DESAIN SYSTEM
Perlunya Pengembangan Sistem
Adanya permasalahan-permasalahan(problem) permasalahan(problem)
Meraih kesempatan-kesempatan kesempatan (oportunities)
Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak disengaja, inefisiensi, dsb) Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat, perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb) Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi kompetisi dari saingan, dsb
Adanya instruksi-instruksi instruksi (directives)
PP, UU, dsb.
2
Prinsip Pengembangan Sistem Informasi 1. 2. 3.
Libatkan Pemilik dan Pengguna Gunakan pendekatan Problem-Solving Problem Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapan
4.
Tetapkan Standard
5.
7. 8.
Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar
6.
SDLC (System Development Life Cycle)
Semua alternatif yg ada harus diinvestigasi Investasi yang terbaik harus bernilai
Jangan takut membatalkan projek atau mengubah scope Divide and Conquer Rancang sistem untuk berkembang dan berubah 3
System Development Life Cycle (SDLC)
Planning Analysis Design Implementation
4
Analysis
Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh system s analyst untuk :
Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :
Scope Definition
Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk).. Mengevaluasi kelayakan dari suatu proyek/sistem yang akan dikembangkan. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem serta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak
Problem Analysis
Tujuan : Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang diidentifikasi pada tahapan sebelumnya Hasil : Penjelasan sistem saat ini. 5
Analysis (2)
Requirement analysis (determination of ideal systems)
Logical Design
Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi). Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem. Tujuan : Memodelkan kebutuhan--kebutuhan sistem Hasil : Data model (ERD) dan Process model (DFD)
Selection of proper system
Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif alternatif sistem dengan menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada management/System management Owners. Hasil : Hasil-hasil hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan 6
Design
Dalam tahap perancangan (design) n) memiliki tujuan, yaitu untuk :
Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :
Output design
Input design
Tujuan : Merancang bentuk-bentuk bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).
Database design
Tujuan : Merancang bentuk-bentuk bentuk laporan sistem dan dokumennya. Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).
Tujuan : Merancang tabel-tabel tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling (ER(ER Diagram) Hasil : Skema database
User Interface design
Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip prinsip user interface 7
Implementation
Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk : Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya. Mengimplementasikan sistem yang baru. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : Programming & testing
Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.
Training
Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas tugas lain yang berhubungan dengan pelatihan (buku-buku buku panduan sistem). Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul modul latihan dan sebagainya.
8
Implementation (2)
Kegiatan (lanjutan)
System changeover
Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem baru dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai sistem (user organization). Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
9
Context of Systems Analysis
10
Alat & Teknik Pengembangan Sistem
Beberapa alat dan teknik yg dapat digunakan dalam pengembangan sistem diantaranya:
Entity-Relationship Relationship Diagram (ERD) pemodelan data Data Flow Diagram pemodelan proses State-Transition Diagram Program Evaluation and Review Technique (PERT) penjadualan proyek Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique) observasi, interview, kuisioner & sampling. Teknik Presentasi Teknik Analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness (cost analysis) Teknik Penulisan laporan 11
Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan babkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
Waktu (overtime). Lingkungan sistem yang berubah. Perubahan prosedur operasional.
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :
Relevansi (relevancy). Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security). Ketepatan waktu (timeliness). Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost). Efisiensi (eficiency). Dapat dipercaya (reliability). Kegunaan (usability). 12
Relevansi dan Kelengkapan
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategiss. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness) :
Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumbersumber 13 sumber dokumennya.
Kebenaran dan Keamanan
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :
Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah. 14
Tepat Waktu & Ekonomi
Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat. 15
Efisiensi
Efisiensi (eficiency) Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 / 500.000 * 100 % = 20%
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
Keluaran / nilai uang (troughput/dollar). put/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (troughput/data (troug entry hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
16
Reliability & Usability
Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan. Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu
menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :
Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer. 17
The PIECES Problem-Solving Problem Framework P
the need to improve performance
I
the need to improve information (and data)
E
the need to improve economics, control costs, or increase profits
C
the need to improve control or security
E
the need to improve efficiency of people and processes
S
the need to improve service to customers, suppliers, partners, employees, etc. 18
Deteksi Sumber-sumber sumber Masalah
Keluhan pemakai (user complaints). Perhatian top manajemen (top management concerns) Penunjuk jalan (scouting). Pengawas pemakai (user surveys). Pengawas (audits). Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
19
Requirement
Terbagi menjadi dua bagian Functional Requirement
Fungsi atau fitur yang harus termasuk dalam sistem informasi untuk meyakinkan kebutuhan bisnis dan dapat diterima pengguna. Proses periksa deposit, kalkulasi nilai siswa, menampilkan informasi identifikasi pemegang kartu, dsb
Non-Functional Functional requirement
Deskripsi dari fitur, karakteristik, dan atribut sistem semacam batasan yg dapat membatasi solusi yang ditawarkan. Time, cost, dsb.
