PERENCANAAN SISTEM 3.1. PENDAIIULUAN 3.2. KEBIJAKAN SISTEM. Kebiiakan dan Perencanaan Sistem 71

Kebiiakandan PerencanaanSistem

71

3

KEBIJAKAN DAN PERENCANAANSISTEM

3.1. PENDAIIULUAN Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlcbih dahulu dimulai dengan adanyasuatu kebijakandan perencanaanuntuk rnengembangkan sistem itu. Tanpa adanyaperencanaansistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuaidengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top nlatwgenTent),maka pengembangansistem tidak akan mendapat dukungan dari manajcmen puncakini. Padahaldukungandari manajemenpuncaksangar penring artinya.Kebijakan sistem(systents policy) merupakanlandasandan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Perencanaan plannirrg) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem (systettts sistem.

3.2. KEBIJAKAN SISTEM Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatanyang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektivitasmanajemen, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan pelayananyang lebih baik kepada langganan). Sebagai contoh, beberapatahun yang lalu, manajemenpuncak dari McKenson menetapkan kebijakan untuk menerapkan suatu perencanaan sistem untuk

Analisis dan Desa.in Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

72

mengembangkansistem informasi yang terpadu. Sistem inlormasi ini dimaksudkan untuk mcnyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktivitas dari karyawan-karyawannyadan menyediakanpelayanan yang lebih baik kepada langganan-langganannya.Sekarang McKenson merupakan salah satu distributor obat terbesar di dunia. Manajemen, para karyawan dan langganan merasa salut terhadap keberhasilansistem informasi di McKcnson. Kebijakan sistem ini menyangkutjuga memberikan fasilitas kepada sejumlah apotek dengan alat peraba yang dapat dipegangdengan tangan (lrund-held scattrtittg t)evices).Alat peraba ini dapat secaramudah dioperasikan untuk meraba (scan) item pcrsediaan yang ingin dipesanoleh apotik dari McKenson. Data pcsanan ini kemudian ditransmisikanke salahsatu pusat distribusi McKenson yang akan menerima order ini dan selanjutnyasistem informasi di McKenscln akan menanganinyadengansegera.Bagianyang menerima order scgera mengepak barang-barangyang dipesandan surat-suratlainnyayangdibutuhkan scpcrti misalnya surat pengangkutanbarang, perintah pcngiriman dan laktur akan dibuat secara otomatis oleh sistem.Dalam waktu 2'1 iam atau kurang, apotok pemesan telah menerima barangyang dipesannya.Pcsaingterbaik lainnya hanya ' mempu melakukannyapaling cepat3 sampaidengan'1hari. Setelah manajemen puncakmenetapkansuatu kebijakan untuk nrcngembangkan suatu sistem informasi, partisipasi dan koterlibatan manrjemcn puncak masih diharapkanuntuk keberhasilansistcmvang akan dikcmbangkan. Untuk ini partisipasi dari manajemenpuncak dapat dilengkapi dengan suatu team penasehatyang disebut dcngan komite pcnasehat(advisorycotlmtittee) atalu Komite semacam ini disebut juga dengankomite pengarah(steeringcorttnrittee). masing-masing departemen wakil-wakil pimpinan dari umumnya dibentuk dari manajcratau manajemen-manajer departomen misalnya pemakaisistemseperti Tugas utama. oleh direktur komite ini diketuai sendiri manajer divisi. Seringkali ini. ini berikut adalah sebagai dari komite 1. Mengkaji, menyetujuiatau membuat rekomendasiyang berhubungan dcngan perencanaansistem, proyek-proyeksistemserta pengadaanperangkat keras, lainnya. perangkatlunak dan fasilitas-fasilitas 2. Mengkoordinasipelaksanaanproyek sist.emsesuaiclenganrcncananya. 3. Memonitor atau mengawasikemajuandari proyek sistem. 4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsisistemyang telah dikombangkan. 5 . M e m b e r i k a n s a r a n - s a r a nd a n p e t u n j u kt e r h a d a p p r t t y e k s i s t e m y a g s s d a n g dikembangkan,terutama yang berhubungandengan pcncapaiansasaran sisd a n j u g a t e r h a d a pk o n d a l a - k e n d a yl aa n gd i h a d a p i . t e m , s a s a r a np e r u s a h a a n

'John

'l'heorv a n d P r a c t i c e, Burch, Gary Grudnitski, Infornration Svstems.

keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986). hal. 380-381.

Kebiiakandan PerencanaanSistem

73

3.3. PERENCANAAN SISTEM Setelahmanajemenpuncakmenetapkankebijakanuntuk mengembangkan sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan,maka pcilu direncanakanterlebih dahulu dengancermat..perencanaansistim (sysrentspluttning) ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhanfisik, tenaga kcrja leh planning staff. Bila dc-

z'lcbih

lan.lur tclltang clepartenren pengenrbangan sistertrdan dcpartentcr) petlg()1at]iill

data dapat dilihat di Janrcs B. Ilower, Ilobert Il. Scblosser dan Nlauricc S. \ewnran,

O r i c n t c d A c c o u n t i n g I n f o r n t a t i c t nS y s t c r n s(.I : d i s t k c s a t u .( l i s h r n gc o . . 1 9 8 5 ) .h a l . 1 2 6 - 1 2 7 .

Conrpurer-

Ohio: South-Wcslcnl

I)ul)

partemen ini tidak ada, maka fungsinya dapat digantikan oleh konsultan pengembangansistem di luar perusahaan. c. Departemen pengolahandata mempunyai tugas untuk mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem. Bila departemen ini tidak ada, maka harus dibentuk atau dapat digabung dengan departemen akuntansibila ruang lingkupnyahanyaberkisarpada pengolahan data akuntansi saja.

si sts

mnaier sistm i nf orms i

staf p€nged3an96n personi t

mnaJ ef peogsbangan si stm

mna j er pengolahan data

3.4. PROSES PERENCANAAN SISTEM Proses dari perencanaansistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu sebagaiberikut ini. 1,.Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

75

2. Mencntukan proyek-proyek sistemvang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah. 3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkanyang dilakukan olch analissistem. Adapun tahapandari prosespcrencanransisremuntuk ketigabagianini tampak p a d ag a m b a rb e r i k u t :

l ' l e r e n c a n a k a np r o y e k proyek sistem

m e n g k ai j t u j u a n , p e n e n c a n a a snt r a t e g i

M e m p e risa p k a n p r o y e k - p r o y e k

l , l e n d e fi n j s i k : r n p r o y c ( -

sistenryang akan dikcrnbangkan

proyck dr kcrlbangkan

menunJUk teatn

metakukanstudi

anaIis

kelayakan

dan taktik perusahaan

m e n gi d e n t i f i k a si k a n p r o y e k - p r o y e ks i s t e m

mengumumka pn royek p e n g e m b a n g asni s t e m

m e n iI a i

kelayakan

proyek sistem

menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

menetapkan kendata proyek-pfoyek sistem

menentukan proyckproyek ststc[

priorit

F"*,at "r"*. pefencana a ns r s t e m I

meminta pefsctujuan manaj eflten

memn i ta persetuj uan []ana J encn

76

Analisis dan Desa.in Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

3.4.1.Merencanakan proyek-proyek sistem Proses perencanaan sistem ini bertujuan untuk meren.unukun proyekproyek sistem yang akan dikembangkan nantinya.Hasil dari proses perencanaan sistem ini adalah laporan perencanaansistemyang dapat berupa perencanaan sistemjangka pendek maupun perencanaansistemjangka panjang. Yang melakukan proses perencanaansistem ini adalah staf perencanasistem (plaruing stafi) yang berkonsultasi dengan komite pengarah.Prosesperencanaan sistem terdiri dari tahapan sebagaiberikut ini. 1. Mengkaji tujuan, perencanaanstrategi dan taktik perusahaan. Perencanaansistem harus sejalandengan tujuan (goal) perusahaan.Ini berarti perencanaansistem harus diarahkan untuk dapat merencanakansistem informasi yang dapat mendukungkegiatan organisasisccara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya. Misalnyauntuk organisasibisnis yang mempunyai tujuan mendapatkanlaba,maka perencanaansistemharusdapat mendukung kegiatan organisasibisnis ini untuk meningkatkan labanya. Sedang untuk organisasisosialyang tidak mementingkanlaba,tctapi mementingkan polayanan kepada masyarakat,maka percncanaansistem harus dapat mendukung organisasi ini untuk dapat meningkatkan pelayanannya.Untuk mcncapai tujuannya, perusahaan merencanakanstrategi dan taktik yang keduanya kemudian melahirkan kebijakan-kebijakanmanajcmen, diantaranya adalah kebijakanuntuk mengembangkansisteminformasiyang baru. Scbagaicontohnya adalah McKenson yang merupakan suatu distributor obat. McKenson sebagai organisasibisnis untuk mendapatkan laba mempunyai tujuan yaitu menguasai pasar penjualan obat. Untuk mencapai tujuan ini, manajcmcn McKenson menetapkan strategi-strategi,diantaranyaadalah mcningkatkan kecepatan pelayanan order penjualan yang dilakukan oleh apotik-apotik. Selanjutnyauntuk mencapai strategi ini, manajemen McKenson kemudian membuat taktik-taktik,diantaranyaadalahmenycdiakanfasilitas terbaik bagi apotik untuk melakukanorder kepadaMcKenson.Dari sini kemudian lahirlah kebijakan manajemen untuk mengembangkansuatu sistem informasi untuk mencapai tujuan perusahaantersebut.Dengan demikian perencanaansistem tidaklah terlepas dari tujuan, strategi dan taktik-taktik perusahaan. Oleh karena itu dalam prosesperencanaansistemyang pertamakali harus dilakukan oleh perencanasistemadalahmengkajikembali apa tujuan, strategi dan taktik dari perusahaan. 2. Mengidentifikasikanproyek-proyeksistem. Tahap berikut dari prosesperencanaansistemini adalah mengidentifikasikan proyek-proyek sistemyang nantinyaakan dikembangkan.Perencanaansist-em dapat melibatkanbeberapaproyek-proyeksisteminformasiyang harus dikembangkan. Proyek-proyek sistem informasi ini perlu diidentifikasi terlebih dahulu. Dalam perusahaanbisnisproyek-proyeksistem informasi ini dapat berupa sisteminformasi untuk:

Kebiiakan dan Perencanqan Sistem

77

- pengendalianpenjualan dan pemasaran; - pengendaliandistribusi; - pengendalianproduksi; - pengendaliankeuangan; - pengendalianpersediaan. 3. Menetapkan sasaranproyek-proyek sistem. Sasarandari sistem informasijuga harus konsistendengan sasaranperusahaan. Sasarandari masing-masingproyek sistem yang telah diidentifikasikan kemudian dapat ditetapkan. Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem. Berikut ini merupakan contoh sasaran dari proyek-proyek sistem yang direncanakan. a. Proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran mempunyai sasaran: - memberi pelayananorder kepada langganandengan lebih baik; - meningkatkanpangsapasar25Voselamasetahun; - mengurangipiutangtak tertagih sebanyak207o; - menyediakanlaporan-laporanpenjualantepal.pada waktunya. b. Proyek sisteminformasi untuk pengendaliandistribusimempunyarsasaran: - mengoptimalkanjalur distribusisehinggadapat mcngurangi biaya distribusi 5Vo setahun dan dapat mempercrpat proses pengiriman sampai di tangan langganan. c. Proyek sisteminformasi untuk pengendalianproduksi mempunyaisasaran: - menghemat biaya produksi sebesar'7Votntuk tahun berikutnya; - mengoptimalkan penggunaankapasitasproduksi; Proyek d. sistem informasi untuk pengendaliankeuanganmempunyai sasaran: - pengaturan arus kas yang lebih baik, sehinggadapat mengalokasikan dana lebih optimal dan dapat menghemat biaya bunga l\Vo lebth kecil dari sebelumnya; e. Proyek sisteminformasi untuk pengendalianpersediaanmempunyaisasaran: - mengurangibiaya persediaan257o dari sebelumnya; - mengurangi biaya pemesanan30Vo dari sebelumnya; - mengurangi biaya penyimpanan30Vo dari sebelumnya; 4. Menetapkankendalaproyek-proyeksistem. Selain sasaran-sasaran dari proyek-proyeksisteminformasi perlu ditetapkan terlebih dahulu, kendala-kendalaterhadap pengembangan proyek-proyek sistem informasi juga perlu ditetapkanterlebih dahulu. Kendala-kendalaini diantaranyaadalahsebagaiberikut: batasandana; b a t a s a nw a k t u ; umur ekonomisdari proyek sistenr; - batasanstruktur organisasivang tidak boleh dirubah; - batasanperaturan-peraturanyang berlaku. 5. Menentukan prioritas proyek-proyeksistem. Perencanaansistem jangka panjang biasanya beberapa proyck-

Anelisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

78

proyek sistem yang harus drkembangkan. Proyek-proyek sistem ini dapat dikembangkan semuanya sekaligus ataupun secara bertahap, proyek demi proyek. Proyek-proyek sistcm yang sangat diperlukan dan mendesak harus dikembangkan terlebih dahulu dan sebaliknyaprovek-proyek sistcm yang kurang mendesak dapat dikembangkan berikutnya. Dengan demikian dari boberapa proyek sistem yang tclah direncanakanperlu ditcntukan proyekproyck mana yang mcmpunyaiprioritas untuk dikembangkanterlebih dahulu. Menentukan proyek-proyck mana yang mcnjadi prioritas pertama untuk dikembangkan terlebih dahulu merupakanpekcrjaanyang cukup sulit, tetapi merupakan hal yang sangat penting. Misalnva provck sistem pcngendalian pcnjualan dan pemasarandapat ditentukan lebih berprioritas dibandingkan dengan proyek sistem pengendalianpersediaan, karcna dianggap sisLcm p o n g c n d a l i a np e n j u a l a nd a n p c m a s a r a ny a n g t c l a h a d a l e b i h m c m p u n y a i b a n y a k k e l e m a h a n - k e l c m a h asnc r t a s i s t c m i n i d i a n g g a pl e b i h d o r n i n a n d i d a l a m m e n i n g k a t k a nk c u n t u n g a np e r u s a h a a nS. c b a l i k n y au n t u k p e r u s a h a a n y a n g m e m p u n y a i s i s t e n rp c n g c n d a l i a n p c n j u a l a nd a n p e m a s a r a ny a n g s u d a h sangal crnah,mungkin c u k u p b a i k , t c t a p i s i s t c mp en g e n d a l i a np c r s c d i a a n n l a s a j a p r o y e k s i s l e mp e n g e n d a l i aJnl e r s c c l i a aank a n m c n d a p a t p r i o r i t a s u t a n r i l u n t u k d i k c m b a n g k a nU. n t u k m c n e n t u k a np r i o r i t a ss i s t c my a n gh a r u s c l i k e m l a n t i d a k r a s i o n ah l arus ditcrb a n g k a n t e r l c b i hd a h u l u ,b a i k k r i t c r i ar a s i o n a d apkan.Kritcria rasionalclapatberupa: 1. pcnghematan-ponghematan biaya diharapkanatau pcningkatan-pcningkatan kcuntungan diharapkan yang akan didapat dari masing-masing proyck sistcm; 2. kemudahan diterima clanefektifitaspcmakaiansistemini kelak oleh pemakai sistcm; 3. kelanggenganhidup sistemini dimasamcndatangvang diharapkan; 4. hubungandenganproyck-provcksistomlainnvavangjuga dircncanakan; 5 . k c b u t u h a n v a n gm o n c l c s a uk n t u k m c m p c r b a i k ik o n d i s i - k o n d i syi a n g s u d a h tidak dapat clitolcrirlagi. l dalah: S e d a n gv a n gt o r m a s u ks c b a g aki r i t c r i at i d a k r a s i o n a a 1 . m i n a t d a n y a n g m c n j a d id a y at a r i k d a r i n r r s i n s - n r a s i n n g r r n a j e m e ny a n . u , I t cr k u a s a : 2. kcbanggaanyang akan ditoniolkan.-) t r . N l em l r u u tI a l l , t r a nI ) er Ln c l r n J i rsni s t c r n . H a s i l a k h i r ! a n g t a m p a kd a r i p r o s e sp e r e n c a n a a ns i s t e m i n i a d a l a h t r e r u p a laporan perencanaansistem yang tertulis. Bcriku- ini adalah contoh dari dokumcn laporan pcrcncanaan s i s t em i n f o r r n a s i . j a n g kpaa n j a n gd i P . T A r i e l ' Kurniawan.

3'J,rr"ph

W. Wilkrnson. Acc()unlrng and lnl()rnratt()n Slstcn'ts, (\cw

& Sons, l98l), hal 5.55.

York:

John \!rlc;

Kebiiakandan PerencanaanSistem

79

PERENCANAAN SISTEM INFORMASI JANGKA PANJANG Periode5 tahun dari tahun 1989sampaidenean1994

Disetujui:

ih. MBA

80

AnqListsdqn DesQin Sistem Informasi: Pendekotqn Terstruktur

P.T ARIEF KURNIAWAN .IalanWuluns 171lYowakarta Telp.3995

hai. 1

DAFTAR ISI Halaman

2 I,ATAR BELAKANG ORGANISASI................ PROYEK-PROYEKSISTEMINFORMASI DIRENCANAKAN... SASARANPENGEMBANGANSISTEMINFORMASI.........,...... KENDALA-KENDALA PENGEMBANGAN SISTEMINFOR. . . . . . . ........ . . . 4 MASI 5 SISTEMINFORMASI............... V. PRIORITASPROYEK.PROYEK VI. RINCIAN PRO\TK-PRO\BK SISTEMINFORMASI ..,......7 DIRENCANAKAN........

I. II. III. IV.

Kebiiakandan PerencanaanSistem

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wuluns lTlI YosvakartaTelo. 11995

Bj

hal. 2

I. I.ATAR BELAKANG ORGANISASI

P.T Arief Kurniawan didirikan pada tahun 1960 yang merupakan perusahaan bergerak dibidang ploduksi alat-alat elektronik. Saat ini (1989) perusahaan memperkerjakan sebanyak 250 tenaga kerja dan mempunyai langganan sebanyak 2000 langganan dengan penjualan bersih tahun lalu sebesarRp 950.000.000,-.Rata-r'ataorder penjualan yang masuk tiap harinya adalah sebanyak 200 order langganan. Produk yang dihasilkan oleh P.T Arief Kurniawan belaneka ragam sebanyak 250 macam produk standar. Untuk maksud memproduksi produk yang beraneka ragam ini, P.T Arief Kurniawan membutuhkan sebanyak 500 macam bahan baku dan suku cadang dari 150 pemasok. Walaupun tingkat penjualan P.T Arief Kurniawan dalam nilai rupiah dari tahun ke tahun selalu meningkat, tetapi mulai dilasakan beberapa gejala adanya permasalahan-permasalahan. Untuk 3 tahun terakhir, tingkat pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentase. Kenaikan penjualan untuk tahun 1986 sebesar40o/o, tingkat kenaikan penjualan tahun 1987 adalah 30Vodan untuk tahun 1988 hanya sebesar |5o/osaja. Penurunan kenaikan tingkat penjualan ini diperkilakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun mendatang bila tidak diatasi. Meskipun penurunan kenaikan tingkat penjualan ini juga disebabkan oleh perekonomian yang lesu, tetapi juga tidak terlepas dari beberapa permasalahan-permasalahan yang terjadi di perusahaan. Permasalahan-permasalahanyang te{adi adalah sebagaiberikut ini. 1.

Rata-rata rvaktu untuk menangani ordel penjualan dianggap tella iu lama, sehingga banyakjanji-janji pengrliman kepada ianggan yang tertunda, sebaagai akibatnya banyak terjadi keluhan dali langganan. 2 . Penangan kredit tidak efektif. Persediaan bahan baku dan pelsediaan balang dagangan seling terjadi out of stock, sehingga sering terjadi back order dan penun-

Analisis dan Desain SistemInformasi: PendekatanTerstruktur

82

P.TARIEF KURNIAWAN JatanWuluns 1?ll YosvakartaTelp.3995

hal. 3

daan pengiriman. Disamping persediaan bahan baku dan persediaan barang dagangan sering out of stock, juga sering mengalami ouer stock, sehingga mengakibatkan besarnya biaya persediaan. Saldo kas sering dibawah saldo yang diinginkan, mengakibatkan likuiditas perusahaan rendah dan akibat lebih lanjut terpaksa melakukan pinjaman bank jangka pendek dengan suku bunga yang cukup tinggi. o . Laporan-laporan sering terlambat. 7 . Laporan-laporan penjualan banyak mengalami kesalahan-kesalahan nilai, sehingga dapat menyesatkan di dalam pengambilan keputusan.

A T.

I I . P R O Y E K . P R O Y E KS I S T E M I N F O R M A S I D I R E N C A N A K A N Karena adanya kelemahan-kelemahan ini, maka manajemen memutuskan untuk merencakan suatu pengembangan sistem infot'masi yang terdiri dari proyek-proyek sistem sebagai berikut ini. 1. Proyek sistem informasi ran. 2. Proyek sistem informasi 3. Proyek sistem informasi 4. Proyek sistem informasi 5. Proyek sistem informasi

untuk pengendalian penjualan dan pemasauntuk untuk untuk untuk

pengendalian distribusi. pengendalian produksi. pengendalian keuangan. pengendalian persediaan.

I I I . S A S A R A N P E N G E M B A N G A NS I S T E M I N F O R M A S I Sasaran pengembangan sistem informasi akan sejalan dengan sasaran perusahaan. Sebagai sistem yang akan mendukung pencapaian sasaran perusahaan, sistem informasi yang akan dikembangkan

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wulung 1711YowakartaTelp' 3995

hal' 4

sistem diarahkan untuk dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dari sesuai Iama serta untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada lanjut Lebih perusahaan' oleh ditetapkan yangtelah dengan strategi dijabarkan akan yang direncanakan akan informasi ,ur*"n dari sistem secara terinci untuk tiap-tiap proyek sistem informasi'

IV. KENDAI-A-KENDAI..APENG EMBANGAN SISTEM INFORMASI sistem informasi yang direncanakan harus mengikuti kendalakendala yang telah ditetapkan oleh manajemen dan oleh peraturanini peraturan di luar organisasi yang mengikat' Kendala-kendala meliputi penggunaan dana, lamanya waktu pengembangan, -stluktut' o.gu.riru.i yang ada serta pet'aturan-peraturan di Prinsip Akuntansi Indonesia sebagaiberikut ini. 1. Dana. inforBesarnya dana yang disediakan untuk pengembangan sistem masi secarakeseluruhan adalah tidak lebih dari Rp 250.000.000'00'(duaratuslimapuluhjutarupiah)denganalokasisebagaiberikut: - tahun perlama tidak boleh menggunakan dana melebihi Rp 100.000.000,-(seratusjuta rupiah); - tahun-tahun berikutnya untuk tiap tahunnya tidak boleh menggunakandanameiebihiRp75.000.000,-ttujuhpuluhlimajutat'upiah). perusahaan Batasan dan aiokasi dana ini sangat penting artinya bagi supaya likuiditas perusahaan tidak terganggu' 2. Waktu. harus Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncalakan melebihi tidak telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik jangka waktu 5 tahun sejak perencanaan sistem ini telah disetujui oleh manajemen.

84

Analisis dan Desain SistemInformasi: Pend.ekatanTerstruktur

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wulung 1711YoqvakartaTelp.3995

hal. 5

3. Struktur organisasi. Pengembangan sistem boleh dilakukan sejauh mana tidak merubah total struktur organisasi yang telah ada. perubahan-perubahan struktur organisasi yang diijinkan adalah terbatas pada pembentukan depademen baru yang dianggap perlu saja. penghapusan de_ partemen yang telah ada tidak diijinkan 4. Prinsip Akuntansi Indonesia (pAI). Metode yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhu_ bungan dengan akuntansi yang akan dihasilkan ol"h rirtu^ irrro.masi harus sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.

