Převod na nový školní rok Funkce pro převod na nový školní je součástí systému SAS od jeho počátku. Umožňuje převést třídy a žáky ze školního roku, který končí, do dalšího školního roku. Před tím, než se provedl převod na nový školní rok, bylo třeba provést několik operací – např. na středních školách provést funkci Datum odchodu v modulu Závěrečné zkoušky a maturity nebo na málotřídních základních školách správně nastavit údaje o ukončení vzdělávání pro žáky posledního ročníku. Pokud se tyto funkce neprovedli, pak převod na nový školní rok doplnil údaje, které neodpovídali skutečnosti a bylo třeba provádět opravu. Další operace bylo nutno provádět přímo po převodu na nový školní rok: např. ukončit studium pro žáky, kteří již nebudou pokračovat ve studiu na vaší škole, převést přijaté uchazeče / zapsané žáky, nastavit předměty (především cizí jazyky), které žáci studují. Nová verze průvodce převodem na nový školní rok se snaží zahrnout tyto požadavky, umožňuje ovšem pracovat s převodem na nový školní rok stejně jako doposud. Je řešena formou průvodce a skládá se z následujících kroků: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
krok – Úvodní okno průvodce převodem na nový školní rok krok – Načtení nastavení převodu nový školní rok krok – Konfigurace převodu na nový školní rok krok – Nastavení převodu na nový školní rok pro třídy a žáky krok – Protokoly o nastavení převodu na nový školní rok krok – Potvrzení provedení převodu na nový školní krok krok – Vlastní převod na nový školní rok
Úvodní okno průvodce převodem na nový školní rok První krok průvodce na nový školní rok. V horní části okna obsahuje informaci i tom, ze kterého školního roku na který se převod provádí (např. Převod ze školního roku 2011/12 na školní rok 2012/13). V dialogovém okně je také doporučení provést zálohu dat před převodem na nový školní rok. Zálohu dat provedete kliknutím na odkaz Zálohovat data.
Načtení nastavení převodu nový školní rok Druhý krok průvodce nový školní rok se může a nemusí zobrazit. Vše závisí na tom, jestli byl převod na nový školní rok prováděn a v průběhu spuštění převodu byla využita funkce pro uložení provedených nastavení v průvodci převodem na nový školní rok. Tato možnost je novinkou v průvodci převodem na nový školní rok. Pokud tedy bylo nastavení provedené v průvodci na nový školní rok uloženo, pak se toto dialogové okno zobrazí a nabízí možnost načtení provedených nastavení. O tom, zda bude uložené nastavení načteno rozhoduje položka načíst nastavení převodu na nový školní rok. Tato položka je přednastavena na ano (je zaškrtnuta). Je-li položka načíst nastavení převodu na nový školní rok zaškrtnuta, pak po stisku tlačítka Další dojde k načtení uloženého nastavení. Nechcete-li nastavení převodu načíst, položku načíst nastavení převodu na nový školní rok nezaškrtávejte (možno využít v situaci, kdy si nejste jisti, zda jsou provedená nastavení v pořádku). Pokud se nastavení nenačte, data jsou ve stejném stavu jako při prvním spuštění funkce Převod na nový školní rok.
