Příloha č. 2: Činnost jednotlivých úseků a kanceláře vedoucího tajemníka ÚCK 1
Kancelář vedoucího tajemníka ÚCK
1.1 Sekretariát 1.1.1
Vůči synodu - zabezpečuje organizačně a administrativně zasedání synodu; - podílí se na přípravě obsahu tisků synodu a zabezpečuje jejich vydání a rozeslání; - spravuje materiály synodu a zabezpečuje jejich archivaci.
1.1.2
Vůči synodní radě - vede agendu synodního seniora a synodní rady; - sleduje termíny akcí synodní rady a průběh plnění úkolů uložených synodní radě; - zabezpečuje organizačně a administrativně zasedání synodní rady; - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na řádném a včasném plnění usnesení synodní rady ze strany ÚCK; - připravuje program, pořizuje a rozesílá zápisy ze zasedání synodní rady; - zajišťuje tuzemské pracovní cesty členů SR.
1.1.3
Vůči sborům církve - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na zveřejnění usnesení synodu a na aktualizaci platného znění Církevního zřízení a řádů ČCE, směrnic a statutů a jejich zpřístupnění na internetu; - spolupracuje s vedoucím tajemníkem na informování církevních sborů o úkolech z usnesení synodu, rozhodnutí synodní rady a předsednictva synodu; - zabezpečuje, aby církevní sbory včas dostávaly právní a správní informace nezbytné pro jejich řádnou činnost; - připravuje, odesílá a eviduje zásilky pro farní sbory; - vede agendu zahraničních a tuzemských zotavných a rekreačních pobytů pro zaměstnance ČCE.
1.1.4
Administrace chodu ÚCK - eviduje a rozděluje příchozí a odchozí poštu; - soustřeďuje zápisy z poradních odborů a komisí synodní rady a předává poradním odborům úkoly synodní rady; - udržuje schematismus církve a církevní statistiky a přehledy; - zajišťuje přípravu a tisk výroční zprávy; - zajišťuje aktualizaci informační tabule v průjezdu Husova domu; - zajišťuje pracovní porady a schůzky vedení ÚCK a porady všech zaměstnanců ÚCK a pořizuje z nich zápisy; - zajišťuje porady poradních odborů a komisí synodní rady v případě, že tak stanoví jejich statut
1.1.5
Propagace církve - zajišťuje propagační a dárkové předměty v souladu s potřebami synodní rady a jednotlivých oddělení; - vede evidenci využití propagačních a dárkových předmětů; - zajišťuje přípravu, tisk a distribuci kalendáře a příležitostných tiskovin (vizitky, pozvánky, apod.; - spolupracuje s propagační komisí synodní rady.
1
1.2 Spisovna: činnost spojená - s tvorbou spisového plánu: 1. sestavení spisového plánu SR a ÚCK 2. zavádění SP do praxe jednotlivých oddělení kanceláře - s průběhem spisové služby: 3. koordinace spisové služby včetně zpracovávání návrhů změn Spisového a skartačního řádu SR a ÚCK /SSŘ/ a změn v SP, který je součástí SSŘ - se správou spisovny: 4. spolupráce s jednotlivými odděleními při předávání jejich dokumentů do spisovny 5. vedení spisové evidence dokumentů uložených ve spisovně a příprava skartačního řízení 6. spolupráce s Ústředním archivem ČCE /ÚA/ při předávání dokumentů ze spisovny do ÚA v řádném skartačním řízení 7. vyhledávání a poskytování ve spisovně uložené spisové dokumentace - s vedením zvláštních evidencí dokumentů podle SSŘ: 8. vedení zvláštní evidence smluv a dohod 9. vedení přehledu zvláštních evidencí dokumentů jednotlivých oddělení
1.3 Právní oddělení -
zprostředkovává a organizačně zajišťuje právní porady a externí právní služby pro ÚCK; vypracovává návrhy smluv a jiných právních dokumentů pro povšechný sbor; kontroluje smlouvy uzavírané povšechným sborem ČCE z právního hlediska vede evidenci smluv povšechného sboru ČCE; spolupracuje na tvorbě vnitřních směrnic; zpracovává podklady pro jednání synodní rady z právní oblasti; účastní se zasedání SR a práce v poradním odboru právním.
