Notulen VVE Frederik Hendriklaan 1c-47 / Perkstraat 2-48, d.d. 25 mei 2011 bij Dekker Zoetermeer
1.
Opening en presentielijst
De heer Paul Caron van K & C Eigendom Management B.V. (K&C), de administratief beheerder voor de VVE, opent de vergadering om 20.00 uur. Hij stelt het bestuur, bestaande uit Natasha Rijnbeek, Suzan van der Helm en Alex van Gelderen, en zichzelf voor en heet een ieder van harte welkom. Er zijn voldoende stemmen (38 van de 48) aanwezig dan wel vertegenwoordigd middels een machtiging voor een rechtsgeldige vergadering. Het bestuur is blij met de grote opkomst. De eigenaar van de acht huurwoningen, Woningen Nederland 7 CV, heeft K&C gemachtigd om met de meerderheid mee te stemmen. De nieuwe eigenaren van nr. 19 en nr. 4 worden in het bijzonder welkom geheten en bij name genoemd. De heer Caron wijst ook nog op de website van de VVE: www.hendriklaanperkstraat.nl waar veel nuttige informatie te vinden is.
2.
Presentatie zonweringen
De eigenaars van JS Zonwering zijn aanwezig om de leden van de VVE te vertellen wat voor zonwering er bij hen gekocht kan worden en hoe het gemonteerd gaat worden. De kleurencommissie heeft een kleur gekozen en iedere eigenaar is vrij om in deze kleur zonwering in de vorm van screens op te (laten) hangen. JS Zonwering is bereid korting te geven als er meerdere leden bij hen de zonwering bestellen. Dit geldt enkel bij een collectieve bestelling. Op de site van de VVE is de volledige offerte te lezen. Voor 1 juli moeten eigenaren hun bestelling bij het bestuur indienen. Voor bewoners van de bovenste etage geldt dat er een hoogwerker moet komen. De kosten van deze hoogwerker worden alleen door JS Zonwering gedragen indien er voldoende bewoners van de bovenste verdieping meedoen. Indien dit niet het geval is, moeten de kosten door de eigenaren worden gedragen. De kosten voor een hoogwerker zijn €300,- per appartement. Bewoners zijn niet aan JS Zonwering gebonden als leverancier, echter wel aan de kleurcode en het type zonwering. De heer Dochez Kok wil graag dat zijn oude zonwering wordt verwijderd. Dat is gratis als er een nieuwe zonwering door JS Zonwering wordt opgehangen. Er wordt gevraagd of het lichte doek niet heel besmettelijk is. Als er vliegen worden meegerold in het doek ontstaan er inderdaad vlekken. Deze zijn vrij eenvoudig te verwijderen. Er wordt gevraagd of zonwering aan de buitenkant inderdaad veel beter is dan een rolgordijn aan de binnenkant. Volgens JS Zonwering scheelt dat, zeker door het dubbele glas, enorm. De screens zullen worden opgehangen aan de kunststof kozijnen. Het advies van JS Zonwering is om voor de balkons de screens van ogen te voorzien zodat ze mechanisch naar beneden kunnen worden gedraaid. Voor de huiskamer achter en voor het kleine kamertje zal voor een elektrische voorziening gekozen moeten worden. De draad gaat dan tussen de kozijnen door. Eventueel kan een elektrische zonwering ook voorzien worden van een afstandsbediening, maar dit staat niet in de offerte.
3.
Ingekomen stukken
Er is een aantal brieven en mailtjes binnen gekomen. De vragen zullen bij de diverse agendapunten worden beantwoord. De heer Prins heeft een medebewoner voorgedragen als bestuurslid, terwijl deze medebewoner daar niets van wist. De vergadering vindt dit niet netjes. De heer Prins vraagt ook of de glazenwasser niet via de VVE kan lopen. Dit omdat de huidige glazenwasser niet regelmatig komt. Mevrouw Rijnbeek antwoordt dat er bij de inventarisatie van het schilderwerk ook is gevraagd naar de interesse in een glazenwasser voor alle ramen van beide panden. Die interesse is niet groot en dus worden de glazen niet via de VVE gewassen. Een ieder is vrij om gebruik te maken van de diensten van de huidige glazenwasser (Stephan Mastenbroek). Mevrouw Schutter vraagt naar zijn telefoonnummer. Deze staat op de site van de VVE, maar de glazenwasser blijkt niet goed bereikbaar te zijn. De heer Prins vraagt ook of de brievenbuskleppen kunnen worden omgehangen zodat ze kloppen met de nummering in het portiek. De vergadering besluit hier geen tijd en geld aan te besteden.
