SINOVA Pengembangan Sistem & Produktivitas
GUGUS KENDALI MUTU SINOVA DIVISI NAMA KELOMPOK TEMA DIBENTUK FASILITATOR (NIK) KETUA KELOMPOK (NIK) SEKRETARIS (NIK) ANGGOTA (NIK)
JUMLAH PERTEMUAN LAMA PERTEMUAN PROSENTASE KEHADIRAN PERTEMUAN SETIAP
: PENGEMBANGAN SISTEM & PRODUKTIVITAS : SINOVA : : 03 SEPTEMBER 2012 : BUNYAMIN FAUZI : VALDI ROESMAHYONO : AAN SUHAEMI : 1. ARIES PRATAMA : 2. ZULFA HONDRA : 3. UCUP SUPRIYATNA : 4. NOVIRA H. FITRIE : 13 KALI : 1-2 JAM : 95% : HARI RABU
VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka
MISI Menyediakan properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur Terkait yang Memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak Terkait Lainnya.
Keberadaan GKM dalam Struktur Organisasi (Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas). KADIV PENGEMB. SISTEM & PRODUKTIVITAS
KADIS PENG. SISTEM&PROSEDUR
KADIS PENINGKATAN PRODUKTIFITAS
KADIS TEKNOLOGI INFORMASI
AHLI PERTAMA PENGEMB. SISDUR
AHLI PERTAMA PRODUKTIVITAS
AHLI PERTAMA TEK. INFORMASI
ANALIS DOKUMEN
ANALIS TEK.INFORMASI
Struktur Organisasi GKM SINOVA (Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas).
JADUAL KEGIATAN LANGKAH
TAHUN 2012-2013
KEGIATAN September Sep e be
1 Mengidentifikasi masalah
2 Mencari akar penyebab Plan 3 Menentukan Penyebab Dominan
4 Membuat rencana perbaikan
Do
Check
5 Melakukan perbaikan
6 memeriksa hasil dan dampak perbaikan
7 Membuat standarisasi Action 8 Menentukan tema/rencana berikutnya
KETERANGAN RENCANA REALISASI
Oktober O obe
Nopemeber ope ebe
Desember ese be
Januari Ja ua
LANGKAH I : IDENTIFIKASI MASALAH 1.1 Brainstorming permasalahan Dari Hasil Brainstormingg Kelompok p GKM SINOVA didapatkan p beberapa p masalah yyangg terkait dengan g aktifitas rutin ppada Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas, antara lain :
NAMA
NO
USULAN TEMA MASALAH
DINAS PENGEMBANGAN SISTEM & PROSEDUR
1
Pengajuan pembuatan / perubahan dokumen oleh user kurang optimal
2
P Prosedur d / WI / SOP / yang terbaru t b pada d KM (knowledge (k l d Management) M t) belum b l sepenuhnya update
DINAS TEKNOLOGI INFORMASI
3
Kegiatan pada unit kerja/Divisi belum sepenuhnnya menggunakan sistem aplikasi
4
Pengelolaan maintenance komputer (Non MS) belum teridentifikasi
DINAS PENINGKATAN PRODUKTIVITAS
5
Pengumpulan data pembuatan & evaluasi IKU tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan ditentukan.
6
Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi.
1.2 Prioritas masalah Penilaian Bobot Kepentingan (%) NO
Total
Tema Masalah Valdi
Aan
Aries
Zulfa
Ucup
Novira
1
Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi terstandarisasi.
85
80
70
65
60
60
420
2
Prosedur / WI / SOP / yang terbaru pada KM (knowledge Management) belum sepenuhnya update
50
60
80
85
60
70
405
3
Kegiatan pada unit kerja/Divisi belum sepenuhnnya menggunakan sistem aplikasi
50
60
80
80
70
50
390
4
Pengumpulan data pembuatan & evaluasi IKU tidak sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
75
70
60
60
60
50
375
5
Pengelolaan maintenance komputer (Non MS) belum teridentifikasi
40
50
70
60
80
60
360
6
Pengajuan pembuatan / perubahan dokumen oleh user kurang optimal
40
50
60
75
50
80
355
1 500 420
405
400
2 390
375
360
355
300
3 4
200
5 6
100 1
2
3
4
5
6
Berdasarkan diagram yang ada maka yang dijadikan tema dalam GKM ini adalah “Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi”
1. 3 Penetapan Tema Berdasarkan hasil diagram diatas GKM SINOVA menetapkan tema “Optimalisasi Pendataan Gugus Inovasi dengan Sistem Informasi Inovasi” dimana tema ini juga mendukung Sasaran Kerja/IKU Divisi Pengembangan Sistem & Produktivitas tentang pelaksanaan IQ Day 2 kali dalam 1 tahun 1. 4 Penetapan Target Pelaksanaan IQ Day di periode pertama tahun 2013 ini sudah menggunakan Sistem Informasi Inovasi.
