. 5.3.2 De verlies- en winstrekening De verlies- en winstrekening dient te voldoen aan de volgende richtlijnen: • de rekening bevat ten minste de posten, zoals aangegeven in de formats op intranet; • de integrale bijdrage en het resultaat over 2013 zijn aangepast conform de definitieve afrekening over dat jaar; • de integrale bijdrage 2013 is gecorrigeerd voor vooruit ontvangen bijdragen (niet bestemd voor deze verslagperiode), door het FPC voorgestelde afrekening op geoormerkte bijdragen en een eventuele korting bij onderbezetting (zie het overzicht Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor en aanwending geoormerkte bijdragen). Pagina 33 van 49


Geef een toelichting op de verlies- en winstrekening. Besteed zowel aandacht aan de resultaten over het verslagjaar zelf als aan de verschillen ten opzichte van het voorafgaande jaar. Verder verzoek ik u in de toelichting de verdeling aan te geven van afschrijvingskosten ‘normaal’ en afschrijvingskosten ‘ten laste van bono’. Buitengewone baten en lasten betreffen soms een voorgaand boekjaar, zijn toen niet voorzien en daarom niet in dat jaar geboekt. Deze baten/lasten worden gewoonlijk toegerekend aan het lopende boekjaar. Als het aanmerkelijke bedragen betreffen, dient aangegeven te worden ‘Correctie resultaat voorgaand boekjaar’ zodat zichtbaar wordt dat het resultaat mede wordt bepaald door de ‘erfenis’ van een voorgaand boekjaar. 5.4

Bijlagen Het jaarverslag is niet compleet zonder de volgende bijlagen: 1. Renovatie- en bouwplannen Evenals bij het jaarplan dient u bij het jaarverslag een bijlage te voegen met betrekking tot de renovatie- en bouwplannen. Hierin dient u de reeds uitgevoerde en nog in uitvoering zijnde huisvestingsprojecten te beschrijven. Tevens dient u hierin de stand van zaken met betrekking tot de gebruiksvergunningen op te nemen. 2. Formatie en bezettingsgegevens Neem een samenvattend overzicht op van de totale personele formatie en bezetting per 1 januari 2013 en per 31 december 2013. Neem ook een overzicht op van het totaal aantal uren overwerk en de inzet van uitzendkrachten en andere externen in het verslagjaar per functiegroep. Gebruik hiervoor de op intranet geplaatste overzichten. 3. Verantwoording BHV Voor de opgave van de gevraagde gegevens inzake de verantwoording BHV kan gebruik worden gemaakt van de formats die zijn opgenomen in het model jaarplan 2014. Ook deze formats kunt u vinden op intranet.

Pagina 34 van 49


6

Managementparagraaf

6.1

Inleiding Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus, maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus. Bij het departementale jaarverslag wordt door de minister een managementparagraaf afgegeven, waarin wordt aangegeven dat de bedrijfsvoering binnen het departement overeenkomstig de vigerende wet- en regelgeving wordt uitgevoerd, behoudens eventuele tekortkomingen. Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in dit hoofdstuk het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&C-cyclus uiteengezet. Hiermee wordt bovendien tegemoet gekomen aan de wens uit het veld om de (handleiding) managementparagraaf te integreren in de handleiding P&C.

6.2

Doelstelling in control verklaring De managementparagraaf beoogt de departementale bedrijfsvoeringsparagraaf voor de minister van Veiligheid en Justitie - in het kader van de departementale verantwoording - breder en beter te onderbouwen, in de toekomst verrassingen te vermijden en tevens te komen tot verdere professionalisering en het transparant maken van de bedrijfsvoering bij (alle organisatieonderdelen van) het ministerie. Sinds verslagjaar 2007 vormen de decentrale managementparagrafen aldus ‘bottom-up’ de basis voor de ‘in control’-verklaring van elke regiodirecteur of bestuurder. Deze verklaringen vormen, samen met de uitkomsten van de beoordeling van de concernbrede processtappen bij DJI, het uitgangspunt voor hoofd DJI om te komen tot de onderbouwde verklaring dat alle ondersteunende processen worden beheerst en voldoen aan de gestelde eisen. De managementparagraaf ziet op het hoogste niveau op: • het bewaken van de ‘financiële rechtmatigheid’; • het realiseren van een ‘betrouwbare informatievoorziening’; • naleving van het ‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering ministerie van Veiligheid en Justitie’ (in totaal zo’n 45 onderwerpen uit 9 deelkaders). Het instrument regardeert alle PIOFACH-regelgeving die (al eerder) op DJI en haar organisatieonderdelen van toepassing is. De managementparagraaf maakt slechts een systematisch en expliciet oordeel mogelijk over de mate waarin verschillende onderdelen, op verschillende niveaus binnen DJI aan die regelgeving voldoen.

