PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA

PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL

PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN UNTUK REKONSTRUKSI DAN REHABILITASI PULAU NIAS (PPK-R2PN)

TIM KOORDINASI PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN JAKARTA 2007

DAFTAR ISTILAH

APBD BA BAPPD Bappenas BASPK BKU BPD BPKP DIPP DAU DJA DOUM DPRD FD FK HOK Kades KM-Kab KM-Nasional Korwil KPKN LP2K LPD LSM MCK OJT PAP PjAK PjOK RAB RKB RKG RKTL RPD SDM SE-DJA SKMP SP SP3K SPC SPM SPPB SPP-LS TA TK-PPK TPK TV UEP UPK

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Berita Acara Berita Acara Pembayaran / Penarikan Dana Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan Buku Kas Umum Badan Perwakilan Desa Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan Daftar Isian Proyek Pembangunan Daftar Alokasi Umum Direktorat Jenderal Anggaran Dari, Oleh, dan Untuk Masyarakat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Fasilitator Desa Fasilitator Kecamatan Hari Orang Kerja Kepala Desa Konsultan Manajemen Kabupaten Konsultan Manajemen (tingkat) Nasional Koordinator Wilayah Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan Laporan Penggunaan Dana Lembaga Swadaya Masyarakat Mandi Cuci Kakus On the Job Training (istilah untuk pelatihan dengan praktek di lapangan) (dana) Pembinaan dan Administrasi Proyek Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan Rencana Anggaran Biaya Realisasi Kegiatan dan Biaya Rencana Kerja Gabungan Rencana Kerja Tindak Lanjut Rencana Penggunaan Dana Sumber Daya Manusia Surat Edaran Direktorat Jenderal Anggaran Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan Simpan Pinjam Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan Surat Penetapan Camat Surat Perintah Membayar Surat Perjanjian Pemberian Bantuan Surat Permintaan Pembayaran - Langsung Tahun Anggaran Tim Koordinasi Program Pengembangan Kecamatan Tim Pengelola Kegiatan Tim Verifikasi Usaha Ekonomi Produktif Unit Pengelola Kegiatan

Petunjuk Teknis Operasional PPK

i

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii BAB I

KEBIJAKAN POKOK ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 1.1 LATAR BELAKANG ----------------------------------------------------------------------------------------------- 1 1.2 TUJUAN ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 1.3 PRINSIP ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.4 SASARAN--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.4.1 Sasaran Lokasi : ------------------------------------------------------------------------------ 2 1.4.2 Sasaran Pemanfaat : ------------------------------------------------------------------------- 2 1.5 PENDANAAN ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.5.1 Lokasi dan Alokasi Dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) ---------------------- 3 1.5.2 Sumber Dana--------------------------------------------------------------------------------- 3 1.5.3 Mekanisme Penyaluran Dana BLM -------------------------------------------------------- 3 1.5.4 Dana Operasional Kegiatan ----------------------------------------------------------------- 6 1.5.5 Dana Operasional UPK dan Pelaksana di Desa ----------------------------------------- 6 1.6 KETENTUAN DASAR --------------------------------------------------------------------------------------------- 6 1.6.1 Desa Berpartisipasi--------------------------------------------------------------------------- 6 1.6.2 Swadaya Masyarakat dan Desa ------------------------------------------------------------ 7 1.6.3 Sumber Dana Lain yang Tidak Mengikat -------------------------------------------------- 7 1.6.4 Jenis dan Prioritas Kegiatan ---------------------------------------------------------------- 7 1.6.5 Jenis Kegiatan yang Dilarang (Negative list) ---------------------------------------------- 7 1.6.6 Kriteria Sekolah;Balaidesa;dan Prasarana Pendukung Perdesaan -------------------- 8 1.6.7 Kriteria Perumahan --------------------------------------------------------------------------- 8 1.6.8 Kriteria Penerima Bantuan Perumahan ---------------------------------------------------- 9 1.6.9 Pengadaan Barang dan atau Bahan Bangunan ------------------------------------------ 9 1.6.10 Usulan kegiatan------------------------------------------------------------------------------- 9 1.6.11 Keberpihakan Kepada Perempuan ------------------------------------------------------- 10 1.6.12 Sanksi ---------------------------------------------------------------------------------------- 10 1.6.13 Peningkatan Kapasitas Masyarakat dan Pemerintahan Lokal ------------------------ 11 1.6.14 Konsultasi dan Pendampingan ----------------------------------------------------------- 11 1.6.15 Pengembangan Kapasitas UPK ---------------------------------------------------------- 12 1.6.16 Pengembangan Kelompok Perumahan-------------------------------------------------- 12 1.6.17 Pengembangan Kapasitas Kader Desa-------------------------------------------------- 12 1.6.18 Pemantauan, Pengawasan dan Pemeriksaan ------------------------------------------ 12

BAB II PERAN PELAKU-PELAKU------------------------------------------------------------------------------------- 13 2.1 PELAKU PPK-R2PN DI DESA ------------------------------------------------------------------------ 13 2.1.1 Kepala Desa (Kades) ---------------------------------------------------------------------- 13 2.1.2 Badan Permusyawaratan Desa (BPD) atau Sebutan Lainnya ---------------------- 13 2.1.3 Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Sekolah ------------------------------------------------- 13 2.1.4 Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Kantor/Balai Desa ------------------------------------- 14 2.1.5 Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Prasarana Pendukung Perdesaan------------------- 14 2.1.6 Kelompok Perumahan (KP) --------------------------------------------------------------- 14 2.1.7 Tim Penulis Usulan (TPU) ----------------------------------------------------------------- 14 2.1.8 Tim Survei dan Verifikasi Desa ----------------------------------------------------------- 15 2.1.9 Kader Desa---------------------------------------------------------------------------------- 15 2.1.10 Kader Teknik -------------------------------------------------------------------------------- 15 2.1.11 Kader Dusun/Kelompok-------------------------------------------------------------------- 15 2.2 PELAKU DI KECAMATAN-------------------------------------------------------------------------------- 16 2.2.1 Camat ---------------------------------------------------------------------------------------- 16 2.2.2 Penanggung jawab Operasional Kegiatan (PjOK)-------------------------------------- 16 2.2.3 Tim Administrasi Kecamatan -------------------------------------------------------------- 16 2.2.4 Unit Pengelola Kegiatan (UPK) ----------------------------------------------------------- 16 2.2.5 Badan Pengawas UPK--------------------------------------------------------------------- 17 2.2.6 Fasilitator Kecamatan (FK) --------------------------------------------------------------------- 17 2.2.7 Fasilitator Teknik (FT) --------------------------------------------------------------------------- 17

ii

2.2.8 Pendamping Teknik (PT) ------------------------------------------------------------------ 17 2.2.9 Pendamping Pembukuan (PP) ------------------------------------------------------------ 17 2.2.10 Tim Pengamat ------------------------------------------------------------------------------ 17 2.3 PELAKU DI KABUPATEN -------------------------------------------------------------------------------- 18 2.3.1 Bupati ---------------------------------------------------------------------------------------- 18 2.3.2 Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK PPK KAB) ---------------------------------------- 18 2.3.3 Penanggungjawab Operasional Kabupaten (PJO-KAB) ------------------------------- 18 2.3.4 Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ------------------------------------------------------- 18 2.3.5 Pejabat Penerbit SPM--------------------------------------------------------------------- 18 2.3.6 Bendahara Pengeluaran ------------------------------------------------------------------- 18 2.3.7 Konsultan Manajemen Kabupaten (KM KAB) ------------------------------------------- 19 2.3.8 Konsultan Manajemen Teknik (KMT) ---------------------------------------------------- 19 2.3.9 Asisten Konsultan Manajemen Teknik (Asisten KMT) --------------------------------- 19 2.4 PELAKU DI PULAU NIAS -------------------------------------------------------------------------------- 19 2.4.1 Koordinator Pulau Nias (KORPUN)------------------------------------------------------ 19 2.4.2 Civil Engineering ---------------------------------------------------------------------------- 20 2.4.3 Financial Management Support (FMS) -------------------------------------------------- 20 2.4.4 Logistic and Labour Stafft (LLS) ---------------------------------------------------------- 20 2.4.5 Manageman Imformation System (MIS) ------------------------------------------------- 21 2.4.6 Monitoring dan Evaluasi (MonEv) -------------------------------------------------------- 21 2.4.7 Disbursement Officer (Diso) --------------------------------------------------------------- 21 2.4.8 Architect (Arct) ------------------------------------------------------------------------------ 22 2.4.9 Training Specialist (Trn) ------------------------------------------------------------------- 22 2.5 PELAKU PPK LAINNYA --------------------------------------------------------------------------------- 22 2.5.1 Tim Koordinasi PPK Nasional ------------------------------------------------------------ 22 2.5.2 Gubernur------------------------------------------------------------------------------------- 23 2.5.3 Tim Koordinasi PPK Provinsi / TK PPK-PROV----------------------------------------- 23 2.5.4 Penanggung jawab Operasional Provinsi / PJO-PROV-------------------------------- 23 2.5.5 Tim Desk penanggulangan Bencana Alam, --------------------------------------------- 23 BAB III ALUR KEGIATAN PPK REKONSTRUKSI DAN REHABILITASI PULASU NIAS ----------------- 13 3.1 PERENCANAAN KEGIATAN ----------------------------------------------------------------------------- 26 3.1.1 Musyawarah Antar Desa I (MAD-1) ------------------------------------------------------ 26 3.1.2 Musyawarah Desa I (MD-I) ---------------------------------------------------------------- 27 3.1.3 Pelatihan Pelaku di Desa (tahap pertama) ---------------------------------------------- 28 3.1.4 Pertemuan Dusun -------------------------------------------------------------------------- 29 3.1.5 Kegiatan Survei dan Verifikasi ------------------------------------------------------------ 30 3.1.5.1 Kegiatan Survei : ------------------------------------------------------------------ 30 3.1.5.2 Kegiatan Verifikasi Perumahan (H) --------------------------------------------- 31 3.1.6 MUSYAWARAH DESA KHUSUS PEREMPUAN (MDKP)---------------------------------------- 32 3.1.6.1 Penetapan keluarga inti calon penerima bantuan perumahan --------------- 32 3.1.6.2 Sosialisasi beberapa tipe Desain Perumahan : -------------------------------- 32 3.1.6.3 Penetapan Usulan MDKP untuk Kegiatan (I) ---------------------------------- 32 3.1.7 Pelatihan Pelaku Di Desa (tahap kedua) ------------------------------------------------ 33 3.1.8 Musyawarah Desa II (MD-II)-------------------------------------------------------------- 33 3.1.9 Penulisan Usulan di Desa ----------------------------------------------------------------- 34 3.1.10 Musyawarah Antar Desa- II (MAD-II)----------------------------------------------------- 35 3.1.11 Pelatihan Pelaku di Kecamatan----------------------------------------------------------- 35 3.1.12 Surat Penetapan Camat (SPC) untuk Perumahan (H), Sekolah (S) dan Kantor atau Balai Desa (Go) -------------------------------------------------------------- 35 3.1.13 Pengesahan Dokumen SPPB untuk Perumahan (H), Sekolah (S) dan Kantor atau Balai Desa (Go) -------------------------------------------------------------- 36 3.1.14 Musyawarah Antar Desa - III (MAD-III) -------------------------------------------------- 36 3.1.15 Musyawarah Desa III (MD-III) ----------------------------------------------------------------- 37 3.1.16 Surat Penetapan Camat (SPC) Prasarana Pendukung Perdesaan (I) --------------- 37 3.1.17 Pengesahan Dokumen SPPB Prasarana Pendukung Perdesaan (I) ---------------- 37 3.2 PELAKSANAAN KEGIATAN ------------------------------------------------------------------------------------ 38 3.2.1 Persiapan ------------------------------------------------------------------------------------ 38 3.2.1.1 Rapat Koordinasi di Kecamatan ------------------------------------------------- 38 3.2.1.2 Rapat Persiapan Pelaksanaan di Desa ----------------------------------------- 39 3.2.2 Pelaksanaan -------------------------------------------------------------------------------- 39

iii

3.2.2.1 Pencairan Dana-------------------------------------------------------------------- 39 3.2.2.2 Pengadaan Tenaga Kerja -------------------------------------------------------- 40 3.2.2.3 Pengadaan Bahan/Material dan Alat -------------------------------------------- 40 3.2.2.4 Rapat Evaluasi TPK/KP----------------------------------------------------------- 40 3.2.3 Musyawarah Desa Pertanggungjawaban ----------------------------------------------- 40 3.2.4 Sertifikasi ------------------------------------------------------------------------------------ 41 3.2.5 Revisi Kegiatan ----------------------------------------------------------------------------- 42 3.2.6 Penggantian Pengurus TPK/KP ---------------------------------------------------------- 42 3.2.7 Dokumentasi Kegiatan --------------------------------------------------------------------- 42 3.2.8 Penyelesaian Kegiatan -------------------------------------------------------------------- 43 3.2.8.1 Pembuatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan ------------------ 43 3.2.8.2 Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya-------------------------------------- 43 3.2.8.3 Musyawarah Desa Serah Terima (MDST)-------------------------------------- 44 3.2.8.4 Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan ------- 44 3.2.8.5 Dokumen Penyelesaian ----------------------------------------------------------- 45 3.2.8.6 Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan ---------------------- 45 3.3 PELESTARIAN KEGIATAN ------------------------------------------------------------------------------- 45 3.3.1 Hasil Kegiatan------------------------------------------------------------------------------- 46 3.3.2 Proses Pelestarian ------------------------------------------------------------------------- 46 3.3.3 Komponen Pendukung Pelestarian ----------------------------------------------------------- 46 3.3.4 Sistem Pemeliharaan ---------------------------------------------------------------------------- 46 3.3.5 Pelatihan Pemeliharaan ------------------------------------------------------------------- 47

iv

BAB I KEBIJAKAN POKOK 1.1 LATAR BELAKANG Bencana alam berupa gempa bumi tektonik yang terjadi pada bulan 28 Maret 2005 di Pulau Nias telah mengakibatkan kerusakan luas, meliputi rumah tinggal, prasarana umum dan korban jiwa manusia serta luka-luka. Program Pengembangan Kecamatan (PPK) adalah program nasional Pemerintah Indonesia yang merupakan salah satu upaya pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat perdesaan, memperkuat kelembagaan setempat dan mendorong terciptanya kinerja pemerintah yang baik dalam rangka tujuan jangka panjang mengentaskan kemiskinan. Peran serta PPK dalam rekonstruksi dan rehabilitasi pasca bencana akan dilakukan sesuai dengan mekanisme PPK selama ini. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan di kabupaten Nias dan Nias Selatan terkait dengan hal-hal yang bersifat rekonstruksi dan rehabilitasi yaitu pembangunan fasilitas sosial, umum, perumahan dan prasarana pendukungnya yang merupakan permasalahan paling mendesak. PPK tetap memfokuskan pendekatan pelaksanaan pada prinsip-prinsip kegiatannya selama ini yaitu pembangunan partisipatif, akuntabilitas dan transparansi. Strategi PPK untuk pemulihan pasca bencana akan dilakukan dengan mendorong dan memberikan bantuan (berupa Dana Bantuan Langsung Masyarakat / BLM dan Tenaga konsultan pendamping) bagi pembangunan fasilitas sosial, fasilitas umum, perumahan dan prasarana pendukungnya. Pelaksanaan kegiatan berbasis masyarakat diutamakan. Kegiatan secara swakelola dan padat karya (cash for work) menjadi prioritas dengan tujuan kohesi sosial (gotong royong) bisa tetap terjaga sekaligus masyarakat memperoleh pendapatan. Implikasi lanjut dari dana program yang diterima anggota masyarakat sebagai upah kerja atau transaksi bahan-material dan lain-lain, diharapkan sekaligus memicu produksi dan konsumsi bagi pemulihan ekonomi masyarakat. Bantuan dan kegiatan PPK di Pulau Nias pasca bencana dikembangkan dengan pola khusus yang disebut “ PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias”.dan selanjutnya disingkat : PPK-R2PN. 1.2 TUJUAN Tujuan Umum adalah mempercepat penanggulangan kemiskinan berdasarkan pengembangan kemandirian masyarakat melalui peningkatan kapasitas

PTO PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias

Halaman

1 dari 46

masyarakat dan pemerintahan lokal, serta penyediaan prasarana sarana sosial dasar dan ekonomi. Tujuan khusus, meliputi: 1) Memulihkan dan memperkuat organisasi/kelembagaan masyarakat agar dapat segera memulai kembali kegiatan individual dan sosial melalui pengambilan keputusan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pelestarian pembangunan secara partisipatif. 2) Memulihkan kembali kepercayaan dan peran serta masyarakat terutama kelompok miskin dan perempuan dalam pembangunan. 3) Mendanai kegiatan pembangunan fasilitas sosial, fasilitas umum, perumahan dan prasarana pendukungnya. 4) Memberikan pendapatan bagi rumah tangga melalui pembayaran upah dari pelaksanaan kegiatan pembangunan. 1.3 PRINSIP Prinsip PPK-R2PN adalah suatu nilai-nilai dasar yang selalu menjadi landasan atau acuan dalam setiap pengambilan keputusan maupun tindakan yang diambil dalam pelaksanaan kegiatan, meliputi: 1) Partisipasi, artinya dalam setiap tahapan kegiatan selalu melibatkan masyarakat sebagai penerima manfaat. 2) Transparansi dan akuntabilitas artinya dalam setiap langkah dan kegiatan harus disampaikan secara terbuka kepada masyarakat dan dapat dipertanggungjawabkan. 3) Sederhana, artinya pelaksanaan kegiatan diupayakan sesederhana mungkin dan bisa dikerjakan masyarakat dengan tetap mengacu pada tujuan prinsip dan mekanisme yang berlaku. 1.4 SASARAN 1.4.1 SASARAN LOKASI : 1) Desa dan/atau Kecamatan lokasi PPK. 2) Kecamatan-kecamatan yang tidak termasuk dalam kategori “kecamatan bermasalah”. 3) Kecamatan-kecamatan yang telah dikoordinasikan antara Tim Koordinasi PPK Nasional dengan Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi (BRR) NAD dan Nias. 1.4.2 SASARAN PEMANFAAT : 1) Rumah tangga miskin (keluarga inti). 2) Pemerintahan desa dan masyarakat umum.


Halaman

2 dari 46

3) Guru, orangtua/wali murid dan murid. 1.5 PENDANAAN 1.5.1 LOKASI DAN ALOKASI DANA BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) Alokasi BLM ditetapkan berdasarkan tingkat kerusakan perumahan, gedung sekolah, kantor/balai desa dan prasarana/sarana pendukung di lokasi sasaran sesuai dengan kebutuhan yang berasal dari hasil survei lapangan. Besaran alokasi dana: 1) Pembangunan Perumahan Tipe 36, biaya maksimum = Rp 54.000.000,-/unit 2) Pembangunan gedung Sekolah, biaya maksimum = Rp 650.000.000,-/unit 3) Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan, biaya maksimum = Rp 180.000.000,-/paket 4) Pembangunan Balai atau Kantor Desa, biaya maksimum = Rp 250.000.000,-/unit 5) Pembangunan prasarana pendukung perdesaan, biaya maksimum = Rp 4.000.000.000,-/kecamatan Penetapan alokasi dan lokasi BLM dilakukan oleh Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi (BRR) untuk NAD dan Nias atas usulan Departemen Dalam Negeri Republik Indonesia. 1.5.2 SUMBER DANA 1) Swadaya masyarakat. 2) APBN yang bersumber dari Pinjaman dan Hibah Luar Negeri serta Rupiah murni. 3) Partisipasi Pemerintah Daerah, Dunia Usaha atau pihak lain yang tidak mengikat. 1.5.3 MEKANISME PENYALURAN DANA BLM Mekanisme penyaluran dana BLM merupakan pencairan dari KPPN dan atau Kas Daerah ke rekening kolektif Bantuan PPK (BPPK) Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK. Mekanisme penyaluran sebagai berikut: 1) Dasar penyaluran dana dari KPPN kepada kecamatan penerima dana bantuan adalah Surat Penetapan Camat (SPC) dan Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB). SPC untuk dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias terdiri dari dokumen-dokumen: SPC


Halaman

3 dari 46

Pembangunan Perumahan, SPC Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, SPC Pembangunan Kantor Desa, serta SPC Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. 2) Berdasarkan SPC disusun SPPB yang memuat perjanjian pemberian hibah dari pemerintah kepada masyarakat kecamatan. SPPB ditandatangani oleh Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) dengan Ketua UPK dan diketahui oleh KP atau TPK masing-masing Kegiatan. 3) Penyaluran dana yang berasal dari Pemerintah Pusat mengikuti ketentuan yang diatur dalam Surat Edaran Direktur Perbendaharaan dan Belanja, Departemen Keuangan. 4) Dalam rangka mempermudah pengendalian dan pengawasan penggunaan dana oleh warga masyarakat, secara khusus UPK dibuat rekening dua macam, yaitu: a. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK untuk menampung dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias. Rekening dibagi menjadi tiga yaitu : i) Rekening untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, ii) Rekening untuk Pembangunan Kantor Desa, iii) Rekening untuk Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan . Penarikan atas masing-masing rekening ditandatangani oleh Ketua UPK, bendahara UPK di masing-masing kegiatan, Fasilitator Kecamatan/Teknik (FK/FT), dan wakil TPK dari masing-masing Kegiatan. b. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK bersama Kelompok Perumahan (KP) untuk menampung dana BLM yang digunakan untuk Pembangunan Perumahan. Setiap KP penerima bantuan diwajibkan memiliki satu rekening khusus.Penarikan terhadap rekening ini ditandatangani oleh Ketua UPK,Bendahara UPK Perumahan,FK/FT dan Ketua KP. 5) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK untuk Pembangunan Perumahan;Balai desa dan Prasarana Pendukung Perdesaan dibagi menjadi 3 (tiga) tahap penyaluran yaitu 40%, 40% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan ketiga harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya.


Halaman

4 dari 46

6) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK khusus untuk Sekolah dan Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (dengan jumlah BLM lebih dari 4 milliar/Kecamatan) dibagi menjadi 5 (lima) tahap penyaluran yaitu : 20%, 20%, 20%, 20% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan seterusnya harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya. 7) Mekanisme Penyaluran Dana dari UPK, adalah proses pencairan dari rekening kolektif BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK kepada Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Kelompok Perumahan (KP). Mekanisme penyaluran sebagai berikut: a. Dana BLM Pembangunan Perumahan i) ii)

UPK membuat SPPB untuk KP, ditandatangi oleh Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat. Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Perumahan, masing-masing bendahara KP diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua KP, kemudian diperiksa dan diparaf bersama oleh PT dan PP serta disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen desain dan RAB.

iii) Untuk penyaluran berikutnya, KP harus melengkapi RPD dengan laporan penggunaan dana (LPD) sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah. iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening. b. Dana BLM Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. i)

UPK membuat SPPB untuk TPK, ditandatangi oleh masingmasing Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.

ii)

Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. masing-masing bendahara TPK diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua TPK kemudian disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen desain dan RAB. iii) Untuk pencairan berikutnya, TPK harus melengkapi RPD dengan LPD sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah.


Halaman

5 dari 46

iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening. 1.5.4 DANA OPERASIONAL KEGIATAN Pelaksanaan tahapan kegiatan PPK dibiayai dengan dana operasional kegiatan (DOK) yang dialokasikan kepada masing-masing kecamatan lokasi program. Jumlah alokasi dan mekanisme penggunaan DOK diatur melalui surat tersendiri. 1.5.5 DANA OPERASIONAL UPK DAN PELAKSANA DI DESA Pembiayaan kebutuhan operasional kegiatan KP, TPK dan UPK pada prinsipnya bertumpu pada swadaya masyarakat. Namun demikian, dalam rangka menumbuhkan keswadayaan masyarakat diberikan bantuan stimulan dana dari PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias. Jumlah dan tata cara penyaluran dana operasional UPK dan Pelaksana di Desa akan diatur tersendiri. Ancar-ancar perincian dana operasional sebagai berikut: 1) UPK maksimum sebesar 2,5 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 2) TPK untuk Sekolah, maksimum 1 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 3) Kantor atau Balai desa maksimum sebesar 2,5 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 4) TPK untuk prasarana pendukung perdesaan maksimum sebesar 3 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 5) KP maksimum sebesar 0,5 % dari alokasi dana BLM Kelompok Perumahan 1.6 KETENTUAN DASAR Ketentuan dasar PPK-R2PN tetap memakai ketentuan dasar PPK yang merupakan ketentuan-ketentuan pokok yang digunakan sebagai acuan bagi masyarakat dan pelaku lainnya dalam melaksanakan kegiatan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pelestarian dan pengawasan. Ketentuan dasar PPK dimaksudkan untuk mencapai tujuan PPK secara lebih terarah, meliputi : 1.6.1 DESA BERPARTISIPASI Desa Berpartisipasi Aktif adalah desa-desa dalam Kecamatan yang ditetapkan oleh BRR NAD dan Nias untuk mendapatkan bantuan dana dan berkewajiban aktif dalam menyelenggarakan pertemuan-pertemuan musyawarah secara swadaya dan menyediakan kader-kader desa yang bertugas secara sukarela serta sanggup mematuhi dan melaksanakan ketentuan PPK-R2PN.


Halaman

6 dari 46

Desa Berpartisipasi Pasif adalah desa-desa lain di Kecamatan yang sama namun tidak mendapatkan bantuan dana Rekonstruksi dan Rehablitasi Pulau Nias dan hanya mengikuti kegiatan Sosialisasi pada Musyawarah Antar Desa I. 1.6.2 SWADAYA MASYARAKAT DAN DESA Swadaya adalah kemauan dan kemampuan masyarakat yang disumbangkan sebagai bagian dari rasa ikut memiliki terhadap PPK-R2PN. Swadaya masyarakat dan desa merupakan wujud partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan. Orientasi setiap pelaksanaan kegiatan didasarkan atas keswadayaan masyarakat atau desa. Swadaya bisa diwujudkan dengan menyumbangkan tenaga, dana, maupun material pada saat perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan kegiatan. 1.6.3 SUMBER DANA LAIN YANG TIDAK MENGIKAT Terbuka terhadap partisipasi pemerintah daerah, dunia usaha dan pihak lain yang tidak mengikat. 1.6.4 JENIS DAN PRIORITAS KEGIATAN Jenis kegiatan yang dibiayai melalui BLM PPK–R2PN sebagai berikut : 1) Pembangunan Perumahan, 2) Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan, 3) Pembangunan Kantor atau Balai desa, 4) Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. Prioritas Kegiatan yang dibiayai BLM: 1) 2) 3) 4) 5)

Lebih bermanfaat bagi masyarakat miskin. Mendesak untuk dilaksanakan. Sederhana dan bisa dikerjakan oleh masyarakat. Didukung oleh sumber daya yang ada di masyarakat. Memiliki potensi berkembang dan berkelanjutan.

1.6.5 JENIS KEGIATAN YANG DILARANG (NEGATIVE LIST) Jenis kegiatan yang tidak boleh dibiayai PPK-R2PN, sebagai berikut: 1) Pembiayaan apa saja yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata, Pembiayaan kegiatan politik praktis/partai politik. 2) Pembangunan/rehabilitasi tempat ibadah.


Halaman

7 dari 46

3) Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang merusak lingkungan (pestisida, herbisida, obat-obat terlarang dan sejenisnya). 4) Pembelian kapal perlengkapannya.

ikan

yang

berbobot

diatas

10

ton

dan

5) Pembiayaan gaji pegawai negeri. 6) Pembiayaan kegiatan yang memperkerjakan anak-anak di bawah usia kerja. 7) Kegiatan yang berkaitan dengan produksi, penyimpanan dan penjualan barang-barang yang mengandung tembakau. 8) Kegiatan yang berkaitan dengan aktivitas perlindungan alam pada lokasi yang telah ditetapkan sebagai cagar alam, kecuali ada ijin tertulis dari instansi terkait yang mengelola lokasi tersebut. 9) Kegiatan pengolahan tambang atau pengambilan/ terumbu karang. 10) Kegiatan yang berhubungan pengelolaan sumber daya air dari sungai yang mengalir dari atau menuju negara lain. 11) Kegiatan yang berkaitan dengan pemindahan jalur sungai. 12) Kegiatan yang berkaitan dengan reklamasi daratan yang luasnya lebih dari 50 Ha. 13) Pembangunan jaringan irigasi baru yang luasnya lebih dari 50 Ha. 14) Kegiatan pembangunan bendungan atau penampungan air dengan kapasitas besar, lebih dari 10.000 M kubik. 1.6.6 KRITERIA SEKOLAH;BALAIDESA;DAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN Kriteria umum yang diutamakan untuk dibiayai melalui PPK-R2PN adalah sebagai berikut; 1) lebih bermanfaat bagi masyarakat miskin, 2) mendesak untuk dilaksanakan, 3) bisa dikerjakan oleh masyarakat, 4) didukung oleh sumber daya yang ada di masyarakat, 5) memiliki potensi berkembang dan berkelanjutan. 1.6.7 KRITERIA PERUMAHAN Perumahan yang diutamakan untuk dibangun dengan dana BLM PPKR2PN adalah sebagai berikut : 1) Rumah hancur total dan rata tanah. 2) Rumah tidak layak huni: a. Struktur bangunan rusak berat, b. Penghuni rumah merasa tidak aman, c. Bangunan lama tidak bisa digunakan lagi, 3) Negative list perumahan: a. Tanah bermasalah,


Halaman

8 dari 46

b. Lahan konservasi, c. Bukan rumah milik penduduk setempat. 1.6.8 KRITERIA PENERIMA BANTUAN PERUMAHAN Kriteria penerima bantuan perumahan adalah sebagai berikut: 1) Satuan unitnya adalah keluarga inti/batih (penghuni rumah). Unit satuan penerima bantuan dana perumahan adalah keluarga. Dengan demikian, meskipun ada beberapa orang atau keluarga tetapi selama mereka masih dalam satu rumah keluarga tertentu maka hanya mendapat bantuan satu buah rumah. Sebaliknya, meskipun hanya satu orang sudah dewasa atau akil-balik yang hidup tanpa sanak famili maka tetap mendapat bantuan satu unit rumah dengan catatan tetap memenuhi syarat-syarat tingkat kerusakan yang dinilai tim survei dan verifikasi desa. 2) Pemilik rumah yang sah semenjak sebelum peristiwa bencana alam tanggal 28 Maret 2005 telah menetap di desa lokasi. Apabila pemilik rumah telah meninggalkan desanya dikarenakan bencana alam maka yang bersangkutan harus sudah berada di Pulau Nias paling lambat Maret 2006. Pembuktian keberadaan calon penerima bantuan dilakukan dengan kesaksian dan pernyataan oleh warga dan pemerintah desa setempat. 3) Belum mampu membangun rumah atau belum menerima bantuan pihak lain sehingga ketika dilaksanakan survei dan verifikasi desa. 4) Bersedia masuk kelompok perumahan. 5) Bersedia mematuhi aturan. 6) Bersedia menetap kembali di lokasi rumah yang dibangun. 7) Bertanggung jawab. 8) Bersedia memelihara. 9) Bersedia tidak mengalihkan hak atas rumah minimal selama 5 tahun. 1.6.9 PENGADAAN BARANG DAN ATAU BAHAN BANGUNAN Proses pengadaan bahan dan peralatan dalam pelaksanaan kegiatan akan diatur tersendiri namun tetap harus dilakukan secara transparan, diketahui dan disetujui oleh masyarakat. Pengadaan bahan dan alat pada dasarnya dilakukan di setiap desa, namun jika dinilai lebih efektif dan efisien bisa juga dilakukan bersama-sama oleh desa-desa dalam satu kecamatan, dengan tetap dilakukan secara transparan dan akuntabel. 1.6.10 USULAN KEGIATAN Usulan pemanfaatan dana PPK-R2PN disusun dengan ketentuan dasar sebagai berikut:


Halaman

9 dari 46

1) Usulan Perumahan diputuskan oleh Musyawarah Desa Khusus Perempuan (MDKP) dan ditetapkan oleh masyarakat dalam Musyawarah Desa. Usulan desa tentang Perumahan tidak diperbolehkan melebihi kuota rumah yang sudah ditetapkan oleh Pemerintah (BRR NAD dan Nias). Apabila jumlah usulan rumah melebihi, maka masyarakat desa dapat membiayai secara swadaya, mengajukan kepada pemerintah daerah atau dunia usaha dan pihak lain yang tidak mengikat. 2) Usulan kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan diputuskan dalam Musyawarah Desa. Usulan desa diuji kelayakannya oleh tim survei dan verifikasi desa. Prasarana Pendukung Perdesaan yang dibiayai dana BLM PPK-R2PN ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD). 3) Usulan Kegiatan sekolah dan penyediaan fasilitas peningkatan kualitas pendidikan sesuai dengan rencana induk dari instansi pendidikan di kabupaten. 1.6.11 KEBERPIHAKAN KEPADA PEREMPUAN Sebagai salah satu wujud keberpihakan kepada perempuan, PPK-R2PN mengharuskan adanya keterlibatan perempuan dalam pengambilan keputusan pada semua tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Kepentingan perempuan harus terwakili secara memadai dalam setiap proses pengambilan keputusan, termasuk dalam perencanaan melalui pertemuan kelompok perempuan dan keikutsertaan wakil-wakil perempuan dalam berbagai forum pengambilan keputusan. 1.6.12 SANKSI Sanksi adalah bentuk pelaksanan peraturan terhadap pelanggaran kesepakatan yang telah dibuat dalam PPK-R2PN. Sanksi bertujuan untuk menumbuhkan rasa tanggung jawab berbagai pihak terkait dalam pengelolaan kegiatan. Sanksi dapat berupa : 1) Sanksi masyarakat, yaitu sanksi yang ditetapkan melalui kesepakatan dalam musyawarah masyarakat. Semua kesepakatan sanksi dituangkan secara tertulis dan dicantumkan dalam berita acara pertemuan. 2) Sanksi hukum, yaitu sanksi yang diberikan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. 3) Sanksi program adalah pemberhentian bantuan PPK-R2PN apabila kecamatan atau desa yang bersangkutan tidak dapat mengelola kegiatan maupun dana BLM dengan baik, seperti: menyalahi prinsipprinsip, menyalahgunakan dana atau wewenang, menyimpangkan mekanisme dan prosedur, hasil kegiatan tidak terpelihara atau hasil


Halaman

10 dari 46

kegiatan tidak bisa dimanfaatkan. Kecamatan atau desa tersebut akan dimasukkan sebagai kecamatan atau desa bermasalah sehingga dapat ditunda pencairan dana yang sedang berlangsung atau tidak dialokasikan untuk tahun berikutnya. 1.6.13 PENINGKATAN KAPASITAS MASYARAKAT DAN PEMERINTAHAN LOKAL Dalam rangka peningkatan kapasitas masyarakat dan pemerintahan lokal menuju pengembangan kemandirian, maka : 1) Di setiap desa dilakukan pelatihan bagi Kader Desa, Kader Teknis, Tim Penulis Usulan (TPU), Tim Survei dan Verifikasi, Kelompok Perumahan (KP), dan Tim Pengelola Kegiatan (TPK). 2) Di Kecamatan dilakukan pelatihan bagi Unit Pengelola Kegiatan (UPK), Badan Pengawas UPK, Pendamping Teknik (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP). 3) Diadakan pelatihan atau bentuk kegiatan lain yang dapat menunjang pelaksanaan fungsi dan tugas kepada aparat pemerintah desa dan Badan Perwakilan Desa (BPD). 1.6.14 KONSULTASI DAN PENDAMPINGAN Masyarakat dan pemerintahan lokal mendapatkan pendampingan dari fasilitator dan konsultan. Peran pendampingan ditujukan bagi penguatan atau peningkatan kapasitas dalam mengelola pembangunan secara mandiri di wilayahnya. Fasilitator dan konsultan yang akan mendampingi masyarakat dan pemerintahan lokal adalah sebagai berikut: 1) Fasilitator Kecamatan (FK) ditempatkan di setiap kecamatan sejumlah 1 orang, 2) Fasilitator Teknik (FT) ditempatkan di setiap kecamatan sejumlah minimal 1 orang dan dapat ditambah sesuai dengan kondisi perumahan, dan prasarana pendukung perdesaan yang dibangun, 3) Konsultan Manajemen Kabupaten (KM-Kab) ditempatkan di setiap kabupaten sejumlah 1 orang, 4) Konsultan Manajemen Teknik (KMT) ditempatkan di setiap kabupaten sejumlah 1 orang, 5) Asisten Konsultan Manajemen Teknik (Ass-KMT) ditempatkan di setiap kabupaten sejumlah 1 orang. 6) Trainning Spesialis ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang 7) Financial Management support (FMS) ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 5 orang 8) Logistic and Labour stafft ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang 9) MIS ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang dan Asisten MIS sejumlah 1 orang


Halaman

11 dari 46

10) Monev ditempatkan Pulau Nias sejumlah 1 orang 11) Disburshement Officer ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang 12) Architect ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orangf 13) Civil Engineer ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang 14) Nias Koordinator ditempatkan di Pulau Nias sejumlah 1 orang 1.6.15 PENGEMBANGAN KAPASITAS UPK Peran UPK dalam pengelolaan kegiatan dan administrasi PPK-R2PN melebihi peran yang ada dalam PPK. Untuk itu, secara khusus pengurus UPK perlu ditinjau kembali, ditambah anggota kepengurusan seperti Bendahara Perumahan,Bendahara Sekolah,Bendahara balai desa, Bendahara Infrastruktur (Prasarana Pendukung Perdesaan ) dan jika perlu sebelumnya dilakukan perombakan kepengurusan atau dilakukan berbagai pelatihan tambahan. 1.6.16 PENGEMBANGAN KELOMPOK PERUMAHAN Dalam rangka memperlancar pengelolaan pembangunan perumahan di desa, kelompok perumahan (KP) perlu dibekali dengan pelatihan-pelatihan administrasi dan pengelolaan keuangan. 1.6.17 PENGEMBANGAN KAPASITAS KADER DESA Kader-kader desa pada dasarnya belum memiliki pengalaman untuk memfasilitasi pembangunan prasarana pribadi seperti halnya perumahan. Untuk itu, kader-kader desa diberikan pembekalan tambahan. Khusus bagi kader teknis diberikan pelatihan tambahan berkaitan dengan perumahan, fasilitas sosial dan fasilitas umum yang didesain untuk tahan gempa. Proses pelatihan diberikan dalam bentuk on-the-job-training oleh para Fasilitator dan Konsultan PPK. 1.6.18 PEMANTAUAN, PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN Pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan PPK-R2PN dilakukan secara internal oleh masyarakat sendiri dan konsultan. Sedangkan secara eksternal oleh KRRP-BRR, maupun LSM-PBM. Pemeriksaan eksternal struktural secara resmi akan dilaksanakan oleh BPKP selaku auditor independen yang telah ditetapkan dalam Grants Agreement antara Pemerintah Indonesia dengan lembaga donor yaitu Multi Donor Fund.


Halaman

12 dari 46

BAB II PERAN PELAKU-PELAKU Masyarakat ádalah pelaku utama mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Sedangkan pelaku-pelaku lainnya di tingkat desa, kecamatan, kabupaten dan seterusnya berfungsi sebagai pelaksana, pengawas, fasilitator, pembimbing dan pembina agar tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK-R2PN dapat tercapai dan dilaksanakan secara benar dan konsisten. 2.1 PELAKU PPK-R2PN DI DESA Pelaku PPK-R2PN di desa adalah pelaku-pelaku yang berkedudukan dan berperan dalam pelaksanaan di tingkat desa. Pelaku PPK-R2PN di desa meliputi: 2.1.1 KEPALA DESA (KADES) Peran Kepala Desa adalah sebagai pembina dan pengendali kelancaran serta keberhasilan pelaksanaan PPK-R2PN di desa. Bersama BPD, kepala desa menyusun peraturan desa yang relevan dan mendukung terjadinya proses pelembagaan prinsip dan prosedur PPK-R2PN sebagai pola pembangunan partisipatif, serta pengembangan dan pelestarian asset PPK yang telah ada di desa. Kepala desa juga berperan mewakili desanya dalam pembentukan forum musyawarah atau kerjasama antar desa. 2.1.2 BADAN PERMUSYAWARATAN DESA (BPD) ATAU SEBUTAN LAINNYA Dalam pelaksanaan PPK-R2PN, BPD atau sebutan lainnya berperan sebagai lembaga yang mengawasi proses dari setiap tahapan PPK-R2PN dari sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian di desa. Selain itu juga berperan melegalisasi atau mengesyahkan peraturan desa yang berkaitan dengan pelembagaan dan pelestarian PPK di desa. 2.1.3 TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK) SEKOLAH TPK Sekolah dipilih melalui musyawarah desa berasal dari anggota komite sekolah yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan menyediakan fasilitas peningkatan kualitas pendidikan. TPK Sekolah terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara adalah membantu Ketua terutama dalam bidang administrasi dan keuangan.


Halaman

13 dari 46

2.1.4 TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK) KANTOR/BALAI DESA TPK Kantor/Balai Desa terdiri dari staf Pemerintah Desa, pengurus RT/RW, atau pengurus dusun yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan pembangunan kantor atau balai desa. TPK Kantor/Balai Desa terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara membantu Ketua TPK terutama dalam bidang administrasi dan keuangan. 2.1.5 TIM PENGELOLA KEGIATAN (TPK) PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN TPK Prasarana Pendukung Perdesaan terdiri dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa yang secara umum mempunyai fungsi dan peran untuk mengelola dan melaksanakan pembangunan prasarana pendukung perumahan, balai desa, kantor desa, maupun gedung sekolah. TPK Prasarana Pendukung Perdesaan terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara adalah membantu Ketua terutama dalam bidang administrasi dan keuangan. 2.1.6 KELOMPOK PERUMAHAN (KP) Kelompok Perumahan terdiri dari penerima manfaat dari keluarga inti yang terpilih sebagai penerima dana BLM Perumahan. KP terdiri dari 7 sampai dengan 12 penerima manfaat dengan rata-rata 10 penerima manfaat. Dalam setiap KP dibentuk pengurus yang terdiri dari Ketua sebagai penanggung jawab operasional kegiatan, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di lapangan dan pengelolaan administrasi serta keuangan program. Sekretaris dan Bendahara adalah membantu Ketua terutama dalam bidang administrasi dan keuangan. 2.1.7 TIM PENULIS USULAN (TPU) TPU berasal dari anggota masyarakat yang dipilih melalui musyawarah desa. Peran Tim Penulis Usulan adalah menyiapkan dan menyusun usulan pembangunan prasarana pendukung yang telah ditetapkan dalam musyawarah desa. Anggota TPU dipilih berdasarkan keahlian dan ketrampilan yang sesuai dengan jenis kegiatan yang diajukan masyarakat. Dalam menjalankan tugasnya, TPU melakukan bersama-sama dengan kader-kader desa yang ada.


Halaman

14 dari 46

2.1.8 TIM SURVEI DAN VERIFIKASI DESA Tim Survei dan Verifikasi Desa adalah tim yang dibentuk dari anggota masyarakat desa yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan serta penilaian rumah-rumah penduduk yang diusulkan untuk dibangun dengan biaya dana PPK-R2PN Anggota Tim Survei dan Verifikasi Desa berjumlah 7 orang terdiri dari 4 perempuan dan 3 laki-laki. Selanjutnya hasil survei dan verifikasi desa dijadikan dasar pertimbangan dalam musyawarah desa khusus perempuan untuk memutuskan keluarga inti yang akan ditetapkan dalam musyawarah desa II. Tim survei dan verifikasi desa ini juga berperan untuk pemeriksaan serta penilaian gedung sekolah, kantor atau balai desa, dan prasarana pendukung yang diusulkan untuk dibangun dengan biaya dana PPK-R2PN sebagai dasar pengambilan keputusan dan penetapan pada musyawarah desa II. 2.1.9 KADER DESA Kader Desa adalah warga desa terpilih yang secara sukarela bertugas memfasilitasi atau memandu masyarakat dalam mengikuti atau melaksanakan tahapan PPK-R2PN di desa pada tahap perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan. Jumlah kader desa minimal dua orang (satu laki-laki, satu perempuan) atau jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan desa dengan mempertimbangkan keterlibatan atau peran serta kaum perempuan. Kader desa membantu pengelolaan pembangunan di desa diharapkan tidak terikat oleh waktu. 2.1.10 KADER TEKNIK Kader Teknik adalah warga desa terpilih yang secara sukarela bertugas memfasilitasi atau memandu masyarakat dalam membuat penulisan usulan dan atau pelaksanaan kegiatan prasarana yang diusulkan masyarakat. Jumlah Kader Teknik minimal 1 orang per desa. Sebelum menjalankan tugasnya, kader teknik mendapatkan serangkaian pelatihan dari Fasilitator Teknik dan/ atau KMT. 2.1.11 KADER DUSUN/KELOMPOK Kader Dusun adalah warga dusun terpilih yang secara sukarela bertugas membantu kader desa dalam menyebarluaskan informasi PPK-R2PN dan memfasilitasi pertemuan di dusun atau kelompok.


Halaman

15 dari 46

Di setiap dusun/kelompok dipilih minimal satu orang. Kerelawanan, kebersediaan meluangkan waktu, dan kejujuran merupakan ciri kader dusun/kelompok. 2.2 PELAKU DI KECAMATAN 2.2.1 CAMAT Camat atas nama Bupati berperan sebagai pembina pelaksanaan PPKR2PN oleh desa-desa di wilayah kecamatan. Camat bertugas membuat Surat Penetapan Camat (SPC) tentang usulan kegiatan yang telah disepakai musyawarah antar desa. 2.2.2 PENANGGUNG JAWAB OPERASIONAL KEGIATAN (PJOK) PjOK adalah seorang Kasi Pemberdayaan Masyarakat atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di kecamatan yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Bupati. PjOK bertanggung jawab atas penyelenggaraan operasional kegiatan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK-R2PN di Kecamatan. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Satuan Kerja Program Pengembangan Kecamatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi untuk Pulau Nias, menugaskan PjOK sebagai Pejabat yang diberi kewenangan untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran/Penerbit Surat Permintaan Pembayaran (SPP). PjOK diserahi tugas oleh KPA dalam rangka pengelolaan teknis kegiatan, pembiayaan, dan pelaporan berdasarkan rincian kegiatan dan biaya di dalam DIPA Satuan Kerja PPK Rehabilitasi dan Rekonstruksi untuk Pulau Nias, Rencana Kerja, dan Indikator Kinerja, serta tahapan penarikan anggaran. 2.2.3 TIM ADMINISTRASI KECAMATAN Tim Administrasi Kecamatan terdiri dari satu atau lebih aparat kecamatan yang ditetapkan berdasar Surat Keputusan Bupati yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi kecamatan. 2.2.4 UNIT PENGELOLA KEGIATAN (UPK) Peran UPK adalah sebagai unit pengelola dan operasional pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN, antar desa termasuk mengkoordinasikan pertemuanpertemuan di kecamatan. Pengurus UPK terdiri dari Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota tambahan jika dibutuhkan. Pengurus UPK pada PPK-R2PN adalah Pengurus UPK yang sudah ada setelah dilakukan pengkajian dan penilaian kemampuan teknis oleh Musyawarah Antar Desa I.


Halaman

16 dari 46

2.2.5 BADAN PENGAWAS UPK Badan Pengawas UPK dibentuk oleh forum Musyawarah Antar Desa, kepengurusan minimal 3 orang terdiri dari ketua dan anggota, berperan dalam mengawasi pengelolaan kegiatan, administrasi dan keuangan yang dilakukan oleh UPK. 2.2.6 FASILITATOR KECAMATAN (FK) Fasilitator Kecamatan (FK) merupakan pendamping masyarakat mengikuti atau melaksanakan PPK-R2PN.

dalam

Peran FK adalah memfasilitasi masyarakat dalam setiap tahapan baik PPK reguler maupun PPK-R2PN mulai dari tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. FK juga berperan dalam membimbing pelaku-pelaku di desa dan kecamatan. 2.2.7 FASILITATOR TEKNIK (FT) Fasilitator Teknik merupakan tenaga pendamping masyarakat dalam merencanakan, melaksanakan, mengoperasikan dan memelihara kegiatan prasarana perdesaan. Fasilitator Teknik juga berperan dalam membimbing atau meningkatkan kapasitas Pendamping Pembukuan, Pendamping Teknik, Kader Teknik, TPU, TPK, Tim Survei dan Verifikasi, Tim Pemeliharaan dan lain-lain. 2.2.8 PENDAMPING TEKNIK (PT) Pendamping Teknik adalah tenaga pendamping dari masyarakat yang telah lulus seleksi, mempunyai kemampuan sebagai mandor pembangunan perumahan. PT bertugas membantu pembangunan perumahan.

FT

untuk

memfasilitasi

KP

mengelola

Satu orang PT bertugas mendampingi 3 KP. 2.2.9 PENDAMPING PEMBUKUAN (PP) Pendamping Pembukuan adalah tenaga pendamping dari masyarakat yang telah lulus seleksi,mempunyai pengalaman setingkat Sekolah Menengah Kejuruan Pembukuan/Akuntansi. PP bertugas membantu FT untuk memfasilitasi KP mengelola pembukuan pembangunan perumahan. Satu orang PP bertugas mendampingi 3 KP. 2.2.10 TIM PENGAMAT Tim pengamat adalah anggota masyarakat yang dipilih untuk memantau dan mengamati jalannya proses musyawarah antar desa, serta memberikan masukan / saran agar dapat berlangsung secara partisipatif.


Halaman

17 dari 46

2.3 PELAKU DI KABUPATEN Dalam rangka mendukung penyelenggaraan pelaksanaan Program PPK-R2PN sesuai dengan maksud dan tujuan program maka pelaku dimasing-masing Kabupaten terdiri dari : 2.3.1 BUPATI Bupati selaku pembina Tim Koordinasi PPK Kabupaten, bertanggung jawab atas pelaksanaan PPK-R2PN di kabupaten. Bupati berwenang untuk menetapkan Satuan Kerja Pengelola Program PPK-R2PN dan PjOK untuk setiap Kecamatan lokasi PPK-R2PN 2.3.2 TIM KOORDINASI PPK KABUPATEN (TK PPK KAB) Tim Koordinasi PPK Kabupaten dibentuk oleh Bupati dan bertanggung jawab melakukan pembinaan pengembangan peran serta masyarakat, pembinaan administrasi dan fasilitasi pemberdayaan masyarakat pada seluruh tahapan program. TK-PPK Kab memberikan dukungan koordinasi program antar instansi, pelayanan dan proses administrasi di kabupaten. TK PPK Kab dalam melaksanakan fungsi dan perannya mendukung pelaksanaan PPK-R2PN secara khusus dibantu oleh Sekretariat PPK Kabupaten. 2.3.3 PENANGGUNGJAWAB OPERASIONAL KABUPATEN (PJO-KAB) PjO-Kab adalah seorang pejabat di PMD atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di Kabupaten yang berperan sebagai pelaksana harian TK PPK Kabupaten. PjO-Kab PPK-R2PN adalah sama dengan PjOKab PPK yang telah ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Bupati. 2.3.4 KUASA PENGGUNA ANGGARAN (KPA) Kuasa Pengguna Anggaran/Pengguna Barang (KPA) pada Satuan Kerja PPK-R2PN adalah Sekretaris Daerah yang melaksanakan pengelolaan anggaran dan bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran tersebut kepada Bupati. 2.3.5 PEJABAT PENERBIT SPM Pejabat yang diberikan wewenang untuk menerbitkan atau menandatangani Surat Perintah Membayar SPM yaitu : Pejabat struktural/Fungsional pada Kantor/Dinas PMD atau instansi yang menangani PPK-R2PN. 2.3.6 BENDAHARA PENGELUARAN Bendahara Pengeluaran adalah Staff pada Kantor/Dinas PMD atau instansi yang menangani PPK-R2PN yang ditunjuk dan diserahi tugas untuk


Halaman

18 dari 46

menerima, menyimpan, membayar, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan dana untuk keperluan belanja negara dalam rangka pelaksanaan APBN. 2.3.7 KONSULTAN MANAJEMEN KABUPATEN (KM KAB) KM-Kab adalah konsultan profesional yang berkedudukan di Kabupaten. KM-Kab bertindak sebagai supervisor pelaksanaan tahapan PPK-R2PN. KM-Kab memastikan setiap tahapan pelaksanaan PPK-R2PN dapat selesai dengan baik, tepat waktu dan mengacu pada prinsip serta prosedur. KM-Kab memberikan bimbingan atau dukungan teknis kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa. KM Kab mendorong munculnya forum lintas pelaku atau sejenisnya, sebagai media pembelajaran pemberdayaan masyarakat. Dalam menjalankan perannya, KM-Kab berkewajiban melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi PPK Kabupaten yang ada di wilayah kerjanya. 2.3.8 KONSULTAN MANAJEMEN TEKNIK (KMT) KMT adalah konsultan profesional bidang teknik yang berkedudukan di Kabupaten. KMT bertindak sebagai supervisor FT pada pelaksanaan teknik kegiatan PPK-R2PN. KMT memastikan kualitas teknik dan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu. KMT memberikan bimbingan dan dukungan teknik kepada pelaku di kecamatan dan desa, seperti FT, PT, PP, Kader Teknik, TPU, Tim Survei dan Verifikasi Desa, KP dan TPK Desa. Dalam menjalankan perannya, KMT berkewajiban melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi PPK Kabupaten yang ada di wilayah kerjanya. 2.3.9 ASISTEN KONSULTAN MANAJEMEN TEKNIK (ASISTEN KMT) Asisten KMT adalah konsultan teknik profesional yang berkedudukan di Kabupaten. Peran Asisten KMT membantu KMT dalam supervisi kualitas teknik kegiatan prasarana perdesaan, desain dan RAB, survei dan pengukuran, pelaksanaan serta operasi dan pemeliharaan. Asisten KMT memastikan pelaksanaan kegiatan prasarana selesai dengan baik, tepat waktu, serta sesuai kaidah atau standar teknik prasarana. Asisten KMT membantu KMT memberikan bimbingan dan dukungan tentang kaidah dan standar teknis prasarana perdesaan kepada pelaku di kecamatan dan desa seperti FT, PT, PP, Kader Teknik, TPU, Tim Survei dan Verifikasi Desa, KP dan TPK di Desa . 2.4 PELAKU DI PULAU NIAS 2.4.1 KOORDINATOR PULAU NIAS (KORPUN) Koordinator Pulau Nias bertugas dan berkedudukan di Nias. bertugas menjaga proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PPK-R2PN


Halaman

19 dari 46

agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme yang telah ditetapkan. Koordinator Pulau Nias bersama-sama Timnya melakukan supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, dan pengendalian secara fungsional terhadap konsultan dan fasilitator di Kabupaten dan Kecamatan. Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Koordinator Pulau Nias dibantu oleh Sekretariat PPK-R2PN, serta dibantu oleh konsultan profesional lain yang diperlukan. Koordinator Pulau Nias bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada KMN dan. Sekretariat PPK-R2PN 2.4.2 CIVIL ENGINEERING Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Civil Engineering adalah konsultan profesional bidang teknik Sipil yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Teknik pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. Civil Engineer memastikan kualitas teknik dan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan teknik kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM-T, FT, PT, Kader Teknik, TPU, Tim Survei dan Verifikasi Desa, KP dan TPK Desa. Dalam menjalankan perannya, Civil Engineering berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya.serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.3 FINANCIAL MANAGEMENT SUPPORT (FMS) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, FMS adalah konsultan profesional bidang keuangan yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Keuangan pada pelaksanaan kegiatan PPKR2PN. FMS memastikan kualitas administrasi keuangan dan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, FK, UPK, PP, KP dan TPK Desa. Dalam menjalankan perannya, FMS berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias

2.4.4 LOGISTIC AND LABOUR STAFFT (LLS) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, LLS adalah stafft profesional bidang logistik dan buruh yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak


Halaman

20 dari 46

sebagai supervisor bidang penyiapan dan pengadaan Logistik serta buruh pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. LLS memastikan kualitas & Kuantitas material, buruh yang diadakan dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FT UPK, PT, PP, KP dan TPK Desa. Dalam menjalankan perannya, LLS berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.5 MANAGEMAN IMFORMATION SYSTEM (MIS) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, MIS adalah Konsultan profesional bidang sistim informasi dan komputerisasi yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang penyiapan sistim informasi dan komputerisasi pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. MIS memastikan kualitas & Kuantitas sistim informasi dan komputerisasi dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FK, FT UPK, PT, PP Dalam menjalankan perannya, MIS dibantu oleh Asisten MIS, secara bersama-sama berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.6 MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Monev adalah Konsultan profesional bidang monitoring dan evaluasi program yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang monitoring dan evaluasi program pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. Monev memastikan kualitas & Hasil monitoring dan evaluasi dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FK, FT UPK, PT, PP Dalam menjalankan perannya, Monev berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.7 DISBURSEMENT OFFICER (DISO) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, DISO adalah profesional bidang Disbursement/pembiayaan dan pembayaran yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Disbursement/pembiayaan dan pembayaran pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.


Halaman

21 dari 46

DISO memastikan bahwa Disbursement/pembiayaan dan pembayaran dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, Dalam menjalankan perannya, DISO berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.8 ARCHITECT (ARCT) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, ARCT adalah Konsultan profesional bidang Arsitektur gedung dan bangunan tradisional yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Arsitektur gedung dan bangunan tradisional pada pelaksanaan kegiatan PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias. ARCT memastikan bahwa Arsitektur gedung dan bangunan tradisional dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, Dalam menjalankan perannya, ARCT berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.4.9 TRAINING SPECIALIST (TRN) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, TRN adalah Konsultan profesional bidang trainning program yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang trainning program pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. TRN memastikan bahwa persiapan,pelaksanaan trainning program dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, Dalam menjalankan perannya, TRN berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias 2.5 PELAKU PPK LAINNYA Selain pelaku PPK di Desa, Kecamatan dan Kabupaten juga ada pelaku PPK lainnya yang ada di Provinsi dan Nasional. Pelaku tersebut antara lain: 2.5.1 TIM KOORDINASI PPK NASIONAL TK PPK Nasional berperan dalam melakukan pembinaan kepada Tim Koordinasi PPK di Provinsi dan Kabupaten yang meliputi pembinaan teknis dan administrasi. Dalam pelaksanaan hariannya, TK PPK Nasional dibantu oleh Sekretariat PPK Pusat.


Halaman

22 dari 46

2.5.2 GUBERNUR Gubernur sebagai pembina dan penanggung jawab pelaksanaan PPK di Provinsi. 2.5.3 TIM KOORDINASI PPK PROVINSI / TK PPK-PROV TK PPK Prov adalah Tim yang dibentuk oleh Gubernur berperan melakukan pembinaan administrasi dan peran serta masyarakat, serta memberikan dukungan pelayanan dan proses administrasi di Provinsi. 2.5.4 PENANGGUNG JAWAB OPERASIONAL PROVINSI / PJO-PROV PjO-Prov adalah seorang pejabat di PMD atau pejabat lain yang mempunyai tugas pokok sejenis di Provinsi yang berperan sebagai pelaksana harian TK PPK Provinsi. PjO-Prov ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Gubernur. 2.5.5 TIM DESK PENANGGULANGAN BENCANA ALAM, Khusus berkaitan dengan penanganan PPK-R2PN, Sekretariat PPK Pusat secara khusus didukung oleh Tim Desk Penanggulangan Bencana Alam pada Konsultan Manajemen Nasional (KMN). Tim Desk Penanggulangan Bencana Alam, terdiri dari beberapa staf khusus dengan fungsi dan peran menjaga proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian agar PPK-R2PN dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme yang telah ditetapkan. KMN dibantu Tim Desk Penanggulangan Bencana Alam melakukan supervisi monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, pengendalian secara fungsional terhadap Konsultan dan Fasilitator serta memberikan rekomendasi untuk perumusan kebijakan.


Halaman

23 dari 46

ALUR TAHAPAN PPK – R2PN

MAD-1 (lihat 3.1.1.)

MD-1 (lihat 3.1.2.)

Pelatihan pelaku di desa (tahap 1)

Operasional Pemeliharaan

( lihat 3.1.3. )

Evaluasi Pertemuan Dusun & Penggalian Gagasan ( lihat 3.1.4.)

MDST

kegiatan Survei & Verifikasi (H,S,Go,I) ( lihat 3.1.5. )

Supervisi Pelaksanaan

Sertifikasi

MDKP (Musyawarah Desa Khusus Perempuan ) (lihat 3.1.6.)

Pelatihan pelaku di desa (tahap 2)

MD

( lihat 3.1.7. )

Pertanggungjawaban (2X)

MD-2 Pencairan Dana dan Pelaksanaan kegiatan

Persiapan Pelaksanaan (Rekrutmen tenaga, Mandor serta pengadaan bahan / alat dll)

(lihat 3.1.8.)

Penulisan usulan ( lihat 3.1.9. )

MD-3

MAD-2

(lihat 3.1.15.)

(lihat 3.1.10.)

Pengesahan desain dan RAB Penerbitan

MAD-3 (lihat 3.1.14.)

SPC & SPPB (3.1.12.)


Pelatihan pelaku di Kecamatan (lihat 3.1.11)

Halaman

24 dari 46

BAB III ALUR KEGIATAN PPK REKONSTRUKSI DAN REHABILITASI PULAU NIAS Sosialisasi PPK-R2PN adalah upaya memperkenalkan atau menyebarluaskan informasi kepada masyarakat sebagai penerima program, maupun kelompok masyarakat lainnya serta kepada para pelaku dan instansi atau lembaga pendukung. Hasil yang diharapkan dari proses sosialisasi adalah dimengerti dan dipahaminya secara utuh tentang konsep, prinsip prosedur, kebijakan dan tahapan dalam pelaksanaan oleh pelaku, pendukung dan masyarakat sasaran penerima program. Proses sosialisasi tidak hanya dilakukan pada awal pelaksanaan program saja tetapi secara terus menerus sampai dengan akhir pelaksanaan program. Sosialisasi dilakukan melalui pertemuan antar desa atau pertemuan desa,. pertemuan informal masyarakat seperti: pertemuan keagamaan (seperti pengajian, yasinan, persekutuan gereja, dan lainnya), pertemuan adat (seperti gotong royong, arisan, upacara adat dan lainnya) merupakan wahana untuk menyebarluaskan informasi. Sosialisasi yang merupakan penerapan prinsip transparansi berupa penyebarluasan informasi, dapat pula dilakukan melalui media cetak, seperti koran dan tabloid, serta media elektronika, seperti radio dan televisi. Alur kegiatan PPK-R2PN meliputi tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Sebelum memulai tahap perencanaan, hal penting yang harus dilakukan oleh Fasilitator Kecamatan maupun Fasilitator Teknik (FK/FT) adalah melakukan orientasi atau pengenalan desa dan kecamatan diantaranya dengan cara: 1) Mengidentifikasi potensi dan sumber daya yang dapat mendukung pelaksanaan PPK-R2PN, termasuk pelaku-pelaku PPK di desa, 2) Mengindentifikasi kondisi kegiatan atau bangunan berupa rumah penduduk, gedung sekolah, balai desa, serta kantor desa yang akan dibangun, 3) Menginventarisasi data termasuk dokumen rencana pembangunan desa (tahunan atau jangka menengah), data kependudukan, dan program lain yang akan masuk ke desa. . Sistem kelembagaan lokal dan pertemuan informal masyarakat seperti: pertemuan keagamaan; (pengajian, yasinan, persekutuan gereja, dll), pertemuan adat istiadat; (gotong royong, arisan, upacara adat dan lain-lain) merupakan alternatif untuk menyebarluasan informasi PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi serta media penerapan prinsip transparansi. Media cetak, seperti koran dan tabloid, serta media elektronika, seperti radio dan TV, dapat digunakan untuk menyebarluaskan informasi PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi.


Halaman

25 dari 46

3.1 PERENCANAAN KEGIATAN 3.1.1 MUSYAWARAH ANTAR DESA I (MAD-1) Musyawarah Antar Desa I merupakan forum antar desa untuk mensosialisasikan informasi pokok meliputi : tujuan, prinsip, kebijakan, prosedur maupun hal-hal lain yang berkaitan dengan PPK-R2PN. Hasil yang diharapkan dalam MAD-1 adalah sebagai berikut : 1) Tersosialisasinya informasi pokok PPK -R2PN meliputi : tujuan, prinsipprinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur. 2) Tersosialisasikannya desa lokasi sasaran, jenis kegiatan yang akan dibangun meliputi : a). Pembangunan perumahan (H), b). Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan(S), c). Pembangunan Kantor atau Balai desa(Go), d). Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. 3) Tersosialisasikannya tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan (terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) dan kepengurusan kelompok perumahan (KP). 4) Terinformasikannya prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan). 5) Terinformasikannya rencana program dan proyek dari kabupaten atau dari pihak lain yang akan dilaksanakan di kecamatan. 6) Terinformasikannya tata cara dan mekanisme pemilihan pelaku didesa seperti : a)Kader desa dan kader teknis, b)Tim Survei dan Verifikasi Desa yang beranggotakan 7 orang, yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki, yang akan memfasilitasi kegiatan. 7) Terinformasikannya tata cara dan mekanisme pemilihan Tim Penyusun Usulan (TPU) untuk pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I ),serta pengurus TPK (Go dan S). 8) Terinformasikannya Pendamping Teknik Pembukuan (PP) selaku asisten FK/FT.

(PT) dan

Pendamping

9) Terinformasikannya prosedur pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan serta penyusunan desain dan RAB. 10) Terinformasikannya prosedur pembangunan Kantor atau Balai Desa serta penyusunan Desain dan RAB. 11) Terinformasikannya prosedur pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya serta penyusunan Desain dan RAB.


Halaman

26 dari 46

12) Tersepakatinya jadwal kegiatan MD-1, MD-2 s/d MAD-2, MAD-3, dan MD-3 termasuk kegiatan pendukungnya dari tiap desa, yang dituangkan dalam RKTL (Rencana Kerja dan Tindak Lanjut). 13) Tersusunnya rencana Kegiatan (DOK).

penggunaan

stimulan

Dana

Operasional

14) Tersosialisasikannya prosedur, kriteria dan tata cara rekruitmen pengurus UPK tambahan. Peserta MAD I terdiri dari: 1) Enam orang wakil per desa: Kepala desa, 2 orang wakil dari BPD/nama lain yang sejenis (jika sudah ada), dan 3 orang tokoh masyarakat dari semua desa di kecamatan. Dari 6 wakil desa, minimal 3 orang berasal dari perempuan. 2) Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. Sebagai narasumber dalam pertemuan MAD-1 adalah:TK PPK Kabupaten, Camat dan Instansi tingkat kecamatan terkait. Sedangkan Fasilitator pertemuan adalah: FK/FT, PjOK dan UPK. Sumber pendanaan berasal dari stimulan Dana Operasional Kegiatan (DOK) dari PPK-REKONSTRUKSI DAN REHABILITASI PULAU NIAS.

3.1.2 MUSYAWARAH DESA I (MD-I) MD-I merupakan forum pertemuan masyarakat desa sebagai ajang sosialisasi atau penyebar luasan informasi PPK-R2PN di desa, dan pemilihan pelaku-pelaku di desa. Hasil yang diharapkan dalam musyawarah desa sosialisasi adalah sebagai berikut : 1) Tersosialisasikannya informasi pokok PPK-R2PN meliputi: tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur. 2) Tersosialisasikannya jenis kegiatan yang akan dibangun seperti : a).Pembangunan perumahan (H), b). Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan(S), c). Pembangunan Kantor atau Balai Desa(Go), d). Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. 3) Tersosialisasikannya tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan (terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) 4) Tersosialisasikannya prosedur pemilihan tipe desain rumah ( tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan). 5) Tersosialisasikannya tata cara dan mekanisme rencana pemilihan kepengurusan kelompok perumahan (KP).