Dib t oleh, l h Dibuat
Cilegon, 17 September 2012 Di t j i oleh l h Fasilitator, F ilit t Disetujui
VALDY ROESMAHYONO Ketua GKM
BUNYAMIN FAUZI Kadiv PSP
LANGKAH II : ANALISA SEBAB AKIBAT Methode
Man
Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy Jadual IQ Day hilang Lupa Jadwal IQ Day
K belum b l ada d pendaftaran d ft 3 Karena secara online
S i li i cara pembuatan b t 2 Sosialisasi makalah kurang Kurang Pemahaman dalam pembuatan makalah Belum bisa membuat makalah
Karena harus mengisi form pendaftaran di PIC IQ day secara manual Peserta harus menghubungi PIC IQ Day
Format Makalah tidak standar
3
Pengumpulan Makalah Terlambat
Proses Pendaftaran rumit
Pengelolaan Gugus Inovasi belum terstandarisasi
Makalah msh tersimpan dlm rak
Pencarian data gugus lama
Makalah msh dalam hardcopy
Data tersimpan dalam odnerA
1
Data dalam bentuk hardcopy Belum ada data Gugus Kendali Mutu
1
Belum ada data base makalah GKM/PKM/SS
Material
Machine
LANGKAH III : MENCARI PENYEBAB MASALAH YANG DOMINAN (ANALISA & HIPOTESA) No
Faktor
Akar penyebab
valdi
aan
aries
zulfa
ucup
Novira
Nilai
%
1
machine
Belum ada data base Gugus Kendali Mutu
3
4
4
4
2
4
21
35 %
2
Man
Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang
4
3
2
3
1
3
16
27 %
3
Methode
Belum ada pendaftaran gugus secara online
2
2
3
1
4
1
13
22 %
Informasi P l k Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy
1
1
1
2
3
2
10
16 %
60
100 %
JUMLAH
3.3 PARETO Faktor
Nilai
%
% Kum
A
Belum ada data base Gugus Kendali Mutu
21
35 %
35 %
B
Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang
16
27 %
62 %
C
Belum ada pendaftaran gugus secara online
13
22 %
84 %
D
Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy
10
16 %
100 %
60
100,00%
PARETO 60
100%
100%
90% 50
83%
80% 70%
40
62%
60% 50%
30 21
35%
40%
20
16
30%
13
10
10
20% 10%
0
0% Belum ada database gugus kendali mutu
Sosialisasi cara Belum ada pendaftaran Informasi Pelaksanaan pembuatan makalah gugus secara online IQ day masih dalam kurang bentuk hardcopy
Dari Diagram Pareto diatas, Tim sepakat untuk menyelesaikan semua masalah dengan presentasi 100%
LANGKAH IV : RENCANA PERBAIKAN Akar Penyebab Dominan
What
Why
When
Who
Where
How
Pokok Bahasan
Ide Solusi
Ukuran Keberhasilan
Waktu Pencapaian
PIC
Lokasi
Bagaimana penerapan yang dilakukan
1
Belum ada data base
Membuat M b t Aplikasi SINOVA
Agar pencarian A i data gugus lebih mudah
Nopember N b 2012
Aries Ai P
Dinas Di TI
2
Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang g
Sosialisasi contohcontoh Makalah yang telah mengikuti IQ Day Periode sebelumnya
Agar pembuatan makalah lebih terstandar
Nopember 2012
Aan, ucup
3
Belum ada pendaftaran secara online
4
Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy
No
Membuat Agar pendaftaran Desember 2012 Aan, zulfa Pendaftaran gugus bisa dilakukan secara online dimanapun dan kapanpun Menampilkan jadwal pelaksanaan IQ Day kedalam website SINOVA
Agar informasi dapat dilihat kapanpun dan dimanapun
Desember 2012
Valdi, Novira
Merancang struktur M t kt data base sesuai dengan kebutuhan
Dinas TI & Upload Contoh-contoh Dinas PP makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya di SINOVA Dinas Sisdur & Dinas PP
Membuat form pendaftaran online
Dinas Sisdur & Dinas PP
Mempostiing jadwal pelaksanaan IQ Day kedalam website SINOVA
Dibuat oleh,
Cilegon, 06 Nopember 2012 Disetujui oleh Fasilitator,
Valdi Roesmahyono Ketua GKM
Bunyamin Fauzi Kepala PSP
LANGKAH V : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
No 1
Akar Penyebab Belum ada data base Gugus Kendali Mutu
Tindakan Perbaikan 1. 2. 3.
