1 Perencanaan dan Pengelolaan SDM di Perguruan Tinggi: Konsep dan Best Practices Sudjarwadi 7 Desember 2013
Hal yang dulu banyak dilupakan dan sekarang makin banyak disadari adalah pentingnya penyekolahan dan pelatihan SDM non dosen. Itu sebenarnya bagian amat penting dari pendekatan pengelolaan SDM yang benar. Juga benar melakukan pelatihan untuk dosen yang bertugas mengemban amanah sebagai struktural di perguruan tinggi, dilatih menangani tugas dan fungsi struktural terkait. Membangkitkan potensi SDM non dosen dan dosen-dosen dalam tugas struktural dengan baik itu faktor sangat penting bagi kemajuan perguruan tinggi, kemajuan bangsa. A. Penempatan posisi SDM sebagai sumberdaya Diskusi-diskusi di banyak kelas tentang pengelolaan SDM selalu mencatat ungkapan dalam pustaka sebagai berikut ini, untuk bahan panduan proses identifikasi persoalan dan mencari penyelesaian dalam pengelolaan SDM. SDM dapat dan harus melakukan proses belajar untuk tugas-tugas dan fungsinya.
KONSEP KEPEMIMPINAN PENINGKATAN MUTU SDM BERKELANJUTAN
Pemimpin kontrol saja
Pelatih
Hanya menyalahkan
Sumber motivasi berbasis reward
Mendampingi menganalisis kesalahan untuk tidak diulang
Orientasi jangka pendek
Dikendalikan oleh respons
Sumber motivasi adalah kebanggaan partisipasi Memandang tantangan kerja komprehensif visioner Proaktif, inisiatif
Solusi masalah pada pimpinan
Target statis
Tim lemah, kualitas kurang diperhatikan, pelatihan terbatas
Kerja kolektif integratif berproses sistematis dalam penyelesaian masalah, kecerdasan kolektif Inovasi berkelanjutan Kerja tim sangat kuat, kualitas adalah kepentingan semua anggota Tim, lifelong learning
Pemahaman dan penghayatan terhadap catatan di atas itu dapat menjadi inspirasi perencanaan maupun paraktek pengelolaan SDM di institusi perguruan tinggi. Selama ini banyak sekali pelaku pengelolaan SDM perguruan tinggi terlalu asyik melakukan pendalaman cerdas pada dimensi analisis namun kurang perhatian pada dimensi insani (human dimension). Termasuk rancangan tujuan workshop ini masih terlalu didominasi dimensi analisis.
B. Keyakinan tentang potensi kemampuan SDM Ilmu pengetahuan eksplisit sekarang relatif murah, dapat dicari dengan aktif berselancar di internet. Generasi SDM di perguruan tinggi saat ini telah cukup prosentase jumlahnya yang mampu membaca ilmu dibutuhkan, dengan berselancar di internet dan mencari informasi berkaitan tugas dan fungsinya melalui e-communication. Ada dua kalimat terkenal yang hakikatnya telah dikabarkan sejak masa India Kuno, diinspirasikan oleh para bijaksana di negeri kita dan ditegaskan ulang oleh pak Ken Sutanto. Kita kutip lagi dari bukunya T. Kiyosaki. Kutipan itu sering kita ulangi mengabarkannya dalam kelas-kelas kita, kepada para mahasiswa. 1. 2.
R. Buckminster Fuller: “Everyone is born a genius, but the process of life de-geniuses them” Albert Einstein: “Everybody is a genius. But if you judge a fish by its ability to climb a tree, it will live its whole life believing that it is stupid”.
2 Ucapan-ucapan yang dikutip itu mempunyai esensi dan inspirasi yang sama dengan ajaran leluhur kita tentang pencerahan ilahi, atau tinarbuka, atau pencapaian kecerdasan tertinggi seperti yang diucapkan oleh orang-orang bijak India kuno. Potensi SDM di perguruan tinggi belum sukses dibangkitkan untuk aktualisasi kerja dengan menggunakan kemampuan puncaknya. Peran SDM sudah jelas yaitu untuk kesuksesan proses dan keluaran (output) serta outcome PT berbekal TTMV dan sumberdaya yang dimliki serta dikelola (manage) dengan optimal. (TTMV = Tugas, Tujuan, Misi, Visi). Perlu diingat bahwa keluaran perguruan tinggi itu adalah lulusan berkualitas dan juga ilmu pengetahuan yang dikehendaki berlanjut ke IPTEKS dan inovasi produk bermanfaat. Sangat jelas bila potensi manusia sukses dibangkitkan maka kemajuan perguruan tinggi akan sangat hebat. Untuk kebangkitan itu yang diperlukan adalah pengelolaan dimensi insani melengkapi dimensi analisis, menumbuhkan passion untuk meningkatkan diri seperti saat membuat tesis atau disertasi dan menghendaki nilai A. Dimensi insani inilah yang belum menjadi perhatian mendalam bersama selama ini.
