Petunjuk penggunaan software “ZKTeco Attendance Management”
1.
Halaman Utama Buka software “ZKTeco Attendance Management” management yang berada di desktop.
Gambar 1.1 Shortcut Attendance Management
Akan muncul tampilan “System information”. Tampilan ini akan selalu muncul jika “Show this hint next” selalu diberi centang. Klik ok.
Gambar 1.2 Tampilan System Information
Muncul tampilan awal software Attendance management
Gambar 1.3 Tampilan awal software
1
2.
MENU MAINTENANCE OPTION (Pengaturan perusahaan) Langkah awal yang perlu dilakukan sebelum melakukan transaksi adalah mempersiapkan data departemen dan data karyawan. Berikut adalah langkah-langkah untuk pengisian departemen dan karyawan.
Menu Departemen List Menu ini di gunakan untuk medaftarkan depertemen ‐ departemen yang ada di perusahaan anda.
Gambar 2.1 Menu departement management
Fungsi menu yang ada di dalam Departemen List. Add
: Menambah nama departemen
Delete
: Menghapus nama departemen
Rename
: Merubah nama departemen
Employeed
: Tempat penyimpanan data karyawan yg sudah tidak aktif, data tetap disimpan di dalam database.
2
Menu Employees Menu ini untuk memasukkan data karyawan berdasarkan departemen yang sudah kita masukan sebelum nya.
Gambar 2.2 Menu Employee
Fungsi tombol yang ada di dalam Employee List. Add
: Menambah nama karyawan
Delete
: Menghapus nama karyawan
Rename
: Merubah nama karyawan
Save
: Menyimpan data karyawan
Search
: Mencari data karyawan
T
: Transfer departemen, memindahkan karyawan ke dapartemen lain.
L
: Menghilangkan data karyawan di dalam daftar nama, tapi data masih tersimpan dalam temporary (Lihat Departemen List Sub menu Employeed)
Dalam pengisian data karyawan, yang harus di isi yaitu Field Ac No dan Name , untuk Field (kolom) lainnya bersifat optional (sebagai pelengkap data).
3
3.
MENU EMPLOYEE SCHEDULE (Jadwal Karyawan) Menu Time Table (Jam kerja) Menu ini untuk memasukkan pengaturan jam kerja di perusahaan anda.
Gambar 3.1 Shift timetable maintenance
Fungsi tombol yang ada di menu maintenance timetable Add
: Untuk menambahkan jam kerja
Post
: Untuk menyimpan jam kerja
Delete
: Untuk menghapus jam kerja
Contoh Pengisian Shift Timetable Maintenance Timetable Name
: Judul jam kerja (Normal)
On Duty
: Jam Datang (08:00)
Off Duty
: Jam Pulang (16:00)
Late Time
: Toleransi Terlambat (30)
Early
: Toleransi Pulang Awal (120)
Beginning In
: Batas awal check in (07:00)
Ending In
: Batas akhir check in (09:00)
Begining Out
: Batas awal check out (15:00)
Beginning Out
: Batas akhir check out ()
Masukan Semua daftar Jam kerja karyawan sesuai dengan jam kerja perusahaan anda.
4
Menu Shift management (Pengaturan jadwal jam kerja) Menu ini untuk memasukkan hari kerja setiap divisi , bagian , atau per orang. Fungsi tombol yang terdapat di menu Shift management adalah Add
: Untuk menambahkan shift kerja
Save
: Untuk menyimpan shift kerja
Gambar 3.2 Shift Management
Add Time
: Untuk menambahkan jam kerja yang telah di buat di maintenance timetable
Gambar 3.3 Add time jam normal untuk senin-jumat
Pilih salah satu jam kerja lalu pilih hari – hari kerja nya pada bagian sebelahkanan, jika sudah terpilih jam dan hari kerja nya lalu tekan tombol OK. (Lakukan Add Time lagi untuk hari kerja lainnya, jika jam kerja nya berbeda).
5
Gambar 3.4 Add time jam sabtu untuk hari sabtu
Gambar 3.5 Jadwal kerja staff
Lakukan hal yang sama untuk jadwal kerja beraturan lainnya.
Menu Employee Shedule Menu ini adalah tahap akhir dari pembuatan jadwal kerja, di sini anda harus memasukkan jadwal kerja sesuai dengan shift kerja yang telah anda buat sebelum nya, anda harus melakukan tahap ini karena jika tidak maka report hasil absensi karyawan.
6
Gambar 3.6 penjadwalan jam kerja karyawan
Langkah – Langkah : Pilih Nama Karyawan yang akan di berikan jadwal kerja , jika semua jadwal dalam departemen itu sama klik tombol select all centang yang berwarna biru (√ ), setelah semua karyawan terblok warna biru lalu klik menu Arrange Shifts
Gambar 3.7 Add Hasil dari jam kerja staff
Langkah selanjut nya adalah adalah klik tombol plus (+) sebelah kiri (Assigned Schedule list) untuk memasukan jadwal karyawan . lalu akan muncul form baru, pilih jadwal yang sesuai dengan jadwal kerja karyawan yang anda pilih, ubah time range di bawah masa aktif absen sampe masa non aktif absen, setelah selesai lalu klik OK, kembali ke form sebelum nya lalu klik OK.