1.4 Archiv ČCE - organizuje činnost spojenou se správou Ústředního archivu ČCE (dále jen ÚA ČCE) a s kontakty na jiné instituce, zejména archivy, v rámci veřejnosti nepřístupného a k 1. 10 2011 rozsahem „zakonzervovaného“ Ústředního církevního archivu; - metodicky řídí správu archivní knihovny jako organické součásti ÚA ČCE a redukuje její rozsah v rámci potřeb archivního oddělení; - spravuje trojrozměrné předměty vytříděné z bývalého depozitáře Muzea Husova domu a zajišťuje jejich evidenci a uložení v současném depozitáři ÚA ČCE, případně jejich delimitaci do jiných muzejních institucí; - v rámci personálních a časových možností odborně pořádá a inventarizuje uzavřené historické archivní fondy uložené v ÚA ČCE; - v rámci zrušení badatelny a neposkytování badatelských služeb (tj. zrušení vyhledávání a předkládání materiálu a případných rešerší pro badatele) vyřizuje vzhledem k omezeným personálním a časovým možnostem pouze dotazy pro potřeby ústředních orgánů církve a sborů ČCE; - dohlíží na fyzický stav archiválií uložených v ÚA ČCE a provádí jejich lokaci; - v rámci evidence NAD registruje přesuny archiválií na základě případných depozitních smluv a delimitací, vede knihu přírůstků a delimitací archivních materiálů a evidenci archivních fondů na kartách; - posuzuje a schvaluje skartační návrhy podané ze strany ÚCK a dalších církevně správních celků a organizací předávajících materiály ze svých spisoven do ÚA ČCE;
2
- předkládá návrhy potřebných opatření včetně finančních požadavků vztahujících se ke správě svěřeného archivu; - na vyzvání synodní rady podává zprávy o stavu ÚA ČCE; - zastupuje ČCE při odborných jednáních vztahujících se k archivní problematice; - udržuje kontakt se sítí státních archivů v ČR a podílí se na konferencích a vzdělávacích akcích, které pořádají; - pomáhá pracovníkům církve v orientaci v síti státních archivů při uplatňování restitučních nároků farních sborů a církevních institucí; - pečuje o řádné uložení sbírky starých tisků v rámci jejich „zakonzervovaného“ knižního fondu; - poskytuje in formace a metodické pokyny pro farní sbory při péči o sborový archivní materiál a jeho eventuální delimitaci na základě depozitních smluv do státní archivní sítě. 1.4.1 V oblasti týkající se registrace u Ministerstva kultury ČR - odpovídá za včasnou registraci, příp. evidenci, změn v Rejstříku církví a náboženských společností a v Rejstříku evidovaných právnických osob vedených Ministerstvem kultury ČR.
2
Úsek personální práce
2.1 Náměstek pro personální práci 2.1.1 Řídí úsek personální práce, tj. oddělení personální, mzdovou účtárnu, programového pracovníka a církevní střediska; koordinuje činnosti spojené s personálním fondem: - odpovídá za řádný chod daných oddělení a středisek - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení a středisek v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení a středisek - odpovídá za plnění rozpočtu jednotlivých oddělení, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení ÚCK - kontroluje a podpisem schvaluje výkazy docházky svých podřízených - určuje, resp. podpisem schvaluje čerpání dovolené svých podřízených a čerpání náhradního nebo neplaceného volna v rozsahu 1 den a více - je oprávněn vysílat své podřízené na dobu nezbytné potřeby na pracovní cesty a schvalovat jim cestovní příkazy - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do max. výše 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka - zabezpečuje agendu a práce pro správní radu Personálního fondu - v případě nepřítomnosti některého z vedoucích oddělení svého úseku za ně přebírá řízení tohoto oddělení 2.1.2 činnosti pro ÚCK: - spolupracuje na tvorbě potřebných směrnic a manuálů pro kontakt ÚCK se sbory - předkládá návrhy na zjednodušení administrativy i lepší využívání technik - zprostředkovává semináře a školení v oblasti personální práce spolupracuje se šéfredaktorem webu a je odpovědný za aktuálnost údajů zveřejněných na www.e-cirkev.cz
3
- vytváří koncepci personální práce v ÚCK, metodicky vede a koordinuje činnost v oblasti personální práce; 2.1.3 činnosti pro povšechný sbor: - je kontaktní osobou pro faráře a ostatní zaměstnance církve, pravidelně koná návštěvy v seniorátech, příp. ve sborech - zpracovává metodické pokyny pro seniorátní výbory a farní sbory z oblasti církevního zřízení i pracovního práva - spolupracuje na tvorbě středně a dlouhodobé personální koncepce pro církev (faráři, jáhni, pastorační pracovníci, kandidáti služby v církvi, bohoslovci) - sleduje změny v zákonech týkajících se pracovněprávní oblasti a personalistiky vytváří vnitřní směrnice v oblasti pracovněprávních vztahů; vytváří metodické pokyny pro seniorátní výbory a farní sbory v oblasti pracovněprávních vztahů;
2.2 Personální oddělení 2.3.1 V personální a mzdové oblasti - vede personální agendu všech zaměstnanců ČCE; - zajišťuje dokumentaci a podklady potřebné pro uzavření pracovního či obdobného poměru; - připravuje výběrová řízení; - navrhuje platové zařazení kazatelů dle platných právních a vnitřních předpisů; - předkládá návrhy pracovních smluv se zaměstnanci ČCE a sleduje jejich platnost; - předkládá návrhy platových výměrů zaměstnanců ČCE, kazatelů, vikářů, účastníků jáhenské praxe a pastoračních pracovníků; - předkládá návrhy dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti; - předkládá k podpisu osvědčení o způsobilosti k ordinované službě kazatele ČCE a sleduje jejich platnost; - vede agendu žadatelů o ordinaci ke službě ordinovaného presbytera a předkládá je synodnímu seniorovi k podpisu; - vede agendu žadatelů o diakonát a vyhotovuje pověřovací dekrety; 2.2.2 V oblasti týkající se voleb seniorátních výborů - předkládá synodní radě podklady ke kontrole potvrzení voleb seniorátních výborů; - sleduje volební období jednotlivých členů seniorátních výborů; - předkládá k podpisu potvrzovací dekrety synodnímu seniorovi a synodní kurátorce; - sleduje, zda byli členové seniorátního výboru ke své službě pověřeni. 2.2.3 V oblasti týkající se voleb kazatelů a pověřování kazatelů ke službě v jiných institucích - předkládá synodní radě podklady pro vydání pokynu k volbě kazatele a kontroluje jejich úplnost a správnost; - předkládá synodní radě podklady k potvrzení volby kazatele a kontroluje jejich úplnost a správnost, předkládá synodní radě k podpisu potvrzovací dekret; - předkládá synodní radě podklady pro pověření kazatelů ke službě v jiných institucích a kontroluje jejich úplnost a správnost; - sleduje platnost pověření kazatele ke službě v jiných institucích a vyžaduje pravidelné zprávy o činnosti kazatelů v jiných institucích. 2.2.4 V oblasti týkající se pověřování pastoračních pracovníků - předkládá synodní radě podklady k pověření a uzavření pracovního poměru s pastoračními pracovníky. 2.2.5 V oblasti týkající se vikariátu a jáhenské praxe - předkládá návrhy smluv s mentory; - předkládá synodní radě průběžné výsledky a hodnocení účastníků vikariátů a jáhenské praxe.
