Příručka dodavatele pro aktualizační profil v rámci eBidding (elektronický nabídkový systém) MOL •
Přihlašovací stránky pro aktualizační profil při použití uživatelského jména/hesla, které jste obdrželi v oznámení MOL (Z důvodů bezpečnosti obsahuje oznámení pouze vaše uživatelské jméno. Vytvořte si, prosím, své heslo tak, že kliknete na Forgot password = Zapomenuté heslo na vstupní stránce.)
•
Vstupní stránky pro dodavatele, kteří zatím nejsou registrováni v databázi eBidding MOL:
1. https://molgroup.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.php 2. https://mol.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.php 3. https://slovnaft.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.php 4. https://ina.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.php
1
Na vstupních stránkách jsou dvě možnosti: - uživatel, který je již registrovaný, je může použít pro přihlášení k vlastnímu účtu – pro uživatele, kteří obdrželi oficiální dopis MOL platí, že se přihlásí za použití obdrženého uživatelského jména a - kliknutím na tlačítko Forgot my password (Zapomněl jsem heslo) - jednotlivý dodavatel se může sám registrovat do databáze dodavatelů MOL.
•
Jestliže třikrát po sobě napíšete špatně heslo svého účtu, objeví se pole Security Code (Bezpečnostní kód) s nahodile generovaným heslem, které je třeba napsat společně s heslem. 2
Hlavní doporučení pro vaši činnost v systému: •
Neotvírejte systém ve dvou kartách / prohlížečích současně!
• •
Nepoužívejte volby prohlížeče Back (Zpět) nebo Refresh (Obnovit), protože mohou způsobit ztrátu dat. Doporučujeme, abyste měli další internetové spojení jako zálohu pro případ, že se něco stane s vaším současným spojením. Doporučujeme, abyste měli mobilní internetové spojení, pokud je to možné. Formuláře by měly být vyplněny co nejdříve, pak klikněte na tlačítka Next (Další) případně také Save (Uložit). Bylo by vhodné, abyste měli všechna nezbytná data připravena předcházejícím ověřením, odhlásili se ze systému/zavřeli registrační formulář nového dodavatele a znovu jej otevřeli, až budou všechna data připravena ke vkládání.
•
Dovolujeme si upozornit, že níže uvedená struktura procházení formulářů systému eBidding MOL se může lišit podle toho, odkud systém otevíráte (Přihlášení s obdrženými doklady (1. obrazovka) nebo Registrace nového dodavatele (2. obrazovka)), ale základní mechanismus je, že je nutno vyplnit všechna pole všech procházených formulářů.
3
1.
Abyste zachovali aktuálnost vašeho profilu, musíte nejprve přejít do menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde je třeba změnit nebo aktualizovat všechna povinná pole označená červenou hvězdičkou a kliknout na tlačítko Save (Uložit), aby se informace zapsané uživatelem uložily do systému.
2.
V kartě General Data (Obecné údaje) musí uživatele vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
3.
Zde může uživatele uvést obecné informace o společnosti vyžadované Kupujícím, adresu společnosti, domovskou stránku (webovou stránku), uživatelské informace (kdo zastupuje společnost), různé poštovní adresy, jestliže se ústředí nachází jinde, a aplikační nastavení toho, jak budou různá data zobrazena v systému.
•
(viz tisk obrazovky výše – strana 3)
•
V kartě Company – Material Classification (Společnost – Klasifikace produktů) mohou uživatelé doplnit, jaké druhy výrobků nebo služeb mohou poskytnout nakupující společnosti. Postupujte dle následujících kroků:
1.
V poli Search (Hledat) zadejte produkt a klikněte na tlačítko Search.
2.
Jestliže je produkt nalezen, můžete kliknout na zobrazený název materiálu a přidat jej do povinného pole pomocí šipek uprostřed obrazovky.
3.
* Můžete hledat ručně tak, že budete prohlížet kategorie zadané kupující společností.
4.
Klikněte na tlačítko Save (Uložit), aby systém vyplněnou informaci uložil.