6.3

Werking en opbouw managementparagraaf De managementparagraaf is een zogenaamde ‘uitzonderingsverklaring’: dat wil zeggen dat een manager aangeeft ‘in control’ te zijn op alle onder hem/haar ressorterende processen, met uitzondering van de door hem zelf vermelde ‘tekortkomingen’ c.q. ‘normafwijkingen’. De managementparagraaf is een vast onderdeel binnen de verantwoording DJI - Bestuursdepartement in het kader van het DJI-jaarverslag, en dient na afloop van het verslagjaar eind januari te worden verstuurd. De beoogde control in het kader van de Managementparagraaf richt zich op de beheersing van alle ondersteunende processen, ook wel ‘PIOFACH’-processen genoemd. De wettelijke kaders op deze gebieden zijn opgenomen in het Pagina 35 van 49


‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering Ministerie van Veiligheid en Justitie’ (opgenomen op intranet), verbreed met deelkaders op gebied van Beleidsinformatie, Beveiliging, Bescherming persoonsgegevens, Documentaire informatievoorziening en Communicatie en Milieu. Het MP-instrument van DJI is ontwikkeld om te komen tot de afgifte van de eigen in control-verklaring van alle integraal managers centraal en decentraal en vervolgens via sectorale aggregatie (of samenvatting) tot weging van alle bevindingen voor de hoofddirecteur. Het MP-instrument heeft als doel om eerst bestaande tekortkomingen uit het hele DJI-veld in beeld te krijgen, alvorens DJI-breed naar procesbeheersing te kijken. Daarmee worden centrale en decentrale managers ook meer expliciet verantwoordelijk gehouden voor het sturen op en beheersen van hun ondersteunende processen. Op deze manier draagt het bij aan het bewustzijn binnen de DJI-organisatie. Het kan de manager voorts helpen in het gesprek met het eigen MT en daarna met de hogere leidinggevende over te managen tekortkomingen of aandachtspunten. Om de verantwoording door elke integraal manager te kunnen organiseren zijn uitgaande van de door het bestuursdepartement opgestelde brede ‘Checklist Taakorganisatie’ een drietal (afgeleide) ‘Checklists bedrijfsvoering’ als intern hulpmiddel door DJI verbijzonderd. Deze zullen, inclusief toelichting op intranet geplaatst worden en dienen als basis voor de door de directeur FPC af te geven in control statement. De verkregen decentrale verklaringen worden per sector geaggregeerd, samengevoegd (Landelijke diensten) of meegewogen (DForZo rijksinrichtingen en hoofdkantoor) om te komen tot de in control-verklaring op het niveau van directeur of bestuurder. Hierbij worden tevens de verklaringen betrokken van de stafdirecties (na advies van hun deskundigen), afgelegd op de aan hen toegewezen concernbrede processtappen. Onder leiding van de directeur Finance & Control wordt vervolgens, via aggregatie, samenvatting en weging (van m.n. impact, financieel beslag en risico) gekomen tot de jaarlijkse Managementparagraaf van DJI. Dit resulteert in een in controlverklaring van de hoofddirecteur DJI, te richten aan de directeur-generaal JS op het bestuursdepartement. Het in control statement biedt ook de mogelijkheid aan te geven dat er tekortkomingen zijn buiten de eigen competentie, omdat anderen (bijv. een onderdeel van het bestuursdepartement) daarvoor verantwoordelijk zijn. 6.4

Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus Op basis van de uitkomsten van de (decentrale) managementparagraaf, worden mogelijk tekortkomingen geconstateerd in de bedrijfsvoering binnen DJI. Deze tekortkomingen moeten verbeterd worden en hiertoe worden beheersmaatregelen geformuleerd die gevolgd moeten worden in de P&C-cyclus. Concreet betekent dit, dat de uitkomsten van de managementparagraaf van een jaar bij de eerste viermaandsrapportage van het volgende jaar besproken en belegd worden in een aanvullende managementafspraak, om vervolgens in de reguliere P&C-cyclus van het planjaar verder gevolgd te worden in de uitvoering. Afhankelijk van de aard en omvang van de tekortkoming binnen DJI, wordt de tekortkoming centraal of decentraal in de organisatie belegd. Daarbij zijn verschillende varianten denkbaar, die hierna worden beschreven. Pagina 36 van 49


6.4.1 Individueel ‘Niet in control’ De (de-)centrale manager formuleert hierop zelf de beheersmaatregel en legt deze voor aan de hogere lijnmanager. Uitgangspunt is dat de directeur van het onderdeel zelf stuurt op de uitvoering van de beheersmaatregel. De beheersmaatregel wordt bij 1e viermaandsrapportage toegevoegd aan het managementcontract. In de uitvoering wordt de beheersmaatregel via viermaandsrapportages en (A3-) managementgesprekken gevolgd. 6.4.2 Geaggregeerd ‘Niet in control’ Zodra 20% of meer van de decentrale onderdelen onder een sectordirecteur of bestuurder een ‘Niet in control’ heeft afgegeven op een processtap, ontstaat daarop (ook) voor hem/haar een verantwoordelijkheid. Deze ‘aggregatie’ speelt alleen bij GW, JJI, DBV en het SSC. 6.4.3 Op concernniveau ‘Niet in control’ De tekortkomingen die DJI-breed zijn vastgesteld, en extern gemeld bij de DG JS, dan wel tekortkomingen uit het verleden, die nog niet genoeg verbeterd zijn moeten worden beheerst. De beheersmaatregel wordt op concernniveau geformuleerd (door concernstaven). Afhankelijk van de aard van de tekortkoming, kan de geformuleerde beheersmaatregel ook van toepassing zijn op de individuele inrichting. In dat geval geldt verder een soortgelijke procedure als bij §6.4.2. 6.5

Managementparagraaf DJI Via www.forensischezorg.nl worden in het najaar alle benodigde onderdelen opgenomen om te komen tot de opstelling en tijdige afgifte van de eigen decentrale managementparagraaf. Het betreft de kaderstelling, instructies en checklists. Daarnaast verstuurt DForZo als reminder in het najaar een separate aanschrijvingsbrief ter aanduiding van de vindplaatsen op intranet en ter nadere instructie.

Pagina 37 van 49


Bijlage 1

Data

Planning- & controlcyclus 2014 DForZo

Planning- & controlcyclus 2014 DForZo

Aanleveren bij

2013 Planfase 20 september

directeur Forensische Zorg zendt aanbiedingsbrief en handleiding P&C 2013 aan FPC

2 november

FPC zendt aan directeur Forensische Zorg jaarplan 2013 digitaal en in 2-voud

Secretariaat DForZo

2 november

FPC dient inventarisatie huisvestingsvoorzieningen in bij directeur Forensische Zorg

Secretariaat DForZo en afdeling Huisvesting (CBV)

2 november

FPC dient inkoopplan in bij de sectie Inkoop en Europese aanbesteding

sectie IE&A (e-mail: [email protected])

Nov/ dec

directeur Forensische Zorg en het FPC bespreken jaarplan 2014

Februari 2014

directeur Forensische Zorg stelt de managementafsprakenbrief op en verzendt dit aan het FPC

februari

FPC voert A3-managementgesprek vooruitkijkend met directeur ForZo op onderwerpen uit organisatiegebieden uit het lokale A3– jaarplan (tevens 3e viermaandsrapportage 2012)

