PŘÍRUČKA K VYPLNĚNÍ PRŮBĚŽNÝCH A ZÁVĚREČNÝCH ZPRÁV PROJEKTŮ PODPOŘENÝCH Z PROGRAMU ALFA, OMEGA, CK, EPSILON A DELTA
Č. j.: TACR/95147-1/2015 Zveřejněno dne: 9. 12. 2015 Schválil/a: Jan Komárek, vedoucí oddělení realizace projektů Verze: 1
Strana 1/17
Popis průběžných a závěrečných zpráv 1. Popis zprávy V následujícím textu naleznete základní informace, které Vám - vedle nápovědy obsažené přímo v informačním systému - pomohou s vyplněním průběžné a závěrečné zprávy programů ALFA, OMEGA, CK, EPSILON a DELTA.1 První část Vás provede částmi informačního systému, ve kterém je zpráva vyplňována. Ve druhé části poté najdete odpovědi na otázky, které mohou vyvstat při vyplňování zprávy. 1.1
Obecné informace
Zprávy se vyplňují elektronicky v informačním systému (https://vyzvy.tacr.cz). Termín pro odevzdání průběžných i závěrečných zpráv je 30. 1. 2016. 1.2
Průběžná zpráva (PZ) a Závěrečná zpráva (ZZ) je složena z částí:
─ Věcná část ─ Finanční část ─ Přílohy ke zprávě ─ Kontrola a odeslání zprávy (zobrazení chyb, obsahuje tlačítka na odeslání zpráv a generování „Potvrzení elektronického podání zprávy do IS TA ČR”) 1.3
Chybová hlášení
─ zjevné chyby při vyplňování finanční části jsou signalizovány přímo při vyplňování polí ─ kontrola výpočtů (přesun do 20 %, kontrola FÚUP, kontrola vrácení podpory, kontrola součtů za projekt) je hlášena v části „Kontrola a odeslání zprávy“ (doporučujeme při vyplňování průběžně kontrolovat tuto část - např. v dalším okně mít otevřenou sekci Kontrola a odeslání chyb) 1.4
Typy políček k vyplnění: Pole označené modrým pruhem se generuje automaticky – není potřeba ho vyplňovat. V případě, že naleznete nesprávná data, informujte svého referenta v TA ČR. Pole označené oranžovým pruhem je povinné pole, takové pole nemůže nikdy zůstat prázdné a musí být vždy vyplněno textem, číslem nebo alespoň „0“ (nulou).
1
Příručku pro předkládání zpráv v programu BETA naleznete zde.
Strana 2/17
2. Části zprávy 2.1
Věcná část
POZOR! Věcná část nesmí obsahovat žádosti o změny, změnu je možné podat pouze v průběhu roku Změnovým řízením. Výsledky ─ zobrazí se Vám výsledky pro daný rok (podle schváleného návrhu projektu, resp. dodatku) ─ z rolovací nabídky vyberte „ano”, pokud jste výsledek splnili (dosáhli) ─ výsledek je splněn (dosažen) v případě, že naplňuje definici Metodiky hodnocení výsledků výzkumných organizací a hodnocení výsledků ukončených programů (platná pro léta 2013 až 2016), např. patentu je dosaženo v případě, že je udělena patentová listina ─ do textového pole „Popis” napište shrnutí, jakým způsobem bylo dosaženo výsledku, v případě nedosažení výsledku popište důvody nedosažení Termín dosažení výsledků znamená například u patentu udělená/získaná patentová listina nebo u certifikované metodiky získané potvrzení o udělení certifikace. V případě, že má projekt udělený patent, osvědčení o zápisu užitného vzoru nebo udělenou certifikaci resp. osvědčení, naskenovaný dokument nahrajte do části „Přílohy ke zprávě”, mezi „Další přílohy”. Dílčí cíle ─ zobrazí se Vám dílčí cíle pro dané období, tedy pro daný rok (podle schváleného návrhu projektu, resp. dodatku) ─ z rolovací nabídky vyberte „ano”, pokud jste dílčí cíl splnili (dosáhli) ─ do textového pole „Popis” napište shrnutí, jakým způsobem bylo dosaženo dílčího cíle, v případě nedosažení dílčího cíle popište důvody nedosažení. 2.2
Finanční část