Konfigurace převodu na nový školní rok Třetí krok průvodce převodem na nový školní rok umožňuje nastavit jaké operace chcete při převodu na nový školní rok provést. V horní části dialogového okna se nachází vstupní řádek, ve kterém je možno vybrat Typ převodu na nový školní rok. Pod tímto vstupním řádkem se nachází zaškrtávací položky pro jednotlivá nastavení. Typ převodu na nový školní rok: • základní převod na nový školní rok – nastavení umožní provést převod na nový školní rok tak, jak tomu bylo doposud • úplný převod na nový školní rok – nastavení umožní v průběhu převodu na nový školní všechny operace, které nový průvodce nabízí • vlastní převod na nový školní rok – nastavení převodu na nový školní rok upravené uživatelem Konfigurace převodu na nový školní rok: převod žáků a tříd na nový školní rok Nastavení pro převod žáků a tříd na nový školní rok v dosavadní podobě. V rámci tohoto kroku probíhá nastavení, které třídy pokračují ve studiu a které studium končí. Nastavení probíhá po celých třídách, nelze nastavit ukončení vzdělávání pro jednotlivé žáky. Nastavení je implicitně vybráno a není možno jej změnit. opakování ročníku Nastavení, které umožňuje určovat, kteří žáci ze tříd, které pokračují ve studiu, budou opakovat ročník a přidělit těmto žákům třídu, ve které budou pokračovat ve studiu v novém školním roce. Opakování ročníku je možno provést kdykoliv po převodu na nový školní rok v modulu Evidence žáků pomocí funkce Přesun žáka. přesuny žáků mezi třídami, spojení tříd Nastavení, které umožňuje vybrat a přesunout žáky do tříd, ve kterých budou pokračovat ve studiu po převodu na nový školní rok. V této části průvodce lze také provést spojení či rozdělení tříd. Přesuny žáků mezi třídami lze provést kdykoliv po převodu na nový školní rok v modulu Evidence žáků pomocí funkce Přesun žáka. ukončení vzdělávání pro žáky jiných, než posledních ročníků studia Nastavení, které umožňuje ukončení vzdělávání pro žáky z jiných, než posledních ročníků např. pro žáky, kteří přestupují na jinou školu, nebo pro žáky základních škol, kteří po pátém ročníku odchází studovat na víceleté gymnázium převod přijatých uchazečů / zapsaných žáků Nastavení, které umožní provést převod přijatých uchazečů (zapsaných žáků) do Evidence žáků. Převod probíhá odděleně pro Evidenci žáků 1 a Evidenci žáků 2. Převod přijatých uchazečů (zapsaných žáků) lze provést kdykoliv později v modulu Evidence žáků pomocí funkce Převod přijatých uchazečů (Převod zapsaných žáků). naplnění číselníku předmětů po třídách, kopie volitelných předmětů z loňského školního roku Nastavení, které umožní upravit číselník předmětů na škole, naplnit číselník předmětů po třídách a provést kopii volitelných předmětů z loňského školního roku pro celou školu. Uvedené operace lze provést kdykoliv později v Hlavním modulu (funkce Číselník předmětů na škole) a v modulu Klasifikace žáků (funkce Číselník předmětů po třídách, Kopie volitel. předmětů z loň. šk. roku).
Nastavení převodu na nový školní rok pro třídy a žáky Čtvrtý a nejdůležitější krok průvodce na nový školní rok. V tomto dialogovém okně se provádí všechna důležitá nastavení pro převod na nový školní rok. V levé části dialogového okna se nachází seznam tříd. V seznamu jsou nejdříve třídy pro Evidenci žáků 1 a pak pro Evidenci žáků 2. V seznamu jsou třídy seřazeny podle ročníku a zkratky. Nejdříve se zobrazují třídy z aktuálního školního roku, pak následují třídy vložené jako nové třídy v novém školním roce. Jako poslední položka v seznamu se nachází Přidat novou třídu. Průvodce převodem na nový školní rok provede výpočet, ve kterém nabídne, které třídy budou pokračovat do dalšího ročníku a které budou končit vzdělávání a pokusí se navrhnout nové označení třídy a nové textové označení třídy v novém školním roce. Algoritmus funguje tak, že pro odchodu do archivu (ukončení vzdělávání) jsou označeny třídy, které mají nejvyšší ročník. Pokud byla provedena příprava na nový školní rok, pak se použije nastavení provedené při přípravě na nový školní rok. Způsob zobrazení tříd v seznamu: • 1.A 2.A – třída 1.A pokračuje do dalšího ročníku, zkratka třídy