2014 Uitvoerings-/controlfase

17 mei

FPC dient 1e viermaandsrapportage in bij directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

17 mei 14 juni

directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend met FPC n.a.v. 1e viermaandsrapportage (gecombineerd met het jaarverslag 2012)

13 september

FPC dient 2e viermaandsrapportage in bij directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

13 september – directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend 11 oktober met FPC n.a.v. 2e viermaandsrapportage

november

FPC voert managementgesprek met directeur Forensische Zorg terugkijkend en vooruitkijkend op onderwerpen uit organisatiegebieden uit het lokale A3–jaarplan (gecombineerd met jaarplangesprek 2014)

13 december

FPC dient ‘in control statement’ (managementparagraaf) in bij de directeur Forensische Zorg

Secretariaat DForZo

2014 en 2015 DBBC FPC levert (conform beleidsregels NZA) het Onderhanden werk overzicht aan van de DBBC’s die op 31-6-2014 nog niet zijn afgesloten.

Secretariaat DForZo

FPC levert (conform beleidsregels NZA) het Onderhanden werk 1 februari 2015 overzicht aan van de DBBC’s die op 31-12-2014 nog niet zijn afgesloten.

Secretariaat DForZo

FPC levert (conform beleidsregels NZA) het Onderhanden werk overzicht aan van de DBBC’s die op 31-12-2014 nog niet zijn afgesloten. (met accountantsverklaring)

Secretariaat DForZo

1 augustus

1 juni 2015

Pagina 39 van 49


Verslagleggingfase 2014 17 januari

FPC dient 3e viermaandsrapportage/jaarverslag in bij directeur Forensische Zorg

februari

managementgesprek 3e viermaandsrapportage/jaarverslag 2013

5 maart

FPC dient financiële verantwoording 2013 in

juni

directeur Forensische Zorg voert terugkijkend managementgesprek n.a.v. jaarverslag 2012 met FPC (tevens 1e viermaandsrapportage 2012)

<15 augustus

directeur Forensische Zorg zendt afrekening 2013 toe aan FPC

Pagina 40 van 49

Secretariaat DForZo

Secretariaat DForZo; Accountbeheer


Bijlage 2

Onderbouwing offerte DBBC FPC

U wordt verzocht een het capaciteitsvoorstel DBBC inhoudelijk te onderbouwen door antwoord te geven op onderstaande vragen in dit format. U dient zoveel mogelijk gebruik te maken van dit format en (digitaal en schriftelijk) mee te sturen met uw offerte 2014. Naam FPC:

………………………………………………………………………………

Onderbouwing offerte DBBC 1 Hoe is de offerte voor het jaar 2014 opgebouwd? Ga daarbij in ieder geval in op de rol/invloed van de onderstaande elementen: a Verwachte instroom en uitstroom van patiënten 1. Registratie 2. Facturatie 3. Onder handen werk 2

Als gevolg van de wijziging in de verblijfsintensiteiten (van drie naar zeven) treedt er automatisch een wijziging op in de geoffreerde verblijfsintensiteiten ten opzichte van de herschikking 2013. U wordt gevraagd onderstaande conversietabel in te vullen en te onderbouwen in bijlage 2 (Excel document).

3

Waarop wijkt de realisatie van het jaar 2013 af (los van de verblijfsintensiteiten) van de offerte voor het jaar 2013 die u hebt ingediend? Hoe werkt dat door in de offerte voor het jaar 2014?

4

Wat is de gemiddelde looptijd van een DBBC binnen uw organisatie?

5

Vergelijk 2 profielen van de meest voorkomende gecontracteerde hoofd diagnosegroepen met de profielen uit de Profielengids DBBC (voorheen In- en Verkoopgids DBBC, vanaf 20 september 2013 te vinden op de website www.forensischezorg.nl) Gevraagd wordt in ieder geval aan te geven in hoeverre het profiel van toepassing is op uw organisatie aangaande de volgende aspecten: a. Bijbehorende nevendiagnoses; b. Welk aandeel hebben deze productgroepen in het totaal aantal DBBC’s; c. In welke mate is er sprake van afwijkingen ten aanzien van: − Gemiddelde uren directe/indirecte patiëntenzorg; − De belangrijkste activiteiten; − De gemiddelde mix van de beroepsbeoefenaren; − Het gemiddeld aantal verblijfsdagen.