POZOR! Všechny údaje se zadávají zaokrouhlené na celé koruny. ─ do části 7. 1. uveďte skutečné čerpané náklady za každého účastníka ─ [P] označuje příjemce a [D] dalšího účastníka ─ část 7. 2. je přehledová tabulka, ve které se promítnou všechna vyplněná pole, slouží pro revizi uvedených částek, zejména pak nespotřebovanou podporu, kterou je příjemce povinen vrátit poskytovateli v co nejkratší možné době po uzavření a odeslání PZ/ZZ
Strana 3/17
Popis polí v části 7.1.1. Zhodnocení projektu z finančního hlediska Obrázek 1
Na výše zobrazeném obrázku (Obrázek 1) jsou čtyři sloupce: 1. Uznané náklady dle smlouvy/dodatku; stav k 31. 12. 2015: první sloupec s částkami je vyplněn automaticky, tyto data nevyplňujete. Náklady zde uvedeny odpovídají smlouvě nebo dodatku za daného účastníka. 2. Čerpané náklady (mimo přesunu do FÚUP): do druhého sloupce uveďte náklady, které jste skutečně čerpali (spotřebovali). Částky musí odpovídat oddělené účetní evidenci pro daný projekt. Částky zde uvedené jsou podkladem pro veřejnosprávní kontrolu TA ČR. 3. Neveřejné prostředky čerpané nad rámec rozpočtu: do třetího sloupce uveďte náklady spojené s řešením projektu, které jste vynaložili nad rámec smlouvy. Vyplnění je nepovinné. Na tyto náklady není možné požadovat podporu. Příklad: Faktura za službu (subdodávku) byla vystavena na 100 000,-. Uznané náklady projektu jsou 80 000,- (1. sloupec). Částku rozdělíte na čerpané náklady (80 000,- se zapíše do 2. sloupce) a na částku čerpanou nad rámec smlouvy (20 000,- se zapíše do 3. sloupce).
4. Skutečné náklady celkem (mimo přesunu do FÚUP): Skutečné náklady celkem (mimo přesunu do FÚUP): Sloupec 4. je vyplněn automaticky a jedná se o součet 2. a 3. sloupce. V tomto sloupci jsou uvedeny skutečné náklady na projekt v daném roce za daného účastníka.
Strana 4/17
Popis polí v části 7.1.2. FÚUP (Fond účelově určených prostředků) – účastník Obrázek 2
Tato tabulka (Obrázek 2) se zobrazuje pouze výzkumným organizacím, které nevyčerpanou podporu pro daný rok mohou na konci roku převést do FÚUP, a to maximálně do výše 5 % z uznané podpory pro daný rok. Stav podpory ve FÚUP (k 1. 1. 2015): pole je vyplněno automaticky, nelze editovat. Jedná se o výši podpory převedené do FÚUP v minulé průběžné zprávě. Čerpání podpory z FÚUP v období 1. 1. 2015 – 31. 12. 2015: Zde uveďte částku podpory, kterou jste ve sledovaném roce vyčerpali z FÚUP. Nejvyšší povolená částka podpory možného přesunu do FÚUP za období 1. 1. 2015 – 31. 12. 2015: Toto pole je vyplněno automaticky a udává maximální možnou částku podpory, kterou lze převést za vykazované období. Přesun podpory do FÚUP za období 1. 1. 2015 – 31. 12. 2015: zde uveďte částku, kterou za vykazované období převádíte do FÚUP. Konečný stav podpory ve FÚUP (k 31. 12. 2015): Toto pole bude vyplněno automaticky a udává výši FÚUP na konci vykazovaného období. Tato částka bude uvedena v následující zprávě (za rok 2016) jako stav FÚUP k 1. 1. 2016. V Případě ZZ toto pole musí být nulové. Popis polí v části 7.1.3. Vrácení podpory za účastníka Obrázek 3
Strana 5/17
Tato tabulka (Obrázek 3) je vyplněna automaticky z údajů. Investiční podpora: nespotřebovaná investiční podpora za účastníka. Neinvestiční podpora: nespotřebovaná neinvestiční podpora za účastníka. Převod prostředků do FÚUP za období 1. 1. 2015 – 31. 12. 2015: částka za účastníka, kterou převádí do FÚUP za dané období. Výše vrácené podpory za vykazovaný rok: částka, kterou účastník prostřednictvím příjemce musí vrátit na účet poskytovatele. Popis polí v části 7.2.1. a 7.2.2. Obrázek 4
