PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01

PENYELENGGARAAN PERALATAN / PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01 NO. KELUARAN TARIKH KUATKUASA

05 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

NAMA

Mohd As’ri Bin Chik

Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi

JAWATAN

Wakil Pengurusan

Pengarah

TARIKH

03 Jun 2013

04 Jun 2013

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Penyelenggaraan Peralatan

Tajuk Prosedur Bil

1.

Penerangan Pindaan

Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

No. Prosedur

PMM-AK-(PK-PS-10)-01

M/Surat

No Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

-

00

01 Julai 2011

00

01 Julai 2011

Asal: Tiada Tukang / Operator Loji pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal 2.

3

3 4 4 5 5 7 7

Pindaan: Ditambah Tukang / Operator Loji pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal

3

3 4

4 5 5 7

7 1

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Bil

3.

Penyelenggaraan Peralatan

No. Prosedur

Penerangan Pindaan

M/Surat

Asal: - Pegawai Aset TM ada pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN - Juruteknik Komputer ada pada seksyen tanggungjawab A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal,  i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik,  ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik  Penyelenggaraan Berkala  Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal - Tiada penyelenggaraan perisian ICT.

3

Pindaan:  Menggugurkan tangunjawab Pegawai Aset TM pada bahagian MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN.  Menggugurkan tanggungjawab Juruteknik Komputer pada bahagian: A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal,  i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik,  ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik  Penyelenggaraan Berkala  Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal  Ditambah penyelenggaraan perisian ICT pada bahagian penyelenggaraan peralatan.

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 No Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

00

01 Julai 2011

3 4 4 5 5 6 7

3

4 4 4 5 5 6 6 7

2

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

ARAHAN KERJA PENYELENGGARAAN PERALATAN

Tanggungjawab

Tindakan MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN

Semua Pegawai

1. Membuat laporan kerosakan dengan mengisi KEW.PA-9 (Lampiran 1) dalam 2 salinan dan dihantar kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit yang berkenaan. Pelapor hendaklah menulis nama dan tandatangan pada Bahagian I.

Penolong Pegawai

a. Menerima laporan kerosakan peralatan Jabatan /

Aset Jabatan/ Unit Pegawai Aset UPP

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit/ Juruteknik / Tukang / Operator Loji

Unit. b. Menerima laporan kerosakan peralatan Infrastruktur.

2. Memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh

3 hari

bekerja selepas menerima laporan dan mengkategorikan kerosakan kepada : a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i.

Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik

ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik 3. Penolong Pegawai Aset Jabatan membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit untuk tindakan selanjutnya. A. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus Juruteknik / Tukang /

4. Membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh 5 hari bekerja.

Operator Loji

3


Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

Tanggungjawab

Tindakan

Penolong Pegawai

5. Memaklumkan pegawai yang melapor mengenai tindakan

Aset Jabatan / Unit

yang telah diambil.

6. Merekod tindakan ke dalam KEW. PA-14 (Lampiran 3) setelah kerosakan dibaiki. B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti Pegawai Perolehan Jabatan / Unit

7. Pegawai Perolehan membuat pembelian alat ganti setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-04).

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit /

8. Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh 5 hari bekerja.

Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang / Operator Loji

9. Laksanakan tindakan 5 hingga 6. C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal

Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang /

10. Jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal, laporkan kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit.

Operator Loji Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit

11. Membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit seterusnya melaporkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan/Unit.

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit

12. Menerima laporan kerosakan daripada Penolong Pegawai Aset

Jabatan

seterusnya

membuat

perolehan

perkhidmatan setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-04)

13. Memaklumkan nama pembekal kepada Pegawai Aset. 4


Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

Tindakan

i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik

Penolong Pegawai

14. Menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal.

Aset Jabatan / Unit / Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang /

15. Menguji alat yang dibaiki oleh pembekal . a. Jika tidak memuaskan, minta pembekal membuat

Operator Loji

pembaikan semula. b. Jika memuaskan laksanakan tindakan 5 hingga 6.

16. Memaklumkan

kepada

Penolong

Pegawai

Perolehan

Jabatan / Unit bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan untuk urusan pembayaran (Rujuk PMM-PK-PS04). ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

Penolong Pegawai

17. Menghubungi pembekal dan isi BKBK (Lampiran 4).

Aset Jabatan / Unit

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit / Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang /

18. Menerima peralatan yang telah dibaiki dan membuat pengujian. a. Jika peralatan yang diterima tidak berfungsi dengan baik, serah kembali kepada pembekal untuk dibaiki semula.

Operator Loji

b. Jika peralatan tersebut berfungsi dengan baik dan adalah peralatan yang sama, laksana tindakan 5 hingga 6.