20
Salah requirement
Sistem mungkin telat Biaya yang dikeluarkan bisa membengkak Sistem yang dikembangkan tidak memenuhi harapan pengguna dan menimbulkan kekecewaan pada pengguna Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error tinggi Menurunkan reputasi pengembang/developer
21
Requirement Examples
The system must provide log-on log security at the operating system level and at the application level An employee record must be added, changed, or deleted only by a member of the human resources department The system must support 25 users online simultaneously Response time must not exceed four seconds The system must user-friendly friendly to every type of users The transaction report should be generated every day at 10 pm
22
Requirement Examples (cont)
Manufacturing employees must swipe their ID cards into online data collection terminals that record labor costs and calculate production efficiency The department head must enter overtime hours on a separate screen The Web site must report online volume statistics every four hours, and hourly during peak periods The inventory system must produce a daily report showing the part number, description, quantity on hand, quantity allocated, quantity available, and unit cost of all parts — sorted by part number
23
Metode Pengumpulan Data
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah
interviews questionnaires observation Sampling Document
24
Tanya Jawab (Interview)
Bagaimana metode itu digunakan.
Keuntungan metode.
Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
Kerugian metode
Pemilihan potential interviewees (user) Membuat perjanjian terhadap potential interviewees Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah
Kapan metode tersebut baik digunakan
Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci Test kredibilitas dari interviewees Mencari interview yang unsureness atau contradictions Memantapkan kredibilitas team.
25
Kuesioner
Bagaimana metode itu digunakan.
Keuntungan metode.
Murah dan cepat dari pada interviews Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user user yang terpilih Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user end
Kerugian metode
Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users end Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user end Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user end Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user end secara spesifik
Kapan metode tersebut baik digunakan
Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user end Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
26
Observasi (Observation)
Bagaimana metode itu digunakan Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan pengolahan lembar kerja Keuntungan metode Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion) Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users (end tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati) Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users end Kerugian metode Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user (end merasa diamati) Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis Kapan metode tersebut baik digunakan
Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya Kecurigaan bahwa end-user user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).
27
Tip Praktis Observasi
Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Dengan engan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, Akan kan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
Buat catatan yang ringkas. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. Jangan melakukan observasi tanpa rencana
28
Sampling
Bagaimana metode digunakan Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan record yang dapat merepresentasikan sistem
Dokumentasi sistem yang sudah ada Contoh form-form form yang sudah ada Contoh screen dan laporan Contoh SOP, job outline Strategi bisnis perusahaan Dsb.
29
Dokumen Kebutuhan Analisis
Arahan (conduct) analisis
Kebutuhan pemakai
Apa pa yang menjadi kebutuhan sebenarnya Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya) Kebutuhan pelatihan
Pengaruh sistem baru
Hubungan dengan pemakai akhir (end-users) (end Menganalisa records, forms dan laporan Pengamatan proses Menganalisa metode yang digunakan Permasalahan dalam pengumpulan data
Kendala sistem Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal Realistik sistem
Dokumentasi
Functional & Non-functional requirement Instrumen trumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview) 30
Logical Design Phase
Data Modeling Data modeling – a technique for organizing and documenting a system’s data. Sometimes called database modeling. Entity relationship diagram (ERD) – a data model utilizing several notations to depict data in terms of the entities and relationships described by that data.
32
ERD ke Tabel
33
DFD
DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan, sumber dokumen dan sebagainya. DFD termasuk alat komunikasi medium mediu yang baik antara analyst dan pemakai karena mudah dipahami (hanya berisi 4 simbol). Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran (track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan proses adalah hal yang kritis untuk dipahami. DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karena keduanya lebih mengarah ke hasil (orientation).
34
Context Diagram
Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem Sering disebut DFD Level 0 Hanya Ada satu proses CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu : 1.
2.
3. 4.
5.
Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator). Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem. Batasan, antara sistem dan lingkungan. 35
Contoh Context Diagram
36
Komponen DFD
Proses (fungsi)
Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chart. cha Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record customer-order. order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan kegiatan apa. 37
Komponen DFD (2)
Aliran data (data arrow).
