Bab IV Pembangunan Model Arsitektur Enterprise Pada bab ini akan dibahas secara khusus yaitu pendefinisian perencanaan arsitektur organisasi. Dengan perencanaan EAP yang dilakukan pada tahap ini maka perencanaan arsitektur enterprise organisasi dapat di definisikan dengan lengkap. Berdasarkan analisa enterprise sebelumnya, maka aspek-aspek yang dianggap perlu menjadi perhatian dan yang terkait dengan arsitektur informasi pada pembahasan pembangunan model arsitektur enterprise organisasi adalah: 1. Arsitektur yang terkait dengan data 2. Arsitektur yang terkait dengan aplikasi yang digunakan 3. Arsitektur yang terkait dengan jadwal aktivitas organisasi 4. Arsitektur yang terkait dengan peran organisasi 5. Arsitektur yang terkait dengan teknologi yang digunakan 6. Arsitektur yang terkait dengan mekanisme (motivasi)
Berdasarkan pendefinisian arsitektur informasi yang sudah dilakukan pada bab sebelumnya, maka organisasi dapat mengurutkan semua aspek-aspek yang terkait dengan arsitektur enterprise. ITHB selaku organisasi penyelenggaran pendidikan berusaha memberikan yang terbaik bagi mahasiswa pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Untuk itu penetapan urutan arsitektur yang akan dibahas adalah arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur jadwal, arsitektur SDM, arsitektur teknologi dan arsitektur motivasi.
IV.1
Arsitektur Data
Arsitektur data merupakan semua data-data yang digunakan dalam melakukan bisnis. Data-data ini didapatkan dengan melihat pemodelan bisnis organisasi yang telah dilakukan menggunakan IDEF0. Data-data yang dihasilkan dari pemodelan IDEF0 tersebut diharapkan benar-benar sesuai dengan perencanaan sumberdaya data jangka panjang yang sesuai kebutuhan. Arsitektur data berisikan entitas-
100
101
entitas data, dimana masing-masing entitas tersebut memiliki atribut-atribut dan keterhubungan diantara entitas data tersebut(2). Berdasarkan arsitektur yang sudah terbentuk, maka organisasi perlu mendapatkan entitas tersebut dan mencoba menggambarkan keterhubungannya. Tujuan mendapatkan entitas ini dan menggambarkan keterhubungannya setiap entitas tersebut membantu organisasi dalam mengelola data-data yang terdapat didalam organisasi tersebut.
IV.1.1 Entitas Data Entitas dapat berarti orang, tempat, konsep, sesuatu atau kejadian yang mempunyai arti (informasi) dalam konteks bisnis dan terkait dengan data disimpan(2). Untuk mendapatkan entitas data organisasi dapat menggunakan pendefinisian fungsi bisnis organisasi. Dengan menggunakan penggambaran proses bisnis organisasi yang telah dilakukan maka entitas data dapat diturunkan. Tabel IV.1 Tabel Entitas yang ada pada organisasi
No 1
Entitas Bisnis Entitas Baru
Penerimaan
Entitas Data
Mahasiswa
2
Entitas Operasional Akademik
2
Entitas Operasional (Lanjutan)
Akademik
1. Entitas Panitia PMB 2. Entitas Seleksi 3. Entitas Peserta PMB 4. Entitas Calon Mahasiswa 5. Entitas Materi Ujian PMB 6. Entitas Mahasiswa 7. Entitas Matakuliah 8. Entitas Dosen 9. Entitas Kelas 10. Entitas Jurusan 11. Entitas Registrasi 12. Entitas Ruang kuliah 13. Entitas Biaya 14. Entitas Jadwal Kuliah 15. Entitas Kurikulum 16. Entitas Daftar Mengajar 17. Entitas Daftar Absen
102
Tabel Tabel Entitas yang ada pada organisasi (Lanjutan) Entitas Bisnis
Entitas Data
No
3
Entitas Penglepasan Akademik
4
Entitas Pegawai
5
Entitas Keuangan
6
Entitas Sarana
18. Entitas Nilai 19. Entitas Perwalian 20. Entitas Kalender Akademik 21. Entitas Ujian 22. Entitas Alumni 23. Entitas Relasi 24. Entitas Pegawai 25. Entitas Kehadiran 26. Entitas Gaji atau Honor 27. Entitas Pendidikan Pegawai 28. Entitas Anggaran 29. Entitas Perkiraan 30. Entitas Revenue 31. Entitas Pengeluaran 32. Entitas Realisasi 33. Entitas Sarana
IV.1.2 Entitas Data dan Relasinya Diagram ER mendokumentasikan data enterprise dengan mengidentifikasikan setiap entitas. Adapun komponen dari ER adalah : 1. Entitas/entity : Adalah sekumpulan objek yang dapat di identifikasikan dan dibedakan dilingkungan enterprise yang dapat berupa orang, tempat, benda atapun kejadian yang memiliki makna informasi berhubungan dengan bisnis. 2. Atribut : Merupakan elemen dari entitas yang berfungsi mendeskripsikan karakteristiknya entitas. 3. Relasi: Hubungan antar dua entitas yang menjelaskan aturan atau fakta bisnis yang berkaitan dengan entitas-entitas tersebut.
103
Kalender Akademik
Berdasarkan
Mengacu
Membayar Peserta PMB
Seleksi
Mengeluarkan
Pendaftaran
Keuangan
SDM
Mengikuti
Calon Mahasiswa
Dikelola
Menerima
Memperoleh
Registrasi Kuliah
Menjadi Melakukan
Dosen
Mengambil Alumni
Mahasiswa Berstatus
Membimbing Matakuliah
Mendaftar
Ditentukan
Jurusan
Gambar IV.1 Diagram Relasi (ERD) pada aktivitas utama organisasi
Untuk gambar diagram relasi pada aktivitas lainnya dapat dilihat pada lampiran E Diagram Relasi Aktivitas. Penggunaan model ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan tools yang cocok. Diagram ER (ERD) dapat digunakan untuk memodelkan arsitektur data konseptual(2).
IV.1.3 Hubungan Entitas Data dengan Proses Bisnis Hubungan Entitas Data dengan proses bisnis adalah untuk melihat kapan data tersebut terbentuk, dan digunakan oleh proses bisnis tertentu. Hubungan antara entitas data tersebut sebenarnya sudah terlihat pada matriks III.3 Hubungan kelas data dengan proses bisnis. Hal ini dapat dilihat dengan jelas pada lampiran E Matriks Hubungan entitas data dengan proses.
104
IV.2
Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi yang akan di identifikasikan adalah aplikasi yang digunakan pada fungsi bisnis utama organisasi. Terkait dengan kebutuhan pengolahan data pada masing-masing area fungsional yang berkerja, maka organisasi harus melihat kebutuhan sebenarrnya dari aplikasi yang mendukung bisnis organisasi. Hal-hal yang terkait dengan arsitektur aplikasi adalah : 1. Melihat semua kemungkinan aplikasi yang dibutuhkan bisnis 2. Aplikasi dihubungkan dengan proses bisnis yang telah didefinisikan untuk mendapatkan peran dari setiap aplikasi yang mendukung proses bisnis dan hal ini berhubungan dengan terbentuknya data dan digunakannya data tersebut. 3. Aplikasi tersebut dihubungkan dengan organisasi dilakukan untuk mendapatkan aplikasi apa saja yang digunakan dalam melakukan kerja.
IV.2.1 Kemungkinan Aplikasi yang dibutuhkan Bisnis Untuk mendefiniskan semua kemungkinan aplikasi yang dibutuhkan bisnis maka organisasi dapat menggunakan Four Stage Life Cycle dan juga arsitektur informasi sebagai perkiraan kebutuhan atas aplikasi tersebut. Pada dekomposisi stewardship maka dapat terlihat aplikasi yang akan digunakan untuk membantu proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi. Berikut ini adalah kemungkian aplikasi yang dibutuhkan disajikan pada tabel IV.2 Tabel IV.2 Daftar kemungkinan aplikasi No 1
2
Group Aplikasi
No
Sistem Tes Seleksi Masuk 1.1
Sistem Administrasi Akademik
Kandidat Aplikasi Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB
1.2
Aplikasi Kelola Hasil Test
1.3
Aplikasi Registrasi
2.1
Aplikasi Pendaftaran Ulang
2.2
Aplikasi Administrasi Kemahasiswaan
105
Tabel Daftar kemungkinan aplikasi No 2
Group Aplikasi
No
Kandidat Aplikasi
Sistem Administrasi Akademik (Lanjutan)
2.3
Aplikasi Rencana Studi
2.4
Sistem Kurikulum
2.5
Sistem Perwalian
2.6
Aplikasi KRS dan KTM
2.7
Aplikasi PRS
2.8
Sistem Pembayaran
2.9
Aplikasi Administrasi Kuliah
2.10 Sistem Penjadwalan Kuliah 2.11 Sistem Penilaian 2.12 Aplikasi ujian komprehensif 2.13 Aplikasi administrasi Seminar 2.14 Sistem Pelaporan Akademik 3
4
5 6
Sistem Penglepasan Mahasiswa
3.1
Sistem Wisuda
3.2
Sistem Alumni
3.3
Sistem Transkrip dan Ijazah
3.4
Sistem Relasi Industri
4.1
Sistem Perekrutan
4.2
Sistem Administrasi Pegawai
4.3
Sistem Belanja Pegawai
4.4
Sistem Pelatihan
4.5
Sistem Cuti
4.6
Sistem Administrasi Gaji dan Honor
Sistem Keuangan
5.1
Sistem Anggaran
Sistem Sarana
5.2 6.1
Sistem Akunting Sistem Sarana
Sistem Kepegawaian
Hubungan secara skematik arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi dapat terlihat pada gambar IV.2. Sistem Test seleksi masuk digunakan untuk operasional akademik, sedangkan sistem kepegawaian, sistem keuangan
106
dan sistem sarana digunakan untuk mendukung aktivitas organisasi khususnya pada operasional akademik.
