Perencanaan Sumber Daya

MODUL PERKULIAHAN

Perencanaan Sumber Daya Planning, Design and Implementation of ERP Systems Fakultas

Program Studi

Tatap Muka

Kode MK

Disusun Oleh

Program Pascasarjana

Magister Teknik Industri

04

Resource Planning

Zulfa Fitri Ikatrinasari, MT., Dr.

Abstract

Kompetensi

- Traditional systems development. - New approaches to systems development - The ERP systems development process - ERP implementation steps

Understand the information systems development process for enterprise systems, including planning, design, and implementation

Pada modul 4 ini, akan dipelajari desain Sistem Informasi tradisional dan bagaimana jika dibandingkan dengan desain ERP. Pada desain ERP, organisasi memperoleh paket sistem software yang menetapkan proses dan praktek bisnis. Tantangan utama dalam implementasi ERP adalah merubah bisnis proses organisasi sesuai dengan software ERP atau memodifikasi ERP disesuaikan dengan bisnis proses organisasi. Bab ini akan menjelaskan apa saja yang terlibat dalam proses re-engineering agar sesuai software vs penyesuaian software.

Traditional Systems Development Siklus pengembangan sistem tradisional terdiri dari: fase identifikasi permasalahan, studi kelayakan, analisis sistem, desain sistem, desain detil, implementasi dan pemeliharaan (lihat Tabel 1). Pada analisis sistem dilakukan analisis yang mendalam tentang sistem yang ada saat ini, dengan menggunakan Model Proses dan Model Data. Berdasarkan model yang dibuat, maka akan dianalisis bottleneck, duplikasi, inkonsistensi dan permasalahan lainnya pada sistem yang ada saat ini.

Tabel 1. Desain sistem informasi: pendekatan tradisional

2014

2

Resource Planning Zulfa Fitri Ikatrinasari, MT., Dr.

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Pendekatan dasar digunakan dalam pengembangan sistem adalah menganalisis kekurangan sistem yang ada saat ini dan membangun SISTEM BARU. Secara rasional, mengotomasi sistem yang ada saat ini adalah tidak produktif, karena pemasalahannya adalah proses yang berlebihan, data yang tidak cukup, dan workflow yang tidak cukup. Proses desain sistem memberikan peluang untuk me re-engineer atau me re-invent sistem yang ada saat ini menjadi terotomasi. Proses desain sistem mencari database logical yang diperlukan dalam desain detil, selama sistem fisik dikembangkan. Satu dari spesifikasi desain fisik terkumpul, kemudian sistem diprogram, diuji dan diimplementasikan. Permasalahan siklus pengembangan sistem tradisional adalah memerlukan banyak waktu dan banyak biaya. Siklus hjdup tradisional menggunakan pendekatan “water fall”, dimana terdiri dari beberapa tahapan, dimulai dari perencanaan dan analisis, kemudian dilanjutkan dengan desain sistem, desain detil, dan implementasi. Sejak pertengahan 1980an, beberapa perusahaan mencari metode pengembangan sistem informasi yang lebih cepat.

New Approach to Systems Development Tiga pendekatan desain sistem adalah: prototyping, end-user development, dan paket software. Akhir tahun 1980an prototyping diperkanalkan sebagai metodologi yang lebih cepat dan akurat dalam memperoleh keinginan pengguna (user). Dengan menggunakan prototyping, desain sistem menunjukkan model-model dari dokumen sistem (mis. laporan, layar) kepada end-user agar dapat mengetahui keinginan mereka. Walaupun pendekatan ini memungkinkan end-user menspesifikasi kebutuhannya, ini tidak bisa mempercepat proses implementasi, termasuk coding, testing dan debugging. Pengembangan End-user adalah pendekatan lainnya yang dikenalkan pada pertengahan hingga akhir 1980an dan sampai sekarang masih relevan untuk banyak aplikasi. Memperkenalkan spreadsheet dan paket database, seperti Microsoft Excell dan Access, end-user mengkonstruksi sendiri sistem informasinya. Meskipun pendekatan ini efektif untuk local departemen, namun kurang tepat untuk sistem produksi skala besar yang memerlukan quality assurance, keamanan, dokumenasi, backup, dan produksi. Pada akhir 1980an, paket software menjadi lazim. Mereka menawarkan pengembangan skala ekonomis, peningkatan dan pemeliharaan. Banyak perusahaan yang membeli software komersial tersebut. Sistem ERP adalah paket software komersial skala besar terintegrasi yang mendukung keseluruh rantai nilai fungsi bisnis.

