PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK STRATEGI PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI (Studi Kasus : PT. Hini Daiki Indonesia) Tria Novita Dewi, Aradea, R. Reza El Akbar Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email:
[email protected] ABSTRAK Perencanaan arsitektur sistem informasi merupakan suatu bentuk perencanaan dalam mengembangkan dan menggambarkan sistem informasi yang digunakan oleh suatu organisasi agar sesuai dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. EAP merupakan proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana mengimplementasikan arsitektur tersebut. Cara yang digunakan adalah melalui proses pendefinisian arsitektur enterprise yang berupa arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. PT. Hini Daiki Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi topi. Dalam rangka pencapaian misinya, maka PT. HIni Daiki Indonesia memerlukan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung kebutuhan dan strategi bisnisnya. Pada saat ini penggunaan sistem informasi PT. Hini Daiki Indonesia masih bersifat parsial, dimana masing-masing bagian mempunyai sistem informasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya, serta sering terjadi data yang tidak akurat. Sehingga memerlukan perencanaan arsitektur sistem informasi yang mendukung kebutuhan dan strategi bisnisnya. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah berupa inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, sistem dan teknologi saat ini, arsitektur data, arsitektur informasi, arsitektur teknologi, dan rencana implementasi. Kata Kunci : Arsitektur Enterprise, Sistem Informasi Produksi, Perencanaan Arsitektur Enterprise, PT. Hini Daiki Indonesia. ABSTRACT Planning architecture of information system is a form of planning in implementing and using the architecture of information systems used by an organization to fit the vision, mission, and goals of the organization. EAP is a process of defining the architecture in the use of information to support business and implemention the architecture . How it is used is through the process of defining enterprise architecture in the form of data architecture, application architecture and technology architecture. PT. Hini Daiki Indonesia is a company engaged in the production of hats. In order to achieve its mission, the PT. Hini Daiki Indonesia require information systems that provide data and quality information to support the needs and business strategy. At this time the use of information systems in PT. Hini Daiki Indonesia still partial, where each part has its own information system and has not been fully integrated, and often inaccurate data. Requiring planning information system architecture that can support their needs and business strategy. The steps taken in this research is a form of initiation planning, business modeling, systems and technology, data architecture, application architecture, technology architecture, and implementation planning. Keywords: Enterprise Architecture, Production Information System, Enterprise Architecture Planning, PT. Hini Daiki Indonesia 1.
PENDAHULUAN PT. Hini Daiki Indonesia membutuhkan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung kebutuhan dan strategi bisnis. Pada saat ini penggunaan sistem informasi di PT. Hini Daiki Indonesia masih bersifat parsial, dimana masing-masing bagian mempunyai sistem informasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya, serta sering terjadi data yang tidak akurat. Berdasarkan latar belakang diatas, maka dilakukan penelitian dengan pembahasan Perencanaan Arsitektur Enterprise Untuk Strategi Pengelolaan Sistem Informasi Produksi (Studi Kasus : PT. Hini Daiki Indonesia). Adapun batasan maslah pada penelitian ini adalah : 1. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode EAP (Enterprise Architecture Planning). 2. Perencanaan arsitektur enterprise yang dibuat dibatasi pada arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi dengan membuat blue-print kebutuhan data, kebutuhan aplikasi, dan kebutuhan teknologi secara konseptual.
3.
4.
Proses bisnis yang diidentifikasi pada penelitian ini, dibatasi hanya pada proses bisnis yang tercantum berdasarkan pada struktur organisasi PT. Hini Daiki Indonesia. Perencanaan arsitektur enterprise yang dihasilkan dibatasi pada tahap perencanaan implementasi.
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian yang dilakukan adalah membuat perencanaan arsitektur enterprise yang sesuai dengan pedoman EAP. Arsitektur tersebut dibuat untuk strategi pengelolaan sistem informasi produksi yang selaras dengan kebutuhan dan strategi bisnis di PT. Hini Daiki Indonesia. II. Landasan Teori A. Arsitektur Enterprise Enterprise Architecture menurut Surendro (2009), adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendesain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi
enterprise, proses infrastrukturnya.
bisnis,
sistem
informasi
dan
B. Enterprise Architecture Planning (EAP) Menurut Spewak (1992), Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu pendekatan untuk membangun arsitektur enterprise dengan berdasarkan dorongan data dan dorongan bisnis. Enterprise Architecture Planning adalah proses pendefinisian arsitektur dalam penggunaan informasi untuk mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP digambarkan sebagai berikut:
Analisis rantai nilai dideskripsikan dengan mengelompokkan area fungsional ke dalamaktifitas utama dan pendukung.
