Pedoman Perilaku
Pesan dari CEO Rekan-rekan yang Terhormat, AIG telah membangun reputasinya selama hampir 100 tahun, dan hari ini, sebagai perusahaan asuransi internasional terkemuka, orang-orang dan bisnis di seluruh dunia bergantung pada kita untuk membantu mereka menyiapkan masa depan, pulih dari kerugian, serta pensiun dengan percaya diri. Kita pasti bangga menjalankan bisnis yang dapat membantu orang-orang menjadi lebih aman − dan menjadikan dunia tempat yang lebih aman. Prestasi dan reputasi kita merupakan akibat langsung dari diperolehnya kepercayaan dari pelanggan, mitra bisnis, pemegang saham kita, dan masyarakat tempat kita menjalankan bisnis. Kita mendapatkan dan mempertahankan kepercayaan tersebut setiap hari dengan menjaga janjijanji kita dan berperilaku etis, sehingga bertindak dengan standar integritas tertinggi setiap saat merupakan prioritas nomor satu kita. Kami berharap Pedoman Perilaku ini menjadi perangkat yang penting untuk membantu mengarahkan keputusan dan tindakan kita. Pedoman ini merupakan ringkasan standar yang dimaksudkan untuk mempertahankan integritas di seluruh AIG serta memandu kita dalam upaya ini, di samping penilaian kolektif dan individu kita yang baik. Dalam budaya AIG, kita diberi kekuasaan untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan, sehingga perlu sekali diketahui aturan jalan sebelum mengambil tindakan. Sediakanlah waktu untuk membaca dan menyerap Kode ini, sehingga kita dapat memasukkan ketentuan serta semangat prinsip-prinsip ini ke dalam tindakan kita setiap hari ketika melaksanakan komitmen kepada satu sama lain dan seluruh pemegang saham kita. Demikianlah cara kita melindungi reputasi dan memastikan kita akan berada di sana untuk pelanggan kita selama 100 tahun ke depan dan seterusnya. Terima kasih atas dukungan Anda.
Peter Hancock
PEDOMAN PERILAKU
1
Pesan dari Kepala Pejabat Kepatuhan Rekan-rekan yang terhormat: Aturan yang tercantum di dalam Kode Etik ini berisi ketentuan-ketentuan yang harus kita ketahui dan ingat ketika terlibat dalam setiap aktivitas atas nama AIG. Kode Etik ini tidak hanya mencerminkan nilai-nilai yang kita yakini penting untuk menjalankan bisnis dengan baik, tetapi juga undang-undang yang mengatur kita sebagai perusahaan. Kepatuhan pada undang-undang – dan standar etika kita sendiri – membantu kita menghindari kerugian serius pada reputasi dan bisnis kita. Meskipun kita semua berusaha untuk bekerja dengan integritas, sebagian situasi bisa jadi menantang dan menimbulkan pertanyaan tentang tindakan yang tepat yang mesti diambil. Kode Etik ini dimaksudkan untuk membantu memberikan panduan dalam situasi-situasi ini, meskipun bukan merupakan sumber daya yang komprehensif. Apabila Anda memiliki pertanyaan spesifik terkait dengan situasi, bisnis atau fungsi Anda, mohon diberitahukan dan ditanyakan. Kami mematuhi Kode Etik ini dengan serius, dan saya meminta semua karyawan untuk mengutarakan setiap kali mereka berpikir mereka melihat sesuatu yang melanggar prinsip-prinsip ini. Mohon jangan ragu untuk mengangkat tangan Anda jika Anda mempunyai pertanyaan atau kekhawatiran. Integritas yang dibawa karyawan AIG ke pekerjaan tiap hari merupakan kunci keberhasilan kita. Integritas ini memberikan keyakinan kepada pelanggan, mitra bisnis, dan masyarakat bahwa kita akan berada di sana untuk mereka ketika mereka menghubungi kita di masa depan, dan memastikan bahwa para pemegang saham, termasuk regulator dan investor, yakin pada kekuatan dan keandalan AIG. Mengikuti ketentuan dan semangat Kode Etik akan memungkinkan kita untuk terus menjadi pemimpin industri, dan mempertahankan rasa hormat dari mitra, kolega, dan masyarakat kita.
Karen J. Nelson
PEDOMAN PERILAKU
2
Daftar Isi Mewujudkan Komitmen Kita ....................................................................................................5 Untuk Siapakah Pedoman ini Berlaku? Tanggung Jawab Individu Tanggung Jawab Tambahan untuk Manajer Mengajukan Pertanyaan dan Mengangkat Permasalahan Mengajukan Pertanyaan dan Mengangkat Permasalahan – T&J Kebijakan Larangan Balas Dendam Sanksi Pengecualian terhadap Pedoman ini Mewujudkan Komitmen Kita – T&J
Komitmen Kita Satu Sama Lain ...............................................................................................9 Peluang dan Keanekaragaman Global Menghormati Orang Lain Tempat Kerja yang Aman, Sehat dan, Terlindungi Penggunaan Alkohol dan Narkoba Komitmen Kita Satu Sama Lain – T&J Privasi Karyawan
Komitmen Kita di Pasar ......................................................................................................... 12 Privasi Nasabah dan Keamanan Data Konflik Kepentingan Peluang Perusahaan Hubungan Pribadi Aktivitas di Luar Hadiah dan Hiburan Hadiah dan Hiburan kepada Pejabat, Pegawai atau Agen Pemerintah Hubungan dengan Mitra Bisnis Kita Keanekaragaman Pemasok Perlakuan Adil Antimonopoli dan Persaingan Sehat Informasi Kompetitif Komitmen Kita di Pasar – T&J
PEDOMAN PERILAKU
3
Daftar Isi (lanjutan) Komitmen kepada Pemegang Saham Kita ........................................................................... 21 Pelaporan Keuangan Catatan Bisnis yang Akurat Manajemen Arsip Pengamanan Sumber Daya AIG Kekayaan Fisik Keamanan Pribadi Kekayaan Intelektual Dana Sistem Teknologi Informasi Komitmen kepada Pemegang Saham Kita – T&J
Komitmen Kita sebagai Warga Perusahaan ......................................................................... 25 Keberlanjutan Kontribusi Amal Aktivitas Politik Perdagangan Surat Berharga Pencegahan Pencucian Uang Undang-Undang Sanksi Ekonomi, Antiboikot, dan Kontrol Ekspor Berkomunikasi dengan Publik Berkomunikasi dengan Badan Pengatur dan Pejabat Pemerintah Lainnya Media Sosial Bisnis Pemerintah Anti-Korupsi dan Suap Komitmen Kita sebagai Warga Perusahaan – T&J
Ketika digunakan dalam Pedoman ini, 'AIG' mengacu pada American International Group, Inc. dan anak perusahaannya di seluruh dunia. Unit bisnis dan yurisdiksi mungkin memiliki Pedoman lain yang sejalan dengan atau lebih ketat dari Pedoman ini. Pedoman ini dapat memberlakukan tanggung jawab tambahan pada karyawan di unit bisnis dan yurisdiksi itu. Permasalahan yang menyangkut potensi konflik antara ketentuan di dalam Pedoman ini dan hukum setempat harus diarahkan ke petugas kepatuhan.
PEDOMAN PERILAKU
4
Mewujudkan Komitmen Kita Inti bisnis AIG adalah janji yang menjamin berbagai produk dan jasa kita. Integritas pribadi dan organisasi sangatlah penting untuk mewujudkan janji ini dan melindungi reputasi kita.
Mewujudkan komitmen kita sangat penting bagi karyawan, nasabah, mitra bisnis, pemegang saham, dan masyarakat tempat kita tinggal dan melakukan bisnis.
Untuk Siapakah Pedoman ini Berlaku? Pedoman Perilaku AIG ("Pedoman") memberikan pedoman etika untuk menjalankan bisnis atas nama semua perusahaan AIG. Pedoman tersebut adalah sumber daya untuk semua pejabat dan karyawan AIG. Pedoman ini mungkin tidak dapat mengatasi setiap masalah yang kita hadapi tetapi menyediakan bimbingan dan sumber informasi ketika pilihan yang tepat masih belum jelas. Informasi tambahan, termasuk peraturan dan kebijakan relevan, dapat ditemukan di berbagai tautan di seluruh dokumen ini, demikian pula kebijakan perusahaan kita. Mitra bisnis tertentu AIG, seperti agen dan konsultan, mewakili AIG terhadap masyarakat umum, dan mereka diharapkan untuk mematuhi semangat Pedoman ini, Pedoman Perilaku Pihak Ketiga AIG, dan segala ketentuan kontrak yang berlaku, ketika bekerja atas nama perusahaan AIG. AIG merupakan organisasi yang besar, namun kita disatukan oleh komitmen kita untuk mewujudkan janji kita.
• Pemegang saham kita percaya pada penatalaksanaan kita.
Kita semua memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan apa yang dipercayakan kepada kita. • Karyawan sejawat percaya kita akan menghargai dan
•
Masyarakat di seluruh dunia percaya bahwa kita akan menjadi warga perusahaan yang bertanggung jawab.
menghormati mereka. • Nasabah dan mitra bisnis kita percaya pada integritas
Pedoman Perilaku ini disusun berdasarkan komitmen yang akan kita wujudkan untuk setiap kelompok masyarakat ini.
kita.
PEDOMAN PERILAKU
5
Tanggung Jawab Individu Pemenuhan tanggung jawab akan memungkinkan bisnis kita untuk sukses dan berkembang, hari ini dan di masa mendatang.
Sebaiknya Anda Tahu Untuk membuat keputusan yang lebih baik • Apakah hal ini Sah?
Kita semua diharapkan untuk: • Memahami dan bertindak sesuai dengan Pedoman ini, Kebijakan AIG, dan undang-undang dan peraturan yang berlaku. • Mencari bimbingan dari manajemen, personalia kepatuhan atau penasihat hukum AIG ketika Anda memiliki pertanyaan. • Segera melaporkan permasalahan tentang kemungkinan terjadinya pelanggaran terhadap Pedoman ini atau undang-undang dan peraturan yang berlaku kepada manajemen atau kepada salah satu sumber daya yang tercantum di halaman berikutnya. • Berpartisipasi dalam pelatihan etika dan kepatuhan agar terus mengikuti perkembangan terkini sehubungan dengan standar dan harapan saat ini.
• Apakah hal ini sejalan dengan Nilai dan Kebijakan AIG? • Apakah hal ini Pantas dan Jujur? • Bagaimana tindakan saya dipersepsikan jika muncul di Surat Kabar?
