Plan van aanpak Waalboog verder door Basis voor programma Najaar RvB.Plan van aanpak.tp.def. 1

Plan van aanpak “ Waalboog verder door” Basis voor programma Najaar 2015 2016-2017 30.11.2015.RvB.Plan van aanpak.tp.def.

1

1. Inleiding In dit document de zijn de focus en uitgangspunten “ Plan van aanpak Waalboog verder door” beschreven. Dit plan van aanpak dient gelezen te worden als hoofdrichting, welke de basis vormt voor de aanpak najaar 2015, 2016 en 2017. In het jaarplan 2016 worden de inhoud, context en de onderliggende activiteiten specifieker beschreven. Een belangrijk uitgangspunt is en blijft: De Waalboog is een solide organisatie die een prima basis heeft voor verdere doorontwikkeling naar een belangrijke - en zichtbare speler op het terrein van verzorging, begeleiding, wonen, welzijn en verpleegzorg. We hebben betrokken en loyale medewerkers. Er is veel geïnvesteerd in professionalisering van zorg, opleidingsprogramma’s, onderzoek en kwaliteit van zorg. De Waalboog heeft daarin een goede naam. Die willen we graag behouden, maar ook verder uitbouwen door de kwaliteit op een aantal ondersteunende processen en diensten verder te verbeteren. En natuurlijk: de zorg en omgeving om ons heen verandert in een razendsnel tempo. Daar willen we goed op aanhaken en ons zichtbaar beter in de volle breedte laten zien. Op alle gebieden van de organisatie: kwaliteit van zorg, intramurale en extramurale zorg, professionaliteit van onze medewerkers en kwaliteit van bedrijfsvoering en innovatie. In deze notitie wordt beknopt de context geschetst, extern en intern, uitgangspunten naar voren gebracht aan de hand van het INK model en er worden concrete activiteiten benoemd in het kader van een plan van aanpak voor de verdere doorontwikkeling. Deze activiteiten worden gerealiseerd onder het programma met als voorlopige werktitel “Waalboog verder door”. Hiermee wordt aangesloten op de uitgewerkte strategie in “De Waalboog zichtbaar beter”. 2. Context In de context kunnen we onderscheid maken naar de externe - en interne omgeving. Kijkend naar de externe context van onze beleidsomgeving zijn we in een uitdagende periode terechtgekomen. Vier aspecten zijn hierbij van nadrukkelijk belang. Dit zijn de volgende. Veranderende beleidsvisies De beleidsvisies op de rol van verzorging- en “ verpleegzorg” zijn stevig in beweging. De belanghebbende beleidsvisie van VWS : Plan van Aanpak verpleeghuizen met waardigheid en trots en de Actiz beleidsvisie Ruimte scheppen voor welbevinden worden met hoge prioriteit en intensiteit binnen de branche geïmplementeerd. Tegelijkertijd is de impact van het nieuwe WMO- beleid en de verschillende transities nog niet helder. De consequenties van de WLZ zijn ten aanzien van de instroom van zorgvragers en financieel zijn nog onzeker. De focus op verbinding van intramuraal en extramuraal (het sociaal participatieve model) is nog niet geborgd in onze diensten en werkprocessen.

30.11.2015.RvB.Plan van aanpak.tp.def.