v novém školním roce 2:A • 4.A archiv – třída končí vzdělávání, odchází do archivu • 1.A (nová třída) – nově založená třída pro nový školní rok Po kliknutí na třídu v seznamu se v pravé části okna zobrazí pracovní plocha, ve které lze provádět různé operace. Vzhled pracovní plochy závisí na tom, jak je nastavena konfigurace převodu na nový školní rok. Třída pokračuje do dalšího ročníku Pokud třída pokračuje do dalšího ročníku, pak se zobrazí následující záložky, ve kterých je možno provádět odpovídající nastavení Záložka Třída Na záložce se nachází základní nastavení, zda třída pokračuje do dalšího ročníku nebo zda třída končí vzdělávání. Je-li vybráno pokračování do dalšího ročníku, pak je možno zadat Nové označení třídy a Nové textové označení třídy. Záložka Opakování ročníku Záložka Opakování ročníku slouží k výběru žáků, kteří budou opakovat ročník a k nastavení třídy, ve které budou pokračovat v novém školním roce. Obsahuje seznam žáků, ve kterém se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno žáka. U žáků, kteří neprospěli ve 2. pololetí se navíc zobrazuje celkový prospěch (zobrazen červeně). Ovládání: Žáky, kteří budou opakovat ročník, je třeba v seznamu zaškrtnout. Přidělení třídy, ve které budou žáci pokračovat po převodu na nový školní rok, se provádí kliknutím na odkaz Nastavit třídu pro žáky, kteří budou opakovat ročník v dialogovém okně Nastavení třídy. Po nastavení třídy se přidělená třída zobrazí za jménem žáka. Po převodu na nový školní rok budou mít tito žáci nastaven údaj Průběh vzdělávání na Opakovaní ročníku. Záložka Přesun žáků Záložka Přesun žáků slouží k výběru žáků, kteří budou pokračovat ve vzdělávání v jiné, než dosavadní třídě. Obsahuje seznam žáků, ve kterém se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno žáka. Ovládání: Žáky, kteří budou pokračovat ve vzdělávání v jiné třídě je třeba v seznamu zaškrtnout. Přidělení třídy, ve které budou žáci pokračovat po převodu na nový školní rok, se
provádí kliknutím na odkaz Nastavit třídu pro žáky, kteří se přesouvají mezi třídami v dialogovém okně Nastavení třídy. Po nastavení třídy se přidělená třída zobrazí za jménem žáka. Po převodu na nový školní rok budou mít tito žáci nastaven údaj Průběh vzdělávání na Řádné vzdělávání. Tím, že je možno v seznamu označit více žáků současně lze provádět hromadné přesuny žáků (např. při spojení nebo naopak při rozdělení tříd). Záložka Ukončení vzdělávání Záložka Ukončení vzdělávání umožňuje nastavit ukončení vzdělávání pro žáky, kteří jsou ve třídách, které pokračují do dalšího ročníku (např. žák přestupuje na jinou školu, nebo ze základní školy odchází na víceleté gymnázium). Obsahuje seznam žáků, ve kterém se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno žáka. Ovládání: Žáky, kteří končí vzdělávání je třeba v seznamu zaškrtnout. Poté se za jménem žáka objeví údaje, které se týkají ukončení vzdělávání. Jedná se o Datum odchodu, Průběh vzdělávání, Ukončení doch. (ZŠ) a Ukončení vzděl. (SŠ, VOŠ) (položky se zobrazují v závislosti na nastavené konfiguraci v modulu Evidence žáků). V seznamu žáků není dostatek místa pro zobrazení úplného obsahu uvedených položek, proto se zobrazuje pouze několik prvních znaků. Přesný obsah uvedených položek se zobrazuje pod seznamem žáků, a to vždy pro aktuálního žáka v seznamu. Pod uvedenými položkami se nachází odkaz Změnit údaje o ukončení vzdělávání pro žáka příjmení a jméno žáka. Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí dialogové okno Ukončení vzdělávání, ve kterém lze nastavit údaje pro ukončení vzdělávání. Nastavení údajů pro ukončení vzdělávání je třeba provádět pro každého žáka jednotlivě. Přednastavené údaje: • Datum odchodu - 31. 8. XXXX (např. 31. 8. 2012) • Průběh vzdělávání - Vzdělávání ukončeno • Ukončení doch. (ZŠ) - Přestup na jinou základní školu • Ukončení vzděl. (SŠ, VOŠ) - Přestup na jinou školu Upozornění: Přednastavené údaje je třeba zkontrolovat! Poznámka: Žák může být vybrán pouze v jednom seznamu, nemůže mít nastaveno např. opakování ročníku a přesun. Po zaškrtnutí žáka v jednom ze seznamů se tento žák v ostatních seznamech znepřístupněn.