Mengajukan Pertanyaan dan Mengangkat Permasalahan Sebagian besar permasalahan yang kemungkinan dihadapi di tempat kerja dapat diselesaikan dengan membicarakan dan bekerja sama dengan manajemen, departemen Sumber Daya Manusia, atau petugas kepatuhan unit bisnis.
Tidak ada alasan, termasuk keinginan untuk memenuhi
Selain itu, karyawan dapat mengajukan pertanyaan,
tujuan bisnis, yang bisa menjadi alasan untuk melanggar
menyampaikan permasalahan atau melaporkan bentuk-
Pedoman ini, Kebijakan AIG, undang-undang, atau
bentuk ketidakpatuhan terhadap Pedoman ini, kebijakan
peraturan.
AIG, atau undang-undang dan peraturan yang berlaku dengan menghubungi salah satu dari berikut ini:
Tanggung Jawab Tambahan untuk Manajer
• Grup Kepatuhan Global AIG di +1 646 857-1877 atau email
[email protected].
Setiap manajer diharapkan untuk memenuhi tanggung
• Saluran Bantuan Kepatuhan AIG di +1 877 244-2210
jawab tambahan berikut ini:
atau online di www.aigcompliancehelpline.com. Saluran
• Bertindak sebagai teladan dengan menunjukkan standar etika tertinggi dan menciptakan dan mempertahankan budaya kepercayaan, kejujuran, integritas dan rasa hormat.
Bantuan Kepatuhan ini dikelola oleh pihak ketiga
• Menjadi narasumber bagi para karyawan. Pastikan bahwa mereka menyadari, memahami, dan mengetahui cara untuk menerapkan Pedoman ini, kebijakan AIG, dan undang-undang dan peraturan yang berlaku dalam pekerjaan mereka sehari-hari. • Mencari bantuan dari manajer lain atau penasihat hukum AIG, petugas kepatuhan atau profesional sumber daya manusia ketika merasa tidak yakin akan tanggapan yang tepat untuk situasi tertentu. • Bersikap proaktif. Mengambil tindakan yang sewajarnya untuk mencegah dan mengidentifikasi perbuatan tercela. Melaporkan situasi yang mungkin dapat memengaruhi kemampuan karyawan untuk berperilaku etis atas nama AIG.
PEDOMAN PERILAKU
independen yang memberikan laporan tertulis kepada Grup Kepatuhan Global AIG. Komunikasi ke Saluran Bantuan ini dapat dibuat secara anonim, tunduk pada undang-undang setempat, dan dapat dibuat dalam semua bahasa utama. Untuk permasalahan yang berkaitan dengan akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau masalah audit, karyawan dapat menghubungi salah satu di atas (secara anonim melalui Saluran Bantuan) atau dapat melaporkan masalah tersebut kepada Komite Audit Dewan Direksi AIG melalui email di
[email protected].
6
T&J
Mengajukan Pertanyaan dan Mengangkat Permasalahan T: Apa yang terjadi ketika saya melapor ke Saluran Bantuan Kepatuhan AIG? J: Setelah menerima telepon Anda, penyedia layanan eksternal akan meneruskan laporan itu ke Grup Kepatuhan Global AIG. Jika laporan itu disampaikan secara online, penyedia layanan eksternal akan mengirimkan laporan tersebut secara langsung ke Grup Kepatuhan Global. 1. Jika Anda meminta saran, Anda akan dihubungi
MENGAJUKAN PERTANYAAN DAN MENGANGKAT PERMASALAHAN (lanjutan) T: Dapatkah saya melaporkan pelanggaran dan masih tetap anonim? J: AIG mendorong karyawan yang melapor untuk mengidentifikasi diri mereka sehingga informasi tersebut dapat diselidiki dengan segera dan menyeluruh. Kemampuan kami untuk langsung menghubungi karyawan yang telah mengungkapkan permasalahan akan mempercepat penyelidikan. Namun, tergantung pada hukum lokal atau perjanjian kerja, Anda dapat memilih untuk tetap anonim ketika melaporkan masalah ke Saluran Bantuan Kepatuhan AIG.
sehubungan dengan masalah ini dan diberi bimbingan dan interpretasi sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat. 2. Jika Anda ingin melaporkan dugaan pelanggaran, penyedia layanan eksternal akan mencatat setiap informasi yang relevan dan akan meneruskan laporan itu ke Grup
T: Bagaimana tentang kerahasiaan dan balas dendam? J: Setiap upaya yang layak akan dilakukan, sesuai dengan hukum dan kebijakan AIG, untuk menjaga kerahasiaan dari setiap karyawan yang melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran dengan itikad baik dan untuk melindungi karyawan tersebut dari balas dendam.
Kepatuhan Global. Setiap laporan mengenai akuntansi yang dipertanyakan, kontrol akuntansi
Kebijakan Larangan Balas Dendam
internal, dan masalah audit akan ditinjau ulang dengan perwakilan dari Audit Internal dan
AIG melarang tindakan balasan dendam terhadap setiap
kemudian, jika diperlukan, dilaporkan kepada
karyawan yang membuat laporan dengan itikad baik atas
Komite Audit Dewan Direksi AIG.
adanya pelanggaran atau dugaan pelanggaran terhadap
3. Jika masalah ini akan lebih tepat ditangani oleh
Pedoman ini, Kebijakan AIG lainnya, atau undang-undang
organisasi internal AIG yang lain (misalnya,
atau peraturan yang berlaku, dan pelanggaran terhadap
departemen hukum, Audit Internal, Keamanan
kebijakan ini dapat menjadi dasar untuk dijatuhkannya
Global atau Sumber Daya Manusia), Grup
tindakan disipliner.
Kepatuhan Global dapat mengirimkan laporan itu ke organisasi tersebut agar dapat ditangani.
Sanksi Pelanggaran Pedoman ini, Kebijakan AIG lainnya, atau undang-undang atau peraturan yang berlaku, atau mendorong orang lain untuk melakukannya akan berpotensi merusak reputasi AIG dan karenanya dapat mengakibatkan dijatuhkannya tindakan disipliner. Kelalaian untuk segera melaporkan pelanggaran yang diketahui juga dapat dianggap pelanggaran terhadap Pedoman ini. Sanksi dapat mencakup pemutusan hubungan kerja dan penghapusan fasilitas yang berhubungan dengan pekerjaan.
PEDOMAN PERILAKU
7
Pengecualian terhadap Pedoman ini Dari waktu ke waktu, AIG dapat mengubah atau mengecualikan ketentuan tertentu di Pedoman ini. Setiap karyawan yang merasa pantas mendapatkan pengecualian harus membicarakan masalah tersebut dengan petugas
T&J Mewujudkan Komitmen kita
T: Unit Bisnis saya menetapkan berbagai tujuan
kepatuhan unit bisnis mereka. Hanya Dewan Direksi AIG
yang seharusnya kami capai. Kadang-kadang
atau Pihak yang Ditunjuknya dan Komite Tata Kelola
saya merasa ditekan untuk melanggar
Perusahaan yang dapat memberikan pengecualian atas
Pedoman ini untuk mencapai tujuan tersebut.
ketentuan tertentu dari Pedoman ini untuk pejabat eksekutif
Apakah ini dapat diterima?
AIG.
J: Tidak Meskipun bisnis yang sukses sering kali menetapkan tujuan yang tinggi dan berusaha untuk mencapainya, Anda tidak boleh melanggar Pedoman ini atau kebijakan AIG lainnya untuk mencapai tujuan Anda. T: Manajer kami biasanya tidak melakukan apaapa ketika permasalahan potensi perbuatan tercela dilaporkan kepadanya. Dia mempersulit rekan kerja yang mengangkat masalah tersebut. Sekarang saya punya masalah: seorang rekan kerja sedang melakukan kesalahan. Apa yang harus saya lakukan? J: Ungkapkan masalah Anda. Pedoman kita mengatakan bahwa Anda harus melaporkan perbuatan tercela ini dan bahwa Anda dapat melakukannya tanpa takut akan adanya balas dendam. Memulainya dengan manajer langsung Anda sering kali merupakan cara terbaik untuk menangani permasalahan, namun jika Anda tidak percaya bahwa hal itu adalah tindakan yang tepat, maka Anda harus berbicara dengan anggota manajemen lain, departemen sumber daya manusia, atau petugas kepatuhan unit bisnis Anda. Selain itu Anda dapat menelepon atau mengirimkan email ke Saluran Bantuan Kepatuhan AIG. T: Jika menurut saya hukum setempat bertentangan dengan Pedoman ini, apa yang harus saya lakukan? J: Jika Anda yakin hukum setempat bertentangan dengan Pedoman ini, silakan mendiskusikan masalah tersebut dengan petugas kepatuhan Anda.
PEDOMAN PERILAKU
8
Komitmen Kita Satu Sama Lain Perusahaan AIG telah menjadi pemimpin dunia dalam bidang asuransi selama lebih dari 85 tahun karena kita selalu percaya pada kekuatan karyawan yang beragam dan berbakat untuk menciptakan nilai dan berkarya bagi nasabah dan pemegang saham.
Peluang dan Keanekaragaman Global AIG berusaha untuk mempekerjakan dan mempromosikan bakat terbaik dengan menyediakan lingkungan dinamis yang menyatukan karyawan dengan beragam ide dan keterampilan. Tenaga kerja yang beragam dan inklusif mendorong inovasi dan meningkatkan posisi kita sebagai pemimpin pasar global. AIG mengandalkan kontribusi karyawan lokal yang paling memahami budaya di negara dan yurisdiksi tempat kita menjalankan bisnis. AIG selalu berkomitmen untuk merekrut tenaga ahli lokal dan memberi talenta lokal dengan lingkungan bisnis positif, peluang menjadi pimpinan, dan kompensasi yang wajar. AIG memberi karyawan kesempatan untuk belajar, mencapai keunggulan dalam pekerjaan mereka, tumbuh bersama organisasi dan mendapatkan keuntungan secara finansial.
Tanda Peringatan
Menghormati Orang Lain
Pelecehan
Memperlakukan orang lain dengan hormat berarti bahwa kita tidak melakukan diskriminasi atas dasar ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, usia, cacat, dinas militer, status perkawinan, atau orientasi seksual.
