PESAN PUBLIKASI PADA PENYELENGGARAAN EVENT TOPPING OFF KAMPUS ALAM SUTERA OLEH MARCOMM BINUS UNIVERSITY
MICHAEL CANGESTU BINUS University Jln. Kebon Jeruk Raya No. 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530 (021) 53696969
[email protected] Marta Sanjaya, Sip,Msi
Abstract Publication is one of the important part in event management. The measurement of event successfulness depends on how well the publication goes. The best publication attract interest of many people. With publication, the people know exactly what event we will do. The purpose of this research is to find the best publication methods to support an event. The methods of this research is qualitative research. The analysis is data collection, display data and conclusion. The result of this research represent the publication methods use by BINUS University is right according to their target audience. The conclusion is the well publication can make a successful event.(MC).
Keywords : event, publication, BINUS Univesity
Abstrak Publikasi merupakan suatu bagian dari event management yang tidak bisa dilewatkan. Sukses atau tidak sebuah acara dapat di lihat dari bagaimana publikasi yang dilakukan oleh perusahaan. Publikasi yang baik menarik banyak minat khalayak luas. Dengan adanya publikasi, khalayak luas mengetahui acara apa yang akan diselenggarakan oleh perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui metode publikasi yang baik yang dapat menyukseskan suatu acara. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskriptif. Analisis yang digunakan adalah pengumpulan data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil yang dicapai menunjukkan bahwa metode publikasi yang digunakan oleh BINUS University
sudah tepat karena sesuai
dengan target khayalak mereka. Simpulannya bahwa publikasi yang baik dapat menyukseskan sebuah acara yang dilakukan oleh perusahaan. (MC)
Kata kunci : event, publikasi, BINUS University
Pendahuluan Berbagai cara dapat dilakukan oleh pelaku usaha untuk membuat nama perusahaannya berkembang luas dan mendapatkan citra yang baik dari masyarakat. Terlebih di jaman sekarang ini banyak perusahaan yang sedang berkembang dan ingin mendapatkan perhatian yang lebih dari masyarakat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan lain harus berlomba untuk mendapatkan hati dari masyarakat sekaligus dapat memberikan manfaat yang berarti kepada perusahaan. Berbagai cara dapat dilakukan untuk mendapatkan hati dan perhatian dari masyarakat, salah satunya adalah dengan melakukan event. Event merupakan salah satu kegiatan yang secara sengaja dilaksanakan oleh perusahaan untuk meningkatkan citra dari perusahaannya. Selain citra, event bisa menjadi alat interaksi antara masyarakat dengan perusahaan dalam mencapai berbagai tujuan. Banyak perusahaan yang mulai menyelenggarakan event-event yang mereka rancang sendiri sesuai dengan tujuan perusahaan itu masing-masing. Event kini semakin giat diadakan oleh perusahaan baik tingkat nasional maupun internasional, yang digunakan sebagai alat promosi pemasaran dan membangun citra positif dari masyarakat. Dengan tujuan seperti itu maka perusahaan semakin berusaha untuk merencanakan event-event yang dapat menarik banyak sekali perhatian dari masyarakat, khususnya konsumen dan klien agar perusahaan kita dapat bersaing dengan para pesaingnya dan membuat perusahaan kita lebih dipilih dibandingkan dengan perusahaan lain. Dalam mengadakan event yang efektif dan efisien perlu adanya proses event management yang baik. Event management dapat membantu penyelenggara event untuk merancang dan mengorganisir event yang akan diselenggarakan dengan baik serta meminimalisir resiko-resiko yang dapat terjadi selama penyelenggaraan event. Event management menurut (McCartney, 2010, p. 6) yaitu: suatu fenomena multidisiplin yang melibatkan marketing, keuangan, keamanan dan manajemen resiko, logistik dan manajemen sumber daya manusia dan dengan ilmu disiplin lainnya. Semua ilmu tersebut saling terkait secara kohesif untuk menghasilkan sebuah event. Pentingnya masing-masing fungsi itu berbeda-beda tergantung dengan besar atau kecilnya event kita. Ada satu elemen penting yang tidak bisa terlewatkan ketika perusahaan melaksanakan event management, elemen tersebut merupakan publikasi. Publikasi dapat dijadikan tolak ukur kesuksesan ketika perusahaan membuat pemberitaan dengan strategi yang unik serta menarik banyak perhatian masyarakat dan belum pernah dilakukan oleh perusahaan lain ataupun para kompetitor. Public Relations adalah usaha sebuah organisasi untuk mendapatkan kerja sama kelompok orang. Menurut Prof. Byron Christian public relations adalah usaha sadar untuk mempengaruhi orang, terutama melalui komunikasi, guna berpikir baik terhadap suatu organisasi, menghargainya, mendukungnya, dan ikut simpati bersamanya jika mendapat tantangan kesukaran (Nurjaman & Umam, 2012, p. 47). Public relations memiliki beberapa strategi yang disingkat P-E-N-C-I-L-S yaitu publication, event, news, community involvement, identity media, lobbying, social investment. Publikasi menurut Kriyantono dibukunya adalah kegiatan mengenalkan perusahaan sehingga umum (publik dan masyarakat) dapat mengenalnya (Kriyantono, 2008, p. 40). Publikasi merupakan salah satu tools dari Public Relations untuk melaksanakan sebuah event. Public Relations memiliki