Dipresentasikan dalam lam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :
Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem. Masukan untuk komputer. Komunikasi lisan / ucapan. Surat-surat atau memo. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. 38
Komponen DFD (3)
Penyimpanan (data stores)
Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi panjang, atau open-ended open rectangle on the right side. Nama (database atau file) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.
Terminator (external or internal entities)
Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam dimana sistem berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, keluaran dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan mana external dan internal entity. Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang, perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unit-unit unit fungsi suatu organisasi, yang meliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya sikap sikap seperti berikut : "Saya menyediakan data x, y, z bagi sistem, dan saya mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c" Pada kasus lain pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika pemakai bersikap : "Kami menerima
transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi, dan kami harus menyerahkan laporan mingguan biaya ke Komisi Keuangan". Simbol untuk entity external adalah sebuah bujur sangkar (square). Untuk mengidentifikasinya adalah dengan memberikan tanda alfabet huruf kecil yang dituliskan39pada sudut kiri atas dari bujur sangkar, selanjutnya diberi sebuah nama tunggal.
Petunjuk Membuat DFD
Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran, penyimpanan, dan terminator)
Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi, yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer telepon dan lain-lain. lain Untuk terminator lebih mengacu pada orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi yang terkandung didalamnya. Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses data, tangani masukan dan lain-lain. Gunakan nama yang familiar bagi pemakai.
Menomori proses untuk memperjelas sistematika.
Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan. Nomor tidak menunjukkan urutan. Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya. 40
Petunjuk Membuat DFD (2)
Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik. Penggambaran kembali yang kadang-kadang kadang bahkan lebih dari sepuluh kali digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar, dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu.
Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar. Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama. Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin, seringkali lebih memudahkan modifikasi. Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem secara akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses, aliran, penyimpanan dan terminator.
Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan berk dengan DFD. Konsistensi dalam hal ini juga menyangkut konsistensi dengan model lain (misalnya : entity relationship diagram, state transition diagram, dan process 41 specification).
Pilihan Strategi
Distributed versus centralized processing
Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar)
Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end-user user responsibility centers. Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user user memutuskan peralatan, implementasi dan prioritas pengembangan. Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user end yang masuk ke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan konservatif (kolot). Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.
Surround strategy of system development
Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda). 42
Pilihan taktik
Sekarang atau nanti
Pembelian produk jadi lawan modifikasi
Teknologi Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang. Aliran kas Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam pengembangan atau penggantian sistem. Sumber daya keahlian Dalam Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga- tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti. Politik Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat pengembangan atau penggantian sistem. Analisa untung/rugi jika harus membeli produk jadi ataupun modifikasi
Kecepatan lawan biaya
Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya bi 43
Pilihan Operasional
Input On-line versus off-line data entry. Off-line line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line on data entry disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi. Keyed versus machine-readable readable data entry. Machine-readable readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan pemeliharaannya. Centralized versus decentralized data entry. Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable Machine entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale). Processing Batch versus real-time time record update. Batch processing menyebabkan update record re lama, cocok untuk centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya peralatan dan menaikkan kecepatan proses. 44
Pilihan Operasional (2)
Processing (lanjutan) Sequential versus direct access to records. Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing. Direct access berhubungan dengan real-time real processing. Single versus multiple-user user update of records. multiple lebih komplek (rumit) dalam Sebuah desain sistem untuk multiple-user keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya dengan proses -real time. Ouput Traditional versus turnaround documents.
Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen
Structured versus inquiry-based based reports.
Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara rutin, sedangkan inquiry-based based reports dibuat berdasarkan permintaan dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base inquiry report ditemukan dalam lingkungan realtime dimana data harus diakses secara cepat. 45
Pemilihan Sistem
Taktik membandingkan (comparison tactics) Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi. Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak. 46
Metode Analisis Biaya/Manfaat
Periode Pengembalian (Payback Period) Menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran aliran kas masuk. Pengembalian Investasi (return on Investment) Mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oelh proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan ROI = (total manfaat – total biaya) / total biaya * 100% Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value) Memperhatikan nilai waktu dari uang. Tingkat bunga ditetapkan Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return) Memperhatikan nilai uang Tingkat bunga dihitung 47
Faktor-faktor faktor yang berpengaruh
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah pada kinerja sistem informasi yang baik Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy). Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan Mengurangi waktu tanggap (response time) dari workstation interaktif Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi) Meningkatkan keamanan sistem Memperbanyak update sumber record aktif Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang
Faktor strategi perusahaan
Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian kehati menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif. Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi. Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh 48 jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