4.
Mededelingen bestuur
Mevrouw Rijnbeek doet verslag van het afgelopen jaar. (1) Het bestuur heeft, naar aanleiding van de wateroverlast afgelopen herfst, een waterstofzuiger en een waterpomp aangeschaft. Deze zijn, in geval van wateroverlast, te leen bij het bestuur. (2) In de kelderboxen van Frederik Hendriklaan 1c-11 is de verlichting zo aangepast dat zij 24 uur per dag brandt. Dit is gebeurd naar aanleiding van een kapotte timerschakelaar. In aanschaf is het een dure optie (LED verlichting met prisma glazen), maar in gebruik is het vele malen goedkoper. Het bestuur beschouwt dit ook als proef. Als het bevalt, en dat doet het, gaan we dat bij de renovatie van de kelderboxen overal doorvoeren. Het blijkt dat een schakelaar in de kelderboxen van Perkstraat 14-24 ook kapot is. Het bestuur zal de elektricien hiernaar laten kijken. (3) Op 10 juni zal de oplevering van het schilderwerk plaatsvinden in het bijzijn van de heer Bos van Tollens Coatings. De heer Bos heeft het verfbestek gemaakt en hij zal beoordelen of de verf goed is gebruikt. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk het verfbestek op de site zetten, zodat bewoners eventuele beschadigingen zelf kunnen bijwerken. 5.
Vaststellen notulen vergadering d.d. 26 mei 2010
Tekstueel zijn er geen op- of aanmerkingen, waarmee de notulen worden goedgekeurd en vastgesteld met dank aan de notulist. Naar aanleiding van het punt over het toezicht houden op groot onderhoud plaatst de heer M. van der Ploeg de opmerking dat nu vooral bewoners toezicht hebben gehouden. Dit kostte veel tijd. De kennis en kunde van de Slowaakse schilders was niet goed genoeg. In het begin heeft de kleurencommissie wekelijks gecontroleerd en het duurde lang voordat het goed was. Er moet de volgende keer meer externe begeleiding komen en er moet een beter schildersbedrijf komen. De heer Bos van Tollens Coatings is wel veel langs geweest, maar de heer Voor den Dag niet. Mevrouw Landman merkt op dat er aan het afdak van de portieken op de Perkstraat niets is gedaan.(Uit de offerte blijkt dat de bovenkant alleen zou worden schoongespoten). Ook stoot de verf al van de railing af. De heer Van Gein heeft nog steeds een zeer slechte balkonkastdeur. Mevrouw Landman vraagt ook het prepareren van de kozijnen en het wassen van de ramen, die voor € 5000,- op de offerte stonden, wel is uitgevoerd. Dit komt terug bij punt 11. De heer Noordzij wil de volgende keer graag een gerenommeerd bedrijf. Er moet meer tijd gestopt worden in het opvragen van offertes en referenties. Hij is welkom die tijd te spenderen.
6.