Gambar IV.2 Skema Arsitektur Aplikasi Skema arsitektur aplikasi di atas menggambarkan skema keterhubungan antara semua aplikasi di dalam enterprise. Dengan mempunyai skema tersebut maka organisasi dapat melihat urutan pengembangan aplikasi yang akan dibuat dan seperti apa keterkaitan masing-masing aplikasi di dalam organisasi untuk mendukung bisnis.
IV.2.2 Hubungan Aplikasi dengan Entitas Data Aplikasi yang digunakan oleh organisasi tidak terlepas dari kegiatan bisnis organisasi tersebut. Oleh karena itu, organisasi perlu melihat dukungan aplikasi apa sebenarnya yang terkait dengan setiap proses bisnis yang pada akhirnya membentuk dan juga menggunakan data. Untuk memudahkan dalam melihat keterhubungan aplikasi dengan entitas data maka dapat menggunakan penggambaran aplikasi dengan entitas data.
Matriks IV.1 Hubungan Aplikasi dengan Entitas Data
107
108
Pada matriks IV.1 di atas terlihat aplikasi apa saja yang membuat entitas data dan aplikasi apa saja yang menggunakan entitas data lainnya. Sebagai contohnya adalah aplikasi 1.1 yaitu aplikasi pendaftaran peserta PMB. Aplikasi pendaftaran PMB tersebut menggunakan entitas data panitia PMB (no 1), membuat entitas data peserta PMB (no 3) dan membuat atau menggunakan entitas data revenue (no 30). Hal ini terlihat bahwa dalam melakukan proses bisnis penerimaan pendaftaran peserta PMB yang menggunakan aplikasi pendaftaran peserta PMB menghasilkan data peserta PMB (no 3) dengan menggunakan data panitia PMB dan data menggunakan atau menghasilkan data revenue pada area fungsional keuangan.
IV.2.3 Hubungan Aplikasi dengan Organisasi ITHB yang bergerak didalam penyelenggaraan pendidikan menggunakan berbagai aplikasi yang digunakan, dengan tujuan dapat memberikan dukungan atas bisnis yang dikerjakan organisasi tersebut. Penggunaan aplikasi ini dapat terlihat pada proses bisnis yang dilakukan organisasi yang telah digambarkan menggunakan IDEF0. Semua aplikasi yang dimaksudkan disini adalah semua aplikasi yang digunakan dalam mendukung bisnis. Dengan pemodelan IDEF0 sebelumnya maka dapat terlihat apa saja yang menjadi masukan ataupun keluaran yang dihasilkan dari penggunaan aplikasi di dalam organisasi oleh setiap orang yang bekerja. Tidak hanya itu saja, bahwa peran dari masing-masing orang dalam berkerja dapat terlihat dengan jelas. Untuk itu penggambaran hubungan aplikasi dengan organisasi memberikan gambaran peran setiap orang atas proses bisnis dan juga tanggung jawab setiap orang atas data yang digunakan dan data dihasilkannya. Hubungan antara aplikasi dengan organisasi dapat terlihat pada matriks IV.2 hubungan aplikasi dengan organisasi.
Matriks IV.2 Hubungan Aplikasi dengan Organisasi
109
110
Pada matriks di atas ini terlihat bahwa dalam melakukan aktivitas, organisasi menggunakan aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan. Didalam aplikasi yang digunakan
organisasi terlihat
bahwa
masing-masing
anggota
organisasi
memainkan perannya masing-masing didalam proses bisnis yang dilakukan. Sebagai contoh misalnya pada aplikasi 1.1 yaitu aplikasi pendaftaran peserta PMB tugas dari direktur akademik (AC1) adalah menetapkan kebijakan syarat masuk kuliah di ITHB. Kemudian tugas MM1 (Manager Marketing) yaitu memastikan pelaksanaan pendaftaran peserta PMB berjalan dengan baik dan tugas dari MM1.4 (Student recruitment) melakukan proses penerimaan pendaftaran calon mahasiswa ITHB.
IV.3
Arsitektur Waktu
Arsitektur waktu yang dimaksudkan adalah untuk melihat urutan penggunaan aplikasi yang menjamin akurasi data. Dengan penggunaan aplikasi yang terurut dengan benar maka jaminan akurasi data yang meliputi setiap tahapan terbentuknya data sampai dengan tahap penggunaannya dapat dilalui dengan benar(10). Oleh karena itu kerterkaitan atas terbentuknya kapan data dan kapan digunakannya tidak terlepas dari aktivitas yang dilakukan organisasi.
IV.3.1 Hubungan Waktu dengan Aplikasi Hubungan waktu dengan aplikasi yang digunakan organisasi adalah berkaitan dengan
urutan
dari
penggunaan
aplikasi-aplikasi
tersebut.
Berdasarkan
dekomposisi (Four Stage Life Cycle dari BSP), maka urutan dari aplikasi dapat terlihat. Berikut ini adalah tabel IV.3 Urutan penggunaan aplikasi terkait dengan proses bisnis organisasi.
111
Tabel IV.3 Urutan penggunaan sistem dan aplikasi Fungsi
Four Stage Life Cylce Requirement
Penerimaan Mahasiswa Baru
Acquisition
Stewardship
Retirement Requirement
Akademik
Operasional
Acquisition
Stewardship
Retirement
Urutan Proses
Urutan aplikasi
Proses Perencanaan strategis PMB (PMB1) 2. Proses Menentukan panitia (PMB2) 3. Proses Penentuan biaya penerimaan PMB (PMB3) 4. Proses Penentuan standar penerimaan (PMB4) 5. Proses Penentuan kapasitas (PMB5) 6. Proses Penentuan jadwal PMB (PMB6) 7. Proses Penentuan seleksi masuk (PMB7) 8. Proses Penyusunan materi ujian (PMB8) 9. Proses Penerimaan pendaftaran mahasiswa baru (PMB9) 10. Proses Pelaksanaan seleksi calon mahasiswa (PMB10) 11. Proses Pengelolaan hasil ujian (PMB11)
1. Sistem Perencanaan PMB 2. Sistem Manajemen dan Kebijakan PMB
1.
3. Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB 4. Aplikasi Kelola Hasil Test
12. Proses registrasi mahasiswa 5. Aplikasi Registrasi baru (PMB12) 1. Proses Perencanaan strategis 1. Sistem kurikulum dan kebijakan Perencanaan akademik (OA1) kurikulum dan kebijakan akademik 2. Proses Penetapan kurikulum 2. Sistem Kurikulum (OA2) 3. Sistem Kalender 3. Proses Penetapan kalender Akademik akademik (OA3) 4. Proses Perwalian (OA4) 4. Aplikasi Perwalian 5. Proses Registrasi mahasiswa 5. Aplikasi Registrasi (OA5) 6. Aplikasi PRS 6. Proses Perubahan rencana 7. Aplikasi Akademik studi (OA6) 7. Proses Pelaksanaan akademik (OA7) 8. Proses Cuti akademik (OA8) 8. Aplikasi Cuti 9. Proses Ujian komprehensif 9. Aplikasi Ujian (OA9) Komprehensif 10. Proses Pelaporan akademik 10. Aplikasi Pelaporan (OA10)
112
Tabel Urutan penggunan sistem dan aplikasi (Lanjutan)
Mahasiswa
Pengelepasan
Fungsi
Four Stage Life Cylce
Urutan Proses
Requirement
1.
Proses Perencanaan strategis dan kebijakan penglepasan akademik (PM1)
Acquisition
2.
Stewardship
3.
Proses Penentuan syarat kelulusan (PM2) Proses Pembuatan ijazah (PM3) Proses Pembuatan transkrip (PM4) Proses Penetapan DO (PM5) Proses Penetapan pengunduran diri (PM6) Proses wisuda (PM7) Proses Perencanaan strategis dalam pemanfaatan sumberdaya manusia (SDM1) Proses Penentuan kebijakan perekrutan (SDM2) Proses Penentuan kebijakan pengelolaan SDM (SDM3) Proses Penetapan belanja pegawai (SDM4) Proses Pengembangan karir pegawai (SDM5) Proses Administrasi kehadiran pegawai (SDM6) Proses Penghitungan gaji (SDM7) Proses Penghitungan honor (SDM8) Proses Pelaporan SDM (SDM9) Proses Pelaporan rekapitulasi gaji dan honor (SDM10)
4. Retirement
5. 6.
Requirement
7. 1.