Strana 6/17
Částky v polích této tabulky (Obrázek 4) jsou vyplňovány automaticky. Jedná se o celkové finanční vypořádání projektu a stav FÚUP za uplynulý rok. Popis polí v části 7.2.3. Vrácení podpory za projekt za vykazovaný rok Obrázek 5
Tato tabulka (Obrázek 5) je vyplněna automaticky z údajů. Investiční podpora: nespotřebovaná investiční podpora za celý projekt. Neinvestiční podpora: nespotřebovaná neinvestiční podpora za celý projekt. Převod prostředků do FÚUP za období 1. 1. 2015 – 31. 12. 2015: částka za celý projekt převáděná do FÚUP za dané období. Výše vrácené podpory za vykazovaný rok: nespotřebovaná podpora za celý projekt. Vráceno v průběhu roku 2015 na účet poskytovatele: částka za projekt, kterou příjemce vrátil v průběhu roku 2015. Zbývá vrátit: částka za projekt, kterou zbývá vrátit. Popis polí v části 7.3. Vrácení podpory za projekt za celou dobu řešení Jedná se o přehledovou tabulku pro kontrolu vratky v souhrnu za všechny roky. Obrázek 6
Tato tabulka (Obrázek 6) je vyplněna automaticky z údajů. Řádek „Zbývá vrátit“ obsahuje výši částky, kterou je poskytovateli třeba vrátit za celou dobu řešení.
Strana 7/17
2.3
Přílohy ke zprávě
Průběžná zpráva (PZ) musí obsahovat tyto přílohy: ─ odbornou část (ve formátu PDF)2. Odborná zpráva může být doplněná o relevantní přílohy, například tabulky, grafy, fotodokumentaci nebo patentové listiny a obdobné dokumenty. Tyto dokumenty nahráváte do části „Další přílohy“. ─ oddělenou účetní evidenci (ve formátu PDF podrobnost na konkrétní náklad, nikoliv souhrn v rámci položky) a jeli to relevantní: ─ dokumenty prokazující dosažení výsledku (ve formátu PDF) ─ výsledky dosažené v daném roce nad rámec deklarovaných/schválených (ve formátu PDF) Závěrečná zpráva (ZZ) obsahuje: ─ odbornou část (ve formátu PDF)3. Odborná zpráva může být doplněná o relevantní přílohy, například tabulky, grafy, fotodokumentaci nebo patentové listiny a obdobné dokumenty. Tyto dokumenty nahráváte do části “Další přílohy“. ─ oddělenou účetní evidenci (ve formátu PDF podrobnost na konkrétní náklad, nikoliv souhrn v rámci položky) ─ implementační plán (k dispozici je textové pole, dále je možné vložit přílohu ve formátu PDF) a jeli to relevantní: ─ dokumenty prokazující dosažení výsledku (ve formátu PDF) ─ výsledky dosažené v daném roce nad rámec deklarovaných/schválených (ve formátu PDF) ─ další přílohy 2.4
Kontrola a odeslání zprávy
─ ve spodní části obrazovky jsou tlačítka, která se mění v závislosti na stavu vyplňování zprávy ─ pokud zpráva obsahuje systémem kontrolované chyby, je zde uveden jejich seznam. Tento seznam je neustále aktuální, můžete tedy sledovat opravu chyb bez nutnosti aktualizace stránky. ─ zprávu bude možné odeslat pouze v případě, že nebude vykazovat žádné chyby (poté bude zobrazeno tlačítko „Odeslat“). Zprávu není nutné tisknout
Vzor je možné stáhnout z informačního systému (v záložce „Příručka pro vyplnění PZ/ZZ“), popřípadě zde. Odbornou zprávu nevyplňujte pro program GAMA. 3 Vzor je možné stáhnout z informačního systému (v záložce „Příručka pro vyplnění PZ/ZZ“), popřípadě zde. Odbornou zprávu nevyplňujte pro program GAMA. 2
Strana 8/17
─ následně do 15. 2. 2016 odešlete datovou schránkou Potvrzení elektronického podání, které vygenerujete kliknutím na tlačítko „Vytisknout potvrzení“ 2.5
Stanovisko zpravodaje k průběžné a závěrečné zprávě
─ stanovisko zpravodaje k PZ/ZZ po jeho zpracování naleznete zde.
