SKRIPSI PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE MENGGUNAKAN TOGAF VERSI 9 (STUDI KASUS : DEWAN KEHORMATAN PENYELENGGARA PEMILU (DKPP))
Oleh : Novia Widyaningsih NIM : 1110093000022
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014 M / 1435 H
i
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENARBENAR HASIL KARYA SENDIRI DAN BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, September 2014
Novia Widyaningsih
iv
ABSTRAK NOVIA WIDYANINGSIH, Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan TOGAF Versi 9 (Studi Kasus : Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP)). Di bawah bimbingan SYOPIANSYAH JAYA PUTRA dan ELSY RAHAJENG.
Sebagai lembaga pemerintahan yang melakukan penegakkan kode etik penyelenggara Pemilu, DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) belum memiliki sistem informasi dan teknologi informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya, seperti pengaduan, persidangan, dan administrasi umum. Berdasarkan fakta yang ada, maka akan dibuat penelitian yang bertujuan untuk menghasilkan perencanaan arsitektur enterprise, menghasilkan arsitektur data untuk pengelolaan data, menghasilkan analisis biaya investasi TIK, dan menghasilkan solusi aktivitas serta solusi sistem informasi untuk membantu DKPP dalam pelayanan publik. Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework) dengan metode ADM (Architecture Development Method). Perencanaan arsitektur enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, arsitektur teknologi, analisis gap pada setiap arsitektur, ROI (Return On Investment) untuk investasi TIK, serta roadmap implementasi aplikasi untuk DKPP.
Kata Kunci : Arsitektur, Enterprise, TOGAF Versi 9, Architecture Development Method. V Bab + xxx Halaman + 355 Halaman + 120 Gambar + 52 Tabel + 26 Pustaka + 4 Lampiran Pustaka Acuan (26, 2002-2013)
v
KATA PENGANTAR Bismillaahirrohmaanirrohiim Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmatnya, Sang Maha Kehendak sehingga Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam semoga dicurahkan kepada junjungan dan suri tauladan kita, Nabi Muhammad SAW yang telah memberikan tuntunan dan petunjuk kepada umat manusia menuju kehidupan dan peradaban yang berkeadilan, serta para keluarga dan para sahabat yang dicintainya. Penulis sangat menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun, Penulis berharap skripsi ini dapat memenuhi persyaratan untuk memperoleh gelar sarjana (S1) dalam bidang Sistem Informasi dari Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Skripsi yang berjudul “Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan TOGAF Versi 9 (Studi Kasus : Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP))”, akhirnya dapat diselesaikan sesuai yang diharapkan Penulis. Selama penyusunan skripsi ini tentunya ada banyak kesulitan dan hambatan yang Penulis hadapi, baik dalam pengumpulan bahan dan lain sebagainya. Namun, berkat kesungguhan hati dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga segala kesulitan tersebut dapat diatasi. Kebahagiaan yang tak ternilai bagi Penulis adalah dapat mempersembahkan yang terbaik kepada kedua orang tua, seluruh keluarga, dan pihak-pihak yang telah ikut andil dalam menyukseskan harapan Penulis. Sebagai bentuk penghargaan yang tak terlukiskan, izinkan Penulis menuangkan bentuk ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
vi
1. Bapak Dr. Agus Salim, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Zulfiandri, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan arahan, bimbingan, dan dukungan baik secara moral maupun teknis serta motivasi selama melakukan penulisan skripsi ini. 4. Ibu Elsy Rahajeng, S.Kom, MTI sebagai Dosen Pembimbing II yang telah memberikan arahan, bimbingan, dan dukungan baik secara moral maupun teknis serta motivasi selama melakukan penulisan skripsi ini. 5. Dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah membagikan ilmunya selama Penulis duduk di bangku perkuliahan. 6. Bapak Yusuf, S.Si, MA, Ibu Ir. Dini Yamashinta, M.Si, Bapak DR. Osbin Samosir, M.Si, dan Bapak Sandhi Setiawan, S.Kom yang telah bersedia membimbing penulis selama melakukan riset di DKPP agar dapat memperoleh kelengkapan data yang dibutuhkan. 7. Orang tua tercinta, Ayahanda H. Carso Parmadi dan Ibunda Hj. Risnawati Suryani yang telah memberikan doa restu, semangat, dan motivasi untuk Penulis dalam melakukan setiap pekerjaan dengan sebaik-baiknya. 8. Terima kasih juga untuk Teteh Saras yang sudah banyak memberi motivasi dan pelajaran untuk penulisan skripsi serta Alisya yang memberikan semangat kepada Penulis.
vii
9. Nuragisna Eka Sukmadiyana tersayang yang setia menemani Penulis dalam suka duka dan tidak henti-hentinya memberikan bantuan dan semangat agar Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 10. Teman-teman kelas seperjuangan, SI A 2010. Terima kasih atas kerja samanya selama ini. 11. Seluruh pihak yang telah berjasa terhadap proses penyelesaian skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun tidak mengurangi sedikitpun rasa terima kasih dari Penulis. Akhirnya, atas segala bantuan dari semua pihak, Penulis berterima kasih dan berdoa kepada Allah SWT semoga apa yang telah diberikan, dijadikan sebagai amal kebajikan dan bermanfaat serta mendapatkan balasan yang setimpal di akhirat kelak. Dan mudah-mudahan skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Aamiin.
Jakarta, 8 September 2014
Novia Widyaningsih
viii
DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL HALAMAN JUDUL .........................................................................................i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................ii HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ..............................................................iii HALAMAN PERNYATAAN ...........................................................................iv ABSTRAK .........................................................................................................v KATA PENGANTAR .......................................................................................vi DAFTAR ISI ......................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR .........................................................................................xvi DAFTAR TABEL..............................................................................................xxv DAFTAR SIMBOL ........................................................................................ xxviii
1. BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ..........................................................................1 1.2. Rumusan Masalah .....................................................................6 1.3. Batasan Masalah........................................................................7 1.4. Tujuan Penelitian ......................................................................8 1.5. Manfaat Penelitian ....................................................................9
ix
1.6. Metodologi Penelitian ...............................................................9 1.7. Sistematika Penulisan................................................................12
2. BAB II
LANDASAN TEORI 2.1. Metode Pengumpulan Data .......................................................14 2.1.1. Wawancara ....................................................................14 2.1.2. Observasi .......................................................................15 2.1.3. Studi Dokumen ..............................................................15 2.1.4. Tinjauan Pustaka ...........................................................15 2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi dan Teknologi Informasi .......16 2.2.1. Sistem ............................................................................16 2.2.2. Informasi .......................................................................17 2.2.3. Sistem Informasi ...........................................................17 2.2.4. Komponen Sistem Informasi .........................................19 2.2.5. Teknologi Informasi ......................................................22 2.3. Konsep Perencanaan Strategis Sistem Informasi ......................25 2.3.1. Strategi SI/TI .................................................................29 2.4. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ..................................................................31 2.4.1. Metodologi Menurut The Open Group .........................31 2.4.2. Metodologi Menurut Ward dan Peppard .......................32 2.4.3. Metodologi Menurut Tozer ...........................................32 2.4.4. Metodologi Menurut James Martin ...............................33
x
2.4.5. Alasan Pemilihan Metodologi .......................................33 2.5. Konsep Arsitektur Enterprise ....................................................35 2.5.1. Enterprise ......................................................................35 2.5.2. Arsitektur .......................................................................36 2.5.3. Enterprise Architecture..................................................37 2.6. TOGAF .....................................................................................39 2.7. Metode TOGAF ADM ..............................................................41 2.7.1. Preliminary Phase .........................................................43 2.7.2. Requirements Management ...........................................45 2.7.3. Phase A : Architecture Vision .......................................47 2.7.4. Phase B : Business Architecture ...................................49 2.7.5. Phase C : Information System Architecture ..................53 2.7.6. Phase D : Technology Architecture ..............................56 2.7.7. Phase E : Opportunities and Solutions .........................58 2.7.8. Phase F : Migration Planning ......................................59 2.7.9. Phase G : Implementation Governance ........................60 2.7.10. Phase H : Architecture Change Management ...............62 2.7.11. Tools Pokok Pemodelan TOGAF ..................................64 2.8. Tools Perencanaan Arsitektur Enterprise ..................................66 2.8.1. Value Chain ...................................................................66 2.8.2. SOP (Standar Operasional Prosedur) ............................71 2.8.3. Flowchart ......................................................................76 2.8.4. Rich Picture ...................................................................80
xi
2.8.5. UML (Unified Modelling Language) ............................83 2.8.6. Principles Catalog.........................................................92 2.8.7. Actor/Role Matrix ..........................................................94 2.8.8. Stakeholder Map Matrix................................................96 2.8.9. Application Portfolio Catalog .......................................98 2.8.10. Application and User Location Diagram ......................100 2.8.11. Technology Portfolio Catalog .......................................102 2.8.12. Platform Decomposition Diagram ................................103 2.8.13. Communication Engineering Diagram .........................104 2.8.14. Matrix Analisis Gap ......................................................106 2.8.15. Pengukuran ROI (Return On Investment) .....................108 2.8.16. Roadmap........................................................................113 2.9. Penelitian Sejenis ......................................................................114
3. BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Metode Pengumpulan Data .......................................................120 3.1.1. Metode Observasi ..........................................................120 3.1.2. Metode Wawancara .......................................................121 3.1.3. Metode Studi Dokumen ................................................122 3.1.4. Metode Tinjauan Pustaka ..............................................123 3.2. Metode Perencanaan Arsitektur Enterprise ...............................125 3.2.1. Preliminary Phase .........................................................125 3.2.2. Requirements Management ...........................................126
xii
3.2.3. Phase A : Architecture Vision .......................................127 3.2.4. Phase B : Business Architecture ...................................127 3.2.5. Phase C : Information System Architecture ..................128 3.2.5.1. Application Architecture ..................................128 3.2.5.2. Data Architecture .............................................129 3.2.6. Phase D : Technology Architecture ..............................129 3.2.7. Phase E : Opportunities and Solutions .........................130 3.2.8. Phase F : Migration Planning ......................................130 3.3. Kerangka Berpikir .....................................................................131
4. BAB IV PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE 4.1. Preliminary Phase.....................................................................132 4.1.1. Prinsip-Prinsip Perencanaan Arsitektur Enterprise .......132 4.1.2. Identifikasi 5W + 1H untuk Perancangan Arsitektur ....135 4.2. Requirements Management .......................................................137 4.2.1. Kondisi Sistem Berjalan ................................................137 4.2.2. Issue Organisasi .............................................................173 4.2.3. Solusi Aktivitas .............................................................180 4.2.4. Solusi Sistem Informasi ................................................182 4.2.5. Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK.184 4.3. Phase A: Architecture Vision ....................................................185 4.3.1. Profil Organisasi ............................................................185 4.3.2. Pendefinisian Visi dan Misi ..........................................189
xiii
4.3.3. Struktur Organisasi dan Tupoksi ...................................196 4.3.4. Analisis Value Chain .....................................................200 4.3.4.1. Aktivitas Utama ................................................201 4.3.4.2. Aktivitas Pendukung ........................................203 4.3.5. Struktur Organisasi Usulan ...........................................205 4.3.6. Pelatihan yang Diusulkan ..............................................209 4.3.7. Hubungan Stakeholder dan Aktivitas Organisasi ..........211 4.4. Phase B : Business Architecture ...............................................219 4.4.1. Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis di DKPP ...........................................................219 4.4.2. Rancangan Arsitektur Bisnis.......................................241 4.4.3. Analisis Actor/Role Matrix .........................................258 4.5. Phase C :Information System Architecture ...............................264 4.5.1. Application Architecture .............................................264 4.5.2. Data Architecture........................................................284 4.6. Phase D : Technology Architecture ..........................................301 4.6.1. Infrastruktur Jaringan ..................................................301 4.6.2. Platform Teknologi .....................................................310 4.6.3. Konfigurasi Software dan Hardware ..........................311 4.7. Phase E : Opportunities and Solutions .....................................316 4.7.1. Analisis Gap................................................................316 4.7.2. Penghitungan ROI Investasi TIK ................................342 4.8. Phase F : Migration Planning ..................................................345
xiv
4.8.1. Urutan Implementasi Aplikasi ....................................345 4.8.2. Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi ....................347
5. BAB V
PENUTUP 5.1. Kesimpulan ...............................................................................349 5.2. Saran..........................................................................................350
6. DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................352 7. LAMPIRAN
xv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Metodologi Kerekayasaan Informasi .......................................... 28 Gambar 2.2 TOGAF ADM ............................................................................. 43 Gambar 2.3 Value Chain ................................................................................ 69 Gambar 2.4 Value Chain di DKPP ................................................................. 71 Gambar 2.5 Contoh SOP AP di DKPP .......................................................... 76 Gambar 2.6 Contoh Rich Picture ................................................................... 82 Gambar 2.7 Use Case Diagram ...................................................................... 89 Gambar 2.8 Class Diagram ............................................................................ 92 Gambar 2.9 Application and User Location Diagram ................................... 101 Gambar 2.10 Platform Decomposition Diagram ........................................... 104 Gambar 2.11 Communication Engineering Diagram .................................... 106 Gambar 2.12 Matrix Analisis Gap Arsitektur Bisnis Monitoring & Evaluasi 108 Gambar 2.13 Roadmap Implementasi Aplikasi.............................................. 114 Gambar 3.1 Kerangka Berpikir ...................................................................... 132 Gambar 4.1 Flowchart Sistem Berjalan Level 0 ............................................ 139 Gambar 4.2 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengaduan Level 1 ............. 141 Gambar 4.3 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Persidangan Level 1 ........... 142 Gambar 4.4 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Kepegawaian Level 1 ......... 143 Gambar 4.5 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Keuangan Level 1............... 145 Gambar 4.6 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Inventaris Level 1 ............... 147 Gambar 4.7 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Procurement Level 1 .......... 149
xvi
Gambar 4.8 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Monitoring dan Evaluasi Level 1 .............................................................................................................. 152 Gambar 4.9 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Publikasi dan Sosialisasi Level 1 .............................................................................................................. 154 Gambar 4.10 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Level 2... 156 Gambar 4.11 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2 .............................. 158 Gambar 4.12 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2............................................................................................ 160 Gambar 4.13 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Nota Dinas Level 2 .............................................................................................................. 161 Gambar 4.14 Flowchart sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dismiss Level 2 ................................................................................................ 162 Gambar 4.15 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2 .................................................................................. 164 Gambar 4.16 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2 ................................................................... 165 Gambar 4.17 Flowchart Sistem Berjalan Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2 .............................................................................................................. 167 Gambar 4.18 Flowchart Sistem Berjalan Rapat Pleno Putusan Level 2 ........ 168 Gambar 4.19 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2. ............................................................................ 169
xvii
Gambar 4.20 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penetapan Jadwal Sidang Level 2 .............................................................................................................. 170 Gambar 4.21 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2 .............................................................................................................. 171 Gambar 4.22 Flowchart Sistem Berjalan Kearsipan Level 2 ......................... 172 Gambar 4.23 Struktur Organisasi DKPP ........................................................ 190 Gambar 4.24 Analisis Value Chain DKPP ..................................................... 200 Gambar 4.25 Struktur Organisasi Usulan ....................................................... 206 Gambar 4.26 Tree Diagram Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis DKPP..................................................................................................... 220 Gambar 4.27 Layanan Bisnis di DKPP .......................................................... 221 Gambar 4.28 (a) Proses Bisnis pada Pelayanan Umum DKPP ...................... 221 Gambar 4.28 (b) Proses Bisnis pada Pelayanan Pendukung DKPP ............... 222 Gambar 4.28 (c) Sub Proses Bisnis pada Proses Bisnis Administrasi DKPP 222 Gambar 4.28 (d) Sub Proses Bisnis Level 2 pada Sub Proses Bisnis Persuratan ......................................................................................................... 223 Gambar 4.29 (a) Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pengaduan ..................... 223 Gambar 4.29 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Penerimaan & Registrasi Pengaduan ........................................................................................................ 224 Gambar 4.29 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Analisis dan Verifikasi Perkara.............................................................................................................. 225 Gambar 4.29 (d) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Verifikasi Materiil . 225 Gambar 4.30 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Persidangan ......................... 226
xviii
Gambar 4.31 (a) Fungsi Bisnis pada Sub proses Bisnis Persuratan ............... 227 Gambar 4.31 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Perkara . 227 Gambar 4.31 (c) Keterangan Persuratan Nota Dinas sebagai Fungsi Bisnis Terkecil ............................................................................................................ 228 Gambar 4.31 (d) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Pemberitahuan .................................................................................................. 228 Gambar 4.31 (e) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Undangan ......................................................................................................... 229 Gambar 4.31 (f) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Disposisi ................. 230 Gambar 4.32 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Kearsipan ............... 230 Gambar 4.32 (b) Sub Fungsi Bisnis dari Fungsi Bisnis Pengarsipan Berkas. 231 Gambar 4.33 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Kepegawaian .......... 231 Gambar 4.33 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Rekrutmen Pegawai ............................................................................................................ 232 Gambar 4.33 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelolaan Pegawai ............................................................................................................ 232 Gambar 4.34 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Keuangan ............... 233 Gambar 4.34 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelolaan Anggaran .......................................................................................................... 233 Gambar 4.34 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Akuntansi Keuangan.......................................................................................................... 234 Gambar 4.35 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Inventaris ............... 234
xix
Gambar 4.35 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelola BMN (Barang Milik Negara) ................................................................................................... 235 Gambar 4.35 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengguna BMN (Barang Milik Negara) ................................................................................................... 235 Gambar 4.36 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Procurement (Pengadaan) ...................................................................................................... 236 Gambar 4.36 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persiapan Procurement (Pengadaan) Barang/Jasa ................................................................................. 236 Gambar 4.36 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pelaksanaan Procurement (Pengadaan) Barang/Jasa ................................................................................. 237 Gambar 4.37 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Monitoring dan Evaluasi ............................................................................................................ 237 Gambar 4.37 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Monitoring ............. 238 Gambar 4.37 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Evaluasi.................. 238 Gambar 4.38 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Publikasi dan Sosialisasi ......................................................................................................... 239 Gambar 4.38 (b) Keterangan Pendokumentasian Kegiatan DKPP sebagai Fungsi Bisnis Terkecil ................................................................................................. 239 Gambar 4.38 (c) Keterangan Pengumpulan Data untuk Dipublikasikan & Disosialisasikan sebagai Fungsi Bisnis Terkecil ............................................. 240 Gambar 4.38 (d) Keterangan Publikasi & sosialisasi Informasi dari DKPP sebagai Fungsi Bisnis Terkecil......................................................................... 240 Gambar 4.39 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Pengaduan .................. 241
xx
Gambar 4.40 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Persidangan ................ 243 Gambar 4.41 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Persuratan ................... 245 Gambar 4.42 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Kearsipan ................... 247 Gambar 4.43 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Kepegawaian .............. 249 Gambar 4.44 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Keuangan ................... 250 Gambar 4.45 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Inventaris .................... 252 Gambar 4.46 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Procurement ............... 253 Gambar 4.47 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Monitoring dan Evaluasi ............................................................................................................ 255 Gambar 4.48 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Publikasi dan Sosialisasi ......................................................................................................... 257 Gambar 4.49 Application and User Location Diagram ................................. 266 Gambar 4.50 Arsitektur Aplikasi E-Pengaduan ............................................. 268 Gambar 4.51 Arsitektur Aplikasi E-Persidangan ........................................... 270 Gambar 4.52 Arsitektur Aplikasi E-Persuratan .............................................. 272 Gambar 4.53 Arsitektur Aplikasi E-Kearsipan............................................... 274 Gambar 4.54 Arsitektur Aplikasi E-Kepegawaian ......................................... 275 Gambar 4.55 Arsitektur Aplikasi E-Keuangan............................................... 277 Gambar 4.56 Arsitektur Aplikasi E-Inventaris ............................................... 278 Gambar 4.57 Arsitektur Aplikasi E-Procurement .......................................... 280 Gambar 4.58 Arsitektur Aplikasi E-Monev ................................................... 282 Gambar 4.59 Arsitektur Aplikasi Website DKPP ........................................... 283 Gambar 4.60 Arsitektur Data E-Pengaduan ................................................... 285
xxi
Gambar 4.61 Arsitektur Data E-Persidangan ................................................. 286 Gambar 4.62 Arsitektur Data E-Persuratan .................................................... 288 Gambar 4.63 Arsitektur Data E-Kearsipan..................................................... 290 Gambar 4.64 Arsitektur Data E-Kepegawaian ............................................... 292 Gambar 4.65 Arsitektur Data E-Keuangan..................................................... 293 Gambar 4.66 Arsitektur Data E-Inventaris ..................................................... 295 Gambar 4.67 Arsitektur Data E-Procurement ................................................ 296 Gambar 4.68 Arsitektur Data E-Monev ......................................................... 298 Gambar 4.69 Arsitektur Data Website DKPP ................................................. 299 Gambar 4.70 Arsitektur Jaringan Awal di DKPP........................................... 302 Gambar 4.71 (a) Arsitektur Jaringan Usulan Keseluruhan di DKPP ............. 305 Gambar 4.71 (b) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Publikasi & Sosialisasi di DKPP ........................................................................................................... 306 Gambar 4.71 (c) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Tata Usaha & Protokol di DKPP................................................................................................................ 306 Gambar 4.71 (d) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Penerimaan & Registrasi Pengaduan di DKPP ......................................................................................... 307 Gambar 4.71 (e) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Monitoring & Evaluasi di DKPP................................................................................................................ 307 Gambar 4.71 (f) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Analisis & Verifikasi Wilayah I/II di DKPP ....................................................................................... 308 Gambar 4.71 (g) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Pemanggilan di DKPP................................................................................................................ 308
xxii
Gambar 4.71 (h) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Persidangan di DKPP................................................................................................................ 309 Gambar 4.71 (i) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Risalah & Dokumen Perkara di DKPP .............................................................................................. 309 Gambar 4.72 Platform Teknologi................................................................... 311 Gambar 4.73 Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi.................................. 347
xxiii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Daftar Simbol Business Service, Business Process, dan Business Function ........................................................................................................... 53 Tabel 2.2 Tools Pokok untuk Pemodelan TOGAF.......................................... 65 Tabel 2.3 Daftar Simbol pada Flowchart ........................................................ 79 Tabel 2.4 Daftar Simbol Use Case Diagram................................................... 86 Tabel 2.5 Daftar Simbol Class Diagram ......................................................... 91 Tabel 2.6 Principles Catalog........................................................................... 94 Tabel 2.7 Actor/Role Matrix ............................................................................ 95 Tabel 2.8 Stakeholder Map Matrix.................................................................. 98 Tabel 2.9 Application Portfolio Catalog ......................................................... 99 Tabel 2.10 Technology Portfolio Catalog ....................................................... 103 Tabel 2.11 Biaya Investasi Awal ..................................................................... 111 Tabel 2.12 Estimasi Biaya dalam 5 Tahun ...................................................... 112 Tabel 2.13 Penghitungan ROI ......................................................................... 113 Tabel 3.1 Perbandingan Penelitian Sejenis ..................................................... 124 Tabel 4.1 Principle Catalog ............................................................................ 135 Tabel 4.2 Identifikasi 5W + 1H ....................................................................... 137 Tabel 4.3 Permasalahan Organisasi ................................................................. 174 Tabel 4.4 Solusi Aktivitas ............................................................................... 180 Tabel 4.5 Solusi Sistem Informasi................................................................... 182 Tabel 4.6 Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK................... 191 Tabel 4.7 Daftar Pelatihan Usulan................................................................... 209
xxiv
Tabel 4.8 Stakeholder Map Matrix.................................................................. 212 Tabel 4.9 Penjelasan Keterlibatan Stakeholder di Setiap Aktivitas ................ 213 Tabel 4.10 Actor/Role Matrix .......................................................................... 259 Tabel 4.11 Application Portfolio Catalog ....................................................... 264 Tabel 4.12 Rekapitulasi Kebutuhan TIK DKPP.............................................. 303 Tabel 4.13 Konfigurasi Hardware Server ....................................................... 312 Tabel 4.14 Konfigurasi Hardware Switch ....................................................... 312 Tabel 4.15 Konfigurasi Hardware Print Server .............................................. 313 Tabel 4.16 Konfigurasi Software Server ......................................................... 313 Tabel 4.17 Technology Portfolio Catalog ....................................................... 315 Tabel 4.18 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Pengaduan ................................... 318 Tabel 4.19 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Persidangan ................................. 319 Tabel 4.20 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Persuratan .................................... 320 Tabel 4.21 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Kearsipan..................................... 322 Tabel 4.22 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Kepegawaian ............................... 323 Tabel 4.23 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Keuangan..................................... 324 Tabel 4.24 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Inventaris ..................................... 325 Tabel 4.25 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Procurement ................................ 326 Tabel 4.26 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Monitoring & Evaluasi ................ 328 Tabel 4.27 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Publikasi & Sosialisasi ................ 329 Tabel 4.28 Analisis Gap Arsitektur Aplikasi .................................................. 330 Tabel 4.29 Analisis Gap Arsitektur Data Pengaduan ...................................... 331 Tabel 4.30 Analisis Gap Arsitektur Data Persidangan .................................... 332
xxv
Tabel 4.31 Analisis Gap Arsitektur Data Persuratan ...................................... 333 Tabel 4.32 Analisis Gap Arsitektur Data Kearsipan ....................................... 334 Tabel 4.33 Analisis Gap Arsitektur Data Kepegawaian ................................. 335 Tabel 4.34 Analisis Gap Arsitektur Data Keuangan ....................................... 336 Tabel 4.35 Analisis Gap Arsitektur Data Inventaris ....................................... 337 Tabel 4.36 Analisis Gap Arsitektur Data Procurement .................................. 338 Tabel 4.37 Analisis Gap Arsitektur Data Monitoring & Evaluasi .................. 339 Tabel 4.38 Analisis Gap Arsitektur Data Publikasi & Sosialisasi .................. 340 Tabel 4.39 Analisis Gap Arsitektur Teknologi ............................................... 341 Tabel 4.40 Biaya Investasi Awal ..................................................................... 342 Tabel 4.41 Estimasi Biaya Selama 5 Tahun .................................................... 343 Tabel 4.42 Penghitungan ROI ......................................................................... 344
xxvi
DAFTAR SIMBOL
Simbol Flowchart (Yatini, 2010 : 32-33) Nama
Keterangan
Simbol Terminator
Digunakan untuk menandai awal dan akhir dari suatu flowchart.
Input-Output
Digunakan untuk mempresentasikan fungsi input-output.
Pencabangan / Keputusan
Digunakan untuk melakukan pencabangan, yaitu pemeriksaan terhadap suatu kondisi.
Proses / Penugasan
Digunakan untuk kegiatan pemrosesan input, pada simbol ini kita dapat menuliskan operasi-operasi yang dikenakan pada input.
Arah aliran
Digunakan untuk menghubungkan setiap langkah dalam flowchart dan menunjukkan ke mana arah aliran diagram.
Konektor On Page
Digunakan untuk menghubungkan satu langkah dengan langkah
xxvii
lain dalam satu halaman. Konektor Off Page
Digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dalam halaman yang berbeda.
Preparasi / Persiapan
Digunakan untuk proses inisialisasi / pemberian harga awal (misalnya dalam melakukan iterasi).
Simbol Use Case Diagram (A.S. & Shalahuddin, 2011 : 131-133) Simbol
Deskripsi
Use Case
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor.
Nama Use Case
CasCase
Aktor (actor)
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.
Asosiasi (association)
Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case.
xxviii
Ekstensi (extend)
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan.
Generalisasi (generalization)
Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum – khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya.
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini.
Menggunakan (include)
Simbol Use Case Diagram (A.S. & Shalahuddin, 2011 : 123) Simbol
Deskripsi
Kelas
Kelas pada struktur sistem.
xxix
Antarmuka (interface)
Sama seperti konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek.
Asosiasi (association)
Relasi antar kelas dengan makna umum.
Asosiasi berarah (directed association) Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain. Generalisasi (generalization)
Relasi antar kelas dengan makna generalisasi – spesialisasi (umum – khusus).
Kebergantungan (depedency)
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas.
Simbol Business Service, Business Process, Business Function (The Open Group, 2009 : 50 dan 79) Simbol
Keterangan Layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis untuk customer internal atau eksternal organisasi.
Business Service Elemen tindakan berdasarkan pada urutan aktivitas. Proses bisnis dimaksudkan untuk menetapkan sekumpulan produk atau layanan bisnis.
Business Process
xxx
Elemen tindakan berdasarkan pada sekumpulan kriteria yang dipilih (kriteria yang dibutuhkan sumber daya bisnis). Business Function Triggering menjelaskan tentang hubungan sebab-akibat antara proses-proses. Triggering Flow menjelaskan tentang pertukaran informasi atau nilai diantara proses bisnis dan fungsi bisnis.
Flow
xxxi
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Peranan sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) dalam menjalankan proses bisnis di era informasi saat ini sangat diperlukan. SI/TI memiliki beberapa peran penting dalam suatu organisasi, antara lain untuk menjadi sarana yang membantu organisasi dalam mewujudkan integrasi antara bagian manajemen dan operasional, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, dan membantu untuk proses pengambilan keputusan. SI/TI pun berfungsi sebagai sarana untuk membantu organisasi dalam merealisasikan tujuan strategisnya. Hubungan SI/TI dengan organisasi saling mempengaruhi. Oleh karena itu, SI/TI harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat memberikan informasi yang dibutuhkan pada bagian yang membutuhkan di dalam organisasi. Selain itu, pemanfaatan SI/TI juga dapat memberi pengaruh kepada organisasi untuk memperoleh keuntungan dan peluang (Loudon dalam Rapiyadi, 2009 : 2) Sebuah organisasi membutuhkan penggalian kebutuhan bisnis serta mengevaluasi sumber daya SI/TI yang dimiliki, sehingga diperoleh peluang yang dapat dimanfaatkan dan dikembangkan oleh stakeholder yang terlibat di dalam organisasi. Pada saat ini, sebuah organisasi tidak cukup hanya memiliki strategi bisnis saja untuk menghadapi persaingan. Strategi bisnis yang dituangkan dalam business plan harus dilengkapi dengan strategi SI/TI untuk memanfaatkan penggunaan SI/TI secara optimal. Jika dalam lembaga
2
pemerintahan, konteks strategi bisnis akan menjadi strategi aktivitas dan konteks business plan akan menjadi activity plan (rencana kegiatan) karena pada lembaga pemerintahan bukan merupakan suatu perusahaan yang bergerak pada bidang bisnis. Sering kita jumpai bahwa penerapan SI/TI kurang berpengaruh dalam peningkatan kinerja organisasi. Hal ini terjadi karena implementasi SI/TI organisasi sangat kompleks dan
dipengaruhi faktor struktur organisasi,
prosesur operasi standar (SOP), politik, budaya, lingkungan, dan keputusan manajemen (Loudon dalam Rapiyadi, 2009 : 2). Penyebab utama kegagalan suatu organisasi dalam menerapkan SI/TI adalah karena kurangnya perencanaan yang matang terhadap implementasi SI/TI. Perencanaan implementasi SI/TI harus diselaraskan antara strategis SI/TI dan strategi SI/TI (Ward dan Peppard, 2002). Perencanaan strategis SI/TI wajib diperlukan oleh setiap organisasi yang akan memanfaatkan SI/TI dan akan digunakan untuk menjadi acuan dalam melakukan investasi SI/TI. Tanpa perencanaan strategis yang jelas, maka investasi SI/TI yang akan dilakukan menjadi berjalan tanpa arah dan kontribusi yang dihasilkan tidak maksimal dan tidak selaras dengan tujuan yang diinginkan. Menurut Doherty et al. (dalam Rapiyadi, 2009 : 3), perencanaan arsitektur enterprise dapat membantu organisasi dalam menentukan prioritas dalam perencanaan dan pengembangan sistem informasi secara efisien, efektif dan memiliki nilai strategik yang selaras dengan strategi organisasi, serta dapat menciptakan keunggulan kompetitif.
3
Menurut survei yang dilakukan oleh Center for Technology in Government (dalam Rapiyadi, 2009 : 4), ada lima penyebab kegagalan penerapan perencanaan arsitektur enterprise pada sektor pemerintahan, yaitu : (1) Kurangnya dukungan dan penerimaan organisasi, dalam hal kurangnya dukungan top manajemen atau tidak adanya komitmen stakeholder yang akan menggunakan SI/TI. (2) Kegagalan evaluasi dan perancangan proses bisnis (aktivitas). (3) Kurangnya pemahaman dari keunggulan dan kekurangan teknologi. (4) Tidak terciptanya keselarasan antara tujuan organisasi dengan sasaran implementasi SI/TI. (5) Adanya harapan yang tidak realistis, karena tidak melihat kemampuan organisasi dari aspek sumber daya pendanaan, sumber daya manusia, dan faktor penting lainnya. Agar suatu perencanaan strategis dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan sebuah tool yang digunakan untuk menyediakan struktur dasar organisasi pada perusahaan secara menyeluruh serta dapat menggambarkan hubungan antar aspek-aspek yang ada di dalamnya. Tool yang dimaksud adalah EA (Enterprise Architecture) (Pratiwi, 2013). EA merupakan kerangka kerja untuk merencanakan, merancang, dan mengelola infrastruktur SI/TI, serta mampu mengintegrasikan SI/TI di dalam suatu arsitektur. EA dikonsentrasikan pada infrastruktur yang meliputi hardware, software, dan network untuk dapat bekerja secara bersama dengan misi, sasaran, dan tujuan organisasi untuk menjalankan proses bisnis organisasi dengan didukung oleh Teknologi Informasi (Widodo, 2010).
4
Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) merupakan lembaga pemerintah untuk menegakkan dan menjaga kemandirian, integritas, dan kredibilitas penyelenggara Pemilu.
DKPP dibentuk untuk memeriksa,
mengadili, dan memutuskan pengaduan atau laporan dugaan pelanggaran kode etik yang dilakukan anggota KPU, anggota Bawaslu, dan jajaran di bawahnya. Lingkungan DKPP saat ini memanfaatkan SI/TI sebagai penggerak bisnis utama di dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen pengaduan, putusan sidang dan maklumat, serta di dalam proses pengelolaan persidangan. Proses pengelolaan persidangan seharusnya terintegrasi dengan proses pengelolaan dokumen pengaduan dan putusan sidang. Jika semua aktivitas tersebut terintegrasi maka kinerja pegawai dan layanan DKPP akan menjadi lebih efektif dan efisien. Pengarsipan dokumen pengaduan dan persidangan pun menjadi lebih mudah. Tetapi, pada kenyataannya proses-proses tersebut belum saling terintegrasi dalam suatu sistem. Hal ini terjadi karena DKPP belum memiliki perencanaan strategis SI/TI yang dapat mengidentifikasi portfolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung DKPP dalam melaksanakan proses bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. DKPP juga membutuhkan perencanaan strategis SI/TI untuk menjelaskan alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan untuk mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002).
5
Untuk proses verifikasi pengaduan, masyarakat yang memasukkan pengaduan ke DKPP mengalami kesulitan untuk melakukan pemeriksaan apakah laporan pengaduan mereka sudah terverifikasi atau justru laporan pengaduannya ditolak karena masih ada berkas-berkas yang belum lengkap. Agar investasi DKPP dalam bidang SI/TI dapat tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan, maka dibutuhkan suatu perencanaan strategis menggunakan arsitektur-arsitekur utama untuk memetakan kebutuhan SI/TI di DKPP. Arsitektur-arsitektur utama yang dimaksud, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Berdasarkan assessment yang telah dilakukan oleh tim internal DKPP sebelumnya, ternyata DKPP belum memiliki Perencanaan arsitektur enterprise (PSSI). PSSI merupakan fondasi untuk pelaksanaan tata kelola SI/TI yang baik. Tanpa adanya PSSI, penerapan SI/TI di lingkungan DKPP tidak akan memberikan layanan yang memadai secara efektif dan efisien, serta akan berdampak dengan tingginya biaya investasi dan operasional TIK. Untuk mengintegrasikan kegiatan dan memenuhi kebutuhan infrastruktur SI/TI yang efektif dan efisien pada DKPP, maka diperlukan perencanaan strategis untuk sistem informasi dan teknologi informasi untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis. DKPP belum memiliki arsitektur bisnis untuk memetakan aktivitas utama, yaitu pengaduan, persidangan, pengarsipan, dan aktivitas pendukung, yaitu kepegawaian, inventaris, procurement, keuangan, serta monitoring dan evaluasi. Belum adanya arsitektur sistem informasi yang menggambarkan arsitektur data dan arsitektur aplikasi untuk
6
mendukung aktivitas dan melakukan pemrosesan data yang sesuai dengan kebutuhan di DKPP. Proses pendataan dan investasi software, hardware, dan networking pada DKPP belum dapat dikontrol dengan baik karena belum adanya arsitektur teknologi untuk pemetaan kebutuhan software, hardware, dan networking. Berdasarkan fakta yang telah dikemukakan sebelumnya, penulis tertarik untuk melakukan kajian studi dengan judul penelitian “PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE MENGGUNAKAN TOGAF VERSI 9 (STUDI KASUS : DEWAN KEHORMATAN PENYELENGGARA PEMILU (DKPP))” untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar sarjana sistem informasi.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan di atas, maka dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut : 1. DKPP
belum
memiliki
perencanaan
arsitektur
enterprise
untuk
penyelarasan strategi aktivitas dan strategi SI/TI. 2. Kegiatan DKPP yang belum sepenuhnya memanfaatkan SI/TI untuk efisiensi pengelolaan data. 3. Pemanfaatan biaya investasi teknologi yang tidak ekonomis. 4. Pelayanan publik yang belum maksimal untuk bagian pengaduan dan persidangan.
7
Dari masalah yang telah diidentifikasi, maka dapat dirumuskan masalah “Bagaimana membuat perencanaan arsitektur enterprise pada DKPP agar dapat mendukung tugasnya dalam menjaga dan menegakkan kemandirian, integritas, dan kredibilitas penyelenggara Pemilu?”
1.3. Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah penelitian iniadalah sebagai berikut : 1. Penelitian ini hanya dilakukan pada Biro Administrasi Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) pada Bagian Administrasi Umum, Administrasi Pengaduan, dan Administrasi Persidangan. 2. Perencanaan arsitektur enterprise dilakukan hanya pada aktivitas utama, yaitu pengaduan, persidangan, dan administrasi umum (kearsipan, persuratan, kepegawaian, inventaris, monitoring dan evaluasi, publikasi dan sosilaisasi, procurement dan keuangan). 3. Framework yang digunakan pada penelitian ini adalah The Open Group Framework (TOGAF) Versi 9 dengan menggunakan Architecture Development Method (ADM) sebagai metode pengembangan arsitektur. Penelitian ini dibatasi hanya pada fase preliminary, arsitektur visi, arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, arsitektur teknologi, peluang dan solusi, serta perencanaan migrasi. Penelitian ini tidak membahas fase tata kelola implementasi dan manajemen perubahan arsitektur.
8
4. Tools yang digunakan dalam penelitian ini untuk menggambarkan model arsitektur, yaitu Rich Picture, Analisis Value Chain, UML (Unified Model Language), Principle Catalog, Stakeholder Map Matrix, Actor/Role Matrix, Application Portfolio Catalog, Application and User Location Diagram, Technology Portfolio Catalog, Platform Decomposition Diagram, Communication Engineering Diagram, Matrix Gap Analysis, Return of Investment (ROI), dan Roadmap. Diagram UML yang digunakan, yaitu Use Case Diagram dan Class Diagram.
1.4. Tujuan Penelitian Ada dua tujuan dalam penelitian ini, yaitu tujuan umum dan khusus. Tujuan umum penelitian ini adalah menghasilkan perencanaan arsitektur enterprise untuk menyelaraskan strategi aktivitas dan strategi SI/TI pada Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP). Sedangkan tujuan khusus dari penelitian ini, yaitu menghasilkan : 1) Arsitektur data dalam memanfaatkan SI/TI untuk pengelolaan data. 2) Analisis biaya investasi menggunakan ROI (Return On Investment) agar investasi TIK menjadi lebih ekonomis. 3) Solusi aktivitas dan solusi sistem informasi untuk membantu DKPP dalam melakukan pelayanan publik (pengaduan dan persidangan).
9
1.5. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja sistem informasi pada Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu dari perencanaan arsitektur enterprise yang akan dibuat. 2. Membantu Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu mengidentifikasi informasi kegiatan, merencanakan, dan mengimplementasikan strategi untuk memperoleh nilai dan manfaat kegiatan yang lebih besar. 3. Membantu Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu dalam membangun Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan kegiatan strategis organisasi. 4. Membantu Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu dalam menentukan teknologi yang akan dikembangkan untuk menunjang sistem informasi yang akan dibangun.