• Gerakan anggota tubuh atau kontak fisik yang tidak dikehendaki. • Tampilan gambar atau materi lain yang jelas-jelas bersifat seksual atau menyinggung perasaan. • Lelucon atau komentar yang bersifat seksual atau
Menghormati juga berarti menghargai perbedaan satu
menyinggung perasaan (eksplisit atau sindiran).
sama lain. Kita menghormati pendapat satu sama lain dan tidak boleh memperlakukan orang lain dengan cara yang meremehkan, melecehkan, atau mengancam.
PEDOMAN PERILAKU
9
Mewujudkan Komitmen kita Menghormati Orang Lain • Memberi karyawan peluang berdasarkan kinerja dan karakteristik yang relevan dengan kinerja pekerjaan. • Mematuhi undang-undang tenaga kerja dan ketenagakerjaan lokal termasuk yang menangani diskriminasi dan pelecehan. • Menyediakan lingkungan kerja yang bebas dari pelecehan. • Menyampaikan permasalahan yang mungkin Anda miliki sehubungan dengan lingkungan tempat kerja Anda ke departemen Sumber Daya Manusia atau petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
Tempat Kerja yang Aman, Sehat dan, Terlindungi AIG berkomitmen untuk menjalankan bisnis dengan cara yang melindungi kesehatan, keselamatan dan keamanan karyawan dan nasabah saat mereka berada di lokasi AIG. Situasi yang dapat membahayakan kesehatan, keselamatan, keamanan atau lingkungan harus segera dilaporkan kepada manajemen atau Keamanan Global. Untuk menghindari penerobosan keamanan, ancaman, kerugian, dan pencurian, semua karyawan diharuskan tetap waspada di tempat kerja dan saat menjalankan bisnis AIG. Beri tahu manajemen atau Keamanan Global mengenai setiap masalah yang dapat memengaruhi keamanan AIG, kesiapan dalam situasi darurat, atau kesiagaan dalam situasi kebakaran dan keselamatan hidup.
Penggunaan Alkohol dan Narkoba Dilarang menggunakan, menjual, memiliki atau bekerja di bawah pengaruh narkoba terlarang di AIG. Penggunaan alkohol yang berlebihan atau tidak sesuai ketika melakukan bisnis untuk AIG juga dilarang.
PEDOMAN PERILAKU
T&J
Komitmen Kita Satu Sama Lain T: Manajer saya dan beberapa rekan saya menceritakan lelucon dengan nada seksual yang saya rasa sangat menyinggung perasaan. Saya tidak mengadukannya karena saya tahu mereka akan bilang jangan urusi urusan mereka atau saya akan menimbulkan masalah yang sebenarnya tidak perlu. Apakah mereka benar? J: Tidak, mereka salah. Lelucon bersifat seksual yang menyinggung perasaan, sekali pun dalam percakapan pribadi yang dapat didengar oleh orang lain, bisa menjadi bentuk pelecehan. Pertama, Anda harus mencoba untuk berbicara dengan manajer dan kolega Anda. Jika ini tidak berhasil, atau Anda merasa tidak nyaman melakukannya, bicarakan dengan perwakilan Sumber Daya Manusia atau hubungi petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
T: Bukankah keanekaragaman cuma masalah yang terjadi di Amerika Serikat? Mengapa memasukkannya dalam Pedoman bagi perusahaan global seperti AIG? J: Keanekaragaman adalah masalah di seluruh dunia. Kita selalu bekerja sama untuk memanfaatkan bakat dan perspektif unik tenaga kerja global kita yang beragam. Keanekaragaman adalah salah satu kontributor kunci bagi keberhasilan AIG. Untuk membuat keputusan yang baik dan melayani nasabah kita di seluruh dunia, kita membutuhkan beragam latar belakang dan perspektif. T: Secara tak sengaja saya mendengar manajer saya membahas bersama rekan sejawatnya tentang informasi pribadi yang terkandung dalam catatan medis rekan kerja. Apa yang harus saya lakukan? J: Informasi medis bersifat sangat rahasia dan dianggap Informasi Pribadi yang Sensitif. Pembagian informasi semacam secara tidak tepat merupakan pelanggaran terhadap Kebijakan AIG dan pelanggaran kepercayaan. Anda harus mengangkat isu ini kepada personel manajemen yang tepat. Jika Anda merasa tidak nyaman mengangkat masalah ini kepada manajemen, maka laporkan hal tersebut kepada departemen Sumber Daya Manusia atau petugas kepatuhan unit bisnis Anda. Selain itu Anda dapat menghubungi Saluran Bantuan Kepatuhan AIG.
10
Contoh Informasi Perusahaan AIG Mencakup:
Privasi Karyawan
• Rahasia Karyawan/Nasabah:
Namun, AIG harus mengambil langkah-langkah untuk: (1)
AIG menghormati informasi pribadi dan properti karyawan.
Informasi non-publik tentang, atau milik, nasabah
memastikan kepatuhan terhadap Pedoman ini dan
kita dan nasabah mitra bisnis kita, pihak ketiga
kebijakan AIG lainnya; (2) melindungi karyawan, properti,
lainnya yang menjalankan bisnis dengan kita, dan
fasilitas dan bisnis AIG; (3) melindungi dan mengelola
Personel AIG. Informasi Rahasia
Informasi Perusahaan AIG, termasuk Informasi Pribadi, dan
Nasabah/Karyawan dapat mencakup Informasi
memastikan hanya digunakan untuk tujuan bisnis yang sah;
Pribadi.
(4) mencegah, mendeteksi dan menyelidiki kegiatan
• Informasi Pribadi:
kriminal; (5) membantu dalam penyelidikan internal, proses
Informasi yang mengidentifikasi individu, seperti
pengadilan atau proses dan kewajiban hukum lainnya; (6)
nama, alamat, nomor telepon atau nomor
menanggapi permintaan dari badan pengatur, pemerintah
identifikasi karyawan.
atau otoritas publik, dan (7) menjamin efisiensi operasi
• Rahasia Perusahaan: Informasi bisnis yang sangat sensitif, seperti rencana merger dan akuisisi, rahasia dagang dan laporan audit internal. • Dibatasi: Informasi bisnis AIG lainnya yang tidak sensitif seperti "Rahasia Perusahaan," tapi yang masih harus dirahasiakan dalam AIG, seperti korespondensi internal antara personel AIG, desain produk yang sudah ada dan yang akan datang dan spesifikasi kinerja, dan penelitian dan pengembangan produk.
bisnis. Untuk tujuan-tujuan tersebut, dan sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku, AIG dapat: (1) memonitor memindai dan meninjau ulang penggunaan sistem teknologi informasi karyawan AIG, termasuk, namun tidak terbatas pada: komputer, email, pesan instan dan sistem jaringan, perangkat seluler, telepon dan sistem suara lainnya, video konferensi dan sistem video lainnya, pemindaian dan pencetakan sumber daya, sistem akses kartu kunci, dan informasi olahan komputer lainnya: (2) memantau dan meninjau ulang siaran langsung dan rekaman video keamanan, dan catatan akses, yang dapat dihubungkan dengan tempat dan fasilitas AIG lainnya yang dapat
Lihat Kebijakan Penanganan Informasi Global AIG untuk mendapatkan informasi tambahan tentang kategori informasi ini.
diakses karyawan dan pengunjung, dan (3) memeriksa, meninjau ulang, menyalin dan menyimpan dokumen, dan barang-barang lainnya, dalam tempat dan fasilitas AIG lainnya (seperti di stasiun kerja, di kantor, meja, lemari arsip, dan lokasi penyimpanan lainnya). Sesuai dengan hukum yang berlaku, karyawan harus tidak memiliki harapan akan adanya privasi yang berhubungan dengan penggunaan sistem teknologi informasi, tempat atau fasilitas AIG lainnya, atau berkaitan dengan setiap item dalam sistem, lokasi atau fasilitas AIG lainnya.
PEDOMAN PERILAKU
11
Komitmen Kita di Pasar AIG dikenal karena kewirausahaannya. Kita bersaing dengan penuh semangat untuk menciptakan peluang baru bagi nasabah kita dan diri kita sendiri. Kita mencari keunggulan kompetitif hanya melalui praktik bisnis yang legal dan etis.
Privasi Nasabah dan Keamanan Data Nasabah kita mengharapkan kita agar berhati-hati dalam menangani dan melindungi Informasi Rahasia Konsumen, termasuk Informasi Pribadi, yang mereka bagikan kepada kita. Jangan pernah merusak kepercayaan nasabah dengan mengungkapkan Informasi Rahasia Konsumen, termasuk Informasi Pribadi, selain kepada orang yang memiliki kebutuhan bisnis yang sah untuk mengakses informasi tersebut atau dalam cara yang bertentangan dengan kebijakan privasi dan pemberitahuan AIG. Pengklasifikasian informasi sebagai informasi pribadi mungkin berbeda di setiap negara. Karyawan yang menangani informasi nasabah bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi undang-undang privasi data dan keamanan informasi yang berlaku. Dalam semua hal kita harus menjaga keamanan fisik, administratif dan teknis yang tepat untuk Informasi Rahasia Konsumen, termasuk Informasi Pribadi. Kita harus lebih waspada dalam mematuhi undang-undang, peraturan dan kebijakan terutama saat berbagi Informasi Pribadi dengan pihak lain (bahkan untuk tujuan bisnis yang sah) dan mengirim Informasi Pribadi lintas batas negara. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang privasi data dan/atau keamanan informasi, berkonsultasi dengan manajer, penasihat hukum dan/atau petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
PEDOMAN PERILAKU
12
Konflik Kepentingan Posisi Anda di AIG tidak dapat digunakan untuk
Mewujudkan Komitmen kita
mendapatkan keuntungan pribadi yang tidak pantas atau menguntungkan Anda atau anggota keluarga Anda. Setiap
Konflik Kepentingan
situasi yang menimbulkan, atau bahkan terkesan
• Selalu membuat keputusan demi kepentingan
menimbulkan, konflik kepentingan antara kepentingan
terbaik AIG dan nasabah kita – bukan
pribadi dan kepentingan AIG harus dihindari. Kebijakan
mendahulukan kepentingan pribadi.
Konflik Kepentingan Karyawan AIG menggambarkan
• Senantiasa menyadari bagaimana aktivitas pribadi
contoh untuk membantu karyawan dalam mengidentifikasi
dapat menimbulkan potensi konflik, seperti halnya
potensi konflik dan menetapkan prosedur untuk
melakukan pekerjaan sampingan dengan atau
melaporkan potensi konflik tersebut.
membuat investasi di nasabah, vendor atau pesaing AIG.
