Analisa dan Perancangan E-Commerce pada BRI Custody Service

Analisa dan Perancangan E-Commerce pada BRI Custody Service Waskito Purwono, Idris Gautama So, Henkie Ongowarsito Universitas Bina Nusantara, Jalan Kebon Jeruk Raya 27, Jakarta, [email protected]

Abstract

The aim for this thesis is to develop process of selling and buying stock and debt securities instruction with help of integrated e-commerce website. This is achieved by the process of data gathering, analysis, and system design. Data gathering is held by interview, observation, and questionaire. Analysis process consist of CSF analysis, business process analysis, customer requirement analysis, and competitor analysis. Design process of e-commerce web consist of Object Oriented Analysis and Design and 7C Framework. The result of analysis and design process is new e-commerce website with new design and features which ease customers to input their instructions of selling and buying stock and debt securities. With new e-commerce website, redudance of input process can be reduced, which will also reduce the possibilities of human error, cost, and resource to do the process of selling and buying stock and debt securities instruction. Keywords: Custodian Bank, e-commerce, CSF, OOAD

Abstrak

Tujuan skripsi ini adalah mengembangkan proses pelayanan instruksi jual dan beli saham dan obligasi pada BRI Custody Service dengan bantuan sistem informasi sehingga menjadi ecommerce yang terintegrasi. Hal tersebut dilakukan dengan proses pengumpulan data, analisis, dan perancangan sistem. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, kuesioner, dan observasi. Sedangkan analisis yang digunakan antara lain adalah analisis CSF, analisis proses bisnis, analisis kebutuhan nasabah, dan analisis kompetitor. Untuk melakukan perancangan web e-commerce, digunakan metode Object Oriented Analysis and Design dan Framework 7C. Berdasarkan analisis dan perancangan yang dilakukan didapatkan hasil web e-commerce dengan desain dan fitur baru yang dapat melakukan proses transaksional. Dengan web e-commerce baru tersebut, proses input data dapat dikurangi jumlahnya dan berakibat mengurangi human error, biaya, dan tenaga untuk melaksanakan proses pelayanan instruksi. Kata Kunci:Bank Kustodian, e-commerce, CSF, OOAD

Pendahuluan Salah satu bank kustodian di Indonesia adalah BRI Custody Service. BRI Custody Service merupakan subsidiari dari Bank BRI (Bank Rakyat Indonesia) yang berfokus untuk melayani nasabah dalam bentuk layanan kustodian. Dalam melayani nasabahnya, BRI Custody Service menginginkan adanya integrasi proses bisnis dari penerimaan instruksi penyerahan efek ataupun penerimaan efek sampai dengan pelaksanaan instruksi tersebut. Pada saat ini, proses bisnis BRI Custody Service dari penerimaan instruksi sampai dengan pelaksanaan instruksi pada sistem Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) dan Bank Indonesia (BI) masih tidak terintegrasi sehingga membutuhkan proses input data yang berulang kali. Melalui proses bisnis yang sedang berjalan, nasabah BRI Custody Service memberikan instruksi untuk operasional menggunakan fax, lalu diinput pada sistem internal BRI secara manual oleh Fund Administrator. Melalui proses bisnis tersebut, muncul masalah seperti kemungkinan human error pada pembacaan data instruksi nasabah karena penggunaan fax dan proses input yang berulang. Selain itu, nasabah merasa bahwa pengiriman instruksi melalui fax, terlalu memakan waktu, tenaga, dan biaya. Untuk menginput data lalu mencetak dan mengirimnya, membutuhkan waktu yang tidak sedikit, terutama karena instruksi yang diberikan pada BRI Custody Service sangat banyak jumlahnya. Hal ini berkaitan dengan tenaga yang dibutuhkan untuk menginput data tersebut dan biaya yang dibutuhkan untuk tenaga dan materi pendukung. Dari sisi BRI Custody Service, penggunaan fax memiliki risiko keamanan yang tinggi, karena otorisasi nasabah yang tidak jelas dan mudah dipalsukan. Apabila ada manipulasi data nasabah dengan otorisasi palsu, maka kerugian materiil dan non materiil yang ditanggung BRI Custody Service sangat tinggi jumlahnya. Dengan permasalahan yang diuraikan di atas, maka diperlukan sistem e-commerce yang dapat membantu BRI Custody Service menerima instruksi nasabahnya. E-Commerce adalah bagian bisnis yang memfasilitasi transaksi dan penjualan produk dan jasa secara online yang seringkali menyangkut perdagangan barang secara fisik ataupun digital, dan berbagai hal lain seperti pemasaran secara online (online marketing), pemesanan secara online (online odering), pembayaran secara online (e-payment), dan distribusi produk. (Jelassi, 2008, p4). E-commerce memiliki banyak dampak positif bagi perusahaan. E-commerce memungkinkan revenue stream dan market exposure yang lebih menjanjikan, karena sifatnya yang real time dan tidak mempedulikan batas jarak, ruang, dan waktu. E-commerce juga menurunkan biaya produksi dan mempersingkat waktu produksi, dengan demikian efisiensi perusahaan akan semakin meningkat. (Harisno, et al, 2009).