1.6 Metodologi Penelitian Pada penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode pada saat mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan. Penulis menggunakan empat metode pengumpulan data, yaitu: 1. Wawancara, yaitu pengumpulan data untuk memperoleh informasi langsung dari sumbernya (Guritno, Sudaryono & Rahardja, 2011). 2. Observasi, yaitu pengamatan langsung ke obyek penelitian untuk melihat kegiatan yang dilakukan dari dekat (Guritno, Sudaryono & Rahardja, 2011).
10
3. Studi Dokumen, yaitu memperoleh data langsung dari buku-buku, peraturan-peraturan, laporan kegiatan, data penelitian, dll (Guritno, Sudaryono & Rahardja, 2011). 4. Tinjauan Pustaka, yaitu meninjau penelitian-penelitian sebelumnya untuk menghindari pembuatan ulang penelitian atau untuk menyempurnakan penelitian sebelumnya (Guritno, Sudaryono & Rahardja, 2011). Untuk
metodologi
perencanaan
arsitektur
enterprise,
penulis
menggunakan metodologi TOGAF Versi 9. Ada 8 tahap yang akan dilakukan pada penelitian ini, yaitu : 1. Preliminary Phase, yaitu fase awal untuk persiapan perencanaan arsitektur enterprise. Tahapan ini dilakukan agar pemodelan arsitektur dapat berjalan dengan baik. 2. Requirement Management, yaitu proses analisis dan pengelolaan kebutuhan arsitektur di seluruh fase ADM. Pada fase ini akan dijelaskan sistem yang sedang berjalan (as – is system). Pada tahap ini juga akan dibuat solusi dari permasalahan yang telah dianalisis berdasarkan sistem yang sedang berjalan (as-is system). 3. Phase A : Architecture Vision, fase untuk menentukan lingkup arsitektur yang akan dikembangkan dan menciptakan pandangan yang seragam mengenai pentingnya arsitektur enterprise guna mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi. 4. Phase B : Business Architecture, fase untuk menentukan model aktivitas yang menggambarkan strategi layanan serta aspek lingkungan aktivitas
11
(organisasi, fungsi, proses, dan informasi) berdasarkan pada prinsip aktivitas, tujuan aktivitas, dan penggerak strategi. 5. Phase C : Information System Architecture, fase yang terdiri atas arsitektur data yang menetapkan tipe dan sumber utama data yang diperlukan untuk mendukung aktivitas dan arsitektur aplikasi yang menetapkan jenis sistem aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengolah data dan mendukung aktivitas. 6. Phase D : Technology Architecture, fase yang memetakan komponen aplikasi yang telah ditetapkan pada fase arsitektur aplikasi ke dalam satu set komponen teknologi yang mewakili komponen software dan hardware. 7. Phase E : Opportunities and Solution, fase untuk mengevaluasi dan memilih alternatif implementasi dan identifikasi parameter strategis penilaian keterkaitan antara biaya dan manfaat. 8. Phase F : Migration Planning, fase untuk memilih proyek implementasi yang bervariasi menjadi urutan prioritas.
1.7 Sistematika Penulisan Dalam penelitian ini, penulis akan menyajikan pembahasan dalam lima pokok bahasan yang secara singkat akan diuraikan sebagai berikut : BAB I
PENDAHULUAN
12
Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penulisan serta sistematika penulisan. BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini menguraikan teori-teori dasar yang terkait dengan teori pengumpulan data, teori sistem informasi dan teknologi informasi (SI/TI), teori perencanaan arsitektur enterprise, teori arsitektur enterprise, teori framework TOGAF, metode TOGAF ADM, dan teori diagram-diagram yang akan digunakan untuk memodelkan serta menjelaskan arsitektur yang akan dirancang.
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini berisi metode pengumpulan data, kerangka penelitian, serta langkah-langkah yang digunakan terkait dengan perencanaan arsitektur enterprise menggunakan metode TOGAF ADM. Pada bab ini akan dijelaskan hal-hal apa saja yang akan dilakukan penulis dalam setiap fase TOGAF ADM untuk memodelkan dan merancang arsitektur.
BAB IV
PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE Pada bab ini akan diuraikan hasil dari pengumpulan data saat penelitian untuk kemudian dilanjutkan dengan menganalisis datadata tersebut supaya dapat dibuat perencanaan arsitektur enterprise menggunakan metode TOGAF ADM bagi Dewan Kehormatan
13
Penyelenggara Pemilu (DKPP). Perencanaan arsitektur enterprise dibuat dengan cara memodelkan dan merancang visi arsitektur, arsitektur bisnis (aktivitas), arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi. Selain membuat arsitektur, pada bab ini juga akan dijelaskan mengenai evaluasi dan analisis gap antara sistem yang sedang berjalan (as –is system) dengan sistem yang akan diusulkan (to – be system) melalui pemodelan dan perancangan arsitektur. BAB V
PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang terdiri atas kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan beserta saran-saran untuk perbaikan dari hasil penelitian ini.
14
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data ialah teknik atau cara-cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu kata yang abstrak dan tidak diwujudkan dalam benda, tetapi hanya dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, ujian (tes), dokumentasi, dan lainnya. Peneliti dapat menggunakan salah satu atau gabungan, tergantung pada masalah yang dihadapi (Guritno et al. , 2011 : 125).
2.1.1
Wawancara Wawancara adalah cara pengumpulan data yang digunakan untuk
memperoleh informasi langsung dari sumbernya. Wawancara digunakan bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit (Guritno et al. , 2011 : 131). Pedoman wawancara berisi uraian penelitian yang umumnya dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan agar proses wawancara dapat berjalan dengan baik. Isi pertanyaan atau pernyataan bisa mencakup fakta, data, pengetahuan, konsep, pendapat, persepsi, atau evaluasi responden berkenaan dengan fokus masalah yang dikaji dalam penelitian.
2.1.2
Observasi
15
Observasi adalah melakukan pengamatan secara langsung ke obyek penelitian untuk melihat dari dekat kegiatan yang dilakukan. Obyek penelitian bersifat perilaku, tindakan manusia, fenomena alam, proses kerja dan penggunaan responden kecil (Guritno et al. , 2011 : 134). Observasi atau pengamatan merupakan suatu teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan pengamatan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung.
2.1.3
Studi Dokumen Studi dokumen, yaitu memperoleh data langsung dari tempat penelitian,
meliputi buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan kegiatan, fotofoto, film dokumenter, serta data yang berkaitan dengan penelitian (Guritno et al. , 2011 : 137).
2.1.4
Tinjauan Pustaka Tinjauan Pustaka, yaitu meninjau penelitian-penelitian sebelumnya
untuk menghindari pembuatan ulang penelitian atau untuk menyempurnakan penelitian sebelumnya (Guritno et al. , 2011 : 86). Tinjauan pustaka ditekankan pada hasil-hasil penelitian terdahulu, dimulai dari yang paling aktual ditelusuri hingga paling awal. Tinjauan pustaka harus menjadi landasan teoritis untuk penelitian yang akan kita lakukan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan tinjauan pustaka, yaitu (Guritno et al. , 2011 : 87) :
16
1. Mengidentifikasi kesenjangan penelitian ini. 2. Menghindari membuat ulang sehingga banyak menghemat waktu serta menghindari kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain. 3. Mengidentifikasi metode yang pernah dilakukan dan relevan terhadap penelitian ini. 4. Meneruskan capaian penelitian sebelumnya sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat dibangun di atas platform pengetahuan atau ide yang sudah ada. 5. Mengetahui orang lain yang ahli dan mengerjakan di area penelitian yang sama sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberikan kontribusi sumber daya yang berharga.
2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2.2.1
Sistem Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan,
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan input dalam proses transformasi yang teratur (Mulyanto, 2009 : 2). Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 26), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas yang sudah ditetapkan dengan jelas, bekerja sama untuk mencapai sekumpulan tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang telah diatur.
17
2.2.2
Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya, dan merupakan pengetahuan dari hasil pengolahan data-data yang berhubungan menjadi sebuah kesimpulan (Mulyanto, 2009 : 12-13). Menurut Laudon & Laudon (2012 : 15), informasi adalah data yang sudah dibentuk menjadi sebuah bentuk yang sangat berarti dan berguna untuk setiap orang.
2.2.3
Sistem Informasi Sistem informasi adalah sistem untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Sistem informasi memproses input (data, instruksi) dan menghasilkan output (laporan, kalkulasi) yang dikirim kepada pengguna atau sistem lainnya (Sutarman, 2009 : 13) Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan (Mulyanto, 2009 : 29). Menurut Laudon & Laudon (2012 : 15), sistem informasi adalah sekumpulan komponen berhubungan yang mengumpulkan, memproses,
18
menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan di dalam organisasi. Menurut Sutarman (2009 : 16), sistem informasi memiliki beberapa kemampuan sebagai berikut : a. Menyediakan proses transaksi yang cepat dan akurat dengan cara sistem informasi menangkap, merekam, menyimpan, dan mengupdate data. b. Menyediakan penyimpanan dengan kapasitas besar dan akses cepat terhadap penyimpanan. c. Menyediakan komunikasi yang cepat menggunakan jaringan yang memungkinkan pekerja dan komputer untuk berkomunikasi secara langsung. d. Mengurangi informasi yang terlalu berlebihan menggunakan jaringan komputer dengan cara merancang sistem informasi yang dapat menyaring informasi. e. Span boundaries yang memfasilitasi pengambilan keputusan pada area fungsional, rekayasa proses bisnis, dan komunikasi. f. Menyediakan penunjang dalam pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi dan pada semua level organisasi.
2.2.4
Komponen Sistem Informasi
19
Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 31), sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (end user dan ahli sistem informasi), hardware (mesin da media), software (program dan prosedur), data (data dan pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan pendukung jaringan) untuk melakukan input, proses, output, penyimpanan, dan pengaturan aktivitas yang mengubah sumber data ke dalam produk informasi. Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah manusia, hardware, software, data dan jaringan (Mulyanto, 2009 : 31). 1. Sumber Daya Manusia Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 32), sumber daya manusia merupakan unsur dasar untuk keberhasilan semua operasi sistem informasi. Yang termasuk ke dalam sumber daya manusia adalah end user (pengguna akhir) dan ahli sistem informasi. End user adalah orang yang menggunakan sistem informasi atau menggunakan informasi sebagai produk dari sistem informasi. Hampir semua end user adalah “pekerja pengetahuan”, yaitu orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dalam tim. Mereka menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi. Ahli sistem informasi adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Yang termasuk ke dalam ahli sistem informasi, yaitu system analyst, pengembang software, operator sistem. System analyst merancang sistem informasi berdasarkan kebutuhan informasi dari end
20
user, pengembang software menciptakan program komputer berdasarkan spesifikasi dari system analyst, dan operator sistem memantau dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar. 2. Sumber Daya Hardware Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 32-33), sumber daya hardware adalah semua peralatan yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Secara spesifik, sumber daya hardware bukan hanya mesin, seperti komputer dan peralatan lain, tetapi juga semua media data, seperti objek nyata dalam data yang tercatat dari lembaran kertas sampai magnetic disk atau optical disk. Contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer, yaitu sistem komputer dan sekeliling komputer (computer peripheral). Sistem komputer terdiri atas CPU (Central Processing Unit) yang mengandung microprocessors dan variasi perangkat terhubung, seperti printer, scanner, monitor, dan lainnya. Computer peripheral adalah berbagai perangkat seperti keyboard dan mouse untuk memasukkan data, printer untuk mengeluarkan informasi, dan magnetic atau optical disk drive untuk penyimpanan sumber data. 3. Sumber Daya Software Sumber daya software adalah semua rangkaian perintah (instruksi) yang digunakan untuk memproses informasi yang berupa program dan prosedur. Program adalah sekumpulan instruksi untuk operasi yang mengatur hardware komputer. Prosedur adalah sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang dibutuhkan orang. Yang termasuk ke dalam sumber daya software, yaitu
21
software sistem, software aplikasi, dan prosedur (O’Brien & Marakas, 2010 : 33). Software sistem adalah program sistem operasi yang mengatur dan mendukung operasi sistem komputer. Software aplikasi adalah program yang mengatur pemrosesan untuk penggunaan komputer secara khusus oleh end user. Prosedur adalah instruksi operasi untuk orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi. 4. Sumber Daya Data Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 34), sumber daya data adalah bahan baku untuk masukan sebuah sistem informasi yang dapat membentuk sumber daya organisasi. Sumber daya data dapat berupa teks, gambar, audio, maupun video. Sumber daya data dalam sistem informasi adalah untuk dikelola, disimpan dan diakses oleh teknologi manajemen sumber daya data ke dalam database dan dasar pengetahuan. Database menyimpan data yang sudah diproses dan dikelola. Dasar pengetahuan menyimpan pengetahuan dalam bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus tentang praktek bisnis yang berhasil. 5. Sumber Daya Jaringan Menurut Mulyanto (2009 : 33), sumber daya jaringan merupakan media komunikasi yang menghubungkan komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya, serta dikendalikan melalui software komunikasi. Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 34-35), yang termasuk ke dalam sumber daya jaringan adalah media komunikasi dan infrastruktur jaringan.
22
Contoh media komunikasi adalah kabel coaxial dan fiber optik, serta teknologi wireless satelit. Infrastruktur jaringan menekankan pada banyak hardware, software, dan teknologi data yang diperlukan untuk mendukung operasi dan digunakan pada jaringan komunikasi. Contoh infrastruktur jaringan adalah modem, sistem operasi jaringan, dan paket internet browser.
2.2.5
Teknologi Informasi Menurut Information Technology Association of America (ITAA)
(dalam Sutarman, 2009 : 13), teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 565), teknologi informasi adalah teknologi hardware, software, alat telekomunikasi, manajemen database dan teknologi pemrosesan informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Menurut Laudon & Laudon (2012 : 648), teknologi informasi adalah semua teknologi hardware dan software yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis. Teknologi informasi adalah bagian dari sistem informasi dan merupakan perkembangan teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi telekomunikasi (Mulyanto, 2009).
23
Menurut Sutarman (2009 : 18), fungsi teknologi informasi ada enam, yaitu : a. Menangkap (capture) Menangkap data yang relevan dengan kebutuhan user dari kumpulan data yang tersedia. b. Mengolah (processing) Mengolah data masukan untuk menjadi informasi, berupa konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi. c. Menghasilkan (generating) Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna, misalnya laporan, tabel, dan grafik. d. Menyimpan (storage) Menyimpan data dan informasi dalam suatu media penyimpanan yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. e. Mencari kembali (retrieval) Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin data dan informasi yang sudah tersimpan.
f. Transmisi (transmission) Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan komputer.
24
Keuntungan dari penerapan teknologi informasi (Sutarman, 2009 : 19) adalah sebagai berikut : a. Kecepatan (speed) Komputer dapat mengerjakan suatu perhitungan yang kompleks dalam hitungan detik, jauh lebih cepat dari yang dapat dikerjakan oleh manusia. b. Konsistensi (consistency) Hasil pengolahan data lebih konsisten dan tidak berubah-ubah karena format/bentuknya sudah standar. c. Ketepatan (precision) Komputer dapat mendeteksi suatu perbedaan yang sangat kecil, yang tidak dapat dilihat dengan kemampuan manusia, dan juga dapat melakukan perhitungan yang sulit. d. Keandalan (reliability) Hasil keluaran dari komputer lebih dipercaya dibandingkan dengan yang dilakukan manusia karena kesalahan yang terjadi kemungkinannya lebih kecil jika menggunakan komputer.
Infrastruktur TI adalah kumpulan perangkat fisik dan aplikasi software yang dibutuhkan untuk mengoperasikan perusahaan. Infrastruktur TI merupakan sumber daya teknologi bersama yang menyediakan platform untuk aplikasi sistem informasi bagi perusahaan. Yang termasuk infrastruktur TI
25
adalah investasi dalam hardware, software, dan layanan (konsultasi, pendidikan, dan pelatihan) yang dibagikan kepada seluruh perusahaan atau seluruh unit di dalam perusahaan (Laudon & Laudon, 2012 : 165).
2.3. Konsep Perencanaan arsitektur enterprise Menurut Lederer & Sethi (dalam Rapiyadi, 2009 : 3), perencanaan arsitektur enterprise adalah proses untuk mengidentifikasi portfolio aplikasi berbasis komputer untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan rencana bisnis dan tujuan bisnis. Perencanaan
arsitektur
enterprise
membantu
perusahaan
untuk
menentukan prioritas dalam perencanaan dan pengembangan sistem informasi secara efektif, efisien, dan memiliki nilai strategis yang selaras dengan strategi perusahaan, serta menciptakan keunggulan kompetitif (Doherty et al. dalam Rapiyadi, 2009 : 3). Perencanaan
arsitektur
enterprise
menurut
James
Martin
yang
menggunakan metodologi information engineering adalah perencanaan yang ditujukan untuk meningkatkan sumber daya modal, manusia, dan sistem informasi guna mendukung pencapaian visi bisnis (Ulum, 2008 : 10). Perencanaan arsitektur enterprise menurut Wetherbe yang menggunakan metodologi four stage model adalah pondasi untuk pengembangan sebuah portfolio aplikasi yang selaras dengan tujuan perusahaan dan memiliki kemampuan untuk menciptakan keunggulan di atas pesaing (Ulum, 2008 : 12).
26
Perencanaan arsitektur enterprise menurut Tozer adalah pendekatan yang praktis dan formal yang berdasarkan pada konsep strategi bisnis yang menentukan cara mengeksploitasi sumber daya SI/TI beserta pemanfaatannya (Rapiyadi, 2009 : 8). Perencanaan arsitektur enterprise menurut Price Waterhouse merupakan perencanaan yang didasarkan pada empat hal, yaitu arah dan tujuan organisasi, prioritas strategi SI/TI, nilai pemanfaatan SI/TI, pengalaman praktis yang mendukung teori (Rapiyadi, 2009 : 13). Visi dan misi organisasi umumnya dinyatakan dalam bentuk sasaran dan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi tersebut dan kemudian ditentukan strategi yang diperlukan serta tolok ukur bagi pelaksanaan dan pengukuran hasil-hasilnya. Hubungan antara strategi organisasi dengan sistem informasi, yaitu (Surendro, 2009 : 2-3) : 1. Peran sistem informasi, sebagai pendukung terwujudnya tujuan organisasi, dapat diterjemahkan sebagai misi sistem informasi dalam organisasi. 2. Misi sistem informasi mengarahkan pembangunan dan implementasi arsitektur organisasi melalui sekumpulan tujuan. Tujuan adalah pernyataan bagian dari misi sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Menurut Surendro (2009 : 4), perencanaan strategis informasi merupakan bagian dari metodologi kerekayasaan informasi (Martin, 1990) yang digunakan untuk mengidentifikasi strategi pencapaian visi dan misi sistem informasi
27
melalui pengelolaan dan pengembangan sistem informasi. Pada metodologi kerekayasaan informasi, perencanaan strategis informasi dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi data dan sisi aktivitas. Perencanaan strategis informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah upaya terhadap pemenuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Perencanaan strategis informasi di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja organisasi.
Gambar 2.1 Metodologi Kerekayasaan Informasi (Martin, 1990)
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistemsistem aplikasi berbasis komputer. Perencanaan ini menjembatani kesenjangan antara rencana strategis bisnis dan pengembangan sistem informasi dengan mengidentifikasi strategi-strategi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya (Surendro, 2009 : 4).
28
Sumber daya (resources) yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan memiliki keterbatasan. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun harus benar-benar selaras dengan strategi bisnis dan sistem yang dibangun harus mampu memberikan dampak positif bagi bisnis. Maka perlu dilakukan perencanaan strategis SI/TI yang tepat bagi perusahaan. Menurut Ward dan Peppard (dalam Wedhasmara, 2007 : 3-4), perencanaan strategis SI/TI merupakan suatu proses yang menggunakan tujuan (goals), strategi (strategy), sasaran (objectives), proses bisnis serta kebutuhankebutuhan informasi suatu organisasi sebagai dasar untuk mengidentifikasi dan memilih sistem teknologi informasi apa yang akan dikembangkan dan kapan sistem tersebut akan dikembangkan. Perencanaan strategis SI/TI menjelaskan berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Menurut Ward & Peppard (dalam Wedhasmara, 2007 : 1) ada tiga sasaran utama untuk penerapan SI/TI dalam suatu organisasi, yaitu : 1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. 2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. 3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan mengubah gaya dan cara berbisnis.
29
Sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian dari solusi (Wedhasmara, 2007 : 1).
2.3.1. Strategi SI/TI Strategi SI adalah kebutuhan atau permintaan informasi dan sistem untuk mendukung strategi bisnis secara keseluruhan. Strategi SI didasarkan pada bisnis dengan mempertimbangkan dampak kompetitif dan persyaratan penyelarasan SI/TI. Pada dasarnya, strategi SI mendefinisikan strategi dan memprioritaskan investasi yang dibutuhkan untuk mencapai portfolio aplikasi yang ideal dan manfaat yang diharapkan dalam keterbatasan sumber daya dan sistem yang saling ketergantungan (Ward & Peppard, 2002 : 61). Strategi TI berkaitan dengan menguraikan visi tentang bagaimana permintaan organisasi untuk informasi dan sistem akan didukung oleh teknologi. Strategi TI membahas penyediaan kemampuan dan sumber daya TI (termasuk hardware, software, dan telekomunikasi) serta layanan, seperti operasi TI, pengembangan sistem, dan dukungan pengguna (Ward & Peppard, 2002 : 61).
30
Dari dua definisi di atas , dapat disimpulkan bahwa strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan organisasi atau menjawab pertanyaan “apa?”. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana?”. Menurut Ward & Peppard (2002 : 135-136), tujuan yang paling umum organisasi mengadopsi proses strategi SI/TI, yaitu : 1. Menyelaraskan SI/TI dengan bisnis untuk mengidentifikasi dimana SI/TI berkontribusi paling banyak dan penentuan prioritas untuk investasi. 2. Mendapatkan keunggulan kompetitif dari peluang bisnis yang dibuat dengan menggunakan SI/TI. 3. Membangun infrastruktur teknologi dengan biaya efektif untuk masa depan. 4. Mengembangkan sumber daya yang tepat dan kompeten untuk mengimplementasikanSI/TI di seluruh organisasi dengan sukses.
2.4. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi Metodologi merupakan kumpulan dari metode, teknik, dan tools untuk analisis yang digunakan dalam proses mengerjakan kegiatan. Tujuan penggunaan metodologi untuk perencanaan arsitektur enterprise adalah untuk mengurangi kesalahan dan resiko kegagalan serta memastikan keterlibatan
31
semua stakeholder (Rapiyadi, 2009 : 6). Berikut ini adalah beberapa bahasan singkat tentang metodologi perencanaan arsitektur enterprise menurut The Open Group, Ward dan Peppard, Tozer, dan Wetherbe.
2.4.1. Metodologi Menurut The Open Group Metodologi menurut The Open Group adalah TOGAF (The Open Group Architecture Framework). TOGAF menyediakan metode dan tools yang lengkap untuk membangun, mengelola, dan mengimplementasikan sistem informasi secara menyeluruh. TOGAF memiliki komponen ADM (Architecture Development Method) yang merupakan metode yang dipakai sebagai panduan untuk merencanakan, merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk organisasi (Surendro dalam Gandhi, 2012 : 2). TOGAF mempunyai 4 pilar utama untuk pengembangan arsitektur TIK, yaitu arsitektur organisasi (biasa disebut arsitektur bisnis), arsitektur aplikasi, arsitektur data, dan arsitektur teknologi.
2.4.2. Metodologi Menurut Ward dan Peppard Metodologi menurut Ward dan Peppard adalah SPIS (Strategic Planning for Information System). SPIS bertujuan untuk menangkap peluang bisnis, serta meningkatkan keunggulan kompetitif untuk memanfaatkan SI/TI dengan maksimal. SPIS membuat tahapan masukan dan keluaran yang didasarkan pada kebutuhan bisnis. Tahap masukan berisi identifikasi dan
32
analisis kondisi bisnis internal dan eksternal, serta kondisi sistem informasi internal dan eksternal. Tahap keluaran berisi strategi SI bisnis, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI (Rapiyadi, 2009 : 6).
2.4.3. Metodologi Menurut Tozer Metodologi ini merupakan pendekatan praktis dan formal berdasarkan pada konsep strategi bisnis yang menentukan cara mengeksplorasi sumber daya SI/TI beserta pemanfaatannya. Tahapan perencanaan arsitektur enterprise menurut Tozer, yaitu menentukan konteks dan ruang lingkup, menentukan informasi mengenai bisnis dan kebutuhan pendukungnya, mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan saat ini dan mengidentifikasi pilihan solusi, menentukan solusi strategi, menyiapkan dan melakukan rencana implementasi (Rapiyadi, 2009 : 8).
2.4.4. Metodologi Menurut James Martin Metodologi menurut James Martin adalah Information Engineering. Information engineering ditujukan untuk meningkatkan pengelolaan sumber daya modal, orang, dan sistem informasi untuk mendukung pencapaian visi bisnis. Metodologi ini merupakan kumpulan teknik-teknik formal yang berkaitan dalam tahapan perencanaan, analisis, perancangan, dan konstruksi
33
perencanaan SI/TI organisasi secara menyeluruh. Information engineering memiliki 4 lapisan, yaitu perencanaan strategi informasi, analisis area bisnis, perancangan sistem, konstruksi (Ulum, 2008 : 10).
2.4.5. Alasan Pemilihan Metodologi Kelemahan dari metodologi Ward dan Peppard serta Tozer, yaitu metodologi mereka terlalu fokus berorientasi terhadap analisis dan solusi untuk strategi dan peluang bisnis. Sedangkan, untuk membuat perencanaan arsitektur enterprise bukan hanya aspek bisnis yang diperlukan, tetapi juga aspek perancangan sistem dan teknologi untuk membangun sistem informasi itu sendiri. Kedua metodologi itu juga tidak mempunyai tahapan untuk perancangan, pembangunan dan implementasi sistem informasi, hanya sebatas sampai tahapan analisis permasalahan dan solusi. Metodologi James Martin sudah mulai membuat perencanaan arsitektur enterprise mulai dari tahap perencanaan sampai tahap implementasi. Sayangnya, metodologi James Martin belum memiliki tools standard untuk membuat perencanaan arsitektur enterprise. Jadi, hasil akhir dari perencanaan arsitektur enterprise yang dibuat dengan metodologi ini pasti akan berbedabeda dan tidak ada kualitas standard untuk menentukan kelayakan perencanaan yang dibuat. Setelah memahami beberapa metodologi perencanaan arsitektur enterprise, akhirnya penulis memilih metodologi TOGAF. Sebenarnya, TOGAF adalah metodologi yang digunakan untuk arsitektur enterprise. Tetapi,
34
metodologi ini bersifat fleksibel karena dapat dikolaborasikan dengan metodologi lain dan metodologi ini juga mampu menyediakan metode yang sistematis dan tools yang lengkap untuk membangun, mengelola, dan mengimplementasikan sistem informasi secara menyeluruh. Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistemsistem aplikasi berbasis komputer. Jika kembali melihat tujuan dari dibuatnya perencanaan arsitektur enterprise, maka metodologi TOGAF dapat memenuhi semua kebutuhan untuk membangun suatu perencanaan strategis secara lengkap dan menyeluruh di sebuah organisasi. TOGAF tidak hanya melakukan analisis untuk menemukan solusi bagi permasalahan organisasi, tetapi TOGAF juga membuat perancangan arsitektur dengan tools yang telah terstandarisasi. Hasil dari perancangan arsitektur tersebut sangat membantu pada tahapan pengembangan dan implementasi sistem informasi.
2.5. Konsep Arsitektur Enterprise 2.5.1. Enterprise Menurut para ahli, enterprise didefinisikan sebagai berikut. 1. Enterprise adalah suatu informasi strategis berdasarkan aset yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk melakukan misi, dan
35
proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru dalam merespon kebutuhan perubahan misi (Rumapea & Surendro, 2007 : 2). 2. Enterprise adalah kumpulan dari integrasi sistem yang ada di suatu organisasi di bawah kontrol atau pengendalian berupa bisnis, layanan, maupun keanggotaan guna mencapai tujuan organisasi (Widiatmo, 2012 : 24). 3. Enterprise diartikan sebagai semua kumpulan organisasi yang memiliki sekumpulan tujuan. Enterprise diartikan sebuah agen pemerintahan, sebuah korporasi keseluruhan, divisi korporasi, departemen tunggal atau sebuah rantai organisasi yang terhubung tetapi berjauhan secara geografis (The Open Group, 2009 : 5). 4. Enterprise bukan hanya perusahaan (company) yang berorientasi kepada profit saja, tetapi juga bisa berupa organisasi non-profit atau nirlaba seperti pemerintah, institusi pendidikan maupun organisasi amal (Surendro, 2009 : 9).
2.5.2
Arsitektur Arsitektur adalah struktur dari komponen dimana masing-masing
komponen saling berelasi dan prinsip serta panduan dalam merancang yang selalu berevolusi setiap saat (Rumapea & Surendro, 2007 : 2).
36
Arsitektur didefinisikan sebagai dasar sistem organisasi yang terdiri dari sekumpulan komponen yang memiliki hubungan satu sama lainnya serta memiliki keterhubungan dengan lingkungan sistem, dan memiliki aturan untuk perancangan dan evaluasi (The Open Group, 2009 : 9). Arsitektur pada dasarnya menceritakan bagaimana bentuk konstruksi sebuah sistem, bagaimana setiap komponen sistem disusun, dan bagaimana semua aturan dan interface digunakan untuk mengintegrasikan seluruh komponen yang ada. Arsitektur menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari bagian atau komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro, 2009 : 8). Definisi arsitektur dalam konteks teknologi informasi adalah organisasi fundamental dari sebuah sistem dengan software-intensive. Dikatakan sebuah sistem adalah software-intensive karena bagian yang paling penting dari sebuah arsitektur TI adalah aplikasinya, bagian yang memungkinkan pengguna dapat melakukan pekerjaan bisnisnya. Aplikasi dalam sebuah arsitektur TI memerlukan infrastruktur (fondasi). Fondasi ini terdiri dari komputer server, desktop workstation, storage dan network. Software server termasuk middleware application server, database server, dan messaging system. Data disimpan di fondasi ini, kemudian diolah sebagai suatu aset dan tersedia dengan akses yang dikendalikan oleh beberapa aplikasi. Fondasi ini merupakan host untuk solusi integrasi agar aplikasi dapat berkomunikasi satu sama lain. Dalam
konteks
teknologi
informasi,
arsitektur
merencanakan
(menggambarkan) sistem secara keseluruhan agar dapat diimplementasikan
37
yang mencakup aplikasi, jaringan, hardware dan software yang diperlukan dan mendukung aplikasi (Pratiwi, 2013 : 31).
2.5.3
Enterprise Architecture Enterprise Architecture merupakan salah satu disiplin dalam sistem
informasi, memiliki definisi sebagai berikut (Setiawan, 2009 : 1) : 1. Deskripsi misi para stakeholder yang mencakup parameter informasi, fungsionalitas, lokasi, organisasi, dan kinerja. Enterprise Architecture menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan sistem. 2. Pendekatan logis komprehensif dan holistik untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem yang sama. 3. Basis aset informasi strategis yang menentukan misis, informasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk melaksanakan misis dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi. Definisi Enterprise Architecture adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendesain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Enterprise Architecture merupakan cara untuk menggambarkan model operasional enterprise yang mencakup aspek perencanaan bisnis, operasional bisnis, otomasi, hingga infrastruktur teknologi informasi pendukungnya. Enterprise Architecture memiliki empat domain utama, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur
38
informasi, arsitektur teknologi dan arsitektur aplikasi. Sehubungan dengan keempat domain ini, produk Enterprise Architecture akan berupa grafik, model atau narasi yang menjelaskan lingkungan dan rancangan enterprise (Surendro, 2009 : 10). Jadi dapat disimpulkan, Enterprise Architecture adalah blueprint organisasi yang menentukan bisnis, informasi, dan teknologi yang digunakan agar tercapai misi organisasi. Arsitektur enterprise menyediakan strategi, pandangan top-down pada organisasi untuk memungkinkan para eksekutif, perencana, dan arsitek untuk berkoordinasi, berintegrasi, dan melakukan kegiatan mereka dengan jelas. Kerangka arsitektur enterprise menunjuk pada struktur yang menyiapkan semua unsur arsitektur enterprise. Dan juga menentukan hubungan antarunsur tersebut secara konsisten dan teratur. Pembangunan suatu arsitektur enterprise yang adaptif dimulai dengan penciptaan kerangka arsitektur.
2.6. TOGAF Menurut The Open Group (2009 : 9), The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah kerangka kerja arsitektur yang menyediakan metode dan tools untuk membantu dalam penerimaan, produksi, penggunaan,
39
dan pemeliharaan arsitektur enterprise. TOGAF didasarkan pada proses yang berulang-ulang yang didukung oleh best practices dan penggunaan kembali aset-aset arsitektur yang sudah ada. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah kerangka kerja dan metode yang diterima secara luas dalam pengembangan arsitektur perusahaan. TOGAF memberikan metode yang detail mengenai bagaimana membangun, mengelola, dan mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (Surendro, 2009 : 59). TOGAF berperan penting dalam membantu proses pengembangan arsitektur, memungkinkan pengguna TI membangun solusi berbasis sistem terbuka untuk kebutuhan bisnis mereka. Menurut The Open Group (2009 : 10), ada empat jenis arsitektur yang umumnya diterima sebagai bagian dari keseluruhan Enterprise Architecture, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Kombinasi arsitektur data dan aplikasi disebut juga arsitektur sistem informasi. 1. Arsitektur Bisnis Arsitektur yang menetapkan strategi bisnis, tata kelola, organisasi, dan proses bisnis utama. Arsitektur bisnis menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset bisnis yang penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat, bisnis, pemerintah, dan sebagainya. Kerangka arsitektur bisnis memberikan struktur untuk pengumpulan detail mengenai
40
motivasi, organisasi, lokasi, kejadian, fungsi, dan aset yang menentukan arah perusahaan dari sudut pandang bisnis (Surendro, 2009 : 35-36). 2. Arsitektur Data Arsitektur yang menggambarkan struktur aset data dan sumber daya manajemen data organisasi secara logis dan fisik. Kerangka arsitektur data menyediakan struktur untuk mendokumentasikan detail informasi yang penting bagi organisasi (Surendro, 2009 : 36). Kerangka kerja konseptual yang menetapkan struktur dasar, konten, dan hubungan database yang menyediakan data yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dalam organisasi (O’Brien & Marakas, 2010 : 565). 3. Arsitektur Aplikasi Arsitektur yang menyediakan blueprint untuk sistem aplikasi individu untuk digunakan, interaksi sistem aplikasi individu, dan hubungan sistem aplikasi individu dengan proses bisnis inti organisasi. Arsitektur aplikasi adalah proses yang memusatkan pada pengembangan dan penerapan solusi atau layanan yang sedang diciptakan untuk organisasi tersebut. Kerangka arsitektur aplikasi adalah gabungan dari proses yang memanfaatkan komponen dan model bisnis, informasi, dan teknologi untuk merancnag suatu aplikasi bisnis yang diinginkan (Surendro, 2009 : 37). Perencanaan konseptual dalam aplikasi bisnis teknologi informasi yang dirancang sebagai arsitektur sistem perusahaan yang terintegrasi dan mendukung proses bisnis (O’Brien & Marakas, 2010 : 557).
41
4. Arsitektur Teknologi Menggambarkan kemampuan logis software dan hardware yang diperlukan untuk mendukung penyebaran bisnis, data, dan layanan aplikasi. Arsitektur teknologi memasukkan infrastruktur TI, middleware, jaringan, komunikasi, proses dan standar. Arsitektur teknologi adalah suatu pendekatan dalam menjelaskan struktur dan hubungan teknologi perusahaan saat ini dan di masa depan untuk memaksimalkan nilai dalam teknologi
tersebut.
Kerangka
arsitektur
teknologi
menyediakan
sekumpulan proses yang mendukung penerapan dan penyampaian arsitektur teknologi (Surendro, 2009 : 36).
2.7. Metode TOGAF ADM TOGAF ADM (Architecture Development Method) menyediakan proses yang teruji dan berulang untuk mengembangkan arsitektur. ADM termasuk membangun kerangka kerja arsitektur, mengembangkan konten arsitektur, transisi, dan mengatur realisasi arsitektur. Semua kegiatan tersebut dilakukan dalam siklus berulang yang berkelanjutan dan terealisasi agar memungkinkan organisasi untuk mengubah perusahaan mereka dengan cara terkontrol dalam menanggapi tujuan bisnis dan peluang (The Open Group, 2009 : 51). ADM (Architecture Development Method) merupakan hasil dari kerja sama praktisi arsitektur dalam Open Group Architecture. ADM adalah metode generic yang berisi sekumpulan aktivitas yang mempresentasikan progresi dari
42
setiap fase ADM dan model arsitektur yang digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan Enterprise Architecture (Surendro, 2009 : 59). Inti dari ADM adalah pengelolaan kebutuhan, dimana kebutuhan bisnis, sistem informasi, dan arsitektur teknologi selalu diselaraskan dengan sasaran dan kebutuhan bisnis.
Gambar 2.2 TOGAF ADM
Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing fase pada TOGAF ADM menurut The Open Group (2009 : 67 – 202).
2.7.1. Preliminary Phase Fase preliminary merupakan tahap awal persiapan perencanaan arsitektur enterpriseuntuk perencanaan arsitektur enterprise. Tahapan ini dilakukan
untuk
menentukan
framework
dan
metodologi
untuk
43
mengembangkan arsitektur enterprise pada organisasi, mengidentifikasi stakeholder yang terlibat pada penciptaan arsitektur enterprise, serta menentukan ruang lingkup arsitektur enterprise yang akan dikembangkan. Tujuan dari fase preliminary adalah untuk meyakinkan setiap orang yang terlibat di dalamnya bahwa pendekatan ini berkomitmen untuk kesuksesan dari setiap arsitektur yang akan dibuat. Pada fase preliminary dilakukan identifikasi “who”, “what”, “why”, “when” dan “where” dari arsitektur itu sendiri (The Open Group, 2009 : 68). 1. “What” adalah ruang lingkup dari usaha arsitektur. 2. “Who” adalah siapa yang akan memodelkannya, siapa orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan arsitektur tersebut, dimana mereka akan dialokasikan dan bagaimana peranan mereka. 3. “How” adalah bagaimana mengembangkan Enterprise Architecture, menentukan framework dan metode yang akan digunakan untuk menangkap informasi. 4. “When” adalah kapan tanggal penyelesaian arsitektur. 5. “Why” adalah mengapa arsitektur ini dibangun. Hal ini berhubungan dengan tujuan organisasi, yaitu bagaimana arsitektur dapat memenuhi tujuan organisasi. 6. “Where” adalah penunjukkan lokasi kerja dari organisasi. Memungkinkan organisasi berada di satu bangunan, beberapa kantor atau di sekeliling dunia. Jika semua lokasi organisasi saling terkoneksi maka diperlukan identifikasi terlebih dahulu.
44
Preliminary phase
memiliki input, langkah-langkah, dan output
sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 75 - 79). a. Input 1. Prinsip dan tujuan aktivitas. 2. Struktur organisasi. b. Langkah-Langkah 1. Menentukan ruang lingkup unit-unit inti yang terlibat dalam perencanaan arsitektur enterprise. 2. Mengidentifikasi stakeholder, kebutuhan bisnis, dan visi arsitektur. 3. Memastikan dukungan kerangka kerja dari para stakeholder. 4. Mendefinisikan dan membuat prinsip-prinsip arsitektur. c. Output 1. Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur enterprise (principles catalog). Prinsip-prinsip tersebut akan menjadi dasar dalam pengembangan perencanaan arsitektur enterprise yang menghasilkan beberapa arsitektur. Prinsip-prinsip dasar akan dibuat dalam principles catalog. Penjelasan principles catalog dapat dilihat pada bagian 2.7.5. 2. Tabel identifikasi 5W (What, Who, Why, When, Where) + 1H (How), tabel yang mengidentifikasi dan menguraikan apa yang akan dilakukan pada objek penelitian, siapa yang akan mengerjakan dan bertanggung jawab dengan pekerjaan pada objek penelitian, bagaimana cara kerja pada objek penelitian, kapan waktu penyelesaian pekerjaan pada objek penelitian, kenapa pekerjaan
45
dalam objek penelitian dilakukan dan dimana tempat objek penelitian tersebut. Dalam skripsi ini, objek penelitian penulis adalah lembaga pemerintahan DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu).
2.7.2. Requirements Management Requirements management adalah proses pengelolaan kebutuhan arsitektur di seluruh fase TOGAF ADM. Tujuan dari proses ini adalah untuk menentukan kebutuhan arsitektur enterprise, kebutuhan itu disimpan, lalu dimasukkan ke dalam fase yang sesuai (The Open Group, 2009 : 204). Sumber daya utama yang harus dikembangkan dalam tahapan ini adalah skenario aktivitas. Skenario aktivitas mencakup process business (alur aktivitas) dan issue (permasalahan dalam organisasi). Yang dimaksud dengan process business dalam tahap ini adalah penjelasan sistem yang sedang berjalan (as – is system) pada organisasi. Jadi, dari penjelasan di atas dapat disimpulkan input, langkah-langkah, dan output dari tahapan requirements management adalah sebagai berikut : a. Input 1. Kondisi sistem saat ini (as-is system) 2. Data inventaris sarana dan prasarana pendukung TIK b. Langkah-Langkah 1. Menganalisis kekurangan dan kelebihan dari kondisi sistem saat ini (as-is system).