The ERP Systems Development Process Proses desain sistem ERP berbeda dengan pengembangan sistem tradisional. Proses pengembangan sistem ERP terdiri dari: perencanaan, analisis kebutuhan, desaion, desain detil, impelentasi dan pemeliharaan (lihat Tabel 2.). Perencanaan dimulai dengan penilaian kebutuhan., yang memberikan justifikasi terhadap pemesanan software. Fase penilaian kebutuhan adalah fase yang penting karena investasi istem ERP sangat besar dan juga akibat bisnisnya. Fase analisis kebutuhan melibatkan spesifikasi proses bisnisyang akan didukung ERP. Banyak vendor ERP menawarkan model-model fungsi yang didukung oleh ERP. 2014

3



Tabel 2. Proses desain sistem ERP Step Planning

Requarement analysis

Design

Detailed desaign

Implamentation

Maintenance and continuous improvements

Activities Conduct a needs assessment; provide business justification, based upon the difference between the existing system and the proposed system Analyze current business process and specify the process to be support; select the ERP system Re-engineer business process around the best practices model of the ERP system or customize the software Choose standard models, processes inputs and outputs (eg vendor listm customer list) Configure the system; migrate data from the old system to the new systems; conduct testing; implement control, security; train enduser Provide technical support, provide upgrades and enhancements

Tools and technique Interviewing, cost justification

Use best practices models tro see what yhe company can gain by impelemnting the new system Use the ERP methodology’s best practice or customize

Interactive proptyotype

Work with vendors tyo connect any bugs in the software; clean processes and data, use reporting tools

Add enhanced functionality to existing modules

Pada fase desain, pihak sponsor memperkenalkan best-practise dari sistem ERP. Reengineering proses bisnis harus sesuai dengan software. Ini adalah perbedaan fundamental antara pengembangan sistem secara tradisional, dimana designer sistem menentukan kebutuhan baru dari bisnis dan mengimplementasikan software untuk mengkonfirmasi kebutuhannya. Satu keputusan desain yang fundamental dalam implementasi paket ERP adalah mere-engineer proses bisnis agar sesuai dengan software atau men-customize software agar sesuai dengan paraktik bisnis. PLANNING Justifikasi bisnis untuk ERP termasuk benefit nyata maupun yang tidak nyata, seperti penurunan persediaan, penurunan biaya operasional, penagihan tunggakan, perbaikan proses, dan penurunan weaktu siklus (Ross, Vitale, Willocks, 2003). Teknologi dan hubungan bisnis untuk paket ERP dapat dilihat pada Tabel 3 di bawah ini.

2014

4



Tabel 3. Hubungan ERP Technology Rationales Kemampuan menggunakan data operasional tepat waktu Kemampuan mengintegrasikan sistem, sebagai ganti pemeliharaan banyak sistem terpisah Kemampuan mtningkatkan sistem tanpa penambahan waktu dan biaya dalam pengembangan dan modifikasi Kemampuan mengimplentasikan feature baru seperti CRM Akses on line, data operasional real-time Menurunkan waktu dan biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem

Business Rationales Penurunan biaya persediaan Penurunan biaya IT

Penurunan biaya personalia

Peningkatan keuntungan Perbaikan produktivitas Cash management yang lebih baik

REQUAIREMENTS ANALYSIS Aktivitas analisis kebutuhan terdiri dari: 1. Menganalisis proses bisnis 2. Menspesifikasi proses yang akan didukung oleh ERP Sejak perusahaan membeli business practices dari vendor, sangatlah penting untuk memilihsistem yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan strategi kompetitifnya (Umble, Haft & Umble, 2003). Banyak vendor menyediakan business practices untuk industryindustri yang spesifik, seperti industry kimia atau industry minyak. Proses memilih sistem ERP terbaik dapat menggunakan daftar checklist seperti pada Tabel 4 di bawah ini. Tabel 4. Pemilihan sistem ERP Steps Create the vision Create a feature / function list Create a software / candidate list Narrow the field to four to six serious candidates Create the request for proposal (RFP) Review the proposals