V . P R I O R I T A SP R O Y E K - P R O Y E KS I S T E M I N F O R M A S I sebanyak 5 buah proyek sistem informasi dir.encanakan akan dikembangkan dalam kurun waktu b tahun mendatang. Adapun prioritas proyek-proyek sistem informasi yang harus dikembangkan terlebih dahulu adalah dengan urutan seperti di butir II. prioritas pengembangan proyek-proyek sistem ini disusun dengan pertimbangan ra_ sional sebagaiberikut ini. 1. Proyek sistem informasi untuk pengendalian penjuaran dan pemasaran merupakan prioritas yang pertama dengan pertimbangan: a. pedimbangan peningkatan keuntungan, karena perayanan kepada langganan merupakan hal yang sangat penting untuk meningtatkan penjualan dan sebagai akibatnya laba perusahaan akan lebih meningkat; b. pertimbangan peningkatan keuntungan, karena dapat mening_ katkan pangsa pasaryang merupakan hal penting sesuai dengan strategi perusahaan; c. pertimbangan kebutuhan yang paling mendesak untuk memper_ baiki kondisi-kondisi kelemahan didalam pengendalian penjualan yang sudah tidak dapat ditolerir lagi;

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wuluns l7ll YoqvakartaTelp. 3995

85

hal. 6

d. pertimbangan hubungan dengan proyek-proyek sistem informasi lainnya, karena penjualan dan pemasaran merupakan poros atau rantai awal yang menyebabkan terjadi distribusi, selanjutnya tim bulnya produksi dan persediaanserla sumber utama dari arus kas masuk. 2. Proyek sistem informasi untuk pengendalian distr.ibusi mer-upakan plioritas kedua yang akan dikembangkan dengan pertimbangan: a. pertimbangan kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisi-kondisi kelemahan didalam ploses distribusi yang sudah tidak dapat ditolerir lagi; b. pertimbangan hubungan dengan proyek-proyek sistem informasi lainnya, yaitu akan mendukung tercapainya sasaran dari proyek sistem pengendalian penjuaian dan pemasaran yang merupakan prioritas di atasnya. Dengan meningkatnya penjualan akibat dari pengembangan proyek sistem penjualan dan pemasaran, secara otomatis akan meningkatkan juga distribusi yang telah ada, sehingga sistem pengendalian distribusi harus segera ditingkatkan. Bila sistem pengendalian distribusi tidak ditingkatkan, maka sasaran pelayanan yang baik kepada langganan tidak akan ter.capai. 3. Ployek sistem informasi untuk pengendalian produksi merupakan plioritas ketiga yang akan dikembangkan dengan pertimbangan: a. pertimbangan kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisi-kondisi kelemahan didalam proses produksi yang sudah tidak dapat ditolerir lagi; b. pertimbangan hubungan dengan proyek-pr.oyeksistem infbrmasr lainnya, yaitu akan mendukung telcapainya sasalan dar.i ployek sistem pengendalian penjualan dan pemasaran serta pr.oyek pengendalian distribusi yang merupakan prioritas di atasnya. Dengan meningkatnya penjualan akibat dari pengembangan proyek sistem penjualan dan pemasaran, secara otomatis akan

86

Analisis dan Desain SistemInformasi: PendekatanTerstruktur

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wu-lunslTll YosyakartaTelp. 3995

hal. 7

meningkatkan juga distribusi yang telah ada. Distribusi tidak akan lancar bila produksi yang dilakukan juga tidak lancar. 4. Proyek sistem informasi untuk pengendalian keuangan merupakan prioritas keempat bukannya prioritas utama, karena dengan pertimbangan selama ini pengendalian keuangan dianggap telah cukup baik. Walaupun demikian pengendalian ini perlu ditingkatkan karena pengendalian penjualan dan pemasaran.juga telah ditingkatkan yang menyebabkan arus kas masuk dan keluar akan lebih meningkat, sehingga perlu pengendaliankeuangan yang lebih baik unLuk merrgimban$n)'a 5. Proyek sistem infolrnasi untuk pengendaiian persediaannret'upakan prioritas terakhir, kalena dengan pertirnbangan selama ini pengen dalian persediaan dianggap telah cukup baik Walaupun demikian pengendalian ini perlu ditingkatkan karena pengendalian yang lainnya juga telah ditingkatkan yang akan menyebabkan perputaran persediaan akan lebih sering, sehingga perlu pengendalian per.sediaan yang lebih baik untuk mengimbangrn)'a

VI. RINCIAN PROYEK-PROYEK SISTEM INFORMASIDIRENCANAKAN Berikut ini adalah rincian dari proyek-provek sistem informasi yang direncanakan. Rincian tiap-tiap proyek rneliputi: - sasaran proyek; - ruang lingkup proyek; - kendala-kendalaproyek (dana dan waktu).

P.T ARIEF KURNIAWAN Telp. 3995 Jalan Wulung 1?11Yoqvakarta

hal' 8

Proyek: Pensendalian Peniualan dan Pemasaran Ruang lingkuP: Ruans lingkup provek sistem informasi ini meliputi: - penelitian terhadap prosedur-prosedur. formulir-formulir dan laporan-laporan vang berhubunqan dengan perencanaan dan pengendalian peniualan dan pemasaran: - menganalisis operasi' perencanaandan penqendalianvanq berhubunqan dengan peniualan dan pemasaranl - mendesain sistem informasi vang dapat mendukung senlua operasi' perencanaan dan pengendalian peniualan dan pemasaran: - mengintegrasikan sistem infot'masi ini denqan sisternsistem informasi yang latnnYa; - membuat proglam komputel' untuk sistem informasi ini: - menerapka menerankan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan. Sasaran: Sasaran dari sistem informasi ini adalah untuk: - memberi pelavanan order langganan dengan lebih cepatl - m e n i n g k a t k a n p a n q s ap a s a l s e b e s a t ' 2 5 ' zsoe l a m as e t a h u n : - nenanganan kredit lanesanan lebih efektif. sehingsa dapat menzuranqi piutane tak tertagih sebanvak 20olo' - menvediakan laporan-laporan peniualan tepat pada waktunva'

Dana: Dana yang dikeluarkan untuk pengembangansistem informasi informasi ini harus tidak lebih dari Rp 105.000.000.(seratus iuta rupiah). Sebaeai suatu provek invetasi' harus mempunvai manfaat balik palins sedikit sebesar tingkat bunsa bunga penqembalian (ro1eof relurn) 25% setahun selama umur investasi.

88

Analisis dan Desein SistemInformasi: Pend.ekatanTerstruh.tur

P.T ARIEF KURNIAWAN l a n W u l u n s1 7 1 1Y

Waktu:

Kebiiakan dqn Perencqnqan Sistem

P.T ARiEF KURNIAWAN Jalan Wujung lTll Yoqvakarta Telp. Bg95

89

hal. 10

Proyek:PengendalianDistribusi Ruang lingkup: Ruans lingkup proyek sisteminformasi ini meliputi: - penelitianterhadap prosedur-prosedur.formulir-formulir dan laporan-laporanyang berhubungandensandistribusi pengirimanvang ada di perusahaan: - menganalisisoperasi.dan pengendalianyang berhubungan densandistribusiini; - mendesain sistem informasi yang dapat rnendukunq semua operasi dan pengendalian distribusi: - mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistemsisteminformasi vang lainnya; - membuat program komputer untuk sistem informasi ini; - menelapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan.

Sasaran: Sasaran dari sistem informasi ini adalah untuk: - mengoptimalkan ialur distribusi sehingga dapat menguransi

biava distribusi 57osetahun: - mempercepat proses Dengiriman sampai di tanqan langganan.

Dana: Dana yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem informasi informasi ini harus tidak lebih dari Rp 40.000.000.(empat puluh.iuta rupiah)

Waktu: Sisteminformasiini harus dapatdikembangkandalamwaktu paling lama I tahun

90

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekqtan Terstruktur

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wdune 1711YoqvakartaTelp. 3gg5

hal. 11

Proyek: Pengendalian Produksi Ruang lingkup: Ruang lingkup proyek sistem informasi ini melinuti: - penelitian terhadap prosedur-prosedur.formulir-formulir dan laporan-laporan yang berhubunqan dengan proses nroduksi yang ada di perusahaan: - menganalisis operasi. dan pengendalian vang berhubungan dengan produksil - mendisain sistem informasi vans dapat mendukung semua operasi dan penqendalian produksi: - mengintegrasikan sistem informasi ini dengan sistemsistem informasi vang lainnva: - membuat program komputer untuk sistem informasi ini: - menerapkan dan mengetes sistem informasi ini samoai dapat dioperasikan dengan memuaskan. Sasaran: Sasaran dari sistem informasi ini adalah untuk: - menshemat biaya nroduksi sebesat Z7ountuk tahun berikutnya - menqoptimalkan penqzunaan kapasitas produksi.

Dana: Dana yang dikeluarkan untuk pengembangarrsistem informasi

Waktu: Siqteminformasi ini harus dapat dikembanskandalam waktu Palins lama 1 tahrt.

91

Kebiiqkan dan Perencanaan Sistem

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wuluns lTll

Yosvakarba Telp. 3995

hal. 12

Proyek: Pensendalian Keuangan Ruang lingkup: Ruanq lingkup provek sistem informasi ini meliputi: - penelitian terhadap prosedur-prosedur.formulir-formulit' dan laporan-laporan vang berhubunqan dengan pengendalian keuangan Yang ada di Perusahaan; - menganalisis operasi, dan pengendalianvang berhubungan denqan keuangan; - mendesain sistem informasi vanq dapat mendukung semua operasi dan pengendalian keuangan: - mengintegrasikan sistem infolmasi ini dengan sistemsistem informasi vans lainnva; - membuat program komputer untuk sistem informasi ini: - menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai daoat dioperasikan dengan memuaskan.

Sasaran: Sasaran dari sistem infolmasi ini adalah untuk: - pengaturan arus kas vang lebih baik. sehinsga dana dap a t d i a l o k a s i k a nd e n g a n l e b i h o p t i m a l d a n d a D a tm e n s h e mat biava bunsa 107oIebih kecil dari sebelumnva.

Dana: Dana vang dikeluarkan untuk pengembangan sistem informasi informasi ini harus tidak lebih dari Rp 30.000.000'(tioa nuluh iuta rupiah).

Waktu: Sisteminformasiini harus dapatdikembangkandalamwaktu nalins lama 6 bulan.

92

Ana|isis dan Desain Sistem Informasi: Pen.dehotonTerstnt.htur

P.T ARIEF KURNIAWAN Jalan Wulung 1?ll YogyakartaTelp. 3995

hal. 13

Proyek: Pensendalian Persediaan Ruang lingkup: Ruans lingkup provek sistem informasi ini meliputi: - penelitian terhadap prosedur-prosedur. formulir-formulir dan lanoran-laporan vang berhubungan densan pengendalian persediaan vang ada di perusahaan: - menganalisis operasi. dan pengendalianyang berhubungan dengan persediaan: - mendisain sistem informasi vang dapat mendukung semua o p e l a s i d a n p e n g e n d a l i a np e l s e d i a a n ; - m e n g i n l e g r a s i k a ns i s t e m i n f o l ' m a s ii n i d e n g a n s i s t e m sisteminformasi yanq lainnya; - membuat program komputer.untuk sistem informasi ini; - menerapkan dan rn€ngetessistem infolmasi ini sarnnai dap a t d i o p e r a s i k a nd e n g a n m e m u a s k a n .

- menzurangi biaya nersediaan257odari sebelumnyal - menzuransi biava pemesanan 30% dari sebelumnya: - menzurangi biava penvimpanan 307, dari sebelumnva.

Dana: Dana vang dikeluarkan untuk pengembangan sistem informasi informasi ini harus tidak lebih dari Rp 40.000.000.(empat puluh iuta rupiah).

Waktu: Sistem informasi ini harus dapat dikembanekandalam waktu palinslama 1 tahun.

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

gS

6. Memintapersetujuan manajemen. Seperti halnya dengan perencanaanstrategi yang lainnya, perencanaan sistem juga membutuhkan persetujuan dari manajemen. Perencanaansistem yang telah dibuat oleh staf pcrencanasistem ini mula-mula telah diperiksa dan disetujui oleh komite pengarah dan oleh komite pengarah dibawa ke direktur utama untuk dimintakan persetujuannya.Direktur utama akan menentukan apakah perencanaansistem ini disetujui atau tidak setelahmengadakan rapat d e w a nd i r e k s im e n g e n api e r e n c a n a asni s t e mi n i .