46
2. Mengidentifikasi permasalahan dari kondisi sistem saat ini (as-is system). 3. Membuat solusi dari setiap permasalahan pada kondisi sistem saat ini (as-is system). c. Output 1. Tabel permasalahan organisasi, yang menjelaskan tentang daftar permasalahan dari setiap aktivitas organisasi. Dalam tabel tersebut akan ada kolom tolak ukur yang menjelaskan setiap permasalahan yang sudah diidentifikasi. 2. Tabel solusi aktivitas, yang berisi tentang permasalahan dari setiap aktivitas beserta solusi yang akan mengatasi permasalahan tersebut. 3. Tabel solusi sistem informasi, isinya hampir sama dengan tabel solusi aktivitas. Tetapi, perbedaannya ada pada kolom solusi. Pada tabel ini, solusi yang diberikan sudah menyebutkan tentang sistem atau aplikasi apa yang sebaiknya digunakan dalam mengatasi permasalahan.
2.7.3. Phase A : Architecture Vision Visi arsitektur adalah fase awal pada ADM (Architecture Development Method) untuk menciptakan keselarasan pandangan mengenai pentingnya perencanaan arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan perusahaan dan menentukan lingkup perencanaan strategis yang akan dikembangkan.Visi arsitektur adalah kesempatan utama untuk menjual keuntungan dari pengembangan yang disarankan kepada pembuat keputusan enterprise
47
sehingga memungkinkan tujuan bisnis tanggap kepada penggerak strategis, sesuai dengan prinsip dan mencapai maksud dan tujuan stakeholder, klarifikasi tujuan tersebut dan menunjukkan bagaimana tujuan dapat dicapai oleh pengembangan arsitektur yang disarankan. Tujuan dari fase visi arsitektur adalah : 1. Menjamin
evolusi
dari
siklus
pengembangan
arsitektur
untuk
mendapatkan pengakuan dan dukungan dari manajemen perusahaan atau organisasi. 2. Melakukan validasi prinsip bisnis, tujuan bisnis, dan penggerak strategi bisnis organisasi. 3. Mendefinisikan
ruang lingkup
dan
melakukan
identifikasi
dan
memprioritaskan komponen dari arsitektur saat ini. 4. Mendefinisikan kebutuhan bisnis yang akan dicapai dalam usaha arsitektur ini dan batasannya. 5. Menghasilkan visi arsitektur yang menunjukkan respon terhadap kebutuhan dan batasannya. Fase visi arsitektur memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 84 - 91). a. Input 1. Prinsip aktivitas, sasaran aktivitas, dan penggerak aktivitas. b. Langkah-Langkah 1. Menguraikan
tujuan
kendalaaktivitas.
aktivitas,
penggerak
aktivitas,
dan
48
2. Mendefinisikan apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup arsitektur saat ini. 3. Mengembangkan visi arsitektur c. Output 1. Hasil identifikasi semua aktivitas yang ada di dalam organisasi. Identifikasi tersebut dihasilkan dalam value chain, diagram yang mengidentifikasi dan mengelompokkan seluruh aktivitas akan masuk ke dalam kelompok aktivitas utama atau aktivitas pendukung. Penjelasan value chain dapat dilihat pada bagian 2.7.1. 2. Hasil identifikasi stakeholder dengan aktivitas yang ada di organisasi untuk mengetahui keterlibatan setiap stakeholder dalam organisasi, dan untuk mengetahui kebutuhan setiap stakeholder dalam pembuatan arsitektur. Identifikasi tersebut dijelaskan dalam stakeholder map matrix, matriks yang menjelaskan hubungan antara stakeholder dengan aktivitas pada organisasi. Penjelasan stakeholder map matrix dapat dilihat pada bagian 2.7.5. 3. Visi dan misi organisasi, penjelasan tentang visi dan misi dari organisasi agar perencanaan arsitektur enterprise yang akan dibuat dapat selaras dengan visi misi organisasi.
2.7.4. Phase B : Business Architecture Karena objek penelitian penulis merupakan lembaga pemerintahan, maka seluruh makna bisnis akan diubah menjadi aktivitas atau tupoksi (tugas
49
pokok dan fungsi). Arsitektur bisnis berisi strategi aktivitas, organisasi, dan informasi aktivitas utama. Arsitektur bisnis sering diperlukan sebagai sarana untuk menunjukkan nilai aktivitas dan alur aktivitas yang akan diusulkan sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Tujuan dari fase arsitektur bisnis adalah : 1. Menguraikan deskripsi dasar arsitektur bisnis (aktivitas). 2. Mengembangkan tujuan arsitektur bisnis, menguraikan strategi layanan serta aspek geografis, informasi, fungsional, proses dan organisasi dari lingkungan aktivitas yang berdasarkan pada prinsip dan tujuan aktivitas, dan penggerak strategis. 3. Menganalisis gap antara arsitektur bisnis (aktivitas) saat ini dan arsitektur bisnis (aktivitas) tujuan.
Fase arsitektur bisnis memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 98 - 107). a. Input 1. Kondisi aktivitas pada saat ini (as – is system) b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi arsitektur aktivitas dasar. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur aktivitas. 3. Melakukan analisis gap.
50
4. Membuat arsitektur bisnis (aktivitas). c. Output 1. Rancangan arsitektur bisnis (aktivitas), yang menggambarkan alur aktivitas usulan sesuai dengan kebutuhan stakeholders dan didahului dengan analisis as – is system. Rancangan arsitektur bisnis (aktivitas) digambarkan menggunakan rich picture. Penjelasan rich picture dapat dilihat pada bagian 2.7.3. 2. Struktur organisasi usulan, merupakan rancangan struktur organisasi yang baru untuk menunjang kinerja organisasi dan kinerja sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik. 3. Hasil identifikasi peran setiap aktor (stakeholder) dan pendefinisian dukungan aktor untuk setiap aktivitas. Hasil identifikasi tersebut dijelaskan dalam actor/role matrix. Penjelasan actor/role matrix dapat dilihat pada bagian 2.7.6.
Arsitektur bisnis dijelaskan menggunakan beberapa konsep tambahan berdasarkan orientasi layanan, yaitu konsep business service (layanan bisnis), business process (proses bisnis), dan business function (fungsi bisnis). a. Business Service Business service merepresentasikan kemampuan yang menawarkan nilai tambah untuk lingkungan dan kemampuan ini direalisasikan secara internal dan independen. Business service menetapkan layanan yang
51
memenuhi
kebutuhan
bisnis
untuk
customer.
Business
service
berhubungan dengan sebuah nilai (The Open Group, 2009 : 35-40). b. Business Process Business process merepresentasikan alur kerja atau aliran nilai yang terdiri atas proses atau fungsi lebih kecil. Tujuan dari business process adalah untuk memuaskan atau menyenangkan customer. Business process menetapkan elemen perilaku untuk menghasilkan satu set produk atau business service yang telah didefinisikan (The Open Group, 2009 : 35-36). Business process adalah cara khusus dalam menyelaraskan dan mengatur aktivitas kerja, informasi, dan pengetahuan organisasi untuk menghasilkan sebuah produk atau layanan (Laudon & Laudon, 2012 : 643). c. Business Function Business function menetapkan elemen perilaku berdasarkan pada sekumpulan kriteria terpilih. Business function menjelaskan perilaku internal oleh business role. Business function mengelompokkan perilaku berdasarkan pada sumber daya bisnis, kemampuan, kompetensi, dan pengetahuan yang dibutuhkan (The Open Group, 2009 : 37). Business function adalah tugas-tugas khusus yang dilakukan dalam sebuah organisasi (Laudon & Laudon, 2012 : 643).
Tabel 2.1 Daftar Simbol Business Service, Business Process, Business Function (The Open Group, 2009 : 50 dan 79) Simbol
Keterangan
52
Layanan
yang
memenuhi
kebutuhan bisnis untuk customer internal atau eksternal organisasi. Business Service Elemen tindakan berdasarkan pada urutan aktivitas. Proses bisnis Business Process
dimaksudkan
untuk
menetapkan sekumpulan produk atau layanan bisnis. Elemen tindakan berdasarkan pada sekumpulan kriteria yang dipilih (kriteria yang dibutuhkan sumber daya bisnis).
Business Function Triggering menjelaskan tentang hubungan sebab-akibat antara Triggering
proses-proses. Flow
menjelaskan
tentang
pertukaran informasi atau nilai Flow
diantara proses bisnis dan fungsi bisnis.
2.7.5. Phase C :Information System Architecture Fase arsitektur sistem informasi berfokus pada identifikasi dan penetapan pertimbangan aplikasi dan data yang mendukung arsitektur bisnis perusahaan. Fase C melibatkan antara kombinasi arsitektur data dan arsitektur
53
aplikasi. Pada arsitektur data, harus ditentukan tipe dan sumber data utama yang diperlukan untuk mendukung bisnis. Pemodelan data menggunakan teknik pemodelan data tradisional, seperti pemodelan data konseptual dan logis. Pada arsitektur aplikasi, ditentukan jenis aplikasi penting untuk memproses data dan mendukung bisnis. Kemudian, dibuat matriks dari aplikasi saat ini dan arsitektur aplikasi tujuan, melakukan analisis gap dan melakukan korelasi fungsi bisnis dengan aplikasi tujuan. Tujuan arsitektur data adalah untuk mendefinisikan tipe dan sumber data utama yang diperlukan untuk mendukung bisnis dengan cara yang dapat dipahami oleh stakeholder, lengkap, konsisten dan stabil. Perlu diketahui bahwa arsitektur data tidak memperhatikan perancangan database, tetapi hanya mendefinisikan entitas data yang relevan dengan enterprise, bukan untuk merancang sistem penyimpanan fisik dan logik. Arsitektur data memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 117 - 125). a. Input 1. Data principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai data yang mendukung aktivitas pada organisasi, seperti prinsip penggunaan data tersebut. b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur data. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur data. 3. Melakukan analisis gap.
54
4. Menyelesaikan arsitektur data. c. Output 1. Rancangan tipe data dan hubungan antara entiti data penting untuk mendukung
aktivitas
pada
organisasi.
Rancangan
tersebut
digambarkan dalam class diagram. Penjelasan class diagram dapat dilihat pada bagian 2.7.4.
Tujuan arsitektur aplikasi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis utama dari sistem aplikasi yang penting untuk memproses data dan mendukung bisnis. Perlu diketahui bahwa arsitektur aplikasi tidak memperhatikan perancangan sistem aplikasi, tetapi hanya untuk mendefinisikan jenis-jenis sistem aplikasi yang relevan dengan enterprise dan aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mengatur data dan menghadirkan informasi kepada aktor manusia dan komputer pada enterprise. Arsitektur aplikasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 128 - 136). a. Input 1. Application Principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai aplikasi yang digunakan pada organisasi, seperti prinsip penggunaan aplikasi tersebut. b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur aplikasi. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur aplikasi.
55
3. Melakukan analisis gap. 4. Menyelesaikan arsitektur aplikasi. c. Output 1. Hasil identifikasi semua aplikasi yang digunakan di dalam as-is system organisasi. Hasil identifikasi tersebut dijelaskan menggunakan application portfolio catalog. Penjelasan application portfolio catalog dapat dilihat pada bagian 2.7.8. 2. Rancangan penempatan distribusi aplikasi yang akan digunakan user di dalam organisasi. Rancangan tersebut digambarkan oleh application and user location Diagram. Penjelasan Application and User Location Diagram dapat dilihat pada bagian 2.7.9. 3. Rancangan penggambaran interaksi antara aktor (user) dan perannya dalam setiap aplikasi. Rancangan ini akan digambarkan dalam use case diagram. Penjelasan use case diagram dapat dilihat pada bagian 2.7.4.
2.7.6. Phase D : Technology Architecture Fase arsitektur teknologi berusaha untuk memetakan komponen aplikasi yang didefinisikan pada arsitektur aplikasi ke dalam satu set komponen teknologi yang mewakili komponen software, hardware, dan jaringan, dengan cara membeli ke pihak luar atau dikonfigurasi sendiri oleh organisasi ke dalam platform teknologi.
56
Arsitektur teknologi akan menetapkan pandangan dasar dan target dari portfolio teknologi, memperinci roadmap menuju arsitektur target, dan untuk mengidentifikasi paket pekerjaan utama di dalam roadmap. Arsitektur teknologi melengkapi sekumpulan informasi arsitektur dan mendukung penilaian biaya untuk skenario migrasi tertentu. Fase arsitektur teknologi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 139 - 148). a. Input 1. Technology principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai teknologi yang digunakan untuk mendukung aktivitas pada organisasi.
b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur teknologi. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur teknologi. 3. Melakukan analisis gap. 4. Menyelesaikan arsitektur teknologi. c. Output 1. Hasil identifikasi teknologi yang sudah digunakan dalam as-is system organisasi. Hasil identifikasi ini akan disusun dalam technology portfolio catalog. Penjelasan mengenai technology portfolio catalog dapat dilihat pada bagian 2.7.10.
57
2. Platform
Decomposition
Diagram,
menggambarkan
platform
teknologi yang mendukung sistem informasi. Penjelasan mengenai platform decomposition diagram dapat dilihat pada bagian 2.7.11. 3. Rancangan komunikasi di dalam arsitektur teknologi, seperti rancangan jaringan yang melibatkan hardware-hardware untuk membuat suatu komunikasi jaringan. Rancangan tersebut akan digambarkan di dalam communication engineering diagram. Penjelasan mengenai communication engineering diagram dapat dilihat pada bagian 2.7.12.
2.7.7. Phase E : Opportunities and Solutions Fase peluang dan solusi adalah tahap pertama yang langsung berkaitan dengan struktur bagaimana arsitektur target akan dilaksanakan. Pada fase E akan dikonsentrasikan pada cara menyampaikan arsitektur. Dibutuhkan aktivitas organisasi dan perspektif teknis untuk merasionalisasi kegiatan TI dan mengelompokkan secara logis kegiatan TI tersebut ke dalam paket pekerjaan proyek dalam portfolio dan juga dalam setiap portfolio lain yang bergantung pada TI. Tujuan dari fase peluang dan solusi, yaitu : 1. Meninjau kembali target tujuan dan kemampuan aktivitas.
58
2. Mengidentifikasi parameter organisasi saat ini untuk kemampuan menyerap perubahan. 3. Memperoleh serangkaian arsitektur transisi yang memberikan nilai aktivitas yang berkelanjutan melalui eksploitasi peluang. 4. Menghasilkan persetujuan mengenai ringkasan implementasi dan strategi migrasi. Fase peluang dan solusi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 152 - 166). a. Input 1. Hasil analisis gap mulai dari arsitektur bisnis, data, aplikasi, dan teknologi.
b. Langkah-Langkah 1. Menentukan kendala aktivitas untuk implementasi. 2. Meninjau kembali dan menggabungkan hasil analisis gap dari fase B sampai fase D. 3. Merumuskan implementasi dan strategi migrasi. 4. Menafsir kebutuhan biaya untuk investasi saat implementasi. c. Output 1. Hasil analisis gap gabungan dari fase B sampai fase D. Penjelasan dapat dilihat pada bagian 2.7.13.
59
2. ROI (Return On Investment), penjelasan dapat dilihat pada bagian 2.7.14.
2.7.8. Phase F : Migration Planning Fokus utama dari fase rencana migrasi adalah penciptaan rencana implementasi dan migrasi yang layak, bekerja sama dengan portfolio dan manajer proyek. Aktivitas fase F termasuk menilai ketergantungan, biaya, dan keuntungan dari berbagai proyek migrasi. Tujuan fase ini untuk memprioritaskan semua paket pekerjaan dan proyek dengan memberikan nilai bisnis pada masing-masing pekerjaan dan proyek, serta melakukan analisis biaya atau bisnis. Daftar prioritas proyek akan berjalan untuk membentuk dasar dari perencanaan implementasi detail dan rencana migrasi. Fase rencana migrasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 169 - 183). a. Input 1. Implementation
and
Migration
Plan,
suatu
rencana
untuk
menjadwalkan migrasi data dan implementasi aplikasi. b. Langkah-Langkah 1. Memastikan interaksi kerangka kerja manajemen untuk rencana implementasi dan migrasi. 2. Menetapkan nilai bisnis pada setiap proyek. 3. Memperkirakan kebutuhan sumber daya, pemilihan waktu proyek, dan ketersediaan saran.
60
4. Memprioritaskan proyek migrasi melalui pelaksanaan penilaian biaya atau keuntungan dan validasi risiko. 5. Membuat roadmap implementasi arsitektur dan perencanaan migrasi. c. Output 1. Roadmap untuk implementasi aplikasi. Penjelasan dapat dilihat pada bagian 2.7.15.
2.7.9. Phase G : Implementation Governance Pada fase tata kelola implementasi, proyek dilaksanakan sebagai program rencana kerja dan diolah agar dapat mencapai arsitektur yang diinginkan. Aspek utama pada fase G adalah memastikan kepatuhan dengan arsitektur yang didefinisikan, bukan hanya oleh proyek implementasi, tetapi juga oleh proyek yang sedang berlangsung dalam perusahaan. Fase G membuat hubungan antara arsitektur dan organisasi implementasi melalui kontrak arsitektur. Tujuan dari fase ini, yaitu : 1. Merumuskan rekomendasi untuk setiap proyek implementasi. 2. Membangun kontrak arsitektur untuk memerintah proses deployment dan implementasi secara keseluruhan. 3. Melaksanakan fungsi pengawasan secara tepat selagi sistem sedang diimplementasi dan dideploy. 4. Menjamin kecocokan dengan arsitektur yang didefinisikan oleh proyek implementasi dan proyek lainnya.
61
5. Memastikan solusi program dideploy dengan sukses. 6. Memastikan kesesuaian solusi deploy dengan arsitektur target. Fase tata kelola implementasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 187 - 191). a. Input 1. Architecture Roadmap, menggambarkan jadwal implementasi aplikasi. b. Langkah-Langkah 1. Memastikan ruang lingkup dan prioritas untuk deployment dengan manajemen pengembangan. 2. Mengidentifikasi sumber daya dan keterampilan deployment. 3. Membimbing pengembangan solusi deployment. 4. Melakukan tinjauan kepatuhan arsitektur enterprise. 5. Menerapkan operasi bisnis dan TI. 6. Melaksanakan
tinjauan
pasca
implementasi
dan
menutup
implementasi. c. Output 1. Kontrak arsitektur yang telah ditandatangani. 2. Compliance Assessment.
2.7.10. Phase H : Architecture Change Management Pada fase manajemen perubahan arsitektur akan diuraikan penggerak perubahan dan bagaimana mengatur perubahan tersebut, mulai dari
62
pemeliharaan sederhana sampai perancangan kembali arsitektur. Fase H akan secara khusus menyediakan monitoring berkelanjutan dari pengembangan teknologi baru dan perubahan dalam lingkungan bisnis, serta menentukan apakah untuk memulai siklus evolusi arsitektur yang baru secara formal. ADM menguraikan strategi dan rekomendasi pada fase ini. Tujuan dari fase H adalah untuk memastikan bahwa arsitektur mencapai nilai target bisnis aslinya, serta membangun dan mendukung arsitektur enterprise diimplementasikan sebagai arsitektur yang dinamis. Fase ini menetapkan proses arsitektur manajemen perubahan untuk arsitektur enterprise baru yang telah selesai diimplementasikan secara berkelanjutan memonitor perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi dan menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan arsitektur enterprise berikutnya. Tujuan dari fase ini, yaitu : 1. Memastikan bahwa arsitektur dasar menjadi cocok dengan tujuan. 2. Menilai kinerja dari arsitektur dan membuat rekomendasi untuk perubahan. 3. Menilai perubahan pada kerangka kerja dan
prinsip-prinsip yang
ditetapkan dalam fase sebelumnya. 4. Membuat arsitektur proses manajemen perubahan untuk arsitektur dasar perusahaan yang baru dan dicapai dengan penyelesaian fase G. 5. Memaksimalkan nilai bisnis dari arsitektur dan operasi yang sedang berjalan.
63
6. Menjalankan kerangka kerja tata kelola. Fase manajemen perubahan arsitektur memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009 : 198 - 202). a. Input 1. Change Request pada pengembangan bisnis, inovasi teknologi bisnis, dan perubahan strategi. b. Langkah-Langkah 1. Membuat proses realisasi nilai. 2. Menyebarkan tools monitoring. 3. Mengelola risiko. 4. Menyediakan analisis untuk arsitektur manajemen perubahan. 5. Mengembangkan kebutuhan perubahan untuk memenuhi target kinerja. 6. Mengaktifkan proses untuk menerapkan perubahan. c. Output 1. Arsitektur yang diperbarui untuk perubahan proses pemeliharaan. 2. Perubahan kerangka arsitektur dan prinsip-prinsip untuk perubahan proses pemeliharaan. 3. Statement of Architecture Work. 4. Kontrak arsitektur yang sudah diperbarui. 5. Compliance Assessment yang sudah diperbarui.
2.7.11. Tools Pokok Pemodelan TOGAF
64
TOGAF ADM tidak bergantung pada tools atau bahasa pemodelan. Untuk pemodelan setiap fase ADM menurut The Open Group (2009), kita dapat menggunakan beberapa tools untuk mengembangkan arsitektur. Tools yang dimaksud adalah produk kerja arsitektur yang menggambarkan arsitektur dari sudut pandang tertentu. Berikut ini adalah tools pokok yang dipakai dalam pemodelan TOGAF.
Tabel 2.2 Tools Pokok untuk Pemodelan TOGAF (The Open Group, 2009) Fase ADM Preliminary Architecture Vision
Tools Principles Catalog Stakeholder Map Matrix Value Chain Diagram Solution Concept Diagram
Business Architecture
Organization / Actor Catalog Role Catalog Business Service / Function Catalog Business Interaction Matrix Actor / Role Matrix Business Use Case Diagram Business Footprint Diagram Business Service / Information Diagram Functional Decomposition Diagram Product Lifecycle Diagram
65
Information Systems
Data Entity / Data Component Catalog
(Data Architecture)
Data Entity / Business Function Matrix System / Data Matrix Class Diagram Data Dissemination Diagram
Information Systems (Application Architecture)
Application Portfolio Catalog Interface Catalog System / Organization Matrix Role / System Matrix System / Function Matrix Application Interaction Matrix Application Communication Diagram Application and User Location Diagram System Use Case Diagram
Technology Architecture
Technology Standards Catalog Technology Portfolio Catalog System / Technology Matrix Environtments and Locations Diagram Platform Decomposition Diagram
Opportunities and Solutions Requirements Management
Project Context Diagram Benefits Diagram Requirements Catalog
66
2.8 Tools Perencanaan Arsitektur Enterprise 2.8.1. Value Chain Analisis value chain adalah metode sistematis untuk mempelajari kompetensi dan aktivitas utama organisasi agar dapat menentukan keuntungan kompetitif (Popescu & Dascalu, 2011 : 1). Analisis value chain memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area bisnis yang menciptakan nilai. Untuk mengetahui sumber daya keuntungan kompetitif, perusahaan harus melakukan aktivitas lebih baik dari pesaing atau melakukan aktivitas yang menghasilkan nilai, tetapi aktivitas tersebut tidak dapat dilakukan oleh pesaing. Analisis value chain menyatakan bahwa semua perusahaan dalam suatu industri memiliki rantai nilai, termasuk aktivitas seperti, mendapatkan bahan mentah, mendesain produk, membangun fasilitas produksi, memasarkan produk, mengembangkan perjanjian kerja sama, dan menyediakan pelayanan pelanggan. Hasil dari analisis value chain digunakan untuk identifikasi peluang pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya (Michael Porter dalam Ward dan Peppard, 2002 : 261). Model value chain menggarisbawahi aktivitas khusus dalam bisnis, dimana sistem informasi kemungkinan besat memiliki pengaruh strategi yang kuat. Model value chain juga mengidentifikasi pengaruh kritis dari perusahaan yang menggunakan teknologi informasi secara efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif. Model value chain memandang sebuah perusahaan sebagai
67
rangkaian aktivitas dasar yang menambah nilai untuk produk atau layanan perusahaan (Laudon & Laudon, 2012 : 102). Jika sebuah perusahaan telah menganalisis langkah-langkah dalam value chain pada proses bisnisnya maka perusahaan tersebut dapat muncul dengan calon aplikasi sistem informasi. Jika perusahaan sudah memiliki daftar calon aplikasi maka perusahaan tersebut dapat memutuskan calon aplikasi mana yang akan dikembangkan terlebih dahulu (Laudon & Laudon, 2012 : 105). Value chain menyediakan pandangan orientasi level tinggi pada perusahaan dan bagaimana interaksi perusahaan dengan dunia luar. Tujuan value chain adalah menyelaraskan stakeholder untuk inisiatif perubahan tertentu, sehingga semua yang berpartisipasi memahami konteks fungsional dan keterlibatan arsitektur organisasi (The Open Group, 2009 : 422). Analisis value chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama mengalir secara linier dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya dan harus berhubungan sehingga suatu proses bisnis dapat berjalan. Aktivitas ini dapat dilihat sebagai bagian dari aliran informasi dalam organisasi yang berkaitan dengan input, proses, dan output. Aktivitas pendukung lebih bersifat organisasi dan digunakan untuk mengawasi aktivitas utama. Analisis yang dilakukan adalah bentuk-bentuk kontribusi informasi yang diperlukan dari aktivitas utama dan bagaimana
68
aktivitas utama membutuhkan informasi dari aktivitas pendukung dalam kaitan dengan pengelolaan aktivitas yang benar. Peluang untuk meningkatkan nilai dari teknologi informasi yang ada dalam aktivitas utama dan pendukung dapat dipandang sebagai kelemahan dari teknologi yang dipakai. Dibawah ini adalah bentuk value chain menurut Ward & Peppard (2002 : 282).
Gambar 2.3 Value Chain (Ward & Peppard, 2002 : 282) Menurut Michael Porter (dalam Ward & Peppard, 2002 : 280), value chain memiliki dua tipe aktivitas bisnis, yaitu aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (support activities). Tujuan dari aktivitas utama dan pendukung dalam value chain adalah menghasilkan profit (keuntungan). Profit
didapatkan dari nilai yang ditambah (value added)
dikurangi pengeluaran (cost). Pada gambar 2.3, baris pertama sampai keempat (infrastructure, human resource management, product and technology development, procurement) adalah aktivitas pendukung (support activities). Aktivitas
pendukung
merupakan
kebutuhan
untuk
mengatur
dan
mengembangkan bisnis dan hal itu yang menambah nilai secara tidak langsung.
69
Nilai tersebut dicapai melalui keberhasilan aktivitas utama (primary activities). Pada gambar 2.3, kolom kesatu sampai kelima (inbound logistic, operations, outbound logistics, sales and marketing, services) adalah aktivitas utama (primary activities). Aktivitas utama memungkinkan untuk melengkapi value chain industri dan memuaskan customer. Berikut ini merupakan penjelasan dari beberapa aktivitas yang masuk ke dalam aktivitas utama seperti pada gambar 2.3. a. Inbound Logistics Pemberlakukan, penerimaan, penyimpanan, dan pengadaan input dan sumber daya utama dalam kualitas dan kuantitas yang baik untuk bisnis. b. Operations Mengubah input menjadi produk atau layanan sesuai kebutuhan customer. Aktivitas ini melibatkan membawa sumber daya dan bahan-bahan secara bersama-sama untuk membuat produk atau menyediakan layanan. c. Outbound Logistics Mendistribusikan produk kepada customer secara langsung atau melalui channel distribusi supaya customer dapat memperoleh produk atau layanan dan membayarnya. d. Sales and Marketing Menyediakan cara agar customer mengetahui produk atau layanan dan bagaimana mereka dapat memperoleh produk atau layanan tersebut. e. Services
70
Menambahkan nilai lebih jauh lagi dengan memastikan customer mendapatkan manfaat.
Gambar 2.4 Value Chain di DKPP
Pada gambar 2.4 merupakan contoh value chain sesuai dengan objek penelitian ini, yaitu DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). Aktivitas utama yang ada pada DKPP adalah pengaduan, persidangan, persuratan perkara, dan kearsipan. Sedangkan aktivitas pendukungnya adalah kepegawaian, keuangan, persuratan umum, publikasi dan sosialisasi, monitoring dan evaluasi, inventaris, dan procurement. Karena DKPP merupakan lembaga pemerintahan dan bukan perusahaan yang bertujuan mendapatkan profit maka tujuan dari value chain disesuaikan menjadi terpenuhinya kebutuhan stakeholder, bukan lagi mendapat profit (keuntungan).
2.8.2. SOP (Standar Operasional Prosedur)
71
a. Pengertian SOP Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP)
adalah
standar
operasional
prosedur
dari
berbagai
proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Republik Indonesia, 2012 : 7).
b. Jenis SOP Menurut Undang-Undang Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (2012 : 12), ada 4
jenis SOP dalam kegiatan
penyelenggaraan pemerintahan, yaitu berdasarkan sifat kegiatan, cakupan dan besaran kegiatan, cakupan dan kelengkapan kegiatan, cakupan dan jenis kegiatan. 1) SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
SOP Teknis : Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
72
SOP Administratif : Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
2) SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan
SOP Makro : SOP yang kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP Mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut.
SOP Mikro : SOP yang kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP Makro).
3) SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP Final : SOP yang kegiatannya menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
SOP Parsial : SOP yang kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan.
4) SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP Generik : SOP yang kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
SOP Spesifik : SOP yang kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan , tahapan kegiatan, pelaksana, dan tempat SOP tersebut diterapkan.
c. Format SOP
73
Menurut Undang-Undang Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (2012 : 20), format SOP AP memiliki format yang telah distandarkan. Format SOP AP yang telah distandarkan adalah sebagai berikut ini : 1) Format Diagram Alir Bercabang Prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Pleh sebab itu, seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan harus disamakan formatnya dalam bentuk diagram alir bercabang.
2) Menggunakan Hanya 5 Simbol Flowcharts Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 simbol, yaitu 4 simbol dasar flowcharts dan 1 simbol penghubung ganti halaman. Kelima simbol tersebut adalah sebagai berikut :
Simbol Kapsul / Terminator
untuk
mendeskripsikan
kegiatan mulai dan berakhir.
Simbol Kotak / Process
untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi.
Simbol Belah Ketupat / Decision
untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan.
Simbol Anak Panah / Panah / Arrow
untuk
mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan).
74
Simbol Segilima / Off page Connector
untuk
mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
3) Pelaksana Dipisahkan dari Kegiatan Penulisan pelaksana dalam SOP AP dipisahkan dari kegiatan untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.
Gambar 2.5 Contoh SOP AP di DKPP
75
Gambar 2.5 merupakan salah satu contoh flowchart dalam bentuk SOP AP yang menjelaskan kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan langsung di DKPP. Flowchart dimulai dengan simbol terminator yang menandakan awal dari flowchart. Aktivitas pertama dari flowchart adalah penerimaan pengaduan kode etik penyelenggara Pemilu. Kemudian, dilanjutkan dengan simbol input yang digunakan untuk menjelaskan aktivitas pengisian buku tamu pengaduan. Simbol selanjutnya adalah pencabangan atau keputusan. Simbol pencabangan menjelaskan aktivitas pemeriksaan isian formulir pengaduan dan kelengkapan berkas pengaduan. Jika semua syarat kelengkapan berkas pengaduan terpenuhi, maka dapat melanjutkan ke aktivitas selanjutnya. Jika ada syarat kelengkapan berkas pengaduan yang belum terpenuhi, maka pengadu tidak dapat melanjutkan ke aktivitas selanjutnya dan terlebih dahulu harus memenuhi syarat kelengkapan berkas pengaduan. Simbol selanjutnya adalah proses, yaitu simbol yang menjelaskan aktivitas penyampaian persyaratan administrasi kepada pengadu. Kemudian, simbol selanjutnya adalah input, yang menjelaskan proses input form-form yang harus diisi oleh pengadu sebagai persyaratan administrasi. Simbol selanjutnya yang digunakan adalah proses. Simbol proses menjelaskan aktivitas penerimaan pengaduan dan formulir pengisian yang telah diisi. Selanjutnya, digunakan simbol konektor off page yang menjelaskan bahwa aktivitas penerimaan pengaduan dan formulir pengisian yang telah diisi akan berhubungan dengan aktivitas lain tetapi dalam halaman yang berbeda. Semua anak panah di dalam flowchart menunjukkan arah aktivitas selanjutnya.
76
2.8.3. Flowchart Flowchart merupakan representasi grafis dalam simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan operasi, data, aliran, logika, peralatan, dan lain-lain (O’Brien & Marakas, 2010 : 563). Flowchart adalah representasi grafis dan langkah-langkah yang harus diikuti dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri dari sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol merepresentasikan kegiatan tertentu. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif dalam pengoperasian (Yatini B, 2010). Flowchart diawali dengan penerimaan input dan diakhiri dengan penampilan output. Flowchart adalah suatu gambaran yang menjelaskan urutan pembacaan data, pemrosesan data, pengambilan keputusan terhadap data, dan penyajian hasil pemrosesan data. Flowchart terbagi dalam lima jenis, yaitu (Yatini B, 2010) : 1. Flowchart Sistem Merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem. 2. Flowchart Dokumen Menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke
77
bagian lain, baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat, dan disimpan. 3. Flowchart Skematik Mirip dengan flowchart sistem, tapi flowchart skematik tidak hanya menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem. Kegunaan flowchart ini sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan seorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol flowchart konvensional. 4. Flowchart Program Flowchart program dihasilkan dari flowchart sistem dan merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan.Flowchart ini digunakan programmer untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer. Sedangkan seorang analis menggunakan flowchart ini untuk menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur. 5. Flowchart Proses Merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecahkan dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan untuk menyusun flowchart (Yatini, 2010 : 32-33) : Tabel 2.3 Daftar Simbol pada Flowchart Simbol
Nama
Keterangan
78
Terminator
Input-Output
Pencabangan / Keputusan
Proses / Penugasan
Digunakan untuk menandai awal dan akhir dari suatu flowchart. Simbol ini biasanya diberi label “Mulai” dan “Selesai”. Digunakan untuk mempresentasikan fungsi I/O yang membuat sebuah data dapat diproses (input) atau ditampilkan (output). Digunakan untuk melakukan pencabangan, yaitu pemeriksaan terhadap suatu kondisi. Dalam simbol ini, kita menuliskan keadaan yang harus dipenuhi. Hasil pemeriksaannya adalah “Ya” atau “Tidak”. Jika pemeriksaan menghasilkan keadaan “Benar” maka jalur yang harus dipilih berlabel “Ya” dan jika pemeriksaan menghasilkan keadaan “Salah” maka jalur yang harus dipilih berlabel “Tidak”. Digunakan untuk kegiatan pemrosesan input, pada simbol ini kita dapat menuliskan operasi-operasi yang dikenakan pada input,
79
Arah aliran
Konektor On Page
Konektor Off Page
Preparasi / Persiapan
maupun operasi lainnya, penulisan dapat dilakukan satu persatu maupun keseluruhan. Digunakan untuk menghubungkan setiap langkah dalam flowchart dan menunjukkan ke mana arah aliran diagram. Anak panah ini mempunyai arah kiri, kanan, atas, bawah. Digunakan untuk menghubungkan satu langkah dengan langkah lain dalam satu halaman. Digunakan untuk menghubungkan suatu langkah dengan langkah lain dalam halaman yang berbeda. Digunakan untuk proses inisialisasi / pemberian harga awal (misalnya dalam melakukan iterasi).
2.8.4. Rich Picture Menurut Valente dan Marchetti (2010 : 1), rich picture merupakan pengetahuan tentang domain dan harus membimbing para pengembang sistem selama fase awal definisi dan konstruksi prototipe sistem.
80
Penciptaan rich picture adalah kegiatan awal desain, tahap dimana pengembang sistem harus membingkai masalah untuk menemukan solusi yang memadai, berfokus pada teknologi berorientasi objek. Menurut Mathiassen (dalam Khairunisa, 2013 : 33), rich picture adalah sistem atau situasi dengan menggunakan gambar-gambar. Gambaran keseluruhan dari orang, objek, proses, struktur dan masalah pada keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan. Rich picture juga merupakan gambaran informal yang mempresentasikan pemahaman ilustrator terhadap situasi yang ada. Rich picture memberikan deskripsi yang luas mengenai suatu situasi yang memungkinkan adanya interpretasi yang berbeda-beda. Tahap ini dilakukan untuk memperoleh pandangan menyeluruh terhadap situasi dan berbagai cara orang menginterpretasikannya. Rich picture adalah gambaran dari aspek-aspek penting yang dapat membantu pengguna sistem untuk memahami sistem yang sedang dikembangkan (Pratiwi, 2013 : 60). Rich picture difokuskan pada aspek penting dari sistem yang ditentukan sendiri oleh pengembang sistem dengan mengunjungi perusahaan untuk melihat bagaimana perusahaan beroperasi, berbicara dengan banyak orang untuk mengetahui apa yang harus terjadi, dan mungkin melakukan wawancara formal.
81
13. Mengupload berkas pelengkap (jika BMS verifikasi materiil)
1. Login
4. Mengecek berkas pengaduan (verifikasi formil)
2. Mengisi form pengaduan Subbag Penerimaan & Registrasi Pengaduan
Pengadu
M
& n an ua du ad ga ng en Pe .P s a il N o e rk rm a B fo im a si er m i i ka en er ri f M T ve 3 . da n si l Ta ha at ih el
6.
5. Memberikan hasil verifikasi formil
9. Mengecek berkas pengaduan sesuai No. Pengaduan (verifikasi materiil) 12. Melihat hasil verifikasi materiil 10. Memberikan hasil verifikasi materiil
7. Menginput No. Pengaduan (jika lolos verifikasi formil)
Subbag Analisis & Verifikasi Pengaduan
E-Pengaduan 8. Mengupload berkas pelengkap (jika belum lolos verifikasi formil)
11. Submit berkas pengaduan yang lolos verifikasi materiil
Gambar 2.6 Contoh Rich Picture
Gambar 2.6 merupakan contoh rich picture aktivitas pengaduan di DKPP. Rich picture mempunyai fungsi yang sama dengan flowchart, yaitu untuk menjelaskan alur suatu aktivitas. Tetapi, rich picture menggunakan gambar (simbol) yang lebih mudah dimengerti bagi user. Gambar 2.5 melibatkan tiga stakeholder, yaitu Pengadu, Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan, Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan. Rancangan ini akan mengubah sistem pengaduan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Pengaduan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Pengaduan harus terlebih dahulu melakukan login. Kemudian, Pengadu akan mengisi form
82
pengaduan dan mengupload berkas pengaduan dalam e-Pengaduan. Selanjutnya, Pengadu akan menerima nomor pengaduan dan tanda terima berkas pengaduan dari sistem. Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan akan mengecek berkas pengaduan yang telah masuk ke sistem e-Pengaduan. Setelah dilakukan verifikasi formil, staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan akan memberi tahu hasil verifikasi formil melalui e-Pengaduan. Pengadu akan melihat hasil verifikasi formil di e-Pengaduan. Jika berkas pengaduan lolos verifikasi formil, maka Pengadu harus memasukkan nomor pengaduan ke dalam sistem e-Pengaduan. Jika berkas pengaduan masih BMS (Belum Memenuhi Syarat), maka Pengadu harus mengupload kekurangan berkasnya. Setelah nomor pengaduan dimasukkan ke dalam sistem e-Pengaduan, maka akan dilakukan verifikasi materiil untuk berkas pengaduan tersebut oleh Subbagian Analisis dan Verifikasi. Setelah sudah terpilih berkas pengaduan yang lolos verifikasi materiil, maka staf Subbagian Analisis akan memasukkan daftar berkas pengaduan yang lolos ke dalam sistem ePengaduan. Pengadu melihat hasil verifikasi materiil dalam sistem e-Pengaduan. Jika berkas pengaduannya lolos verifikasi materiil, maka Pengadu tinggal menunggu
pemberitahuan
selanjutnya
untuk
sidang.
Jika
berkas
pengaduannya BMS (Belum Memenuhi Syarat), maka Pengadu harus segera
83
mengupload kekurangan berkasnya agar pengaduan tersebut dapat segera dilanjutkan ke dalam sidang.