Strana 9/17
Nejčastěji kladené dotazy k vyplňování průběžných a závěrečných zpráv A. Obecné dotazy, Věcná část a Výsledky 1. Do kdy a na jaké číslo účtu se vrací podpora? Nespotřebovanou podporu roku 2015 zašlete nejpozději do 15. 2. 2016: ─ v termínu do 31. 12. 2015 na účet 0-3125001/0710 ─ v termínu od 1. 1. 2016 do 15. 2. 2016 na účet číslo 6015-3125001/0710. Příjmy z projektů zasílejte na účet 19-3125001/0710 a to také nejpozději do 15. 2. 2016. 2. Jaký je rozdíl mezi závěrečnou a průběžnou zprávou? Obrázek 7
Obě zprávy obsahují obdobná pole k vyplnění. Věcná i finanční část závěrečné zprávy se týká pouze posledního roku řešení. Věcná část závěrečné zprávy obsahuje výsledky s termínem dosažení 2015. Finanční část závěrečné obsahuje navíc přehledovou obrazovku (Obrázek 7), která se vyplňuje automaticky. V závěrečné zprávě navíc aplikace kontroluje čerpanou míru podpory a služeb za celé období řešení projektu.
Strana 10/17
3. Za jaké období mají být finanční přílohy v závěrečné zprávě? Vzhledem k tomu, že oddělená účetní evidence se předkládá za každý rok řešení, do závěrečné zprávy přiložíte oddělenou účetní evidenci za každého účastníka a poslední rok řešení (podrobnost na konkrétní náklad, nikoliv souhrn v rámci položky). 4. Co je to Smlouva o využití výsledků a s kým se uzavírá? Smlouva o využití výsledků je definována podle § 11 zákona 130/2002 Sb. o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o podpoře výzkumu a vývoje). Smlouvu o využití výsledků může příjemce uzavřít buď s dalšími účastníky, nebo s jakoukoliv třetí osobou, přičemž se předpokládá spíše uzavření s třetí osobou, tedy s uživatelem výsledků. Ve výjimečných případech je možné připustit nahrazení smlouvy o využití výsledků čestným prohlášením o využití výsledků příjemcem. 5. Existuje nějaký vzor smluv nebo čestného prohlášení k využití výsledků? Vzor Smlouvy o využití výsledků a Čestného prohlášení k využití výsledku neexistuje. Smlouva o využití výsledků musí splňovat náležitosti dle § 11 výše uvedeného zákona. Mezi náležitosti Smlouvy o využití výsledků patří zejména: ─ název a identifikační údaje projektu ─ vymezení výsledků a jejich srovnání s cíli projektu ─ úprava vlastnických a užívacích práv k výsledkům podle § 16 ─ způsob využití výsledků a doba, ve které budou výsledky využity, nejdéle však do 5 let od ukončení řešení projektu ─ rozsah stupně důvěrnosti údajů a způsob nakládání s nimi podle zvláštních právních předpisů ─ sankce za porušení smlouvy ─ datum nabytí a ukončení účinnosti smlouvy Mezi náležitosti Čestného prohlášení o využití výsledků patří zejména (když se řešení projektu účastní pouze příjemce a projekt nemá další účastníky či uživatele výsledků, předkládá příjemce čestné prohlášení o využití výsledků): ─ název a identifikační údaje projektu ─ vymezení výsledků a jejich srovnání s cíli projektu ─ úprava vlastnických a užívacích práv k výsledkům podle § 16 ─ způsob využití výsledků a doba, ve které budou výsledky využity, nejdéle však do 5 let od ukončení řešení projektu ─ rozsah stupně důvěrnosti údajů a způsob nakládání s nimi podle zvláštních právních předpisů