pengaruh yang sangat besar bagi perusahaan dalam usahanya menyampaikan informasi mengenai sebuah event ke masyarakat. Untuk mempublikasikan event, maka seorang pelaksana event memerlukan media untuk menyampaikan informasi event tersebut. Media sendiri ada yang berbayar dan tidak berbayar, yang tidak berbayar biasanya disebut publisitas. “Publisitas menurut Scott L. Cutlip merupakan suatu informasi yang disediakan sumber-sumber tertentu yang digunakan media karena informasi yang terkandung di dalamnya memiliki nilai berita (Pudjiastuti, 2010, p. 179). Publisitas dapat diterapkan pada event untuk memperoleh popularitas seperti kepercayaan dan kekaguman dari publiknya. Publikasi pun dilakukan oleh Corporate Marketing Communication BINUS University agar event-event dapat diketahui oleh internal dan eksternal BINUS University. Seperti salah satunya adalah event Topping Off kampus BINUS Alam Sutera. Event ini memerlukan publikasi
yang terus-menerus karena dengan adanya publikasi yang terus menerus, internal dan eksternal dari BINUS University akan menunjukan rasa penasarannya terhadap event ini. Event ini sendiri merupakan acara untuk meresmikan selesainya tahap pertama dari pembangunan kampus BINUS University di Alam Sutera. Sebelumnya kampus Alam Sutera juga telah melakukan proses ground breaking yang diadakan pada tanggal 12 Desember 2012. Kampus Alam Sutera ini sendiri direncanakan akan selesai di bulan September 2014 bertepatan dengan masuknya perkuliahan di tahun ajaran baru. Kampus yang bertemakan smart and green campus ini akan dihadiri oleh jajaran penting BINUS University. Tema tree of life ini sendiri diambil karena BINUS ingin mahasiswanya dapat lebih nyaman ketika berkuliah di kampus ini, karena konsep smart and green campus ini terbukti sukses di beberapa negara lain. Dengan adanya fakta seperti ini, maka BINUS mencoba membawa konsep tersebut ke kampus Alam Sutera. Segala konsep dan struktur dari kampus Alam Sutera di buat sendiri oleh alumni dari BINUS University. BINUS jelas bisa berbangga hati karena salah satu mahasiswanya dapat membuat kampus yang nantinya disebut-sebut akan menjadi kampus tercanggih di Indonesia. Dengan adanya kampus ini semakin mengkukuhkan visi dari BINUS University yakni “A World class university….In continuous pursuit of innovation and enterprise.” Event Topping Off ini sendiri akan dilaksanakan pada tanggal 26 Maret 2014. Publikasi pun sudah dilakukan oleh Corporate Marketing Communication melalui website dari BINUS University, selain itu sudah terdapat spanduk dan poster yang digantung dan tempelkan di sekitar kampus BINUS University. Ini dilakukan agar pihak internal BINUS dapat mengetahui terlebih dahulu event Topping Off ini. Hal ini dilakukan agar pihak internal BINUS dapat memberikan perhatiannya kepada event ini, karena kampus Alam Sutera ini nantinya juga akan menjadi salah satu fasilitas bagi mereka. Selain itu juga ada buletin dari BINUS yang telah memuat iklannya, buletin ini sendiri biasanya dibaca oleh para internal dari BINUS University. Karena buletin ini memang biasanya memuat publikasi event-event BINUS University. Publikasi yang dilakukan terlebih dahulu kepada internal BINUS University dikarenakan masih adanya kesalahpahaman yang terjadi di antara mahasiswa maupun staff BINUS University mengenai kampus Alam Sutera. Ini bisa dilihat dari respon di media sosial seperti Twitter, terutama dari mahasiswa yang mempertanyakan, apakah benar nanti BINUS University yang di Kemanggisan akan dipindahkan ke Alam Sutera. Pertanyaan tersebut cukup sering dipertanyakan oleh para internal kampus ini. Oleh karena itu dengan adanya event ini sekaligus ingin meluruskan kepada internal BINUS University bahwa kita tidak akan pindah kampus tetapi hanya penambahan kampus saja menjadi 4 kampus yakni Anggrek, Syahdan, Kijang dan Alam Sutera. Demi menciptakan ketertarikan serta agar pihak internal dan eksternal mendapatkan informasi itu maka Marketing Communication BINUS University selaku pihak yang mengurus publikasi event Topping Off kampus Alam Sutera ini harus membuat publikasi yang kreatif dan strategis. Dengan adanya publikasi yang unik maka informasi yang ingin disampaikan pun dapat lebih cepat dimengerti oleh khayalak. Maka publikasi diharapkan sebagai salah satu bagian penting dalam penyelenggaraan event ini. Dengan publikasi yang baik dapat menunjukan kesuksesan dari event tersebut. Untuk melihat hasil dari keberhasilan publikasi event Topping Off yang dilakukan oleh Marketing Communication BINUS University, maka penulis mengangkat permasalahan skripsi dengan judul “PESAN PUBLIKASI PADA PENYELENGGARAAN EVENT TOPPING OFF KAMPUS ALAM SUTERA OLEH MARCOMM BINUS UNIVERSITY”. Dalam menyelenggarakan sebuah event, publikasi sangatlah dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari event ini. Dengan adanya publikasi, maka tolak ukur sukses atau tidaknya suatu event ini dapat di lihat. Dalam hal ini penelitian akan meneliti pada hal : 1. Bagaimana cara pelaksanaan publikasi yang digunakan oleh CMC BINUS University dalam rangka untuk menyukseskan event Topping Off dan kendala yang dihadapi pada publikasi event ini? 2. Apakah publikasi yang dilakukan oleh CMC pada event ini telah mencapai harapan dari event Topping off? 3. Bagaimana pandangan internal Bina Nusantara setelah event Topping Off ?