2.8.5. UML (Unified Modelling Language) UML (Unified Modelling Language) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung (A.S & Shalahuddin, 2011 : 118). UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi, penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML mempunyai sejumlah elemen grafis yang bisa dikombinasikan menjadi diagram. Karena UML merupakan sebuah bahasa maka UML mempunyai sejumlah aturan untuk menggabungkan elemen-elemen tersebut. Berikut ini adalah beberapa diagram yang ada pada UML. 1. Use Case Diagram Use case diagram adalah pemodelan untuk behaviour sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat (A.S & Shalahuddin, 2011 : 130). Dalam pembicaraan tentang use case, pengguna biasanya disebut dengan aktor. Aktoradalah sebuah peran yang bisa dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Use case adalah alat bantu terbaik untuk
84
menstimulasi pengguna potensial untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut pandangnya. Ide dasarnya adalah bagaimana melibatkan pengguna sistem di fase-fase awal analisis dan perancangan sistem. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Menurut A.S. & Shalahuddin (2011 : 131), use case memiliki dua hal utama, yaitu : a. Aktor merupakan orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri. Jadi, walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang. b. Use case adalah fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor. Berikut ini adalah daftar simbol yang digunakan di dalam use case diagram (A.S. & Shalahuddin, 2011 : 131 – 133) : Tabel 2.4 Daftar Simbol Use Case Diagram Simbol
Deskripsi
Nama Use Case
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor; biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case.
Use Case
CasCase
85
Aktor (actor)
Asosiasi (association)
Ekstensi (extend)
Generalisasi (generalization)
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor. Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case. Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan; biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use case yang ditambahkan. Contoh :
Arah panah mengarah pada use case yang ditambahkan. Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum – khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya. Contoh :
86
Menggunakan (include)
Arah panah mengarah pada use case yang menjadi generalisasinya (umum). Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini. Dua sudut pandang mengenai include di use case, yaitu : 1. Include berarti use case yang ditambahkan akan selalu dipanggil saat use case tambahan dijalankan. Contoh :
2. Include berarti use case yang tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakah use case yang ditambahkan telah dijalankan sebelum use case tambahan dijalankan. Contoh :
87
Kedua sudut pandang tersebut dapat digunakan salah satu atau keduanya, tergantung pada pertimbangan dan sudut pandang yang dibutuhkan.
<
> Logout
Login Ketua DKPP
Admin
Manajemen User Kasubbag Analisis & Verifikasi
Kepala Biro DKPP
Registrasi Pengaduan
Staf Subbag Analisis & Verifikasi Verifikasi Administrasi Kabag Administrasi Pengaduan
Verifikasi Materiil
Tim Verifikasi Materiil
Staf Subbag TU Pemberitahuan Verifikasi
Pengadu Staf Subbag Penerimaan & Registrasi Pengaduan
Lihat Laporan
Gambar 2.7 Use Case Diagram
Gambar 2.7 menjelaskan use case diagram untuk arsitektur aplikasi EPengaduan. Arsitektur aplikasi e-Pengaduan memiliki 10 aktor dan 8 use case yang dapat dilakukan dalam sistem pengaduan. Aktor-aktor yang
88
terlibat, yaitu Admin, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Kepala Biro DKPP, Ketua DKPP, Pengadu, Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi, Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan, Staf TU, Tim Verifikasi Materiil. Use case yang terlibat dalam sistem e-Pengaduan, yaitu login, logout, manajemen user, laporan, pemberitahuan verifikasi, registrasi pengaduan, verifikasi administrasi, verifikasi materiil. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user
hanya melibatkan aktor Admin. Use case registrasi pengaduan
melibatkan aktor Pengadu dan Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Use case verifikasi administrasi hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Use case verifikasi materiil melibatkan aktor Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi, Tim Verifikasi Materiil. Use case pemberitahuan verifikasi melibatkan aktor Pengadu dan Staf TU. Use case Laporan melibatkan aktor Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan.
3. Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem (A.S & Shalahuddin, 2011 : 122). Class diagram memiliki atribut dan operasi (metode). Atribut
89
merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas. Operasi (metode) adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas. Class diagram memiliki beberapa jenis kelas, yaitu :
Kelas utama : memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan.
Kelas tampilan sistem : mendefinisikan dan mengatur tampilan ke user.
Kelas dari pendefinisian use case : menangani fungsi-fungsi yang harus ada, diambil dari pendefinisian use case.
Kelas dari pendefinisian data : digunakan untuk memegang atau membungkus data menjadi sebuah kesatuan yang diambil maupun akan disimpan ke basis data. Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam class diagram
( A.S. & Shalahuddin, 2011 : 123) : Tabel 2.5 Daftar Simbol Class Diagram Simbol
Deskripsi
Kelas
Kelas pada struktur sistem.
Antarmuka (interface)
Sama seperti konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek.
Asosiasi (association)
Relasi antar kelas dengan makna umum; biasanya disertai dengan multiplicity.
90
Asosiasi berarah (directed association) Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain; biasanya disertai dengan multiplicity. Generalisasi (generalization) Relasi antar kelas dengan makna generalisasi – spesialisasi (umum – khusus). Kebergantungan (depedency)
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas.
Gambar 2.8 Class Diagram
91
Gambar 2.8 merupakan class diagram dari arsitektur data E-Pengaduan. Arsitektur data e-Pengaduan memiliki 13 kelas, yaitu, Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, Panel_Majelis, Saksi, Pengaduan, Pencatatan_Perkara, Pengadu, Teradu, Form_Pengaduan. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Panel_Majelis, kelas Saksi, kelas Pengaduan, kelas Pencatatan_Perkara, kelas Pengadu, dan kelas Teradu. Kelas User memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Form_Pengaduan. Kelas Teradu memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu ke banyak) terhadap kelas Pencatatan_Perkara. Kelas Pengadu memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak)terhadap kelas Pencatatan_Perkara. Kelas Pengaduan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pencatatan_Perkara.
2.8.6. Principles Catalog
92
Principles catalog bertujuan untuk menangkap prinsip-prinsip bisnis dan arsitektur yang menggambarkan solusi atau arsitektur seperti apa yang baik. Prinsip-prinsip digunakan untuk mengevaluasi dan menyetujui hasil keputusan arsitektur. Prinsip juga digunakan sebagai alat bantu untuk membantu dalam tata arsitektur perubahan (The Open Group, 2009 : 421).
Tabel 2.6 Principles Catalog No. Prinsip 1. Arsitektur yang dibuat harus sesuai dengan tujuan, aktivitas, serta tugas pokok dan fungsi (tupoksi) di DKPP
2.
Pengelolaan arsitektur harus user friendly
3.
Arsitektur yang dikembangkan harus aman
Tujuan Mendukung aktivitas dan tupoksi di DKPP. Memperkuat hubungan antara aktivitas dan infrastruktur untuk memudahkan penyelarasan aktivitas terhadap perubahan. Meningkatkan kemampuan sharing data dan sumber daya lain dalam pelayanan kepada user. Membantu kerja sama antar bagian. Agar tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan data, serta teknologi yang ada di DKPP. Meminimalkan dampak dari bencana. Mampu bertahan dari serangan virus, spyware, hack, worm.
Tabel 2.6 menjelaskan prinsip-prinsip beserta tujuan masing-masing dari tiap prinsip untuk membantu stakeholder dalam mengevaluasi dan
93
menyetujui perubahan arsitektur yang akan diusulkan. Salah satu prinsip, yaitu arsitektur yang dikembangkan harus aman. Tujuan dari prinsip itu agar arsitektur yang diusulkan tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan data dan teknologi yang ada di DKPP, arsitektuur yang diusulkan pun harus mampu bertahan dari serangan virus, spyware, hack, worm, atau bencana.
2.8.7. Actor/Role Matrix Tujuan actor/role matrix adalah untuk menunjukkan aktor dan juga peranannya. Memahami hubungan aktor dengan peranannya adalah pendukung utama dari pendefinisian kebutuhan pelatihan, pengaturan keamanan user dan manajemen perubahan organisasi (The Open Group, 2009 : 426). Tabel 2.7 Actor/Role Matrix
94
Tabel 2.7 merupakan actor/role matrix untuk aktivitas pengaduan di DKPP. Kolom pada matriks adalah bagian dan subbagian yang ada di DKPP (aktor), sedangkan baris pada matriks adalah unit aktivitas terkecil (business function) dalam aktivitas pengaduan. Dalam matriks ini ada keterangan RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) yang menghubungkan kolom aktor dengan baris unit aktivitas terkecil pada aktivitas pengaduan. Keterangan Responsible menyatakan bahwa suatu aktor melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Keterangan Accountable menyatakan bahwa suatu aktor bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan perkara. Keterangan Consulted menyatakan bahwa seorang aktor diperlukan saran dan kontribusinya terhadap suatu kegiatan. Keterangan Informed menyatakan bahwa seorang aktor perlu mengetahui hasil dari keputusan dalam suatu tindakan. Untuk kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan, Kepala DKPP RI, Kepala Biro Administrasi DKPP, Kabag Administrasi Pengaduan, dan Kasubbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan memiliki keterangan Informed, yang berarti mereka perlu mengetahui laporan dari kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan. Sedangkan, Staf Subbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan memiliki keterangan Responsible, yang berarti staf tersebut yang secara langsung melakukan kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan. Untuk kegiatan pemberkasan perkara, Kabag Administrasi Pengaduan memiliki keterangan Informed, yang berarti Kabag Administrasi Pengaduan
95
perlu mengetahui laporan mengenai pemberkasan perkara. Kasubbag Penerimaan dan Registrasi Perkara memiliki keterangan Accountable dan Consulted, yang berarti Kasubbag Penerimaan dan Registrasi Perkara bertanggung jawab dan sarannya dibutuhkan dalam kegiatan pemberkasan perkara. Sedangkan, Staf Subbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan memiliki keterangan Responsible, yang berarti staf tersebut yang secara langsung melakukan kegiatan pemberkasan perkara. Untuk kegiatan analisis dan verifikasi pengaduan, Kepala DKPP RI, Kepala Biro Administrasi DKPP, Kabag Administrasi Pengaduan, dan Kasubbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan memiliki keterangan Informed, yang berarti mereka perlu mengetahui laporan dari kegiatan analisis dan verifikasi pengaduan. Kasubbag Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 memiliki keterangan Accountable dan Consulted, yang berarti Kasubbag Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 bertanggung jawab dan sarannya dibutuhkan dalam kegiatan analisis dan verifikasi pengaduan. Sedangkan, Staf Subbag Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 memiliki keterangan Responsible, yang berarti staf tersebut yang secara langsung melakukan kegiatan analisis dan verifikasi pengaduan.
2.8.8. Stakeholder Map Matrix Tujuan stakeholder map matrix adalah untuk mengidentifikasi stakeholder untuk keterlibatannya di dalam aktivitas utama dan aktivitas penunjang pada perusahaan (The Open Group, 2009 : 421).
96
Tabel 2.8 Stakeholder Map Matrix
Pada tabel 2.8 digambarkan pemetaan keterlibatan stakeholder terhadap aktivitas yang ada di DKPP. Kolom pada matriks tersebut merupakan stakeholder yang ada di DKPP. Sedangkan, baris yang ada pada matriks tersebut merupakan aktivitas-aktivitas yang ada di DKPP dan aktivitas tersebut sebelumnya terlebih dahulu dianalisis menggunakan value chain. Analisis value chain membagi aktivitas di DKPP menjadi dua bagian, yaitu aktivitas
97
utama dan aktivitas pendukung. Warna merah yang ada dalam matriks menandakan siapa saja stakeholder yang terlibat dalam setiap aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas pengaduan melibatkan stakeholder Pengadu, Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan, dan Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2. Aktivitas persidangan melibatkan stakeholder
Pengadu,
Teradu,
Subbagian
Pemanggilan,
Subbagian
Persidangan, Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara.
2.8.9. Application Portfolio Catalog Menurut The Open Group (2009 : 432), Application portfolio catalog berguna untuk mengidentifikasi dan memelihara semua daftar aplikasi yang ada di perusahaan. Daftar ini membantu untuk menentukan ruang lingkup perubahan yang dapat mempengaruhi jenis-jenis aplikasi tertentu. Menurut O’Brien & Marakas (2010 : 557), application portfolio adalah tools perencanaan yang digunakan untuk mengevaluasi aplikasi sistem informasi saat ini dan yang diusulkan dalam syarat jumlah pendapatan atau aset yang diinvestasikan dalam sistem informasi yang mendukung business function dan business process utama. Tabel 2.9 Application Portfolio Catalog
98
Application
portfolio
catalog
sebenarnya
membantu
untuk
mengidentifikasi aplikasi apa saja yang sudah digunakan dalam perusahaan (DKPP) dan juga mengidentifikasi aplikasi saja yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan (DKPP). Tetapi, pada saat ini di DKPP belum ada aplikasi yang dijalankan untuk menunjang kinerja para pegawai. Semua pekerjaan masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, application portfolio catalog seperti pada tabel 2.9 hanya mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan saat ini untuk DKPP. Aplikasi yang diusulkan akan menunjang kinerja para pegawai, selaras dengan tujuan dibuatnya perencanaan arsitektur enterprise yang akan mengotomatisasi sistem kerja di DKPP. Setelah melakukan analisis pada as-is system di DKPP, maka pada tabel 2.9 diusulkan beberapa aplikasi usulan untuk menunjang aktivitas utama di DKPP, yaitu e-Pengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, dan e-Kearsipan.
99
Dalam tabel 2.9 juga dijelaskan fungsi dari masing-masing aplikasi yang diusulkan. Fungsi-fungsi tersebut akan menjadi alasan mengapa setiap aplikasi diusulkan. Diharapkan dengan dibuatnya application portfolio catalog akan menjadi salah satu bahan pertimbangan bagi para stakeholder dalam pengembangan arsitektur aplikasi.
2.8.10. Application and User Location Diagram Menurut The Open Group (2009 : 435), diagram ini digunakan untuk menunjukkan dimana aplikasi akan digunakan oleh end user dan distribusi dimana aplikasi akan dikembangkan, diuji coba, dan dirilis. Tujuan diagram ini adalah untuk menggambarkan dengan jelas lokasi aktivitas dari user yang berinteraksi dengan aplikasi.
100
Bagian Administrasi Pengaduan
Bagian Administrasi Persidangan
Subbagian Tata Usaha dan Protokol
E-Persidangan
E-Persuratan E-Pengaduan
E-Kepegawaian E-Kearsipan E-Procurement
E-Inventaris Subbagian Tata Usaha & Protokol
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Subbagian Tata Usaha & Protokol E-Keuangan Subbagian Tata Usaha & Protokol
Subbagian Tata Usaha & Protokol E-Monev
Subbagian Monitoring & Evaluasi
Gambar 2.9 Application and User Location Diagram
Pada gambar 2.9 digambarkan ada sembilan aplikasi dan empat lokasi user yang menggunakan aplikasi tersebut. Aplikasi-aplikasi tersebuat adalah ePengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, e-Kearsipan, e-Kepegawaian, eKeuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev. Lokasi user yang terlibat adalah Bagian Administrasi Pengaduan, Bagian Administrasi Persidangan, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Aplikasi e-Pengaduan digunakan di Bagian Administrasi Pengaduan. Dan aplikasi e-Pengaduan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Persuratan dan eKearsipan. Aplikasi e-Persidangan digunakan di Bagian Administrasi
101
Persidangan. Dan aplikasi e-Persidangan akan berintegrasi dengan aplikasi ePersuratan dan e-Kearsipan. Aplikasi e-Persuratan digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol. Dan aplikasi e-Persuratan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Pengaduan, e-Persidangan dan e-Kearsipan. Aplikasi e-Kearsipan digunakan di Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Dan aplikasi e-Kearsipan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Pengaduan, e-Persidangan dan ePersuratan. Aplikasi e-Kepegawaian digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan. Aplikasi eKeuangan digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Inventaris digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Procurement digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi eKearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Monev digunakan di Subbagian Monitoring dan Evaluasi dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan, eInventaris, e-Procurement, e-Keuangan.
2.8.11. Technology Portfolio Catalog Menurut The Open Group (2009 : 438), tujuan dari katalog ini adalah untuk mengidentifikasi dan memelihara daftar semua teknologi yang digunakan di seluruh perusahaan, di dalamnya terdapat hardware, infrastruktur software, dan aplikasi software. Sebuah portofolio teknologi yang disetujui
102
mendukung siklus hidup manajemen produk teknologi dan beberapa versi teknologi, juga membentuk dasar untuk definisi standar teknologi. Tabel 2.10 Technology Portfolio Catalog
Pada tabel 2.10 dijelaskan teknologi apa saja yang dibutuhkan dan akan digunakan DKPP dalam arsitektur teknologi usulan untuk setiap aplikasi yang akan dibangun.
2.8.12. Platform Decomposition Diagram Menurut The Open Group (2009 : 439), Platform Decomposition Diagram menggambarkan platform teknologi yang mendukung operasional arsitektur sistem informasi. Diagram ini mencakup semua aspek platform infrastruktur dan menyediakan gambaran platform teknologi pada organisasi.
103
Aplikasi ePersidangan
Aplikasi eKearsipan
Aplikasi eKepegawaian
Aplikasi e-Monev
Aplikasi eInventaris
Aplikasi eProcurement
Aplikasi ePersuratan
Aplikasi eKeuangan
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
LAN
LAN
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Pengaduan
Persidangan
Kearsipan
Kepegawaian
Monev
Inventaris
Procurement
Persuratan
Keuangan
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
Database
Aplikasi ePengaduan
Network
Website DKPP
Application
Presentation Client Interface
PLATFORM TECHNOLOGY
Gambar 2.10 Platform Decomposition Diagram
Pada gambar 2.10 menjelaskan platform teknologi menggambarkan bahwa keseluruhan sistem yang diusulkan sudah berbasis web. Pada level client interface, user eksternal dapat mengakses aplikasi yang berada di website DKPP melalui web browser dan internet. User internal dapat mengakses keseluruhan sistem aplikasi di website DKPP melalui internet atau jaringan lokal (LAN). Apache web server digunakan untuk mendukung berjalannya aplikasi berbasis web. Aplikasi berbasis web dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Bahasa pemrograman ini akan mengambil data dari data storage.
104
Aplikasi e-Pengaduan akan mengambil data dari data storage Pengaduan, aplikasi e-Persidangan akan mengambil data dari data storage Persidangan, aplikasi e-Persuratan akan mengambil data dari data storage Persuratan, aplikasi e-Kearsipan akan mengambil data dari data storage Kearsipan, aplikasi e-Kepegawaian akan mengambil data dari data storage Kepegawaian, aplikasi e-Keuangan akan mengambil data dari data storage Keuangan, aplikasi e-Inventaris akan mengambil data dari data storage Inventaris, aplikasi e-Procurement akan mengambil data dari data storage Procurement, dan aplikasi e-Monev akan mengambil data dari data storage Monev.
2.8.13. Communication Engineering Diagram Communication
engineering
diagram
menggambarkan
sarana
komunikasi diantara aset arsitektur teknologi. Diagram ini membutuhkan hubungan logis antara komponen client dan server serta mengidentifikasi batas jaringan
dan
infrastruktur
jaringan
yang
diperlukan
untuk
mengimplementasikan koneksi secara fisik (The Open Group, 2009 : 441).
105
IDC (Internet Data Center) Web Server DKPP
Ruang Tenaga Ahli
Ruang Kabag Umum
LANTAI 5 BAGIAN TENGAH
Ruang Staf TU
LANTAI 4 Switch
ISP (Internet Service Provider)
Switch
Ruang Humas
Wireless
Wireless
Ruang Anggota 4
Firewall
Ruang Anggota 3
Local Server DKPP
Ruang Bagian Persidangan Router Wireless Ruang Keuangan
Switch
Server
Ruang Anggota 2 Wireless
Ruang Bagian Pengaduan
Printer Ruang Kabag Pengaduan
Scanner
Switch
Ruang Kabiro
Ruang Sespri Ketua
Ruang Ketua
Ruang Anggota 1
LANTAI 5 BAGIAN KIRI
LANTAI 5 BAGIAN KANAN
Gambar 2.11 Communication Engineering Diagram
Gambar 2.11 menggambarkan infrastruktur jaringan usulan di lantai 4 DKPP. Infrastruktur jaringan ini melibatkan jaringan pada Bagian Humas dan Ruang Tenaga Ahli. DKPP memiliki 2 local server (utama dan backup) untuk menerima data dan informasi dari central server yang ditransmisikan melalui internet. Local server terhubung dengan 2 router, yaitu router pada Bagian Humas dan router pada Ruang Tenaga Ahli. Router pada Bagian Humas terhubung dengan 2 switch, yaitu switch untuk menghubungkan jaringan PC para staf dan switch untuk menghubungkan jaringan PC para Kepala Subbagian. Masing-masing switch terhubung dengan wireless agar setiap laptop atau smartphone di Bagian Persidangan juga dapat terkoneksi dengan internet.
106
Router pada Ruang Tenaga Ahli terhubung dengan 1 switch, yaitu switch untuk menghubungkan jaringan PC para Tenaga Ahli. Switch tersebut terhubung dengan wireless agar setiap laptop atau smartphone di Ruang Tenaga Ahli juga dapat terkoneksi dengan internet.
2.8.14. Matrix Analisis Gap Matrix analisis gap menunjukkan ruang lingkup dari sebuah paket pekerjaan yang harus diimplementasikan sebagai bagian dari transformasi roadmap yang lebih luas dengan penggambaran baseline architecture yang ada pada saat ini dan penggambaran arsitektur target (The Open Group, 2009 : 321). Relasi yang digunakan pada matrix ini adalah included untuk komponen arsitektur yang ada pada baseline maupun target dan relasi eliminated untuk komponen yang tidak ada pada arsitektur target. Sebelum memberikan relasi eliminated, perlu pemeriksaan dahulu, jika tidak ada atau benar akan dihapus, maka gunakan relasi eliminated (Pratiwi, 2013 : 71). Menurut Andri (dalam Pratiwi, 2013 : 72), matrix analisis gap menghubungkan paket pekerjaan kepada organisasi, fungsi, layanan, proses bisnis, aplikasi, data dan teknologi yang akan dibuat, dibaca, update dan dihapus CRUD) pada arsitektur aplikasi yang berkaitan dengan penggunaan setiap data, selain menggunakan relasi CRUD, pada analisis gap dapat juga menggunakan relasi Retained yang bermakna pelayanan yang tetap ada, relasi
107
Replace yang bermakna pelayanan yang diganti, dan relasi add yang bermakna layanan yang akan dibuat baru.
Gambar 2.12 Matrix Analisis Gap Arsitektur Bisnis Monitoring dan Evaluasi
Pada gambar 2.12 adalah analisis gap arsitektur bisnis monitoring dan evaluasi. Aktivitas login diberi keterangan “add” karena aktivitas login baru akan ditambahkan dalam sistem usulan. Aktivitas memantau proses keuangan, inventaris, dan procurement diberi keterangan “retain” karena aktivitas tersebut tetap ada di sistem saat ini atau di sistem baru. Aktivitas pencatatan hasil pemantauan diberi keterangan “remove” karena aktivitas tersebut tidak akan digunakan kembali dalam sistem yang baru. Aktivitas persiapan evaluasi sistem, pelaksanaan evaluasi sistem, dan penyusunan laporan monitoring dan evalusi diberi keterangan “replace” karena ketiga aktivitas tersebut tetap
108
digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu menggunakan sistem terkomputerisasi.
2.8.15. Pengukuran ROI (Return of Invesment) Menurut Anthony & Govindarajan (dalam Nugroho, 2005 : 24), ROI adalah rasio untuk mengukur kekuatan penghasilan terhadap aktiva. Rasio tersebut menyatakan kemampuan perusahaan dalam memperoleh penghasilan terhadap operasi bisnis dan menjadi ukuran keefektifan manajemen. ROI menghubungkan keuntungan yang diperoleh dari operasi perusahaan (net operating income) dengan jumlah investasi atau aktiva yang digunakan untuk menghasilkan keuntungan operasional tersebut (net operating asset) (Nugroho, 2005 : 24). Menurut Nugroho (2005 : 27), kelebihan analisis ROI adalah sebagai berikut : 1. Rasio ROI bersifat menyeluruh, artinya apabila perusahaan sudah menjalankan praktek akuntansi yang baik, maka manajemen dengan menggunakan teknik analisis RPI dapat mengukur efisiensi penggunaan modal kerja, efisiensi produksi, dan efisiensi penjualan. 2. Analisis ROI dapat digunakan untuk mengukur efisiensi tindakan yang dilakukan oleh divisi atau bagian-bagian perusahaan, yaitu dengan mengalokasikan semua biaya dan modal ke dalam bagian yang bersangkutan. Arti pentingnya adalah untuk dapat membandingkan efisiensi suatu bagian dengan bagian lain di dalam perusahaan.
109
3. ROI berguna untuk kepentingan perencanaan, misalnya ROI digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan jika perusahaan akan melakukan ekspansi. Return on Invesment biasanyadinyatakan dalam bentuk prosentase. Prosentase tersebut menunjukkan pengembalian investasi yang mungkin diperoleh dalam jangka waktu tertentu sebagai hasil dari pelatihan. Cara lain untuk mengukur ROI adalah dengan menghitung berapa lama (bulan) jangka waktu yang dibutuhkan agar biaya yang telah diinvestasikan untuk pelatihan berhasil diimbangi dengan keuntungan yang diperoleh (Driwantara, 2005 : 4). Menurut Driwantara (2005 : 4), rumus penghitungan prosentase ROI adalah sebagai berikut. ROI (%) = (Keuntungan Bersih Program / Biaya Program) x 100 Payback Period = Biaya Program / Keuntungan Bulanan
Pengukuran ROI untuk investasi biaya TIK di DKPP adalah sebagai berikut ini :
Analisis Biaya Investasi Awal Sebelum membuat perhitungan ROI, kita terlebih dahulu harus menganalisis biaya investasi awal. Biaya investasi awal adalah untuk hardware, software, dan SDM. Biaya investasi awal untuk hardware meliputi harga server, alat-alat untuk membangun jaringan. Biaya investasi awal untuk software meliputi harga operating system. Biaya investasi awal juga termasuk untuk pembayaran SDM.
110
Tabel 2.11 Biaya Investasi Awal Keterangan
Biaya
Pembelian Server HP ProLiant ML350pG8-676 4 buah @ Rp 31.000.000 Subtotal Biaya Pembelian Server
Rp 124.000.000 Rp 124.000.000
Pembelian Software OS Server ; Windows Server 2012 Microsoft Office Professional 2013 Subtotal Biaya Pembelian Software
Rp 10.600.000 Rp 5.400.000 Rp 16.000.000
Pembelian Hardware Switch HP V1910-24G-PoE 8 buah @ Rp 10.500.000
Rp 84.000.000
Router LINKSYS wireless-G WRT54GL-AS 2 buah @ Rp 670.000 UTP Cable SCHNEIDER 500 m @ Rp 32.000 Subtotal Biaya Pembelian Hardware
Rp 1.340.000 Rp 16.000.000 Rp 101.340.000
Upah Tenaga Ahli (per Bulan) System Analyst 2 orang @ Rp 5.000.000 System Administrator 2 orang @ Rp 3.000.000 Database Administrator 2 orang @ Rp 3.000.000 Programmer 3 orang @ Rp 6.000.000 Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli (per Bulan) Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli (per Tahun)
Rp 10.000.000 Rp 6.000.000 Rp 6.000.000 Rp 18.000.000 Rp 40.000.000 Rp 480.000.000
Total Biaya
Rp 721.340.000
111
Estimasi Cost dalam Kurun Waktu 5 Tahun Dari hasil perhitungan biaya investasi awal untuk hardware, software, dan SDM maka didapatkan estimasi biaya untuk jangka waktu 5 tahun ke depan. Tabel 2.12 Estimasi Biaya dalam 5 Tahun
Kategori Pembelian Server Pembelian Software Pembelian Hardware Upah Tenaga Ahli Total Biaya per Tahun Total Biaya 5 Tahun
2013 5400000
2014
Tahun 2015
2016
2017
124000000
-
-
10600000
-
-
101340000
-
-
-
216000000
480000000
480000000
480000000
480000000
221400000
715940000
480000000
480000000
480000000
-
2.377.340.000
Pengukuran ROI Pengadaan pada bidang teknologi informasi merupakan sebuah investasi. Oleh karena itu, ROI dari pengadaan ini harus dapat diukur. Untuk mengukur ROI yang harus pertama kali dievaluasi adalah seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan dalam proses pengadaan ini dan pendapatan dari perusahaan. ROI dinyatakan dalam bentuk persentase.
112
Tabel 2.13 Penghitungan ROI Biaya-Biaya Estimasi Total Biaya Pertama Estimasi Total Biaya Kedua Estimasi Total Biaya Ketiga Estimasi Total Biaya Keempat Estimasi Total Biaya Kelima Estimasi Anggaran Belanja TIK Anggaran Belanja Tahun 2013 Anggaran Belanja Tahun 2014
Rp 221.400.000 Rp 715.940.000 Rp 480.000.000 Rp 480.000.000 Rp 480.000.000
Rp 1.000.000.000 Rp 1.000.000.000
ROI ROI Tahun 2013
ROI Tahun 2014 Estimasi ROI Tahun 2015-2017 *Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 20152017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014
ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 221.400.000) x 100 = 451,67% ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 715.940.000) x 100 = 139,68% ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 480.000.000) x 100 = 208,33%
Payback Period Payback Period Tahun 2013
Payback Period Tahun 2014
Estimasi Payback Period Tahun 2015-2017
Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 221.400.000 / Rp 83.333.333 = 2,66 bulan Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 715.940.000 / Rp 83.333.333 = 8,59 bulan Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333
113
*Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 2015-2017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014
Payback Period = Rp 480.000.000 / Rp 83.333.333 = 5,76 bulan
2.8.16. Road Map Roadmap adalah sebuah arahan bagi usaha pengembangan yang bersifat strategis, berskala besar, dan berdurasi panjang. Esensi sebuah roadmap adalah adanya jalur-jalur (paths) pengembangan yang bila diikuti akan membawa pelakunya mencapai tujuan pengembangan tersebut. Jalurjalur ini disusun sedemikian rupa dengan memperhatikan berbagai faktor yang melekat pada konteks, situasi, dan lingkungan pengembangan, sehingga dapat mengantarkan pada pencapaian tujuan dengan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi (Unnes, 2011 : 6). Tahap 1
Tahap 2
Tahap 3
Tahap 4
Tahap 5
Website DKPP
E-Persuratan
E-Monev
E-Kepegawaian
E-Inventaris
E-Pengaduan
E-Kearsipan
E-Keuangan
2015
2016
E-Procurement
E-Persidangan
2014
2017
Gambar 2.13 Roadmap Implementasi Aplikasi
2018
114
Gambar 2.13 menggambarkan roadmap implementasi aplikasi usulan di DKPP. Implementasi akan dibagi menjadi 5 tahap, mulai dari tahun 2014 sampai tahun 2018. Implementasi tahap 1 pada tahun 2014, DKPP akan mengimplementasikan aplikasi e-Pengaduan, e-Persidangan, dan website DKPP.
Implementasi
tahap
2
pada
tahun
2015,
DKPP
akan
mengimplementasikan aplikasi e-Persuratan dan e-Kearsipan. Implementasi tahap 3 pada tahun 2016, DKPP akan mengimplementasikan aplikasi e-Monev dan e-Keuangan. Implementasi tahap 4 pada tahun 2017, DKPP akan mengimplementasikan aplikasi e-Kepegawaian. Implementasi tahap 5 pada tahun 2018, DKPP akan mengimplementasikan aplikasi e-Inventaris dan eProcurement. Urutan prioritas untuk implementasi aplikasi DKPP ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan dan pengaruh aplikasi tersebut untuk kinerja pegawai di DKPP.
2.9 Penelitian Sejenis Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa penelitian sejenis, seperti skripsi dan thesis tentang Perencanaan arsitektur enterprise dan Arsitektur Enterprise menggunakan TOGAF, yang penulis jadikan sebagai referensi dalam penulisan. Dan pada bagian ini juga akan dijelaskan perbedaan skripsi yang dibuat oleh penulis dengan penelitian sejenis yang dijadikan referensi. Berikut ini adalah penelitian sejenis yang dijadikan referensi, yaitu :
1. “Perencanaan arsitektur enterprise pada PT. Dian Nikel Mining”
115
Skripsi ini disusun oleh Anis Khairunisa (Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2013). Penelitian ini menghasilkan solusi bisnis bagi PT. Dian Nikel Mining dengan perencanaan arsitektur enterprise menggunakan TOGAF ADM. Kelebihan dari penelitian ini adalah analisis arsitektur to be yang dibuat untuk perencanaan arsitektur enterprise untuk seluruh divisi perusahaan sangat detail, mulai dari fase preliminary sampai fase migration planning. Penulis juga membuat tabel permasalahan yang terjadi pada current system serta membuat solusi untuk masing-masing permasalahan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pada setiap fase TOGAF ADM dan sudah adanya roadmap untuk urutan implementasi aplikasi sebagai persiapan ke tahap implementation governance. Kekurangan pada penelitian ini, yaitu current system pada perusahaan tidak dijelaskan dengan lengkap, tidak adanya analisa ROI
(Return of Invesment) untuk analisa investasi biaya pada fase
opportunities and solutions dan belum semua fase TOGAF ADM dilakukan, seperti fase implementation governance dan architecture change management.
2. “Perencanaan
arsitektur
enterprise
/
Teknologi
Informasi
Menggunakan Kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF) (Studi Kasus : Pemda Kabupaten Sumba Barat)” Thesis ini disusun oleh Raimond Lukito Widiatmo (Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, 2012). Penelitian ini
116
menghasilkan usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten Sumba Barat agar tata laksana dan sistem administrasi pemerintah dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Kelebihan dari penelitian ini adalah penulis melakukan analisis pada semua fase TOGAF ADM, mulai dari fase preliminary sampai fase change management. Penjelasan pada setiap fase hampir semuanya sangat detail. Perancangan arsitekturnya pun mudah dipahami. Kekurangan dari penelitian ini adalah current system tidak dijelaskan lebih dulu sebelum dibuat arsitektur yang baru, tidak adanya penyusunan anggaran biaya untuk investasi perencanaan strategis SI/TI dan bagian Pemda Kabupaten Sumba Barat yang terlibat untuk perencanaan arsitektur enterprise hanya pada Bagian Informatika.
3. “Perancangan Model Enterprise Architecture dengan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama” Skripsi ini disusun oleh Vivi Fydiani Pratiwi (Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2013). Penelitian ini menghasilkan blueprint arsitektur perusahaan PT. Satya Karya Utama.
117
Kelebihan dari penelitian ini adalah penjelasan rancangan arsitektur yang mendetail pada setiap fase TOGAF ADM dan adanya ROI (Return of Investment) untuk analisis investasi biaya. Kekurangan dari penelitian ini adalah current system tidak dijelaskan lebih dulu sebelum dibuat arsitektur yang baru, tidak semua divisi perusahaan terlibat untuk perancangan blueprint dan belum semua fase TOGAF ADM dilakukan, seperti fase migration planning, fase implementation governance dan fase architecture change management.
4. “Analisis dan Pengembangan Enterprise Arsitektur Menggunakan Framework TOGAF pada Pengadilan Agama Bandung” Skripsi ini disusun oleh Cecep Rachman Mardiansyah (Fakultas Teknik, Universitas Widyatama, 2012). Penelitian ini menghasilkan blueprint yang selaras dengan kebutuhan bisnis dari Pengadilan Agama Bandung. Kelebihan dari penelitian ini adalah penulis membuat dua bab berbeda untuk membahas sistem yang berjalan saat ini dan sistem yang diusulkan. Pada
118
bab 4 dengan judul Analisis Kebutuhan Infrastruktur, penulis fokus membahas secara mendetail mengenai analisis kebutuhan mulai dari visi arsitektur, arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, sampai tingkat kematangan sistem yang berjalan saat ini. Pada bab 5 dengan judul Rancangan dan Kerangka Kerja Infrastruktur, penulis fokus membahas secara mendetail mengenai rancangan proses kerja dan infrastruktur yang akan diusulkan berdasarkan kebutuhan dari pembahasan bab sebelumnya. Kekurangan dari penelitian ini, yaitu penulis melaksanakan fase TOGAF hanya dari fase A (Visi Arsitektur) sampai fase E (Peluang dan Solusi). Hal ini disebabkan karena penulis benar-benar ingin fokus dalam analisis kebutuhan arsitektur dan perancangan arsitektur yang dibutuhkan oleh Pengadilan Agama Bandung. Kekurangan lainnya dalam penelitian ini adalah tidak adanya ROI untuk menghitung persentase investasi anggaran yang dikeluarkan untuk mengembangkan sistem informasi dan tidak adanya roadmap aplikasi sebagai dasar prioritas untuk implementasi aplikasi yang diusulkan. Berikut ini adalah hal-hal yang membedakan skripsi ini dengan penelitianpenelitian sejenis yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu : 1. Skripsi ini akan menggambarkan dan menjelaskan current system pada DKPP
(Dewan
Kehormatan
Penyelenggara
Pemilu)
sebelum
dirancangnya arsitektur-arsitektur baru. 2. Skripsi ini akan melibatkan semua bagian yang ada pada DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) untuk membuat perencanaan arsitektur enterprise secara keseluruhan.
119
3. Skripsi ini akan menjelaskan arsitektur bisnis menggunakan konsep business service, business process, dan business function agar pemetaan proses kerja di DKPP dapat terbagi ke dalam level atas sampai level terkecilnya. 4. Skripsi ini akan melengkapi kekurangan dari penelitian Anis Khairunisa, Vivi Fydiani Pratiwi, dan Cecep Rachman Mardiansyah, yaitu melakukan fase-fase TOGAF ADM mulai dari fase Preliminary sampai fase Migration Planning dengan membuat ROI pada fase Opportunities and Solutions dan membuat roadmap urutan implementasi aplikasi pada fase Migration Planning.
120
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Penelitian skripsi ini menggunakan dua metode, yaitu metode pengumpulan data dan metode perencanaan arsitektur enterprise. Metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, studi dokumen, dan tinjauan pustaka. Metode perencanaan arsitektur enterprise menggunakan TOGAF Architecture Development Method (ADM).
3.1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data ini digunakan agar dapat membantu penulis dalam mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) untuk mendapatkan fakta-fakta dan kebenaran uraian materi untuk pembahasan. Berikut ini adalah beberapa metode pengumpulan data yang dipakai penulis.
3.1.1. Metode Observasi Observasi dilakukan dengan melihat langsung aktivitas yang berjalan pada DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) pada bulan Mei 2014 yang berlokasi pada Jalan MH. Thamrin No. 14, Jakarta Pusat 10350. Hasil observasi yang didapat, yaitu :
121
1. Sejarah singkat DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) 2. Profil, tugas, dan wewenang dari lembaga DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). 3. Sistem yang sedang berjalan, yaitu bagaimana proses pengaduan, persidangan, kearsipan, persuratan, kepegawaian, inventaris, procurement, keuangan, serta monitoring dan evaluasi pada DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). Teknik observasi dilakukan untuk mempelajari dan memperoleh gambaran nyata dari aktivitas pengaduan, persidangan, kearsipan, persuratan, kepegawaian, inventaris, procurement, keuangan, serta monitoring dan evaluasi, dan apa saja dukungan yang sudah ada agar aktivitas-aktivitas tersebut dapat berjalan sesuai dengan tujuan DKPP. Observasi juga mengamati apakah sistem informasi dan teknologi informasi sudah digunakan sebagai penggerak aktivitas pada
DKPP. Tetapi, pada
kenyataannya teknologi informasi hanya digunakan sebagai technical support. Hal ini dibuktikan dengan tidak adanya bagian khusus untuk menangani permasalahan sistem informasi dan teknologi informasi pada DKPP.
3.1.2. Metode Wawancara Metode ini dilakukan untuk mencari informasi yang berkaitan dengan kegiatan pengaduan, persidangan, kearsipan, persuratan, kepegawaian, inventaris, procurement, keuangan, serta monitoring dan evaluasi di DKPP dengan cara berinteraksi secara langsung dengan pihak yang terkait. Setelah dilakukan tanya-
122
jawab, didapatkan hasil berupa data dan informasi tentang aktivitas utama yang sedang berjalan (pengaduan, persidangan, kearsipan, persuratan), pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi, perencanaan arsitektur enterprise, serta infrastruktur teknologi yang ada. Berikut ini adalah daftar pertanyaan pada wawancara yang dilakukan di DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). 1. Strategi aktivitas apa yang sudah diterapkan oleh DKPP? 2. Apa saja aktivitas yang ada di DKPP? Dan bagaimana alur pada masingmasing aktivitas tersebut? 3. Data-data apa saja yang dibutuhkan pada masing-masing aktivitas di DKPP? 4. Aplikasi apa saja yang sudah ada di DKPP untuk mendukung kinerja para pegawai dalam menjalankan tugasnya? 5. Bagaimana pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi di DKPP? 6. Apakah DKPP sudah memiliki perencanaan arsitektur enterprise? Jika sudah, bagaimana strategi SI/TI nya? 7. Bagaimana infrastruktur jaringan yang ada di DKPP?
