personen van de Stad Brussel

Organiseren van projecten in de openbare ruimte Infosessie – 9 maart 2010 – Beursschouwburg Verslag A. Aanwezige diensten / personen van de Stad Brussel  Peter Heyndrickx – Cultuurbeleidscoördinator van de Stad Brussel  Maurice Segers – Coördinator van de Beheerraad van de Evenementen in de Openbare Ruimte De beheerraad dient ter uitbreiding van de andere diensten en coördineert de aanvragen voor Evenementen in de Openbare Ruimte (EOR). Zij verleent een advies aan het College van Burgemeester en Schepenen die vervolgens een definitieve goedkeuring (of weigering) geeft. Daarnaast zorgt zij ook voor opvolging van het dossier en eventueel ook verdere begeleiding van bepaalde (moeilijke) dossiers.  Didier Bourdouxhe – Verantwoordelijk voor de Unesco Zone, lid van de Beheerraad. Als lid van de beheerraad is hij de schakel tussen inwoners en handelaars en het Stadsbestuur.  Julien Sigard – verantwoordelijk voor EOR op de Dienst Cultuur Stad Brussel, en lid van de Beheerraad  P. Willecomme – Dienst Groene Ruimten en recent lid van de Beheerraad  D. Deleurence – Dienst Elektriciteit De Dienst Elektriciteit moet weten wat allemaal nodig is: hoeveel ampère, hoeveel stopcontacten, etc. Verder moet steeds bekeken worden of er een elektriciteitskabine voorhanden is op de locatie. Zoniet moet een mobiele kabine geïnstalleerd worden. Daarvoor dient een aanvraag worden ingediend bij Sibelga en dit vraagt tijd en is betalend!  Jan Michiels – Dienst Materiaal, coördinatie Grote Manifestaties (Brussel Bad, Winterpret, etc). Stad Brussel beschikt over veel materiaal dat (vaak gratis) kan worden geleend naargelang beschikbaarheid.  Eric Saeys – Dienst Handel, commerciële activiteiten en recent lid van de Beheerraad  N. Vazquez – Dienst Openbare Reinheid Deze Dienst stelt containers, vuilbakken, nadarhekken, etc. ter beschikking. Op deze dienst kan ook een aanvraag worden ingediend om het terrein achteraf te op te kuisen. De organisator is echter verantwoordelijk voor de opkuis zelf al kan de Stad Brussel een handje toesteken.  Pierre Hauwelaert – Dienst Aanplakking (departement Handel) Deze Dienst geeft toelating voor verdeling van flyers, folders, spandoeken, etc. Verder geeft ze ook advies bij publicitaire installaties of activiteiten en verdeelt ze ook affiches over de verschillende aanplakborden in de Stad.

Enkele andere diensten:  M. Debaenst – Politie, Zone Brussel-Elsene: lid van de Algemene Directie en verantwoordelijke voor het Centraal Bureau voor Operaties. Eveneens lid van de Beheerraad. De Politie heeft twee taken, nl. een gerechtelijke en administratieve taak. In dit tweede luik behoort o.a. de Openbare Orde. Onder Openbare Orde vallen drie aspecten, nl. Openbare Veiligheid, Openbare Rust en Openbare Gezondheid. Hieraan verbonden opdrachten zijn dus: de aanwezigheid bij grote evenementen, controle en respect van reglementen en vrijheid van verkeer vrijwaren. Omwille van die opdrachten moet de Politie zijn goedkeuring geven bij EOR. Deze kunnen nl inbreuk zijn op Openbare Veiligheid en Rust. Het Centraal Bureau voor Operaties coördineert deze evenementen en aanvragen.

B.



Olivier Marette – Bureau Grote Evenementen Het Bureau is een onderdeel van het BITC (Brussels Information, Tourism and Congress) en ontvangt subsidies van de Stad en het Gewest. Ze organiseren EOR in opdracht van Stad en Gewest en zijn dus geen publiek evenementenbureau. Doel van deze evenementen is stadsmarketing. Voorbeelden zijn Winterpret, Brussel Bad, de themajaren, etc. Bij deze evenementen probeert zij steeds synergieën op te zetten met de sector via samenwerkingen of integratie van andere evenementen in de grote evenementen. (Vb. Zinneke zal aanwezig zijn tijdens de Irisfeesten). Omwille van haar expertise, kunnen organisaties bij haar ook terecht voor concrete informatie en tips.