Activities Develop corporate objective for ERP Use a team who are familiar with company processes; map current process to the new best practices Narrow the fiels based on size of company, industry type; talk to existing buyers in the industry Conduct preliminary analysis of strengths and weakness; determine goodness of fit Develop a list af feature and function

Consider strengths and weakness of each proposal Select two or three finalists Have the finalists demonstrate their packages Select the winner Consider numerous factors (eg supplier support, closeness of fit, technological risk)

2014

5



Complete Y/N

Tabel 4. Lanjutan Steps Justifiy the investment

Negotiate the contract Run pre implementation pilot Validate justification

Activities Complete Y/N Conduct a cost-benefit analysis; tangible benefits include improved material control, reduced costs, increased productivity, increased on time deliveries, improved customer service, inventoru rduction, and elimination of redundant database; intangible benefits include reduced cost, high morale, and impeoved communication, make GO, NO GO decision Participate ini contract review Have the cross-functional team review the pilot Involve the cross functional team in a final GO, NO GO decision.

Disamping isu-isu bisnis, ada beberapa factor teknologi yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan sistem ERP. Hal ini dapat dilhat pada Tabel 5 di bawah ini.

Tabel 5. Faktor-faktor teknologi yang dipertimbangkan dalam pemilihan sistem ERP Faktor teknologi Biaya Teknologi Instalasi User interface Kemampuad upgrade Computing environment Kebutuhan personalia

Pertanyaan Apa saja biaya untuk start up dan biaya berulangnya? Apakah bantuan konsultasi ditawarkan (waktu, biaya)? Apakah didukung oleh interface? Berapa kali bisa di upgrade? Apa computing environment nya? Keahlian apa saja yang dibutuhkan untuk desain dan implementasi (analis bisnis, konsultan)?

DESIGN: RE-ENGINEERING VS CUSTOMIZING Keputusan fundamental dalam desain ERP adalah re-engineering vs customizing. Pada pendekatan re-engineering, team memilih sistem ERP komersial dan me re-engineering proses bisnis agar sesuai dengan paket software terpilih. Pada pendekatan customizing, team memilih sebuah ERP komersial dan me-customizeERP agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan yang unik (lihat Tabel 6 di bawah ini).

2014

6



Tabel 6. Re-engineering vs customizing

Pendekatan Customizing

Pendekatan Reengineering

Kelebihan Mendukung proses bisnis yang unik; memelihara strategi proses

Didukung oleh ERP, mengambil keunggulan dari proses industry yang generic (mis tamplate industry); best practices mungkin mewakili perbaikan proses; dokumen best practices; bekerja dengan baik jika perubahan organisasi minimal

Kekurangan ERP mungkin tidak mendukung bisnis proses yang unik ini, customization sulit, karena modul terintegrasi; sulit mengupgrade software versi terbaru. Tidak mendukung stategi atau bisnis proses yang unik, terjadi penolakan jika memrlukan perubahan organisasi yang luas.

Analisis yang mendalam tentang re-engineering dan customizing sistem ERP menggambarkan factor-faktor yang penting. Re-engiinering bisnis dapat mengganggu organisasi karena perubahan prosedur, alur kerja, dan data, sedangkan customization dapat meng upgrade ke versi terbaru jika didasari pada software versi Vanilla (lihat Tabel 7).

Tabel 7. Perbandingan detil antara pendekatan re-engineering vs customizing

2014

7



ALTERNATIVE ERP DESIGN Sistem ERP dapat didesain dengan berbagai pendekatan. Paket lengkap Vanilla ERP paling mudah diimplementasikan karena organisasi dapat mengikuti metodologi yang ditentukan vendor dan menggunakan konsultan ahli yang dimiliki vendor. Perusahaan lebih berhasil mengimplementasikan ERP berdasarkan anggaran jika minimum dalam customizing (Mabert, Soni, Venkataraman, 2000). Namun banyak perusahaan yang meng customize modul ERP. Berdasarkan survey di perusahaan-perusahaan Swedia, diperoleh berapa persen yang memutuskan untukmeng customize ERP (Olhager & Sheldin, 2003). Hal ini dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini.