Vaststellen balans 2010 en resultatenrekening 2010
De heer Kunnen van de kascommissie neemt het woord. Hij geeft een compliment aan de heer Caron; alles ziet er wederom zeer goed uit. Hij heeft echter wel wat vragen aan het bestuur over uitgaven. (1) Er is 50% van een intercomreparatie vergoed, terwijl intercoms tot de privé eigendommen behoren. Waarom is dit gebeurd? De heer Caron licht toe dat er sprake was van een misverstand. Mevrouw De Waard heeft de reparatie via de VVE laten uitvoeren in de veronderstelling dat het VVE kosten waren. Als ze van te voren had geweten dat het voor eigen rekening was, had ze het niet of goedkoper laten repareren. Het bestuur zal haar leden voortaan duidelijker voorlichten. Artikel 9 uit de splitsingsakte zal ook op de website worden gezet. De heer Caron voegt hieraan nog toe dat het belangrijk is om je te realiseren of iets privé-eigendom of eigendom van de VVE is. Dat staat allemaal in artikel 9 van de splitsingsakte. Bij twijfel kan contact worden opgenomen met het bestuur of K&C Eigendom Management. (2) Van de LED-verlichting in de kelderboxen van Frederik Hendriklaan 1c-11 waren de aanschafkosten relatief hoog, maar het bestuur heeft al toegelicht waarom voor deze optie is gekozen . (Inmiddels heeft het bestuur van de elektricien vernomen dat al binnen 1,5 jaar de kosten van deze investering worden terugverdiend) (3) Er is voor bijna € 15.000,00 aan meerwerk uitgegeven. Waar zit dit enorme bedrag in? De heer Van Gelderen noemt enkele bedragen; € 625.00 voor waterslagprofielen bij de railing bij de balkonkasten, € 4.746,00 voor nieuwe en gerepareerde balkonkastdeuren, € 4.500,00 voor het voegen van muurtjes bij de regenpijp op de bovenste etages en een nieuwe afwatering voor portiekafdaken van € 2.544,00. Dit maakt samen €12.410,00 en dat is minder dan de € 15.000,00 die de kascommissie meldt, omdat een deel van het meerwerk door bewoners zelf is betaald daar dit het egaliseren van balkons betrof. Mevrouw Landman heeft betaald voor het egaliseren van haar achterbalkon, maar dit is niet gebeurd. Zij krijgt zo snel mogelijk haar geld terug. De heer van Velzen vindt het bedrag voor het voegen van de muurtjes belachelijk hoog en vindt dat het bestuur daar
beter over na moet denken. De heer Caron legt uit dat je nu eenmaal tijdens de werkzaamheden tegen dingen aanloopt die moeten gebeuren en daar dan niet op zo’n punt in het traject diverse offertes voor gaat aanvragen. Het bestuur gaat wel of niet in op meerwerk en vertrouwt de aannemer. Het bestuur bestaat niet uit bouwdeskundigen. De kascommissie zal de kasverklaring voor akkoord tekenen en verzoekt de vergadering décharge te verlenen aan K&C. De heer Caron licht de balans en resultatenrekening verder toe. Er staat nog 5% open van het groot onderhoud omdat nog niet alles akkoord is bevonden. Vorig jaar zijn beide gebouwen getaxeerd en de herbouwwaarde is 6 jaar geldig. Aan deze waarde is de verzekering gekoppeld waardoor deze wat hoger is geworden. Bij deze verzekering zit echter ook de opstal voor vloer en keuken zodat eigenaren geen eigen opstalverzekering meer nodig hebben. We hebben geen onderverzekering doordat het gebouw getaxeerd is. De heer Caron vraagt een ieder er op toe te zien dat er de 1ste van de maand voldoende saldo op de rekening staat zodat de maandbijdrage geïnd kan worden. Er zijn nu twee tot drie bewoners waar niet goed te innen is. De reserve is afgelopen jaar flink aangesproken, per januari 2011 zat er nog € 23.000,00 in kas. Het is verstandig nu weer even te sparen en dan de binnenkant van de portieken te verven en het voegwerk buiten af te maken. De meerwaarde is de afgelopen jaren wel flink toegenomen doordat er zoveel aan onderhoud wordt gedaan. Mevrouw Albersen vindt € 4.500,00 veel voor de schoonmaak. Zij is niet tevreden over de uitvoer van het schoonmaakwerk. Het bestuur verzoekt een ieder ook lopende het jaar de klachten kenbaar te maken. Mevrouw Rijnbeek heeft het bedrijf al aangesproken op spinrag naar aanleiding van een klacht. Het bedrijf (Bernhard) stelt dat spinrag nu eenmaal weer zeer snel terugkomt. Het bestuur zal het schoonmaakbedrijf verzoeken de overeengekomen werkzaamheden goed uit te voeren . (Inmiddels hebben zowel het bestuur als de heer Caron contact gehad met het schoonmaakbedrijf. De komende maanden wordt streng toezicht gehouden op de uitvoering van de schoonmaakwerkzaamheden) De balans en resultatenrekening worden vastgesteld, en het batig saldo wordt aan de algemene reserve toegevoegd. Er wordt décharge verleend aan K&C. De kascommissie wordt bedankt voor het verrichte werk.