M. Cantaert – Brussels Film Office Deze Gewestelijke Dienst wil filmopnames in Brussel faciliteren. De werking kent vier assen: 1. Toestemmingen voorzien: van de Stad, Gewest, andere gemeentes 2. Begeleiding bij zoektocht naar geschikte filmlocaties 3. Ter beschikking stelling van technici, professionelen 4. Promotie van Brussel via brochure met alle audiovisuele evenementen in het Gewest

Vragen

Hoe moet een aanvraag worden ingediend en tot wie moet deze gericht zijn? >> voor een evenement in de openbare ruimte Er moet een dossier worden opgesteld dat wordt gericht aan de Burgemeester. Een kopie wordt ook via mail verstuurd naar de Beheerraad op volgend adres: [email protected] of [email protected]

In het dossier zijn volgende aspecten van belang: -

Beschrijving van het project: Waar, Wanneer, Wie, Wat en Waarom Implantatieplan Een aanvraag tot goedkeuring bij de Politie Eventueel andere goedkeuringen (BIM, Gewest, …)

Dit dossier wordt besproken op de Beheerraad. Indien er nog extra info nodig is, wordt contact opgenomen met de organisator. Eenmaal het dossier volledig, spreekt de Beheerraad een advies uit. Dit advies wordt voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen die de uiteindelijke beslissing nemen. Het advies wordt gebaseerd op enkele criteria: Technische haalbaarheid van het evenement Beschikbaarheid van de locatie Artistieke inhoud Genomen veiligheidsvoorzieningen van de organisatie Op dit moment bestaat er een voorbeeldformulier dat kan worden gebruikt. Dit is nog niet officieel maar er wordt gewerkt om één verplichte aanvraagfiche te voorzien. Dit formulier is aan te vragen op volgend [email protected] of [email protected] Het is niet noodzakelijk om dit dossier ook naar andere Stadsdiensten te sturen. Alles wordt gecentraliseerd bij de Beheerraad. Indien echter Gewest- of andere diensten buiten de Stad ook moeten tussenkomen, dient een extra dossier door de organisator overgemaakt te worden aan deze diensten. Het kan wel nuttig zijn om op voorhand al bij andere diensten informatie op te vragen (is er een elektriciteitskabine in de buurt? Is er water? Is er materiaal beschikbaar? Etc.) >> voor een evenement in de groene ruimte (EGR) Bij Evenementen in de Groene Ruimte (EGR) wordt een zelfde dossier gevraagd als voor EOR en dit moet worden ingediend bij de Dienst Groene Ruimten. De Dienst beschikt over een invulformulier. Dit is niet verplicht maar wel handig. Het formulier kan bij de Dienst worden opgevraagd of is online beschikbaar (www.brucity.be > …) Enkele obstakels bij EGR: - Soms niet altijd duidelijk of een Groene Ruimte onder het beheer van de Stad of het Gewest valt. In het tweede geval moet de aanvraag gericht worden tot het BIM. - Als een Groene Ruimte geklasseerd is, dan moet er zowel een aanvraag bij de Stad als bij het Gewest ingediend worden (met exact dezelfde informatie).

Hoe weet ik welke Openbare of Groene Ruimte onder welk beheer valt? (Stad, Gewest, privé, etc.) Indien een bepaalde locatie niet onder het beheer van de Stad valt, zullen zij dit zeker melden. Vaak is dit echter niet volledig helder wat onder wiens beheer valt. In elk geval moet de Politie altijd zijn advies geven, zelfs al is een bepaalde locatie in privé-beheer. Als het op grondgebied van de stad Brussel is, moet de Stad ook sowieso op de hoogte worden gebracht. Uiteindelijk blijft de Burgemeester verantwoordelijk voor alle evenementen die op zijn grondgebied gebeuren. Daarnaast is het ook een kwestie van planning. Voorbeeld: Flyering tijdens Couleur Café. Doe je dit op het festivalterrein, heb je enkel toestemming van de organisatie nodig (Tour & Taxi is privé-terrein), doe je dit aan de ingang, dan bevind je je op de openbare weg en heb je toestemming van de Stad nodig. Verschillende Groene Ruimtes vallen onder het beheer van het BIM (Milieu- en energieadministratie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest). Indien dit het geval is, moet de aanvraag naar hen gericht worden. Het BIM staat erop elke organisator persoonlijk te ontmoeten. Na dit gesprek wordt een officieel formulier ingevuld en is ook de goedkeuring van de Stad en de Politie nodig.