Halaman

27 dari 46

6) Terpilihnya pelaku di desa : a). Kader desa dan kader teknis yang akan memfasilitasi kegiatan; b).Tim Penyusun Usulan (TPU) untuk pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I); c). pengurus TPK untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (S); d). pengurus TPK pembangunan Kantor atau Balai desa (Go); dan e). Tim Survei dan Verifikasi Desa yang beranggotakan 7 orang, yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki. 7) Terinformasikannya prosedur pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan serta penyusunan desain dan RAB. 8) Terinformasikannya prosedur pembangunan Kantor atau Balai desa (Go) serta penyusunan desain dan RAB. 9) Terinformasikannya prosedur pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya serta penyusunan desain dan RAB. 10) Tersepakatinya jadwal kegiatan MD-2 termasuk kegiatan pendukungnya dari tiap kelompok/RT/RW (Musdus; penggalian gagasan; MDKP) yang dituangkan dalam RKTL. 11) Tersosialisasikannya jadwal dan rencana kegiatan pelatihan bagi pelaku di desa. 12) Tersepakatinya kesanggupan atau kesediaan desa untuk mematuhi dan melaksanakan ketentuan yang ditetapkan di dalam program 13) Tersepakatinya pembuatan dan rencana penempatan papan informasi maupun media informasi lainnya.

Peserta MD-1 terdiri dari: a. Kepala desa dan aparat desa b. Ketua dan Anggota Badan Perwakilan Desa c. Tokoh masyarakat di desa d. Sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir. Fasilitator dalam MD-1 adalan FK atau PjOK. Sedangkan dana penyelenggaraannya berasal dari stimulan Dana Operasional Kegiatan (DOK) dari PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias.

3.1.3 PELATIHAN PELAKU DI DESA (TAHAP PERTAMA) Sebagai tindak lanjut MD-1, dilakukan kegiatan pelatihan untuk : a). Tim Survei dan Verifikasi Desa, b). Kader Desa dan Kader Teknik, c) TPU, serta d). TPK yang difasilitasi oleh FK/FT. Pelatihan dimaksud untuk membekali pengetahuan dan ketrampilan melaksanakan serangkaian


Halaman

28 dari 46

tahapan kegiatan perencanaan seperti : pelaksanaan survei dan verifikasi. (bahan pelatihan akan dilampirkan pada saatnya) Hasil yang diharapkan dalam pelatihan pertama adalah: 1. Dipahaminya informasi pokok tentang : latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PPK-R2PN. 2. Dipahaminya peran dan tugas setiap pelaku di desa. 3. Dikuasainya keterampilan melakukan teknik-teknik fasilitasi di setiap pertemuan dengan masyarakat. 4. Dikuasainya keterampilan melakukan teknik survei dan teknik verifikasi pada kegiatan a).Pembangunan perumahan (H), b). Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan(S), c). Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go), d). Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. 5. Dikuasainya ketrampilan administrasi dan pelaporan yang diperlukan. 6. Dikuasainya kemampuan menyusun dan membuat rencana kerja untuk melakukan peran dan tugasnya. 3.1.4 PERTEMUAN DUSUN Pertemuan di dusun merupakan upaya mensosialisasikan PPK-R2PN kepada masyarakat, dan melakukan perencanaan yang meliputi penggalian gagasan, serta penjelasan tentang rencana survei dan verifikasi di desa. Materi sosialisasi : 1) Mensosialisasikan informasi pokok PPK -R2PN meliputi: tujuan, prinsipprinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur 2) Mensosialisasikan jenis kegiatan yang akan dibangun seperti : a).Pembangunan Perumahan (H), b). Pembangunan Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan(S), c). Pembangunan Kantor atau Balai Desa (Go), d). Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. 3) Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan (terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok). 4) Mensosialisasikan prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan). 5) Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pemilihan kepengurusan kelompok perumahan (KP). Penggalian gagasan


Halaman

29 dari 46

Tahap awal proses penggalian gagasan yaitu mengadakan pertemuan bersama-sama dengan warga dusun setempat untuk membuat peta sosial kemiskinan dan peta kondisi kerusakan pasca bencana. Methode atau teknik pembuatan peta sosial dan peta kondisi kerusakan pasca bencana serta kegiatan pertemuan dusun mengacu kepada prosedur dan mekanisme yang berlaku pada PTO PPK-3. Rencana survei dan verifikasi 1) Menjelaskan jadwal survei dan pelaksanaan verifikasi yang dilakukan oleh: tim Survei dan Verifikasi, Kader Desa dan Kader Teknik, TPK,KP dan TPU. 2) Menjelaskan rencana survei dan pelaksanaan verifikasi serta prosedur pemilihan tipe desain rumah (H). 3) Menjelaskan rencana survei dan pelaksanaan verifikasi serta prosedur pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan. 4) Menjelaskan rencana survei dan pelaksanaan verifikasi serta prosedur pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan. 5) Menjelaskan rencana survei dan pelaksanaan verifikasi serta prosedur pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. 3.1.5 KEGIATAN SURVEI DAN VERIFIKASI 3.1.5.1 Kegiatan Survei : Setelah pelaksanaan Pertemuan Dusun, Pelaku di desa (Tim Survei dan Verifikasi Desa, Kader Desa dan Kader Teknik, TPU, serta TPK) segera melakukan survei. Pelaksanaan survei adalah sebagai berikut : a). Tim Survei bersama dengan Kader Desa mensurvei kerusakan Perumahan(H) dan keabsahan pemilikannya, b). TPK mensurvei tingkat kerusakan dan rencana perbaikan Gedung Sekolah (S) dan keperluan penambahan fasilitas peningkatan kualitas pendidikan, c) TPK mensurvei tingkat kerusakan dan rencana perbaikan Kantor atau Balai Desa (Go) serta d). TPU mensurvei tingkat kerusakan dan rencana perbaikan dan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). Data kerusakan definitif : Perumahan, Gedung Sekolah, Kantor atau Balai Desa yang dikategorikan rusak berat telah disiapkan oleh BRR NAD dan Nias (sebagai jumlah kuota final) selanjutnya data tersebut dapat dipergunakan sebagai dasar untuk melakukan survei per-desa Khusus bagi TPK (S) TPK (Go) dan TPU setelah selesai melakukan survei akan melaksanakan kegiatan sebagai berikut :


Halaman

30 dari 46

Tugas TPK(S) : 1) Mengkaji hasil survei tingkat kerusakan dan rencana perbaikan Gedung Sekolah (S) 2) Mengkaji tipe desain pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan 3) Menyusun laporan hasil kajian yang akan menjadi bahan pembahasan di MD-II Tugas TPK(Go) : 1) Mengkaji hasil survei tingkat kerusakan dan rencana perbaikan Kantor atau Balai Desa (Go) 2) Mengkaji tipe desain pembangunan Kantor atau Balai Desa (Go) 3) Menyusun laporan hasil kajian yang akan menjadi bahan pembahasan di MD-II Tugas TPU : 1) Menghimpun usulan dusun dan MDKP berkaitan dengan rencana pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 2) Mengkaji hasil survei tingkat kerusakan dan rencana pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) sesuai dengan usulan dusun dan MDKP. 3) Menyusun laporan hasil kajian yang akan menjadi bahan pembahasan di MD-II. 3.1.5.2 Kegiatan Verifikasi Perumahan (H) Survei dan verifikasi dilakukan melalui kunjungan pemeriksaan ke lapangan serta melakukan pertemuan di dusun atau kelompok. Tim survei akan memberikan Hasil Verifikasi dan Rekomendasi hasil uji lapangan atas kerusakan dan hasil uji kelayakan calon penerima bantuan berdasarkan data akhir setelah diperiksa di lapangan dalam suatu Daftar Laporan yang berisi: 1) Longlist Calon penerima manfaat pembangunan perumahan, 2) Gedung Sekolah dan fasilitas peningkatan kualitas pendidikan, 3) Kantor atau Balai Desa yang akan dibangun, 4) Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan. (untuk kegiatan dimaksud, akan dilengkapi dengan formulir isian) Dokumen pendukung yang diperlukan sebagai bagian Daftar Laporan Tim Survei dan Verifikasi Desa antara lain: 1) Hasil pemeriksaan lapangan atas jenis kegiatan (H, S, Go dan I), 2) Foto kondisi kerusakan (H, S, Go dan I) yang diperiksa, 3) Foto Keluarga calon penerima, pendataan langsung anggota keluarga,


Halaman

31 dari 46

4) Data status kepemilikan tanah dan sketsa lokasi tanah beserta batasbatas yang disahkan oleh saksi-saksi dari penduduk yang berbatasan (Berita Acara pernyataan kepemilikan). 3.1.6 MUSYAWARAH DESA KHUSUS PEREMPUAN (MDKP) MDKP adalah musyawarah di desa yang dihadiri kaum perempuan, musyawarah ini dimaksud untuk mempresentasikan dan membahas hasil survei dan verifikasi di desa 3.1.6.1 Penetapan keluarga inti calon penerima bantuan perumahan MDKP berkesempatan menetapkan Keluarga Inti sebagai penerima bantuan rumah serta membentuk kelompok perumahan. 3.1.6.2 Sosialisasi beberapa tipe Desain Perumahan : MDKP juga menyediakan beberapa tipe desain perumahan untuk dipilih oleh masing-masing Kelompok Perumahan. Penyediaan tipe desain perumahan ini untuk membantu masyarakat korban bencana memilih tipe dan RAB rumah yang akan dibangun sehingga dapat berkonsentrasi kepada tercapainya standar kualitas pembangunan, serta secara langsung terlibat dan mengikuti kegiatan pembangunan perumahannya sendiri 3.1.6.3 Penetapan Usulan MDKP untuk Kegiatan (I) MDKP juga menyusun ketetapan usulan kegiatan prasarana pendukung perdesaan(I) untuk dibawa ke MD-II. Pelaksanaan Musyawarah Desa Khusus Perempuan (MDKP) di fasilitasi dan didampingi oleh FK/FT. Hasil dan keluaran untuk kegiatan (H) di MDKP adalah : 1) Dipilih dan ditetapkannya Keluarga Inti penerima bantuan perumahan (H) sesuai dengan kuota desa (sesuai data BRR). 2) Ditetapkannya Kelompok Perumahan (KP). 3) Ditetapkannya sanksi bagi Kepala Keluarga (KK) yang tidak mengikuti ketentuan pembangunan perumahan. 4) Dipilihnya wakil perempuan yang akan hadir untuk mempresentasikan hasil-hasil MDKP di MD-2. 5) Dipilih dan ditetapkannya calon Pendamping Teknik (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP) dari desa untuk diajukan ke MAD-2. Hasil dan keluaran untuk kegiatan (I) di MDKP adalah : 1) Terinformasikan adanya kegiatan Prasana Pendukung Perdesaan (I). 2) Ditetapkannya uraian kegiatan Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I), Memilih wakil perempuan yang akan hadir untuk mempresentasikan hasil-hasil MDKP di MD-2.


Halaman

32 dari 46

3) Ditetapkannya Tim penulis usulan (TPU) kegiatan Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I), kemudian membuat desain dan menghitung RAB nya. Sebagai tindak lanjut dari MDKP, dilakukan kegiatan pertemuan kelompok perumahan yang difasilitasi oleh FK/FT sebagai berikut : 1) Memberi orientasi kepada KP untuk melakukan pengorganisasian Kelompok Perumahan (KP), 2) Pembentukan pengurus Kelompok Perumahan (KP), 3) Sosialisasi awal tipe desain rumah, 4) Ditetapkannya tipe desain rumah dan RAB (di dalam prakteknya akan diterbitkan formulir Berita Acara pilihan pemilihan tipe desain perumahan yang disepakati seluruh anggota KP). 3.1.7 PELATIHAN PELAKU DI DESA (TAHAP KEDUA) Untuk pengurus Kelompok Perumahan/KP. Peserta pelatihan pelaku di desa tahap kedua adalah pengurus kelompok perumahan. Hasil yang diharapkan dari pelatihan pelaku di desa tahap kedua adalah: a. Terpahaminya informasi pokok seperti : latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PPK. b. Terpahaminya peran dan tugas pelaku didesa. c. Dikuasainya keterampilan melakukan teknik fasilitasi pertemuan di masyarakat. d. Dikuasainya administrasi dan pelaporan yang diperlukan. e. Dikuasainya kemampuan menyusun rencana kerja untuk melakukan peran dan tugasnya. 3.1.8 MUSYAWARAH DESA II (MD-II) Musyawarah Desa II merupakan forum pertemuan masyarakat di desa yang membicarakan pengesahan-pengesahan dari kegiatan memilih berbagai pelaku serta kegiatan di MDKP. Hasil yang diharapkan adalah : 1) Disahkannya penerima manfaat perumahan (H) sesuai ketetapan MDKP. 2) Disahkannya kepengurusan KP (H). 3) Disahkannya keputusan KP tentang pilihan Desain Perumahan dan RAB 4) Disahkannya sanksi bagi Keluarga Inti penerima pembangunan perumahan yang tidak mengikuti ketentuan . 5) Ditetapkannya Desain dan RAB kegiatan pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan. 6) Ditetapkannya Desain dan RAB pembangunan Kantor atau Balai Desa (Go).


Halaman

33 dari 46

7) Disahkannya susunan rangking dan penetapan usulan desa untuk kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 8) Disahkannya wakil-wakil desa yang hadir dan mempresentasikan hasilhasil MD-2 di MAD 2. 9) Terpilihnya calon pengurus UPK tambahan. 10)Terpilihnya calon Pendamping Teknis dan Pendamping Pembukuan

Terpilihnya wakil-wakil desa yang akan hadir dalam musyawarah antar desa II terdiri dari 6 orang meliputi; kepala desa, ketua TPK, dan 4 orang wakil masyarakat. Minimal 3 dari 6 wakil tersebut adalah perempuan. Peserta MD-2 meliputi:Kepala desa dan aparat desa, anggota Badan Perwakilan Desa, tokoh masyarakat di desa, serta sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir. Proses ini difasilitasi oleh kader desa dan/ atau FK, dengan pendanaan dari stimulan Dana Operasional Kegiatan (DOK) dari PPK Rekonstruksi Dan Rehabilitasi Pulau Nias.

3.1.9 PENULISAN USULAN DI DESA Penulisan usulan merupakan kegiatan untuk menguraikan secara tertulis gagasan-gagasan kegiatan masyarakat yang sudah disetujui sebagai usulan desa yang akan diajukan pada MAD -II. Proses ini dilakukan khusus untuk kegiatan Prasana Pendukung Perdesaan (I) yang dilakukan oleh Tim Penulis Usulan yang telah ditetapkan dalam MDKP. Hasil yang diharapkan adalah : 1) Tersusunnya dokumen usulan kegiatan (I). 2) Tersusunnya anggaran biaya pembangunan dan menetapkan RKTL pelaksanaan pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I). Dokumen usulan kegiatan yang diajukan disertai dengan rencana pelaksanaan, dilengkapi dengan data yang dihasilkan oleh Tim Survei dan Verifikasi sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian pada MAD-2 Penjelasan selengkapnya mengikuti ketentuan yang tercantum dalam PTO pada PPK3. Pada waktu yang bersamaan, KP (H) dan TPK (Go dan S) melakukan: 1) penyusunan anggaran biaya pembangunan per Kelompok Perumahan (H) dan menetapkan RKTL pelaksanaan pembangunan. 2) penyusunan anggaran biaya pembangunan dan menetapkan RKTL pelaksanaan pembangunan Kantor atau balai desa(Go). 3) penyusunan anggaran biaya pembangunan dan menetapkan RKTL pelaksanaan pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan.


Halaman

34 dari 46

3.1.10 MUSYAWARAH ANTAR DESA- II (MAD-II) Hasil yang diharapkan dari MAD-2 adalah : 1) Tersusunnya prioritas kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) dan ditetapkannya RKTL serta desain & RAB. 2) Disahkannya penerima manfaat KP, tipe desain dan anggaran biaya pembangunan per Kelompok Perumahan (H) dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan perumahan. 3) Disahkannya anggaran biaya pembangunan Kantor atau Balai Desa(Go) dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan. 4) Disahkannya anggaran biaya pembangunan dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan Gedung Sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan. 5) Dibuatnya Berita Acara MAD-2 tentang (H, S, Go) sebagai dasar penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC). 6) Disepakatinya Jadwal pelaksanaan MAD-3 (untuk penetapan (I) serta untuk menginformasikan persiapan pelaksanaan fisik dan kegiatan pemeliharaan H, Go dan S). 7) Terpilihnya pengurus UPK tambahan dan disahkannya pengurus UPK. 8) Terpilihnya Pendamping Teknis dan Pendamping Pembukuan. 3.1.11 PELATIHAN PELAKU DI KECAMATAN Sebagai tindak lanjut MAD-II, dilakukan kegiatan orientasi dan pelatihan untuk Pengurus UPK tambahan, serta pelatihan untuk Pendamping Teknis dan Pendamping Pembukuan. Hasil yang diharapkan dalam pelatihan ketiga adalah : a) Terpahaminya infomasi pokok berupa : latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PPK. b) Terpahaminya peran dan tugas pelaku didesa. c) Dikuasainya keterampilan melakukan teknik fasilitasi pertemuan di masyarakat. d) Dikuasainya administrasi dan pelaporan yang diperlukan. e) Dikuasainya kemampuan menyusun rencana kerja untuk melakukan peran dan tugasnya. Peserta MAD-2 meliputi: Camat dan staf terkait, Instansi dinas terkait di kecamatan, Tim Pengamat , Enam orang wakil per desa: Kepala desa, Ketua Tim Pelaksana, dan 4 orang wakil masyarakat (tiga diantaranya harus perempuan), pengurus UPK, serta anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. Pendanaan kegiatan ini berasal dari stimulan DOK PPK Rekonstruksi Dan Rehabilitasi Pulau Nias.


Halaman

35 dari 46

Setelah pelaksanaan MAD-II desa-desa penerima bantuan untuk kegiatan (H), (S), dan (Go) diwajibkan untuk mensosialisasikan seluruh hasil kesepakatan MAD-II kepada warga desa. 3.1.12 Surat Penetapan Camat (SPC) untuk Perumahan (H), Sekolah (S) dan Kantor atau Balai Desa (Go) Berita Acara keputusan MAD-II disahkan oleh Camat atas nama Bupati, berupa terbitnya Surat Penetapan Camat (SPC) yang berisi tentang daftar alokasi bantuan di Kecamatan yang bersangkutan, Jenis SPC untuk PPKR2PN meliputi : 1) SPC untuk kegiatan pembangunan Kelompok Perumahan (H), 2) SPC untuk kegiatan pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (S), 3) SPC untuk kegiatan Pembangunan Kantor atau Balai Desa (Go). Lampiran SPC mencantumkan nama desa, jenis kegiatan termasuk jumlah alokasi dananya, dikirim oleh PjOK kepada TK PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Bupati, FK/FT dan KM-Kab. SPC dapat diterbitkan lebih dari satu (1) kali, sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan kegiatan. 3.1.13 PENGESAHAN DOKUMEN SPPB UNTUK PERUMAHAN (H), SEKOLAH (S) DAN KANTOR ATAU BALAI DESA (GO) Setelah diterbitkannya SPC perumahan (H), sekolah (S) dan Kantor atau Balai Desa (Go), Ketua TPK, Ketua KP, PjOK dan Ketua UPK akan membuat Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) sesuai dengan kegiatan masing-masing. Dokumen ini berisikan daftar alokasi bantuan di Kecamatan yang bersangkutan, serta harus diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Jenis SPPB untuk PPK-R2PN meliputi : 1) SPPB untuk kegiatan pembangunan Kelompok Perumahan (H), 2) SPPB untuk kegiatan pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (S), 3) SPPB untuk kegiatan Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go). Kelengkapan dokumen sebagai lampiran SPPB, terdiri dari : 1) Proposal kegiatan dengan dilampirkan Berita Acara MAD-2. 2) Desain dan Gambar Teknik. 3) RAB detail per kegiatan. 4) Jadwal pelaksanaan. 5) Formulir Dampak Lingkungan. 6) Foto 0 % dari kegiatan yang akan dibangun/dikerjakan. 3.1.14 MUSYAWARAH ANTAR DESA - III (MAD-III) MAD-III merupakan forum untuk membahas pengambilan keputusan, dan penetapan anggaran biaya pembangunan Prasarana Pendukung


Halaman

36 dari 46

Perdesaan (I) dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan, hingga terbitnya Berita Acara MAD-3. Hasil dari MAD-3 adalah sebagai berikut : 1) Pengesahan desain anggaran biaya pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) kedalam Berita Acara MAD-3 untuk penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC). 2) Penetapan peraturan dan sanksi. 3) Pengesahan RKTL pelaksanaan fisik dan kegiatan pemeliharaan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 3.1.15 MUSYAWARAH DESA III (MD-III) MD-III merupakan forum sosialisasi atau penyebarluasan hasil penetapan alokasi dana PPK yang diputuskan dalam MAD-II dan MAD-III. Forum ini dilaksanakan di desa yang didanai maupun yang tidak. Khusus bagi desa-desa yang mendapatkan dana kegiatan (yang berpartisipasi aktif) ; Hasil yang diharapkan dari penyelenggaraan MD-III adalah : 1) Tersosialisasikannya hasil MAD-III untuk kegiatan pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 2) Tersosialisasikannya aturan dan tata cara pelaksanaan kegiatan pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 3) Terbentuknya TPK untuk kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 4) Tersusun dan ditetapkannya RKTL pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I). 3.1.16 SURAT PENETAPAN CAMAT (SPC) PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN (I) Berita Acara keputusan MAD-III disahkan oleh Camat atas nama Bupati, berupa terbitnya Surat Penetapan Camat (SPC) yang berisi tentang daftar alokasi bantuan di Kecamatan untuk kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) seperti : jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. Lampiran SPC mencantumkan nama desa, jenis kegiatan termasuk jumlah alokasi dananya, dikirim oleh PjOK kepada TK PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Bupati, FK/FT dan KM-Kab. SPC dapat diterbitkan lebih dari satu (1) kali, sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan kegiatan. 3.1.17 PENGESAHAN DOKUMEN SPPB PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN (I) Sesudah diterbitkan Surat Penetapan Camat (SPC), Ketua TPK (I); PjOK dan Ketua UPK akan membuat Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB). Dokumen ini berisikan daftar alokasi bantuan di Kecamatan yang


Halaman

37 dari 46

bersangkutan, serta harus diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Pengesahan SPPB dilakukan persetujuan dari kabupaten.

segera

dan

tidak

perlu

menunggu

Kelengkapan dokumen sebagai lampiran SPPB, terdiri dari : 1) Proposal prasarana pendukung dan dilampiri Berita Acara MAD-III. 2) Desain dan gambar teknik. 3) RAB detail per kegiatan. 4) Jadwal pelaksanaan. 5) Formulir Dampak Lingkungan. 6) Foto 0 % dari kegiatan yang akan dibangun/ dikerjakan. 3.2 PELAKSANAAN KEGIATAN 3.2.1 PERSIAPAN Pelaksanaan PPK-R2PN tetap mengacu pada Prinsip dan Azas PPK. Untuk itu, kegiatan perlu dipersiapkan secara matang, terencana dan bertumpu pada penyiapan pelaku program yaitu : Kelompok Perumahan, Tim Pengelola Kegiatan, Kader Desa dan Kader Teknik serta pelaku lainnya. Tata cara pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut: 3.2.1.1 Rapat Koordinasi di Kecamatan Rapat koordinasi ini dimaksudkan untuk mempersiapkan rencana pelaksanaan beberapa kegiatan di desa, rapat ini difasilitasi oleh FK/FT dibantu oleh PP/PT dan PjOK. Karena pentingnya, rapat harus dihadiri oleh pengurus UPK, Kepala desa, KP dan TPK tiap desa penerima dana. Waktu penyelenggaraan rapat diharapkan tidak lebih dari satu minggu setelah penanda tanganan SPPB untuk setiap jenis kegiatan. Hasil yang diharapkan : a) Kesepakatan mekanisme koordinasi dan jadwal rapat lain selama periode pelaksanaan. b) Penyamaan persepsi dan langkah seluruh pelaku di Kecamatan terhadap pelaksanaan program, termasuk dalam hal evaluasi dan pelaporan. c) Terjadi tukar pendapat dan pemberian saran antar desa terhadap rencana tiap desa. d) Dibahas dan disepakati tentang mekanisme penyelesaian hambatan dan masalah yang muncul. 3.2.1.2 Rapat Persiapan Pelaksanaan di Desa Pengurus TPK dan atau KP bersama Kepala Desa sebelum memulai pelaksanaan kegiatan secepatnya mengadakan rapat


Halaman

38 dari 46

persiapan di desa. Waktu penyelenggaraan rapat di desa diharapkan tidak lebih dari satu minggu setelah pelaksanaan rapat persiapan di kecamatan. Rapat persiapan di desa difasilitasi oleh Kader Desa dan Kader Teknik. Hasil rapat persiapan menjadi acuan langkah kerja selanjutnya. Hasil yang diharapkan : a) Kesepakatan tentang peran, fungsi dan pembagian tugas tiap pengurus TPK/KP dalam pelaksanaan. b) Tersusunnya rencana kerja detail termasuk penjadwalannya, seperti: rencana rekrutmen tenaga kerja, pengadaan bahan dan alat dan lain-lain. c) Tersusunnya jadwal, tata cara, sanksi-sanksi, dan agenda pertemuan mingguan atau bulanan TPK/KP untuk evaluasi pelaksanaan. 3.2.2 PELAKSANAAN Pelaksanaan kegiatan merupakan realisasi berbagai tahapan kegiatan yang telah disepakati dalam pertemuan MD-II maupun MD-III serta rapat persiapan pelaksanaan. Dalam pelaksanaan kegiatan ini perlu diperhatikan hal-hal penting sebagai berikut: a) Masyarakat desa merupakan pemilik kegiatan, sehingga keputusan pelaksanaan dan tanggung jawab ada pada masyarakat. b) Masyarakat desa mendapat prioritas untuk turut bekerja dalam pelaksanaan kegiatan terutama bagi penduduk miskin. c) Masyarakat desa diperbolehkan untuk mendatangkan tenaga terampil atau ahli dari luar desa sepanjang disepakati dalam Musyawarah Desa dengan syarat ada bagian pekerjaan yang belum mampu dikerjakan oleh masyarakat desa itu sendiri. d) Masyarakat desa diwajibkan untuk mentaati ketepatan spesifikasi bahan/material dan alat. e) Masyarakat desa diwajibkan untuk pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan.

menyusun

jadwal

waktu

3.2.2.1 Pencairan Dana Mekanisme pencairan dana bantuan PPK-R2PN, mengikuti proses dan prosedur yang diatur dalam Surat Edaran Direktorat Jenderal Anggaran , Departemen Keuangan.


Halaman

39 dari 46

3.2.2.2 Pengadaan Tenaga Kerja KP dan TPK mengumumkan secara terbuka bagi warga desa termasuk kaum perempuan dan diutamakan kelompok miskin tentang adanya rencana pelaksanaan kegiatan kepada masyarakat. Isi pengumuman meliputi : jenis kegiatan, kebutuhan tenaga kerjanya, upah, dan hari kerja. Isi pengumuman harus sesuai RAB dan desain teknisnya. Pengumuman ditempel di setiap sudut desa/lokasi tempat masyarakat desa biasa berkumpul. Harapannya, setiap warga masyarakat mengetahui kegiatan yang akan dibangun melalui PPKR2PN. 3.2.2.3 Pengadaan Bahan/Material dan Alat Pengadaan bahan/material dan alat dilaksanakan secara transparan sesuai spesifikasi yang disebut dalam desain teknis dan RAB. Prosedur pengadaan bahan/material dan alat tetap mengacu pada PTO PPK III, khususnya Penjelasan IV : Jenis dan Proses Pelaksanaan Bidang Kegiatan PPK. 3.2.2.4 Rapat Evaluasi TPK/KP Rapat evaluasi dilaksanakan tiap minggu dan atau tiap bulan, untuk mengevaluasi kegiatan selama satu minggu atau bulan berjalan. Kegiatan ini juga dimaksudkan untuk membuat rencana kerja dan penyelesaian masalah. Hasil yang diharapkan : 1) Tercapainya target pekerjaan dari yang direncanakan. 2) Terjadwalnya rencana kerja detail termasuk penjadwalan untuk periode berikutnya. 3) Terselesaikannya pembahasan kendala dan penyelesaian masalah serta tindak lanjut yang diperlukan. 4) Tercapainya evaluasi kinerja tiap pengurus TPK/KP. 5) Tersusunnya Laporan Penggunaan Dana (LPD) 3.2.3 MUSYAWARAH DESA PERTANGGUNGJAWABAN TPK/KP wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara bertahap kepada masyarakat agar dapat diwujudkan transparansi dalam proses pelaksanaan PPK-R2PN Musyawarah Pertanggungjawaban minimal dilakukan dua kali setiap akhir pemanfaatan dana BLM. Sebelum diadakan musyawarah desa pertanggungjawaban, TPK/KP harus menyelesaikan Laporan Penggunaan Dana (LPD) pencairan dana ke-I atau ke-II. Foto copy dokumen LPD harus ditempel di papan informasi.


Halaman

40 dari 46

Hasil yang diharapkan adalah : 1) Terlaporkannya penerimaan dan penggunaan dana, status kemajuan setiap kegiatan, tingkat partisipasi masyarakat, tingkat keterlibatan perempuan, serta proses penyelesaian masalah. 2) Diputuskannya penerimaan atau penolakan LPD dari TPK/KP pada forum musdes pertanggungjawaban. Apabila musyawarah tidak menyepakati, dilakukan pengambilan keputusan dengan cara voting/ pemungutan suara tertutup dari seluruh peserta pertemuan. 3) Disampaikannya hasil evaluasi Musdes Pertanggungjawaban terhadap kinerja TPK/KP sebagai upaya peningkatan kinerja. 4) Ditetapkannya rencana kerja dan pendanaan untuk tahapan kegiatan berikutnya (tahapan pencairan dana ke-2 dan ke-3 atau pemeliharaan). 3.2.4 SERTIFIKASI Sertifikasi adalah penilaian kualitas teknis terhadap prasarana fisik (H, Go, S dan I) yang dilakukan oleh Fasilitator Teknik. Hal ini dimaksudkan untuk mendorong TPK dan KP agar lebih memfokuskan perhatian pada peningkatan kualitas teknis. Setiap prasarana fisik (H, Go, S dan I) wajib disertfikasi, sehingga prasarana fisik yang tidak memenuhi standar teknis dapat segera diperbaiki. Sertifikasi dapat dilakukan setiap saat apabila ada hasil kegiatan yang dapat dinilai. Berkaitan dengan sertifikasi penerimaan bahan/material, TPK/KP diwajibkan untuk menunjukkan lokasi penggunaan bahan/material (MOS), walaupun bahan/material dimaksud belum dipasang atau dihampar. FT menilai kelayakan kualitas bahan/material dengan menyatakan: a) layak diterima, b) belum layak diterima dengan ditulis alasannya, atau c) ditolak dengan ditulis alasannya. Dokumen sertifikasi untuk bahan/material yang layak diterima disimpan di arsip TPK/KP. Foto kopi dokumen tersebut ditempelkan pada papan informasi sehingga perhatian masyarakat terfokus pada target kualitas. Sertifikasi tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada TPK/KP. Apabila TPK/KP terbukti mampu mengadakan bahan/material yang layak dan mengerjakan prasarana fisik sesuai standar teknis, maka FT diijinkan menunda penilaian dan dapat menyetujui pembayaran tanpa disertifikasi terlebih dahulu. 3.2.5 REVISI KEGIATAN Revisi kegiatan dapat dilakukan apabila : harus terjadi perubahan desain untuk menyesuaikan prasarana fisik dengan kondisi di lapangan, terjadi perubahan harga, atau terjadi bencana alam. Penambahan jumlah dana dilarang dalam revisi kegiatan.


Halaman

41 dari 46

Revisi kegiatan dibuat oleh TPK/KP. Persetujuan terhadap usulan revisi kegiatan ditetapkan oleh PJOK, Ketua TPK/KP, dan FT untuk selanjutnya dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Dokumen Berita Acara Revisi diberitahukan secara terbuka kepada masyarakat melalui papan Informasi. Revisi kegiatan dapat disarankan oleh KMT berdasarkan pertimbangan teknis khususnya apabila kegiatan dimaksud ada kemungkinan tidak berhasil atau mengalami kegagalan. Pertimbangan teknis dari KMT tersebut harus disampaikan secara tertulis dan terbuka kepada masyarakat. KMT memastikan seluruh perubahan telah dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Apabila setiap perubahan target, desain, spesifikasi, dan perhitungan teknis lainnya tidak dituangkan dalam Berita Acara Revisi, maka revisi kegiatan dimaksud dinyatakan tidak sah. Aturan pokok revisi kegiatan adalah : 1) Alokasi dana untuk tiap kegiatan fisik tidak boleh dialihkan. 2) Alokasi dana untuk Biaya Umum dapat dialihkan untuk biaya kegiatan fisik. 3) Lokasi prasarana yang telah ditetapkan tidak boleh dipindahkan dari satu desa ke desa lainnya. 4) Revisi kegiatan untuk pembangunan perumahan dibatasi pada bagian fondasi, tanpa mengubah desain bangunan atas yang telah dipilih. Revisi ini misalnya karena pengaruh jenis tanah. 3.2.6 PENGGANTIAN PENGURUS TPK/KP Pengurus TPK/KP dimungkinkan diganti dengan orang lain apabila yang bersangkutan dinilai tidak mampu atau lalai melaksanakan tugasnya. Penggantian TPK/KP dilakukan melalui musyawarah desa. 3.2.7 DOKUMENTASI KEGIATAN Dokumentasi foto seluruh kegiatan PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias menjadi tanggung jawab FK/FT. Meskipun demikian, TPK/KP perlu membuat sendiri dokumentasi foto untuk kepentingan arsip desa. FK/FT diwajibkan menyusun dokumentasi foto untuk pelaksanaan kegiatan di Kecamatan. Foto disusun dalam satu album, dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Foto-foto yang ditampilkan sudah diseleksi dari kumpulan foto yang disampaikan oleh desa atau yang diambil gambarnya oleh FK/FT. 2) Foto yang ditampilkan tidak diperbolehkan hanya mendokumentasikan kegiatan dari satu desa tertentu. 3) Setiap foto perlu diberikan catatan atau keterangan ringkas. 4) Foto yang ditampilkan meliputi :


Halaman

42 dari 46

a. Foto kondisi 0 %, 50 %, dan 100 % yang diambil dari sudut pengambilan yang sama. b. Foto yang memperlihatkan orang sedang bekerja secara bersama. c. Foto yang memperlihatkan peran serta perempuan dalam kegiatan prasarana. d. Foto yang memperlihatkan pembayaran secara langsung kepada masyarakat. 3.2.8 PENYELESAIAN KEGIATAN Penyelesaian kegiatan merupakan bagian dari pertanggungjawaban TPK/KP di desa. Prosedur penyelesaian kegiatan meliputi : 3.2.8.1 Pembuatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K) adalah pernyataan Ketua TPK/KP dan FT tentang pelaksanaan seluruh jenis kegiatan telah selesai dalam kondisi 100% serta siap diperiksa oleh PjOK. Penandatanganan LP2K oleh Ketua TPK/KP dan FT merupakan bukti pertanggungjawaban secara administrasi yang dilengkapi dengan dokumen pendukung termasuk Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB). Dokumen LP2K diserahkan kepada PjOK dengan tembusan KMT, untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan lapangan. 3.2.8.2 Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya TPK/KP bersama Kader Desa dengan dibantu oleh FK/FT membuat rincian Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB) berikut lampirannya. Dokumen ini dimaksudkan untuk menjelaskan penggunaan dana bantuan PPK-R2PN di desa. RKB dibuat secara terpisah untuk setiap kegiatan sesuai dengan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan. Harga-harga satuan, volume, jumlah HOK terserap, besar dan distribusi dana dari setiap kegiatan diluar kegiatan prasarana fisik dilaporkan berdasarkan kondisi aktual di lapangan dan catatan yang ada pada buku Kas Umum. TPK/KP dilarang menyalin dan menulis ulang RAB tanpa melihat realisasi di lapangan untuk keperluan penyusunan RKB. Dokumen RKB merupakan rekapitulasi atau rangkuman seluruh catatan penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan. Setiap kontribusi swadaya masyarakat dicantumkan dalam RKB. Pada kegiatan pembangunan prasarana, perincian volume dan biaya yang tercantum pada format RKB harus sesuai dan berkaitan


Halaman

43 dari 46

erat dengan gambar-gambar purna laksana sebagai lampiran pada dokumen penyelesaian. Gambar-gambar purna laksana terdiri dari : denah, peta situasi, detail konstruksi dan lain-lain sesuai kondisi yang terlaksana di lapangan. 3.2.8.3 Musyawarah Desa Serah Terima (MDST) MDST dimaksudkan sebagai bentuk pertanggungjawaban akhir dari pelaksanaan kegiatan berkaitan dengan pengelolaan dana dan kegiatan dari TPK/KP kepada masyarakat. PjOK bersama FK/FT memfasilitasi TPK/KP untuk menyelenggarakan MDST yang dihadiri oleh sebanyak mungkin anggota masyarakat. Apabila masyarakat menerima pertanggungjawaban TPK/KP maka selanjutnya disusun Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP bersama PjOK dan diketahui oleh oleh Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati. Hasil yang diharapkan : a) Terjelaskannya masa akhir tanggung jawab TPK/KP terhadap kegiatan di lapangan dengan ditandatanganinya SP3K. b) Dilaporkannya hasil pelaksanaan setiap jenis kegiatan, serta penerimaan dan penggunaan dana. c) Dilaporkannya hasil evaluasi pekerjaan dan kinerja TPK/KP. d) Dilaporkannya Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan kepada masyarakat agar dapat dimanfaatkan dan dilestarikan. e) Ditetapkannya kepengurusan Tim Operasi dan Pemeliharaan. f) Ditetapkannya rencana pemeliharaan terhadap kegiatan yang telah diserahterimakan terdiri dari rincian tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan, dan identifikasi sumber dana yang akan digunakan. 3.2.8.4 Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan Pelaksanaan PPK-R2PN dinyatakan selesai di tingkat desa apabila dokumen SP3K telah ditandatangani. Kegiatan tambahan atau lanjutan yang bersumberkan dana dari luar PPK-R2PN baru dapat dimulai setelah diterbitkan SP3K. Seluruh kegiatan lanjutan yang dilaksanakan setelah diterbitkannya SP3K bukan tanggung jawab TPK/KP. PjOK harus memastikan bahwa kegiatan yang diserahterimakan atau yang tercantum dalam SP3K benar-benar telah memenuhi syarat, sesuai dengan RKB, gambar-gambar purna laksana sesuai dengan kondisi lapangan, dan catatan sesuai fakta. Apabila dalam pemeriksaan di lapangan ditemui adanya kekurangan dalam pelaksanaan termasuk dalam hal administrasi maka PjOK dapat memberikan kesempatan kepada TPK/KP untuk melakukan perbaikan.


Halaman

44 dari 46

3.2.8.5 Dokumen Penyelesaian TPK/KP bersama FK/FT dibantu Kader Teknis Desa menyelesaikan dokumen SP3K, LP2K, RKB beserta lampiran pendukung lainnya. Dokumen tersebut disampaikan PjOK kepada Tim Koordinasi Kabupaten, selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak tanggal ditandatanganinya LP2K. Apabila sampai batas waktu yang ditetapkan dokumen penyelesaian belum dituntaskan, maka Ketua TPK/KP, FK/FT dan PjOK membuat Berita Acara Keterlambatan dan kesanggupan untuk penyelesian. Dokumen Berita Acara Keterlambatan disampaikan kepada TK-PPK Kabupaten dan KM-Kab/KMT. Biaya pembuatan dokumen penyelesaian seluruhnya dimasukan pada Biaya Umum TPK/KP. 3.2.8.6 Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (pada kondisi khusus) Apabila sampai batas waktu penyelesaian yang ditentukan Program, ternyata kegiatan pembangunan prasarana belum dapat diselesaikan, atau dana belum disalurkan seluruhnya, maka Ketua TPK/KP dan FK/FT dengan diketahui oleh Kepala Desa membuat Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK) sebagai pengganti LP2K. BASPK menunjukkan kondisi hasil pelaksanaan kegiatan yang dicapai pada saat itu. Jika sudah dibuat BASPK maka tidak perlu lagi dibuat LP2K, namun demikian SP3K tetap dibuat setelah seluruh kegiatan telah diselesaikan. Lampiran yang harus dibuat jika muncul BASPK sama dengan LP2K. 3.3 PELESTARIAN KEGIATAN Pengelolaan kegiatan PPK-R2PN harus dijamin dapat memberi manfaat kepada masyarakat secara berkelanjutan. Di samping manfaat dari hasil kegiatan, maka aspek pemberdayaan, sistem dan proses perencanaan, aspek good governance, serta prinsip-prinsip harus memberi dampak positif dan berkelanjutan bagi masyarakat. 3.3.1 HASIL KEGIATAN Hasil kegiatan merupakan aset yang harus dipelihara, dikembangkan dan dilestarikan. Jika aset tidak dikelola dengan baik maka desa atau kecamatan tidak mendapat lagi dana pada tahun berikutnya. 3.3.2 PROSES PELESTARIAN Pelestarian hasil kegiatan merupakan tahapan pasca pelaksanaan yang dikelola dan menjadi tanggung jawab masyarakat. Pelestarian oleh masyarakat tetap berdasarkan prinsip-prinsip PPK.


Halaman

45 dari 46

Tujuan pelestarian kegiatan adalah : 1) Berlanjutnya proses dan penerapan prinsip-prinsip PPK dalam pelaksanaan pembangunan secara partisipatif di masyarakat. 2) Ternjamin berfungsinya prasarana/sarana yang telah dibangun. 3) Ternjaminnya kelanjutan sistem dan mekanisme pengelolaan dana masyarakat. 4) Berfungsinya kelembagaan masyarakat di desa dan kecamatan dalam pengelolaan pasca program. 5) Tumbuh dan meningkatnya rasa memiliki masyarakat terhadap hasil kegiatan. 3.3.3 KOMPONEN PENDUKUNG PELESTARIAN 1) Peningkatan kemampuan teknis dan manajerial kelompok masyarakat, Tim Pengelola Kegiatan, serta pelaku-pelaku lain di desa dan kecamatan. 2) Penyediaan sistem dan mekanisme monitoring, evaluasi, perencanaan pengendalian secara partisipatif. 3) Penguatan kelembagaan masyarakat di kecamatan dan desa. 3.3.4 SISTEM PEMELIHARAAN Sistem pemeliharaan PPK-R2PN memakai sistem PPK reguler, yaitu diarahkan kepada adanya perawatan dan pengembangan aset sarana/prasarana yang dibangun. Kegiatan pemeliharaan terdiri dari : 1) Penyusunan rencana pemeliharaan harus sudah dibuat. 2) Tim Pemelihara dibentuk dan dilatih paling lambat sebelum MDST. 3) Setiap jenis sarana/prasarana tertentu yang dipungut iuran, dibuatkan daftar penanggung jawab dan penetapan iuran. 4) Jenis kegiatan yang tidak menggunakan iuran, ditetapkan kelompok masyarakat pengelola dan pemelihara. 5) PjOK dilibatkan dalam rangka pemantauan pemeliharaan rutin. 6) Rencana pemeliharaan dilampirkan pada dokumen penyelesaian. 3.3.5 PELATIHAN PEMELIHARAAN FK/FT difasilitasi KMKab/KMT memberikan pelatihan kepada anggota Tim Pemelihara. Tim Pemelihara dijelaskan mengenai pentingnya pemeliharaan, organisasi pengelola, serta teknik yang digunakan seperti: teknik membuat inventarisasi dan penyelesaian masalah. Agar materi pelatihan lebih mudah dipahami maka dilakukan praktik lapangan.


Halaman

46 dari 46



PENJELASAN I SOSIALISASI

Pengertian Sosialisasi dalam PPK-R2PN adalah upaya memperkenalkan atau menyebarluaskan informasi mengenai PPK-R2PN kepada masyarakat sebagai penerima program, maupun kelompok masyarakat lainnya serta kepada para pelaku dan instansi atau lembaga pendukung PPK di semua tingkatan. Hasil yang diharapkan dari proses sosialisasi PPK-R2PN adalah dimengerti dan dipahaminya secara utuh tentang konsep-konsep, prinsip, prosedur, kebijakan dan tahapan dalam pelaksanaan Program Pengembangan Kecamatan oleh pelaku-pelaku pendukung PPK-R2PN dan masyarakat sebagai pelaku sekaligus sasaran penerima program. Untuk mencapai pemahaman yang utuh tentang PPK-R2PN, maka proses sosialisasi tidak hanya dilakukan pada awal pelaksanaan program saja tetapi secara terus menerus sampai dengan akhir pelaksanaan program. Keberadaan media sosialisasi dan informasi tersebut tidak hanya berisi pesan yang bertujuan untuk sekedar mengenalkan dan diketahui saja, namun juga bersifat mengajak masyarakat berpartisipasi aktif dan bangga karenanya.Diharapkan , pada akhirnya timbul pendalaman pemahaman masyarakat terhadap PPK, dan kemudian menjadikan PPK sebagai tradisi membangun milik masyarakat. Pada dasarnya proses sosialisasi PPK-R2PN dilakukan melalui dua cara, yaitu: 1. Pertemuan Langsung 2. Media informasi

1.1. Sosialisasi PPK-R2PN Melalui Pertemuan Langsung Sosialisasi PPK-R2PN melalui pertemuan langsung dilakukan dengan menggunakan pertemuan-pertemuan formal yang sengaja diadakan dalam rangka pelaksanaan PPK – R2PN maupun secara informal menggunakan pertemuan-pertemuan yang telah ada sebelumnya. Pertemuan sosialisasi yang memang sengaja diadakan dalam rangka PPK-R2PN adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Pertemuan Sosialisasi PPK-R2PN di Propinsi Pertemuan Sosialisasi PPK-R2PN di Kabupaten Sosialisasi PPK-R2PN di Kecamatan Melalui Musyawarah Antar Desa I Sosialisasi PPK-R2PN di Desa Melalui Musyawarah Desa I Sosialisasi PPK-R2PN di Dusun dan Kelompok Masyarakat Sekaligus Sebagai Media Penggalian Gagasan dari Masyarakat

(Lebih lengkap mengenai tujuan, hasil yang diharapkan dan proses pelaksanaannya lihat Penjelasan III PTO tentang; Forum-forum PPK-R2PN) Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan sosialisasi PPK-R2PN melalui pertemuan langsung antara lain: 1. 2.

Memastikan persiapan penyelenggaraan pertemuan.(lihat Ceklis Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan Sosialisasi). Memastikan ketersediaan materi yang akan diinformasikan atau disampaikan (lihat Ceklis Informasi PPK-R2PN untuk Disampaikan dalam Pertemuan Sosialisasi).

Penjelasan I : Sosialisasi

1

3.

Kesiapan untuk penyampaian materi seperti: metode, media atau alat yang digunakan.

(Metode, media atau alat yang digunakan lihat Penjelasan III PTO; Forum-Forum PPKR2PN, sedangkan tentang teknik memfasilitasi dalam suatu pertemuan lihat Penjelasan II PTO: Fasilitasi dan Pelatihan) Untuk membantu memastikan agar proses sosialisasi PPK-R2PN melalui pertemuan berjalan dengan lancar dan tidak ada informasi yang terlewatkan maka perlu dibuatkan ceklis tentang persiapan apa saja yang akan dilakukan dan informasi-informasi apa yang akan disampaikan. Ceklis tersebut dapat dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan dan kondisi di masing-masing daerah. Namun demikian sebagai acuan awal dapat menggunakan ceklis seperti di bawah ini.

CEKLIS PERSIAPAN PERTEMUAN SOSIALISASI

Tingkat Propinsi, Kabupaten, Kecamatan dan Desa

Siapkan Undangan (minimal dua minggu sebelum pelaksanaan pertemuan, Isi undangan menyebutkan waktu, tempat dan tujuan pertemuan) Undangan ditanda tangani oleh yang berhak mengundang (Di tingkat desa dan kecamatan dibuka peluang bagi masyarakat yang berminat untuk hadir) Konfirmasi Pemberitahuan Kehadiran Peserta (minimal 2 hari sebelum pelaksanaan Tempat dan Peralatan telah tersedia dan cukup memadai Konsumsi sesuai perkiraan jumlah peserta Materi dan Bahan yang akan dibagikan telah tersedia sesuai perkiraan jumlah peserta Adakan pertemuan dengan penyelenggara dan penyaji lainnya untuk membicarakan rincian pelaksanaan pertemuan dan peran masingmasing Daftar Hadir Jadwal Acara Tempat diatur berbentuk huruf U, seandainya memungkinkan


2

CEKLIS INFORMASI

UNTUK DISAMPAIKAN MELALUI PERTEMUAN SOSIALISASI

Latar Belakang, Tujuan dan Sasaran PPK-R2PN Prinsip-Prinsip PPK-R2PN Keberpihakan kepada Orang Miskin Transparansi Partisipasi Desentralisasi Kompetisi Sehat Ketentuan Dasar PPK-R2PN Jenis Kegiatan dalam PPK-R2PN Jenis Kegiatan yang Dilarang dalam PPK-R2PN Jumlah Usulan Kegiatan Kompetisi Usulan Kegiatan Swadaya Pelestarian Kegiatan Keterlibatan Orang Miskin Keberpihakan kepada Perempuan Sanksi Bantuan Pendampingan dan Bantuan Teknis Pendanaan Sumber dan Alokasi Dana PPK-R2PN Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana Sumber dan Alokasi Dana TPK, UPK dan Proses PPK Hibah Desa Berpartisipasi/terpilih Fungsi dan Peran Pelaku PPK-R2PN Tahapan Pelaksanaan Program Perencanaan Kegiatan Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian Kegiatan Pemantauan Pelaporan Pelestarian Kegiatan


3

Sosialisasi tentang PPK-R2PN di tingkat Propinsi dan Kabupaten sebaiknya tidak hanya melalui forum resmi Sosialisasi, tetapi perlu ditindaklanjuti dengan pertemuanpertemuan lanjutan secara formal maupun informal terutama kepada instansi-instansi terkait, LSM dan Perguruan Tinggi sehingga tercapai suatu persepsi yang sama tentang PPK-R2PN. Koordinator Pulau Nias bersama-sama Konsultan Manajemen Kabupaten perlu memfasilitasi pertemuan-pertemuan lanjutan tersebut. Materi yang disosialisasikanpun tidak semata-mata hanya konsep-konsep PPK-R2PN yang ada di Petunjuk Teknis Operasional atau Petunjuk resmi lainnya, tetapi proses, permasalahan yang terjadi dan hasil yang dicapai dalam pelaksanaannya di masyarakat juga perlu disebarluaskan. Dengan mengetahui konsep PPK-R2PN secara utuh dan tahu apa yang terjadi di lapangan akan sangat membantu para pelaku pendukung program di tingkat Propinsi dan kabupaten menjalankan fungsi dan perannya. Untuk sosialisasi langsung di tingkat masyarakat (dusun dan kelompok) hal-hal yang harus diperhatikan adalah: 1.

Gunakan pertemuan-pertemuan formal maupun informal yang telah ada di masyarakat

2.

Manfaatkan setiap kesempatan ketika bertemu dengan sekumpulan masyarakat seperti: di pos ronda, lapangan olah raga, tempat pengajian, persekutuan, misa atau tempat-tempat berkumpul masyarakat lainnya untuk penyebarluasan PPKR2PN secara informal,

3.

Undangan pertemuan dengan masyarakat menggunakan cara-cara yang lazim dilakukan (seperti: menggunakan “kenthongan”, diumumkan melalui masjid, gereja atau media lainnya). Bila menggunakan undangan tertulis, usahakan undangan tersebut juga di tempel di papan-papan informasi sehingga setiap orang merasa berhak juga untuk hadir.

4.

Tidak boleh melakukan pertemuan sosialisasi hanya dengan kelompok dari kalangan tertentu saja atau sengaja tidak melakukan sosialisasi pada kelompok tertentu,

5.

Gunakan bahasa yang sederhana dan dimengerti masyarakat.

6.

Informasi jangan hanya sekedar disampaikan begitu saja, tetapi perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat tentang informasi tersebut. Misalnya tentang negatif list mengapa hal tersebut dilarang dalam PPK-R2PN, mengapa proses atau tahapannya sering dirasakan cukup panjang, mengapa ada dana yang sifatnya hibah, mengapa untuk kegiatan preserana pendukung perdesaan harus ada kompetisi dan tidak dibagi rata saja dan lain-lain.

7.

Dalam penyampaian informasi kepada masyarakat gunakan simbol-simbol, jargon atau pepatah yang ada dimasyarakat sehingga mudah untuk diingat.

8.

Masyarakat pada dasarnya akan tertarik, menerima informasi suatu program yang datang dari luar dan akan mau berperan serta untuk memberikan kontribusinya jika mereka merasakan ada manfaat yang dapat diambil. Untuk itu perlu diberikan pemahaman kepada masyarakat bahwa PPK-R2PN merupakan salah satu “jembatan” bagi masyarakat desa dalam rangka memenuhi kebutuhan-kebutuhannya. Yakinkan kepada masyarakat bahwa PPK-R2PN benar-benar telah dijalankan selama lebih dari 3 tahun di beberapa tempat di Indonesia dan bukan cerita bohong belaka (berikan contoh lokasi terdekat yang pernah melaksanakan ).


4

1.2. Sosialisasi PPK-R2PN Melalui Media Informasi Selain melalui pertemuan-pertemuan langsung dengan masyarakat, sosialisasi dan penyebarluasan informasi PPK-R2PN dapat dilakukan melalui media-media informasi. Dewasa ini cukup banyak media informasi yang berkembang di masyarakat dan dapat digunakan sebagai media penyebarluasan informasi, baik media informasi tradisional maupun yang telah modern. Beberapa media informasi yang dapat digunakan antara lain: 1. Tokoh-tokoh masyarakat (agama, adat) yang ada di lokasi program Tokoh-tokoh masyarakat yang ada di pedesaan seringkali merupakan tokoh panutan yang dipercaya dalam ucapan maupun tindakannya. Karena itu keberadaan tokoh-tokoh tersebut merupakan alternatif sebagai media sosialisasi atau penyebarluasan informasi PPK-R2PN. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah: kunjungi mereka, perkenalkan diri, sampaikan informasi tentang PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran), minta ijin akan bertemu dengan masyarakat untuk mensosialisasikan PPK-R2PN. Jika hubungan telah terjalin dengan baik ajukan permohonan agar tokoh tersebut membantu menyampaikan PPK-R2PN kepada masyarakat. Hubungan akan terjalin dengan baik jika dilakukan tidak hanya sekali tetapi dilakukan berkali-kali sejauh memungkinkan. 2. Media cetak dan elektronika Media cetak seperti majalah, surat kabar atau media elektronika seperti radio, televisi juga merupakan alternatif untuk menyampaikan informasi mengenai PPKR2PN kepada masyarakat. Sebagian besar wilayah di Indonesia biasanya telah terjangkau oleh media-media tersebut, paling tidak di pusat kota kecamatan dan sekitarnya. Namun demikian dapat pula membuat media cetak sendiri seperti : brosur, selebaran, bulletin, spanduk dan lain-lain dengan tetap mangacu pada petunjuk-petunjuk resmi PPK-R2PN. 3. Papan Informasi Papan informasi merupakan media penyebarluasan informasi PPK-R2PN yang diwajibkan keberadaannya untuk diletakkan di kecamatan dan desa-desa. Penempatan papan informasi tidak hanya di dalam ruangan tetapi juga di ruang terbuka dan diletakkan di tempat-tempat umum yang biasa dikunjungi orang, seperti: pasar, balai desa, pos ojek, puskesmas, tempat ibadah dan lain-lain. Berkaitan dengan papan informasi hal-hal yang perlu diperhatikan : a. Informasi yang ditempelkan di papan informasi usahakan menggunakan bahasa dan/ atau formulir yang sederhana dan bisa dimengerti masyarakat umum. b. Dalam papan informasi selalu dituliskan Nomor Kotak Pos 612 JKP Jakarta 10900, nama dan alamat FK/FT sebagai media pengaduan masyarakat. Dalam rangka meningkatkan fungsi pengawasan oleh masyarakat, sangat dianjurkan pada setiap papan informasi disediakan kotak saran dan pengaduan yang secara periodik dibuka oleh FK/FT. Setiap pengaduan agar segera ditindaklanjuti sesuai prinsip dan prosedur penanganan pengaduan, terbuka serta adanya partisipasi masyarakat. Permasalahan dan tindak lanjut yang telah dilakukan agar selalu dilaporkan ke jenjang di atasnya, untuk memastikan penanganannya telah sesuai dengan prinsip dan prosedur dalam PPK-R2PN.


5

c. Sekali waktu warga masyarakat dikumpulkan di depan papan informasi. Fasilitator Kecamatan, Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan , KD, atau TPK/KP menjelaskan apa yang diinformasikan dalam papan informasi tersebut. Pada papan informasi PPK-R2PN harus tertulis nama dan alamat FK/FT, Sekretariat PPK-R2PN, dan kotak pos pengaduan: Contoh: Kepada Fasilitator Kecamatan (FK) 1. Sdr. Jhon, RT 03, RW 04, Tarakan Baru 2. Sdr. Vivi, RT 03, RW 04, Tarakan Baru atau ke Kantor KM Nasional di Wilayah masing-masing up. Spesialis Monetoring dan Evaluasi. atau ke Sekretariat Pembinaan PPK Kotak Pos 612 / JKP, Jakarta. Hasil sosialisasi perlu dievaluasi untuk melihat apakah tujuan sosialisasi ini dapat mencapai sasaran. Proses ini disajikan dalam Gambar12.1. Gambar 12.1. Bagan Alir Teknik Sosialisasi

Tujuan Sosialisasi

Materi Sosialisasi - Prasarana - Waktu - Biaya

Pelaksanaan Sosialisasi

Evaluasi Sosialisasi

Metode Sosialisasi

Sasaran Sosialisasi

Hal-hal penting yang perlu disampaikan dalam papan Informasi meliputi : Waktu

Informasi

Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa I untuk pengenalan PPK-R2PN di Kecamatan

- Prinsip dan Kebijakan dasar PPK-R2PN - Daftar desa peserta PPK-R2PN - Jadwal Pengenalan PPK-R2PN tingkat desa - Pencalonan pengurus KP & TPK,PT;PP - Pemilihan pelaku didesa:KD;Timsurvei&


Frekuensi2 1X

Penanggung i jawab FK dan PjOK

Lokasi Kecamatan dan semua desa yang ada di kecamatan.

6

Waktu

Informasi

Frekuensi2

Penanggung i jawab

Lokasi

Verifikasi,TPU; - Pengelompokan perumahan &Tipe desain - Sanksi-sanksi dari pusat, kecamatan - Rencana penggunaan dana operasional kegiatan - dsb Segera setelah pengenalan PPK –R2PN tingkat desa

- SDA - Sanksi-sanksi dari pusat, kecamatan & desa - KD;;Tim survey &ver KP;TPK terpilih - Tugas & tanggung jawabnya

1X

FK dan TPK

Desa/dusun peserta PPKR2PN

Segera setelah pelatihan pelaku di desa

- Rencana kerja pelaku didesa - Jadwal Musyawarah Desa II

1X

FK,KD;Tim survey dan Ver; KP;TPK


Segera setelah setiap pertemuan tk. dusun/ kelompok

- Daftar gagasan yang diajukan dusun/ kelompok - Nama-nama utusan dusun/kelompok ke Musyawarah Desa II

1X

FK KD; Tim survey dan Ver;TPK


setelah Musyawarah Desa khusus kelompok perempuan

- Daftar KP,tipe desain rumah, - Usulan kegiatan sekolah - Usulan kegiatan balai desa - Usulan Prasaranan pendukung perdesaan - Harga-harga barang atau material - Rincian penggunaan dana operasional kegiatan

1X

KM Kab dan FK

Kecamatan, desa/dusun peserta PPKR2PN

Segera setelah Musyawarah Desa II

- Nama-nama utusan 1 X desa ke Musyawarah Antar Desa II - Nama calon pengurus UPK - Nama calon pengamat (tokoh tingkat kecamatan) - Sanksi-sanksi dari pusat, kecamatan, desa.


TPK

FK KD; Tim survey dan Ver;KP;TPK


7

Waktu

Informasi

Frekuensi2

Penanggung i jawab

Lokasi

Segera setelah verifikasi selesai

- Hasil/rekomendasi tim survey dan verifikasi

1X

Pendamping Lokal, FK, PjOK


Segera setelah pembuatan usulan kegiatan oleh Musyawarah Antar Desa II dan Musyawarah Antar Desa III

- Berita acara Musyawarah Antar Desa II - Daftar usulan desa penerima bantuan - Pengurus UPK terpilih - Daftar usulan yang disetujui - Surat Penetapan Camat - Laporan akhir penggunaan dana operasional kegiatan - Kuotasi harga barang - Berita acara penawaran barang - Surat perjanjian dengan supplier

1X

PjOK, FK KD; Tim survey dan Ver;KP;TPK


1X

PjOK, FK, KP,TPK


Segera setelah pelaksanaan pengadaan bahan dan Tukang

Segera setelah dana cair

- Dokumen-dokumen pencairan dana

Setiap pencairan dana.

UPK, FK, PjOK, KP,TPK,


Tahap Pelaksanaan

- Rincian penggunaan dana oleh KP,TPK, UPK - Fotokopi rekening UPK

Satu bulan sekali

UPK,PT,PP, FK, KP,TPK,


Awal tahap Pelaksanaan

- Desain teknis berikut denah lokasi kegiatan.

1X

FT, TPK (I)


Tahap Pelaksanaan

- Rincian realisasi anggaran biaya

Satu bulan sekali.

FK, KP,TPK,PP


Tahap Pelaksanaan

- Daftar nama pekerja, besar insentif dan rincian pembayaran HOK

Setiap pembayaran insentif

FK, KP,TPK,PT, PP


Tahap Pelaksanaan

- Laporan rekapitulasi dana keseluruhan

Satu bulan sekali.

FK, KP,TPK,PT, PP


Tahap Pelaksanaan

- Daftar nama anggota kelompok dan rincian

1X

FK, KP,TPK,PT,

Desa/dusun peserta PPK-


8

Waktu

Tahap Pelaksanaan

1

Informasi alokasi dana pembangunan - Rekap laporan penggunaan dana pertanggung-jawaban akhir

Frekuensi2

Satu bulan sekali.

Penanggung i jawab PP

Lokasi R2PN

FK, KP,TPK,PT, PP


Penanggungjawab harus memastikan informasi yang ditempelkan selalu dalam keadaan baik (bisa dibaca/tidak rusak) dan terbaru sehingga masyarakat benar-benar dapat mengikuti perkembangan kegiatan. Jika rusak harus diganti.

2 Informasi dengan frekuensi satu bulan sekali, selalu diperbaharui dan direhab minimal setiap tanggal 5 atau setiap kali terjadi perkembangan/perubahan.

KETENTUAN A. Tampilan dari media dianjurkan mengandung ciri atau atribut lokal B. Selain menggunakan Bahasa Indonesia, juga disampaikan dengan bahasa setempat. C. Pesan yang disampaikan berisi : a) Tema acara yang diselenggarakan b) Identitas pelaku, identitas program c) Kriteria dan tata cara pemilihan pelaku di desa d) Tugas pokok dan fungsi masing-masing pelaku di desa dan kecamatan e) Partisipasi perempuan dalam pembangunan f) Azas, prinsip, dan tahapan PPK R2PN g) Proses dan output keputusan yang dihasilkan ( 4 W+ 1 H ) h) Perintah-perintah/larangan/ ketentuan di PTO i) Desain dan gambar teknis j) Proses pencairan dana dan pertanggungjawaban k) Pelaporan Kegiatan D. BENTUK MEDIA YANG DIGUNAKAN 1. Media Cetakan a. Jenis Media Cetakan

Media cetakan merupakan media yang efektif dan dapat bertahan cukup lama dalam program sosialisasi dan informasi program. 

Poster, bermanfaat untuk dipasang di tempat yang strategis, agar dapat dibaca berulang-ulang serta dapat memancing pertanyaan lebih mendalam bagi pembacanya. Di lokasi korban bencana alam sangat minim informasi, sehingga poster akan langsung menarik perhatian warga.



Leaflet, merupakan media yang dibagikan langsung ke target publik yang diinginkan, mudah disimpan serta dapat menambah pengetahuan. Di Pulau Nias, leaflet cukup diminati karena tingkat keinginan membaca dan mengetahui informasi masyarakat di Pulau Nias cukup tinggi, ditambah lagi dengan kondisi miskin informasi yang terjadi di kawasan bencana alam, sehingga setiap bacaan yang ada akan langsung dibaca.



Booklet, merupakan buku ringkas (buku saku/handbook) yang berisi informasi lebih detail mengenai suatu permasalahan. Buku ini akan disebarkan ke penerima manfaat bantuan Program PPK-R2PN, sehingga akan menambah pengetahuan


9

dan keterampilan masyarakat pemberdayaan masyarakat.

sasaran

yang

berarti

menunjang

proses



Stiker, adalah alat bantu untuk mempopulerkan Program PPK-R2PN, karena stiker dapat ditempel dimana-mana dan dapat menjadi titik perhatian yang meningkatkan perhatian warga terhadap Program PPK-R2PN yang sedang mereka jalankan.



Spanduk, merupakan alat bantu yang mudah dipasang ditempat yang strategis dan dapat menjadi pengenal (identitas) keberadaan proyek. Spanduk dapat menjadi titik perhatian yang signifikan dan menjadi alat pengingat bagi seluruh warga dan tamu yang datang ke lokasi.



Plang Proyek Perumahan, merupakan pengenal (identitas) keberadaan proyek Perumahan yang dibangun.. Hakl ini dapat merupakan titik perhatian yang signifikan dan menjadi alat pengingat bagi seluruh warga dan tamu yang datang ke lokasi.



Plang Proyek Sekolah dan Kantor- Balai Desa, merupakan pengenal (identitas) keberadaan proyek Sekolah dan Kantor-Balai Desa yang dibangun.. Hakl ini dapat merupakan titik perhatian yang signifikan dan menjadi alat pengingat bagi seluruh warga dan tamu yang datang ke lokasi.



Identity Card ( ID Card ) , yang dipakai oleh para konsultan dan fasilitator selama pelatihan, maupun saat melaksanankan tugas di lokasi penugasan.ID Card merupakan identitas alat bantu yang memudahkan masyarakat atau pihak lain mengenal terhadap para pelaku PPK R2PN. Untuk itu harus dibuat kuat dan tahan lama.