Gambar. 3 Model Rantai Nilai dengan Analisis Siklus Hidup (Surendro, 2009) 3.
Sistem dan Teknologi Saat Ini Sistem dan teknologi saat ini mendefinisikan sistem dan platform teknologi unutk mendukung bisnis saat ini.
Gambar. 1 Komponen dan Lapisan Enterprise Architecture Planning (Spewak, S. H, 1992) 1.
Inisiasi Perencanaan Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi mengenai aturan-aturan yang menjadi rujukan terkait dengan perencanaan arsitektur enterprise untuk pengembangan sistem informasi guna penentuan ruang lingkup enterprise, visi, misi, pengadopsian metodologi perencanaan serta membentuk tim perencanaan agar proyek EAP terarah. 2.
Pemodelan Bisnis Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis, tujuannya Tahap ini merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis guna menyediakan model mengenai bisnis enterprise yang konsisten, komprehensif dan lengkap sehingga dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur-arsitektur serta rencana implementasi. Untuk memberikan kerangka bagi identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, digunakan Value Chain atau Analisis Rantai Nilai. Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya yang digunakan dalam Business System Planning seperti pada gambar berikut:
Gambar. 2 Model Siklus Hidup Sumber daya : Aktivitas dan Jenis Data (Surendro, 2009)
4. Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi, dan Arsitektur Teknologi a. Arsitektur Data mendefinisikan jenis-jenis data utama yang diperlukan untuk mendukung kelangsungan bisnis. b. Arsitektur Aplikasi mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. c. Arsitektur Teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan agar aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis dapat berjalan. 4.
Rencana Implementasi/Migrasi Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya/manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward sebagai berikut:
Gambar 4. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi (Surendro, 2009)
III. Metodologi A. Inisiasi Perencanaan 1. Ruang Lingkup PT. Hini Daiki Indonesia membutuhkan sistem informasi terintergrasi yang dapat menjalankan fungsi organisasi. Sistem organisasi yang digunakan saat ini masih bersifat parsial serta sering terjadi data yang tidak akurat. Diperlukan perencanaan arsitektur sistem informasi yang diharapkan dapat menjadi acuan atau pedoman dalam pembuatan sistem informasi terintegrasi yang sesuai dan dapat mendukung kebutuhan serta strategi bisnisnya.
Pada gambar diatas, skema jaringan yang digunakan di PT. Hini Daiki Indonesia saat ini. Menggunakan topologi point to multi point, node pusat akses berkomunikasi dengan beberapa node. Terdapat satu buah pemancar dan antena penerima pada bagian Exim, bagian produksi, Supervisor Personalia, Sipervisor R&D dan akutansi keuangan.
B. Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Fungsi Bisnis a. Analisis Rantai Nilai Analisis ini memberikan kerangka untuk identifikasi da inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Tabel 1. Aplikasi Bisnis di PT. Hini Daiki Indonesia No
Nama Aplikasi
Deskripsi
1.
Aplikasi PIB
2.
Aplikasi PEB
3.
Aplikasi Produksi
4.
Aplikasi Attendance
Aplikasi Attendance adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah data kepegawaian
5.
Aplikasi Payroll
Aplikasi Payroll adalah aplikasi yang digunakan untuk laporan keuangan, misalnya penggajian pegawai dll.
Aplikasi PIB adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dokumen impor barang Aplikasi PEB adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dokumen ekspor barang Aplikasi Produksi adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah data hasil produksi
Gambar 5. Analisis Rantai Nilai Dari hasil analisis dengan value chain dapat didentifikasi proses-proses bisnis yang berjalan di PT. Hini Daiki Indonesia yaitu Impor Bahan Baku dari Jepang, Pengelolaan Bahan Baku, Pengelolaan Hasil Produksi, Pengelolaan Distribusi Produk, Pengelolaan Kesejahteraan dan Keselamatan Pegawai, Pengelolaan Keuangan, Pengelolaan Kepegawaian, Pengelolaan Server, Pengelolaan Bagian Umum. b.
Siklus Hidup Sumber Daya dan Produk Analisis siklus hidup sumber daya dan produk digunakan untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi yang terjadi dari kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan disposisi.