3.1.3. Metode Studi Dokumen Metode ini dilakukan untuk menambah referensi teori-teori yang menunjang penelitian dengan cara mencari data dan informasi yang berkaitan dengan perencanaan arsitektur enterprise, arsitektur enterprise, dan TOGAF ADM dari buku-buku, jurnal-jurnal, situs internet, artikel, hasil penelitian dan dokumendokumen dari DKPP. Referensi teori-teori diharapkan dapat membantu penulis dalam melakukan analisis dan menyusun pembahasan.
123
3.1.4. Metode Tinjauan Pustaka Tinjauan pustaka dilakukan untuk mengumpulkan dan membandingkan beberapa hasil penelitian sejenis, seperti skripsi dan thesis terdahulu mengenai perencanaan
arsitektur
enterprise
dan
arsitektur
enterprise,
kemudian
mempelajarinya untuk memperoleh perbandingan kekurangan dan kelebihan dari setiap penelitian. Membandingkan hasil penelitian terdahulu juga membantu penulis untuk menemukan hal yang membedakan antara penelitian penulis dengan penelitian-penelitian sebelumnya. Penulis menggunakan empat referensi thesis dan skripsi untuk perbandingan penelitian sejenis. Sumber referensi yang digunakan untuk perbandingan, yaitu : Tabel 3.1 Perbandingan Penelitian Sejenis No. 1.
Penulis Anis Khairunisa (2013)
Judul
Masalah
Perencanaan arsitektur enterprise pada PT. Dian Nikel Mining
Perusahaan tidak memiliki perencanaan strategis SI pada bidang SI/TI. Divisi TI belum masuk dalam struktur organisasi perusahaan. Aplikasi yang digunakan perusahaan hanya Microsoft Office.
Hasil Penelitian
Rancangan kerangka kerja berdasarkan TOGAF ADM. Analisis kebutuhan dari perencanaan strategis SI. Rancangan arsitektur visi. Rancangan arsitektur bisnis. Rancangan arsitektur sistem informasi. Rancangan arsitektur teknologi. Rancangan Peluang dan Solusi. Rancangan Perencanaan Migrasi
124
2.
Raimond Lukito Widiatmo (2012)
Perencanaan arsitektur enterprise / Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka The Open Group Architecture Framework (TOGAF) (Studi Kasus : Pemda Kabupaten Sumba Barat)
3.
Vivi Fydiani Pratiwi (2013)
Perancangan Model Enterprise Architecture dengan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama
4.
Cecep Rachman Mardiansyah (2012)
Analisis dan Pengembangan Enterprise Arsitektur Menggunakan Framework TOGAF pada Pengadilan Agama Bandung
Bagaimana menyusun usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten Sumba Barat. Bagaimana mendefinisikan TOGAF ADM untuk pemodelan EA dalam mendukung aktivitas bisnis Pemda Kabupaten Sumba Barat. Bagaimana membangun model infrastruktur SI/TI berbasis EA yang sesuai. Perusahaan belum mempunyai rancangan aplikasi pendukung berbasis elektronik untuk menunjang proses bisnis. Perusahaan belum mempunyai kerangka dasar arsitektur teknologi informasi. Tidak adanya divisi TI dalam struktur organisasi perusahaan.
Bagaimana caranya membangun rancangan EA. Bagaimana data yang tersebar di setiap unit Pengadulan Agama
Usulan strategi SI/TI bagi Pemda Kabupaten Sumba Barat. Model infrastruktur SI/TI berbasis EA sesuai dengan aktivitas bisnis Pemda Kabupaten Sumba Barat.
Rancangan berdasarkan konsep EA menggunakan TOGAF ADM. Analisis kebutuhan EA yang dibutuhkan perusahaan. Rancangan arsitektur bisnis perusahaan. Rancangan arsitektur sistem informasi. Rancangan arsitektur teknologi. Rancangan peluang dan solusi. Analisis biaya investasi untuk implementasi EA. Rekomendasi model arsitektur bisnis. Arsitektur sistem informasi. Arsitektur teknologi.
125
Bandung bisa terintegrasi. Bagaimana cara menjalankan fungsifungsi yang menerapkan perencanaan kebutuhan TI.
Solusi terbaik yang diterapkan dalam pembuatan blueprint.
3.2. Metode Perencanaan Arsitektur Enterprise Metode perancangan arsitektur enterprise yang digunakan adalah TOGAF Architecture Development Method (ADM). Langkah awal untuk menerapkan TOGAF ADM adalah melakukan persiapan-persiapan, yaitu mengidentifikasi konteks arsitektur yang akan dikembangkan. Langkah selanjutnya, mendefinisikan strategi dari arsitektur dan menetapkan bagian-bagian arsitektur yang akan dirancang, seperti arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Ada tujuh tahap dalam metodologi TOGAF ADM yang digunakan penulis, yaitu :
3.2.1. Preliminary Phase Pada fase preliminary dilakukan pendefinisian bagaimana melakukan perancangan di DKPP. Langkah-langkah yang akan dilakukan pada fase ini adalah sebagai berikut. 1. Membuat prinsip-prinsip perencanaan arsitektur enterprise sebagai acuan untuk pengembangan arsitektur. 2. Menentukan ruang lingkup perencanaan arsitektur enterprise (what).
126
3. Menentukan siapa saja actor yang akan bertanggung jawab untuk mengerjakan perencanaan arsitektur enterprise (who). 4. Menentukan lokasi perencanaan arsitektur enterprise yang akan dibuat (where). 5. Menentukan waktu mulai dan target penyelesaian perencanaan arsitektur enterprise (when). 6. Menetapkan alasan perencanaan arsitektur enterprise ini dibangun (why). 7. Menetapkan bagaimana perencanaan arsitektur enterprise ini dibuat (how). Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Principles Catalog.
3.2.2. Requirement Management Pada fase ini dilakukan analisis kebutuhan dari DKPP dan kebutuhan dari user. Tujuan fase ini, yaitu untuk menganalisis dan mengelola kebutuhan arsitektur di seluruh fase ADM. Langkah-langkah yang dilakukan dalam fase ini, yaitu : 1. Mengidentifikasi permasalahan pada DKPP. 2. Membuat solusi aktivitas dari permasalahan yang telah diidentifikasi. 3. Membuat solusi sistem informasi dari permasalahan yang telah diidentifikasi.
3.2.3. Phase A : Architecture Vision Fase A bertujuan untuk membuat keseragaman pandangan mengenai pentingnya perencanaan arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan DKPP yang dirumuskan dalam bentuk strategi, serta menentukan ruang lingkup dari arsitektur
127
yang akan dikembangkan berdasarkan prinsip-prinsip yang telah dibuat pada fase preliminary. Langkah-langkah untuk menentukan visi arsitektur, yaitu : 1. Mendefinisikan visi DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). 2. Menentukan seluruh aktivitas di DKPP, meliputi aktivitas utama dan aktivitas pendukung. 3. Mendefinisikan stakeholder. 4. Menentukan hubungan stakeholder dengan aktivitas utama dan pendukung menggunakan stakeholder map matrix. 5. Membuat rancangan arsitektur visi. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Value Chain Diagram dan Stakeholder Map Matrix.
3.2.4. Phase B : Business Architecture Pada fase B, penulis akan menentukan model aktivitas (sejarah perusahaan, proses, dan fungsi) yang diinginkan untuk menentukan arah DKPP di masa depan melalui sudut pandang organisasi. Model aktivitas ini berupa skenario aktivitas organisasi dari aspek informasi, fungsional, dan organisasi dari lingkungan DKPP. Penjelasan alur skenario aktivitas tupoksi (tugas pokok dan fungsi) menggunakan salah satu diagram UML, yaitu Business Use Case Diagram. Langkah-langkah untuk membuat arsitektur bisnis adalah : 1. Menjelaskan sejarah DKPP. 2. Menjelaskan struktur organisasi DKPP beserta job description setiap bagian dan menentukan struktur organisasi usulan untuk DKPP.
128
3. Membuat rancangan arsitektur proses aktivitas DKPP. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Rich Picture dan Actor/Role Matrix.
3.2.5. Phase C : Information System Architecture Fase C menentukan bagaimana membangun arsitektur sistem informasi yang meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan pada DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). 3.2.5.1.Application Architecture Arsitektur aplikasi digunakan untuk merancang suatu aplikasi yang telah didefinisikan pada arsitektur bisnis (aktivitas tupoksi). Pada fase ini dilakukan identifikasi jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk memproses data dan mendukung aktivitas di DKPP, serta membuat rancangan arsitektur aplikasi. Langkah-langkah untuk membuat arsitektur aplikasi, yaitu: 1. Mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan. 2. Membuat pemodelan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan. 3. Menjelaskan manfaat aplikasi yang dirancang. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Application Portfolio Catalog, Application and User Location Diagram, dan Use Case Diagram.
3.2.5.2.Data Architecture Arsitektur data akan mengidentifikasi seluruh komponen data yang digunakan oleh aplikasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh
129
DKPP. Jadi, pembuatan arsitektur data harus didahului oleh pembuatan arsitektur aplikasi agar semua komponen data yang diperlukan pada setiap aplikasi dapat didokumentasikan struktur datanya. Langkah-langkah untuk membuat arsitektur data, yaitu : 1. Mengidentifikasi struktur data yang diperlukan pada setiap aplikasi. 2. Membuat pemodelan arsitektur data. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Class Diagram.
3.2.6. Phase D : Technology Architecture Arsitektur teknologi menggambarkan struktur teknologi yang dibutuhkan DKPP untuk menunjang operasional aplikasi yang telah dimodelkan pada arsitektur aplikasi. Langkah-langkah untuk membuat arsitektur teknologi, yaitu : 1. Memodelkan konfigurasi jaringan awal pada DKPP. 2. Membuat konfigurasi jaringan usulan. 3. Menentukan software dan hardware yang diperlukan. 4. Merancang platform teknologi yang akan digunakan. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Communications Engineering Diagram, Platform Decomposition Diagram, dan Technology Portfolio Catalog.
3.2.7. Phase E : Opportunities and Solutions Pada fase E akan diuraikan hasil dari analisis gap mulai dari fase B sampai fase D, serta akan ada perhitungan estimasi biaya investasi pada DKPP. Berikut ini adalah langkah-langkah pada fase E :
130
1. Mengevaluasi model arsitektur yang sudah dibuat pada fase B, C, dan D, yaitu arsitektur bisnis, aplikasi, data, dan teknologi menggunakan matrix analysis gap. 2. Membuat pengukuran dan perhitungan investasi menggunakan ROI (Return On Investment). Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Matrix Analysis Gap dan Return On Investment (ROI).
3.2.8. Phase F : Migration Planning Pada fase ini akan dilakukan persiapan dan perencanaan migrasi untuk implementasi arsitektur aplikasi baru yang dibangun pada fase sebelumnya. Berikut ini adalah langkah-langkah pada fase F : 1. Membuat rencana migrasi dan urutan prioritas pengimplementasian aplikasi. 2. Menetapkan dan menggambarkan roadmap aplikasi pada DKPP. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu roadmap implementasi aplikasi.
3.3. Kerangka Berpikir
131
Mulai Observasi
Wawancara Metode Pengumpulan Data (Guritno, Sudaryono, & Rahardja, 2011) Studi Dokumen
Tinjauan Pustaka
Preliminary Phase
Principles Catalog TOGAF 9 Architecture Development Methodology
Requirements Management
Flowchart
Value Chain Diagram Phase A : Architecture Vision Stakeholder Map Matrix Metode Perencanaan Arsitektur Enterprise (The Open Group, 2009)
Rich Picture Phase B : Business Architecture Actor/Role Matrix
Application and User Location Diagram Application Portfolio Catalog
Application Architecture Use Case Diagram Phase C : Information System Architecture Data Architecture
Communications Engineering Diagram Phase D : Technology Architecture
Platform Decomposition Diagram Technology Portfolio Catalog
Matrix Analysis Gap Phase E : Opportunities & Solutions
Return Of Investment
Selesai Phase F : Migration Planning
Roadmap Aplikasi
Gambar 3.1 Kerangka Berpikir
Class Diagram
132
BAB IV PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE
Dalam bab pembahasan ini, untuk mempersiapkan perencanaan arsitektur enterprise maka akan dilakukan tiga tahapan awal dari TOGAF ADM, yaitu Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, dan Business Architecture untuk melakukan proses pengenalan pada objek penelitian, yaitu Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP). Tahapan selanjutnya adalah membahas secara mendalam mengenai Information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, dan Migration Planning sebagai usulan untuk Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu.
4.1. Preliminary Phase 4.1.1. Prinsip – Prinsip Perencanaan Arsitektur Enterprise Pada tahapan ini akan dibuat prinsip-prinsip perencanaan arsitektur enterprise yang merupakan bagian dari kebijakan sistem informasi dan teknologi informasi di DKPP yang akan sangat berpengaruh terhadap seluruh proses perencanaan arsitektur enterprise. Prinsip-prinsip ini berguna untuk menjadi acuan dalam pengambilan keputusan arsitektur pada bidang sistem informasi dan teknologi informasi, menentukan struktur dan komposisi dari komponen-komponen arsitektur, menentukan kriteria pemilihan teknologi, serta menjadi acuan dalam perencanaan dan pengimplementasian arsitektur. Selain itu, prinsip-prinsip
133
perencanaan arsitektur enterprise juga memodelkan karakteristik dari arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi yang akan dikembangkan. Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur enterprise memiliki sifat yang umum untuk digunakan dalam tahapan awal pengembangan perencanaan arsitektur enterprise. Prinsip – prinsip tersebut juga menggambarkan karakteristik serta tujuan dari arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi yang akan dikembangkan. Prinsip – prinsip yang akan digunakan sebagai acuan pengembangan adalah sebagai berikut : 1. Arsitektur yang dibuat harus sesuai dengan tujuan, aktivitas, serta tugas pokok dan fungsi (tupoksi) di DKPP. 2. Pengelolaan arsitektur harus user friendly agar dapat membantu kerja sama antar bagian. 3. Arsitektur yang dikembangkan harus aman agar tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan data, serta teknologi yang ada di DKPP. 4. Data dan informasi dari sistem harus dilindungi dari akses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. 5. Arsitektur
harus
dirancang
untuk
memudahkan
penambahan
dan
pengembangan di masa depan. 6. Penerapan teknologi interkoneksi dan akses data standar. 7. Penerapan arsitektur multi-tier dan arsitektur berbasis komponen. 8. Menggunakan software, hardware, dan platform yang telah distandarkan untuk mencegah data yang tidak kompatibel dengan teknologi yang digunakan.
134
9. Pendefinisian dan pengelolaan data sebagai aset harus konsisten di semua bagian agar data dapat tersedia bagi pihak yang membutuhkan dan pemilik data dapat bertanggung jawab atas kualitas data yang dimilikinya. Setelah ditetapkan maka prinsip-prinsip tersebut akan dimasukkan ke dalam tabel principle catalog yang menggambarkan prinsip-prinsip yang akan dipakai oleh DKPP dan menjelaskan tujuan dari setiap prinsip-prinsipnya. Di bawah ini adalah principle catalog untuk perencanaan arsitektur enterprise di DKPP. Tabel 4.1 Principle Catalog No. Prinsip 1. Arsitektur yang dibuat harus sesuai dengan tujuan, aktivitas, serta tugas pokok dan fungsi (tupoksi) di DKPP
2.
Pengelolaan arsitektur harus user friendly
3.
Arsitektur yang dikembangkan harus aman
4.
Data dan informasi dari sistem harus dilindungi dari akses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang
Tujuan Mendukung aktivitas dan tupoksi di DKPP. Memperkuat hubungan antara aktivitas dan infrastruktur untuk memudahkan penyelarasan aktivitas terhadap perubahan. Meningkatkan kemampuan sharing data dan sumber daya lain dalam pelayanan kepada user. Membantu kerja sama antar bagian. Agar tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan data, serta teknologi yang ada di DKPP. Meminimalkan dampak dari bencana. Mampu bertahan dari serangan virus, spyware, hack, worm. Melindungi data dari akses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Mengatur stakeholder untuk pengelolaan data.
135
5.
Arsitektur harus dirancang untuk memudahkan penambahan dan pengembangan di masa depan
6.
Penerapan teknologi interkoneksi dan akses data standar
7.
Penerapan arsitektur multi-tier dan arsitektur berbasis komponen
8.
Menggunakan software, hardware, dan platform yang telah distandarkan
9.
Pendefinisian dan pengelolaan data sebagai aset harus konsisten di semua bagian
Memudahkan respon yang cepat untuk mengikuti perubahan trend IT. Efisiensi biaya pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur Meningkatkan produktivitas kerja dengan penggunaan Personal Computer (PC) dan jaringan LAN untuk koneksi antar bagian di DKPP. Memudahkan penggantian komponen yang rusak. Memudahkan upgrading komponen arsitektur. Mengurangi kompleksitas saat proses integrasi arsitektur. Mencegah data yang tidak kompatibel dengan teknologi yang digunakan. Meminimalkan keragaman software, hardware dan platform. Memudahkan pemeliharaan software, hardware¸dan platform. Meningkatkan availability data bagi pihak yang membutuhkan. Memudahkan pengelolaan dan pertanggungjawaban terhadap kualitas data.
4.1.2. Identifikasi 5W + 1H untuk Perancangan Arsitektur Setelah principle catalog sudah ditentukan, kemudian langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi 5W + 1H untuk perancangan arsitektur dalam perencanaan arsitektur enterprise. Tujuan dari identifikasi 5W + 1H adalah untuk menjelaskan dan mengidentifikasi objek-objek yang terlibat selama perancangan arsitektur.
136
Berikut ini adalah tabel 5W + 1H yang mengidentifikasi objek-objek dalam perancangan arsitektur untuk DKPP. Tabel 4.2 Identifikasi 5W + 1H No. 1.
2.
3.
Driver What
Who
Where
4.
When
5.
Why
6.
How
Objek dan Deskripsi Objek : DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) Deskripsi : Membuat perencanaan strategis sistem informasi Objek : Siapa yang membuat perencanaan strategis sistem informasi dan yang bertanggung jawab Deskripsi : Pembuat perencanaan : Peneliti Penanggung jawab : Kepala Biro beserta jajarannya di DKPP Objek : Lokasi tempat penelitian Deskripsi : DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) Jl. MH Thamrin No.14 Jakarta Pusat 10350 Objek : Waktu penyelesaian perencanaan strategis sistem Informasi Deskripsi : Agustus 2014 Objek : Mengapa perencanaan arsitektur enterprise dibuat Deskripsi : Untuk membuat pondasi atau rencana dalam pelaksanaan tata kelola TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) yang baik agar penerapan TIK di DKPP dapat memberikan layanan memadai yang efektif dan efisien, serta mengontrol pengeluaran untuk biaya investasi dan operasional TIK di DKPP. Objek : Menentukan bagaimana perencanaan strategis sistem informasi dibuat. Deskripsi : Perencanaan arsitektur enterprise dibuat menggunakan metodologi TOGAF ADM versi 9.
137
4.2. Requirements Management Tujuan dari fase requirement management adalah untuk menentukan kebutuhan proses dalam pengembangan perencanaan arsitektur enterprise untuk DKPP. Skenario aktivitas menjadi sumber daya utama yang harus dikembangkan dalam fase ini. Skenario aktivitas harus mencakup core business, process business, dan issue organisasi. Tetapi, sebelum skenario aktivitas dikembangkan, terlebih dahulu sistem yang sedang berjalan di DKPP harus dipahami dan dianalisis.
4.2.1. Kondisi Sistem Berjalan Pada bagian ini akan digambarkan flowchart sistem yang sedang berjalan pada aktivitas Pengaduan, Persidangan, Persuratan, Kearsipan, Kepegawaian, Keuangan, Inventaris, Procurement, Monitoring dan Evaluasi, Sosialisasi dan Publikasi di DKPP. Flowchart digambarkan dalam beberapa level. Semakin besar levelnya maka penjelasan flowchart semakin mendetail dari flowchart pada level sebelumnya.
1. Flowchart Level 0
138
Pengaduan
Persuratan
Kepegawaian
Persidangan
Sosialisasi & Publikasi
Kearsipan
Inventaris
Keuangan
Procurement
Monitoring & Evaluasi
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Berjalan Level 0
Flowchart pada level 0 ini menggambarkan semua proses group yang ada di dalam DKPP. Proses group untuk aktivitas utama, yaitu pengaduan, persidangan, persuratan, dan kearsipan. Sedangkan, proses group untuk aktivitas pendukung, yaitu kepegawaian, inventaris, keuangan, procurement, monitoring dan evaluasi, sosialisasi dan publikasi. Setiap proses group memiliki alur aktivitas masing-masing. Arah dan warna tanda panah pada gambar di atas menunjukkan apakah proses group tersebut berkaitan dengan proses group lainnya dengan alur aktivitas searah atau bolak-balik. Proses group Pengaduan dan Persidangan memiliki tanda panah berwarna biru menuju proses group Kearsipan. Hal itu menandakan bahwa alur aktivitas
139
dari bagian Pengaduan dan Persidangan terhadap bagian Kearsipan hanya satu arah. Bagian Pengaduan dan Persidangan hanya memberikan berkas-berkas untuk proses pengarsipan. Jadi, berkas-berkas tersebut hanya akan menjadi arsip pasif di bagian Kearsipan. Oleh karena itu, alur aktivitasnya hanya satu arah dari bagian Pengaduan dan Persidangan ke bagian Kearsipan. Proses group Persuratan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap proses group Pengaduan, Persidangan, dan Kearsipan. Hal itu menandakan bahwa proses group Persuratan memiliki alur aktivitas bolak-balik, yang berarti bagian Persuratan selalu terlibat dalam aktivitas di Bagian Pengaduan, Persidangan, dan Kearsipan. Bukan hanya sekedar menerima dokumen, tapi bagian Persuratan juga membuat surat-surat yang diperlukan dalam setiap proses group. Proses group Kearsipan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap proses group Kepegawaian, Keuangan, Inventaris, dan Procurement. Hal itu menandakan bahwa proses group Kearsipan memiliki alur aktivitas bolak-balik. Data pegawai, data keuangan, data inventaris aset, dan data procurement akan diarsipkan pada bagian Kearsipan. Tetapi, data-data tersebut akan menjadi arsip aktif karena pada periode tertentu akan digunakan kembali dalam keperluan laporan untuk pimpinan. Proses group Keuangan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap proses group Kepegawaian, Inventaris, Procurement, Monitoring dan Evaluasi. Hal itu menandakan bahwa proses group Keuangan memiliki alur aktivitas bolak-balik. Bagian Kepegawaian membutuhkan bagian Keuangan untuk
140
membayar gaji, bagian Inventaris membutuhkan bagian Keuangan untuk membayar biaya pemeliharaan aset, Procurement membutuhkan bagian Keuangan untuk mengeluarkan biaya pembelian kebutuhan di DKPP, dan Monitoring dan Evaluasi membutuhkan data-data keuangan untuk proses monitor dan evaluasi pengeluaran DKPP. Sedangkan, bagian Keuangan membutuhkan laporan pembayaran gaji, laporan pemeliharaan inventaris aset, dan laporan procurement untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Serta, bagian Keuangan membutuhkan laporan dari monitoring dan evaluasi untuk perbaikan kinerja bagian Keuangan kedepannya. Proses group monitoring dan evaluasi memiliki tanda panah berwarna merah terhadap proses group Keuangan, Inventaris, dan Procurement. Hal itu menandakan bahwa proses group Monitoring dan Evaluasi memiliki alur aktivitas bolak-balik. Bagian Monitoring membutuhkan data keuangan, data inventaris barang, dan data pengadaan barang di DKPP untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi kinerja ketiga bagian tersebut. Sedangkan, bagian Keuangan, bagian Inventaris, dan bagian Procurement membutuhkan laporan hasil monitoring dan evaluasi untuk perbaikan kinerja mereka masingmasing di kemudian hari. Proses group Persidangan memiliki tanda panah berwarna biru menuju proses group Sosialisasi dan Publikasi. Hal itu menandakan bahwa alur aktivitas dari bagian Persidangan terhadap bagian Sosialisasi dan Publikasi hanya satu arah. Bagian Persidangan akan memberikan data jadwal persidangan, putusan sidang,
141
dan maklumat sidang kepada bagian Sosialisasi dan Publikasi agar data-data tersebut dapat dipublikasikan kepada masyarakat melalui website DKPP.
2. Flowchart Level 1 a. Pengaduan Mulai
1: Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Langsung di DKPP
1: Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Langsung di Bawaslu Provinsi
1: Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Tidak Langsung Non-Elektronik
1: Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Tidak Langsung Elektronik
2: Verifikasi Formil (Administrasi) Pengaduan Langsung di DKPP
2: Verifikasi Formil (Administrasi) Pengaduan Langsung di Bawaslu Provinsi
2: Verifikasi Formil (Administrasi) Pengaduan Tidak Langsung NonElektronik
2: Verifikasi Formil (Administrasi) Pengaduan Tidak Langsung Elektronik
Persuratan Pemberitahuan
Disposisi
3 : Verifikasi Materiil
Persuratan Pemberitahuan
1
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengaduan Level 1
Pada flowchart sistem berjalan bagian Pengaduan di level 1, digambarkan bahwa proses penerimaan dan registrasi pengaduan dibagi menjadi 4 macam, yaitu langsung di DKPP, langsung di Bawaslu Provinsi, tidak langsung nonelektronik (melalui pos), dan tidak langsung elektronik (melalui fax). Karena proses penerimaan dan registrasi pengaduan ada 4 macam, maka masing-masing proses tersebut juga memiliki verifikasi formil (administrasi)
142
yang berbeda pula. Walaupun verifikasi formilnya berbeda-beda, tetapi semua verifikasi formil melibatkan persuratan pemberitahuan yang sama. Setelah verifikasi formil selesai dilakukan, maka akan ada disposisi berkas pengaduan yang sudah lolos administrasi kepada subbagian verifikasi materiil. Saat semua berkas pengaduan sudah didisposisikan, verifikasi materiil baru dilaksanakan. Di dalam proses group verifikasi materiil melibatkan persuratan pemberitahuan juga. Saat verifikasi materiil selesai dilaksanakan, proses selanjutnya adalah tindak lanjut verifikasi materiil. Semua berkas pengaduan yang sudah lolos verifikasi materiil akan diberikan ke bagian persidangan untuk diproses lebih lanjut.
b. Persidangan SOP PERSIDANGAN LEVEL 1 1
4 : Pemanggilan
Persuratan Pemanggilan
5 : Persidangan
6 : Penyus unan Putus an
Pengars ipan Putusan
Selesai
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Persidangan Level 1
143
Pada flowchart sistem berjalan bagian Persidangan di level 1, proses pertama adalah menerima berkas pengaduan yang sudah lolos verifikasi materiil. Selanjutnya, dilakukan pemanggilan pengadu dan teradu. Proses pemanggilan melibatkan persuratan pemanggilan untuk memberikan surat resmi kepada pengadu dan teradu untuk datang ke persidangan. Setelah pengadu dan teradu dipanggil, maka akan dilaksanakan persidangan. Setelah persidangan, proses selanjutnya adalah penyusunan putusan. Setelah putusan selesai dibuat maka akan dibuat salinannya dan akan diarsipkan.
c. Kepegawaian Mulai
1 : Menyusun rencana kebutuhan pegawai
2 : Menyiapkan bahan rekrutmen pegawai
3 : Rekrutmen pegawai
4 : Pengangkatan pegawai
5 : Pengelolaan administrasi pegawai
Selesai
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Kepegawaian Level 1
144
Pada flowchart sistem berjalan Bagian Kepegawaian level 1, proses pertama yang dilakukan adalah menyusun rencana kebutuhan pegawai. Rencana tersebut dibuat berdasarkan permintaan pegawai dari setiap bagian yang membutuhkan. Proses kedua adalah menyiapkan bahan rekrutmen pegawai. Bahan yang disiapkan seperti tim rekrutmen, kriteria penilaian rekrutmen pegawai, tahaptahap rekrutmen, dan jadwal rekrutmen. Setelah semua bahan rekrutmen sudah selesai disiapkan, proses selanjutnya adalah rekrutmen pegawai yang dilaksanakan sesuai jadwal yang sudah ditetapkan. Saat rekrutmen pegawai selesai dilaksanakan, maka akan terpilih orang-orang yang sesuai kriteria. Proses selanjutnya adalah pengangkatan pegawai. Jadi, orang-orang yang sudah terpilih dari rekrutmen akan diangkat menjadi pegawai DKPP. Dan proses terakhir adalah pengelolaan administrasi pegawai. Proses terakhir ini bertujuan untuk menyimpan biodata dari setiap pegawai yang akan disimpan di Bagian Kepegawaian, dan biodata pegawai tersebut juga berguna untuk proses penggajian.
145
d. Keuangan Mulai
1 : Penyusunan rencana strategis (renstra) bisnis lima tahunan
2 : Membuatt dokumen pelaksanaan anggaran
3 : Pengesahan dokumen pelaksanaan anggaran
4 : Penarikan dana dari APBN
5 : Pengelolaan pendapatan, belanja, kas, utang dan piutang
6 : Melakukan akuntansi keuangan
7 : Membuat laporan keuangan
Selesai
Gambar 4.5 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Keuangan Level 1
Pada flowchart sistem berjalan nagian Keuangan level 1, proses pertama yang dilakukan adalah penyusunan rencana strategis bisnis lima tahunan. Proses kedua adalah membuat dokumen pelaksanaan anggaran (Rencana Bisnis dan Anggaran) yang berdasarkan pada rencana strategis bisnis lima tahunan yang sudah dibuat. Dokumen pelaksanaan anggaran harus mencakup seluruh pendapatan dan belanja, arus kas, serta utang dan piutang.
146
Proses ketiga adalah pengesahan dokumen pelaksanaan anggaran oleh Ketua DKPP yang kemudian akan disampaikan kepada bagian Keuangan Bawaslu. Dokumen pelaksanaan pada akhirnya harus diberikan kepada bagian Keuangan Bawaslu karena keuangan DKPP saat ini masih dibawah naungan bagian Keuangan dari Bawaslu. Proses keempat adalah penarikan dana dari APBN. Setelah bagian Keuangan Bawaslu mendapatkan dana, maka dana tersebut akan diberikan kepada staf DKPP yang khusus bertugas mengelola keuangan. Proses kelima adalah pengelolaan pendapatan, belanja, kas, utang dan piutang. Staf DKPP yang khusus menangani pengelolaan keuangan akan mengatur semua pemasukan dan pengeluaran keuangan untuk keperluan operasional DKPP. Proses keenam adalah melakukan akuntansi keuangan. Staf DKPP yang khusus mengelola keuangan harus mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran ke dalam akuntansi keuangan ke dalam buku besar (general ledger). Proses terakhir adalah membuat laporan keuangan. Staf DKPP yang khusus menangani keuangan wajib membuat laporan keuangan pada setiap akhir periode. Kegunaan dari melakukan akuntansi keuangan adalah untuk membantu staf DKPP dalam membuat laporan keuangan. Dan laporan tersebut akan diberikan kepada Ketua DKPP dan bagian Keuangan Bawaslu sebagai bentuk pertanggungjawaban dari dana yang sudah diberikan.
e. Inventaris
147
Mulai
1 : Melakukan pencatatan BMN (Barang Milik Negara) oleh Bagian Inventaris sebagai pengelola
2 : Menyusun Laporan Barang Pengguna semesteran dan tahunan oleh para pengguna barang
3 : Mengumpulkan dan menyusun Laporan Barang Pengguna semesteran dan tahunan oleh Bagian Inventaris
4 : Membuat Laporan Pengelola semesteran dan tahunan oleh Bagian Inventaris
5 : Menyerahkan Laporan Pengguna dan Pengelola ke Bagian Keuangan sebagai bahan menyusun neraca
Selesai
Gambar 4.6 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Inventaris Level 1
Pada flowchart sistem berjalan nagian Inventaris Level 1, proses pertama adalah melakukan pencatatan Barang Milik Negara (BMN) oleh bagian Inventaris sebagai pengelola BMN. Bagian Inventaris akan melakukan pencatatan awal untuk barang-barang milik negara yang ada dan digunakan di DKPP. Proses kedua adalah meyusun laporan barang pengguna oleh para pengguna barang dalam periode semesteran dan tahunan. Dalam hal ini, para
148
pengguna barang merupakan bagian dan subbagian yang ada di DKPP. Jadi, setiap bagian dan subbagian harus membuat laporan penggunaan BMN setiap enam bulan sekali dan setahun sekali. Proses ketiga, yaitu bagian Inventaris mengumpulkan laporan penggunaan barang dari setiap bagian dan subbagian yang ada di DKPP, kemudian laporan-laporan tersebut disusun menjadi satu. Bagian Inventaris mengumpulkan dan menyusun laporan tersebut setiap enam bulan sekali dan setahun sekali. Proses keempat, bagian Inventaris membuat laporan pengelola berdasarkan pada laporan penggunaan barang yang dikumpulkan dari setiap bagian dan subbagian yang ada di DKPP. Laporan ini akan berisi jumlah BMN yang ada, jumlah BMN yang masih layak pakai dan sudah tidak layak pakai. Laporan ini juga menjelaskan kerusakan-kerusakan apa saja yang terjadi pada BMN tersebut. Proses terakhir, bagian Inventaris akan menyerahkan lapora pengguna barang dan laporan pengelola barang kepada bagian Keuangan. Hal ini dilakukan karena kedua laporan tersebut merupakan salah satu bahan untuk membuat neraca keuangan.
f. Procurement
149
Mulai
1 : Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa
2 : Pemilihan sistem pengadaan (procurement)
3 : Penetapan metode penilaian kualifikasi
4 : Penyusunan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa
5 : Penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa
6 : Penetapan HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
7 : Pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa
8 : Memasukkan dokumen penawaran
9 : Evaluasi penawaran
10 : Penunjukkan penyedia barang/jasa
11 : Penandatanganan kontrak
12 : Pelaksanaan kontrak
Selesai
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Procurement Level 1
150
Pada flowchart sistem berjalan bagian procurement level 1, proses pertama adalah perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa. Perencanaan ini harus mempertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang yang dibutuhkan serta jumlah penyedia barang/jasa yang ada. Proses kedua adalah pemilihan sistem pengadaan (procurement). Sistem pengadaan yang ada yaitu, pelelangan (umum dan sederhana),
penunjukkan langsung,
pengadaan
langsung,
dan
kontes
(sayembara). Pemilihan sistem pengadaan harus disesuaikan dengan jenis dan sifat barang/jasa yang dibutuhkan. Proses ketiga adalah penetapan metode penilaian kualifikasi. Metode penilaian yang biasanya dipakai ada dua cara, yaitu metode prakualifikasi (penilaian dilakukan sebelum pemasukan penawaran) dan metode pasca kualifikasi (penilaian dilakukan setelah pemasukan penawaran). Proses keempat adalah penyusunan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa. Jadwal ini berisi daftar kegiatan mulai dari pengumuman pengadaan barang/jasa sampai pada penunjukkan penyedia barang/jasa yang terpilih. Proses kelima adalah penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa. Dokumen pengadaan barang/jasa terdiri atas dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan. Proses keenam adalah penetapan HPS (Harga Perkiraan Sendiri). HPS membantu bagian Procurement untuk menetapkan batas tertinggi penawaran untuk pengadaan barang/jasa. Proses ketujuh pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa. Pengumuman tersebut diumumkan secara luas melalui Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Proses kesembilan adalah memasukkan dokumen penawaran. Penyedia barang/jasa yang sudah mendaftarkan diri pada pemilihan akan memasukkan dokumen penawaran yang ditujukan untuk bagian
151
Procurement. Proses kesepuluh adalah evaluasi penawaran. Dokumen penawaran yang telah diberikan oleh masing-masing peserta pemilihan akan dievaluasi oleh bagian Procurement. Penawaran yang memenuhi kriteria akan dipilih. Proses kesebelas adalah penunjukkan penyedia barang/jasa. Setelah terpilih dokumen penawaran terbaik yang memenuhi kriteria, maka bagian Procurement akan menunjuk penyedia barang/jasa yang terpilih dengan cara memberi pengumuman pemenang dari pemilihan tersebut. Proses keduabelas adalah penandatanganan kontrak. Penandatanganan kontrak dimaksudkan agar pihak penyedia barang/jasa dan bagian Procurement harus mematuhi aturan yang telah disepakati bersama dalam hal pengadaan barang/jasa. Proses terakhir adalah pelaksanaan kontrak. Pelaksanaan kontrak berarti penyedia barang/jasa wajib memenuhi kebutuhan di DKPP, sedangkan bagian Procurement wajib memenuhi pembayaran barang/jasa kepada penyedia.
g. Monitoring dan Evaluasi
152
Mulai
1 : Memantau kinerja pada proses Keuangan, Inventaris dan Procurement
2 : Menyiapkan bahan evaluasi
3 : Melaksanakan evaluasi pada bagian Keuangan, Inventaris, dan Procurement
4 : Menyusun laporan pelaksanaan monitoring dan evaluasi
Selesai
Gambar 4.8 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Monitoring dan Evaluasi Level 1
Aktivitas monitoring dan evaluasi di DKPP dikhususkan untuk memantau kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan procurement karena ketiga proses tersebut berkaitan dengan pertanggungjawaban penggunaan dana yang diberikan oleh negara melalui bagian Keuangan Bawaslu. Pada flowchart sistem berjalan bagian Monitoring dan Evaluasi level 1, proses pertama adalah staf bagian Monitoring dan Evaluasi memantau kinerja
153
dan operasional dari proses keuangan, inventaris dan procurement. Proses kedua adalah menyiapkan bahan evaluasi. Staf bagian Monitoring dan Evaluasi akan menyiapkan kriteria-kriteria penilaian dan tim penilai untuk melakukan evaluasi kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan procurement. Proses ketiga adalah melaksanakan evaluasi pada proses keuangan, inventaris, dan procurement. Evaluasi tersebut memeriksa operasional ketiga proses tersebut dan juga memeriksa laporan keuangan, laporan inventaris barang, dan laporan pengadaan barang/jasa apakah sesuai dengan yang ada di lapangan. Proses terakhir adalah menyusun laporan monitoring dan evaluasi. Laporan tersebut akan diberikan kepada staf-staf yang terkait dengan proses keuangan, inventaris, dan procurement agar kinerja mereka semakin baik dengan mempelajari kekurangan-kekurangan mereka yang sudah dievaluasi. Laporan monitoring dan evaluasi juga akan diperikan kepada Ketua DKPP.
h. Publikasi dan Sosialisasi
154
Mulai
1 : Mendokumentasikan kegiatan di DKPP
2 : Menerima data jadwal sidang, putusan sidang, dan maklumat sidang
3 : Mempublikasikan jadwal sidang, putusan sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP
Selesai
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Publikasi dan Sosialisasi Level 1
Pada flowchart sistem berjalan bagian Publikasi dan Sosialisasi level 1, proses pertama adalah mendokumentasikan kegiatan di DKPP. Semua kegiatan di DKPP, seperti persidangan atau kegiatan lain yang perlu diketahui oleh masyarakat akan didokumentasikan oleh staf Publikasi dan Sosialisasi menggunakan kamera atau video. Proses kedua adalah menerima data jadwal sidang, putusan sidang, dan maklumat sidang. Semua data tersebut didapatkan dari bagian Persidangan. Proses ketiga adalah mempublikasikan jadwal sidang,
155
putusan sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP. Staf Publikasi dan Sosialisasi akan memasukkan semua data tersebut ke dalam website DKPP. Data-data itu perlu diketahui oleh masyarakat agar mereka mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan proses persidangan dan kegiatan yang dilakukan di DKPP.
3. Flowchart Level 2 a. Persuratan Flowchart persuratan dimasukkan ke dalam level 2 karena bagian Persuratan hanya sebagai penunjang dari bagian Pengaduan dan Persidangan. Jadi, di level 1 flowchart persuratan hanya disebutkan proses group secara umum. Sedangkan, di level 2 flowchart persuratan sudah dijelaskan lebih lengkap sesuai dengan proses group masing-masing. Flowchart persuratan dibagi menjadi 12 macam, yaitu :
156
1) Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung NonElektronik Level 2
Gambar 4.10 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung Non-Elektronik Level 2
Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung NonElektronik Level 2 dimulai saat staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui pos.
157
Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi DKPP. Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi beserta berkas pengaduan
kepada
Kabag
Administrasi
Pengaduan.
Kabag
Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2.
158
2) Administrasi Persuratan
Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu
Provinsi di DKPP Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP
Mulai
1 : Menerima Surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan
2 : Memberikan Lembar Disposisi kepada Sekjen Bawaslu
3 : Menggandakan Lembar Disposisi untuk Ketua DKPP
4 : Ketua DKPP memb erikan d ispo sisi kepada Kepala Biro Admin istrasi DKPP
5 : Kepala Biro Admin istrasi DKPP memb erikan d ispo sisi kepada Kab ag Admin istrasi Pen gaduan
6 : Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi kep ada Kasub bag Analisis dan Verifikasi
Selesai
Gambar 4.11 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2
159
Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2 dimulai saat staf Sekjen Bawaslu menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui pos. Kemudian, staf Sekjen Bawaslu
memberikan lembar Disposisi kepada Sekjen
Bawaslu. Kemudian, lembar disposisi tersebut beserta berkas pengaduan akan diberikan kepada Ketua DKPP. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui staf Sekjen Bawaslu. Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro
Administrasi
DKPP.