Customs yang dipakai oleh para konsultan dan fasilitator saat melaksanankan tugas di lokasi penugasan. Customs merupakan identitas yang memudahkan masyarakat atau pihak lain mengenal terhadap para pelaku PPK R2PN. Untuk itu harus dibuat kuat dan tahan lama.

b.Spesifikasi 1) Spesifikasi Leaflet (untuk semua judul leaflet) Ukuran : 21x29,7 (A4) cm (terbuka), 21x10 cm (terlipat) Kertas : Art Paper 150 gram Cetak : Full Offset 4/4 (4 warna CMYK tiap sisi) Finishing: Lipat 3 daun (2 lipatan), vernish UV Raster Film : 175 LPI Kuantitas : 29000 x 3 jenis. 2) Spesifikasi Poster (untuk semua judul poster) Ukuran : 40x60 cm Kertas : Art Paper 210 gram Cetak : Full Offset 4/0 (4 warna CMYK di satu sisi) Finishing: Vernish UV Raster Film : 175 LPI Kuantitas : 582 x 12 macam 3) Spesifikasi Stiker (dicetak sekaligus untuk 3 ukuran) Ukuran : 12x6 cm, 12x12 cm, 24x 4 cm Kertas : Stiker Chromo


10

Cetak : Full Offset 4/0 (4 warna CMYK di satu sisi) Finishing: potong Raster Film : 175 LPI Kuantitas : 3550 exp. dalam 2 batch Catatan : Dengan mencetak sekaligus 3 ukuran, maka akan didapat 3550 ukuran 12x6 cm, 3550 ukuran 12x12 cm dan 3.550 ukuran 24x4 cm. 4) Spesifikasi Spanduk (untuk semua judul spanduk) Ukuran : 600 (L) x 90 (T) cm Bahan : Kain Cetak : Sablon, 2 warna Finishing: jahit pinggir dan mata ayam di 4 sudut Kuantitas : 292 lembar 5) Spesifikasi Plang Proyek Perumahan Ukuran : 20x60 cm Bahan : Kayu lokal kualitas baik / triplek Cetak : Sablon Finishing: Cat bingkai Kuantitas : 5000 (sesuai dengan jumlah rumah yang dibangun) 6) Spesifikasi Plang Proyek Sekolah dan Kantor-Balai Desa Ukuran : 20x60 cm Bahan : Kayu lokal kualitas baik / triplek 3 tebal mm Cetak : Sablon Finishing: Cat –bingkaiKuantitas : 200 (sesuai dengan jumlah Sekolah/Kantor-Balai Desa yang dibangun ) 7) Spesifikasi Identity Card ( Untuk Konsultan dan Fasilitator ) Ukuran : 5x9 cm Bahan : Fiber glass Cetak : Sablon logo PPK R2PN Finishing: Pasang foto Kuantitas : Sesuai jumlah Fasilitator dan konsultan 8) Spesifikasi Customs Jenis : Rompi tahan air Bahan : Parasut,kain Cetak : warna natural Finishing: Sablon logo PPK-R2PN Kuantitas : Sesuai jumlah Tenaga Ahli,Konsultan, FK,FT Jenis : Tas punggung ( fasilitas kerja dan travel) Bahan : Parasut, kain tahan air Cetak : warana natural Finishing: Sablon logo PPK R2PN Kuantitas : Sesuai jumlah konsultan dan Fasilitator. 2. Media Massa Cetak

Media massa cetak terbesar yang dikonsumsi di Pulau Nias adalah Harian Sinar Indonesia Baru (SIB), namun banyak juga warga di Kota Gunung Sitoli yang membaca Harian Waspada. Selain itu, ada juga Harian Analisa dan Harian Medan Bisnis. Semua media massa tersebut dicetak dan diterbitkan di Medan. Media ini sangat diminati. Sosialisasi dan Informasi Program dapat bekerja sama dengan media massa tersebut, untuk memberikan informasi rutin kepada warga yang menjadi


11

penerima manfaat PPK-R2PN. Bentuk kerjasama bisa dalam bentuk berita/artikel juga dimungkinkan dalam bentuk pemasangan iklan layanan masyarakat. 2.1. Media Massa Cetak di Pulau Nias Media Umum: Sinar Indonesia Baru Analisa Waspada Medan bisnis Media Massa lain: Fatuhe (diterbitkan oleh BRR) Warisan (diterbitkan oleh Museum Yayasan Pusaka Nias) Berita Nias 3. Media Online

Media online berupa website diharap bisa mendapat tempat di dalam website BRR dengan fasilitas halaman yang sudah dibuat secara dinamis (database) sehingga memudahkan updating. Media e-mail dan newsletter dikirim ke berbagai stakeholders secara rutin melalui e-mail dalam bahasa Indonesia. Menu dari website minimal bahasa Indonesia dapat dibuat sebagai berikut: a) Proyek PPK-R2PN b) Organisasi/Negara yang Terlibat c) Data Lokasi Bantuan dan Kelompok Perumahan, Sekolah,dan Balai Desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan d) Laporan Perkembangan e) Update Laporan Penyaluran Keuangan f) Kasus dan Hasil Pembelajaran (Lesson Learned) g) Tanya Jawab (FAQ) h) News Update/Press Release 4. Media Relations

Media Cetak Nasional: Kompas Republika Media Indonesia Jawa Pos Suara Pembaruan Tempo (Majalah) Gatra (Majalah) Media Nasional Elektronik & Online: RCTI SCTV Indosiar TPI Metro TV Detik.com Hukumonline.com Media Lokal: RRI (Radio Republik Indonesia) Misra Darma Dian Mandiri


12

5. Logo PPK R2PN

Makna dan Konsep Logo

R2PN

Rehabilitasi dan Rekonstruksi P u l a u Nias

Logo ini menggambarkan gerak/dinamika bersama masyarakat yang berani ( merah ) menuju ke arah yang lebih baik ( posisi miring ke kanan ) dengan tata-pola PPK ( biru ) untuk merehabilitasi dan membangun Pulau Nias ( hitam ) dalam keunikan dan keberagaman yang ada(banyaknya huruf). Gambar Logo, Huruf, Warna dan Perbandingan Ukuran

R2PN

Rehabilitasi dan Rekonstruksi P u l a u Nias

Ukuran dapat disesuaikan dengan ukuran media, tetapi perbandingan harus tetap sama dengan standar ini. Huruf yang digunakan adalah : R2PN (Arial Black) Rehabilitasi dan Rekonstruksi (Arial Black) Warna yang digunakan adalah: Hitam – Black 100% Merah - Red 100% Biru –blue 100% Putih-White 100% Penempatan Logo Logo PPK-R2PN dapat diletakkan di bagian depan media cetakkan, menjadi judul dari media tersebut namun tetap harus ada logo Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi NAD dan Nias (BRR), logo Multi-Donor Fund for Aceh and Nias dan logo World Bank serta Logo Departemen Dalam Negri sebagai lembaga pelaksana proyek. Logo Depdagri umumnya diletakkan di kiri atas dan selanjutnya logo BRR, logo Multi-Donor Fund for Aceh and Nias serta World Bank berada disamping kanannya. Logo PPK-R2PN dapat diletakkan di bagian bawah sebelah kanan.


13

CEKLIS PENGINTEGRASIAN SOSIAL BUDAYA Nama KP / TPK : …………………………….. Jumlah Anggota : ………….…(L: …..P: …..) Pengajuan BLM : Rumah/Sekolah/Balai Desa/Prasarana Nama Desa/Kelurahan : ………………………………. Nama Kecamatan : …………………………….. Nama Kota/Kabupaten : ………………………………. I.

PEMAHAMAN KARAKTERISTIK MASYARAKAT a. Secara umum masyarakat Nias mempunyai ciri khas : - Sebutkan karakteristik masyarakat yang positif : ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... -

Sebutkan karakteristik masyarakat yang negatif : ......................................................................................................................... .........................................................................................................................

b. Bagaimana bentuk antisipasi dan minimisasi karakteristik negatif masyarakat, terutama yang terkait dengan pelaksanaan PPK-R2PN : ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... c. Bagaimana saran masyarakat untuk peningkatan partisipasinya dalam pelaksanaan PPK-R2PN di desanya ? ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... II.

III.

PEMAHAMAN BUDAYA a. Apakah pengaruh budaya di desa bersangkutan masih kuat : Kuat Tidak lagi b. Sebutkan potensi budaya yang patut dilestarikan, terkait dengan komponen dalam pengajuan BLM (Rumah/Sekolah/Balai Desa/Prasarana) - ........................................................ - ........................................................ - ........................................................ - ........................................................ PENGENALAN TOKOH MASYARAKAT a. Identifikasi tokoh masyarakat : - Nama : ................................. -Tempat tinggal : Di desa bersangkutan Di luar desa, sebutkan : ........ - Jabatan dalam struktur desa : ................................................. - Pengaruh tokoh dalam kehidupan desa : Sangat berpengaruh Tidak berpengaruh b. Bagaimana saran tokoh desa untuk efektivitas sosialisasi PPK-R2PN kepada masyarakat desanya? (berdasarkan karakteristik sosial budaya khasnya : .................................................................................................................... .................................................................................................................... c. Bagaimana saran tokoh desa untuk penguatan sosial budaya di desanya : .................................................................................................................... ....................................................................................................................


14


15



DAFTAR ISI Halaman 2.1 FUNGSI DAN KEMAMPUAN FASILITATOR ...................................................................................1 2.1.1 Fungsi Fasilitator .................................................................................................................1 2.1.2 Kemampuan Fasilitator ........................................................................................................2 2.2 PROSES FASILITASI DI MASYARAKAT ........................................................................................5 2.2.1 Tahap Identifikasi ................................................................................................................5 2.2.2 Penyebarluasan dan Pendampingan ....................................................................................5 2.2.3 Refleksi Hasil.......................................................................................................................6 2.3 FASILITASI DALAM PERTEMUAN MASYARAKAT.........................................................................7 2.3.1 Fungsi dan Peran Seorang Fasilitator dalam Suatu Pertemuan Masyarakat adalah: ................7 2.3.2 Faktor-Faktor Fasilitasi yang Perlu Diperhatikan dalam Suatu Pertemuan: ..............................7 2.4 UMUM ...........................................................................................................................................7 2.4.1 Pelatihan Pra Tugas.............................................................................................................8 2.4.2 Pelatihan Lanjutan ...............................................................................................................8 2.5 JENIS PELATIHAN UNTUK PELAKU PPK-R2PN DI MASYARAKAT...............................................8 2.5.1 Pelatihan Kader Desa (KD) Tim Survei & Verifikasi, PT, PP ...................................................8 2.5.2 Pelatihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan ...............................................17 2.5.3 Pelatihan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) & KP.....................................................................21 2.5.4 Pelatihan Tim Penulis Usulan (TPU) ...................................................................................23 2.5.5 Pelatihan Tim Survei dan Verifikasi .....................................................................................25 2.5.6 Pelatihan Unit Pengelola Kegiatan (UPK) ............................................................................27 2.5.7 Pelatihan Tim Pemelihara...................................................................................................29 2.5.8 Pelatihan Pengembangan Kapasitas Masyarakat ................................................................31

PENJELASAN II FASILITASI DAN PELATIHAN

FASILITASI Dalam melaksanakan Program Pengembangan Kecamatan-Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias /PPK-R2PN, masyarakat difasilitasi atau dipandu oleh Fasilitator. Fasilitasi dalam PPK-R2PN mengandung pengertian membantu dan menguatkan masyarakat agar dapat dan mampu mengembangkan diri untuk memenuhi kebutuhannya sesuai dengan potensi yang dimiliki. Untuk memfasilitasi masyarakat dalam melaksanakan PPK-R2PN diperlukan cara atau teknik fasilitasi.

2.1. Fungsi dan Kemampuan Fasilitator Secara umum pelaku proses fasilitasi sering disebut fasilitator. Dalam PPK-R2PN; FK, FT,KM dan aparat berperan sebagai fasilitator dari luar masyarakat ,sehingga dalam pemberdayaan masyarakat dipahami sebagai pendamping. Sedangkan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan, Kader Desa serta seluruh pelaku PPK-R2PN yang berasal dari masyarakat setempat juga berperan sebagai fasilitator yang dipahami sebagai Kader Pemberdayaan. Sebagai pendamping masyarakat, pada waktu tertentu pendamping harus siap mundur dari perannya dan memandirikan para Kader Pemberdayaan. 2.1.1. Fungsi Fasilitator Agar dapat melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan baik maka seorang Fasilitator perlu menyadari dan memahami empat fungsi seorang fasilitator di masyarakat yaitu : (a)

Sebagai Narasumber

Artinya seorang fasilitator harus mampu menyediakan dan siap dengan informasi-informasi termasuk pendukungnya yang berkaitan dengan program, dalam hal ini PPK-R2PN. Seorang fasilitator harus mampu menjawab pertanyaan, memberikan ulasan, gambaran analisis maupun memberikan saran atau nasehat yang kongkrit dan realistis agar mudah diterapkan. (b)

Sebagai Guru

Fungsi sebagai guru seringkali dibutuhkan untuk membantu masyarakat dalam mempelajari dan memahami keterampilan atau pengetahuan baru dalam upaya pemberdayaan masyarakat dan pelaksanaan program. Sebagai fasilitator harus mampu menyampaikan materi yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi dan bahasa yang mudah dicerna oleh masyarakat serta mudah diterapkan tahap demi tahap.

Penjelasan II : Fasilitasi dan Pelatihan

1

(c)

Sebagai Mediator: (i)

Mediasi potensi

Seorang fasilitator diharapkan dapat membantu masyarakat memediasi/ mengakses potensi–potensi yang dapat mendukung pengembangan dirinya misalnya: sektor swasta, perguruan tinggi, LSM, peluang pasar dsb. (ii)

Mediasi berbagai kepentingan

Seorang fasilitator diharapkan juga dapat berperan sebagai orang yang dapat menengahi apabila diantara kelompok atau individu di masyarakat terjadi perbedaaan kepentingan. Perlu diingat fungsi ini bukan berarti fasilitator perlu memutuskan tetapi hanya perlu mengingatkan masyarakat tentang konsistensi terhadap berbagai kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya. Arti lain adalah menyesuaikan berbagai kepentingan untuk mencapai tujuan bersama. Jika diperlukan seorang fasilitator bisa membantu masyarakat dengan memberikan berbagai alternatif kesepakatan dalam menyesuaikan berbagai kepentingan demi tercapainya tujuan bersama. Untuk itu seorang fasilitator harus netral dan tidak memihak kepada salah satu kelompok saja. (d)

Sebagai Perangsang atau Penantang (Chalenger)

Sering ditemui bahwa masyarakat jarang mengetahui dan mengenal potensi dan kapasitasnya sendiri. Untuk itu seorang fasilitator harus mampu merangsang dan mendorong masyarakat untuk menemukan dan mengenali potensi dan kapasitasnya sendiri. Sehingga masyarakat dapat melaksanakan berbagai kegiatan pembangunan secara mandiri. Sehingga pada saat tertentu seorang fasilitator harus tahu kapan dirinya berfungsi sebagai animator artinya masyarakat dapat berfungsi penuh /mandiri dalam memutuskan segala sesuatu tanpa bayang-bayang intervensi fasilitatornya. 2.1.2. Kemampuan Fasilitator Agar dapat menjalankan fungsi-fungsi diatas maka seorang fasilitator perlu dibekali dan memiliki beberapa kemampuan antara lain : (a)

Kepemimpinan

Seorang fasilitator juga akan menjalankan fungsi kepemimpinan di masyarakat sehingga seharusnya memiliki kapasitas untuk membimbing, memberi motivasi, menggerakkan sekaligus berperan sebagai mediator antar warga masyarakat dan pihak lain yang diperlukan. Beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kepemimpinan antara lain: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi)

Dengan menambah pengetahuan melalui pelatihan-pelatihan. Belajar sendiri dengan banyak membaca buku. Banyak menimba atau mempelajari pengalaman dari luar (studi banding,seminar- seminar) Harus tanggap, dapat menjabarkan ide-ide, konsep dan kebijakan. Melatih diri dengan berpikir kreatif, berpikir orisinil dan selalu berwawasan masa depan – visioner. Tahan dan berjiwa besar menerima kritikan dari luar.


2

(b)

Kemampuan Komunikasi

Termasuk dalam kemampuan komunikasi yang dibutuhkan adalah: (i)

Kemampuan menyampaikan pesan atau informasi

Fasih dan jelas dalam menyampaikan pesan, informasi, ide atau gagasan (intevensi informasi) kepada masyarakat merupakan syarat mutlak seorang fasilitator dalam menjalankan proses fasilitasi. Dengan kemampuan itulah fasilitator akan dapat menjelaskan dan memberikan kontribusi kepada anggota dan kelompok masyarakat. (ii)

Menjadi pendengar yang aktif

Jika seorang fasilitator mampu menjadi pendengar yang aktif maka sangat memungkinkan akan tahu apa yang terjadi dan peka terhadap perasaan dan emosi dibalik ungkapan kata yang disampaikan oleh masyarakat. Dengan mengetahui apa yang terjadi dan peka terhadap perasaan dan emosi dibalik ungkapan kata yang disampaikan oleh masyarakat menjadi dasar untuk mengambil sikap dan tindakan apa yang seharusnya dilakukan. Untuk menjadi pendengar yang baik dan aktif diperlukan suatu pengendalian terhadap emosi atau perasaan diri serta bisa menghargai setiap pendapat dan gagasan yang disampaikan masyarakat. (iii)

Bertanya efektif dan terarah

Dengan bertanya secara efektif akan memudahkan seorang fasilitator untuk belajar dan mengerti apa yang terjadi serta sekaligus dapat memberi pemahaman untuk dapat memilih dan menemukan alternatif tindakan. Bertanya efektif dan terarah dapat dilakukan jika fasilitator telah menguasai dan memahami program yang disampaikan. (iv)

Kemampuan dalam pengembangan masyarakat

Beberapa kemampuan yang termasuk dalam kelompok ini adalah: 1)

Mengenal isu-isu lokal

Seorang fasilitator perlu memahami benar serta menghayati isu-isu yang berkaitan dengan pemberdayaan sehingga mengenal apa yang harus dan bisa dilakukan oleh masyarakat. 2)

Kemampuan mengidentifikasi

Kemampuan mengidentifikasi potensi, masalah, hambatan dan fenomena yang terjadi merupakan awal dan bekal seorang fasilitator dalam melakukan pemberdayaan dan fasilitasi di masyarakat. Kemampuan ini diperlukan untuk pendekatan kepada masyarakat agar program berjalan optimal. 3)

Kemampuan menganalisis

Melalui proses analitis maka seorang fasilitator akan dapat mengantisipasi masalah, menemukan berbagai alternatif


3

penyelesaian serta pemberdayaan. 4)

mampu

menjadi

prakarsa

dalam

upaya

Adaptasi partisipatif

Menyesuaikan diri dengan kondisi, harapan dan karakteristik masyarakat dalam PPK merupakan bekal yang sangat positif dalam fasilitasi. Hal tersebut diharapkan dapat memberi manfaat berupa keterlibatan dan rasa memiliki dari masyarakat terhadap PPK serta dapat mendorong keberhasilan pelaksanaan program. Di sisi lain keberadaan masyarakat sebagai orang dewasa menuntut fasilitator untuk dapat melibatkan pemikiran dan aksi mereka agar dapat memberi kontribusi terhadap pelaksanaan program. 5)

Berpandangan positif ke depan

Selalu berpandangan secara positif dalam banyak hal sehingga tidak mudah terjebak pada pengambilan posisi pada setiap masalah secara sebagian–sebagian dan hanya didasarkan pada kepentingan sesaat/jangka pendek saja,tetapi segala sesuatu dipandang secara utuh didasarkan pada tujuan yang jauh ke depan. 6)

Kemampuan melakukan aksi sebagai akumulasi kemampuan teknis

Seringkali “dengan kata” saja dirasa tidak cukup karena di beberapa hal menuntut bukti. Begitupun dengan masyarakat, seorang fasilitator perlu sesekali melakukan sesuatu sebagai wujud sebuah pernyataan untuk bukti keberadaan dan kepedulian terhadap masyarakat. 7)

Kemampuan hubungan antar manusia (“human relationship”)

Seorang fasilitator harus memiliki kapasitas untuk membina hubungan yang harmonis dengan masyarakat. Berkaitan dengan bagaimana memperlakukan dan berinteraksi dengan mereka serta menempatkan mereka dengan prinsip kesetaraan.

2.2. Proses Fasilitasi di Masyarakat Terdapat beberapa langkah atau tahapan dalam memfasilitasi masyarakat melakukan suatu program, yaitu: (a)

Tahap Identifikasi

Merupakan proses awal dari fasilitasi yaitu mencoba menemu kenali masyarakat termasuk kondisi dan potensi serta lingkungannya. Bagi Fasilitator yang biasanya berasal dari luar lokasi penerima program, tahap ini sangat penting dan membantu dalam kelancaran menjalankan tugas-tugasnya. Identifikasi wilayah dapat dilakukan melalui kunjungan ke desa-desa untuk mengamati (observasi) dan wawancara dengan masyarakat guna mengetahui kondisi, potensi serta kebiasaan yang berkembang di masyarakat tersebut. Dalam tahapan ini sekaligus untuk memperkenalkan diri kepada masyarakat mengenai keberadaan seorang fasilitator.


4

(b)

Penyebarluasan dan Pendampingan

Setelah melakukan tahap identifikasi dan keberadaan fasilitator diterima oleh masyarakat, maka langkah berikutnya adalah melakukan penyebarluasan dan pendampingan terhadap tahapan pelaksanaan program yang dibawa, yaitu membantu masyarakat untuk : (i)

Menyadari keberadaan diri mereka sendiri

Untuk mengajak masyarakat melaksanakan suatu kegiatan yang dapat menunjang kualitas hidupnya, perlu adanya penyadaran kepada masyarakat mengenai keberadaan diri mereka sendiri. Seringkali masyarakat hanya dapat merasakan tetapi tidak dapat mengungkapkan keberadaan mereka sendiri. Dalam masyarakat, di samping permasalahan-permasalahan yang sering dirasakan sebenarnya ada juga daya dan potensi yang dimiliki untuk mengatasinya. Seorang fasilitator harus bisa memandu masyarakat untuk menemukan keberadaan mereka sendiri. Langkah-langkah yang diperlukan sebagai berikut: 1) 2) 3)

4) 5)

Ajaklah masyarakat untuk mengungkapkan dan menyatakan kembali apa yang telah dialaminya, Mintalah kepada mereka untuk memberikan tanggapan dan kesan terhadap pengalaman yang telah diungkapkan tersebut, Ajak masyarakat untuk mengkaji atau mengolah semua pengalaman yang diungkapkan tersebut, kemudian menghubungkannya dengan pengalaman lain yang mungkin bisa mengandung atau memiliki kondisi serupa, Pandu masyarakat untuk menemukan pada dirinya ada daya dan potensi yang bisa dikembangkan, Bantu masyarakat untuk merumuskan, merinci serta memperjelas kondisi dan potensi, sesuai pengalaman yang ada. Selanjutnya ajak masyarakat untuk mengembangkan atau merumuskan hal-hal yang dapat memberi manfaat di masa datang.

Dalam PPK-R2PN proses ini dapat dilakukan melalui pertemuan formal maupun informal yang ada di masyarakat. Selanjutnya dalam pertemuan tersebut sampaikan pula apa yang menjadi hak dan kewajiban masyarakat untuk mengikuti PPK-R2PN (ii)

Mendapatkan pembelajaran melalui pelatihan/pendampingan

Dengan mengetahui daya, potensi dan kemampuan serta keberadaan dirinya, menjadi akan lebih mudah bagi masyarakat untuk mengikuti dan melaksanakan program yang dibawa oleh Fasilitator. Tahapan selanjutnya, ajak masyarakat untuk mengalami / terlibat langsung dalam mewujudkan kesimpulan yang telah dirumuskan bersama melalui kegiatan-kegiatan yang ada dalam program. Keikutsertaan langsung masyarakat dalam setiap kegiatan merupakan proses pembelajaran sekaligus pemberdayaan, sehingga sangat diperlukan adanya pendampingan dan pelatihan yang harus diberikan oleh Fasilitator. Pendampingan kepada masyarakat termasuk dalam mengukur keberhasilannya mengacu pada tujuan, parameter dan indikator yang telah dibuat oleh masyarakat sendiri.


5

(iii)

Mengorganisir diri

Keikutsertaan pada setiap kegiatan dalam program merupakan pengalaman baru bagi masyarakat. Jika hal ini dilakukan secara berulang-ulang pada akhirnya akan melembaga menjadi suatu sistem yang berkembang di masyarakat. Masyarakat akan mengorganisir diri mereka berdasarkan pengalaman barunya. (iv)

Menjadi dinamis untuk mewujud nyatakan tujuan yang akan dicapai

Sistem baru yang berkembang di masyarakat, pada akhirnya akan menjadi dinamika tersendiri bagi masyarakat dalam mengatasi permasalahan dan mewujudkan tujuan-tujuan yang akan dicapai. Jika hal ini terjadi maka keberlanjutan program akan dilanjutkan sendiri oleh masyarakat. (c)

Refleksi hasil

Setelah melalui berbagai tahapan di atas, ajaklah masyarakat untuk mengukur, mengevaluasi dan menganalisis langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya untuk menemukan langkah-langkah strategis selanjutnya.

2.3. Fasilitasi Dalam Pertemuan Masyarakat Salah satu bentuk aktifitas masyarakat dalam mengikuti PPK-R2PN adalah menyelanggarakan pertemuan-pertemuan musyawarah di tingkat kelompok, dusun, desa dan antar desa atau kecamatan. Pertemuan-pertemuan masyarakat ini akan difasilitasi oleh Kader Desa dan/ atau Fasilitator Kecamatan. 2.3.1. Fungsi dan peran seorang fasilitator dalam suatu pertemuan masyarakat adalah: (a) Menyampaikan tujuan dan memandu jalannya pertemuan. (b) Memotivasi peserta untuk mengemukakan pendapat. (c) Memandu peserta dalam mengambil suatu keputusan. 2.3.2. Faktor-Faktor Fasilitasi yang Perlu Diperhatikan dalam Suatu Pertemuan: (a) Penguasaan materi yang akan disampaikan (b) Penguasaan terhadap kareteristik dan tipe peserta yang hadir. (c) Teknik komunikasi: (i) Penampilan; pakaian tidak mencolok, rapi dan disesuaikan dengan peserta yang hadir. (ii) Gunakan bahasa yang sederhana (kalau bisa bahasa setempat) sehingga mudah dimengerti. (iii) Jangan terlalu cepat ketika berbicara. (iv) Perlu pengaturan suara, sesuikan dengan kondisi tempat atau ruangan yang penting bisa didengarkan semua peserta. (v) Gunakan contoh-contoh yang sering terjadi keseharian sebagai analogi menjelaskan suatu konsep. (vi) beri kesempatan peserta untuk bertanya. (vii) Bersikap netral tidak boleh hanya memihak satu orang atau kelompok tertentu saja. (viii) Jangan memaksakan ide atau gagasannya sendiri atau mempengaruhi peserta untuk mengikuti ide-idenya. (ix) Tidak diperkenankan membuat keputusan sendiri. (d) Teknik penanganan konflik


6

PELATIHAN 2.4. Umum Pelatihan merupakan bagian tak terpisahkan dari seluruh rangkaian kegiatan PPKR2PN. Pada setiap tahapan pelaksanaan akan terjadi proses transfer pengetahuan dan ketrampilan antar pelaku program, pelaku program dengan masyarakat dan antar masyarakat, sehingga terjadi proses pembelajaran. Pendekatan pelatihan dalam PPKR2PN menggunakan pola pembelajaran andragogi (pembelajaran orang dewasa) dengan metode yang partisipatif,semua jenis pelatihan masyarakat akan dipersiapkan secara matang oleh Spesialis Training bersama Konsultan-Konsultan ahli lainnya. Untuk meningkatkan kualitas pelaku PPK-R2PN, ada dua jenis strategi pelatihan yang akan digunakan yaitu: (a)

Pelatihan Pra Tugas

Para pelaku PPK-R2PN di masyarakat seperti; Kader Desa, Tim Pengelola Kegiatan, Tim Penulis Usulan, Pendamping Lokal, Tim Survei dan Verifikasi, dan Unit Pengelola Kegiatan sebelum menjalankan tugasnya akan mendapat pelatihan terlebih dahulu. Pelatihan kepada mereka ini lebih banyak akan dipandu dan diberikan oleh Fasilitator Kecamatan dan Konsultan Menejemen Kabupaten. Dengan demikian Fasilitator Kecamatan dan Konsultan Menejemen Kabupaten harus mempunyai kompetensi atau pengetahuan dan ketrampilan sebagai seorang pelatih. (b)

Pelatihan Lanjutan

Sebagai bentuk pendampingan dan dukungan teknis di lapangan, Fasilitator dan Konsultan perlu memberikan tambahan pengetahuan dan ketrampilan serta pengembangannya kepada pelaku PPK-R2PN di masyarakat. Tambahan pengetahuan dan ketrampilan ini dapat diberikan melalui pelatihan lanjutan atau sering disebut dengan on the job training. Model Pelatihan Lanjutan diberikan sambil pelaku PPKR2PN menjalankan tugas-tugasnya. Pelatihan ini dilakukan secara rutin sesuai dengan kebutuhan dengan waktu dan materi yang sangat bervariasi untuk setiap pelaku PPKR2PN. Dengan demikian dituntut bagi FK dan konsultan dapat memperkirakan kebutuhan materi apa yang perlu disampaikan dalam pelatihan lanjutan kepada pelaku PPK-R2PN di masyarakat

2.5. Jenis Pelatihan Untuk Pelaku PPK-R2PN di Masyarakat Pelatihan ini dilakukan kepada pelaku-pelaku PPK-R2PN di masyarakat sebagai bekal untuk menjalankan tugas-tugasnya. Pelatihan-pelatihan tersebut adalah sebagai berikut: 2.5.1. Pelatihan Kader Desa (KD) Tim Survei & Verifikasi,PT,PP (a)

Pelatihan Pra Tugas (i)

Tujuan:

Pelatihan bagi KD,Tim survei&Verifikasi,PT,PP, dimaksudkan untuk memberikan pembekalan dan peningkatan kemampuan serta ketrampilan KD dalam memfasilitasi masyarakat untuk mengelola PPK-R2PN pada setiap tahapan.


7

(ii)

Waktu dan peserta: 7 (Tujuh) hari efektif

(iii)

Peserta : Seluruh KD,Tim survei&Verifikasi,PT,PP, sekecamatan

(iv)

Pemandu/ pelatih: Fasilitator Kecamatan dan PjOK dapat dibantu KM Kab/KMT

(v)

Hasil yang diharapkan: 1) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, mengetahui dan memahami tentang latar belakang, tujuan, prinsip, kebijakan dan tahapan atau mekanisme PPK-R2PN sebagai proses pemberdayaan masyarakat. 2) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, mengetahui dan memahami tugas dan tanggungjawabnya. 3) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP menguasai teknik-teknik fasilitasi pertemuan-pertemuan masyarakat dalam tahapan kegiatan PPK-R2PN, termasuk perencanaan desa secara partisipatif. 4) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, mempunyai ketrampilan memberikan pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat agar mampu mengelola PPK-R2PN secara mandiri. 5) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, menguasai administrasi dan pelaporan yang diperlukan di tingkat desa. 6) KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, mampu menyusun dan mempunyai rencana kerja untuk melakukan tugas dan tanggungjawabnya.

(vi)

Materi Pelatihan

Materi yang dibahas dalam pelatihan KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, paling tidak meliputi: 1)

2)

3)

4)

Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan), sebagai proses pemberdayaan masyarakat ( Sumber: Petunjuk Teknis Operasional (PTO)). Tugas dan tanggung jawab KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, (Sumber: Penjelasan 5 PTO, tentang Tugas dan Tanggungjawab Pelaku PPK). Pengetahuan dan ketrampilan sederhana yang berkaitan dengan teknis kegiatan a.l Perumahan,Sekolah,Balai Desa dan prasarana pendukung perdesaan (Sumber: Penjelasan 4 PTO, tentang jenis-jenis kegiatan). Bagi KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, yang akan bertanggung jawab terhadap hal teknis, akan diberi tambahan pelatihan khusus yang berkaitan dengan hal-hal teknis oleh FK dibantu oleh KMKab yang berlatar belakang teknis. Teknik fasilitasi dalam pertemuan-pertemuan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif (lihat Acuan teknik fasilitasi penggalian gagasan dan musyawarah khusus perempuan).


8

5)

6) 7)

8)

Tehnik Fasilitasi proses PPK-R2PN/ Cara pendampingan dan pembimbingan kepada masyarakat agar mampu mengelola secara mandiri. Pengelolaan Administrasi, pengisian formulir kegiatan, pengelolaan keuangan dan evaluasi hasil. Cara-cara pengawasan dan pengendalian kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik (Sumber: Penjelasan 7 PTO, tentang Pemantauan, evaluasi dan pelaporan, Penjelasan 8 PTO tentang Penanganan pengaduan dan masalah) Cara penyebarluasan informasi (Sumber; Penjelasan 1 PTO tentang sosialisasi)

(vii) Proses Pelatihan  Persiapan, meliputi: 1) 2) 3)

4)

5)

Memastikan waktu dan tempat pelatihan. Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. Membuat undangan pelatihan kepada KD Tim Survei&Verifikasi,PT,PP, terpilih , memastikan undangan telah tersebar serta kepastian kehadiran dalam pelatihan. Bertukarpikiran/konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.

 Pelaksanaan, meliputi: 1)

2) 3)

4)

5) 6)

7)

Pembukaan pelatihan : Sambutan, Perkenalan, Penjelasan tujuan pelatihan, Harapan peserta mencapai tujuan, Pengorganisasian kelas, Tata tertib, Pola Ulasan Harian Test Awal, Rencana Pembelajaran, Pendampingan Kelompok, Evaluasi Harian Memberikan penjelasan dan pemahaman konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan) Memberikan penjelasan tugas dan tanggung jawab KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, hak dan kewajibannya, apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan, mulai dari tahap perencanaan kegiatan sampai dengan tahap pelestarian. Memberikan Pengetahuan dan ketrampilan sederhana yang berkaitan dengan kegiatan teknik. Memberikan pengetahuan dan ketrampilan memfasilitasi pertemuan-pertemuan dengan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif - perencanaan bersama masyarakat. Memberikan pengetahuan dan ketrampilan melakukan pengawasan, pengendalian pelaksanaan kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik.


9

8) 9) 10)

11) 12) 13)

14) 15) (b)

Memberikan penjelasan mengenai cara-cara penyebarluasan informasi PPK-R2PN kepada masyarakat. Memberikan pengetahuan cara koordinasi antar pelaku PPKR2PN di tingkat desa dan kecamatan serta sistem pelaporan. Membimbing dan memantau kunjungan lapangan KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, ke masing-masing desanya untuk:  Praktek lapangan metode/teknik fasilitasi pertemuan masyarakat.  Identifikasi kelompok-kelompok dan pertemuan masyarakat yang ada di desa, serta menemui pengurus kelompok untuk mengetahui jadwal pertemuan yang ada dan rencana pertemuan untuk sosialisasi PPK-R2PN Membimbing pembuatan rencana kerja tindak lanjut sesuai hasil kunjungan lapangan. Membangun sikap dan komitmen keberpihakan kepada masyarakat miskin. Mendorong dan memberikan motivasi kepada KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, untuk bersama-sama bekerja memberdayakan masyarakat desanya. Membuat jadwal pertemuan rutin dengan semua KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP,. Test Akhir.

Pelatihan lanjutan

Tahapan proses pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i)

Persiapan, meliputi: 1)

2)

3)

4)

5) 6) (ii)

Setiap kunjungan lapangan, FK/FT mencatat kesulitan, hambatan dan permasalahan yang dihadapi KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, ketika menjalankan tugasnya. Berdasarkan catatan kunjungan lapangan, FK mengumpulkan KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, untuk membahas hambatan, kesulitan dan permasalahan yang muncul dan dialami KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP,. Dari hasil pembahasan bersama KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP, pastikan peningkatan ketrampilan atau pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerja KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP. Pastikan waktu pelatihan khusus / pendampingan– pembimbingan tugas atau memanfaatkan kegiatan rutin dan tempat pelatihan di dalam/luar ruangan. FK menyusun materi dan bahan yang dibutuhkan serta agenda pelatihannya. Menyiapkan perlengkapan pelatihan dan alat bantu lainnya.

Pelaksanaan, meliputi:

Pada waktu pertemuan KD, Tim survei&Verifikasi,PT,PP sekaligus untuk mendapatkan tambahan ketrampilan dan pengetahuan, FK/FT dapat langsung memberikan pelatihan yang dibutuhkan. Namun jika materi harus dipersiapkan maka dapat dilakukan di lain waktu, dengan tahapan pelaksanaan sebagai berikut :


10

1) 2) 3)

4) 5)

Memberikan penjelasan tujuan pelatihan. Menyampaikan materi pelatihan sesuai metode dan medianya. Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan). Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas. Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk meningkatkan efektifitas program.

Acuan Teknik Fasilitasi untuk Penggalian Gagasan Penggalian gagasan dilakukan pada waktu pertemuan dusun dan kelompok-kelompok masyarakat yang ada di tingkat dusun atau antar dusun, termasuk kelompok perempuan. Metode atau teknik yang digunakan dalam memfasilitasi pertemuan ini sebagai berikut:

1. Klasifikasi Kesejahteraan 1.1. Tujuan: Mengelompokkan penduduk desa dalam kategori tingkatan ekonomi menurut kriteria dan istilah setempat. Hasil pengelompokan selanjutnya digunakan untuk mengidentifikasi rumah tangga-rumah tangga yang ada di desa dan dituangkan dalam sebuah peta. 1.2. Waktu penggunaan: Alat ini digunakan pada waktu pertemuan dusun pertama kali, selanjutnya tinggal mengkonfirmasikan hasilnya kepada dusun-dusun lainnya. 1.3. Proses penggunaan: Langkah-langkah menggunakan metode ini adalah sebagai berikut: a. Setelah menjelaskan maksud tujuan pertemuan dan sosialisasi PPK, minta masyarakat yang hadir mengungkapkan bagaimana tingkatan kesejahteraan yang ada dalam masyarakat atau bagaimana mereka membedakan rumah tangga dalam komunitas desa mereka, misalnya ada anggota masyarakat yang kaya, menengah atau miskin (klasifikasinya tidak harus seperti ini, terserah masyarakat sendiri termasuk istilah yang akan digunakan). Jenis tingkatan yang disebutkan masyarakat dicatat. b.

Masyarakat yang hadir dibagi dalam kelompok-kelompok sesuai jumlah tingkatan kesejahteraan yang telah diungkapkan sebelumnya (pembagian dilakukan secara acak). Misalnya; Satu kelompok yang membahas tentang masyarakat kaya, satu kelompok yang membahas tentang masyarakat menengah dan satu kelompok lagi yang membahas masyarakat miskin. Jika klasifikasi kesejahteraan ada empat tingkatan, maka kelompok juga dibagi dalam empat kelompok).

c.

Masing-masing kelompok diminta membuat sebuah gambar yang menjelaskan tentang tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya, (gambar mengacu pada realitas yang ada di masyarakat).

d.

Selesai membuat gambar, pandu setiap kelompok untuk mendiskusikan ciri-ciri tingkat kesejahteraan sesuai topik bahasannya. Ciri-ciri yang disepakati kemudian dituliskan dalam kertas.


11

Selanjutnya fasilitasi masyarakat untuk membuat peta sosial berdasarkan tingkatan kesejahteraan dengan menggunakan metode pemetaan sosial.

2.

Pemetaan Sosial 2.1. Tujuan:  Mengidentifikasi dan menandai rumah-rumah di dusun berdasarkan hasil kriteria kesejahteraan yang telah dibuat sebelumnya (sebagaimana di atas).  Mengidentifikasi kondisi geografis, sumber daya alam, fasilitas umum dan potensi desa lainnya.  Hasil pemetaan sosial dipakai untuk dasar menggali gagasan masyarakat untuk memenuhi kebutuhannya. 2.2. Waktu penggunaan: Digunakan dan dilaksanakan pada pertemuan dusun 2.3. Proses Penggunaan: Langkah-langkah menggunakan metode ini adalah sebagai berikut: a. Sepakati warna yang akan digunakan untuk simbol tingkatan kesejahteraan, misal hijau untuk kategori kaya, biru untuk kategori menengah, kuning untuk kategori miskin dst. b.

Minta peserta untuk menentukan atau membuat legenda/keterangan tentang hal-hal apa saja yang akan dimasukkan dalam peta, misal: batas desa, batas dusun, simbol-simbol: jalan, tempat peribadatan, sekolah, sumber mata air, balai desa, sungai dll.

c.

Fasilitasi peserta membuat peta desa di atas kertas lebar, dimulai dengan membuat batas desa, dusun dan seterusnya sesuai dengan legenda/ keterangan yang telah dibuat sebelumnya. Untuk membuat kerangka peta desa, gunakan material yang bisa diubah-ubah(gunakan tali rapia), agar mudah dikoreksi oleh peserta. Jika peserta telah sepakat barulah gunakan spidol untuk menggambarkannya.

d.

Minta peserta untuk meletakkan simbol-simbol rumah warga masyarakat dengan warna yang telah disepakati, untuk menggambarkan kondisi kesejahteraan keluarga yang ada di dusun, dengan mengacu pada ciri-ciri tingkat kesejahteraan yang telah dibuat sebelumnya. Jika pemetaan dilakukan di atas lantai gunakan material lokal, seperti; biji-bijian, batu, kapur untuk menunjukkan simbo-simbolnya, selesai pemetaan fasilitator menyalin kembali dalam kertas.

e.

Pastikan masyarakat menyepakati peta sosial yang telah dibuat bersamasama.

Hasil dari klasifikasi kesejahteraan dan pemetaan sosial ini selanjutnya digunakan sebagai alat bantu dalam menggali gagasan masyarakat untuk menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat memenuhi kebutuhan dan berguna bagi mayoritas keluarga miskin.


12

Prioritas Gagasan 2.4. Tujuan: Untuk memperoleh gagasan dari masyarakat yang benar-benar menjadi kebutuhannya dan bermanfaat bagi lebih banyak keluarga miskin, 2.5. Waktu penggunaan: Digunakan pada waktu pertemuan dusun, pertemuan kelompok masyarakat, Musyawarah Desa Khusus Perempuan. 2.6. Proses penggunaan: Langkah-langkah penggunaan metode ini sebagai berikut: a. Ajukan pertanyaan kepada peserta: apa yang menjadi permasalahan atau kesulitan yang dialami warga desa, apa penyebabnya dan gagasan kegiatan apa yang dapat mengatasi permasalahan atau kesulitannya, terutama yang bermanfaat bagi kelompok miskin. b. Fasilitator memperlihatkan lokasi gagasan-gagasan masyarakat pada peta sosial. Beri warna yang mencolok (merah) bagi setiap gagasan yang dikemukakan peserta. c. Setelah semua gagasan digambarkan dalam peta sosial, tuliskan setiap gagasan yang muncul dalam tabel seperti contoh di bawah ini, d. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan kriteriakriteria:  Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada untuk kelompok lainnya.  Mendesak untuk dilaksanakan.  Bisa dikerjakan oleh masyarakat.  Didukung oleh sumberdaya yang ada. Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya. e. Beri tanda (v) pada setiap gagasan yang memenuhi kriteria seperti tersebut di atas. f. Gagasan yang memenuhi lebih banyak kriteria, diberi amplop sebagai alat pengambilan keputusannya g. Setiap peserta diberi biji-bijian sejumlah separo dari gagasan yang diberi amplop. h. Minta setiap peserta memasukkan biji-bijannya ke dalam amplop untuk memilih gagasan mana yang akan diajukan. i. Jumlahkan biji-bijian yang ada dimasing-masing amplop. Amplop yang memperoleh paling banyak biji-bijian menunjukkan gagasan tersebut merupakan prioritas utama, diikuti untuk prioritas berikutnya sesuai jumlah biji-bijian yang didapat. Contoh tabel penilaian gagasan KRITERIA Gagasan Kegiatan

Bisa dikerjakan oleh masyarakat

Lebih bermanfaat utk kelompok miskin daripada kelompok lainnya


Mendesak untuk dilaksanakan

Didukung oleh sumber daya

Amplop untuk bijibijian

Rangking gagasan yang diajukan

13

Acuan Teknik Fasilitasi dalam Musyawarah Khusus Perempuan Musyawarah khusus perempuan dilakukan untuk mendapatkan usulan dari kelompok perempuan. Ada kecenderungan gagasan perempuan lebih nyata menggambarkan kegiatan yang berkaitan langsung dengan kondisi kemiskinan, karena merekalah yang seringkali merasakan sehari-hari dalam kehidupan rumah tangganya. Untuk itu metode atau teknik yang digunakan lebih pada untuk meningkatkan kualitas usulan kegiatan yang dapat mengatasi permasalahan yang seringkali dirasakan sehari-hari. Metode yang digunakan dalam musyawarah khusus perempuan adalah sebagai berikut:

1. Analisis Diagram Penyebab Kemiskinan 1.1. Tujuan:  Untuk mengajak perempuan mencari permasalahan penyebab kemiskinan yang seringkali dirasakan dalam kehidupan sehari-hari, kemudian menganalisis dan mencari akar permasalahannya.  Untuk menentukan gagasan kegiatan apa saja yang diperkirakan dapat mengatasi permasalahannya dari sudut pandang kelompok perempuan 1.2. Waktu penggunaan: Pada saat musyawarah khusus perempuan di desa 1.3. Proses penggunaan: Langkah-langkah menggunakan metode ini sebagai berikut: a. b. c.

d.

e.

f. g.

h. i.

Jelaskan maksud tujuan pertemuan dan penjelasan kembali tentang PPKR2PN. Tanyakan kepada peserta mengapa “kita” miskin? (pendapat peserta mengenai kondisi apa yang menyebabkan terjadinya kemiskinan). Tuliskan masing-masing sebab yang disebutkan peserta dalam kartu/ kertas. Satu sebab/ alasan satu kartu. Jika peserta dapat menulis, minta mereka menuliskan sendiri. Namun jika tidak dapat, fasilitator membantu menuliskan dan/ atau menggambar sebab apa yang disebutkan peserta. Tanyakan kembali kepada peserta apa penyebab (baik langsung maupun tidak langsung) dari apa yang telah dituliskan dalam kartu tersebut, sampai ketemu pada penyebab dasarnya. Apa bila satu sebab/alasan ada kaitannya dengan sebab yang lainnya hubungkan dengan tali. Bedakan alasan yang menjadi sebab dengan tanda panah keluar dan yang menjadi akibat dengan tanda panah masuk. Ajak peserta untuk menentukan bersama-sama apa saja yang menjadi penyebab dasar. Ajak peserta untuk diskusi mengenai bagaimana mangatasi setiap penyebab dasar kemiskinan satu per satu, kegiatan apa yang bisa membantu menyelesaikan penyebab masalah tersebut. Tuliskan setiap gagasan kegiatan dalam tabel seperti di bawah ini. Diskusikan dengan peserta untuk membahas setiap gagasan berdasarkan kriteria-kriteria:


14

   

Lebih bermanfaat untuk kelompok miskin daripada kelompok lainnya. Bermanfaat untuk perempuan. Bisa dikerjakan masyarakat. Didukung oleh sumberdaya yang ada.

Untuk setiap kriteria tanyakan mengapa dan bagaimana melakukannya (dengan contoh kongrit), baru lakukan penilaian. Selanjutnya untuk penentuan kegiatan yang akan diajukan ke musyawarah antar desa kedua menggunakan metode prioritas kegiatan sebagaimana tersebut di atas. Contoh tabel penilaian gagasan untuk musyawarah khusus perempuan KRITERIA Gagasan Kegiatan

Bisa dikerjakan oleh masyarakat

Lebih bermanfaat utk kelompok miskin daripada kelompok lainnya

Bermanfaat untuk perempuan

Didukung oleh sumber daya

Amplop untuk bijibijian

Rangking gagasan yang diajukan

2.5.2. Pelatihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan (a) Pelatihan Pra Tugas Pengorganisasian dan penyelenggaraan pelatihan dikoordinir oleh KM Kab/KMT dengan berkoordinasi dengan Spesialis/Konsultan Ahli. Pelatihan diikuti oleh seluruh Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan terpilih di seluruh lokasi Kecamatan PPK di Kabupaten tersebut. Pelatihan diselenggarakan setelah semua kecamatan memiliki Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan terpilih. (i) Tujuan: Pelatihan bagi Pendamping Teknik dan Pembukuan dimaksudkan untuk memberikan pembekalan dan peningkatan kemampuan serta ketrampilan Pendamping Teknik dan Pembukuan dalam memfasilitasi masyarakat untuk mengelola pelaksanaan PPK-R2PN pada setiap tahapan. (ii)

Waktu dan tempat: 5 (lima) hari efektif di Kabupaten.

(iii)

Pemandu/ pelatih: FK/FT terpilih dan KM Kab/KMT.

(iv)

Hasil yang diharapkan: 1) Pendamping Teknik dan Pembukuan mengetahui dan memahami konsepsi PPK-R2PN. 2) Pendamping Teknik dan Pembukuan memahami tugas dan tanggung jawabnya. 3) Pendamping Teknik dan Pembukuan terampil melaksanakan sosialisasi PPK-R2PN. 4) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu memfasilitasi pertemuan-pertemuan dalam kegiatan PPK-R2PN.


15

5) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu memberikan bimbingan-pembinaan kepada para kader PPK-R2PN dan masyarakatnya untuk meningkatkan kapasitas masyarakat. 6) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu mengelola permasalahan lapangan. 7) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu membantu masyarakat dalam penulisan usulan,gambar tehnis,RAB dan Bimbingan tehnis pembangunan sarana – prasarana. 8) Pendamping Teknik dan Pembukuan Non Tehnis/Pemberdayaan mampu membantu penulisan usulan kegiatan Ekonomi,Pendidikan dan kesehatan serta mendampinginya. 9) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu membimbing pelaku PPK-R2PN Desa untuk membuat laporan dan mengadministrasikan kegiatan termasuk dananya. 10) Pendamping Teknik dan Pembukuan mampu memonitor kegiatan PPK-R2PN di desa. (v) Materi Pelatihan Materi yang diberikan dalam pelatihan Pendamping Lokal meliputi; 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) (vi)

Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). Tugas ,tanggungjawab Pendamping Teknik dan Pembukuan dan komitmennya dalam pengembangan masyarakat. Tehnik Fasilitasi proses pemberdayaan masyarakat dan kegiatan PPK-R2PN. Identifikasi atau pemetaan sosial dan potensi desa. Mekanisme penanganan masalah. Strategi penyebarluasan informasi PPK-R2PN Proses perencanaan bersama masyarakat, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Agenda kerja rencana tindak lanjut.

Proses Pelatihan Pendamping Teknik dan Pembukuan  Persiapan, meliputi: 1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan terpilih ,memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan 4) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan -mengacu pada petunjuk yang telah ada-, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. 5) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.  Pelaksanaan, meliputi: 1) Pembukaan pelatihan: Sambutan, Perkenalan, Penjelasan tujuan pelatihan, Harapan peserta mencapai tujuan, Pengorganisasian kelas, Tata tertib, Pola Ulasan Harian. 2) Test Awal, Rencana Pembelajaran, Pendampingan Kelompok, Evaluasi Harian.


16

3)

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10) 11) 12) 13) 14) (b)

Memberikan penjelasan dan pemahaman konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan) Memberikan penjelasan tugas dan tanggung jawab Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan, hak dan kewajibannya, apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan, mulai dari tahap perencanaan kegiatan sampai dengan tahap pelestarian. Memberikan ketrampilan kepada Pendamping Teknik dan Pembukuan agar mampu membantu masyarakat dalam penulisan usulan, gambar tehnis, RAB dan Bimbingan tehnis pembangunan sarana – prasarana. Memberikan ketrampilan kepada Pendamping Teknik dan Pembukuan agar mampu membantu penulisan usulan kegiatan serta mendampinginya. Memberi ketrampilan kepada Pendamping Teknik dan Pembukuan agar mampu membimbing pelaku PPK-R2PN Desa untuk membuat laporan dan mengadministrasikan kegiatan termasuk dananya. Memberikan pengetahuan dan ketrampilan memfasilitasi pertemuan - pertemuan dengan masyarakat, termasuk perencanaan desa secara partisipatif – perencanaan bersama masyarakat -. Memberikan pengetahuan dan ketrampilan melakukan pengawasan, pengendalian pelaksanaan kegiatan termasuk mekanisme penanganan pengaduan dan permasalahan serta penanganan konflik. Memberikan penjelasan mengenai cara-cara penyebarluasan informasi PPK-R2PN kepada masyarakat Membimbing pembuatan rencana kerja tindak lanjut Sikap dan komitmen keberpihakan kepada masyarakat miskin. Motivasi untuk bersama-sama bekerja memberdayakan masyarakat desanya. Test Akhir.

Pelatihan lanjutan

Tahapan proses pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i)

Persiapan pelatihan, meliputi: 1)

2)

3)

4)

FK/FT mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan Pendamping Teknik dan Pembukuan ketika menjalankan tugasnya. Tanya kepada Pendamping Teknik dan Pembukuan pengetahuan atau ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerjanya. Pada waktu rapat bulanan FK/FT, catatan penilaian kinerja Pendamping Teknik dan Pembukuan, kelemahan dan kekurangannya disampaikan untuk dibahas dengan FK/FT kecamatan lainnya. Apakah ada persamaan dengan kecamatan lain. Bersama FK/FT lainnya dan KM Kab/KMT memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja Pendamping Teknik dan Pembukuan


17

5) 6)

(ii)

Bersama FK/FT kecamatan lain dan KM-Kab/KMT menyiapkan materi yang dibutuhkan Memastikan waktu – pelatihan khusus atau memanfaatkan kegiatan rutin - dan tempat pelatihan.

Pelaksanaan

Pelaksanaan pelatihan lanjutan dapat dilakukan bersama-sama untuk semua kecamatan PPK-R2PN, beberapa kecamatan yang berdekatan atau melaksanakan sendiri di tingkat kecamatan sesuai kondisi daerah maupun jenis ketrampilan atau pengetahuan yang dibutuhkan. Memberikan penjelasan tujuan pelatihan. Proses pelaksanaannya sebagai berikut: 1)

2)

3) 4)

Menyampaikan materi pelatihan yang dibutuhkan sesuai metode dan medianya, (jika dilakukan di kecamatan yang minimal hanya 2 Pendamping Teknik dan Pembukuan dapat disampaikan sekaligus ketika mereka melaksanakan tugasnya) Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan) Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk meningkatkan efektifitas program.

2.5.3. Pelatihan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) & KP (a)

Pelatihan Pra Tugas

Setelah terpilih dan terbentuk, Tim Pengelola Kegiatan dan Kelompok Perumahan membuat rencana kerja sebagai bagian rencana tindak lanjut Musyawarah Desa Ketiga. Supaya TPK&KP dapat melaksanakan tugasnya secara efektif, maka sebelum melaksanakan tugasnya, diberikan pelatihan. (i)

Tujuan: Menyiapkan TPK&KP mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.

(ii)

Waktu dan tempat: 1 (satu) - 2 (dua) hari efektif di kecamatan atau di desa.

(iii)

Pemandu/pelatih: FK/FT dan PjOK

(iv)

Hasil yang diharapkan: 1) TPK&KP memahami dan memiliki persepsi yang sama tentang PPK-R2PN. 2) TPK&KP mengetahui dan memahami fungsi, peran, tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. 3) TPK &KP mampu mendorong partisipasi masyarakat. 4) TPK&KP mengetahui dan memahami mekanisme pengendalian pelaksanaan kegiatan, pelaporan dan pertanggungjawaban.


18

5) 6)

7) 8)

TPK&KP mengetahui dan memahami aspek manajemen, teknis dan administrasi PPK. -R2PN TPK&KP mampu membuat rencana kerja antara lain penetapan jadwal pelaksanaan kegiatan, pengerahan tenaga kerja, pengadaan bahan dan alat, pembagian tugas, pengelolaan sumber dana serta membuat kesepakatan tertulis dengan kelompok baik kelompok yang mengelola kegiatan ekonomi dan simpan pinjam (rencana pengembalian, jasa dan sanksi), maupun pengelolaan prasarana, pendidikan, kesehatan dan pelatihan. TPK&KP mampu melakukan proses pencairan dana. TPK&KP mengetahui dan memahami aspek pelestarian kegiatan PPK-R2PN.

(v) Materi Pelatihan Materi minimal yang harus disampaikan pada pelatihan, yang meliputi: 1) 2)

3) 4)

5) 6) 7) (vi)

Prinsip-prinsip dan kebijakan PPK-R2PN. Fungsi dan peran serta tugas dan tanggungjawab TPK&KP, pengorganisasian, pengendalian (administrasi, organisasi dan keuangan). Jenis-jenis kegiatan dalam PPK-R2PN dan daftar larangan (ekonomi, kesehatan, pendidikan dan sarana – prasarana). Tahapan pelaksanaan PPK-R2PN dari perencanaan (penggalian gagasan, penulisan usulan, verifikasi usulan), pelaksanaan (pengadaan tenaga kerja, pengadaan alat, dll) dan pelestarian kegiatan. Mekanisme dan prosedur pencairan dana. Membangun Tim Kerja. Pelaporan dan pertanggungjawaban.

Proses Pelatihan TPK&KP  Persiapan pelatihan, meliputi: 1) 2) 3)

4)

5)

Memastikan waktu dan tempat pelatihan Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. Membuat undangan pelatihan kepada anggota TPK&KP terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan Bertukar pikiran/konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan

 Pelaksanaan pelatihan, meliputi: 1) Pembukaan. 2) Penjelasan pronsip-prinsip dan kebijakan PPK-R2PN. 3) Penjelasan tentang Fungsi dan peran serta tugas dan tanggung jawab TPK&KP, dalam pengorganisasian, pengendalian (administrasi, organisasi dan keuangan).


19

4)

5) 6) 7) 8) 9)

Penjelasan tentang jenis-jenis kegiatan dalam PPK-R2PN dan daftar larangan, termasuk formulir-formulir yang digunakan (ekonomi, kesehatan, pendidikan dan sarana – prasarana ). Penjelasan tentang tahapan PPK-R2PN mulai dari perencanaan kegiatan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan. Penjelasan mekanisme dan prosedur pencairan dan penyaluran dana. Membangun Tim Kerja. Pelaporan dan pertanggungjawaban. Pembuatan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.

(b) Pelatihan Lanjutan Tahapan untuk pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i)

Persiapan, meliputi: 1) FK/FT mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan TPK&KP ketika menjalankan tugasnya. Identifikasi berdasarkan atas kunjungan lapangan FK/FT, laporan dari KD, Pendamping Lokal maupun catatan rekomendasi dari KM Kab/KMT dan Konsultan lainnya. 2) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK/FT memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja TPK&KP. 3) FK/FT menyiapkan bahan dan materi untuk pelatihan lanjutan

(ii)

Pelaksanaan: 1) FK/FT langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/pengetahuan) kepada pengurus TPK&KP di desa sambil mereka melaksanakan tugasnya. 2) Jika dipandang kekurangan dan kelemahannya hampir merata disemua TPK&KP, maka dapat dilakukan bersamaan di tingkat kecamatan. 3) Penyampaikan materi pelatihan sebaiknya sekaligus di praktekkan. 4) Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk meningkatkan efektifitas program.

2.5.4. Pelatihan Tim Penulis Usulan (TPU) (a) Pelatihan Pra Tugas Tim Penulis Usulan sebelum menjalankan tugasnya perlu mendapatkan penjelasan terlebih dahulu melalui pelatihan oleh FK/FT di tingkat desa. Pelatihan diberikan selama kurang lebih satu hari efektif. (i) Tujuan: Tim penulis usulan mampu menyusun usulan yang diputuskan di musyawarah khusus perempuan dan musyawarah desa kedua. (ii) Waktu dan Tempat: 1 - 2 hari efektif di desa atau menyesuaikan. (iii) Pemandu/pelatih: FK dan PjOK.


20

(iv)

Hasil yang diharapkan: 1) Peserta dapat memahami konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan PPK). 2) Peserta dapat memahami peran dan tugasnya. 3) Peserta dapat menyusun usulan desa secara tertulis dan memuat informasi penting, singkat, lengkap dan nyata ada di lapangan.

(v)

Materi Pelatihan: 1) Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 2) Peran, Tugas dan tanggung jawab TPU. 3) Cara penulisan usulan, cara survei, pengukuran dan pencarian data pendukung. 4) Format usulan dan kelengkapannya. 5) Rencana pelaksanaan kegiatan. 6) Rencana Pelestarian hasil kegiatan.

(vi)

Proses Pelatihan TPU  Persiapan pelatihan, meliputi: 1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan 2) Membuat undangan pelatihan kepada anggota TPU terpilih ,memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan 3) Bertukar pikiran/konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. 4) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan  Pelaksanaan pelatihan, meliputi: 1) Pembukaan 2) Penjelasan singkat tentang PPK-R2PN 3) Penjelasan tentang hak, tugas dan tanggung jawan TPU 4) Penjelasan tentang cara dan langkah-langkah penulisan usulan 5) Penjelasan penggunaan dan cara pengisian formulir 6) Penyusunan RKTL

(b) Pelatihan Lanjutan: Tahapan untuk pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i)

(ii)

FK/FT mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan TPU ketika menjalankan tugasnya. Identifikasi berdasarkan atas kunjungan lapangan FK/FT, laporan dari KD, Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan maupun catatan rekomendasi dari KM Kab/KMT dan Konsultan lainnya. Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK/FT langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/pengetahuan) kepada TPU di desa sambil mereka melaksanakan tugasnya (Jika pada saat kunjungan lapangan, FK/FT menemukan TPU mengalami kesulitan


21

(iii)

dalam menjalankan tugasnya, langsung saja mereka diberi penjelasan/pelatihan tambahan). Jika dipandang kekurangan dan kelemahannya hampir merata disemua TPK dan memungkinkan, maka dapat dilakukan bersamaan di tingkat kecamatan.

2.5.5. Pelatihan Tim Survei dan Verifikasi (a) Pelatihan Pra Tugas Sebelum melaksanakan tugasnya anggota Tim Survei dan Verifikasi akan mendapat pelatihan yang diberikan oleh FK/FT dan dibantu oleh KM. Tujuan pelatihan adalah agar Tim Survei dan Verifikasi memahami tugas dan tanggung jawabnya. Penyelenggaraan pelatihan di kecamatan atau tempat lain disesuaikan dengan kondisi masing-masing kecamatan atau kabupaten. Waktu pelatihan kurang lebih antara satu-dua hari efektif. (i) Tujuan: Tim Survei dan Verifikasi mampu melakukan pemeriksaan kepastian kepemilikan tanah untuk Pembangunan Perumahan, Gedung Sekolah dan Kantor atau Balai Desa dan membuat rekomendasi kepada Musyawarah Antar Desa Kedua (ii) Waktu dan tempat: 1-2 hari efektif di kecamatan atau menyesuaikan (iii) Pemandu/pelatih: FK/FT dan PjOK dan dibantu KM Kab/KMT (iv) Hasil yang diharapkan Peserta mampu: 1) Memahami konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 2) Memahami peran dan tanggung jawabnya. 3) Memeriksa kelengkapan dokumen usulan. 4) Pemeriksaan lapangan untuk menilai kelayakan usulan. 5) Membuat rekomendasi hasil pemeriksaan usulan. (v) Materi Pelatihan Materi pelatihan yang diberikan adalah: 1) Tujuan, prinsip dan prosedur PPK –R2PN. 2) Uraian tugas dan tanggungjawab Tim Verifikasi. 3) Cara pemeriksaan usulan meliputi pemeriksaan dokumen usulan dan pemeriksaan lapangan. (vi)

Proses Pelatihan Tim Survei dan Verifikasi  Persiapan pelatihan, meliputi: 1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Memastikan konsumsi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada anggota Tim Survei dan Verifikasi terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan. 4) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal , kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan


22

5)

disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.

 Pelaksanaan pelatihan, meliputi: 1) Pembukaan. 2) Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 3) Penjelasan tentang Peran,Tugas dan tanggung jawab Tim Survei dan Verifikasi. 4) Penjelasan tentang kriteria kepastian kepemilikan tanah untuk Pembangunan Perumahan, Gedung Sekolah dan Kantor atau Balai Desa 5) Penjelasan tentang cara pemeriksaan dokumen dan pemeriksaan lapangan. 6) Dalam pelatihan itu selanjutnya memilih ketua dan sekretaris tim Survei dan verifikasi kemudian menyusun rencana kerja dan tindak lanjut pelaksanaan verifikasi. Pemeriksaaan dokumen adalah memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen-dokumen usulan kegiatanPerumahan; misalnya, apakah usulan sudah ditandatangani ketua KP/TPK dan kepala desa, apakah usulan dilengkapi dengan salinan berita acara musyawarah desa kedua dan Musyawarah desa khusus kelompok perempuan, berita acara kesanggupan swadaya, hasil klasifikasi kesejahteraan dan hasil pemetaan sosial, analisis penyebab kemiskinan dll. Pemeriksaan di lapangan adalah untuk memastikan kesesuaian usulan dengan keadaan sebenarnya yang terjadi dilapangan; misalnya, apakah benar usulan dibahas dalam musyawarah desa kedua (wawancara dengan anggota masyarakat), apakah memberikan manfaat langsung kepada masyarakat miskin, dampak lingkungan yang terjadi, apakah benar menjadi kebutuhan masyarakat dan bisa dikerjakan oleh masyarakat sendiri, potensi kelompok dan usulan kegiatan dll. (b) Pelatihan Lanjutan Tahapan untuk pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i) FK/FT bersama KM-Kab/KMT mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan Tim Survei dan Verifikasi menjalankan tugasnya, berdasarkan pemantauan dan catatan rekomendasi dari KMKab/KMT dan atau Konsultan ahli lainnya. (ii) Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, FK/FT langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/pengetahuan) kepada Tim Survei dan Verifikasi sambil mereka melaksanakan tugasnya. 2.5.6. Pelatihan Unit Pengelola Kegiatan (UPK) (a)

Pelatihan Pra Tugas (i) Tujuan: Pengurus UPK mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. (ii) Waktu dan tempat: 5 hari efektif di kecamatan atau menyesuaikan.


23

(iii) Pemandu/ pelatih: FK/FT dan PjOK atau bisa dibantu KM Kab/KMT (iv) Hasil yang diharapkan Peserta mampu: 1) Memahami konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan ). 2) Memahami peran dan tanggungjawabnya dan memiliki komitmen tinggi untuk melaksanakannya secara positif. 3) Memahami ruang lingkup kegiatan yang ada di PPK-R2PN. 4) Melakukan proses pencairan dan pengelolaan penyaluran dana PPK-R2PN. 5) Mengelola kegiatan-kegiatan yang ada di masyarakat agar terus tetap berkembang dan berkesinambungan secara tim/partisipatif. 6) Memahami strategi pengembangan jaringan untuk mengakses potensi yang ada di dalam maupun dari luar daerah kerjanya. 7) Mengadministrasikan dengan baik dan benar seluruh perkembangan kegiatan yang ada di wilayah kerjanya dan menyajikannya dalam laporan bulanan secara transparan. 8) Menganalisa perkembangan/hasil kegiatan serta memberikan saran-saran pengembangan kepada para pelaku PPK-R2PN dan masyarakat, memanfaatkan berbagai sarana informasi yang ada dan atau menciptakannya. (v)

Materi Pelatihan 1) Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 2) Peran dan tanggung jawab UPK. 3) Berpikir positif dan membangun komitmen. 4) Ruang lingkup kegiatan PPK-R2PN 5) Mekanisme pencairan dan penyaluran dana PPK-R2PN. 6) Pengelolaan program secara partisipatif. 7) Membangun jaringan kerja dan akses potensinya. 8) Administrasi keuangan, kegiatan dan pelaporannya. 9) Pengembangan Sistem Informasi yang transparan.

(vi)

Proses Pelatihan UPK  Persiapan pelatihan, meliputi: 1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Memastikan konsumsi peserta dan akomodasi peserta. 3) Membuat undangan pelatihan kepada anggota UPK terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan. 4) Bertukar pikiran / konsultasi dengan KM Kab/KMT untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. 5) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.