4
2.2.6 V oblasti týkající se registrace u Ministerstva kultury ČR odpovídá za včasnou registraci, příp. evidenci, změn v Rejstříku církví a náboženských společností a v Rejstříku evidovaných právnických osob vedených Ministerstvem kultury ČR.
2.3 Mzdová účtárna - zpracovává metodické pokyny a informace pro zaměstnance v mzdové oblasti; - provádí přihlašování a odhlašování zaměstnanců k sociálnímu pojištění a odesílá hlášení zdravotním pojišťovnám; - vystavuje potvrzení o výši příjmů zaměstnanců a zpracovává podklady k ročnímu zúčtování mezd; - provádí výpočet mezd a vyúčtování daní ze mzdy; - vede evidenci čerpání dovolené, zpracovává podklady pro poskytování stravenek; - vede agendu životního pojištění a penzijního připojištění zaměstnanců; zpracovává statistické výkazy (čtvrtletní, pololetní i roční) dle požadavku PSSZ a zdravotních pojišťoven.
3
Úsek výchovy a vzdělávání
3.1 Náměstek pro výchovu a vzdělávání 3.1.1 Řídí úsek pro výchovu a vzdělávání, tj. oddělení výchovy a vzdělávání, oddělení mládeže, celocírkevního kantora a ÚEA: - odpovídá za řádný chod daných oddělení - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení - odpovídá za plnění rozpočtu jednotlivých oddělení, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení ÚCK - kontroluje a podpisem schvaluje výkazy docházky svých podřízených - určuje, resp. podpisem schvaluje čerpání dovolené svých podřízených a čerpání náhradního nebo neplaceného volna v rozsahu 1 den a více - je oprávněn vysílat své podřízené na dobu nezbytné potřeby na pracovní cesty a schvalovat jim cestovní příkazy - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do max. výše 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka - v případě nepřítomnosti některého z vedoucích oddělení svého úseku za ně přebírá řízení tohoto oddělení 3.1.2 činnosti pro ÚCK: - spolupracuje na tvorbě potřebných směrnic a manuálů pro kontakt ÚCK se sbory - předkládá návrhy na zjednodušení administrativy i lepší využívání technik - spolupracuje s ekumenickým oddělením synodní rady ČCE - zprostředkovává semináře, školení a různá setkání se zahraničními partnery - spolupracuje se šéfredaktorem webu a je odpovědný za aktuálnost údajů zveřejněných na www.e-cirkev.cz
5
3.1.3 činnosti pro povšechný sbor: - je kontaktní osobou pro faráře a ostatní zaměstnance církve, pravidelně koná návštěvy v seniorátech, příp. ve sborech - zpracovává metodické pokyny pro seniorátní výbory a farní sbory z oblasti církevního zřízení i pracovního práva - spolupracuje na tvorbě středně a dlouhodobé personální koncepce pro církev (faráři, jáhni, pastorační pracovníci, kandidáti služby v církvi, bohoslovci) - organizuje vzdělávání kazatelů - spolupracuje s komisí pro celoživotní vzdělávání kazatelů - zprostředkovává praxe registrovaných zájemců a kandidátů služby v církvi sleduje změny v zákonech týkajících se pracovněprávní oblasti a personalistiky vytváří vnitřní směrnice v oblasti pracovněprávních vztahů; vytváří metodické pokyny pro seniorátní výbory a farní sbory v oblasti pracovněprávních vztahů;
3.2 Oddělení výchovy a vzdělávání v církvi - ve spolupráci s poradními odbory synodní rady pořádá zejména tyto akce podporující výchovu a vzdělávání v církvi: tábory pro děti, tábory pro děti s postižením, rodinné rekreace, rodinné rekreace pro děti s postižením, seminář učitelů nedělních škol, instruktáž dobrovolníků, evangelizační kurz, kurzy pro laiky, seminář pro ordinované presbytery, farářské kurzy; - ve spolupráci se synodní radou a příslušnými poradními odbory a komisemi vytváří koncepci a zajišťuje realizaci výchovy a vzdělávání v církvi, zaměřuje se především na oblast práce s dětmi a s postiženými dětmi, na vzdělávání kazatelů a laiků; - hospodaří s fondy oddělení výchovy a vzdělávání; - zajišťuje propagaci, rozpočet, vyúčtování a kontrolu výsledovek u pořádaných akcí; - zajišťuje