PŘÍRUČKA PRO VZTAHY S DODAVATELI

PŘÍRUČKA PRO VZTAHY S DODAVATELI

Obsah

1 Úvod

2

2 Jak ERA pracuje s dodavateli

3

Stávající dodavatelé Potenciální dodavatelé Získáte-li projekt ERA Rozplánování postupu ERA Často kladené otázky

3 Zásady dobré praxe

12

4 Postup při podávání stížností

13

5 Naše nákupní databáze

14

Výhody plynoucí ze začlenění Zadávání do databáze ERA Postup aktualizace

Úvod Expense Reduction Analysts (ERA) je mezinárodní konzultantská společnost, která se specializuje na pomoc klientům při zvyšování zisku snížením nepřímých provozních nákladů. ERA pracovala již s tisíci klientů po celém světě a zajistila pro ně ty nejlepší hodnoty s ohledem na cenu, kvalitu a služby. Vážíme si vztahu s klienty i s dodavateli a úzce spolupracujeme s trhem dodavatelů, abychom náš cíl splnili. ERA si je vědoma, že pro efektivní fungování každého vztahu mezi dodavatelem a klientem je nutné, aby obě strany byly schopny naplňovat své obchodní záměry. Trhem se zabýváme z dlouhodobého pohledu. Ačkoli jednáme jako doplněk nákupních a manažerských týmů našich klientů a máme za úkol získat od dodavatelů ty nejlepší hodnoty, chápeme, že i dodavatelé musejí provozovat ziskový a udržitelný podnik. Tento dokument je sestaven tak, aby vám pomohl pochopit, jak ERA pracuje v kontextu vztahu dodavatel-klient, a porozumět zásadám praxe ERA. Doufáme, že vám tento dokument pomůže se společností ERA efektivně spolupracovat a umožní vám udržet si i získat nové zakázky.

02

Jak ERA pracuje s dodavateli Stávající dodavatelé Jestliže jste stávajícím dodavatelem klienta, který pověřil ERA revizí svých výdajů, můžete počítat se vstřícným a profesionálním vztahem s týmem zapojených konzultantů. Jestliže máte vysoký podíl na položkách, které jsou v rámci projektu nakupovány, naši konzultanti se brzy po zahájení revize pokusí kontaktovat vašeho prodejního zástupce, bude-li si to klient přát.

Co můžete očekávat od ERA • Profesionální respekt a vstřícnost • Diskuzi s konzultanty, kteří plně rozumějí nákupnímu modelu klienta a kteří se detailně seznámili s uskutečněnými nákupy

• Úplný přehled relevantních obchodních modelů • Možnost zařazení do databáze dodavatelů v nákupních systémech ERA

• Příležitost podávat cenové nabídky společně s alternativními dodavateli (za předpokladu, že klient výslovně nepožádal, abyste byli vyloučeni)

• Příručku pro vztahy s dodavateli

• Včasnou odpověď na všechny opodstatněné dotazy

• Setkání v případě neúspěšné nabídky na naši cenovou poptávku

• Podrobnosti o všech možných změnách v dodavatelských metodách, které by mohly umožnit lepší souhrnnou fakturaci

• Vhodný časový rozvrh realizace v případě úspěšné nabídky

• Férové jednání s vámi i všemi dalšími dodavateli

03

• Kopii plné moci k vyjednávání jménem našeho klienta, pokud o ni požádáte

Vaše včasné zapojení do vylepšování postupů v rámci dodavatelského řetězce bude vždy podporováno, neboť díky tomu budete moci klientovi nabídnout lepší hodnoty. Pomoc při vývoji zdokonaleného postupu prokáže našemu společnému klientovi, že usilujete o úspěch projektu. Prosazujeme úzkou spolupráci a chápeme ji jako cestu k nejlepším hodnotám, konkurenceschopnému stanovení cen a efektivním pracovním postupům.