Potensi konflik kepentingan harus dilaporkan kepada manajemen, yang akan bekerja sama dengan petugas kepatuhan unit bisnis atau, dalam kasus seorang karyawan perusahaan AIG, dengan Direktur Kepatuhan AIG atau pihak yang ditunjuk, untuk menentukan cara terbaik untuk menangani situasi tersebut.
• Mendiskusikan dengan manajer Anda tentang setiap situasi yang dapat dianggap sebagai potensi konflik kepentingan. • Secara proaktif mengatasi situasi yang dapat berpotensi menimbulkan potensi konflik kepentingan antara kepentingan AIG dengan
Karyawan tidak boleh terlibat dalam perilaku atau transaksi yang dipermasalahkan sampai mereka menerima
kepentingan Anda atau kepentingan anggota keluarga atau teman Anda.
persetujuan tertulis untuk melakukannya oleh pihak-pihak yang diberi kewenangan dalam Kebijakan tersebut.
Peluang Perusahaan Karyawan dilarang mengambil untuk diri sendiri atau mengarahkan kepada pihak ketiga, peluang bisnis yang ditemukan melalui penggunaan properti, informasi atau posisi di perusahaan AIG, kecuali jika AIG telah ditawari dan menolak peluang tersebut. Karyawan dilarang menggunakan properti, informasi atau posisi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan pribadi dengan mengesampingkan AIG dan dilarang bersaing dengan AIG. Hubungan Pribadi Anggota keluarga dekat, anggota keluarga di rumah tangga Anda dan individu yang punya hubungan dekat dengan Anda jangan sampai memengaruhi keputusan bisnis Anda dengan cara yang tidak semestinya.
PEDOMAN PERILAKU
13
Aktivitas di Luar
badan serupa yang didirikan semata-mata untuk harta
Kadang-kadang, aktivitas di luar dapat menyebabkan
milik atau perencanaan pajak Anda atau keluarga Anda.
munculnya potensi konflik kepentingan. AIG menghormati
• Bekerja dengan yayasan, badan amal, atau organisasi
privasi semua karyawannya. Akan tetapi, kecuali Anda
nirlaba yang menjalin hubungan bisnis dengan AIG.
berada di negara yang pelaporan semacam itu dilarang
Persetujuan untuk jenis aktivitas di luar semacam ini
oleh hukum dan/atau ketentuan setempat, Anda harus
tidak diperlukan selama Anda tidak dibayar dan tidak
mengungkapkan aktivitas di luar yang dapat
menyebabkan munculnya konflik kepentingan potensial
mengakibatkan tumpang-tindih dan/atau konflik nyata atau
atau sungguhan. Jika Anda memiliki pertanyaan
anggapan antara kepentingan pribadi Anda dan
mengenai keberadaan konflik semacam itu, diskusikan
kepentingan AIG. Aktivitas berikut dapat dianggap konflik
dengan petugas kepatuhan yang ditunjuk.
dan harus dilaporkan kepada petugas kepatuhan yang ditunjuk dan manajer Anda, seperti yang ditetapkan di bawah ini, untuk memastikan bahwa setiap potensi konflik ditangani dan diselesaikan sesegera mungkin: • Bekerja dengan bisnis di luar atau asosiasi dagang, baik sebagai karyawan, anggota direksi, pejabat, wali amanat, mitra, atau konsultan, dan khususnya bisnis yang saat ini melakukan atau berusaha untuk berbisnis dengan AIG, atau bersaing atau berusaha untuk bersaing dengan AIG; persetujuan tertulis terlebih dahulu dari manajer Anda diperlukan sebelum Anda terlibat dalam aktivitas di luar semacam ini dan setiap permohonan harus diajukan ke petugas kepatuhan yang ditunjuk sebagai bagian dari proses persetujuan. Persetujuan manajerial dan Kepatuhan harus diperpanjang setiap tahun, dan setiap ada perubahan dalam fakta-fakta terkait yang terhadapnya persetujuan awal diberikan. • Bekerja dengan yayasan, badan amal, atau organisasi nirlaba yang membayar Anda untuk layanan yang Anda berikan, atau ketika Anda memegang posisi tanggung jawab keuangan di sana (misalnya, menjabat sebagai Bendahara, anggota Komite Audit, atau anggota Komite Investasi); persetujuan tertulis terlebih dahulu dari manajer Anda diperlukan sebelum terlibat dalam aktivitas di luar semacam ini dan setiap permohonan harus diajukan ke petugas kepatuhan yang ditunjuk sebagai bagian dari proses persetujuan. Persetujuan manajerial dan Kepatuhan harus diperpanjang setiap tahun, dan setiap ada perubahan dalam fakta-fakta terkait yang terhadapnya persetujuan awal diberikan. Ketentuan ini tidak berlaku jika Anda bekerja di dewan koperasi, asosiasi kondominium, atau badan serupa di tempat tinggal Anda, atau perusahaan induk, wali amanat, atau
PEDOMAN PERILAKU
14
Aktivitas di Luar (lanjutan) • Presentasi, ceramah, atau tugas di sebuah panel yang menawari Anda honorarium. Jika Anda akan mendapatkan kompensasi untuk jenis aktivitas ini, Anda harus terlebih dahulu memberi tahu secara tertulis petugas kepatuhan yang ditunjuk mengenai setiap upah yang diterima dan Anda mungkin diwajibkan untuk menyerahkan upah yang diterima kepada AIG. Selain itu, bahan-bahan yang akan digunakan selama presentasi, ceramah, atau panel mungkin perlu ditinjau kesesuaiannya dengan unit bisnis atau kebijakan AIG sebelum presentasi berlangsung. • Bekerja sebagai pejabat publik, diangkat oleh badan pemerintah, atau menjadi kandidat dari partai politik; persetujuan tertulis harus didapatkan terlebih dahulu dari Kepala Pejabat Kepatuhan atau pihak yang ditunjuknya dan manajer Anda. Persetujuan harus diperpanjang setiap kali masa berlakunya berakhir dan sebelum pemilihan atau pengangkatan kembali diminta.
Hadiah dan Hiburan Hadiah sederhana dan hiburan yang pantas dapat membantu memperkuat hubungan bisnis, namun tata krama bisnis ini, baik yang diberikan atau diterima oleh karyawan, jangan sampai memengaruhi keputusan bisnis
Untuk menghindari munculnya konflik dengan
dengan tidak semestinya.
kepentingan AIG, kapan pun Anda berpartisipasi dalam upaya dukungan masyarakat di luar program yang
Jika Anda ditawari hadiah yang tidak memenuhi kriteria
disponsori AIG, Anda tidak boleh sekali-kali menyiratkan
yang ditetapkan dalam bagian hadiah atau hiburan yang
dukungan AIG terhadap upaya tersebut.
sesuai pada halaman ini, dengan sopan tolaklah hadiah atau hiburan tersebut. Jika penolakan hadiah akan menyinggung atau merusak hubungan bisnis, terima hadiah itu atas nama AIG dan serahkan laporan penerimaan hadiah secara tertulis kepada manajer Anda dalam waktu 30 hari. Hadiah itu harus diserahkan kepada manajer Anda yang, bersama-sama dengan petugas kepatuhan unit bisnis, akan menentukan disposisi yang tepat dari hadiah tersebut. Uang tunai atau setara uang tunai, termasuk sertifikat hadiah, cek, cek perjalanan atau pos wesel, surat berharga investasi, surat berharga, pembayaran tagihan kartu kredit atau barang serupa, tidak dapat diterima atau ditawarkan sebagai hadiah – berapa pun jumlahnya. Unit bisnis dapat memberlakukan persyaratan pelaporan dan pembatasan tambahan terhadap hadiah dan hiburan.
PEDOMAN PERILAKU
15
Mewujudkan Komitmen kita
Hadiah atau hiburan yang sesuai, baik yang diberikan atau diterima, harus:
Hadiah dan Hiburan
• Memiliki tujuan bisnis yang jelas.
• Jangan pernah membiarkan hadiah dan hiburan bisnis, baik yang diberikan atau diterima, memengaruhi keputusan bisnis secara tidak semestinya. • Ingat jika pemberinya tidak hadir, maka hiburan itu tunduk pada kebijakan hadiah. • Menghormati sensitivitas lokal dan budaya ketika saling memberi dan menerima hadiah dan hiburan bisnis. • Jangan pernah memberikan atau menerima hadiah berlebihan atau hiburan mewah. • Jangan pernah menawarkan sesuatu yang bisa
• Bersifat wajar dan tidak boros atau berlebihan. • Tidak sering kali diberikan atau diterima kepada dan dari sumber yang sama. • Diperbolehkan oleh kebijakan AIG dan kebijakan organisasi si penerima. • Bersifat wajar, biasa, menyesuaikan adat dan sah di negara atau wilayah tempat hadiah atau hiburan itu dipertukarkan. • Tidak dimaksudkan untuk memengaruhi keputusan bisnis secara tidak wajar. • Jika berupa hadiah, nilainya tidak melebihi $150 USD.
dianggap sebagai suap atau pembayaran atau hadiah lainnya yang tidak pantas. Saat memberikan hadiah atau hiburan kepada pejabat
Hadiah dan Hiburan kepada Pejabat, Pegawai atau
pemerintah, sesuaikan dengan Kebijakan Anti-
Agen Pemerintah
Korupsi AIG.
AIG terlibat dalam bisnis dengan banyak klien yang dimiliki
• Jangan meminta hadiah, bantuan, atau hiburan.
atau dikendalikan pemerintah. Klien ini mungkin mencakup
• Laporkan setiap hadiah yang bernilai lebih dari
bank sentral, kementrian keuangan, dana pensiun, dan
$150 USD kepada manajer Anda dan petugas
perusahaan lainnya (termasuk maskapai penerbangan dan
kepatuhan unit bisnis, dan menyerahkannya
bank komersial). Banyak dari perwakilan klien ini dapat
kepada mereka untuk disposisi.
dianggap sebagai pejabat pemerintah sesuai dengan
• Diperlukan persetujuan tertulis sebelumnya dari manajer sebelum memberikan hadiah yang bernilai lebih dari $150 USD.
undang-undang anti-korupsi lokal atau internasional yang berlaku. Oleh karena itu, karyawan yang memiliki kontak dengan klien pemerintah harus menyadari potensi masalah dan risiko yang mungkin timbul dalam berurusan dengan klien semacam ini. Perhatian khusus harus diambil ketika memberikan hadiah dan hiburan kepada klien tersebut. Setiap hadiah, hiburan atau perjalanan harus konsisten dengan Kebijakan AntiKorupsi AIG dan undang-undang setempat. Sebagian besar negara tempat AIG melakukan bisnis membatasi nilai hadiah, hiburan dan perjalanan yang dapat diterima oleh tiap pejabat pemerintah.