Pagina 41 van 49


Bijlage 3

Conversietabel DBBC’s verblijf

De verblijfsmatrix voor de DBBC’s is gewijzigd door het besluit van de NZa om het aantal verblijfsintensiteiten conform de GGZ vast te stellen. Dit betekent een wijziging van drie naar zeven verblijfsintensiteiten. Om de aansluiting te kunnen maken met het jaar 2013 wordt u verzocht naast u offerte in DBBC’s voor het jaar 2014 een conversietabel in te vullen. Daarin geeft u aan waar de in 2013 in afgesproken DBBC’s met verblijf in zorgintensiteiten A-C zijn onderverdeeld in de nieuwe indeling. Hieronder is als voorbeeld een verkleinde weergave opgenomen. U dient gebruik te maken van het Excel bestand (per offerte/contract) dat op de website www.forensischezorg.nl is gepubliceerd bij de inkoopdocumenten 2014.

(Voorbeeld conversietabel DBBC’s verblijf)

Pagina 43 van 49


Bijlage 4

Uitvraag (brand-)veiligheid

In hoofdstuk 3 (paragraaf 3.9.1) is gevraagd om aan te geven hoe de veiligheid in uw kliniek integraal wordt geborgd. In het jaarplan hoeft geen detailplan te worden opgenomen. Het verzoek is om in maximaal drie pagina’s in te gaan op integrale veiligheid. Het is verzoek is om uitleg te geven over de aanpak in uw inrichting over onderstaande dertien aspecten. Waarbij eerst steeds de tekst van de inspectie wordt weergegeven, gevolgd door het verzoek om toelichting op dit punt.

Uitvraag (brand-)veiligheid 1

Eén functionaris voor brandveiligheiddossier De verantwoordelijkheid voor orde en veiligheid ligt bij de directeur van de kliniek die hierbij wordt ondersteund door een veiligheidsteam (of breed samengestelde werkgroep). De integrale verantwoordelijkheid voor de coördinatie van de brandveiligheid in een instelling waar Tbs-gestelden ingesloten verblijven zal bij één functionaris moeten komen te liggen, aldus de inspecties. (Dit mag ook een rol (naast een bestaande functie) zijn. U wordt verzocht aan te geven bij wie dit binnen uw kliniek is belegd.

2

Periodiek Inspectieprogramma Elke FPC/FPK gaat jaarlijks zelf een periodiek inspectieprogramma (PIP) uitvoeren. Daarmee worden alle organisatorische, bouwkundige en elektronische voorzieningen van de Fpc’s/ FPK’s gecontroleerd. Op basis van de bevindingen wordt een plan van aanpak opgesteld om tekortkomingen weg te nemen. U wordt verzocht aan te geven hoe uw jaarlijkse inspectieprogramma er uit ziet.

3

Eenduidige richtlijnen Het beleid ten aanzien van vertraging in de doormelding van brand aan de meldkamer van de brandweer zal aangevuld en zo mogelijk aangescherpt worden, zodat de bandbreedte waarbinnen een vertraging toelaatbaar is zo klein mogelijk wordt. Uitgangspunt van het beleid is dat er niet wordt vertraagd tenzij dit vanwege de specifieke situatie noodzakelijk is. Tevens zal worden toegezien op een betere naleving van dit beleid. U wordt verzocht aan te geven hoe de doormelding binnen uw kliniek is ingeregeld en hoe dit wordt nageleefd.

4

Aanvullende bouwkundige voorzieningen rapporteren Die klinieken die van de inspecties in het onderzoek in 2011/2012 opmerkingen/ aanmerkingen hebben gekregen rapporteren in de stukken voor hun jaarplangesprek 2014 over de stand van zaken, voortgang en beoogde eindtermijn van de te treffen aanpassingen (indien van toepassing), inclusief een rapportage van de eindscan. U wordt verzocht aan te geven of dit voor uw kliniek van toepassing is en wat hiervan de status is.