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini adalah: 1. Untuk mengetahui metode publikasi apa saja yang digunakan dalam event ini dan cara menangani kendala dalam menghadapi kendala publikasi event. 2. Untuk mengetahui apakah publikasi merupakan bagian penting dari event management sebuah acara. 3. Untuk mengetahui bahwa event Topping off ini telah mencapai tujuan dan harapan dari BINUS University.
Peran Media Sebagai Alat Publikasi Event di Bidang MICE (Studi Kasus: Blue Golf Open Tournament, APMCE Event, dan PPI Event (Susyanti, 2012). Dalam penelitian ini dijelaskan bahwa keberhasilan event ditentukan oleh keberhasilan media relations officer dalam menjalankan tugasnya, media relations officer harus menyiapkan event jauh hari sebelumnya, sekitar 6 bulan sebelum hari-h, dimulai sejak persiapan sampai penyelenggaraan mulai dari bidding, hingga menyusun anggaran dan bekerjasama dengan media partner. Jika dibandingkan dengan penelitian yang telah di buat dalam hal ini, bagaimana bagian Corporate Communication BINUS University telah menyusun event Topping Off ini dari jauh hari, dan mereka meminta ke bagian Marketing Communication untuk mempublikasikan event ini ke media massa. Jadi suatu event memang harus disusun dan direncanakan dari jauh hari, karena jika mengadakan suatu event tanpa persiapan yang cukup. Tentu keberhasilan event ini akan menjadi tanda tanya, tetapi jika kita telah menyusun event ini dengan baik, maka kita dapat meminimalisasir segala sesuatu yang mungkin akan terjadi pada acara ini. Peran Social Media Dalam Berbagai Aspek (Alvans,2013). Dalam penelitian ini dijelaskan bahwa komunikasi adalah elemen yang sangat penting dalam pemasaran, karena pemasaran pada dasarnya adalah komunikasi antara produsen dan konsumen. Perkembangan teknologi yang lebih maju mendorong perubahan komunikasi konvensional untuk komunikasi modern dengan gaya hidup yang digital. Salah satunya adalah dengan penggunaan media sosial sebagai alat komunikasi digital. Euforia penggunaan media sosial (Facebook, Twitter, Google dan lain lain) melalui internet sudah menjadi trend di masyarakat, hal ini mempengaruhi perilaku masyarakat dalam berkomunikasi dan berinteraksi. Jika dibandingkan dengan penelitian yang telah di buat hal sama juga terjadi pada BINUS University, dimana hal ini merupakan komunikasi antara stakeholders. Dimana BINUS ingin memberitahu segala sesuatu yang berhubungan langsung ke para stakeholder (mahasiswa, staff dan dosen). Dengan adanya komunikasi yang baik, mereka menjadi mengetahui perkembangan di BINUS University. Karena jumlah stakeholder yang besar, maka BINUS pun menggunakan media sosial sebagai alat bantu mereka untuk mempublkasikan segala sesuatu informasi. Dengan menggunakan media sosial, maka perkembangan informasi pun bisa didapatkan.