3.42. Mempersiapkan Proyek-proyek Sistem yang Akan Dikembangkan S e t e l a h p e r e n c a n a a ns i s t e mj a n g k ap a n j a n gd i s e t u j u i o l e h m a n a j c m c n , maka komite pengarahharus mcmpersiapkanproyck-proyek sistem vang akan dikembangkan t e r l e b i hd a h u l us c s u a d i c n . r { apnr i o r i t a s n y aP. e r s i a p a ni n i m e l i p u t i p c n u n j u k a nt e a m a n a l i sy a n ga k a n m e n g a n a l i ks o l a y a k a nd a r i p r o y c kd a n d i s u s u l denganmengumumkanprovek pongcmbangansistemini kepadascmua pcmakai sistemdi perusahaan. 1. Menunjuk team analis. Proyek pengembangansistembiasanyadilakukanoleh suatu team analis. Biia perusahaantelah mempunyaidepartemenpengembangansistemsendiri,maka team ini dapat dibentuk dari personil-personildi departemen pengembangan sistomdilengkapidenganmanajer-manajerdepartemenyang terlibat.Personilpcrsclnil di dcpartemen pengembangansistem biasanyaterdiri dari analis sistcm komputer dan pemrogram komputer yang memahami betul aspekaspek t.eknisdari desain sistem, hardware dan software. Personil-personil departemen sisl.em dapat dilengkapi oieh manajer akuntansi atau controller yang lebih memahami aspek-aspektransaksi di perusahaan, pengkodean, pengendalian dan kebutuhan-kebutuhaninformasi yang diperlukan oleh pemakai sistem. Manajer-manajer atau personil-personildepartemen yang terlibat sebagai pomakaisistemperlu juga dimasukkansebagai anggota ream ini, karena lebih memahami operasidan kcbutuhandari sistem dengan lcbih terinci. Misalnya manajer atau personil bagian pcmasaran perlu dilibatkan dalam proyek pengembangansiston.r pengendalianpenjualan dan pemasaran. karena mercka lebih mengcrti operasidan kebutuhanyang menyangkut arca i n i . B i l a t c a m p e n g c m t r a n g asni s t e ma k a nd i a m b i ld a r i l u a r p c r u s a h a a nm , aka k o n s u l t a n p c n g c m l t a n g a ns i s t c m i n i d a p a t d i t u n j u k s o c a r al a n g s u n g a t a u m el a l u i s u a t up c l el a n g a n .S e l a n j u t n y p a i h a k m a n a j e m e nj u g a h a r u s m c n y i a p kan suatu dokumcn yang disobutdengankerangkaacuan (ternt ol reJ'erettcc) atau yang scring disebutdenganTOR. Dokumen ini dapat didcrivikasi dari dokumen pcrencanaan s i s t e my a n gt e l a hd i b u a t ,t e t a p ik h u s u s u n t u k p r o y e k proyek yang akan dikembangkan saja.TOR ini berisi uraian tenrang latar

94

Ana.lisis dan Desa.in Sistem Informq.si: Pendekatqn Terstruktur

bclakang organisasi, ruang-linkup dari proyek, perrnasalahan-permasalahan dan sasaranyang ingin dicapai, kebutuhan-kebutuhanintbrmasi serta kendalakcndala yang perlu dipenuhi. TOR kemudian disertakankepada team analisis untuk dipelajari. 2. Mengumumkan proyek pengembangansistem. Kesuksesan dari pcngembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari pcranan para personilpekerjadan manajer di dalam perusahaan.Merekalah yang akan mengoperasikandan menggunakansisteminformasiini. Bila terjadi perubahan-perubahan sistem, mereka juga yang nanti akan merasakannya. Perubahan-perubahanakibat penerapan sistem informasi yang baru dapat berupa perubahan dalam pekerjaan,jabatan,hubungan kerja, status bahkan perubahan gaji. Sebagaimanusia,mereka tentunyajuga khawatirbila penerapan sistem informasi akan menyebabkanscsuatu yang kurang enak akan menimpa mereka. Kekuatiran-kekuatiranseperti ini sebenarnya tidaklah beralasan,karena pengembangansisteminformasi mempunyai sasaran yang selaras dengan tujuan perusahaan.Oleh karena itu untuk menghilangkan kekuatiran-kekuatiran ini sekaligusmempersiapkanmcntal mereka terhadap perubahan-perubahan yang akan terjadi, proyek pcngcmbangan sistem ini beserta sasarannya perlu diumumkan. Sebagai tambahan, pengumuman ini dapat dilengkapi dengan penjelasan-penjelasan tentang mengapa perubahan harus dilakukan dan bagaimana perubahan ini akan mempengaruhi para pekerjadan manajer secaramenguntungkan.Bila alasan-alasan ini dapat diterima oleh mereka,maka para pekerjadan manajer akan dapat menerimanya dan sekaligusn.renumbuhkanmotivasiuntuk mcn.rbantukelancaran proyek sistem ini. Pengumuman ini dapat berupa suatu memorandum yang dibuat oleh direktur utama dan ditujukankepadasemuamanajer untuk selanjutnya diteruskankepadapara pekerjabawahannya.

3.43. Mendelinisikan Proyek-proyekSistem Dikembangkan S c t e l a h s u a t up r o y e ks i s t e mp r i o r i t a sd i t e n t u k a nt l a n a n a l i ss i s t e m t e l a h ditunjuk, maka tahap porencanaan sistem berikutnya adalah mendefinisikan proyek-proyek sistem prioritas yang akan dikembangkan ini. Mendefinisikan proyek-proyek sistemini berarti melakukansuatustudi untuk mencari alterna tip-alternatip pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Hasil dari studi ini nantinya akan dimintakan persetujuankepada manajemen dalam bentuk laporan usulan proyek sistem yang akan dikembangkan. yang akan melakukan tahap ini adalah team analis. Dengan demikian tugas yang harus dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah: 1. mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaranproyek sistem; 2. melakukan studi kelayakan; 3. menilai kelayakan proyek sistem;

4. membuat usulanproyek sistemdan 5 . m e m i n t ap e r s e t u j u a nm a n a j e m e n .

Mengidentifikasi Kembali Ruang Lingkup dan Sasaran Proyek Sistem Ruang lingkup (scope)dan sasarandari proyek-proyek sistem yang akan {ikembangkan dapat diperoleh dari laporan pcrencanaansistem yang telah dibuat dan telah disetujuioleh manajemen.Yang menentukanruang-lingkupdan sasaran proyek sistem ini adalah staf perencanasistem dengan pengarahan komite pengarah.Team analistidak teriibat dalam pencntuanruang-lingkup dan sasaran ini, sehinggaruang-lingkupdan sasaranproyek-proyeksistem ini perlu clidefinisikankembali oleh analissistt:m.Analis sistemdapat berdiskusi terlebih dahulu dcngan manaiemen untuk mengkaji kembali mengenai ruang-lingkup d a n s a s a r a nS i s t s m i n i d a n k a l a up e r l u m e m b e r i k a nu s u l a n - u s u l a na t a u S a r a n pr()\ck s a r a nt a m b a h a nb i l a m a n ar u a n g - l i n g k u p r o y c kk u r a n gt e p a td a n S a s a r a n dapat ditingkatkan lagi. Ruang-lingkupdan sasarandari proyek sistcm harus betul-betul clipahami terlebih dahulu oleh analissistem, karena hal ini sangat a a l a m p e r h i t u n g abni a y a d a n w a k t u p c n g e m b a n g asni s t c n l e r l t h u h u n g a n n yd yang akan diperkirakanoleh analissistem.

l\'IelakukanStudi Kelayakan Suatu studi kelayakan (feasibilitysrudy) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan.Studi kelayakan disebut juga dengan istilah higtt-point ret,iew.4 B"rupo lama waktu yang harus cligunakan untuk melakukan studi kelayakan ini ? Jawabannya tergantung dari ruang-lingkup proyek yang akan dikcmbangkan.Untuk proyek sistcmyang kecil dongan sedikit studi kelayakanmungkin hanyamembutuhkanwaktu satu perubahan-perubahan, atau dua hari saja,bahkan dialog lcwat teleponmungkin dianggapsudah cukup. Untuk proyck sistemvang menelanbiaya puluhanjuta, studi kelayakan mungkin akan memakan waktu dua atau tiga minggu. Untuk proyek sistem informasi manajemen yang baru akan diterapkan di perusahaanbcsar dengan biaya pengembangannyamcncapairatusanjuta rupiah, mungkin studi kelayakan akan memakan waktu satu atau dua bulan. Untuk proyek sisteminformasi yang menelanbiaya beberapamilyard rupiah, studi kelayakandapat dilakukan dcngan w a k t u 6 b u l a n s a m p a is a t ut a h u n .B c r a p ab i a Y av a n g a k a n d i k c l u a r k a n u n t u k m e l a k u k a n s t u d i k e l a y a k a ni n i ? J a w a b a ni n i j u g a t e r g a n t u n gd a r i r u a n g l i n g k u p

4

J o . . p h W . W i l k i n s o n ,O p . c i t . , h a l .5 5 4

96

Analisis dan Desqin Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

proyek serta tidak dapat ditentukan dengan pasti, hanya kira-kira sekitar 5 sampai 10 persen dari seluruh nilai proyek yang diperkirakan. Studi kelayakan dalam tahap ini dapat dilakukan oleh analis sistem dengan melakukan penclitian pendahuluan.Penilitian pendahuluan Qtrelintinary suney) merupakan penelitian yang dilakukan tidak terlalu terinci, yaitu hanya untuk mendapatkanjawaban apa yangdikerjakanolch sistem yang lama, apa yang diinginkandari sistemyangbaru. Penelitianyang terinci (detailsunev) akan di tahap analisis.Penelitianpendahuluanini bertujuansebagai berikut *furo1. Memahami operasi dari sistem yang lama. Sistem yang lama merupakansumber data untuk menlusun sistemyang baruDengan memahami sistemyang lama, sistemanalisakan mempunyaigambaran tentang seperti apa sistem yang seharusnyaakan dikembangkannya.Kalau Anda akan terjun ke mcdan perang,tentunyajuga harus memahami terlebih dahulu situasidan kondisi medan rerseburbila tidak ingin gagaldengansia-sia. Cara yang paling baik dan menghematwaktu untuk mempelajari sistem yang lama adalah pertama kali bcrusahamendapatkan dokumen-dokumcn sistcm yang telah ada di perusahaan,sepertimisalnya: - bagan alir arus formulir Qtaper-work flow-cltort); - bagan alir sistem (systent Jlow-chan); - s t r u k t u ro r g a n i s a s i ; - deskripsijabatan Qob desciption); - salinandokumen-dokumendasar; - salinanlaporan-laporan; - dokumencharl tf accr,turrl (kode rekening). 2. Menentukan kebutuhan-kebutuhanpomakaisistemsccaragaris bcsar untuk d a p a tm c n c a p a si a s a r a ns i : t c m i n i . Setclahsistemyang lama dipahami,yaitu apa yang dikerjakanoleh sisrcrnyung lama, siapayang mengoperasikandan yang memakainya,analissistcm kemudi a n d a p a tm e n g u m p u l k a nd a t am e n g e n aai p a k e b u t u h a n - k e b u t u h apnc m a k a i sistem untuk dapat mencapaisasaransistemyang akan direncanakan.Analis sistem dapat menggunakanteknik pengumpulandata yangacla,seperti misalnya wawancara,observasidan pengambilansampel. Hasil dari pengumpulan data ini dapat bcrupa besarnyavolume transaksi yang harus ditangani clan kebutuhan-kebutuhan operasi serta informasi yang harus dihasilkan oleh sistembaru. 3. Menentukan permasalahan-permasalahan yangterjadi sehinggasistcm yang lama belum dapat mencapaisasaranyang diinginkanini. Apa yang menyebabkansasaransistemdirencanakanini belum dapat dicapai oleh sistemyang lama?Analis sistemjuga harus dapat menemukan jawabannya. Jawaban ini dapat diperoleholeh analissistem dengan cara melakukan wawancara,observasidan atau pengambilan sampel.

Kebiiqkan dan Perencclnaan Sistem

97

Dengan demikian penelitian pendahuluan ini akan mendapatkanjawaban sebagai berikut ini. 1. Apa yang dikerjakan oleh sistem yang lama? 2. Apa yang harus dihasilkan oleh sistem yang baru untuk mencapai sasarannya? 3. Apa permasalahan-permasalahan yang harus dipecahkanoreh sistem baru?

