PAM Cloud People Attendance - Visitor Management in 10 eenvoudige stappen

Vitar People Attendance Management Software

Vit@r PAM ™ Cloud People Attendance - Visitor Management in 10 eenvoudige stappen. Stap 1 Ga naar https://vitarapps.com en log in met gebruikersnaam / e-mailadres en paswoord

De Engelse taal is standaard ingesteld. De gebruiker kan uit 5 andere talen kiezen en de inloggegevens met geselecteerde taal bewaren voor elk volgend gebruik.

Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 2 Selecteer het 3de icoon ‘Creëer ID’ in het Vitar Dashboard

Dit zal twee pagina's openen: Creëer ID en Overzicht



Stap 3 Voer de gegevens in van het bezoek in het scherm “Creëer ID”

De ingevoerde tekst verschijnt op de Virtuele Vitar Badge. Eenmaal klaar, maak een keuze en selecteer: - het Icoon ‘Plannen’ om de bezoekgegevens later op te vragen; - het Icoon ‘Badge aanmaken’ zodat deze klaar is voor aankomst bezoeker; - het Icoon ‘Check In en druk de badge’ af; -het Icoon ‘Check In’ om de bezoeker rechtstreeks te registreren zonder afdruk van een badge. Wanneer de bezoekgegevens verdwijnen van het scherm 'ID aanmaken', is de registratie succesvol: na enkele seconden - afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding - zullen de gegevens op het overzichtscherm verschijnen Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 3 Voer de gegevens in van het bezoek in het scherm Creëer ID

De ingevoerde tekst verschijnt op de Virtuele Vitar Badge. Eenmaal klaar, maak een keuze en selecteer: -het Icoon ‘Plannen’ om de bezoekgegevens later op te vragen; - het Icoon ‘Badge aanmaken’ om de badge gebruiksklaar te hebben wanneer de bezoeker aankomt; - het Icoon ‘Check In en druk’ de badge af; -het Icoon ‘Check In’ om de bezoeker rechtstreeks te registreren zonder afdruk van een badge. Wanneer de bezoekgegevens verdwijnen van het scherm 'ID aanmaken', is de registratie succesvol: na enkele seconden - afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding - zullen de gegevens op het overzichtscherm verschijnen Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 4 Wanneer een afspraak ingevoerd is, verschijnt dit op het scherm ‘Overzicht’ en wordt dit zichtbaar voor alle gebruikers met gebruikersrechten ‘Receptie’ en ‘Beheerder’

Indien deze optie aangevinkt, wordt een e-mail verzonden naar de bezoeker met vermelding van de toekomstige afspraak en de vermelding van de Veiligheids- en Evacuatievoorschriften van uw bedrijf. De contactpersoon krijgt eveneens een vermelding van de afspraak. Beide kunnen de afspraak linken aan hun Agenda. De afspraak bijft in rode tekst op het Overzichtscherm tot wanneer de bezoeker de bevestiging geeft de Voorschriften gelezen en goedgekeurd te hebben. Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 5 De gegevens van de bezoeker kunnen tijdens of voor de aankomst geselecteerd worden ter voorbereiding van de badge of wijze van inschrijving.

Indien gewenst kan een foto toegevoegd worden bij de aankomst door het aanklikken van de Webcam pictogram in de rechter benedenhoek van de virtuele badge. Indien de tekst nog altijd rood gemarkeerd is, betekent dit dat de bezoeker nog geen melding gegeven heeft betreffende lezing & akkoordverklaring van de voorschriften. Maak de bezoeker hierop attent vooraleer deze in te checken Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 6 Overhandig de badge aan de Bezoeker bij het inchecken.

Bij het inchecken worden de gegevens van de bezoeker overgezet van de rubriek 'Afspraken' naar 'Ter Plaatse' in het scherm "Overzicht". Merk op dat de rode tekst (voorschriften niet gelezen of goedgekeurd) gewijzigd is naar zwarte tekst omdat het vakje H & S aangevinkt werd vóór het inchecken. De contactpersoon kan optioneel verwittigd worden per e-mail of SMS en de evacuatielijst wordt eveneens geüpdate.



Stap 7 Een bezoeker meldt zich aan zonder afspraak.

De Receptie voert de gegevens van de bezoeker in het scherm ‘ID aanmaken’ of roept de bezoekgegevens op via 'Opzoeking' indien het een terugkerende bezoeker betreft. De receptionist kan de naam van de Contactpersoon selectioneren uit een keuzelijst, de Contactpersoon kan gevonden worden door het intypen van de eerste letters in het corresponderende dataveld; ofwel de naam van de contactpersoon toevoegen wanneer deze niet in de keuzelijst opgegeven staat door te klikken op het + teken naast de Contacpersoon. Verschillende plaatsen kunnen geselecteerd worden. Eenmaal de gegevens ingevoerd zijn, klik op ‘Check in Druk badge’ of enkel ‘Check in’. Vitar Software Ltd, 37, Fitzwilliam Terrace, Dublin2, Ireland www.vitarvisitor.com


Stap 8 De aankomst van de bezoeker wordt automatisch via e-mail gemeld aan diens Contactpersoon

In de e-mail zal de contactpersoon verwittigd worden van de komst van de bezoeker, diens bedrijf en het tijdstip van inchecken. Optioneel kan men gebruik maken van een SMS of de ‘Vitar Desktop Notifier’ melding op het computerscherm.



Stap 9 Een evacuatielijst, met keuze uit de verschillende sites, of een bepaalde locatie kan geselecteerd worden.

Deze informatie is beschikbaar vanuit elke Internetverbinding voor raadpleging, om op te slaan of af te drukken. Aan derden kan men toegangsrechten hiertoe verlenen, zoals Nood- of Hulpdiensten.



Step 10 Uitchecken van de bezoeker

De bezoeker plaatst de badge voor de scanner om uit te checken (of wordt manueel uitgecheckt door te klikken op 'Check-out'). De bezoekgegevens worden verplaatst van de rubriek ‘Ter Plaatse’ naar ‘Uitgecheckt op Datum/Tijd’. Voor Multi Swipe Bezoekers worden de bezoekgegevens verplaatst naar de rubriek ‘Uitgereikte Badges & Langdurige Badges’, in afwachting tot het volgende bezoek, tot de definitieve check-out manueel bevestigd wordt of de geldigheidsduur verstreken is.



Optioneel: Randapparatuur Voor toegangspassen/badges gedrukt vanuit de Vitar applicatie. Papieren kleefetiketten op rol Dymo Label Turbo

Papieren toegangspassen / badges via printer – Vergewis u dat de printer papierlagers heeft geschikt voor het drukken van formaat A6 Voorbeeld: HP1102

Voor andere Printers kunnen we u een sjabloon bezorgen om te testen. Re-write Plastic Cards – De printer voor herschrijfbare kaarten Evolis Tattoo

Voor het scannen van Badges/Verificatiegegevens Barcode 39 of Vitar code Barcode Scanner Motorola Omni Directional DS9208


PAM Cloud People Attendance - Visitor Management in 10 eenvoudige stappen

Recommend Documents