Metode Penelitian Jenis metode penelitian yang akan digunakan adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Metode penelitian deskriptif kualitatif sering disebut metode penelitian naturalistik karena penelitiannya dilakukan pada kondisi yang alamiah (natural setting) disebut juga sebagai metode etnographi, karena pada awalnya metode ini lebih banyak digunakan untuk penelitian bidang antropologi budaya, disebut sebagai metode kualitatif, karena data yang terkumpul dan analisisnya lebih bersifat kualitatif (Sugiyono, 2009). Metode deskriptif kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam yaitu data yang mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data yang pasti yang merupakan suatu nilai di balik data yang tampak. Oleh karena itu dalam penelitian kualitatif tidak menekankan pada generalisasi, tetapi lebih menekankan pada makna. Generalisasi dalam penelitian kualitatif dinamakan transferability (Sugiyono, 2009). Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya
adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara purposive and snowball, teknik pengumpulan dengan triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi (Sugiyono, 2009). Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiyono, 2009). Pengumpulan data dapat dilakukan dalam berbagai setting, berbagai sumber, dan berbagai cara. Bila dilihat dari setting-nya, data dapat dikumpulkan pada setting alamiah (natural setting), pada laboratorium dengan metode eksperimen, di tempat perbelanjaan, di rumah dengan berbagai responden, pada suatu seminar, diskusi, di jalan dan lain-lain. Bila dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber data primer dan data sekunder (Sugiyono, 2009). Sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data. Sumber data primer bisa didapatkan melalui observasi dan wawancara (Sugiyono, 2009). Sumber data sekunder merupakan sumber yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen (Sugiyono, 2009). Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah kehidupan (life stories), cerita, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film, dan lain-lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif (Sugiyono, 2009). Analisis data dalam penelitian kualitatif, dilakukan pada saat pengumpulan data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu. Pada saat wawancara, peneliti sudah melakukan analisis terhadap jawaban yang diwawancarai. Bila jawaban yang diwawancarai setelah dianalisis terasa belum memuaskan, maka peneliti akan melanjutkan pertanyaan lagi, sampai tahap tertentu, diperoleh data yang dianggap kredibel. Menurut Miles and Huberman analisis data dibagi menjadi 3 langkah yaitu (Sugiyono, 2009) yaitu reduksi data, penyajian data, verifikasi.
Hasil dan Bahasan 1.
Reduksi data A. Event Bapak Dani Budianto
Event Topping Off merupakan acara yang biasa dilakukan ketika pembangunan sudah memasuki tahap akhir. Tujuan dari event ini adalah ceremonial, kemudian ingin menyampaikan kepada internal dan eksternal kalau bangunan kita sudah mau selesai. Kendala yang didapatkan dari event ini sendiri adalah berbarengan dengan masa kampanye pemilu. Jadi perhatian orangorang lebih tertuju kepada kampanye tersebut dibandingkan event kita. Tujuan diadakan event ini sendiri telah memenuhi harapan kita dimana masyarakat sekarang sudah mengetahui kampus baru kita.
Bapak Yudha Bagja Diputra
Event Topping Off ini merupakan perkenalan aja ke khayalak ramai mengenai kampus baru kita. Tujuannya ada 2 yaitu ingin campaign kalau kita tidak pindah
kampus tetapi hanya development saja. Kedua ingin memberitahu kalau fase 1 itu bukan berarti gedung siap dipakai, tetapi masih ada beberapa fase lagi sebelum akhirnya dapat digunakan. Harapan dari event ini sendiri orang lebih aware terhadap kampus baru kita di Alam Sutera bukan bridging campus kita. Bapak Haris Suhendra
B.
Tujuan dari event ini sendiri sebagai bukti nyata bahwa BINUS ingin terlibat dalam proses peningkatan kualitas pendidikan khususnya di daerah Tangerang. Persiapan event ini sendiri dibagi menjadi 3 hal dimana yang pertama adalah konsep, teknik pelaksanaan dan koordinasi dengan pihak terlibat serta ketika event sedang berlangsung. Kendala yang dihadapi ketika event ini sendiri yaitu koordinasi antara 1 pihak dengan pihak lain, karena banyaknya pihak yang terlibat. Harapan diadakan event ini masyarakat jadi tahu bahwa BINUS siap menyelengggarakan pendidikan berkualitas di Tangerang.
Publikasi
Bapak Dani Budianto
Tujuan publikasi dari event ini ingin memberitahu kepada publik kalau gedung baru BINUS sudah siap menunjang pendidikan. Target publikasi sendiri internal dan eksternal. Publikasi yang kita lakukan hampir melalui semua channel media seperti media online, media cetak. Publikasi sendiri dilakukan 2 bulan sebelum event berlangsung.
Bapak Yudha Bagja Diputra
Tujuan publikasi kita internal dan eksternal. Kita ingin semua orang tahu mengenai event ini, oleh karena itu kita menggunakan banyak media, khususnya untuk menjangkau eksternal. Publikasi melalui media cetak seperti Kompas setengah halaman full colour, Kawasan Media Group, Info Serpong, Info Gading. Kemudian kita juga pasang umbulumbul (vertical banner) di pasang di 30 titik di Alam Sutera. 2 billboard besar di pasang di daerah Serpong dan Grogol. Dan media online melalui website dan media sosial. Untuk umbul-umbul dipasang dari H-7 sampai H+7 sedangkan billboard dari H-5 sampai sekarang masih ada. Selama
event
kita
selalu
live
tweet
mengenai jalannya acara dan mendapatkan respon yang baik dari followers. Kendala ketika publikasi, kalau media sosial kita tidak tahu berapa banyak yang membaca tweet kita. Kalau untuk media cetak lebih ke budget yang kita punya, selain itu waktu yang cukup mepet juga menjadi salah satu kendala kita. Sedangkan untuk umbul-umbul dan billboard lebih ke perizinan saja yang agak sulit. Bapak Haris Suhendra
2.