5

Vergunningen, certificaten en bouwtekeningen (die nog niet geheel op orde waren) zijn geactualiseerd Klinieken rapporteren jaarlijks in de stukken van het jaarplangesprek over de stand van zaken ten aanzien van de actualiteit van vergunningen, certificaten en bouwtekeningen en geven aan wat het plan van aanpak is als deze niet (meer) actueel zijn. U wordt verzocht aan te geven wat de stand

Pagina 44 van 49


6

van zaken binnen uw kliniek is. Brandveiligheid van de particuliere Fpc’s/FPK’s moet in het algemeen via de jaarlijkse verantwoordingscyclus steviger wordt geborgd Klinieken rapporteren jaarlijks in jaarplannen over de stand van zaken ten aanzien van brandveiligheid. Dit borgt enerzijds visievorming, anderzijds borgt dit de uitvoering en rapportage ten aanzien van (brand)veiligheid. U wordt verzocht aan te geven wat de stand van zaken binnen uw kliniek is.

7

In 2013 zullen de particuliere Fpc’s/FPK’s een systematiek gebruiken waarbij brandveiligheid, BHV-organisatie, informatiebeveiliging, beveiliging en arbeidsomstandigheden gemonitord wordt. Klinieken rapporteren jaarlijks over het door hen gebruikte systeem om te borgen dat alle aspecten van (brand)veiligheid in het oog gehouden worden. Daartoe kunnen de GVM (gebruiksvoorwaardenmonitor) en de webqubus (informatiebeveiliging) als voorbeeld gebruikt worden. Maar ook eigen ‘systemen’ zijn toegestaan, mits ze het einddoel (een compleet beeld van de gebouwelijke, informatieve- en organisatorische beveiliging van een kliniek) dienen. Middels jaarplanstukken wordt hierover gerapporteerd. U wordt verzocht aan te geven middels welk systeem/ welke methode u uw integrale veiligheid binnen de kliniek monitort en beheerst.

8

Geconstateerde onvolkomenheden ten aanzien de brandveilige inrichting van cellen en kamers zullen meer aandacht krijgen. Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over het door hen gehanteerde beleid ten aanzien van voorwerpen op kamer cq. de vuurbelasting van kamers. Daarbij rapporteren ze ook over het beleid ten aanzien van het veilig houden van een kamer (zoals losse draden/ stekkerdozen). U wordt verzocht aan te geven wat uw ‘voorwerpen op kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

9

Het lokale beleid ten aanzien van het brandveilig inrichten van kamers wordt consequent uitgevoerd. Onmisbare schakel hierbij is het regelmatig uitvoeren van inspecties en een eenduidige toepassing van het rookbeleid. Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over hun beleid ten aanzien van het brandveilig houden van kamers, alsmede over de (in voorgaande periode) hoeveelheid gevoerde inspecties en bijbehorende bevindingen. Hetzelfde geldt voor het rookbeleid. U wordt verzocht aan te geven wat uw ‘roken op kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

10

Waar afspraken met de brandweer inzake opkomsttijden en taakuitvoering ontbreken of nog onvolledig zijn, worden deze door alle particuliere Fpc’s/FPK’s gemaakt Klinieken rapporteren jaarlijks in het jaarplan over de afspraken die ze met de lokale brandweer hebben ten aanzien van aanrijdtijden. Ook het aantal gezamenlijk gehouden oefeningen in voorgaande periode wordt gerapporteerd. Tot slot wordt, in relatie tot de aanrijdtijden van de brandweer, gerapporteerd over de maatregelen die genomen worden om de BHV organisatie in relatie tot de aanrijdtijden op te leiden (hoe langer de aanrijdtijd, hoe ‘zelfredzamer’ de BHV organisatie zal moeten zijn). U wordt verzocht over deze punten aan te geven wat de stand van zaken binnen uw kliniek is.