Třída končí vzdělávání Pokud třída končí studium a odchází do archivu, pak se zobrazí následující záložky, ve kterých je možno provádět odpovídající nastavení Záložka Třída Na záložce se nachází základní nastavení, zda třída pokračuje do dalšího ročníku nebo zda třída končí vzdělávání. Je-li vybráno ukončení vzdělávání, pak se na záložce zobrazuje seznam žáků třídy. Ovládání: Žáci, kteří končí vzdělávání, jsou v seznamu zaškrtnuti (implicitně všichni). Pro každého žáka se zobrazuje příjmení a jméno a údaje o ukončení vzdělávání: Datum odchodu, Průběh vzdělávání, Ukončení doch. (ZŠ) a Ukončení vzděl. (SŠ, VOŠ) (položky se zobrazují v závislosti na nastavené konfiguraci v modulu Evidence žáků). V seznamu žáků není dostatek místa pro zobrazení úplného obsahu uvedených položek, proto se zobrazuje pouze několik prvních znaků. Přesný obsah uvedených položek se zobrazuje pod seznamem žáků, a
to vždy pro aktuálního žáka v seznamu. Pod uvedenými položkami se nachází odkaz Změnit údaje o ukončení vzdělávání pro žáka příjmení a jméno žáka. Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí dialogové okno Ukončení vzdělávání, ve kterém lze nastavit údaje pro ukončení vzdělávání. Nastavení údajů pro ukončení vzdělávání je třeba provádět pro každého žáka jednotlivě. Pokud žák bude ve vzdělávání pokračovat např. opakovat ročník, pak je nutno jeho zaškrtnutí zrušit. Přednastavené údaje: • Datum odchodu – pokud existuje klasifikační záznam v modulu Závěrečné zkoušky a maturity, pak se načte datum maturity (u závěrečných zkoušek datum ústní, praktické a písemné zkoušky a použije se poslední datum, u absolutoria datum zkoušky) a žák u maturity (závěrečné zkoušky, absolutoria) uspěl, pak se doplní datum zkoušky. V opačném případě se nastaví 30.6.XXX (např. 30.6.2012). • Průběh vzdělávání - Vzdělávání ukončeno • Ukončení doch. (ZŠ) –Pro žáky 9. ročníku se nastaví Ukončení vzdělávání na ZŠ – základní vzdělání, pro žáky 10. ročníku se nastaví Ukončení vzdělávání na ZŠ speciální – základy vzdělání jinak se nastaví Přestup na jinou základní školu • Ukončení vzděl. (SŠ, VOŠ) – Pokud žák úspěšně absolvoval maturitu (závěrečnou zkoušku, absolutorium) pak se přednastaví Úspěšné absolvování jinak Ukončení vzdělávacího programu bez předepsané zkoušky. Upozornění: Přednastavené údaje je třeba zkontrolovat! Poznámka: To že žák u maturity (závěrečné zkoušky, absolutoria) uspěl, znamená celkový prospěch prospěl s vyznamenáním nebo prospěl.
Záložka Opakování ročníku Záložka Opakování ročníku slouží k výběru žáků, kteří budou opakovat ročník a k nastavení třídy, ve které budou pokračovat v novém školním roce. Obsahuje seznam žáků, ve kterém se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno žáka. U žáků, kteří neprospěli ve 2. pololetí se navíc zobrazuje celkový prospěch (zobrazen červeně). Ovládání: Žáky, kteří budou opakovat ročník, je třeba v seznamu zaškrtnout. Přístupní jsou pouze ti žáci, kteří nemají na záložce Třídy nastaveno ukončení vzdělávání. Přidělení třídy, ve které budou žáci pokračovat po převodu na nový školní rok, se provádí kliknutím na odkaz Nastavit třídu pro žáky, kteří budou opakovat ročník v dialogovém okně Nastavení třídy. Po nastavení třídy se přidělená třída zobrazí za jménem žáka. Po převodu na nový školní rok budou mít tito žáci nastaven údaj Průběh vzdělávání na Opakovaní ročníku. Záložka Opravné závěrečné zkoušky / maturity Záložka Opravné závěrečné zkoušky / maturity slouží k výběru žáků, kteří budou konat opravnou závěrečnou zkoušku / maturitu. Obsahuje seznam žáků, ve kterém se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno žáka. Ovládání: Žáky, kteří budou konat opravnou závěrečnou zkoušku / maturitu, je třeba v seznamu zaškrtnout. Přidělení třídy, do které budou žáci po převodu na nový školní rok zařazení, se provádí kliknutím na odkaz Nastavit třídu pro žáky, kteří se přesouvají mezi třídami v dialogovém okně Nastavení třídy(nabízí se pouze třídy označené jako třídy pro opravné závěrečné zkoušky / maturity) Po nastavení třídy se přidělená třída zobrazí za jménem žáka. Při převodu na nový školní rok se karty žáků, kteří budou konat opravnou závěrečnou zkoušku / maturitu zkopírují do přidělené třídy.