Acquisition
2. 3.
Kepgawaian
4. Stewardship
5. 6. 7. 8.
Retirement
9. 10.
Urutan aplikasi 1. Sistem Perencanan dan Kebijakan Pengelepasan Akademik 2. Aplikasi Syarat kelulusan 3. Aplikasi Pembuatan Ijazah 4. Aplikasi Pembuatan Transkrip 5. Aplikasi DO 6. Aplikasi Undur diri 7. Aplikasi Wisuda 1. Sistem Perencanaan SDM 2. Sistem kebijakan Perekrutan 3. Sistem kebijakan pengelolaan SDM 4. Sistem Belanja Pegawai 5. Aplikasi kinerja dan karir pegawai 6. Aplikasi Absensi 7. Aplikasi penghitungan Gaji dan Honor
8. Sistem Pelaporan SDM 9. Sistem rekapitulasi Gaji 10. Dan Honor
113
Tabel Urutan penggunan sistem dan aplikasi (Lanjutan) Fungsi
Four Stage Life Cylce Requirement Acquisition
Keuangan
Stewardship
Retirement
Requirement
Sarana dan Prasaeana
Acquisition
Stewardship
Retirement
Urutan Proses
Urutan aplikasi
1. Proses Perencanaan strategis kebijakan keuangan (K1) 2. Proses Penyusunan anggaran rutin (K2) 3. Proses Penentuan anggaran pembangunan (K3) 4. Proses Pengesahan anggaran (K4) 5. Proses alokasi anggaran (K5) 6. Proses Monitoring dan evaluasi anggaran (K6) 7. Proses revisi anggaran (K7) 8. Proses penerimaan revenue (K8) 9. Proses pengeluaran biaya (K9) 10. Proses pembukuan (K10) 11. Proses Pelaporan keuangan (K11) 1. Proses Perencanaan strategis pemanfaatan sarana /fasilitas (S1) 2. Proses Pengembangan prosedur sarana (S2) 3. Proses Penentuan prosedur sarana (S3) 4. Proses Penentuan rencana pengadaaan (S4) 5. Proses Penetapan manajemen inventarisasi (S5) 6. Proses Pelaksanaan pengadaan sarana (S6) 7. Proses Pelaksanaan inventarisasi (S7) 8. Proses Monitoring dan evaluasi sarana (S8) 9. Proses Pelaporan sarana (S9) 10. Proses Pelaporan manajemen pengadaan sarana (S10)
1. Sistem Perencanaan keuangan 2. Sistem penyusunan anggaran 3. Sistem penyusunan anggaran pembangunan 4. Sistem anggaran 5. Sistem penerimaan revenue. 6. Sistem pengeluaran biaya
7. Sistem pembukuan 8. Sistem pelaporan keuangan 1. Sistem Perencanaan Sarana 2. Sistem prosedur sarana 3. Sistem penetapan sarana 4. Sistem perencanaan pengadaan sarana 5. Sistem inventaris sarana 6. Aplikasi pengadaan sarana 7. Aplikasi invertarisasi sarana 8. Aplikasi monitoring dan evaluasi sarana 9. Sistem pelaporan sarana 10. Sistem pelaporan pengadaan
114
IV.3.2 Work Breakdown Structure (WBS) Work Breakdown Structure (WBS) dilakukan untuk memperlihat dalam menggambarkan struktur kerja dari organisasi. Dengan WBS tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah cara untuk mendefinisikan aktivitas yang dilakukan organisasi secara detil. Hal dapat dilakukan dengan menggunakan pemodelan IDEF0 (functional modelling). IDEF0 dapat dilakukan dekomposisi untuk melihat secara detil setiap aktivitas yang dilakukan oleh organisasi (14). Untuk gambar detil dari Workbreak Down Structure dapat dilihat pada lampiran G (Work Breakdown Sructure)
IV.3.3 Jadwal Kerja Organisasi ITHB selaku organisasi pendidikan melakukan kegiatan yang ditujukan hanya untuk penyelenggaraan pendidikan. Pada penyelenggaraan pendidikan tersebut terdapat tahapan proses bisnis yang dilakukan organisasi atau dapat disebut urutan kegiatan. Organisasi ITHB menganut sistem waktu tahunan dan semester, sehingga organisasi tersebut melakukan kegiatannya sesuai dengan sistem waktu yang sudah ada. Berikut ini pada matriks IV.3 adalah jadwal kegiatan organisasi terkait dengan waktu yang ada.
Matriks IV.3 Hubungan kegiatan Organisasi dengan waktu
115
116
Pada matriks di atas terlihat waktu kegiatan organisasi yang dilakukan pada waktu tertentu. Waktu kegiatan tersebut terkait dengan semua aktivitas utama dan aktivitas pendukung organisasi. Sebagai contohnya adalah aktivitas penerimaan mahasiswa baru (PMB) yang dilakukan tiga kali dalam setahun yaitu pada bulan januari, maret dan mei. Akan tetapi kegiatan yang mendukung aktivitas penerimaan mahasiswa baru tersebut di dahului dengan kegiatan perencanaan yang mendukung kegiatan PMB. Kegiatan perencanaan tersebut terdiri dari perencanaan perencanaan panitia PMB , perencanaan biaya PMB, perencanaan sarana PMB, dan lain sebagainya.
IV.4
Urutan Penggunaan Aplikasi
Berdasarkan aliran data pada matriks III.5 maka urutan penggunaan aplikasi adalah terkait dengan urutan kerja organisasi. Oleh karena itu, untuk menjamin terbentuknya data yang berkualitas, maka perlu dibuatkan urutan penggunaan aplikasi tersebut. Urutan penggunaan aplikasi organisasi ditujukan pada aktifitas utama organisasi yaitu layanan pendidikan. Berikut ini adalah urutan penggunaan aplikasi organisasi. Tabel IV.4 Urutan penggunaan sistem dan aplikasi pada proses PMB Urutan Proses Penerimaan Mahasiswa Baru 1. Proses Perencanaan strategis PMB (PMB1) 2. Proses Menentukan panitia (PMB2) 3. Proses Penentuan biaya penerimaan PMB (PMB3) 4. Proses Penentuan standar penerimaan (PMB4) 5. Proses Penentuan kapasitas (PMB5) 6. Proses Penentuan jadwal PMB (PMB6) 7. Proses Penentuan seleksi masuk (PMB7) 8. Proses Penyusunan materi ujian (PMB8)
Urutan Sistem/aplikasi •
Sistem Perencanaan PMB
•
Sistem Manajemen dan Kebijakan PMB
Aplikasi pendukung • • • •
Sistem Keuangan Sistem Sarana Sistem Kepegawaian Sistem Perencanaan PMB
117
Tabel Urutan penggunaan sistem dan aplikasi pada proses PMB (Lanjutan) Urutan Proses
Urutan Sistem/aplikasi
Aplikasi pendukung
• Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB • Aplikasi Kelola Hasil Test
• Sistem Manajemen dan Kebijakan PMB • Sistem Akunting
• Aplikasi Registrasi
• Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB • Aplikasi Kelola Hasil Test
Penerimaan Mahasiswa Baru 9. Proses Penerimaan pendaftaran mahasiswa baru (PMB9) 10. Proses Pelaksanaan seleksi calon mahasiswa (PMB10) 11. Proses Pengelolaan hasil ujian (PMB11) 12. Proses registrasi mahasiswa baru (PMB12)
Tabel IV.5 Urutan penggunaan sistem atau aplikasi pada proses Operasional akademik Urutan Proses
Urutan Sistem / aplikasi
Aplikasi pendukung
Operasional Akademik 1. Proses Perencanaan strategis kurikulum dan kebijakan akademik (OA1) 2. Proses Penetapan kurikulum (OA2) 3. Proses Penetapan kalender akademik (OA3) 4. Proses Perwalian (OA4) 5. Proses Registrasi mahasiswa (OA5) 6. Proses Perubahan rencana studi (OA6) 7. Proses Pelaksanaan akademik (OA7) 8. Proses Cuti akademik (OA8) 9. Proses Ujian komprehensif (OA9) 10. Proses Pelaporan akademik (OA10)
• Sistem Perencanaan kurikulum dan kebijakan akademik • Sistem Kurikulum • Sistem Kalender Akademik
• • • •
Sistem Keuangan Sistem Sarana Sistem Kepegawaian Sistem Perencanaan kurikulum dan kebijakan akademik
• • • •
• • • • •
Sistem sarana Sistem keuangan Sistem kepegawaian Sistem Kurikulum Sistem Kalender akademik Sistem registrasi Sistem sarana Sistem keuangan Sistem kepegawaian Aplikasi Administrasi Akademik
Aplikasi Perwalian Aplikasi Registrasi Aplikasi PRS Aplikasi Pelaksanaan Akademik
• Aplikasi Cuti • Aplikasi Ujian Komprehensif • Aplikasi Pelaporan
• • • • •
118
Tabel IV.6 Urutan penggunaan sistem atau aplikasi pada proses Penglepasan Mahasiswa Urutan Proses
Urutan Sistem/ aplikasi
2. Proses Penentuan syarat kelulusan (PM2)
• Sistem Perencanaan dan Kebijakan Pengelepasan Akademik • Aplikasi Syarat kelulusan
3. Proses Pembuatan ijazah (PM3) 4. Proses Pembuatan transkrip (PM4)
• Aplikasi Pembuatan Ijazah • Aplikasi Pembuatan Transkrip
5. Proses Penetapan DO (PM5) 6. Proses Penetapan pengunduran diri (PM6) 7. Proses wisuda (PM7)
• Aplikasi DO • Aplikasi Undur diri • Aplikasi Wisuda
1. Proses Perencanaan strategis dan kebijakan penglepasan akademik (PM1)
IV.5
Aplikasi pendukung • Sistem keuangan • Sistem sarana • Sistem Administrasi akademik • Sistem Perencanaan dan kebijakan Penglepasan Akademik • Sistem Syarat kelulusan • Sistem administrasi akademik. • Sistem sarana • Sistem keuangan • Sistem syarat kelulusan • Sistem administrasi akademik
Arsitektur Sumberdaya Manusia (SDM)
Setiap orang didalam organisasi bertanggungjawab atas tugasnya masing-masing. Tugas masing-masing orang didalam organisasi tersebut terkait dengan aliran data atau informasi di dalam organisasi. Dengan menetapkan dengan jelas tanggungjawab dari masing-masing anggota organisasi maka aliran data atau informasi dapat terjamin keakuratannya. Berdasarkan pendefinisian arsitektur waktu diatas maka pendefinisian peran orang dalam melakukan tugas organisasi menjadi perhatian penting dalam menghasilkan data yang berkualitas.