Kalau komunikasi publik kita menggunakan media seperti Kompas setengah halaman, media outdoor seperti billboard, media cetak seperti media kawasan serta media online yang kita gunakan seperti website, email dan media sosial.
Penyajian data Berdasarkan reduksi data yang tersajikan di atas, maka di dalam penelitian ini dapat memperoleh hasil penyajian data lewat analisa yang telah dilakukan. Pembahasan dari penyajian data diperoleh melalui tema-tema yang telah diadakan yaitu event dan publikasi. Penyajian data berikut ini merupakan interpretasi data berdasarkan hasil wawancara serta observasi yang dilakukan selama proses sebelum dan sesudah event dan teori yang ada. 1. Event Event Topping Off ini boleh dibilang merupakan special event karena merupakan kombinasi antara event dan peresmian sebuah gedung baru. Selain itu di event ini juga terdapat event management yang dilakukan. Dimulai dari pembagian masing-masing jobdesk terhadap setiap divisi, kemudian penyusunan konsep acara, kemudian teknis pelaksanaan acara yang dilakukan akan seperti apa, juga dilakukan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam event ini seperti para pimpinan BINUS dan para pekerja konstruktor bangunan ini, serta bagaimana akhirnya event ini dapat berjalan dengan baik dari awal hingga akhir. Oleh karena itu event management yang dilakukan pada event ini dilakukan secara matang dan saling melengkapi dengan para pelaku event. Event management sendiri adalah ilmu yang terkait secara kohesif untuk menghasilkan sebuah event. Pentingnya masing-masing fungsi ilmu tersebut sesuai dengan besar atau kecilnya acara yang kita lakukan. Dirancang dengan persiapan dan manajemen yang baik, acara ini sendiri berlangsung dengan baik. Acara dimulai dengan dilakukan misa dan doa bersama di gedung ALC Alam Sutera. Misa ini dihadiri oleh seluruh jajaran petinggi Bina Nusantara. Setelah misa selesai, para jajaran petinggi Bina Nusantara ini diarahkan ke kampus Alam Sutera yang baru. Di dalam perjalanannya para petinggi ini diarahkan oleh usher-usher yang telah berjaga di posnya masing-masing. Hal ini dilakukan agar tidak ada kebingungan yang terjadi. Dengan diarahkannya para tamu maka mereka tidak perlu berjalan lebih jauh, karena kampus Alam Sutera ini cukup luas. Setelah tiba di tempat berlangsungnya acara para petinggi ini kemudian duduk di tempat yang telah disediakan sembari menunggu acara mulai dan menunggu para tamu undangan dari sekolah dan rekan bisnis datang. Pembukaan acara sendiri dibuka oleh Bapak Haris Suhendra selaku penanggung jawab event Topping Off sekaligus Manager dari Corporate Communication BINUS University. Setelah beberapa speech dari MC, acara
dilanjutkan oleh hiburan dari teman-teman UKM dan HMJ BINUS University. Tarian-tarian ditampilkan di depan tamu undangan. Acara kemudian berlanjut kepada sambutan dari Bapak Bernard Gunawan selaku CEO Bina Nusantara kemudian dilanjutkan oleh Bapak Francis Budiraharja Santoso selaku Managing Director serta Prof. Harjanto Prabowo selaku Rektor Binus University. Acara ini diresmikan dengan penekanan sirene yang dilakukan oleh jajaran petinggi BINUS secara bersama-sama kemudian dilanjutkan dengan simulasi penyekopan semen ke dalam bucket semen, ini hanya simulasi yang dilakukan sebelum pada akhirnya dilakukan penyekopan semen terakhir pada atap tertinggi kampus Alam Sutera. Setelah melakukan simulasi penyekopan semen acara dilanjutkan dengan melakukan penanaman pohon, ini dilakukan karena konsep kampus Alam Sutera yakni green campus. Acara syukuran Topping Off ditandai dengan pemotongan tumpeng yang dilakukan oleh Bapak Bernard Gunawan. Setelah acara makan siang selesai, kemudian para jajaran tinggi Bina Nusantara serta tamu undangan dan juga beberapa awak media kemudian diarahkan untuk tour kampus Alam Sutera, bahkan mereka diarahkan ke lantai tertinggi di kampus ini yaitu lantai 22. Kebetulan penulis juga ikut naik ke lantai tertinggi di kampus Alam Sutera tersebut dan melihat pemandangan yang sangat luar biasa bagusnya. Hal itu juga dirasakan oleh beberapa tamu undangan dan media ketika melihat pemandangan dari lantai 22 kampus Alam Sutera. Event ini sendiri merupakan rangkaian acara yang telah dilakukan sebelumnya yaitu bernama ground breaking, dimana acara tersebut diselenggarakan pada tanggal 12 Desember 2012 (121212). Di acara Topping Off ini merupakan salah satu rangkaian acara sebelum pada akhirnya akan dilakukan launching untuk peresmian gedung ini sekaligus dimulainya tahun ajaran baru di kampus baru ini. Dengan mengadakan event Topping Off ini kita jadi dapat melihat respon para tamu undangan ketika melihat kampus Alam Sutera yang pertama. Terlihat decak kagum dalam raut muka para tamu undangan ketika berada di dalam kampus baru tersebut. Bahkan mereka tidak segan untuk melakukan foto dengan pemandangan sekitar kampus Alam Sutera ini. Selain itu tujuan event ini dilakukan juga ingin