Menilai Kelayakan Proyek Sistem Dari hasil yang didapatpada penelitianpendahuluan,maka kelayakan proyek sistemdapat dinilai. Lima macam kelayakandapat dipertimbangkan,yaitu sebagaiberikut ini. 1. Kelayakanteknik (technicalfeasibitity). Kclayakan teknik digunakanuntuk menjawabpertanyaankunci sebagai berikut: "apakah teknologi ini nantin-va dapat diterapkan dr sisrem?',

Untuk menjawabpertanyaanini, maka harus clipertimbangkan hal-hal berikur lnl.

a. Kcterscdiaanteknologidi pasaran. Teknologi yang akan digunakandi sistemharus tersedia di pasaran. Bila tcknologi ini tidak tersedia,maka harus dipilih alternatipyang lain. Misalnya dibutuhkan alat cetak yang lebarnya500 kolom untuk membuat laporanlaporan tertentu. Teknologi printer semacamini masih belum tersedia di pasarandan harus dicari alternatip penggantinya.contoh yang lain misalnya adalahpemakai sistemmenginginkandapat menampilkanfoto wajah karyawan tcrtentu di layar monitor bila dikehendaki.Untuk maksud ini, maka diperlukan tcknologi perabagrafik untuk membacadan merekamkan foto wajah karyawan ke simpananluar. Untuk menampung semua foto rvajah k a r y a r v a n d i p e r l u k a n s i m p a n a nl u a r d c n g a n k a p a s i t a s g 0 M B . U n t u k m c n a m p i l k a n f o t o w a j a hd i l a y a rd i p e r l u k a nm o n i t o r d c n g a n r e s , l u s i v a n s tinggi. Apakah teknol.gi-tekn.l.gi ini dapat dcnganmudah dicari di pasar a n ' ? P e n g e t a h u a na n a l i ss i s t c r nt e r h a d a p m a c a m - m a c a ma s p e k p e r a n g k a t k e r a sd a n p c r a n g k a tl u n a k d a l a mh a l i n i s a n g a tb e r p e r a ns e k a l i . b. Ketcrsediaan a h l i y a n gd a p a tm c n g o p e r a s i k a n n y a . Sebagai tambahan sctelah tekn.l.gi yang diperlukan dapat diper.leh di p a s a r a na d a l a h a p a k a h s u d a h t c r s e d i a a h l i y a n g d a p a t m e n g o p e r a s i k a n t e k n o l o g i i n i n a n t i n y a .B i l a t e k n o l o g yi a n ga k a n d i g u n a k a nr e r l a l u r u m i r , n a n t i n y a a k a n t i m b u l p e r m a s a l a h adna l a mt a h a pi m p l e m e n t a sdi a n o p c r a s i .

gg

Anelisis dan Desa.in Sistem Informasi: Pendekatqn Terstruktur

Seringkali hal ini dilupakanoleh analissistem,yaitu mereka dapat memiliki tcknologi, tctapi mcrcka tidak mcmpunyaiahli untuk dapat mengopcrasikannya. 2. Kclayakan operasi (ctperatiotnlfeasibilitl,). Penilaianterhadapkelayakanoperasi(operutional feasibilitlt)digunakan untuk mengukur apakahsistemyang akan dikembangkannantinyadapat diclperasik a n d e n g a nb a i k a t a ut i d a k d i d a l a mo r g a n i s a s K i . e l a y a k a no p e r a s i d i g u n a k a n u n t u k m c n j a w a bp c r t a n v a a nk u n c is c b a g abi c r i k u t : " d a p a t k a h s i s t e m n a i t L i n - v ad i t e r a p k a n d i d a l a m o l g a n i s a s i i n r / "

Untuk menjawabpcrtanyaanini, beberapaaspekdapat diportimbangkan,yaitu sebagaiberikut ini. a. Kemampuan dari personil-personil. Kemampuan dari personil-personilyang ada untuk mengoperasikanfungsifungsi sistem yang akan dikembangkan perlu dipertimbangkan. Apakah perlu n.renambahpersonil dengantrainittg khusus untuk mengopcrasikan sistem atau hanvacukup melakukantruittittguntuk personilyang tclah acla saja atau sama sekalitidak menambahpcrsonildan tidak melakukan ,rairrirtg.Hal ini pcrlu diungkapkanolch analissistcm. b. Kemampuan dari opcrasisistemuntuk mcnghasilkaninformasi. Apakah sistem yang akan dikcmbangkan akan dapat bcroperasi dengan semestinyauntuk menvcdiakaninformasiberkualitaskcpadapara pemakainya. Adakah hal-halyang dapat mcnyebabkansistemtidak akan bcroperasi clengan.semestinya. Hal ini juga perlu diungkapkanolch analissistem. c . Kemampuanpengendaliandari opcrasisistem. A p a k a hs i s t e my a n ga k a nd i k e m b a n g k a n m e m i l i k i p e n g c n d a l i a ny a n g c u k u p u n t u k m c n j a m i n k e b e n a r a nh a s i l n y as e r t au n t u k mcnjaga keamanan hartil perusahaan? Efisiensidari sistcn.r. Apakah sistemvang akan dikembangkan mcmanlaatkan sunttrcr s u m b e rd a y as c c a r ao p t i m a ls e m a c a m : waktu dan personil-pcrsonilsecaraetisicn; pondayagunaan arus dokumen dan data vans cllsicn: - penundaan-penundaan prosesyang minimum. 3. Kelayakanjadual (sclrcdulefeasibility). Penilaiankelayakanjadual (sclrcdule feasibility)ini digunakanunruk menenrukan bahwa pengembangansistemakan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditctapkan. Kelayakanjadual digunakan untuk mcnjawab pertanyaankunci sebagaiberikut:

"dapatkah sisLem nantinya dikembangkan sesuai dengan rvakLu yang telah ditetapkan?"

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

99

Analis sistem dan manajer dapat menilai apakah waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek sistem cukup layak dan dapat diterima atau tidak. yutrg dibuluhkan untuk menggmbangkan sistem dapat dibandingkan Waktu -*uktu seharusnyayang diinginkan. Bila waktu pengembangan sistem dengan terlilu lama dibanclingkandenganwaktu yang diinginkan, maka dapat dicari alternatip yang lain. Misalnya analis sistem menaksir waktu penyelesaian p"ng"-bungan sistem informasi dengan metode sistem direct processing akan memakan waktu selama 6 bulan. Bila bataswaktu ini dianggap tidak layak (manajemcn memutuskan hanya memberi bataswaktu 4 bulan saja), maka dapat diajukan altcrnatipmetodesistenryanglain, misalnya batch processutg yang aapot dikembangkankurang dari 4 bulan. Untuk melakukan penilaian 't.loyakon jaclual, dapat digunakan teknik kuantitatip yang terkenal, yaitu PERT (PrograntEvulttqtiott and Ret'iew TecluiELe). 4. Kolayakanekonomi (ecortotticfeasibilitv)' Kelayakan ckonomi digunakan untuk menjawab pcrtanyaan kunct scbagat borikut:

, , a p a k a hs i s t e m

d a p a t d r b i a - v adi a n m e n g u n t u n g k a n i " - v a n ga k a L nd i k e r r . r b a n g k a n

Untuk mcnjawab pcrtanyaanini, beberapaaspekdapat dipertimbangkan,yaitu sebagaibcrikut ini. a. Besarnya
"apakah sistem yang akan dikembangkan tidak rnenyimpang dari hukum yatrg beriakul"

100

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruhtur Pcnerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpangdari hukum yang berlaku. Sebagai misalnya sistemvang direncanakanmenerapkanteknologikomunikasi data jaringan kompurer jarak jauh (rong-distancenetwork). Untuk melengkapi sistem ini, dipergunakanmedia transmisitelpon dan untuk mengkonversikan dari dara digital komputer ke data anal.g relpon dan sebaliknyadibutuhkan alat konversi modem yang
N{embuatUsulan ProyekSistem Hasil akhir dari pcrencanaansistemyang dilakukan oleh anaris sistem berupa mendcfinisikan proyck-proyek sistem akan dikembangkan ini adarah berupa laporan usulan proyek sistem secaratcrtulis. Inti dari isi laporan ini adalah mengenai alternatip pemecahanmana yang terbaik serta penjelasan tentangrencanakegiatanapa yang akan dilakukanuntuk mengembanganproyek sistom ini bila layak dikembangkan.Berikut ini merupakanco".,tohdiri liporan usulanproyek sistemPT Arief Kurniawan tampak scbagaiberikut ini.

Kebiiakandan PerencanaanSistem

JOGTYANTOH.M & REKAN. KONSULTAN

D O K U M E NU S U L A NP E N G E M B A N G ASNI S T E MI N F O R M A S I UNTUKPROYEK PENGENDALIAN PENJUALANDAN PEMASARAN

Untuk: PT ARIEF KURNIAWAN YOGYAKARTA

Konsultan Manajemen, Akuntarrsi dan Sisterrr Infbrmasr

l0l

AnaLisisdan DesainSistemInformasi:PendekatanTerstruktur

102

DAFTAR ISI

I. Ii. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII.

L a t a r B e l a k a n gO r g a n i s a s i . . . . . . . . . . . . . . .1. . . ............2 R u a n g - l i n g k u pP r o y e k S i s t e m S a s a r a nP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3. . . . Permasalahan-permasalahan.......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. . . . . . K e b u t u h a n - k e b u t u h a nI n f o r m a s i P e m a k a i S i s t e m . . . . . . . . . . . . . . .3. . . . K e g i a t a n P e n g e m b a n g a nY a n g A k a n D i l a k u k a n . . . . . . . . . . ........ . . . .5. P e n d e k a t a nP e n g e m b a n g a nY a n g A k a n D i g u n a k a n . . . . . . . . . . . . . .5. . . M e t o d eP e n e r a p a nS i s t e mY a n g D i u s u 1 k a n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6. . . . . . . . . M e t o d o l o g iP e n g e m b a n g a nY a n g A k a n D i g u n a k e i n. . . . . . . . . . . . . . .7. . . P e m e c a h a nA i t e l n a t i f . . . .......................7 K e n d a l a - k e n d a i aP r o y e k S i s t e m l n f b r m a s r . . . . . . . . . .B .. B i a y a P e n g e m b a n g a nP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9. . . . . M a n f a a t P e n g e m b a n g a nP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . . . . . .1. .2. P e n i l a i a n K e l a y a k a nP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1. 3. . . . K e b u t u h a n T e n a g aP e l a k s a n a . . . . . . . . . . .1.5 K e b u t u h a n P e r a n g k a tK e r a s . . . . . . . . . . . . . .1 6 J a d u a lP e l a k s a n a a n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. .9.

Konsultan Manaicmcn. Akuntansi dan Sislem Infbrmusi

103

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

hal. 1

l. Latar Belakang Organisasi P.T Arief Kurniawan didirikan pada tahun 1960 yang merupakan perusahaan bergerak dibidang produksi alat-alat elektronik. Saat ini (1989) perusahaan memperkerjakan sebanyak 250 tenaga kerja dan mempunyai langganan sebanyak 2000 langganan dengan penjualan bersih tahun lalu sebesarRp 950.000.000,-.Rata-rata order penjualan yang masuk tiap harinya adalah sebanyak 200 order langganan. Produk yang dihasilkan oleh P.T Arief Kurniawan beraneka raganl sebanyak 250 macam produk standar'. Untuk maksud memproduksi produk yang beraneka lagam ini, P.T Alief Kut'niawan membutuhkan sebanyak 500 macam bahan baku dan suku cadang dari 150 pemasok. Walaupun tingkat penjualan P.T Arief Kurniawan dalam nilai rupiah dari tahun ke tahun selalu meningkat, tetapi mulai dilasakan beberapa gejala adanya permasalahan-permasalahan.Untuk 3 tahun terakhir, tingkat pertumbuhan penjualan menurun dalam prosentase. Kenaikan penjualan untuk tahun 1986 sebesaL* 40o/o,tingkat kenaikan penjualan tahun 1987 adalah 30% dan untuk tahun 1988 hanya sebesar l5o/osaja. Penurunan kenaikan tingkat penjualan ini dipelkirakan akan terjadi lagi untuk tahun-tahun nrendatang bila tidak diatasi. Karena adanya permasalalian-permasalairan ini, maka manajemen puncak P.T Arief Kurniatvan kenrudian membuat suatu kebijaksaan untuk mengembangkan suatu sistem infolmasi pengendalian penjualan dan pemasaran. Kebijaksanaan ini kemudian telah dirumuskan dalam bentuk perencanaanpengembangan sistem informasi yang telah dibuat oleh P.T Arief Kurniawan. Dengan dikembangkannya sistem informasi ini, diharapkan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yangtimbul sehubungan dengan perencanaan dan pengendalian penjualan dan pemasalan.

K o n s u l t a n N I a n a i e m c r . rA. k u n t a n s i d a n S i s t o l ) I n f i t r r r a s i

104

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstrukgq4l

il. Ruang-tingkup proyek Sistem Proyek sistem informasi pengendalian penjualan dan pemasa_ ran yang akan dikembangkan ini mempunyai ruang_lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini.

1. Meneliti terhadapprosedur-prosedur,formulir_formulir dan laporan-laporan yang berhubungandenganperencanaandan pengendalian penjualan dan pemasaran. 2.