2

Zorgvraag De zorgvraag (oudere veroudert en meer diversiteit) en de bijbehorende logistiek wijzigt sterk. De instroom van nieuwe bewoners vindt op een later moment plaats, de zorg is daardoor complexer en de gemiddelde verblijfstijd van de bewoners van De Waalboog is fors korter geworden. Het aantal crisisplaatsingen is relatief aan het toenemen. Dit vraagt meer maatwerk en samenspel, inclusief de daarbij behorende kennis en kunde en verantwoordelijkheden van medewerkers, zowel vakinhoudelijk alsmede ook in wijzen van samenwerking en integrale, multidisciplinaire aanpak. Brede borging van nieuwe methoden is noodzakelijk. Toenemende concurrentie We zien een grotere onderlinge concurrentie ontstaan: de instroom gaat moeizaam, geen wachtlijsten meer, of alleen voor specifiek aanbod. Onze samenwerkingspartners, maar ook particuliere ondernemers hebben recentelijk geïnvesteerd in nieuwbouw of hebben (grote) ambities op dit terrein. En, de geboden huisvesting is bij een krappe instroom, naast de kwaliteit van de geboden zorgprogramma’s, een zeer belangrijk keuze criterium voor nieuwe bewoners in een concurrerend veld. Financiële onzekerheid De vooruitzichten m.b.t. de meerjaren begroting geven, op basis van de huidige bekende feitenzicht op afname van budgetten met 0,7 miljoen in 2016 (feitelijk tekort 1,6 miljoen) en vooralsnog met -5% korting WLZ per 1 januari 2017 een tekort van 1,2 miljoen in 2017. De normatieve huisvestingscomponent wordt per 1 januari 2018 onderhandelbaar. De algehele verwachting is dat scheiden van wonen en zorg ook voor de hogere ZZP’s doorgevoerd gaat worden. De interne organisatie De Waalboog is een solide organisatie in een brede opvatting. Enkele aspecten: financieel (goede reserves en ratio’s) goed op orde, ruim voldoende kwaliteit in de zorgen behandel processen, procesgangen binnen de verschillende diensten. Sterke focus op wetenschappelijke zorgen functieprogramma’s. De verbinding van De Waalboog met potentiële netwerkpartners is onvoldoende gerealiseerd en geborgd. Nieuwe visie op sociaal participatief model is nog niet geëffectueerd in de productstelling, diensten en werkprocessen van de Waalboog. Flexibilisering binnen primaire – en secundaire processen is noodzakelijk om ons voor te bereiden op de nieuwe vraagstukken in de toekomst. Deze externe en interne aspecten, in combinatie met de bevindingen, geven de noodzaak tot enige aanscherping en completering van focus. Op grond van bovenstaande zijn de volgende focus en uitgangspunten voor najaar 2015 en 2016 vastgesteld.


3

3. Focus en Uitgangspunten Het strategisch beleidsplan 2014-2019 is een goede basis. Het genoemde tijdsbestek is echter een te lange beleidsperiode, mede gezien de externe onzekere context en de opgaven die er voor De Waalboog zijn. In 2016 zal het strategisch beleidsplan, in het verlengde van de reeds ingeslagen koers, worden aangescherpt. De volgende focus en uitgangspunten zijn leidend: a. De hoofdkoers: De Waalboog is een organisatie voor zware en complexe zorgvragen zal verder worden doorontwikkeld. De huidige strategie zal scherper worden gericht op verbinding maken met eerste lijn middels inzet expertise t.b.v. eerstelijns zorgaanbieders en sociale wijkteams (vormgeven participatie beleid), in nauw samenspel met gemeente en netwerkpartners, zo mogelijk en rendementvol in samenwerking met TVN, ZAHET, kleine zorgaanbieders b. Het proces van “ zorgen voor - naar zorgen dat”, samenredzaam met familie, mantelzorg en vrijwilligers zal nader in onze werkwijzen worden vormgegeven. Medewerkers, mantelzorgers en vrijwilligers zullen hierbij worden ondersteund en gefaciliteerd c. Van diensten gerichte aanpak naar integrale & gezamenlijke oplossingsgerichte aanpak vraagstukken d. De zorgvraag centraal waarbij rekening wordt gehouden met een toenemende diversiteit van de cliënten en afnemende maakbaarheid van alle processen. Dit vraagt flexibiliteit, lenigheid en brede blik en competenties van medewerkers. Streven is proces van organisch veranderen waar dat kan e. Van solide, maar behoudend bedrijf, naar solide en innovatief bedrijf dat excelleert op alle aspecten van bedrijfsvoering qua:  Zorginhoudelijke programma’s en dienstverlening, vanuit de praktijk ontwikkeld (topcare) en wetenschappelijk gevalideerd  Bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen  Innovatie en samenwerkingsconcepten  Kennis en kunde f. Behoud van de cultuur van een gastvrije, warme organisatie. Deze cultuur wordt verrijkt met een gastvrije, warme organisatie waar de cliënt en mantelzorgers worden gefaciliteerd door een resultaatgerichte, flexibele en efficiënte organisatie. Met kennis van proces- en projectmanagement, gericht op delen, leren en competentiemanagement g. Van gesloten organisatie, naar transparante en aanspreekbare netwerkpartner en maatschappelijk probleemoplosser h. Van alles zelf doen, naar specifieke Waalboog relevante zaken zelf en generieke oplossingen door – of samen met anderen