5


Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

Tanggungjawab Ketua Jabatan / Unit

Tindakan 19. Sekiranya tindakan berikut tidak berjaya: a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti. c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik 20. Laporan kerosakan ini akan dibawa ke JKPAK untuk tindakan selanjutnya. PENYELENGGARAAN BERKALA

Penolong Pegawai

21. Menyediakan Senarai KEW PA-13 (Lampiran 2).

Aset Jabatan / Unit / Penyelia BMB / Juruteknik / A. Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT Penolong Pegawai

22. Menyediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala dengan

Aset Jabatan / Unit /

merujuk kepada manual peralatan / perisian ICT bagi

Penyelia BMB /

peralatan / perisian ICT yang boleh diselenggara di

Juruteknik / Juruteknik

Politeknik :

Komputer / Tukang / Operator Loji a. Melakukan

kerja

penyelenggaraan

berkala

mengikut jadual


b. Sekira

kerja

penyelenggaraan

memerlukan

perolehan alat ganti, laksanakan proses perolehan (Rujuk PMM-PK-PS-04).

6


Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

Tanggungjawab

Tindakan

Juruteknik Komputer

c. Menyediakan jadual penyelenggaraan perisian ICT berdasarkan lokasi yang ditetapkan. d. Menerima alat ganti / perisian ICT dan laksanakan

Penolong Pegawai

penyelenggaraan.

Aset Jabatan / Unit / Penyelia BMB / Juruteknik / Juruteknik Komputer / Tukang / Operator Loji

Juruteknik Komputer

e. Merekodkan

segala

maklumat

dalam

jadual

penyelenggaraan perisian ICT. Penolong Pegawai

f. Menyerahkan jadual penyelenggaraan perisian ICT

Aset Jabatan / Unit /

kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit sebagai

Juruteknik Komputer

pengesahan melaksanakan penyelenggaraan perisian ICT.

Pegawai Teknologi

g. Jadual

Maklumat / Juruteknik

penyelenggaraan

perisian

ICT

kemudian

diserahkan kepada Pegawai Teknologi Maklumat untuk

Komputer

pengesahan dan dokumentasi.

Penolong Pegawai

h. Rekodkan di dalam KEW. PA-14 (Lampiran 3).

Aset Jabatan / Unit B. Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit

Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal

23. Memaklumkan

kepada

Penolong

Pegawai

Perolehan

Jabatan / Unit untuk membuat perolehan perkhidmatan penyelenggaraan bagi peralatan yang perlu diselenggara oleh pembekal.

Pegawai Perolehan

24. Melaksanakan proses Perolehan (Rujuk PMM-PK-PS-04)

Jabatan / Unit

7


Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa

06 JUN 2013

Tindakan 25. Memaklumkan

nama

pembekal

dan

jadual

penyelenggaraan kepada Penyelia BMB / Juruteknik.

Penolong Pegawai

26. Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan oleh pihak pembekal.

Aset Jabatan / Unit / Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang / Operator Loji

27. Memaklumkan kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit

setelah

kerja-kerja

penyelenggaraan

oleh pihak

pembekal selesai.

Penolong Pegawai

28. Memaklumkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan / Unit

Aset Jabatan / Unit

bahawa kerja-kerja penyelenggaraan telah dilakukan untuk urusan pembayaran. (Rujuk PMM-PK-PS-04)

29. Rekodkan di dalam KEW. PA-14 (Lampiran 3).

8

Addendum 1

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA

:

PENYELENGARAAN PERALATAN

Semua Pegawai

Melapor kerosakan. Isi borang KEW.PA-9

Mula

Pegawai Aset Jabatan/Unit Juruteknik

Terima laporan kerosakan

Pegawai Aset

Semak dalam tempoh 3 hari dan tentukan kategori kerosakan a. Baiki terus b. Perlu alat ganti c. Baiki oleh pembekal

Jabatan/Juruteknik / Tukang / Operator Loji

Buat cadangan

Pegawai Aset Jabatan

Juruteknik/ Tukang / Operator Loji

A

B

C

Ambil tindakan pembaikan

Addendum 2 CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

:

KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TERUS

A


Baiki terus dalam masa 5 hari bekerja

Juruteknik / Tukang /

Maklum kepada pelapor kerja telah selesai

Operator Loji Pegawai Aset Jabatan / Unit

Rekod ke dalam KEW.PA14

Tamat

Addendum 3

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TETAPI MEMERLUKAN ALAT GANTI

B


Buat perolehan alatganti


Terima alatganti, baiki dalam masa 5 hari bekerja

Operator Loji

Pegawai Aset Jabatan / Unit

Maklum kepada pelapor kerja telah selesai


Rekod ke dalam KEW.PA14

Tamat

Addendum 4

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA

:

KEROSAKAN YANG DIBAIKI OLEH PEMBEKAL

C Buat perolehan penyelenggaraan oleh pembekal



Menyelia kerja pembekal

Operator Loji


Tidak

Ya

Uji peralatan

Operator Loji Pegawai Aset Jabatan / Unit

Maklum kepada pelapor


Rekod ke dalam KEW.PA-14

Tamat

PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01

Recommend Documents