7.
Vaststellen begroting 2011 en maandbijdragen 2011
De heer Caron licht de begroting toe. Het tuinonderhoud wordt gedaan door Jetze Kunnen, bewoner van de Perkstraat. De bankkosten zijn iets omhoog gegaan en het schoorsteenvegen is lager begroot omdat er dit jaar alleen de rookkanalen worden gereinigd van de paar woningen waar een gashaard is. Mevrouw Breugom vraagt wat het verschil is tussen vergaderkosten en verenigingskosten en wat er precies bij deze bedragen zit. De heer Caron antwoordt dat de verenigingskosten onder andere de naamplaatjes, de inschrijving bij de kamer van koophandel en de website bevatten. De vergaderkosten zijn de huur van de locatie voor de ALV. De heer Noordzij vraagt waarom de post voor het dagelijks onderhoud op deze begroting ineens zo groot is. De heer Caron antwoordt dat hij dit bedrag als sluitpost gebruikt. Vorig jaar heeft hij dat bedrag bewust heel laag gehouden om niet boven de € 107,00 uit te komen voor de maandbijdragen. Nu heeft hij het wat hoger gemaakt om naar de € 108,00 te gaan. De heer Noordzij vindt dat niet netjes. De heer Caron vraagt of een ieder zich kan vinden in de begroting. Er ontstaat verwarring omdat een deel van de vergadering zich niet in de verhoging kan vinden. De heer Caron legt uit dat eerst de begroting moet worden goedgekeurd, daarna kan eventueel de maandbijdrage hetzelfde blijven door het batig saldo van 2010 te gebruiken voor deze begroting. De vergadering keurt de begroting unaniem goed. Een aantal leden is tegen de verhoging van de maandbijdrage, onder andere om de verkoopwaarde van de woningen op peil te houden. De heer Caron legt uit dat steeds meer kopers zich bewust zijn van het belang van een gezonde en actieve VVE en dat dit juist een positieve invloed heeft op de waarde van een woning. De overgrote meerderheid van de vergadering gaat akkoord met de verhoging van de maandbijdrage naar € 108,00. De heer Van Velzen vraagt zich af hoe het in deze zit met de machtigingen. Weten de mensen die een machtiging getekend hebben dat ze stemmen voor een hogere maandbijdrage? Als het goed is hebben bewoners mensen gemachtigd die ze vertrouwen, en wellicht hebben ze een stemadvies meegegeven. De bewoners die het bestuur hebben gemachtigd worden geacht met het bestuur mee te stemmen. Ook de eigenaar van de acht huurwoningen stemt met de meerderheid van de vergadering mee; hij machtigt K&C iedere vergadering. De maandbijdrage wordt dus verhoogd tot € 108,00 per maand, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2011, waardoor verrekening van de reeds verstreken maanden januari tot en met mei 2011 eenmalig met en in de maand juni 2011 zal worden uitgevoerd. De leden die zelf hun betalingen verrichten worden verzocht zelf voor verrekening zorg te dragen.
8.
Twee kleine aanpassingen Huishoudelijk Reglement (HR)
Op de site staat het HR met de voorgestelde aanpassingen. De aanpassingen betreffen geluidoverlast en de kleurcode voor de zonweringen. Er komt maar 1 kleurcode voor de screens. Er wordt gevraagd of het hard praten op balkons ook geldt voor de bewoners met (illegale) tuinen. Technisch gezien behoren deze tuinen tot het gemeenschappelijk eigendom en dus geldt dat daar ook geen geluidoverlast vandaan mag komen. De aanpassingen in het HR worden met algemene stemmen aangenomen. Het aangepaste HR wordt meegestuurd met deze notulen. Mevrouw Landman vraagt of ze mag barbecuen in de gemeenschappelijke tuin. Er ontstaat een discussie. De heer Geelen merkt op dat hij het prima vindt als bewoners barbecuen in de gemeenschappelijke tuin. Er wordt uiteindelijk besloten dit alleen toe te staan voor VVE activiteiten. Er wordt geopperd dat de gemeenschappelijke tuin beter gebruikt kan worden. Dit wordt door de tuincommissie opgepakt. De steigers zijn nu eindelijk weg dus de tuincommissie kan aan de slag. Er wordt van 21.15 tot 21.25 uur gepauzeerd.