Založení nové třídy Novou třídu lze vložit po stisku položky Přidat novou třídu v seznamu tříd v levé části okna. V pravé části okna se zobrazí údaje třídě – odpovídají jednotlivým položkám v číselníku třídy, chybí pouze Zápisník. Položky, které se zobrazí, závisí na nastavené konfiguraci v modulu Evidence žáků. Povinné údaje jsou Označení třídy, Ročník příp. Obor. Nová třída se přidá do seznamu po stisku tlačítka Přidat. Údaje o nově vložené třídě lze měnit. Po výběru nově vložené třídy v seznamu tříd se v pravé části okna zobrazí pracovní plocha se zadanými údaje, které je možno měnit. Každá změna se ihned uloží do záznamu o třídě. Chcete-li nově zadanou třídu zrušit, pak ji vyberte ze seznamu a stiskněte tlačítko Odebrat. Zrušit jdou pouze nové třídy, které byly přidány v průvodci převodem na nový školní rok, nejdou zrušit třídy, které byly přidány do číselníku tříd v novém školním roce v modulech Přijímací řízení a Rozvrh hodin (po provedení přípravy na nový školní rok).
Uložení nastavení převodu na nový školní rok Novou možností v průvodci převodem na nový školní rok je možnost uložení provedených nastavení. Pokud jste doposud přerušili převod na nový školní rok, pak se všechna provedená nastavení ztratila a bylo nutno je provést znovu. Provedená nastavení je možno uložit kliknutím na odkaz Uložit nastavení převodu na nový školní rok, které se nachází v levém dolním rohu čtvrtého kroku průvodce převodem na nový školní rok. Možnost uložit provedená nastavení se nabídnou i ve chvíli, kdy ve čtvrtém kroku průvodce na nový školní rok ukončíte průvodce (např. po stisku tlačítka Storno). Provedené nastavení v převodu na nový školní rok se ukládá pouze jednou, vždy je k dispozici pouze poslední stav. Pokud průvodce převodem na nový školní rok přerušíte a uložíte provedená nastavení, pak je možno je načíst v druhém kroku průvodce převodem na nový školní rok.
Protokoly o nastavení převodu na nový školní rok Další novinkou v průvodci převodem na nový školní rok je možnost zobrazit protokoly s informacemi o provedených nastaveních. Protokoly jsou přístupné po kliknutí na odkaz Zobrazit protokol s nastavením převodu na nový školní rok. Okno s protokoly obsahuje několik záložek s následujícími protokoly: •
• • • • •
Úplný – úplný protokol s provedenými nastavením převodu na nový školní rok, rozdělen po jednotlivých třídách, pro každou třídu obsahuje např. informace o nastavení způsobu převodu třídy (pokračuje do dalšího ročníku, končí vzdělávání), seznamy žáků, kteří budou opakovat ročník, přesouvají se do jiné třídy, ukončují vzdělávání, … Opakování ročníku – seznam žáků, kteří budou opakovat ročník, s informacemi o přidělené třídě Přesun žáků – seznam žáků, kteří budou pokračovat v jiné třídě než doposud s informacemi o přidělené třídě Ukončení vzdělávání – seznam žáků, kteří končí vzdělávání včetně údajů o ukončení vzdělávání Opravné závěrečné zkoušky / maturity – seznam žáků, kteří budou konat opravnou závěrečnou zkoušku / maturitu s informacemi o přidělené třídě Chyby – seznam chyb v nastavení převodu na nový školní rok, např. žák je označen, že bude opakovat ročník, ale nemá přidělenou třídu
Jednotlivé protokoly je možno uložit do souboru po kliknutí na odkaz Uložit do souboru.