Metode Perancangan Metode Pengumpulan Data Penulis mengumpulkan data untuk penelitian melalui: • Studi literatur Studi literatur dilakukan untuk mendapatkan landasan teori untuk melakukan penelitian secara keseluruhan, baik analisis maupun perancangan sistem. Penulis mengutip banyak bagian dari buku dan jurnal yang dianggap terkait dengan penelitian. • Observasi Penulis melakukan observasi secara langsung atas proses bisnis yang terjadi di BRI Custody Service. Pada masa penelitian, penulis juga berkesempatan melakukan pekerjaan magang yang membantu penulis memahami lebih dalam mengenai topik dan objek penelitian. • Wawancara Penulis melakukan wawancara pada manajemen BRI Custody Service untuk mendapatkan data terkait faktor kritis yang berpengaruh pada kesuksesan BRI Custody Service. Selain itu, penulis juga melakukan wawancara untuk mendapatkan profil organisasi dan struktur organisasi BRI Custody Service. • Kuesioner

Kuesioner diberikan pada seluruh nasabah BRI Custody Service untuk mengetahui kepuasan dan kebutuhan elemen web.

Metode Analisa dan Perancangan Metode analisa data dan perancangan yang digunakan adalah metode CSF (Critical Success Factor), metode 7C, dan metode Object Oriented Analysis and Design. Metode CSF merupakan yang mengungkapkan faktor kritis yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, metode analisis dan perancangan sistem yang digunakan adalah analisa proses bisnis dengan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Pendekatan ini digunakan karena sifatnya yang menyeluruh dalam proses analisa dan perancangan dan karena sifatnya yang lebih fokus pada data modelling dan entity relationship (hubungan antar entitas) yang dipandang lebih utama dari aliran data (data flow). (Satzinger, 2005, p53). Untuk melakukan analisis perancangan website e-commerce, digunakan juga framework 7C yang menunjukkan kriteria yang dibutuhkan sebuah website. Framework 7C digunakan sebagai dasar perbandingan web BRI Custody Service yang sudah aktif dengan web kompetitor, serta sebagai dasar untuk menentukan kepuasan dan kebutuhan nasabah atas web BRI Custody Service yang sudah aktif. Selain metode diatas, digunakan juga perancangan Search Engine Optimization (SEO) untuk meningkatkan ranking web BRI Custody Service pada search engine.

Hasil dan Bahasan Melalui perancangangan website e-commerce, pengiriman instruksi dapat dilakukan secara online lewat website BRI Custody Service. Nasabah melakukan login pada website BRI Custody Service dan mengisi data yang diperlukan, lalu mengirim data tersebut. Hal ini dapat mempersingkat proses bisnis seperti dapat dilihat pada activity diagram berikut.

Gambar 1 Activity Diagram Sebelum Penerapan E-Commerce

Gambar 2 Activity Diagram Setelah Penerapan E-Commerce

Seperti dapat dilihat, dengan penggunaan e-commerce pada BRI Custody Service, dapat menghilangkan proses konfirmasi data instruksi nasabah dan input ulang data instruksi nasabah ke dalam sistem internal BRI Custody Service. Setelah melakukan analisis CSF, didapat 6 faktor kritis yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai kesuksesan. Berikut ini adalah fitur yang dirancang untuk mendukung Critical Success Factor pada BRI Custody Service. Tabel 1 Tabel CSF

No

CSF

1

On-time Settlement

2

Fund Excellence

3

System Excellence

4

Order Management

5

On-time Reporting

6

Custody Service Marketing

Administration

Fitur Fitur untuk mengirim instruksi jual/beli saham dan obligasi. Form instruksi jual/beli yang sesuai format yang berlaku dan sama (seragam) untuk tiap nasabah. Sistem yang mencakup penerimaan instruksi dari nasabah dan register internal instruksi (untuk diregister pada sistem eksternal). Untuk halaman utama Supervisor FA, Staf Settlement, Supervisor Settlement, dan Head of Custody dibuat tabel yang berisikan ringkasan data instruksi yang harus dilaksanakan pada sistem eksternal dan harus diupdate status nya pada sistem e-commerce. Sistem lama sudah dapat menunjukkan status transaksi dan status kepemilikan. Hanya saja untuk pelaporan, dibutuhkan fitur print laporan pada tiap fitur tersebut. Dibutuhkan konten web yang informasional bagi pengunjung (calon nasabah), serta fitur SEO (Search Engine Optimization) untuk meningkatkan ranking web di search engine.