memberitahukan kepada masyarakat luas bahwa kampus Alam Sutera ini merupakan penambahan kampus untuk BINUS University, dimana yang sebelumnya hanya ada kampus Anggrek, Syahdan, Kijang, sekarang sudah ditambah dengan Alam Sutera tetapi bukan lagi bridging campus tetapi sudah menjadi main campus. Dalam pelaksanaan event ini sendiri tidak bisa dipungkiri terdapat beberapa kendala ketika acara berlangsung. Tetapi kategori tersebut boleh dikatakan cukup minim, karena persiapan dan penyusunan konsep yang dilakukan oleh tim telah matang dan mereka dapat meminilisasirkan kendala yang terjadi ketika event berlangsung. Kendala-kendala seperti kurangnya koordinasi (dikarenakan lokasi acara yang sangat luas, dan hanya beberapa panitia saja yang dapat memegang alat komunikasi seperti walkie talkie jadinya beberapa panitia harus ekstra kerja keras untuk mencari panitia lain). Selain itu faktor pengisi acara yang telat datang sempat membuat was-was para panitia karena merekalah yang akan membuka acara ini, untungnya para pengisi acara ini dapat tiba dalam waktu yang tepat serta dibantu diatasi dengan opening MC yang cukup panjang. Kendala ini semua dapat teratasi karena event management yang baik dari event Topping Off. 2.
Publikasi Dari pengumpulan dan reduksi data yang telah dilakukan, dapat ditarik garis besar tentang event publication yang digunakan di dalam event Topping Off. Pertama dari media cetak yang digunakan terdapat koran Kompas dan juga kawasan media group yaitu Info Serpong dan Info Gading. Penggunaan media cetak ini sendiri diyakini cukup menarik untuk masyarakat. Hal ini dikarenakan
media cetak tersebut sudah mempunyai pelanggannya masing-masing, jadi pesan yang ingin disampaikan oleh BINUS pasti akan sampai kepada para konsumen media cetak tersebut. Terutama untuk Info Serpong dan Info Gading, boleh dibilang kedua media tersebut sudah mempunyai pelanggan di wilayahnya sendiri. Sedangkan kalau untuk koran Kompas, merupakan salah satu media cetak berbentuk Koran terbesar yang ada di Indonesia. Jadi target audiencenya tentu lebih banyak lagi. Kendala yang dihadapi oleh publikasi melalui media cetak adalah biaya yang mahal. Terutama untuk koran seperti Kompas. Selain itu dikarenakan ini merupakan bisnis yang bergerak di bidang pendidikan, jadinya budget yang diberikan pun tidak terlalu besar untuk hal seperti ini. Tetapi biarpun cukup mahal biaya yang digunakan untuk media ini, tapi terbukti bahwa media seperti koran dan majalah ini belum ditinggalkan oleh masyarakat walaupun di jaman sekarang ini teknologi lebih berbicara. Kedua adalah penggunaan media luar ruang yaitu umbul-umbul dan billboard. Untuk billboard sendiri di pasang dilokasi yang cukup strategis yaitu dimana lokasi yang dipasang biasanya merupakan lokasi macet dan ketika macet para pengguna jalan dapat melihat langsung billboard yang terpasang di jembatan penyebrangan. Billboard sendiri di pasang di daerah Grogol (di depan kampus Untar) serta di daerah Serpong. Penggunaan billboard ini diyakini oleh informan dan selama observasi penelitian ini sangatlah efektif, karena billboard yang dipasang tersebut lokasinya sangat strategis dan dapat menarik banyak perhatian orang, sehingga masyarakat luas menjadi sadar akan event ini. Kendala yang dihadapi ketika pemasangan billboard pun tampaknya tidak ada, karena memang posisi di 2 lokasi tersebut memang sudah menjadi tempat langganan BINUS menempatkan iklannya. Sedangkan untuk pemasangan umbul-umbul terdapat 30 buah yang di pasang di sepanjang lokasi Alam Sutera, bahkan sudah bisa di temui ketika kita baru keluar tol Jakarta-Alam Sutera. Pemasangan umbul-umbul ini menurut informan dan hasil observasi diyakini kurang efektif, dikarenakan banyaknya kendala. Salah satu kendalanya adalah umbul-umbul yang terlalu kecil kemudian banyaknya umbul-umbul yang jatuh atau rusak karena tertiup angin, jadinya tidak dapat dilihat oleh orang lain. Selain itu faktor perizinan yang cukup sulit membuat pemasangan umbul-umbul ini cukup sulit dipasang dilokasi yang sangat ramai akan masyarakat, karena kebanyakan umbul-umbul ini dipasang disekitaran jalanan luas. Jadinya orang yang melewati jalan tersebut kurang sadar kan kehadiran umbulumbul tersebut. Publikasi terakhir yang digunakan adalah melalui media online yaitu melalui semua website BINUS serta media sosial. Keuntungan publikasi melalui media ini sendiri diyakini adalah tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar dan pesan yang disampaikan sampai kepada segmentasi yang kita tuju, yaitu sebagian besar adalah para mahasiswa dan calon mahasiswa. Website yang digunakan sendiri cukup banyak seperti binusmaya, web binus university, web bina nusantara, web sekolah di Simprug dan Serpong, web BINUS International. Hal tersebut digunakan agar publikasi melalui website dapat dilakukan maksimal. Karena acara ini sendiri merupakan acara besarnya Bina Nusantara. Walaupun memang target