•
(viz tisk stránky níže – strana 5)
4
•
*** Mohou se objevit další karty podle toho, který produkt byl zvolen, když byl profil aktualizován nebo během procesu registrace nového dodavatele. ***
•
Mohou se objevit následující karty: Lešenářské služby, Údržba statických zařízení, Čištění výměníků tepla, Povrchová úprava, Čištění pecí, Čištění nádrží, Čištění kolon, Ochrana proti korozi. Údržba ventilů atd. 5
V kartě Company – Company Documents (Společnost / Dokumenty společnosti) jsou uživatelé vyzváni, aby do svého profilu nahráli dokumenty požadované skupinou MOL.
• • • • • • • •
Pomocí tlačítka Browse (Procházet) může uživatel hledat Company Documents (Dokumenty společnosti) . Je povinné zvolit Document Type (Typ dokumentu) Uživatelé mohou vyplnit krátké Explanation (Vysvětlení) k nahraným dokumentům v poli Comment (Poznámka). Ve funkci Valid until (Platný do) se objeví Calendar (Kalendář) a uživatel může přidat Expiration date of a document (Datum vypršení platnosti dokumentu), pokud je to relevantní. 30 dnů před vypršení platnosti dokumentu systém pošle uživateli email s oznámením, aby dokument prodloužil. *** Jestliže uživatel dostane upomínku o vypršení platnosti dokumentu a nenahraje nový platný dokument, obdrží od systému zápornou kvalifikaci. Aby se nahraný dokument uložil, je nutno stisknout tlačítko Upload Document (Nahrát dokument). Stisknutím tlačítka Preview of Attachment (Náhled přílohy) získá uživatel náhled nahraných dokumentů ve stáhnuté verzi na svém počítači. 6 Stáhněte, prosím, dokument Online Bidding Terms and Conditions (Podmínky nabízení online) a nahrajte skenovanou verzi tohoto dokumentu. – propojení s dokumentem ve spodní části stránky.
V kartě Company – Regional Presence (Společnost – teritoriální přítomnost) je od uživatelů požadována volba jejich přítomnosti ve světě
•
Toto lze učinit zatrhnutím zaškrtávacího políčka v požadované oblasti, kterou lze nalézt v oblasti sloupce Select (Zvolit).
•
Klikněte na tlačítko Save (Uložit), aby byla vyplněná informace uložena do systému.
•
(viz tisk stránky níže – strana 8)
7
V kartě Company – Regional Presence (Společnost – teritoriální přítomnost) je od uživatelů požadována volba jejich přítomnosti ve světě
•
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další).
•
Jestliže uživatel zvolí například: Maďarsko, pak se mohou objevit další karty vyžadující další informace specifické pro
danou zemi. 8
V kartě References (Reference) je požadována informace týkající se Vaší obchodní spolupráce se skupinou MOL a jinými partnery.
•
Uživatel musí vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
•
Již registrovaní dodavatelé musí nejprve přejít do menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde naleznou kartu References (Reference).
9
V kartě Company information – Finance (Informace o společnosti / Finance) jsou od uživatele požadovány některé finanční informace. •
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další).
•
Uživatel musí vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
•
Uživatel musí poskytnout finanční informace o zapsané obchodní společnosti. (Prosím, nepředkládejte konsolidované finanční údaje!)
•
Uživatel musí nahrát finanční výkazy z posledního finančního roku. (Je možno přiložit jakékoliv další dokumenty související s financemi.)
•
Již registrovaní dodavatelé musí nejprve přejít do položky menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde naleznou kartu Finance (Finance).
•
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další).
10
V kartě Company information – Finance (Informace o společnosti / Finance) jsou od uživatele požadovány některé finanční informace.
•
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další). 11
V kartě Company information – Legal (Informace o společnosti / Právní záležitosti), jsou od uživatele požadovány některé právní informace.
•
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další).