C. Penciptaan model pengelolaan SDM Pengelolaan SDM tentu menggunakan sebuah model yang diikuti. Setiap model selalu berorientasi kepada suatu tujuan (purpose oriented). Pengelolaan SDM dilekati tugas penciptaan kondisi, peraturan, SOP (Standard Operating Procedure) dan membangkitkan kemampuan setiap individu sampai ke tingkatan kemampuan puncaknya. Kemampuan puncak itu untuk apa? Kemampuan puncak itu untuk secara bersama, dalam format TTMV, melakukan kegiatan yang satu memperkuat yang lainnya (bersinergi), mengikuti peraturan dan SOP yang telah ditetapkan. Sinergi itu harus dilakukan agar tujuan institusi tercapai sesuai waktu yang direncanakan atau lebih cepat lebih baik dengan efektifitas dan efisiensi maksimal disertai jaminan akuntabilitas penuh. Dalam praktek di Indonesia sudah sangat bagus pada dimensi analisis dan sangat kurang pada dimensi insani. Tanda-tanda kekurangan pada dimensi insani adalah minimalnya komunikasi dosen dengan mahasiswa, dosen dengan tenaga kependidikan. Keragaman filosofi bekerja belum berhasil membangun sintesis yang melahirkan budaya institusi, tradisi kerja institusi yang berciri disiplin dan kepatuhan otomatis terhadap peraturan-peraturan yang ada belum sukses dilaksanakan dalam kebahagiaan kerja. Model pengelolaan SDM diantaranya harus mempunyai komponen disiplin agar tidak ada yang dirugikan dalam acara tugas bersama yang terjadwal. Tugas itu misal pelayanan administrasi, pembimbingan skripsi, mengajar di kelas, pembahasan kemajuan penelitian maupun iterasi perbaikan langkah pengabdian kepada masyarakat. Model penegakan disiplin yang dilakukan banyak sekali yang belum sukses mendalami hal-hal pada dimensi insani. Bisakah semua SDM menjadi disiplin berdasar passion dalam dirinya sendiri? Tanpa kontrol pihak di luar dirinya? Jawabnya bisa manakala pelatihan itu sukses membangun manusia. Sekali lagi dimensi insani. Dapatkah sumber motivasi disiplin itu bukan berbasis reward namun berbasis kebanggaan partisipasi menjaga mutu proses administrasi, proses perkuliahan, proses penelitian, proses pengabdian kepada masyarakat? Dapatkah semua SDM tidak berbuat dikendalikan oleh respons saja namun mampu memandang jauh ke depan proaktif sekaligus piawai merespons problem yang hadir dengan solusi yang optimal? Hal-hal itu mudah pada dimensi analisis namun tidak mudah pada dimensi insani. Bagi yang kurang mengumpulkan perbendaharaan kiat-kiat solusi berdasar pengetahuan tasit akan banyak halangan saat mengelola dimensi insani itu.
D. Jumlah SDM dan prosentase agen perubahan serta posisinya 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Untuk mencapai tujuan perguruan tinggi sebenarnya berapa banyak SDM yang dibutuhkan? Jumlah itu pada variasi kemampuan seperti apa? Bagaimana SDM masing-masing diberi posisi penugasan pada posisi paling tepat? SDM perguruan tinggi yang ditinjau sudah mempunyai kondisi eksisting nya, lalu bagaima pembagian tugas selanjutnya ke depan? Seperti apa ujud masa depan PT dan bagaimana masa depan perguruan tinggi yang sedang dibangun? Diperlukan perubahan untuk perbaikan. Bagaimana perubahan-perubahan dilakukan dan bagaimana melahirkan makin banyak agen perubahan yang ideal? Bagaimana bentuk sistem perubahan dinamis yang menjamin keseimbangan dinamis?
3 7. 8. 9.
Bagaimana beban kerja (work load) tiap individu SDM ditetapkan? Kemampuan individu itu tetap ataukah tumbuh (growing)? Dengan jumlah dan kompetensi SDM yang ada bagaimana PT mencapai target-target sangat tinggi? Bagaimana sinergi banyak pihak dioptimalkan dalam urusan pelayanan, perkuliahan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat? .... , masih banyak hal dapat dipertanyakan dan dicari jawabnya.