dari publikasi melalui website ini lebih sering tertuju kepada internal Bina Nusantara sendiri. Tetapi hal ini juga perlu dilakukan karena masih banyaknya kebingungan di internal sendiri mengenai kampus baru BINUS. Kemudian ada juga melalui media sosialnya BINUS University yaitu Twitter dan Facebook. Terutama publikasi untuk Twitter, cukup gencar dilakukan. Bahkan ketika event berlangsung diadakan live tweet agar para followers dapat mengikuti acara tersebut. Kendala yang cukup umum didapatkan jika melakukan publikasi melalui media sosial adalah kita tidak dapat mengukur seberapa banyak orang yang membaca tweet kita. Kita hanya menebak nebak melalui respon dari para followers tersebut. Selain itu masih ada penyebaran undangan ke tamu-tamu undangan menjadi salah satu media publikasi juga. Ditambah dengan ketika event
berlangsung terdapat banyak rangkaian bunga yang terpajang di pintu masuk Alam Sutera, bahkan rangkaian bunga tersebut cukup banyak sehingga hampir mengelilingi bagian depan kampus Alam Sutera. Dengan adanya hal tersebut membuat masyarakat yang melewati tersebut menjadi tahu bahwa kampus Alam Sutera sedang melaksanakan event Topping Off. Tidak bisa dipungkiri bahwa dengan adanya rangkaian bunga yang terpajang selama event berlangsung cukup menarik perhatian masyarakat. 3.
Verifikasi Setelah proses mengumpulkan data kemudian di reduksi dan setelah disajikan data tersebut, maka dapat dibuatkan kesimpulan sementara dari penelitian ini. Penelitian mengenai publikasi yang dilakukan oleh Corporate Marketing Communication BINUS untuk event Topping Off. Melalui data yang terkumpul juga dapat diketahui apakah datadata yang dikumpulkan berhasil menjawab pertanyaan penelitian yang ingin dibahas dalam penelitian ini atau tidak. Dari data yang berhasil dikumpulkan, dapat disimpulkan bahwa metode publikasi yang digunakan oleh pihak Marketing Communication BINUS menggunakan beberapa macam media publikasi. Seperti yang disampaikan oleh para informan dapat dilihat bahwa media yang disebutkan oleh informan hampir semuanya sama. Dimulai dari media cetak, media luar ruang serta media online. Media cetak mencakup koran Kompas, majalah Media Kawasan Group seperti Info Serpong dan Info Gading. Kemudian untuk media luar ruang seperti umbul-umbul (vertical banner) dan billboard serta media online seperti seluruh website Bina Nusantara, Twitter, Facebook. Media yang digunakan memang tidak menggunakan media elektronik seperti televisi dan radio, hal ini dikarenakan biaya pemasangan iklan untuk media elektronik sangatlah mahal, sedangkan budget untuk event ini tidak besar. Terlebih acara ini merupakan acara pendidikan, jadi dana yang dikeluarkan tidak bisa besar. Oleh karena itu media yang digunakan hanyalah media-media komunikasi 1 arah. Dimana orangorang yang melihat informasi tersebut hanya bisa melihat iklan tersebut dan jika ingin mengetahui lebih lanjut mereka harus melakukan usahanya sendiri untuk mencari tahu mengenai event tersebut. Lain halnya jika menggunakan media elektronik, dimana para penerima pesan akan mendapatkan komunikasi 2 arah, dimana informasi yang didapatkan jelas lebih banyak dan juga lebih jelas informasi yang bisa didapat oleh penerima pesan. Walaupun media publikasi yang digunakan hanya komunikasi 1 arah, bukan berarti publikasi yang dilakukan oleh BINUS University tidak berhasil. Justru dengan menggunakan komunikasi 1 arah ini, para penerima pesan akan berusaha mencari tahu informasi mengenai acara ini. Terutama melalui media online, karena dengan 1 klik saja mereka sudah bisa mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Terutama mengenai kampus Alam Sutera. Jadi metode publikasi yang digunakan oleh BINUS University sudah sangat baik dikarenakan dengan metode publikasi ini diharapkan adanya feedback dari para penerima pesan. Dimana mereka tidak hanya berdiam diri mendengarkan informasi tersebut, tetapi mereka juga dapat mencari tahu mengenai informasi tersebut. Selain itu media online merupakan media yang sedang berkembang, dimana biaya yang dikeluarkan sedikit dan bisa sangat efektif publikasinya jika digunakan dengan baik dan dengan ditambahkan tampilan yang menarik maka informasi yang disampaikan dapat menarik perhatian banyak orang. Kemudian kendala yang dihadapi oleh BINUS University ketika melakukan publikasi lumayan bervariasi sesuai dengan media yang digunakan. Seperti yang dipaparkan oleh salah satu informan yaitu Bapak Yudha, bahwa kendala untuk media cetak itu adalah biaya, selain itu waktu yang mepet ketika menyerahkan data publikasi menjadi salah satu kendala. Oleh karena itu ada baiknya jika kita ingin melakukan publikasi di media cetak, ada baiknya kita menyerahkan data publikasinya jauh-jauh hari, agar kejadian yang tidak diinginkan dapat diminimalisasir. Kejadian seperti tidak mendapatkan spot untuk memasang publikasi di media cetak tentu akan menjadi kendala yang cukup berpengaruh.