24

 Pelaksanaan pelatihan, meliputi : 1) Pembukaan pelatihan: Sambutan, Perkenalan, Penjelasan tujuan pelatihan. 2) Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 3) Peran dan tanggung jawab UPK 4) Berpikir positif dan membangun komitmen. 5) Ruang lingkup kegiatan UPK (Administrasii, Keuangan, Dokumentasi file dan pelaporan). 6) Mekanisme pencairan dan penyaluran dana PPK. -R2PN 7) Pengelolaan program secara partisipatif. 8) Membangun jaringan kerja dan akses potensinya. 9) Pengembangan Sistem Informasi yang transparan. 10) Pembuatan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut. (b) Pelatihan Lanjutan Pada prinsipnya pelatihan lanjutan untuk UPK dapat lebih sering dan rutin untuk dilakukan, karena biasanya mereka sama-sama berkantor di kecamatan atau sekitarnya. Pelatihan lanjutan dapat langsung diberikan oleh Fasilitator Kecamatan pada saat mereka bekerja, maupun bersama-sama dengan UPK Kecamatan lain jika diperlukan. Tahapan proses pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i) FK/FT bersama Konsultan ahli mengidentifikasi kelemahan dan kekurangan UPK ketika menjalankan tugasnya. (ii) Tanya kepada UPK, pengetahuan atau ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk mengoptimalkan kinerjanya. (Jika (iii) Pada waktu rapat bulanan FK/FT, catatan penilaian kelemahan dan kekurangan UPK disampaikan untuk dibahas dengan FK kecamatan lainnya dan KM Kab. (iv) Bersama FK lainnya dan KM Kab memastikan kebutuhan peningkatan ketrampilan untuk mengoptimalkan kinerja UPK. (v) Bersama FK kecamatan lain dan KM Kab menyiapkan materi yang dibutuhkan. (vi) Memastikan waktu – pelatihan khusus atau memanfaatkan kegiatan rutin - dan tempat pelatihan. (vii) Menyampaikan materi pelatihan yang dibutuhkan sesuai metode dan medianya, Mengadakan praktek lapangan terhadap materi yang disampaikan (jika memungkinkan dan tergantung materi apa yang dilatihkan). (viii) Merangkum hasil pelatihan dan manfaatnya dalam tugas. (ix) Mengagendakan kesepakatan tindak lanjut dari pelatihan untuk meningkatkan efektifitas program. 2.5.7. Pelatihan Tim Pemelihara (a)

Pelatihan Pra Tugas (i) Tujuan: Tim Pemelihara mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. (ii) Waktu dan tempat: 1-2 hari efektif di desa atau di kecamatan (untuk semua desa) atau menyesuaikan.


25

(iii) Pemandu/pelatih: FT, Kader Teknis, Pendamping Teknik, dibantu KM Kab/KMT. (iv)

Hasil yang diharapkan 1) Memahami konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 2) Memahami peran dan tanggungjawabnya dan memiliki komitmen tinggi untuk melaksanakannya secara positif. 3) Memahami jenis prasarana dan konstruksi prasarana yang dibangun, umur bangunan dan pengetahuan sipil bangunan lainnya secara sederhana. 4) Mampu mengoperasikan hasil kegiatan dan membuat rencana pemeliharaan serta pengembangan pengembangan kegiatan. 5) Mampu mendorong masyarakat dan kelompok penerima manfaat melakukan pemeliharaan. 6) Memahami cara pemeriksaan hasil kegiatan prasarana yang dibangun dan mengetahui bagian mana yang membutuhkan pemeliharaan. 7) Mengadministrasikan dengan baik dan benar seluruh perkembangan kegiatan yang ada di wilayah kerjanya dan menyajikannya dalam laporan bulanan secara transparan.

(v)

Materi Pelatihan 1) Konsepsi PPK-R2PN (latar belakang, tujuan, sasaran, prinsip, kebijakan dan tahapan). 2) Peran dan tanggungjawab. 3) Membangun komitmen tinggi yang dilaksanakan secara positif. 4) Ruang lingkup kegiatan sarana prasarana dalam PPK-R2PN. 5) Pengetahuan bangunan sipil di pedesaan, dampak lingkungannya, 6) Cara pengelolaan kegiatan-kegiatan prasarana yang ada di masyarakat agar terus tetap bermanfaat, berkembang dan berkesinambungan. 7) Administrasi kegiatan dan penyajian pelaporannya. 8) Pembuatan rencana kerja dan tindak lanjut.

(vi)

Proses Pelatihan  Persiapan pelatihan, meliputi: 1) Memastikan waktu dan tempat pelatihan. 2) Membuat undangan pelatihan kepada anggota Tim Pemelihara terpilih, memastikan undangan telah tersebar dan kepastian kehadiran dalam pelatihan 3) Bertukarpikiran / konsultasi dengan KM Kab untuk membuat jadwal, kurikulum pelatihan - mengacu pada petunjuk yang telah ada -, Membuat materi atau bahan yang akan disampaikan dalam pelatihan, menentukan metode evaluasi pelatihan. 4) Menyiapkan alat tulis dan alat bantu lainnya yang diperlukan dalam pelatihan.  Pelaksanaan pelatihan, meliputi: 1) Pembukaan dan penjelasan tujuan pelatihan, 2) Penyampaian materi-materi pelatihan seperti tersebut di atas, 3) Pembuatan rencana kerja dan tindak lanjut.


26

(b) Pelatihan Lanjutan Tahapan untuk pelatihan lanjutan sebagai berikut: (i)

FT dan/atau Pendamping Teknik mengidentifikasi kekurangan dan kelemahan Tim Pemelihara ketika menjalankan tugasnya, atau dari hasil pemantauan dan catatan rekomendasi KM-Kab/KMT dan Konsultan ahli lainnya.

(ii)

Dari hasil identifikasi dan rekomendasi, Fasilitator langsung memberikan materi pelatihannya (tambahan ketrampilan/ pengetahuan) kepada Tim Pemelihara sambil mereka melaksanakan tugasnya, (akan lebih efektif jika dibawa ke lokasi prasarana).

2.5.8. Pelatihan Pengembangan Kapasitas Masyarakat Pelatihan ini dimaksudkan untuk mengembangkan potensi dan ketrampilan tertentu dari anggota masyarakat sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya serta meningkatkan kualitas hidupnya. Materi pelatihan ini disesuaikan dengan kebutuhan masyarakat yang perlu dikembangkan. Peserta pelatihan adalah anggota masyarakat desa yang tergolong miskin tetapi mempunyai potensi atau dasar ketrampilan tertentu yang dapat dikembangkan.Tempat dan waktunya menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan masyarakat. Fasilitator Kecamatan memfasilitasi proses pelatihan ini dengan mencarikan nara sumber atau pelatih yang benar-benar dipandang ahli dan berpengalaman dibidang yang akan dilatihkan. Kegiatan ini dapat merupakan bagian dari usulan kegiatan masyarakat jika memang benar-benar dibutuhkan. Selain itu dapat juga dibiayai melalui Dana Operasional Kegiatan atau sumber-sumber lain jika dipandang sangat perlu oleh masyarakat dan ada kemungkinan dikembangkan. Penyelenggaraan pelatihan pengembangan kapasitas masyarakat terutama yang diluar usulan kegiatan masyarakat, dilakukan oleh UPK yang dikoordinasikan dengan FK/FT dan PjOK. Sedangkan pelatihan pengembangan kapasitas masyarakat yang merupakan usulan kegiatan yang disetujui dalam MAD, dikelola oleh TPK.


27



DAFTAR ISI Halaman 3.1

MUSYAWARAH ANTAR DESA I...................................................................................................1

3.2

MUSYAWARAH DESA I ...............................................................................................................5

3.3

PERTEMUAN DUSUN DAN PENGGALIAN GAGASAN.................................................................8

3.4

MUSYAWARAH DESA KHUSUS PEREMPUAN..........................................................................13

3.5

MUSYAWARAH DESA II ............................................................................................................15

3.6

MUSYAWARAH ANTAR DESA II................................................................................................18

3.7

MUSYAWARAH ANTAR DESA III...............................................................................................25

3.8

MUSYAWARAH DESA III ...........................................................................................................28

3.9

MUSYAWARAH DESA ”PERTANGGUNGJAWABAN”.................................................................30

3.10 MUSYAWARAH DESA ”SERAH TERIMA” ..................................................................................32 3.11 FORUM-FORUM LAINNYA.........................................................................................................33

PENJELASAN III FORUM-FORUM MUSYAWARAH

3.1. Musyawarah Antar Desa I Musyawarah Antar Desa pertama adalah suatu forum di tingkat kecamatan yang dihadiri oleh wakil dari desa-desa untuk mendapatkan penjelasan tentang PPK-R2PN dan untuk menentukan kesepakatan-kesepakatan antar desa dalam melaksanakan PPK. -R2PN Pada pertemuan ini perlu ditekankan bahwa masyarakat diminta untuk menyampaikan usulan kegiatan dengan mekanisme musyawarah berjenjang dan partisipatif. Tujuan

:

a. Mendiseminasikan informasi pokok PPK-R2PN meliputi tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan. b. Mensosialisasikan desa lokasi sasaran,jenis kegiatan yang akan dibangun meliputi : Pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolahdan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. c. Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan(terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) dan kepengurusan kelompok perumahan (KP) d. Mensosialisasikan prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan. e. Menginformasikan rencana program atau proyek dari kabupaten yang benar-benar akan dilaksanakan di kecamatan. f. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan pelakupelaku di desa, seperti: Kader desa dan Kader teknik; Tim Survei dan Verifikasi desa yang beranggotakan 7 orang,yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki yang akan memfalsilitasi kegiatan.serta paleku lainnya g. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Tim Penulis Usulan (TPU) untuk pembangunan prasarana pendukunmg perdesaan(I), serta pengurus TPK (Go) dan (S) h. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan selaku Assisten FK/FT i. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan serta penyusunan desain dan RAB j. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa serta penyusunan desain dan RAB k. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi prasarana pendukung perdesaan seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. serta penyusunan desain dan RAB l. Memilih dan menyepakati dua orang peserta menjadi Ketua dan

Penjelasan III : Forum-Forum Musyawarah PPK

1

m. n. o. p.

Sekretaris (Notulis) Musyawarah Antar Desa yang akan bertugas hingga akhir PPK-R2PN . Menyepakati dan menetapkan aturan dan sanksi-sanksi yang harus diterapkan dalam pelaksanan PPK-R2PN . Menyepakati jadwal kegiatan MAD II, III, MD III dan MDST pelatihan KD. Menyusun rencana penggunaan stimulan Dana Operasional Kegiatan (DOK). Mensosialisasikan prosedur, kriteria, tata cara rekruitmen pengurus tambahan UPK

Waktu

:

Sebelum pelaksanaan musyawarah desa I

Tempat

:

Kantor Kecamatan atau Balai Pertemuan di Kecamatan, atau tempat lain yang memungkinkan untuk penyelenggaraan pertemuan.

Peserta

:

  

Pemandu

:

Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK, bisa dibantu oleh KM Kab.

Metode

:

Ceramah, curah pendapat dan diskusi.

Materi

:

 

Pentunjukan Teknis Operasioanl Penjelasan 5 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku PPK-R2PN .  Penjelasan 1 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Sosialisi    

Alat

Persiapan

Camat dan staf terkait Instansi dinas terkait tingkat kecamatan Enam orang wakil per desa: Kepala desa, 2 orang wakil dari BPD/nama lain yang sejenis (jika sudah ada), 3 orang tokoh masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan) dari semua desa di kecamatan.  Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.

:

Poster. Peta Kecamatan. Daftar hadir Bahan-bahan untuk pemungutan suara secara tertutup (kertas, alat tulis, dll). 1. PJOK bersama FK membuat pertemuan awal dengan Camat dan unsur kecamatan. Pertemuan menjelaskan tujuan musyawarah antar desa pertama, merencanakan tanggal dan tempat pertemuannya. 2. FK dan PjOK mengidentifikasi data program yang masuk ke desa-desa di Kecamatan yang bersangkutan. 3. PjOK bersama FK membuat surat undangan yang ditandatangani oleh Camat. Seminggu sebelum pelaksanaan, undangan sudah disebarkan luaskan kepada wakil-wakil desa dan masyarakat umum melalui papan informasi dan pertemuan-pertemuan informal yang ada di desa. 4. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, dua orang wakil BPD/atau nama


2

lain(jika sudah ada) dan tiga orang tokoh masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam musyawarah antar desa petama. 5. Memberitahukan kepada kepala desa bahwa tokoh masyarakat yang akan hadir benar-benar representasi masyarakat. 6. FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya musyawarah antar desa pertama telah tersebar dan diketahui oleh masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke kecamatan. 7. PjOK bersama FK menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti huruf (U). 8. PjOK bersama FK memastikan anggaran pembiayaan yang dibutuhkan dan notulen jalannya kegiatan. 9. Memberitahukan kepada Konsultan Manajemen Kabupaten tempat dan waktu akan diselenggarakannya musyawarah antar desa pertama

Proses Musyawarah Antar Desa I 1. PjOK memberikan pengantar untuk menjelaskan maksud dan tujuan musyawarah. 2. Pembukaan oleh Camat atau yang mewakilinya. 3. PjOK menjelaskan agenda pertemuan musyawarah. 4. Penyampaian informasi PPK-R2PN oleh FK 5. Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta. 6. Memilih serta menetapkan Ketua dan Sekretaris forum musyawarah antar desa. 7. Membahas dan menyepakati penetapan sanksi–sanksi dalam pelaksanaan PPKR2PN . Hasil kesepakatan harus ditulis sebagai bagian dari berita acara dan ditempel pada papan informasi. 8. FK dan PjOK melanjutkan pertemuan dengan menjelaskan a) Mendiseminasikan informasi pokok PPK-R2PN meliputi tujuan, prinsipprinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan. b) Mensosialisasikan desa lokasi sasaran,jenis kegiatan yang akan dibangun meliputi : Pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolahdan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya.


3

c) Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan(terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) dan kepengurusan kelompok perumahan (KP) d) Mensosialisasikan prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan. e) Menginformasikan rencana program atau proyek dari kabupaten yang benarbenar akan dilaksanakan di kecamatan. f) Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan pelaku-pelaku di desa, seperti: Kader desa dan Kader teknik; Tim Survei dan Verifikasi desa yang beranggotakan 7 orang,yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki yang akan memfalsilitasi kegiatan.serta paleku lainnya g) Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Tim Penulis Usulan (TPU) untuk pembangunan prasarana pendukung perdesaan(I), serta pengurus TPK (Go) dan (S) h) Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan selaku Assisten FK/FT i) Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan serta penyusunan desain dan RAB j) Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa serta penyusunan desain dan RAB k) Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi prasarana pendukung perdesaan seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. serta penyusunan desain dan RAB l) Memilih dan menyepakati dua orang peserta menjadi Ketua dan Sekretaris (Notulis) Musyawarah Antar Desa yang akan bertugas hingga akhir PPKR2PN m) Menyepakati dan menetapkan aturan dan sanksi-sanksi yang harus diterapkan dalam pelaksanan PPK-R2PN . n) Menyepakati jadwal kegiatan MAD II, III, MD III dan MDST pelatihan KD. o) Menyusun rencana penggunaan stimulan Dana Operasional Kegiatan (DOK). p) Mensosialisasikan prosedur, kriteria, tata cara rekruitmen pengurus tambahan UPK q) Membahas dan menyepakati penetapan jadwal musyawarah desa I. 9. FK membacakan kembali hasil pertemuan. 10. PjOK dan FK meminta kepada peserta agar meneruskan informasi mengenai PPKR2PN secara informal kepada anggota masyarakat desa lainnya. 11. Membuat Berita Acara Musyawarah antar Desa I. (Lihat Lampiran Berita Acara Musyawarah/ Forum Pertemuan  Form III.1 ) 12. Penutup.

Hal–hal yang harus Diperhatikan  



Pastikan kehadiran wakil perempuan dalam mengikuti pertemuan di Musyawarah Antar Desa I. Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh guna memudahkan peserta pertemuan di musyaearah antar desa I memahami tujuan dan proses pelaksanaan PPK-R2PN ). Atur ruangan pertemuan sehingga memungkinkan peserta pertemuan untuk berinteraksi secara aktif dan demokratis.


4

 



 

Hindari hal–hal yang bersifat dominasi terhadap proses pertemuan dari dan oleh siapapun juga. FK jangan memaksakan diri untuk menjawab pertanyaan yang belum diketahui persis kepastiannya, apalagi yang berkaitan dengan kebijakan PPKR2PN . Dokumentasikan secara baik proses dan hasil pertemuan musyawarah antar desa I dan disebarluaskan kepada masyarakat melalui papan-papan informasi yang tersedia Dipastikan bahwa semua wakil desa sudah memahami betul tentang PPKR2PN . Memperbanyak Berita Acara Hasil Musyawarah Desa dan dibagikan kepada desa-desa

3.2. Musyawarah Desa I Musyawarah Desa I merupakan forum pertemuan masyarakat desa yang dilaksanakan segera setelah musyawarah antar desa I. Forum ini juga masih bagian dari kegiatan sosialisasi PPK di desa. Tujuan

:

a. Mendiseminasikan informasi pokok PPK-R2PN meliputi tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan. b. Mensosialisasikan desa lokasi sasaran,jenis kegiatan yang akan dibangun meliputi : Pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. c. Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan(terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) dan kepengurusan kelompok perumahan (KP) d. Mensosialisasikan prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan. e. Menginformasikan tata cara dan mekanisme rencana pemilihan kepengurusan kelompok perumahan (H) f. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan pelakupelaku di desa, seperti: Kader desa dan Kader teknik; Tim Survei dan Verifikasi desa yang beranggotakan 7 orang,yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki, yang akan memfasilitasi kegiatan.serta pelaku lainnya g. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Tim Penulis Usulan (TPU) untuk pembangunan prasarana pendukung perdesaan(I), serta pengurus TPK (Go) dan (S) h. Menginformasikan tata cara dan mekanisme pemilihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan selaku Assisten FK/FT i. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan serta penyusunan desain dan RAB j. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa serta penyusunan desain dan RAB k. Menginformasikan prosedur pembangunan atau rehabilitasi


5

Waktu

:

prasarana pendukung perdesaan seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. serta penyusunan desain dan RAB l. Memilih dan menyepakati dua orang peserta menjadi Ketua dan Sekretaris (Notulis) musyawarah antar desa yang akan bertugas hingga akhir PPK-R2PN m. Menyepakati dan menetapkan aturan dan sanksi-sanksi yang harus diterapkan dalam pelaksanan PPK-R2PN . n. Menyepakati jadwal kegiatan MD II, termasuk kegiatan pendukungnya dari tiap kelompok/RT/RW ( Musdus;penggalian gagasan ;MDKP) yang dituangkan didalam RKTL.. o. Menyepakati jadwal dan rencana kegiatan pelatihan bagi pelaku di desa. p. Menyepakati pembuatan dan rencana penempatan papan informasi maupun media informasi lainnya . Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa I

Tempat

:

Balai desa atau tempat pertemuan yang lazim dipakai.

Peserta

:

   

Pemandu

:

FK dan PjOK.

Metode

:


Materi

:

 

Persiapan

Petunjuk Teknis Operasional Penjelasan 5 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku PPK-R2PN .  Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan mengenai Sosialisasi   

Alat

:

Kepala desa dan aparat desa. Pengurus Badan Perwakilan Desa/Kampung. Tokoh masyarakat di desa. Sebanyak mungkin anggota masyarakat desa lainnya yang berminat untuk hadir.

Poster dan lembar balik PPK-R2PN Daftar hadir Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara tertutup (kertas dan alat tulis,dll).

1. FK dan PjOK memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan musyawarah desa 1 dengan Kepala Desa yang bersangkutan. 2. FK dan PjOK memastikan calon-calon Kader desa dan Kader teknik; Tim Survei dan Verifikasi desa yang beranggotakan 7 orang,yaitu 4 orang perempuan dan 3 orang laki-laki, Tim pengelola kegiatan (TPK) Tim Penulis Usulan (TPU) dapat hadir di musyawarah desa I. 3. FK dan PjOK memastikan informasi pelaksanaan musyawarah desa I telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau media pertemuan–pertemuan yang ada di desa. 4. FK mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan desa dalam rangka memfasilitasi pertemuan tersebut. 5. FK menyiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah


6

lingkaran atau seperti huruf (U). 6. FK dan PjOK melakukan penyeleksian awal calon Kader desa dan Kader Teknik,calon Tim Survei dan Verifikasi, Tim Pengelola Kegiatan Tim Penulis Usulan (TPU) (acuan seleksi serta wawancara calon Kader dan calon Tim Survei dan Verifikasi, Tim Pengelola Kegiatan Tim Penulis Usulan (TPU) dapat dilihat dalam penjelasan 5 PTO). 7. Menuliskan nama-nama calon Kader desa dan Kader Teknik, Tim Survei dan Verifikasi, dan Tim Pengelola Kegiatan hasil seleksi dalam kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang. 8. Memastikan tempat pertemuan dan peralatan lainnya memungkinkan terselenggaranya pertemuan secara efektif.

yang

9. Menyiapkan agenda pertemuan, notulen pertemuan dan daftar hadir.

Proses Musyawarah Desa I 1.

Sambutan oleh Kepala Desa yang sekaligus menjelaskan maksud pertemuan.

dan tujuan

2.

Penjelasan tentang PPK-R2PN oleh FK dan/atau PjOK dengan materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya termasuk hasil-hasil musyawarah antar desa I

3.

Tanya jawab dan klarifikasi terhadap hal-hal yang dianggap masih belum jelas oleh peserta.

4.

Menjelaskan kriteria Kader Desa (KD),Kader Teknik (KT),Tim Survei dan Verifikasi dan pengurus Tim pengelola Kegiatan (TPK) Tim Penulis Usulan (TPU) beserta uraian tugasnya termasuk hak /insentif dan kewajibannya serta proses pemilihannya.

5.

Memfasilitasi proses pemilihan. kriteria Kader Desa (KD),Kader Teknik (KT),Tim Survei dan Verifikasi dan pengurus Tim pengelola Kegiatan (TPK) Tim Penulis Usulan (TPU) Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.

6.

Memfasilitasi proses pemilihan Ketua, Sekretaris dan Bendahara Tim Pengelola Kegiatan. Penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat dilihat dalam Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional.

7.

Menjelaskan dan meminta kesepakatan mengenai proses pembuatan, lokasi pemasangan dan penangungjawab papan-papan informasi PPK-R2PN yang ada di desa.

8.

Menyampaikan rencana kegiatan selanjutnya sekaligus menutup acara pertemuan.

9.

Membuat Berita Acara musyawarah desa I.

Hal–hal yang harus Diperhatikan 

Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).


7



Gunakan media, alat bantu yang telah tersedia seefektif mungkin agar masyarakat mudah memahami penjelasan tentang pelaksanaan PPK.



Hindari penggunaan bahasa asing yang akan menyulitkan masyarakat dalam mendengar dan memahaminya.



Pastikan masyarakat yang paling miskin dan perempuan ikut dalam pertemuan.

3.3. Pertemuan Dusun dan Penggalian Gagasan Kelompok yang dimaksud dalam proses sosialisasi dan penggalian gagasan disini adalah sekumpulan warga masyarakat (kelompok laki-laki, perempuan, atau campuran) yang tergabung dalam:



Ikatan kemasyarakatan yang dapat berlatar belakang wilayah (misalnya RT/ RW/ RK/ Dusun/ Kampung atau yang lainnya).



Kelompok–kelompok yang sudah ada (kelompok arisan, kelompok usaha bersama, kelompok keagamaan, dan lain lain).



Pengelompokan masyarakat lainnya sesuai kondisi setempat.

Tujuan

:

a. Mendiseminasikan informasi pokok PPK-R2PN meliputi tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, pendanaan, organisasi, proses dan prosedur yang dilakukan. b. Mensosialisasikan desa lokasi sasaran,jenis kegiatan yang akan dibangun meliputi : Pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya. c. Mensosialisasikan tata cara dan mekanisme rencana pengelompokan perumahan(terdiri dari 10 s/d 12 rumah per kelompok) dan kepengurusan kelompok perumahan (KP) d. Mensosialisasikan prosedur pemilihan tipe desain rumah (tiap kelompok mempunyai kesempatan dan peluang untuk memilih desain yang sudah disediakan. e. Menginformasikan tata cara dan mekanisme rencana pemilihan kepengurusan kelompok perumahan (H) f. Melakukan penggalian gagasan yaitu mengadakan pertemuan bersama-sama dengan warga dusun setempat untuk membuat peta sosial kemiskinan dan peta kondisi kerusakan pasca bencana. Metode atau teknik pembuatan peta sosial dan peta kondisi kerusakan pasca bencana serta kegiatan pertemuan dusun mengacu kepada prosedur dan mekanisme yang berlaku pada PTO PPK-3. Menginformasikan tata cara dan mekanisme rencana survei dan Verifikasi untuk pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya.


8

Waktu

:

Setelah pelaksanaan musyawarah desa 1 dan pelatihan Kader Desa dan Kader Teknik dan pelaku lain di desa.

Tempat

:

Tempat pertemuan kelompok/dusun atau tempat lainnya.

Peserta

:

Warga masyarakat dusun/kelompok

Pemandu

:

Fasilitator Desa (FD)

Materi

:

 

Petunjuk Teknis Operasional. Penjelasan 1 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Sosialisasi.  Penjelasan 2 Petunjuk Operasional Kegiatan mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.   

Alat

Persiapan

:

Poster PPK-R2PN Daftar hadir Bahan-bahan untuk isolasi/selotape, dll)

membuat

peta

(spidol,

kertas

plano,

1. Mengidentifikasi kelompok–kelompok masyarakat yang ada di dusun, baik itu kelompok laki-laki, perempuan ataupun campuran (laki-laki dan perempuan). 2. Mematangkan rencana dan jadwal kerja yang dibuat, serta memastikan jadwal pertemuan-pertemuan kelompok masyarakat dusun (misalnya dengan menghubungi kepala dusun dan ketua kelompok) supaya FK bisa ikut menghadiri beberapa pertemuan ini. 3. Mendatangi tokoh-tokoh setempat yang dapat membantu pelaksanaan sosialisasi dan penggalian gagasan serta penyebarluasan informasi PPK-R2PN . 4. Mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa tersebut.

Proses Pertemuan Dusun dan Penggalian Gagasan Sebelum proses sosialisasi dan penggalian gagasan melalui kelompok-kelompok masyarakat, terlebih dahulu diadakan pertemuan di tingkat dusun untuk membuat peta sosial kemiskinan dan tingkatan kesejahteraan bersama-sama warga dusun setempat. Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada pertemuan di tingkat dusun sebagai berikut: 1.

Menjelaskan konsep dan prosedur PPK-R2PN diseminasi.

2.

Memberi kesempatan kepada paserta yang hadir untuk melakukan tanya jawab.

3.

Selesai sosialisasi tentang PPK-R2PN , Kader Desa memfasilitasi peserta untuk menentukan sendiri tingkatan kesejahteraan yang ada dimasyarakat dengan menggunakan alat klasifikasi kesejahteraan. Penentuan tingkatan kesejahteraan dengan menggunakan alat klasifikasi kesejahteraan hanya dilakukan pada pertemuan tingkat dusun yang pertama kali. Untuk pertemuan di tingkat dusun lainnya tinggal mengkonfirmasikan hasil klasifikasi kesejahteraan yang telah dibuat


, dengan menggunakan poster

9

pada pertemuan dusun pertama kali, untuk menentukan tingkat kesejahteraan dusun tersebut. 4.

Selanjutnya fasilitasi peserta untuk membuat peta sosial kemiskinan dan tingkatan kesejahteraan berdasarkan tingkatan pendapatan yang telah dibuat dengan menggunakan metode pemetaan sosial (lihat Penjelasan 2 PTO Fasilitasi dan Pelatihan, bagian acuan teknik fasilitasi penggalian gagasan).

5.

Menjelaskan kepada peserta bahwa, setelah pertemuan tingkat dusun akan dilanjutkan dengan sosialisasi sekaligus penggalian gagasan di tingkat kelompok.

Hasil pembuatan peta sosial kemiskinan dan tingkatan kesejahteraan, selanjutnya digunakan sebagai alat bantu dalam melakukan penggalian gagasan di kelompokkelompok masyarakat. Langkah-langkah yang diperlukan dalam pertemuan tingkat kelompok sebagai berikut: 1.

Menjelaskan konsep dan prosedur PPK-R2PN , dengan menggunakan dan poster.

2.

Memberi kesempatan kepada yang hadir untuk melakukan tanya jawab seputar PPK-R2PN .

3.

Menyampaikan informasi mengenai pengembangan daerah atau rencana kegiatan pemerintah atau swasta yang akan dilaksanakan di dusun/desa atau di sekitar desa.

4.

Fasilitasi proses penggalian gagasan pada pertemuan kelompok dengan langkahlangkah sebagai berikut:



Peserta diajak untuk mengemukakan dan membahas permasalahan yang ada di dusun/desa yang menyangkut kepentingan umum dengan tidak mengabaikan masalah yang dihadapi oleh kelompok masyarakat miskin yang ada di dusun/desa (penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan).



Peserta mengungkapkan gagasan kegiatan Pembangunan perumahan (H);pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi kantor atau balai desa(Go);.berdasarkan masalah-masalah yang ada. Minta peserta mendiskusikan urutan prioritas kegiatan Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) seperti :Jalan; jembatan; air bersih; irigasi; MCK komunal; Polindes; pasar desa dan lainnya yang dapat menanggulangi kemiskinan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat desa untuk selanjutnya diusulkan ke musyawarah khusus perempuan (bila anggota kelompok atau peserta yang hadir hanya perempuan) atau ke musyawarah desa II (bila anggota kelompok atau peserta yang hadir hanya laki-laki atau campuran).





Gagasan pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) prioritas tersebut kemudian dituliskan pada daftar gagasan.(Lihat Formulir Daftar Gagasan Kelompok / Dusun )

Penjelasan lebih lanjut mengenai cara-cara penggalian gagasan dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasillitasi dan Pelatihan. 6.

Kades Desa memandu pemilihan wakil kelompok yang dianggap mampu mewakili aspirasi mereka untuk hadir pada musyawarah khusus perempuan atau musyawarah desa II. Selesai pemilihan, Kader Desa menegaskan kembali bahwa disamping wakil-wakil terpilih, terbuka kesempatan bagi siapa saja yang berminat untuk hadir.


10

7.

Kader Desa menjelaskan proses penentuan gagasan Pembangunan Perumahan (H);Pembangunan atau Rehabilitasi Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau rehabilitasi Kantor atau Balai Desa(Go);sebagai usulan kelompok perumahan dan usulan desa akan dilakukan pada musyawarah desa (khusus perempuan ).

8.

Kader Desa membacakan gagasan yang muncul dan nama wakil-wakil dari kelompok sekaligus menjelaskan kembali kepada peserta musyawarah bahwa gagasan-gagasan Pembangunan Perumahan (H);Pembangunan atau Rehabilitasi Gedung Sekolah dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan pendidikan (S);Pembangunan atau Rehabilitasi Kantor atau Balai Desa(Go); dari masyarakat otomatis mendapatkan pendanaan dari PPK-R2PN, Pengambilan keputusan pendanaannya akan dilakukan pada pertemuan Musyawarah Desa. Khusus Perempuan. Untuk Pembangunan Prasarana Pendukung perdesaan (I) tidak otomatis mendapatkan pendanaan dari PPK-R2PN , tetapi harus dikompetisikan dengan gagasan atau usulan lainnya. Pengambilan keputusan pendanaannya akan dilakukan pada pertemuan musyawarah antar desa.

9.

Kader Desa meminta kesepakatan dari warga masyarakat yang hadir untuk melakukan pertemuan lagi bila pertemuan pertama dianggap belum banyak yang hadar dan mengemukakan gagasannya.

10. Membuat Berita Acara proses sosialisasi dan penggalian gagasan kelompok 11. Penutup.


11

Hal-hal yang harus Diperhatikan 

Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).



Seluruh warga masyarakat berhak untuk mendapatkan informasi dan mengajukan usulan kegiatan secara berkelompok. Khusus untuk kegiatan usaha ekonomi produktif, hanya dapat diajukan oleh kelompok yang sudah berjalan aktf minimal selama satu tahun.



Sosialisasi dan penggalian gagasan bisa dilakukan pada pertemuanpertemuan rutin kelompok/dusun yang sudah ada. Paling sedikit ada dua kali pertemuan di setiap dusun (satu pertemuan khusus dengan perempuan) di samping pertemuan-pertemuan kelompok.



Sosialisasi PPK-R2PN di kelompok/dusun tidak harus dilakukan dalam suasana pertemuan yang formal. Manfaatkan berbagai kesempatan untuk memperkenalkan PPK-R2PN , terutama ketika orang berkumpul.



Utamakan pertemuan kelompok yang sudah ada, baik kelompok formal maupun non formal misalnya kelompok tani, kelompok penebas, kelompok bakulan, kelompok arisan, kelompok pengajian, kelompok kerja dan kelompok lainnya yang ada di desa.



Untuk pertemuan dusun, pilih waktu yang diperkirakan sebanyak mungkin masyarakat dapat hadir.



Buat suasana pertemuan yang memungkinkan semua masyarakat merasa bebas untuk bertanya dan mengemukakan gagasannya.



Kader Desa harus banyak memberi perhatian kepada masyarakat yang sulit untuk mengungkapkan gagasannya.



Bila kelompok perempuan kurang aktif dalam mengungkapkan gagasannya, usahakan untuk membuat pertemuan khusus perempuan secara informal atau adakan diskusi-diskusi dalam kelompok kecil yang memungkinkan perempuan untuk menyampaikan gagasan secara bersama.



Hindari intervensi yang mengharuskan masyarakat memenuhi keinginan orang lain yang tidak cocok dengan keinginannya.



Pastikan diseminasi dan penggalian gagasan sudah dilakukan kepada seluruh masyarakat baik laki-laki maupun perempuan.



Bila dirasa masyarakat yang kurang mampu belum mempunyai kesempatan yang cukup untuk mengungkapkan gagasannya, lakukan pertemuan dengan melibatkan mereka.


12

3.4. Musyawarah Desa Khusus Perempuan Musyawarah Desa khusus perempuan merupakan pertemuan di tingkat desa yang hanya dihadiri oleh perempuan untuk membahas gagasan tentang Perumahan(H) dan Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) yang berasal dari kelompok perempuan. Tujuan

:

a. Menetapkan keluarga inti calon penerima bantuan perumahan serta membentuk Kelompok Perumahan (KP) b. Mensosialisasikan Tipe Desain Rumah untuk membantu masyarakat memilih rumah yang akan dibangun perkelompok. c. Menyusun usulan kegiatan prasarana pendukung perdesaan (I) untuk dibawa ke MD-II d. Memilih wakil perempuan untuk hadir dalam musyawarah antar desa II.dan terlibat dalam penulisan usulan e. Ditetapkannya calon Pendamping Teknik (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP) dari desa untuk diajukan ke MAD-2. dan f. Ditetapkannya Tim penulis usulan (TPU) kegiatan Pembangunan atau rehabilitasi Prasarana Pendukung Perdesaan (I), kemudian membuat desain dan menghitung RAB nya.

Waktu

:

Setelah sosialisasi dan penggalian gagasan di kelompok/dusun.

Tempat

:

Balai desa atau tempat pertemuan lainnya

Peserta

:

Wakil-wakil perempuan dari dusun-dusun, wakil-wakil dari kelompok perempuan yang ada di desa dan perempuan desa lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu

:

Kader Desa (perempuan) dibantu oleh lainnya dan FK.

Materi

:

  

  

Alat

Persiapan

Petunjuk Teknis Operasional Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.  Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan pelaku-pelaku PPK-R2PN .

:

Poster PPK-R2PN Daftar hadir spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll

1. Kader Desa memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah Khusus Perempuan telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan perempuan yang ada di desa. 2. Mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa tersebut.


13

3. Kader Desa mengidentifikasi dan menuliskan seluruh gagasan pembangunan perumahan(H) dan pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) yang berasal dari kelompok perempuan pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh.

Proses Musyawarah Desa Khusus Perempuan 1.

Penjelasan mengenai tujuan diadakannya Musyawarah Khusus Perempuan.

2.

Penjelasan kembali hal-hal pokok mengenai PPK-R2PN , khususnya yang berkaitan dengan syarat/kriteria usulan, jenis kegiatan, swadaya, dan sanksi.

3.

Menyepakati jenis kegiatan pembangunan perumahan(H) dan pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) sebagai Usulan Perempuan yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II.



Kader Desa membacakan gagasan-gagasan unggulan yang didapat dari sosialisasi dan penggalian gagasan di kelompok-kelompok perempuan.



Peserta diajak untuk mengemukakan dan membahas permasalahan yang ada di dusun/desa yang menyangkut kepentingan umum dengan tidak mengabaikan masalah yang dihadapi oleh kelompok masyarakat miskin yang ada di dusun/desa. Pembahasan permasalahan dengan menggunakan alat bantu Analisis diagram penyebab kemiskinan, hasil klasifikasi kesejahteraan dan peta sosial yang dibuat dalam pertemuan dusun (penjelasan lebih lanjut mengenai proses ini dapat mengacu kepada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan, bagian acuan teknik fasilitasi dalam musyawarah desa khusus perempuan



Peserta menyepakati usulan kegiatan Pembangunan Perumahan(H) dan pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) sebagai usulan perempuan yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II berdasarkan kriteria prioritas usulan. Selanjutnya, peserta menyepakati usulan kegiatan simpan pinjam yang akan diajukan ke musyawarah antar desa II. Kriteria prioritas dapat dilihat dalam Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional Kegiatan.



4.

5. 6. 7. 8.

Kader Desa menuliskan hasil kesepakatan tersebut pada formulir rekapitulasi usulan hasil musyawarah khusus perempuan. Pemilihan tiga wakil perempuan yang dianggap mampu menyampaikan aspirasi perempuan, khususnya berkaitan dengan usulan yang diajukan untuk hadir pada musyawarah antar desa II dan III. Pemilihan wakil perempuan yang akan terlibat dalam penulisan usulan (bisa dipilih dari wakil perempuan yang akan hadir dalam musyawarah antar desa II. Kader Desa membacakan kembali seluruh hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan dan menuliskannya dalam berita acara. Kader Desa mengingatkan kepada seluruh peserta bahwa selain wakil perempuan terpilih, siapa saja berhak untuk hadir dalam Musyawarah desa II. Penutup.


14

Hal-hal yang harus Diperhatikan     

Pilih waktu yang diperkirakan sebanyak mungkin perempuan dapat hadir. Kader Desa perlu memotivasi perempuan yang hadir dalam musyawarah khusus perempuan untuk terus memperjuangkan usulannya. Buat suasana pertemuan yang memungkinkan semua yang hadir merasa bebas untuk bertanya dan mengemukakan pendapatnya. Kader Desa harus banyak memberi perhatian kepada perempuan yang sulit mengungkapkan pendapatnya. Persiapkan materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).

3.5. Musyawarah Desa II Tujuan

:

a. Mengesahkanpenerima manfaat perumahan(H) sesuai ketetapan atau hasil Musyawarah Desa Khusus Perempuan (MDKP) dan b. Mengesahkan kepengurusan KP (H) c. Mengesahkan keputusan KP tentang pilihan tipe desain rumah dan RAB nya d. Mengesahkan sanksi bagi keluarga inti penerima pembangunan perumahan yang tidak mengikuti ketentuan.. e. Menetapkan enam wakil desa ke musyawarah antar desa II dan III f.

Menetapkan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan koalitas pendidikan..

g. Menetapkan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi cantor atau balai desa (Go) h. Menetapkan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I) i.

Menetapkan wakil dari desa yang hadar dan mempresentasikan hasil-hasil MD-II di MAD II

j.

Terpilihnya Pendamping Teknis (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP).

k. Menetapkan calon pengurus UPK l.

Menetapkan calon pengamat proses musyawarah antar desa.

Waktu

:

Setelah pelaksanaan Musyawarah Khusus Perempuan.

Tempat

:


Peserta

:

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa dan masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu

:

Kader Desa (KD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK

Materi

:



Petunjuk Teknis Operacional


15

   Alat

Persiapan

:

    1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan Pelatihan. Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK-R2PN. Poster PPK-R2PN Daftar hadir Peta sosial kemiskinan spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan Musyawarah desa II dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana. Kader Desa memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah desa II telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa. Kader Desa, FK dan PjOK mengumpulkan informasi mengenai rencana pengembangan daerah atau kegiatan pemerintah dan swasta di dalam dan di sekitar desa. Kader Desa menuliskan usulan-usulan hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh. Kader Desa mengidentifikasi dan menuliskan seluruh gagasan prioritas yang berasal dari kelompok laki-laki dan campuran pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh. Kader Desa menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir. Kader Desa menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti hurup (U).

Proses Musyawarah Desa II 1.

Pembukaan oleh Kepala Desa atau yang mewakilinya.

2.

Penjelasan tujuan pertemuan oleh Ketua Tim Pelaksana.

3.

Penjelasan kembali prinsip–prinsip penting PPK-R2PN serta sanksi-sanksi yang sudah ditetapkan.

4.

Penjelasan tentang : a)

Pengesahan penerima manfaat perumahan(H) sesuai ketetapan atau hasil Musyawarah Desa Khusus Perempuan (MDKP) dan

b)

Pengesahan kepengurusan KP (H)

c)

Pengesahan keputusan KP tentang pilihan tipe desain rumah dan RAB nya

d)

Pengesahan sanksi bagi keluarga inti penerima pembangunan perumahan yang tidak mengikuti ketentuan..

e)

Penetapan enam wakil desa ke Musyawarah Antar Desa II dan III


16

f)

Penetapan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi gedung sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan koalitas pendidikan..

g)

Penetapan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi cantor atau balai desa (Go)

h)

Penetapan desain dan RAB kegiatan pembangunan atau rehabilitasi Prasarana pendukung perdesaan (I)

i)

Penetapan wakil dari desa yang hadar dan mempresentasikan hasil-hasil MD-II di MAD II

j)

Pemilihan Pendamping Teknis dan Pendamping Pembukuan .

k)

Penetapan calon pengurus UPK

5. Menetapkan calon pengamat proses musyawarah antar desa 6. Pemilihan dan penetapan enam wakil desa ke musyawarah antar desa II dan III.



Mengingatkan peserta kembali mengenai:  Komposisi wakil desa ke musyawarah antar desa II: kepala desa, Ketua Tim Pelaksana, dan empat orang wakil masyarakat. Minimal tiga dari enam wakil tersebut adalah perempuan.  Wakil perempuan hasil kesepakatan Musyawarah Khusus Perempuan mendapat prioritas utama untuk dipilih sebagai wakil perempuan ke Musyawarah Antar Desa II.



Peserta mengusulkan beberapa nama yang dianggap mampu menyampaikan aspirasi masyarakat, khususnya berkaitan dengan usulan yang akan diajukan, untuk dipilih sebagai wakil desa.



Peserta menetapkan wakil desa terpilih berdasarkan kesepakatan.

7.

Pemilihan dan penetapan calon pengurus UPK (lihat penjelasan 5 PTO mengenai tugas, tanggung jawab dan proses pemilihan pelaku-pelaku PPK).

8.

Pemilihan dan penetapan calon pengamat proses Musyawarah Antar Desa (lihat penjelasan 5 PTO mengenai tugas, tanggung jawab dan proses pemilihan pelakupelaku PPK-R2PN).

9.

Pembacaan seluruh hasil kesepakatan Musyawarah Desa II dan menuliskannya dalam berita acara.

10. Mengingatkan peserta bahwa selain wakil desa terpilih, siapa saja yang berminat berhak ke musyawarah antar desa. 11. Penutup.


17

Hal-hal yang harus diperhatikan 

Persiapkan secara baik dan lengkap media atau alat bantu serta materi (tulis di kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh).guna memudahkan peserta memahami tujuan dan proses pertemuan.



Kader Desa harus mempersiapkan diri secara baik, khususnya teknik memfasilitasi dalam penetapan usulan desa. Kader Desa perempuan dan lakilaki berbagi peran dalam memfasilitasi proses.



Kader Desa minta bantuan orang lain menangani hal-hal yang perlu dilakukan untuk memperlancar proses musyawarah sehingga Kader Desa bisa berkonsentrasi sebagai fasilitator.



Segera setelah musyawarah selesai notulensi dan hasil keputusannya dipasang di papan informasi.



Formulir-formulir yang sudah disediakan setelah Musyawarah desa II segera diisi.



Buat pengumuman pertemuan di papan informasi pada lokasi strategis.



Tempelkan peta sosial desa yang telah disiapkan.

3.6. Musyawarah Antar Desa II Tujuan

:

a) Menyusun prioritas kegiatan prasarana pendukung perdesaan (I) dan ditetapkannya RKTL serta desain & RAB. b) Mengesahkan penerima manfaat KP, tipe desain dan anggaran biaya pembangunan per Kelompok Perumahan (H) dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan perumahan. c) Mengesahkan anggaran biaya pembangunan Kantor atau balai desa(Go) dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan. d) Mengesahkan anggaran biaya pembangunan dan penetapan RKTL pelaksanaan pembangunan Gedung sekolah (S) dan penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan. e) Membuat Berita Acara MAD-2 tentang (H, S, Go) sebagai dasar penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC). f) Menyepakati Jadwal pelaksanaan MAD-3 (untuk penetapan (I) serta untuk menginformasikan persiapan pelaksanaan fisik dan kegiatan pemeliharaan H, Go dan S). g) Memilih pengurus UPK tambahan dan disahkannya pengurus UPK yang lama. h) Mengesahkan Pendamping Teknis dan Pendamping Pembukuan.

Waktu

:

Setelah Musyawarah desa II, penulisan usulan (I).


18

Tempat

:


Peserta

:

   

Pemandu

:

Camat dan staf terkait Instansi dinas terkait tingkat kecamatan Tim Pengamat Enam orang wakil per desa: Kepala Desa, Ketua Tim Pelaksana, dan 4 orang wakil masyarakat.  Calon pengurus UPK  Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir. Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK (bisa dibantu oleh KM Kab).

Metode

:


Materi

:

  

Alat

Persiapan

:

Petunjuk Teknis Operasional Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi Penjelasan 2 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.  Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK-R2PN.    

Poster PPK-R2PN Peta Kecamatan. Daftar hadir Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara secara tertutup (kertas, alat tulis, dll).

1.

PJOK bersama FK telah membentuk tim pengamat berdasarkan calon-calon yang diajukan desa untuk menjaga proses musyawarah antar desa.

2.

PJOK bersama FK dan Ketua forum musyawarah antar desa berkoordinasi dengan Camat, merencanakan tanggal dan tempat pertemuan.

3.

FK dan PjOK mengidentifikasi data program yang masuk ke desadesa di Kecamatan yang bersangkutan.

4.

PjOK bersama FK membuat surat undangan yang ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris forum musyawarah antar desa mengetahui Camat atau yang mewakilinya. Seminggu sebelumnya, undangan sudah disebarluaskan kepada wakil-wakil desa yang sudah terpilih dan ditetapkan dalam Musyawarah desa II serta masyarakat umum melalui papan informasi dan pertemuanpertemuan informal yang ada di desa.

5.

Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, Ketua Tim Pelaksana dan empat orang wakil masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir dalam musyawarah antar desa II.

6.

FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya Musyawarah Antar Desa II telah tersebar dan diketahui oleh


19

masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke kecamatan 7.

Mempersiapkan materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkatran atau seperti hurup (U).

8.

Daftar usulan dituliskan pada kertas lebar dengan tulisan yang besar dan ditempelkan di dinding (atau media lainnya) agar peserta mudah membacanya.

9.

Mempersiapkan komposisi kelompok kecil untuk pembahasan usulan (diskusi kelompok).

10. Memberitahukan kepada Konsultan Managemen Kabupaten tempat dan waktu akan diselenggarakannya musyawarah antar desa II.

Proses Musyawarah Antar Desa II 1.

Pembukaan oleh Camat

2.

Penjelasan tujuan pertemuan dan hasil yang akan dicapai dalam pertemuan oleh Ketua musyawarah antar desa. Penjelasan singkat mengenai proses yang sudah dilalui dan proses yang akan dilakukan. PJOK bersama FK menegaskan kembali peran masing-masing perwakilan dan tim yang hadir pada musyawarah antar desa II.

3. 4. 5. 6. 7.

Penyusunan prioritas kegiatan Prasarana pendukung perdesaan (I) serta penetapan RAB dan RKTLnya Pengesahan desaian dan RAB pembangunan perumahan(H),Sekolah(S) dan Kantor atau balai desa(Go) Pemilihan pengurus tambahan UPK dan pengesahan pengurus UPK (Unit Pengelola Kegiatan).lama



Penegasan kembali tugas dan tanggung jawab UPK beserta pengurus tambahan.



Calon-calon pengurus UPK tambahan tampil di muka forum untuk memperkenalkan diri (nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman, dan kegiatan saat ini)



Peserta memilih dan menetapkan calon pengurus tambahan. Proses pemilihan calon pengurus tambahan UPK seperti terlihat dalam penjelasan 5 PTO mengenai Tugas, tanggungjawab dan proses pemilihan pengurus UPK.



Forum menyepakati masa kerja pengurus tambahan UPK dan besar gaji, serta aturan-aturan pokok kegiatan UPK

9.

Pengesahan Pendamping Teknis (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP)

8.

Penyusunan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.



PJOK bersama FK menyampaikan kegiatan-kegiatan lain yang harus dilakukan setelah musyawarah antar desa II untuk disepakati jadwalnya oleh forum. Kegiatan itu antara lain:


20

 Tim penulis melakukan revisi akhir usulan pembangunan prasarana pendukung perdesaan jika masih ada perubahan.  Utusan desa menyebarluaskan Berita Acara Musyawarah Antar Desa II kepada anggota kelompok di desa . Berita Acara ditempelkan pada papan informasi.  Usulan pembangunan prasarana pendukung perdesaan yang tidak didanai PPK-R2PN, diusulkan ke Rakorbang Kabupaten.  Menyusun rencana (jadwal) pelaksanaan musyawarah antar desa III.  Menyusun rencana dan jadwal pelatihan UPK, Ketua TPK dan PJOK serta PJAK sebelum proses pencairan dana.  UPK menyusun kegiatan. 9.

Penyampain umpan balik dari forum mengenai kualitas pendampingan KMKab, FK,FT Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukluan dan pelaku-pelaku yang terlibat dalam PPK-R2PN.

10. Mengingatkan kepada peserta musyawarah antar desa II bahwa usulan pembangunan prasarana pendukung perdesaan yang sudah diprioritaskan tidak otomatis secara keluruhannya didanai oleh PPK-R2PN. 11. Penutup.  Pembacaan kembali hasil dan keputusan rapat.  Pembacaan dan penanda tanganan Berita Acara Musyawarah Antar Desa II oleh wakil-wakil desa.  Dibuat Daftar Prioritas Usulan Desa Calon Penerima Bantuan.  Pengamat kecamatan menyampaikan hasil pengamatannya selama diskusi berlangsung. Gambar Contoh A.  Jumlah usulan pembangunan prasarana pendukung perdesaan ada 16, yaitu; usulan A,B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P  Setiap kelompok membahas semua usulan dan memilih 10 usulan dan mengurutkan dari yang paling tinggi peringkat/ rankingnya. Usulan paling tinggi peringkatnya diberi nilai 10, peringkat dua dengan nilai 9, peringkat 3 nilai 8 dan seterusnya. HASIL URUTAN PRIORITAS USULAN DARI SETIAP KELOMPOK

10

Urutan Kelompok V Usulan A

Usulan D

9

Usulan C

9

8

Usulan E

8

Usulan B

8

Usulan C

7

Usulan B

7

Usulan D

7

6

Usulan F

6

Usulan C

6

Usulan F

6

Usulan H

5

Usulan G

5

Usulan E

5

Usulan E

5

4

Usulan I

4

Usulan E

4

Usulan I

4

Usulan G

4

3

Usulan J

3

Usulan J

3

Usulan F

3

Usulan J

3

10

Urutan Kelompok IV Usulan A

Usulan D

9

8

Usulan A

Usulan D

7

6

Usulan E

Usulan B

5

Usulan J Usulan K

10

Urutan Kelompok III Usulan B

Usulan B

9

8

Usulan C

Usulan E

7

Usulan C

10

Urutan Kelompok II Usulan A

Usuan D

9

Usulan F

Urutan Kelompok I Usulan A

Nilai

Nilai


Nilai

Nilai

Nilai 10

21

Usulan I

2

Usulan K

2

Usulan M

2

Usulan G

2

Usulan H

2

Usulan M

1

Usulan L

1

Usulan P

1

Usulan J

1

Usulan M

1

Jumlah Nilai :

Ranking:

Usulan A = 10 + 10 + 8 +10 + 10 Usulan B = 5 + 9 +10 + 7 + 8 Usulan C = 6 + 8 + 7 + 6 + 9 Usulan D = 9 + 7 + 9 + 9 + 7 Usulan E = 7 + 6 + 4 + 5 + 5 Usulan F = 8 + 5 + 6 + 3 + 6 Usulan G = 0 + 4 + 5 + 2 + 4 Usulan H = 0 + 3 + 0 + 0 + 2 Usulan I = 2 + 2 + 0 + 4 + 0 Usulan J = 4 + 1 + 3 + 1 + 3 Usulan K = 3 + 0 + 0 + 0 + 0 Usulan M = 1 + 0 + 2 + 0 + 1 Usulan P = 0 + 0 + 1 + 0 + 0

= = = = = = = = = = = = =

48 39 36 41 27 28 5 5 8 12 3 4 1

I III IV II VI V VII X IX VIII XII XI XIII

Jadi Urutan Prioritas usulan adalah sebagai berikut : Prioritas I Usulan A , Prioritas II Usulan D , Prioritas III Usulan B , Prioritas IV Usulan C , Prioritas V Usulan F , Prioritas VI Usulan E , Prioritas VII Usulan G , Prioritas VIII Usulan J , Prioritas IX Usulan I , Prioritas X Usulan H , Prioritas XI Usulan M , Prioritas XII Usulan K dan Prioritas XIII Usulan P.

Hal-hal yang harus Diperhatikan 

Pastikan hasil jumlah usulan yang akan dibahas pada diskusi kelompok disepakati.



Setiap usulan disusun lengkap dalam satu map untuk memudahkan proses diskusi.



Setiap kelompok membahas usulan yang sama.



Selalu mengingatkan bahwa salah satu kebijakan dalam PPK adalah kompetisi, sehingga tidak semua usulan harus diterima.



Pastikan bahwa peserta pertemuan paham mengenai hasil rekomendasi Tim survei dan Verifikasi.



Usulan perempuan tidak berarti hanya kegiatan yang khusus bagi perempuan.



Beri kesempatan pendapatnya.



Segala keputusan dihasilkan dari kesepakatan bersama.

kepada


wakil

perempuan

untuk

mengungkapkan

22

Catatan untuk PjOK dan FK: Pengelompokan Peserta Forum Musyawarah Antar Desa Untuk diskusi kelompok dalam forum Musyawarah Antar Desa II, sebaiknya sehari sebelumnya, FK sudah mempersiapkan pembagian kelompok ini untuk melancarkan proses. FK sudah mengetahui anggota utusan desa (Kepala Desa, Ketua Tim Pengelola Kegiatan, 3 wakil kelompok perempuan dan dua laki-laki wakil masyarakat) Ketika mereka dipilih dalam Musyawarah desa. Contoh Cara Pengelompokannya adalah sebagai berikut: (Contoh 10 desa).

U T U S A N

D E S A

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Klp I Kades A Wkl. Lk. A Wkl. Pr.B Wkl. Pr.C Wkl. Pr.D. Ka TPK. E Kades.F Wkl. Lk.F Wkl. Pr.G Wkl. Pr.H Wkl. Pr.I. Ka.TPK.J.

Kelompok Diskusi Klp II Klp III Klp IV Ka.TPK. A Wkl.Pr. A Wkl. Pr.A Kades. B Ka. TPK.B Wkl. Pr.B Wkl. Lk. B Kades.C. Ka TPK.C Wkl. Pr.C. Wkl. Lk.C. Kades D Wkl.Pr. D Wkl. Pr.D Wkl. Lk.D Wkl. Pr. E Wkl. Pr.E Wkl. Pr.E Ket.TPK. F Wkl. Pr.F Wkl. Pr.F Kades G Ka TPK. G. Wkl. Pr.G. Wkl. Lk.G Kades. H Ka.TPK.H Wkl. Pr.H Wkl. Lk.H. Kades I Wkl.Pr .I. Wkl. Pr.I Wkl.Lk.I. Wkl. Pr. J. Wkl. Pr.J Wkl. Pr.J.

Klp V Wkl. Pr.A Wkl. Pr.B Wkl. Pr. C Ket. TPK.D Kades E Wkl. Lk.E Wkl. Pr.F Wkl. Pr.G Wkl.Pr.H Ka.TPK. I. Kades.J. Wkl. Lk.J

PjOK dan FK sebelumnya bisa menyiapkan usulan yang akan dibahas dalam pertemuan musyawarah antar desa sehingga semua usulan dibahas oleh setiap kelompok.


23

PROSES PENENTUAN KEGIATAN DALAM FORUM MUSYAWARAH ANTAR DESA II

TIM SURVEI & VERIFIKASI

PERTEMUAN MUSYAWARAH ANTAR DESA

KELOMPOK DISKUSI

KELOMPOK DISKUSI

KELOMPOK DISKUSI

PLENO BAHAS HASIL DISKUSI KELOMPOK

DAFTAR URUTAN PRIORITAS USULAN KEGIATAN (I)


24

3.7. Musyawarah Antar Desa III Tujuan

:

a. Pengesahan desain anggaran biaya pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) kedalam Berita Acara MAD-3 untuk penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC). b. Penetapan peraturan dan sanksi. c. Pengesahan RKTL pelaksanaan fisik dan kegiatan pemeliharaan prasarana pendukung perdesaan (I). d. Penentuan kesepakatan jadwal pelaksanaan

Waktu

:

Setelah pembuatan dan pemeriksaan desain serta RAB.

Tempat

:


Peserta

:

    

Pemandu

:

Fasilitator Kecamatan (FK) dan PjOK (bisa dibantu oleh KMKab).

Metode

:


Materi

:



Petunjuk Operasional Teknis

  

Alat

Persiapan

Camat dan staf terkait Ketua dan Sekretaris Musyawarah Antar Desa. Instansi dinas terkait tingkat kecamatan Tim Pengamat Enam orang wakil per desa: Kepala desa, Ketua Tim Pelaksana, dan 4 orang wakil masyarakat.  Pengurus UPK  Seluruh KD dan Pendamping Teknik serta Pendamping Pembukuan  Anggota masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir.

Poster dan lembar balik Daftar hadir Bahan-bahan untuk melakukan pemungutan suara secara tertutup (kertas, alat tulis, dll).  Dokumen usulan desa. :

1. Desa telah mengetahui dan menyetujui bentuk design jenis kegiatan dengan segala perubahannya yang akan dibawa ke Musyawarah Antar Desa III. 2. Menyiapkan undangan yang ditanda tangani Ketua forum Musyawarah Antar Desa dan Sekretaris dengan mengetahui Camat dan menyampaikannya satu minggu sebelum pelaksanaan Musyawarah Antar Desa III. 3. Undangan harus memuat: waktu dan tempat pertemuan, tujuan dan agenda pertemuan, serta wakil-wakil per desa yang terdiri dari kepala desa, Ketua Tim Pelaksana dan empat orang wakil masyarakat (minimal 3 dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Dalam undangan juga disebutkan bahwa terbuka kesempatan bagi masyarakat lainnya yang berminat untuk hadir


25

dalam musyawarah antar desa II. 4. FK dan PjOK memastikan informasi akan diadakannya Musyawarah Antar Desa III telah tersebar dan diketahui oleh masyarakat, baik yang melalui undangan resmi maupun pengumuman secara lisan dan tertulis. Hal ini dilakukan dengan kunjungan ke desa maupun menanyakan langsung kepada orang desa yang kebetulan datang ke Kecamatan 5. PJOK bersama FK mempersiapkan agenda dan susunan acara serta peran masing-masing. 6. Daftar peringkat desa dituliskan pada kertas lebar dengan tulisan yang besar dan ditempelkan di dinding (atau media lainnya) agar peserta mudah membacanya. 7. Pendanaan, akomodasi, konsumsi, ATK, daftar hadir dan penataan ruangan dipersiapkan dengan baik.

Proses Musyawarah Antar Desa Ketiga 1.

Pembukaan oleh Camat

2.

Penjelasan tujuan pertemuan dan hasil yang akan dicapai dalam pertemuan oleh Ketua Musyawarah Antar Desa.

3.

PjOK bersama FK menjelaskan agenda acara secara rinci, sebagai berikut: a)

b) c) d)

Pengesahan desain anggaran biaya pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) kedalam Berita Acara MAD-3 untuk penerbitan Surat Penetapan Camat (SPC). Penetapan peraturan dan sanksi. Pengesahan RKTL pelaksanaan fisik dan kegiatan pemeliharaan prasarana pendukung perdesaan (I). Penentuan kesepakatan jadwal pelaksanaan

4.

PjOK bersama FK menegaskan kembali peran masing-masing perwakilan dan tim yang hadir pada Musyawarah Antar Desa III.

5.

Presentasi hasil perhitungan Tim Desain (Tim Penulis Usulan, KD, Ketua TPK, FK, FT, wakil kelompok pengusul)



Menjelaskan proses dan aturan main dalam PPK-R2PN.



Penyampaian hasil perhitungan tim design yang telah dimusyawarahkan antara masyarakat desa, FK dan PJOK.



Penjelasan secara rinci setiap jenis kegiatan pembangunan prasarana pendukung perdesaan (I) di desa yang dapat di danai oleh PPK-R2PN



Peserta memberikan tanggapan / pertanyaan terhadap hasil perhitungan Tim Design.



Jawaban / klarifikasi pertanyaan oleh Tim Design.



Jika masih ada sisa dana tapi tidak cukup untuk membiayai satu usulan, maka ada beberapa pilihan:


26



Menambah kegiatan dengan usulan prioritas berikutnya yang sudah disepakati dengan penambahan biaya swadaya dari desa dan disetujui oleh forum.  Menambah volume kegiatan yang telah disepakati.  Sisa dana tidak dialokasikan/dikembalikan ke kas negara.  Kesepakatan dalam penetapan desa dan jenis kegiatannya oleh musyawarah antar desa III. (Penetapan ini diputuskan berdasarkan kesepakatan penentuan peringkat/ranking usulan telah diambil pada pertemuan musyawarah antar desa II).

6. Penentuan kesepakatan untuk jadwal pelaksanaan.



PJOK dan FK memberi penjelasan tentang jadwal pelaksanaan setiap desa.



Dari penjelasan ini wakil-wakil dari desa mengajukan pertanyaan bila belum jelas dan memusyawarahkan jadwal pelaksanaan yang terbaik untuk disepakati.



PJOK mengambil kesimpulan dari hasil kesepakatan dan menetapkan Jadwal pelaksanaan yang di sepakati.

7. Penyusunan kesepakatan tentang sanksi-sanksi yang akan diberlakukan selama pelaksanaan dilanjutkan dengan pembahasan tata cara perguliran dan pemilihan wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas UPK dalam mengelola dana PPK-R2PN.



Peserta mendiskusikan sanksi-sanksi yang dapat diberlakukan selama pelaksanaan, hal ini dilakukan agar terdapat keseimbangan antara hak dan kewajiban desa dalam melaksanakan kegiatan PPK-R2PN.



Hasil diskusi dibacakan oleh sekretaris forum Musyawarah Antar Desa di pleno dan dituliskan pada kertas lebar oleh FK.



Jika semua telah ditulis diputuskan secara musyawarah sanksi-sanksi yang dapat dijadikan sanksi terhadap desa di wilayah kecamatan tersebut.



Apabila kesepakatan mengenai penentuan sanksi-sanksi tidak bisa dicapai melalui musyawarah, maka dilakukan pemungutan suara.



Peserta memilih minimal 3 orang wakil Musyawarah Antar Desa sebagai pengawas UPK dalam mengelola dana PPK-R2PN.

8. Penyusunan Rencana Kerja dan Tindak Lanjut.



PjOK bersama FK menyampaikan kegiatan-kegiatan lain yang harus dilakukan setelah Musyawarah Antar Desa III.



Musyawarah antar desa ketiga menyepakati jadwal tersebut.

Kegiatan-kegiatan itu antara lain: 

   

Utusan desa menyebarluaskan Berita Acara musyawarah antar desa III kepada anggota kelompok di desa. Berita acara ditempelkan pada papan informasi. Usulan yang tidak didanai PPK-R2PN, diusulkan ke Rakorbang Kabupaten. Rencana (jadwal) pelaksanaan Musyawarah desa III. Pelatihan Ketua TPK dan PJOK serta PJAK sebelum proses pencairan dana. UPK menyusun kegiatan.


27

9. Penutup



Pembacaan kembali hasil dan keputusan rapat.



Pembacaan dan penanda tanganan Berita Acara musyawarah antar desa III oleh wakil-wakil desa termasuk kesepakatan “Sanksi-sanksi dalam pelaksanaan Program



Pengamat Kecamatan menyampaikan hasil pengamatannya selama diskusi berlangsung.



Mengingatkan prinsip tranparansi PPK-R2PN dan pengelolaan dana harus bebas dari “kebocoran”. Pengaduan dilaporkan ke Kotak Pos 612/JKP, Jakarta 10900.



Jika ada, kotak pos Tim Koordinasi Kabupaten dan Propinsi, juga diinformasikan.



Dalam pelaksanaan kegiatan, papan nama harus dipasang di setiap lokasi. Papan nama ini memberikan informasi tentang: jenis kegiatan, kelompok penerima, jumlah penerima manfaat, volume kegiatan, biaya kegiatan (PPK-R2PN dan swadaya), perkiraan waktu mulai dan waktu selesai.

Hal-hal yang harus Diperhatikan



Setiap usulan jadwal pelaksanaan dan sanksi-sanksi ditulis secara lengkap.



Selalu mengingatkan bahwa prinsip-prinsip dalam PPK-R2PN adalah Pemihakan terhadap orang miskin, transparansi, partisipasi, desentralisasi, dan demokratis, sehingga semua pelaksanaan diskusi ataupun keputusan harus berdasarkan prinsip-prinsip tersebut.



Segala keputusan dihasilkan dari kesepakatan bersama.

3.8. Musyawarah Desa III Musyawarah Desa III dilaksanan di desa yang mendapatkan dana maupun yang tidak mendapatkan dana PPK-R2PN. Tujuan

:

a. Mensosialisasikan kembali hasil penetapan alokasi dana PPKR2PN yang diputuskan dalam musyawarah antar desa II. b. Bagi desa yang mendapat alokasi dana, tujuan lainnya adalah:

  

Menetapkan susunan lengkap Tim Pengelola Kegiatan. Menyepakati besar insentif pekerja dan tata cara pembayarannya. Menyepakati jadwal pelaksaan tiap kegaitan yang akan


28

Waktu

:

dilaksanakan.  Menyepakati sanksi-sanksi yang akan diberlakukan di desa tersebut.  Menjelaskan mekanisme pengadaan bahan dan alat.  Menyepakati realisasi sumbangan atau kontribusi masyarakat.  Membentuk tim khusus yang akan memantau pelaksanaan PPK-R2PN Setelah pelaksanaan Musyawarah Antar Desa III

Tempat

:


Peserta

:

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa dan masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu

:

Kader Desa (KD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK

Materi

:

  

Petunjuk Teknis Operasional Penjelasan 1 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Sosialisasi Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK-R2PN.

  

Poster PPK-R2PN Daftar hadir Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

Alat

Persiapan

:

1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan Musyawarah Desa III dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana. 2. Kader Desa memastikan informasi pelaksanaan Musyawarah desa III telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa. 3. Kader Desa menuliskan keputusan Musyawarah Antar Desa III pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh. 4. Kader Desa menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir. 5. Kader Desa menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti hurup (U).

Proses Musyawarah Desa III 1.


2.

Penjelasan dan penginformasian pokok-pokok hasil diskusi musyawarah antar desa III, yang meliputi:



Usulan desa yang disetujui pendanaannya PPK-R2PN.


29

  

3.