Wanneer moet ik mijn dossier indienen? Zowel bij BIM als de Stad geldt: zo vroeg mogelijk en ten allerlaatste 2 maand voor de aanvang van het evenement. Dit hangt ook af van factoren zoals: is het een nieuw evenement of jaarlijks terugkerend? Is het complex en groot of eenvoudig en kleinschalig? Etc. Als het evenement ook uit verschillende fases bestaat (bvb 7 weekends), dan zal het BIM een voorlopige goedkeuring geven en na de eerste fase zal het dossier opnieuw geëvalueerd worden.

Enkele tips opdat ons dossier zo snel en correct mogelijk wordt behandeld? 

Dien het dossier tijdig in. Het principe van ‘first comes, first goes’ kan gehanteerd worden. Opgelet: een summiere mail volstaat niet. Pas als het volledige dossier is ingediend, wordt de aanvraag als ‘officieel’ beschouwd.



Zorg ervoor dat het technisch haalbaar is. Geef ook alle nuttige details ivm gewicht, materialen, locatie, etc. Zorg ervoor dat installaties de toegang tot elektriciteitskabines of rioolputten e.d. niet verhinderen.



Evenementen / installaties van lange duur op drukke plaatsen is moeilijk. Er zal meestal gevraagd worden om de duur hiervan te beperken.



Houd rekening met de veiligheid van personen en goederen. Voorbeeld: een manifestatie aan het Atomium van 22.00u tot 03.00u waar gratis alcohol geserveerd wordt, heeft veel risico om slecht af te lopen en zou dus geweigerd kunnen worden.



Houd ook rekening met de vlotte doorgang van het verkeer: installaties die de doorgang van brandweer, ambulance en politie verhinderen, zullen ook niet worden toegestaan.



Auto-evalueer uw project op voorhand: ga ik de publieke orde / verkeer verstoren? Moet ik op voorhand bij bepaalde diensten al navraag doen, zoals Dienst Handel, Elektriciteit, etc?

Welk materiaal stelt de Stad ter beschikking? De Dienst Materiaal van de Stad beschikt over tafels, stoelen, tenten, kapstokken, podia, sanitair, etc. dat (vaak) gratis ter beschikking kan worden gesteld van evenementen. Aanvragen hiervoor worden ook gecentraliseerd via de Beheerraad. In principe wordt het materiaal aan iedereen uitgeleend. Herhaaldelijke manifestaties (Ommegang, Zinneke, etc.) hebben wel voorrang. In principe is het materiaal ook gratis. Als een evenement betalend is voor de bezoeker, kan er ook wat worden aangerekend voor het materiaal. Let op: via de Stad kan je gratis vuilniscontainers gebruiken. Als je echter wil sorteren, moet je materiaal aanvragen bij Net Brussel en deze dienst is betalend.

Wat moet ik doen als ik een commerciële activiteit wil koppelen aan mijn evenement? De Dienst Handel beslist over commerciële activiteiten in de Openbare ruimte (terras, markten, kermis, leurhandelaars, etc.). Bij manifestaties komen zij tussen wanneer handelaars iets willen verkopen, of vzw’s drank willen aanbieden, etc. Het is belangrijk om een goede, volledige aanvraag in te dienen; Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? TIP: vermijd EOR op plaatsen waar regelmatig markten gepland worden zoals het Vossenplein, de Zavel, het Agoraplein, het Muntplein, etc. De Dienst Handel kan bepaalde commerciële activiteiten weigeren als deze al voldoende aanwezig zijn op de locatie. Bijvoorbeeld: bar op St. Goriks zal niet toegestaan worden. Ook als een organisatie bewust geen commerciële activiteiten wil, kan de Dienst ook op de hoogte worden gebracht opdat zij de informatie verder kunnen verspreiden.

