persyaratan ISO 9001)

Fungsi Internal Quality Audit yang baik ! Bukan sekedar Memastikan sistem dijalankan sesuai aturan (prosedur/ persyaratan ISO 9001)

Tetapi dapat membantu melihat kelemahan dari sistem manajemen mutu 1 Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

Perbandingan Audit Compliance vs Audit Performance Compliance Audit

Performance Audit

Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001 ?

Apakah prosedur pembelian sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001 ?

Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten ?

Apakah prosedur pembelian dijalankan dengan konsisten ?

+ Apakah objectives/ tujuan proses pembelian tercapai ? Barang yang dibeli bagus dan datang tepat waktu ? Jika proses pembelian sudah mengikuti prosedur pembelian, maka dinyatakan TIDAK TERJADI PENYIMPANGAN (Compliance) Jika proses pembelian tidak dijalankan sesuai prosedur berarti TERJADI PENYIMPANGAN (nonconformity)

Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

Jika produksi sering terganggu karena adanya keterlambatan dalam proses pembelian, maka Walaupun proses pembelian sudah mengikuti prosedur, akan tetapi karena objectives/ tujuannya tidak tercapai, maka dinyatakan “Ada kelemahan dari prosedur pembelian”, auditor mencoba mengidentifikasi letak kelemahan pada prosedur tersebut. (Apakah sistem seleksi masih kurang baik ? Dst) 2

Sistem Audit: Audit Compliance Mengecek Kesesuaian Pada 4 kriteria 1.

Dokumen Kerja vs dokumen lainnya Keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antara prosedur dengan instruksi kerja dan recordnya, keterkaitan antara Quality Manual dengan procedure dst.

2.

Dokumen kerja vs Persyaratan Kesesuaian isi dokumen dengan Persyaratan

3.

Dokumen kerja vs Pelaksanaan Kesesuaian pelaksanaan dan prosedur tertulisnya

3.

Produk vs Spesifikasi tertentu / customer Kesesuaian produk yang dibuat dengan spesifikasi

3 Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

Sistem Formal/ Prosedur/ ISO 9001 terpenuhi (compliance) Kesesuaian antara “Dokumen VS Dokumen” (SESUAI / COMPLIANCE)

Kesesuaian antara “SMM VS Persyaratan” (SESUAI/ COMPLIANCE)

Prosedur vs form Sistem Seleksi Mempunyai NPWP

9

Pengalaman

5

Fisik kantor

7

Rata-rata

7

SISTEM MANAJEMEN MUTU Ya

Lakukan Seleksi

Lulus

5

Tidak lulus

Supplier Baru

Tidak Ya

Lulus > 6

Persyaratan ISO 9001 7.4.1 Memilih supplier berdasarkan kemampuan

Minta Penawaran

Tidak

Standard Kelulusan

Aktual

>6

Tidak ada supplier yang nilai seleksinya dibawah dari 6

Supplier Tidak Digunakan

Keseuaian antara “SMM VS Penerapan” (SESUAI/ COMPLIANCE)

Aktual pelaksanaan dijalankan sesuai prosedur

Kesesuaian antara “Produk vs Spesifikasi (SESUAI/ COMPLIANCE) Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

4

Kriteria Audit 2 “Dokumen VS Dokumen” (SESUAI / COMPLIANCE) Kriteria Audit 1 “SMM VS Persyaratan” (SESUAI/ COMPLIANCE)

Prosedur vs form Sistem Seleksi Mempunyai kebijakan

9

Mempunyai kebijakan

5

Sistem werehouse

7

Rata-rata

7

Lulus

5

Tidak lulus

Sistem sudah compliance, tetapi apakah pasti efektif ? Standard Kelulusan

Aktual

>6

Tidak ada supplier yang nilai seleksinya dibawah dari 6

Kriteria Audit 3 SMM VS Penerapan (SESUAI/ COMPLIANCE)

Aktual pelaksanaan dijalankan sesuai prosedur Kriteria Audit 4 “Produk vs Spesifikasi (SESUAI/ COMPLIANCE)

Mungkinkah masih terdapat beberapa kendala sebagai berikut • Banyak ganguan di internal perusahaan atau complain dari pelanggan akibat supplier Bagaimana jika perusahaan telah punya sistem seleksi, tetapi sistem seleksinya terlalu mudah, sehingga semua supplier pasti lulus ??


Sistem Audit: Audit Berdasarkan Performa Mengecek Kesesuaian + Pencapaian Objectives/ Tujuan dari Prosedur Proses

Audit berdasarkan performa

Objectives terukur (ukuran keefektifan proses)

Penyimpanan

Bukan sekedar melihat prosedur dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu:

Ukuran keefektifan proses penyimpanan Kerusakan barang di penyimpanan: 0 Selisih antara data di sistem dengan aktual 0,5% Posisi barang jelas, dan barang diletakkan ditempatkan

Barang yang disimpan tidak rusak, hilang dan mudah dicari. Pengendalian dokumen

Bukan sekedar melihat prosedur pengendalian dokumen dijalankan atau tidak, tapi melihat pencapaian objectives proses yaitu Menjamin dokumen dan data perusahaan terkontrol dengan baik, sehingga hanya dokumen resmi dan terbaru yang beredar dan berada dilokasi dokumen tersebut digunakan.