Sangat banyak hal dan tidak mungkin sekaligus diberi jawaban dengan model perencanaan dan best practices. Melakukan refleksi tentang peranan SDM adalah renungan tentang prospek, tentang keyakinan atas kemampuan manusia belajar membuat hari esok lebih baik dari hari ini. Sebuah proses perbaikan kontinyu, bertahap, secepat mungkin yang bisa. Bagaimana hal-hal spesifik PT itu disikapi sebagai bukan problem namun sebagai kekuatan peran PT berkontribusi bagi kemajuan bangsa, membangun kemakmuran, keamanan, kesejahteraan, keadilan (tujuan universal PT: prosperity, security, welfare, equity). Setiap perguruan tinggi, setiap fakultas, setiap jurusan, setiap unit kerja memiliki keunikan masing-masing. Walaupun hal-hal kemiripan universal itu ada, namun untuk mengelola SDM di sebuah lingkungan khusus dengan optimal diperlukan pemahaman dimensi insani. Banyak biaya bukan finansial yang dibutuhkan.
E. Fungsi Rencana Strategis Satu aspek yang penting bagi suatu PT yaitu pembuatan Rencana Strategis. Renstra PT dibuat dengan mempertimbangkan kondisia dan peraturan terkait tingkat dunia, regional, nasional, lingkungan sekitar dan internal. Mengikuti Renstra telah otomatis mengikuti rambu-rambu yang ada, otomatis bergerak dalamn koridor yang benar. Renstra tentu telah dibuat dengan prosedur terbaik yang telah difahami oleh PT. Bersumber pada Renstra maka rencana bisnis dan rencana-rencana lain termasuk perencanaan SDM dapat ditetapkan sebagai jabaran rinci untuk acuan pelaksanaan. Dalam Rencana Strategis harus tercantum dasar-dasar pengembangan jumlah dan kemampuan SDM ke arah optimasi kinerja SDM berkaitan dengan asset fisik, finansial dan ilmu pengetahuan. Dengan ketekunan tim kecil mendalami urusan SDM ini maka perhitungan jumlah beban kerja di setiap lini, jumlah SDM yang optimal dapat ditretapkan berdasar kemampuan atau kompetensi SDM bersangkutan. Dokumen-dokumen peraturan resmi, pengetahuan umum dan wawasan terkait dapat dicari oleh semua yang memiliki passion untuk itu. Di sejumlah lini tidak jarang kelebihan jumlah SDM padahal di sejumlah lini tertentu kekurangan SDM. Dalam penataan ulang pemberian tugas sering terpikir realokasi penugasan, perampingan, atau menciptakan beban kerja baru yang sesuai peraturan dan memberi manfaat baik kepada institusi maupun kepada ligkungan kerja masingmasing SDM. Ilustrasi tentang hal ini, semua peserta lokakarya sudah tahu, gambaran situasi garis depan sangat banyak ragamnya.
F. Parameter untuk menggambarkan kualitas SDM Negara Indonesia sampai sekarang belum mampu membangkitkan potensi optimal warganya menjadi kemampuan aktual untuk membangun kemakmuran, keamanan, kesejahteraan dan keadilan. Perguruan tinggi mempunyai peluang untuk menjawab tantangan itu. Untuk menjawab itu perguruan tinggi tentu secara khusus adalah UGM dapat bergerak cepat menempatkan diri terdepan, membuat SDM didalamnya menjadi contoh yang terbaik. Selain menjadi contoh terbaik, wajib mempelopori, mengajak PT lain misal sekolah di MMPT, ikut workshop, seminar dan berbagai kegiatan dalam satu famili peningkatan mutu SDM Indonesia. Memang, sangat banyak kendala dan rintangan perguruan tinggi untuk maju pesat, namun peluang yang belum diakses tetap masih banyak, dapat dicari dapat ditemukan. Memasuki peluang itu akan menghasilkan produk capaian yang dapat mempengaruhi kebijakan negara dalam mengelola pendidikan tinggi. Oranglah yang akan menentukan kecepatan langkah maju. Bagaimana menggambarkan kualitas SDM atau orang? Salah satunya adalah menggambarkan kompetensi. Pertanyaan: apakah yang disebut kompetensi profesional SDM PT? Jawab: yaitu kemampuan menjalankan tugas dan fungsinya bermodal pengetahuan, ketrampilan dan sikap mental kerjanya. Dapatkah kompetensi SDM dikembangkan? Jawabnya adalah: dapat! Bagaimana caranya? Jawab: melalui pendidikan, pelatihan dan belajar dari pengalaman.