Wat als een evenement deels in de openbare ruimte en deels binnen plaatsvindt? Het is sowieso van belang om steeds zoveel mogelijk informatie door te geven, dus als een deel op privéterrein plaatsvindt, vermeld je dit best ook. Bij de aanvraag voor de Stad wordt ook best een toelating van de eigenaar/beheerder/uitbater toegevoegd. Ook qua planning is dit noodzakelijk, opdat kan gecontroleerd worden of er geen andere evenementen op dezelfde locatie voorzien zijn. NB. Als het evenement in een privéruimte plaatsvindt, maar het publiek bevindt zich in de openbare ruimte, dan moet sowieso ook een aanvraag worden ingediend.

Wat met ruimtes die publiek toegankelijk zijn, maar in privé beheer? Vanaf het moment iets publiek toegankelijk is, is een goedkeuring van de Stad nodig. Voorbeeld: de Horta Galerij is overdag publiek toegankelijk, dus goedkeuring is nodig. ’s Avonds is de galerij echter niet publiek toegankelijk; indien dit gebeuren strikt privé is, kan ze beschouwd worden als een privévergadering (toestemming van de eigenaar is vereist). NB Vrijheid van vergadering moet gegarandeerd worden. > Privévergadering in gesloten ruimte: geen toestemming nodig > publieke vergadering in gesloten ruimte: verantwoordelijkheid van de gemeente speelt een rol > publieke vergadering in openbare ruimte: absoluut toestemming nodig + rekening houden met beperkingen van de openbare ruimte

Vanaf wanneer wordt iets ‘een evenement’ en moet er een aanvraag worden ingediend? Een aanvraag en goedkeuring is noodzakelijk vanaf het moment dat het evenement de publieke orde kan ‘storen’. Het is ook niet altijd zo duidelijk afgelijnd: 10 mensen die zomaar bijéénkomen in het park zal niet als bijeenkomst beschouwd worden. Tien personen van een welbepaalde strekking in het park die hun eisen kracht willen bijzetten en daartoe samenkomen, zal meestal als een bijeenkomst worden bestempeld. In elk geval, wanneer men ‘talrijk’ is, is het sowieso aangewezen de Stad op de hoogte te brengen. Niet alleen omwille van veiligheid maar ook omwille van netheid e.d.

Bestaat er een overzicht van alle openbare plekken en wie er moet gecontacteerd worden? Nee, maar dit zou inderdaad wel handig zijn. De Stad is wel volop bezig met het opstellen van een handleiding voor het indienen van aanvragen. Hieraan zou een inventaris kunnen worden toegevoegd van alle Diensten, plekken, etc.

Waarom is steeds een technische accreditatie nodig? En waarom is die zo streng? Dit is vooral vanuit veiligheids- en verzekeringsredenen verplicht, zelfs wanneer een installatie niet toegankelijk is voor publiek (beeldhouwwerken, etc.)

Waarom kan een aanvraag (voor evenement of parkeerverbod) bij de politie zo lang op zich laten wachten en tot wie moet ik mijn aanvraag richten? De politiezones zijn opgedeeld in divisies en lokale commissariaten. Aanvragen kunnen zowel bij de lokale commissariaten als het Centraal Bureau worden ingediend. Soms is het handiger en sneller via de lokale bureaus omdat zij over meer (lokale) informatie beschikken. Een goedkeuring kan op zich laten wachten, want deze moet via een ganse menselijke schakel passeren: via de heer burgemeester en/of verschillende stadsdiensten naar de politie waar het dossier intern geïndexeerd wordt (secretariaat) en na evaluatie in sommige gevallen overgemaakt wordt aan de lokale afdeling. Bovendien dienen sommige andere entiteiten geraadpleegd/betrokken te worden zoals andere diensten (bv. provinciale), andere overheden (gerechtelijke), privébedrijven (bv. Fero – plaatsing verkeerssignalisatie), … .

Vragen waarop nog geen antwoord werd gegeven: - Hoe is de politie georganiseerd: waar vinden we terug onder welke divisie een bepaalde locatie valt (er zijn 18 divisies in Brussel-Elsene) ? - Wanneer is er een aanvraag bij de brandweer nodig? - Wat als Bravvo betrokken is bij een aanvraag? Kan dat mee opgenomen worden in de aanvraag, of moet de organisator die aanvraag apart indienen? Wat kan er verwacht worden van Bravvo?

TIP: Breng ons gerust op de hoogte als volgens u iets fout loopt of dergelijke, ieder kan leren uit z’n fouten!!