•
Uživatel musí vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
•
Volba odpovědi z rozbalovacího seznamu je povinná, ale oddíl Comment (Poznámka) je požadován v případě odpovědi „YES” (ANO).
•
Nezapomeňte, prosím, nahrát podepsanou a oskenovanou verzi Podmínek nabízení online do karty Documents (Dokumenty), neboť je to nezbytným předpokladem pro účast ve výběrovém řízení.
•
Již registrovaní dodavatelé musí nejprve přejít do položky menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde naleznou kartu Legal (Právní záležitosti).
12
V kartě Company information – Ethics (Informace o společnosti / Etika), jsou od uživatele požadovány některé informace týkající se etického jednání. • V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Next (Další).
•
Uživatel musí vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
•
Volba odpovědi z rozbalovacího seznamu je povinná.
•
Máte-li zaveden etický kodex nebo pravidla jednání, musíte jejich obsah specifikovat z rozbalovacího seznamu. Jestliže
Váš kodex některé téma nepokrývá, je možnost tento rozpor vysvětlit v políčku Comment (Poznámka). •
Jestliže nemáte zaveden etický kodex nebo pravidla jednání, avšak máte jakékoliv publikované prohlášení vedení firmy o závazku ohledně etického podnikatelského jednání, zvolte odpověď z rozbalovacího seznamu a nahrajte prohlášení do karty Documents (Dokumenty).
•
Jestliže nastal kterýkoliv z uvedených případů, popište jej v políčku Comment (Poznámka) a nahrajte příslušné dokumenty, jsou-li k dispozici.
•
Již registrovaní dodavatelé musí nejprve přejít do položky menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde naleznou kartu Ethics (Etika).
13
14
•
V kartě Company information – HSE (Informace o společnosti / BOZP) jsou od uživatele požadovány některé informace týkající bezpečnosti a ochrany zdraví a životního prostředí v případě příslušné činnosti.
•
Je třeba provést stejné kroky jako při vyplňování informací na kartě Legal (Právní záležitosti). (viz informace výše –
strana 12)
•
V případě New Supplier Registration (Registrace nového dodavatele), klikněte, prosím, na tlačítko Save (Uložit).
•
Jste-li již registrovaným uživatelem, klikněte, prosím, na tlačítko Save (Uložit) na každé kartě, aby se informace podané uživatelem uložily na odpovídající stránce.
•
Uživatel musí vyplnit nebo upravit buňky, které obsahují data. Žádné povinné pole nesmí být ponecháno prázdné, a pokud tak uživatel učiní, bude toto pole označeno vykřičníkem.
•
Volba odpovědi z rozbalovacího seznamu je povinná, ale oddíl Comment (Poznámka) je volitelný.
•
Jste-li již registrovaným dodavatelem, musíte nejprve přejít do menu Company / Company information (Společnost / Informace o společnosti), kde musíte najít kartu HSE (BOZP).
15
•
Toto je ikona Mail (Pošta),
kde uživatel může číst nepřečtené zprávy z událostí atd. (Pouze pokud byl pozván alespoň na jednu
událost) •
Toto je ikona Contact (Kontakt),
•
Toto je ikona Refresh (Obnovit),
kde uživatel může najít kontaktní informace pro podporu. kde uživatel může obnovit stránku v systému. Jestliže se objeví tato
ikona, nastal problém s
internetovým spojením. Ikona obnovení se oživí jednou za 30 sekund. Stránku lze obnovit ručně, takže uživatel nemusí čekat. •
Na této stránce lze zvolit jazyk a menu systému se ukáže ve zvoleném jazyku (Tento jazyk je aktivní pouze pokud se uživatel odhlásí ze systému. Stálou změnu jazyka lze provést v kartě Company – Company Information (Společnost - Informace o společnosti), oddíl General Data, Obecné údaje.)
•
Tlačítko Back (Zpět) je možno použít pro přechod zpět na dřívější stranu v systému.
*** Množství informací požadovaných v uvedených tabulkách se může lišit v závislosti na odpovědích poskytnutých uživatelem ***
16