7
Gambar 3.5 Penambahan shift kerja karyawan
4.
MENU MACHINE Sub – sub Menu di bawah Menu Machine bisa aktif jika anda terhubung langsung ke mesin dengan media koneksi yang tersedia (kabel jaringan , usb cable, kabel serial), jadi menu machine tidak akan di gunakan jika anda menggunakan media FlashDisk untuk penarikan dan pengambilan data dari mesin ke computer atau sebalik nya.
Add Device Untuk mendaftarkan mesin anda harus masuk ke menu (lihat gambar 1.1) lalu isi device name , pilih koneksi yang anda gunakan , jika anda menggunakan kabel jaringan pilih Communication Type : Ethernet, Isi IP Address sama dengan IP Address yang telah anda setting di mesin lalu klik tombol Save.
Gambar 4.1 Device Maintenance
8
Cek Koneksi ke mesin dengan cara pilih device name yang telah anda buat lalu klik Connect / Sambung. Lihat status koneksi jika sudah berhasil terhubung maka Menu Machine sudah bisa di gunakan.
Gambar 4.2 Koneksi Device
Upload User Info and FP
Gambar 4.5 Upload user info
Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung, jadi pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi . ( Pilih Mesin Absensi pada menu utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas ) lalu klik Upload User User and FP.
9
Gambar 4.6 Tampilan menu upload user info
Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke mesin absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di upload kemudian klik Upload. Select All
: Untuk memilih seluruh karyawan
Invert All
: Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan
High‐rate mode
: mode ini untuk mempercepat pengupload data karyawan (Untuk mesin
yang
menggunakan
koneksi
usb
disarankan
untuk
menghilangkan centang High‐rate mode). Pengaturan awal software sudah selesai, sekarang tinggal mendaftarkan jari di mesin absensi dan melakukan transaksi kehadiran karyawan. Setelah melakukan transaksi untuk bisa membuat laporan harian, mingguan dan bulanan langkah selanjutnya adalah melakukan download log transaksi.
Download User Info and FP Menu ini untuk mem‐download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam program attendance management dan juga untuk men‐delete sidik jari karyawan.
Gambar 4.7 Tampilan menu download user info
10
Gambar 4.8 Tampilan menu download user info
Browse Users In Device
: untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi
High Rate
: untuk mempercepat proses mendownload
Download
: untuk mendownload sidik jari karyawan
Delete
: untuk men‐delete sidik jari karyawan
• Cara BackUp Sidik Jari Dari Mesin : Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user, centang opsi High Rate, lalu tekan Download.
• Cara Delete Sidik Jari Dari Mesin: Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek nama user yang akan di delete atau Select All untuk memilih semua user, lalu tekan Delete.
DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS Menu ini digunakan untuk men‐download transaksi absensi yang ada di mesin absensi kedalam software sehingga bisa diolah menjadi laporan.
11
Gambar 5.7 Download attendance log
Gambar 4.9 Transaksi log
5.
LAMPIRAN Cara Melihat Laporan dan Exsport Data Absensi REPORT (Laporan) Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran.
Gambar 5.1 Tampilan report
12
Pilih divisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol Calculate. Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan yang ingin dicetak. Catatan: Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian: Clock In/Out Log Exception
: tampilan ini berisi semua data absensi karyawan (data mentah)
Shift Exception
: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara detail
Misc Exception
: tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana karyawan tersebut melakukan absensi diluar hari kerja dan data keterangan ketidakhadiran karyawan.
Calculated Items
: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara rekap
Untuk mengexport laporan sesuai tampilan diatas, klik Export data akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini, lalu hilangkan centang untuk kolom laporan yang tidak dipakai Klik OK.
Gambar 5.2 Menu export laporan
13
Pilih lokasi folder Pilih tipe file Masukkan nama file Tekan Save.
Gambar 5.3 Menu export laporan
Edit Data Absensi REPORT SHIFT EXCEPTION APPEND CLOCK IN/OUT
Gambar 5.4 Append Clock In/Out
Menu ini untuk menambah data transaksi absensi secara manual
Gambar 5.5 Append employee’s forgot Clock-In/Out
14
Input Data Yang Meninggalkan Tugas (Sakit, Izin, Cuti) REPORT SHIFT EXCEPTION MAINTANANCE AL/BL Menu ini untuk memberi keterangan ketidakhadiran dan alasannya (Sakit, Izin, Cuti, Dinas)
Gambar 5.6 Maintenance AL/BL
Input Data Hari Libur MENU MAINTENANCE /OPTIONS HOLIDAY LIST Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll.
Gambar 5.7
15
