3/28/2016
PERENCANAAN N. Tri Suswanto Saptadi
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
1
Bahan Kajian • Pengertian, Fungsi, Unsur, Proses, Strategi Perencanaan • Strategis, Taktis, Operasional • Hambatan dan Cara Pandang • Pendekatan Traditional vs Strategic • Analisa SWOT • Visi, Misi, Tujuan, Fungsi
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
2
1
3/28/2016
Capaian Pembelajaran • Mahasiswa dapat membuat perencanaan secara strategis, taktis dan operasional berdasarkan visi, misi, tujuan dan fungsi organisasi pengelolaan.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
Pengertian
3
1 dari 2
• Proses, cara, perbuatan merencanakan (merancangkan) (Bahasa Indonesia) • Proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. • Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tak akan dapat berjalan. (Wikipedia) 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
4
2
3/28/2016
Pengertian
2 dari 2
• Menurut George R. Terry: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
5
Kedudukan Manajemen • Plan: Identifying and analyzing the problem • Do: Developing and testing a potential solution • Check: Measuring how effective the test solution was, and analyzing whether it could be improved in any way. • Act: Implementing the improved solution fully. 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
6
3
3/28/2016
Fungsi • • • • • • • •
1 dari 2
Meningkatkan efisiensi Meningkatkan kualitas pelayanan publik Memberikan arah bagi organisasi Menyediakan alternatif tindakan Mengurangi resiko gagal Menarik komitmen Dasar evaluasi Dasar penerapan akuntabilitas (Asropi, 2013, Lembaga Administrasi Negara)
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
Fungsi
7
2 dari 2
• Perencanaan sebagai Pengarah • Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian • Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya • Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas. Robbins dan Coulter
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
8
4
3/28/2016
Unsur • Rasional: dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan; • Estimasi: dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan; • Preparasi: dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu; • Operasional: dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu. 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
9
Proses Lingkungan Eksternal Organisasi Misi Organisasi
3/28/2016
Tujuan Strategis
Rencana Strategis
Tujuan Taktis
Rencana Taktis
Tujuan Operasional
Rencana Operasional nts/pik/ti uajm
10
5
3/28/2016
Strategis • Dari misi organisasi diturunkan menjadi tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. • Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
11
Taktis • Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh manajemen menengah.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
12
6
3/28/2016
Operasional • Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. – Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran. – Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
13
Hambatan • • • • • • • •
Kurang pengetahuan tentang organisasi; Kurang pengetahuan tentang lingkungan; Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif; Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang; Biaya; Takut gagal; Kurang percaya diri; Ketidak-sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
14
7
3/28/2016
Pernyataan Para Filsuf • The beginning is the most important part of the work. (Plato, BC 427-BC 347)
• By failing to prepare, you are preparing to fail. (Benjamin Franklin, 1706-1790)
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
15
Cara Pandang • What (apa): tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan) • When (kapan): waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan) • How (bagaimana): cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut) • Who (siapa): tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut) • Where (dimana): tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan) • Why (mengapa): keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan) 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
16
8
3/28/2016
Alat bantu • Perencanaan dengan Flow Chart • Penjadwalan Melalui Gantt Chart • Perencanaan dengan PERT Pekerjaan
Perlu buku bacaan
I
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian bahan baku 2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman
Mulai
Tidak
Berhenti
Tidak
Pinjam
(D) Penyusunan Lay-Out Produksi
Ya
Beli buku bacaan?
2
1 Membeli buku bacaan yang diinginkan
4
(A) Desain Produk
Ya
Membaca buku bacaan yang diinginkan
Selesai
(C) Produksi Terbatas
(F) Estimasi Biaya
Selesai 5
(G) Promosi
6
(H) Produksi Massal
7
(B) Riset Pasar 3
3/28/2016
(E) Tes Pasar
nts/pik/ti uajm
Flow Chart
Mulai
Perlu buku bacaan
17
Tidak
Berhenti
Tidak
Pinjam
Ya
Beli buku bacaan?