Untuk media luar ruang kendala yang dialami adalah masalah perizinan yang cukup sulit. Terutama untuk pemasangan umbul-umbul dikarenakan harus melalui izin dari bagian kota Alam Sutera. Proses yang dilakukan melewati beberapa orang, baru setelah itu pemasangan umbul-umbul bisa dilakukan. Kalau untuk billboard, BINUS kebetulan sudah mempunyai spot langganan, jadi tidak menemui kesulitan ketika memasang billboard. Sedangkan untuk media online maupun media sosial, kendala yang dialami adalah tidak diketahuinya seberapa banyak orang yang membaca informasi yang kita sampaikan. Hal ini dikarenakan tidak adanya bagian yang meneliti jumlah pembaca Twitter ataupun Facebook dan website BINUS University. Sehingga untuk mengetahui apakah mereka membaca informasi kita atau tidak hanya bisa dilihat dari feedback mereka. Jika tidak ada feedback maka tidak diketahui berapa banyak orang yang akan membaca pesan kita. Kendala-kendala tersebut merupakan hal-hal teknis yang bisa diatasi jika lebih tanggap dalam melaksanakan publikasi. Tetapi menurut Bapak Dani ada kendala lain ketika melakukan publikasi yaitu berbenturan dengan kampanye pemilu legislatif 2014. Hal ini menyebabkan banyak media dan masyarakat yang lebih tertarik terhadap hal tersebut dibandingkan dengan publikasi yang dilakukan oleh BINUS. Sedangkan apakah event ini sudah mencapai harapan yang diinginkan dapat ditarik kesimpulan bahwa melalui event ini terlihat bahwa harapan yang diinginkan telah tercapai. Itu bisa dilihat dari lebih banyak orang yang mengetahui tentang kampus Alam Sutera. Selain itu juga harapan bahwa BINUS University akan menjadi tolak ukur berkembangnya pendidikan di Indonesia. Dengan tercapainya harapan yang didapatkan melalui event ini diharapkan khayalak lebih akan sering mencari informasi mengenai kampus Alam Sutera ini. Mereka yang tinggal di sekitar Alam Sutera jadi mengetahui bahwa sekarang BINUS University tidak lagi menggunakan bridging campus tetapi sebentar lagi akan menggunakan main campus pada bulan September 2014. Pandangan dari internal kampus mengenai pemindahan kampus pun semakin berkurang bahkan semakin jarang dipertanyakan. Ini disebabkan karena mereka sudah mengetahui bahwa kita tidak akan pindah kampus tetapi hanya akan meng-expand kampus. Hal ini bisa dilihat dari media sosial dari BINUS University seperti Twitter, jika sebelum event Topping Off banyak yang bertanya-tanya apakah kita akan pindah kampus atau tidak, tetapi sekarang setelah event Topping Off berlangsung pengetahuan dan informasi yang diterima oleh internal kampus pun sudah bertambah. Mereka menjadi mengetahui bahwa kita hanya akan menambah kampus. Selain karena publikasi, internal yang mengetahui informasi ini juga bisa mendapatkan informasi dari temantemannya. Oleh karena itu kesimpulan sementara yang dapat ditarik adalah bahwa publikasi yang dilakukan oleh Marketing Communication BINUS terhadap event Topping Off ini berjalan dengan cukup baik dan efektif. Ini dikarenakan semakin berubahnya pandangan internal BINUS University dan semakin bertambahnya pengetahuan serta informasi eksternal BINUS University. Dengan adanya publikasi yang baik maka suatu event dapat terlaksana dengan baik, dan informasi yang ingin disampaikan dapat sampai ke penerima pesan.