Menganalisis operasi, perencanaandan pengendalianyang berhu_ bungan dengan penjulan dan pemasaran. 3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukung semua operasi, perencanaan dan pengendalian penjualan dan pemasaran. 4. Menginteg.asikan sistem informasi ini dengan sistem-sistem informasi yang lai nnya. 5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini. 6. Menerapkan dan mengetes sistem informasi ini sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan.

lll. SasaranproyekSistemInformasi sasaran dari sistem informasi pengendarianpenjualan dan pemasaranyang akan dikembangkanadalahuntuk mengatasiperma_ salahan-permasalahan yang timbul. sesuaidenga'yung liluburtan di dalam kerangkaacuan(TOR),secal'arinci sasaranyang akan dicapai ini adalahsebagaiberikut ini. 1. Dapat memberikanpelayananorder kepadarangganandenganlebih bai 2. Meningkatkan pangsapasarsebesar2EVoselamiietahun. 3. Mengurangipiutang tak tertagih sebanyak20Vo. 4. Menyediakanlapor.an-lapor.an penjualantepat padawaktunya. Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem Informasr

lV. Permasalahan-permasa lahan Meskipun penurunan kenaikan tingkat penjualan ini juga _. disebabkan oleh perekonomian yanglesu, tetapi juga tidak terlepas dari beberapapermasalahan-permasalahan yang terjadi di perusahaan. Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalianpenjualan dan pemasaran adalah sebagaiberikut ini. 1. 2. 3.

Langganan mengeluh karena pelayanan yang kurang baik dan barang yang dikirim seringtidaksesuai dengan yang dipesan. Banyak piutang tidak tertagih. Pengendalian manajemen kurang efektif.

V. Kebutuhan-kebutuhan Informasi pemakai Sistem Kebutuhan-kebutuhan informasi minimum yang harus dihasilkan oleh sistem ini adalah sebagai ber.ikut ini. 1.

2.

Query bagi manajerkredityangmenghasilkan informasi renrang status kredit langganan tertentu. Informasi ini diperlukan untuk pengambilan keputusan pemberian kredit bagi langganan diterima atau ditolak. Laporan-laporan resmi yang berupa: a. Laporan order langganan. Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi banyak_ nya orderyang dilakukan oleh langganan tiap harinya. periode laporan ini adalah mingguan.

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistom Inf ormasi

hal. 4

b. Laporan back-order'. Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi ordet' langganan yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat melakukan tindakan perbaikan di masa mendatang. c. Laporan penjualan berdasartan langganan. Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan ordel yang ditakukan oleh masingm a s i n g l a n g g a n a n .D a l i l a p o l a n i n i m a n a j e l d a p a t ' m e n g a n a l i s i s m e n g a p a o r d e r y a n g d i l a k u k a n l a n g g a n a . r rm e l l u l ' u n ' s e h i n g g a aapai aitat ukan perbaikan-perbaikan urituk lebih me'i.gkatkannya. d. Laporan penjualan berdasarkan daerah. Lapora.t ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi tingkat kenaikan dan penurunan penjualan di suatu daerah' Dari laporan ini, manajer dapat memberikan pet'hatiaannya pada daerahdaerah potensial yang tingkat penjualannya menurun serta dapat merencanakan penjualan untuk tahun-tahun mendatang' e. Laporan penjualan hat'ian. Laporan ini berguna bagi manajer untuk pengendalian penjualan tiap harinya. f. Laporan penjualan berdasarkan bal'ang. Laporan ini berguna bagi manajer untuk mengevaluasi barangbarang mana saja yang paling diminati oleh konsumen dau barangbarang mana yang kurang dirninati dan selanjutnya dapat dianalisis mengapa terjadi demikian.

, k u n t a n s i d a n S i s L t : r nI n f i r r n l a s l Konsultan ManzLiemcnA

107

Kebiiakandan PerencanaanSistem

hal. 5

Vl. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan Sesuai dengan ruangJingkup dari proyek sistemyang dijabarkan di dalam kerangka acuan (TOR) dan telah disetujui bersama, maka kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam rangka pengembangan sistem informasi ini adalah: 1. menganalisis sistem; 2. mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak apllikasi dan 3. menerapkan sistem.

PendekatanPengembanganYang Akan Digunakan Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adaiah pendekatan sistem, pendekatan atas-turun, pendeka, tan modulel dan pendekatan belkembang sebagaiberikut ini. 1. Pendekatan sistem (sys/emsapproach). Pendekatan sistem merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatanlain di dalam perusahaan. Pendekatan sistem inijuga menekankan pada pencapaiansasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya memperhatikan sasaran dari s i s t e mi n f o r m a s i s a j a . 2. Pendekatan atas-tulun ftop-down approach). Pendekatan atas turun dimulai dari level atas organisasi (level strategic planning), yaitu dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan olganisasi. Langkah selanjutnya dali pendekatan ini adalah rnelakukan analisis kebuluhan inforntasi. Setelair kebr"r-KttnsulLrn

M a n a j c r n c n , A k u n L a n s i c ] a nS i st c r n I r iI o l n t r r r

108

Anqlisis dan Desain SistemInformasi: PendehatanTerstruktur

hal. 6

tuhan informasi dapat ditentukan, maka pl'osesturun ke penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan atas-turun ini sesuai dengan pendekatan sistem. 3. Pendekatan moduler lrnoduLarapproach). Pendekatan modulel memecah-mecahsistem yang lumit menjadi bagian modul-modui yang lebih sederhana.Sebagaiakibatnya, tiaptiap modul dapat dikembangkan dalam u'akt,u yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan rnudah dipelihara. 4. Pendekatan berkembang (euo lut i o nary app r o ach) . Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukannya saja pada saat ini dan akan terus dikembangkan untuk periode-peliode berikutnya mengikuti kebutuhannya dan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang ini menyebabkan investasi tidak terlaiu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi 1'ang cepat.

Vlll. Metode Penerapan Sistem Yang Diusulkan Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secal'a palalel. Metode peruabahan .,lari sistem manual ke sistem komputerisasi yang secaraparalel (parulLcLchangeouer method) ini dilakukan dengan mengopefasikarr sistem manual yang lama dengan sistem komputerisasi yang balu secara ber.samasama. Sistem manuai yang lama masih tetap beroperasibersama-sama dengan sistem yang balu sampai saat teltentu sisrem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena sistem yang baru akan menggunakan teknologryang canggih, sehingga penerapan dari sistem yang baru tidak terlalu mengejulkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru. Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistcm Inhrrmasi

hal. ?

lX. Metodologi Pengembangan yang Akan Digunakan Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya, yaitu analisis dan desain terstruktur (structured analysis and design). Metodologi ini menggunakan alat-alat terstruktur sebagai berikut ini. 1. Diagram arus data (data flow diagram). 2. Kamus data (date dictionary). 3. Bagan tersruktur (structured chart). 4. Pseudo code dan diasram IPO.

X. Pemecahan Alternatip Kami mengusulkan dua pemecahan alternatip untuk sistem informasi ini, yaitu:

Alternatip I Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah d.irectprocessing pemakai tunggal (single user) untuk masing-masing departemen yang terlibat, yaitu sebanyak 4 buah departemen. Tiap-tiap departemen menggunakan sebuah komputer mikro tersendiri yang masing-masing dilengkapi dengan hard disk. dan dot matri^x.printer. proses-proses yang dilakukan oleh tiap-tiap depaftemen tersebut adalah sebagai berikut ini.

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem Ir-rformasi

Anelisis dan Desain SistemInformasi: PendekatqnTerstruktur

110

hal. 8

1. Memproses order langganan dilakukan di departemen order langganan. Proses ini termasukjugaproses membuat faktur penjualan, sehingga perlu dilengkapijuga dengan sebuah daisy wheeL. 2. Proses mencetak laporan-laporan dilakukan juga di departemen order langganan. 3. Proses mengevaluasi kredit dilakukan di bagian kredit. 4. Proses merekamkan transaksi penjualan dilakukan di bagian billing.

Alternatip ll Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing dengan perangkat keras yang menggunakan tel<nologi DDP Network dengan topology berbentuk stor network. File serL)erakan diletakkan di bagian akuntansi dan masing-masing workstcttion diletakkan pada tiap-tiap departemen yang membutuhkannya, serbanyak4 workstation. Pembagian proses untuk tiap-tiap departemen sama dengan yang ada di alternatip I.

X l . K e n d a l a - k e n d a l aP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendalakendala yang telah ditetapkan oleh manajemen dan oleh peratut'ar) peraturan di luar olganisasi yang mengikat. Kendala-kendala ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu perrgenrbangan,struktul organisasi yang ada serta peratufan-pel'atul'an di Prinsip Akuntarisi Indonesia sebagaiberikut ini.

--Konsultan

Manajemen, Akuntansi dan Sistem Infbrmtrsi

Kebiiakqn dan Perencanaen Sistem

1. Dana. Besarnya danayang disediakan untuk pengembangansistem informasi pengendalian penjualan dan pemasaran ini adalah tidak lebih dari Rp 100.000.000,00,-(seratusjuta rupiah). 2. Waktu. Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 1991 dengan waktu pengembangannyapaling lama 1 tahun sejak usuian ini telah disetujui dan mempunyai umut' ekononris paling sedikit 3 tahun dan paling larna 6 tahun. 3 . S tl u k t u r o r g a r r i s a s i . Pengernbangan sistem ini tidak akan merubah lotal struktr-rr olga nisasi yang telah ada. Pelubairan pelubahan struktr.rl orgalrlsasi terbatas pada pernbentukan clepartetnertbalu yang dianggap pellti s a j a .P e n g h a p u s a l ld e p a r t e t r i e ny a n g t e l a h a d a t i d a k a k a n d i l a k u k a n . -1.Prinsip Akuntansi Indonesia tPAi.t. Metode yang digunakan darr penyajian lapolan-lapofan yang berliubungan dengan akuntansi yang akan dihasilkan oleh sistem infor'masi harus sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia yang berlaku lazirri.

X l l . B i a y a P e n g e m b a n g a nP r o y e k S i s t e m I n f o r m a s i

A. AlternatipI Besarnyabiayauntuk alternatipke I adaiahsebagaiberikut ini.

111

Analisis dan Desain Sittery Informasi: PendekatanTerstruktur

112

hal. 10

(procurmnt

1. Siaya Fnsdaan a. b.

Eioya Ftutian I i aya mna j€ftn

cost)

F.angkat

TotaL br6ya F4adaan 2. Siaya Proy€k (project'retatd

0 0 0

17 . 2 0 0 . 0 0 0 1.000.000 18.200.000

teras

dan staf t

0 0 0

0 0 0

cost).

A. Sisya kssuttan.

0 0 0 0 0

( 6 i l t a n / o r a r y r R p 2 . 5 0 0 . 0 0 0 , ' )1 5 . 0 0 0 . 0 0 0 (( iltsn/orsry r Rp2.000'000.') 8,000.000 (6 &lan/otans x Rp 1.500.000,-) 9.000.000 L000.000 Perjatanan dan akdasi J5.000,000 Eisya xssuttan

a. ^natis senior b. Analis ysior c. Pmrog.m c.

Eisya Totat

a. Sisya b.

mtuk

(kertss.

fotocoPY)

dan st6lf

d. 8i6ya mndjmn lotat

200.000 300.000 500.000 1.000.000 2.000.000

data

rengupltk6n

Bi6y6 dokmntasi

biaYa tahap anaLis srstm

(kertos.

6. Bi6y. dot@ntas'

0 0 0 0 0

lotal

dan staft

0.

biaya tahap disain

srstd

torrut

lmversi

Iotot

Tot6t

l.

biaya

proYek

bi6ya

biays

sists

fngdangan

Sjaya Orrrsi

(oFrator,

b. si6ya overhed

(iistrik,

Eiaya fraHatan

d. 8iaya mnaj*n lotat

rotEt

biaya

o '0 0 0

0 0 0 o 0

0 0 0 0 0

0 o o 0 0

42.rco.000

0

5l,000.000

0

dan Biaya Perasatan

s. 8i6ya Frsdil

c.

srstd

tahap tsreratsn

0 0 0 0 0

1.000.000 1. 0 0 0 . 0 0 0 L 000.000 1,000.@0 4.000.000

bru

ir

data

c. Siaya lat ihan Frsml dan staff d, EiEya Mnai@n lotat

0 0 0 0 0

sists.