PEDOMAN PERILAKU
16
Hadiah dan Hiburan kepada Pejabat, Pegawai atau Agen Pemerintah (lanjutan) Selain mematuhi Kebijakan Anti-Korupsi AIG, semua perjalanan, hadiah, dan hiburan yang disediakan kepada pejabat pemerintah harus memenuhi Kebijakan Manajemen Pengeluaran AIG, Kebijakan Hiburan dan Perjalanan AIG dan setiap kebijakan bisnis lokal yang berlaku.
Hubungan dengan Mitra Bisnis Kita Mitra bisnis kita bertindak sebagai perpanjangan tangan AIG. Ketika bekerja atas nama AIG, mitra bisnis diharapkan untuk mematuhi semangat Pedoman, Pedoman Perilaku Pihak Ketiga AIG dan semua ketentuan kontrak yang
Mewujudkan Komitmen kita
berlaku.
Hubungan dengan Mitra Bisnis Kita Mitra bisnis tidak harus bertindak dengan cara yang dilarang atau dianggap tidak pantas dilakukan oleh karyawan. Kita semua harus memastikan bahwa nasabah, produsen, agen, dan pemasok tidak mengeksploitasi
• Pantaulah praktik bisnis agen dan perwakilan AIG lainnya untuk memastikan bahwa cara yang tepat telah digunakan untuk mewujudkan layanan kita.
hubungan mereka dengan AIG atau menggunakan nama
• Lakukan uji tuntas yang tepat mengenai calon
AIG dalam segala transaksi curang, tidak etis atau tidak
agen, konsultan, dan kontraktor independen
jujur.
sebelum menggunakan jasa mereka. • Jangan pernah menekan atau mendorong
Mitra bisnis AIG diharapkan tidak menciptakan dorongan
pemasok atau agen AIG untuk terlibat dalam
bagi karyawan atau orang lain yang melakukan bisnis
aktivitas yang tidak pantas.
dengan AIG untuk melanggar standar Pedoman ini. • Perlakukan pemasok, agen, dan perwakilan
Keanekaragaman Pemasok
lainnya dengan rasa hormat dan berikan perhatian yang tepat.
AIG berupaya menjalin kemitraan pemasok dengan beragam bisnis. Kita sangat menghargai pemasok yang mempunyai dedikasi dan komitmen yang sama dengan AIG terhadap keanekaragaman dan tanggung jawab sosial. Kita semua diharapkan untuk mendukung Program Keanekaragaman Pemasok AIG dengan mempromosikan penggunaan pemasok yang memenuhi kualifikasi program ini.
PEDOMAN PERILAKU
17
Perlakuan Adil
Undang-undang ini bersifat kompleks. Karyawan yang tidak yakin tentang praktik yang sesuai harus berkonsultasi
AIG mencari keunggulan kompetitif hanya melalui praktik
dengan petugas kepatuhan unit bisnis mereka untuk
bisnis yang legal dan etis. Kita semua harus menjalankan
mendapatkan informasi tambahan dan klarifikasi.
bisnis secara adil dengan nasabah, penyedia layanan, pemasok, dan pesaing kita. Jangan merendahkan pesaing
Pedoman berikut ini akan membantu memastikan perilaku
atau produk dan layanan mereka. Mengambil keuntungan
bisnis yang adil dan persaingan yang sesuai.
dari siapa saja dengan tidak semestinya melalui manipulasi, penyembunyian, penyalahgunaan informasi rahasia,
Lakukan:
sengaja melakukan misrepresentasi fakta atau praktik lain
• Bersainglah dengan penuh semangat dan sesuai aturan
yang tidak adil tidak akan ditolerir di AIG.
di setiap pasar tempat AIG berpartisipasi, membuat semua keputusan bisnis berdasarkan kepentingan terbaik AIG.
Mewujudkan Komitmen kita
• Memperoleh informasi tentang pesaing AIG hanya dari sumber yang sah dan sesuai.
Perlakuan Adil • Menjalankan bisnis dengan nasabah dan pemasok
• Memberikan komentar tentang pesaing atau produk atau layanan mereka hanya berdasarkan informasi faktual.
dengan cara yang menunjukkan komitmen kita terhadap persaingan yang adil. • Memberikan informasi pemasaran yang benar dan akurat. • Mengumpulkan informasi tentang pesaing hanya
Jangan: • Menyetujui secara formal maupun informal dengan pesaing untuk menetapkan harga atau ketentuan penjualan lainnya, bersekongkol dalam mengajukan
sesuai dengan cara yang sah dan benar dan
penawaran, mengatur tingkat produksi atau penjualan,
dalam cara yang memperkuat integritas AIG.
atau mengalokasikan nasabah, pasar, atau wilayah.
• Jangan menggunakan metode yang tidak tepat
• Mendiskusikan hal-hal berikut ini dengan pesaing: harga,
atau dipertanyakan untuk mengumpulkan informasi
penawaran, penjualan kepada nasabah, komisi, dan
tentang pesaing.
syarat penjualan, laba, margin, biaya, produksi,
• Jangan menggambarkan dengan salah diri Anda atau tujuan Anda dalam interaksi bisnis dengan calon mitra bisnis atau calon nasabah AIG atau nasabah atau mitra bisnis AIG saat ini.
persediaan, pasokan, rencana pemasaran atau informasi sensitif dalam konteks persaingan lainnya. • Menghadiri pertemuan dengan pesaing yang membahas informasi sensitif dalam konteks persaingan, termasuk diskusi mengenai subjek yang disebutkan dalam dua butir di atas.
Antimonopoli dan Persaingan Sehat
• Menyetujui dengan orang lain di luar AIG mengenai pemasok atau nasabah yang dapat diajak untuk
AIG bersaing dengan penuh semangat dan adil di seluruh dunia. Kita berusaha untuk mempertahankan dan mengembangkan bisnis kita melalui berbagai produk dan jasa unggulan – bukan melalui praktik yang tidak pantas atau antipersaingan. Kita berusaha untuk memahami dan
melakukan bisnis. • Membuat perbandingan tidak berdasar atau tidak benar mengenai pesaing, produk atau jasa mereka. • Mendapatkan informasi sensitif dalam konteks
mematuhi undang-undang persaingan dan antimonopoli
persaingan dari pesaing AIG atau pihak yang dikenal
global.
bertanggung jawab atas kerahasiaan pesaing tersebut.
PEDOMAN PERILAKU
18
Informasi Kompetitif AIG melarang penggunaan cara ilegal atau tidak etis untuk mendapatkan informasi rahasia pesaing atau pemasok, termasuk rahasia dagang. Anda boleh mendapatkan informasi tentang pesaing AIG hanya dari sumber yang sah dan sesuai. Anda tidak boleh memperoleh informasi sensitif dari pesaing AIG atau dari pihak yang diketahui bertanggung jawab atas kerahasiaan pesaing. Jangan pernah memperoleh, mengungkapkan atau menggunakan rahasia dagang pihak lain dengan tidak
Tanda Peringatan
semestinya. Penawaran informasi rahasia yang mungkin telah diperoleh dengan tidak semestinya harus segera dilaporkan kepada petugas kepatuhan unit bisnis.
Antimonopoli dan Persaingan Sehat Undang-undang antimonopoli dan persaingan bervariasi antar negara dan negara bagian.
Tanda Peringatan
Perbedaan ini mengakibatkan tindakan tertentu diizinkan di beberapa negara atau negara bagian dan dilarang pada negara atau negara bagian lain. Jika Anda menjumpai rangkaian aktivitas yang ditetapkan di bawah ini dan tidak yakin apakah aktivitas ini sah
Waspada saat Mendapatkan Intelijen Kompetitif, seperti: • Menyimpan dokumen atau catatan komputer dari tempat kerja sebelumnya.
menurut hukum, hubungi petugas kepatuhan unit bisnis Anda untuk mendapatkan saran tentang cara menindaklanjutinya:
• Menekan atau mendorong karyawan baru untuk membahas informasi rahasia dari tempat kerja sebelumnya.
• Berusaha untuk mendikte atau mengontrol harga jual kembali nasabah.
• Memperoleh informasi melalui suatu perilaku yang dapat dianggap sebagai "spionase" atau "memata-
• Membuat penjualan setiap produk atau jasa dengan syarat pembelian produk atau layanan lain dari nasabah. • Menawarkan kepada nasabah harga atau ketentuan yang lebih menguntungkan daripada yang ditawarkan ke pesaing nasabah dalam situasi
matai," atau dengan cara yang Anda tidak akan bersedia untuk mengungkapkan dengan sepenuhnya. • Mengandalkan secara tidak masuk akal pihak ketiga yang mengklaim bahwa intelijen bisnis diperoleh dengan cara yang benar.
yang serupa. • Melarang nasabah atau pemasok untuk bertransaksi dengan pesaing. • Menjual produk atau jasa di bawah harga atau praktik penetapan harga atau promosi lainnya yang tidak sehat.
PEDOMAN PERILAKU
19
T&J Komitmen Kita di Pasar
T: Apakah undang-undang privasi data hanya mencakup informasi pribadi yang sensitif, seperti data medis, nomor jaminan sosial, nomor kartu kredit, dan nomor rekening pensiun? J: Tidak. Undang-undang privasi data secara potensial berlaku pada semua informasi yang mengidentifikasi atau berhubungan dengan individu tertentu. Contohnya, alamat email, rincian kontak, preferensi, suara dan foto nasabah dapat dianggap sebagai Informasi Pribadi yang dilindungi oleh undang-undang privasi data yang berlaku saat informasi tersebut dapat dihubungkan dengan individu yang dapat diidentifikasi. T: Apakah yang dimaksud dengan tujuan bisnis yang sah untuk menerima hadiah atau hiburan? J: Karyawan dibayar oleh AIG untuk bertindak demi kepentingan terbaik AIG. Contoh tujuan bisnis yang sah untuk menerima hiburan seperti ditraktir makan siang oleh mitra bisnis untuk membahas isu bisnis dan membangun hubungan kerja yang kuat. Sebaliknya, menerima hadiah berupa barang pribadi seperti perhiasan adalah bukan lagi untuk kepentingan bisnis AIG. Hadiah tersebut harus ditolak karena dapat merusak loyalitas karyawan atau menimbulkan rasa berutang kepada si pemberi.