Ukuran keefektifan proses pengendalian dokumen -Hanya dokumen resmi (yang sudah diapprove oleh orang yang berwewenang) yang beredar dan -Dokumen berada dilokasi dokumen tersebut digunakan -Tidak ada dokumen kadaluarsa yang beredar 6

Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

Sistem Manajemen Mutu yang efektif Pemetaan Proses Bisnis Perusahaan (Sistem Manajemen Mutu Perusahaan) PROSES MANAGEMENT

Management review

Bisnis Plan 73-77

Internal Quality audit 80-82

78-79

Kepuasan Customer

Continuous Improvement

Tindakan perbaikan dan pencegahan 83-88

89-90

SMM, adalah alat bantu untuk mencapai sasaran perusahaan

91

• • • • •

Regular production

157-158

Perencanaan Mutu New produk

153-156

134

97-131

Perubahan produk/ proses

Perencanaan Produksi

Proses produksi

Contract review product baru 160

135-139

Kontrol produk Kepunyaan Customer

Pengadaan material

163-164

163-164 Training

165 Preventive maintenance

PROSES PENDUKUNG

Customer claim 140 & 91

Warehouse Barang jadi dan delivery

140

Warehouse material

REALISASI PRODUK

Recruitmen

91

NG part

133, 141-152

93-96

Pengendalian Produk tidak sesuai

166 Manajemen tooling

161

159

Servicing

Pengendalian Proses yang disubkan

167-169 Pengendalian Alat ukur dan uji

170-171 Dokumen dan data

Sasaran perusahaan Sasaran keuangan Sasaran mutu Sasaran Lingkungan Sasaran delivery dll

172 Pengendalian record

42

SSPM/ ISO/ TS upgrading, Copyright © PT SSPM, I / Apr 2003 / 00

Fokus akhir bukan pada penyusunan sistem manajemen mutu (Quality Manual, Prosedur, Instruksi kerja, form, dll) Overview materi audit berdasarkan performa/ Rev 00/ Copyright © sentral-sistem, Juni 2007

Fokus akhir pada sasaran Perusahaan Bagaimana SMM bisa membantu Perusahaan mencapai sasaran 7

Studi kasus 4, Tentukan proses apa saja (bisa lebih dari 1) yang mungkin terkait dengan performa perusahaan manufaktur berikut ini Performa

Dipengaruhi oleh proses

Kelemahan proses yang mungkin terkait dengan performa perusahaan

Delivery performance menurun

Contract review

Sebenarnya tanggal permintaan customer tidak mungkin bisa dipenuhi, tapi order tetap diterima tanpa meminta perubahan jadwal atau Kapasitas produksi sebenarnya sudah tidak mampu memenuhi permintaan customer, tapi order tetap diterima

Perencanaan produksi

Kontrol terhadap schedule produksi tidak dilakukan dengan baik, sehingga keterlambatan pada proses produksi tidak terkontrol

Produksi

Output produksi tidak sesuai dengan target

Pembelian

Material datang terlambat

Maintenance

Mesin suka rusak, akibatnya output produksi menjadi berkurang

Penyimpanan

- Aturan keluar masuk barang tidak jelas, -Tidak ada kontrol terhadap sistem pengambilan barang, siapa saja bisa mengambil barang

Sering terjadi selisih jumlah antara sistem dengan aktual part


Studi Kasus 5 : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Pada saat audit customer claim diperusahaan asuransi kendaraan PT ABC, Pak Kala (auditor) menemukan bahwa dalam waktu 3 bulan terakhir, terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari rata-rata 1 kasus/ minggu, menjadi 3 -4 kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran kompas, media indonesia dan tempo. Setelah melihat rincian data claim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada: – Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk A (produk baru), yang baru saja dipasarkan oleh PT ABC, yaitu asuransi mobil plus jaminan derek gratis – Dalam 3 bulan terakhir, terdapat • 3 kasus yang terulang sampai 4 kali, • 4 kasus terulang 3 kali, • 3 kasus terulang 2 kali


Studi Kasus 5 : Investigasi kelemahan proses pada perusahaan asuransi kendaraan Performa perusahaan

Dipengaruhi oleh proses

Kelemahan proses yang mungkin terkait dengan performa perusahaan

Customer claim tinggi

Customer claim

Penanganan claim lambat, tidak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat ??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar

Design produk

Tidak dilakukan atau terdapat kelemahan pada proses evaluasi/ review/ validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. Tidak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis. Akibatnya muncul banyak masalah dari produk baru.

Corrective action

Analisis kurang detil sampai keakar masalah. Sehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai 4 kali


persyaratan ISO 9001)

Recommend Documents