Co od vás ERA očekává • Profesionální respekt a vstřícnost • Včasné odpovědi na veškerou komunikaci • Přesné podrobné odpovědi na každou požadovanou informaci k žádosti o cenovou nabídku a k vaší nabídce

• Respekt ke smluvní pozici, kterou nás náš společný klient pověřil, abychom s vámi vyjednávali, a nesnažit se obejít postup ERA a kontaktovat klienta přímo • Nejlepší hodnoty, které představují kombinaci kvality výrobků a služeb, podpory zákazníků a ceny • Že se budete těšit z přijatelného zisku z výrobků nebo služeb, které poskytujete našemu společnému klientovi

04

Potenciální dodavatelé Můžete být osloveni jako potenciální alternativní dodavatel pro některého z našich klientů. S využitím svých souhrnných znalostí a zkušeností jsme obvykle schopni velmi rychle určit, zda se našemu klientovi od jeho současných dodavatelů dostává těch nejlepších hodnot. Jestliže se nám aktuální dodavatel nezdá být představitelem těch nejlepších cen na trhu, anebo jestliže náš klient vznesl další dotazy ohledně poskytovaných služeb, ERA vybere náhradní dodavatele a požádá je o podání nabídek. Historické záznamy v našem nákupním systému vycházející z minulých zkušeností našich konzultantů často předurčí, koho vybereme. Jindy je možné, že vás kontaktujeme poprvé, protože jsme vás jinými prostředky identifikovali jako vhodného alternativního dodavatele pro našeho klienta. Vždy se snažíme NEPLÝTVAT časem alternativních dodavatelů a podle situace na trhu obvykle vyzveme maximálně 4 až 6 z nich k předložení nabídek. Často se vás před zasláním žádosti o cenovou nabídku můžeme dotázat na některé podrobnosti, abychom vám ušetřili čas s přípravou nabídky, pokud vaše služby nemohou našemu klientovi poskytnout tu nejvyšší hodnotu. Vždy vám oznámíme, pokud vaše nabídka nebyla úspěšná a poskytneme vám co nejvíce informací, které by vám pomohly zvýšit šance získat zakázku prostřednictvím ERA v budoucnosti. Nechápejte to jako možnost podání nové nabídky. Obvykle se spoléháme na první odezvu a nevěnujeme se vícenásobným nabídkovým řízením. Naši konzultanti všechna jednání s dodavateli zanesou do našeho nákupního systému, což nám umožní dlouhodobě sledovat úroveň vašich služeb, cenové chování a celkovou spokojenost klienta s vaší společností.

05

Co můžete od ERA očekávat • Profesionální respekt • Diskuze s konzultanty, kteří plně rozumějí nákupnímu modelu klienta a kteří provedli detailní revizi jeho nákupních postupů v posledních 12 měsících • Přehled nákupních postupů za posledních 12 měsíců a dokumenty k žádosti o cenovou nabídku v přehledném rozsahu, které obvykle představují 80 % objemu výloh • Příležitost podávat cenové nabídky za férových podmínek společně se stávajícími dodavateli a ostatními alternativními dodavateli

• Podrobnosti o všech možných změnách v dodavatelských metodách, které by mohly umožnit nabídnout lepší hodnoty, tzn. méně časté objednávky většího objemu nebo souhrnná fakturace • Možnost zařazení do databáze dodavatelů v nákupních systémech ERA • Kopii plné moci k vyjednávání jménem našeho klienta, pokud o ni požádáte • Setkání v případě neúspěšné cenové nabídky • Vhodný časový rozvrh realizace v případě úspěšné nabídky

• Včasnou odpověď na všechny opodstatněné dotazy Vaše zapojení při vylepšování postupů v rámci dodavatelského řetězce bude vždy podporováno, neboť díky tomu budete moci klientovi nabídnout lepší hodnoty. Pomoc při vývoji zdokonaleného postupu prokáže našemu společnému klientovi vaši oddanost úspěšnému projektu. Prosazujeme blízké pracovní vztahy a chápeme je jako cesty k nejlepším hodnotám, konkurenceschopnému stanovení cen a efektivním pracovním postupům.

Co od vás ERA očekává • Profesionální respekt • Včasné odpovědi na veškerou komunikaci • Přesné odpovědi na žádosti o cenovou nabídku

• Nejlepší hodnoty, které přestavují kombinaci kvality výrobků a služeb, podpory zákazníků a ceny • Příležitost těšit se z přijatelného zisku z výrobků nebo služeb, které poskytujete našemu společnému klientovi

06

Získáte-li zakázku od ERA na základě své nabídky Jako stávající dodavatel Byla-li vaše nabídka úspěšná, budou vás konzultanti ERA informovat. Hlavní kroky požadované od stávajících dodavatelů jsou: • Poskytnutí smluv o úrovni služeb a ceníku založeného na dohodnutých nabídkových cenách klientovi a konzultantovi ERA

• Rychlá reakce v případě nutnosti řešení nějakého problému nebo stížnosti, identifikované klientem anebo konzultantem ERA

• Setkání s klientem a konzultantem ERA za účelem projednání provozní efektivity stanovené projektem ERA

• Setrvání v kontaktu s ERA, podrobně ji informovat o jakémkoli problému, na který s klientem narazíte, a o všech změnách požadovaných klientem během období naší účasti na projektu; obvykle minimálně po dobu 24 měsíců

• Poskytování zpráv o využití služeb klientovi a konzultantovi ERA s dohodnutou frekvencí. Obvykle to znamená jedno setkání v prvním měsíci a následně jednou za čtvrtletí.

