Příloha č. 2 Procesní mapy procesu Global Custody – stav AS-IS Proces získávání nových klientů Global Custody Tento proces probíhá v oddělení Správa a úschova CP
Získání info o potenciálním klientovi
Př. Přes NBFI, Dealing,Corporate, PBA, osobní akvizice
Kontaktování klienta
Dohoda o obchodních podmínkách
Přeje si klient speciální trhy, podmínky vypořádání,které nejsou v standardní nabídce ČSOB?
ano
Zjišťování podmínek dle specifikace klienta a upřesňování
ano
ne
Uzavření smlouvy s příslušným depozitářem v zahraničí
Uzavření smlouvy s klientem
Podpis smlouvy s klientem
Vytvoření faxové tabulky a předání klientovi
Založení klienta do IBISU (maj.účet, cashový účet, adresa…)
Skenování smlouvy na disk
Odvezení originálu do trezoru na Poříčí
KONEC
Jsou podmínky akceptovatelné pro ČSOB?
Klient již může posílat instrukce k vypořádání do BO KT.
ne
Vyjednávání s klientem
Proces vypořádání Global Custody FAX EMAIL DISK SWIFT
Příjem instrukce od klienta (1.osoba Custody)
FAX MAIL
Kontrola a zápis kódu do FAX tabulky (1.osoba Custody)
EMAIL , DISK a SWIFT instrukce jsou po načtení v e stavu k odeslání
Ruční vložení (FAX) Načtení dat + doplnění (email,disk,swift) (1.osoba Custody)
Existuje ISIN v IBIS?
C
D
Ověření dat v Clearstream nebo v State Street (1.osoba Custody)
ne
ISIN existuje
ne
Ověření s klientem (1.osoba Custody)
Chyba v ISINU?
ano
ne
Založení ISIN do IBIS (1.osoba Custody)
Ověření s depozitářem (1.osoba Custody)
ano
ano FAX Jsou data od klienta v pořádku?
Info klientovi , aby zaslal novou instrukci
ne
ano
Razítko a zapsání reference na papírový originál
ne
ISIN existuje a bude založen
FAX ano
ano FAX
Kontrola, zda byl ISIN založen
Předání originálů k autorizaci
FAX Kontrola papíru oproti systému
FAX Provedení autorizace
Předání papíru (FAX) poslání exe souboru(disk,mail) na Cash
Odesílání instrukcí ze systému
2
A
ISIN založen?
ne
Zrušení původní instrukce (1.osoba Custody)
Proces vypořádání Global Custody PAPÍR od vlastního účtu Příjem instrukce od klienta
C
Ruční vložení dat
Existuje ISIN v IBIS?
D
ne
Ověření dat v Clearstream nebo v State Street
ISIN existuje
ne
Ověření s kolegou z vlastního účtu
Chyba v ISINU?
ano
ne
Založení ISIN do IBIS
Ověření s depozitářem
ano
ano
Jsou data v pořádku?
ne
Info kolegovi aby předal novou instrukci
ano
Razítko a zapsání reference na papírový originál
ne
ano
ISIN existuje s bude založen
ano
Kontrola zda byl ISIN založen Kopírování originálu
ISIN založen? Vrácení originálu kolegovi z vlastního účtu
Předání kopie k autorizaci
Kontrola papíru oproti systému
Provedení autorizace
Předání kopie na Cash
A
ne
Zrušení původní instrukce
2
Musí se vytvořit další zprávy SWIFT
ne
Vložení cash zprávy do ClearStream nebo do State Street
Autorizace
Odeslání
ano Tvorba SWIFTové cash zprávy v exe souboru
Tisk cash SWIFT zprávy
F
Podpis autora
B
Předání k autorizaci a podpisu 2. osobě
Nafaxování cash SWIFT zprávy na SWIFTové odd.(1.osoba Custody/Cash) Připojení FAXinfo o zaslání ke zprávě (1.osoba Custody/ Cash) Uložení do kaslíku k odeslání (1.osoba Custody/ Cash) Odeslání zprávy vnitrobankovní poštou D+N (kdokoliv z oddělení)
E
E D+1
Přihlášení do systému Clear Stream
Přihlášení do systému SSB
Stažení reportu Vypořádané obchody
Stažení reportu Statement of transaction
Zkopírování reportu na disk (1.osoba Custody)
Tisk reportů (1.osoba Custody)
Stažení reportu z IBIS (1.osoba Custody)
Kopírování dat do NotePad (1.osoba Custody)
Uložení NotePad na disk (1.osoba Custody)
Spárování reportů za pomoci PARICED (1.osoba Custody)
Tisk reportu (1.osoba Custody)
Kontrola reportu (1.osoba Custody)
Dohledání nespárovaných obchodů ClearStream (1.osoba Custody)
Vypsání důvodů nespárování nebo data spárování
Vyhledání vypořádaných obchodů v IBIS
Stažení reportu z IBIS (1.osoba Custody)
Přihlášení do systému Clear Stream
Stažení cash reportů z za předchozí den(1.osoba cash)
Tisk reportů (1.osoba cash)
Předání cash reportů z dnešního rána od teamu Corporate (1.osoba corporate)
Tisk reportu (1.osoba Custody) Rozdělení reportů dle data/účtů (1.osoba cash) Kontrola reportu oproti IBISu (1.osoba Custody)
Popsání reportů na Consolidated a Night, orazítkování datumovkou, podepsání danou osobou (1.osoba cash) hledání dividend a kuponů v reportech (1.osoba cash)
Sčítání jednolivých položek dle měn na kalkulačce (aby šlo do depozitáře jako jedna částka ) (1.osoba cash)
5a
Kontrola ostatních depozitářů
Stažení cash reportů (1.osoba cash)
Tisk všech zpráv z mailu (1.osoba cash)
Prolistování všech stránek, zda jsou tam pohyby (1.osoba cash)
Kontrola swiftu s cash projection v jednotlivých depozitářích (ruční odškrtávání,že obchod proběhl)
Tisk reportů, stránek, kde jsou pohyby (1.osoba cash)
V případě debetních úrokůtisk swiftu a předání 2.osobě, která řeší.