Usulan desa yang tidak mendapat pendanaan dari PPK-R2PN, ditekankan penyebab utama tidak mendapat bantuan dana. Susunan pengurus Unit Pengelola Kegiatan (UPK), tugas dan tanggung jawabnya dalam PPK-R2PN. Kewajiban-kewajiban, sanksi, prosedur yang harus diketahui oleh:  Kepala Desa  Ketua Tim Pengelola Kegiatan  Kepala Dusun  Kelompok yang usulannya disetujui.  Warga/masyarakat pemakai sarana dan prasarana.  Kebijakan desa dalam rangka pengendalian pelaksanaan serta pengembangan kegiatan pada masa yang akan datang.

Penjelasan kemungkinan sumber dana lain untuk membiayai usulan yang tidak dapat didanai oleh PPK-R2PN.

(Bagi desa yang diputuskan tidak didanai, untuk selanjutnya dibuatkan Berita Acara Musyawarah Desa III. Sedangkan bagi desa yang diputuskan didanai melanjutkan pertemuan dengan agenda pertemuan sebagai berikut:) 4.

Pembentukan Ketua Bidang Kegiatan sebagai bagian Tim Pengelola Kegiatan (lihat petunjuk V, PTO tentang Pelaku-Pelaku PPK-R2PN).

5.

Penetapan honor TPK dan pengalokasian dana operasional desa dalam tahap pelaksanaan serta uraian tanggungjawab masing-masing,

6.

Penetapan insentif pekerja dan cara pembayarannya, (sistem upah harian atau sistem upah borongan)

7.

Kesepakatan tentang jadwal pelaksanaan kegiatan, kemudian secara rincinya diberikan wewenang kepada TPK untuk menyusun Rencana Kerja Pelaksanaan

8.

Kesepakatan tentang realisasi sumbangan/swadaya masyarakat

9.

Kesepakatan tentang penggunaan dan perawatan (O&M) untuk kegiatan sarana fisik beserta sanksi-sanksinya.

10. Penjelasan kembali prinsip–prinsip penting PPK-R2PN terutama tentang perlunya keterbukaan dalam pengelolaan kegiatan dan adanya hak masyarakat untuk melakukan pemantauan. Masyarakat secara independen dapat melakukan pemantauan atau pengawasan dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk itu masyarakat dapat membentuk tim yang akan mengawasi proses pelaksanaan kegiatan. Tim pemantau dari masyarakat ini bersifat sukarela tanpa adanya pembiayaan dari program untuk lebih menjamin independensi/ kemandirian tim itu sendiri. Melalui Musyawarah Desa III dapat difasilitasi pembentukan tim pemantau ini. 11. Dibuat Berita Acara Musyawarah Desa III.

3.9. Musyawarah Desa “Pertanggungjawaban” Tujuan

:

a) Merlaporkan penerimaan dan penggunaan dana, status kemajuan setiap kegiatan, tingkat partisipasi masyarakat, tingkat keterlibatan perempuan, serta proses penyelesaian masalah. b) Memutuskan penerimaan atau penolakan LPD dari TPK/KP pada forum Musdes Pertanggungjawaban. Apabila musyawarah tidak menyepakati, dilakukan pengambilan


30

keputusan dengan cara voting/ pemungutan suara tertutup dari seluruh peserta pertemuan. c) Menyampaikan hasil evaluasi Musdes pertanggung jawaban terhadap kinerja TPK/KP sebagai upaya peningkatan kinerja. d) Menetapkan rencana kerja dan pendanaan untuk tahapan kegiatan berikutnya (tahapan pencairan dana ke-2 dan ke-3 atau pemeliharaan). Waktu

:

Setelah selesai satu tahap pencairan dana dari UPK ke TPK dan sebelum pencairan tahap berikutnya. (minimal dilakukan dua kali sesuai tahap pencairan dana).

Tempat

:

Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.

Peserta

:

Wakil dari dusun-dusun, wakil berbagai kelompok di desa,tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah dan/atau masih terlibat di dalam PPK-R2PN tim pemantau dari masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu

:

Kader Desa (KD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK.

Materi

:

 Petunjuk Teknis Operasional  Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK.  Proposal kegiatan  Laporan perkembangan kegiatan dan penggunaan dana.  

Alat

Persiapan

:

Daftar hadir Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana. 2. Kader Desa menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir. 3. Kader Desa memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah desa pertanggungjawaban telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan–pertemuan yang ada di desa. 4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh. 5. Kader Desa membantu tim pelaksana kegiatan menyiapkan, materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti hurup (U).

Proses Musyawarah Desa Pertanggungjawaban 1.



31

2.

Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi.

3.

Penyampaian dan penjelasan oleh TPK, mengenai:

 

4.

Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta alternatif pemecahan yang telah diambil.  Penggunaan dana administrasi dan operasional kegiatan. Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan Tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan).

5.

Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum memulai tahap pencairan berikutnya.

6.

Bila pertanggungjawaban dapat diterima forum, maka disepakati rencana kegiatan pelaksanaan berikutnya.

7.

Membuat Berita Acara hasil musyawarah

8.

Penutup.

3.10. Musyawarah Desa “Serah Terima” Tujuan

:

a. Terjelaskannya masa akhir tanggung jawab TPK/KP terhadap kegiatan di lapangan dengan ditandatanganinya SP3K. b. Dilaporkannya hasil pelaksanaan setiap jenis kegiatan, serta penerimaan dan penggunaan dana. c. Dilaporkannya hasil evaluasi pekerjaan dan kinerja TPK/KP. d. Dilaporkannya Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan kepada masyarakat agar dapat dimanfaatkan dan dilestarikan. e. Ditetapkannya kepengurusan Tim Operasi dan Pemeliharaan. f. Ditetapkannya rencana pemeliharaan terhadap kegiatan yang telah diserahterimakan terdiri dari rincian tugas tim pemelihara, persiapan pelatihan, dan identifikasi sumber dana yang akan digunakan.

Waktu

:

Setelah pelaksanaan semua kegiatan mencapai 100%.

Tempat

:

Balai desa atau tempat pertemuan lainnya.

Peserta

:

Wakil dari dusun-dusun, wakil-wakil dari berbagai kelompok di desa, tokoh-tokoh masyarakat, pelaku-pelaku yang pernah dan/atau masih terlibat di dalam PPK, Tim Pemantau dari Masyarakat serta masyarakat umum lainnya yang berminat untuk hadir.

Pemandu

:

Kader Desa (KD) dibantu oleh Fasilitator Kecamatan dan PjOK.

Materi

:

 Petunjuk Teknis Operacional  Penjelasan 5 Petunjuk Teknis Operasional mengenai Tugas, Tanggungjawab dan Proses Pemilihan Pelaku-pelaku PPK.  Proposal kegiatan.  Laporan akhir kegiatan dan penggunaan dana.


32

 

Alat

Persiapan

:

Daftar hadir. Spidol, kertas plano, isolasi/selotape, dll.

1. Memastikan kembali jadwal dan tempat pelaksanaan dengan Kepala Desa yang bersangkutan dan Ketua Tim Pelaksana. 2. KD menyiapkan agenda pertemuan, notulen dan daftar hadir. 3. KD memastikan informasi pelaksanaan dan agenda Musyawarah Desa Serah Terima telah tersebar di masyarakat, baik melalui papan-papan informasi atau disampaikan secara lisan dalam pertemuan-pertemuan yang ada di desa. 4. Informasi penting yang ingin disampaikan telah ditulis pada kertas lebar dengan huruf besar dan mudah dibaca oleh banyak orang dari jarak yang relatif jauh. 5. KD membantu Tim Pelaksana Kegiatan menyiapkan,materi yang akan disampaikan, alat dan tempat yang akan digunakan. Usahakan tempat duduk ditata menjadi setengah lingkaran atau seperti hurup (U).

Proses Musyawarah Desa Serah Terima 1.


2.

Penyampaian dan penjelasan tugas yang telah dilakukan oleh pelaku-pelaku yang terlibat dan kendala-kendala yang dihadapi.

3.

Penyampaian dan penjelasan serta pertanggungjawaban oleh TPK kepada masyarakat, mengenai:

  

4. 5.

Hasil pekerjaan/status kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan serta pemecahannya. Penggunaan dana administrasi dan operasional Penyampaian hasil pemantauan oleh Tim Pemantau dari masyarakat dilanjutkan dengan Tanya jawab dan klarifikasi (penjelasan). Bila ditemukan masalah atau beberapa hal yang belum jelas, disepakati rencana tindak lanjut penyelesaian sebelum dilakukan serah terima kegiatan.



Bila forum menerima pertanggunjawaban tersebut, maka dilakukan penyerahan semua hasil pekerjaan dari Tim Pelaksana kepada masyarakat yang diwakili tokoh masyarakat dan kepala desa atau yang mewakilinya.

6.

Pembahasan rencana pemeliharaan termasuk membentuk tim pemelihara yang akan mengkoordinir pemeliharaan kegiatan-kegiatan.

7.

Membuat Berita Acara hasil musyawarah

8.

Penutup.

3.11. Forum-Forum Lainnya Jika dipandang perlu, seperti; untuk penanganan masalah, pembahasan hal-hal tertentu yang diperlukan dan lain-lainnya, maka dapat diselenggarakan forum-forum musyawarah di luar seperti tersebut di atas, baik di tingkat kelompok/dusun, desa atau antar desa. Penyelenggaraan forum-forum lainnya dapat difasilitasi oleh Kader Desa, Penjelasan III : Forum-Forum Musyawarah PPK

33

Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan FK, FT, PjOK atau lainnya dan hasil musyawarah dalam forum tersebut dituangkan dalam Berita Acara. Penyelenggaraan forum lainnya ini harus diselenggarakan secara terbuka dan melibatkan peran serta masyarakat.


34

Kerangka Acuan Tim Pengamat Kecamatan

1.

Pengamat Kecamatan Pengamat Kecamatan adalah Orang yang dipilih oleh PjOK dan FK dari calon-calon yang diajukan desa hasil Musyawarah Desa II untuk menjaga proses diskusi pada Musyawarah Antar Desa II, III dan Musyawarah Antar Desa lainnya agar berlangsung secara partisipatif dan sesuai prinsip-prinsip PPK.

2. Tugas Pengamat Kecamatan a. b. c. d.

e.

3.

Keanggotaan dan Kriteria a. b. c. d. e.

4.

Hadir dalam diskusi Musyawarah Antar Desa untuk mewakili kecamatan bukan mewakili desanya masing-masing. Ikut memantau proses perencanaan usulan (sebelum memasuki Musyawarah Antar Desa II). Mengamati proses diskusi Musyawarah Antar Desa II dan memberikan masukan/saran agar dapat berlangsung secara partisipatif. Tim Pengamat menyampaikan hasil pengamatan proses diskusi sebagai masukan menjelang proses pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II dan ikut menyebarluaskan hasil kesepakatan Musyawarah Antar Desa II kepada warga kecamatan. Ikut membantu mengatasi konflik-konflik yang mungkin terjadi antara lain desa yang kecewa karena usulannya tidak lolos dalam diskusi Musyawarah Antar Desa II.

Tim Pengamat berjumlah minimal 5 orang atau sejumlah desa yang ikut dalam diskusi Musyawarah Antar Desa II dan diusahakan jumlahnya ganjil. Anggota Tim Pengamat adalah warga kecamatan setempat. Memiliki wawasan luas sehingga dapat memberikan pertimbangan yang obyektif/netral dalam pembahasan usulan. Diterima keberadaannya di masyarakat dan aktif dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan. Diusulkan oleh masyarakat melalui Musyawarah Desa II.

Proses Pemilihan a. b. c. d.

Masyarakat memilih calon pengamat dalam Musyawarah Desa II. FK dan PJOK mengkaji semua calon yang sudah dipilih. FK dan PJOK atas pertimbangan tertentu dapat mengajukan calon baru. FK dan PJOK menetapkan orang-orang yang menjadi anggota Tim Pengamat dengan pertimbangan kriteria yang telah ditentukan.


35



DAFTAR ISI Halaman 4.1 HAL PRINSIP DALAM PENGELOLAAN---------------------------------------------------------------------------- 1 4.2 AZAS PEMILIHAN TEKNOLOGI ------------------------------------------------------------------------------------- 4 4.3 LANGKAH-LANGKAH PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN SARANA/PRASARANA----------------- 5 4.3.1 Proses Penyusunan Rencana Kegiatan ------------------------------------------------------------------ 5 4.3.1.1 Survei dan Pengukuran----------------------------------------------------------------------------- 5 4.3.1.2 Desain -------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 4.3.1.3 Gambar ------------------------------------------------------------------------------------------------ 7 4.3.1.4 Perhitungan Pekerjaan ----------------------------------------------------------------------------- 7 4.3.1.5 Survei Sumber Material----------------------------------------------------------------------------- 8 4.3.1.6 Survei Harga ------------------------------------------------------------------------------------------ 8 4.3.1.7 Rencana Anggaran Biaya (RAB) ----------------------------------------------------------------- 8 4.3.2 Proses Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi -------------------------------------------------------------- 10 4.3.2.1 Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi------------------------------------------------ 10 4.3.2.2 Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi Prasarana Pendukung Perdesaan ----------------- 15 4.4 PENGENDALIAN KUALITAS SARANA/PRASARANA ------------------------------------------------------- 16 4.4.1 Pengendalian Kualitas Bahan ----------------------------------------------------------------------------- 19 4.4.2 Pengendalian Dimensi -------------------------------------------------------------------------------------- 19 4.4.3 Pengendalian Keuangan ----------------------------------------------------------------------------------- 20 4.4.4 Pengendalian Sumbangan Masyarakat ----------------------------------------------------------------- 21 4.5 PEMERIKSAAN -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 4.5.1 Pemeriksaan Kualitas Fisik Pekerjaan ------------------------------------------------------------------ 21 4.5.2 Pemeriksaan Administrasi dan Keuangan Proyek ---------------------------------------------------- 22 4.5.3 Pemeriksaan Kualitas Manajemen Konstruksi--------------------------------------------------------- 23 4.6 PENYELESAIAN KEGIATAN --------------------------------------------------------------------------------------- 23 4.7 PASCA PENYELESAIAN KEGIATAN----------------------------------------------------------------------------- 24 4.7.1 Kegiatan Pemeliharaan Prasarana----------------------------------------------------------------------- 24 4.7.1.1 Sistem Pemeliharaan ----------------------------------------------------------------------------- 25 4.7.1.2 Penentuan Prioritas oleh Tim Pemeliharaan ------------------------------------------------- 25 4.7.1.3 Latihan Pemeliharaan----------------------------------------------------------------------------- 26

ii

PENJELASAN IV JENIS DAN PROSES PELAKSANAAN KEGIATAN-KEGIATAN PPK-R2PN

PPK-R2PN memiliki empat jenis kegiatan, tiga kegiatan adalah diberikan(given) dan satu lagi sangat terbuka untuk semua usulan kegiatan masyarakat yang akan didanai (Open Menu), terutama jenis kegiatan yang menguntungkan dan melibatkan banyak masyarakat miskin serta memiliki potensi berkembang dan berkelanjutan, kecuali beberapa jenis kegiatan yang dilarang sebagaimana tercantum dalam Petunjuk Teknis Operasional. Ketiga jenis kegiatan tersebut meliputi : Pembangunan perumahan (H); Pembangunan gedung Sekolah(S) dan fasilitas peningkatan kwalitas pendidikan; Kantor atau Balai desa (Go) sedang satu lagi yang Open Menu adalah Kegiatan Pembangunan Parasarana Pendukung Perdesaan (I)

KEGIATAN YANG DIBERIKAN/GIVEN Pelaksanaan tiga Kegiatan yang diberikan(given) meliputi : Pembangunan perumahan (H); Pembangunan gedung Sekolah(S) dan fasilitas peningkatan kwalitas pendidikan; Kantor atau Balai desa (Go) Penjelasan lebih luas disampaikan pada buku khusus mengenai: “ Panduan Pembangunan Perumahan (H), Panduan Pembangunan Sekolah (S), dan Panduan Pembangunan Kantor atau balai desa (Go) “sedang satu lagi yang Open Menu adalah Kegiatan Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan(I). Desa dan masyarakat penerima manfaat telah disepakati dan ditetapkan dari awal oleh Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Bencana Aceh dan Nias, Selanjutnya masyarakat diminta untuk membuat keputusan tentang siapa Keluarga inti yang layak menerima rumah, dan bagaimana Masyarakat didesa yang tergabung dalam Komite Sekolah menetapkan keparluan ruang Sekolahnya serta desa yang akan dibangunkan Kantor atau balai desa-nya. Penetapan masyarakat yang berhak menerima perumahan, tipe dan desain melalui proses oleh Kelompok perumahan didesa yang dilakukan pada Musyawarah Desa Khusus Perempuan /MDKP.

KEGIATAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN Proses pelaksanaan kegiatan prasarana pendukung perdesaan(I) dibagi menjadi tiga tahap utama, yaitu; Perencanaan, Pelaksanaan dan Pemeliharaan. Bagan alir kegiatan prasarana dituangkan dalam Gambar IV.1.

4.1. Hal Prinsip dalam Pengelolaan Sesuai dengan maksud dan tujuannya pengelolaan kegiatan prasarana pendukung perdesaan pada PPK-R2PN, harus mempertimbangkan hal-hal prinsip sebagai berikut: (a)

Metode perencanaan dan pelaksanaan kegiatan ditetapkan untuk:  Menumbuhkan rasa memiliki oleh masyarakat  Meningkatkan keahlian masyarakat terutama dalam teknis dan administrasi proyek

Penjelasan IV : Jenis dan Proses Pelaksanaan Kegiatan-Kegiatan PPK

1

 Mengefektifkan lembaga-lembaga yang ada di desa, formal maupun informal.  Memperoleh kualitas teknik kegiatan yang sesuai dengan standard teknis dengan biaya yang efisien. (b)

Untuk memenuhi rasa keadilan yang demokratis, penentuan penerima bantuan dilakukan melalui kompetisi yang transparan terhadap usulan dari masyarakat.

(c)

Usulan didasarkan pada Menggagas Masa Depan Desa(MMDD) yang dihasilkan secara musyawarah, dengan mengutamakan manfaat bagi kelompok miskin.

(d)

Kegiatan tidak merusak lingkungan.

(e)

Mengutamakan teknologi sederhana.

(f)

Sebanyak mungkin memanfaatkan potensi lokal, baik alam maupun manusia.

(g)

Tenaga kerja yang ikut partisipasi dibayar insentif secara langsung, kecuali pekerjaan yang diswadayakan.

(h)

Untuk mendapatkan hasil yang optimal, kualitas teknis dan administrasi harus terjamin.

(i)

Sistim perencanaan dan pengelolaan dibuat sederhana, agar mudah dimengerti, dapat dikelola masyarakat sendiri, dan dapat direvisi dengan alasan yang kuat.

(j)

Segala informasi tentang perencanaan dan pelaksanaan kegiatan diumumkan dan disampaikan kepada masyarakat seluas-luasnya.

(k)

Pemeliharaan yang telah dibangun menjadi tanggung jawab masyarakat bersama pemerintah desa.

(l)

Masyarakat harus dilatih untuk memelihara prasarana yang telah dibangun.

(m)

Harus terjadi alih teknologi dari FT kepada masyarakat baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan cara pemeliharaan, melalui pelatihan dengan cara bekerja sambil belajar.


2

Gambar IV.1 : Bagan Alir Kegiatan Prasarana

Pemeriksaan oleh KM Masuk Ranking atas FAD II

Survey - Persiapan - Tinjauan lapangan - Pemilihan konstruksi - Pengukuran

Survey Harga - Bahan - Tenaga - Alat

- Pelatihan Pelaksanaan - Praktek dengan sistem trial

Pengadaan - Bahan - Tenaga - Alat

- Dikerjakan oleh TPU dibanttu FK, Asisten FK, FD & Masyarakat

Desain

Gambar

Pelaksanaan Konstruksi

RAB Pencairan Dana

Perhitungan - Volume Pekerjaan - Bahan, Tenaga, Alat - Waktu Pelaksanaan

- Dikerjakan oleh TPU dibantu FK, Asisten FK, FD & Masyarakat

SPPB

Sosialisasi hasil desain dan RAB


Persiapan Pelaksanaan - Jadwal - Pengadaan - Bahan - Tenaga - Alat

Penetapan alokasi dana per desa dalam FAD II

Serah Terima - LP2K -SP3K

Pengawasan dan Monitoring OJT

Pemeliharaan Prasarana

3

4.2. Azas Pemilihan Teknologi Dalam penyusunan perencanaan teknis prasarana, perlu diperhatikan azas pemilihan teknologi yang mendukung tujuan PPK-R2PN, baik yang menyangkut aspek teknik maupun aspek dampak lingkungan. Dalam pemilihan teknologi yang akan digunakan, FK, bersama Kader Desa dan masyarakat harus memperhatikan hal-hal di bawah ini: (a)

Sebanyak mungkin melibatkan tenaga kerja didesa setempat. Dapat dikerjakan secara padat karya, termasuk pengadaan bahan. Tenaga kerja dari luar hanya diperbolehkan apabila keterampilan yang dibutuhkan tidak tersedia di desa.

(b)

Harus menggunakan bahan setempat bila ada. Kemungkinan kualitas bahan lokal yang ada tidak sebagus bahan dari luar, tetapi sepanjang masih memenuhi standar teknis, maka bahan lokal tersebut perlu dimanfaatkan. Bahan yang diambil setempat akan memberi kesempatan kerja bagi masyarakat setempat dan lakukan identifikasi sumber bahan untuk kegiatan desa yang akan datang, termasuk pemeliharaan. Dengan penggunaan tenaga dan bahan lokal, agar uang tetap berputar di dalam desa sendiri, dengan harapan jumlah modal yang ada di desa meningkat.

(c) Teknologi dipilih yang sederhana, supaya dapat dikerjakan oleh masyarakat setempat sehingga tidak perlu mendatangkan keahlian atau peralatan dari luar. Tim Pengelola Kegiatan juga akan mampu mengerjakan kegiatan serupa apabila PPK-R2PN sudah selesai. Tidak boleh membangun prasarana yang di luar kemampuan Tim Pengelola Kegiatan maupun masyarakat. Contohnya adalah semua jenis prasarana yang membutuhkan ketelitian dalam perencanaan atau teknologi yang canggih dan memiliki risiko kegagalan konstruksi yang tinggi. (d)

Menggunakan teknologi yang tepat, sesuai dengan spesifikasi dan penjelasan yang ada di buku Petunjuk Teknis yang bersangkutan, sehingga menghasilkan prasarana yang bermutu dan dapat memberi manfaat yang cukup berimbang dengan pengeluaran biaya.

(e)

Menggunakan teknologi yang biayanya murah tapi awet, agar masyarakat dapat membangun prasarana yang lebih optimal, mengingat pada umumnya kebutuhan prasarana jauh di atas jumlah biaya yang tersedia. Harga harus ditekan dengan mencari pemasok bahan yang paling menguntungkan masyarakat dan mengutamakan bahan setempat dengan menggunakan tenaga lokal yang pembayarannya dengan insentif. Harus diingat bahwa prasarana ini dibutuhkan oleh masyarakat dan dibangun untuk kepentingan masyarakat sendiri, biaya yang diberikan kepada tenaga kerja dianggap sebagai perangsang atau insentif, bukan upah buruh.

(f)

Pada prinsipnya TPK berhak memilih teknologi yang dipakai asalkan layak secara teknis. Hak memilih tersebut hanya dapat dibatasi apabila pilihannya melanggar aturan atau kriteria. Prinsipnya PPK-R2PN mengutamakan pemberdayaan masyarakat.

(g)

TPK diharapkan tidak terpaku pada standar yang ada di buku petunjuk teknis pelaksanaan yang disiapkan untuk membantu TPK dan Fasilitator. TPK berhak untuk memilih teknologi lain (non-standar) apabila masih sesuai dengan kriteria PPK-R2PN, yaitu soal manfaat sosial-ekonomi, kelompok sasaran, ganti rugi, dampak lingkungan, dan kelayakan teknis dan biaya. TPK boleh mengambil teknologi yang sudah terbukti berhasil di tempat lain, walaupun tidak masuk dalam buku petunjuk.


4

Pada prinsipnya tidak ada larangan mutlak untuk tidak selalu mengikuti petunjuk Teknis. Larangan pada umumnya diberikan untuk prasarana yang dianggap kurang sesuai dengan kriteria, terlalu mewah, atau di luar kemampuan desa untuk melaksanakan. (h)

Terbuka untuk menerima masukan teknis dari banyak sumber, baik dari instansi terkait, lingkungan PPK-R2PN atau dari luar, sepanjang memenuhi kriteria.

4.3. Langkah-langkah Proses Pelaksanaan Kegiatan Sarana/Prasarana Langkah-langkah proses pelaksanaan kegiatan sarana/prasarana secara garis besar meliputi: penyusunan rencana kegiatan, persiapan pelaksanaan, dan pelaksanaan. 4.3.1. Proses Penyusunan Rencana Kegiatan Proses penyusunan rencana kegiatan prasarana pendukung perdesaan dimulai dari persiapan survei hingga pembuatan RAB (antara Musyawarah Desa II sampai Musyawarah Antar Desa III). Waktu yang diperlukankan untuk seluruh proses ini sekitar 60 (enam puluh) hari. Pelaku utama dalam proses ini adalah FT, dibantu oleh Pendamping Teknik, Kader Teknik dan masyarakat yang berminat untuk belajar atau membantu. Penyusunan rencana kegiatan prasarana dimulai dari desa yang mendapat ranking terbaik dari rencana kegiatan prasarana lainnya. Setelah mendapatkan nilai RAB yang pasti, dilanjutkan ke rencana kegiatan prasarana lainnya yang mendapat prioritas untuk dilaksanakan. Demikian seterusnya dan berhenti bila dana bantuan yang dialokasikan untuk kegiatan per kecamatan, sudah habis. Rencana kegiatan ini sangat besar pengaruhnya bagi penyelesaian kegiatan di desa. Keterlambatan dalam proses perencanaan akan dapat mengakibatkan mundurnya awal pelaksanaan sesuai jadwal yang ada. 4.3.1.1. Survei dan Pengukuran Sebelum melakukan survei, Kader yang memiliki keahlian teknik/KT masyarakat yang berminat dilatih dan diberi penjelasan mengenai:

dan

(a) Jadwal dan rencana survei. (b) Cara pengunaan format survei seperti SAP, VAP, Lembar Perhitungan, dan sebagainya. (c) Cara penggunaan alat yang akan digunakan seperti clinometer, kompas, dan leveling. (d) Persiapan peralatan yang dibutuhkan seperti patok, palu, meteran, slang, clinometer, kompas, bak ukur, format, alat tulis dan sebagainya. (e) Pembagian tugas personil yang akan turut dalam survei. Setelah mendapat pelatihan dan penjelasan mereka perlu diajak meninjau lapangan untuk: (a) Mengamati kondisi lingkungan. (b) Memilih tata letak konstruksi di lapangan.


5

(c) Melihat tingkat kebutuhan pelayanan. Hasil tinjauan lapangan digunakan untuk memilih konstruksi dengan prinsip sebagai berikut: (a) Sedapat mungkin konstruksinya sederhana dan harganya murah. (b) Sebanyak mungkin menggunakan tenaga dan material lokal. (c) Dapat dioperasikan dan dipelihara oleh masyarakat dengan biaya murah. (d) Kuat dan tahan lama. (e) Mudah dalam pengadaan/mobilisasi material, alat, dan tenaga. (f) Cocok dengan medan dan kondisi lokasi setempat. (g) Sesuai dengan kebutuhan pelayanan. Setelah konstruksi dipilih dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip di atas maka pengukuran dan survei detail dapat dilakukan. Hasil pengukuran dimasukan ke dalam format survey seperti SAP, VAP dan Lembar Perhitungan Volume. Hal-hal lain yang perlu disurvei karena akan berkaitan dengan desain dan pelaksanaan: (a) Gambaran lokasi dan lingkungan prasarana seperti pemukiman, sawah, jalan, sungai, hutan, dan sebagainya. (b) Situasi lokasi dan tata letak prasarana meliputi ukuran letak prasarana, ketinggian, ukuran letak dengan bangunan lain, dan sebagainya. (c) Kondisi lingkungan calon prasarana seperti jenis tanah, kedalaman tanah keras, topografi, air tanah, saluran air, material yang ada, dan sebagainya. (d) Akses masuk untuk mengangkut material dan peralatan. 4.3.1.2. Desain Desain dilakukan berdasarkan hasil survei dan pra survei. Hal pokok dalam desain meliputi: (a) Menentukan tingkat pelayanan prasarana sesuai dengan kebutuhan seperti; kekuatan, ukuran, umur rencana, dan sebagainya. (b) Menghitung dimensi konstruksi sesuai dengan tingkat pelayanannya. (c) Membuat sketsa hasil perhitungan. Batasan-batasan desain yang sangat perlu untuk diperhatikan: (a) Jalan (i) Lebar perkerasan jalan standar 3m, minimal 2,5m. Kemiringan punggung jalan minimal 3%. (ii) Lebar bahu jalan standar 1m, minimal 0,5 m. Kemiringan bahu jalan minimal 5%. (iii) Lebar selokan minimal 0,5 m. Kedalaman selokan minimal 0,5 m. (iv) Diameter gorong-gorong minimal 40 cm.


6

(b) Jembatan (i) Panjang jembatan gelagar besi lantai kayu per bentang maksimal 16 m, karena sulit dalam pengawasan sambungan. Panjang bentang jembatan beton (monolit & komposit) total maksimal 6 m, karena sulit dalam pengawasan mutu beton dan kualitas pondasi. (ii) Jembatan beton pra tekan tidak boleh dipergunakan karena sulit dalam pengawasan pelaksanaan. Hasil desain harus diperiksa oleh KMT, bila masih ada yang salah harus diperbaiki dan diperiksa ulang sampai desain tersebut dinyatakan benar. 4.3.1.3. Gambar Gambar yang harus dibuat ada beberapa macam yaitu: (a) Peta desa yang menunjukkan letak prasarana, peta ini harus dilengkapi dengan arah mata angin dan tata guna tanah, sehingga dapat menunjukkan posisi prasarana terhadap lingkungan makro. (b) Peta situasi yang menunjukkan denah/lay out prasarana, peta ini harus dilengkapi dengan arah mata angin dan ukuran pokok prasarana, jarak terhadap patokan ukur, dan tata guna lahan sekitar prasarana, sehingga dapat menunjukkan posisi prasarana terhadap lingkungan mikro. (c) Gambar teknik meliputi gambar bangunan induk dan bangunan pelengkap yang masing-masing terdiri dari gambar tampak, potongan, dan detail. Gambar teknik harus dilengkapi dengan arah mata angin (untuk tampak atas), detail ukuran, jenis bahan, dan spesifikasi khusus (misal; perbandingan campuran beton), dan kondisi existing. (d) Gambar tipikal dipakai bila konstruksi yang akan dibangun bentuknya sama pada sebagian atau keseluruhan pekerjaan. Kelengkapan gambar tipikal harus sama dengan kelengkapan gambar teknik pada no 3. (e) Gambar teknik dan gambar tipikal harus dapat dipakai sebagai acuan dan petunjuk yang jelas dalam pelaksanaan di lapangan. Gambar tidak harus dibuat dengan bentuk standar dengan menggunakan mesin gambar dan juru gambar. Gambar lebih baik sederhana namun jelas serta mudah dimengerti. Setiap gambar, terutama gambar teknis yang telah selesai dibuat harus diperiksa FT dan KMT yang berlatar belakang teknik. Hal yang masih belum benar harus diperbaiki dan diperiksa ulang oleh FT dan KMT sampai dinyatakan layak. Gambar yang sudah layak dilampirkan dalam Dokumen Perencanaan, Format pemeriksaan desain terdapat pada lampiran.

4.3.1.4. Perhitungan Pekerjaan Pekerjaan dihitung berdasarkan gambar yang telah dibuat dan hasil survei, dengan langkah sebagai berikut: (a) Menghitung volume pekerjaan menurut jenisnya (misal: kubikasi pasangan batu, kubikasi galian tanah, dan sebagainya). (b) Menghitung kebutuhan bahan, tenaga, dan alat, setiap satuan jenis pekerjaan. Hasil perhitungan ini kemudian digunakan sebagai dasar


7

untuk menghitung kebutuhan bahan, tenaga, dan alat untuk setiap jenis pekerjaan dan seluruh pekerjaan. (c) Menghitung waktu pelaksanaan. (d) Menghitung penerima manfaat. Selama proses pembuatan Desain dan RAB, Kader Teknik harus membahas bersama masyarakat siapa saja penerima manfaat, pemakai, pengguna dari prasarana yang akan di bangun, dibuatkan daftar warga desa sebagai kelompok penerima manfaat. Jumlah warga desa dan warga desa lain yang memanfaatkan prasarana dihitung, dengan menggunakan format Perhitungan Penerima Manfaat yang terdapat dalam lampiran beserta contohnya. (e) Mengisi Ceklis Masalah Dampak Lingkungan, FT mengisi Ceklis Masalah Dampak Lingkungan untuk semua jenis prasarana yang mempunyai dampak negatif terhadap lingkungan atau memerlukan tindakan khusus untuk menghindari masalah tersebut. Pada formulir ini FT hanya memberi tanda “X” pada tindakan yang diuraikan pada formulir apabila tindakan tersebut diperlukan. Boleh ditambah tindakan lain yang belum terdaftar. 4.3.1.5. Survei Sumber Material Sumber material lokal yang ada di wilayah kecamatan wajib disurvei oleh FT untuk menentukan layak atau tidaknya material tersebut dan seberapa besar deposit yang ada. Jika di wilayah kecamatan tidak terdapat material yang memenuhi syarat atau depositnya tidak mencukupi, maka dapat dipergunakan material dari luar. Material yang dinilai memenuhi syarat oleh FT perlu diambil sebagai contoh dan ditunjukkan ke TPK, sehingga TPK tidak tertipu bila dikirim material yang jelek oleh suplier. 4.1.3.6. Survei Harga Sebelum FTmenghitung RAB, Kader Teknik dan TPK diminta untuk melakukan survei harga bahan, tenaga kerja khusus, dan peralatan. Hasil survei harga yang dilakukan TPK harus diperiksa oleh FT dan dipantau kelayakannya oleh KMT pada saat memeriksa desain dan RAB. Pada saat penetapan dana pada Musyawarah Antar Desa III hasil survei harga juga harus ditunjukkan. Hasil survei harga tersebut merupakan salah satu dasar untuk menghintung RAB. Prinsip dari pemilihan bahan/tenaga kerja khusus/alat adalah yang harganya paling murah namun kualitasnya memenuhi syarat. 4.3.1.7. Rencana Anggaran Biaya (RAB) RAB adalah anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk menghitung RAB dibutuhkan: (a) Hasil perhitungan kebutuhan bahan, tenaga, dan alat untuk setiap jenis pekerjaan. (b) Harga bahan, tenaga, dan alat (baik beli atau sewa), yang didapat dari hasil survei. (c) Biaya umum per desa (bukan per kegiatan) adalah untuk honor tim pengelola kegiatan dan administrasi. Besarnya biaya tersebut setiap desa sebesar 3 % dari alokasi dana kegiatan prasarana.


8

Nilai RAB didapat dari hasil penjumlahan perkalian antara kebutuhan bahan, tenaga, dan alat dengan harga hasil survei, kemudian ditambah dengan biaya umum. Hasil desain dan RAB disosialisasikan ke masyarakat agar masyarakat mengerti tentang pekerjaan bagaimana desain usulan mereka dan berapa besar dana yang dibutuhkan. Biaya pengadaan bahan yang dikumpulkan atau diadakan melalui kegiatan padat karya masyarakat desa dicantumkan pada kolom upah, bukan kolom bahan di RAB. Sedangkan untuk pengadaan papan proyek, papan informasi, dan test laboratorium (jika amat sangat dibutuhkan) dapat dikelompokkan dalam kolom alat. Tenaga Teknis Pelaksanaan (Bantuan Teknis) apabila sangat dibutuhkan (dengan pengecualian) dapat diadakan dengan disetujui terlebih dahulu oleh KMT Kab yang berlatar belakang teknik dan diketahui oleh Koordinator setempat. FT yang berlatar belakang teknik mencari sumber-sumber tenaga teknik, mensertifikasinya, sekaligus merekomendasikan honornya. Rekomendasi honor tenaga teknis disesuaikan dengan harga pasar yang berlaku di wilayah yang bersangkutan berdasarkan pengalaman, keahlian, ijazah, lingkup tugas yang menjadi tanggungjawabnya, batasan maksimal dana yang dapat disediakan program, dll. Rekomendasi tersebut selanjutnya menjadi acuan bagi tim pelaksana membuat kesepakatan honor dengan calon tenaga teknis terpilih, untuk selanjutnya dibuatkan kontrak kerja. Perlu dipahami oleh semua pihak bahwa semakin sedikit honor biaya teknik maka semakin banyak dana yang bisa dimanfaatkan oleh masyarakat. Formulir perjanjian sumbangan masyarakat hasil kesepakatan musyawarah harus sudah diisi sebelum dituntaskan pembuatan RAB. Jika terdapat sumbangan dari masyarakat yang berpengaruh pada besarnya dana untuk kegiatan prasarana dapat diperhitungkan dan dimasukkan ke dalam RAB. Sehingga dapat terlihat porsi dana PPK-R2PN dan porsi sumbangan masyarakat untuk kegiatan prasarana. Hasil RAB dilampirkan dalam Dokumen Perencanaan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun RAB: 

Dana yang telah dialokasikan untuk kegiatan prasarana tidak dapat dikurangi atau ditambah oleh, untuk alokasi dana kegiatan nonprasarana.



Bila terjadi kekurangan dana dapat dilakukan revisi, jika revisi tidak mungkin harus ditambah dengan swadaya. Sebaliknya bila terjadi ada sisa dana tidak boleh dilimpahkan ke kegiatan lain, tapi harus tetap digunakan untuk penyempurnaan dan penambahan kegiatan prasarana. Perlu diingat bahwa setiap revisi harus dibicarakan melalui pertemuan desa dan dimusyawarahkan jalan keluarnya.



Dana untuk kegiatan prasarana tidak dapat digunakan untuk membayar ganti rugi. Masalah ganti rugi harus diselesaikan oleh masyarakat sendiri.


9

4.3.2. Proses Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi Proses pelaksanaan kegiatan konstruksi meliputi beberapa kegiatan yang terkait di dalamnya, seperti persiapan, pelaksanaan fisik di lapangan, pengadaan material, pengadaan alat dan pengendalian tenaga kerja, serta pengendalian pengeluaran dana. Tim Pengelola Kegiatan harus melaksanakan kegiatan yang terkait di dalamnya secara bersamaan sesuai dengan kebutuhan di lapangan yang dituangkan dalam bentuk jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan material, kebutuhan alat dan tenaga kerja. Ketua TPK harus bertanggungjawab atas kelancaran jalannya kegiatan konstruksi, dibantu oleh satu atau beberapa orang mandor. 4.3.2.1. Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Konstruksi Untuk menjamin kualitas pelaksanaan kegiatan, maka perlu adanya persiapan yang matang dan terencana. Persiapan ini lebih ditujukan kepada kesiapan dari aspek Sumber Daya Manusia (SDM) baik masyarakat, Tim Pengelola Kegiatan, dan seluruh pelaku PPK-R2PN di tingkat kecamatan dan kabupaten. Termasuk dalam masa persiapan ini adalah kegiatan pelatihan–pelatihan, seperti pelatihan untuk Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain. Dengan adanya persiapan diharapkan seluruh unsur pelaku dapat melaksanakan seluruh kegiatan di lapangan dengan benar dan sesuai prinsip–prinsip PPK-R2PN. Pekerjaan persiapan pelaksanaan dapat dilakukan secara simultan dengan pengajuan SPPB dan pencairan dana setelah penetapan dana dalam Musyawarah Antar Desa III. Pekerjaan ini dilakukan oleh TPK dibantu Fasilitator Kecamatan (FK) yaitu: (a) Menyusun jadwal pelaksanaan secara umum dalam bentuk kurva S atau diagram balok. (b) Menyusun rencana pengadaan bahan meliputi pelelangan, jadwal pengadaan, volume pengadaan, mobilisasi bahan, penempatan bahan, dan tata cara pembayarannya. (c) Menyusun rencana pengadaan alat, meliputi jadwal pengadaan, mobilisasi alat jumlah alat, dan penempatan peralatan serta tata cara pembayarannya. (d) Menyusun rencana pengadaan tenaga kerja, meliputi jadwal pengadaan, jumlah tenaga kerja, mobilisasi tenaga kerja, penempatan tenaga kerja, tata cara pembayaran tenaga kerja, dan pendaftaran tenaga kerja. (e) Menyusun jadwal pelatihan. (f) Menyusun rencana pencairan dana dan Rencana Penggunaan Dana (RPD). (g) Mengadakan pembagian kerja TPK sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing. (h) Memperbaiki patok ukur dan mempersiapkan lahan.


10

Proses Pengerahan Tenaga Kerja Selama periode persiapan rencana kegiatan, Tim Pengelola Kegiatan harus menyiapkan daftar calon pekerja, dengan mengutamakan pekerja dari golongan kurang mampu. Seluruh tenaga kerja yang ingin bekerja berhak mendaftarkan diri sebagai calon tenaga kerja, termasuk suami dan isteri bila kedua-duanya ingin bekerja. Untuk itu harus ada pengumuman mengenai kesempatan untuk mendaftarkan diri bagi siapa saja yang berminat baik laki-laki maupun perempuan. Pendaftaran tenaga kerja dilakukan dengan mengisi Form- A. Jika jumlah tenaga kerja yang terdaftar lebih banyak dari pada kebutuhan sehari-hari, tenaga tersebut diberi kesempatan kerja secara bergiliran yang akan diatur oleh ketua pengelola dan kepala kelompok atau berdasarkan hasil kesepakatan. Tenaga kerja terdiri dari pekerja biasa, tukang yang mempunyai suatu keterampilan yang dibutuhkan seperti tukang batu atau tukang kayu, dan kepala kelompok. Satu kelompok biasanya terdiri dari 20 pekerja biasa dan satu kepala kelompok. Insentif harian untuk kepala kelompok dapat ditetapkan sedikit di atas insentif tukang. Sedangkan insentif seorang pekerja biasa lebih kecil dari insentif tukang. Insentif PPK-R2PN merupakan perangsang (bukan upah) yang dihitung berdasarkan satu Hari-Orang-Kerja minimal selama 6 jam. Jika seseorang harus bekerja sekian jam (lebih dari 6 jam), maka dapat dibayar lebih banyak dalam satu hari sesuai dengan perbandingan jam minimal HOK. Besarnya insentif ditentukan oleh musyawarah desa (dituangkan dalam Berita Acara) dan tidak lebih dari upah pasaran setempat. Bila jumlah tenaga kerja berlebih, besarnya insentif sedikit lebih rendah dari upah yang biasa berlaku di daerah setempat sehingga memberi peluang kepada warga masyarakat yang belum bekerja. Bila merupakan swadaya, bisa tanpa insentif atau dengan insentif lebih rendah. Untuk pembayaran tenaga kerja boleh dipilih antara dua sistem, yaitu pembayaran menurut:  Kehadiran di lapangan (sistem harian) Untuk sistem harian, kepala kelompok mencatat kehadiran tiap pekerja pada kelompoknya, dan hal ini dimasukkan pada Form B. 

Prestasi (sistem upah borongan) Dengan sistem upah borongan, tenaga kerja dibayar sejumlah Hari-Orang-Kerja sesuai dengan prestasi kerja. Untuk menghitung jumlah hari orang kerja yang harus dibayarkan untuk sistem prestasi ini, digunakan Form C (Daftar Perhitungan HOK dan Tanda Terima Insentif Pekerja). Contoh Form C dapat di lihat pada lampiran.

Selama pelaksanaan kegiatan pembangunan prasarana di lapangan, setiap Mandor yang ada diharuskan dapat selalu aktif dalam mengatur tenaga kerja maupun mekanisme konstruksi. Karena Mandor tidak mendapat honor sebagaimana anggota TPK yang lain, maka kepada yang bersangkutan akan dibayar insentif dengan sistem HOK harian berdasar kehadiran (daftar hadir). Form B bisa digunakan untuk pembayaran insentif kepada Mandor. Ketua TPK atau Sekretaris yang akan mengisi daftar hadir dari para Mandor. Besarnya insentif Mandor adalah sama dengan insentif Kepala Kelompok.


11

Pengelolaan Bahan dan Alat Mekanisme Pengadaan Bahan/Alat Pembangunan prasarana pendukung perdesaan memerlukan pengadaan bahan dan pembelian atau penyewaan peralatan kerja. Untuk memudahkan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dalam proses ini, peraturan PPK-R2PN dibuat sesederhana mungkin, walaupun tetap ada peraturan yang harus diikuti agar biaya dapat dipertanggungjawabkan dan tidak ada kekurangan biaya pada akhir pelaksanaan. Pengadaan barang mencakup:  Barang fabrikasi/barang yang tidak dapat dipenuhi dari lokal, syarat kualitas/kapasitas.  Jumlah barang  Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman(dekat/di lokasi kerja).  Penentuan harga dan penjual/pemasok (supplier/leveransir/agen). Untuk pengadaan barang/bahan/alat yang nilainya kurang dari Rp 15.000.000 (lima belas juta rupiah), TPK harus mencari paling sedikit tiga pembanding harga untuk barang dengan kualitas yang sama, dan memilih harga yang terendah sesuai dengan kebutuhan. Daftar harga ini dicap dan ditandatangani oleh pemilik toko yang bersangkutan. Perhatikan, untuk pengadaan bahan dari masyarakat, harga tidak termasuk pajak apapun. Harga dari supplier sudah termasuk pajak, tetapi wajib pajak yang mempunyai NPWP yang berkewajiban untuk menyetor pajak tersebut sendiri, bukan masyarakat. Untuk pengadaan bahan yang nilainya Rp 15.000.000 atau lebih, prosesnya adalah sebagai berikut:  TPK, melalui konsultasi dengan FT menetapkan bahan/alat yang perlu diadakan dari luar desa. Untuk menekan biaya dapat diadakan kerjasama dengan tim pengelola lain. Mengenai pengadaan bahan/alat, harus diuraikan jenis dan kualitas bahan/alat, jumlahnya, lokasi pengiriman, bila perlu, juga kemasan dan kondisi barang ketika sampai di lokasi.  TPK menjajaki supplier mana saja yang sudah menyalurkan bahan/alat yang bersangkutan, dan mengumpulkan informasi harga-harga eceran atau satuannya.  Dalam koordinasi dengan kecamatan dan FT, TPK menetapkan tanggal rapat terbuka untuk penetapan pemasok barang/bahan/alat dan undangan yang sedikitnya harus hadir adalah wakil panitia dusun/pengurus kelompok yang memerlukan penawaran ini, wakil UPK dan Kader Teknik.  TPK mengirim permintaan penawaran kepada sedikitnya 3 supplier yang berminat, sedikitnya 2 minggu sebelum rapat. Undangan dilampiri uraian bahan/alat di atas, dan juga ditempel pada papan informasi.  Supplier mengirimkan penawaran harga dalam amplop tertutup.  Rapat membuka surat-surat penawaran satu demi satu dan membacakannya kepada hadirin.  Rapat menyimpulkan pemenang penawaran berdasarkan harga terendah dengan jenis dan kualitas bahan/alat dan hal-hal lainnya yang tidak lebih rendah dari yang lain. Bila terdapat ketidakwajaran/kejanggalan penawaran harga harus ada klarifikasi.  Tindak lanjut keputusan penugasan pekerjaan dituangkan dalam perjanjian pengadaan barang/bahan/alat.


12

Pendokumentasian dan Pengujian (Pemeriksaan) Kuitansi seperti contoh pada lampiran, dapat digunakan untuk bukti pembayaran bahan dan alat yang dibutuhkan, pengeluaran untuk administrasi, dan pembayaran honor Tim Pengelola Kegiatan. Apabila membeli bahan atau alat dari toko, kuitansi asli dari toko dapat digunakan tanpa menambah bentuk kuitansi lagi dari proyek. Dokumen dan buktibukti pembayaran harus disimpan di arsip PPK-R2PN di desa, terjilid dengan Laporan Penggunaan Dana. Setiap barang yang diterima harus ada catatan dan tanda terima yang berbentuk seperti Bukti Penerimaan Barang. Tim Pengelola Kegiatan berhak dan wajib memeriksa seluruh bahan dan alat yang diterima. Apabila tidak sesuai dengan perjanjian, Tim Pengelola Kegiatan berhak untuk menolak pengiriman bahan tersebut. Tim Pengelola Kegiatan harus mempunyai bukti penerimaan bahan dan alat, yang terdiri atas buku material dan arsip nota-nota pengiriman. Buku material harus lengkap dengan nomor bukti penerimaan bahan atau alat tersebut. Buku material dimaksudkan untuk mencatat penerimaan semua pengiriman bahan dan alat, serta catatan-catatan penting mengenai tanggal penerimaan dan volumenya. Contoh dapat dilihat pada lampiran. Bahan dan alat yang sudah diterima harus dijaga dengan baik dan lokasi penyimpanan bahan tersebut harus diatur supaya tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan. Alat yang masih layak pakai pada waktu pekerjaan selesai dapat dimanfaatkan untuk masa pemeliharaan dan berstatus sebagai inventaris desa. Pembiayaan  Pembayaran honor kepada seluruh anggota Tim Pengelola Kegiatan didasarkan atas hasil kesepakatan bersama antar anggota sesuai jumlah total yang tercantum dalam RAB.  Pembayaran alat yang disewa harus lengkap dengan surat perjanjian sewa-menyewa yang sederhana. Perjanjian tersebut disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan.  Tim Pengelola Kegiatan boleh menggunakan dana pelaksanaan untuk membayar biaya test di laboratorium yang diperlukan menurut FT, sesuai dengan Petunjuk Teknis (antara lain : tes tanah, tes kualitas air). Karena biaya tes tersebut sulit diperkirakan pada tahap survei, maka dibuat perkiraan awal oleh FTdan dapat direvisi bila dianggap perlu.


13

Penggunaan Alat Berat Penggunaan mesin gilas untuk memadatkan timbunan atau permukaan jalan tidak memerlukan pertimbangan khusus, sebab meskipun diijinkan untuk dipadatkan secara manual hasil pemadatan manual jelas kurang baik. Penggunaan alat berat yang lain (bulldozer, excavator, dan lain sebagainya) untuk pekerjaan pembentukan badan jalan, penggalian tebing, penggalian saluran, penggalian batu, dan sebagainya walaupun lebih mudah dan mungkin lebih murah daripada dikerjakan secara tenaga manusia, perlu pertimbangan khusus agar tujuan menciptakan kesempatan kerja tercapai dan dana proyek sebanyak mungkin terserap di desa.

Mekanisme dalam penggunaan alat berat 1. FT menilai pekerjaan yang diusulkan untuk menentukan apakah layak untuk dikerjakan oleh masyarakat. Bila dinilai layak untuk dikerjakan oleh masyarakat tanpa menggunakan alat berat, FT memberi penjelasan kepada masyarakat agar mengerti keuntungannya. Apabila dinilai layak untuk dikerjakan secara mesin karena beratnya medan, keterbatasan waktu, atau pertimbangan biaya, tetap diusahakan porsi untuk tenaga lokal sebesar mungkin. Bila masyarakat kurang yakin bahwa pekerjaan dapat dikerjakan sendiri, boleh diuji coba terlebih dahulu untuk menilai kemampuan. Bila masyarakat tetap minta menggunakan alat berat walaupun menurut FT jelas tidak diperlukan, KMT dapat membantu menjelaskan kepada masyarakat. 2. Porsi untuk alat berat dibatasi pada tempat-tempat tertentu saja. Bila ternyata diperlukan maka FT harus membuat Rencana Penggunaan Alat Berat berikut analisisnya. Formulir dapat di lihat pada Lampiran. 3. Penggunaan alat berat harus dimusyawarahkan, dan keputusan dituangkan dalam berita acara. Karena penggunaan alat berat dapat mengakibatkan kehilangan kesempatan kerja bagi kelompok miskin maka keputusan penggunaan alat berat tidak boleh dibuat oleh kelompok kecil saja.. Selain itu, keputusan penggunaan alat berat harus dilaporkan kepada KMT bersama format Rencana Penggunaan Alat Berat yang lengkap. 4. FT membantu Tim Pengelola Kegiatan untuk membuat perjanjian penggunaan alat berat dan harus diusahakan mendapat persyaratan harga yang paling menguntungkan masyarakat. Faktor yang perlu dipertimbangkan adalah mobilisasi, sistim pembayaran, kemungkinan mobilisasi dibagi beberapa proyek, dan pertanggungjawaban atas kerusakan.


14

4.3.2.2. Pelaksanaan Perdesaan

Kegiatan

Konstruksi

Prasarana

Pendukung

Pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan akan dilaksanakan oleh masyarakat sendiri yang dipimpin oleh Ketua TPK. Fasilitator Kecamatan (FK) mempunyai tanggung jawab untuk memfasilitasi bagaimana hal ini dapat dilaksanakan dengan baik oleh masyarakat. Harus diciptakan suasana serta tujuan untuk membangun desa sendiri yang berbeda dengan bekerja pada proyek komersial. Kegiatan pelaksanaan konstruksi di lapangan harus didasari dengan azas “Dari, Oleh dan Untuk Masyarakat”, sehingga ada rasa memiliki terhadap kegiatan konstruksi di lapangan. Kualitas seluruh prasarana diharapkan cukup baik, sehingga manfaat prasarana tersebut dapat dinikmati dalam jangka waktu yang lama oleh masyarakat. Masa pemakaiannya berkaitan erat dengan kualitas konstruksi, operasional prasarana dan pemeliharaannya. Semakin baik konstruksi awal, semakin lama prasarana dapat berfungsi. Dalam pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan harus dilakukan beberapa hal, antara lain: (a) Persiapan konstruksi: Tim Pengelola Kegiatan harus mengatur tugas dan tanggung jawab tiap anggota. Persiapan rencana kerja sesuai dengan kebutuhan, baik gambar rencana, jadwal pelaksanaan, bahan, peralatan serta tenaga kerja. Bila jumlah material sesuai kebutuhan minimal, dan peralatan serta angkatan kerja telah siap, maka harus dilakukan rapat pra pelaksanaan konstruksi. (b) Rapat pra pelaksanaan: Dalam rapat pra pelaksanaan, FT atau Pendamping Teknik memberikan pengarahan teknis kepada mandor dan para pekerja bagaimana tata cara pelaksanaan yang diinginkan sesuai dengan petunjuk teknis agar didapat hasil pekerjaan yang memenuhi standar yang telah ditentukan. Kader Teknik harus mencatat setiap langkah kegiatan sebagai dasar pengendalian pelaksanaan. Rapat pra pelaksanaan tersebut direncanakan sesuai dengan target yang akan dicapai, misalnya untuk minggu pertama pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan, siapa yang akan bertanggung jawab terhadap pengadaan tenaga kerja, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap pengadaan alat kerja. Hal ini untuk memudahkan dalam pelaksanaan di lapangan. Hasil rapat pra-pelaksanaan menjadi acuan langkah kerja di lapangan yang telah disepakati bersama antara FT, Tim Pengelola Kegiatan, Mandor dan Kader Teknik. (c) Pelaksanaan Konstruksi: Pada saat pelaksanaan konstruksi, para pelaksana harus mematuhi langkah-langkah yang telah disepakati dalam Rapat Pra Pelaksanaan. Apabila kenyataan di lapangan memerlukan perubahan dari rencana, mandor harus melaporkan kepada Ketua TPK dan Kader Teknik, Kader Teknik bertugas mengawasi jalannya pekerjaan pada tiap kegiatan serta membantu dengan cara memberikan saran kepada para mandor setempat, mengenai apa-apa yang perlu diperbaiki serta mencatat hal-hal yang diperlukan untuk dikonsultasikan kepada FT atau asistennya dan sebagai bahan untuk Rapat Evaluasi Tim Pengelola Kegiatan. (d) Rapat Evaluasi Tim Pengelola Kegiatan: diharapkan dapat dilaksanakan setiap minggu, dimaksudkan untuk mengevaluasi kegiatan konstruksi selama satu minggu berjalan, apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan atau apakah kegiatan di lapangan masih belum mencapai target mingguan, maupun apa saja yang menjadi kendala di lapangan, apakah faktor


15

material yang kurang mendukung, atau peralatan tidak memadai atau mungkin cara kerja dari tim pengelola kegiatan dan masyarakat yang tidak disiplin. Rapat evaluasi mingguan harus membahas setiap permasalahan/kendala yang terjadi di lapangan. Kader Teknik sebagai pengawas memberikan masukan-masukan dari hasil pencatatannya selama mengawasi kegiatan konstruksi. Hasil rapat evaluasi harus menghasilkan pemecahan/jalan keluar untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, untuk diperbaiki dalam kegiatan konstruksi minggu selanjutnya. Dalam rapat evaluasi juga dibuat rencana kerja minggu selanjutnya.

4.4. Pengendalian Kualitas Sarana/Prasarana Untuk menjaga kualitas perlu dilakukan tindakan khusus oleh Fasilitator Teknik (FT). Tindakan khusus yang utama adalah mengharuskan Tim Pengelola Kegiatan untuk lebih bertanggung jawab dalam pelaksanaan dan lebih transparan kepada masyarakat, serta mendorong masyarakat untuk secara aktif turut serta mengawasi dan menjaga kualitas pelaksanaan. Hal-hal di bawah ini merupakan pelajaran dari pengalaman pada kegiatan serupa. Diharapkan seluruh kegiatan ini dapat dilaksanakan oleh FT dan seluruh unsur yang terkait dengan PPK-R2PN dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan kegiatan sarana/prasarana. (a)

Target kualitas, bukan kuantitas – Kebiasaan di desa adalah mengejar target fisik yang terlalu tinggi karena PPK-R2PN dianggap sebagai suatu kesempatan yang jarang terjadi untuk membangun prasarana yang dibutuhkan. Padahal dalam PPK-R2PN tidak ada tekanan untuk menentukan target yang sangat tinggi. Oleh karena itu, dalam pembicaraan dengan masyarakat, setiap unsur seperti PJOK, aparat Pemda Kabupaten dan FT harus mengatur pembicaraan supaya tidak memberi kesan mengejar target fisik.

(b)

Kontrol kualitas – Pengawas cenderung membiarkan pekerjaan yang kurang baik pada awal konstruksi, padahal sangat sulit meningkatkan kualitas di tengah pelaksanaan. Oleh karena itu, lebih baik bertindak tegas sejak awal.

(c)

Waktu pelaksanaan – Sebagian besar prasarana PPK-R2PN lebih mudah dibangun pada musim kemarau. Pengangkutan bahan dan alat lebih mudah jika belum hujan. Pemadatan tanah sangat susah apabila tanah sudah terlalu basah. Selain itu, pada musim hujan seringkali sulit mendapatkan tenaga kerja karena petani sibuk bercocok tanam.

(d)

Penyuluhan Program – Melakukan penyuluhan kepada seluruh masyarakat yang akan terlibat dalam pelaksanaan, tidak hanya anggota tim pengelola kegiatan atau aparat desa, sebelum kegiatan dimulai. Isi penyuluhan terdiri dari aturan dan prinsip-prinsip PPK-R2PN, peranan TPK dan Fasilitator Kecamatan, dan langkah-langkah dalam pelaksanaan.

(e)

Pelatihan secara kontinyu – Karena sebagian besar tenaga kerja yang ada masih kurang terampil dan beberapa Tim Pengelola Kegiatan belum memiliki keterampilan dalam pengelolaan pembangunan prasarana, maka perlu diadakan kegiatan pelatihan secara kontinyu oleh Fasilitator maupun aparat kecamatan dan kabupaten. Peningkatan kemampuan masyarakat dan Tim Pengelola Kegiatan adalah salah satu tujuan utama PPK-R2PN.

(f)

Penerapan sistem trial mock-up Sistem ini adalah percobaan/pembuatan contoh setiap jenis pekerjaan sebagai pedoman awal pelaksanaan untuk


16

melatih masyarakat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaan dan standar persyaratan teknik. Sistem trial atau mock up terdiri dari tiga langkah: 1.

Contoh dibuat bersama FT. Orang yang ikut membuat contoh adalah tokoh masyarakat (mandor, kepala kelompok, Kader Teknik, kepala dusun, dan hanya beberapa masyarakat biasa saja). Fasilitator ikut bekerja dan memberi instruksi kepada mereka. Misalnya untuk pembuatan jalan; panjang bagian contoh cukup 10– 25 meter saja.

2.

Dilakukan oleh masyarakat di bawah pimpinan orang yang membuat contoh. Setelah trial selesai (sekitar 100 meter jalan, misalnya), kualitas dinilai FT. Jika kualitas masih kurang baik, harus dilatih lagi dan diperiksa lagi.

3.

Jika kualitas telah baik, pelaksanaan diteruskan.

Seringkali yang dicontohkan hanya jalan yang sudah jadi dan lengkap. Padahal, trial akan lebih efektif (lebih berhasil) apabila ada contoh di tiap tahap. Trial persiapan, trial pembentukan badan jalan, trial drainase. Trial lengkap juga perlu untuk memperlihatkan kegiatan yang telah selesai, dan sebaiknya dibuat mulai dari awal. Pada pembuatan jalan trial lengkap tidak perlu digilas dan diberi lapisan penutup, karena lebih baik jika batu yang terkunci dapat di lihat oleh pekerja. Perlu ada contoh dan trial untuk tiap macam situasi yang dihadapi. Perlu dibuat contoh "leveling" dan pembentukan permukaan baru jika terdapat perbaikan jalan di atas batu dasar yang cukup kuat. Untuk daerah sawah atau rawa, dibuat contoh dan trial sendiri. Trial tidak diperlukan untuk bagian yang kecil, yang dapat diawasi langsung oleh FT. Trial dapat diterapkan untuk jenis prasarana selain jalan. Jika ada pembuatan banyak MCK, MCK pertama dapat dianggap sebagai trial. Untuk jenis lain, kegiatan kunci dapat di trial, misalnya pengadukan beton. FT perlu menganalisis kegiatan-kegiatan yang perlu di trial. Beberapa hal berikut ini juga perlu diperhatikan dan dilaksanakan berkaitan dengan pengendalian dan peningkatan kualitas prasarana yaitu: (a)

Kualitas Mandor - Mandor seringkali menjadi kunci dalam peningkatan kualitas, karena mandor berada di tempat tiap hari dan secara langsung memberi instruksi dan umpan balik kepada masyarkat. Mandor harus mengetahui cara-cara meningkatkan kualitas dan dia harus tegas pada masyarakat demi manfaat yang akan datang. Diperlukan mandor yang mempunyai kemampuan teknis dan sebaiknya yang dipercaya oleh masyarakat.

(b)

Peralatan - Penghematan biaya untuk peralatan sering menjadi penghematan yang palsu, karena mempengaruhi produktivitas dan kualitas konstruksi. Fasilitator harus mendorong Tim Pengelola Kegiatan untuk beli peralatan yang mutunya lebih tinggi, agar tahan lama dan memudahkan pelaksanaan. Ini juga termasuk peralatan seperti kereta dorong yang belum biasa digunakan oleh masyarakat.

(c)

Kualitas Bahan – Tim Pengelola Kegiatan harus dilatih supaya dapat menentukan bahan yang memenuhi spesifikasi, dan mereka harus dibimbing supaya berani menolak bahan yang tidak sesuai mutu atau volumenya. Pemasok sering mengirim bahan pada waktu Fasilitator tidak ada di tempat, dan mencoba menipu Tim Pengelola Kegiatan jika TPK tidak mampu.


17

(d)

Sertifikasi – adalah cara yang dapat digunakan oleh FT untuk mendorong Tim Pengelola Kegiatan dalam hal peningkatan kualitas. Pada prinsipnya, tiap pekerjaan harus dinilai. Pekerjaan yang dinilai sudah sesuai dapat dibayar langsung, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik didasarkan pada pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil uji penerimaan. Pengisian formulir uji penerimaan dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat di lihat pada lampiran.

(e)

Kader Teknik - KT yang dipilih oleh masyarakat untuk membantu FT secara penuh di lapangan. Kader Teknik adalah seorang pemuda yang berbakat dalam bidang teknis dan administrasi serta ingin belajar dari pembimbing, selain mengikuti tiap jenis pelatihan yang ada di desa. Dia bertugas untuk membantu proses pelaksanaan kegiatan sarana/prasana di desanya.

(f)

Laporan Permasalahan - Di tiap desa masalah pasti timbul. Masalah-masalah tersebut perlu dilaporkan kepada PjOK dan KMT supaya mereka dapat mengutamakan berkunjung ke desa yang ada masalah. KMT dapat memberi masukan untuk membantu FT dan PJOK dalam penyelesaian masalah. Seharusnya setiap masalah yang muncul sudah ditangani oleh petugas yang ada di lapangan, sehingga tidak ada masalah yang baru muncul pada waktu ada kunjungan resmi dari aparat propinsi atau sekretariat.. Masalah-masalah yang belum dilaporkan dianggap masalah Fasilitator ; sedangkan masalahmasalah yang sudah dilaporkan dianggap masalah bersama.

(g)

Pemeriksaan - Terdapat formulir untuk membantu seluruh pelaku PPK-R2PN, termasuk unsur Pemerintah Daerah, Fasilitator, PJOK, dan lembaga/instansi pemeriksa dari pemerintah. Pengisian formulir pemeriksaan dijelaskan pada bagian berikut ini.

(h)

Ceklis Dampak Lingkungan - Hal-hal yang ditandai pada tahap perencanaan ditinjau pada tahap 50% dan tahap 100% untuk menjamin bahwa tindakan terhadap dampak lingkungan telah ditangani sesuai dengan rencana.

Untuk mengendalikan kualitas pelaksanaan, kualitas prasarana yang dibangun perlu ditinjau secara berkala. Hasil peninjauan ini dapat dituangkan oleh FT pada sebuah formulir pemeriksaan, untuk selanjutnya dianalisis oleh KMT. Hasil tersebut berfungsi pula sebagai alat penyuluhan kepada masyarakat desa, mandor, dan PjOK, supaya kualitas prasarana yang dibangun dapat ditingkatkan. Tiap jenis pekerjaan dinilai tetapi untuk pekerjaan yang rumit kegiatan dapat digabungkan. Pekerjaan yang dinilai oleh FT telah sesuai untuk dibayar dapat langsung dilunasi, tetapi pekerjaan yang kurang baik harus diperbaiki dulu. Kemajuan fisik yang dilaporkan didasarkan pekerjaan yang sudah selesai dan dinilai layak untuk dibayar. Pengisian formulir sertifikasi dijelaskan di bawah dan contoh formulirnya dapat di lihat pada lampiran. Pada papan informasi ditempelkan grafik kemajuan fisik sesuai dengan hasil sertifikasi. Formulir terdiri dari dua bagian:  Bagian atas untuk jenis pekerjaan yang dapat diterima  Bagian bawah untuk bahan atau alat yang dapat diterima Kedua bagian ini diisi dengan jenis pekerjaan atau bahan yang sudah siap untuk dinilai. Untuk tiap jenis dicantumkan volumenya dan lokasi pekerjaan. Untuk bahan, disebutkan lokasi dimana bahan tersebut akan digunakan, walaupun mungkin belum dipasang atau dihampar. Kemudian, FT akan menilai kelayakannya. Yang layak ditulis "dapat diterima" dan yang belum layak disebut alasannya. Format tersebut


18

disimpan di arsip Tim Pengelola Kegiatan sebagai bukti bahwa bagian atau bahan tersebut telah diterima dengan baik oleh FT. Grafik kemajuan fisik yang telah dibuat ditempelkan pada papan informasi. Tujuannya adalah agar seluruh masyarakat tahu hasil penilaian dan tahu kemajuan proyek. Perhatian masyarakat ditarik ke masalah target kualitas. Untuk jenis lain, selain jalan, boleh dibuat grafik dengan memilih indikator atau pengelompokan kegiatan yang tepat. Penggunaan langkah Sertifikasi ini tidak dimaksudkan untuk memperlambat pembayaran kepada Tim Pengelola Kegiatan. FT boleh menunda penilaian jika tidak sempat menilai pekerjaan dan menyetujui pembayaran tanpa dinilai apabila Tim Pengelola Kegiatan telah terbukti mampu mengerjakan tugas serupa. Sebaliknya, jika kualitas bagian yang diusulkan TPK untuk pembayaran sering tidak sesuai persyaratan, langkah ini tidak boleh ditinggalkan. 4.4.1. Pengendalian Kualitas Bahan Bahan yang dipakai harus memenuhi standar, misalnya: (a)

Untuk Pekerjaan Jalan, digunakan batu belah yang keras, bukan batu pipih atau batu berpori dan memiliki minimal tiga bidang permukaan.