Kepala
Biro
Administrasi
DKPP
memberikan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kabag Administrasi Pengaduan. Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2.
160
3) Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan
Mulai
1 : Menerima Surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan
2 : Memberikan Lembar Disposisi kepada Ketua DKPP
3 : Menggandakan Lembar Disposisi untuk Kepala Biro Administrasi DKPP
4 : Kepala Biro Admin istrasi DKPP memb erik an d ispo sisi kepada Kab ag Admin istrasi Pen gaduan
5 : Kabag Admini strasi Pengaduan memberik an dis posi si k ep ada Kasub bag Anal isi s dan Veri fik asi
Selesai
Gambar 4.12 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2
Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2 dimulai saat staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui staf Subbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat
161
disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi DKPP. Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kabag Administrasi Pengaduan. Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2.
4) Administrasi Persuratan Nota Dinas Level 2
Gambar 4.13 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Nota Dinas Level 2
162
Administrasi persuratan nota dinas level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP membuat nota dinas hasil verifikasi materiil untuk disampaikan kepada Ketua DKPP dan anggota DKPP. Kemudian, Kepala Biro menyerahkan nota dinas kepada Subbagian Tata Usaha dan Protokoler untuk menyampaikan nota dinas. Staf Subbagian Tata Usaha dan Protokoler menggandakan nota dinas untuk diarsipkan, kemudian menyampaikan nota dinas hasil verifikasi materiil kepada Ketua DKPP dan anggotanya.
5) Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis Level 2 Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis
Mulai
1 : Menerima Perintah Unt uk Membuat Surat Pemberitahuan hasil verifikasi materiil untuk Pengadu
2 : Mendisposisikan perintah kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler
3 : Staf Kasubbag Tata Usaha d an Protoko ler memb uat surat d an memb erik an s urat kepada Sekjen B awaslu untuk ditandatang ani
4 : Mengirim surat pemberitahuan kepada Pengadu
5 : Memberikan tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu
Selesai
Gambar 4.14 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis Level 2
163
Administrasi persuratan hasil verifikasi dismiss level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi dismiss kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu.
164
6) Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2
Gambar 4.15 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2
Administrasi persuratan hasil verifikasi BMS level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi BMS kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag
165
Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu.
7)
Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2
Gambar 4.16 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2
166
Proses pertama yang dilakukan dalam sistem berjalan administrasi persuratan undangan rapat verifikasi materiil level 2, yaitu Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat undangan rapat verifikasi materiil. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Tata Usaha dan Protokoler membuat surat undangan rapat verifikasi materiil dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Staf Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat undangan rapat verifikasi materiil kepada Pengkaji dan Tim Pemeriksa.
167
8)
Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2
Gambar 4.17 Flowchart Sistem Berjalan Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2
Pemanggilan pengadu dan teradu level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Admiistrasi Umum untuk membuat surat pemanggilan. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf
168
Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat pemanggilan Pengadu dan Teradu. Surat tersebut diberikan kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Kemudian, surat pemanggilan tersebut diserahkan kepada Kasubbag Pemanggilan.
9) Rapat Pleno Putusan Level 2
Gambar 4.18 Flowchart Sistem Berjalan Rapat Pleno Putusan Level 2
169
Rapat pleno putusan level 2 dimulai dari Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat undangan rapat pleno. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat undangan rapat pleno dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Selanjutnya, surat tersebut dikirimkan kepada Kasubbag Persidangan.
10)
Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2 Disposisi penyerahan berkas perkara ke bagian persidangan
Mulai
1 : Menerima berkas perkara dan meregistrasinya
2 : Ketua DKPP membuat disposisi untuk Kepala Biro Administrasi DKPP
3 : Kepala Biro Administrasi DKPP menerima disposisi dan berkas perkara
4 : Melanjutkan disposisi dan berkas perkara kepada Kabag Administrasi Persidangan
Selesai
Gambar 4.19 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2
170
Disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian persidangan dimulai saat Staf Tata Usaha dan Protokol menerima berkas perkara. Staf tersebut meregistrasi berkas perkara dan memberikan lembar disposisi kepada Ketua DKPP. Ketua DKPP membuat disposisi kepada Kepala Biro Administrasi DKPP untuk menindaklanjuti berkas perkara. Kepala Biro Administrasi DKPP menerima disposisi dan berkas perkara. Disposisi dan berkas perkara dilanjutkan kepada Kabag Administrasi Persidangan.
11)
Disposisi Penetapan Jadwal Level 2
Gambar 4. 20 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penetapan Jadwal Level 2
171
Disposisi
penetapan jadwal
dimulai
saat
Kabag
Administrasi
Persidangan memberikan disposisi kepada Kasubbag Persidangan untuk membuat jadwal sidang. Kemudian, Kasubbag Persidangan menugaskan stafnya untuk membuat jadwal sidang. Setelah selesai dibuat, jadwal tersebut diberikan kepada Kasubbag Persidangan. Kasubbag Persidangan mempublikasikan jadwal sidang.
12)
Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2
Gambar 4.21 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2
172
Disposisi pembuatan maklumat dimulai saat Kasubbag Risalah dan Dokumentasi menerima salinan risalah sidang. Kasubbag Risalah dan Dokumentasi memberikan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat maklumat. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi. Staf Subbag Sosialisasi dan Publikasi membuat maklumat dan mengarsipkan salinan risalah sidang. Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi menandatangani maklumat. Staf Subbag Sosialisasi dan Publikasi mempublikasikan maklumat.
b. Kearsipan Mulai
1. Kabag dan Kasubbag menyerahkan berkas
2. Kasubbag Monev menerima berkas dan melakukan pemberkasan
3. Subbag Monev menerima berkas sebagai arsip (vital dan dinamis) dan mengolah arsip
4. Kearsipan Bawaslu menerima berkas sebagai arsip inaktif dan memberikan arsip statis
5. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) menerima arsip statis
Selesai
Gambar 4.22 Flowchart Sistem Berjalan Kearsipan Level 2
173
Kearsipan level 2 dimulai saat Kepala Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara, serta Kepala Bagian Administrasi Pengaduan menyerahkan berkas-berkas yang akan diarsipkan oleh Subbag Monitoring dan Evaluasi. Selanjutnya, staf Subbag Monitoring dan Evaluasi menerima berkas sebagai arsip (vital dan dinamis) dan melakukan pengolahan arsip. Setelah arsip selesai dikelola, kemudian staf tersebut memberikan arsip-arsip kepada Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu. Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu menerima berkas sebagai arsip inaktif dan memberikan arsip statis kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). ANRI menerima arsip statis dari bawaslu dan mengarsipkannya.
4.2.2. Issue Organisasi Berdasarkan dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan pada seluruh aktivitas, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dialami oleh DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) untuk memberikan dukungan SI/TI, seperti yang ditampilkan pada Tabel 4.3 berikut :
Tabel 4.3 Permasalahan Organisasi
174
No. Aktivitas 1.
Pengaduan
Permasalahan
Penyampaian pengaduan Keamanan data pengaduan Pengelolaan data pengaduan
Tolak Ukur
2.
Persidangan
Publikasi informasi sidang Pelayanan persidangan Pengelolaan data persidangan
3.
Persuratan
Efektivitas penyampaian informasi Efisiensi kerja
Sistem pengaduan yang ada saat ini belum terintegrasi dengan website DKPP dan masih bersifat manual. Belum ada jaminan keamanan data karena dokumen pengaduan dapat diakses selain dari staf Bagian Pengaduan, seperti staf Bagian Administrasi Umum dan pihak ketiga sebagai perantara pengiriman dokumen. Tidak tersedianya sistem informasi untuk pengelolaan data pengaduan, hanya mengandalkan Microsoft Office dan sistem manual dalam pengecekan dokumen. Dibutuhkan waktu lama bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi sidang (jadwal, status, hasil sidang). Pelayanan kepada masyarakat tidak maksimal karena tidak ada pemberitahuan data persidangan (data hakim, jaksa, notulen, dll). Arus data lambat dan tidak efektif karena bagian Persidangan tidak terintegrasi dengan bagian Pengaduan. Persuratan masih manual sehingga penyampaian informasi menjadi lambat. Pekerjaan menjadi terhambat karena penyampaian informasi yang membutuhkan waktu lama.
175
4.
Kearsipan
Pengelolaan kearsipan
5.
Kepegawaian
6.
Keuangan
Pengelolaan data pegawai Penggajian pegawai
Pencatatan keuangan
7.
Inventaris
Pendataan inventaris barang
8.
Procurement
9.
Monitoring & Evaluasi
Pengadaan ATK Pengadaan Infrastruktur TIK Pengadaan Sarana dan Prasarana Pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi Pembuatan laporan
Pengelolaan arsip yang masih manual mengakibatkan banyaknya tumpukan kertas. Penyimpanan arsip yang belum tersusun rapi. Pencarian data dalam kearsipan membutuhkan waktu yang lama. Penyimpanan data pegawai masih bergantung pada Bawaslu. Belum ada fasilitas khusus untuk mengelola penggajian pegawai. Proses pencataan keuangan masih bersifat manual. Kesulitan dalam membuat laporan keuangan yang cepat dan akurat. Pendataan inventaris barang masih manual. Kesulitan dalam pencataan inventaris jika ada banyak perubahan. Belum ada fasilitas yang mengelola proses pengadaan (procurement).
Hasil dari monitoring dan evaluasi masih manual menggunakan dokumen kertas yang mengakibatkan penghimpunan informasi menjadi lambat. Penghimpunan informasi yang lambat menyulitkan untuk pembuatan laporan terupdate.
176
10.
Publikasi & Sosialisasi
Pengelolaan konten website Penerimaan data untuk dipublikasikan
Belum ada yang mengelola konten website. Masih ada informais yang sudah kadaluarsa tetapi belum diupdate dalam website. Data yang diterima oleh staf Subbag Publikasi & Sosialisasi masih manual dalam bentuk dokumen kertas. Jadi, staf masih harus menginput ulang data yang akan dimasukkan ke website.
Permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam DKPP dapat dilihat dalam tabel 4.3. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas pengaduan, yaitu dalam penyampaian pengaduan, pengelolaan data pengaduan, dan keamanan data pengaduan. Belum ada sistem elektronik dan terintegrasi yang mengatur proses pengaduan, sehingga proses pengaduan bersifat manual. Belum ada sistem pengelolaan data pengaduan dan hanya mengandalkan Microsoft Office, sehingga pengelolaan data tidak efisien dan keamanan data juga tidak terjamin. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persidangan, yaitu dalam publikasi informasi sidang, pelayanan persidangan, dan pengelolaan data persidangan. Masyarakat, pengadu, dan teradu masih kesulitan untuk mendapatkan informasi tentang jadwal, status, atau hasil sidang karena tidak ada media yang secara cepat memberi informasi terupdate. Karena publikasi informasi sidang tidak efektif maka pelayanan persidangan pun menjadi terganggu. Pengelolaan data persidangan tidak efisien karena arus data pengaduan yang lambat sehingga proses penanganan data persidangan pun menjadi lambat
177
juga. Masalah itu terjadi karena tidak ada sistem terintegrasi yang menghubungkan bagian Pengaduan dan bagian Persidangan. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persuratan, yaitu dalam efektivitas penyampaian informasi dan efisiensi kerja di DKPP. Karena persuratan di DKPP masih manual, jadi penyampaian informasi ke setiap pegawai menjadi lebih lama. Penyampaian informasi yang lama membuat pekerjaan setiap pegawai menjadi terhambat karena pekerjaan tersebut harus menunggu persetujuan dari atasan melalui persuratan. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kearsipan, yaitu dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip di DKPP masih manual. Semua tumpukan arsip disimpan dalam ruangan arsip. Hal ini menyebabkan ruangan tersebut menjadi banyak sekali tumpukan kertas yang belum tersusun rapi dan mengakibatkan sulitnya pencarian data. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kepegawaian, yaitu dalam pengelolaan data pegawai dan penggajian pegawai. Karena DKPP belum memiliki bagian khusus yang menangani kepegawaian maka data pegawai DKPP masih dikelola pada bagian Kepegawaian Bawaslu. Hal ini menyebabkan birokrasi yang rumit jika DKPP membutuhkan data-data pegawainya. Karena DKPP belum bisa mandiri dari Bawaslu dalam menangani data pegawainya maka untuk mengelola penggajian pegawai pun menjadi lebih sulit. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas keuangan, yaitu dalam pencataan keuangan. DKPP belum memiliki aplikasi khusus untuk melakukan pencatatan akuntansi keuangan, sehingga pencatatan dilakukan secara manual. Hal ini
178
menyebabkan pembuatan laporan keuangan yang membutuhkan waktu lama karena pencatatan masih bergantung pada ketelitian staf DKPP yang kemungkinan besar dapat melakukan banyak kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan pencatatan yang dibantu dengan sebuah aplikasi. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas inventaris, yaitu dalam pencatatan inventaris barang. Pencatatan inventaris barang di DKPP masih manual, yaitu menggunakan tabel inventaris. Pengelola harus membagikan form tabel inventaris kepada para pengguna barang (setiap bagian dan subbagian DKPP) agar form itu diisi dan dikumpulkan kembali kepada pengelola barang inventaris. Setelah itu, pengelola harus membuat laporan awal untuk penggunaan barang. Pada periode yang ditentukan, pengelola harus kembali membagikan form tabel inventaris kepada pengguna barang. Form yang kedua kalinya dibagikan ini akan dibuat laporan kembali oleh pengelola. Dalam laporan yang kedua, akan terjadi perubahan-perubahan dalam jumlah inventaris barang. Perubahan tersebut terjadi karena ada kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang inventaris. Jika banyak perubahan yang terjadi, maka hal tersebut akan menyulitkan pengelola inventaris dalam membuat laporan per periode. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas procurement (pengadaan), yaitu dalam pengadaan ATK, infrastruktur TIK, dan sarana-prasarana di DKPP. Seluruh pengadaan di DKPP belum dikelola dalam suatu sistem. Oleh karena itu, pencatatan pengadaan barang masih sering mengalami kesulitan. Untuk mencari penyedia barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan DKPP pun hanya sebatas penunjukkan langsung. Hal itu mengakibatkan DKPP dapat mengalami kerugian
179
untuk pengeluaran dana karena bisa saja penyedia yang ditunjuk langsung ternyata memberikan penawaran harga yang masih cukup tinggi tetapi dengan kualitas barang/jasa yang ditawarkan dengan kualitas yang kurang baik. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas monitoring dan evaluasi, yaitu dalam pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi serta pembuatan laporannya. Subbagian Monitoring dan Evaluasi masih melakukan tugas memantau dan mengevaluasi kinerja aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement di DKPP dengan proses manual, yaitu melakukan penilaian yang masih dicatat dalam form kertas. Jika form-form tersebut jumlahnya banyak karena hal-hal yang harus dievaluasi juga banyak, maka proses pengumpulan form membutuhkan waktu lama. Hal itu juga mengakibatkan pembuatan laporan monitoring dan evaluasi akan menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama juga. Sedangkan, bagianbagian yang terkait dengan aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement di DKPP membutuhkan laporan tersebut dengan segera agar mereka dapat segera memperbaiki kinerjanya. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas publikasi dan sosialisasi, yaitu dalam pengelolaan konten website DKPP dan penerimaan data yang akan dipublikasikan. Website DKPP belum memiliki manajemen konten web, sehingga informasi yang sudah out of date di website masih ada yang terpublikasi dan belum diganti dengan informasi yang update. Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi masih menerima data yang akan dipublikasikan dalam bentuk kertas (bersifat manual), sehingga staf tersebut harus menginput ulang data-data tersebut untuk dimasukkan ke dalam website. Hal ini sangat memakan waktu, apalagi jika
180
data yang diberikan masih harus mendapatkan banyak perbaikan sebelum diinput ke dalam website.
4.2.3
Solusi Aktivitas Pada pembahasan sebelumnya telah dianalisis permasalahan yang terjadi
pada setiap aktivitas di DKPP. Pada bagian ini akan dianalisis solusi aktivitas untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Solusi yang diberikan pada bagian ini ditinjau dari sudut pandang proses kerja. Sasaran perbaikannya terfokus hanya pada alur kerja agar menjadi lebih baik. Solusi aktivitas yang sudah dianalisis dapat dilihat dalam tabel 4.4. Tabel 4.4 Solusi Aktivitas No. 1.
Permasalahan
2.
Penyampaian pengaduan Kearsipan dan persuratan di bagian Pengaduan Keamanan data pengaduan Pengelolaan data pengaduan Publikasi informasi sidang Pelayanan persidangan Pengelolaan data persidangan
Solusi Aktivitas Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan pengaduan yang terintegrasi dengan Bagian Persidangan, Persuratan, dan Kearsipan. Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan persidangan yang terintegrasi dengan Bagian Pengaduan, Persuratan, dan Kearsipan.
3.
Efektivitas penyampaian informasi Efisiensi kerja
Penyediaan
fasilitas
untuk
sistem
persuratan yang bersifat paperless agar penyampaian informasi menjadi cepat dan pekerjaan tidak akan terhambat oleh penyampaian informasi lambat.
yang
181
4.
Pengelolaan kearsipan
Penyediaan fasilitas pengarsipan secara digital untuk mengurangi tumpukan kertas dan mempermudah dalam proses pencarian data.
5.
Pengelolaan data pegawai Penggajian pegawai
Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan data pegawai dan penggajian yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan.
6.
Pencatatan keuangan
Penyediaan fasilitas untuk pencataan keuangan yang terintegrasi dengan Bagian
Kepegawaian,
Inventaris,
Procurement, dan Kearsipan. 7.
Pendataan inventaris barang
Penyediaan fasilitas untuk pendataan inventaris barang yang terintegrasi dengan
Bagian
Keuangan
dan
Kearsipan. 8.
9.
10.
Pengadaan ATK Pengadaan Infrastruktur TIK Pengadaan Sarana dan Prasarana
Penyediaan fasilitas untuk pengadaan
Pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi Pembuatan laporan
Penyediaan fasilitas untuk monitoring
ATK, infrastruktur TIK, dan saranaprasaranan yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Kearsipan.
dan
evaluasi
agar
mempermudah
pembuatan laporan.
fasilitas untuk Pengelolaan konten website Penyediaan Penerimaan data untuk memudahkan pengelolaan konten dipublikasikan website dan penerimaan data untuk dipublikasikan.
182
4.2.4 Solusi Sistem Informasi Setelah solusi aktivitas dibuat, maka tahap selanjutnya adalah membuat solusi sistem informasi agar permasalahan-permasalahan yang ada juga dapat ditangani dengan bantuan sistem. Solusi sistem informasi ditinjau berdasarkan pada sudut pandang sistem. Solusi sistem informasi hanya fokus pada pengembangan aplikasi untuk mendukung proses kerja dan aktivitas di DKPP. Tabel 4.5 menyajikan solusi sistem informasi dari setiap permasalahan yang ada dalam setiap bagian di DKPP. Tabel 4.5 Solusi Sistem Informasi No. 1.
Permasalahan
2.
Solusi Sistem Informasi
Penyampaian pengaduan Kearsipan dan persuratan di bagian Pengaduan Keamanan data pengaduan Pengelolaan data pengaduan
Pembuatan aplikasi e-Pengaduan untuk
Publikasi informasi sidang Pelayanan persidangan Pengelolaan data persidangan
Pembuatan
pengelolaan
pengaduan
terintegrasi
dengan
Persidangan,
Persuratan,
yang Bagian dan
Kearsipan. aplikasi
e-Persidangan
untuk pengelolaan persidangan yang terintegrasi dengan Bagian Pengaduan, Persuratan, dan Kearsipan.
3.
Efektivitas penyampaian informasi Efisiensi kerja
Pembuatan aplikasi e-Persuratan untuk mempercepat penyampaian informasi dan mengurangi biaya kertas untuk pembuatan
surat
yang terintegrasi
dengan
Bagian
Pengaduan,
Persidangan, dan Kearsipan. 4.
Pengelolaan kearsipan
Pembuatan aplikasi e-Kearsipan untuk mengarsipkan dokumen secara digital
183
dan untuk mempermudah pencarian data yang terintegrasi dengan Bagian Pengaduan, Persidangan, Persuratan, Kepegawaian, Keuangan, Inventaris, Procurement, Monitoring dan evaluasi. 5.
Pengelolaan data pegawai Penggajian pegawai
Pembuatan aplikasi
e-Kepegawaian
untuk pengelolaan data pegawai dan penggajian yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Kearsipan.
6.
Pencatatan keuangan
Pembuatan aplikasi e-Keuangan untuk pencataan keuangan yang terintegrasi dengan
Bagian
Kepegawaian,
Inventaris, Procurement, Kearsipan, Monitoring dan evaluasi. 7.
Pendataan inventaris barang
Pembuatan aplikasi e-Inventaris untuk pendataan
inventaris
barang
yang
terintegrasi dengan Bagian Keuangan, Kearsipan, Monitoring dan evaluasi. 8.
Pengadaan ATK Pengadaan Infrastruktur TIK Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pembuatan
aplikasi
e-Procurement
untuk pengadaan ATK, infrastruktur TIK,
dan
sarana-prasaranan
yang
terintegrasi dengan Bagian Keuangan, Kearsipan, Monitoring dan evaluasi.
9.
Pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi Pembuatan laporan
Pembuatan aplikasi e-Monev untuk mempermudah penghimpunan hasil monitoring
dan
mempermudah
dalam
laporan,
terintegrasi
serta
evaluasi, pembuatan dengan
Bagian Inventaris, Keuangan, dan Procurement.
184
10.
Pengelolaan konten website Pembuatan aplikasi e-Publikasi untuk Penerimaan data untuk memudahkan pengelolaan konten dipublikasikan website agar selalu update dan untuk memudahkan penerimaan data untuk dipublikasikan. Jadi, tidak perlu ada input ulang data untuk publikasi informasi di website.
4.2.5 Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK Pada saat ini, DKPP memiliki inventaris sarana dan prasarana pendukung TIK yang terdapat dalam tabel 4.6 sebagai berikut. Tabel 4.6 Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK No.
Barang
Fungsi
Jumlah
1.
Komputer PC
Operasional
9
2.
Komputer (multimedia)
Operasional
2
3.
Laptop
Operasional
10
4.
Printer (BW)
Operasional
8
5.
Mobile modem
Operasional
1
185
4.3 Phase A : Architecture Vision 4.3.1. Profil Organisasi 1. Sejarah Organisasi Dalam rangka mewujudkan visi pembangunan bangsa melalui peningkatan kualitas demokrasi maka diperlukan institusi-institusi negara untuk mengawal proses penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pemilu Kada di seluruh Indonesia. Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilihan Umum Republik Indonesia atau disingkat DKPP RI merupakan lembaga yang dibentuk dalam praktek demokrasi modern di Indonesia. DKPP merupakan produk wacana perbaikan kualitas demokrasi khususnya penyelenggaraan Pemilu. Pemilu seakan-akan menjadi beban sejarah politik tersendiri bagi perubahan, bahkan begitu berharganya Pemilu dibutuhkan lembaga khusus yang permanen melakukan penegakan kode etik guna menghasilkan Pemilu yang tidak saja LUBER JURDIL (Langsung, Umum, Bebas, dan Rahasia, serta Jujur dan Adil), tapi mewujudkan proses dan hasil pemimpin yang betul-betul bermartabat. Keberadaan DKPP bukanlah hal baru karena sebelumnya sudah ada yang namanya Dewan Kehormatan Komisi Pemilihan Umum (DK KPU) sejak 2008. DK KPU adalah institusi ethic difungsikan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu untuk menyelesaikan persoalan
pelanggaran
kode
etik
bagi
penyelenggara.
Namun,
wewenangnya tidak begitu kuat, lembaga ini hanya difungsikan memanggil,
186
memeriksa, dan menyidangkan hingga memberikan rekomendasi pada KPU dan bersifat ad hock. DK KPU 2008-2011 dari sisi kompetensi keanggotaan cukup baik tetapi dari aspek struktural kurang balances karena didominasi oleh penyelenggara Pemilu. DK KPU beberapa kali dipimpin oleh Prof. Dr. Jimly Asshiddiqie, SH., dan prestasinya pun tidak mengecewakan publik termasuk pemerintah dan DPR memberikan apresiasi yang positif. Terobosan
memberhentikan
beberapa
anggota
KPUD
Provinsi/Kabupaten/Kota termasuk salah satu mantan anggota KPU 2010 memberi harapan baru bagi publik pada perubahan. Dari prestasi yang baik dan dengan menampilkan performa kelembagaan DK KPU yang produktif di mata publik inilah yang kemudian menjadi titik tolak lahirnya institusi DKPP. Pemerintah, DPR, lembaga yudikatif dan lembaga-lembaga pemantau Pemilu sontak mendorong misi mulia ini dengan meningkatkan kapasitas wewenang dan memastikan institusi ini jadi tetap dan tidak hanya menangani kode etik pada KPU tapi juga Bawaslu di tiap tingkatan lewat produk hukum Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2011 Tentang Penyelenggara Pemilu. DKPP secara resmi lahir pada tanggal 12 Juni 2012 dengan komposisi keanggotaan yang cukup membanggakan. Lima anggota DKPP periode 2012-2017 ini terdiri dari tiga perwakilan unsur DPR yakni Prof. Dr. Jimly Asshiddiqie, SH., Nur Hidayat Sardini, S.Sos., M.Si., dan Saut Hamonangan Sirait, M.Th., sedangkan unsur pemerintah Prof. Abdul Bari
187
Azed dan Dr. Valina Singka Subekti, serta dari unsur penyelenggara KPU dan Bawaslu, Ida Budhiati, SH., MH., dan Ir. Nelson Simanjuntak. Track record kelimanya tidak diragukan, Prof. Dr. Jimly Asshiddiqie, SH., misalnya, sejak 2008-2011 jadi ketua DK KPU, Nur Hidayat Sardini pernah jadi ketua Panwas Provinsi terbaik di Indonesia, dan pernah pula jadi ketua Bawaslu, sedangkan Saut Hamonangan Sirait pernah jadi anggota Panwas Provinsi Jateng dan sempat jadi anggota KPU Pusat, sementara Dr. Valina Singka Subekti merupakan mantan anggota KPU 2004, dan Prof. Abdul Bari Azed beberapa kali jadi Dirjen Kemenkumham RI, dan Ida Budhiati mantan anggota KPUD Provinsi Jateng serta Nelson Simanjuntak sebelumnya aktif sebagai tenaga asistensi di Bawaslu. Sejak dibentuk, DKPP langsung aktif bergerak cepat, kreatif, profesional, dan produktif, namun tetap dalam bingkai amanat UU. Kelimanya menyadari betul betapa jalan terjal yang harus dilalui mereka dalam rangka menegakkan harkat dan martabat politik bangsa khususnya melalui penyelenggaraan Pemilu. Mereka juga berkomitmen terus meningkatkan kapasitas penyelenggara Pemilu dari dimensi SDM dan infrastruktur guna terwujudnya kualitas bangsa dalam berdemokrasi dengan tujuan menghasilkan pemimpin bangsa yang amanah.
2. Tujuan Organisasi Beberapa tujuan dari DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) adalah sebagai berikut :
188
1. Menegakkan dan menjaga kemandirian, integritas, dan kredibilitas penyelenggara Pemilu. 2. Mengawal proses penyelenggaraan Pemilu dan Pemilu Kada di seluruh Indonesia. 3. Meningkatkan kapasitas penyelenggara Pemilu dari dimensi SDM (Sumber Daya Manusia).
3. Tugas Organisasi Untuk mencapai tujuan, DKPP memiliki kewajiban yang harus dikerjakan. Kewajiban tersebut dirangkum dalam tugas-tugas. Beberapa tugas dari DKPP, yaitu :
1. Menerima pengaduan atau laporan dugaan pelanggaran kode etik oleh Penyelenggara Pemilu. 2. Melakukan penyelidikan, verifikasi, dan pemeriksaan pengaduan atau laporan dugaan pelanggaran kode etik oleh Penyelenggara Pemilu. 3. Menetapkan Putusan hasil pemeriksaan pengaduan atau laporan dugaan pelanggaran kode etik oleh Penyelenggara Pemilu. 4. Menyampaikan Putusan kepada pihak terkait untuk ditindaklanjuti.
4. Wewenang Organisasi
189
Wewenang merupakan hak resmi untuk bertindak dalam melaksanakan suatu tugas. Dalam menunjang pelaksanaan tugasnya, DKPP memiliki beberapa wewenang sebagai berikut : 1. Memanggil penyelenggara Pemilu yang diduga melakukan pelanggaran kode etik untuk memberikan penjelasan dan pembelaan. 2. Memanggil pelapor, saksi, dan/atau pihak lain yang terkait untuk dimintai keterangan termasuk dokumen atau bukti lain. 3. Memberikan sanksi kepada penyelenggara Pemilu yang terbukti melanggar kode etik.
4.3.2. Pendefinisian Visi dan Misi Pada saat ini, DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) belum memiliki visi dan misi. Berdasarkan pada sejarah, tujuan, tugas dan wewenang DKPP yang telah dipaparkan sebelumnya maka penulis mendefinisikan visi dan misi untuk DKPP. Visi DKPP : “Menciptakan penyelenggara Pemilu yang berintegritas tinggi dan menghormati hak-hak sipil dan politik dari setiap warga negara.”
Misi DKPP :
190
1. Mengawasi kinerja KPU (Komisi Pemilihan Umum) dan Bawaslu (Badan Pengawas Pemilu) dengan jajaran di bawahnya. 2. Menegakkan kode etik penyelenggara Pemilu berdasarkan Peraturan Kode Etik dan Pedoman Beracara.
4.3.3.
Struktur Organisasi dan Tupoksi (Tugas Pokok dan Fungsi) DKPP memiliki tiga bagian dan sembilan subbagian dalam struktur
organisasinya. Berikut ini adalah struktur organisasi DKPP beserta tupoksi (tugas pokok dan fungsi) :
Gambar 4.23 Struktur Organisasi DKPP
191
Berdasarkan struktur organisasi Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP), berikut ini merupakan uraian tugas dan fungsi pada setiap bagian dan subbagian yang ada di DKPP : 1. Sekretariat Jenderal Bawaslu RI Sekretariat Jenderal Bawaslu RI bertugas memberikan dukungan administratif dan teknis operasional kepada Bawaslu. Sekretariat Jenderal Bawaslu RI menyelenggarakan fungsi :
Koordinasi dan pembinaan terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu, Sekretariat Bawaslu Provinsi, Sekretariat Panwaslu Kabupaten/Kota, dan Sekretariat Panwaslu Kecamatan.
Pemberian dukungan administratif kepada Bawaslu.
Pembinaan dan pelaksanaan perencanaan dan pengawasan internal, administrasi
kepegawaian,
ketatausahaan,
perlengkapan
dan
kerumahtanggaan, serta pengelolaan keuangan di lingkungan Sekretariat Jenderal Bawaslu.
2. Biro Administrasi DKPP Biro Administrasi DKPP bertugas melaksanakan urusan administrasi perkara pelanggaran kode etik penyelenggara Pemilu. Biro Administrasi DKPP menyelenggarakan fungsi :
192
Pelaksanaan
urusan
administrasi
umum,
koordinasi
penyusunan
perencanaan program dan anggaran, ketatausahaan, keprotokolan, publikasi dan sosialisasi, serta monitoring dan evaluasi di lingkungan DKPP.
Pelaksanaan urusan administrasi pengaduan pelanggaran kode etik.
Pelaksanaan urusan administrasi persidangan pelanggaran kode etik.
3. Bagian Administrasi Umum Bagian Administrasi Umum bertugas melaksanakan urusan administrasi umum, koordinasi penyusunan perencanaan program dan anggaran, ketatausahaan, keprotokolan, publikasi dan sosialisasi, serta monitoring dan evaluasi di lingkungan DKPP. Bagian Administrasi Umum menyelenggarakan fungsi :
Pelaksanaan urusan tata usaha Biro dan rumah tangga pimpinan DKPP.
Pelaksanaan keprotokolan pimpinan DKPP.
Penyusunan dokumentasi, publikasi dan penerbitan kegiatan penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
Pelaksanaan sosialisasi penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
Penyiapan administrasi dan publikasi putusan DKPP.
Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan pelaksanaan penegakkan kode etik Penyeleggara Pemilu.
193
Bagian Administrasi Umum memiliki tiga subbagian dengan tugas dan fungsi sebagai berikut: a. Subbagian Tata Usaha dan Protokol Subbagian Tata Usaha dan Protokol bertugas melakukan urusan tata usaha Biro dan rumah tangga pimpinan dan keprotokolan pimpinan DKPP. Subbagian Tata Usaha dan Protokol menyelenggarakan fungsi :
Melakukan koordinasi dalam mengagendakan surat masuk dari unitunit di lingkungan Bawaslu dan dari lembaga lainnya dalam rangka tertib administrasi.
Melakukan koordinasi dalam pendistribusian surat sesuai disposisi Kepala Biro Administrasi DKPP dan segera melakukan penyampaian kembali surat yang telah selesai diproses ke unit/instansi yang dituju dalam rangka pemantauan posisi surat agar dapat dengan cepat diterima oleh unit terkait.
Melakukan koordinasi dalam mengagendakan konsep nota dinas dan atau konsep surat/keputusan beserta verbal dan berkas pendukung yang disampaikan oleh bagian-bagian guna penataan dan kerapihan proses penyelesaian surat.
Meneliti dan memeriksa usul permintaan alat tulis kantor dan keperluan rumah tangga lainnya dalam rangka kelancaran tugas.
Melakukan koordinasi dalam penggunaan dan perawatan kendaraan dinas untuk kepentingan kedinasan demi kelancaran tugas.
194
b. Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Subbagian Publiksi dan Sosialisasi Kode Etik bertugas melakukan penyiapan bahan penyusunan dokumentasi, publikasi dan penerbitan kegiatan penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu, sosialisasi penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu, administrasi dan publikasi putusan DKPP. Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik menyelenggarakan fungsi :
Melakukan dokumentasi kegiatan-kegiatan penegkkan kode etik penyelenggara Pemilu.
Membangun kerjasama dengan media massa, media elektronik dan pers terkait penegakkan kode etik penyelenggara Pemilu.
Melakukan publikasi dan penerbitan kegiatan penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
Melakukan sosialisasi penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
Melakukan administrasi dan publikasi putusan DKPP.
c. Subbagian Monitoring dan Evaluasi Subbagian Monitoring dan Evaluasi bertugas melakukan pemantauan dan penyiapan bahan evaluasi, serta penyusunan laporan pelaksanaan penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu. Subbagian Monitoring dan Evaluasi menyelenggarakan fungsi :
Melakukan pemantauan dan penyiapan bahan evaluasi penegkkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
195
Menyusun laporan pelaksanaan penegakkan kode etik Penyelenggara Pemilu.
4. Bagian Administrasi Pengaduan Bagian Administrasi Pengaduan bertugas melaksanakan urusan administrasi pengaduan pelanggaran kode
etik. Bagian Administrasi
Pengaduan
menyelenggarakan fungsi :
Pelaksanaan penerimaan dan registrasi pengaduan/laporan.
Pelaksanan analisis dan verifikasi pengaduan/laporan.
Pelaksanaan pemberkasan perkara
Koordinasi penerimaan pengaduan yang disampaikan oleh Bawaslu Provinsi.
Pelaksanaan pemeriksaan pengaduan pelanggaran kode etik di Bawaslu Provinsi.
Penyiapan pembentukan Panel Majelis Kode Etik.
Bagian Administrasi Pengaduan memiliki tiga subbagian dengan tugas dan fungsi sebagai berikut: a. Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan bertugas melakukan penerimaan
dan
pengadministrasian pengaduan/laporan,
registrasi
pengaduan/laporan, pencatatan agenda pengaduan/laporan, pelaksanaan
196
pemberkasan perkara, dan menyiapkan panel majelis kode etik. Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengduan menyelenggarakan fungsi :
Melakukan penerimaan dan pengadministrasian pengaduan/laporan, registrasi pengaduan/laporan, pencatatan agenda pengaduan/laporan.
Melakukan pemberkasan perkara.
Menyiapkan panel majelis.
b. Subbagian Analisis dan Verifikasi Wilayah I Subbagian Analisis dan Verifikasi Wilayah I bertugas melakukan penyiapan bahan analisis terhadap pengaduan/laporan, menyusun resume pengaduan/laporan, dan membuat rekomendasi atas kelengkapan persyaratan formil dan materiil pengaduan, serta melaksanakan pemeriksaan pengaduan/laporan pelanggaran kode etik di wilayah Provinsi Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Sumatera Selatan, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kepulauan Bangka Belitung, Kepulauan Riau, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, DI Yogyakarta, Jawa Timur, Banten, dan Bali. Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah I menyelenggarakan fungsi :
Menyiapkan bahan analisis terhadap pengaduan/laporan.
Menyusun resume pengaduan/laporan.
Membuat rekomendasi atas kelengkapan persyaratan formil dan materiil pengaduan.
197
Melaksanakan pemeriksaan pengaduan/laporan pelanggaran kode etik.
c. Subbagian Analisis dan Verifikasi Wilayah II Subbagian Analisis dan Verifikasi Wilayah II bertugas melakukan penyiapan bahan analisis terhadap pengaduan/laporan, menyusun resume pengaduan/laporan, dan membuat rekomendasi atas kelengkapan persyaratan formil dan materiil pengaduan, serta melaksanakan pemeriksaan pengaduan/laporan pelanggaran kode etik di wilayah Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur, Kalimantan Utara, Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Barat, Gorontalo, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Maluku, Maluku Utara, Papua, dan Papua Barat. Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah II menyelenggarakan fungsi :
Menyiapkan bahan analisis terhadap pengaduan/laporan.
Menyusun resume pengaduan/laporan.
Membuat rekomendasi atas kelengkapan persyaratan formil dan materiil pengaduan.
Melaksanakan pemeriksn pengaduan/laporan pelanggaran kode etik.
198
5. Bagian Administrasi Persidangan Bagian Administrasi Persidangan bertugas melaksanakan urusan administrasi persidangan pelanggaran kode etik. Bagian Administrasi Persidangan menyelenggarakan fungsi :
Penyiapan administrasi dan ketatausahaan pemangilan, serta pelaksanaan pemanggilan pengadu dan teradu.
Penyiapan dan penyedian sarana prasarana persidangan.
Koordinasi pengamanan persidangan.
Penyiapan teknis dan administratif rapat panel Majelis Kode Etik dan Rapat Pleno DKPP.
Penyusunan risalah, dokmen perkara, dan berita acara persidangan.
Bagian Administrasi Persidangan memiliki tiga subbagian dengan tugas dan fungsi sebagai berikut : a. Subbagian Pemanggilan Subbagian Pemanggilan bertugas melakukan penyiapan bahan dan pelaksanaan administrasi pemanggilan para pihak dan mengoordinasikan kehadirannya. Subbagian Pemanggilan menyelenggarakan fungsi :
Menyiapkan bahan dan pelaksanaan administrasi pemanggilan para pihak.
Mengoordinasikan kehadiran para pihak.
b. Subbagian Persidangan
199
Subbagian Persidangan bertugas melakukan penyiapan sarana prasarana persidangan, penyusunan jadwal persidangan, pelaksanaan persidangan, koordinasi pengamanan persidangan, dan penyiapan pelaksanaan rapat Panel Majelis Kode Etik dan rapat pleno DKPP. Subbagian Persidangan menyelenggarakan fungsi :
Menyiapkan sarana prasarana persidangan.
Menyusun jadwal persidangan.
Melaksanakan persidangan.
Melaksanakan koordinasi pengamanan persidangan.
Menyiapkan pelaksanaan rapat Panel Majelis Kode Etik dan rapat pleno DKPP.
c. Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara bertugas melakukan penyiapan bahan teknis perekaman sidang, mentranskrip hasil perekaman sidang, pengeditan naskah risalah sidang, menyusun ringkasan risalah sidang, minutasi putusan kode etik Pemilu dan pelaksanaan penyusunan dokumen perkara etik Pemilu. Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara menyelenggarakan fungsi :
Penyiapan bahan teknis perekaman sidang.
Mentranskrip hasil perekaman sidang.
Pengeditan naskah risalah sidang dan menyusun ringkasan risalah sidang.
200
4.3.4
Minutasi putusan kode etik Pemilu.
Pelaksanaan penyusunan dokumen perkara etik Pemilu.