T: Untuk membantu saya melakukan pekerjaan yang lebih baik di AIG, saya menyimpan sejumlah dokumen dari tempat kerja saya sebelumnya. Dokumen ini menguraikan prakarsa pemasaran yang digunakan tempat kerja saya sebelumnya. Dapatkah saya menggunakan dokumen ini di AIG? J: Jika dokumen itu berisi informasi rahasia atau informasi berhak cipta milik tempat kerja Anda sebelumnya, maka Anda tidak dapat menggunakan atau membagikan informasi tersebut. AIG mengharapkan semua karyawan untuk menghormati setiap pembatasan pengungkapan atau penggunaan informasi rahasia yang diperoleh dari bekas tempat kerja atau pihak ketiga. Anda tidak boleh menggunakan atau membagikan informasi ini sampai Anda telah berkonsultasi dengan petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
PEDOMAN PERILAKU
20
Komitmen Kita kepada Pemegang Saham Kita Pemegang saham mempercayakan aset mereka kepada kita. AIG mengupayakan perlindungan aset ini dengan bertindak berdasarkan integritas dalam semua praktik bisnis kita.
Pelaporan Keuangan Pemegang saham, mitra bisnis, badan pengatur, dan masyarakat bergantung pada laporan keuangan kita untuk membuat keputusan. Laporan keuangan kita harus benar, lengkap, tepat waktu, wajar, akurat dan mudah dipahami. Untuk memastikan bahwa kita secara konsisten memenuhi standar ini, hanya karyawan yang berwenang yang dapat memberikan laporan keuangan kepada pihak eksternal.
Catatan Bisnis yang Akurat Catatan Bisnis harus selalu dibuat jujur dan akurat. Informasi tentang catatan bisnis tidak boleh dipalsukan atau diubah. Jangan sampai kita tidak jujur atau menipu dalam memelihara catatan AIG, atau berusaha menyesatkan manajemen, auditor, badan pengatur, atau pemegang saham AIG. Catatan bisnis termasuk informasi dalam media apa pun, termasuk salinan cetak, catatan elektronik, email, pesan instan, video, dan kaset cadangan.
Manajemen Arsip Kita harus selalu mematuhi semua kebijakan manajemen informasi dan arsip yang berlaku ("Kebijakan RIM"). Kebijakan ini berlaku untuk penyimpanan dan disposisi dari semua informasi yang dibuat, diterima atau dipertahankan oleh AIG dalam media apa pun, termasuk namun tidak terbatas pada salinan cetak, catatan elektronik, email,
Kita harus memelihara informasi penting yang memiliki nilai substansial bagi operasi dan administrasi AIG dan/atau informasi yang tunduk pada persyaratan hukum, pengaturan, atau retensi bisnis ("Arsip Perusahaan") untuk periode yang ditentukan dalam Jadwal Penyimpanan yang sesuai. Namun, Rekaman non-Perusahaan, termasuk duplikat, konsep, informasi sementara dan Arsip Perusahaan yang periode penyimpanan telah berakhir menurut Jadwal Penyimpanan yang berlaku harus dibuang selama tidak tunduk pada Pemberitahuan Pemeliharaan.
pesan instan, video, dan kaset cadangan.
PEDOMAN PERILAKU
21
Manajemen Arsip (lanjutan)
Keamanan Pribadi Ini adalah tanggung jawab dari seluruh karyawan untuk
Pemberitahuan Pemeliharaan adalah arahan kepada
tetap waspada akan keselamatan dan keamanan. AIG
karyawan untuk memelihara dokumen atau informasi – baik
beroperasi di banyak lokasi dan fasilitas yang berbeda di
dalam bentuk kertas atau elektronik dan di mana saja
seluruh dunia, dan kebijakan dan praktik yang berbeda
disimpan atau dipelihara – yang menyangkut penyelidikan,
mungkin lebih layak dalam yurisdiksi yang berbeda.
penyidikan, gugatan pemerintah, panggilan pengadilan atau
Pertanyaan tentang keselamatan dan keamanan harus
proses hukum lainnya.
diarahkan ke Grup Pengamanan Global AIG atau petugas keamanan lokal atau regional.
Bila Anda menerima Pemberitahuan Pemeliharaan, Anda harus mengambil langkah segera untuk memelihara – dan
Kekayaan Intelektual
tidak boleh menghapus, menghancurkan, atau mengubah
Kekayaan intelektual AIG adalah karya atau penemuan
dengan cara apa pun – setiap dokumen dan informasi yang
kreatif, biasanya dengan nilai komersial. Ada lima kategori
termasuk dalam kategori yang ditentukan dalam
kekayaan intelektual yang relevan untuk bisnis AIG: merek
Pemberitahuan Pemeliharaan sampai Anda menerima
dagang dan merek layanan, hak cipta, nama domain, paten,
pemberitahuan tertulis bahwa Pemberitahuan
dan rahasia dagang. Kita semua diwajibkan untuk menjaga
Pemeliharaan tidak lagi berlaku, terlepas dari apakah masa
kekayaan intelektual milik AIG dan mitra bisnisnya dan
penyimpanan dalam Jadwal penyimpanan yang berlaku
untuk menghargai hak kekayaan intelektual pihak ketiga.
telah berakhir. Pertanyaan tentang Pemberitahuan Pemeliharaan harus diarahkan kepada individu yang mengeluarkan Pemberitahuan Pemeliharaan tersebut.
Pengamanan Sumber Daya AIG
Mewujudkan Komitmen kita
Untuk melayani nasabah dan pemegang saham kita sebaik mungkin, maka sangatlah penting untuk menunjukkan pemeliharaan dan penggunaan sumber daya kita dengan tepat.
Kekayaan Intelektual • Jangan sekali-kali menggunakan kekayaan intelektual AIG dengan tidak semestinya.
Kekayaan Fisik Kekayaan AIG, termasuk real estate, infrastruktur data, peralatan dan perlengkapan, harus dilindungi dari penyalahgunaan, pencurian, kerusakan, atau penanganan yang tidak tepat lainnya.
• Jangan sekali-kali mengungkapkan kekayaan intelektual yang bukan untuk publik tanpa persetujuan. • Lindungi kekayaan intelektual AIG dengan memperoleh, atau membantu orang lain memperoleh paten, merek dagang, merek layanan, atau hak cipta sebagaimana mestinya. • Jangan sekali-kali menggunakan kekayaan intelektual tempat kerja sebelumnya tanpa izin. • Jangan sekali-kali menggunakan atau menyalin perangkat lunak untuk dokumentasi, kecuali sebagaimana ditentukan dalam perjanjian lisensi. AIG menghormati pembatasan yang diberlakukan pada perangkat lunak oleh pengembang atau distributor.
PEDOMAN PERILAKU
22
Dana
Pesan dan komunikasi lainnya yang dikirim atau diterima
Dana AIG harus digunakan secara bertanggung jawab dan
dengan menggunakan sistem teknologi informasi AIG tidak
semata-mata untuk bisnis AIG. Kartu kredit perusahaan
boleh digunakan untuk membuat, menyimpan, atau
yang diberikan kepada karyawan untuk pembayaran
mengirimkan informasi yang tidak bersahabat, jahat,
pengeluaran bisnis tidak boleh digunakan untuk
melanggar hukum, terang-terangan bersifat seksual,
pengeluaran pribadi. Kita semua memiliki tanggung jawab
diskriminatif, melecehkan, tidak senonoh, kasar, atau
untuk menjaga dana AIG dari kesalahan penggunaan atau
menghina. Sistem ini juga tidak boleh digunakan untuk
pencurian dan memastikan bahwa AIG menerima nilai yang
mengakses dengan sengaja situs web internet atau
baik saat membelanjakan dana AIG. Kita hanya dapat
layanan online lainnya yang berisi konten yang serupa.
meminta penggantian biaya pengeluaran bisnis yang sebenarnya, wajar, dan resmi.
Tanda Peringatan
Sistem Teknologi Informasi terbatas pada, komputer, sistem jaringan, email dan sistem
Hindari hal-hal berikut ini untuk Melindungi Informasi Sensitif Kita
pesan instan, perangkat seluler, telepon dan sistem suara
• Membahas informasi rahasia dengan lantang atau
Sistem teknologi Informasi AIG termasuk, namun tidak
lainnya, konferensi video dan sistem video lainnya, sumber
secara terbuka ketika orang lain mungkin bisa
daya pemindaian, dan pencetakan, sistem akses kartu
mendengarnya.
kunci dan informasi lain yang diolah komputer. Kita semua
• Membahas informasi berhak cipta milik AIG
memiliki tanggung jawab untuk melindungi sistem ini dan
dengan pihak ketiga tanpa adanya otorisasi dan
data yang ada padanya dari akses yang tidak benar,
diberlakukannya perjanjian larangan
kerusakan, kehilangan atau pencurian.
pengungkapan informasi. • Membahas informasi berhak cipta milik AIG
Selanjutnya, sistem teknologi informasi AIG adalah milik AIG dan dimaksudkan agar dapat digunakan untuk tujuan bisnis. Kecuali dilarang oleh Kebijakan AIG atau hukum atau perjanjian kerja yang berlaku, penggunaan pribadi
dengan nasabah atau pemasok tanpa persetujuan yang tepat dan pengetahuan terhadap status hubungan tersebut sebagai rahasia atau nonrahasia.
yang kadang-kadang, sesekali, dan wajar oleh karyawan atas sistem teknologi informasi AIG mungkin diizinkan jika penggunaan itu tidak mengganggu kinerja kerja Anda, tidak
• Membuang konsep dan catatan rahasia secara tidak tepat.
memiliki dampak yang tidak semestinya pada pengoperasian sistem teknologi informasi, atau tidak melanggar setiap kebijakan, pedoman, standar AIG lainnya, atau hukum yang berlaku. Namun, berdasarkan persyaratan hukum yang berlaku, ketika Anda menggunakan sistem teknologi informasi AIG, Anda seharusnya tidak memiliki harapan akan adanya privasi karena sistem tersebut dapat dipindai, dipantau, dan ditinjau ulang oleh AIG untuk tujuan yang sah seperti yang diuraikan dalam bagian Privasi Karyawan dari Pedoman ini.