D. Arsitektur Data Entitas data didefinisikan berdasarkan entitas bisnis pada analisis rantai nilai. Diperoleh 30 kandidat entitas data dari entitas-entitas bisnis yang ada di PT. Hini Daiki Indonesia. Setelah entitas data dan proses bisnis terdefinisi, suatu matriks dapat digunakan untuk melihat hubungan antara data dan proses tersebut. Hal ini dilakukan untuk menetapkan proses mana yang membuat data, yang berhak mengubahnya, atau yang hanya bisa menggunakanya saja. Matriks tersebut bisa dilihat pada gambar 8 dan gambar 9. Tabel 2. Kandidat Data Entitas Bisnis
C. Sistem dan Teknologi Saat Ini
Impor Bahan Baku dari Jepang Pengelolaan Bahan Baku
Pengelolaan Hasil Produksi Pengelolaan Distribusi Produk
Gambar 6. Konseptual Jaringan PT. Hini Daiki Indonesia
Entitas Entitas 1. 2. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 1. 2. 3.
Entitas Dokumen Entitas Kantor Pusat Entitas Bahan Baku Entitas Jadwal Produksi Entitas Produksi Entitas Laporan Entitas Gudang Bahan Entitas Dokumen PEB Entitas Barang Jadi Entitas Distribusi Produk Entitas Cetak Data Entitas Exim
Tabel 2. Kandidat Data (Lanjutan) Entitas Bisnis Pengelolaan Kesejahteraan dan Keselamatan Kerja Pengelolaan Keuangan
1.
Entitas Entitas Entitas Kartu JAMSOSTEK
3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.
Entitas Anggaran Entitas Monitoring Anggaran Entitas Gaji Entitas Biaya Entitas Laporan Keuangan Entitas Pegawai Entitas Jabatan Entitas Absensi Entitas Cuti Entitas Mutasi
Pengelolaan Server
1. 2. 3.
Entitas Perangkat Entitas Instruktur Entitas Maintenance
Pengelolaan Bagian Umum
1. 2.
Entitas Fasilitas Entitas KTK (Keselamatan Tenaga Kerja) Entitas Dinas
Pengelolaan Kepegawaian
1. 2.
3.
C. Arsitektur Teknologi 1. Konseptual Jaringan Enterprise
Gambar 7. Konseptual Jaringan enterprise VLAN adalah kelompok device dalam sebuah LAN yang dikonfigurasi (menggunakan software manajemen) sehingga mereka dapat saling berkomunikasi asalkan dihubungkan dengan jaringan. Pada bagian server diusulkan untuk menggunakan mekanisme Demilitarized Zone (DMZ) server. D. Rencana Implementasi 1. Analisis Portofolio Tabel 3. Analisis Portofolio Aplikasi
E. Arsitektur Aplikasi Berdasarkan hasil identifikasi dari proses bisnis yang berlangsung di PT. Hini Daiki Indonesia, daftar kandidat aplikasi diperoleh 20 buah kandidat aplikasi yang mengacu pada kondisi fungsi bisnis pada analisis rantai nilai.
IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis GAP Data Berdasarkan analisis gap data untuk fungsi bisnis pada enterprise PT. Hini Daiki Indonesia, dapat teridentifikasi dari analisis value chain diperoleh 29 entitas data. Dari pengembangan baru sejumlah 12 entitas (41.4%), entitas yang dikostumisasi sejumlah 13 entitas (44,8%), dan entitas yang diintergrasi sejumlah 4 entitas ( 13,8%). Kemudian setelah dilakukan pemodelan dengan ERD, dari jumlah 29 entitas data yang terdefinisi sebelumnya. B. Analisis GAP Aplikasi Berdasarkan hasil analisis Gap aplikasi di PT. Hini Daiki Indonesia didapat 20 kandidat aplikasi. Untuk pengembangan baru sejumlah 8 kandidat aplikasi (40%), dikostumisasi sejumlah 9 kandidat aplikasi (45%), dan diintegrasi sejumlah 3 kandidat aplikasi (15%).
STRATEGIS 1.
Aplikasi Pengelolaan Bahan Baku 2. Aplikasi Pengelolaan Jadwal Produksi 3. Aplikasi Pengecekan Produksi 4. Aplikasi Pelaporan Produksi 5. Aplikasi Rekap Data Barang Jadi 6. Aplikasi Pengelolaan Distribusi Produk 7. Aplikasi Mencetak Hasil Produk 8. Aplikasi Pembuatan Kartu JAMSOSTEK Operasional Kunci 1. Aplikasi PIB 2. Aplikasi PEB 3. Aplikasi Penyusunan Anggaran 4. Aplikasi Penggajian Pegawai 5. Aplikasi Biaya 6. Aplikasi Pelaporan Keuangan 7. Aplikasi Kepegawaian 8. Aplikasi Absensi Kepegawaian 9. Aplikasi Server 10. Aplikasi Pengelolaan Jaringan 11. Aplikasi Pengelolaan KTK (Keselamatan Tenaga Kerja
BERPOTENSI TINGGI 1.