IV.5.1 Peran Orang terkait Aplikasi Peran organisasi dalam setiap alur proses bisnis dapat terlihat pada lampiran A proses bisnis organisasi. Untuk melihat peran setiap orang pada setiap prosesnya termasuk peran setiap orang dalam menggunakan aplikasi dapat dilihat dengan menggunakan matriks aplikasi dengan peran orang.
Matriks IV.5 Hubungan Aplikasi dengan Organisasi
Keterangan : P1 : Proses yang terkait dengan peran orang level utama didalam aplikasi dilakukan, P2 : Proses yang terkait dengan peran orang level kedua didalam aplikasi dilakukan, P3 : Proses yang terkait dengan perang orang level ketiga didalam aplikasi dilakukan
119
120
Pada matriks IV. 5 di atas dapat terlihat bahwa setiap orang di dalam organisasi memainkan perannya masing-masing. Pada matriks tersebut memperlihatkan peran anggota organisasi termasuk level dari anggota tersebut. Level dari anggota organisasi disini adalah untuk memastikan seberapa penting peran orang tersebut pada setiap aplikasi yang digunakan dan juga hal ini mengisyaratkan pada aliran kerja dari masingmasing anggota organisasi. Sebagai contohnya adalah pada penerimaan mahasiswa baru (PMB) pada proses bisnis tersebut peran direktur akademik (AC1) adalah menentukan kebijakan (P1) penerimaan mahasiswa dan dibantu oleh marketing manager (MM1) yang berperan memastikan proses penerimaan mahasiswa tersebut berjalan sesuai keinginan(P2). Dan peran dari membantu proses operasional penerimaan mahasiswa baru (P3).
IV.5.2 Aliran Kerja Organisasi Berdasarkan pendefinisian sebelumnya yaitu adanya peran dan tanggungjawab dari masing-masing anggota organisasi dalam berkerja, maka terdapat terdapat aliran kerja organisasi yang terjadi diantara satu area fungsional dan juga antar area fungsional. Hal ini juga berhubungan dengan kualitas data yang dihasilkan dan pada akhirnya data tersebut dapat digunakan oleh orang yang membutuhkannya. Agar aliran kerja dapat terlihat dengan jelas, maka organisasi perlu membuat sebuah tabel aliran kerja organisasi yang dapat memberikan gambaran yang jelas atas aliran kerja tersebut. Tabel IV.6 Aliran kerja berdasarkan penggunaan aplikasi No
Aplikasi
Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) 1 1.1 Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB 2
1.2 Aplikasi Kelola Hasil Test
Peran (Aliran Kerja) P1. AC1 P2. MM1 P3. MM1.4 P1. AC1 P2. MM1 P3. MM1.4
121
Tabel Aliran kerja berdasarkan penggunaan aplikasi (Lanjutan) No
Aplikasi
Penerimaan Mahasiswa Baru (Lanjutan) 3 1.3 Registrasi
Operasional Akademik 4 2.1 Aplikasi Pendaftaran Ulang
5
2.2 Aplikasi Administrasi Kemahasiswaan
6
2.3 Aplikasi Rencana Studi
7
2.4 Sistem Kurikulum
8
2.5 Sistem Perwalian
9
2.6 Aplikasi KRS dan KTM
10
2.7 Aplikasi PRS
11
2.8 Sistem Pembayaran
12
2.9 Aplikasi Administrasi Kuliah
13
2.10 Sistem Penjadwalan Kuliah
14
2.11 Sistem Penilaian
15
2.12 Aplikasi Ujian komprehensif
16
2.13 Aplikasi Administrasi Seminar
17
2.14 Sistem Pelaporan Akademik
Peran (Aliran Kerja) P1. AC1 P2. MM1 P3. MM1.4 P1. AC1 P2. AK1 P3. AK2 , AK2.1, AK2.2 P3. MM1, MM1.4 P1. AC2 P2. AC2.1 P3. AC2.11, AC2.1.3 P1. AC2 P2. AC2.1 P3. AC2.11, AC2.1.3 P1. Yayasan, Rektor P2. AC1, AC5 P3. AC2, AC5.1 P1. AC1 P2. AC5 P3. AC2.1, AC5.1, AC5.1.1 P1. AC1 P2. AC2.1, AC2.11, AC2.1.3 P1. AC1 P2. AC5 P3. AC5.1, AC5.1.1 P1. AK1 P2. AK2 P3. AK2.1 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.1, AC2.1.2, AC2.1.3 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.1, AC2.1.2, AC2.13 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.2, AC2.13 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.1, AC2.1.2, AC2.13 P1. AC5 P2. AC5.1 P3. AC5.1.1 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.1, AC2.1.2, AC2.1.3
122
Tabel Aliran kerja berdasarkan penggunaan aplikasi (Lanjutan) No
Aplikasi
Penglepasan Mahasiswa 18 3.1 Sistem Wisuda
19
3.2 Sistem Alumni
20
3.3 Sistem Transkrip dan Ijazah
21
3.4 Sistem Relasi Industri
Manajemen Sumberdaya Manusia 22 4.1 Sistem Perekrutan
23
4.2 Sistem Administrasi Pegawai
24
4.3 Sistem Belanja Pegawai
25
4.4 Sistem Pelatihan
26
4.5 Sistem Cuti
Peran (Aliran Kerja) P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.3 P1. AC1 P2. AC2, CRC1 P3. AC2.1, AC2.1.3, CRC2, CRC3 P1. AC1 P2. AC2 P3. AC2.1, AC2.1.3 P1. CRC1 P2. CRC2 P3. CRC3 P1. Yayasan, Rektor P2. AK1, AK5 P3. AK5.1 P1. AK1 P2 AK5 P3. AK5.1 P1. AK1 P2 AK5 P3. AK5.1 P1. AC1, AK1 P2. AK5 P3. AK5.1 P1. AK1 P2. AK2, AK5 P3. AK2.1, AK2.2, AK5.1
Manajemen Keuangan 27 4.6 Sistem Administrasi Gaji dan P1. AK1 Honor P2. AK2, AK5 P3. AK2.1, AK2.2, AK5.1 28 5.1 Sistem Anggaran P1. Yayasan, Rektor P2. AK1 P3. AK2 29 5.2 Sistem Akunting P1. AK1 P2. AK2 P3. AK2.1, AK2.2 Manajemen Sarana 30 6.1 Sistem Sarana P1. AK1 P2. AK3, AK4
123
IV.5.3 Peran Orang pada setiap lokasi Orang yang bekerja di dalam area fungsional pada umumnya menempati lokasi tertentu didalam area organisasi. Untuk itu diperlukan pendefinisian aliran data didalam organisasi yang terkait dengan lokasi orang tersebut. Organisasi atau lembaga pendidikan Institut Teknologi Harapan Bangsa berlokasi di kota bandung tepatnya di jalan Dipatiukur 80-84. ITHB mempunyai 3 gedung yang saling terhubung satu sama lainnya dan ketiga gedung tersebut digunakan organisasi untuk melakukan aktifitasnya. Pada tabel dibawah IV.4 ini dapat terlihat lokasi dimana organisasi bekerja dan hal ini berhubungan dengan lokasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Tabel IV.7 Lokasi dimana area fungsional organisasi berada Nama Gedung Gedung 1
Lantai Lantai 1
Lantai 2
Lantai 3
Gedung 2
Sebagai pusat manajemen, administrasi termasuk administrasi keuangan dan juga bagian rektorat Tempat beberapa jurusan berada yaitu jurusan sistem informasi, teknik industri, sistem komputer dan teknik elektro Tempat dimana jurusan desain melakukan aktifitasnya
Lantai 4
Layanan perpustakaan
Basement1
Laboratorium teknik Industri
Lantai 1
Tempat dimana laboratorium Multimedia, laboratorium Desain dan laboratorium Fotografi. Tempat dimana laboratorium komputer, laboratorium basis data dan laboratorium elektro. 1. Tempat dimana Career resource center. 2. Tempat pusat IT. 3. Tempat laboratorium jaringan komputer. Tempat ini terdapat ITHB Internasional program termasuk laboratoriumnya
Lantai 2
Gedung 2
Fungsi
Lantai 3
Lantai 4
124
Tabel Lokasi area fungsional berada (Lanjutan) Nama Gedung Gedung 3
Lantai Lantai 2
Lantai 4
Fungsi Tempat jurusan teknik informatika melakukan aktifitasnya. 1. 2.