9.
Machtiging beheerder voor het treffen van (rechts-)maatregelen bij achterstand in betaling
De heer Caron wil graag wederom een machtiging van de vergadering om maatregelen te treffen bij achterstand in betaling. Gelukkig hoeft hij deze machtiging niet vaak te gebruiken, maar het is goed deze achter de hand te hebben. De machtiging wordt verleend. De heer Hofland vraagt of de kosten van een deurwaarder door de VVE worden betaald. In eerste instantie worden deze kosten door de VVE voorgeschoten en vervolgens verhaald op de wanbetaler. Het kan echter voorkomen dat de achterstand in betaling niet alleen bij de VVE zit maar ook bij de hypotheekverstrekker. In dat geval gaat de hypotheekverstrekker bij een executieverkoop voor en kan het zijn dat de VVE de achterstand in betaling als verlies moet afboeken. Dit is gelukkig in de afgelopen 12 jaar maar één keer gebeurd.
10.
Benoemen van bestuur, kascommissie, technische commissie
De heer M. van der Ploeg (nr. 31) vervangt kapotte lampen voor de Frederik Hendriklaan en de heer Lexmond (nr. 18) doet datzelfde voor de Perkstraat. De kascommissie blijft bestaan uit mevrouw Landman en de heer Kunnen. Het bestuur zoekt nog een kandidaat om mevrouw Van der Helm te vervangen, zij stopt na ruim 11 jaar met het bestuurswerk. De heer Caron bedankt mevrouw Van der Helm voor de prettige samenwerking de afgelopen 11 jaar. Mevrouw Rijnbeek en de heer Van Gelderen blijven aan als bestuurslid. Mevrouw Schutter wil graag eerst meedraaien met het bestuur voordat zij definitief ‘ja’ zegt tegen het bestuurswerk. Zij wordt alvast wel door de vergadering aangesteld als bestuurslid en wordt van harte welkom geheten door het bestuur.
11.
Rondvraag
(1) De tuincommissie bestaat uit de heer M. van der Ploeg, de heer B. van der Ploeg, mevrouw Breugom, mevrouw Landman, mevrouw Albersen en mevrouw Rijnbeek. (2) De heer Geelen wil graag voor en achter plantjes want hij vindt het kaal rond zijn woning. (3) Mevrouw Landman wil weten of de kozijnen zijn geprepareerd. Het bestuur weet zeker dat er geprepareerd is. Dit is gebeurd met gewone autowas (Commandant). Het wassen van de ramen lijkt niet te zijn uitgevoerd, en wordt bij de oplevering besproken. (4) Mevrouw Landman vindt de bovenkant van de portiekentrees op de Perkstraat niet goed. Er wordt bij de oplevering naar gekeken. (5) De heer Kunnen vindt het schilderwerk van de balkonplaten niet glad. Ook hier wordt bij de oplevering naar gekeken. (6) De heer M. van der Ploeg wil graag bij de welkomstbrief voor nieuwe bewoners aandacht voor het verbod op harde vloeren. De heer Caron zal dit in zijn brief opnemen. (7) Mevrouw Schutter vraagt hoe het zit met de losse traptreden. Dit is hinderlijk. Het bestuur zal de heer Voor den
Dag vragen dit weer te verhelpen. De heer Hofland vraagt zich af of er een structurele oplossing kan komen voor dit euvel, in plaats van wigjes. Dat wordt wel duur en deze wigjes kosten niet veel. Voorlopig komen er weer gewoon wigjes tussen de losse treden.
12.
Vaststellen volgende vergadering en sluiting
De heer Caron stelt voor om, in verband met Pinksteren volgend jaar, de vergadering te houden op woensdag 30 mei 2012. Dit voorstel wordt aangenomen. De heer Caron bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid en het bestuur bedankt, namens de VVE, Suzan van der Helm voor haar inzet de afgelopen jaren. De vergadering wordt om 22.00 uur gesloten.