4

Thema Leiderschap

Management van medewerkers Beleid en strategie

Management van middelen

Najaar 2015 met doorloop in 2016 Programma in samenhang ontwikkelen incl. thema behandelverantwoordelijkheden Van dienstengerichte aanpak en commissies naar integraal - en projectmanagement Positionering en (tijdelijke) invulling portefeuille Vastgoed onderzoeken en besluiten Positionering en (tijdelijke) invulling portefeuille Financien, ICT en innovatie onderzoeken en besluiten Voorbereiding visie competentiemanagement Nieuwe impuls verzuimmanagement Cultuur aanspreken op resultaten a. Inspiratiedagen geven nieuw kader voor brede conceptontwikkeling b. Innovatie, wat en hoe op de agenda zetten c. Samenwerken met o.a. HAN/VDO, ROC, universiteit/ Radboud, UWV, WzW, Zorgalliantie, zorgpartners Driestroom en Pro Persona, regionale netwerken d. Beleidskaders voor investeringen ICT, vastgoed en andere investeringen ontwikkelen en vaststellen e. Opleveren en besluitvorming beleidsvisie Welzijn f. Opleveren en besluitvorming beleidsvisie Dagbehandeling Onderzoek ICT en besluitvorming, incl quick wins Onderzoek salarisadministratie Bezuinigingsopdrachten en realisatie zorgproductie Capaciteitsplanning, nog nader te bepalen Onderzoek integriteit (BING) Implementatie nieuw kwaliteitssysteem Infoland Visie vorming toekomst kennis delen en opleidingscentrum Vastgoed planvorming en planning besloten, incl. Doddendaal


2016 - 2017 Uitwerking leiderschapsprogramma en Uitrol Organische ontwikkeling Uitrol

Competentiemanagement voorbereiden en invoeren Uitrol Herijking strategie en Uitrol

Bijzonderheden realisatie 2015 RvB met Damhuis Elshout Verschure en projectteampje leiderschap Opheffen of herbestemmen diverse commissies De Waalboog RvB RvB Aanbod traineeclub Berenschot –om niet - kan hierin ondersteunen Manager Pen O met projectgroep

Voorbereidingsgroepje RvB

Samenwerkingsrelaties in overleg met betrokken managers

Realisatie uitkomsten onderzoek Realisatie uitkomsten onderzoek Realisatie uitkomsten financiële taakstelling

Uitbouwen leer- en kenniscentrum SZBC en Topcare Uitrol plan en voorbereiding realisatie nieuwbouw SZBC, UVC 5

RvB/ manager F&I en selectieteam Manager F&I i.o.m. P&O RvB /MT RvB/ MT RvB/ manager bestuursbureau Manager bestuursbureau MT B&B en W&Z MT B&B / project- of werkgroepen