Terdapat laboratorium Career resource center Tempat dimana administrasi ITHB Internasional Program berada
Bentuk skematik dari peran masing-masing orang didalam organisasi terhadap sistem informasi enterprise dapat terlihat pada gambar IV.3
Gambar IV.3 Pemodelan Lokasi pada perspektif business owner
125
IV.6
Arsitektur Teknologi
Arsitektur teknologi dalam pembahasan ini adalah teknologi yang digunakan oleh orang didalam organisasi untuk melakukan tugas-tugasnya. Dikarenakan orang-orang tersebut dapat berada diseluruh area lokasi organisasi maka dibutuhkan teknologi yang dapat membantu orang-orang tersebut untuk saling berkoordinasi. Berdasarkan skema lokasi yang sudah digambarkan sebelumnya maka teknologi yang dibutuhkan adalah teknologi yang memungkinkan distribusi data diantara orang-orang yang memainkan peran didalam organisasi.
Gambar IV.4 Skema komunikasi antar kantor Memang terlihat bahwa teknologi yang dibutuhkan utama dalam membantu kerja organisasi adalah teknologi jaringan. Sehingga teknologi tersebut diharapkan mampu menjembatani dalam hal kordinasi bagi orang-orang didalam organisasi untuk bekerja.
126
Tidak hanya teknologi jaringan semata, selain itu diperlukan juga teknologi-teknologi lainnya sangat dibutuhkan untuk bekerja misalnya teknologi untuk penyimpanan data, teknologi untuk input dan keluaran data. Untuk lebih jelasnnya maka, dibawah ini terdapat semua teknologi yang digunakan oleh organisasi dalam melakukan tugasnya.
Teknologi yang digunakan dalam melakukan tugas Tabel IV.8 Teknologi yang ada di dalam organisasi. Perangkat Keras 1.1 Komputer
Jenis
Perangkat Keras
1.1.1 Personal komputer
1.4 Media penyimpanan
1.1.2 Laptop 1.2 Alat masukan
1.2.1 Mouse
1.4.1 Harddisk 1.4.2 Floppy disk 1.4.3 Removable disk
1.2.2 Keyboard
1.3 Alat keluaran
Jenis
1.5 Server
1.4.4 Compact disk
1.2.3 Scanner
1.5.1 Web server
1.2.4 OCR
1.5.2 Database server
1.3.1 Printer
1.5.3 K-base server
1.3.2 Monitor
1.5.4 Application server
1.3.3 Speaker
1.5.5 Mail server
1.3.4 Plotter
Tabel Teknologi yang ada di dalam organisasi (Lanjutan) Perangkat keras 2. Perangkat lunak
Jenis perangkat 2.1 Sistem Operasi
2.4.2 Rational rose
2.1.1 Microsoft windows 98,XP,2003
2.5 Pengolah kata
2.1.2 Linux
2.5.1 Ms. Word
2.1.3 Sun solaris
2.6 Spread sheet
2.2 Sistem manajemen basis data
2.6.1 Ms.Excel
127
Tabel Teknologi yang ada di dalam organisasi (Lanjutan) Perangkat keras 2. Perangkat lunak (Lanjutan)
Jenis perangkat 2.2.1 Ms. Acesss
2.6.2 SPSS
2.2.2 Linux
2.7 Presentasi grafis
2.2.3 MySQL
2.7.1 Ms. Frontpage
2.2.4 Oracle
2.7.2 Ms. Powerpoint
2.3 Bahasa pemrograman
2.7.3 Adobe photoshop
2.3.1 VBNet
2.7.4 Corel draw
2.3.2 PHP
2.7.5 Macromedia flash
2.3.3 Delphi
2.7.6 Dreamweaver
2.3.4 Java
2.8 Perangkat lunak lainnya
2.3.5 Visual C++
2.8.1 Microsoft outlook
2.4 Development tools
2.8.2 Adobe acrobat
2.4.1 Power designer
2.8.3 Ms. Internet explorer
Tabel Teknologi yang ada di dalam organisasi (Lanjutan) Perangkat pendukung 3. Komunikasi
Jenis perangkat
Perangkat pendukung
Jenis perangkat
3.1 Network
3.3.1 Router
3.1.1 LAN
3.3.2 Switch
3.1.2 Internet
3.3.3 NIC
3.1.3 Virtual LAN
3.3.4 Access point
3.2 Telepon
4. Perangkat pendukung
4.1 Pengaman elektrik
3.2.1 Faximile
4.1.1 UPS
3.2.2 Modem
4.1.2 Stabilizer
3.2.3 VOIP
4.2 Perangkat pendukung lainnya
3.2.4 PABX
4.2.1 Air conditioner
3.3 Perangkat network
4.2.2 Rak server
128
IV.6.1 Hubungan Teknologi dengan Organisasi yang bekerja Dalam melakukan tugasnya,
orang-orang yang berkerja didalam organisasi
menggunakan perangkat-perangkat teknologi mulai dari perangkat keras sampai dengan perangkat lunak. Perangkat-perangkat tersebut didapatkan dengan membeli dari vendor-vendor teknologi yang menyodorkan perangkat IT yang dibutuhkan organisasi. Teknologi-teknologi ini adalah perangkat yang membantu semua orang dalam melakukan perannya masing-masing didalam memberikan layanan yang terbaik bagi pihak yang menggunaan jasa layanan tersebut. Maka dari itu perlu bagi organisasi melihat teknologi apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan kerja. Dengan begitu organisasi bisa mendapat gambaran mengenai teknologi apa saja yang sudah ada dan teknologi apa saja yang pelu di adakan dalam rangka meningkatkan kerja.
Matriks IV.6 Hubungan teknologi dengan proses kerja organisasi
129
Matriks Hubungan teknologi dengan proses kerja organisasi (Lanjutan)
130
131
Pada matriks di atas dapat terlihat semua jenis teknologi yang digunakan oleh organisasi dalam bekerja. Teknologi tersebut dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak(1). Perangkat-perangkat yang digunakan itu diharapakan dapat membantu organisasi dalam berkoordinasi dan bekerjasama dalam menjalankan proses bisnis organisasi. Sebagai contohnya adalah pada penerimaan mahasiswa baru dimana peran direktur akademik (AC1) dan peran marketing manager (MM1) dan juga peran student recruiment (MM1.4) dapat dilakukan. Koordinasi dalam menjalankan proses bisnis penerimaan mahasiswa baru (PMB) bisa dilakukan meskipun masing-masing anggota organisasi tersebut terpisah lokasinya. Ini menandakan bahwa kegunaan teknologi dalam membantu koordinasi anggota organisasi menjadi penting.
IV.7
Arsitektur Mekanisme
Mekanisme pada tahap ini adalah terkait dengan bagimana organisasi melakukan kerja dengan baik dan sesuai dengan aturan kerja. Mekanisme ini adalah mekanisme yang berhubungan dengan bagaimana melakukan kerja yang baik dan termasuk didalamnya adalah bagaimana menggunakan teknologi yang ada untuk pencapaian kinerja. Hal –hal yang perlu menjadi perhatian disini adalah mekanisme penggunaan perangkat yang sudah didefinisikan sebelumnya. Mekanisme tersebut termasuk diantaranya adalah mekanisme penggunaan perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat pendukung. Berdasarkan pemodelan proses bisnis menggunakan IDEF0, mekanisme tersebut terkait dengan penggunaan sistem komputer ataupun teknologi dalam melakukan aktivitas(2). IV.7.1 Hubungan Urutan Proses Kerja dengan Mekanisme Organisasi Keterkaitan antara proses kerja dengan mekanisme adalah untuk memastikan aliran kerja organisasi sesuai dengan strategi pengelolaan organisasi. Dengan mekanisme yang benar maka organisasi dapat memperoleh keuntungan atas akurasi data yang dihasilkan dari setiap kerja organisasi.
131
Tabel IV.9 Urutan proses dan mekanisme kerja Urutan Proses
Mekanisme
1. Proses Perencanaan strategis PMB
1. Mekanisme penarikan dan pemasukan data perencanaan strategis PMB semester lalu dari database
2. Proses Menentukan panitia
2. Mekanisme penarikan data, menghubungi calon panitia, konfirmasi calon panitia, pengecekan kesesuaian jumlah panitia dan mekanisme penetapan panita.