07

Jako nový dodavatel Představujeme-li klientovi nového dodavatele, je naším cílem minimalizovat narušení klientova podnikání, takže nový dodavatel by měl být co nejdříve plně schopný provozu. Hlavní kroky, které od nového dodavatele požadujeme, jsou:

Poskytnutí smluv o úrovni služeb a ceníku založeného na dohodnutých nabídkových cenách klientovi a konzultantovi ERA Podle potřeby, setkání se s klientem za účelem projednání postupů předávání a prohlídky vzorků a jiných materiálů Koordinace s konzultantem ERA, zvláště během období implementace Podle potřeby, setkávání se s klientem a konzultantem ERA po prvním měsíci provozu za účelem zhodnocení vývoje

Poskytování zpráv o využití služeb klientovi a konzultantovi ERA s dohodnutou frekvencí. Obvykle to znamená jedno setkání v prvním měsíci a následně jednou za čtvrtletí Rychlá reakce v případě nutnosti řešení nějakého problému nebo stížnosti zjištěné klientem anebo konzultantem ERA Zůstávat v kontaktu s ERA, podrobně ji informovat o jakémkoli problému, na který s klientem narazíte, a o všech změnách požadovaných klientem během období naší účasti na projektu; obvykle minimálně po dobu 24 měsíců

08

Rozplánování postupu ERA

Konzultant ERA sestaví úplný přehled klientových nákupů a požadavků; vytvoří srovnávací zprávu poskytující údaje o cenách, spotřebě a požadavcích na služby a od klienta obdrží plnou moc k jednání se stávajícími dodavateli.

Konzultanti k analýze odpovědí dodavatelů na žádost o nabídku využijí vlastní nákupní systémy a metodologii ERA a stanoví tak, zda byly klientovi nabídnuty ty nejlepší hodnoty vycházející z jeho potřeb.

Stávající dodavatele, společně s několika potenciálními dodavateli vybranými z databáze sítě ERA a jiných zdrojů, bude ERA kontaktovat a informovat o probíhajícím projektu.

Konzultanti ERA poté klientovi poskytnou doporučení vycházející z vhodnosti a nejlepších nabízených hodnot. Klient učiní konečné rozhodnutí o nejvhodnější volbě na základě doporučení a následujících jednání.

Všichni dodavatelé obdrží na žádost výtisk naší příručky pro dodavatele. Stávající dodavatelé na zvláštní žádost obdrží kopii plné moci, kterou nám klient poskytl.

Všichni dodavatelé jsou formálně informování o výsledku jejich nabídky, ať již byla úspěšná nebo ne.

Žádosti o cenovou nabídku na kontrakt budou zaslány všem zúčastněným dodavatelům. POZNÁMKA: Žádosti jsou obecně pouze jednorázovou výzvou k podání nabídky.

09

Je dohodnut časový plán realizace mezi úspěšným(i) dodavatelem/dodavateli a klientem. Výsledky všech úspěšných cenových nabídek jsou zaznamenány v našem nákupním systému, aby mohly být použity v budoucnu. Tyto informace využíváme pouze pro interní účely a nesdílíme je se stranami mimo konzultační síť ERA.

Často kladené otázky Jako rychlý přehled pro vás i pro vaši organizaci jsme sestavili některé z nejčastěji kladených dotazů, na něž se dodavatelé při spolupráci s ERA ptají. Jsme si vědomi, že nemůžeme vždy předvídat každou otázku, kterou položíte, a proto máte-li otázku, která není v tomto dokumentu zahrnuta, neváhejte se na nás obrátit. Otázka Snaží se ERA odvést mého zákazníka?

Otázka Hledá ERA nejnižší ceny?