Strana 11/17
6. Jakým způsobem se vykazují výsledky? V části “5. Výsledky” se zobrazují ty výstupy/výsledky, jejichž dosažení bylo deklarováno v daném kalendářním roce. Výsledků je zpravidla dosaženo v době řešení. Za dosažený výsledek lze považovat takový výsledek, který splní jemu příslušnou definici dle Metodiky hodnocení výsledků výzkumných organizací a hodnocení výsledků ukončených programů platné pro léta 2013 až 2015 (www.vyzkum.cz, v sekci Hodnocení VaVaI). 7. Co znamená rolovátko „Splnil” v části “5. Výsledky”? Obrázek 8
Jestliže výstup/výsledek byl splněn v termínu dosažení, vyberete možnost „ano” a do textového pole uvedete způsob dosažení výsledku (tímto termínem se rozumí získání např. užitného vzoru, patentu, udělení certifikace).
Strana 12/17
V opačném případě vyberete možnost „ne” a popište důvod, proč jste nedodrželi termín, eventuálně proč nebylo výsledku dosaženo. Možnost „ne“ vyberete i v případě, že u jednoho výsledku je uvedeno více druhů výsledku (např. 1xP a 2xR) a bylo dosaženo jen některého z nich (Obrázek 8). 8. Co znamená výsledek navíc? Obrázek 9
Jedná se o výsledky dosažené nad rámec schváleného návrhu projektu, kterých jste dosáhli v průběhu roku. Výsledky musí být provázány s cíli projektu (Obrázek 9). 9. Příjemce nemá datovou schránku. Jakým způsobem má odeslat „Potvrzení elektronického podání zprávy do IS TA ČR”? V případě, že příjemce nemá datovou schránku, je možné dokument odeslat v listinné podobě. V tomto případě je nutné zajistit podpis statutárního zástupce/člena statutárního orgánu příjemce s oprávněním podepisovat za organizaci (dle obchodního či jiného rejstříku). 10. Co má být uvedeno v kolonce „Věc“ v datové zprávě? V kolonce „věc“ uveďte číslo projektu, označení, zda se jedná o průběžnou nebo závěrečnou zprávu a rok (například: „TA01023456 – průběžná zpráva 2015“).
Strana 13/17
B. Finanční část 1. Aplikace zobrazuje chybu: „Náklady čerpané nad rámec částek uvedených ve smlouvě (celkem se jedná o 30 000 Kč) prosím rozepište do polí ve třetím sloupci Neveřejné prostředky čerpané nad rámec rozpočtu.“ Obrázek 10
Na obrázku je zobrazen výchozí stav, takto vyplněnou zprávu nelze odeslat (částky z obrázku nejsou ze skutečného projektu, jsou použité jen pro ilustraci). Aplikace hlásí chybu, protože v bodě 7.1.1. je zpráva nesprávně vyplněna (Obrázek 10). „Čerpané režie“ jsou o 30 000,– vyšší, a tudíž „čerpané náklady projektu celkem“ nejsou stejné jako uznané (část C). Takto vyplněnou zprávu nelze odeslat. Rozdíl 30 000,– účastník vykáže do třetího sloupce. Řádek „Náklady projektu celkem“ se musí rovnat řádku „Zdroje celkem“, jinak aplikace neumožní zprávu odeslat. Proto musí účastník rovněž snížit i neveřejné zdroje (část D).