3. Proses Penentuan biaya penerimaan PMB
3. Mekanisme penarikan data dari sistem keuangan, penghitungan biaya, konfirmasi biaya pada pimpinan, penghitungan ulang biaya dan mekanisme penetapan biaya PMB
4. Proses Penentuan standar penerimaan
4. Mekanime penarikan data dari aplikasi godeamus, konfirmasi standar penerimaan, perkiraan ulang standar baru dan mekanisme penetapan standar penerimaan menggunakan aplikasi godeamus.
5. Proses Penentuan kapasitas
5. Mekanisme penarikan data kapasitas dari godeamus, konfirmasi kapasitas, perkiraan ulang dan mekanisme penetapan kapasitas.
6. Proses Penentuan jadwal PMB
6. Mekanisme penarikan data jadwal PMB, konfirmasi jadwal PMB dan perkiraan ulang PMB dan mekanisme penetapan jadwal PMB.
7. Proses Penentuan seleksi masuk
7. Mekanisme penarikan data seleksi, konfirmasi seleksi masuk, perkiraan ulang seleksi dan mekanisme penetapan seleksi masuk.
8.
Proses Penyusunan materi ujian
8. Mekanisme penarikan data materi ujian, konfirmasi materi ujian, perkiraan ulang materi ujian, pembuatan materi ujian, pengesahan materi dan pencetakan materi ujian.
9.
Proses Penerimaan pendaftaran mahasiswa baru
9. Mekanisme memasukkan dan penarikan data, pengecekan berkas, penyelesaian berkas daftar, mekanisme penyimpanan data daftar.
133
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja (Lanjutan) Urutan Proses 10. Proses Pelaksanaan seleksi calon mahasiswa 11. Proses Pengelolaan hasil ujian
Mekanisme 10. Mekanisme seleksi, pencocokan hasil seleksi, penyelesaian seleksi masuk, mekanisme pengumuman hasil seleksi. 11. Mekanisme memasukkan dan penarikan data hasil ujian, pemilihan data seleksi, pemeriksaan data hasil ujian dan mekanisme pengumuman hasil ujian.
12. Proses Registrasi mahasiswa baru
12. Mekanisme memasukkan dan penarikan data registrasi, pemeriksaan berkas registrasi, konfirmasi regitrasi, input data setelah konfirmasi, mekanisme penyimpanan data registrasi.
13. Proses Perencanaan strategis kurikulum dan kebijakan akademik 14. Proses penetapan kurikulum
13. Mekanisme memasukkan dan penarikan data perencanaan strategis kurikulum dan kebijakan akademik 14. Mekanisme memasukkan dan penarikan data kurikulum, konfirmasi kurikulum, perkiraan ulang kurikulum, pengujian kurikulum, pengesahan kurikulum dan mekanisme penetapan kurikulum.
15. Proses penetapan kalender akademik
15. Mekanisme memasukkan dan penarikan data kalender akademik, analisa kalender akademik, konfirmasi analisa kalender akademik, analisa ulang kalender akademik, pengesahan kalender akademik dan mekanisme penetapan kalender akademik.
16. Proses penyediaan matakuliah
16. Mekanisme pemasukan dan penarikan matakuliah, konfirmasi matakuliah, perkiraan ulang matakuliah dan pengumuman matakuliah yang disajikan.
17. Proses Perwalian
17. Mekanisme input matakuliah, pengecekan matakuliah, penyelesaian matakuliah, dan mekanisme persetujuan perwalian.
134
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja (Lanjutan) Urutan Proses 18.
Proses Rencana studi
Mekanisme 18. Mekanisme pengecekan online, pengecekan syarat studi, penyelesaian rencana studi dan mekanisme pengesahan rencana studi.
19.
Proses pembuatan KRS
19. Mekanisme pengecekan rencana studi yang disetujui dan mekanisme pencetakan KRS
20.
Proses pembuatan KTM
20. Mekanisme pengecekan administrasi, penyelesaian adm akademik, pengecekan adm keuangan, penyelesaian adm keuangan dan mekanisme pencetakan KTM
21.
Proses PRS
21. Mekanisme memasukkan dan data PRS, pengecekan PRS, penyelesaian PRS dan mekanisme pengesahan PRS.
22.
Proses Cuti
22. Mekanisme memasukkan data cuti, pencegekan adm akademik dan keuangan, penyelesaian syarat cuti dan pengesahan cuti.
23.
Proses Penetapan dosen mengajar
23. Mekanisme penarikan dan pemasukan data dosen mengajar, konfirmasi kesediaan dosen mengajar, penyelesaian dosen yang tidak konfirm, pengecekan kesesuaian kebutuhan dosen mengajar, penyelesaian kebutuhan pengajar dan mekanisme pengesaham dosen mengajar.
24.
Proses penyusunan jadwal kuliah
24. Mekanisme pemasukan jadwal kuliah, pengecekan jadwal kuliah, konfirmasi jadwal, penyelesaian jadwal mengajar yang tidak sesuai, dam mekanisme penetapan jadwal kuliah.
25.
Proses perkuliahan
25. Mekanisme absensi dosen, mekanisme absensi dan mekanisme absensi keluar mengajar.
26.
Proses pelaksanaan ujain
26. Mekanisme pencetakan soal, penetapan jadwal, mekanisme pengumpulan hasil ujian.
135
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja (Lanjutan) Urutan Proses 27.
Proses penilaian
Mekanisme 27. Mekanisme memasukkan dan mengeluarkan data pengambilan berkas, konfirmasi pengambilan berkas ujian, penyelesaian berkas yang tidak diambil, pemberian nilai, penyelesaian nilai yang tidak terkumpul dan mekanisme pengumuman nilai.
28.
Proses komprehesif
28. Mekanisme penarikan data mahasiswa yang ikut komprehensif, pengumuman mahasiswa ujian komprehensif, penetapan jadwal dan dosen ujian komprehensif dan mekanisme ujian.
29.
Proses penilaian komprehensif
29. Mekanisme pemasukan nilai ujian komprehensif, penghitungan syarat lulus konprehensif dan pengumuman nilai komprehensif.
30.
Proses pelaksanaan sidang
30. Mekanisme pemasukan dan penarikan data mahasiswa ikut sidang, pengecekan syarat ikut sidang, penyelesaian syarat ikut sidang, konfirmasi dosen penguji, penyelesaian dosen penguji, penentuan jadwal dan mekanisme sidang.
31.
Proses penilaian sidang
31. Mekanisme pemasukan nilai sidang, pengecekan syarat lulus sidang, penyelesaian syarat lulus sidang, pengecekan revisi TA, penyelesaian revisi TA, pemasukan nilai akhir TA dan mekanisme pengumuman nilai sidamg.
32.
Proses pengumpulan data
32. Mekanisme penarikan data yang akan dikumpulkan dari sumber-sumber data dan mekanisme pengumpulan data .
33.
Proses pelaporan
33. Mekanism pengolahan data, pembuatan laporan dan mekanisme pengajuan laporan.
136
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja (Lanjutan) Urutan Proses 34.
Proses Perencanaan strategis dan kebijakan penglepasan akademik
35.
Proses Penentuan syarat kelulusan
Mekanisme 34. Mekanisme penarikan dan pemasukan data perencanaan strategis dan kebijakan penglepasan akademik. 35. Mekanisme penarikan dan pemasukan data syarat lulus, konfirmasi data syarat lulus, penyelesaian data syarat lulus dan mekanisme penetapan syarat lulus.
36.
Proses Pembuatan Ijazah
36. Mekanisme penarikan data ijazah, pengecekan syarat ijazah, penyelesaian syarat ijazah dan mekanisme pembuatan ijazah.
37.
Proses Pembuatan transkrip
37. Mekanisme pemasukan data pengajuan transkrip, pengecekan syarat transkrip, penyelesaian syarat transkrip dan mekanisme pembuatan transkrip
38.
Proses Penetapan DO
38. Mekanisme penarikan dan pemasukan data syarat DO, konfirmasi DO, penyelesaian syarat DO, dan mekanisme penetapan DO.
39.
Proses penetapan undur diri
39. Mekanisme penarikan dan pemasukan syarat undur diri, konfirmasi syarat undur diri, penyelesaian syarat undur diri dan mekanisme penetapan syarat undur diri.
40.
Proses Wisuda
40. Mekanisme pemasukan data wisuda, pengecekan data wisuda, penyelesaian data wisuda, pengumuman jadwal wisuda.
41. Proses Perencanaan strategis dalam pemanfaatan sumberdaya manusia
41. Mekanisme pemasukan dan penarikan data perencanaan strategis SDM
137
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja menggunakan teknologi.(Lanjutan) Urutan Proses 42. Proses Penentuan kebijakan perekrutan
Mekanisme 42. Mekanisme penarikan dan pemasukan data kebijakan rekrut, konfirmasi kebijakan rekrut, dan mekanisme penetapan kebijakan perekrutan.
43. Proses Penentuan kebijakan pengelolaan SDM 44. Proses Penetapan belanja pegawai
43. Mekanisme penarikan dan pemasukan data kebijakan kelola SDM, konfirmasi pengelolaan SDM dan mekanisme penetapan kebijakan SDM. 44. Mekanisme penarikan dan pemasukan data belanja pegawai, konfirmasi data belanja pegawai dan mekanisme belanja pegawai.