4 Kesimpulan: tentu ada cara terbaik sesuai konteks untuk membangkitkan potensi orang agar menjadi kompetensi riil, tiap individu perlu diberi pengalaman, pelatihan, pendidikan. Namun untuk berfikir lebih jauh lagi dapat dibaca beberapa ungkapan di bawah ini. The person behind the gun The mind behind the person The heart behind the mind The soul behind the heart Dapatkah orang bekerja dengan membangkitkan potensi terbaiknya pada kondisi keterbatasan yang ada? Jawab: Ada yang bisa, ada yang tidak. Faktornya sangat beragam, namun ada banyak hal pula yang dapat dilakukan. Lalu parameter yang dipilih apa saja? Jawabnya adalah silahkan refleksi dan memilih sesuai konteks setempat. Sangat terbuka kesempatan menciptakan parameterisasi model sendiri. Pada bab F ini, telah ada 6(enam) kata yaitu: pelatihan, pendidikan, pengalaman, mind, heart, soul.
G. Semuanya dapat terus meningkat dimulai dengan perubahan mindset Banyak hal dapat dilatih pada semua dimensi. Kelancaran peningkatan kemampuan SDM dimulai dari perubahan mindset. Di bawah ini disampaikan cuplikan informasi dari sub-bab “Grow Your Mindset” tulisan Carol S. Dweck. Untuk mencapai sukses belajar sepanjang hayat apakah perubahan mindset itu penting? Marilah dibaca ulang tulisan Carol S. Dweck yang diterbitkan oleh Random House Inc. New York 2006 dan juga baru saja diterbitkan di UK oleh Constable & Robinson Ltd., 2012. Which mindset do you have? 1. Your intellgence is something very basic about you that you can’t change very much. 2. You can learn new things, but you can’t really change how intelligence you are. 3. No mattter how much intelligence you have, you can always change it quite a bit. 4. You can always substantially change how intelligence you are. Empat butir ungkapan dalam bahasa Inggris oleh Carol diatas itu dapat memandu pilihan keyakinan, pilihan pembaca. Bebas memilih, namun penulis memilih butir 3 dan 4 sesuai wawasan tentang kemungkinan sukses kebangkitan potensi kecerdasan manusia. Sangat banyak uraian menarik dalam tulisan Carol, tidak diuraikan lanjut dalam kesempatan ini. Intinya adalah bahwa kecerdasan dapat meningkat dimulai dari perubahan mindset. Hal ini menginspirasi tentang sangat vitalnya meubah secara bersama mindset SDM PT, mindset institusi PT.
H. Upaya praktek baik di UGM Satu resep manjur untuk praktek baik di semua perguruan tinggi memang tidak ada. Setiap perguruan tinggi, setiap lingkungan kerja punya identitas dan keunikan kondisi. Inspirasi praktek baik di UGM dapat membantu sebagai pengantar penemuan jawaban solusi unik di perguruan tinggi lain. Banyak hal dapat dilatih berorientasi pada kebangkitan potensi SDM menjadi aktualisasi kemampuan kerja. Pelatihan itu dapat dirancang melalui pendidikan formal dengan ijasah, atau pelatihan bersertifikat. Format pelatihan dapat diciptakan dengan inovasi di luar box yang biasanya (out of the box). Disesuaikan dengan lingkungan dan konteks. Dua hal pernah dipilih dijadikan landasan oleh UGM untuk pendekatan (approach) intensif peningkatan mutu SDM mulai tahun 2007 Dibuat sejumlah program untuk melakukan operasionalisasi gagasan yang berupa konsep berdasar dua hal itu, menjadi program dan kegiatan yang dirancang dan dilaksanakan. Dua hal itu adalah: 1. 2.
Kecerdasan kolektif (collective intelligence = CI) Penciptaan ilmu (knowledge creation = KC).
Tindak lanjut catatan tentang dua hal tersebut telah diwujudkan menjadi program dan kegiatan SDM yang menempuh jalan belajar sepanjang hayat. Proses belajar itu mendapat perhatian, menumbuhkan motivasi dan direncanalah fasilitasi yang sebagian berupa program formal, sebagian non formal maupun informal. (Praktek UGM dapat diceritakan, tidak ditulis di makalah ini. Tulisan lengkap ada: berupa dokumen adnimistratif sistem informasi sumberdaya (resources) UGM dan sebagian berupa materi kuliah di MMPT yang diampu oleh sejumlah PIC struktural UGM yang melintasi masa bakti dari 2007 sampai sekarang dan ke masa depan).