Analisis Value Chain Analisis value chain bertujuan untuk memetakan dan mengelompokkan
seluruh aktivitas yang ada di dalam DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu). Pengelompokkan aktivitas dalam analisis value chain terbagi menjadi dua kelompok, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 4.24 Analisis Value Chain DKPP
4.3.4.1. Aktivitas Utama
201
Aktivitas di DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) yang termasuk ke dalam aktivitas utama dalam analisis value chain, yaitu pengaduan, persidangan, persuratan perkara, dan kearsipan. Berikut ini adalah penjelasan dari setiap aktivitas utama : 1. Pengaduan Masyarakat
(pengadu)
dapat
membuat
suatu
pengaduan
terhadap
penyelenggara Pemilu apabila mereka diduga melanggar Kode Etik Penyelenggara Pemilu. Bagian Administrasi Pengaduan di DKPP akan menerima pengaduan tersebut untuk ditindaklanjuti apabila persyaratan pengaduan telah dipenuhi oleh setiap pengadu. Setiap berkas pengaduan yang masuk akan mengalami dua verifikasi, yaitu verifikasi formil (administrasi) dan verifikasi materiil (kelayakan materi pengaduan). 2. Persidangan Aktivitas persidangan merupakan tindak lanjut dari pengaduan yang diterima oleh DKPP. Aktivitas ini dilakukan oleh Bagian Administrasi Persidangan. Jika berkas pengaduan sudah memenuhi semua persyaratan administrasi dan materiil maka pengaduan akan dilanjutkan ke dalam persidangan. Pengadu dan Teradu akan dipertemukan dalam sidang untuk memberikan bukti-bukti atau penjelasan yang berkaitan dengan pelanggaran kode etik yang telah dilaporkan. Panel Majelis Sidang DKPP akan memberikan keputusan hukuman apa yang akan diterima oleh Teradu jika dia memang terbukti bersalah telah melanggar Kode Etik Penyelenggara Pemilu. 3. Persuratan Perkara
202
Persuratan perkara merupakan aktivitas surat-menyurat yang mengalirkan informasi hanya untuk menunjang aktivitas pengaduan dan persidangan. Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha dan Protokol. Biasanya persuratan perkara hanya membuat surat pemberitahuan untuk Pengadu dan Teradu terkait dengan pemanggilan sidang, perihal kekurangan persyaratan dari berkas pengaduan, atau perihal status pengaduan yang layak untuk dilanjutkan ke dalam sidang atau tidak. Selain membuat surat pemberitahuan, persuratan perkara juga membuat disposisi berkas-berkas yang berkaitan dengan pengaduan dan persidangan kepada setiap bagian di DKPP atau kepada pimpinan DKPP. 4. Kearsipan Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Monitoring dan Evaluasi dengan mengarsipkan berkas-berkas penting dari setiap bagian dan subbagian di DKPP. Berkas-berkas utama yang biasanya diarsipkan, yaitu berkas pengaduan yang masuk ke DKPP, hasil putusan sidang, maklumat sidang, data-data pegawai DKPP, dan laporan keuangan. Jika semua berkas tersebut sudah diarsipkan oleh staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi maka berkas tersebut akan diserahkan ke Subbagian Persuratan dan Arsip Bawaslu. Dab pada akhirnya, berkas-berkas tersebut akan diserahkan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
203
4.3.4.2. Aktivitas Pendukung Aktivitas di DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu) yang termasuk ke dalam aktivitas pendukung dalam analisis value chain, yaitu kepegawaian, keuangan, persuratan umum, publikasi dan sosialisasi, monitoring dan evaluasi, inventaris, procurement (pengadaan). Berikut ini adalah penjelasan dari setiap aktivitas pendukung : 1. Kepegawaian Aktivitas kepegawaian meliputi persiapan untuk rekrutmen pegawai baru, proses rekrutmen pegawai, pengangkatan pegawai, pengelolaan data pegawai, sampai penggajian pegawai. DKPP sendiri belum memiliki bagian khusus yang menangani kepegawaian. Jadi, untuk aktivitas kepegawaian di DKPP masih ditangani oleh Subbagian Sumber Daya Manusia Bawaslu. 2. Keuangan Aktivitas keuangan meliputi penyusunan rencanna dan program anggaran, pengelolaan keuangan, dan pembuatan laporan keuangan. DKPP belum memiliki bagian khusus yang menangani keuangan. Tetapi, ada staf khusus yang ditunjuk untuk mengelola keuangan di DKPP. Keuangan DKPP masih dibawah pertanggungjawaban dari Bagian Keuangan Bawaslu. 3. Persuratan Umum Tidak seperti persuratan perkara yang telah dijelaskan sebelumnya, persuratan umum merupakan aktivitas surat-menyurat antar instansi atau antar bagian dan subbagian untuk menunjang kinerja para pegawai di DKPP. Persuratan umum
204
biasanya berisi surat-surat yang hanya sekedar memberikan informasi bagi para pegawai. Aktivitas ini juga dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha dan Protokol. 4. Publikasi dan Sosialisasi Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Publikasi dan Sosialisasi. Aktivitas publikasi
dan sosialisasi
meliputi
pendokumentasian kegiatan yang
dilaksanakan di DKPP, melakukan kerja sama dengan media dan pers, melakukan sosialisasi penegakkan kode etik, dan melakukan publikasi putusan sidang DKPP. Biasanya, publikasi dan sosialisasi akan dilakukan melalui website DKPP dan melalui media cetak atau elektronik. 5. Monitoring dan Evaluasi Aktivitas ini meliputi kegiatan memantau proses kerja dari aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement (pengadaan), menyiapkan bahan evaluasi, pelaksanaan evaluasi terhadap ketiga proses kerja tersebut, dan membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi. Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Monitoring dan Evaluasi. 6. Inventaris Aktivitas ini meliputi pencatatan dan pengelolaan barang milik negara, pengamanan sarana dan prasarana yang digunakan oleh DKPP. Pengelolaan dan pencatatan barang milik negara dilakukan oleh Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu. Tetapi, menjaga dan memelihara sarana dan prasarana dilakukan oleh seluruh pegawai DKPP yang sudah menggunakan sarana-prasarana tersebut.
205
7. Procurement (Pengadaan) Aktivitas ini meliputi pengadaan permintaan ATK dan kebutuhan rumah tangga di DKPP. Aktivitas pengadaan di DKPP dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha dan Protokol yang akan mengurus seluruh perlengkapan yang dibutuhkan oleh DKPP. Tetapi, Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan memberikan pertanggungjawaban terkait dengan pengadaan kepada Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu.
4.3.5
Struktur Organisasi Usulan Berdasarkan analisis value chain yang telah dibuat pada subbab
sebelumnya, maka terdapat beberapa aktivitas pendukung, seperti kepegawaian, keuangan, dan inventaris. Tetapi, jika melihat struktur organisasi saat ini, DKPP belum memiliki bagian atau subbagian tersendiri untuk fokus menangani aktivitas kepegawaian, keuangan, dan inventaris. Ketiga aktivitas pendukung tersebut semuanya ditangani oleh subbagian Tata Usaha dan Protokol. Selain itu, belum ada bagian yang khusus melakukan pengembangan dan perawatan untuk SI/TI di DKPP. Sedangkan, jika akan mengimplementasikan arsitektur-arsitektur yang akan dibuat dalam perencanaan strategis SI/TI maka peran bagian TI sangat dibutuhkan dalam proses tersebut. Oleh karena itu, maka terdapat penambahan bagian dan subbagian untuk struktur organisasi usulan, yaitu menambahkan 2 bagian baru, yaitu bagian keuangan dan bagian IT. Serta, menambahkan 2 subbagian baru pada bagian Administrasi
206
Umum, yaitu subbagian Kepegawaian dan subbagian inventaris. Berikut ini adalah gambar untuk struktur organisasi yang diusulkan. DEWAN KEHORMATAN PENYELENGGARA PEMILU RI
BADAN PENGAWAS PEMILU RI
SEKRETARIAT JENDERAL BAWASLU RI / EX OFFICIO DKPP RI
Tenaga Ahli BIRO ADMINISTRASI DKPP
BAGIAN IT
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN ADMINISTRASI UMUM
BAGIAN ADMINISTRASI PENGADUAN
BAGIAN ADMINISTRASI PERSIDANGAN
Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kepala Bagian
SUBBAGIAN APLIKASI IT
SUBBAGIAN ANGGARAN & PEMBAYARAN
SUBBAGIAN TATA USAHA & PROTOKOL
Kasubbag
Kasubbag
Kasubbag
SUBBAGIAN PENERIMAAN & REGISTRASI PENGADUAN
SUBBAGIAN PEMANGGILAN Kasubbag
Kasubbag Programmer
Staf
Staf
Staf Staf
System Analyst
SUBBAGIAN INFRASTRUKTUR & JARINGAN Kasubbag
SUBBAGIAN PEMBUKUAN & VERIFIKASI Kasubbag
Staf
SUBBAGIAN PUBLIKASI & SOSIALISASI KODE ETIK
SUBBAGIAN ANALISIS & VERIFIKASI WIL. 1
Kasubbag
Kasubbag
Staf
Staf
SUBBAGIAN MONITORING & EVALUASI
SUBBAGIAN ANALISIS & VERIFIKASI WIL. 2
Kasubbag
Kasubbag
Staf
Staf
Kasubbag
Staf
Spesialis Jaringan
Spesialis Hardware Spesialis Keamanan Sistem System Administrator
SUBBAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM & EVALUASI
SUBBAGIAN PERSIDANGAN
SUBBAGIAN RISALAH & DOKUMEN PERKARA Kasubbag
Kasubbag
Staf
SUBBAGIAN OPERASIONAL IT
SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
Kasubbag
Kasubbag
Staf IT
Staf
Help Desk SUBBAGIAN INVENTARIS Kasubbag
Staf
Gambar 4.25 Struktur Organisasi Usulan
Staf
207
Tugas masing-masing dari bagian dan subbagian baru yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Bagian IT Bertanggung jawab untuk melakukan pengembangan, pengimplementasian, dan perawatan sumber daya TIK di DKPP. Tugas dari masing-masing subbagian di bagian IT, yaitu : a. Subbagian Aplikasi IT Bertugas untuk membuat pemodelan dan perencanaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan DKPP, serta mengembangkan pemodelan tersebut dengan melakukan programming untuk pembuatan aplikasi. b. Subbagian Infrastruktur dan Jaringan Bertugas untuk memelihara infrastruktur jaringan komputer, menjaga keamanan sistem dari ancaman virus atau ancaman lainnya, dan mengelola jalannya sistem dengan mengatur konfigurasi perangkat keras dengan perangkat lunak agar sistem dapat berjalan dengan baik. c. Subbagian Operasional IT Bertugas untuk membantu end user apabila mendapatkan suatu masalah dalam menjalankan sistem pendukung untuk aktivitas di DKPP, serta memberi pelatihan kepada end user setiap ada pengembangan sistem. 2. Bagian Keuangan Bertanggung jawab untuk memberikan bimbingan teknis untuk pengelolaan keuangan, pembukuan keuangan, pelaporan keuangan, dan pelaksanaan urusan perbendaharaan keuangan.
208
a. Subbagian Anggaran dan Pembayaran Bertugas
pada
operasional
keuangan,
yaitu
untuk
melakukan
perbendaharaan, seperti pembayaran gaji pegawai dan pembayaran kebutuhan DKPP. b. Subbagian Pembukuan dan Verifikasi Bertugas untuk melakukan pencatatatan akuntansi bagi setiap transaksi pembayaran yang dilakukan oleh Subbagian Anggaran dan Pembayaran, serta membuat laporan keuangan berdasarkan pencatatan akuntansi yang sudah dibuat. c. Subbagian Penyusunan Program dan Evaluasi Bertugas untuk membuat daftar program-program kerja dengan masingmasing kebutuhan anggarannya, serta bertugas untuk melakukan evaluasi laporan keuangan yang sudah dibuat oleh Subbagian Pembukuan dan Verifikasi. 3. Subbagian Kepegawaian Bertugas untuk membuat rencana kebutuhan pegawai, melakukan rekrutmen pegawai, pengangkatan pegawai, serta pembinaan dan pengelolaan administrasi data pegawai. 4. Subbagian Inventaris Bertugas untuk melakukan, pencatatan dan pengelolaan barang milik negara (BMN), serta mengamankan sarana dan prasarana yang ada di DKPP.
209
4.3.6
Pelatihan yang Diusulkan Setelah membuat struktur organisasi usulan, maka diperlukan pelatihan-
pelatihan agar pegawai dapat melakukan tugas-tugasnya dengan baik, terutama pegawai yang ditugaskan pada bagian dan subbagian yang baru diusulkan. Berikut ini adalah daftar pelatihan usulan yang diperlukan oleh pegawai DKPP. Tabel 4.7 Daftar Pelatihan Usulan No. 1.
Jabatan Programmer
Jenis Pelatihan Pelatihan kemampuan
untuk
mengembangkan
programming
dalam
mengembangkan aplikasi. 2.
System Analyst
Pelatihan
untuk
mengembangkan
kemampuan analisis dan perencanaan sistem. 3.
Spesialis Jaringan
Pelatihan
untuk
kemampuan
mengembangkan
dalam
membuat,
dan
memelihara
mengembangkan,
infrastruktur jaringan. 4.
Spesialis Hardware
Pelatihan
untuk
mengembangkan
kemampuan dalam pemilihan hardware yang akan digunakan, serta untuk memelihara dan memperbaiki hardware.
210
5.
Spesialis Keamanan Sistem
Pelatihan
untuk
mengembangkan
kemampuan dalam mengelola keamanan sistem informasi
untuk
melindungi
sistem
ancaman
virus,
dari
penggunaan tanpa izin, penyusupan, dan perusakan informasi. 6.
System Administrator
Pelatihan
untuk
mengembangkan
kemampuan dalam mengoperasikan dan memelihara sistem. 7.
Staf IT
Pelatihan untuk membantu spesialis hardware dan untuk mengembangkan kemampuan dalam memberi pelatihan kepada end user.
8.
Help Desk
Pelatihan
untuk
mengembangkan
kemampuan dalam mengatur pengaduan dari end user mengenai kendala dalam penggunaan sistem.
211
4.3.7
Hubungan Stakeholder dan Aktivitas Organisasi Seluruh aktivitas di DKPP (Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu)
memiliki keterlibatan dengan banyak stakeholder. Stakeholder yang terlibat, yaitu : 1. Pengadu 2. Teradu 3. Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP 4. Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP 5. Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP 6. Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP 7. Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP 8. Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP 9. Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP 10. Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP 11. Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu 12. Subbagian Persuratan dan Arsip Biro Administrasi Bawaslu 13. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu 14. Subbagian Sumber Daya Manusia Biro Administrasi Bawaslu Berikut ini adalah pemetaan hubungan stakeholder dengan aktivitas DKPP, beserta penjelasan keterlibatan stakeholder dalam setiap aktivitas :
Stakeholder
Aktivitas Pendukung 1. Keuangan 2. Inventaris 3. Manajemen SDM 4. Monitoring & Evaluasi 5. Procurement 6. Publikasi & Sosialisasi Subbagian Sumber Daya Manusia Biro Administrasi Bawaslu
Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu
Subbagian Persuratan dan Arsip Biro Administrasi Bawaslu
Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu
Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP
Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengadian Wilayah 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP
Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP
Aktivitas Aktivitas Utama 1. Pengaduan 2. Persidangan 3. Persuratan 4. Kearsipan Teradu
Pengadu
212
Tabel 4.8 Stakeholder Map Matrix
213
Tabel 4.9 Penjelasan Keterlibatan Stakeholder di Setiap Aktivitas No. 1.
Aktivitas Pengaduan
Stakeholder Pengadu Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
2.
Persidangan Pengadu
Teradu
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP 3.
Persuratan
Pengadu
Keterlibatan Memberikan pengaduan/laporan pelanggaran kode etik. Menerima dan mengadministrasi pengaduan/laporan, registrasi pengaduan/laporan, pelaksanaan pemberkasan perkara, menyiapkan panel majelis. Mempersiapkan bahan analisis terhadap pengaduan/laporan, menyusun resume pengaduan/laporan, membuat rekomendasi kelengkapan persyaratan formil dan materiil pengaduan. Menjelaskan fakta dan bukti dari pengaduan yang sudah dibuat saat sidang. Melakukan klarifikasi dari fakta dan bukti yang telah diberikan Pengadu saat sidang. Mempersiapkan bahan dan pelaksanaan administrasi pemanggilan Pengadu dan Teradu dan mengoordinasikan kehadiran mereka. Mempersiapkan sarana dan prasaranan persidangan, penyusunan jadwal sidang, pelaksanaan sidang, menyiapkan pelaksanaan rapat Panel Majelis, rapat pleno DKPP. Menyiapkan bahan teknis perekaman sidang, melakukan transkrip hasil perekaman sidang, pengeditan risalah sidang, membuat ringkasan risalah sidang, penyusunan dokumen perkara etik Pemilu. Menerima surat pemberitahuan BMS atau dismiss.
214
Teradu
Menerima surat pemanggilan sidang.
Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP
Mengagendakan surat masuk, mendistribusikan surat sesuai disposisi, membuat surat untuk kepentingan perkara.
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Meminta pembuatan surat BMS dan dismiss untuk pengadu.
Subbagian Analisis dan Verifikasi Meminta pembuatan surat undangan Pengaduan Wilayah rapat verifikasi materiil. 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
4.
Kearsipan
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP
Meminta pembuatan surat pemanggilan untuk Pengadu dan Teradu. Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi.
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Menerima berkas, melakukan pemberkasan, mengelola berkas menjadi arsip vital dan dinamis, memberikan arsip ke Subbagian Persuratan dan Arsip Bawaslu.
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi.
215
Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP Subbagian Persuratan dan Arsip Biro Administrasi Bawaslu 5.
Keuangan
6.
Inventaris
Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Mengumpulkan berkas-berkas yang akan diarsipkan, menyerahkan berkas ke Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Menerima arsip dari Subbagian Monitoring dan Evaluasi DKPP, membuat arsip statis, memberikan arsip statis ke ANRI. Mengelola anggaran dan perbendaharaan, membayar gaji, melakukan pencatatan akuntansi keuangan. Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu. Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu. Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu.
216
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu.
Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan Wilayah 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu.
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP
Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP
7.
Manajemen SDM
Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu. Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu. Membuat Laporan Barang Pengguna, Mengumpulkan ke Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu. Mengumpulkan Laporan Barang Pengguna, membuat Laporan Pengelola untuk inventaris BMN (Barang Milik Negara).
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
217
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Subbagian Analisis dan Verifikasi Menyusun rencana kebutuhan Pengaduan Wilayah pegawai. 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
8.
9.
Monitoring dan Evaluasi
Procurement
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP
Menyusun rencana kebutuhan pegawai.
Subbagian Sumber Daya Manusia Biro Administrasi Bawaslu
Mempersiapkan bahan rekrutmen pegawai, melakukan rekrutmen pegawai, melakukan pengangkatan pegawai, mengelola administrasi pegawai.
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Memantau penegakkan Kode Etik Penyelenggara Pemilu, melaksanakan evaluaasi penegakkan Kode Etik Penyelenggara Pemilu, menyusun laporan pelaksanaan penegakkan Kode Etik Penyelenggara Pemilu.
Subbagian Tata Usaha dan Protokol Biro Administrasi DKPP Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
218
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Subbagian Analisis dan Verifikasi Membuat rencana kebutuhan Pengaduan Wilayah barang/jasa. 1 dan 2 Biro Administrasi DKPP
10.
Publikasi & Sosialisasi
Subbagian Pemanggilan Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Subbagian Persidangan Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Biro Administrasi DKPP
Membuat rencana kebutuhan barang/jasa.
Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu
Mengumpulkan rencana kebutuhan barang/jasa, melakukan pemilihan Penyedia barang/jasa, membuat kontrak dengan Penyedia barang/jasa yang terpilih, melaksanakan kontrak dengan Penyedia barang/jasa.
Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Biro Administrasi DKPP
Mempublikasikan jadwal sidang dan informasi sidang lainnya, mempublikasikan maklumat sidang, melakukan sosialisasi kode etik penyelenggara Pemilu
219
4.4. Phase B : Business Architecture 4.4.1. Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis di DKPP Karena DKPP merupakan lembaga pemerintahan non-profit maka konteks bisnis disini sebenarnya adalah aktivitas atau kegiatan yang dilakukan di DKPP. Layanan bisnis merupakan top level dalam pemetaan ini. Selanjutnya, setiap layanan bisnis mempunyai beberapa proses bisnis dan sub proses bisnis. Terakhir, setiap proses bisnis akan mempunyai beberapa fungsi bisnis dan sub fungsi bisnis. Sub fungsi bisnis merupakan unit aktivitas terkecil. Jadi, layanan bisnis, proses bisnis, dan fungsi bisnis berbentuk seperti diagram pohon. Karena diagram pohon yang kompleks tidak memungkinkan untuk ditampilkan secara jelas disini, maka pemetaan akan digambarkan dalam bentuk grup agar terlihat lebih jelas dan terperinci. Berikut ini adalah tree diagram untuk pemetaan gabungan layanan bisnis, proses bisnis, dan fungsi bisnis beserta pemetaan dalam bentuk group untuk layanan bisnis, proses bisnis, dan fungsi bisnis yang ada di DKPP.
220
Gambar 4.26 Tree Diagram Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis DKPP
221
1. Layanan Bisnis
Gambar 4.27 Layanan Bisnis di DKPP
2. Proses Bisnis
Gambar 4.28 (a) Proses Bisnis pada Pelayanan Umum DKPP
222
Gambar 4.28 (b) Proses Bisnis pada Pelayanan Pendukung DKPP
Gambar 4.28 (c) Sub Proses Bisnis pada Proses Bisnis Administrasi DKPP
223
Gambar 4.28 (d) Sub Proses Bisnis Level 2 pada Sub Proses Bisnis Persuratan
3. Fungsi Bisnis a. Pengaduan
Gambar 4.29 (a) Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pengaduan
224
Gambar 4.29 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Penerimaan & Registrasi Pengaduan
225
Gambar 4.29 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Analisis dan Verifikasi Perkara
Gambar 4.29 (d) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Verifikasi Materiil
226
b. Persidangan
Gambar 4.30 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Persidangan
227
c. Persuratan
Persuratan Perkara
Gambar 4.31 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Persuratan
Gambar 4.31 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Perkara
228
Gambar 4.31 (c) Keterangan Persuratan Nota Dinas sebagai Fungsi Bisnis Terkecil
Gambar 4.31 (d) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Pemberitahuan
229
Gambar 4.31 (e) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persuratan Undangan
230
Gambar 4.31 (f) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Disposisi
d. Kearsipan
Gambar 4.32 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Kearsipan
231
Gambar 4.32 (b) Sub Fungsi Bisnis dari Fungsi Bisnis Pengarsipan Berkas
e. Kepegawaian
Gambar 4.33 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Kepegawaian
232
Gambar 4.33 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Rekrutmen Pegawai
Gambar 4.33 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelolaan Pegawai
233
f. Keuangan
Gambar 4.34 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Keuangan
Gambar 4.34 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelolaan Anggaran
234
Gambar 4.34 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Akuntansi Keuangan
g. Inventaris
Gambar 4.35 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Inventaris
235
Gambar 4.35 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengelola BMN (Barang Milik Negara)
Gambar 4.35 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengguna BMN (Barang Milik Negara)
236
h. Procurement
Gambar 4.36 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Procurement (Pengadaan)
Gambar 4.36 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persiapan Procurement (Pengadaan) Barang/Jasa
237
Gambar 4.36 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pelaksanaan Procurement (Pengadaan) Barang/Jasa
i. Monitoring dan Evaluasi
Gambar 4.37 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Monitoring & Evaluasi
238
Gambar 4.37 (b) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Monitoring
Gambar 4.37 (c) Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Evaluasi
239
j. Publikasi dan Sosialisasi
Gambar 4.38 (a) Fungsi Bisnis pada Sub Proses Bisnis Publikasi & Sosialisasi
Gambar 4.38 (b) Keterangan Pendokumentasian Kegiatan DKPP sebagai Fungsi Bisnis Terkecil
240
Gambar 4.38 (c) Keterangan Pengumpulan Data untuk Dipublikasikan & Disosialisasikan sebagai Fungsi Bisnis Terkecil
Gambar 4.38 (d) Keterangan Publikasi & Sosialisasi Informasi dari DKPP sebagai Fungsi Bisnis Terkecil
241
4.4.2. Rancangan Arsitektur Bisnis Untuk memudahkan user dalam memahami rancangan arsitektur bisnis, maka rancangan tersebut akan dibuat dalam bentuk rich picture untuk masingmasing aktivitas di DKPP, yaitu, pengaduan, persidangan, persuratan, kearsipan, kepegawaian, keuangan, inventaris, procurement, monitoring dan evaluasi, publikasi dan sosialisasi. 1.
Pengaduan 13. Mengupload berkas pelengkap (jika BMS verifikasi materiil)
1. Login
4. Mengecek berkas pengaduan (verifikasi formil)
2. Mengisi form pengaduan Subbag Penerimaan & Registrasi Pengaduan
Pengadu
M
& n an ua du ad ga ng en Pe .P s a il N o e rk rm a fo im a B si er im i ka en er ri f M T ve 3 . da n si l Ta ha at ih el
6.
5. Memberikan hasil verifikasi formil
9. Mengecek berkas pengaduan sesuai No. Pengaduan (verifikasi materiil) 12. Melihat hasil verifikasi materiil 10. Memberikan hasil verifikasi materiil
7. Menginput No. Pengaduan (jika lolos verifikasi formil) E-Pengaduan 8. Mengupload berkas pelengkap (jika belum lolos verifikasi formil)
Subbag Analisis & Verifikasi Pengaduan 11. Submit berkas pengaduan yang lolos verifikasi materiil
Gambar 4.39 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Pengaduan
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas pengaduan melibatkan tiga stakeholder, yaitu Pengadu, Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan, Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengaduan. Rancangan ini
242
akan mengubah sistem pengaduan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Pengaduan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Pengaduan harus terlebih dahulu melakukan login. Kemudian, Pengadu akan mengisi form pengaduan dan mengupload berkas pengaduan dalam e-Pengaduan. Selanjutnya, Pengadu akan menerima nomor pengaduan dan tanda terima berkas pengaduan dari sistem. Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan akan mengecek berkas pengaduan yang telah masuk ke sistem e-Pengaduan. Setelah dilakukan verifikasi formil, staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan akan memberi tahu hasil verifikasi formil melalui e-Pengaduan. Pengadu akan melihat hasil verifikasi formil di e-Pengaduan. Jika berkas pengaduan lolos verifikasi formil, maka Pengadu harus memasukkan nomor pengaduan ke dalam sistem e-Pengaduan. Jika berkas pengaduan masih BMS (Belum Memenuhi Syarat), maka Pengadu harus mengupload kekurangan berkasnya. Setelah nomor pengaduan dimasukkan ke dalam sistem e-Pengaduan, maka akan dilakukan verifikasi materiil untuk berkas pengaduan tersebut oleh Subbagian Analisis dan Verifikasi. Setelah sudah terpilih berkas pengaduan yang lolos verifikasi materiil, maka staf Subbagian Analisis akan memasukkan daftar berkas pengaduan yang lolos ke dalam sistem ePengaduan.
243
Pengadu melihat hasil verifikasi materiil dalam sistem e-Pengaduan. Jika berkas pengaduannya lolos verifikasi materiil, maka Pengadu tinggal menunggu
pemberitahuan
selanjutnya
untuk
sidang.
Jika
berkas
pengaduannya BMS (Belum Memenuhi Syarat), maka Pengadu harus segera mengupload kekurangan berkasnya agar pengaduan tersebut dapat segera dilanjutkan ke dalam sidang.
Persidangan
Subbag Persidangan
13
.S ub
1. Login
4c. Menerima jadwal sidang
mit
ma
Subbag Publikasi & Sosialisasi Kode Etik
klu
ma
t sid
an
g
Subbag Tata Usaha & Protokoler
4b. Menerima jadwal sidang
Kabag Administrasi Persidangan
2. Mendownload berkas pengaduan
2.
4a. Menerima jadwal sidang 12. Mendownload risalah sidang 6. Submit surat pemanggilan 5a. Menerima jadwal sidang
E-Persidangan
da si 5b .M
en
er
im
a
ja
dw
al
7. Mendownload surat pemanggilan
3. Submit jadwal sidang
ng
Pengadu
4d. M ene
11 . S ubmit
rima
risala
jadw
al sid an
g
h sid ang Subbag Risalah & Dokumen Perkara
.M
8. Mengirim surat pemanggilan
9b en
9a. Menerima surat pemanggilan
Subbag Pemanggilan
Teradu
er im a su ra tp em an gg ila n
POS
Gambar 4.40 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Persidangan
244
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas persidangan melibatkan delapan stakeholder, yaitu Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Subbagian Persidangan, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara, Subbagian Pemanggilan, Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik, Pengadu, dan Teradu. Rancangan ini akan mengubah sistem persidangan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Persidangan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Persidangan harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Persidangan mendownload berkas pengaduan yang dikirim oleh Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan di dalam e-Persidangan. Setelah berkas pengaduan sudah diterima, maka Subbagian Pemanggilan mengupload jadwal sidang ke dalam e-Persidangan. Jadwal sidang tersebut ditujukan kepada Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Subbagian Persidangan, Kepala Bagian Persidangan, Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara, Pengadu, dan Teradu. Kemudian, Subbagian Tata Usaha dan Protokol mengupload surat pemanggilan ke dalam e-Persidangan. Subbagian Pemanggilan akan mendownload surat pemanggilan, lalu akan dicetak, kemudian dikirimkan kepada Pengadu dan Teradu melalui POS. Selanjutnya persidangan dilaksanakan, mulai dari sidang pemeriksaan sampai sidang pembacaan keputusan. Setiap ada persidangan, Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara akan membuat risalah sidang. Saat risalah sidang sudah dibuat, maka Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara akan
245
mengupload risalah sidang tersebut ke dalam sistem e-Persidangan. Kemudian, Subbagian Publikasi
dan Sosialisasi
Kode
Etik akan
mendownload risalah sidang dari e-Persidangan. Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik akan membuat maklumat sidang berdasarkan risalah sidang yang sudah dibuat. Jika maklumat sidang sudah selesai dibuat, maka Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik akan mengupload maklumat sidang tersebut ke dalam sistem e-Persidangan.
Persuratan
3a. Melihat surat
en .M 3d
el
M 6. el ih at no
m en el ul 3b ih is .M at , a eli di pp ha sp ro ts 5. ura o s ve M t is & en i ul is no ta di na s
Sekjen Bawaslu
Kepala Biro Administrasi DKPP
M
at ih el t m ura & ts e ha eli ov p r si t .M i p s 3c a , a p o su r is is ul d at ih
.M 2a
Ketua DKPP
1. Menulis surat
Subbag Tata Usaha & Protokol
Pengadu
4. Registrasi surat masuk
3.
di
2j .
ta na s
2i. Menulis, approve & melihat disposisi
2b. Menulis, approve & melihat disposisi
Kabag Administrasi Umum
enu 2c. M
e pprov lis, a osisi disp
lih & me
at
Kasubbag Risalah 2h. M enulis , app rove dispo & me sisi lihat
& Dokumentasi
ih
at
E-Persuratan
at
3e. Melihat surat
ih
enuli
el
at
2e . M
m
s , ap pr dispo ove & m eliha sisi t
ul en M
& ve ro si p p si , a po is is ul d
2d .
en
Kasubbag Pemanggilan
melih
Kasubbag Persidangan
& rove , app nulis posisi dis
Kabag Administrasi Persidangan
a t su rat
.M 2g
Kabag Administrasi Pengaduan
e 2f. M
is , di ap sp p r os ov is e & i
m
el
3f. M elih
Kasubbag Analisis & Verifikasi
Kasubbag Publikasi & Sosialisasi
Gambar 4.41 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Persuratan
246
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas persuratan melibatkan 13 stakeholder, yaitu Pengadu, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Sekjen Bawaslu, Kepala Biro Administrasi DKPP, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Kepala Subbagian Pemanggilan, Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Kepala Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Kepala Subbagian Persidangan, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Bagian Administrasi Umum, dan Ketua DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem persuratan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Persuratan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Persuratan harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol membuat surat-surat untuk administrasi di DKPP di dalam sistem ePersuratan. Kemudian, Ketua DKPP, Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Subbagian Persidangan, Kepala Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Kepala Subbagian Pemanggilan, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi, dan Kepala Biro Administrasi DKPP dapat membuat disposisi, melakukan approve, dan melihat status disposisi di dalam e-Persuratan yang ditujukan untuk bawahan mereka guna memberikan perintah untuk melakukan suatu pekerjaan. Selanjutnya, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Sekjen Bawaslu, Pengadu, Ketua DKPP, Kepala Subbagian Persidangan, dan Kepala Subbagian Pemanggilan dapat melihat surat yang berhubungan atau yang
247
membutuhkan persetujuan mereka melalui sistem e-Persuratan. Subbagian Tata Usaha dan Protokol melakukan registrasi surat masuk di dalam sistem e-Persuratan. Kepala Biro Administrasi DKPP membuat nota dinas di dalam sistem e-Persuratan dan nota dinas tersebut diberikan kepada Ketua DKPP untuk mendapatkan persetujuan melalui sistem e-Persuratan juga.
4.
Kearsipan
Subbag Monitoring & Evaluasi
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
e 7. M a ars
ip
iin ng d ta ya la da ip ngelo njadi ars me
at
p ar si
ih
put
& m
ta k
el
&
k ta
m
ce
en
en
ce
.M 6a
nerim
Kepala Biro Administrasi DKPP
8. M e
Ketua DKPP
6b .M
el
p
ih
at
si ar 5. Menginput surat-surat dan dokumen administrasi lainnya
1. Menginput data risalah & maklumat
, ng da si al ilan dw g ja ng ta ma da pe ut at np r g i su en ta M da 2.
Subbag Risalah & Dokumentasi
Bagian Administrasi Pengaduan
E-Kearsipan
3. Menginput hasil putusan sidang dan data persidangan
4. M
en
gi n da pu n tb da e ta rka pe s p rk en ar g a ad
ua
n
Subbag Tata Usaha & Protokol
Subbag Pemanggilan
Subbag Persidangan
Gambar 4.42 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Kearsipan
248
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas kearsipan melibatkan sembilan stakeholder, yaitu Subbagian Monitoring dan Evaluasi, ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), Kepala Biro Administrasi DKPP, Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Subbagian Pemanggilan, Subbagian Persidangan, Bagian Administrasi Pengaduan, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, dan Ketua DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem kearsipan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Kearsipan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Kearsipan harus terlebih dahulu melakukan login. Aktivitas kearsipan dimulai dari penginputan data-data yang akan diarsipkan oleh bagian dan subbagian di DKPP. Subbagian Risalah dan Dokumentasi menginput data risalah dan maklumat ke dalam sistem e-Kearsipan. Subbagian Pemanggilan menginput data jadwal sidang dan data surat pemanggilan ke dalam sistem e-Kearsipan. Subbagian Persidangan menginput hasil putusan sidang dan data persidangan ke dalam sistem e-Kearsipan. Bagian Administrasi Umum menginput berkas pengaduan dan data perkara ke dalam sistem e-Kearsipan. Subbagian Tata Usaha dan Protokol menginput surat-surat dan dokumen administrasi lainnya ke dalam sistem e-Kearsipan. Ketua DKPP dan Kepala Biro Administrasi DKPP dapat melihat dan mencetak arsip dari e-Kearsipan. Subbagian Monitoring dan Evaluasi melakukan pengelolaan data yang telah diinput ke dalam sistem e-Kearsipan agar menjadi arsip-arsip. Setelah semua data telah dikonversi menjadi bentuk arsip di dalam sistem e-Kearsipan, maka arsip-arsip tersebut dikirimkan ke
249
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui sistem terintegrasi eKearsipan DKPP dengan sistem kearsipan pada ANRI.
5.
Kepegawaian
1. Menerima data pegawai baru
Data Pegawai
3. Menginput data pegawai
2. Login
4. Mengedit data pegawai
5. Menghapus data pegawai
Subbag Tata Usaha dan Protokol
6. Melakukan absensi E-Kepegawaian
7. Mendownload laporan absensi Pegawai
Bagian Keuangan Bawaslu
Gambar 4.43 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Kepegawaian
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas kepegawaian melibatkan tiga stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Pegawai, dan Bagian Keuangan Bawaslu. Rancangan ini akan mengubah sistem kepegawaian yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Kepegawaian.
250
Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Kepegawaian harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan menerima dokumen data pegawai baru DKPP. Kemudian staf Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan menginput data-data tersebut ke dalam eKepegawaian. Subbagian Tata Usaha dan Protokol juga dapat mengelola data pegawai tersebut agar selalu terupdate. Pegawai melakukan absensi di dalam sistem e-Kepegawaian. Absensi tersebut kemudian diolah oleh sistem e-Kepegawaian agar menjadi laporan absensi. Laporan tersebut dapat didownload oleh Bagian Keuangan Bawaslu untuk keperluan penggajian pegawai.
Keuangan
Subbag Tata Usaha & Protokol
2. Mengatur periode pembuatan laporan keuangan
1. Melakukan pencatatan akuntansi
3c. Melihat laporan keuangan
Bagian Keuangan Bawaslu
Ketua DKPP
n ra po la n at a ih g el uan . M ke 3b
e ke l i h ua at ng lap an or an
E-Keuangan
3a .M
6.
Kepala Biro Administrasi DKPP
Gambar 4.44 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Keuangan
251
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas keuangan melibatkan tiga stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Ketua DKPP, dan Kepala Biro Administrasi DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem keuangan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui eKeuangan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Keuangan harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol memiliki staf yang khusus menangani masalah keuangan di DKPP. Staf tersebut akan melakukan pengelolaan keuangan untuk memenuhi kebutuhan DKPP. Staf tersebut juga akan melakukan pencatatan akuntansi keuangan, serta mengatur periode pembuatan laporan keuangan di dalam sistem eKeuangan. Sistem e-Keuangan akan menghasilkan output berupa laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut dapat dilihat oleh Ketua DKPP dan Kepala Biro Administrasi DKPP.
252
7.
Inventaris
Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu
s
3b .
i tar
Me
en
ne
nv
rim
ni
al
ora
ap
lap
ora
ma
ni
nv
eri
en
en
tar i
.M
s
3a
2. Mengelola data penggunaan BMN
Subbag Rumah Tangga & Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu
N
M B
1b. Menginput data penggunaan BMN (Barang Milik Negara)
M
en gi (B np ar ut an da g ta M p ili en k g N g eg un ar aa a) n
B
1a .M
an na ) gu ra ng ga pe Ne ta lik d a Mi ut g np an gi ar en ( B
N
.M 1c
Bagian Administrasi Umum
E-Inventaris
Bagian Administrasi Persidangan
Bagian Administrasi Pengaduan
Gambar 4.45 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Inventaris
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas inventaris melibatkan lima stakeholder, yaitu Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu, Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu, Bagian Administrasi Umum, Bagian Administrasi Pengaduan, dan Bagian Administrasi Persidangan. Rancangan ini akan mengubah sistem inventaris yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Inventaris. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Inventaris harus terlebih dahulu melakukan login. Bagian Administrasi Umum. Bagian Administrasi Pengaduan, dan Bagian Administrasi Persidangan menginput
253
data penggunaan BMN (Barang Milik Negara) yang digunakan di bagian masing-masing ke dalam sistem e-Inventaris. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu mengelola data penggunaan BMN yang telah diinput ke dalam sistem e-Inventaris agar data penggunaan BMN tersebut akan selalu terupdate pada setiap periode semesteran atau per tahun. Kemudian, sistem e-Inventaris akan menghasilkan laporan inventaris per periode yang sudah ditentukan. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi dapat melihat laporan inventaris tersebut untuk keperluan pemeriksaan BMN (Barang Milik Negara) yang digunakan oleh DKPP secara berkala. Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu juga dapat melihat laporan inventaris untuk keperluan pembuatan neraca keuangan.
8.
Procurement 8. Download dokumen penawaran 7. Upload dokumen penawaran 1. Upload pengumuman pengadaan barang/jasa 2. Membaca pengumuman 4. Menerima list pendaftar calon penyedia barang/jasa
3. Mendaftar online 6. Download dokumen lelang
Subbag Tata Usaha dan Protokol
5. Upload dokumen lelang E-Procurement
Penyedia Barang/Jasa
9. Upload peringkat evaluasi penawaran 11. Melihat pengumuman pemenang lelang 10. Upload pengumuman pemenang lelang
Gambar 4.46 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Procurement
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas procurement melibatkan dua stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, dan Penyedia
254
Barang/Jasa. Rancangan ini akan mengubah sistem procurement yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Procurement. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Procurement harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol mengupload pengumuman pengadaan barang/jasa untuk DKPP di eProcurement. Kemudian, Penyedia Barang/Jasa membaca pengumuman dan mendaftarkan diri pada sistem e-Procurement. Subbagian Tata Usaha dan Protokol dapat melihat list pendaftar penyedia barang/jasa. Kemudian, Subbagian Tata Usaha dan Protokol mengupload dokumen lelang kebutuhan DKPP ke dalam sistem e-Procurement. Penyedia Barang/Jasa mendownload dokumen lelang dari sistem eProcurement.