Iahap Frerapan a. giaya rbatan b. 8i.ya

0 0 0 0 0

0 0 0 0

totocopv)

b. Bi6ya raFt c. siaya Mnaj#n

0 0 0 0 0

a$inistr6si

p€.angkat keras (reFrasi, yang terlibt

oFrasr

biay6_bray.

bgian

)

sSties)

datn

dan f.aratsn

service)

operasi sistm

0 0 0 0 0 61.000.000

100.000 500.000 500.000 750.000 2.050.000 2.050.000

Konsultan Manaiemen. Akuntansi dan Sistem Informzrsi

100.000 500.000 500.000 7t0.000 2.150.000

500.000 400.000 500.000 500.000 500.000 500.000 1.000.000 1.000.000 2 . 500.000 2.100.000 2.400.000

2.500.000

Kebiiakandan PerencanaanSistem

113

B. Alternatipll Besarnyabiaya untuk alternatip ke II adalahsebagaiberikut ini.

IthF r.

2-

€r6y.

3r.yr

,*t

b-

3r.y.

ihst.l.ri

r.

Br.y.

Fm,Gn

rot.t

bi.y.

gr.y. ..

l.

(ff€ur@i

14d6n

6.

i6

|)dttm

r,

Biry.

drl@

rol.t

br.yb

(sr.rr

&.

I

rsh

4

cost)

a l(^k

srstd

1.0m.M

Fr.i6rn

rr*i cosr)

(frull.h.

\l b{6nlo..q (6 &t.^/o.q (9 bl.dor@

Pi.y.

Pr.lnlrtr

Iot.l

3iay.

I Rp 2.5m,m,.) 20,m.0m r tp 2.m,m,-) l?.mo.am t Rp 1.5@,@,.) lJ.5m.om

0 0 0

0 0 0

0 0 0

o

J.@,0m

dan.llfu3l

(d
@ry,ryllr

6t. (t.rr.s.

d.

raho

st.ll

b. Amlii rior c. Pffqril c.

2

rt.ft

(p.oj.:i-..l.td

P.oyrk

31.y.

t.rds

tsrqr€t

1619..rslsl

A.

r.qlrt

fr.s'

b,3r6y.

or.yr

I'nb

,1.D0_00oo0uo

n&.sn

Pcr.i6r

tt.y.

t..rs

dF

0

cost)

F.6Ek.t

3:ty.

ir.1.,ftn

Ioi.l

b'ayo

&n

rot€ry)

;

sldlt

r6haD an.li3

sistd

b. sirya lrv.r6i &tt c. 3i.yo t.tjhm Frsml Iot.l

Iot.t

lot.l

..

bi.y,

bl6yr

bi.y.

r'hrp

4 2 .D 0 . m srsrd

FEcfu4s

B'6ya Fr16r

L (or.ator,

b.3'.y. ov.rhrd (t'st,rr, ..3i6ya Eraearsn d.

8'.yr

mar@.

rirro

tft.ryn

proy.k

yare

bsi6n

16rnlstr€sr

sslrps) (resf.sri

rerllbt

daln

@.6sr

)

0 se.vrc.) srsI6

0 0

6r! 000 l5t.00o r.00r.000

D0.000 1.000.000

0

2 -!

2./t0.000

000

600.000

Konsultart Munajonrf rr,Akurr taDsi darr Sisl r.rr I trli,t.tr)asi

700,000 7m.m0 210.000 /t0.m0 l_250.0m 1.t00.000 1.2@,0@ 1.550_0@

Analisisdan Desain SistemInformasi: PendekatanTerstruktur

114

hal. 12

Xlll. ManfaatPengembanganProyekSistemlnformasi A. AlternatipI Besarnya manfaat untuk alternatip ke I adalah sebagaiberikut ini' Iahb Peryurryan'Pc4url€rn

b.

P@uraqsn

lca.trhm'k€sbtrhs

d,

Pdirykrt.n

..

[email protected]

Fnju6tm bitY! Frsdi!.n

t.

P€qurq.h

krdit

l.utw6^

fot.l

2,

bltya

a.

Pr6as

tek t.rtasih f.urd

lah6

o .o o o 0 o

50o.ooo 500.m0 5-m.000 l0.om.0o0 [email protected] la,0o0.0oo

1

rahu

2

lahh

I

T!i6

4

5oo.om 5()0,000 Soo.ooo 500.000 5m.m 500.0m 7.500.0m 7.500.0m 6.500.000 1 0 . 0m.m 1 0 . 0 @ . m 10.m0.@0 3.om,ooo l.o00.m 5,ooo.oo0 20.500.000 2l,500.000 ?1.5m.0o0

tak hrujud,

KestngM

a. Penirytltan

leFda

ftayaBn

b.

Penielotln

ketriasan k.rjd

c.

Penirokrtsn

keptusan

kcutsgan

lotel

Total

ryrasl

0

larygamn Frsnit tSih

mEj@n

tbt

bil

beruid

2.500.0m 500.000 2.500.000 5.500.000

0 0 0 0

25.5m.000

mnfaat'mnfaat

6.000.000 5.500.000 'm.m 500.000 1.000.000 3.000.m0 9.900.00010,M.m

5.500.000 500.0m 1.000.000 9,000.000 29.t00.000

11.000.000 !1,500.000

B. Alternatipll Besarnya manfaat unttrk alternatip ke II adaiah sebagai rahw 0 bi!y.

!.

Peruurrqln'rryur.ngn

b,

Peryuraqan

d.

P€nangkatBn rnjuat.n

..

P€ryu.rryah

bisya

f.

Peryuraryan

kredit

lotat

Lcstw6n

Frsdiaan tak

P.ni4ltt.n P.ni€t.t.n

rtsyerun kepssan

c.

PeniEt.ton

keplusan

lotat

Dnf6at'mnfaat

tertagih

brujd

b.

kMtqrn

0 0 0 0 0 0

ry.asi proseg

kesatahan'k.sal$an

a.

Iot.l

Ish0 I

llhm 4

hruid.

1. Ke6tq.n

t6r

lepda

l6n9gatuh

t le. js Frsmi mmjercn lebih bruid

bil

I.000.000 1.000.000 2.m0.000 2.000.000 5.000.000 10.000.000 15.000.000 15.000.000 1.000.000 1.000.000 26.000.000 32.0m.000

0 0 0 0

?.500.000 1.000.000 2.500.000 6-000.000

0

11.000.000

Konsultan Manajemen, Akunurnsi dan Sis[em lnfbrmast

1,000.000 1.000.00o 2.000.000 2.000.000 20.000.000 25.m0.000 15.000.000 15.000.000 5.000,m0 5.000.m 13.000.000 48.000.000

7.500.000 10,000.000 10.000.000 1.000.0m 3,000.000 3.000.000 4.000.000 6.000.000 7.000.000 14.500.000 19.0m.000 20.000.000 4 6 . 5 0 0 . 0 0 0 6 1 . 0 0 0 . 0 0 06 . 0 0 0 . m 0

I l5

Kebiiakan dan Perencanaan Sistem

ha]. 13

XlV. PenilaianKelayakanProyek Sistem lnformasi Untuk masing-masingalternatip yang diusulkan akan dinilai kelayakannya dan alternatip yang paling layak adalah yang akan dipilih. Penilaian kelayakan yang akan dilakukan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan teknik, operasi,jadual, ekonomi dan hukum. A. Kelayakanteknik. Item penilaian Ketersediaan teknologidi pasaran

Alternatip I mudah

Alternatip II mudah

Kemudahanan dioperasikan

mudah

mudah

Semua alternatip yang diajukan, yaitu alternatip I dan alternatip II, semuanya secarateknik adalah layak. B . K e l a y a k a no p e t ' a s i . Item penilaian t\emampuan pel'sonl Kemampuan sistem menghasiikan informasi Kemampuan pengendalian operasi sistem Efrsiensi dari sistem

Alternatip I Alternatip II mampu baik cukup kurang

mampu baik baik baik

Secaraoperasi,alternatip II lebih baik. Pengendaliansistem alternatip II lebih baik, terutama pada pembatasanpengaksesandata bagi yang tidak berhak. Efisiensi dari sistemuntuk alternatip II juga lebih baik, terutama pada:

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem Infbrrnasr

116

AnaLisisdan Desain SistemInformasi: PendekatanTerstruktur

hal 14

a. pendaya-gunaan waktu yang lebih efisien, karena tidak diperlukan lagi pemindahan data yang diperlukan oleh proses ]ain lewat distribusi disket, disebabkan oleh semua data terkumpul di flle seruer dan dapat digunakan oleh semua proses. b. penundaan prosesyang minimum. C. Kelayakan jadual. Item penilaian Waktu pengembangan sistem Plobabilitas selesai

Kendala 1 tahun

Altelnatip I 23 minggu 100 Vo

Altelnatip II 39 minggu 1,00Vo

Dari waktu yang diberikan untuk menyelesaikan proyek ini, yaitu tidak boleh lebih dari satu tahun (52 minggu), kedua alternatip mempunyai probabilitas untuk menyelesaikan proyek sebesar 140 o/a. Kelayakan jadual untuk kedua alternatip adalah layak. D. Kelayakan ekonomr Kendala Aitelnatip II item penilaian Altelnatip I D a n a y a n g d i k e l u a l k a n R p 1 0 0 . 0 0 0 . 0 0 0R p 6 1 . 0 0 0 . 0 0 0R p 7 8 . 5 0 0 . 0 0 0

Paybackperiod ROI NPV IRR

r=25"k

2 thn 5,1bln 2 th 0,7bln 64,76462o/o L30,854o/a Rp 185.600 Rp 30.a92.320 25.16195Vo 42.94347Vo

C. Kelayakanhukum. Alternatip I dan alternatip II, kedua-duanyatidak akan melanggar hukum atau peraturan-peraturanyang berlaku baik yang telah ditetapkanolehpemerintahmaupun di dalamperusahaansendiri.

\Konsulurn

Manajcrnen, Akuntansi dan Sistem Inlirrmast

ll7

Sistem Kebiiakandan Perencanaan

hal. 15

Dari penilaian kelayakan ini, maka hasilnya untuk ke lima kelayakan yang dinilai adalah sebagai berikut: Penilaian kelayakan Kelayakan teknik Kelayakan operasi Kelayakanjadual Kelayakan ekonomi Kelayakan hukum

Alternatip I layak kurang iayak layak layak layak

Alternatip II layak layak

layak lebih layak layak

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa alternatip II lebih layak diperhitungkan dibandingkan dengan alternatip I. Oleh sebab itu, kami lebih mengusuikan pada pemecahan dengan alternatip II.

XV. Kebutuhan Tenaga Pelaksana Banyaknya tenaga yang akatr melaksanakan proyek ini karni sesuaikan dengan ruang-lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat di dalam ployek ini juga didasarkan pada pekerjaan yang harus ditangani di proyek ini (lihat butil XVIII). Tenaga-tenagapelaksana ini kami pilihkan sesuai dengan keahlian dan pengalamanan mereka di bidangnya masing-masing yang ada frubungannya dengan proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini adalah:

Konsultan Manaiemen. Akuntansi dan Sistem

118

Analisis dan Desain SistemInformasi: PendekatanTerstruktur

hal. 16

No Urut.

Kode Nama

Jabatan

Waktu (minggu) Alternatip I Alternatip II

1 2

AKl

Ir. Harianto

Koordinator (analis sistem senior)

BS1

Dr. Pangestu

Analis sistem senior

J

BS2

Farid MBA

Analis sistem senior

I

CS1

Salim, M.Sc

Analis sistem yunior

o

CS2

Ir. Yulianto

Analis sistem yunior

6 8 8

6 7 8

DP1

Ir. Wahy:

Programmer

8

DP2

Sigit B.E

Programmer

d

DPg

Nono B.Sc

Programmer

u

12 f)

16 8 8 1.) 1'

t2 12 12

XVl. KebutuhanperangkatKeras Untuk masing-masingalternatip yang diusulkan, konfigurasi perangkatkerasyang dibutuhkan adalahsebagaiberikut ini. AlternatipI Alternatip I menggunakan empat buah komputer mikro IBM pC compactibledengankonfigurasi:

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem

119

Kebiiakandan PerencanaanSistem

4 x Rp 1.400.000,- RP 5.600'000,

a . L J n i ts i s t e m - Licrop.sesso.8088. - RAr,t640 Kb. - Color grsphics card adapter. - Hul,ti l/o card berisi clock permnen, seri6[ printer adaPter' - parattet Printef Port. - 2 disk drive a 360 Kb. - Keyboard. b. Honitor

berrarna

c. Dot mtrix

132 ka.akter,

Hard disk dengan kap€sitas e. UPS 1/2 (vA, 2 jam

d.