Pagina 45 van 49


11

12

13

Inzake de afspraken met de brandweer wordt de BHV-organisatie juist toegerust zodat de mogelijkheid tot ontruiming gewaarborgd is. U wordt verzocht aan te geven hoe, in combinatie met de aanrijdtijden genoemd onder 11, uw BHV organisatie is afgestemd op de aanrijdtijden van de brandweer. Lokaal zal het uitgevoerde brandveiligheidsbeleid geëvalueerd en bijgesteld worden, waarbij de evaluaties en te nemen maatregelen in logboeken worden opgenomen Klinieken leggen logboeken aan (voor zover niet reeds aanwezig), waar oefeningen, evaluaties etc. worden bijgehouden. Deze vormen onderwerp van de te houden inspecties (zie 12). U wordt verzocht te beschrijven hoe u bovenstaande eis tot registratie en evaluatie heeft vormgegeven. Het bijhouden van een registratie van uitgevoerde (ver)bouwwerkzaamheden en controle op de naleving van gebruiksvoorschriften is vereist. U wordt verzocht aan te geven hoe dit in uw kliniek is gewaarborgd.

Pagina 46 van 49


Bijlage 5

Formats en P&C documenten

De volgende formats en documenten zullen in het kader van de P&C-cyclus 2013 op www.forensischezorg.nl beschikbaar worden gesteld: Formats Jaarplan • Integrale bijdrage • Onderbouwing BONO’s • Maatregelen brandveiligheid • Balans • Raming van baten en lasten • Meerjarig investeringsplan • Kasstroomoverzicht • Nieuwe leningen • Formatie- en bezettingsoverzicht • A3-jaarplan • Concept-managementcontract • Prestatie indicatoren • Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen Format DBBC • Inkoopsheet DBBC • Onderbouwing DBBC • Conversietabel • Onderhandenwerk bepaling Formats Twee- en Viermaandsrapportages • Verlies- en winstrekening • Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor • Formatie- en bezettingsoverzicht • Maatregelen brandveiligheid • Prestatie-indicatoren Extra formats bij de 3de viermaandsrapportage / jaarverslag • Voorlopige afrekening • A3-jaarverslag Formats financiële verantwoording per 1 maart I Financiering • Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor • Maatregelen brandveiligheid II Realisatie • Balans • Verlies- en winstrekening • Gerealiseerde gemiddelde loonsom III Personeel: nvt IV Overig • Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen Documenten P&C op intranet: • Voorts worden de te hanteren definities van alle prestatie-indicatoren en wordt de Financiële Kaderregeling op www.forensischezorg.nl geplaatst. Pagina 47 van 49


• Ook deze handleiding Planning & Control 2014 wordt op www.forensischezorg.nl geplaatst.

Pagina 48 van 49


Bijlage 6

Informatienummers

Voor inlichtingen of met suggesties over de inhoud van deze handleiding kunt u terecht bij:

Directie Forensische Zorg Zorginkoop FPC Oostvaarderskliniek: Mirjam Galema FPC Veldzicht: Marieke Schellart

088 0725526 088 0725532

Financieel accountbeheer FPC Oostvaarderskliniek: Iwan Lo Fong FPC Veldzicht: Kees Dankelman

088 0725246 088 0725537

Secretariaat DForZo

088 0725497/0725496

Afdeling Plaatsing TBS [email protected]

088 0725495

Forensisch Plaatsingsloket [email protected]

088 0725922

Directie Finance & Control Business Controller Emma van Zwol

088 0725270

Financial Accounting Peter Dorland

088 0725276

Huisvesting Claire Springer-Scheffer

088 0725254

Informatiemanagement Dick Groeneveld

088 0725324

Personeelsontwikkeling Paul van Zurk

088 0725398

GDI Helpdesk

(079) 330 2330

Als u suggesties heeft voor verbetering van deze handleiding vernemen wij dit graag van u. Uw schriftelijke reactie kunt u sturen naar: Dienst Justitiële Inrichtingen Directie Forensische Zorg Postbus 30132 2500 GC Den Haag Pagina 49 van 49

Planning & Control 2014 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen) Datum 20 september 2013

Recommend Documents