Medewerkers

Klanten en leveranciers

Maatschappij

Bestuur en financiers

Strategisch opleidingsplan voorbereiden en vaststellen Sociaal plan opstellen Realisatie opleidingsplan 2015 Implementatie nieuw beleid jubilarissen Realisatie lager ziekteverzuim, aanspreekcultuur Verbreding kennis en kennisontwikkeling SZBC in primaire proces / evaluatie najaar Technologie en care versterken (bv opleidingsplaats Care en Technologie voor zorgmedewerker) Ruimte voor de professional is nu vooral zorginhoudelijk, dit moet verbreed worden naar alle vormen van dienstverlening Realisatie samenwerking met Pro Persona Realisatie plan SZBZ conform eerder plan, advies mbt positionering SZBC, transitie en plan 2016 voorbereiden. Zorginhoudelijke kennis verbreden en borgen op de werkvloer. Realisatie UVC, eerder afgesproken structuur revitaliseren, in relatie tot nieuwe afdeling WB/PP Onderzoeken trend ontwikkeling uitgebreidere zorgvraag NAH en wachtlijst jong dementerenden Programma samenredzaam voorbereiden met expertpool VWS Aanspreekbare partij voor gemeenten en collega zorgaanbieders. Realisatie communicatieplan 2015, met op termijn een digitaal relatiemagazine Inhoud geven aan arbeidsmarktbeleid mensen met afstand tot arbeidsmarkt met …% Jaarplannen en meerjaren begrotingen 2016 inclusief nieuwe planvorming vastgoed, ICT, kennis en opleidingscentrum Samenhangende P&C cyclus 2016 voorbereiden, incl. kwartaalrapportages Liquiditeit en betrouwbaarheid organisatie in kader van nieuwbouw voorbereiden


Realisatie en uitwerking

Manager P&O

Strategische personeelsplanning

RvB / manager P&O MT en Middenmanagement

Verzuimclub

Manager P&O Programma SZBC RvB MT

Uitrol, evalueren en bijstellen Verantwoordelijkheden anders belegd op basis van advies

Manager B&B i.o.m. W&Z RvB en Manager B&B i.o.m. W&Z, FA en programma

Manager W&Z i.o.m. B&B en FA Nog beleggen

Manager W&Z en CR Bijdragen aan bieden van oplossingen voor maatschappelijke problemen

Concretiseren in inkoop dienstverleningsproducten In eerste kwartaal

Manager P&O RvB/MT

RvB / Manager F&I

6

4. Belangrijke randvoorwaarden a. Communicatie In de huidige communicatie- en overlegstructuur zal aandacht besteed worden aan het kunnen maken van de goede verbinding, het voeren van een open dialoog en wederzijdse aanspreekbaarheid. Om de samenhang tussen alle projecten goed te kunnen bevorderen en monitoren zal een projectenprogramma worden ingericht. Dit zal worden ondersteund met een nieuwe website, die voor betrokkenen toegang biedt voor alle relevante informatie en stukken. Deze website zal toegankelijk worden onder de voorlopige werktitel “ Waalboog verder door”. Intern en extern zal taal, beeld en uitstraling, imago en inzet social media meer aandacht krijgen. Een student van de HAN zal hier komend voorjaar een onderzoek naar uitvoeren. De lijnmanagers (MT en MMT) worden verzocht om specifiek in de komende jaren medewerkers te informeren over- en mee te nemen in de (beleids-) ontwikkelingen en activiteiten van de organisatie, en hetgeen dit voor eenieder in het professionele functioneren betekent. b. Betrekken kennis en kunde – en borgen kennis Op sommige thema’ s of projecten is externe expertise nodig omdat we of de kennis niet in huis hebben, om een versnelling te maken, of omdat het onderwerpen zijn die beter door een onafhankelijke derde kunnen worden voorbereid. Hoe dan ook is De Waalboog erop gericht maximaal mogelijk de eigen kennis te benutten en te versterken. Op het moment dat externe expertise wordt aangetrokken, wordt er altijd samenhang met een project- of werkgroep gezocht zodat nieuwe kennis wordt eigen gemaakt en behouden blijft voor de organisatie. De talenten van medewerkers worden hier zoveel mogelijk voor benut. Van medewerkers wordt gevraagd zich hier proactief in op te stellen. Management wordt gevraagd om waar mogelijk mensen aan te dragen, te activeren en een klimaat van ontwikkeling te bevorderen en stimuleren. c. Support In de komende maanden zullen afspraken gemaakt worden hoe support vanuit ondersteunende afdelingen zoals Bestuursbureau, P & O, F & I en Facilitair het beste kan worden ingeregeld. Dit wordt meegenomen in de beoordeling van de jaarplannen van de afdelingen. d. Cultuur We hebben te maken met een veranderende omgeving. Intern en extern. Wat dit precies van de organisatie, en ons allen vraagt is niet vooraf te bedenken en te plannen. We zullen ons mee moeten laten nemen door onze ervaringen en stap voor stap met elkaar een richting bepalen. Dit vraagt een open cultuur en mindset.