45. Proses pengembangan karir pegawai
45. Mekanisme penarikan dan pemasukan data karir pegawai, mekanisme pengelolaan data karir pegawai.
46. Proses administrasi kehadiran pegawai
46. Mekanisme memasukkan data absen pegawai, penyelesaian absensi pegawai dan mekanisme administrasi data absensi pegawai
47. Proses penghitungan gaji
47. Mekanisme penarikan data dan pemasukan data komponen gaji, penghitungan gaji, mekanisme pencetakan slip gaji.
48. Proses Penghitungan honor
48. Mekanisme penarikan data dan pemasukan data komponen honor, penghitungan honor dan mekanisme pencetakan honor.
49. Proses Pelaporan SDM
49. Mekanisme penarikan dan pemasukan data SDM, pengolahan data SDM dan mekanisme pelaporan SDM
138
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja menggunakan teknologi.(Lanjutan) Urutan Proses 50. Proses Pelaporan rekapitulasi gaji dan honor 51. Proses Perencanaan strategi kebijakan
Mekanisme 50. Mekanisme penarikan dan pemasukan data rekapitulasi, pengolahan data rekapitulasi dan mekanisme pelaporan data rekapitulasi. 51. Mekanisme penarikan dan pemasukan data perencanaan strategi kebijakan keuangan
keuangan 52. Proses Penentuan anggaran rutin
52. Mekanisme penarikan dan pemasukan data anggaran rutin, penghitungan anggaran rutin, konfirmasi anggaran rutin, penyelesaian anggaran rutindan mekanisme penetapan anggaran rutin.
53. Proses Penentuan Anggaran serta investasi
53. Mekanisme penarikan dan pemasukan data anggaran, penghitungan data anggaran, konfirmasi data anggaran dan mekanisme penetapan anggaran.
54. Proses Pengesahan anggaran
54. Mekanisme penarikan data anggaran dan mekanisme pengesahan anggaran
55. Proses Revisi anggaran
55. Mekanisme penarika data anggaran yang akan direvisi dan mekanisme revisi anggaran.
56. Proses Monitoring dan evaluasi
56. Mekanisme data anggaran yang akan dimonitor dan dievaluasi dan mekanisme monitoring dan
anggaran 57. Proses Sistem akuntansi
evaluasi anggaran. 57. Mekanisme penarikan dan pemasukan semua data yang terkait dengan akuntansi dan mekanisme pengolahan data akuntansi.
58. Proses Pelaporan keuangan
58. Mekanisme penarikan data keuangan dan mekanisme pembuatan laporan keuangan.
59. Proses Perencanaan strategis
59. Mekanisme penarikan dan pemasukan data perencanaan strategis sarana/fasilitas.
sarana/fasilitas
139
Tabel Urutan proses dan mekanisme kerja menggunakan teknologi.(Lanjutan) Urutan Proses
Mekanisme
60. Proses pengembangan prosedur sarana
60.
Mekanisme penarikan data prosedur sarana, mekanisme pengembangan sarana.
61. Proses penentuan prosedur sarana
61.
Mekanisme penarikan dan pemasukan data sarana, konfirmasi prosedur sarana dan penyelesaian prosedur sarana dan mekanisme penentuan prosedur sarana
62. Proses penentuan rencana pengadaan
62.
Mekanisme penarikan dan pemasukan data kebutuhan sarana, konfirmasi data kebutuhan sarana, penyelesaian data kebutuhan sarana dan mekanisme penentuan pengadaan sarana.
63. Proses manajemen inventarisasi
63.
Mekanisme penarikan data dan pemasukan data inventrasi, konfirmasi inventarisasi, penyelesaian inventarisasi dan mekanisme manajemen inventarisasi
64. Proses pelaksanaan pengadaan sarana
64.
Mekanisme penarikan dan pemasukan data pengadaan sarana, konfirmasi pengadaan sarana, penyelesaian pengadaan sarana dan mekanisme pengadaan sarana.
65. Proses Pelaksanaan inventarisasi
65.
Mekanisme penarikan dan pemasukan data inventarisasi, mekanisme inventarisasi.
66. Proses monitoring dan evaluasi data
66.
Mekanisme penarikan dan pemasukan data sarana yang akan dimonitoring dan dievaluasi,
sarana 67. Proses pelaporan sarana
konfirmasi data monitoring dan evaluasi sarana, mekanisme monitoring sarana. 67.
Mekanisme penarikan data pelaporan sarana, konfirmasi data pelaporan, penyelesaian pelaporan sarana.
68. Proses manajemen pelaporan sarana
68.
Mekanisme penarikan data pelaporan, pengolahan data sarana dan mekanisme pelaporan sarana.
140
IV.7.2 Hubungan Mekanisme dengan Teknologi Hubungan mekanisme dengan teknologi merupakan kebutuhan setiap proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi termasuk semua mekanisme dari proses bisnis tersebut dengan teknologi yang digunakan dalam bekerja. Dengan menggambarkan hubungan mekanisme dengan teknologi maka organisasi dapat melihat kebutuhan teknologi yang sebenarnya dan juga terkait dengan cara penanganan IT demi terwujudnya data yang berkualitas.
Matriks IV.7 Hubungan mekanisme dengan teknologi
141
Matriks Hubungan mekanisme dengan teknologi (Lanjutan)
142
143
IV.8
Melakukan Review Manajemen Sumberdaya Informasi (IRM)
Review atas manajemen sumberdaya informasi terdiri atas hal-hal yang berhubungan dengan membantu dalam merekomendasi implementasi arsitektur informasi termasuk aspek-aspek yang telah dibahas sebelumnya. Pembahasan utama dari review IRM adalah: 1. Pengarahan dan kendali eksekutif 2. Kebutuhan akan sebuah steering committee 3. Organisasi sumberdaya informasi.
Dikarenakan pembahasan detil atas semua aspek arsitektur informasi yaitu data, fungsi, waktu, orang, jaringan dan motivasi, maka semua hal tersebut perlu dipantau dan di kelola dan dikendalikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis enterprise.
IV.8.1 Review Pada Data Data-data enterprise organisasi pada awalnya dapat dikatakan masih tersebar diseluruh area organisasi berada. Oleh karena ini untuk mendukung bisnis organisasi maka kebijakan atas rencana penerapan data terpusat diharapkan mampu menjawab tantangan bisnis. Untuk menjamin data tersebut berkualitas maka perlu dipertimbangkan penggunaan teknologi yang menjamin keamanan, daya tampung data dan juga metode pengaksesannya.
IV.8.2 Review Pada Aplikasi Pada awalnya aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh organisasi belumlah cukup untuk mendukung semua proses bisnis. Hal ini terjadi karena kemungkinan kurang matangnya perencanaan awal akuisisi aplikasi tersebut. Memang disadari bahwa akuisisi sudah dilakukan dengan baik termasuk didalamnnya mengembangkan sendiri
144
kebutuhan aplikasi tersebut akan tetapi tujuan pengembang aplikasi dengan semua fitur-fiturnya dapat dikatakan kurang memenuhi kebutuhan bisnis.
IV.8.3 Review Pada Waktu Selama ini masih terdapat kekurangan pemahaman atas kerja organisasi oleh pegawai sehingga kinerja organisasi belum optimal. Sebagai contohnya adalah keterlambatan dalam mengupdate semua data matakuliah yang akan diambil mahasiswa pada sistem FRS online. Ini mengakibatkan terjadi ketidaklengkapan matakuliah yang diambil oleh mahasiswa. Ini juga mempengaruhi area fungsional lainnya yaitu bagian keuangan yang akan melakukan autodebet atas rekening mahasiswa. Oleh karena itu pemahaman proses bisnis organisasi dipandang perlu untuk diterapkan.
IV.8.4 Review Pada Orang Organisasi ITHB berusaha mendapatkan pegawai-pegawai dengan kualitas dan juga mempunyai kompetensi yang untuk bekerjasama memberikan layanan pendidikan bagi masyarakat. Tidak dipungkiri pula bahwa setiap pegawai didalamnya harus memahami perannya masing-masing dan perannya tersebut dapat mempengaruhi kerja organisasi secara keseluruhan. Untuk itu perlu diadakan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kinerja pegawai termasuk didalamnya memahami organisasi sebagai lembaga pendidikan yang berusaha memberikan layanan yang terbaik untuk mahasiswa.
IV.8.5 Review Pada Teknologi ITHB yang bergerak dibidang telematika sudah menggunakan teknologi sebagai bagian dari layanan pendidikan. Dan semua teknologi yang diakuisisi dari vendor tersebut sudah dapat dikatakan cukup untuk mendukung semua bisnis organisasi. Akan tetapi semua teknologi yang sudah didapatkan belum sepenuhnya mendukung bisnis. Ini
145
terjadi karena itu perencanaan akusisi terhadap teknologi dalam upaya mendukung bisnis bisa diterapkan.