5
Ketika CI dan KC diterapkan di UGM pada tahap rintisan, kerja keras para warga yang tidak terlalu tergantung pada orang atasannya namun bersama mengembangkan sistem dan melaksanakannya, telah membuat UGM mengalami perubahan membaik dengan cukup cepat. Makin banyak SDM UGM disekolahkan, ikut training dan pendidikan. Demikian pula rekrutmen pada posisi-posisi yang melambangkan amanah besar serta kepercayaan telah ditaruh di pundak sejumlah SDM yang makin kuat dalam hal pendidikan, ketrampilan dan belajar dari pengalaman. Bukan orang sebagai individu-individu, namun sistem peningkatan mutu SDM dan berbagai kelompok teamworks telah memajukan UGM
I. Catatan akhir uraian Indonesia sangat kaya dengan sumberdaya kombinasi yang luar biasa bagus komponen-komponen bumi dan kekayaan alam di dalamnya, lautan, sinar matahari, udara dan biodiversitas. Sangat jarang negara di dunia yang potensinya sebagus Indonesia. Selanjutnya perguruan tinggi itu menghasilkan SDM terdidik dan SAINTEKS. Sudah menjadi pengertian umum di dunia bahwa SDM terdidik (educated people) adalah penentu kemakmuran, keamanan, kesejahteraan dan keadilan suatu bangsa. Semua orang dapat dididik untuk menjadi manusia berpengetahuan dan berperilaku baik serta trampil melakukan karya karya yang diperlukan dalam kehidupan beradap, bermanfaat dan berisi kebahagiaan. Berbahagialah orang yang bekerja di perguruan tinggi, menjadi agen perubahan dan berkontribusi dengan kemampuan puncaknya bagi kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Kalau bisa bekerja pada kemampuan puncak untuk perguruan tinggi bukankah berbahagia? Bukankah kebahagiaan itu sumber kesehatan dan pendukung proses kebangkitan semua potensi menjadi kompetensi riil? Bukankah siapa yang mengaktualisasikan kompetensi tinggi itu pantas menerima amanah dan kehormatan untuk melakukan banyak perubahan ke arah kebaikan? Bukankah disamping finansial itu ada hal-hal lain yang sangat berharga? The person behind the gun, the mind behind the person, the heart behind the mind, the soul behind the heart. Apabila SDM di perguruan tinggi punya passion setara seperti saat menyelesaikan tesis atau disertasi namun dalam hal ini menyelesaikan tugas pokok dan fungsinya, jayalah Indonesia. Kalau mau semuanya mampu punya passion itu. Pertanyaan bukan soal kemampuan, namun soal kemauan. Mindset, mindset, mindset (dimensi insani)!!!. Selamat lokakarya (workshop).
Daftar acuan/referensi Dweck, Carol S., Mindset: How You Can Fulfil Your Potential, Constable & Robinson Ltd., 2012. Edwin Hidayat Abdullah (2013). Keajaiban Silat; Kaidah Ilmu Kehidupan Dalam Gerakan Mematikan. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Kiyosaki, Robert T (2013), Why “A” Students work for “C” Students and “B” Students work for the government, Plata Publishing, LLC. _____________ (2013), Diskusi, dialog, makalah, presentasi mahasiswa kelas Kepemimpinan Strategik (SPSPT 7221, 3 sks) pada program MMPT UGM, dalam bulan Oktober dan Nopember 2013. Mary Uhl-Bien, Russ Marion & Bill McKelvey (2007), Complexity Leadership Theory: Shifting leadership from the industrial age to the knowledge era. University of Nebraska-Lincoln DigitalCommons@University of Nebraska Lincoln. Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka (1995), The Knowledge Creating Company. Oxford University Press, New York. Pierre Levy translated by Robert Bononno (1999), Collective Intelligence; mandkind’s emerging world in cyberspace. Perseus Books, Cmbridge, Massachusetts. Sudjarwadi (2013), Pemimpin pemimpin yang Tersesat. Penerbit BETA, Seturan Sleman, Yogyakarta. Sudjarwadi (2013), Kepemimpinan Perguruan Tinggi, Seminar Indostaff 2013, Fakultas Teknologi Pertanian UGM 30 Nopember 2013.