Nastavení třídy Dialogové okno pro nastavení třídy pro žáky, kteří budou opakovat ročník nebo budou pokračovat v jiné třídě. Základem okna je seznam žáků, pro každého žáka se zobrazuje katalogové číslo, příjmení a jméno, původní třída a nově přidělená třída. Přidělení třídy se provádí následujícím způsobem: v seznamu žáků označte ty, kteří budou studovat v jedné třídě. Do vstupního řádku Třída vyberte třídu, ve které budou žáci studovat. Stiskem tlačítka Zadat přidělíte vybraným žákům třídu. Tlačítka v pravé části okna slouží k rychlejšímu označení žáků v seznamu. Mají následující význam: • • • • •
Vše – označí všechny žáky v seznamu Nic – zruší označení všech žáků v seznamu Obrátit – obrátí označení žáků v seznamu Vše za – označí všechny žáky za aktivním položkou v seznamu, včetně aktivní položky Vše před – označí všechny žáky před aktivním položkou v seznamu, včetně aktivní položky
Poznámka: Ve vstupním řádku Třída se nabízí vždy třídy, které budou na škole po převodu na nový školní rok.
Ukončení vzdělávání Dialogové okno pro nastavení údajů o ukončení vzdělávání žáka. V horní části okna se zobrazují informace o žákovi příjmení a jméno, katalogové číslo, současná třída. V dolní části okna je možno zadat údaje o ukončení vzdělávání: Datum odchodu, Průběh vzdělávání, Ukončení doch. (ZŠ) a Ukončení vzděl. (SŠ, VOŠ). Poznámka: Údaje o ukončení vzdělávání se zobrazují v závislosti na nastavené konfiguraci v modulu Evidence žáků.
Protokoly o nastavení převodu na nový školní rok Pátý krok převodu na nový školní rok. Obsahuje protokoly o nastaveních převodu na nový školní rok. Okno s protokoly obsahuje několik záložek s následujícími protokoly: •
• • • •
Úplný – úplný protokol s provedenými nastavením převodu na nový školní rok, rozdělen po jednotlivých třídách, pro každou třídu obsahuje např. informace o nastavení způsobu převodu třídy (pokračuje do dalšího ročníku, končí vzdělávání), seznamy žáků, kteří budou opakovat ročník, přesouvají se do jiné třídy, ukončují vzdělávání, … Opakování ročníku – seznam žáků, kteří budou opakovat ročník, s informacemi o přidělené třídě Přesun žáků – seznam žáků, kteří budou pokračovat v jiné třídě než doposud s informacemi o přidělené třídě Ukončení vzdělávání – seznam žáků, kteří končí vzdělávání včetně údajů o ukončení vzdělávání Opravné závěrečné zkoušky / maturity – seznam žáků, kteří budou konat opravnou závěrečnou zkoušku / maturitu s informacemi o přidělené třídě
Jednotlivé protokoly je možno uložit do souboru po kliknutí na odkaz Uložit do souboru. Po stisku tlačítka Další se nabídne možnost uložení všech protokolů do souboru. Pokud možnost využijete, zobrazí dialogové okno pro výběr složky, do které budou protokoly uloženy. Po zadání složky dojde k uložení protokolů. Ukládají se do textových souborů (koncovka txt), jména souborů začínají předponou nsr – např. nsr_uplny.txt.
Potvrzení provedení převodu na nový školní krok Šestý krok průvodce převodem na nový školní rok. Slouží pro potvrzení provedení převodu na nový školní rok. Po zaškrtnutí potvrzovací položky provést převod ze školního roku 2011/12 na školní rok 2012/13 (text bude vždy obsahovat informaci o školních rocích, se kterými se pracuje) a stisku tlačítka Další dojde k vlastnímu převodu na nový školní rok.