Dengan bantuan analisis CSF dan 7C, didapatkan fitur-fitur e-commerce yang sesuai kebutuhan perusahaan dan nasabah, serta kompetitif dengan web kompetitor. Berikut ini adalah rancangan halaman utama web e-commerce BRI Custody Service beserta keterangan fiturnya.

fi Gambar 3 Rancangan Halaman Utama Pengunjung Web

Setelah nasabah melakukan login pada halaman utama web e-commerce, muncul tampilan berikut ini.

Gambar 4 Rancangan Halaman Utama Nasabah

Berikut ini adalah keterangan dari rancangan tampilan web e-commerce BRI Custody Service. Tabel 2 Tabel Fitur Web E-Commerce

Nomor 1

Keterangan Bagian harga saham dan kurs rupiah yang terupdate secara otomatis

2

Menu Layanan yang akan menuju ke halaman yang memberikan informasi mengenai layanan yang diberikan oleh BRI Custody Service

3

Link eksternal ke www.bri.co.id yang menawarkan layanan perbankan lain Menu FAQ yang akan menuju ke halaman yang berisi pertanyaan dan jawaban yang sering ditanyakan oleh nasabah Fitur chat yang akan menghubungkan ke Fund Administrator yang tersedia

4

5

6

Fitur kustomisasi bahasa yang memberikan dua pilihan bahasa: Indonesia dan Inggris

7

Sitemap yang menunjukkan halaman-halaman pada situs. Bagian login untuk nasabah yang sudah terdaftar pada BRI Custody Service untuk melakukan transaksi ecommerce

8

9

10

Visitbox dimana calon nasabah dapat meninggalkan kontak perusahaan untuk dihubungi oleh BRI Custody Service untuk kepentingan promosi. Link eksternal ke KSEI dan BRI

11

Internal search engine untuk menemukan informasi yang dibutuhkan secara lebih cepat

12

Menu Kontak yang akan menuju ke halaman yang berisi kontak BRI Custody Service (alamat, telepon, dan email) Fitur dimana nasabah dapat melakukan pengecekan status instruksi Fitur yang muncul di bagian nasabah dan karyawan, dimana dapat mendownload prosedur transaksi dan panduan penggunaan web.

13 14

Sumber Perancangan 7C (context) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (communication, content) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (context) Perancangan 7C (connection, communication, community) Perancangan 7C (communication, community) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (customization) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (customization) Perancangan 7C (commerce, communication, content) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (commerce)

Perancangan 7C (commerce) dan analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (customization) dan Analisa kebutuhan nasabah Perancangan 7C (commerce)

Perancangan (connection) Perancangan (connection)

7C 7C

Simpulan dan Saran Simpulan Melalui perancancangan e-commerce pada BRI Custody Service, proses input data pada pelayanan instruksi tidak lagi berulang kali dilakukan (hanya dua kali, oleh nasabah, dan staf settlement). Dengan proses input data yang berkurang, kemungkinan human error yang terjadi dapat ditanggulangi. E-commerce BRI Custody Service juga menghemat waktu, tenaga, dan biaya dengan beragam fitur yang ditawarkan. Nasabah tidak perlu lagi mengirim fax untuk tiap instruksi yang ingin dilaksanakan oleh BRI Custody Service. Nasabah cukup melakukan login pada web e-commerce BRI Custody Service untuk mengirim instruksi jual atau beli saham dan obligasi, melakukan pengecekan status instruksi, melakukan pengecekan kepemilikan efek, sampai menghubungi Fund Administrator. Keamanan bertransaksi juga menjadi lebih mudah dengan adanya web e-commerce BRI Custody Service, karena nasabah tidak perlu takut akan adanya oknum internal nasabah yang memalsukan fax instruksi. Manfaat lain yang didapat dari web e-commerce baru BRI Custody Service adalah promosi yang dapat dilakukan secara lebih maksimal karena desain web yang dibuat berdasarkan kebutuhan nasabah dan kemudahan akses yang didukung dengan SEO (Search Engine Optimization) yang berguna untuk membantu meningkatkan eksposur web BRI Custody Service pada search engine.