Tabel 8. Modul-modul ERP dan tingkat customization di Swedia Modul

Frekuensi implementasi

Purchasing Order entry Materials management Production planning Financial accounting Distribution/logistic Financial control Asset management Human resources Quality management

93% 92.4% 91.8% 90.5% 87.3% 84.8% 82.3% 63.3% 57.6% 47.5%

Implementasi relatif customization 60.5% 67.8% 60.7% 69.2% 50.7% 67.9% 53.1% 41% 33% 36%

Ketika sistem ERP di customize, waktu dan biaya meningkat sepanjang resiko keberhasilan implementasi. Hal ini yang menyebabkan software customize tidak mudah diintegrasikan dengan versi ERP terbaru. Berdasarkan penelitian Mebert et al (2000), perusahaan yang sedikit memodifikasi masih dalam anggarannya dalam implementasi ERP. Modifikasi ERP menyebabkan peingkatan waktu sebesar 50%. Beberapa organisasi memutuskan untuk memelihara sistem yang ada dan menambahkan ERP untuk mendukung fungsi spesifik, seperti akunting/keuangan dan CRM. Pendekatan ini lebih efektif dari segi biaya dibandingkan dengan mengimplementasikan ERP secara keseluruhan. Dengan pendekatan ini, kegiatan porganisasi tidak banyak terganggu karena sedikit perubahan prosedur bisnisnya. Pendekatan lain dalam implementasi ERP adalah menggunakan outsourcing dan sistem operasi vendor eksternal. Salah satu cara terbaiknya adalah dengan menggunakan Application Service Provider (ASP), yang memberikan software ERP pada waktu yang tepat (lihat Tabel 9). Hal ini memungkinkan klien untuk mengkases teknologi maju dan biaya lebih efektif dibandingkan implementasi ERP secara keseluruhan. Keputusan menggunakan outsourcing tergantung pada reliabilitas dan kestabilan vendor, juga kerentanan organisasi (Ross, Vitale, Willcocks). Keputusan untuk menentukan pendekatan mana yang akan digunakan dalam implementasi ERP harus didasari pada luasnya keuntungan bisnis. Jika hanya terdapat keuntungan bisnis secara parsial melalui sistem in-house, maka manajemen harus memutuskan untuk melakukan pendekatan implementasi ERP secara keseluruhan, melalui pendekatan vendor ERP atau outsourcing ERP. 2014

8



Tabel 9. Menu dari alternatif-alternatif ERP

DETAILED DESIGN Pada fase desain lengkap, tim memilih model, proses, dan informasi yang mendukung sistem. Metodologi best-practises memberikan model-model yang mendukung bisnis proses dari setiap fungsi area (lihat Tabel 10). Proses menggunakan best-practices terdiri dari: 1. Memilih bisnis proses yang dapat diaplikasikan 2. Membuang bisnis proses yang tidak dapat diaplikasikan 3. Jikla bisnis proses tidak sesuai dengan sistem, perlu dilakukan re-engineering (reengineering proses, organisasi) 4. Mengidentifikasi area yang tidak tercover oleh best-practices dan mungkin diperlukan dalam pengembangan model customized Tabel 10. Model yang didukung best practices Model Component model

Purpose What is done?

Organizational model

Who does what?

Data model

What information is needed

Interaction model

What information must be exchanged between different component?

2014

9


Characteristics Shows the major functions supported by the system Show the breakdown of organizational units Show the information needed by the company Show the major organizational unit involved in information processing


Example Create material master

Sales Material Order

Material Management

Disain lengkap melibatkan interaksi prototype dan user untuk menemukan elemen sistem. Pada SAP, elemen-elemen berikut dapat diimplementasikan (Lihat Tabel 11).

Tabel 11. Desain elemen SAP Entity Organizational elements

Output

Definition Depicts the enterprise structure using an SAP application Data that is created centrally and available to all applications Application programs that conduct business process Information that is released

Workflow

Optimaizes activities

Reporting

Generates reports

Master data

Transaction

Example Plant

Customer master

Create sales order Sending an order confirmation to customer Processing a travel request form Financial analysis report

Gambar 1. di bawah ini menunjukkan master data konsumen yang memberikan data relevan bagi beberapa modul termasuk keuangan dan penjualan.

General data Mater data (Customer master data)

Financial accounting data

Sales data

Gambar 1. Master data: customer master

Gambar 2 menunjukkan transaksi penjualan. Ketika sales order dibuat, user harus memasukkan nomor konsumen dari sustomer master dan nomor material dari material master untuk material-material yang dipesan.