jednotlivé pořádané akce programově, personálně a administrativně; - podává návrhy na uzavření dohod s pracovníky potřebnými k zajištění pořádaných akcí; - stará se o obsah sekce oddělení výchovy a vzdělávání na stránkách e-církev, publikuje informace na internetu; - spolupracuje s autory katechetické příručky a jiných pomůcek pro práci s dětmi - ve spolupráci s poradním odborem synodní rady pro práci s dětmi připravuje katechetický plán pro nedělní školy pro příslušný rok, pomůcky pro učitele nedělních škol a katechetickou příručku; - ve spolupráci s poradním odborem synodní rady pro práci s dětmi připravuje a zajišťuje další potřebné materiály a pomůcky pro práci s dětmi a konfirmandy (pracovní listy, divadelní hry, pásma pro děti a jiné) - vede databázi a adresář předplatitelů katechetických materiálů, distribuuje materiály předplatitelům a kontroluje platby; - vede databázi a adresář účastníků všech akcí, vede agendu účastníků pobytů, kontroluje platby; - shromažďuje a půjčuje literaturu související s výchovou a vzděláváním v církvi; - shromažďuje fotografie z akcí pořádaných oddělením; - technicky zajišťuje schůzky poradních odborů spolupracujících s oddělením.
3.3 Oddělení mládeže - ve spolupráci s celocírkevním odborem pro mládež pořádá zejména tyto akce podporující setkávání a vzdělávání mládeže: republikové setkání mládeže, kurzy a pobytové akce, vzdělávací semináře, porady mládeže a pracovníků s mládeží, setkání poradního odboru pro mládež (COM); - zajišťuje tyto akce po stránce obsahové, administrativní a technické včetně zpracování analytického vyúčtování;
6
- vytváří koncepci práce s mládeží ve spolupráci s celocírkevním odborem mládeže a synodní radou, metodicky vede a koordinuje činnost v oblasti výchovy a vzdělávání mládeže a vzdělávání pracovníků s mládeží; - sestavuje rozpočty na veškerou činnost oddělení mládeže, sleduje hospodaření na příslušných střediscích a hospodaření s fondy; - ve spolupráci s fundraiserem zkoumá možnosti financování akcí a projektů a připravuje žádosti o granty; - propaguje práci oddělení mládeže a jím pořádané akce; - zajišťuje technickou přípravu a realizaci pomůcek pro práci s mládeží (metodiky, příručky, další pomůcky) včetně zpracování analytického vyúčtování; - vyhledává vhodné pracovníky pro práci s mládeží a vzdělává je; - zajišťuje podmínky pro práci mezi mládeží; - udržuje přehled o setkáních mládeže v jednotlivých sborech a seniorátech; - informuje o akcích prospěšných pro práci s mládeží a její rozvoj; - podporuje a rozvíjí práci s mládeží v místech, kde to je žádoucí; - spolupracuje se zástupci mládeže, zejména seniorátními odbory mládeže, kazateli mládeže a školními kazateli; - spolupracuje s církevními institucemi, zabývajícími se prací s mládeží (např. se školami Evangelické akademie, ETF UK, se sdružením YMCA, Diakonií ČCE, představiteli mládeže jiných církví); - spolupracuje s necírkevními institucemi, zabývajícími se prací s mládeží (např. s MŠMT, MK ČR); - spolupracuje se o. s. SEM v ČR a farář mládeže je virilním členem výboru o. s. SEM v ČR; - rozvíjí kontakty s křesťanskou mládeží v zahraničí; - vede databázi oddělení mládeže;
3.4 Technická redakce časopisu pro mládež -
zajišťuje schůze redakční rady po technické stránce; komunikuje s autory; sestavuje podklady pro jednotlivá čísla; provádí sazbu časopisu a předtisková úprava; aktualizuje webové stránky; spravuje redakční systém časopisu; technicky zajišťuje a redakčně připravuje ostatní tiskoviny oddělení mládeže (diář, sborníky ze sjezdů mládeže atd.); zajišťuje tisk a distribuci časopisu; vede databázi předplatitelů časopisu; sleduje vyúčtování tisku a předplatného na základě podkladů ekonomického oddělení; spolupracuje s fundraiserkou na získávání finančních zdrojů pro vydávání časopisu; prodává časopis a ostatní literaturu pro mládež při akcích mládeže.