Odpověď Ne. ERA byla angažována proto, aby umožnila získat nejlepší hodnoty ve smyslu kvality, služeb a cen. V 60 % případů, kterými se zabýváme, si stávající dodavatel svůj obchodní vztah zachová. Abychom zajistili dosažení nejlepších hodnot, je naším standardním postupem do poptávkového procesu zahrnout stávající dodavatele. Během práce s klienty a dodavateli často nalezneme možnosti zvýšení efektivity, které nám pomohou upravit (nebo napřímit) nákupní postupy. Tyto metody vám mohou zpětně pomoci poskytnout klientovi právě ty lepší hodnoty, které hledá.

Odpověď Rozhodně ne! ERA je placena jen tehdy, pokud ukáže, že byla schopna získat ty nejlepší hodnoty. Nejlepší hodnoty jsou pro nás kombinované kritérium úrovně služeb, dodavatelských standardů, kvality, spolehlivosti a ceny.

10

Otázka Má ERA své vlastní upřednostňované dodavatele? Odpověď Ne. Konzultanti ERA vybírají dodavatele a zařazují je na seznam konkurenceschopných nabídek na základě splnění každé z individuálních potřeb našich klientů. ERA spravuje ústřední databázi, která obsahuje záznamy o dodavatelích, s nimiž jsme měli zkušenost. Tyto záznamy obsahují relevantní informace o zboží a službách nabízených dodavatelem a historii zkušeností sítě ERA s dodavatelem. Tyto informace využíváme k tomu, abychom vybrali určitý počet alternativních dodavatelů, o kterých se domníváme, že nejlépe vyhovují klientovým kritériím pro každý projekt. Otázka Dostává ERA nějaký příjem od dodavatelů? Odpověď Ne. Náš honorář hradí náš klient. ERA je naprosto objektivní a nezávislá na dodavatelích a to je klíčem úspěchu našich služeb. Máme přísná pravidla stanovující nepřijímat žádnou formu platby od dodavatele, a tak si můžete být jisti, že každý případ vedeme nestranně, čestně a otevřeně.

11

Otázka V minulosti jsme učinili cenovou nabídku síti ERA, ale nikdy jsme neobdrželi žádné výsledky! Odpověď Všichni konzultanti sítě ERA by vám měli oznámit, že byla vaše nabídka neúspěšná, a informovat vás o důvodech, proč klient nedal přednost vám před ostatními. Pokud se tak nestane, neostýchejte se kontaktovat přímo konzultanta ERA a požadovat zpětnou vazbu.

Zásady naší praxe Odměna Naši odměnu hradí výhradně naši klienti a žádná forma platby nebo odměny nebude nikdy nikým ze sítě ERA od dodavatelů přijata. Nevyžádané dary Rádi bychom jednoznačně prohlásili, že žádný konzultant ERA za žádných okolností nepřijímá dary od dodavatelů jako odměnu. Aby nedošlo k nedorozumění, budou dary jakéhokoli druhu o hodnotě přesahující 50 dolarů, mezi které patří mimo jiné dovolené/ cestování, návštěvy restaurací, vstupenky, provize, nákupní poukázky nebo dary jakéhokoli druhu, považovány za odměnu. Střet zájmů ERA pracuje výhradně pro klienta v konzultantském vztahu a nepřipustí, aby byla jakákoli jednání či vyjednávání jménem tohoto klienta ovlivněna jakoukoli další prací či nabídkou další práce od dodavatele nebo jiné související strany. Důvěrnost Jsme zavázáni k dodržování nejvyššího stupně integrity během všech našich jednání s potenciálními, současnými a minulými dodavateli, jak ve smyslu běžné komerční důvěrnosti, tak z hlediska ochrany osobních informací, které jsme obdrželi v průběhu poskytování svých obchodních služeb.

Etika Své služby vždy provádíme čestně a řádně a totéž očekáváme i od svých klientů a od dodavatelů. Naše doporučení, strategická pomoc a metody poskytované díky našim znalostem berou řádný ohled na etická kritéria a ochranu našich klientů a dodavatelů. Závazek opatrnosti Naše jednání a rady budou vždy odpovídat příslušným zákonům a standardním průmyslovým postupům. Smlouvy Smlouva s naším klientem nás opravňuje k tomu, abychom jej zastupovali při jednáních s dodavateli, ale neopravňuje nás zavazovat klienta k jakýmkoli smluvním povinnostem. Naši klienti přesto často při svých konečných rozhodnutích o tom, se kterým dodavatelem budou spolupracovat, spoléhají na naše zkušenosti. Naše smlouva nás zavazuje k tomu, vždy pracovat tak, abychom sledovali klientův nejlepší zájem, jak jej chápeme. Dosahování nejlepších hodnot Při všech jednáních s dodavateli a následných doporučeních našim klientům budeme posuzovat každou nabídku na základě principu nejlepší hodnoty. Definice nejlepší hodnoty zahrnuje mimo jiné kritérium úrovně služeb, kvality produktu, dodavatelských podmínek, obchodní historie, nákladů na změnu dodavatele a jednotkové ceny. ERA nikdy nedoporučí změnu dodavatele pouze na základě ceny.