Mengidentifikasi kolom-kolom database yang dibutuhkan Merancang sistem informasi inovasi (SINOVA) Menginput data-data Gugus Kendali Mutu
SEBELUM data gugus sebelumnya masih dalam bentuk hardcopy yang tersimpan dalam tiap odner 2
Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang
1. 2.
SESUDAH Data gugus sudah tersimpan dalam database aplikasi SINOVA
Mengkolektif makalah-makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya. sebelumnya Upload Contoh-contoh makalah yang telah mengikuti IQ Day periode sebelumnya di WEB SINOVA
SEBELUM Makalah-makalah yang telah mengikuti IQ Day sebelumnya tersimpan dalam odner di Divisi PSP
SESUDAH Makalah tersimpan dalam web SINOVA dan dapat di download / akses oleh setiap karyawan
No 3
Akar Penyebab Belum ada pendaftaran gugus secara online
Tindakan Perbaikan 1. 2.
Membuat Formulir Pendaftaran secara On Line Sosialisasi pendaftaran secara On Line
SEBELUM Pendaftaran harusmenghubungi PIC/Div PSP sebagai penyelenggara IQ Day 4
IInformasi f i Pelaksanaan P l k IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy
1. 1 2.
SESUDAH Pendaftaran dapat langsung dilakukan di meja kerja melalui intranet.
Membuat jadwal pelaksanaan IQ day Upload jadwal pelaksanaan dalam WEB SINOVA
SEBELUM Jadwal pelaksanaan melalui hard copy py dan didistribusikan secara manual dan rentan hilang atau lupa.
SESUDAH Jadwal pelaksanaan dapat diakses dalam web SINOVA dimanapun melalui intranet
LANGKAH VI : MENELITI HASIL PERBAIKAN 6.1 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Perbaikan No
Akar Penyebab
Sebelum Perbaikan
Sesudah Perbaikan
1
Belum ada data base gugus kendali mutu
- Data IQ day tersimpan dalam odner , semakin banyak makalah dan pelaksanaan IQ Day semangkin banyak odner yang di perlukan sehingga memerlukan space penyimpanan yang semakin besar - Lamanya pencarian makalah-makalah IQ Day - Banyaknya penggunaan kertas dalam pembuatan makalah IQ Day.