3.5 Ústředí Evangelické akademie (ředitel ÚEA) - je členem rad školských; právnických osob, sleduje činnost škol EA, napomáhá k jejich rozvoji a zvyšování úrovně - pravidelně navštěvuje jednotlivé školy EA a je v osobním kontaktu s řediteli (pedagogy) škol; - sleduje a podporuje rozvoj duchovního vzdělávání a výchovy; - pomáhá při řešení různých problémů škol EA; - zprostředkovává porady, semináře zaměřené tematicky, spolupracuje s ostatními církevními školami, se zařízeními pro praxe studentů, se zahraničními školami; - zajišťuje kontrolu administrativy a dokumentace škol EA, zprostředkovává odbornou pomoc; - spolupracuje při rozšiřování informací o studiu na školách EA;
7
-
zajišťuje hodnocení činnosti škol a úrovně pedagogické práce; synodní radě podává zprávu o hodnocení škol Českou školní inspekcí; vyžaduje a zpracovává informace (zprávy) o školách; vyžaduje rozpočty škol a spolupracuje při sestavování rozpočtu ÚEA; řídí personální agendu (výběrová řízení) a mzdovou agendu ředitelů škol včetně odměn, sleduje řídící práci ředitelů a napomáhá zvyšování její úrovně; předává významné informace z církve a o církvi do škol EA; organizuje setkání pedagogů škol EA se členy synodní rady sleduje podávání předepsaných zpráv ze škol EA; spolupracuje při vytváření koncepce škol EA; sleduje úroveň pedagogických sborů škol a podporuje odborný rozvoj pedagogů, navrhuje aktuální témata pro setkávání pedagogů; pomáhá při výběru a volbě spirituálů, sleduje a napomáhá jejich práci; připravuje program poradního sboru (PS) EA, svolává a řídí schůze, vede dokumentaci a archiv PS; předkládá synodní radě zprávy o školách EA pro synod; upřesňuje adresář škol EA pro schematismus v Evangelickém kalendáři; v souladu se zvláštní směrnicí předkládá návrhy dohod a smluv potřebných k zajištění akcí organizovaných Ústředím EA, případně tyto dohody sám uzavírá; oznamuje MŠMT ČR změny ve školách EA, které jsou předepsány zákonem; zprostředkovává jednání škol s příslušnými odbory MŠMT ČR (je-li o to požádán) a v případě potřeby se jich účastní; sleduje a připomínkuje legislativu v oblasti školství; na základě vzájemné dohody spolupracuje s ostatními zřizovateli církevních škol; upřesňuje adresář škol EA a přehled jejich studijních oborů pro Katalog církevních škol; zprostředkovává semináře, školení a různá setkání se zahraničními partnery.
3.6 Celocírkevní kantor -
4
ve spolupráci s poradním odborem pro církevní hudbu se věnuje hymnologické práci; pracuje s pěveckými sbory v ČCE; navštěvuje farní sbory a kazatelské stanice; pořádá kurzy varhanní hry a sborového zpěvu pro laiky; spolupracuje s Konzervatoří Evangelické akademie v Olomouci.
Úsek vnějších vztahů
4.1 Náměstek pro vnější vztahy 3.1.1. Řídí úsek pro vnější vztahy, tj. oddělení ekumenické a tiskové, řídí činnost fundraisera a šéfredaktora Českého bratra, zastupuje vedoucího tajemníka ÚCK - odpovídá za řádný chod daných oddělení - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení v úseku - podílí se na přípravě rozpočtu a vize fungování daných oddělení - kontroluje dodržování rozpočtu, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se zasedání SR - účastní se porad vedení a pracovníků ÚCK - kontroluje a podepisuje docházku a cestovní příkazy svých podřízených - schvaluje a podepisuje dovolenky, příp. celodenní náhradní volno svým podřízeným - kontroluje výdaje svého úseku, je oprávněn schvalovat výdaje do 50.000,- Kč - o mimořádných událostech ve svém úseku neprodleně informuje vedoucího tajemníka
8
4.1.2 Vede agendu ekumenických styků ČCE s církvemi v České republice i v zahraničí v koordinaci se SR, zejména: - v ČR: spolupráce v rámci ERC, společenství evang. církví v ČR – Leuenberský synod, bilaterální kontakty s jinými církvemi, ekumenická organizace pro dobrovolníky SERVITUS a Aktion Sühnezeichen; - v zahraničí: ekumenické organizace, církve, pomocná díla, české sbory v zahraničí - pěstuje tuzemské i zahraniční ekumenické kontakty - organizuje setkání s domácími i zahraničními ekumenickými pracovníky - semináře o různých tématech (EU, diakonie atp.) v ČR semináře v zahraničí (Berliner Bibelwoche atp.) - podílí se na přípravě mezicírkevních smluv a dohod - vypracovává dohody, komunikuje s partnery - dojednává program návštěv - zajišťuje a připravuje zahraniční studijní a pracovní pobyty, stáže, návštěvy, programy a ekumenická vzdělávání - připravuje projekty pro zahraniční sponzory ČCE a vede agendu všech darů ze zahraničí - zajišťuje E-Bulletin - podílí se na práci PO ekumenického SR, PO pro společenské a mezinárodní záležitosti, American Working Group a spolupracuje s dalšími PO (teologickým, pro mládež aj.) pěstuje ekumenickou tematiku v ČCE a v jednotlivých sborech ČCE