12

Záruka kvality Abychom udrželi kvalitu naší práce, provádíme průběžné revize cílů, aktivit, výsledků a nákladové efektivity. Tyto revize jsou prováděny prostřednictvím pravidelných setkání s našimi klienty a dodavateli. Profesionální chování Všechny naše aktivity provádíme profesionálně a bezúhonně. Velmi dbáme na to, abychom byli naprosto objektivní ve svých soudech a poskytovaných doporučeních, aby tak nebyla rozhodnutí nikdy ovlivněna ničím jiným, než těmi nejlepšími a řádnými zájmy našich klientů.

Rovnost a diskriminace Usilujeme o to být ve svém poradenství a jednání féroví a objektivní a ve svých rozhodnutích, jednáních či doporučeních nejsme nikdy ovlivněni otázkami pohlaví, rasy, náboženské víry, barvy kůže, věku, tělesného postižení nebo jinými faktory, které se přímo nevztahují k potřebám našich klientů.

Postup při podávání stížností Vezměte prosím na vědomí, že ačkoli usilujeme o to být k vám, jako dodavatelům, při svých jednáních otevření, v některých případech můžeme být vázáni instrukcemi klienta, které nám zabraňují vám či vašemu zástupci odkrýt některé podrobnosti. Tyto instrukce se mohou střetnout s vaším přesvědčením o stanoviscích našeho klienta. Ačkoli těmto situacím nelze předejít, děkujeme vám předem za vaše pochopení. Na podporu svých závazků ve vztahu k dodavateli jsme ustavili postup řízení stížností a sporů. Kdybyste měli někdy pocit, že máte důvody ke stížnostem, měli byste na to upozornit příslušného konzultanta ERA. Jestliže tato záležitost nebude vyřešena k vaší spokojenosti, zašlete e-mail s podrobnostmi o svých obavách na adresu [email protected]. Okamžitě potvrdíme přijetí stížnosti a položíme vám další dotazy, které k věci budeme v této fázi mít. Poté stížnost interně vyšetříme a podáme vám zprávu o našich zjištěních.

13

Naše nákupní databáze Výhody plynoucí ze začlenění Začlenění do databáze dodavatelů vám přináší dodatečný kanál pro směřování vašich produktů a služeb na trh. V rámci sítě ERA pracuje tým konzultantů, kteří mají jménem stovek klientů kupní sílu o velikosti stovek milionů eur ročně. Dodavatelé, kteří jsou schopni splnit požadavky našich klientů na nejlepší získanou hodnotu, mají příležitost získat výrazné množství nových zakázek bez jakýchkoli přímých nákladů.

Zadávání do databáze Konzultanti ERA se obvykle setkají s dodavateli, kteří jsou v síti ERA noví, aby od nich získali relevantní informace týkající se společnosti a nabízeného zboží a služeb. Konzultant poté zadá tyto údaje do databáze. Můžete se na nás rovněž obrátit prostřednictvím e-mailu [email protected]. Máte-li marketingové informace v elektronickém formátu, například katalogy nebo prezentační materiál, o nichž si myslíte, že by je měla ERA znát, zašlete je prosím na adresu [email protected] a budou připojeny k záznamům o vaší společnosti.

Postup aktualizace Aby byl váš záznam v databázi vždy aktuální, informujte ERA o všech změnách, například v kontaktních údajích a sortimentu produktů nebo služeb, které poskytujete. Buď můžete kontaktovat konzultanta ERA, který záznam náležitě aktualizuje, nebo můžete změny zaslat e-mailem na adresu [email protected].

14

Argentina Austrálie Belgie Brazílie Česká republika Čína Dánsko Ekvádor Filipíny Finsko Francie Chile Irsko Itálie Jordánsko Kanada Kolumbie Korea Kypr Lucembursko Maďarsko Maroko Mexiko Německo Nizozemí Nový Zéland Panama Polsko Portugalsko Rakousko Řecko Spojené státy Španělsko Švýcarsko Taiwan Uruguay Velká Británie

www.expensereduction.com