(b)

Untuk Pekerjaan Jembatan; untuk pondasi digunakan batu belah yang keras dengan campuran spesi yang memenuhi Standar Industri Indonesia (SII).

(c)

Untuk Prasarana Air Bersih, digunakan pipa yang memenuhi standar dari SII.

Tim Pengelola Kegiatan harus selektif dalam pengadaan bahan. Bila material yang dikirim ke desa tidak sesuai dengan pesanan, TPK harus menolak bahan tersebut dan minta diganti sesuai dengan pesanan. Kader Teknik dan Pendamping Teknik harus selalu memantau kualitas bahan yang dikirim ke desa. 4.4.2. Pengendalian Dimensi Untuk mencapai kualitas pelaksanaan konstruksi yang baik, dimensi (ukuran) prasarana harus selalu dikendalikan sesuai dengan gambar rencana. Untuk menjaga dimensi perlu diperhatikan dan dibahas dari awal sejak rapat pra-pelaksanaan, dan selanjutnya diawasi pada saat pelaksanaan antara lain seperti pada: Pekerjaan Jalan:  Kemiringan permukaan badan jalan (punggung sapi)  Ketebalan lapisan pasir, pasangan batu (telford) dan ketebalan sirtu  Lebar perkerasan  Kedalaman, lebar atas dan lebar dasar saluran drainase Untuk menjaga ukuran pada pekerjaan jalan harus dibuat Boowplank/Mal dari papan/kayu :  Mal untuk kemiringan badan jalan, ketebalan pasir dan batu serta lebar perkerasan  Mal untuk ketebalan pasir dan batu  Mal untuk dimensi saluran


19

Pekerjaan Air Bersih :  Dimensi pipa harus sesuai dengan SII  Dimensi BPT (Bangunan Pelepas Tekan)  Kedalaman sumur bor  Jenis pompa air (bila menggunakan pompa). Pekerjaan Irigasi Desa:  Dimensi saluran  Ketebalan pasangan batu kali  Bangunan terjun  Bangunan bagi. Pada setiap kunjungan ke lapangan KMT/FT/Pendamping Taknik harus meminta catatan pemeriksaan ukuran oleh Kader Teknik. Bila ukuran dalam pelaksanaan telah sesuai dengan Gambar Rencana, maka pekerjaan dapat terus dilaksanakan. Bila terjadi perubahan harus dibuat BA Revisi, dan bila ada penyimpangan, maka pekerjaan dihentikan. 4.4.3. Pengendalian Keuangan Sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana yang telah dibahas dalam rapat pra pelaksanaan maupun rapat-rapat evaluasi, penggunaan dana di desa sangat dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun jadwal pengadaan tenaga kerja. Tim Pengelola Kegiatan harus memiliki rencana yang matang mengenai ketiga hal tersebut, karena akan mempengaruhi besar atau kecilnya pengeluaran dana. Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus di lihat dari: (a) (b) (c) (d)

Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan. Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan vulume yang telah ditentukan. Apakah pengerahan tenaga kerja sesuai dengan rencana dan jumlah yang telah ditentukan. Apakah pengadaan alat telah sesuai dengan jadwal dan produktifitas yang direncanakan.

Bila karena suatu keadaan, misalnya untuk mengantisipasi musim hujan harus dilakukan pembelian material di awal pelaksanaan. Tentu sebagian besar dana akan teralokasikan kepada material, akan tetapi harus diimbangi dengan pelaksanaan konstruksi di lapangan, sehingga akan berakibat kepada percepatan pencairan dana tahap kedua selanjutnya. Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua TPK dan dicatat dalam Buku Kas Umum (BKU), diberi nomor serta kode. Kader Teknik harus aktif meninjau setiap pengeluaran dana dari Bendahara. Pada saat pemeriksaan oleh Fasilitator, saldo kas diperiksa jumlah uang tunai yang ada, apakah sesuai dengan saldo di buku kas.


20

Bukti-bukti pengeluaran dan pembukuan harus dibuat seiring dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga bila saldo kas bendahara kosong dapat segera menarik dana lagi. 4.4.4. Pengendalian Sumbangan Masyarakat Sumbangan masyarakat atau Swadaya adalah wujud partisipasi masyarakat secara sukarela. Sumbangan masyarakat ini haruslah merupakan kesepakatan dengan masyarakat. TPK dibantu oleh Kader Teknik mencatat setiap jenis sumbangan masyarakat. Untuk mengoptimalkan sumbangan masyarakat diperlukan sosialisasi kepada masyarakat dari awal serta metode pengumpulannya dengan cara, mencatat sumbangan masyarakat yang terealisasi pada pencairan dana tahap 1, tahap 2 dan tahap 3 disesuaikan dengan kemajuan kegiatan. Apabila sampai dengan persiapan pencairan tahap kedua tetapi sumbangan masyarakat tidak sebanding/sesuai dengan progress kegiatan dilapangan, maka pencairan tahap 2 ditunda sampai sumbangan masyarakat yang terealisasi sesuai dengan progress kegiatan. Demikian juga pada persiapan pencairan tahap 3, apabila sumbangan masyarakat yang terealisasi tidak sesuai dengan kemajuan kegiatan maka pencairan tahap 3 ditunda sampai sumbangan masyarakat yang terealisasi sesuai dengan kemajuan kegiatan. Sebaiknya sumbangan masyarakat berupa lahan sudah terealisasi di awal pelaksanaan dan material/bahan sudah selesai terkumpul pada saat kemajuan fisik mencapai 75%. Dokumentasi Foto Dokumentasi foto kegiatan prasarana dibuat berdasarkan kemajuan kegiatan yaitu 0%, 50% dan 100% sesuai dengan yang terdapat pada PTO.

Transparansi Seluruh kegiatan prasarana mulai dari survei, perencanaan, pelaksanaan, hingga pelestarian harus dilakukan secara transparan. Tujuannya agar masyarakat dapat berpartisipasi, membantu, mengawasi, dan merasa memiliki terhadap prasarana yang telah dibangun. Transparansi dalam kegiatan pembangunan prasarana dituangkan pada papan informasi yang diatur dalam Papan Informasi tentang sosialisasi.

4.5. Pemeriksaan 4.5.1. Pemeriksaan Kualitas Fisik Pekerjaan Pemeriksaan kualitas fisik di lapangan, menggunakan beberapa formulir pemeriksaan, antara lain pemeriksaan mutu konstruksi dan dimensi. Perlu masyarakat menyadari bahwa prasarana yang dibangun adalah untuk kepentingan mereka, bukan proyek pemerintah atau untuk orang lain, dengan demikian masyarakat akan berusaha melaksanakan kegiatan konstruksi dengan kualitas yang baik, karena akan memberikan manfaat dalam waktu yang panjang. FT memberikan bimbingan teknis bagaimana pengelolaan pelaksanaan konstruksi, serta cara-cara melaksanakan pekerjaan di lapangan sesuai dengan ketentuan. Sangat diperlukan ketegasan dari FT sejak mulai pelaksanaan.


21

Formulir Pemeriksaan Fisik Lapangan, diisi oleh FT, atau orang lain yang mempunyai keahlian dalam bidang teknis yang bersangkutan. Blangko formulir telah disediakan seperti contoh terlampir. Untuk penilaian kualitas teknis diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis prasarana. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari lima kategori penilaian, yaitu: Cukup

Jika kualitas telah memenuhi segala syarat teknis

Agak kurang

Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi syarat teknis

Kurang

Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki

Belum diperiksa

Jika hal tersebut belum dikerjakan, atau pemeriksa belum dapat melihat dan menilai hal tersebut

Tidak ada

Jika hal tersebut tidak ada pada prasarana yang sedang dilaksanakan, misalnya untuk penilaian gorong-gorong ternyata tidak ada gorong-gorong

Informasi mengenai standar kualitas yang ditentukan dapat dipelajari dari Petunjuk Teknis. Yang diharapkan adalah kualitas yang memenuhi standar dan tahan lama. Pada lampiran disediakan petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap item. Formulir-formulir yang telah diisi diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik. 4.5.2. Pemeriksaan Administrasi dan Keuangan Proyek Untuk pemeriksaan administrasi Tim Pengelola Kegiatan digunakan beberapa formulir, bentuk Formulir dapat di lihat pada lampiran, yaitu:  Formulir Pemeriksaan Administrasi Tim Pengelola Kegiatan digunakan untuk memeriksa kualitas dan kelengkapan administrasi secara keseluruhan.  Formulir Pemeriksaan Detail Administrasi digunakan untuk memeriksa kualitas administrasi secara detail untuk: Buku Kas Umum, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Ketenagakerjaan, Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya. Formulir Pemeriksaan Administrasi selain digunakan oleh FT dapat juga diisi oleh aparat pemerintah. Untuk penilaian kualitas administrasi diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kategori. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu: Cukup

Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan lengkap.

Agak kurang

Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi


22

Kurang

Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki dan tidak lengkap.

Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada arsip Tim Pengelola Kegiatan. Pada kolom Penjelasan diisi dengan hal-hal yang dianggap kurang dan harus mendapat perhatian dari Tim Pengelola Kegiatan. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan pada bagian atas persentase kemajuan kegiatan harus diisi. 4.5.3. Pemeriksaan Kualitas Manajemen Konstruksi Keberhasilan pelaksanaan pekerjaan administrasi dan fisik proyek tergantung pada bagaimana Tim Pengelola Kegiatan dalam mengatur dan mengelola sumber daya yang ada dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari, dibawah bimbingan dan bantuan FT. Penggunaan Ceklis Manajemen Konstruksi ini dimaksudkan untuk menilai apakah Tim Pengelola Kegiatan telah mengerti dan melaksanakan tugasnya dengan baik, yang mencakup kegiatan persiapan pelaksanaan, mengatur pelaksanaan di lapangan dan mengendalikan pelaksanaan proyek. Dari hasil penilaian ini akan mendorong proses alih pengetahuan dalam pengelolaan proyek dari FT ke Tim Pengelola Kegiatan yang pada akhirnya dalam banyak hal keputusan-keputusan dapat diambil dan diputuskan oleh Tim Pengelola Kegiatan sendiri dengan didasari pengetahuan dan pemahaman yang benar sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Ceklis Manajemen Konstruksi dapat diisi oleh FT, KMT dan PJOK. Blangko formulir telah disediakan dan dapat di lihat pada lampiran. Nama, pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan persentase kemajuan kegiatan dicatat pada bagian atas. Untuk penilaian kualitas pengelolaan diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kegiatan. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu: Cukup

Jika kualitas telah memenuhi sesuai dengan persyaratan teknis

Agak kurang

Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi sesuai persyaratan teknis

Kurang

Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki

Tidak ada

Jika hal tersebut tidak ada atau belum dilaksanakan

Pada lampiran disediakan petunjuk-petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap item. Ceklis yang telah diisi diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik.

4.6. Penyelesaian Kegiatan Penyelesaian kegiatan yang dimaksud disini meliputi penyelesaian pembangunan prasarana, sebagai bagian dari pertanggungjawaban Tim Pengelola Kegiatan PPKR2PN di desa. Pada umumnya batas waktu penyelesaian ditentukan berdasar jadwal


23

yang telah ditetapkan di awal atau ketentuan dari Departemen Keuangan berkaitan dengan batas pencairan dana di KPKN atau ketentuan yang dikeluarkan dari Sekretariat Pusat atau sesuai batas akhir penugasan FT.

4.7. Pasca Penyelesaian Kegiatan Prasarana Pasca penyelesaian kegiatan merupakan tahap pasca pelaksanaan pembangunan PPK-R2PN yang wajib dioperasikan dan dipelihara oleh desa. Agar kegiatan pembangunan prasarana, mempunyai nilai manfaat yang dapat terus berlangsung dan berkembang. kesanggupan desa untuk memelihara hasil kegiatan tersebut sudah termasuk pada kriteria pemilihan desa PPK-R2PN pada tahap usulan. Tujuan (a)

Menjamin terpelihara serta berkelanjutannya fungsi sarana dan prasarana yang telah dibangun dengan kemampuan masyarakaat sendiri.

(b)

Meningkatkan berfungsinya kelembagaan masyarakat di desa dan kecamatan dalam pengelolaan program.

4.7.1. Kegiatan Pemeliharaan Prasarana Prasarana yang telah dibangun oleh PPK-R2PN perlu diperiksa secara rutin, kemudian kekurangan-kekurangannya diperbaiki secara kelompok. Pemeliharaan untuk prasarana ini dapat ditangani dengan langkah-langkah sebagai berikut: (a)

Langkah pertama dalam pemeliharaan adalah penentuan bagian yang harus dipelihara, yaitu dengan cara mengiventarisasi bagian-bagian prasarana yang mudah rusak akibat penggunaannya.

(b)

Dari inventarisasi masalah-masalah tersebut, ditentukan hal mana yang dapat diperbaiki dengan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di desa.

(c)

Yang diluar kemampuan masyarakat, harus dilaporkan kepada Camat dengan tembusan kepada dinas terkait di kabupaten (misalnya jika terjadi kerusakan jembatan atau longsor besar) untuk meminta pertimbangan dan nasehatnya.

(d)

Kelompok-kelompok pemeliharaan harus memilih waktu yang paling tepat untuk mengidentifikasikan masalah, misalnya pada prasarana jalan pada saat sehabis hujan besar (atau lebih baik lagi pada waktu hujan deras) atau arus sungai paling kuat untuk prasarana Jembatan.

(e)

Prioritas penanganan tidak dapat dilepaskan dari penentuan waktu yang paling tepat untuk pemeliharaan, yang tergantung jenis masalah: (i)

Keadaan yang berbahaya harus segera ditangani dan penggunaan prasarana dibatasi/dihentikan sampai keadaan diperbaiki.

(ii)

Masalah yang akan mengakibatkan kerusakan besar atas pemilikan pribadi masyarakat desa (rumah, lahan produktif), harus segera ditangani, seperti peluapan air yang akan merusak tanaman di ladang sebelah jalan, atau longsor yang mengancam rumah penduduk.

(iii)

Masalah yang akan menyebabkan kerusakan yang lebih luas dan lebih besar harus segera ditangani, seperti masalah drainase jalan yang tidak berfungsi.

(iv)

Adapun masalah yang sebaiknya menunggu cuaca yang baik demi kualitas perbaikan, asal tidak merugikan masyarakat kalau menunggu


24

(misalnya pemasangan subteras). (f)

gorong-gorong

baru,

atau

pembuatan

Melalui musyawarah desa ditentukan penanggung jawab pemeliharaan dan disyahkan oleh Kepala Desa, yang terdiri dari empat unsur antara lain: (i)

Orang atau Tim pemeliharaan.

yang

akan

menentukan

kebutuhan

untuk

(ii)

Orang atau Tim yang akan menugaskan masyarakat untuk memperbaiki hal-hal yang harus diperbaiki, apakah individu atau kelompok.

(iii)

Orang yang akan mengawasi dan membimbing masyarakat dalam kegiatan pemeliharaan, dan tentu saja orang tersebut harus terlatih atau sudah memiliki kemampuan teknis.

(iv)

Orang pada butir "1)" di atas harus menilai kembali situasi untuk menentukan apakah masalah tersebut sudah ditangani dengan baik.

4.7.1.1. Sistem Pemeliharaan Kegiatan pemeliharaan dapat diterapkan untuk tiap-tiap jenis prasarana. Telah disediakan beberapa alat untuk membantu Tim mengelola pemeliharaan prasarana di desa. Formulir Daftar Bagian Prasarana Yang Rusak dan Perlu Dipelihara untuk mencatat kebutuhan pemeliharaan secara sistematis, yang dapat dilihat pada Lampiran. Formulir Daftar Bagian Prasarana Yang Rusak dan Perlu Dipelihara sebaiknya diisi secara berkala atau sesuai waktu yang diperlukan. Formulir diisi oleh Tim Pemelihara dengan cara sebagai berikut: 1.

Memeriksa dan mengamati jenis kerusakan pada bangunan prasarana.

2.

Sambil mengamati, dicatat pada formulir tentang keadaan tiap masalah yang diamati.

3.

Di bagian bawah, ditulis catatan mengenai lokasi/bagian bangunan tiap jenis prasarana yang perlu diperbaiki.

4.

Dicatat kode mengenai derajat masalahnya: 1 = masalah ringan 2 = masalah sedang 3 = masalah berat

Kode ditentukan sesuai dengan pentingnya masalah, bukan besarnya pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah. 4.7.1.2. Penentuan prioritas oleh Tim Pemeliharaan Tim Pemelihara menentukan prioritas berdasarkan kriteria-kriteria yang diuraikan di atas, ditambah pertimbangan beban pekerjaan dan pemerataan beban pada kelompok-kelompok masyarakat. Jika pemeliharaan ditangani secara RT, survei dan penentuan prioritas dapat dilakukan oleh RT masing-masing, dan Tim Pemelihara dapat menilai keberhasilan tiap RT dalam penyelesaian masalah pemeliharaan antara lain: (a) Prioritas untuk pemeliharaan ditentukan oleh Tim Pemeliharaan.


25

(b) Dibuat jadwal pekerjaan dan Penanggungjawab, sebaiknya disebut nama satu orang sebagai kepala urusan masalah pemeliharaan ini. (c) Hasil pemeliharaan diperiksa oleh Tim Pemeliharaan. (d) Bagian yang sudah diperbaiki dengan baik dapat ditandai dengan "X" pada formulir survei. 4.7.1.3. Latihan Pemeliharaan FT wajib memberikan pelatihan kepada anggota Tim Pemeliharaan atau yang ditunjuk pada waktu pelaksanaan program hampir selesai. Dalam acara tersebut, masyarakat diberi penjelasan mengenai kepentingan pemeliharaan, organisasi pemeliharaan, dan teknik-teknik seperti teknik membuat inventarisasi masalah dan teknik memperbaikinya. Petunjuk Pelatihan pemeliharaan secara mendetail terlampir, Petunjuk tersebut juga termasuk Petunjuk Pemeliharaan dan formulir inventarisasi. Rencana Pelajaran untuk pelatihan tersebut didasarkan Kriteria Pelatihan. Beberapa kegiatan dan formulir telah disediakan dalam rangka peningkatan pemeliharaan tersebut: (a) FT akan melatih masyarakat dalam hal-hal pemeliharaan sebelum meninggalkan desa. (b) Untuk setiap jenis prasarana tertentu, telah dibuat daftar penanggung jawab dan penetapan iuran. (c) Untuk jenis kegiatan lain, ditetapkan kelompok pemeliharaan. (d) PJOK akan dilibatkan dalam rangka pemantauan pemeliharaan rutin. (e) Telah disediakan garis besar rencana pemeliharaan yang diwajibkan sebagai lampiran. (f) Dilaksanakan kegiatan kembali ke desa yang merupakan kesempatan untuk kembali ke desa yang pernah mendapat bantuan PPK-R2PN dalam rangka menilai kegiatan pemeliharaan, menilai kualitas prasarana, dan membantu Tim Pengelola Kegiatan atau kelompok pemeliharaan untuk melakukan inventarisasi.


26



DAFTAR ISI Halaman 5.1 PELAKU PPK DI DESA------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 5.1.1 Kepala Desa ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 5.1.1.1 Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Desa ----------------------------------------------------- 1 5.1.2 Tim Pengelola Kegiatan (TPK) Dan Pengurus KP ------------------------------------------------------ 2 5.1.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab TPK; KP ---------------------------------------------------------- 2 5.1.2.2 Kriteria TPK; KP ------------------------------------------------------------------------------------- 5 5.1.2.3 Proses pemilihan TPK; KP------------------------------------------------------------------------- 5 5.1.3 Tim Penulis Usulan (TPU)------------------------------------------------------------------------------------ 3 5.1.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab TPU---------------------------------------------------------------- 6 5.1.3.2 Kriteria TPU ------------------------------------------------------------------------------------------- 7 5.1.3.3 Proses Pemilihan TPU------------------------------------------------------------------------------ 7 5.1.4 Kader Desa------------------------------------------------------------------------------------------------------ 8 5.1.4.1 Tugas dan Tanggung Jawab KD ----------------------------------------------------------------- 8 5.1.4.2 Kriteria KD------------------------------------------------------------------------------------------- 10 5.1.4.3 Proses pemilihan KD ------------------------------------------------------------------------------ 10 5.2 PELAKU PPK DI KECAMATAN ------------------------------------------------------------------------------------- 12 5.2.1 Camat ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 5.2.1.1 Tugas dan Tanggung Jawab Camat ----------------------------------------------------------- 12 5.2.2 Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) ----------------------------------------------------- 12 5.2.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab PjOK------------------------------------------------------------- 12 5.2.3 Penanggungjawab Administrasi Kegiatan (PjAK) ----------------------------------------------------- 13 5.2.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab PjAK ------------------------------------------------------------- 13 5.2.4 Unit Pengelola Kegiatan (UPK) --------------------------------------------------------------------------- 13 5.2.4.1 Tugas dan Tanggung Jawab UPK-------------------------------------------------------------- 13 5.2.4.2 Kriteria UPK ----------------------------------------------------------------------------------------- 14 5.2.4.3 Proses Pemilihan UPK---------------------------------------------------------------------------- 14 5.2.5 Tim Survei dan Verifikasi ----------------------------------------------------------------------------------- 15 5.2.5.1 Tugas dan Tanggung Jawab -------------------------------------------------------------------- 15 5.2.5.2 Kriteria Tim Survei dan Verifikasi --------------------------------------------------------------- 16 5.2.5.3 Proses Pemilihan Tim Survei dan Verifikasi-------------------------------------------------- 16 5.2.6 Tim Pengamat ------------------------------------------------------------------------------------------------ 17 5.2.6.1 Tugas dan Tanggung Jawab Tim Pengamat------------------------------------------------- 17 5.2.6.2 Kriteria Tim Pengamat ---------------------------------------------------------------------------- 17 5.2.6.3 Proses Pemilihan Tim Pengamat--------------------------------------------------------------- 18 5.2.7 Tim Pendamping Teknik (PT) dan Pendamping Pembukuan (PP) -------------------------------- 18 5.2.7.1 Tugas dan Tanggung Jawab -------------------------------------------------------------------- 18 5.2.7.2 Kriteria Pemilihan ---------------------------------------------------------------------------------- 19 5.2.7.3 Proses Pemilihan ---------------------------------------------------------------------------------- 19 5.2.8 Fasilitator Kecamatan (FK)--------------------------------------------------------------------------------- 19 5.2.7.1 Tugas dan Tanggung Jawab FK---------------------------------------------------------------- 19 5.3 PELAKU PPK DI KABUPATEN ------------------------------------------------------------------------------------- 21 5.3.1 Bupati----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 5.3.2 Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK PPK Kabupaten)----------------------------------------------- 21 5.3.3 Konsultan Manajemen Kabupaten (KM Kab) ---------------------------------------------------------- 22 5.3.3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Umum KM Kabupaten ------------------------------------ 22 5.3.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab KMT ---------------------------------------------------------- 23 5.3.3.3 Tugas dan Tanggung Jawab KM-Kab------------------------------------------------------ 23 5.3.3.4 Tugas dan Tanggung Jawab Asisten KMT ------------------------------------------------ 24 5.3.3.5 Tugas dan Tanggung Jawab Koordinator Pulau Nias (KORPUN)------------------- 24 5.3.3.6 Tugas dan Tanggung Jawab Civil Engineering------------------------------------------- 24 5.3.3.7 Tugas dan Tanggung Jawab Financial Management Support (FMS)---------------- 25 5.3.3.8 Tugas dan Tanggung Jawab Logistic and Labour Stafft (LLS)------------------------ 25 5.3.3.9 Tugas dan Tanggung Jawab Manageman Imformation System (MIS) -------------- 25 5.3.3.10 Tugas dan Tanggung Jawab Monitoring dan Evaluasi (MonEv)---------------------- 26 5.3.3.11 Tugas dan Tanggung Jawab Disbursement Officer (Diso)----------------------------- 26 5.3.3.12 Tugas dan Tanggung Jawab Architect (Arct) --------------------------------------------- 26 5.3.3.13 Tugas dan Tanggung Jawab Trainning Specialist (Trn) -------------------------------- 27

ii

iii

PENJELASAN V TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PELAKU PPK-R2PN

Masyarakat ádalah pelaku utama PPK-R2PN mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Sedangkan pelaku-pelaku lainnya di tingkat desa, kecamatan, dan kabupaten berfungsi sebagai fasilitator, pembimbing dan pembina agar tujuan, prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme PPK-R2PN dapat tercapai dan dilaksanakan secara benar dan konsisten. Tugas dan tanggungjawab pelaku–pelaku PPK-R2PN dari tingkat desa sampai kabupaten adalah sebagai berikut:

5.1. Pelaku PPK di Desa, terdiri dari: 5.1.1. Kepala Desa Peran kepala desa dalam PPK-R2PN adalah sebagai pembina dan pengendali kelancaran pelaksanaan tahapan kegiatan di tingkat desa. Bersama-sama wakil desa lainnya yang dipilih, kepala desa mewakili masyarakat dalam pertemuan di tingkat antar desa. 5.1.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Desa Tugas dan tanggung jawab Kepala Desa adalah: (a) Memberikan penjelasan mengenai PPK-R2PN kepada masyarakat. (b) Membantu dan mendorong terlaksananya proses penggalian gagasan di kelompok masyarakat dan dusun, musyawarah desa serta tahapan pelaksanaan lainnya di tingkat desa. (c) Ikut menciptakan keterbukaan dan kelancaran serta keberhasilan pelaksanaan PPK-R2PN. (d) Mendorong Tim Pengelola Kegiatan dan pelaku lain ditingkat desa untuk berperan aktif dalam PPK-R2PN. (e) Mendorong masyarakat termasuk kelompok masyarakat miskin dan perempuan berpartisipasi penuh pada PPK-R2PN. (f) Menengahi dan membantu menyelesaikan perselisihan dan permasalahan yang terjadi dalam masyarakat berkaitan dengan pelaksanaan PPK-R2PN. (g) Mendorong terciptanya kualitas pelaksanaan dan hasil kegiatan dalam PPK-R2PN. (h) Memeriksa setiap laporan dan laporan penyelesaian akhir kegiatan PPK baik fisik, administrasi dan keuangan. (i)

Menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), dan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).

Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK

1

5.1.2. Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Pengurus KP Adalah anggota masyarakat yang dipilih untuk mengelola dan melaksanakan tahapan PPK-R2PN. Kepengurusan TPK terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara ditambah ketua-ketua bidang sesuai dengan jenis kegiatan yang didanai PPK-R2PN, jika memang diperlukan. 5.1.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab TPK;KP Secara umum tugas dan tanggung jawab TPK ;KP sebagai berikut: (a) Melaksanakan setiap tahapan proses perencanaan kegiatan PPK-R2PN secara transparan dan melibatkan peran serta masyarakat termasuk kelompok miskin dan perempuan. (b) Mengelola dan melaksanakan kegiatan yang didanai melalui PPK-R2PN secara terbuka dan melibatkan masyarakat, meliputi: (i)

Membuat rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana untuk memanfaatkan biaya pelaksanaan kegiatan.

(ii)

Menyiapkan dokumen administrasi sesuai ketentuan pada buku PTO dan penjelasannya, antara lain pembuatan surat-surat perjanjian, penarikan dan penggunaan dana.

(iii)

Membuat rencana dan pelaksanaan proses pengadaan bahan dan alat, mengatur tenaga kerja, pembayaran insentif dan bahan sesuai ketentuan.

(iv)

Melaksanakan pemeriksaan hasil kerja, penerimaan bahan dan mengajukan sertifikasi untuk mendapat persetujuan pembayaran dari Fasilitator Kecamatan.

(v)

Melakukan pekerjaan.

(vi)

Menyiapkan dan membuat laporan bulanan.

pengawasan

dan

mengendalikan

kualitas

(vii) Menyiapkan kelengkapan dokumen Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K) dan diajukan ke PjOK untuk diadakan pemeriksaan lapangan. (c) Menyelenggarakan musyawarah desa dalam rangka revisi kegiatan jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana yang sudah ditetapkan. (d) Menyelenggarakan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana PPK-R2PN dan kemajuan pelaksanaan kegiatan setiap tahap pencairan dana melalui pertemuan musyawarah desa dan menempelkan di papan-papan informasi. (e) Menyelenggarakan dan melaporkan pertanggungjawaban seluruh penggunaan dana PPK-R2PN dan hasil akhir pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN melalui pertemuan musyawarah desa. (f) Membuat dan menandatangani Surat Pernyataan Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) bersama PjOK.

Penyelesaian

(g) Membuat rencana operasional dan pemeliharaan aset hasil kegiatan PPK-R2PN. Rencana tersebut harus dilengkapi dengan rencana kerja kelompok pemakai dan pemelihara serta nama penanggungjawabnya.


2

Secara khusus tugas dan tanggung jawab dari Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Ketua Bidang TPK sebagai berikut: 

Ketua TPK;KP

Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional kegiatan di desa. Tugas dan tanggungjawabnya adalah: (i)

Membantu memberikan penjelasan mengenai PPK-R2PN kepada masyarakat.

(ii)

Memeriksa dan menandatangani rencana kerja detail dan Rencana Penggunaan Dana yang dibuat Tim Pengelola Kegiatan.

(iii)

Memeriksa dan menandatangani hasil sertifikasi tiap tahapan kegiatan bersama Fasilitator Kecamatan.

(iv)

Memimpin Tim Pengelola Kegiatan dalam rapat perencanaan, pra pelaksanaan dan evaluasi.

(v)

Memeriksa buku kas umum dan mendorong penyelenggaraan administrasi yang tertib dan transparan.

(vi)

Membuat dan menandatangani Berita Acara Revisi hasil musyawarah desa, jika terjadi perubahan pekerjaan dari rencana.

(vii) Menandatangani berkas-berkas penarikan dan pencairan dana. (viii) Memeriksa dan menandatangani laporan bulanan. (ix)

Menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB), Buku Kas Umum, Laporan Penyelsaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).

(x)

Mendorong masyarakat kelompok penerima manfaat bersama-sama bertanggungjawab dalam operasional dan pemeliharaan kegiatan yang sudah dibangun atau dikerjakan.

(xi)

Mengikuti pelatihan-pelatihan Kecamatan.

yang

diberikan

oleh

Fasilitator

(xii) Mempelajari dan menanggapi terhadap catatan Fasilitator Kecamatan di Buku Bimbingan, meneruskan bimbingan kepada anggota Tim Pengelola Kegiatan yang bersangkutan. (xiii) Melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan PPKR2PN di desa. 

Sekretaris

Tugas dan tanggung jawab Sekretaris TPK,KP meliputi: (i)

Mengisi formulir, membuat surat serta administrasi lain yang diperlukan oleh Tim Pengelola Kegiatan.

(ii)

Menyajikan informasi tentang kegiatan PPK-R2PN dan laporan penggunaan dana kepada masyarakat melalui papan informasi.


3

(iii)

Memperbarui informasi dan laporan penggunaan dana yang ditempel dalam papan informasi.

(iv)

Mengarsipkan seluruh dokumen dan berkas administrasi PPK-R2PN.

(v)

Menghitung HOK dan besarnya insentif berdasarkan daftar hadir pekerja dari mandor atau kepala kelompok.

(vi)

Membantu Ketua TPK;KP dalam pengisian format Laporan Bulanan.

(vii) Memelihara / menjaga semua arsip. (viii) Mengikuti pelatihan-pelatihan Kecamatan. (ix) 

yang

diberikan

oleh

Fasilitator

Membuat catatan seluruh aktifitas dan administrasi yang berkaitan dengan kegiatan PPK-R2PN.

Bendahara

Tugas dan tanggung jawab Bendahara TPK;KP meliputi: (i)

Menyimpan dan menjaga uang kas kegiatan PPK-R2PN.

(ii)

Menyiapakan kuitansi-kuitansi setiap pembayaran dalam kegiatan PPK-R2PN.

(iii)

Melaksanakan pembayaran insentif langsung kepada pekerja/masyarakat dan pembayaran bahan kepada suplier setelah diketahui dan disetujui oleh Ketua TPK;KP.

(iv)

Melaksanakan pencatatan pada Buku Kas Umum setiap penerimaan dan pengeluaran sesuai dengan penggunaannya dan aturan yang telah ditetapkan.

(v)

Membantu Ketua TPK membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Laporan Penggunaan Dana (LPD).

(vi)

Melengkapi LPD dengan semua bukti-bukti pembayaran dan nota penerimaan barang.

(vii) Menyiapkan administrasi untuk pengajuan PPK-R2PN.

dan pengambilan dana

(viii) Menyiapkan data-data keuangan PPK-R2PN pembuatan laporan bulanan oleh Ketua TPK;KP.



sebagai

bahan

(ix)

Menjaga dan memelihara arsip semua tanda bukti pembelian dan pembayaran.

(x)

Mengikuti pelatihan-pelatihan Kecamatan.

yang

diberikan

oleh

Fasilitator

Ketua-Ketua Bidang

Tugas dan tanggung jawab ketua bidang kegiatan pada dasarnya adalah untuk membantu ketua TPK;KP dalam memimpin pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya. Untuk lebih rincinya tugas dan tanggung jawab ketua bidang kegiatan, meliputi: (i)

Membantu ketua TPK;KP dalam persiapan pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya.


4

(ii)

Memantau dan menjaga kualitas pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya.

(iii)

Membantu menganani permasalahan yang terjadi sesuai bidangnya.

(iv)

Melaporkan kepada ketua TPK;KP pelaksanaan kegiatan sesuai bidangnya.

(v)

Berkoordinasi dengan instansi terkait dalam rangka mendorong pelaksanaan, pelestarian dan keberlanjutan kegiatan.

(vi)

Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh FK.

tentang

perkembangan

5.1.2.2. Kriteria TPK;KP Kriteria yang diperlukan sebagai anggota TPK,KP meliputi: (a) Warga desa setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar warga desa. (b) Mempunyai cukup waktu untuk melaksanakan tugasnya. (c) Mempunyai pengetahuan tentang peta desa dan arah pembangunan desa, serta peduli terhadap pembangunan di desanya. (d) Sabar dan mampu mengendalikan diri. (e) Menghargai pendapat orang lain dan tidak memihak kepada kelompok tertentu. (f) Diterima dan dihargai semua kalangan masyarakat. (g) Bisa baca tulis. Kriteria tambahan untuk ketua-ketua bidang adalah: (h) Mempunyai pengalaman dibidang kegiatan yang didanai PPK 5.1.2.3. Proses pemilihan TPK;KP Untuk mendapatkan anggota TPK;KP yang memenuhi kriteria, berikut acuan pemilihannya: (a) Sebelum pelaksanaan Musyawarah Desa I (i)

Memastikan informasi kebutuhan TPK;KP telah tersebar di masyarakat baik melalui papan informasi maupun media informasi lainnya. Informasi yang diumumkan menerangkan bahwa pemilihan pengurus TPK dilakukan pada musyawarah desa I.

(ii)

Melakukan identifikasi kebutuhan TPK;KP dengan menampung nama-nama calon TPK;KP dari setiap desa. (b) Pada saat Pelaksanaan Musyawarah Desa I (i)

Menjelaskan peran, tugas tanggungjawab dan kriteria TPK;KP.

(ii)

Menuliskan daftar nama calon TPK;KP hasil identifikasi.

(iii)

Memfasilitasi peserta musyawarah desa I untuk membahas calon-calon TPK;KP yang sudah ada, apakah akan ditambah atau dikurangi berdasarkan kriteria yang ada. Calon-calon hasil pembahasan ini selanjutnya diminta maju ke depan untuk menunjukkan komitmen dan kesanggupan menjalankan tugas-


5

tugasnya, sebelum ditetapkan sebagai calon TPK;KP yang akan dipilih langsung oleh peserta musyawarah desa. (iv)

Memfasilitasi proses pemilihan TPK;KP secara tertutup, dimana masing-masing peserta musyawarah desa memilih satu nama calon untuk jabatan ketua. Selanjutnya dilakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua TPK;KP. Proses ini diulangi kembali untuk memilih sekretaris dan bendahara.

Jika diperlukan ketua bidang, maka proses pemilihannya sebagai berikut: Pemilihan dan penetapan ketua bidang kegiatan dilakukan pada Musyawarah desa III. Jumlah ketua bidang kegiatan dapat disesuaikan dengan jumlah jenis kegiatan yang akan dikerjakan di desa. Acuan proses pemilihan ketua bidang kegiatan sebagai berikut: (a) Menjelaskan kepada semua peserta tentang perlunya tambahan anggota TPK;KP sebagai kepala bidang sesuai jenis kegiatan yang disetujui untuk didanai PPK-R2PN serta tugas dan tanggungjawabnya. (b) Membuat kesepakatan ketua bidang kegiatan apa saja yang akan ditambahkan sebagai anggota TPK;KP. (c) Menyampaikan kriteria TPK termasuk kriteria tambahan sebagai ketua bidang kegiatan. (d) Meminta kepada peserta untuk dipandang memenuhi kriteria.

mengajukan

calon-calon

yang

(e) Menuliskan nama-nama calon ketua bidang kegiatan yang diusulkan peserta. (f) Memfasilitasi proses pemilihan ketua bidang kegiatan secara tertutup, dengan masing-masing peserta memilih satu nama calon untuk jabatan ketua bidang kegiatan tertentu. (g) Melakukan perhitungan suara. Nama calon yang mendapatkan suara terbanyak ditetapkan sebagai ketua bidang kegiatan. Proses ini diulangi kembali untuk memilih ketua bidang kegiatan lainnya. 5.1.3. Tim Penulis Usulan (TPU) Penulisan usulan dilakukan oleh TPU dengan menyertakan wakil dari kelompok pengusul yang gagasan kegiatannya disetujui. Anggota TPU berasal dari masyarakat dan dipilih sendiri oleh masyarakat dalam pertemuan Musyawarah desa khusus perempuan dan Musyawarah desa II. Anggota TPU dipilih dengan mempertimbangkan keahlian tertentu sesuai dengan jenis kegiatan yang disetujui. Anggota TPU terdiri dari:  Tiga (3) orang warga masyarakat yang dipilih.  Dua (2) orang Kader Desa yang sebelumnya telah membantu proses penggalian gagasan.


6

5.1.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab TPU Tugas dan tanggung jawab TPU sebagai berikut: (a) Mencari dan menyiapkan data-data pendukung seperti; peta desa, jumlah penduduk termasuk penduduk miskin, dll. (b) Menyiapkan formulir-formulir yang dibutuhkan dan lampiran-lampiran lain yang menjadi persyaratan usulan. (c) Melakukan kunjungan ke lokasi usulan kegiatan dan penerima manfaat untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap tentang rencana kegitan yang diusulkan, termasuk melakukan survei dan pengukuran jika memang diperlukan. (d) Memastikan nilai dan bentuk swadaya yang akan diberikan masyarakat untuk usulan kegiatan yang diajukan ke Musyawarah Antar Desa II. (e) Menuliskan data-data yang telah didapat dan mengisi formulir-formulir penulisan usulan yang disediakan berdasarkan data–data tersebut. (f) Menyusun formulir-formulir penulisan usulan beserta lampiran yang disyararatkan menjadi satu proposal usulan kegiatan berdasarkan ketentuan yang ada dalam PPK-R2PN. (g) Bersama FTmelakukan survei harga sebagai dasar pembuatan dan/atau penyempurnaan RAB. (h) Bersama FT melakukan survei dan pengukuran di lokasi kegiatan. (i)

Dibantu FT menyempurnakan usulan yang mendapatkan rangking atas pada waktu Musyawarah Antar Desa II, yaitu pembuatan dan/ atau penyempurnaan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan desain teknis.

5.1.3.2. Kriteria TPU Kriteria anggota TPU yang dipilih adalah: (a) Warga desa setempat. (b) Mempunyai pengalaman atau keahlian yang berkaitan dengan jenis kegiatan dalam PPK-R2PN (sesuai usulan jenis kegiatan yang disepakati diajukan ke Musyawarah Antar Desa II). (c) Bisa baca tulis. (d) Mempunyai cukup waktu. (e) Mempunyai wawasan yang cukup luas dan bersikap netral serta tidak memihak pada kelompok tertentu. (f) Tiap desa minimal 3 orang, dengan menyertakan adanya perempuan dan wakil dari kelompok pengusul. 5.1.3.3. Proses Pemilihan TPU Jumlah anggota TPU yang dipilih berjumlah 3 orang, 2 orang dipilih pada Musyawarah desa khusus perempuan dan satu orang dipilih pada Musyawarah desa II. Acuan pemilihan TPU sebagai berikut: (a) Jelaskan kepada peserta tentang peran, tugas dan tanggungjawab serta kriteria TPU.


7

(b) Minta peserta untuk mengajukan nama yang dipandang memenuhi kriteria yang ada. (c) Tuliskan nama-nama calon yang diajukan peserta. (d) Fasilitasi peserta untuk memilih 2 orang pada musyawarah desa khusus perempuan (sesuai jumlah usulan) dan minimal 1 orang pada Musyawarah Desa II (yang hanya menghasilkan 1 usulan) dari sekian banyak yang dicalonkan untuk menjadi anggota TPU. 5.1.4. Kader Desa (KD) KD berperan sebagai pendamping masyarakat dalam memandu setiap tahapan pelaksanaan PPK di tingkat desa. Di setiap desa terdapat dua orang KD, satu laki-laki dan satu perempuan. Salah satu dari dua orang KD masing-masing desa untuk selanjutnya disiapkan sebagai kader teknis. 5.1.4.1. Tugas dan Tanggung Jawab KD Secara umum tugas dan tanggung jawab KD (baik yang sebagai kader teknis maupun yang non teknis), adalah: (a) Mengikuti pelatihan Kader Desa. (b) Mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk proses penggalian gagasan, seperti: data kelompok masyarakat yang ada di desa, data penduduk miskin dan data pendukung lainnya. (c) Menyebarluaskan masyarakat desa.

dan

mensosialisasikan

PPK-R2PN

kepada

(d) Memastikan terlaksananya tahap-tahap kegiatan PPK-R2PN di tingkat desa mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian. (e) Mendorong dan memastikan penerapan prinsip-prinsip dan kebijakan PPK-R2PN setiap tahapan PPK-R2PN di tingkat desa, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai pelestarian (f) Mengikuti pertemuan bulanan dengan Fasilitator Kecamatan (FK), untuk membahas kendala dan permasalahan yang muncul serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan. (g) Membantu dan memfasilitasi perselisihan di tingkat desa

proses

penyelesaian

masalah,

(h) Mengefektifkan penggunaan papan informasi di desa dan dusun (i)

Mendorong masyarakat untuk berperan serta dalam pelaksanaan kegiatan, termasuk dalam pengawasan

(j)

Mensosialisasikan sanksi dan keputusan lainnya yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa I dan Musyawarah desa I kepada masyarakat

Secara rinci tugas dan tanggung jawab KD (teknis maupun non teknis) adalah: (a) Tahap Perencanaan (i) Menggali gagasan dari masyarakat dalam rangka meningkatkan kesejahteraanya, termasuk yang akan diajukan pendanaannya melalui PPK-R2PN


8

(ii)

Mencatat dan menginventarisir gagasan masyarakat pada waktu penggalian gagasan sebagai bahan untuk pembahasan di Musyawarah desa II

(iii)

Membantu Tim Pengelola Kegiatan dan Kepala Desa mulai dari persiapan sampai selesainya penyelenggaraan pertemuan di tingkat desa, seperti: Musyawarah Khusus Perempuan, Musyawarah desa II, Musyawarah desa III

(iv)

Memfasilitasi pertemuan-pertemuan tahap perencanaan di tingkat desa, seperti: Pertemuan Khusus Perempuan, Musyawarah desa II, Musyawarah desa III

(v)

Membantu masyarakat untuk menyusun usulan yang diputuskan dalam Musyawarah desa khusus perempuan dan Musyawarah desa II bersama Tim Penulis Usulan

(vi)

Melakukan survai dan mengumpulkan data pendukung usulan, termasuk: kesediaan swadaya, perkiraan jumlah penerima manfaat, perkiraan besarnya biaya kegiatan sebagai bahan penulisan usulan

(vii) Menginformasikan kepada masyarakat hasil keputusan Musyawarah Antar Desa II dan III (viii) Membantu FK dalam memfasilitasi proses penyusunan desain dan rencana anggaran biaya kegiatan yang masuk prioritas untuk didanai. Kegiatan prasarana oleh Kader Teknik dan kegiatan selain prasarana oleh KD non teknis. (b) Tahap Pelaksanaan (i) Membantu Tim Pengelola Kegiatan dalam penyelenggaraan Musyawarah desa Pertanggungjawaban dan Musyawarah desa Serah Terima (ii)

Memfasilitasi masyarakat dalam Musyawarah Pertanggungjawaban dan Musyawarah desa Serah Terima.

desa

(iii)

Memberikan masukan dan bimbingan teknis yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan

(iv)

Membantu TPK dalam pembuatan administrasi yang tertib dan benar

Secara khusus tanggung jawab KD non teknis adalah: (i) Memfasilitasi dan mendorong masyarakat memenuhi apa yang menjadi hak dan kewajibannya, termasuk dalam kesediaan adanya swadaya (ii)

Membantu TPK dalam melakukan pengawasan dan pengendalian mutu pelaksanaan kegiatan .

Secara khusus tanggungjawab Kader Teknik adalah: (i) (ii) (iii)

Membantu TPK dalam pengawasan pekerjaan di lapangan, pengendalian kualitas dan produktifitas pekerjaan kegiatan prasarana Membantu TPK untuk memfasilitasi proses pengadaan barang dan alat Membantu mengawasi pekerjaan di lapangan, terutama pengendalian kualitas dan produktifitas pekerjaan, seperti mencatat pekerjaanpekerjaan yang tidak sesuai dan melaporkan kepada TPK dan FT


9

(c) Tahap Pelestarian Secara khusus tanggung jawab KD non teknis adalah: (i)

Membangkitkan motivasi masyarakat pengembangan hasil kegiatan

dalam

pelestarian

dan

Secara khusus tanggungjawab Kader Teknik adalah: (i)

Membantu TPK dalam pembentukan tim pemelihara dan kelompok pemeliharaan

(ii)

Memantau hasil dan operasional kegiatan serta kondisi kegiatan prasarana yang telah dibangun terutama bagian mana yang membutuhkan pemeliharaan

(iii)

Memfasilitasi proses pemeliharaan terhadap prasarana yang dibangun

5.1.4.2. Kriteria KD Kriteria sebagai KD adalah sebagai berikut: (a) Warga desa setempat, terutama yang dikenal dan mengenal sebagian besar (b) warga desa. (c) Tidak boleh berasal dari aparat pemerintah desa atau suami/ istrinya (d) Tidak boleh berasal dari aparat kecamatan atau suami/ istrinya. (e) Mempunyai waktu yang cukup dan sanggup melaksanakan tugastugasnya (f) Orang yang netral dan diterima semua kalangan masyarakat serta tidak (g) Tidak memihak kepada kelompok tertentu saja (h) Bisa mendengar dan menghargai pendapat orang lain (i)

Mengetahui kondisi dan potensi desa

(j)

Peduli terhadap pembangunan di desanya

(k) Bisa baca tulis Kriteria tambahan KD sebagai kader teknis, adalah: (a) Mempunyai dasar pengetahuan, ketrampilan dibidang teknis. (b) Diutamakan yang mempunyai pengalaman di bidang teknis dan pembangunan prasarana serta mampu membuat, membaca RAB dan gambar desain teknis. 5.1.4.3. Proses Pemilihan KD Acuan proses pemilihan KD sebagai berikut: (a) Sebelum Musyawarah desa I: (i)

Identifikasi kebutuhan KD dengan melakukan observasi dan wawancara kepada tokoh-tokoh masyarakat, Kepala Desa, BPD atau lembaga desa lainnya sekaligus sosialisasi PPKR2PN.

(ii)

Menginformasikan akan kebutuhan KD kepada semua orang dengan secara lisan dan tertulis melalui pengumuman yang ditempel di papan informasi. Nama-nama hasil identifikasi dan


10

siapa saja yang berminat dan mendaftarkan diri dicatat untuk selanjutnya dilakukan seleksi awal . (iii)

FK bersama PjOK menseleksi dan memutuskan secara obyektif dan terbuka calon-calon KD yang akan dipilih pada Musyawarah Desa I (3 laki-laki, 3 perempuan) dengan memperhatikan diperlukannya KD sebagai kader teknis.

(iv)

Pemberitahuan kepada mereka yang terpilih sebagai calon KD agar datang di Musyawarah desa I.

(b) Dalam Musyawarah desa I: (i)

Menyampaikan kriteria KD kepada peserta Musyawarah desa I

(ii)

Tuliskan nama-nama calon KD, (3 calon KD laki-laki, 3 calon KD perempuan ) yang sudah diseleksi dan menyampaikan penjelasan hasil seleksi awal yang telah dilakukan sebelumnya oleh PjOK bersama FK berdasarkan kriteria yang ada.

(iii)

Calon-calon KD, terutama KD non teknis diminta maju ke depan untuk menunjukkan kemampuan mengemukakan pendapatnya (cara berbicara) dan pernyataan kesanggupan menjalankan tugas-tugasnya di depan forum. Berlaku juga untuk KD Teknis maju ke depan menceritakan pengalaman pekerjaan di bidang teknis dan pernyataan kesanggupan menjalankan tugasnya jika terpilih.

(iv)

Melalui pemilihan tertutup, peserta memilih 2 orang KD (satu laki-laki dan satu perempuan) dengan memperhatikan bahwa satu orang KD akan sebagai kader teknis (bisa laki-laki atau perempuan).

(v)

Forum menetapkan KD terpilih.

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan  KD merupakan bagian bantuan teknis kepada masyarakat desa terutama untuk mengungkapkan gagasan-gagasannya. Dengan demikian akan lebih baik jika calon KD itu dari warga desa setempat yang telah mempunyai kemampuan dalam berbicara di depan umum dan dapat mendengar dan menghargai pendapat orang lain, di samping tentunya harus tetap memperhatikan syarat-syarat lainnya.  Jika salah satu atau dua KD terpilih juga sebagai calon Pendamping Teknik atau Pendamping Pembukuan maka harus diantisipasi dalam forum Musyawarah Desa tersebut disepakati peringkat berikutnya (sesuai jenis kelamin) yang akan menggantikannya dan ini tertuang dalam berita acara Musyawarah Desa.  Mantan KD PPK fase I, Kader Pembangunan Desa (KPD) dan Pemandu Perencanaan Partisipatif Pembangunan Masyarakat Desa, jika ada, dapat menjadi KD jika memang dipilih.


11

5.2. Pelaku PPK-R2PN di Kecamatan, terdiri dari: 5.2.1. Camat Dalam pelaksanaan PPK-R2PN, Camat atas nama Bupati berfungsi sebagai pembina di wilayah kerja kecamatan. 5.2.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Camat (a) Mengikuti sosialisasi PPK-R2PN di Kabupaten (b) Mengkoordinir penyelenggaraan dan pertemuan Musyawarah Antar Desa I

mengundang desa-desa

dalam

(c) Bersama FK dan PjOK memberikan sosialisasi PPK-R2PN di Kecamatan (d) Memantau desa-desa dalam melaksanakan tahapan-tahapan PPK-R2PN dan penerapan prinsip-prinsipnya, serta melaporkan masalah-masalah yang dihadapi kepada Bupati, (e) Membantu penyelesaian masalah yang timbul di wilayahnya, (f) Membantu memfasilitasi kegiatan di tingkat antar penyelenggaraan Musyawarah Antar Desa II dan III.

desa,

seperti;

(g) Membuat surat penetapan tentang pembentukan Tim Verifikasi untuk kegiatan (I) , pengurus UPK dan usulan kegiatan yang diputuskan akan didanai dalam SPC. (h) Mengetahui dan menandatangani Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) dan Surat Pernyataan Penyelesaian Kegiatan (SP2K) yang dibuat oleh Ketua TPK dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK). (i)

Memantau proses pemeliharaan

5.2.2. Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan keberhasilan seluruh kegiatan PPK-R2PN di wilayahnya. PjOK akan dijabat oleh seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar surat keputusan Bupati. 5.2.2.1. Tugas dan Tanggung jawab PjOK (a) Melaksanakan koordinasi dengan FK dan Tim Koordinasi PPK Kabupaten mengenai pelaksanaan PPK di daerahnya, (b) Melaksanakan kegiatan manajemen PPK-R2PN, yang meliputi aspek-aspek kegiatan sosialisasi, perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian, (c) Memproses pengajuan dana dari UPK ke KPKN serta memantau proses pencairannya, (d) Menyelenggarakan rapat rutin bulanan bersama Fasilitator Kecamatan dan pelaku PPK-R2PN lainnya bertujuan untuk membahas kemajuan kegiatan, masalah-masalah dan penyelesaiannya, (e) Membuat laporan bulanan kegiatan PPK ke TK. PPK Kabupaten dengan tembusan kepada Camat, (f) Melaksanakan pengawasan teknis dan administrasi,


12

(g) Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap kinerja Tim Pengelola Kegiatan, (h) Bersama FK memfasilitasi pelaksanaan Musyawarah Antar Desa I, II, III. (i)

Memantau kegiatan Musyawarah desa di wilayahnya,

(j)

Mengikuti pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan tugasnya.

5.2.3. Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) bertanggungjawab atas penyelenggaraan administrasi. PjAK akan dijabat oleh seorang aparat di kecamatan yang ditetapkan berdasar surat keputusan Bupati bersamaan dengan penetapan PjOK. 5.2.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab PjAK (a) Membantu PjOK menyiapkan administrasi kegiatan PPK-R2PN, (b) Mengikuti sosialisasi PPK di kabupaten, (c) Membantu PjOK rencana penggunaan dana PAP Kecamatan, (d) Membantu PjOK untuk mengelola dan membuat pertanggungjawaban dana PAP Kecamatan, (e) Bersama PjOK membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP-LS) kepada KPKN sesuai dengan tahapan dan tata cara pencairan dana, (f) Membantu PjOK dalam mempertanggungjawabkan administrasi keuangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku, (g) Bersama PjOK memantau perkembangan dan pelestarian kegiatan PPKR2PN. 5.2.4. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) Unit Pengelola Kegiatan (UPK) bersama-sama dengan Fasilitator Kecamatan dan PjOK memfasilitasi dan memberikan bimbingan tentang administrasi dan keuangan kepada desa-desa di wilayahnya, serta mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan antar desa. UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PPK-R2PN. Pengurusnya dipilih oleh masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang kemudian ditetapkan oleh Surat Keputusan Camat. Penggantian pengurus UPK dapat dilakukan kapan saja melalui forum Musyawarah Antar Desa jika dinilai indisipliner, tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang mengundurkan diri. 5.2.4.1. Tugas dan Tanggung Jawab UPK (a) Bersama pelaku lainnya ikut serta mensosialisasikan PPK-R2PN serta turut menjaga berlangsungnya proses PPK-R2PN sesuai prinsip dan azasnya. (b) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Musyawarah Antar Desa yang memuat laporan kemajuan/penyelesaian kegiatan dan laporan keuangan secara berkala maupun sesuai kebutuhan. Bahan laporan pertanggungjawaban sebaiknya dibagikan satu minggu sebelumnya kepada seluruh desa (Kades, TPK dan Tokoh Masyarakat) agar dapat dipelajari terlebih dahulu, (c) Melakukan identifikasi potensi cara mengembangkan hubungan dengan pihak luar


13

(d) Membuka rekening kolektif di bank pemerintah setempat bersama FK dan Ketua TPK untuk dana bantuan PPK-R2PN (e) Menyalurkan dana bantuan PPK-R2PN ke desa melalui rekening TPK di bank pemerintah setempat dengan terlebih dahulu memeriksa Rencana Penggunaan Dana (RPD) yang dibuat oleh TPK serta realisasi dari penggunaan dana sebelumnya. (f) Memberikan bantuan teknis kepada TPK dan kelompok melalui Pendamping Teknik(PT) dan Pendamping Pembukuan (PP) mengenai pembukuan, laporan keuangan . (g) Dibantu oleh PT dan PP melakukan pemeriksaan pembukuan KP secara berkala atau sesuai kebutuhan. (h) Membuka rekening di bank pemerintah terdekat bersama FK dan PjOK untuk dana operasional perencanaan serta gaji Pendamping Teknik (PT) dan Pendampingb Pembukuan (PP) serta KD/KT. (i)

Membuat rencana penggunaan dana operasional dan laporan penggunaannya untuk dibahas dan disetujui bersama fasilitator kecamatan dan PJOK.

(j)

Menempelkan informasi yang menyangkut penggunaan dan pengelolaan dana PPK-R2PN pada papan informasi di kecamatan secara berkala serta memelihara papan informasi tersebut,

(k) Membantu desa dalam pelestarian dan pemeliharaan hasil kegiatan PPKR2PN, (l)

Menjaga proses dan tatacara perguliran UEP dan SP di desa serta melestarikannya sesuai dengan yang disepakati dalam Musyawarah desa dengan tetap memfungsikan KD yang ada,

(m) Mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan untuk UPK, 5.2.4.2. Kriteria UPK Struktur pengurus organisasi UPK terdiri dari Ketua (1 orang), Bendahara (1 orang) dan Sekretaris (1 orang) dengan kriteria sebagai berikut: (a) Sebaiknya campuran laki-laki dan perempuan (b) Mempunyai wawasan yang cukup luas (c) Dapat diterima dan dihargai oleh masyarakat (d) Bukan aparat pegawai negeri, staf kecamatan atau aparat desa (e) Mempunyai cukup waktu dan kesungguhan (f) Pendidikan minimal SLTA 5.2.4.3. Proses Pemilihan UPK Proses pemilihan dilakukan pada waktu Musyawarah Antar Desa II dengan sebelumnya telah dilakukan pengajuan calon pengurus UPK di masing-masing desa pada waktu Musyawarah desa II. Acuan pemelihannya sebagai berikut: Pada waktu Musyawarah desa II: (a) Jelaskan kepada peserta Musyawarah desa II tentang UPK termasuk tugas dan tanggung jawabnya (b) Jelaskan kriteria yang dibutuhkan


14

(c) Minta peserta Musyawarah desa untuk mengajukan calon – calon yang dipandang oleh peserta memenuhi kriteria tersebut di atas (d) Fasilitasi musyawarah desa II untuk memilih satu orang calon pengurus UPK yang diajukan untuk dipilih di Musyawarah Antar Desa II. Orang yang diusulkan tidak harus berasal dari desanya, bisa dari desa lain. (e) Lakukan wawancara dengan calon yang diusulkan untuk mengetahui latar belakang calon Pada waktu Musyawarah Antar Desa II: (a) Menjelaskan kembali kepada peserta tentang UPK termasuk tugas tanggung jawabnya, (b) Mengingatkan kembali kepada peserta tentang kriteria UPK (c) Menuliskan nama-nama yang telah diajukan tiap-tiap desa di kertas plano (d) Menceritakan mengenai latar belakang calon-calon minta calon yang diusulkan berdiri

pengurus UPK,

(e) Meminta persetujuan kepada setiap calon untuk dipilih (f) Menjelaskan cara pemilihan pengurus, yaitu dengan pemungutan suara secara tertutup. Setiap desa memilih 2 nama untuk mengatasi kecenderungan setiap desa memilih calonnya sendiri. (g) Setiap utusan dari desa yang sama berkumpul untuk memilih 2 orang dengan menuliskannya di atas kertas tanpa sebutkan nama desa yang memilih, (h) Pemilihan dimulai dari ketua, kemudian tuliskan jumlah suara yang diperoleh setiap calon. Yang mendapatkan suara terbanyak menjadi ketua, (i)

Ulangi dengan proses yang sama untuk pemilihan Sekretaris dan Bendahara,

5.2.5. Tim Survei dan Verifikasi Tim Survei dan Verifikasi dibentuk pada saat musyawarah desa I. Jumlah dan keanggotaan hádala 4 perempuan dan 3 laki-laki. Pembentukan tim survei dan verifikasi harus mempertimbangkan adanya keseimbangan dan keterlibatan perempuan sebagai wujud penerapan salah satu prinsip dan kebijakan dalam PPK-R2PN. Tim Survei dan Verifikasi pada prinsipnya bertugas untuk memeriksa kelayakan setiap usulan kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa dari masing-masing desa sebelum dibahas di Musyawarah Desa Khusus Perempuan/MDKP. 5.2.5.1. Tugas dan Tanggung jawab Tugas dan tanggung jawab Tim Survei dan Verifikasi adalah: (a) Mengikuti pelatihan yang diberikan oleh FK, (b) Memeriksa kelengkapan dokumen setiap usulan kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa yang diajukan masing-masing desa ke Musyawarah Desa Khusus Perempuan/MDKP, (c) Melakukan kunjungan lapangan untuk memeriksa kesesuaian Jumlah unit,kepemilikan, yang ditulis dalam usulan terhadap fakta di lapangan,


15

termasuk mewawancarai warga masyarakat di sekitar lokasi kegiatan dan/ atau calon penerima manfaat, (d) Memeriksa kesesuaian usulan dengan kriteria dan tujuan PPK-R2PN (e) Menyampaikan hasil Survei dan Verifikasi kegiatan kepada FK/FT serta KM-Kab/KMT agar dilakukan pemeriksaan keabsahan sesuai kriteria, (f) Membuat rekomendasi terhadap hasil pemeriksaan usulan kegiatan (g) Menyampaikan dan menjelaskan rekomendasi hasil pemeriksaan usulan kegiatan kepada peserta Musyawarah Antar Desa II 5.2.5.2. Kriteria Tim Survei dan Verifikasi Kriteria anggota Tim survei dan Verifikasi adalah sebagai berikut: (a) Anggota masyarakat yang memiliki pengalaman dan keahlian khusus, baik dibidang teknik pembangunan Perumahan,Gedung Sekolah dan Cantor atau Balai desa (b) Mempunyai cukup waktu, (c) Diutamakan berasal dari penduduk desa setempat (d) Mempunyai wawasan yang cukup luas dan bersikap netral atau tidak memihak salah satu atau beberapa desa saja, (e) Jumlah personil 7 orang.( 4 Perempuan & 3 laki-lak ) 5.2.5.3. Proses Pembentukkan Tim Survei dan Verifikasi (a) FK/FT dan PjOK memperkirakan keahlian yang dibutuhkan untuk survei dan verifikasi berdasarkan jenis kegiatan Perumahan,Gedung Sekolah dan Kantor atau Balai desa (b) FK mengidentifikasi orang-orang yang memenuhi syarat sesuai keahlian yang dibutuhkan, yaitu dengan konsultasi secara informal dengan tokoh-tokoh desa untuk mendapatkan masukkan siapa saja yang mampu melakukan survei dan verifikasi sesuai kriteria sebagaimana di atas, (c) Menghubungi orang-orang yang sudah teridentifikasi, menjelaskan secara informal tentang PPK-R2PN, maksud kedatangan dan mewawancarai tentang keahlian dan pengalaman yang dimiliki serta konfirmasi kesediaan (punya cukup waktu) jika nantinya ditetapkan sebagai anggota tim survei dan verifikasi. (d) Membuat rekapitulasi dan catatan tentang semua orang calon anggota tim survei dan verifikasi beserta hasil wawancara tentang keahlian dan ketrampilannya ,diajukan ke KM Kab untuk memastikan kesesuaian keahlian dan ketrampilan calon anggota tim survei dan verifikasi dan usulan dari semua desa (e) KM-Kab/KMT membuat catatan terhadap calon anggota Tim Survei dan Verifikasi dan menandatangani daftar anggota untuk dipilih dan ditetapkan pada rapat di Desa. Rapat pembentukan Tim Survei dan Verifikasi difasilitasi oleh Fasilitator Kecamatan dengan agenda sebagai berikut: (a) Pembukaan oleh camat (b) Penjelasan singkat dan jelas tentang PPK-R2PN


16

(c) Penjelasan tentang tugas tanggung jawab dan kualifikasi serta hak dan kewajiban Tim Survei dan Verifikasi (d) Penjelasan jenis usulan dari masing-masing desa (e) Jika sudah ada kata sepakat, selanjutnya dibuatkan berita acara dan ditetapkan oleh camat atas nama bupati.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan  Pembentukan Tim Survei dan Verifikasi harus mempertimbangkan adanya keseimbangan dan keterlibatan perempuan sebagai wujud penerapan salah satu prinsip dan kebijakan dalam PPK-R2PN.  Pembentukan tim survei dan verifikasi harus benar-benar berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan  Jika anggota Tim Survei dan Verifikasi ada yang membantu proses penulisan usulan di desa, pastikan orang tersebut tidak memeriksa usulan yang mereka bantu.

5.2.6. Tim Pengamat Adalah orang-orang yang akan melakukan pengamatan terhadap jalannya diskusi pada Musyawarah Antar Desa II,dan III dan Musyawarah Antar Desa lainnya serta memastikan jalannya diskusi berlangsung secara partisipatif dan sesuai prinsip-prinsip PPK-R2PN 5.2.6.1. Tugas dan Tanggung Jawab Tim Pengamat (a) Hadir dalam diskusi Musyawarah Antar Desa untuk mewakili kecamatan bukan mewakili desanya masing-masing. (b) Ikut memantau proses perencanaan Musyawarah Antar Desa II).

usulan

(sebelum

memasuki

(c) Mengamati proses diskusi Musyawarah Antar Desa II dan memberikan masukan/saran agar dapat berlangsung secara partisipatif. (d) Menyampaikan hasil pengamatan proses diskusi sebagai masukan menjelang proses pengambilan keputusan dalam Musyawarah Antar Desa II dan ikut menyebarluaskan hasil kesepakatan musyawarah kepada warga kecamatan. (e) Membantu mengatasi konflik-konflik yang mungkin terjadi antara lain desa yang kecewa karena usulannya tidak lolos dalam diskusi musyawarah antar desa II. 5.2.6.2. Kriteria Tim Pengamat (a) Tim Pengamat berjumlah minimal 5 orang atau sejumlah desa yang ikut dalam diskusi Musyawarah Antar Desa dan diusahakan jumlahnya ganjil. (b) Anggota Tim Pengamat adalah warga kecamatan setempat. (c) Memiliki wawasan luas sehingga dapat memberikan pertimbangan yang obyektif/netral dalam pembahasan usulan. Penjelasan V : Tugas Dan Tanggung Jawab Pelaku PPK

17

(d) Diterima keberadaannya di masyarakat dan aktif dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan. (e) Diusulkan oleh masyarakat melalui Musyawarah desa II.