Ya
Membeli buku bacaan yang diinginkan
3/28/2016
Membaca buku bacaan yang diinginkan
nts/pik/ti uajm
Selesai
18
9
3/28/2016
Gantt Chart Pekerjaan
I
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1. Pembelian bahan baku 2. Proses produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
19
Pert (D) Penyusunan Lay-Out Produksi 2
4
(A) Desain Produk
1
(C) Produksi Terbatas
(F) Estimasi Biaya
Selesai 5
(G) Promosi
6
(H) Produksi Massal
7
(B) Riset Pasar 3
3/28/2016
(E) Tes Pasar nts/pik/ti uajm
20
10
3/28/2016
Pergeseran Pendekatan
Deming Cycle approach 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
21
Traditional vs Strategic Traditional Planning
Strategic Planning
• • • • • • • •
• • • • • • • •
Berorientasi input dan kegiatan Teknokratis Netral Perencanaan linier Kaku dalam penerapan Berdasarkan rutinitas Monitoring atas kepatuhan Penekanan pada dokumen perencanaan
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
Berorientasi hasil Partisipatif Mobilisasi instrumen Perencanaan yang Iteratif Fleksibel dalam penerapan Berorientasi perubahan Monitoring atas kinerja Penekanan pada penerapan perencanaan 22
11
3/28/2016
Traditional vs Performance-based Traditional Culture
Performance-based Culture
• Fokus pada penghargaan dan hukuman • Mengukur ‘pekerjaan’ • Pimpinan sebagai penilai kinerja • Pengukuran kinerja untuk kepentingan penghargaan dan hukuman
• Fokus pada pembelajaran • Mengukur manfaat yang diterima masyarakat • Masyarakat sebagai penilai kinerja • Pengukuran kinerja untuk membantu setiap individu belajar
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
23
Orientation Traditional Culture
Traditional Planning Strategic Planning
3/28/2016
Performance based Culture
nts/pik/ti uajm
24
12
3/28/2016
KRITIK Terhadap Traditional Planning • Terlalu fokus pada perencanaan, kurang perhatian terhadap implementasi • Disusun secara top down dengan pendekatan yang teknokratis • Kurang perhatian terhadap perubahan lingkungan
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
25
KONSEP DASAR Strategic Planning
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
26
13
3/28/2016
PROSES PERENCANAAN Strategic Planning • • • • • • •
Diagnosa Penetapan Misi, Visi, dan Nilai-nilai Organisasi Analisis Lingkungan Stratejik Identifikasi isu Strategis Penyusunan Strategi Pelaksanaan Strategi Monitoring dan Evaluasi
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
27
DIAGNOSA Strategic Planning • Diperlukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah, faktor-faktor pendukung keberhasilan, dan faktorfaktor yang dapat menghambat keberhasilan oganisasi • Memanfaatkan informasi tentang profil organisasi, hasil analisis stakeholder dan hasil analisis SWOT (Kenneth Andrew)
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
28
14
3/28/2016
Pertanyaan • Apakah SWOT? • Siapa Stakeholder? • Bagaimana upaya yang dilakukan?
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
29
Bagan Analisa
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
30
15
3/28/2016
Gap: Profil - SWOT
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
31
STRATEGIC PLANNING Penetapan Visi, Misi, Dan Nilai-nilai Organisasi
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
32
16
3/28/2016
Visi • Siapa para pemangku kepentingan (stakeholders) kita? • Apa yang ingin mereka terima dari kita? • Apa hal terbaik yang bisa kita berikan untuk mereka?
KRITERIA RUMUSAN • • • •
“shorter is better.” Memuat keseimbangan internal dan eksternal Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan Dapat diwujudkan
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
33
Contoh Visi • To become a leading InfoCom player in the region. • Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik. (Telkomsel)
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
34
17
3/28/2016
Misi • Memberikan alasan keberadaan organisasi – mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukan organisasi • Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan • Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi • Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi • Mesti ringkas dan padat • Mudah dipahami • Memuat kekhasan organisasi seperti mandat (TUSI) yang membedakannya dari organisasi lain 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
35
Contoh Misi • To explore the universe and search for life and to inspire the next generation of explorer (NASA) – good mission statement • To make people happy (Walt Disney) – bad Mission statement ”Pernyataan Misi diawali dengan kata kerja”
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
36
18
3/28/2016
Contoh Penetapan Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi pada:
Perpustakaan Institut Pemerintahan Dalam Negeri http://lib.ipdn.ac.id/home/visi-dan-misi
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
37
Visi • Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan terapan pemerintahan.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
38
19
3/28/2016
Misi • Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di IPDN. • Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh IPDN. • Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, dan internasional. • Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya khususnya di lingkungan pemerintahan daerah dan pemerintah pusat. 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
39
Tujuan • Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. • Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. • Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi IPDN atau perpustakaan lain di tingkat regional, nasional, maupun internasional. • Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi tentang perkembangan ilmu pemerintahan dan penerapannya dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi. 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
40
20
3/28/2016
Fungsi • Sebagai sumber media informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran; • Sebagai sumber media informasi dan layanan program penelitian; • Sebagai sumber media informasi dan layanan program pengabdian pada masyarakat; • Sebagai media rekreasi alternatif bagi sivitas akademika perguruan tinggi.
3/28/2016
nts/pik/ti uajm
41
Notes • Tidak ada cara tunggal dalam menyiapkan rencana strategis • Manfaat utama dari perencanaan stratejik adalah pada proses bukan pada adanya dokumen perencanaan • Tidak ada rencana yang sempurna • Hambatan utama dalam perencanaan adalah bukan pada teknis perencanaan, tetapi pada faktor manusia dan budayanya 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
42
21
3/28/2016
Perencanaan Baik • • • • • • • •
Mempermudah tercapainya tujuan, Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi, Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, Disertai perincian yang teliti, Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan, Bersifat sederhana, Luwes, Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko, • Bersifat praktis/pragmatis, • Merupakan forcasting (peramalan). 3/28/2016
nts/pik/ti uajm
43
22