2014

10



Company code Sales organization

Ordering part y 1 xxx Customer master Material

Quantity

10

HD-1300

1

20

P-103

2

Item

Material master

Distribution channel

Division Plant Storage location

Sales document

Gambar 2. Transaksi penjualan

Gambar 3 menunjukkan beberapa sistem pelaporan, termasuk laporan umum melalui sistem informasi, seperti keuangan, logistic dan laporan sumberdaya manusia. Alat untuk database pertanyaan dan laporan ad hocdigunakan untuk laporan umumdari database yang berbeda. Sistem pelaporan yang lebih maju ini disebut sistem informasi eksekutif dan aplikasi business warehouse.

Document

Data stored in SAP Report on line transaction

Push Pull

SAP Information systems (LIS, HIS)

SAP Executive information system

Pull

SAP Business warehouse

output

output

output

Gambar 3. Sistem pelaporan

2014

11



output

IMPLEMENTATION Implementasi ERP terdiri dari meletakkan konfigurasi, perpindahan data dari sistem lama ke sistem yang baru, membangun interface, implementasi laporan, dan pilot testing. Banyak perusahaan yang mengkontrak spesialis pendukung teknis dari supplier software untuk membantu implementasi. Konfigurasi sistem ERP memerlukan tim proyek untuk menentukan sejumlah faktor termasuk kepemilikan dan pengelolaan data, seperti dapat dilihat pada Tabel 12 berikut ini.

Tabel 12. Faktor-faktor yang diperlukan dalam konfigurasi sistem ERP Faktor Kepemilikan data Distribusi prosedur Transaksi Pengelolaan data

Yang dipertimbangkan Siapa yang bertanggung jawab terhadap penggabungan data? Bisnis proses mana yang harus dipusatkan? Bisnis proses mana yang masih dalam kendali lokal? Apakah ERP memberikan audit untuk pelacakan transaksi? Apakah ERP memberikan audit pelacakan transaksi aggregate? Akankah ERP mendukung data terpusat? Akankah ERP mendukung pengelolaan data secara lokal?

ERP Implementation Steps Implementasi ERP terdiri dari membangun keamanan dan izin, sehingga user bisa mengkases sistem sesuai dengan kebutuhannya. Perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru harus bisa memastikan data yang berpindah adalah data yang akurat dan berhasil dijembatani. Membangun interfaces untuk sistem yang lain seperti sistem office ( mis Lotus Notes, Excel, dll) sangat penting bagi keberhasilan operasional. Dokumentasi yang diberikan vendor harus direview. Prioritas lainnya adalah pelatihan bagi user. Menurut Umble et al. (2003), walaupun merupakan factor kritis keberhasilan implementasi ERP, namun pelatihan saja belum cukup. Issue cutover sekaligus sistem baru, atau melakukannya secara bertahap adalah issue yang penting. Pendekatan cutover, yang dikenal dengan pendekatan Bigbang, adalah pendekatan yang dilakukan lebih cepat, tapi kemungkinan sumberdaya tidak cukup untuk menyelesaikannya. Banyak perusahaan memilih bertahap pada modul per modul. Perusahaan yang lebih kecil dapat mengimplementasikan dengan pendekatan Bigbangdan mungkin berhasil. Berdasarkan penelitian di perusahaan-perusahaan Swedia, persentase terbesar adalah menggunakan pendekatan Bigbang atau Mini Bigbang (Olhager & Selldin, 2003). Hal ini dapat dilihat pada Tabel 13 di bawah ini. Tabel 13. Strategi implementasi ERP di perusahaan2 Swedia

2014

12



Summary Pengembangan sistem ERP memerlukan spesifikasi fungsi yang didukung ERPdan menentukan apakah me re-engineering bisnis proses organisasi agar sesuai dengan software atau meng customizing software. Tim proyek harus menentukan keuntungan bisnis yang diperoleh jika mengimplementasikan best-practises dari vendor dan pemeliharaan softwarenya. Faktor kritis bagi keberhasilan implementasi ERP adalah komitmen top manajemen dan manajemen proyek, manajemen perubahan, efektifitas tim, keakuratan data, pelatihan & pendidikan yang ekstensif.

Daftar Pustaka Sumner, M (2005). Ch 3. Enterprise Resource Planning. Pearson Education, Inc.

2014

13



Perencanaan Sumber Daya

Recommend Documents