7

5. Aandachtspunten, risico’s en maatregelen risicomanagement Aandachtspunten en risico’s Beschikbare inzet en tijd onvoldoende

Samenhang der dingen onvoldoende geborgd

Onvoldoende kennis projectmanagement Kwantiteit en kwaliteit van interne support onvoldoende / cq onvoldoende op elkaar afgestemd


Maatregel Nadere keuzes maken overeenkomstig focus en uitgangspunten. Rekening houden met het feit dat komende periode ook een overgangsperiode en periode van herordening zal zijn Overall programma planning opstellen en sturen door MT. Het MT zal in de komende periode wekelijks twee uur vergaderen, in plaats van een maal per twee weken. Aanvullend op de huidige communicatie en overleg structuur zal de RvB vanaf januari 2016 een maal per twee maanden met alle leidinggevenden op middenmanagement niveau in een overleg de voortgang van het projectenprogramma en specifieke beleidsontwikkelingen bespreken. Daarnaast zal de RvB ook in 2016 met alle afdelingen / locaties een gesprek voeren over de ontwikkelingen in de organisatie en andere actuele thema’s. Projectmanagement methodiek bijvoorbeeld Prince 2 “light” verankeren in project aanpakken waar mogelijk Bij voorbereiding jaarplan 2016 door ondersteunende afdelingen vragen meenemen  Welke processen kunnen efficiënter verlopen?  Welke behoefte bestaat er bij het Primaire Proces, MT en Midden MT voor het professionaliseren van de afdeling ….?  Aan welke organisatievraagstukken zou de afdeling ….een bijdrage kunnen leveren? Wat concreet?  Wat is ervoor nodig om de omslag te maken van een uitvoerende afdeling naar een afdeling die ondersteunt en support levert?  Onder welke voorwaarden is het mogelijk om taken en verantwoordelijkheden binnen de afdeling ….lager in de lijn te leggen?  Hoe kan de afdeling ….structureel meer gebruik maken van een netwerk van andere (zorg)instellingen? 8

Wie RvB/ MT

RvB

Projectleiders / MT MT leden

Opmerking Eventueel extra inzet uren beschikbaar stellen t.b.v. specifieke nieuwe taakstelling indien financiele situatie dit mogelijk maakt Samen met MT Begin 2016 zal hier een planning voor worden opgesteld.

Intern organiseren. Voorbereiden 2015, uitvoeren in 2016. 2015 onderwerp van overleg met MT leden. Indien we dit niet zelf kunnen, zal hier een onderzoek door een student voor worden opgestart.

6. Vervolg, communicatie en tot slot Het bovenstaande programma is met OR, CR, MT en RvT najaar 2015 besproken, aangevuld en akkoord bevonden. Op 1 februari 2016 zal een bijeenkomst plaatsvinden met middenmanagement, OR en CR. Hierin zal het Plan van aanpak en projectprogramma, jaarplan en begroting 2016 en onze gezamenlijke opdracht hierin nader worden toegelicht. Medio februari zullen afspraken zijn gemaakt wat, door wie, hoe, waar en wanneer wordt opgepakt, uitgewerkt en uitgevoerd. Een en ander, zoals voorbereid binnen de kaders van het plan van aanpak en het jaarplan 2016. Tot slot. Het is een mooie uitdaging om – samen met MT, CR en OR en de betrokken medewerkers en vrijwilligers - de hierboven uitgewerkte ambities in de komende jaren inhoud te geven, uit te werken en te realiseren. Mogelijk komen er nog nieuwe zaken op ons pad.

Toke Piket 30 november 2015


9

Plan van aanpak Waalboog verder door Basis voor programma Najaar RvB.Plan van aanpak.tp.def. 1

Recommend Documents