5.2.6.3. Proses Pemilihan (a) Masyarakat memilih calon pengamat berdasarkan kriteria yang ada pada Musyawarah desa II. Orang yang dipilih dalam musyawarah desa II sebagai calon anggota tim pengamat tidak harus berasal dari desanya, (b) Setelah semua desa mengajukan nama-nama calon, maka FK/FT dan PJOK mengkaji semua calon yang sudah dipilih. (c) FK/FT dan PJOK atas pertimbangan tertentu (dengan tetap mengacu pada tujuan atau kepentingan kualitas pelaksanaan Musyawarah Antar Desa agar tetap sesuai dengan prinsip-prinsip PPK-R2PN) dapat mengajukan calon baru (d) FK dan PJOK menetapkan orang-orang yang menjadi anggota Tim Pengamat dengan pertimbangan kriteria yang telah ditentukan. 5.2.7. Pendamping Teknik(PT) dan Pendamping Pembukuan(PP) PT dan PP adalah tenaga pendamping dari masyarakat yang membantu FT dan UPK untuk memfasilitasi dan mendampingi masyarakat dalam melaksanakan Pembangunan Perumahan(H). Disetiap 3(tiga) Kelompok Perumahan ditempatkan satu orang PT dan satu orang PP yang bertanggung jawab kepada FT. Pada dasarnya PT dan PP harus memiliki kemampuan teknis konstruksi, administrasi,logistik dan pemanfaatan sumber daya manusia (SDM). 5.2.7.1. Tugas dan Tanggung Jawab (a) Mengikuti pelatihan tentang perumahan yang diberikan oleh FT (b) Melakukan pemantapan terhadap pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN di desa sesuai dengan pengaturan tugas dari FT. (c) Membantu FT dalam melaksanakan pemeriksaan kegiatan di lapangan. (d) Memberikan bimbingan dan masukan atau saran teknis maupun non teknis kepada Kelompok Perumahan. (e) Membantu FT dalam melaksanakan pelatihan kepada Kelompok Perumahan di masyarakat. (f) Membuat RKTL perumahan sesuai petunjuk FT dan membantu dalam pembuatan gambar purna laksana. (g) Membuat daftar kebutuhan logistik pembangunan perumahan dan mengadministrasikan serta membukukan pemasukan dan pengeluaran Bahan/material dan peralatan. (h) Mengadministrasikan dan membukukan serta pengarsipan setiap pemasukan dan kebutuhan pengeluaran pembangunan rumah di Kelompok Perumahan. (i)

Membantu dan membimbing Kelompok Perumahan dalam penyiapan serta proses pra audit.


18

(j)

Mengumpulkan informasi tentang swadaya,bantuan pihak ketiga dll.

aspek

non

teknis

seperti

:

(k) Memfasilitasi proses pemeliharaan hasil kegiatan, pengembangan dan pelestariannya. 5.2.7.2. Kriteria Pemilihan (a) Warga Negara Indonesia, sehat jasmani dan rohani. (b) Untuk Pendamping Teknik mempunyai kemampuan dan pengalaman sebagai Mandor sedang Pendamping Pembukuan mempunyai kemampuan dan pengalaman sebagai Tenaga Pembukuan, (c) Tidak berasal dari aparat pemerintah di Kecamatan dan Desa atau suami/ istrinya, (d) Bersedia mendampingi masyarakat secara purna waktu dan sanggup melaksanakan tugas-tugasnya, (e) Bersikap netral dan diterima semua kalangan masyarakat serta tidak memihak kepada kelompok tertentu saja, (f) Cakap dan berkemampuan baca tulis, mampu mendengar pendapat orang lain, (g) Peduli terhadap pembangunan di desa dan antar desa, 5.2.7.3. Proses Pemilihan Proses pemilihan Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan melalui pengadaan tenaga terampil yang berkemampuan dibidangnya yaitu : a. Diumumkan melalui papan pengumuman disetiap sudut desa dan dinformasikan pada saat Musyawarah Desa Khusus Perempuan/MDKP. b. Dari hasil identifikasi kebutuhan, calon peserta Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan, diseleksi secara pasif dan aktif oleh Program c. Penempatan dan penugasannya disahkan pada Musyawarah Antar Desa II 5.2.8. Fasilitator Kecamatan (FK) Setiap lokasi kecamatan PPK-R2PN akan disediakan dua jenis Fasilitator dengan latar belakang yang berbeda yaitu satu orang berlatar belakang teknik dan satu orang lagi dari non teknik. Namun demikian, secara umum mereka mempunyai tugas yang sama yaitu memberdayakan masyarakat. 5.2.8.1. Tugas dan Tanggung Jawab FK Secara umum tugas dan tanggung jawab FK( baik yang mempunyai keahlian di bidang teknis maupun yang mempunyai keahlian di bidang non teknis adalah sebagai berikut : (a) Membuat rencana kerja dan tindak lanjut dengan mempertimbangkan kondisi masyarakat dan daerahnya (b) Menyebarluaskan dan mensosialisasikan PPK-R2PN masyarakat dan aparat di desa dan di kecamatan


kepada

19

(c) Memastikan terlaksananya tahapan-tahapan PPK-R2PN mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian (d) Memfasilitasi masyarakat dalam melaksanakan tahapan-tahapan PPKR2PN dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian (e) Mendorong dan memastikan penerapan prinsip-prinsip PPK-R2PN seperti ; Partisipasi masyarakat termasuk peran serta kaum miskin dan perempuan, transparansi, kompetisi, desentralisasi serta kebijakan dalam setiap tahapan PPK-R2PN, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian (f) Memberikan pelatihan-pelatihan dan bimbingan kepada masyarakat dan pelaku-pelaku PPK di desa dan kecamatan (Kader Desa,Kader Teknik,, Pendamping Teknik dan Pendamping Pembukuan, KP,TPU,TPK, UPK dll) (g) Memantau, memeriksa dan membimbing masyarakat melaksanakan kegiatan yang di danai melalui PPK-R2PN

dalam

(h) Memeriksa dan membimbing masyarakat mengerjakan administrasi program (i)

Memastikan dan membimbing masyarakat mengelola dana PPK-R2PN secara transparan sesuai penggunaan dan keadaan yang sebenarnya

(j)

Mengefektifkan penggunaan papan informasi dan papan nama proyek sebagai salah satu media transparansi serta mengembangkan media transparansi lainnya yang biasa dan mudah dimengerti masyarakat

(k) Mendorong terciptanya mekanisme kontrol atau pengawasan oleh masyarakat sendiri (l)

Melakukan evaluasi bersama masyarakat terhadap pelaksanaan program dan kinerja pelaku PPK-R2PN di kecamatan dan desa.

(m) Melakukan koordinasi dengan pelaku PPK lainnya secara vertikal dan horisontal. (n) Membuat laporan bulanan yang menggambarkan kemajuan pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala, rencana dan realisasi kegiatan dan lain-lain yang diperlukan. (o) Membuat laporan penyelesaian kegiatan . (p) Mendorong adanya pelestarian, keberlanjutan, dan pengembangan kegiatan yang telah dikerjakan. Tugas dan tanggung jawab Fasilitator Teknik (FT) adalah: (a) Memfasilitasi dan membantu melakukan kegiatan survei dan pengukuran kegiatan perumahan(H),Sekolah (S),Kantor atau balai Desa (G0) serta prasarana pendukung perdesaan (I). (b) Membantu masyarakat membuat desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana pendukung perdesaan (I).sesuai kaidah-kaidah teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan. (c) Mengidentifikasi kebutuhan bantuan teknis yang diperlukan terhadap usulan kegiatan prasarana pendukung perdesaan (I). , seperti; penggunaan alat berat, perlu tidaknya tenaga teknis.


20

(d) Memfasilitasi dan membimbing masyarakat dalam pengadaan bahan dan alat. (e) Memberikan pelatihan teknis konstruksi secara sederhana kepada masyarakat yang akan mengerjakan pelaksanaan kegiatan prasarana. (f) Mendorong munculnya kader teknis dari desa. (g) Memeriksa kualitas dan kuantitas bahan dan alat yang diperlukan dengan membuat sertifikasi. (h) Memantau dan memastikan pelaksanaan kegiatan dan/ atau konstruksi bangunannya sesuai dengan kaidah teknis dan tetap memperhatikan dampak lingkungan dengan membuat sertifikasi hasil pekerjaan prasarana. (i)

Membuat sertifikasi terhadap penyelesaian pekerjaan prasarana.

(j)

Memberikan pelatihan untuk operasional dan pemeliharaan prasarana yang dibangun.

5.3. Pelaku PPK di Kabupaten, terdiri dari: 5.3.1. Bupati Bupati selaku penanggungjawab PPK-R2PN di kabupaten akan: (a)

Menetapkan Ketua dan keanggotaan Tim Koordinasi PPK Kabupaten,

(b)

Menetapkan Penanggung Jawab Operasional Kabupaten (PjOKab) sebagai Kabupaten penerima PPK.

(c)

Menetapkan para Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PjOK) dan Penanggung Jawab Administrasi Kegiatan (PjAK) untuk setiap kecamatan penerima PPK.

5.3.2. Tim Koordinasi PPK Kabupaten (TK PPK Kabupaten) Anggota Tim Koordinasi PPK Kabupaten terdiri dari wakil instansi-instansi di kabupaten yang ditentukan oleh Bupati, termasuk penentuan Ketua TK. PPK Kabupaten, untuk melakukan pembinaan pengembangan peran serta masyarakat, pembinaan administrasi dan fasilitasi pemberdayaan masyarakat pada seluruh tahapan program serta memberikan dukungan pelayanan dan proses administrasi di tingkat kabupaten. Secara umum Tim Koordinasi PPK Kabupaten mempunyai tugas: (a)

Menjaga pelaksanaan di daerahnya agar sesuai dengan tujuan PPK-R2PN,

(b)

Menyelenggarakan sosialisasi di Kabupaten untuk menjelaskan tujuan dan prosedur PPK-R2PN kepada semua pelaku yang terlibat di Kabupaten,

(c)

Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan PPK-R2PN disertai tindak lanjut,

(d)

Menerima dan menganalisis laporan dari PjOK untuk setiap aspek kegiatan, penyiapan masyarakat, persiapan kegiatan, perencanaan teknis, pemberdayaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan serta program pemeliharaan,

(e)

Melaksanakan rapat-rapat evaluasi dan koordinasi di Kabupaten,


21

(f)

Menyusun laporan triwulan untuk disampaikan kepada Bupati dengan tembusan kepada Tim Koordinasi PPK Propinsi, termasuk pembahasan masalah, kendala, serta rekomendasi.

5.3.3. Konsultan Manajemen Kabupaten (KM Kab) Konsultan Manajemen Kabupaten pada pelaksanakan PPK-R2PN memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai tenaga menajerial yang profesional ditingkat kabupaten dan memberikan dukungan teknis kepada Fasilitator Kecamatan untuk menjamin pelaksanaan PPK-R2PN sesuai dengan mekanisme dan prinsip-prinsip. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya KM Kab melakukan koordinasi dengan Tim Koordinasi Kabupaten (TK PPK Kabupaten). Setiap lokasi kabupaten akan terdiri dari dua KM Kabupaten dengan latar belakang pendidikan teknik (sipil) dan non teknik yang secara umum mempunyai tugas yang sama yaitu pemberdayaan masyarakat melalui PPK. 5.3.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Umum KM Kabupaten (a) Memberikan bantuan kepada TK PPK Kabupaten serta memberikan dukungan teknis kepada Fasilitator Kecamatan dalam pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN termasuk memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan yang muncul. (b) Membantu FK dan PjOK mensosialisasikan PPK-R2PN kepada masyarakat dan aparat ditingkat kecamatan. (c) Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan aparat/instansi terkait, tokoh masyarakat, LSM Perguruan Tinggi dan lain-lain dalam rangka mendukung penyebarluasan informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. (d) Melakukan koordinasi dengan Dinas/Instansi Teknis Kabupaten (Beppeda, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Pertanian, Dinas Perdagangan, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Nasional, Dinas Perindustrian dll) untuk mengidentifikasi program-program lain diluar PPK-R2PN supaya tidak terjadi tumpang tindih. (e) Memeriksa kualitas dan kelengkapan usulan kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan (I) sebelum dikompetisikan di Musyawarah Antar Desa . (f) Melakukan kunjungan lapangan untuk pengawasan dan monitoring (g) Mengadakan pertemuan koordinasi rutin bulanan dengan FK, menerima dan memeriksa laporan bulanan yang berisikan rencana dan realisasi kegiatan lapangan. (h) Melakukan evaluasi bulanan kinerja Fasilitator Kecamatan dengan indikator yang telah disepakati kemudian melaporkan kepada KM Nasional (melalui Koordinator Pulau Nias). (i)

Memeriksa dan membuat rekapitulasi daftar kehadiran (timesheet) FK kemudian melaporkan ke Bank Penyalur di Kabupaten dan KM Nasional melalui Koordinator Pulau Nias.

(j)

Melakukan supervisi dan memantau untuk memastikan penerapan prinsipprinsip PPK-R2PN seperti ; Partisipasi masyarakat termasuk peran serta kaum miskin dan perempuan, transparansi, kompetisi, desentralisasi serta kebijakan dalam setiap tahapan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian.


22

(k) Melakukan supervisi terhadap implementasi tugas dan tanggungjawab FK (l)

Memantau proses pencairan dan penggunaan dana PPK-R2PN

(m) Membantu FK memberikan pelatihan dan bimbingan kepada masyarakat dan pelaku PPK-R2PN di tingkat Kabupaten dan kecamatan. (PT & PP, Kader Desa/KD,KP,Unit Pengelola Kegiatan/UPK, Tim Pengelola Kegiatan/TPK, Tim Pemelihara dll). (n) Melakukan koordinasi dengan pelaku PPK-R2PN lainnya secara vertikal dan horisontal. (o) Membuat laporan bulanan yang sedikitnya berisikan kemajuan pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala, rencana dan realisasi kegiatan kepada KM Nasional (Koordinator Pulau Nias) dan TK PPK Kabupaten. (p) Membuat laporan akhir penyelesaian kegiatan. 5.3.3.2. Tugas dan tanggung jawab KMT (a) Memantau pelaksanaan kegiatan survei dan verifikasi kegiatan Perumahan(H),Sekolah(S) dan Kantor atau Balai desa(Go) serta usulan kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan(I) (b) Menyusun Daftar harga satuan setempat dengan menghimpun data harga satuan berdasarkan survey pada beberapa leveransir/suplier dan daftar harga satuan yang dikeluarkan Dinas Pekerjaan Umum Daerah/Instansi teknis lainnya, sebagai bahan rujukan masyarakat dalam merencanakan pembiayaan kegiatan PPK-R2PN. (c) Memberikan orientasi kepada FK/FT dan pelaku PPK-R2PN lainnya di tingkat masyarakat yang berkaitan dengan prosedur dan penggunaan dan/atau cara pengisian formulir, terutama formulir prasarana (d) Memeriksa desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana sesuai standar persyaratan umum teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan. (e) Memantau pelaksanaan pemeriksaan dan pengukuran akhir prasarana yang dibangun sebelum disertifikasi. (f) Memberikan pelatihan untuk operasional dan pemeliharaan prasarana yang dibangun dan pengembangan/pelestarian hasil kegiatan 5.3.3.3. Tugas dan tanggung jawab KM-Kab (a) Memberikan orientasi kepada FK/FT dan pelaku PPK-R2PN di tingkat masyarakat, berkaitan dengan prosedur dan penggunaan dan/atau cara pengisian formulir, terutama formulir di luar kegiatan prasarana (b) Memeriksa kualitas dan kelengkapan calon penerima perumahan, , rencana kerja dan tenaga serta pemakaian metarial sesuai tipe desain pilihan kelompoknya. (c) Memantau dan memberikan dukungan teknis terhadap pelaksanaan kegiatan Pembangunan perumahan(H),Sekolah (S) kantor atau Balai desa(Go) dan Prasarana Pendukung Perdesaan (I).


23

5.3.3.4. Tugas dan tanggung jawab Asisten KMT (a) Membantu KMT dalam supervisi kualitas teknik kegiatan prasarana perdesaan, desain dan RAB, survei dan pengukuran, pelaksanaan serta operasi dan pemeliharaan. (b) Memastikan pelaksanaan kegiatan prasarana selesai dengan baik, tepat waktu, serta sesuai kaidah atau standar teknik prasarana. (c) Membantu KMT memberikan bimbingan dan dukungan tentang kaidah dan standar teknis prasarana perdesaan kepada pelaku di kecamatan dan desa seperti FT, PT, PP, Kader Teknik, TPU, Tim Survei dan Verifikasi Desa, KP dan TPK di Desa .

5.3.3.5.Tugas & tanggung jawab Koordinator Pulau Nias (KORPUN) (a) Menjaga proses perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian PPK-R2PN agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip, kebijakan, prosedur dan mekanisme yang telah ditetapkan. (b) Melakukan supervisi, monitoring dan evaluasi pelaksanaan program, dan pengendalian secara fungsional terhadap konsultan dan fasilitator di Kabupaten dan Kecamatan. (c) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Koordinator Pulau Nias dibantu oleh Sekretariat PPK-R2PN, serta dibantu oleh konsultan profesional lain yang diperlukan. (d) Bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada KMN dan. Sekretariat PPK-R2PN

5.3.3.6.Tugas & tanggung jawab Civil Engineer (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Civil Engineering adalah konsultan profesional bidang teknik Sipil yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Teknik pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.

(b) Memastikan kualitas teknik dan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan teknik kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM-T, FT, PT, Kader Teknik, TPU, Tim Survei dan Verifikasi Desa, KP dan TPK Desa. (c) Melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya.serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias


24

5.3.3.7.Tugas&tanggung jawab Financial Management Support (FMS) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, FMS adalah konsultan profesional bidang keuangan yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Keuangan pada pelaksanaan kegiatan PPKR2PN. (b) Memastikan kualitas administrasi keuangan dan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, FK, UPK, PP, KP dan TPK Desa. (c) Melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias

5.3.3.8.Tugas & tanggung jawab Logistic and Laabour Staff (LLS) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, LLS adalah staff profesional bidang logistik dan buruh yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang penyiapan dan pengadaan Logistik serta buruh pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. (b) Memastikan kualitas & Kuantitas material, buruh yang diadakan dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FT UPK, PT, PP, KP dan TPK Desa. (c) Dalam menjalankan perannya, LLS berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias

5.3.3.9.Tugas&tanggung jawab Management Information System (MIS) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, MIS adalah Konsultan profesional bidang sistim informasi dan komputerisasi yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang penyiapan sistim informasi dan komputerisasi pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.

(b) Memastikan kualitas & Kuantitas sistim informasi dan komputerisasi dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FK, FT UPK, PT, PP (c) Dalam menjalankan perannya, MIS dibantu oleh Asisten MIS, secara bersama-sama berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias


25

5.3.3.10.Tugas & tanggung jawab Monitoring and Evaluasi (MonEv) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, Monev adalah Konsultan profesional bidang monitoring dan evaluasi program yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang monitoring dan evaluasi program pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. (b) Memastikan kualitas & Hasil monitoring dan evaluasi dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, seperti KM Kab, KMT, FK, FT UPK, PT, PP (c) Dalam menjalankan perannya, Monev berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias

5.3.3.11.Tugas & tanggung jawab Disburshement Officer (DISO) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, DISO adalah profesional bidang Disbursement/pembiayaan dan pembayaran yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Disburshement/pembiayaan dan pembayaran pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. (b) Memastikan bahwa Disbursement/pembiayaan dan pembayaran dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, (c) Dalam menjalankan perannya, DISO berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias

5.3.3.12.Tugas & tanggung jawab Architect (Arct) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, ARCT adalah Konsultan profesional bidang Arsitektur gedung dan bangunan tradisional yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang Arsitektur gedung dan bangunan tradisional pada pelaksanaan kegiatan PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias. (b) Memastikan bahwa Arsitektur gedung dan bangunan tradisional dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, (c) Dalam menjalankan perannya, ARCT berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias


26

5.3.3.12.Tugas & tanggung jawab Training Spesialist (TRN) (a) Dalam melaksanakan tugas dan perannya, TRN adalah Konsultan profesional bidang trainning program yang berkedudukan di Pulau Nias bertindak sebagai supervisor bidang trainning program pada pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN. (b) Memastikan bahwa persiapan,pelaksanaan trainning program dalam penyelesaian pelaksanaan pekerjaan berjalan dengan baik serta tepat waktu.selain itu juga memberikan bimbingan dan dukungan kepada pelaku di Kabupaten, Kecamatan dan Desa, (c) Dalam menjalankan perannya, TRN berkewajiban melakukan koordinasi dengan anggota Tim lain di wilayah kerjanya. Serta bertanggung jawab melaporkan seluruh hasil kegiatan kepada Koordinator Pulau Nias


27



DAFTAR ISI Halaman 6.1 PENULISAN USULAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN------------------------------------------ 1 6.1.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 6.1.2 Ketentuan Usulan ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 6.1.3 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 6.1.4 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 6.1.5 Format Usulan -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 6.2 VERIFIKASI USULAN -------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 6.2.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6 6.2.2 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 6.2.3 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 6.2.4 Penutup -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

ii

PENJELASAN VI PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI

Penjelasan VI terdiri dari dua bagian yaitu Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan dan Survei & Verifikasi. Bagian penulisan usulan berisi penjelasan tentang bagaimana menuliskan usulan desa yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Desa II. Sedangkan bagian verifikasi berisi penjelasan tentang bagaimana proses verifikasi dilakukan terhadap usulan-usulan desa sebelum dibahas dalam Musyawarah Antar Desa II.

6.1. Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan 6.1.1. Umum Tujuan

:

Agar gagasan kegiatan masyarakat yang telah disepakati dan diputuskan dalam musyawarah desa II tercatat secara sistematis sehingga memudahkan untuk diperiksa kelayakannya oleh tim verifikasi sebelum dibahas dalam musyawarah antar desa II.

Waktu

:

1. Setelah pelaksanaan musyawarah desa II 2. Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa II.

Pelaku

:

-

Tiga (3) orang warga masyarakat terpilih. Proses pemilihan dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK-R2PN.

-

Dua (2) orang Kader Desa yang sebelumnya telah membantu proses penggalian gagasan.

6.1.2. Ketentuan Usulan (a)

(b)

Untuk menampung aspirasi masyarakat tentang pembangunan maka setiap desa boleh mengajukan banyak usulan, tentu saja usulan dimaksud merupakan Prasarana pendukung perdesaan yang sangat berguna bagi pengembangan perkonomian, banyaknya usulan juga harus diikuti dengan kwalitas jenis usulan, sehingga dimasa mendatang usulan-usulan tersebut menjadi Bank Usulan Pembangunan yang visioning, seperti : Peningkatan penyediaan prasarana sosial ekonomi bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat, dengan penekanan bahwa prasarana yang dibangun: 1)

Dapat menunjang pembangunan perdesaan dan mendorong pengembangan aktifitas ekonomi produktif,

2)

Dapat meningkatkan efisiensi usaha dan memperkuat akses terhadap sentra produksi dan pasar. (lihat Penjelasan IV)

Desa tidak perlu mencantumkan besarnya biaya seluruh kegiatan yang diusulkan kecuali usulan kegiatan yang dimaksud pada tahun bersangkutan. Nilai satu usulan disesuaikan dengan kebutuhan serta tidak ada batasan minimal dan maksimalnya.

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi

1

6.1.3. Persiapan (a)

Anggota TPU berkumpul untuk mendapatkan penjelasan dari FK dan/atau PjOK tentang tujuan, proses dan sistematika penulisan usulan serta formulir-formulir yang digunakan termasuk cara pengisiannya.

(b)

Salah seorang KD memandu untuk menyusun jadwal dan rencana kerja.

(c)

Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, seperti: Berita Acara keputusan Musyawarah Desa II tentang gagasan-gagasan yang disetujui dan ditetapkan, formulir-formulir yang dibutuhkan, alat-alat tulis, kertas dan bahan serta data pendukung lainnya.

(d)

Membuat Rekapitulasi daftar gagasan kegiatan yang disetujui dan ditetapkan dalam musyawarah desa II.

(e)

Masing-masing anggota TPU mempelajari daftar kegiatan yang telah ditetapkan menjadi usulan desa.

6.1.4. Pelaksanaan (a)

Sesuai jadwal yang telah disusun melihat lokasi kegiatan yang diusulkan dan/atau mendatangi kelompok pengusul.

(b)

Membahas dengan masyarakat atau kelompok pengusul tentang gagasangagasan yang telah disetujui dalam musyawarah desa II, antara lain: alasan mengusulkan kegiatan, pandangan ke depan dari masyarakat atau kelompok pengusul terhadap kegiatan tersebut jika nantinya diputuskan akan terdanai, jumlah penerima manfaat, jenis atau konstruksi bangunan yang diinginkan (misal jenis jembatan: kayu, beton atau lainnya) perkiraan dampak lingkungan yang terjadi dan bagaimana rencana penanggulangannya.

(c)

Mengidentifikasi kemungkinan yang akan terjadi jika usulan kegiatan disetujui untuk didanai dan dilaksanakan, seperti: apakah ada lahan, bangunan, atau tanaman yang terkena proyek atau kegiatan. Kemudian membahas bersama masyarakat bagaimana solusinya apakah masyarakat akan menyumbangkan sebagai bentuk swadaya atau pemilik lahan, bangunan, atau tanaman tidak mendapatkan ganti rugi dengan dana PPKR2PN. Selanjutnya dibuatkan surat pernyataan yang ditanda tangani oleh seluruh pemilik lahan, bangunan dan tanaman bahwa tidak ada masalah terhadap lahan, bangunan dan tanaman yang akan terkena proyek atau kegaitan dan mereka tidak akan menuntut ganti rugi dengan menggunakan dana PPK-R2PN.

(d)

Memastikan kepada masyarakat atau kelompok pengusul tentang besarnya swadaya yang akan disumbangkan jika usulan kegiatannya disetujui untuk didanai PPK-R2PN. Jika masyarakat sudah menyepakati nilai dan bentuk swadayanya, buat berita acara kesanggupan masyarakat berswadaya, ditandatangani oleh wakil anggota masyarakat yang ditunjuk oleh masyarakat sendiri dengan mengetahui kepala desa.

(e)

Selesai kunjungan lapangan di lokasi atau kelompok pengusul, maka selanjutnya semua anggota TPU berkumpul untuk menuliskan usulan


2

masyarakat dalam bentuk proposal. Langkah-langkah yang dilakukan, yaitu: (i)

Merumuskan uraian singkat dan jelas informasi dan data-data yang berkaitan dengan usulan kegiatan yang telah dikumpulkan dari masyarakat.

(ii)

Membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan dan desain sederhana untuk kegiatan prasarana pendukung perdesaan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai jenis konstruksi yang dipilih masyarakat, apakah masuk kategori besar, sedang atau kecil menurut pandangan masyarakat.

(iii)

Menuliskan dan memasukkan data-data yang telah diperoleh pada waktu kunjungan lapangan ke dalam format-format usulan yang telah disediakan.

(iv)

Menyampaikan dan menginformasikan usulan yang sudah ditulis kepada kelompok pengusul dan TPK untuk di tanda tangani dan disampaikan di tingkat kecamatan agar dapat dilakukan verifikasi,

(v)

Usulan tertulis perlu disampaikan secara terbuka kepada masyarakat dengan ditempel di papan informasi atau media lainnya.

6.1.5. Format Usulan Format suatu usulan desa atau proposal pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu pokok usulan dan lampiran. (a) Pokok usulan merupakan informasi gambaran atau uraian tentang jenis usulan kegiatan, yang terdiri dari: (i)

Uraian singkat, padat dan jelas yang dapat menggambarkan latar belakang, alasan dan tujuan dari kegiatan yang diusulkan.

(ii)

Siapa yang mengusulkan (masyarakat dusun, kelompok laki-laki, perempuan atau campuran).

(iii)

Ukuran atau volume kegiatan.

(iv)

Bentuk, model atau jenis konstruksi seperti apa yang diusulkan (misalnya: usulan prasarana  jembatan dengan konstruksi jembatan kayu atau beton).

(v)

Lokasi atau tempat usulan kegiatan dilaksanakan.

(vi)

Jumlah penerima manfaat secara langsung maupun yang tidak langsung.

(vii) Uraian singkat padat dan jelas tentang manfaat yang dapat diambil dari hasil kegiatan yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memanfaatkan paling besar atau yang menjadi sasaran langsung, Seberapa besar kemungkinan kegiatan dapat memberikan manfaat langsung kepada masyarakat miskin, bagaimana keterlibatan perempuan. (viii) Uraian singkat padat dan jelas tentang kesanggupan swadaya masyarakat. (ix)

Rencana Anggaran Biaya yang dibutuhkan, berupa uraian perkiraan nilai atau biaya kegiatan prasarana menurut masyarakat termasuk ukuran besar, sedang atau kecil, dapat dikerjakan oleh masyarakat


3

atau tidak serta bagaimana rencana pengerjaannya (besar insentif tenaga kerja), pengadaan bahan dan alatnya. (x)

Uraian singkat, padat dan jelas tentang rencana tindak lanjut untuk operasional dan pemeliharaan atau pengembangannya.

(xi)

Nama dan tanda tangan semua anggota Tim Penulis Usulan, menyetujui Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional dan mengetahui Kepala Desa.

(xii) Contoh  Desa Ingin Maju, 15 November 2001 Usulan ditulis oleh: 1. Si Anu (Kader desa) 2. Si Tini (anggota TPU/Kader desa) 3. Si Badu (Anggota TPU) 4. Si Tuti ( anggota TPU) 5. dll

(b)

……………………. ……………………. ……………………. …………………….

Menyetujui

Mengetahui

( Ketua TPK )

( Kepala Desa )

Lampiran terdiri dari atas data-data pendukung dari pokok usulan meliputi: (i)

Salinan berita acara keputusan musyawarah desa khusus perempuan untuk menyepakati usulan dari perempuan,

(ii)

Salinan berita acara keputusan musyawarah penetapan usulan kegiatan desa,

(iii)

Rekapitulasi usulan musyawarah desa II

(iv)

Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau tabel/matrik atau bentuk lainnya.

(v)

Sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.

(vi)

Berita acara kesanggupan swadaya

kegiatan

desa

yang

desa II tentang ditetapkan

dalam

(vii) Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPKR2PN (untuk usulan yang relevan) Contoh satu bendel usulan atau proposal desa adalah sebagai berikut: (a)

Cover atau sampul muka proposal. Pada prinsipnya informasi yang perlu dituliskan dalam cover adalah; jenis kegiatan yang diusulkan, nama desa, kecamatan dan kabupaten. Bentuk dan warnanya bebas.

(b)

Surat pengantar. Pada prinsipnya merupakan tulisan pengantar dari desa untuk mengirimkan usulan kegiatan yang akan dibahas pada forum antar desa yang disusun dan ditanda tangani oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa dan mengetahui Kepala Desa.


4

(c)

Pokok Usulan Kegiatan

(d)

Lampiran

Catatan:  Jika desa mengajukan 3 usulan maka harus membuat 3 proposal usulan kegiatan dengan pokok bahasan seperti tersebut di atas.  Dokumen dibuat rangkap dua, satu dikirim ke PjOK untuk dibahas di musyawarah antar desa II (sebelumnya dilakukan verifikasi) dan satunya untuk arsip desa.


5

Alur Penulisan Usulan

Penetapan usulan Desa hasil kesepakatan forum Musyawarah Khusus Perempuan dan Musyawarah Desa II

Jika mengajukan 3 usulan, tiap usulan hanya terdiri atas 1 jenis kegiatan

Daftar setiap kegiatan yang masuk ke desa dicatat sesuai format yang ada ( Lihat Penjelasan 6 )

 Formulir Usulan Desa  Formulir pendukung lainnya yang ditetapkan dalam Penjelasan 6 atau yang dianggap perlu.

REKAPITULASI USULAN DESA (PROPOSAL DESA)


6

6.2. Verifikasi Usulan 6.2.1. Umum Tujuan

:

a. Memeriksa apakah semua usulan yang akan dibahas dalam musyawarah antar desa II telah memenuhi syarat atau kriteria yang sudah ditentukan. b. Melihat kesesuaian kebutuhan atau kelayakan dari semua usulan desa. c. Memberikan rekomendasi kelayakan suatu usulan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II. Tim verifikasi tidak berhak mengambil keputusan didanai atau tidaknya suatu usulan desa.

Waktu

:

Setelah usulan-usulan ditulis.

Pelaku

:

Tim Verifikasi.

6.2.2. Persiapan (a)

Pembentukan Tim Verikasi. Penjelasan lebih lanjut mengenai siapa dan bagaimana proses pemilihannya dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK –R2PN.

(b)

FK, PjOK memastikan semua usulan /proposal desa telah terkumpul di kecamatan dan siap diverifikasi.

(c)

Sebelum menjalankan tugasnya, Tim Verifikasi mendapat pelatihan terlebih dahulu yang diberikan oleh FK dan KM Kab. Proses dan materi pelatihan dapat dilihat pada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.

6.2.3. Pelaksanaan Verifikasi dilakukan terhadap semua usulan Prasarana pendukung perdesaan. FK dan PjOK membagikan usulan-usulan kegiatan dan formulir pemeriksaan kepada anggota tim verifikasi untuk diperiksa. Proses verifikasi dilakukan dalam lima tahapan yang memerlukan waktu maksimal 4 minggu tergantung dari banyaknya usulan dan sangat dipengaruhi oleh kesiapan tim, efektifitas kerja tim, kondisi geografis. Lima tahapan proses verifikasi sebagai berikut: (a)

Pemeriksaan dokumen usulan kegiatan di kecamatan

Hari ke 1-2 Anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk memeriksa kelengkapan dokumen atau administrasi usulan kegiatan. Pemeriksaan dengan menggunakan formulir atau ceklis yang sudah disediakan. Isi ceklis tersebut adalah:


7

(i)

Sesuai dengan keputusan musyawarah desa II dan sudah ditanda tangani oleh Ketua TPK dan Kepala desa

(ii)

Tidak termasuk jenis kegiatan yang masuk dalam daftar larangan

(iii)

Tidak tumpang tindih dengan rencana program lain

(iv)

Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa Khusus Perempuan untuk mensepakati usulan dari perempuan.

(v)

Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa II tentang penetapan usulan kegiatan desa.

(vi)

Ada Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam musyawarah desa II

(vii) Ada Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan Jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau tabel/matrik atau bentuk lainnya. (viii) Ada sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan. (ix)

Ada Berita Acara Kesanggupan Swadaya.

(x)

Ada Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK-R2PN (untuk usulan yang relevan).

Catatan: Jika usulan masih terdapat kekurangan dokumen yang diperlukan atau belum lengkap maka usulan dikembalikan ke desa agar dilengkapi dalam waktu maksimal 3 hari dilampiri catatan tim verifikasi terhadap kekurangannya. Hari 3-8 Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul untuk membahas dan membuat catatan serta rekomendasi terhadap semua usulan dari sisi kelengkapan dokumentasi serta kesesuaian dengan kriteria /prosedur yang sudah ditentukan dalam PPK-R2PN. Pada tahap ini sengaja diberi kelonggaran waktu untuk antisipasi pengembalian usulan ke desa untuk dilengkapi kekurangannya, kemudian diserahkan kembali ke tim verifikasi dan di cek kembali kelengkapannya. Hari ke 9 Dokumen usulan berikut catatan/rekomendasi hasil pemeriksaan Tim Verifikasi diserahkan kepada KM Kab/KMT untuk mendapatkan pengecekan kembali sehingga lebih dapat dipastikan usulan telah sesuai dengan kriteria dan prinsip prosedur PPK. (b)

Pengecekan kembali oleh KM Kab

Hari 10-15 KM Kab/KMT memeriksa kembali semua dokumen usulan dan mempelajari catatan dan rekomendasi yang telah diberikan oleh tim verifikasi. Berdasarkan hasil pengecekan kembali, KM Kab/KMT melakukan: (i)

Identifikasi terhadap usulan-usulan desa yang memerlukan lebih banyak perhatian berkaitan dengan bentuk atau jenis konstruksi yang diinginkan masyarakat, sehingga apakah nantinya memerlukan


8

tenaga ahli atau cukup bisa diawasi oleh FK/FT, perkiraan biaya dan apakah bisa dikerjakan oleh masyarakat desa.

(c)

(ii)

Pemeriksaan usulan apakah tumpang tindih dengan rencana program yang sudah ditentukan dalam rencana pembangunan daerah/kabupaten (terutama kepastian pelaksanaan rencana pembangunan daerah tersebut).

(iii)

Pembuatan catatan-catatan rekomendasi tim verifikasi

(iv)

Pembuatan jadwal kegiatan kunjungan lapangan bersama tim verifikasi terutama pada lokasi-lokasi yang memerlukan perhatian khusus dan pemeriksaan yang seksama.

(v)

Menyerahkan kembali semua usulan desa dan catatan-catatannya kepada tim verifikasi termasuk jadwal kunjungan lapangan KM Kab/KMT.

terhadap

semua

usulan

dan

Kunjungan lapangan (pemeriksaan lapangan)

Hari ke 16-22 Berdasarkan hasil catatan pemeriksaan dokumen dan pengecekan ulang oleh KM Kab/KMT, Tim Verifikasi menyusun jadwal dan melakukan kunjungan lapangan ke desa-desa peserta PPK-R2PN. Dalam kunjungan lapangan ke desa tim dapat dibagi menjadi beberapa tim kecil dengan komposisi yang disesuaikan dengan jenis usulan yang akan diverifikasi oleh tim tersebut. Fasilitator Kecamatan memfasilitasi pembagian anggota tim agar dapat dipastikan setiap jenis usulan diverifikasi oleh anggota tim verifikasi yang mempunyai keahlian atau pengalaman dibidang usulan yang diverifikasi. Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode atau cara observasi/pengamatan langsung dan wawancara dengan masyarakat pengusul dan informan lainnya. Hal-hal yang diamati dan ditanyakan melalui wawancara adalah sebagi berikut: (i)

Apakah usulan sesuai dengan hasil Musyawarah Desa II

(ii)

Masyarakat atau penerima manfaat dilibatkan untuk mengetahui proses penulisan usulan

(iii)

Bagaimana proses sosialisasi PPK-R2PN yang telah dilaksanakan di masyarakat, alasan apa masyarakat mengajukan usulan dan manfaat apa yang dapat diambil jika kegiatan yang diusulkan dapat dilaksanakan, dan apa rencana masyarakat selanjutnya setelah kegiatan dilaksanakan.

(iv)

Apakah ada tuntutan ganti rugi dan bagaimana penanganannya.

(v)

Apakah benar kesanggupan masyarakat untuk berswadaya seperti yang tertuang dalam berita acara.

(vi)

Apakah kegiatan memungkinkan untuk dilaksanakan pada lokasi atau kelompok pengusul (untuk kegiatan prasarana apakah nanti memerlukan desain yang rumit dan sulit, bagaimana rencana operasinal dan keberlanjutannya, untuk pelatihan masyarakat apakah bisa meningkatkan ketrampilan masyarakat, dll).


9

(vii) Bagaimana rencana pelaksanaan dan pemanfaatan /operasional kegiatan serta rencana pemeliharaan dan pelestarian (viii) Kelayakan lingkungan: apakah kegiatan tidak membahayakan lingkungan atau sebaliknya apakah lingkungan sekitar mendukung kegiatan yang diusulkan. (d)

Dialog dengan masyarakat

Selesai melakukan wawancara dengan masyarakat dan mengamati langsung lokasi kegiatan di tiap desa, selanjutnya tim verifikasi melakukan dialog dengan masyarakat pengusul dan anggota masyarakat desa lainnya untuk menyampaikan catatan-catatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan pembuatan rekomendasi sekaligus sebagai umpan balik. Melalui dialog ini diharapkan terjadi interaksi aktif antara masyarakat dengan tim verifikasi melalui forum tanya jawab dan pembahasan catatan hasil pemeriksaan. Masyarakat dapat memberikan tanggapan dan masukan atau upaya perbaikan terhadap kekurang lengkapan usulannya sebelum tim verifikasi membuat rekomendasinya. (e)

Pembuatan rekomendasi

Hari 23-25 Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk merangkum hasil catatan-catatannya, baik dari hasil pemeriksaan dokumen maupun pemeriksaan langsung dilapangan. Selanjutnya dibuatkan kesimpulan sebagai rekomendasi yang akan diberikan terhadap semua usulan kegiatan yang telah diverifikasi dan ditanda tangani oleh semua anggota tim verifikasi.


10

Alur Verifikasi Usulan Proses Penulisan usulan desa oleh Tim Penulis Usulan

Identifikasi Kebutuhan Tim Verifikasi oleh FK dan PjOK

Usulan desa/ proposal kegiatan

Pembentukan Tim Verifikasi

Proses Verifikasi

Pemeriksaan dokumen usulan di kecamatan

Pengecekan ulang oleh KM

Pemeriksaan Lapangan

Dialog dengan masyarakat

Pembuatan rekomendasi

MUSYAWARAH ANTAR DESA II


11

6.2.3. Penutup Hal-hal lain yang belum diatur dan dianggap perlu, dapat ditentukan lebih lanjut melalui Musyawarah desa, musyawarah antar desa dan kesepakatan dalam Tim Verifikasi sesuai dengan kebutuhan dan ciri karakteristik daerah masing-masing sepanjang tidak menyimpang dan bertentangan dengan Petunjuk Teknis Operasional atau Penjelasan ini. Beberapa formulir yang digunakan dalam pelaksanaan verifikasi dapat dilihat pada lampiran. Jika dianggap perlu maka tim verifikasi bersama FK/FT dan dibantu oleh KM dapat membuat formulir sendiri guna melengkapi atau menyempurnakan formulir yang ada, disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setempat serta jika telah disepakati bersama.

Kegiatan yang termasuk dalam Daftar Larangan (Negative List) adalah: 

Pembiayaan atau pembayaran gaji pegawai negeri.



Pembelian kapal ikan yang berbobot di atas 10 ton dan perlengkapannya.



Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang dapat merusak lingkungan.



Pembiayaan kegiatan yang mempekerjakan anak-anak di bawah usia kerja.



Pembiayaan kegiatan politik praktis atau keperluan partai politik.



Pembiayaan dalam bentuk apapun juga (apa saja) yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata.



Pembelian pupuk kimiawi, obat pertanian kimiawi (insektisida, pestisida, herbisida, dan sebagainya).



Beberapa jenis kegiatan yang dilarang atau dibatasi sesuai ketentuan dalam PTO dan atau Penjelasannya, namun belum tercantum dalam daftar ini.


12



DAFTAR ISI Halaman 7.1 PENGANTAR------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 7.2 MENGAPA PEMANTAUAN PENTING ?---------------------------------------------------------------------------- 1 7.3 PRINSIP-PRINSIP DU BALIK PEMANTAUAN -------------------------------------------------------------------- 1 7.4 SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PEMANTAUAN ?------------------------------------ 2 7.5 APA YANG PERLU DI PANTAU ? ----------------------------------------------------------------------------------- 2 7.6 JENIS KEGIATAN PEMANTAUAN DI DALAM PPK-R2PN----------------------------------------------------- 3 7.6.1 Pemantauan Internal -------------------------------------------------------------------------------------------- 3 7.6.2 Pemantauan Eksternal - Pemantauan yang Dilakukan Secara Independen, oleh Organisasi Lain------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 7.7 JENIS AKTIVITAS EVALUASI DALAM PPK-R2PN ------------------------------------------------------------ 12 7.8 PENGUMPULAN DATA ---------------------------------------------------------------------------------------------- 13 7.9 PELAPORAN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

ii

PENJELASAN VII PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

7.1. Pengantar Penjelasan ini meliputi uraian tentang pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang dilaksanakan pada PPK-R2PN. Tambahan informasi dan format pelaporan juga tersedia dalam penjelasan ini dengan uraian yang lebih terperinci.

Apa itu Pemantauan  Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang siklus program dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan.

7.2. Mengapa Pemantauan Penting? (a)

Pemantauan menjadi penting karena hal ini membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah, konsultan dll) mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh program. Temuan-temuan dari kegiatan pemantauan tersebut sekaligus juga membantu para pelaku program untuk mengecek apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak.

(b)

Pemantauan adalah alat manajemen yang sangat berguna. Informasi yang digali dari pemantauan dan evaluasi dapat memberi masukan kepada pengambil keputusan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan dapat diambil jika diperlukan.

(c)

Pemantauan penting karena kegiatan ini mendokumentasikan berbagai pengalaman yang muncul didalam pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi di PPK-R2PN. Kegiatan ini juga membuat para pelaku program dan berbagai pihak lain untuk belajar dari apa yang terjadi di lapangan.

7.3. Prinsip-Prinsip Dibalik Pemantauan (a)

Pemantauan harus dilihat sebagai alat penting untuk memperbaiki program. Jika pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan baik, semua pihak mendapat keuntungan karena ada banyak informasi yang diperoleh untuk memperbaiki pelaksanaan program dan juga untuk mempertimbangkan masa depan program.

Penjelasan VII : Pemantauan dan Pelaporan

1

(b)

Ada dua prinsip penting dari PPK-R2PN: partisipasi, transparansi dan sederhana. Semua pelaku program, terutama Masyarakat, Fasilitator dan Konsultan seharusnya merasa bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusi untuk perbaikan program. Pemantauan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara, dan bersifat terbuka untuk menerima informasi yang baik ataupun yang buruk, penghargaan maupun kritikan. Tidak seorangpun yang harus merasa perlu dipersalahkan jika muncul masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Yang penting adalah bahwa para pelaku program menjadi lebih sadar tentang masalah tersebut dan dapat belajar dari masalah itu, dan jika perlu, mengambil langkah perbaikan.

(c)

Semua pelaku PPK-R2PN mempunyai kewajiban untuk melaporkan informasi se-akurat mungkin. Maksudnya adalah agar para pelaku program tidak berpikir hanya mau melaporkan apa yang di anggap menyenangkan untuk didengar oleh atasan. Apabila memungkinkan informasi tersebut harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin ke-akurasiannya. Karena hanya informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dan sumber terpercaya yang dapat membantu untuk memperbaiki program.

7.4 Siapa yang Bertanggung Jawab Terhadap Pemantauan? Secara umum, semua pelaku program berkewajiban untuk memantau kegiatan mereka dan memastikan bahwa kemajuan kegiatan telah dicapai sesuai target, rencana dan jadwal. Pelaku program yang dimaksud adalah: (a)

Aparat pemerintah pada berbagai tingkatan (Tim Koordinasi / Sekretariat PPK Pusat, TK PPK Propinsi dan Kabupaten, PjOK, PjAK, Kepala Desa, dll)

(b)

Anggota DPR/DPRD

(c)

Konsultan pada tingkat Nasional, Wilayah, Kabupaten dan Kecamatan.

(d)

Kader desa

(e)

Masyarakat desa

(f)

Pemberi dana

(g)

Pihak lain seperti LSM, Wartawan, Auditor, dll.

Peran fasilitator dan Konsultan seperti FK/FT dan KMKab/KMT dalam pemantauan adalah: (a)

Melakukan pemantauan secara berkala di wilayah kerja mereka untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN telah diterapkan dan program berjalan sesuai dengan jadwal dan rencana;

(b)

Melaporkan secara berkala status program di wilayah kerja mereka;

(c)

Membantu dan memfasilitasi kunjungan dari pihak lain (misalnya aparat Pemerintah, Konsultan Nasional, Tim Evaluasi, dll) yang melakukan pemantauan atau evaluasi di wilayah kerja mereka.

7.5. Apa yang Perlu di pantau? Untuk mengetahui apa saja yang dimonitor, perlu diketahui apa saja tujuan dan output yang diinginkan. Secara umum tujuan PPK-R2PN tetap diutamakan untuk penanggulangan kemiskinan terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat serta


2

untuk mengembangan kelembagaan dan kapasitas masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya. Output dari program ini termasuk: Pembangunan Perumahan(H), Pembangunan Sekolah(S),Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go),Pembangunan prasarana pendukung perdesaan(I), penyediaan pelatihan masyarakat, dll. Berdasarkan tujuan dan output ini, kemudian dikembangkan indikator kinerja tertentu bagi program dan diikuti setiap waktu. Indikator ini kemudian dilaporkan mengikuti sistem pelaporan dari lapangan atau bisa dilakukan melalui kegiatan pemantauan dan evaluasi lainnya seperti studi kasus, survei dampak, misi supervisi, dll. Berikut ini beberapa contoh jenis-jenis indikator yang diikuti oleh PPK-R2PN: (a)

Jenis, dimensi, dan jumlah unit Perumahan,Gedung Sekolah,Kantor atau Balai desa yang dibangun.

(b)

Jenis dan jumlah kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan yang dipenuhi.

(c)

Jenis dan jumlah pelatihan yang telah dilaksanakan.

(d)

Jumlah Desa, Kecamatan, Kabupaten yang menerima dana PPK-R2PN.

(e)

Jumlah dana yang telah dicairkan ke masing-masing Desa dan Kecamatan.

(f)

Jumlah kasus korupsi yang sudah diselesaikan.

(g)

Jumlah perempuan dan laki-laki yang turut berpartisipasi dalam pertemuan dan kegiatan PPK-R2PN serta kualitas keterlibatan mereka dalam setiap tahapan PPK-R2PN.

(h)

Kepuasan masyarakat terhadap kegiatan PPK-R2PN.

(i)

Perubahan kesejahteraan rumah tangga bagi pemanfaat dana PPK-R2PN.

(j)

Perubahan perilaku masyarakat terhadapat program pemberdayaan seperti PPKR2PN.

(k)

Peningkatan ketrampilan UPK dan TPK.

Indikator-indikator seperti yang telah disebutkan di atas kemudian disesuaikan dalam sistem pemantauan dan evaluasi, termasuk didalamnya pelaporan dari lapangan, sehingga semuanya dapat ditelusuri setiap waktu untuk mengukur dampak dan kemajuan PPK-R2PN.

7.6. Jenis Kegiatan Pemantauan di Dalam PPK-R2PN Pemantauan pada PPK-R2PN dapat dibagi menjadi pemantauan internal dan pemantauan eksternal. 7.6.1. Pemantauan Internal Pemantauan internal didefinisikan sebagai kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh para pelaku program, yaitu mereka yang terlibat secara langsung didalam program. Mereka adalah pelaksana program, aparat pemerintah, lembaga pemberi dana ataupun pemanfaat. (a) Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat Jenis pemantauan yang terbaik adalah pemantauan yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan


3

program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan program tersebut. PPK-R2PN mewajibkan Konsultan untuk memfasilitasi adanya pemantauan yang dilakukan masyarakat. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok yang akan melakukan pemantauan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari dusun yang ada serta merupakan tokoh agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN di desanya. Seseorang yang sudah menjadi anggota suatu kelompok tertentu, tidak bisa menjadi anggota di kelompok yang lain. Kepala Desa, KD, dan anggota TPK/KP tidak diperbolehkan menjadi anggota kelompok khusus ini. Pemuka agama, pemuka adat atau warga yang dipercaya dan dekat dengan masyarakat lebih diharapkan untuk dilibatkan dalam tugas ini. Kelompok yang melakukan pemantauan ini bertanggungjawab kepada masyarakat. Kelompok ini bertugas memantau pelaksanaan PPK-R2PN di desa dan menginformasikan hasil pantauannya kepada masyarakat luas melalui media dan pertemuan-pertemuan masyarakat yang ada di desa, termasuk melalui Musyawarah Desa pertanggungjawaban dan serah terima. Dengan demikian, masyarakat luas, tidak terbatas pengelola program, dapat mengukur tingkat manfaat, kuantitas dan kualitas tiap kegiatan, tingkat keterbukaan, termasuk proses pemberdayaan dalam pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN yang sedang berjalan. Karena PPK-R2PN tidak memberikan honor maupun dana operasional, masyarakat perlu bersama-sama mendukung agar kelompok yang melakukan pemantauan ini dapat menjalankan tugasmya dengan baik. Selain bermanfaat untuk masyarakat dalam arti luas, hasil pantauan kelompok ini juga sangat berguna bagi TPK/KP untuk meningkatkan kemampuan dan kinerjanya dalam hal administrasi, keuangan, fisik pekerjaan, pemberdayaan, transparansi dan peningkatan peran serta masyarakat dalam kegiatan PPKR2PN. Oleh karena itu, diharapkan dapat terjadi dialog interaktif antara tim pemantau dengan tim pengelola kegiatan. Bagi desa-desa yang melaksanakan kegiatan Pembangunan Perumahan ,Sekolah, Kantor dan Balai desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan, disediakan Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat untuk menilai kualitas kegiatan. Fasilitator Kecamatan dan Kader Desa akan membimbing kelompok pemantau dalam pengisian Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat. Lembar ini diisi berdasarkan pemantauan saat kemajuan kegiatan 0-50%, 51- 100%, dan sekitar 3 bulan setelah kegiatan fisik selesai. Lembar yang telah diisi dan hasil pemantauan lainnya dibuat rangkap 4 untuk TPK, PjOK, untuk Pusat yang dikirimkan oleh FK/FT melalui KMKab/KMT, dan arsip untuk Tim Pemantauan. Biaya foto copy diambil dari Biaya Umum pada UPK. Secara teknis, masyarakat yang melakukan pemantauan ini dapat terdiri dari satu kelompok atau beberapa kelompok, tergantung kebutuhan yang disepakati oleh masyarakat. Nama dari tim juga tergantung kesepakatan masyarakat; apakah akan dinamakan tim monitoring masyarakat, tim sukses, tim khusus atau lainnya. Di bawah ini, terdapat beberapa contoh-contoh kelompok pemantau yang dibentuk oleh masyarakat dalam pelaksanaan PPK yang sudah berjalan.


4

Beberapa contoh kelompok pemantauan yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di PPK-R2PN Tim Khusus Tim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut: (a)

Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim antara lain: (i)

Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk pembaharuan papan informasi.

(ii)

Melakukan pengawasan penyelenggaraan administrasi TPK.

(iii)

Memantau dan mengawasi penyelenggaraan pertanggungjawaban dan serah terima.

musyawarah

(b)

Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran/pengeluaran dana dari TPK.

(c)

Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai “checkers”, yaitu memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut kualitasnya.

(d)

Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli.

Hasil Pemantauan oleh Masyarakat sangat berguna bagi: 1)

Masyarakat, untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

2)

Tim pengelola kegiatan, untuk mengetahui umpan balik dari masyarakat terhadap hasil kerja Tim pengelola kegiatan.

3)

Para pendamping, seperti KD, Fasilitator kecamatan dan Konsultan Management sebagai masukan untuk meningkatkan kualitas bimbingan dalam menjaga proses pelaksanaan sesuai dengan tujuan kegiatan PPKR2PN.

4)

PJOK, untuk meningkatkan bimbingan kepada TPK/KP dan masukan untuk evaluasi keberhasilan kegiatan PPK-R2PN apakah sudah sesuai dengan tujuannya.

5)

Pusat, dalam rangka evaluasi keberhasilan pemberdayaan masyarakat dan transparansi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.


5

Jenis pemantauan partisipatif oleh masyarakat lainnya antara lain:

(b)



Pemantauan oleh BPD – Sesuai fungsi dan tugasnya, BPD atau nama lainnya secara otomatis bertanggung jawab untuk memantau kegiatan di tingkat desa, termasuk kegiatan PPK-R2PN pada semua tahapannya meliputi; sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan.



Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat difasilitasi oleh LSM – Merupakan bentuk pemantauan yang dilakukan oleh masyarakat di PPK-R2PN. Pemantauan oleh masyarakat ini difasilitasi oleh LSM yang dikontrak untuk melakukan pemantauan pelaksanaan PPKR2PN. LSM membantu desa-desa yang dipilih untuk melakukan kegiatan pemantauan partisispatif oleh masyarakat. LSM memfasilitasi masyarakat untuk memutuskan pertanyaan-pertanyaan apa saja mengenai PPK-R2PN yang penting bagi mereka, bagaimana mereka mengumpulkan data untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, serta membantu masyarakat menganalisa temuannya. Terkadang LSM juga membantu dalam memfasilitasi Kelompok atau Tim Khusus yang sudah disebutkan di atas.

Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator

Pemantauan terhadap kegiatan PPK-R2PN adalah tanggungjawab seluruh Konsultan dan Fasilitator. Konsultan pusat, Konsultan wilayah, konsultan kabupaten, FK dan KD, mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan PPK-R2PN. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk bisa mengetahui apakah kegiatan program sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah prinsip maupun prosedur PPK-R2PN juga diterapkan dengan benar. Konsultan harus melakukan pengecekan terhadap berbagai hal, termasuk di bawah ini: (i)

Apakah prinsip dan prosedur PPK-R2PN sudah diterapkan dengan benar?

(ii)

Apakah masyarakat desa berpartisipasi dalam semua tahap dari siklus program?

(iii)

Apakah informasi tentang program diinformasikan secara terbuka?

(iv)

Selama tahapan pelaksanaan, apakah kegiatan berjalan sesuai dengan usulan desa seperti yang telah disetujui dalam Musyawarah Antar Desa dan Musyawarah Desa III?

(v)

Apakah bantuan teknis diberikan kepada masyarakat desa dan bagaimana bantuan teknis ini bisa diperbaiki?

(vi)

Seperti apa kualitas dari prasarana pendukung perdesaan, kegiatan Perumahan,Sekolah dan cantor atau Balai desa? Apakah hasilnya dipelihara?

sudah

transparan

dan

(vii) Apakah dokumentasi administrasi keuangan disimpan dengan cukup baik, apakah semua transaksi tercatat? dan apakah harga standar untuk pembelian barang cukup masuk akal, dan diumumkan kepada publik?


6

(viii) Apakah Konsultan dilapangan memeriksa buku keuangan secara berkala? (ix)

Apakah permasalahan yang telah dilaporkan sebelumnya sudah diselesaikan?

(Lihat contoh ceklist pemantauan pada halaman berikutnya). Setiap Konsultan dan Fasilitator harus mengunjungi lokasi program secara berkala untuk memantau kegiatan dan menerima umpan balik dari masyarakat. Selama kunjungan lapangan, konsultan seharusnya tidak hanya berbicara kepada KD, pemimpin masyarakat dan tim pelaksana tetapi juga kepada masyarakat biasa dan pemanfaat. Konsultan harus mengunjungi beberapa rumah tangga yang berbeda, terutama di lokasi yang paling miskin dan paling sulit dijangkau dari suatu desa, dan melihat apa yang masyarakat katakan dan pikir tentang PPK-R2PN serta menanyakan apakah mereka berpartisipasi di dalam proses atau tidak.


7

CONTOH CEKLIS PEMANTAUAN DI LAPANGAN Di bawah ini adalah items umum untuk diperiksa pada saat melakukan kunjungan lapangan. Ceklis ini dapat dipergunakan oleh staf lapangan, pemantau eksternal, aparat pemerintah atau masyarakat. Jawaban dari pertanyaan ini dapat dihimpun dengan mempergunakan metodologi yang bervariasi seperti observasi langsung ke lapangan, diskusi kelompok terarah, wawancara dengan informan kunci maupun anggota masyarakat.

1. PARTISIPASI



Apakah masyarakat turut berpartisipasi dalam semua tahapan siklus program, termasuk sosialisasi, perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan, pemantauan dan pemeliharaan?



Siapa yang turut berpartisipasi dan siapa yang tidak? Apakah kelompok perempuan, orang miskin, dan marginal dapat berpartisipasi secara aktif? (kunjungilah beberapa rumah tangga yang paling miskin, kelompok rentan dan bagian desa yang terpencil dan lihatlah apakah orang-orang tersebut tahu tentang program atau turut berpartisipasi dalam tahapan kegiatan).



Siapa yang mendapatkan dan siapa yang tidak mendapatkan keuntungan dari kegiatan yang diusulkan?

2. PENYEBARAN INFORMASI DAN TRANSPARANSI



Umumnya, apakah masyarakat tahu tentang PPK-R2PN, prinsip-prinsipnya dan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat didanai?

 

Apakah informasi mengenai keuangan disebarkan di desa?



Apakah ada pemisahan dalam alur informasi pada tahapan tertentu atau dalam memperoleh informasi bagi kelompok masyarakat tertentu (perempuan, orang miskin, bagian desa yang jauh, masyarakat yang buta huruf/penutur dengan bahasa setempat, dll.)?

Apa mekanisme yang dipergunakan dalam mendiseminasikan informasi dasar mengenai prinsip-prinsip program dan keseluruhan prosesnya? Apa mekanisme yang dipergunakan agar masyarakat tetap tahu mengenai kemajuan program, termasuk keputusan yang dibuat pada saat Musyawarah Desa maupun Musyawarah Antar Desa, pencairan dana dan pembayaran?

3. KUALITAS BANTUAN TEKNIS  Bagaimana dukungan dari aparat setempat?



Bagaimana kualitas bantuan teknis yang diberikan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT? Apakah mereka mengerti tentang prisnsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN dan apakah mereka mengikutinya? Apa pandangan masyarakat tentang keterlibatan mereka?



Bagaimana meningkatkan dukungan dari konsultan dan aparat pemerintah?


8

CONTOH CHECKLIST PEMANTAUAN (Lanjutan) 4. KUALITAS KEGIATAN



Apakah kegiatan Pembangunan Perumahan, Sekolah, Kantor atau Balai Desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan secara teknis memenuhi syarat? Apa dampak dari kegiatan terhadap desa tersebut? Apakah prasarana itu dipelihara? Oleh siapa dan bagaimana? Jika tidak, mengapa? Apakah ada sanksi bagi kegiatan prasarana yang tidak tuntas atau secara teknis kurang layak? Jika tidak, apakah masyarakat terdorong untuk menerapkannya?



Apakah kegiatan-kegiatan sosial yang mendapat bantuan PPK (misalnya: penguatan kelembagaan lokal atau adat, dll) juga terselesaikan dengan baik? Apakah secara teknis kegiatan sosial tersebut memenuhi syarat? Apa dampak dari kegiatan-kegiatan tersebut terhadap desa?



Apa pendapat penduduk desa terhadap program ini, khususnya masyarakat miskin, perempuan, dan kelompok yang “terpinggirkan” (marjinal atau minoritas)? Apakah mereka merasa puas dengan adanya program ini? Apa dampak dari program ini terhadap kehidupan mereka? (sosial, ekonomi, dll)



Apakah ada masalah yang muncul dalam setiap tahapan? Bagaimana mereka menghadapi masalah tersebut? Bagaimana proses dari tahapan tersebut dapat diperbaiki?

5. PEMERIKSAAN KEUANGAN  Apakah tim pengelola keuangan (misal:Pendamping Pembukuan) dapat menangani dana program ini dengan semestinya? Apakah buku kas, kuitansi penerimaan, dan laporan dari bank telah dipastikan benar dan disimpan dengan rapi? Apakah semua transaksi keuangan terdokumentasi?



Apakah harga standar material diumumkan secara terbuka kepada masyarakat? Apakah transaksi keuangan dilakukan dengan transparan dan terdokumentasi dengan baik, dan apakah transaksi-transaksi tersebut diketahui oleh masyarakat?

 

Apakah ada gejala mark-up harga material? Apakah para Konsultan memeriksa catatan-catatan keuangan tersebut secara rutin?


9

TIPS SAAT MELAKUKAN PEMANTAUAN DI DESA  Ketika anda mengunjungi desa, berkelilinglah ke beberapa lokasi pemukiman yang berbeda di desa tersebut untuk memperoleh keterangan apakah warga desa tahu tentang PPK-R2PN. Carilah keterangan apakah mereka mengetahui tentang kegiatan PPK-R2PN? Apa pendapat mereka tentang PPK-R2PN? Apakah mereka memperoleh manfaat dari kegiatan PPK-R2PN tersebut? Pastikan anda mewawancarai responden dari kelompok laki-laki dan perempuan.  Kunjungilah rumah-rumah dari kelompok warga paling miskin di desa tersebut atau kunjungilah daerah yang terpencil di desa itu. Apakah warga yang paling miskin tersebut mengetahui tentang PPK-R2PN dan kegiatannya? Jika ya, mengapa? Jika tidak, mengapa? Apa saran mereka untuk perbaikan program ini?

(c)

Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang

PPK-R2PN adalah program pemerintah Indonesia. Dana PPK-R2PN adalah dana publik dan pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa PPK-R2PN berjalan sesuai prinsip dan prosedur dan bahwa dana dipakai sebagaimana mestinya. Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PPKR2PN (DPR/DPRD, Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dll) mempunyai tugas untuk memantau PPK-R2PN. Pegawai pemerintah yang berwenang sesering mungkin mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun berkala untuk penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau mereka atau bisa memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan. (Lihat contoh ceklis pemantauan). (d)

Pemantauan penanganan penyelesaian masalah

pengaduan

(complain)

dan

proses

Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PPK-R2PN adalah pemantauan terhadap proses penanganan pengaduan. PPK-R2PN sudah memilih spesialis penanganan pengaduan/Monev di Pulau Nias,untuk mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang PPKR2PN. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun pertanyaan sudah dijawab dengan segera, melakukan investigasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan. Pengaduan ataupun masalah bisa berhubungan dengan berbagai hal. Biasanya masalah berhubungan dengan pelanggaran prinsip dan prosedur PPK-R2PN, kesalahan dalam pengalokasian dana, dan/atau adanya intervensi yang tidak baik dari Aparat atau Konsultan PPK-R2PN. Proses penanganan pengaduan membuat setiap orang bisa menyampaikan suatu pengaduan, yaitu Konsultan melalui laporan biasa maupun berkala, anggota masyarakat melalui surat tanpa nama, atau LSM dan wartawan melalui laporan mereka tentang PPK-R2PN. PPK-R2PN sudah menyiapkan PO Box khusus untuk hal ini dan setiap orang bisa menulis untuk ditujukan ke alamat itu.


10

Jika Konsultan berniat untuk menyampaikan pengaduan atau laporan masalah, mereka bisa berdiskusi langsung dengan penyelia mereka, memasukannya ke dalam laporan bulanan atau mengirim surat kepada KORPUN (KM Nasional di Pulau Nias) atau KM Nasional: PO Box 612 Jakarta 10900. Jika anggota masyarakat atau pihak lain berniat untuk melaporkan masalah atau pengaduan, mereka bisa melaporkan dengan alamat yang sama seperti di atas. Untuk keterangan lebih lanjut, lihat Penjelasan 8: Prosedur Penanganan Pengaduan (e)

Studi Kasus dan Dokumentasi Tentang Beberapa Pelajaran yang Bisa Dipetik

Karena luasnya skala dan aktifitas PPK-R2PN, adalah sangat penting untuk melakukan dokumentasi program dan melakukan penelitian tentang apa yang terjadi di lapangan. KM Nasional mempunyai beberapa staf yang bertugas untuk melakukan penelitian dan menulis studi kasus tentang berbagai aspek dalam PPK-R2PN. Sebagai contoh, di PPK tahap pertama, staf KM Nasional menulis beberapa studi kasus dengan beragam tema: partisipasi perempuan dan orang miskin dalam PPK; penanganan konflik; peranan pemimpin perempuan; diseminasi informasi dan peranan KD; serta monitoring partisipatif oleh masyarakat. Studi kasus tersebut dipublikasikan secara berkala dan didistribusikan kepada para pelaku program pada tingkat nasional dan di lapangan. Dengan membaca studi kasus ini diharapkan para pelaku program, terutama konsultan bisa belajar dari pengalaman tentang PPK di wilayah lain. Studi kasus merupakan alat pemantauan yang cukup penting karena menyediakan informasi yang banyak dan deskriptif tentang apa yang terjadi dengan berbagai aspek dalam PPK. 7.6.2. Pemantauan Eksternal – Pemantauan yang dilakukan secara independen, oleh organisasi lain. Pemantauan eksternal dilakukan oleh pihak luar yang independen. Pemantauan eksternal diharapkan dapat memberi pandangan yang lebih obyektif dan badan yang independen yang tidak secara langsung terlibat dalam pelaksanaan program. Pemantauan eksternal berisi kumpulan data dan informasi tentang program, dari pihak luar. PPK-R2PN memasukan kegiatan pemantauan eksternal sehingga program bisa menerima sudut pandang yang berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Informasi dari pemantauan eksternal dapat diuji silang dengan hasil laporan dari pemantauan internal PPK-R2PN. LSM dan Wartawan memberikan pemantauan yang independen untuk PPK-R2PN. Pada awal kontrak, KM Nasional memberikan pelatihan dan orientasi tentang prinsipprinsip PPK-R2PN dan tahapan program kepada staf LSM dan Wartawan. (a)

Pemantauan Independen oleh LSM

PPK-R2PN melakukan kontrak dengan LSM di setiap propinsi untuk memantau dan menyampaikannya dalam laporan bulanan tentang perkembangan PPKR2PN. Sesuai dengan Term of Reference (TOR), LSM bertanggungjawab untuk memantau:


11

(i)

Partisipasi warga desa, khususnya perempuan dan warga miskin, di semua tahapan program;

(ii)

Transparansi dan saling berbagi informasi;

(iii)

Kesesuaian dengan prinsip-prinsip umum dan prosedur program;

(iv)

Kualitas pendampingan teknis;

(v)

Kualitas hasil program (sarana prasarana, kegiatan ekonomi dan kegiatan sosial);

(vi)

Pemeriksaan keuangan;

(vii) Rekomendasi dari pelaku dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam program (termasuk Konsultan) dalam hal perbaikan dan peningkatan PPK-R2PN. Tiap bulan, LSM harus mengunjungi sejumlah desa tetap di kecamatan dan Kabupaten yang berbeda. LSM melakukan kegiatan pemantauannya secara bergilir di kecamatan dan kabupaten sehingga pemantauan tersebut dapat mencakup wilayah yang ada seluas mungkin. Namun ada beberapa desa yang harus dipantau terus-menerus tiap bulan untuk melihat kemajuan yang dicapai oleh desa-desa tersebut. Di desa-desa tersebut, LSM akan mendampingi warga desa untuk melakukan monitoring partisipatif. LSM harus membuat laporan secara tertulis maupun lisan setiap bulannya dalam rapat koordinasi bulanan konsultan dan TK-PPK Propinsi atau TK-PPK Kabupaten. Konsultan diundang untuk hadir dalam pertemuan itu guna mempelajari temuan-temuan LSM tersebut. (b)

Pemantauan oleh Wartawan Independen

PPK-R2PN mempunyai kesepakatan dengan sebuah LSM yang bekerjasama dengan organisasi wartawan untuk mengunjungi lokasi PPK-R2PN dan menulis laporan tentang temuan mereka. Para wartawan bebas untuk menulis topik apapun tentang PPK-R2PN. Laporan-laporan tadi kemudian dipublikasikan pada surat kabar lokal ataupun disiarkan di radio. Peran konsultan dalam pelaksanaan pemantauan eksternal yang independen adalah untuk memfasilitasi LSM dan wartawan dalam kunjungan lapangan, jika diperlukan dan menjawab semua pertanyaan tentang PPK-R2PN dengan jujur.