- Data tersimpan dalam database SINOVA - Pencarian melalui database SINOVA sehingga lebih mudah dan cepat. - Papper less
2
Sosialisasi cara pembuatan makalah kurang
- Banyaknya pertanyaan mengenai cara pembuatan makalah GKM - Pembuatan makalah kurang kreatif dan informatif
- Gugus yang akan mengikuti IQ day dapat melihat makalah-makalah yang telah mengikuti IQ day Sebelumnya. - Dengan banyaknya contoh-contoh makalah dapat menambah kreatifitas gugus dalam pembuatan makalah IQ day
3
Belum ada pendaftaran gugus secara online
- Pendaftaran gugus masih dalam bentuk hard copy - Pendaftar harus menyerahkan formulir pendaftaran pada PIC IQ Day/ Divisi PSP - Form hard copy pendaftaran rentan hilang/terselip
- Pendaftaran paperless - Pengisian formulir secara on line - Form pendaftaran tersimpan dalam database
4
Informasi Pelaksanaan IQ Day Masih dalam bentuk hardcopy
- Informasi pelaksanaan dalam bentuk hard copy - Informasi pelaksanaan IQ day rentan hilang/terselip
- Informasi pelaksanaan dalam bentuk papperless - Informasi pelaksanaan dapat di akses di web SINOVA melalui Intranet
6.2 Perbandingan sebelum dan sesudah terhadap aspek mutu NO 1
ITEM PRODUCTIVITY
SEBELUM • •
Pembuatan makalah lama lama Pembuatan makalah Lamanya pencarian makalah IQ Day sebelumnya
SESUDAH • •
Pembuatan makalah cepat karena banyaknya cepat karena banyaknya Pembuatan makalah contoh‐contoh makalah di web SINOVA Pencarian makalah menjadi lebih cepat
2
QUALITY
•
Pembuatan makalah kurang kreatif dan inovatif
Pembuatan makalah lebih bervariasi
3
COST
• •
Banyaknya penggunaan kertas dalam makalah Penggunaan space penyimpanan dokumen IQ Day sebelumnya sebelumnya
• •
Paperless Menggunakan database dalam SINOVA
4
DELIVERY
•
Pendaftaran lama karna melalui beberapa tahap seperti : menyerahkan form kepada PIC IQ Day / Divisi PSP
•
Pendaftaran melalui Web SINOVA
5
SAFETY
•
Data rentan hilang / terselip
•
Data tersimpan dalam Database
6
MORAL
•
Gugus/PIC IQ Day merasa belum menerima / Gugus/PIC IQ Day merasa belum menerima / menyerahkan informasi IQ Day
•
Informasi tersimpan dalam web SINOVA Informasi tersimpan dalam web SINOVA
7
ENVIRONMENT
•
Menggunakan banyak kertas
•
Paperless
LANGKAH VII : MEMBUAT STANDARISASI 7.1 Membuat Standarisasi No
Standarisasi
PIC
1
Informasi IQ Day mulai dari tanggal pendaftaran gugus, pelaksanaan assesment dan IQ Day di upload dalam Web SINOVA
Dinas Produktvitas dibantu Dinas TI
2
Pendaftaran IQ Day melalui Web SINOVA dengan mengisi form yang terdapat di Web SINOVA . Isi form meliputi : Nama Gugus, Judul, Anggota, Fasilitator dan tanggal dibentuk
Gugus Terkait
3
Up load makalah-makalah dari setiap gugus yang telah mengikuti IQ Day di Web SINOVA
Dinas Produktivitas dibantu Dinas TI
4
Input data-data gugus dari setiap gugus yang mengikuti IQ Day di Sistem SINOVA
Seksi Produktivitas
5
Pembuatan SOP pelaksanaan IQ Day mulai dari informasi pelaksanaan, pendaftaran pengumpulan makalah, pendaftaran, makalah Assesment dan Presentasi Makalah
Dinas Pengembangan Sistem & Prosedur
7.2 Standar Hasil
SINOVA sebagai media informasi karyawan/ti PT KIEC untuk berinovasi
Dibuat oleh,
Cilegon, 30 Januari 2013 Disetujui oleh Fasilitator,
Valdy Roesmahyono Ketua GKM
Bunyamin Fauzi Kadiv PSP
LANGKAH VIII : PENETAPAN PERBAIKAN BERIKUTNYA 500 420
405
400
390
375
360
355
300
200
100
0 Pengelolaan gugus inovasi belum terstandarisasi
Prosedur/WI/SOP yang terbaru dalam KM belum sepenuhnya update
Kegiatan pada unit kerja/Divisi belum sepenuhnya menggunakan sistem aplikasi
Pengumpulan data Pengelolaan pembuatan & evaluasi maintenance komputer IKU tidak sesuai dengan (non MS) belum jadwal yg sudah teridentifikasi ditentukan
Pengajuan pembuatan/perubahan dokumen oleh user kurang optimal
Berdasarkan Diagram yang telah dibuat diatas permasalahan prioritas yang dihadapi adalah “Prosedur/WI/SOP yang terbaru dalam KM belum sepenuhnya update ” Maka Tema yang akan kita gunakan selanjutnya adalah :
“Kecepatan Updateing Prosedur/WI/SOP Dalam Aplikasi Knowledge Managemen”