PEDOMAN PERILAKU
23
T&J
Komitmen kepada Pemegang Saham Kita T: Saya rasa, saya menemukan kesalahan dalam
KOMITMEN KEPADA
rangkuman keuangan yang disiapkan oleh
PEMEGANG SAHAM KITA
auditor eksternal. Informasi ini disampaikan
J: Ya, situasi tersebut harus ditangani secara berbeda.
untuk dimasukkan dalam pengungkapan
Laptop dan informasi di dalamnya merupakan
kepada publik. Bagaimana saya seharusnya
kekayaan AIG dan sering kali berusu data rahasia
mengungkapkan permasalahan saya ini?
atau sensitif. Anda memiliki tanggung jawab untuk
J: Penting sekali bagi Anda untuk memberi tahu
memastikan bahwa peralatan dan informasi itu
seseorang yang memiliki kewenangan untuk
dilindungi dari kehilangan, pencurian, atau
mengatasi masalah ini. Kesalahan tersebut
pengungkapan secara tidak sengaja. Anda dan
berpotensi menjadi serius. Anda memiliki tanggung
rekan kerja Anda harus mengamankan
jawab untuk segera mengungkapkan
peralatan/ruangan tersebut atau menunjuk
permasalahan Anda pada individu yang tepat. Jika
seseorang untuk menunggui peralatan tersebut.
tidak yakin, hubungi manajer Anda, petugas kepatuhan unit bisnis, Saluran Bantuan Kepatuhan
T: Saya baru tahu bahwa karyawan sebuah vendor
di +1 877 244-2210, atau kirimkan email ke Hotline
telah diberi akses luas ke jaringan kami. Saya
Akuntansi di
[email protected].
kira mereka tidak memerlukan jenis akses tersebut untuk melakukan pekerjaan mereka.
T: Manajer saya meminta saya untuk menyiapkan pesanan pembelian untuk layanan senilai $30.000 USD. Kewenangannya untuk
Bukankah ini membahayakan informasi AIG? Apa yang harus saya lakukan? J: Anda mungkin benar, tetapi Anda mungkin tidak
melakukan pembayaran hanya $25.000 USD.
memiliki semua informasi. Anda harus
Dapatkah saya membagi pesan tersebut
mendiskusikan dulu situasi tersebut dengan
menjadi dua pesanan pembelian agar tidak
manajer Anda. Jika tindakan lebih lanjut diperlukan,
perlu mendapatkan persetujuan tingkat yang
Anda atau manajer Anda harus menghubungi
lebih tinggi?
petugas kepatuhan unit bisnis.
J: Tidak, Anda tidak boleh. Tidak berusaha mendapatkan persetujuan yang tepat merupakan pelanggaran terhadap Kebijakan AIG, yang dirancang untuk memastikan bahwa kontrol akuntansi internal yang memadai dipertahankan dan beroperasi secara efektif. Jika Anda merasa tidak nyaman untuk memberi tahu manajer Anda, beri tahu petugas kepatuhan unit bisnis. T: Saya menghadiri pertemuan dengan beberapa manajer AIG lainnya di sebuah ruang konferensi hotel. Pada waktu makan siang, semua orang meninggalkan laptop mereka di ruangan. Saya merasa tidak enak, tapi saya melakukan hal yang sama. Haruskah saya melakukan tindakan yang berbeda?
PEDOMAN PERILAKU
24
Komitmen Kita sebagai Warga Perusahaan Melalui berbagai produk, jasa, dan praktik bisnis kita yang bertanggung jawab, AIG berusaha untuk meningkatkan kualitas hidup di setiap negara tempat kita melakukan bisnis. Mempromosikan kepatuhan pada undang-undang dan peraturan yang berlaku untuk bisnis kita adalah dasar dari kewargaan perusahaan.
Keberlanjutan Melalui praktik berkelanjutan, kita semua dapat menjalankan peran kita untuk membantu AIG memberikan kontribusi positif kepada masyarakat dan lingkungan. Pengoperasian asuransi kita yang memperhatikan lingkungan mengarahkan penyediaan solusi untuk mempromosikan lingkungan yang lebih bersih dan lebih aman. Bisnis asuransi kita memiliki sejarah panjang dalam membantu nasabah kita pulih dari bencana alam. Selama bertahun-tahun, perusahaan AIG telah berinvestasi dalam pengembangan "dana hijau" yang berinvestasi pada proyek dan teknologi yang bermanfaat bagi lingkungan. Berinvestasi di berbagai negara di seluruh dunia tempat kita melakukan bisnis adalah strategi inti yang menguntungkan ekonomi lokal dan merupakan tradisi panjang di AIG. tentang program ini harus diarahkan kepada departemen
Kontribusi Amal
Komunikasi Perusahaan AIG.
AIG memiliki komitmen yang sudah ada sejak dahulu kala
Aktivitas Politik
terhadap keterlibatan masyarakat dan kontribusi amal. Perusahaan AIG memberikan sumbangan kepada
Undang-undang dan peraturan yang mengatur aktivitas
masyarakat yang mereka layani dengan
politik perusahaan, proses lobi, dan kontribusi bersifat
menyelenggarakan dan mendukung aktivitas sukarela dan
kompleks. Grup Urusan Pemerintah Federal dan Negara
program penyuluhan, melalui Program Hibah Pencocokan
Bagian A.S. atau Grup Regulasi Internasional dan Urusan
dan melalui Dana Bantuan Bencana, yang menyediakan
Pemerintah memastikan aktivitas mana yang diizinkan dan
berbagai bantuan kepada korban bencana alam dan
sesuai dengan strategi bisnis AIG. Pembatasan pada
bencana buatan manusia serta keadaan darurat di seluruh
aktivitas politik dirinci di dalam Kebijakan AIG tentang
dunia. AIG juga memberi karyawannya Cuti Relawan untuk
Pelobian dan Aktivitas Politik.
mendukung aktivitas yang meningkatkan dan melayani masyarakat tempat karyawan bekerja. Setiap pertanyaan
PEDOMAN PERILAKU
25
Aktivitas Politik (lanjutan)
Pembatasan perdagangan surat berharga – baik surat berharga AIG dan surat berharga perusahaan lain – dirinci
•
Karyawan tidak boleh menghubungi pejabat pemerintah yang dipilih atau diangkat dalam kaitannya dengan aktivitas politik atau pelobian atas nama AIG tanpa izin terlebih dahulu dari Grup Urusan Pemerintah Federal dan Negara Bagian A.S. atau Grup Regulasi Internasional dan Urusan Pemerintah. • Dana atau aset AIG tidak boleh digunakan untuk tujuan politik tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan Grup Urusan Pemerintah Federal dan Negara Bagian A.S. atau Grup Regulasi Internasional dan Urusan Pemerintah. • Hanya perwakilan resmi yang dapat memberikan kontribusi kepada calon pemegang jabatan publik atas nama AIG. Kepentingan atau aktivitas politik pribadi tidak boleh bertentangan dengan tanggung jawab AIG atau menyiratkan dukungan AIG. Selama aktivitas politik sukarela, karyawan tidak boleh menggunakan nama AIG dalam rangka menyiratkan sponsor atau pengesahan, atau memanfaatkan sumber daya perusahaan kecuali apabila diizinkan oleh undang-undang. Karyawan AIG yang mempertimbangkan pencalonan untuk pemegang jabatan publik terpilih terlebih dahulu harus memperoleh persetujuan tertulis dari Kepala Pejabat Kepatuhan AIG dan tidak boleh menggunakan nama AIG selain untuk mengidentifikasi AIG sebagai pemberi kerja mereka.
dalam Kebijakan Perdagangan Orang Dalam AIG (yang berlaku untuk semua karyawan dan anggota keluarga dekat Anda). Umumnya: • Anda tidak boleh membeli atau menjual surat berharga AIG selagi memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi publik yang berkaitan dengan AIG. • Anda tidak boleh membeli atau menjual surat berharga perusahaan lain jika Anda memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi publik tentang perusahaan tersebut yang diperoleh selama masa hubungan kerja dengan AIG. • Ketika Anda sedang memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi publik tentang AIG, atau tentang perusahaan lain dan jika informasi tersebut diperoleh dalam kaitannya dengan pekerjaan dengan AIG, Anda tidak boleh meneruskan (atau "membocorkan") informasi tersebut kepada orang lain atau menyarankan siapa pun untuk membeli atau menjual surat berharga AIG atau perusahaan itu. Semua karyawan dilarang terlibat dalam hal berikut ini: • Transaksi lindung nilai sehubungan dengan surat berharga AIG; • Aksi "ambil untung" (short selling) atas surat berharga AIG; dan • Memperdagangkan surat berharga derivatif, seperti halnya opsi "put" atau "call", swap atau collar yang berhubungan dengan surat berharga AIG.
Perdagangan Surat Berharga Ada pembatasan tambahan pada karyawan yang merupakan Dalam menjalankan suatu bisnis, karyawan sering
"Petugas yang Ditetapkan" (Designated Officers) dan "Orang
mempelajari informasi penting tentang AIG atau
yang Diakses" (Access Persons). Istilah ini didefinisikan dalam
perusahaan lain sebelum informasi tersebut tersedia untuk
Kebijakan Perdagangan Orang Dalam AIG.
umum. Memperdagangkan surat berharga saat memiliki informasi penting yang bukan untuk konsumsi publik, atau
Sebelum terlibat dalam aktivitas perdagangan surat berharga,
"membocorkan" informasi ini kepada orang lain,
rujuk Kebijakan Perdagangan Orang Dalam AIG untuk
bertentangan dengan kebijakan AIG dan melanggar hukum.
menentukan apakah transaksi Anda diperbolehkan berdasarkan Kebijakan tersebut. Selain itu, karyawan anak perusahaan AIG tertentu juga harus tunduk pada kebijakan perdagangan orang dalam lainnya, termasuk persyaratan praizin dan pelaporan sehubungan dengan aktivitas perdagangan pribadi mereka. Setiap pertanyaan tentang Kebijakan atau peraturan dan pembatasan yang dijelaskan di atas, harus diarahkan ke Grup Surat Berharga Perusahaan di Departemen Hukum Global AIG.