7.7. Jenis Aktivitas Evaluasi dalam PPK-R2PN Hasil pemantauan secara internal maupun eksternal merupakan bahan untuk evaluasi bagi pelaku program agar selanjutnya dapat melakukan dengan lebih baik dan sesuai dengan prinsip dan prosedur PPK-R2PN. Sementara itu di tingkat keprograman dilakukan rangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Tim internal ataupun external bisa melakukan evaluasi dengan dibantu oleh staff program. Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelaku-pelaku program di lapangan.


12

Jenis evaluasi yang biasanya dilakukan dalam PPK-R2PN adalah: 

Misi Supervisi Bank Dunia – Biasanya dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Tim Koordinasi/ Sekretariat PPK Pusat dan KMN. Kadangkala, pihak lain seperti LSM ataupun para Spesialis bidang Teknik dilibatkan untuk ikut juga adalam program ini. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi PPK-R2PN (misalnya: partisipasi, manajemen isu, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program ini.



Evaluasi Tematik – Tim evaluasi eksternal, dengan dibantu oleh staff program PPK-R2PN bisa melakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam PPK-R2PN pada komponen Perumahan,Sekolah,Kantor atau Balai desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan.



Survey/Studi Dampak Program – PPK-R2PN, melalui lembaga penelitian ataupun universitas, melakukan survey terhadap rumah tangga untuk mengetahui dampak dari program pada kesejahteraan rumah tangga dan kemiskinan serta perubahan sikap dan tingkah laku dari pemerintahan di tingkat lokal. Survey tersebut biasanya tidak dilakukan di setiap propinsi; jadi hanya dilakukan pada propinsi tertentu yang telah dipilih.



Audit Keuangan dan Supervisi – Audit dilakukan secara berkala untuk memeriksa catatan keuangan UPK, TPK/KP. Di dalam KM Nasional, ada Unit Pelatihan dan Supervisi Keuangan yang mengunjungi tiap propinsi untuk memeriksa dokumen keuangan dan menyediakan pelatihan kepada UPK di tingkat kecamatan dan desa. Unit ini siap untuk mendampingi pelatihan keuangan di tingkat propinsi dan juga menyediakan bimbingan di-tempat untuk UPK dan TPK/KP. Misalnya, Unit ini dapat mendampingi pelatihan tambahan bagi UPK bila ada kesepakatan sebelumnya. Kesepakatan dengan Unit ini untuk melakukan pendampingan tersebut harus diajukan sebulan sebelumnya.

Lembaga audit pemerintah, BPKP juga melakukan audit terhadap PPK-R2PN setiap tahun. Seperti halnya pemantauan, peran Konsultan di lapangan seperti Konsultan Ahli,KMKab,KMT dan FK,FT dalam misi evaluasi adalah melakukan dan memfasilitasi kunjungan Tim evaluasi dan menyediakan informasi dan umpan balik yang jujur kepada Tim.

7.8. Pengumpulan Data Ada beragam cara mengumpulkan data untuk tujuan pemantauan (dan evaluasi). Dalam pemantauan, pengumpulan informasi biasanya merupakan bagian dari kerja sehari-hari. Seringkali data dikumpulkan melalui diskusi informal dan observasi selama kunjungan lapangan, pertemuan, dll. Di bawah ini adalah beberapa perangkat yang umum yang digunakan untuk mengumpulkan data: 

Observasi Langsung – Pemantau mengobservasi atau melihat apa yang sedang berlangsung di lapangan. Pemantau mengunjungi lokasi program, mengunjungi pertemuan-pertemuan atau mengunjungi lokasi kegiatan yang sedang berlangsung dan mencatat semua yang dilihat tersebut.



Wawancara – Wawancara adalah salah satu alat utama yang digunakan dalam pengumpulan informasi. Wawancara termasuk mengajukan pertanyaan kepada


13

perorangan atau kelompok dan mencatat jawabannya. Wawancara dapat dilakukan dalam bentuk terstruktur (menanyakan pertanyaan yang pasti dan memilih salah satu jawaban dari beberapa pilihan yang tersedia dalam kuesioner) atau tidak terstruktur (menanyakan pertanyaan terbuka dan menentukan apa yang akan ditanyakan berikutnya berdasar pada jawaban yang diterima). Ada beberapa jenis wawancara, yakni; wawancara individu untuk mendapatkan informasi dari orang tertentu; wawancara dengan informan kunci yang memiliki pengetahuan khusus tentang sebuah topik, atau wawancara kelompok). 

Diskusi Kelompok Terarah – Ini dilakukan untuk mendiskusikan topik tertentu secara rinci dengan sejumlah kecil orang, biasanya terdiri dari 6 sampai 7 orang. Fasilitator biasanya memandu kelompok dalam mendiskusikan sebuah topik yang sesuai dengan pengalaman dan kecenderungan mereka. Diskusi ini akan memperoleh hasil terbaik jika semua pesertanya memiliki karakteristik yang serupa (misal: semua perempuan, semua orang miskin, dll)



Survei – Survei secara umum merupakan tugas yang lebih terstruktur dengan pertanyaan-pertanyaan yang pasti dan biasanya merupakan daftar jawaban untuk dipilih. Survei formal, seperti sensus atau survei rumahtangga formal dapat digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar informasi kuantitatif. Survey informal atau mini survei juga dapat dilakukan dengan menggunakan teknik statistik yang lebih sederhana dan pertanyaan-pertanyaannya sedikit informal.

TIPS SAAT MELAKUKAN WAWANCARA Saat anda melakukan wawancara:  Gunakan seorang pencatat (notulen) jika diperlukan, yang dapat membantu mencatat jawaban-jawaban tersebut.  Mulailah dengan salam pembuka yang umum berlaku di daerah tersebut dan perkenalan.  Jelaskan dengan sejelas mungkin tujuan dari wawancara, kerahasiaan, dan waktu (berapa lama wawancara akan dilakukan)  Gunakan bahasa yang sederhana; hindari jargon (misal; akronim atau singkatan) dan kata-kata yang sulit dipahami oleh responden.  Hindari pertanyaan yang menjurus (misal: “Anda suka dengan program ini, kan?”) dan pertanyaan yang bersifat menilai atau menghakimi.  Lakukan wawancara secara informal, dengan diselingi diskusi.  Gunakan pertanyaan yang bersifat lebih terbuka, yang memungkinkan responden leluasa menceritakan pengalaman mereka dengan bahasa atau kata-kata mereka sendiri.


14

7.9. PELAPORAN Bagian penting dari pemantauan dan evaluasi adalah laporan tentang hasil. Untuk kegiatan pemantauan, ini artinya adalah mempersiapkan laporan mengenai kemajuan program. Laporan-laporan ini harus dibuat secara sederhana dan seringkas mungkin. Para pelaku program, khususnya konsultan mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada penyelia mereka. Jika konsultan tidak melaporkan secara akurat dan tepat waktu, hak ini akan berdampak negatif kepada evaluasi kinerja mereka. Tidak ada format laporan terpisah untuk staff pemerintah yang terlibat dalam PPK. Staff pemerintah dapat mengikuti format laporan dan topik yang sama seperti yang dilakukan oleh konsultan, jika mereka menginginkannya. Seperti telah dijelaskan di atas, PPK-R2PN mememiliki bermacam indikator kinerja kedalam sistem pelaporannya dan indikator tersebut dicermati pada waktu tertentu. Indikator pengukur tersebut digunakan untuk memantau kemajuan PPK-R2PN yang berkaitan dengan hasil spesifik dan juga hasil dari keseluruhan tujuan program. (a)

Alur Pelaporan

Adalah merupakan tanggung jawab konsultan di lapangan untuk mengumpulkan dan mengkonsolidasikan data dari wilayah kerja mereka dan melaporkan hasilnya pada setiap bulan kepada penyelia mereka. Alur laporan dapat dilihat seperti di bawah ini. Pengirim/Konsultan: KD & TPK/KP

Laporan asli dikirim ke: FK/FT

Tanggal pengiriman: Tanggal 25 setiap bulan Tanggal 1 setiap bulan Tanggal 5 setiap bulan

FK/FT

KMKab/KMT

KMKab/KMT

KORPUN

KORPUN

KM Nasional

Tanggal 10 setiap bulan

KM-Nasional

Pimpinan Program PPK Pusat


Copy laporan dikirim ke:  KD, TPK sebagai arsip    

PjOK FK sebagai arsip TK-PPKKab KM Kab/KMT sebagai arsip  TK-PPK Propinsi melalui KOPROV  KORPUN sebagai arsip  KM-Nasional sebagai arsip

Konsultan harus yakin bahwa copy laporan mereka disimpan secara lengkap di dalam arsip mereka.


15

ALUR PELAPORAN Tingkat

Desa

Konsultan/ Pengirim

Pelaku yang Menerima Copy

KD & TPK/KP Tanggal 25 setiap bulan

Kecamatan

FK/FT

PjOK Tanggal 1 setiap bulan

Kabupaten

KM Kab/KMT

TK-PPK Kab - up PjOKab


Wilayah/Propinsi

KORPUN

TK-PPK Propinsi melalui KORPROV


Nasional

KM Nasional

Satker PPK Pusat


(b)

Pelaporan Pada Tingkat Desa

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat desa? Pada tingkat desa, KD/KT dan TPK/KP umumnya bertanggung jawab untuk membuat laporan kepada FK/FT. Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan? KD dan TPK/KP wajib mengirim laporan mereka kepada FK/FT pada tanggal 25 setiap bulan. Apa yang mereka laporkan? KD/TPK harus melengkapi formulir di bawah ini: Untuk KD/KT dan TPK/KP:  Form 7.1 : Laporan Masalah yang Dihadapi Untuk TPK/KP:  Form 7.2 :

Catatan Kegiatan dan Rencana Kegiatan TPK/KP


16

 Form 7.3  Form 7.4  Form 7.5

: : :

Catatan Harian Catatan Mingguan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK Laporan Bulanan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK

KD/KT dan TPK/KP juga diperkenankan untuk menyerahkan foto, berbagai cerita dan dokumentasi lainnya jika diinginkan. (c)

Pelaporan pada tingkat kecamatan

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat kecamatan? Pada tingkat kecamatan, FK/FT umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada KM Kab/KMT. Kapan dan kepada siapa mereka melapor? FK/FT diwajibkan mengirim laporan kepada KM Kab/KMT pada tanggal 1 setiap bulan. FK/FT juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada PjOK dan menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri. Adalah penting bagi FK/FT untuk mereview dan mendiskusikan laporan bulanan mereka dengan KM Kab/KMT di saat pertemuan koordinasi bulanan. Apa yang mereka laporkan? FK/FT diwajibkan mereview laporan dari KD/KT dan TPK/KP, dan kemudian meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Kab/KMT. Laporan FK/FT harus sejujur dan setepat mungkin. FK/FT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan poin-poin yang baik dan yang buruk Secara umum, laporan bulanan FK/FT kepada KM Kab/KMT harus memasukkan butirbutir di bawah ini: (i)

Kegiatan FK/FT bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan (dengan menggunakan formulir 7.6) (ii) Penjelasan mengenai kemajuan dan status dari siklus PPK-R2PN (lihat formulir 7.7) (iii) Selama pelaksanaan, jelaskan kemajuan masing-masing jenis kegiatan. (iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai hari ini. (v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti partisipasi, transparansi dan kesinambungan, dll. (vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya (lihat Form 7.8 dengan lampiran) (vii) Lampiran – Formulir berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:  Form 7.6 : Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan FK/FT  Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan  Form 7.8 : Rekapitulasi Permasalahan dan Lampiran  Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat  Form 7.10 : Laporan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK (hanya selama pelaksanaan pengerjaan prasarana)

Sebagai tambahan, ini tergantung pada siklus kegiatan program, FK/FT harus mengirim laporan insidental berikut ini kepada KM Kab/KMT:


17

No. Form 7.12

Nama Formulir Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai

Waktu untuk meyelesaikan formulir dan mengirimkannya kepada KM Kab: Setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa II dan sebelum dimulainya pembangunan prasarana

Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III dan Surat Penetapan Camat

Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa III

7.14

Laporan Pelatihan

Setelah setiap pelaksanaan training di kecamatan

7.15

Evaluasi Kemampuan TPK/KP dan KD/KT

Setelah pelaksanaan dimulai dan segera setelah pelaksanaan selesai

7.16

Laporan Akhir Kegiatan

Setelah pembangunan (H);(S);(Go);& (I) selesai

Staff pemerintah diperbolehkan mengikuti format yang sama seperti laporan konsultan. Di waktu tertentu, Konsultan boleh juga ditanya tentang laporan insidental untuk isu khusus atas suatu masalah. Sebagai contoh, jika Unit Penanganan Pengaduan/Monev menginginkan informasi tambahan mengenai status untuk persoalan tertentu, konsultan bisa diminta untuk menulis laporan mengenai isu tersebut. . (d)

Pelaporan Pada Tingkat Kabupaten

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat kabupaten? Pada tingkat kabupaten, KM Kab/KMT umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada Korwil di KM Nasional di wilayahnya. Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan? KMKab/KMT harus mengirimkan laporannya kepada KORPUN pada tanggal 5 setiap bulannya. KM Kab/KMT harus mengirim copy-nya kepada TK-PPK Kabupaten up PjOKab dan menyimpan satu copy sebagai arsip. Adalah penting bagi KM Kab/KMT untuk mendiskusikan laporan bulanan mereka secara terbuka dengan KORPUN di pertemuan koordinasi bulanan. Apa yang mereka laporkan? KM Kab/KMT harus melakukan review terhadap laporan FK/FT dan meringkasnya untuk laporan bulanan mereka kepada KORPUN. Laporan KM Kab/KMT harus jujur, akurat dan seringkas mungkin. KM Kab/KMT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan poin baik maupun buruk. Laporan haruslah singkat dan jelas dan tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).


18

Secara umum, laporan bulanan KM Kab/KMT kepada KORPUN harus memasukkan poin berikut ini: (i)

Kegiatan utama Konsultan bulan ini dan rencana kegiatan bulan depan (termasuk informasi mengenai pelatihan, pertemuan koordinasi dan laporan kunjungan lapangan, dll)

(ii)

Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus program.

(iii)

Selama pelaksanaan, penjelasan tentang jenis kemajuan kegiatan (lengkapi formulir 7.17, Rekapitulasi Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK)

(iv)

Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu hingga hari ini.

(v)

Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip-prinsip PPK-R2PN seperti partisipasi masyarakat, transparansi, kompetisi sehat dan lain lain.

(vi)

Berbagai masalah yang ditemukan dan saran penyelesaiannya-bagian ini harus se spesifik mungkin dalam mengindentifikasi masalah di tingkat Kabupaten. KM Kab/KMT diharuskan merekap berbagai masalah utama seperti yang dilaporkan oleh FK/FT atau berdasarkan hasil kunjungan lapangan KM Kab/KMT. Untuk masalah-masalah yang masih dalam proses (yang pernah dilaporkan sebelumnya) KM Kab/KMT harus mempunyai status terakhir tentang kasus tersebut dan kemajuan apa yang telah dibuat dalam menyelesaikan masalah tersebut. Bagian ini harus memasukkan perbaikan (up-date) pada kasus yang ditunda (pending) dari Unit Penanganan Pengaduan, BPKP, FK/FT, masyarakat dan lainnya ( lihat Form 7.8 Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut)

(vii) Lampiran – Formulir dari FK/FT berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:  Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan  Form 7.8 : Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut  Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat Termasuk juga laporan insidental dari FK/FT berikut ini:  Form 7.12 : Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai  : Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III  Form 7.13 : Laporan Pelatihan  Form 7.14 : Evaluasi Kemampuan TPK/KD  Form 7.15 : Laporan Akhir Kegiatan Prasarana Adalah sangat penting bagi KMKab/KMT untuk menyertakan formulir terlampir dari para FK/FT kepada KORPUN supaya informasi yang ada dalam formulir tersebut dapat dimasukan ke dalam database di tingkat wilayah. (e)

Pelaporan PadaTingkat Wilayah

Siapa yang bertanggung wilayah?

jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat


19

Pada tingkat wilayah, KORPUN umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada KM-Nasional. Kapan dan Kepada Siapa KORPUN melaporkan? KORPUN diwajibkan untuk mengirimkan laporannya kepada KM Nasional pada tanggal 10 setiap bulan. Copy laporan harus dikirimkan kepada TK-PPK Propinsi melalui KOPROV dan satu copy disimpan sebagai arsip korwil. Apa yang dilaporkan? KORPUN harus mereview laporan dari para KMKab/KMT dan meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Nasional. KORPUN harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor wilayah. Laporan KORPU haruslah sejujur dan seakurat mungkin. Laporan haruslah singkat dan jelas, dan panjangnya tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran). Secara umum, bentuk laporan KORPUN kepada KM Nasional formatnya sama seperti laporan KMKab/KMT (lihat bagian sebelumnya). Dalam laporan KORPUN harus termasuk butir-butir berikut ini:

(f)

(i)

Kegiatan utama KORPUN bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan.

(ii)

Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus PPK-R2PN pada tingkat wilayah. (berdasarkan masing-masing propinsi).

(iii)

Selama masa pelaksanaan, penjelasan mengenai kemajuan setiap jenis kegiatan.

(iv)

Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai pada hari ini.

(v)

Evaluasi kemajuan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti, partisipasi masyarakat, transparansi, kompetesi sehat, dll.

(vi)

Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya – KORPUN harus membuat informasi ringkas berdasarkan database Monev wilayah dan melampirkan laporan yang lengkap tentang status pengaduan.

Laporan Tingkat Nasional

Pada tingkat nasional, KM-Nasional akan menyiapkan laporan bulanan kepada Pimpinan Proyek Sekretariat PPK Pusat pada tanggal 20 setiap bulan. KM-Nasional akan meringkas laporan yang berasal dari wilayah dengan menggunakan format yang mirip dengan yang digunakan oleh KORPUN.


20



DAFTAR ISI Halaman 8.1 LATAR BELAKANG DAN TUJUAN ---------------------------------------------------------------------------------- 1 8.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 8.1.2 Tujuan-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 8.2 PRINSIP-PRINSIP PENANGANAN---------------------------------------------------------------------------------- 2 8.3 SISTEM DAN PROSEDUR -------------------------------------------------------------------------------------------- 2 8.4 PERAN PELAKU-PELAKU PPK DALAM PENANGANAN MASALAH --------------------------------------- 6 8.5 PENUTUP ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

ii

DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Bagan Alir Distribusi Informasi Pengaduan dan Temuan Masalah ---------------------------------- 9 Lampiran 2 Bagan Alir Penanganan Pengaduan dan Temuan Masalah----------------------------------------- 10 Lampiran 3 Panduan Penyelesaian Masalah -------------------------------------------------------------------------- 12 Lampiran 4 Program Pengembangan Kecamatan - PPK Progres dan Rekomendasi Penanganan Masalah -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

iii

PENJELASAN VIII PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH

8.1. Latar Belakang dan Tujuan 8.1.1. Latar Belakang Dalam pelaksanaan PPK terdapat prinsip transparansi dan partisipatif. Artinya semua kegiatan/proses PPK (perencanaan, pengambilan keputusan usulan kegiatan yang dibiayai dana bantuan PPK, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan) dilaksanakan secara transparan (terbuka) dan melibatkan partisipasi masyarakat. Salah satu indikator pelibatan masyarakat adalah adanya pengawasan yang dilakukan masyarakat terhadap kegiatan/proses PPK. Peran serta masyarakat dalam pengawasan ditunjukkan dengan adanya pengaduanpengaduan terhadap proses pelaksanaan PPK. Bentuk pengaduan seringkali disampaikan berupa informasi lisan maupun informasi tertulis yang ditujukan kepada pelaku-pelaku PPK di tingkat pusat, propinsi, kabupaten, kecamatan dan desa. Pengaduan ini merupakan bahan masukan yang sangat berarti bagi pelaku-pelaku PPK di semua jenjang yang ada. Munculnya pengaduan dari masyarakat justru dapat dijadikan sebagai dasar evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan, kesesuaian pelaksanaan dengan prinsip dan tujuan PPK sehingga dapat meningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan serta akan lebih memberikan manfaat yang luas bagi masyarakat. Pengaduan yang muncul jika dilihat dari asal dan substansinya sangat beragam. Substansi pengaduan lebih banyak berupa permasalahan-permasalahan yang timbul di lapangan, sehingga dibutuhkan penanganan yang efektif, tepat waktu dan sasaran. Untuk itu dibutuhkan adanya tatacara atau prosedur sebagai acuan penanganan pengaduan tersebut . Penanganan yang dilakukan terhadap pengaduan masyarakat, tidak harus selalu dilakukan di Tingkat Pusat, tetapi dilakukan secara berjenjang sesuai dengan jenjang koordinasi pelaksana PPK. Sehubungan dengan hal tersebut menjadi sangat perlu diberikan kewenangan daerah untuk memberikan tindak turun tangan sesuai dengan kewenangan yang melekat pada tugas dan tanggung jawabnya. 8.1.2. Tujuan Prosedur penanganan pengaduan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi Tim Koordinasi PPK (Propinsi dan Kabupaten) dan Konsultan serta Fasilitator Kecamatan dalam melakukan penanganan, yang antara lain berupa tanggapan, usulan penanganan, umpan balik dan laporan perkembangan penanganan.

Penjelasan VIII : Prosedur Penanganan Pengaduan dan Masalah

1

8.2. Prinsip-Prinsip Penanganan Prinsip penanganan dan pengaduan antara lain: 1. Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan. 2. Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PPK di jenjang keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, FK, ass FK, FD, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya. 3. Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PPK, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya kegiatan secara bertanggung jawab. 4. Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja. 5. Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya dan kekhasan wilayah masing-masing. Guna lebih jelasnya bagan alur penanganan, pada lampiran 2.

8.3. Sistem Dan Prosedur (a)

Sumber Informasi

Pengaduan dapat diperoleh dari beberapa sumber antara lain : warga masyarakat, kelompok masyarakat, tokoh masyarakat, LSM, ormas, orsospol, aparat, konsultan, wartawan dsb, melalui : (i)

Kotak pos 612/JKP (di tingkat Pusat)

(ii)

Surat/berita langsung kepada Sekretariat TK PPK (Tk Pusat, Tk Propinsi, dan Tk Kabupaten), Konsultan (Pusat, Propinsi, Kabupaten, dan Kecamatan).

(iii)

Laporan hasil pemantauan lapangan dari Sekretariat/Tim Koordinasi, Konsultan, atau pihak-pihak lainnya.

(iv)

Berita dari media massa (media cetak dan elektronik).

(v)

Laporan hasil pemantauan oleh LSM Propinsi.


2

(b)

Kategori Jenis Pengaduan

Segala macam jenis pengaduan harus dicatat dan segera mendapatkan penanganan. Untuk memudahkan pencatatan dan penanganannya maka jenis-jenis pengaduan tersebut dikelompokkan atau dikategorikan berdasarkan permasalahan yang terjadi, yaitu: Kategori 1 Kategori 2 Kategori 3

Kategori 4

Kategori 5

: Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan prinsip dan prosedur, : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan, penyalahgunaan atau penyelewengan dana, : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya tindakan intervensi yang mengarah negatif dan merugikan masyarakat maupun kepentingan program, : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya kejadian yang mengarah ke kondisi Force Majeur (suatu keadaan yang terjadi diluar kemampuan manusia, seperti; akibat bencana alam, kerusuhan masal) : lain-lain, yang tidak termasuk dalam kategori 1, 2, 3, dan 4.

Hal - hal yang diadukan seringkali tidak hanya terdiri dari satu kategori permasalahan saja, tetapi juga mencakup beberapa kategori permasalahan lainnya. Untuk itu dalam mengkategorikan suatu pengaduan perlu dilihat aspek apa yang paling menonjol menjadi inti permasalahannnya. Aspek yang paling menonjol inilah yang dijadikan dasar untuk mengelompokan jenis pengaduan masuk dalam kategori 1,2,3,4 atau 5. (c)

Tahapan Penanganan

Tahapan penanganan pengaduan adalah sebagai berikut : (i)

Registrasi dan Dokumentasi

Registrasi atau pencatatan dan dokumentasi di dalam buku arsip (logbook) dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain :  Nomor arsip.  Nomor surat (jika ada)  Tanggal pengiriman dan penerimaan. Tanggal pengiriman dan penerimaan dapat sama jika bentuk pengaduannya langsung.  Asal pengirim atau identitas pengirim (nama, alamat, pekerjaan,usia dan institusi)  Pelaku/subyek dan Identitas yang diadukan, baik subyek yang masuk dalam unsur pelaksana (aparat, konsultan, elit desa atau masyarakat umum) atau subyek-subyek lainnya.  Isi pengaduan berupa isu-isu apa saja yang disampaikan. (ii)

Pengelompokkan dan Distribusi Pengaduan yang telah dicatat atau diregistrasi dan didokumentasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan:  Jenjang subyek yang diadukan.  Isu pengaduan.  Status pengaduan, pengaduan yang masuk termasuk kasus lama, lanjutan, dampak ikutan, ataukah tambahan informasi.


3

Tahapan berikutnya adalah pendistribusian sesuai dengan jenjang kewenangan masing-masing subyek, isu dan status pengaduan. Jika ditemui kasus-kasus yang di pandang akan berdampak lebih luas dari keberadaan kasus tersebut, maka pendistribusiannya disesuaikan dengan luasan dampak yang diperkirakan muncul (lihat lampiran 1) (iii)

Uji Silang dan Analisis

Kasus dari hasil pengaduan tersebut selanjutnya dilakukan uji silang untuk mendapatkan:   

Kepastian pokok permasalahan yang muncul (subyek, lokasi, data kuantitatif dsb). Kepastian status kasus. Kasus tersebut apakah sudah ditangani, diselesaikan, dalam proses penanganan, dalam proses uji silang, proses analisa dsb. Mendapatkan informasi tambahan.

Hasil uji silang, merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang muncul, sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil dari proses ini adalah rekomendasi tentang penanganan kasus. Analisis permasalahan harus menggambarkan:     (iv)

Risalah permasalahan dari pengaduan. Informasi hasil uji silang (informasi pendukung) Risalah permasalahan hasil uji silang. Rekomendasi penanganan.

Tindak Turun Tangan Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisis, yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wilayah kewenangan masing-masing. Tindakan tersebut dapat berupa :  



  

Klarifikasi pengaduan kepada unsur terkait; kepada aparat dan konsultan. Penjelasan kembali kepada pelapor, baik secara tertulis ataupun lisan dengan dan/ atau mengunakan forum-forum yang ada di masyarakat, jika memang berdasarkan hasil klarifikasi menunjukkan permasalahan yang diadukan karena kekurangpahaman si pelapor terhadap proses dan prosedur PPK, Klarifikasi lanjutan dan investigasi langsung ke lokasi kejadian atau yang diadukan bila berdasarkan hasil klarifikasi awal diindikasikan telah terjadi pelanggaran atas proses dan prosedur yang semestinya. Klarifikasi lanjutan ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta dan sekaligus menentukan tindakan atau usulan tindakan yang diperlukan, Malakukan teguran dan pengenaan sanksi kepada pelaku-pelaku yang dinilai bersalah, Menjelaskan kembali tentang proses atau prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses –proses yang tidak sesuai ketentuan, Jika ada unsur tindakan pidana agar difasilitasi pengaduan melalui presedur hukum


4



(v)

Bila perihal yang diadukan menyangkut kondisi force majeure, maka perlu difasilitasi forum musyawarah desa dan/ atau antar desa untuk membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan. Hasil musyawarah dilaporkan ke jenjang di atasnya.

Pemantauan dan Investigasi Lanjutan

Pemantauan dimaksudkan sebagai alat kendali penanganan pengaduan, sehingga diketahui perkembangan penyelesaian kasusnya. Pemantauan dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu:  

Kontak melalui kunjungan lapangan, surat, fax, telepon, email dll. Investigasi, dilakukan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut: a) b) c)

(vi)

Jika kasusnya melibatkan kepentingan masyarakat lebih luas. Jika kasusnya tidak kunjung selesai. Cakupan kasus semakin meluas.

Penyelesaian Masalah

Penyelesaian masalah ini mengedepankan prinsip transparansi, dan partisipasi.. Artinya proses penyelesaian harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat. Aparat dan konsultan atau fasilitator pendamping hanya memfasilitasi proses penyelesaian masalah tersebut. Panduan yang dapat digunakan sebagai landasan atau tolok ukur penyelesaian masalah, hingga dikatakan selesai dapat dilihat pada lampiran 3. (vii) Umpan Balik Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan balik masyarakat terhadap penyelesaian kasus yang muncul. Hal ini dapat berupa :     

Menerima dan menganggap kasus telah selesai. Menerima dengan beberapa catatan persyaratan dan memberikan informasi tambahan. Menolak tanpa alasan. Menolak dengan alasan Tidak ada tanggapan sama sekali.

Umpan balik tersebut juga merupakan masukan bagi kasus yang mungkin muncul sebagai dampak dari tindakan (tindak turun tangan). Dengan demikian menjadi masukan bagi pelaku PPK sebagai pengaduan lanjutan. Guna lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 2 tentang bagan alir penanganan pengaduan. (viii) Pelaporan Kompilasi tentang pengaduan yang muncul dan tindak lanjut penanganan baik yang telah ditangani maupun yang sedang dalam proses penanganan oleh masing-masing jenjang, dilaporkan sebagai kelengkapan dari laporan bulanan yang dilaksanakan secara berjenjang. Berdasarkan laporan ini, jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan atau proses penyelesaiannya berlarut-larut, maka jenjang di atasnya atau pihak-pihak terkait lainnya dapat membantu penyelesaiannya. Adapun format laporan penanganan penyelesaian masalah, dapat dilihat pada lampiran 4.


5

8.4. Peran Pelaku-Pelaku PPK Dalam Penanganan Masalah Konsultan dan fasilitator pendamping sangat besar peranannya dalam memfasilitasi masyarakat untuk melakukan penanganan masalah, termasuk melakukan pemantauan terhadap proses penanganannya. Adapun peran dan tugas tersebut adalah sebagai berikut: (a)

Peran KD/KT

Salah satu tugas penting FD, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan permasalahan yang terjadi di desanya. Dalam memfasilitasi suatu penanganan masalah perlu ditumbuhkembangkan kesadaran masyarakat untuk selalu memantau atau melakukan kontrol terhadap setiap langkah penanganannya. Untuk lebih memastikan penanganan masalah tetap mengacu pada prinsip dan prosedur, maka setiap ada permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh FD agar dilaporkan kepada Fasilitator Kecamatan. (b)

Peran Pendamping Lokal/PT&PP

Tugas penting pendamping lokal dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu membantu dalam melakukan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan musyawarah desa sebagai salah satu media pemecahan masalah. (c)

Peran FK/FT

Tugas penting FK/FT dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu;

(d)

(i)

Melakukan analisa pemecahan masalah harus dilakukan.

sampai strategi tindakan yang

(ii)

Berkoordinasi dengan KM Kab/KMT, dan bekerjasama dengan lembagalembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.

(iii)

Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh KD/KT atau PT/PP.

(iv)

Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemenelemen masyarakat yang ada diwilayah kerjanya.

(v)

Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai di nyatakan selesai. (lihat lampiran 3).

(vi)

Melaporkan setiap permasalahan yang penanganannya kepada jenjang di atasnya.

muncul

dan

tindak

lanjut

Peran KM Kab/KMT

Tugas penting KM Kab/KMT dalam setiap penanganan Permasalahan, yaitu; (i)

Membantu FK/FT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii)

Berkoordinasi dengan Tim koordinasi Kabupaten dan menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, lembaga Advokasi hukum, atapun LSM-LSM yang


6

mempunyai interes pada korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut.

(e)

(iii)

Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya

(iv)

Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi kelapangan jika masalah tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya.

(v)

Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi.

(vi)

Bertanggung jawab penuh dalam penanganan masalah sampai dinyatakan selesai sesuai dengan lampiran 3.

Peran KORPUN

Tugas penting KORPUN dalam setiap penanganan rmasalah, yaitu;

(f)

(i)

Bertanggungjawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah sampai selesai

(ii)

Memberikan teguran kepada jajaran di bawahnya, bilamana yang bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah.

(iii)

Mengembangkan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga yang kompeten dan dapat di akses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka penyelesaian masalah,

(iv)

Berkoordinasi dengan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution di kantor Wilayah dan Pusat berkenaan dengan permasalahan yang krusial atau berdampak luas.

Peran Spesialis Monev (i)

Membantu KM Kab/KMT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii)

Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.

(iii)

Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada KORPUN dan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional di Pusat.

(iv)

Menjalin hubungan dengan lembaga Kejaksaan, Kepolisian, Advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lain, baik propinsi maupun kabupaten.

(v)

Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan KM Kab/KMT dan FK/FT pada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan KORPUN dalam percepatan penyelesian masalah.

(vi)

Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan bersifat krusial pada wilayah kerjanya.

(vii) Mendorong dan memfasilitasi KM Kab/KMT&FK/FT melakukan koordinasi dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program, (viii) Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya. Penjelasan VIII : Prosedur Penanganan Pengaduan dan Masalah

7

(g)

(ix)

Bertanggung jawab penuh sampai permasalahan di anggap selesai pada wilyah kerjanya.

(x)

Memberikan konsultan.

masukan

kepada

KORPUN terhadap

penilaian kinerja

Peran Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional (i)

Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah

(ii)

Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iii)

Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk memfasilitasi pengaduan masyarakat bersama-sama dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iv)

Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan masalah di tingkat pusat dan wilayah,

(v)

Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius/menonjol,

(vi)

Menghimpun informasi, analisis data/informasi, serta rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol,

merumuskan

(vii) Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari wilayah ataupun lokasi PPK, (viii) Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PPK dengan bekerjasama

8.5. Penutup Tidak menutup kemungkinan pengaduan bisa dilakukan oleh siapapun, artinya PPK terbuka bagi siapapun dalam memberikan kontrol pelaksanaan dari mulai perencanaan sampai pelestarian, yang mana program ini pada akhirnya membiasakan masyarakat khususnya didaerah pedesaan, dalam upaya menumbuhkan pola kontrol yang terarah sesuai dengan apa yang menjadi tujuannya. Berlandaskan pada hal tersebut di atas masyarakat dan konsultan pendamping tidak perlu ada perasaan takut bersalah dalam membuka permasalahan yang ada di wilayahnya. Banyaknya permasalahan yang muncul bukan berarti kinerja fasilitator atau konsultan tidak baik, yang terpenting adalah adanya tindakkan penanganan terhadap permasalahan yang terjadi dan memberikan laporan kepada jenjang di atasnya agar selalu dapat dipantau proses penanganannya. Panduan prosedur penanganan masalah ini sebagai landasan dalam menyelesaiakan permasalahan yang ada di wilyahnya, artinya panduan ini sebagai tolok ukur dalam penanganan masalah, sehingga dalam proses penanganan masalah dapat di kembangkan sesuai dengan permasalahan yang ada di wilayah kerjanya.


8

Lampiran 1

BAGAN ALIR DISTRIBUSI INFORMASI PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

Pelaku Tingkat Pusat

Informasi Pengaduan

KM Nasional

TK PPK Pusat

Pelaku Tingkat Wilayah / Propinsi

KORPROV/ KORPUN

TK PPK Propinsi

Pelaku Tingkat Kabupaten

TK PPK Kabupaten

Temuan Masalah

KM Kab/KMT

Pelaku Tingkat Kecamatan FK/FT

Camat

Pelaku Tingkat Desa TPK / Kades / BPD atau nama lainnya

Kader Desa

MASYARAKAT Keterangan: Garis Tujuan Pengaduan Garis Distribusi Garis Koordinasi


9

Lampiran 2

BAGAN ALIR PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

Pengaduan / Masalah

Pelaku Pada Jenjang Masalah

Uji Silang / Klarifikasi Benar

Tidak

Tindak Turun Tangan

Selesai

Jenjang Pelaku di atasnya

Tidak Selesai

Diseminasi hasil penanganan kepada masyarakat

Keterangan: Garis Alur Penanganan Garis Pemantauan


10

Penjelasan Lampiran 2

TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

1.

LAKUKAN UJI SILANG/KLARIFIKASI MASALAH

TERHADAP PENGADUAN DAN TEMUAN

2.

ADAKAN PERTEMUAN DENGAN MASYARAKAT DESA

3.

SAMPAIKAN INFORMASI TENTANG ADANYA PENGADUAN DAN/ ATAU TEMUAN MASALAH YANG TERJADI

4.

SAMPAIKAN HASIL KLARIFIKASI ATAU UJI SILANG YANG TELAH DILAKUKAN

5.

PASTIKAN DENGAN PESERTA PERTEMUAN TENTANG HASIL KLARIFIKASI YANG TELAH DILAKUKAN

6.

JIKA HASIL KLARIFIKASI SUDAH DIPASTIKAN KEBENARANNYA, FASILITASI PESERTA UNTUK MEMBAHAS DAN MEMBUAT LANGKAH-LANGKAH APA YANG DIPERLUKAN.

7.

BUAT BERITA ACARA HASIL PERTEMUAN

8.

LAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH PERTEMUAN MASYARAKAT DESA TERSEBUT

9.

PANTAU / MONITOR TERHADAP LANGKAH-LANGKAH DILAKUKAN SAMPAI DENGAN PERMASALAHAN SELESAI

DIPUTUSKAN

DALAM

YANG

TELAH

10. BUAT LAPORAN HASIL PENANGANAN KEPADA PELAKU JENJANG DI ATASNYA SAMPAI PERMASALAHAN SELESAI. 11. JIKA MASALAH MENJADI BERLARUT-LARUT DAN TIDAK TERSELESAIKAN, SAMPAIKAN KEPADA JENJANG DI ATASNYA AGAR MEMBANTU UPAYA PENANGANANNYA

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN a. Penanganan pengaduan dan atau masalah harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat. b. Pertemuan dengan masyarakat jangan hanya dilakukan dengan kelompok masyarakat tertentu saja.

c. Pada saat klarifikasi: rahasiakan identitas orang yang membuat pengaduan kecuali yang bersangkutan menghendakinya, jangan terjebak lebih pada mencari orang yang mengadukan dan melupakan isi pengaduannya.


11

Lampiran 3.

Panduan Penyelesaian Masalah Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila: (a)

Ada langkah-langkah nyata/ kongkrit terhadap penanganan masalah meliputi: (i)

Jika kesalahan menyangkut penyimpangan prinsip dan prosedur termasuk karena adanya intervensi yang merugikan masyarakat maupun program, maka proses dan prosedur yang disimpangkan atau kegiatan yang dilakukan berdasarkan intervensi negatif tersebut telah dikembalikan sesuai dengan aturan atau prinsip-prinsip yang seharusnya.

(ii)

Kegiatan yang terbengkalai dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah disepakati.

(iii)

Jika ada penyimpangan dana maka dana yang disimpangkan telah dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai peruntukkannya.

(iv)

Bagi yang bersalah mendapatkan teguran dan sanksi yang berlaku secara proporsional dan sesuai tingkat kesalahannya.

(v)

Terhadap masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum maka dinyatakan selesai jika prosesnya sudah pada pihak pengadilan. Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannya. Sambil menunggu keputusan pengadilan, konsultan dan fasilitator berkoordinasi dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan dan/ atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan kegiatan atau pekerjannya.

(vi)

Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses pengambilan keputusannya harus didasarkan atas investigasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenarannya. Harus ada penjelasan kepada masyarakat bahwa kejadian yang menimpa benar-benar diluar kemampuan seorang manusia sehingga anggota masyarakat yang lain benar-benar memahami dan tidak akan menuntut perlakuan yang sama dengan mereka yang terkena kondisi force majeur tersebut.

(b)

Masyarakat/pihak yang melaporkan atau membuat pengaduan menerima hasil penanganan/penyelesaian masalah tersebut.

(c)

Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti: kuitansi sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, Berita Acara Penanganan masalah. Jika dikemudian hari ternyata ditemukan adanya ketidakbenaran terhadap bukti-bukti dan saksi-saksi proses penanganan masalah, maka masalah tersebut akan dibuka kembali dan dinyatakan belum selesai.


12

Lampiran 4

PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN - P P K PROGRES DAN REKOMENDASI PENANGANAN MASALAH Propinsi Kabupaten

: :

Lokasi

Desa …………………

Tanggal Permasalahan

Kecamatan …...……

PE RMAS AL AHAN

STATUS

Tgl Status

Tanggal Penanganan

OLEH

Tanggal Rekomendasi

OLEH

UPAYA PENANGANAN

Penanggung Jawab

REKOMENDASI PENANGANAN

A C U A N


13



DAFTAR ISI Halaman 9.1 UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) ---------------------------------------------------------------------------- 1 9.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 9.1.2 Pengertian--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 9.1.3 Administrasi Keuangan UPK ---------------------------------------------------------------------------------- 1 9.1.4 Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK --------------------------------------------------------------------- 2 9.2 PENYALURAN DANA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 9.2.1 Pencairan Dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan -------------------------------------- 3 9.2.2 Penyaluran Dana dari UPK ke TPK dan KP---------------------------------------------------------------- 6 9.2.3 Pembayaran Kegiatan PPK------------------------------------------------------------------------------------ 9 9.3 ADMINISTRASI KEGIATAN PPK-R2PN DI DESA ------------------------------------------------------------- 10 9.3.1 Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa ------------------------------------------------------- 10 9.3.2 Buku Kas Harian ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10 9.3.3 Buku Material --------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 9.3.4 Rencana Penggunaan Dana (RPD) ----------------------------------------------------------------------- 11 9.3.5 Laporan Penggunaan Dana (LPD) ------------------------------------------------------------------------- 11 9.3.6 Pengendalian Keuangan ------------------------------------------------------------------------------------- 12 9.3.7 Pemeriksaan Administrasi Keuangan --------------------------------------------------------------------- 13

ii

PENJELASAN IX UPK, PENYALURAN DANA DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PPK-R2PN

Penjelasan IX dibagi menjadi 3 (tiga) bagian utama, yaitu; UPK (Unit Pengelola Kegiatan), penyaluran dan pencairan dana, dan administrasi keuangan. Bagian pertama mengenai Unit Pengelola Kegiatan (UPK) diuraikan tentang latar belakang, pengertian, administrasi keuangan, dan pengelolaan kearsipan/dokumen UPK. Bagian kedua mengenai Penyaluran dana diuraikan menjadi empat bagian yaitu Pencairan dana dari KPKN ke Rekening Kolektif yang dikelola UPK, Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP, dan Pembayaran Kegiatan PPK. Bagian ketiga dari bab ini menguraikan Administrasi Kegiatan PPK-R2PN terutama administrasi di tingkat desa, pengendalian, dan pemeriksaan administrasi keuangan. Keseluruhan bagian dari Penjelasan IX ini digambarkan dalam bagan alir 9.1 tentang UPK, Dana dan Administrasi Keuangan PPK-R2PN.

9.1. Unit Pengelola Kegiatan (UPK) 9.1.1. Latar Belakang Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PPK, maka dalam pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip PPK. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran dana baik dari KPPN ke Kecamatan maupun dari Kecamatan ke Desa melalui TPK/KP, pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit Pengelola Kegiatan (UPK) yang berkedudukan di Kecamatan yang telah terpilih dan terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa II. 9.1.2. Pengertian UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PPK. Pengurus dipilih oleh masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Keputusan Camat atas nama Bupati. Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan usulan desa apabila , tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di akhir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca program. 9.1.3. Administrasi Keuangan UPK Administrasi keuangan merupakan salah satu tugas utama UPK di tingkat kecamatan. Dalam kaitannya dengan kegiatan prasarana dan hibah lainnya, pengadministrasian dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan, sehingga dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat, dan didukung bukti-bukti penyaluran dana ke TPK/KP. Penjelasan IX : UPK, Penyaluran Dana dan Administrasi Kegiatan PPK

1

Pengelolaan dan pelayanan keuangan membutuhkan sistem pencatatan/pembukuan/ akuntansi yang dapat mencatat dan memproses keseluruhan siklus usaha keuangan secara lengkap. Pencatatan transaksi dilakukan secara imbang-berpasangan agar dapat menghasilkan informasi keuangan berupa neraca, laporan laba-rugi, statistik kinerja dan perkembangan usaha kegiatan ekonomi UPK secara berkala. Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, monitoring, evaluasi, dan pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib. 9.1.4. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK UPK bersama Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat Keuangan PPK ataupun Non – Keuangan dimana dokumen yang ada adalah milik PPK, mengingat pentingnya dokumen maka setiap penghilangan atau penggelapan dukomen mempunyai konsekuensi hukum. Penggolongan pengelolaan dokumen dapat mengacu pada pola pengelolaan yang dianggap baik, sederhana dan harus mencakup unsur kelengkapan & kemudahan dalam pencarian dokumen/arsip yang dibutuhkan oleh siapa saja. Contoh Pola Pengelolaan Dokumen PPK -R2PN secara sederhana sebagai berikut: (a)

Dokumen Proses Kegiatan PPK-R2PN adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses PPK-R2PN mulai sosialisasi sampai dengan realisasi penyaluran dana, pelaporan, permasalahan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan.

(b)

Dokumen Keuangan adalah semua pencatatan keuangan baik asli ataupun foto copy yang mencakup seluruh tahapan mulai dari pengajuan dana ke KPPN hingga pengajuan penyaluran dana ke dan dari desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan keuangan, SPM dan dokumen pendukungnya, tanda terima uang maupun bukti transaksi (nota , faktur dan kuitansi,dsb), semua Rekening Koran dan Buku Tabungan (minimal harus dicetak setiap akhir bulan), semua buku catatan keuangan, semua laporan keuangan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan penggolongan kegiatan keuangan dalam file setiap bulan.

(c)

Dokumen Kegiatan Pembangunan Perumahan(H),Pembangunan Sekolah dan peningkatan fasilitas pendidikan (S),Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go) dan Prasarana pendukung perdesaan : usulan kegiatan, proses keputusan, RAB, Revisi, pelaksanaan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan pada urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap usulan.

(d)

Dokumen Lain-lain merupakan dokumen yang bukan termasuk point (a) s/d (d) tersebut diatas.

Penyimpanan dokumen tersebut menjadi tanggung Jawab pengurus UPK bersama Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK, untuk kepentingan PPK-R2PN dan masyarakat dengan demikian harus disimpan pada tempat yang aman dan setiap peminjaman dan pengembalian peminjaman harus dilakukan administrasi dengan baik. Tidak dibenarkan dokumen PPK-R2PN disimpan dirumah seseorang, kecuali untuk penyelamatan penyimpanan dalam kondisi tertentu.

Penjelasan IX : UPK, Penyaluran Dana dan Administrasi Kegiatan PPK

2

9.2. Penyaluran Dana Proses penyaluran dana PPK-R2PN dibagi ke dalam dua tahap utama. Tahap pertama adalah pencairan dana dari KPPN ke rekening kolektif dengan nama Rekening Bantuan PPK ( BPPK ) di Kecamatan. Tahap kedua setelah dana diterima di rekening kolektif BPPK, selanjutnya UPK berdasarkan rencana penyaluran dan pengajuan desa, menyalurkan dana PPK langsung ke desa melalui TPK/KP. Proses penyaluran dana dari KPPN hingga ke UPK seperti pada Gambar 9.1. 9.2.1. Pencairan dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan 1) Dasar penyaluran dana dari KPPN kepada kecamatan penerima dana bantuan adalah Surat Penetapan Camat (SPC) dan Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB). SPC untuk dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias terdiri dari dokumen-dokumen: SPC Pembangunan Perumahan, SPC Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, SPC Pembangunan Kantor Desa, serta SPC Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. 2) Berdasarkan SPC disusun SPPB yang memuat perjanjian pemberian hibah dari pemerintah kepada masyarakat kecamatan. SPPB ditandatangani oleh Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) dengan Ketua UPK dan diketahui oleh KP atau TPK masing-masing Kegiatan. 3) Penyaluran dana yang berasal dari Pemerintah Pusat mengikuti ketentuan yang diatur dalam Surat Edaran Direktur Perbendaharaan dan Belanja, Departemen Keuangan. 4) Rekening BPPK untuk Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias dibuka oleh UPK ( Ketua dan Bendahara ) bersama TPK/KP serta FK/FT pada Bank Pemerintah terdekat dengan mencantumkan spesimen tanda tangan, bukti pengesahan Kepengurusan UPK, Ketua TPK/KP,Surat penugasan FK/FT 5) Dalam rangka mempermudah pengendalian dan pengawasan penggunaan dana oleh warga masyarakat, secara khusus UPK membuat dua macam,rekening yaitu: a. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK bersama Tim Pelaksana Kegiatan/TPK untuk menampung dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias. Rekening dibagi menjadi tiga yaitu : i) Rekening untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, ii) Rekening untuk Pembangunan Kantor Desa, iii) Rekening untuk Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan .


3

Penarikan atas masing-masing rekening ditandatangani oleh Ketua UPK, bendahara UPK di masing-masing kegiatan, Fasilitator Kecamatan/Teknik (FK/FT), dan wakil TPK dari masing-masing Kegiatan. b. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK bersama Kelompok Perumahan (KP) untuk menampung dana BLM yang digunakan untuk Pembangunan Perumahan. Setiap KP penerima bantuan diwajibkan memiliki satu rekening khusus.Penarikan terhadap rekening ini ditandatangani oleh Ketua UPK,Bendahara UPK Perumahan,FK/FT dan Ketua KP. 6) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK untuk Pembangunan Perumahan;Balai desa dan Prasarana Pendukung Perdesaan dibagi menjadi 3 (tiga) tahap penyaluran yaitu 40%, 40% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan ketiga harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya. a.

SPP-LS tahap I sebesar 40% dari nilai proposal dilampiri: i)

Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat atas nama Bupati.

ii)

Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama (PjOK) dan ( Ketua & Bendahara ) UPK sebagai pihak kedua diketahui Camat dan TPK/KP

iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT. iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada UPK. b.

SPP-LS tahap II sebesar 40% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri : i)

Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK).

ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran BAPDK. c.

SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri: i)


ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK). iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.


4

7) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK khusus untuk Sekolah dan Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (dengan jumlah BLM lebih dari 4 milliar/Kecamatan) dibagi menjadi 5 (lima) tahap penyaluran yaitu : 20%, 20%, 20%, 20% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan seterusnya harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya. a. SPP-LS tahap I sebesar 20% dari nilai proposal dilampiri: i)

Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat atas nama Bupati.

ii)

Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama (PjOK) dan Ketua UPK sebagai pihak kedua diketahui Camat dan TPK Sekolah.

iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT. iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada UPK. b. SPP-LS tahap II sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri : i)


ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran BAPDK. c. SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri : i)


ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran BAPDK. d. SPP-LS tahap IV sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri : i)


ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran BAPDK. e. SPP-LS tahap V sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri: i)


ii)

Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK).


5

iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.

8) Atas dasar SPP-LS yang diajukan oleh PjOK, KPKN menerbitkan SPM-LS untuk UPK yang disampaikan kepada Kantor Cabang Bank Indonesia atau Bank Operasional I (BO-I) untuk selanjutnya dipindahbukukan/ditransfer ke rekening kolektif desa pada bank pemerintah setempat yang dikelola oleh UPK bersama TPK/KP. 9) SPM-LS diterbitkan secara penuh tanpa potongan pajak oleh KPKN. 10) Berdasarkan SPM lembar ke-5, PjOK dibantu oleh FK/FT berkewajiban menyampaikan fotocopy SPM lembar ke-5 baik SPM BLN maupun APBD dan dokumen pendukung lainnya kepada Sekretariat Pembinaan PPK Pusat. Jl. Raya Pasar Minggu KM 19 Jakarta Selatan 12072 9.2.2. Penyaluran Dana dari UPK ke TPK & KP Mekanisme Penyaluran Dana dari UPK, adalah proses pencairan dari rekening kolektif BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK kepada Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Kelompok Perumahan (KP). Mekanisme penyaluran sebagai berikut: a. Dana BLM Pembangunan Perumahan i)

UPK membuat SPPB untuk KP, ditandatangi oleh Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.

ii) Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Perumahan, masing-masing bendahara KP diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua KP, kemudian diperiksa dan diparaf bersama oleh PT dan PP serta disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumendokumen desain dan RAB. iii) Untuk penyaluran berikutnya, KP harus melengkapi RPD dengan laporan penggunaan dana (LPD) sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah. iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening.

kepada

suplier

b. Dana BLM Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. i) ii)

UPK membuat SPPB untuk TPK, ditandatangi oleh masing-masing Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat. Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas


6

Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. masing-masing bendahara TPK diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua TPK kemudian disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen desain dan RAB. iii) Untuk pencairan berikutnya, TPK harus melengkapi RPD dengan LPD sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah. iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening. Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP dilakukan sesuai kebutuhan dan perencanaan desa serta sesuai kemajuan pelaksanaan kegiatan.

Kelengkapan dan prosedur penyaluran dana kegiatan (a) Untuk penyaluran tahap pertama Ketua TPK/KP mengajukan dana kepada Bendahara UPK dengan menyerahkan RPD yang disetujui Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK, dengan Lampiran SPPB. Lampiran SPPB terdiri dari:  Persyaratan Umum;  Hasil Verifikasi usulan kegiatan;  Gambaran umum desa;  Rencana Anggaran Biaya Detail;  Peta Desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;  Jadwal pelaksanaan;  Ceklis Masalah Dampak Lingkungan;  Swadaya dari masyarakat;  Foto 0% dari kegiatan yang akan dibangun;  Gambar rencana teknis yang telah dinyatakan layak oleh KM Kab/KMT Bendahara UPK memeriksa berkas pengajuan dan menyiapkan kuitansi (KW2) serta slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KP untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP (b) Untuk penyaluran dana tahap kedua dan seterusnya hingga satu tahap sebelum tahap terakhir didasarkan atas kemajuan pekerjaan. i) Bila saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari dana yang diterima pada satu tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera mempersiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK. ii) Apabila penyaluran dana telah mencapai 40% (tahap I dan tahap II) dari alokasi kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa difasilitasi oleh KD melaksanakan Musyawarah Pertanggungjawaban Dana yang hasilnya dituangkan dalam BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana . iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian. Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi serta slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat.


7

UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KP untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.

(c) Untuk penyaluran dana tahap terakhir. i)

Bila saldo dana di Bank ditambah saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari dana yang diterima dari satu tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera mempersiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.

ii)

Apabila setelah dilakukan pemeriksaan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT atas kemajuan seluruh kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa menerbitkan Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) yang diketahui oleh FK/FT dan KM Kab/KMT.

iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri SKMP, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian. Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi (KW2) serta slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KP untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.

Hal-hal yang perlu diperhatikan  UPK dengan diketahui FK/FT bertanggungjawab untuk memeriksa status pelaksanaan kegiatan apakah sudah sesuai dengan persyaratan penyaluran dana.  Seluruh dana yang ditarik dan disimpan oleh Bendahara TPK/KP tidak boleh digunakan/dipinjamkan atau disimpan pada rekening perorangan.  Penarikan dari setiap rekening harus sesuai ketentuan spesimen dan tidak ada rekening yang penarikan dananya hanya dengan satu spesimen tandatangan.  Penggunaan bunga dari setiap rekening harus dipertanggungjawabkan kepada masyarakat.

Penyaluran dan pencairan dana dilakukan sesuai dengan kemajuan kegiatan. Bila kemajuan cepat, dana boleh ditarik dan dicairkan dengan lebih cepat. Tidak ada batas waktu minimal untuk memproses kembali penyaluran dan pencairan dana. Tidak ada peraturan bahwa semua desa di satu kecamatan harus diproses bersama-sama. Secara lengkap proses penarikan dan pencairan dana dapat di lihat pada Gambar 9.2.


8

Gambar 9.2. DIAGRAM ALUR PENCAIRAN DANA

5 BANK PELAKSANA

KPPN

SP2D

4

SPM

Penyaluran ke rek kolektif BPPK

6

KPA

3

SPPLS

2 UPK

Pj OK

7 1 Pencairan dana

Pengajuan dana dg dok RPD;SKPD;KW2 & SKMP

TPK


9

9.2.3.

Pembayaran Kegiatan PPK (a) Pekerjaaan dan pengadaan bahan sebelum penandatanganan SPPB tidak dapat dibayar, termasuk pengiriman bahan dari pemasok, karena sebelum SPPB ditandatangani masih ada kemungkinan terdapat perubahan desain dan biaya. Sebelum dibayar pekerjaan dan bahan harus melalui proses sertifikasi, pekerjaan dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak dan tidak boleh dibayar. (b) Pengumpulan bahan oleh masyarakat setempat dapat dilakukan sebelum penandatanganan SPPB. Bahan tetap harus melalui proses sertifikasi seperti biasa, dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak. (c)

Hal-hal yang secara tidak langsung berkaitan dengan pembayaran oleh TPK/KP yang berakibat timbulnya pajak, maka penyelesaian pembayaran pajak dilakukan oleh wajib pajak yang bersangkutan.

(d) Setiap pembayaran harus dibukukan dan dilengkapi dengan bukti pengeluaran uang. Sedangkan untuk pembelian bahan harus dilengkapi dengan bukti penerimaan barang. Bukti-bukti pengeluaran uang dan penerimaan barang dimasukkan ke lampiran LPD.

Hal-hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK/KP 

Pembayaran insentif harus langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik sistim upah harian maupun sistim borongan/target.



Tidak ada pengeluaran TPK/KP untuk membiayai FK/FT, UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PPK-R2PN.



Dana Kas PPK dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK/KP.



Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam bundel LPD harus dikirim ke UPK dalam rangka pengajuan penyaluran dana. UPK berhak untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK/KP ( dalam hal perumahan ada pada PP) kapan saja, dan sewaktu-waktu dapat meminta fotocopy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK/KP.


10

9.3. Administrasi Kegiatan PPK-R2PN di Desa 9.3.1. Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa Biaya operasional terdiri dari honor TPK/KP dan biaya administrasi kegiatan PPK di desa. Besarnya biaya operasional per desa ditetapkan berdasarkan ancar-ancar perincian dana operasional sebagai berikut: 1) TPK untuk Sekolah, maksimum 1 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 2) TPK untuk Kantor atau Balai desa maksimum sebesar 2,5 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 3) TPK untuk prasarana pendukung perdesaan maksimum sebesar 3 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat. 4) KP maksimum sebesar 0,5 % dari alokasi dana BLM Kelompok Perumahan 9.3.2. Buku Kas Harian

9.3.4.

(a)

Keluar masuk uang dicatat dalam buku kas harian selanjutnya disebut buku kas. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara TPK/KP.

(b)

Bentuk buku kas sesuai dengan format standar Buku Kas Harian seperti dalam lampiran.

(c)

Buku Kas ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama. Penutupan tidak dikaitkan dengan penyelesaian suatu penarikan dana dari UPK. Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh ketua TPK/KP dan dibuatkan rekapitulasinya yang diketahui oleh Kepala Desa.

(d)

Tim Pengelola Kegiatan bersama KD membuat LPD yang diketahui oleh FK/FT setiap bulannya. Tujuannya untuk melaporkan bahwa dana yang sudah ditarik telah digunakan dengan benar.

(e)

Catatan pada buku kas pada saat tutup buku digunakan untuk menyusun laporan bulanan kepada UPK yang menyangkut jumlah penerimaan dan pengeluaran uang.

(f)

Catatan pengeluaran pada buku kas untuk masing-masing kegiatan adalah pengeluaran untuk TPK atau KP bersangkutan.

(g)

Buku kas boleh dilihat oleh siapa saja.

(h)

TPK/KP bersama KD akan membuat Dokumen Penyelesaian yang terdiri dari Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan biaya dan lampiran pendukung lainnya. Tujuannya untuk melaporkan bahwa dana yang sudah ditarik telah digunakan dengan benar.

Buku Material (a)

Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan bahan/material yang telah dibayar.


11

(b)

Buku material berguna untuk; menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.

(c)

Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam lampiran.

(d)

BM dibuat oleh Sekretaris TPK/KP, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK/KP, dan FK/FT.

(e)

Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang.

(f)

Buku material boleh dilihat oleh siapa saja.

9.3.5. Rencana Penggunaan Dana (RPD) Merupakan bagian penting dalam mengajukan penyaluran dana ke UPK. RPD dibuat sesuai kebutuhan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan. RPD apabila dana di rekening ditambah dana di bendahara TPK/KP kurang dari 10%. RPD memuat rencana kebutuhan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan berikut dan besarnya tidak harus sama setiap tahapan. Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK. 9.3.6. Laporan Penggunaan Dana (LPD) LPD terdiri dari dua bagian yaitu LPD dan lampiran LPD; (a)

(b)

LPD (i)

Dipergunakan sebagai lampiran RPD dalam penarikan dana setelah tahap II dan berikutnya.

(ii)

Menjadi dasar UPK untuk menyetujui penarikan dana berikutnya.

(iii)

Merupakan pernyataan penggunaan dana.

(iv)

LPD ditujukan kepada UPK dan ditandatangani oleh Ketua TPK/KP, diketahui oleh FK/FT dan PjOK.

tanggung

jawab

TPK/KP

terhadap

Lampiran LPD (i)

Lampiran LPD di TPK/KP berupa bukti-bukti penerimaan uang, pengeluaran uang (untuk bahan, upah, dan alat) serta bukti penerimaan barang dimana jumlahnya sesuai dengan jumlah yang dilaporkan pada LPD.

(ii)

Untuk setiap bukti pembayaran material/bahan harus dilampiri bukti penerimaan bahan.

(iii)

Bukti-bukti tersebut diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada buku kas dan buku material.

(iv)

Bukti-bukti tersebut ditempelkan pada kertas kosong sesuai dengan nomor urut pada buku kas, kemudian dijilid dan diberi judul LPD ke sekian.


12

(v)

Bukti-bukti tersebut akan sangat memudahkan TPK/KP dalam hal menghadapi pemeriksaan dan pemantauan dari pihak lain terutama dalam mempertanggungjawabkan dana.

9.3.7. Pengendalian Keuangan Sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana yang telah dibahas dalam rapat pra pelaksanaan maupun rapat-rapat evaluasi, penggunaan dana di desa sangat dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun jadwal pengadaan tenaga kerja. TPK/KP harus memiliki rencana yang matang mengenai ketiga hal tersebut, karena akan mempengaruhi besar atau kecilnya pengeluaran dana. Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus di lihat dari: (a) Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan. (b)

Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan volume yang telah ditentukan.

(c)

Apakah pengadaan alat sesuai dengan jadwal dan volume yang dihasilkan.

(d)

Apakah pengadaan tenaga kerja sesuai dengan jadwal dan jumlah yang direncanakan.

Bila karena suatu keadaan, misalnya untuk mengantisipasi musim hujan harus dilakukan pembelian material di awal pelaksanaan. Tentu sebagian besar dana akan teralokasikan kepada material, akan tetapi harus diimbangi dengan pelaksanaan konstruksi di lapangan, sehingga akan berakibat kepada percepatan pencairan dana tahap selanjutnya. Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua TPK/KP, dan KD/KT harus aktif meninjau setiap pengeluaran dana dari Bendahara. Pada saat pemeriksaan oleh UPK, harus diperiksa apakah saldo yang tercatat pada Buku Kas Harian sesuai dengan jumlah uang tunai yang ada. Ketua TPK/KP dibantu oleh KD/KT dituntut untuk mencatat setiap jenis swadaya masyarakat yang telah disepakati. Untuk mengoptimalkan swadaya masyarakat diperlukan sosialisasi kepada masyarakat dari awal serta metode pengumpulannya dengan cara, misalnya: (a) Pada saat SPPB ditandatangani s/d pencairan dana tahap awal = 40% (b)

Pada saat pencairan dana tahap ke 2 = 40%

(c)

Pada saat pencairan dana terakhir = 20%

Sebaiknya swadaya masyarakat berupa lahan sudah terealisasi di awal pelaksanaan dan material/bahan sudah selesai terkumpul pada saat kemajuan fisik mencapai 75%. Apabila dalam pelaksanaan diperlukan perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau bencana alam, maka bisa dilakukan revisi selama tidak menambah besarnya dana bantuan. Revisi tersebut dibuat oleh Ketua TPK/KP dan disetujui oleh FK/FT dan UPK dan secara terbuka ada pemberitahuan kepada masyarakat.


13

9.3.8. Pemeriksaan Administrasi Keuangan Untuk memantau administrasi keuangan TPK/KP digunakan Formulir Pemeriksaan Administrasi yang secara detail digunakan untuk: Buku Kas Harian, Buku Kelompok, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Ketenagakerjaan, Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya. Bentuk Formulir dapat di lihat pada lampiran. Formulir Pemeriksaan Administrasi selain digunakan oleh FK/FT dapat juga diisi oleh aparat pemerintah. Untuk penilaian kualitas administrasi diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kategori. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu: Baik

Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan lengkap serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.

Cukup

Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan lengkap.

Agak kurang

Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi

Kurang

Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki dan tidak lengkap.

Tidak ada

Jika hal tersebut tidak ada pada arsip TPK/KP

Setiap kategori penilaian apabila diperlukan diberikan penjelasan mengenai hal-hal yang dianggap kurang dan harus mendapat perhatian dari TPK/KP untuk dicarikan jalan keluarnya agar menjadi kategori baik. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan pada bagian atas persentase kemajuan kegiatan harus diisi. Selain Pemeriksaan Detail Administrasi, UPK sesuai tugas dan tanggungjawabnya untuk memberikan pembinaan administrasi keuangan, berhak setiap saat melakukan pemeriksaan pembukuan.


14

PETUNJUK TEKNIS OPERASIONAL

Recommend Documents