Farmanager 2009 2009--2010 Kwaliteitshandboek Les 2: Personeelsbeleid in de apotheek
Mieke Janssen MBA
Meerwaarde kwaliteitshandboek
In de kast zetten levert NIKS op
2
Meerwaarde kwaliteitshandboek
Iedereen werkt op dezelfde manier. Taakverdeling is helder. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk. Betrokkenheid medewerkers vergoot (overleg).
3
Meerwaarde kwaliteitshandboek
Behoud medewerkers. Aanwerving gemakkelijker. Inwerken kost minder tijd. Voorkomt boetes bij inspectie
4
Competentiemanagement
Functieomschrijving + Competentieprofiel = Functieprofiel
5
Competentiemanagement FUNCTIE WAARDERING
PERSONEELSPLANNING
PERSONEELSVOORZIENING
FUNCTIEPROFIEL
LOOPBAANONTWIKKELING OPLEIDING PERSONEELBEOORDELING 6
Competentiemanagement Functieomschrijving: Naam functie. Doel functie. Plaats in de organisatie. Kwalificaties.
Plus: Specifieke taakafspraak. Specialisaties.
7
Competentiemanagement
Competentie:
Het zichtbare gedrag dat een medewerker vertoont die over de gevraagde kwaliteiten beschikt.
8
Competentiemanagement
Competenties beschrijven:
Concreet. Toetsbaar.
9
Competentiemanagement
Kerncompetenties
Functiespecifieke competenties
10
Apotheekteam Functiebeschrijvingen Apotheker-titularis Adjunct-apotheker Kwaliteitsverantwoordelijke (Nieuw!) Farmaceutisch technisch assistent – FTA Stagiair-apotheker Onderhoudspersoneel 11
Voorbeeld 2 :
Organigram voorbeeld 1 Nominatief en functioneel organigram apotheek PERSONXX = ………………………………………. PERSONXX= ………………………………………. PERSONXX = ………………………………………. PERSONXX = ………………………………………. PERSONXX = ………………………………………. XX = 2 cijfers of 2 letters (initialen bv.) ………………………… .
…………………… .
Apotheker titularis
…….………… Apotheekassistent
.
……………………… . Stagiair
…………………… . Adjunct – apotheker
Eigenaar
…………………… Onderhouds personeel
.
.
12
Voorbeeld 2 :
Organigram voorbeeld 2
…………………….
………………………….
…………………….
Eigenaar
Provisor-apotheker
Onderhoudspersoneel
…………………………. Adjunct-apotheker
…………………….
…………………….
Apotheekassistent
stagiair
13
Apotheekteam Functiebeschrijvingen Competenties • • • • • • • • •
Stiptheid, orde en nauwkeurigheid Klantvriendelijk Teamgeest Communicatieve vaardigheden Organisatietalent Verantwoordelijkheidszin Stressbestendigheid Probleemoplossend vermogen Stiptheid
14
Werken met competenties 1. Personele planning Door de prognose van de ontwikkeling van de personeelsbehoefte:
Op basis van kennis van de huidige gang van zaken. Op basis van kennis van de externe ondernemingsplannen, bijvoorbeeld voorspelbare nieuwe activiteiten.
15
Werken met competenties 2. Aanwerving Bepaal de kwantitatieve en kwalitatieve behoefte. Functieprofiel opstellen. (KH(KH-PERSONNXX PERSONNXX--bijlage02) Rekruteringskanalen inzetten. Selectietools screenen en toepassen. Wervingsreserve actueel houden. Onthaal organiseren. (KH(KH-PERSON PERSON--bijlage05) Evalueren.
16
Tips voor het selectiegesprek
Niet doen: • Beoordelen op de eerste indruk. • Hypothetische vragen. • Gesloten (ja/nee) vragen. • Suggestieve vragen. • Discriminerende vragen.
17
Tips voor het selectiegesprek
Wel doen: • Open vragen naar ervaringen. • Luisteren. • Doorvragen. • Rust in tijd en omgeving.
18
Apotheekteam Personeelsdossier • • • • • • • • • • •
Sollicitatiefiche (KH-PERSONNXX-bijlage03) Inlichtingenfiche (KH-PERSONNXX-bijlage04) Contract Contractwijzigingen Functioneringsgesprekken Opleidingen Afwezigheidsbriefjes Verwittigingen Kopie van het diploma Verzekeringscontract …. 19
Ontwikkeling van medewerkers
•
Functioneringsgesprekken (PERS(PERS-PROCPROC-02 02--bijlage01)
•
Evaluatiegesprek (PERS(PERS-PROCPROC-03 03--bijlage01)
•
Objectievengesprek
•
Vorming (KH(KH-PERSONNXXPERSONNXX-bijlage06)
20
Interne Communicatie
1. Dagelijkse communicatie
21
Vormen van interne communicatie binnen de apotheek Dagelijkse communicatie Operationeel overleg schriftelijk! Nuttige boodschappen worden ordelijk geregistreerd zodat niets vergeten wordt en daarmee iedereen op de hoogte is. = Intern communicatieschrift, agenda of elektronisch (dagelijks geraadpleegd)
22
Voorbeeld: intern communicatieschrift Datum – uur
Opsteller
Opgesteld Naam
Gelezen door (initialen)
Boodschap
Goedgekeurd KwaliteitsTitularis verantwoordelijke
Gelezen
Datum Handtekening
23
Interne Communicatie
2. Overleg tussen teamleden
24
Vormen van interne communicatie binnen de apotheek Overleg tussen de teamleden Regelmatig gestructureerd overleg Mogelijke agendapunten • Taakverdeling • Vakantieregeling-compensatiedagen • Informatie over de nieuwe GM, therapieën, procedures • Vragen, praktische noden van werknemers bijscholing • Wachtdienst • Kwaliteitshandboek • Welzijn op het werk 25
Voorbeeld: verslagblad overleg tussen de teamleden Verslagblad overleg tussen de teamleden Aanwezigen : Datum : Datum volgend overleg :
Bespreken punten / gemaakte afspraken / actiepunten
Opgesteld Naam
Goedgekeurd Kwaliteitsverantwoordelijke
Uitvoerder
Streefdatum
Gelezen
Titularis
Datum Handtekening
26
Tips voor het werkoverleg
• • • • • •
Reserve data. Bijvoorbeeld 1 x per maand/2 weken. Tijdens lunchpauze, met broodje. Na het werk. Verslagje voor afwezigen. Reserveer data!
27
Tot Slot K- eep I- T S- imple and S- tupid Veel Succes! 28