Saran Saran yang dapat diberikan sebagai hasil dari analisa dan perancangan e-commerce dari BRI Custody Service adalah sebagai berikut: • Dilakukan integrasi dengan sistem eksternal sehingga tidak ada input yang dilakukan staf settlemen pada sistem eksternal. Dengan begitu, proses bisnis menjadi lebih singkat, aman, dan efektif. Proses bisnis yang lebih singkat, aman, dan efektif dikarenakan oleh bagian settlement hanya perlu memantau status instruksi tersebut tanpa harus melakukan input dan review. • Setelah web e-commerce yang dirancang diimplementasikan, dilakukan survey untuk mengetahui tingkat kepuasan nasabah atas web e-commerce yang baru. • Dilakukan penelitian mendalam pada nasabah untuk mengetahui kebutuhan nasabah secara lebih baik. Penelitian tersebut disarankan untuk dilakukan dengan metode wawancara, sehingga input yang didapat dari nasabah lebih sesuai untuk pengembangan. Metode wawancara dapat dilakukan karena jumlah responden yang tidak terlalu besar (sekitar 100 responden). Hanya saja, dibutuhkan waktu dan akses untuk menghubungi masing-masing nasabah. • Fitur keamanan yang lebih lanjut untuk pencegahan hacking dan manipulasi instruksi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. • Layanan e-commerce custodian untuk jasa kustodian lain seperti proxy service, IPO, dan lain sebagainya.

Referensi Begalli, D., Codurri, S., & Gaeta, D. (2009). Wine and Web-Marketing Strategies: The Case Study of Italian Specialty Wineries. British Food Journal , 111 (6), 598-619. Chawla, S. K., Khanna, D., & Chen, J. (2010). Are Small Business Critical Success Factors Same in Different Countries? SIES Journal of Management , 7 (1), 1-12. Harisno, & Pujadi, T. (2009). E-Business dan E-Commerce sebagai Trend Taktik Baru Perusahaan. CommIT , 3 (2), 66-69. Jelassi, T., & Enders, A. (2008). Strategies for E-Business: Creating Value through Electronic and Mobile Commerce, Second Edition. Prentice Hall. Pratomo, E. P. (2010). Berwisata ke Dunia Reksadana. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. PT Bank Rakyat Indonesia. (2010). Modul Pelatihan Kustodian. Jakarta: PT Bank Rakyat Indonesia. PT Bursa Efek Indonesia. (2010). Informasi: Pengantar Pasar Modal. Retrieved April 1, 2013, from Web site Bursa Efek Indonesia: http://www.idx.co.id/idid/beranda/informasi/bagiinvestor/pengantarpasarmodal.aspx

PT Kustodian Sentral Efek Indonesia. (2012). Support: Data. Retrieved April 1, 2013, from Web site PT KSEI: http://www.ksei.co.id/support/data_user_guide Rudy, W, A. P., O, A., & Octafanny. (2011). Model Bisnis dan Antarmuka Pelanggan E-Commerce pada PT SMG. Comtech , 2 (1), 89-98. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). Systems Analysis and Design in a Changing World. Course Technology. Shah, M. H., Braganza, A., & Morabito, V. (2007). A Survey of Critical Success Factors in E-Banking: An Organizational Perspective. European Journal of Information Systems , 16 (1), 511-524. Sirovich, J., & Darie, C. (2007). Professional Search Engine Optimization with PHP: A Developer's Guide to SEO. Indiana: Wiley Publishing, Inc. Sjahputra, I. (2012). Pengantar Hukum Pasar Modal. Jakarta: Harvarindo. Suroto, A., Natalia, M., Sastradihardja, R., & Johan, A. (2004). Analisis Strategi dan Informasi Strategis Bidang Pemasaran di PT SMA dengan Pendekatan Model CSF dan SWOT. Bee-Sisfo , 1 (1), 1-12. Turban, E., King, D., Lee, J., Liang, T.-P., & Turban, D. (2012). Electronic Commerce 2012: A Managerial and Social Networks Perspective. Pearson. Wajong, A. M., & Putri, C. R. (2010). Keamanan dalam Electronic Commerce. Comtech , 1 (2), 867-874.

Riwayat Waskito Purwono lahir di Jakarta, 1 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Binus dalam bidang ilmu Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2013. Penulis pernah menjadi asisten lab manajemen di Universitas Binus selama dua (2) tahun sejak 2010 sampai 2012. Penulis pernah aktif sebagai ketua himpunan mahasiswa ekonomi manajemen (HIMME) Universitas Binus pada tahun 2011.