PEDOMAN PERILAKU
26
Undang-Undang Sanksi Ekonomi, Antiboikot, dan Kontrol Ekspor Sesuai dengan program sanksi ekonomi Amerika Serikat dan lainnya yang berlaku, karyawan dilarang melakukan bisnis dengan atau menguntungkan: (1) perorangan atau badan yang ditetapkan (yang terlibat atau terhubung dengan aktivitas tertentu, termasuk terorisme global, perkembangbiakan senjata atau perdagangan narkotika), dan; (2) negara-negara tertentu, pemerintah mereka (termasuk agen pemerintah dan badan milik pemerintah) serta warga negara dan badan swasta yang berlokasi di negara-negara tersebut. Untuk menentukan apakah pihak ketiga tunduk pada larangan ini, konsultasikan dengan petugas kepatuhan unit bisnis. Sebagai organisasi global, karyawan AIG mungkin diwajibkan untuk mengikuti undang-undang sanksi ekonomi atau embargo dari berbagai yurisdiksi. Karena undangundang tiap negara dapat bertentangan, dalam situasi seperti ini penting kiranya bagi Anda untuk menghubungi petugas kepatuhan unit bisnis. Karyawan dilarang berpartisipasi dalam boikot yang tidak didukung oleh Pemerintah Amerika Serikat. Jika Anda
Pencegahan Pencucian Uang
diminta untuk berpartisipasi dalam, atau untuk memberikan informasi yang dapat digunakan untuk dilakukannya boikot tersebut, laporkan hal tersebut secara langsung kepada
AIG berkomitmen untuk memenuhi tanggung jawabnya
petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
dalam membantu mencegah pencucian uang dan pendanaan teroris. Tanggung jawab ini umumnya termasuk
Karyawan juga harus mematuhi undang-undang kontrol
mengidentifikasi klien, aktivitas pemonitoran klien dan
ekspor yang berlaku. Untuk menentukan apakah ekspor
melaporkan aktivitas yang mencurigakan atau tidak lazim
atau ekspor kembali tunduk pada kontrol atau larangan,
sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Karyawan
konsultasikan dengan petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
diwajibkan untuk mematuhi kebijakan anti-pencucian uang yang ditetapkan oleh AIG dan unit bisnisnya. Ketentuan
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang topik ini,
pelaporan aktivitas mencurigakan bersifat sensitif terhadap
silakan lihat Kebijakan Sanksi Ekonomi AIG, Kebijakan Anti-
waktu. Hubungi manajer Anda atau petugas kepatuhan Unit
Boikot Global AIG, dan Kebijakan Kontrol Ekspor Global
Bisnis segera saat Anda memiliki kekhawatiran bahwa
AIG.
suatu aktivitas mungkin tidak lazim atau mencurigakan. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang topik ini, silakan lihat Kebijakan Anti-Pencucian Uang Global AIG.
PEDOMAN PERILAKU
27
Berkomunikasi dengan Publik
Media Sosial
Hanya orang-orang yang berwenang untuk melakukannya
Penggunaan media sosial dapat memiliki efek pada
yang boleh berbicara atas nama AIG, dan informasi yang
reputasi AIG. Media sosial, atau situs web dan alat bantu
mereka berikan harus lengkap, wajar, akurat, tepat waktu
online yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi
dan dapat dimengerti. Semua permintaan dari media harus
satu sama lain, dapat mengakibatkan pengungkapan
dirujuk tanpa adanya komentar kepada Departemen
informasi rahasia atau informasi berhak cipta milik AIG,
Komunikasi Perusahaan AIG atau kepada tim komunikasi
pengiriman komentar ilegal yang bersifat melecehkan,
yang mendukung bisnis yang bersangkutan. Karyawan
mengancam, memfitnah atau diskriminatif mengenai
tidak diizinkan untuk membuat pernyataan atau menjawab
Perusahaan, karyawan dan/atau nasabahnya, atau
pertanyaan dari media tanpa otorisasi.
melanggar undang-undang lokal, negara bagian atau federal, atau peraturan organisasi yang menerbitkan
Semua pertanyaan dari perantara pedagang surat berharga,
peraturannya sendiri. Meskipun sebagian besar situs media
analis, manajer investasi, profesional pasar surat berharga
sosial tidak dapat diakses melalui sistem teknologi
lainnya dan pemegang surat berharga AIG, harus segera
informasi AIG, AIG memiliki kepentingan dalam
dirujuk tanpa adanya komentar ke Hubungan Investor
penggunaan media sosial baik di dalam dan di luar
Perusahaan AIG.
pekerjaan. Kecuali jika Anda secara tegas mendapat wewenang dari manajemen untuk berbicara atas nama AIG,
Jika ada informasi penting yang bukan untuk konsumsi
ketika menggunakan media sosial Anda harus menjelaskan
publik yang berkaitan dengan AIG yang secara tidak
bahwa pandangan yang diungkapkan adalah pandangan
sengaja diungkapkan dalam komunikasi eksternal,
pribadi Anda sendiri, dan jangan sekali-kali memberikan
Penasihat Umum AIG harus diberi tahu dengan segera
kesan bahwa Anda berbicara atas nama AIG. Setiap
sehingga pengungkapan publik dapat segera dibuat.
pertanyaan tentang penggunaan media sosial, atau kebijakan yang berlaku yang mengatur penggunaan media
Berkomunikasi dengan Badan Pengatur dan Pejabat Pemerintah Lainnya
sosial, harus diarahkan ke petugas kepatuhan unit bisnis, departemen Komunikasi Perusahaan AIG, atau Hubungan Karyawan Global.
Permintaan dari badan pengatur – di luar hubungan normal AIG dengan badan pengatur – harus segera dilaporkan
Bisnis Pemerintah
kepada petugas kepatuhan unit bisnis dan Grup Pengaturan Global AIG sesuai dengan kriteria yang
Melakukan bisnis dengan pemerintah dapat menimbulkan
ditetapkan sebelum tanggapan dibuat. Permintaan
risiko yang berbeda dengan berbisnis di pasar komersial.
informasi yang berhubungan dengan pelaporan keuangan
Undang-undang yang berkaitan dengan kontrak dengan
dapat ditanggapi oleh pengawas keuangan resmi.
badan internasional, federal, negara bagian, dan lokal pada
Tanggapan kepada badan pengatur harus berisi informasi
umumnya lebih ketat dan kompleks. Perilaku dan praktik
yang lengkap, faktual dan akurat. Selama inspeksi atau
tertentu yang mungkin dapat diterima di sektor komersial
pemeriksaan badan pengatur, dokumen tidak boleh
mungkin dilarang di sektor publik. Oleh karena itu Anda
disembunyikan, dihancurkan atau diutak-atik, dan tidak
harus berkonsultasi dengan manajemen atau petugas
boleh membuat pernyataan bohong atau menyesatkan
kepatuhan unit bisnis sebelum Anda membuat keputusan
kepada badan pengatur. Permintaan dari auditor tunduk
apa pun tentang berbisnis dengan lembaga pemerintah.
pada standar yang sama.
PEDOMAN PERILAKU
28
Anti-Korupsi dan Suap Kita sama sekali tidak boleh menggunakan cara-cara yang tidak pantas untuk memengaruhi keputusan bisnis orang lain. Tidak ada karyawan, agen atau kontraktor independen yang boleh memberikan suap atau keuntungan lainnya yang tidak pantas kepada orang lain untuk memperoleh
T&J Komitmen Kita sebagai Warga Perusahaan
T: Saya mendengar dari manajer saya bahwa
atau mempertahankan bisnis atau keuntungan yang tidak
pemasok baru sedang digunakan sehubungan
wajar dalam setiap interaksi bisnis.
dengan produk baru yang dikembangkan yang akan diumumkan kepada publik dalam empat
Pembayaran atau janji untuk membayar sesuatu yang
minggu mendatang. Berinvestasi pada
bernilai untuk memperoleh atau mempertahankan bisnis
pemasok itu tampaknya merupakan ide
atau mengamankan keuntungan yang tidak semestinya
investasi yang bagus. Bolehkah saya memberi
sama sekali tidak boleh dilakukan kepada pejabat atau pegawai pemerintah. Pejabat pemerintah bisa termasuk
tahu orang lain? J: Tidak. Jenis informasi ini dianggap sebagai
karyawan perusahaan yang dikendalikan atau dimiliki
informasi penting yang bukan untuk konsumsi
secara keseluruhan atau sebagian oleh pemerintah.
publik. Anda tidak boleh melakukan perdagangan saat memiliki informasi itu, dan tidak seharusnya
Undang-undang Anti-Korupsi juga melarang pembuatan
Anda membagikannya dengan orang lain.
pembukuan dan catatan yang tidak akurat atau salah dan undang-undang ini mewajibkan perusahaan untuk
T: Jika saya diminta untuk memberikan komentar
mengembangkan dan memelihara kontrol yang memadai
tentang prospek keuangan AIG oleh kalangan
menyangkut aset dan akuntansi perusahaan. Semua
media, bolehkah saya memberikan pendapat
karyawan dan petugas, tak peduli di mana pun mereka berada, diwajibkan untuk mematuhi Undang-Undang
saya jika saya dalam keadaan seperti itu? J: Tidak. Anda tidak boleh memberikan komentar apa
Praktik Korupsi Luar Negeri Amerika Serikat, di samping
pun atau pendapat pribadi apa pun kepada pers
undang-undang anti-korupsi di negara tempat mereka
tanpa persetujuan sebelumnya dari departemen
berada.
Komunikasi Perusahaan AIG. Anda harus merujuk semua permintaan informasi dari media tanpa
Setiap karyawan yang mengetahui, atau mencurigai atas
adanya komentar ke departemen Komunikasi
dasar itikad baik, pelanggaran atas undang-undang,
Perusahaan.
peraturan, atau Kebijakan ini harus melaporkannya dengan segera kepada petugas kepatuhan unit bisnis.
T: Seorang eksekutif badan usaha milik negara menyarankan bahwa jika kita menyumbang ke badan amal setempat dia percaya upaya penjualan kita di negaranya akan lebih diterima dengan baik. Saya merasa tidak nyaman dengan pernyataan ini. Apa yang harus saya lakukan? J: Anda patut merasa tidak nyaman. Pembayaran tersebut bisa menjadi pelanggaran undang-undang anti-suap. Diskusikan situasi itu dengan petugas kepatuhan unit bisnis Anda.
PEDOMAN PERILAKU
29
Pedoman Perilaku AIG bukan kontrak kerja. Tidak ada sesuatu dalam Pedoman ini yang dapat ditafsirkan sebagai janji apa pun atau membuat kontrak mengenai upah atau persyaratan kerja lainnya. Karyawan memiliki hak tak terbatas untuk mengakhiri hubungan kerja mereka kapan saja dengan alasan apa pun, berdasarkan perjanjian kerja tertulis. Demikian juga, berdasarkan undang-undang yang berlaku dan perjanjian kerja tertulis, AIG berhak untuk memecat atau mendisiplinkan karyawan dengan atau tanpa alasan atau peringatan sebelumnya.
PEDOMAN PERILAKU
30