Porovnání reportů s cash projection / za předešlý den/ dle jednotlivých částek a účtů (ruční odškrtávání ,že obchody proběhly i cashově.(1.osoba cash) kontrola dividend s IBIS
Orazítkování datumů swiftů + podpis (1.osoba cash)
ne
Podpis a datumovka na výpisy ze SSB
Musí se pozice pokrýt? ano Naúčtování částky (1.osoba cash)
Natypování cash instrukce do Clearstreamu (1.osoba cash)
Vytvoření swiftové zprávy ručně v exe souboru (1.osoba cash)
Předání cash instrukcí k autorizaci v Clearstreamu (2.osoba cash)
B
5b Hromadné vypořádání dle data
Přihlášení do systému SSB
ne
konec
Platí pro všechny obchody,které se daný den nevypořádaly.(depozit ář vypořádal nakupy a prodeje visí)
4a
4b
Zapsání důvodu nevypořádání ke každému jednotlivému obchodu v IBIS
Autorizace cash instrukcí v Clearstraemu (2.osoba cash)
Odeslání fail reportu klientovi
Odeslání elektronických výpisů klientovi (pouze pokud instrukce přišla EMAIL nebo Disk)
Archivace reportů z Clearstream/ State Street Bank, archivace reportů z IBIS
Odeslání instrukcí v Clearstreamu (2.osoba cash)
Zjištění realizace obchodu v cash projection z předchozího dne
Jsou rozdíly v částkách vyšší než 50 USD? ne Dopsání ručně rozdíl na výpis a cash projection
konec Poslední den v měsíci se rozdíly řeší v rámci account managementu Dorovnávání rozdílů dle měn/ účtů v našich systémech a v zahraničí v depozitářích
ano
Kontaktování klienta/protistrany
Čekání na pokyny klienta
C
Proces Reconciliace
Stažení reportů z IBISU GC
1x měsíčně
TISK
Na tiskárně příchod MT535 od ostatních depozitářů
Stažení reportů Clearstream/SSB
TISK
Ruční odšrktávání pozic (report z IBIS x report ze zahraničí)
Vznikl rozdíl ?
ne
Archivace
KONEC
ano
Řešení rozdílu (pátrání po důvodu rozdílu, případně komunikace se zahraničím)
Zpracování poplatků Global Custody ÚTVAR Správa a úschova CP, BO SR nahrají do GC ceníky z Bloombergu, Clearstreamu, SSB
1x měsíčně
Vzájemný kontakt, zda je nahráno
Přihlášení do IBIS
Generování souborů z IBIS dle klientů
Vygenerovala se chybový protokol u klienta?
ano
Zadání funkce TISK
Řešení chyby Cca 1/3 klientů
ne Generuje se na disk?
ano
Přetažení elek.souborů z disku do dokumentů pod jednotlivé klienty
Odeslání souborů elektronicky klientům dle dohody
ne
Zadání funkce tisk sestav(souborů)
Dopočítávání konverzí, slev pro klienta,dopropisů, jiných poplatků(ručně)
V modulu 14 IBIS generování faktur
Automatický TISK
Otevření tabulek(předpřipra vených faktur) v Excelu
Jedná se faktury pobočkám?
Poslání sdělení poštou ano pobočkám,aby přeúčtovaly z klientova účtu
Pobočky přeúčtují na základě sdělení
ano
Kontrola(2.osoba)
KONEC
ne Jedná se faktury Private banking a dealingu? G
Zaúčtování
Archivace
KONEC
Poplatky Global Custody -pokračování
G
Doplnění detailů plateb do faktur (v exe souboru)
TISK
Posílání faktur doporučeně poštou
Zevidování pošty v Atheně
Doplnění částek do přehledu poplatků v Excelu
Přihlášení do IBIS
Zaúčtování výnosů a DPH v IBIS na základě předešlé tabulky
Automatický tisk úč.dokladu
Kontrola(2.osoba)
Archivace
KONEC