Strana 14/17
Výsledná, správně vyplněná zpráva: Obrázek 11
Správně vyplněná zpráva (částky z obrázku nejsou ze skutečného projektu, jsou použité jen pro ilustraci). Na obrázku (Obrázek 11) je výsledná, správně vyplněná zpráva: Zprávu lze odeslat, pouze pokud jsou částky v řádku „Náklady projektu celkem“ v 1. a 2. sloupci rovny a současně pokud jsou rovny částky v částky v řádku „Zdroje celkem“ v 1. a 2. sloupci. Dále aplikace kontroluje, jestli jsou „čerpané náklady projektu celkem“ rovny „čerpaným zdrojům celkem“. Čtvrtý sloupec, který je součtem druhého a třetího sloupce, je pouze pro Vaši kontrolu. 2. Aplikace zobrazuje chybu „Míra podpory přesahuje míru podpory uvedenou ve smlouvě“: Obrázek 12
Strana 15/17
Chyba (Obrázek 12) se nejčastěji zobrazuje, když není vyplněná finanční část 7.1.1. u některého z účastníků. 3. V jakém případě je potřeba vyplnit část „7.1.4. Zdůvodnění přesunů nákladů do 20 % a vrácené podpory nad 5 %“? Pole vyplňte vždy, když vykazujete jakýkoliv přesun mezi nákladovými položkami: ─ osobní, služby, ochrana duševního vlastnictví, další provozní + cestovné, režie (pouze pro soutěž ALFA 4) ─ osobní, služby, ostatní (pro všechny ostatní soutěže). Pro přesuny nad 20 % bylo nutné požádat o změnu již v roce 2015, tyto přesuny aplikace kontroluje a zprávu nepovolí odeslat. Pole vyplňujete i v případě, když vracíte prostředky vyšší než 5 % z uznané podpory. 4. V jakém případě je potřeba vyplnit část „7.1.5. Příjmy z projektu“? Pole vyplňte vždy, když existuje jakýkoliv příjem z projektu, např. úroky z bankovních účtů, prodej drahého kovu nebo šrotu, prodej/pronájem přístrojů financovaných z podpory (v případě, že přístroje byly financovány z podpory pouze částečně, uveďte poměrnou část) atd. Do této částky zahrňte i případné příjmy vrácené v průběhu roku. O výslednou částku se nesnižuje schválená míra podpory. V poli „Komentář“ uveďte stručný popis těchto příjmů. 5. Jak lze v průběžné zprávě změnit způsob vykazování režijních nákladů? Nelze, pro rok 2015 již není možné měnit způsob vykazování režijních nákladů. Pro tuto změnu je nutné podat žádost o změnu. V případě schválení poskytovatelem bude změna platná od 1. 1. následujícího roku. 6. Jak postupovat, když ve sloupci “uznané náklady dle smlouvy” (první sloupec) jsou nesprávná data? Tuto skutečnost oznamte neprodleně kanceláři TA ČR, která provede úpravu.
Strana 16/17
C. Informační systém 1. Jak může další účastník přistupovat k projektu v informačním systému? Hlavní uživatel, který má výhradní právo k editaci projektu, je definován jako vlastník projektu (většinou je to osoba, která projekt v systému založila, nebo jí bylo vlastnictví převedeno). Sdílet návrh projektu (resp. tzv. “živý projekt”) je možné s každým dalším uživatelem, který byl registrován v informačním systému TA ČR. Vlastník projektu pak v sekci “Mé projekty” nastaví sdílení: Obrázek 13
Možnosti sdílení jsou (Obrázek 13): ─ sdílet pro čtení (pouze pro náhled formuláře) ─ sdílet pro čtení i úpravy (pro úpravy formuláře). Další uživatelé, kterým je povoleno sdílení, mají v sekci “REALIZACE PROJEKTU” přístup do všech částí průběžné a závěrečné zprávy. Pokud má uživatel projekt sdílen pro čtení i úpravy (=zápis), může zapisovat do všech formulářů zprávy, kromě formuláře „Kontrola a odeslání zprávy“ a „Implementační plán“. 2. Jakým způsobem lze změnit vlastníka projektu? Pro změnu vlastníka projektu napište tento požadavek do Helpdesku TA ČR ve formátu: ─ číslo projektu ─ původní vlastník – jméno a e-mail uživatele, pod kterým je zaregistrován v informačním systému ─ nový vlastník – jméno a e-mail uživatele, pod kterým je zaregistrován v informačním systému
Strana 17/17