4.2. Šéfredaktor webových stránek: - stará se o celkovou koncepci a aktuální obsah stránek. Zveřejňuje zprávy a informace ze života církve. Věnuje se aktuálním a zajímavým tématům související se životem a prací církve. Tlumočí církevní a světské veřejnosti stanoviska, prohlášení a usnesení synodní rady, synodů a jiných církevních shromáždění vydává úřední zprávy synodní rady prostřednictvím webových stránek, ČTK, rozhlasového a televizního vysílání. S předstihem informuje sdělovací prostředky o očekávaných událostech v církvi. Zveřejňuje informace dodané dalšími subjekty. Odpovídá za relevantnost a správnost zveřejněných informací. Připravuje jazykové mutace webových stránek - zpracovává přímé dotazy přes systém FAQ. Odpovídá na dotazy (písemně, telefonicky, osobně) - připravuje grafický obsah stránek a odpovídá za jejich grafickou podobu - průběžně pracuje na propagaci webových stránek a jejich růstu. Využívá a spravuje stránky E-církev.cz v tzv. sociálních sítích (Facebook, Twitter) - je tajemníkem redakční rady webových stránek E-církev.cz - připravuje a řídí tiskové konference (připravuje materiály, tiskovou zprávu, píše a rozesílá pozvánky, řídí TK, píše a rozesílá výstupy)
4.3 Mediální oddělení zajišťuje koncepci a vydávání časopisu Český bratr podle schváleného harmonogramu; šéfredaktor navrhuje složení redakční rady a předkládá návrh synodní radě ke schválení; šéfredaktor zajišťuje pravidelné schůze redakční rady; sleduje denní a další tisk spolupracuje s ÚCK, poradními odbory, senioráty a sbory při zajišťování obsahové náplně jednotlivých čísel Českého bratra; - provádí jazykovou a technickou přípravu textů (editování) pro Českého bratra a Sbírku kázání; - provádí sazbu Sbírky kázání a Knižnice studijních textů ČCE; -
9
-
podílí se na přípravě podkladů pro zasedání synodní rady; vede adresáře a databáze předplatitelů Českého bratra a Sbírky kázání; sleduje platby za časopis Český bratr a Sbírku kázání; zajišťuje předplatné a tuzemskou a zahraniční distribuci tiskovin předplatitelům.
4.4. Ekumenické oddělení - pořádá akce podporující ekumenickou spolupráci (tematické či vzdělávací semináře a jiné); - spolupracuje na přípravách Setkání křesťanů (každé 3 roky), Kirchentagu (každé 2 roky), setkání pořádaných ERC; - spolupracuje s církvemi a organizacemi v ČR: v rámci ERC, v rámci členství v LSS (komitét), v rámci členství ve Společenství evangelických církví v Evropě (Leuenberský synod), spolupracuje s dalšími církvemi v ČR, s ekumenickou organizací pro dobrovolníky SERVITUS a Aktion Sühnezeichen, ETF a Diakonií ČCE; - spolupracuje s ekumenickými organizacemi, zahraničními církvemi, pomocnými díly a českými sbory v zahraničí; - spolupracuje s poradními odbory synodní rady (zejména s poradním odborem ekumenickým, poradním odborem pro společenské a mezinárodní záležitosti, poradním odborem pro aktuální společenskou situaci), s American Working Group (AWG); - podílí se na přípravě podkladů pro zasedání synodní rady a plní úkoly synodní radou přidělené; - vyřizuje zahraniční i tuzemskou korespondenci ÚCK, případně synodní rady a jejích členů, včetně překladů; - organizačně zajišťuje a připravuje podklady na zahraniční pracovní cesty synodního seniora, členů SR a dalších delegátů, organizačně zajišťuje účast zástupců ČCE na konferencích, seminářích, pracovních skupinách, stipendiích, stážích a jiných pobytech v rámci ekumenického vzdělávání; - organizačně zajišťuje oficiální i jiné návštěvy ze zahraničí a to včetně překladů a tlumočení a organizačně zajišťuje semináře v ČR a další akce se zahraniční účastí; - vypracovává návrhy mezicírkevních smluv a dohod; - vede agendu zahraničních darů: spolupracuje se zahraničními církvemi a pomocnými díly (např. v rámci tzv. Kulatého stolu), připravuje projekty pro zahraniční sponzory ČCE a vede agendu všech darů ze zahraničí, komunikuje se sbory, s Diakonií ČCE a dalšími subjekty, které jsou konečnými příjemci zahraničních darů, spolupracuje s ekonomickým oddělením při převádění zahraničních darů na potřeby ÚCK a povšechného sboru; - vydává Ekumenický bulletin - Evangelické zprávy z Česka: organizuje redakční radu ve spolupráci s Diakonií ČCE a s ETF UK, zajišťuje publikaci článků, zajišťuje překlady do angličtiny a němčiny, připravuje zveřejnění bulletinu na www stránkách, vede databázi odběratelů a podle ní zajišťuje distribuci časopisu; - pěstuje kontakty se sbory, navštěvuje je a zprostředkovává mezisborové partnerství a vede jeho databázi.