2.
1. 2. 3.
Aplikasi Hasil Produksi berbasis mobile Aplikasi Distribusi Produk berbasis mobile
Pendukung Aplikasi Payroll Aplikasi PEB Aplikasi Absensi Sidik Jari (Finger Print)
Matriks dibawah menunjukan pengelompokan proses bisnis vs data dilakukan pemberian nama untuk wilayah-wilayah sistem utama. Dengan pembuatan dan penggunaan data yang ditandai dengan kotak-kotak dan panah-panah.
Gambar 8. Matriks Proses Vs Data (Pengelompokan Kelas Data)
Gambar dibawah ini menujukan aliran data, dimana proses tersebut dapat dibaca dengan jelas alur proses tersebut.
Gambar 9. Matriks Proses Bisnis Beserta Aliran Data
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari keseluruhan pembahasan adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan dengan analisis yang telah didefinisikan, maka kondisi sistem yang ada di PT. Hini Daiki Indonesia masih memiliki beberapa kekurangan dimana masing-masing divisi mempunyai aplikasi-aplikasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya. 2. Telah dilakukan pemodelan arsitektur enterprise untuk mendukung pembangunan sistem informasi di PT. Hini Daiki Indonesia berupa inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, sistem dan teknologi saat ini, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi dan rencana implementasi. 3. Berdasarkan hasil inisiasi perencanaan, maka diperoleh pendefinisian ruang lingkup organisasi, serta visi misi dari PT. Hini Daiki Indonesia. Pada pemodelan bisnis diperoleh dokumentasi struktur organisasi dan fungsi-fungsi bisnis yang ada di PT. Hini Daiki Indonesia. Pada tahap sistem dan teknologi saat ini, diperoleh skema jaringan dan aplikasi bisnis di PT. Hini Daiki Indonesia. 4. Tahap arsitektur data mengahasilkan daftar kandidat entitas data, gap data dan diperoleh hasil 29 entitas. Entitas yang dilakukakan yaitu pengembangan baru sejumlah 12 entitas (41,4%), entitas yang dikostumisasi sejumlah 13 entitas (44,8%), dan entitas yang diintegrasi sejumlah 4 entitas (13,8%). Dibuat ERD dan arsitektur informasi. Tahap arsitektur aplikasi menghasilkan daftar kandidat aplikasi, gap aplikasi. Tahap arsitektur teknologi menghasilkan konseptual arsitektur jaringan, konseptual arsitektur sistem bisnis, dan gap teknologi. Sedangkan tahap rencana implementasi menghasilkan portofolio aplikasi.. 5. Pada rencana implementasi diperoleh portofolio aplikasi yang didalamnya terdapat pengelompokan aplikasi ke dalam aplikasi strategis, operasional kunci, berpotensi tinggi dan pendukung. B. Saran Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini diantaranya adalah: 1. Penelitian ini dapat digunakan untuk perencanaan sistem lanjut dengan menurunkan semua desain konseptual yang dihasilkan untuk membangun sistem informasi yang lebih baik. 2. Agar sistem informasi dapat mendukung strategi kebijakan dalam perencanaan pengembangan sistem, sebaiknya hasil dokumentasi EAP yang telah dibuat dapat dipahami dan diterima oleh pihak PT. Hini Daiki Indonesia. 3. Pembangunan sistem informasi dapat dilakukan lebih lanjut dengan menurunkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi yang telah
dibangun secara konseptual menjadi rancangan sistem informasi secara terperinci. VI. Daftar Pustaka Aradea. 2012. Diktat Kuliah Sistem Informasi. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Diana Conyers and Peter Hills,1984. An Introduction to Development Plannning in the Third Word, John Wiley series on public administration in developing countries, John Wiley & Sons Ltd. New York Fatansyah. 2002. Basis Data : Buku Teks Ilmu Komputer. Bandung : Informatika Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Khairina, D.M. 2012. Enterprise Architecture Planning Untuk Pengembalian Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Tesis, tidak diterbitkan. Semarang : Program Pasca Sarjana Universitas Diponegoro. Spewak, Steven H., Steven C. Hill. 2009. Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Aplication, and Technology. John Wiley & Sons, Inc. Surendro, K. 2009. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika. Surendro, K. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika. Wahyudin, Asep. 2009. Penyelarasan Lingkungan ICT Dengan Kebutuhan Organisasi Sebagai Pendukung Perencanaan Strategis Bagi Perusahaan. Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi Vol. 2, No. 1 Juni 2009: 1-13. Zachman, J. A. 1987. A framework for Information Systems Architecture. IBM Systems Journal 26, No 3