IV.8.6 Review Pada Mekanisme Selama ini mekanisme kerja organisasi terhadap penggunaan IT dapat dikatakan belum tertata dengan baik. Hal ini dapat terlihat jelas dengan belum adanya suatu pedoman didalam menggunakan IT. Tidak dapat dipungkiri bahwa ITHB selaku organisasi yang berusaha memberikan layanan pendidikan yang baik berusaha menggunakan IT dengan kualitas baik dalam bekerja. Teknologi tersebut bisa meliputi semua perangkat keras dan juga lunak yang diakuisisi dari berbagai vendor. Pada awalnya kekuarangan pemahaman atas semua teknologi yang dimiliki menjadikan kerja organisasi menjadi terganggu. Untuk itu pedoman penggunaan teknologi perlu dibuat dengan harapan bahwa adanya pedoman penggunaan teknologi tersebut maka hambatan-hambatan penggunan teknologi bukalah menjadi masalah.
IV.9
Mengembangkan Rekomendasi dan Perencanaan Aksi
Rekomendasi dan aksi merupakan bagian akhir dari perencanaan arsitektur enterprise yang diteliti ini. Rekomendasi merupakan usulan yang diberikan dari studi ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari perencanaan arsitektur enterprise. Rekomendasi tersebut meliputi semua aspek arsitektur informasi yang sudah didefinisikan yaitu: data, aplikasi, waktu, orang, teknologi dan mekanisme. Dan perencanaan aksi ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam hal transisi dari studi ini ke proyek tertentu termasuk didalamnya adalah penjadwalan.
IV.9.1 Rekomendasi Rekomendasi yang diberikan pada bagian ini mengenai semua aspek dari arsitektur informasi adalah :
146
1. Aspek data a. Pembuatan pengembangan data terpusat untuk memudahkan dalam kendali, pengaksesan dan juga administrasinya. b. Penggunaan teknologi penyimpanan data yang baik 2. Aspek aplikasi a. Pengembangan aplikasi yang sesuai kebutuhan bisnis organisasi b. Penyempurnaan semua aplikasi yang sudah digunakan dimana aplikasi kedapatan belum memberi dukungan yang maksimal atas bisnis. 3. Aspek waktu a. Melakukan training atau pelatihan atas proses bisnis organisasi termasuk urutan-urutan kerja yang dapat melibatkan satu atau lebih area fungsional. b. Melakukan pengukuran kinerja organisasi termasuk didalamnya adalah kecepatan layanan bagi meningkatnya kualitas pendidikan. 4. Aspek orang a. Memberikan pelatihan bagi setiap pegawai atas perannya masingmasing termasuk didalamnya meliputi akurasi data, penggunaan aplikasi, urutan kerja organisasi, koordinasi antar pegawai dan juga penggunaan teknologi untuk mendukung kerja. 5. Aspek teknologi a. Pengembangan metode inventarisasi atas semua teknologi yang diakuisisi dari vendor. b. Mengembangkan metode-metode perawatan serta pemeliharaan atas teknologi yang digunakan 6. Aspek mekanisme a. Pembuatan pedoman pengguanaan teknologi bisa berupa manual ataupun berbasis web untuk memberikan bantuan secara teknis maupun teori.
147
IV.9.2 Perencanaan Aksi Perencanaan aksi pada bagian ini meliputi keseluruhan aspek arsitektur informasi yaitu : 1. Arsitektur Data 2. Arsitektur Aplikasi 3. Arsitektur Waktu 4. Arsitektur Orang 5. Arsitektur Teknologi 6. Arsitektur Mekanisme
Rencana aksi ini dapat dikatakan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise. Rencana arsitektur enterprise yang akan diimplementasikan didasarkan pada model bisnis, katalog sumberdaya informasi dan juga arsitektur-arsitektur yang sudah yang telah didefinisikan sebelumnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah menyusun prioritas penerapan. 1. Prioritas yang pertama adalah data, ini dikarenakan data merupakan bagian penting dari organisasi. 2. Prioritas berikutnya adalah aplikasi yaitu terkait dengan penggunaan pengolahan data 3. Prioritas ketiga adalah waktu yaitu urutan kerja organisasi dengan memanfaatkan aplikasi. 4. Prioritas keempat adalah orang yaitu peran setiap orang didalam urutan kerja organisasi. 5. Prioritas kelima adalah teknologi yang digunakan orang dalam melakukan perannya 6. Priotitas keenam adalah mekanisme penggunaan teknologi didalam berkerja.
148
IV.9.3 Estimasi Penerapan Estimasi dibuat untuk memperkirakan kebutuhan saat penerapan dilaksanakan. Untuk penerapan arsitektur yang telah didefinisikan, maka estimasi tersebut meliputi : 1. Estimasi waktu 2. Estimasi biaya 3. Estimasi sumberdaya
Pada penelitian ini, semua estimasi yang diperkirakan berdasarkan asumsi: 1. Pihak manajemen memberikan komitmen yang jelas pada pelaksanaan proyek 2. Selama pengembangan sistem, pengadaan infrastruktur, pembuatan pedoman atau selama pelatihan tidak terjadi peribahan kebijakan. 3. Jangka waktu pelaksanaan selama hampir satu setengah tahun 4. Sumberdaya yang tersedia memadai untuk melakukan penerapan. 5. Biaya untuk keperluan penerapan haruslah memadai 6. Spesifikasi pekerjaan didasarkan pada pengembangan aplikasi, pelatihan, urutan akuisisi teknologi dan
pembuatan mekanisme teknologi yang sudah
diprioritaskan. 7. Semua mitra kerja dari organisasi diharapkan bersedia dan bekerjasama dalam memberikan informasi atau membantu kelancaran implementasi EAP ini. Berdasarkan asumsi diatas maka dapat digambarkan estimasi jadwal penyelesaian proyek dengan melihat pada semua bagian yang terkait yang terdapat pada matriks IV.8 dibawah ini.
Matriks IV.8 Penjadwalan penyelesaian proyek Tahun 1
Waktu
Nama aplikasi dan proyek 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Tahun 2
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bl
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
1
2
3
4
5
n6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
Aplikasi Pendaftaran Peserta PMB Aplikasi Kelola Hasil Test Aplikasi Registrasi Aplikasi Pendaftaran Ulang Aplikasi Adm. Kemahasiswaan Aplikasi Rencana Studi Sistem Kurikulum Sistem Perwalian Aplikasi KRS dan KTM Aplikasi PRS Sistem Pembayaran Aplikasi Administrasi Kuliah Sistem Penjadwalan Kuliah Sistem Penilaian Aplikasi ujian komprehensif Aplikasi administrasi Seminar Sistem Pelaporan Akademik Sistem Wisuda Sistem Alumni Sistem Transkrip dan Ijazah
149
150
Matriks Penjadwalan penyelesaian proyek (Lanjutan) Tahun 1
Waktu
Nama aplikasi dan proyek 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
Tahun 2
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
Bln
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
Sistem Relasi Industri Sistem Perekrutan Sistem Administrasi Pegawai Sistem Belanja Pegawai Sistem Pelatihan Sistem Cuti Sistem Adm. Gaji dan Honor Sistem Anggaran Sistem Akunting Sistem Sarana Pembuatan urutan proses bisnis Pembuatan aliran kerja Pembuatan keb. akuisisi teknologi Pembuatan mekanisme kerja
150
151
IV.9.4 Rangkuman Penelitian Berdasarkan pendefinisian dan perancangan yang telah dilakukan diatas maka perlu dibuat rangkuman atas penelitian tersebut. Rangkuman ini berfokus pada perencanaan arsitektur enterprise yang mendukung bisnis organisasi. Perencanaan tersebut diharapkan dapat membantu organisasi dalam membuat pedoman bagi dirinya sendiri dalam hal bagaimana merencanakan sistem informasi yang mendukung bisnis dan juga perencanaan atas data yang berkualitas. Tidak dapat dipisahkan bahwa dalam perencanaan tersebut membutukan suatu cara atau metodologi yang cocok. Metodologi tersebut diharapkan dapat memberikan arahan dan menampilkan langkah-langkah yang tepat dalam perencanaan arsitektur enterprise. metodologi yang dimaksudkan disini adalah metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP). Dimana pada EAP tersebut memberikan gambaran bagaimana memulai perencanaan, apa saja yang perlu diamati, kemana arah tujuan dan bagaimana mencapainya(2). Akan tetapi EAP yang digagas oleh Spewak tersebut tidak sampai membahas keseluruhan dari aspek arsitektur informasi yang ada pada kerangka kerja zachman. Untuk itu organisasi perlu mengkaji ulang mengenai EAP tersebut dengan maksud agar semua aspek-aspek yang penting bagi perencanaan arsitektur enterprise organisasi dapat masuk menjadi bagian yang perlu dibahas. Dengan demikian metodologi EAP yang dimodifikasi ini maka organisasi dapat merencanakan arsitektur enterprisenya dengan lebih menyeluruh. Dikarenakan tujuan perencanaan arsitektur enterprise adalah untuk menrencanakan data yang berkualitas dan juga pengembangan sistem informasi yang mendukung bisnis, maka metodologi yang mendasari EAP Spewak yaitu metodologi Business System Planning (BSP) dapat dijadikan awal analisis organisasi(10). Setelah analisis organisasi yang mengangkat semua permasalahan dan peluang pemecahan solusinya maka model perencanaan arsitektur enteprise yang sudah dimodifikasi tersebut dapat digunakan. Dengan menggunakan model perencanaan arsitektur enterprise maka hasil yang diharapkan adalah sebuah model arsitektur enterprise yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