4.5. Fundraising - zaštiťuje všechny projekty ÚCK: komunikuje s jednotlivými odděleními a konzultuje
jejich potřeby pro finanční zajištění jejich aktivit, zajišťuje finance na aktivity jednotlivých oddělení (grantové žádosti, sponzoring), řídí jednotlivé projekty, spolupracuje s o. s. SEM v případě akcí pro mládež a spolupracuje s Diakonií ČCE; - vyhledává nové sponzory a dárce a informuje o průběhu využití jejich darů; - komunikuje s kazateli a se sbory ČCE, eviduje potřeby jednotlivých farních sborů (databáze) a poskytuje konzultace při přípravách projektů; - organizuje vzdělávání v oblasti fundraisingu: v případě zájmu se účastní pastorálních a presbyterních konferencí, připravuje celocírkevní kurzy fundraisingu. 10
5
Úsek ekonomicko-provozní
5.1. Náměstek ekonomicko provozní 5.1.1 Řídí ekonomicko-provozní úsek, tj. oddělení ekonomické, provozní Přímo řídí činnosti v Husově domě spadající do kompetence provozního oddělení: - pracovníky provozního oddělení (údržba, vrátnice, úklid) vede, kontroluje, hodnotí jejich činnost, vypracovává mzdové návrhy a podklady pro pravidelné i mimořádné výplaty jejich mezd a odměn 5.1.2 Odpovídá za správný chod daných oddělení - svolává porady úseku - koordinuje spolupráci oddělení v úseku - připravuje rozpočet a vizi fungování daných oddělení - odpovídá za plnění rozpočtů jednotlivých oddělení, předkládá čtvrtletní hodnocení chodu oddělení - podává pravidelně každý týden informace o chodu úseku vedoucímu tajemníkovi - navrhuje odměny svým podřízeným - účastní se porad managementu ÚCK - účastní se zasedání SR - účastní se jednání platové komise, EPO - účastní se jednání hospodářské komise - na základě jmenování synodní radou se účastní práce v radách škol EA - kontroluje a podepisuje docházku a cestovní příkazy svých podřízených - schvaluje a podepisuje dovolenky, příp. celodenní náhradní volno svým podřízeným - kontroluje výdaje svého úseku, - v případě nepřítomnosti vedoucích oddělení daného úseku přebírá vedení oddělení 5.1.3 Dále odpovídá za - vedení stavebních a investičních činností - správu mimopražských objektů, lesů, luk a ostatních pozemků ve vlastnictví popřípadě pronájmu ČCE - řešení nejasných majetkoprávních vztahů k nemovitému majetku a pozemkům mezi ČCE a farními sbory a dalšími účelovými zařízeními ČCE a jejich správný zápis na katastrálních úřadech. - řídí údržbu, opravy a investice vyjmenovaných nemovitostí - je pověřen jednáním s orgány státní správy a organizacemi v souladu se správou vyjmenovaných nemovitostí a pozemků - zajišťuje případná výběrová řízení - vyřizuje pojistné události budov a staveb ve vlastnictví ČCE - provádí kontrolu provedených prací (opravy, investice) u nemovitostí ve vlastnictví nebo pronájmu ČCE - provádí kontrolu stavu nemovitého majetku ve vlastnictví ČCE - ve svěřených nemovitostech zajišťuje sjednávání nájemních a dodavatelských smluv - poskytuje poradenství farním sborům ČCE a dalším účelovým zařízením ČCE v oblasti hospodaření s nemovitým majetkem (opravy, investice, výběrová řízení) - posuzuje stavební záměry a žádosti farních sborů o dar z prostředků JJ z hlediska účelnosti, výtvarného pojetí, hospodárnosti a kvality - u svěřených nemovitostí (účetně vedených jako střediska) zpracovává návrhy rozpočtů
11
- konzultuje a kontroluje stavební a investiční činnost s vedoucími rekreačních středisek ve správě ČCE - konzultuje správní a investiční činnosti v účelových zařízeních ČCE (muzeum JAK Kunvald, Kalich, nakladatelství a vydavatelství a podobně) - zpracovává vyúčtování dotací na opravy kulturních památek z MK ČR a ostatních dotací, včetně oprav a údržby církevního majetku - zpracovává podklady pro řešení restitučních nároků
5.2. Ekonomické oddělení 5.2.1.Předpisy plateb, faktury, úhrady - vede evidenci předpisů a plateb vyplývající z uzavřených nájemních smluv u objektů ve vlastnictví Povšechného sboru; - vede evidenci předpisů a plateb odvodů do PF včetně odvodů let minulých; zajišťuje srovnání předpisů a plateb odvodů do PF, vede přehled příspěvků a žádostí o podporu ze sbírky solidarity sborů; - vede evidenci předpisů a odvodů celocírkevních repartic, zpracovává příslušné přehledy a vyřizuje s tím související korespondenci se sbory a seniorátními výbory; - vede evidenci přijatých a vydaných faktur Povšechného sboru, vede evidenci plateb faktur vydaných a zajišťuje úhradu faktur přijatých; - provádí úhrady a přesuny finančních prostředků na účtech dle odsouhlasených dokladů a podává informace o zůstatcích na jednotlivých účtech; - vede účetní evidenci majetku a účetní archiv (ekonomická a mzdová agenda); - zpracovává návrh rozpočtu Povšechného sboru. 