Jmlah

4 x Rp

14'r

p.inter.

30 Hb'

biaya p€obetian perangkat

keras atternatip

600'000,-

4 x Rp 1'000'000,-

240 cps,

4 x Rp

800'000,-

4 x RP

500'000''

I

R p 2 . 4 0 0 . 0 0 0-, R p 4 . 0 0 0 . 0 0 0-, R p 3 . 2 0 0. 0 0 0 ,'

fi f ill fll: . Rp 17.200.000,-

Alternatip ll Altelnatip II berrrpa DDP netwolk dengarr topolog bintang (s/cr network) menggunakan sebuah file seruer dengan '1 buah terminal'

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem Inlbrmtrsr

120

Analisis dan Desain SistemInformasi: Pend.ekq.tan Terstruhtur

hal. 18

Fite

serve.

renggunakan

sehlah

kdF{rter

mikroi

a. Unit sistem (systm unit) - R A t ' i2 i l 8 , 1 2 b i t . - Hicroprocessor 80386, 16 Hhz, - Disk drive 360 Kb.

R p 6 . 5 0 0 . 0 0 0 ,-

- SeriaI po.t. - Par€ttet printer

port. - ArcNet NetHork Controt Netrork

b. Consote rcnitor c.

Hard disk

d.

Iape catridge

e. oot mtrix f,

(renggunakan sistem operasi

Interface

O/S Novel Advanced Netrare rcnochrm

dcngan kapasitas unit

printer

2.1 atau yang terbaru.

Rp 5 0 0 . 0 0 0 ,np 4.000.000,R p 2 . 0 0 0 . 0 0 0-, R p 1 . 0 0 0 . 0 0 0- , R p 1 . 0 0 0 . 0 0 0- , R p 1 . 0 0 0 . 0 0 0- ,

120 Hb.

kapasitas

60 tlb sebagai backup

132 karakte..

Daisy rheet printer,

versi

display

240 cps.

20 cps.

g. UPS 1 KvA, 2 .jam

Rp 16.000.000, 2. L/orkstation

sebayak 4 unit

a. Unit sistem - l.ljcroprocessor

renggunakan:

Rp 5.600.000, B0Bg.

- RAH 6/.0 t(b. - Cotor graphics card adapte., - l.luLti l/O card b€risi clock permnen, serial printe. adapter. - para(Let printer port. - 2 disk drive a 360 t(b. - Keyboard. b. llonitor

berrarna

c. Dot mtrix d.

Arclet ke file

14"

printer,

interface

1f2 karakter,

card

untuk

4 x Rp 600.000,- Rp 2.400.000,4 x Rp 1.000,000,- Rp 4.000.000,-

240 cps,

renghuhfigkan

server

4 x Rp 4 x Rp

e. UPS 1,/2 KVA, 2 jam

250.000,- Rp 500.000,- Rp R p 1 5 , 0 0 0 . 0 0 0- .

L a i n -t s i n . a.

Tape catridge

b.

150 m coaxial

4 x Rp 1 5 0x R p

cabte

75.000, 3.000,

Rp Rp

100.000, 450.000,

Rp

Jqtah

biaya pedletisn

'-Konsultan

perangkat keras atternatio

Il

Manajemen, Akuntansi dan Sistem Informasi

R p 3 1 . 7 5 0 . 0 0 0- ,

121

Kebiiakandan PerencanaanSistem

ha]. 19

XVll. Jadual Pelaksanaan Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas, maka waktu yang ditaksil akan digunakan tiga macam waktu, yaitu waktu optimis (ai), waktu tengah-tengah (mi) dan waktu pesimis (bi). Waktu kegratan untuk kedua alternatip yang diusulkan adalah sebasai berikut ini.

Kode

Alternatip I

Alternatip II

Kegiatan Nama kegiatan

ui

bi

ui

6

11 12 10

2

612

*i

Analisis sistern

i08

tt

Desain sistem (umum dan rinci)

ti.l2

(_;

Pengadaan perangkat keras

6.1

n

P e m a s a n g a n d a n p e n g e t e s a np e r a n g k a L k e r a s

llt

E

Pembuatan pfogram komputer

108

F

Mengetes pr0grarn kompuler

G

Mengetes dan mengoperasikan sistcm

rtl 321

-i

108

bi

ti

ul'2 6

I.l

t2

I0

6.r2 -l

32

Alternatip I Urut-urutan kegiatan yang akan dilakukan untuk alternatip adalah tampak sebagai berikut ini.

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistem

122

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

hal.20

Di alternatip I ini, perangkat keras dapat dibeli bersamaan dengan waktu analisis sistem, desain sistem dan pembuatan program komputer. Perangkat keras dapat diadakan terlebih dahulu tidak perlu menunggu sampai desain sistem terinci selesai dilakukan, karena perangkat keras yang akan dibeli sudah dapat ditentukan dengan pasti dan dapat digunakan terlebih dahulu oleh user untuk penyesuaian. Jalur kritis, waktu penundaan tiap kegiatan yang masih dapat dilakukan dan probabilitas proyek ini untuk diselesaikan dalam waktu l tahun (52 minggu) tampak pada analisis berikut ini.

\Konsultan

Manajemen, Akuntansi

dan Sistem Informasi

123

Kebiiakandan PerencanaanSistem

K E G I A T APN. E . R . T : KEGIATAN I.'AKTU I,JAKTU IIAKTU

10 6

B

8 4

c

1

1 10 1 3

D E r

1 a

1 I

6 ? 2 1 6 1 1

DEVIASI

IJAKTU

LAt',lA TENGAH CEPAT E S T I M A S I

STANDARD

-6666667 .6666667 .6666667 0

8

/. 4 1 e

.6666667 0 .3333334

1 Z

T A B E LJ A L U RK R I T I S :

* ******* ** * ***** *** KEGIATAN EARLY LATEST START

a

0 B 0

D

/+

A B

START F I N I S H F I N I S H S L A C K K R I T I S

0 R

15 1?

E

20 ?1

F

JALUR

EARLY LATEST

8 tt

8 ta

4 5 20

19 ?0 20

23

23

20 )1

0 0 15 1(

0 0 0

J A L U RK R I T I S = 2 3 T O T A L\ , / A K T U D E V I A S I S T A N D A RJDA L U RK R I T I S = 1 ' 2 0 1 8 5 1 Z - H I T U N G= 2 1 . 1 2 9 1 6 5 2 A D A L A H= 9 9 ' 9 9 4 3 6 % P R o Y E KS E L E S A ID A L A MI ' J A K T U PROBABILITAS Konsultan

Manajemen, Akuntansi

dan Sistem In

124

Anqlisis dqn Desain Sistem Informasi: Pend"ekatanTerstruktur

hal.22

G A N T TC H A R T

***********

K e gi a t a n A

B

-

I

e

E

-

I

F

I

Alternatipll Urut-urutan kegiatan yang akan dilakukan untuk alternatip Il adalahtampak sebagaiberikut ini.

I

I !a"n.d*"

Manajemen, Akunransi dan Sisrem Infbrmasi

125

Kebiiakandan PerencanaanSistem

hal. 23

lr

\

Di alternatip II ini, perangkat keras belum dapat dibeli terlebih dahulu sebelum desain sistem telinci selesai dilakukan, karena perangkat keras yang akan dibeli masih belum dapat ditentukan dengan pasti dan terlalu mahal untuk diadakan terlalu dini. Jalur kritis, rvaktu penundaan tiap kegiatan yang masih dapat dilakukan dan probabilitas proyek ini untuk diselesaikan dalam waktu 1 tahun (52 minggut tampak pada analisis berikut ini.

Konsultan Manajemen, Akuntansi dan Sistetn Infbrmast

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

126

hal.24

K E G I A T APN. E . R . T :

K E G I A T A NU A K T U I / A K T U I " J A K T U I J A K T U L A M A T E N G A N C E P A T E S TI M A S I 12

A B

10 6 6 14 6

a D E r

R /1

10 6 2

1

1? 1 3

/+

-6666667 -6666667 .6666667 .6666667 .6666667 .6666667 .3333331

t(

8 1 4

10 a

D E VI A SI STANDARD

IZ

1

z

T A B E LJ A L U RK R I T I S : *r**** * * **** * * ** *** KEGIATAN EARLY LATEST START

A

0

B

ta

|.

20 2t, 20 32

D E F

JALUR

EARLY LATEST

START F I N I S H F I N I S H S L A C K K R I T I S

7A

0 12 21 28 20 )z 36

20 ?1 ?8 32

12 20 28 32 )t ?A

39

39

0 0 I 1 0 0 0

T o T A L U A K T UJ A L U RK R I T I S = 3 9 D E V I A S I S T A N D A RJDA L U RK R I T I S = 1 . 3 7 t + 3 6 9 Z - H I T U N G= 9 . 4 5 8 8 8 8 PROBABILITAS P R O Y E KS E L E S A ID A L A MW A K T U5 2 A D A L A H= 1 O O% Itan Manajemen, Akuntansi dan Sistem Informasi

127

Kebiiakandan PerencanaanSistem

ha]. 25

G A N T TC H A R T

***********

K e gi a t a n A

-

I

o

n

fii:iii:i#

D

Iiiii.

E

-

I

F

I

tr

Konsultan

Manajemen, Akuntansi

dan Sistem Informasi

128

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Meminta Persetujuan Manajemen Usulan proyek yang telah dibuat oleh analissistemini, kemudiandiserahkan .kepada manajemen untuk dipelajari.Bila manajemen menyetujui usulanusulan proyek ini, maka analissistemakan melakukan tahap berikurnya, yartu tahap analisissistem.

DAPTAR BACAAN UNTUK tsAB 3:

Charles L.

Biggs, Evan G. Birks, William Atkins. Manasing the Svstems Development Process. l \ l J : P r e n t i c e - H a l l .1 9 8 0 ,s e c t i o nI I , p h a s e L

E n i d s q u i r e . I n t r o < l u c i n gs v s t e m sI ) e s i g n .M a s s a c h u s e l r sA: d d i s o n - w e s l e y ,1 9 g 0 ,c h a p r e r2 . George H.

Bodnar. Accountinq Information Svstenrs.Edisi kedua, Newton, Massachusetrs:Allyn

and Bacon, 1980,chapter 15. Gordon B. Dans. ManaQement Information Ststems: Conceptual F'oundations. Structure. ano Development. International Student Edition, Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha. 1974, chapter 15. Jerry IritzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings,Jr. Fundamentals of Svstems Analvsis. Edisi kedua. N-ewYok: John Wiley & Sons, 19g1,chapter 7. John Burch, Gary Grudnitski. F-disikeempat, Information Svsrenls Theory and Pracrice. New Y o r k : J o h n W i l e y & S o n s ,1 9 8 6 ,c h a p r e r l l . John F.

Nash, N"lartin B. Roberts. Accounting Inforrration Svstems. F.disi p e r t a m a , N e w Y o r k : M a c m r l l a nP u b l i s h i n gC o n t p a n y ,1 9 g 4 ,c h a p r e r 1 2 .

J o s e p hW .

W i l k i n s o n . A c c o u n t i n g a n d l n f o r m a t i o n S y s r e n r sN. e w y o r k : J o h n W i l e y & S < u s . 1 9 8 2 ,c h a p t e r 1 2 .

I r o r n a r d A . R o b i n s o n ,J a m e sI L . D a v r s .C . W a y n e A l d e r m a n . A c c o u n t i n ql n f o r m a t i o n s y s r c i l r s . A C v c l eA o p r o a c h . N c w Y o r k : f l a r p e r & R o w . l 9 t ] 6 .c h a p r e r l . g . M a r t i n L . R u b i n , T h o n t a s l l a r e l l ( t c c h n i c a le d i t o r ) . I n t r o d u c l n gt h e S v s t e n rL i l e C v c l e . V o l u n r c l . Princeton: Bradon,/Sysrcnrl,ress, 1970,chaprer.2. I'cter J

B e s t . S n l a l l I l u s i n e s s C o r . t . l p u t eS r v s t e u r s .S y d n e y : I , r e n t i c e - H a l l A u s t r a l i a , 1 9 8 0 , chapterl.

Robert D. Carlsen dan James A. I-ewis.The SvstemsAnalvsis Workbook. A Comolete Guide ro Proiect Inrplententation an<JControl. NJ: prentice-Hall, 19-73, chapter 2. William S.

Daus. SYstenls Analvsis and Design A Structured Aooroach. Massachusetts: Ad