5.2.2. Sbírky a dary - vede evidenci předpisů a odvodů celocírkevních repartic, zpracovává příslušné přehledy a vyřizuje korespondenci se sbory a seniorátními výbory; - zpracovává přehledy sbírek vyhlášených synodem a mimořádných sbírek vyhlášených synodní radou; - zpracovává smlouvy k žádostem o poskytnutí půjčky z Automobilového fondu a z fondu Křesťanské služby; zajišťuje řádný oběh žádostí a smluv, odesílání schválených půjček; ve spolupráci se mzdovou účtárnou eviduje splácení půjček; - vede přehled o výtěžku sbírky darů Jeronýmovy jednoty dle jednotlivých farních sborů a jednotlivců, vede přehled o výtěžku sbírky na Jubilejní toleranční dar dle jednotlivých farních sborů a jednotlivců, vede evidenci žadatelů o příspěvky, nenávratné půjčky, půjčky z prostředků Jeronýmovy jednoty a podává o nich zprávu Ústřednímu představenstvu Jeronýmovy jednoty a synodní radě, vypracovává smlouvy o půjčkách z prostředků Jeronýmovy jednoty, zabezpečuje odeslání finančních prostředků příslušným farním sborům a sleduje splácení poskytnutých půjček; - vede evidenci přijatých darů a zabezpečuje dle jejich účelu jejich následnou distribuci; - zabezpečuje zpracování a podání přiznání k dani darovací. 5.2.3. Zpracování pokladních knih - zpracovává a vede pokladní knihy středisek a akcí; - zpracovává a vede knihy faktur povšechného sboru-vydaných, přijatých, a zálohových; - provádí kontrolu zůstatků pokladních knih; - vede korunovou a devizovou pokladnu, přijímá a vydává finanční prostředky; - vystavuje pro forma faktury tiskovin a provádí vyúčtování faktur za tiskoviny; - provádí roční zpracování statistik a hospodaření sborů ČCE; - provádí vyúčtování stravenek a telefonů; - provádí vyúčtování stipendií pro bohoslovce.
12
5.2.4. Zpracování bankovních knih - zpracovává a vede bankovní knihy účtů povšechného sboru; - kompletně zpracovává bankovní příkazy v účetním programu včetně exportu do bankovního systému a provádí kontrolu zůstatků bankovních účtů.
5.3. Provozní a stavební oddělení 5.3.1. Provozní činnost - zpracovává předpisy nájemného a záloh na služby poskytované uživatelům bytů a nebytových prostor ve vlastnictví povšechného sboru, zabezpečuje inkaso, roční vyúčtování jednotlivým nájemcům včetně případného vymáhání nedoplatků nájemného či služeb, vede přehled a pasportizaci bytů, domů a nájemců, případně uživatelů jednotlivých bytů a nebytových prostor, a jejich skutečné využití v souladu s uzavřenými nájemními smlouvami u objektů ve vlastnictví ČCE, spolupracuje s ekonomickým oddělením při likvidaci faktur, předává podklady pro předpis nájmů, služeb a zpracovává vyúčtování služeb jednotlivých nájemců; - řídí činnost nutnou pro zajištění provozních podmínek (zásobování, sklady, poštovní a telefonní styk, bezpečnost práce, autoprovoz) v rozsahu platných zákonů a vyhlášek; - zabezpečuje průběh odborných školení pracovníků v souladu s platnými zákony (bezpečnostní, požární, řidičské, provozní aj.); - spolupracuje s vedoucími oddělení a náměstky – projednává jejich požadavky na obnovu, opravy a údržbu zařízení kanceláří, provozní potřeby kancelářského materiálu; - vede evidenci skladu knih a tiskovin ÚCK; - zajišťuje a provádí dle potřeb a požadavků pomocné kancelářské práce (rozmnožování tisků, kopírování a manipulace s tisky, příjem a odesílání pošty); - organizuje a provádí pomoc při vlastní i smluvní dopravě a přepravě osob a materiálů; - organizuje a provádí drobné údržbářské práce v rozsahu běžné údržby v rozsahu vlastních schopností a odborného oprávnění; - zajišťuje dohled nad provozem telefonní sítě, telefonních přístrojů a telefonní ústředny včetně GSM brány v Husově domě a provádí kontrolu nákladů telefonických hovorů v rámci jednotlivých pobočkových linek; - spravuje církevní mobilní síť a spolupracuje na přípravě celocírkevní sítě pevných linek. 5.3.2. Stavební činnost - řeší nejasné majetkoprávní vztahy k nemovitému majetku mezi ČCE a farními sbory a dalšími účelovými zařízeními ČCE a jejich správný zápis na katastrálních úřadech; - zajišťuje podklady pro vypracování stavebních projektů, jejich posouzení, schválení a realizaci; - řídí údržbu, opravy a investice nemovitostí ČCE a zajišťuje výběrová řízení na stavební práce; - vyřizuje pojistné události budov a staveb ve vlastnictví ČCE; - kontroluje práce (opravy, investice) u nemovitostí ve vlastnictví nebo pronájmu ČCE; - provádí kontrolu stavu nemovitého majetku ve vlastnictví ČCE; - poskytuje poradenství farním sborům a účelovým zařízením ČCE v hospodaření s nemovitým majetkem (opravy, investice, výběrová řízení); - posuzuje stavební záměry a žádosti farních sborů o dar z prostředků Jeronýmovy jednoty z hlediska účelnosti, výtvarného pojetí, hospodárnosti, kvality; - vede registr nemovitostí Jeronýmovy jednoty; - zpracovává vyúčtování dotací na opravy kulturních památek z MK ČR a ostatních dotací; - zpracovává podklady pro řešení restitučních nároků.
13
14