Kemudian,
Penyedia
membuat
dokumen
penawaran
berdasarkan pada dokumen lelang. Dokumen penawaran tersebut diupload ke dalam sistem. Subbagian Tata Usaha dan Protokol mendownload dokumen penawaran dari sistem e-Procurement. Setelah semua dokumen penawaran didownload, maka Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan mengevaluasi dokumen penawaran tersebut dan memilih penawaran mana yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran keuangan DKPP. Setelah sudah mendapatkan penawaran yang terbaik, maka Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan membuat daftar peringkat evaluasi penawaran dan membuat pengumuman pemenang lelang. Daftar peringkat evaluasi penawaran dan pengumuman pemenang lelang kemudian diupload ke dalam
255
sistem e-Procurement. Penyedia Barang/Jasa dapat melihat pengumuman pemenang lelang pada e-Procurement.
9.
Monitoring dan Evaluasi
2. Menginput target triwulan kegiatan untuk keuangan, inventaris dan procurement
1. Login
3. Menginput data realisasi kegiatan
5. Menginput data hasil pemantauan & evaluasi kegiatan keuangan, inventaris, dan procurement
4. Menginput indikator sasaran kegiatan
Subbag Monitoring & Evaluasi DKPP
9. Menghasilkan laporan
8. Mencentang data sebagai validasi
6. Login
7. Memeriksa data realisasi kegiatan
E-Monev
Laporan Monitoring & Evaluasi
Ketua DKPP
Gambar 4.47 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Monitoring & Evaluasi
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas monitoring dan evaluasi melibatkan dua stakeholder, yaitu Subbagian Monitoring dan Evaluasi, dan Ketua DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem monitoring dan evaluasi yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Monev.
256
Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Monev harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Monitoring dan Evaluasi menginput target triwulan kegiatan untuk proses keuangan, inventaris, dan procurement ke dalam sistem e-Monev. Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan terhadap ketiga proses tersebut. Kemudian, staf tersebut menginput data realisasi kegiatan sebagai hasil dari pemantauan pada proses keuangan, inventaris, dan procurement ke dalam sistem e-Monev. Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi menginput indikator penilaian untuk sasaran kegiatan. Setelah itu, staf tersebut melakukan evaluasi terhadap proses keuangan, inventaris dan procurement sesuai dengan indikator penilaian yang telah ditetapkan. Selanjutnya, staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi membuat laporan hasil evaluasi proses keuangan, inventaris, dan procurement. Kemudian, laporan tersebut diinput ke dalam sistem e-Monev. Ketua DKPP dapat memeriksa data realisasi kegiatan hasil pemantauan pada proses keuangan, inventaris, dan procurement dalam sistem e-Monev. Kemudian, Ketua DKPP juga dapat melakukan validasi hasil evaluasi kegiatan di dalam sistem. Sistem e-Monev menghasilkan output berupa laporan monitoring dan evaluasi.
10.
Publikasi dan Sosialisasi
257
np ut lu m at pe i rs da ng an
Subbag Persidangan
ak
2. Menginput berita terkait DKPP
m
gi np pu ut tu da sa ta n p si e r d a si ng da n
gi
en
en
1. M
M
Website DKPP
3.
ga
n
&
4. Mengelola data untuk dipublikasikan
Subbag Publikasi & Sosialisasi
Subbag Risalah & Dokumentasi
Media massa
Gambar 4.48 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Publikasi & Sosialisasi
Rancangan arsitektur bisnis aktivitas publikasi dan sosialisasi melibatkan empat stakeholder, yaitu Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Subbagian Persidangan, Subbagian Risalah dan Dokumentasi, dan Media Massa. Rancangan ini akan mengubah sistem publikasi dan sosialisasi yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui website DKPP. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem website DKPP harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Persidangan menginput data persidangan dan putusan sidang ke dalam sistem agar data-data tersebut dapat dipublikasikan kepada masyarakat. Subbagian Risalah dan Maklumat
258
menginput data maklumat persidangan ke dalam sistem agar data-data tersebut dapat dipublikasikan kepada masyarakat. Media Massa menginput berita-berita yang terkait dengan DKPP ke dalam sistem agar berita tersebut dapat dipublikasikan dalam website DKPP melalui integrasi dengan sistem website DKPP. Subbagian Publikasi dan Sosialisasi akan mengelola data-data yang masuk ke dalam sistem website DKPP. Sebelum dipublikasikan, data-data tersebut harus diatur sedemikian rupa agar memudahkan dalam proses publikasi di website DKPP. Data-data yang sekiranya tidak perlu dipublikasikan tetapi sudah diinput ke dalam website DKPP, maka data tersebut akan disaring oleh Subbagian Publikasi dan Sosialisasi dan akan dipilih mana data yang layak untuk dipublikasikan di website DKPP.
4.4.3. Analisis Actor/Role Matrix Analisis actor/role matrix akan menjelaskan tentang peranan stakeholder terhadap aktivitas-aktivitas yang ada di DKPP. Peranan tersebut dibagi menjadi empat, yaitu R (Responsible), A (Accoutable), C (Consulted), I (Informed). Tabel 4.9 berikut ini akan menjelaskan analisis stakeholder dan peranannya.
RACI R = Melakukan suatu kegiatan / pekerjaan A = Bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan perkara C = Diperlukan sarannya dan berkontribusi terhadap kegiatan I = Perlu tahu hasil dari suatu keputusan/tindakan
Penerimaan & registrasi pengaduan
Rapat Verifikasi Materiil
Penetapan Panel Majelis
Pemberitahuan jadwal sidang
Pemanggilan pengadu dan teradu I
CI
A C
I I I I
I
Verifikasi Formil (Administrasi)
Pengkajian berkas pengaduan
I
I
I I I IA R
I A C R
I I I
I I
Pencatatan Gelar Perkara
I
I
A R
A R
I
A C A C
Penerimaan berkas pengaduan
I
R
R
Persidangan
I A R
Penetapan jadwal sidang
I I R
I A R
Bagian Administrasi Persidangan
A R I
A R I
Subbagian Persuratan dan Arsip Biro Administrasi Bawaslu Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu Subbagian Sumber Daya Manusia Biro Administrasi Bawaslu
Kasubbag Risalah dan Dokumen Perkara Staf Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu
Staf Subbagian Persidangan
Pengaduan
Kasubbag Persidangan
Bagian Administrasi Pengaduan
Staf Subbagian Pemanggilan
Bagian Administrasi Umum DKPP Kasubbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan Kasubbag Analisis dan Verifikasi Pengadian Wilayah 1 dan 2 Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi Pengadian Wilayah 1 dan 2 Kepala Bagian Administrasi Persidangan Kasubbag Pemanggilan
Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
Staf Subbagian Tata Usaha dan Protokol Kasubbag Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi Kode Etik Kasubbag Monitoring dan Evaluasi
Kasubbag Tata Usaha dan Protokol
Kepala Bagian Administrasi Umum
Kepala Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP) RI Kepala Biro Administrasi DKPP
259
Tabel 4.10 Actor/Role Matrix
260
Sidang pemeriksaan Rapat pleno keputusan Sidang pembacaan keputusan Penyusunan dokumen perkara etik Pemilu
A C A C A C
I
I
A
I
I
I
Pembuatan maklumat Persuratan Membuat persuratan perkara pengaduan Membuat persuratan nota dinas Membuat persuratan hasil verifikasi dismiss Membuat persuratan hasil verifikasi BMS
I
Membuat undangan rapat verifikasi
I
Membuat persuratan pemanggilan Membuat undangan rapat pleno keputusan
I
Membuat disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian Persidangan Membuat disposisi pembuatan jadwal sidang Membuat disposisi pembuatan maklumat Membuat persuratan umum Kearsipan Mengumpulkan berkas dari setiap bagian
I
R
AI
I
AI
R
A
I
I
I
I
I
AI
I
AI
R
I
I
I
I
I
I
I
I
A
R
I
R
A
R
I
I
R
I
A
R
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
AI
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
AI
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
AI
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
AI
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
AI
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
AI
I
A
A
AI
R
I
I
I
I
I
I
I
I
A
A
A
R
I
I
I
I
I
I
I
I
R
R
R
A
R
R
R
R
R
R
261
A
Membuat arsip vital dan dinamis Menyerahkan salinan arsip ke Bawaslu
R R
R R
Menyerahkan salinan arsip ke ANRI Keuangan Penyusunan rencana program & anggaran
I
I
Penarikan dana Pengelolaan dana Pencatatan akuntansi keuangan Pembuatan laporan keuangan
A C
R A
R
I
I
A
R
R A
AI
AI
R
I
I
AI
R
I
AI
AI
R
I
I
AI
R
I
AI
R
AI
R
AI
R
Inventaris Pencatatan inventaris BMN Penyusunan laporan pengguna BMN Pengumpulan laporan pengguna BMN Penyusunan laporan pengelola inventaris Penyerahan laporan pengguna & pengelola Kepegawaian Penyusunan rencana kebutuhan pegawai
I
I
I
I
I
R
I
R
I
I
R
I
R
I
I
R
I
R
I
R
AI
CI
Persiapan bahan rekrutmen pegawai Pelaksanaan rekrutmen pegawai Pengangkatan pegawai Pengelolaan administrasi kepegawaian
I
AI
I
I
C A
R A
CI
R
R
R
AI
R
I
C
C
C A
C
C
C A
C
C
C
R A
R
R
R
CI
R
R
CI
R
R
R
RI
CI
I
I
I
CI
I
I
CI
I
I
I
CI
I
I
I
CI
I
I
CI
I
I
I
I
A
R
R
R A R A R A
262
Penggajian pegawai
AI
A
I
I
R
R A
R
Monitoring & Evaluasi R A
R
Pencatatan hasil pemantauan
A
R
Persiapan evaluasi
R A
R
Memantau proses keuangan, inventaris, & pengadaan
I
I
I
I
I
I
A
R
I
I
I
I
R A
R
CI
CI
Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa Penetapan metode penilaian kualifikasi Penyusunan jadwal pemilihan penyedia
CI
CI
C
C
Penyusunan dokumen pengadaan
I
C
Pengumuman pemilihan penyedia
I
I
Pelaksanaan evaluasi Penyusunan laporan monitoring & evaluasi Procurement Pemilihan sistem pengadaan
Pengumpulan dokumen penawaran Pemilihan dokumen penawaran terbaik Penunjukkan penyedia yang terpilih Penandatanganan kontrak Pelaksanaan kontrak
R A R
R A R A R A
R
I R R
CI
CI
I
I
I
I
I
I
R A R A R A
263
Publikasi & Sosialisasi Pendokumentasian kegiatan DKPP
A
R
Pengumpulan data untuk dipublikasikan & disosialisasikan Publikasi & sosialisasi informasi dari DKPP
C
R
A
R
Dalam actor/role matrix di atas, ada empat keterangan peranan stakeholder dalam aktivitas-aktivitas DKPP, yaitu R (Responsible), A (Accoutable), C (Consulted), I (Informed). Berdasarkan matriks yang sudah dibuat, keterangan Responsible merupakan peranan dari staf-staf DKPP karena mereka yang melakukan suatu pekerjaan secara langsung dalam setiap aktivitas. Keterangan Accountable merupakan peranan dari kepala bagian dan subbagian karena mereka bertanggung jawab terhadap aktivitas yang dilakukan oleh stafnya dan mereka juga memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara dalam setiap aktivitas. Keterangan Consulted merupakan peranan dari stakeholder pada top level manajemen DKPP karena saran dan kontribusi mereka sangat diperlukan sebagai bahan pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam setiap kegiatan. Keterangan Informed juga merupakan peranan dari stakeholder pada top level manajemen DKPP karena mereka perlu mengetahui hasil atau laporan kegiatan yang telah dilakukan oleh bawahannya.
264
4.5. Phase C : Information System Architecture 4.5.1. Application Architecture Dalam membuat rancangan arsitektur aplikasi untuk DKPP, akan digunakan tools Use Case Diagram. Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan siapa saja aktor yang terlibat dalam setiap aplikasi, apa saja yang dapat dilakukan oleh setiap aplikasi (use case), serta menunjukkan interaksi setiap aktor terhadap use case yang ada dalam tiap aplikasi. Terdapat sepuluh rancangan arsitektur aplikasi yang dibutuhkan oleh DKPP, yaitu e-Pengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, eKearsipan, e-Kepegawaian, e-Keuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev, dan website DKPP. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing rancangan aplikasi tersebut. Tabel 4.11 Application Portfolio Catalog No. 1.
Nama Aplikasi e-Pengaduan
2.
e-Persidangan
3.
e-Persuratan
4.
e-Kearsipan
Fungsi Mengelola formulir pengaduan, penerimaan berkas pengaduan, pengecekan kelengkapan berkas, dan memudahkan pemberitahuan untuk status. Mengelola informasi persidangan dan hasil persidangan, memudahkan pemberitahuan tentang persidangan, memudahkan untuk pencarian dan menampilkan informasi persidangan. Memudahkan pembuatan surat perkara dan surat umum, memudahkan penyampaian surat secara cepat, mengurangi kebutuhan kertas untuk persuratan (paperless). Mengelola penyimpanan arsip dari berkas-berkas setiap bagian, memudahkan pencarian arsip secara cepat
265
5.
e-Kepegawaian
6.
e-Keuangan
7.
e-Monev
8.
e-Inventaris
9.
e-Procurement
10.
Website DKPP
Mengelola data administrasi kepegawaian, memudahkan pencarian data pegawai. Memudahkan pencatatan keuangan, meudahkan pembuatan laporan keuangan. Mengelola hasil pemantauan dan evaluasi, memudahkan dalam pembuatan laporan evaluasi, memudahkan pencarian informasi tentang hasil evaluasi. Mengelola pencatatan BMN untuk setiap bagian, memudahkan pembuatan laporan inventaris BMN. Mengelola pendataan kebutuhan alat tulis dan rumah tangga di DKPP, membantu pencatatan pengeluaran yang terintegrasi dengan bagian Keuangan. Mengintegrasikan semua aplikasi, menghubungkan masyarakat dengan DKPP untuk melakukan pengaduan atau mencari informasi persidangan, mempublikasikan semua hasil sidang dan berita terkait DKPP.
266
Bagian Administrasi Pengaduan
Bagian Administrasi Persidangan
Subbagian Tata Usaha dan Protokol
E-Persidangan
E-Persuratan E-Pengaduan
E-Kepegawaian E-Kearsipan E-Procurement
E-Inventaris Subbagian Tata Usaha & Protokol
Subbagian Monitoring dan Evaluasi Subbagian Tata Usaha & Protokol E-Keuangan Subbagian Tata Usaha & Protokol
Subbagian Tata Usaha & Protokol E-Monev
Subbagian Monitoring & Evaluasi
Gambar 4.49 Application and User Location Diagram
Pada gambar 4.49 digambarkan ada sembilan aplikasi dan empat lokasi user yang menggunakan aplikasi tersebut. Aplikasi-aplikasi tersebuat adalah ePengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, e-Kearsipan, e-Kepegawaian, eKeuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev. Lokasi user yang terlibat adalah Bagian Administrasi Pengaduan, Bagian Administrasi Persidangan, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Aplikasi e-Pengaduan digunakan di Bagian Administrasi Pengaduan. Dan aplikasi e-Pengaduan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Persuratan dan eKearsipan. Aplikasi e-Persidangan digunakan di Bagian Administrasi Persidangan. Dan aplikasi e-Persidangan akan berintegrasi dengan aplikasi e-
267
Persuratan dan e-Kearsipan. Aplikasi e-Persuratan digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol. Dan aplikasi e-Persuratan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Pengaduan, e-Persidangan dan e-Kearsipan. Aplikasi e-Kearsipan digunakan di Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Dan aplikasi e-Kearsipan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Pengaduan, e-Persidangan dan ePersuratan. Aplikasi e-Kepegawaian digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan. Aplikasi eKeuangan digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Inventaris digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Procurement digunakan di Subbagian Tata Usaha dan Protokol dan akan berintegrasi dengan aplikasi eKearsipan dan e-Monev. Aplikasi e-Monev digunakan di Subbagian Monitoring dan Evaluasi dan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Kearsipan, eInventaris, e-Procurement, e-Keuangan.
268
1. E-Pengaduan
<<extends>> Logout
Login Ketua DKPP
Admin
Manajemen User Kasubbag Analisis & Verifikasi Registrasi Pengaduan
Kepala Biro DKPP
Staf Subbag Analisis & Verifikasi Verifikasi Administrasi Kabag Administrasi Pengaduan Tim Verifikasi Materiil
Verifikasi Materiil
Staf Subbag TU Pemberitahuan Verifikasi
Pengadu Staf Subbag Penerimaan & Registrasi Pengaduan
Lihat Laporan <<extends>> Berkas Pengaduan Tindak Lanjut Verifikasi Materiil
Staf Subbag Persidangan
Gambar 4.50 Arsitektur Aplikasi E-Pengaduan
Arsitektur aplikasi e-Pengaduan memiliki 11 aktor dan 9 use case yang dapat dilakukan dalam sistem pengaduan. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Admin, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Kepala Biro DKPP, Ketua DKPP, Pengadu, Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi, Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan, Staf TU, Tim Verifikasi Materiil, Staf Subbagian Persidangan.
269
Use case yang terlibat dalam sistem e-Pengaduan, yaitu login, logout, manajemen user, laporan, pemberitahuan verifikasi, registrasi pengaduan, verifikasi administrasi, verifikasi materiil, tindak lanjut verifikasi materiil. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user
hanya melibatkan aktor Admin. Use case registrasi pengaduan
melibatkan aktor Pengadu dan Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Use case verifikasi administrasi hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Use case verifikasi materiil melibatkan aktor Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi, Tim Verifikasi Materiil. Use case pemberitahuan verifikasi melibatkan aktor Pengadu dan Staf TU. Use case Laporan melibatkan aktor Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan.
270
2. E-Persidangan
<<extends>> Logout Login Teradu
Pengadu
Manajemen User Admin
<<extends>> Tindak Lanjut Verifikasi Materiil Kasubbag Persidangan
Berkas Pengaduan
Pembuatan Jadwal Sidang Staf Subbag TU Staf Subbag Persidangan Pemberitahuan Jadwal Sidang Kasubbag Pemanggilan <<extends>> Pemanggilan Kabag Administrasi Persidangan
Staf Subbag Pemanggilan
Surat Pemanggilan Pembuatan Risalah & Dokumentasi Sidang
Kasubbag Risalah & Dokumentasi Kepala Biro DKPP
Lihat Laporan
Staf Subbag Risalah & Dokumentasi Ketua DKPP
Gambar 4.51 Arsitektur Aplikasi E-Persidangan Arsitektur aplikasi e-Persidangan memiliki 13 aktor dan 9 use case yang dapat dilakukan dalam sistem persidangan. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Pengadu, Teradu, Admin, Kepala Subbagian Persidangan, Staf Subbagian Persidangan, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Biro DKPP, Ketua DKPP, Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Staf Subbagian Pemanggilan, Kepala Subbagian Pemanggilan, Staf Subbagian TU. Use case yang terlibat dalam sistem e-Persidangan, yaitu login, logout, manajemen user, tindak lanjut verifikasi materiil, pembuatan jadwal sidang,
271
pemberitahuan jadwal sidang, pemanggilan, pembuatan risalah dan dokumentasi sidang, lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case tindak lanjut verifikasi materiil melibatkan aktor Kepala Subbagian Persidangan dan Staf Subbagian Persidangan. Use case pembuatan jadwal sidang hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Pemanggilan. Use case pemberitahuan jadwal sidang melibatkan aktor Pengadu, Teradu, Kepala Subbagian Persidangan, Staf Subbagian TU, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Biro DKPP, Ketua DKPP, Kepala Subbagian Risalan dan Dokumentasi. Use case pemanggilan melibatkan aktor Pengadu, Teradu, Kepala Subbagian Pemanggilan, dan Staf Subbagian TU. Use case pembuatan risalah dan dokumentasi sidang melibatkan aktor Kepala dan Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi. Use case lihat laporan melibatkan aktor Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Biro DKPP, dan Ketua DKPP.
272
3. E-Persuratan
<<extends>> Logout Admin
Staf Subbag TU Login
Staf Subbag Publikasi & Sosialisasi
Kasubbag TU
Manajemen User
Tulis Surat Staf Subbag Analisis & Verifikasi
<<extend>> <> Lihat Surat Surat Keluar
Ketua DKPP
Surat Masuk
Staf Subbag Persidangan
Lihat Disposisi Kepala Biro DKPP
Tulis Disposisi Staf Subbag Risalah & Dokumentasi
Sekjen Bawaslu Approve Disposisi
Kasubbag Pemanggilan
Approve Surat
Kasubbag Analisis & Verifikasi
Tulis Nota Dinas
Staf Subbag Pemanggilan
Admin TU Lihat Nota Dinas Pengadu Manajemen Disposisi Kabag Administrasi Umum Manajemen Surat
Kabag Administrasi Persidangan
Kasubbag Risalah & Dokumentasi
Kabag Administrasi Pengaduan
Kasubbag Persidangan
Kasubbag Publikasi & Sosialisasi
Gambar 4.52 Arsitektur Aplikasi E-Persuratan
Arsitektur aplikasi e-Persuratan memiliki 19 aktor dan 14 use case yang dapat dilakukan dalam sistem persuratan. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Admin, Admin TU, Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, Sekjen Bawaslu, Kaepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Subbagian TU, Staf Subbagian TU, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Subbagian Analisis dan Verifikasi, Staf Subbagian Analisis dan Verifikasi, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Subbagian Persidangan, Staf
273
Subbagian Persidangan, Kepala Subbagian Pemanggilan, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Kepala Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Staf Subbagian Sosialisasi dan Publikasi, Pengadu. Use case yang terlibat dalam sistem e-Persuratan, yaitu login, logout, tulis surat, tulis disposisi, registrasi surat, lihat surat, lihat disposisi, approve disposisi, approve surat, tulis nota dinas, lihat nota dinas, manajemen user, manajemen surat, manajemen disposisi. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case tulis surat dan registrasi surat hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case tulis disposisi dan approve disposisi melibatkan aktor yang menjabat sebagai Kepala Bagian, Kepala Subbagian, Kepala Biro DKPP, dan Ketua DKPP. Use case lihat surat melibatkan aktor Staf Subbagian TU, Ketua DKPP, Sekjen Bawaslu, Kepala Subbagian Pemanggilan, Staf Subbagian Persidangan, Pengadu. Use case lihat disposisi melibatkan semua aktor, kecuali Admin dan Pengadu. Use case approve surat melibatkan aktor Kepala Biro DKPP dan Sekjen Bawaslu. Use case tulis nota dinas hanya melibatkan aktor Kepala Biro DKPP. Use case lihat nota dinas hanya melibatkan aktor Ketua DKPP. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case manajemen surat dan manajemen disposisi hanya melibatkan aktor Admin TU.
274
4. E-Kearsipan
<<extends>> Logout Login Staf Subbag Risalah & Dokumentasi
Admin
Manajemen User Staf Bagian Administrasi Pengaduan
Staf Subbag Pemanggilan Input Dokumen & Surat <<extends>>
Manajemen Dokumen & Surat
Staf Subbag Persidangan
Staf Subbag TU
Dokumen & Surat
Konversi Arsip
Staf Subbag Monitoring & Evaluasi
Kasubbag Monitoring & Evaluasi Simpan Arsip
Lihat Laporan Kepala Biro DKPP
Staf ANRI
Ketua DKPP
Gambar 4.53 Arsitektur Aplikasi E-Kearsipan
Arsitektur aplikasi e-Kearsipan memiliki 11 aktor dan 8 use case yang dapat dilakukan dalam sistem kearsipan. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Staf Subbagian Pemanggilan, Staf Subbagian Persidangan, Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi, Staf ANRI, Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, Kepala Subbagian Monitoring dan Evaluasi, Staf Subbagian TU, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, dan Admin. Use case yang terlibat dalam sistem e-Kearsipan, yaitu login, logout, manajemen user, input dokumen dan surat, manajemen dokumen dan surat, konversi arsip, simpan arsip, lihat laporan.
275
Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case input dokumen dan surat melibatkan aktor Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Staf Subbagian Pemanggilan, Staf Subbagian Persidangan, Staf Subbagian TU, dan Staf Bagian Administrasi Pengaduan. Use case manajemen dokumen dan surat hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Use case konversi arsip hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Use case simpan arsip hanya melibatkan aktor Staf Monitoring dan Evaluasi. Use case lihat laporan melibatkan aktor Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, dan Kepala Subbagian Monitoring dan Evaluasi.
5. E-Kepegawaian
<<extends>> Logout
Login Pegawai DKPP
Manajemen User <<extends>>
Admin
Data Pegawai Manajemen Data Pegawai
Staf Subbag TU Absensi <<extends>> Data Absensi Manajemen Data Absensi
Manajemen Data Penggajian Staf Bagian Keuangan Bawaslu
Lihat Laporan
Gambar 4.54 Arsitektur Aplikasi E-Kepegawaian
Kasubbag TU
276
Arsitektur aplikasi e-Kepegawaian memiliki 5 aktor dan 8 use case yang dapat dilakukan dalam sistem kepegawaian. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Pegawai DKPP, Staf Subbagian TU, Staf Bagian Keuangan Bawaslu, Kepala Subbagian TU, dan Admin. Use case yang terlibat dalam sistem e-Kepegawaian, yaitu login, logout, manajemen user, manajemen data pegawai, absensi, manajemen data absensi, manajemen data penggajian, lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case manajemen data pegawai hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case absensi hanya melibatkan aktor Pegawai DKPP. Use case manajemen data absensi hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case manajemen data penggajian melibatkan aktor Staf Subbagian TU dan Staf Bagian Keuangan Bawaslu. Use case lihat laporan melibatkan aktor Staf Bagian Keuangan Bawaslu dan Kepala Subbagian TU.
6. E-Keuangan
277
<<extends>> Logout
Staf Subbag TU
Login Admin
Manajemen User
Pencatatan General Ledger
Ketua DKPP Atur Periode Pelaporan
Lihat Laporan
Staf Bagian Keuangan Bawaslu
Kepala Biro DKPP
Gambar 4.55 Arsitektur Aplikasi E-Keuangan
Arsitektur aplikasi e-Keuangan memiliki 5 aktor dan 6 use case yang dapat dilakukan dalam sistem keuangan. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Staf Subbagian TU, Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, Staf Bagian Keuangan Bawaslu, dan Admin. Use case yang terlibat dalam sistem e-Keuangan, yaitu login, logout, manajemen user, pencatatan general ledger, atur periode pelaporan, lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case pencatatan general ledger hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case atur periode pelaporan hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case lihat laporan
278
melibatkan aktor Ketua DKPP, Kepala Biro DKPP, dan Staf Bagian Keuangan Bawaslu.
7. E-Inventaris
<<extends>> Logout
Login Admin
Staf Bagian Administrasi Umum Manajemen User
Staf Bagian Administrasi Pengaduan
Staf Bagian Keuangan Bawaslu
Input Data Penggunaan BMN <<extends>> Data Penggunaan BMN Manajemen Data Penggunaan BMN
Kasubbag Rumah Tangga & Perlengkapan Bawaslu
Staf Bagian Administrasi Persidangan
Lihat Laporan
Staf Subbag Rumah Tangga & Perlengkapan Bawaslu
Gambar 4.56 Arsitektur Aplikasi E-Inventaris
Arsitektur aplikasi e-Inventaris memiliki 7 aktor dan 6 use case yang dapat dilakukan dalam sistem inventaris. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Staf Bagian Administrasi Umum, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, Staf Bagian Administrasi Persidangan, Kepala dan Staf Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu, Staf Bagian Keuangan Bawaslu, Admin.
279
Use case yang terlibat dalam sistem e-Inventaris, yaitu login, logout, manajemen user, input data penggunaan BMN, manajemen data penggunaan BMN, lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case input data penggunaan BMN melibatkan aktor Staf Bagian Administrasi Umum, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, dan Staf Bagian Administrasi Persidangan. Use case manajemen data penggunaan BMN hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu. Use case lihat laporan melibatkan aktor Kepala Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu dan Staf Bagian Keuangan Bawaslu.
8. E-Procurement
280
<<extends>> Logout
Login
Staf Bagian Administrasi Pengaduan
Admin
Manajemen User Request Order
<>
Staf Subbag TU Staf Bagian Administrasi Persidangan
Membuat Request Order <> Pengumuman Lelang Pemberitahuan Lelang <<extends>>
Staf Bagian Administrasi Umum
Biodata Penyedia
Penyedia Barang/Jasa
Pendaftaran Lelang <<extends>> Dokumen Lelang
Input Dokumen Lelang <<extends>> Kasubbag TU
Input Dokumen Penawaran Dokumen Penawaran
Lihat Laporan
Gambar 4.57 Arsitektur Aplikasi E-Procurement
Arsitektur aplikasi e-Procurement memiliki 7 aktor dan 9 use case yang dapat dilakukan dalam sistem Procurement. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Staf Bagian Administrasi Umum, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, Staf Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Subbagian TU, Staf Subbagian TU, Admin, Penyedia Barang/Jasa. Use case yang terlibat dalam sistem e-Procurement, yaitu login, logout, manajemen user, membuat request order, pemberitahuan lelang, pendaftaran lelang, input dokumen lelang, input dokumen penawaran, lihat laporan.
281
Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case membuat request order melibatkan aktor Staf Bagian Administrasi Umum, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, Staf Bagian Administrasi Persidangan. Use case pemberitahuan lelang melibatkan aktor Staf Subbagian TU dan Penyedia Barang/Jasa. Use case pendaftaran lelang hanya melibatkan aktor Penyedia Barang/Jasa. Use case input dokumen lelang hanya melibatkan aktor Staf Subbagian TU. Use case input dokumen penawaran hanya melibatkan aktor Penyedia Barang/Jasa. Use case lihat laporan melibatkan aktor Staf Bagian Administrasi Umum, Staf Bagian Administrasi Pengaduan, Staf Bagian Administrasi Persidangan, Kepala Subbagian TU.
9. E-Monev
282
<<extends>> Logout Login
Admin Manajemen User
<<extends>>
Staf Subbag Monitoring & Evaluasi
Target Triwulan Kegiatan Input Target Triwulan Kegiatan <<extends>> Data Realisasi Kegiatan Input Data Realisasi Kegiatan <<extends>>
Input Indikator Sasaran Kegiatan Indikator Sasaran Kegiatan
Kasubbag Monitoring & Evaluasi
Validasi Data Ketua DKPP
Lihat Laporan
Gambar 4.58 Arsitektur Aplikasi E-Monev
Arsitektur aplikasi e-Monev memiliki 4 aktor dan 8 use case yang dapat dilakukan dalam sistem Monev. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Kepala dan Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi, Ketua DKPP, dan Admin. Use case yang terlibat dalam sistem e-Monev, yaitu login, logout, manajemen user, input target triwulan kegiatan, input data realisasi kegiatan, input indikator sasaran kegiatan, validasi data, lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case input target triwulan kegiatan hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Use case input data realisasi kegiatan hanya melibatkan aktor Staf Subbagian
283
Monitoring dan Evaluasi. Use case input indikator sasaran kegiatan hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Use case validasi data hanya melibatkan aktor Ketua DKPP. Use case lihat laporan melibatkan aktor Kepala Subbagian Monitoring dan Evaluasi dan Ketua DKPP.
10. Website DKPP
<<extends>> Logout Login Staf Subbag Persidangan Admin Manajemen User
<<extends>> Data Persidangan
Input Data Persidangan <<extends>> Putusan Sidang Staf Subbag Risalah & Dokumentasi
Input Putusan Sidang <<extends>> Maklumat Sidang Input Maklumat Sidang
Media Massa Input Berita DKPP
<<extends>>
Staf Subbag Publikasi & Sosialisasi Manajemen Konten Website DKPP
Berita DKPP
Gambar 4.59 Arsitektur Aplikasi Website DKPP
Arsitektur aplikasi website DKPP memiliki 5 aktor dan 8 use case yang dapat dilakukan dalam sistem publikasi. Aktor-aktor yang terlibat, yaitu Staf Subbagian Persidangan, Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi, Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Media Massa, Admin.
284
Use case yang terlibat dalam sistem website DKPP, yaitu login, logout, manajemen user, input data persidangan, input putusan sidang, input maklumat sidang, input berita DKPP, manajemen konten website DKPP. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor Admin. Use case input data persidangan hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Persidangan. Use case input putusan sidang hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Persidangan. Use case input maklumat sidang hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Risalah dan Dokumentasi. Use case input berita DKPP hanya melibatkan aktor Media Massa. Use case manajemen konten website DKPP hanya melibatkan aktor Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi.
4.5.2. Data Architecture Dalam membuat rancangan arsitektur data untuk DKPP, akan digunakan tools Class Diagram. Class Diagram digunakan untuk menggambarkan model konseptual data yang berupa entitas, atribut, dan relasi. Class diagram juga berguna untuk menunjukkan hubungan antar kelas dalam suatu sistem. Terdapat sepuluh rancangan arsitektur data yang dibutuhkan oleh DKPP, yaitu e-Pengaduan, e-Persidangan, ePersuratan, e-Kearsipan, e-Kepegawaian, e-Keuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev, dan website DKPP. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing rancangan aplikasi tersebut. 1. Pengaduan
285
Gambar 4.60 Arsitektur Data E-Pengaduan
Arsitektur data e-Pengaduan memiliki 13 kelas, yaitu, Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, Panel_Majelis, Saksi, Pengaduan, Pencatatan_Perkara, Pengadu, Teradu, Form_Pengaduan. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity
286
1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Panel_Majelis, kelas Saksi, kelas Pengaduan, kelas Pencatatan_Perkara, kelas Pengadu, dan kelas Teradu. Kelas User memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Form_Pengaduan. Kelas Teradu memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu ke banyak) terhadap kelas Pencatatan_Perkara. Kelas Pengadu memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak)terhadap kelas Pencatatan_Perkara. Kelas Pengaduan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pencatatan_Perkara.
2. Persidangan
Gambar 4.61 Arsitektur Data E-Persidangan
287
Arsitektur data e-Persidangan memiliki 11 kelas, yaitu Bagian, Subbagian,
Level,
Jabatan,
Pegawai,
User,
Jadwal_Sidang,
Pencatatan_Perkara, Resume_Sidang, Risalah, Maklumat. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Jadwal_Sidang, kelas Pencatatan_Perkara, kelas Resume_Sidang, kelas Risalah, dan kelas Maklumat. Kelas Pencatatan_Perkara memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Jadwal_Sidang, kelas Resume_Sidang, kelas Risalah, dan kelas Maklumat.
288
3. Persuratan
Gambar 4.62 Arsitektur Data E-Persuratan
Arsitektur data e-Persuratan memiliki 17 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, Nota Dinas, Disposisi_Perkara, Disposisi, Disposisi_Pengaduan,
Sifat,
Surat_Pengaduan,
Surat_Balasan,
Surat_Undangan, Surat_Pemberitahuan, Jenis. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity
289
1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Disposisi, kelas Surat, dan kelas Nota_Dinas. Kelas Disposisi_Perkara memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Disposisi. Kelas Disposisi_Pengaduan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Disposisi. Kelas Sifat memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Disposisi. Kelas Sifat memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Surat. Kelas Surat memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap
kelas
Surat_Pengaduan,
kelas
Surat_Balasan,
kelas
Surat_Undangan, kelas Surat_Pemberitahuan. Kelas Jenis memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Surat. Kelas Surat_Pengaduan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Disposisi_Pengaduan.
290
4. Kearsipan
Gambar 4.63 Arsitektur Data E-Kearsipan
Arsitektur data e-Kearsipan memiliki 14 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, Arsip, Klasifikasi_Dokumen, Dokumen, Surat_Masuk, Klasifikasi_Surat, Konversi_Arsip_Surat, Surat_Keluar, Konversi_Arsip_Dokumen. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity
291
1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Dokumen. Kelas Dokumen memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Konversi_Arsip_Dokumen.
Kelas
Klasifikasi_Dokumen
memiliki
multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Dokumen. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Surat_masuk, kelas Surat_Keluar, kelas Arsip. Kelas Klasifikasi _Surat memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Surat_Masuk dan kelas Surat_Keluar. Kelas Surat_Masuk dan kelas Surat_Keluar memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Konversi_Arsip_Surat. Kelas
Konversi_Arsip_Surat
dan
kelas
Konversi_Arsip_Dokumen
memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Arsip.
292
5. Kepegawaian
Gambar 4.64 Arsitektur Data E-Kepegawaian
Arsitektur data e-Kepegawaian memiliki 12 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Golongan, User, Data_Lengkap_Pegawai, Golongan, Gaji_Pokok, Tunjangan, Gaji_Total, Absensi. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity
293
1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User, kelas Bagian, kelas Subbagian, kelas Golongan memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Data_Lengkap_Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Data_Lengkap_Pegawai, kelas Tunjangan, kelas Gaji_Pokok. Kelas Gaji_Pokok memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Gaji_Total. Kelas Tunjangan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Gaji_Total. Kelas Gaji_Total memiliki
multiplicity
1
1
(satu
ke
satu)
terhadap
kelas
Data_Lengkap_Pegawai. Kelas Absensi memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Gaji_Total dan kelas Data_Lengkap_Pegawai.
6. Keuangan
Gambar 4.65 Arsitektur Data E-Keuangan
294
Arsitektur data e-Keuangan memiliki 12 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, General_Ledger, Periode, Pendapatan, Pengeluaran, Klasifikasi_Pendapatan, Klasifikasi_Pengeluaran. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Periode. Kelas User memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas General_Ledger. Kelas Periode, kelas Pendapatan, kelas Pengeluaran memiliki memiiliki multiplicity 1..* 1 (antara satu sampai banyak ke satu) terhadap kelas General_Ledger. Kelas Klasifikasi_Pendapatan memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pendapatan. Kelas Klasifikasi_Pengeluaran memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pengeluaran.
7. Inventaris
295
Gambar 4.66 Arsitektur Data E-Inventaris
Arsitektur data e-Inventaris memiliki 12 kelas, yaitu, Bagian, Subbagian, Level, Jabatan, Pegawai, User, Registrasi_BMN, Tanah, Bangunan, Aset_Tak_Berwujud, Kendaraan, Peralatan. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Registrasi_BMN. Kelas Peralatan, kelas Kendaraan, kelas Bangunan, kelas
296
Tanah, kelas Aset_Tak_Berwujud memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Registrasi_BMN.
8. Procurement
Gambar 4.67 Arsitektur Data E-Procurement
Arsitektur data e-Procurement memiliki 11 kelas, yaitu Subbagian,
Level,
Jabatan,
Pegawai,
User,
Penawaran_Barang, Penyedia, Penawaran_Jasa.
Kebutuhan
Bagian, Lelang,
297
Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu sampai banyak) terhadap kelas Kebutuhan. Kelas User memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas Lelang. Kelas Kebutuhan memiliki multiplicity 1..* 1 (antara satu sampai banyak ke satu) terhadap kelas Lelang. Kelas Penawaran_Barang, kelas Penawaran_Jasa, kelas Penyedia memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas Lelang. Kelas Penyedia memiliki multiplicity 1 1..* (satu ke antara satu ke banyak) terhadap kelas Penawaran_Barang dan kelas Penawaran_Jasa.
298
9. Monitoring dan Evaluasi
Gambar 4.68 Arsitektur Data E-Monev
Arsitektur data e-Monev memiliki 13 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Jabatan,
Level,
Validasi_Penilaian,
Golongan,
Pegawai,
Realisasi_Kegiatan,
User,
Data_Pimpinan,
Target_Triwulan_Kegiatan,
Indikator_Sasaran_Kegiatan, Program_Kerja. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity
299
1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User. Kelas User memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Data_Pimpinan. Kelas Jabatan dan kelas Golongan memiliki multiplicity
1 1 (satu ke satu) terhadap kelas
Data_Pimpinan. Kelas Data_Pimpinan memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Validasi_Penilaian. Kelas User memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Realisasi_Kegiatan, kelas Target_Triwulan_Kegiatan, kelas Indikator_Sasaran_Kegiatan. Kelas Program_Kerja memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Indikator_Sasaran_Kegiatan. Kelas Program_Kerja memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas Target_Triwulan_Kegiatan dan kelas Realisasi_Kegiatan.
10. Publikasi dan Sosialisasi
Gambar 4.69 Arsitektur Data Website DKPP
300
Arsitektur data e-Publikasi memiliki 15 kelas, yaitu Bagian, Subbagian, Level,
Jabatan,
Pegawai,
Kategori_Berita,
User_Sistem,
Konversi_Berita,
Media_Massa,
Berita,
Publikasi_Persidangan,
Konversi_Publikasi_Persidangan,
Publikasi_Maklumat,
Konversi_Publikasi_Maklumat, Manajemen_Konten_Web. Kelas Bagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Subbagian. Kelas Subbagian memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Pegawai. Kelas Jabatan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Pegawai. Kelas Pegawai memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User_Sistem. Kelas Level memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Media_Massa. Kelas Media_Massa memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas User_Sistem. Kelas User_Sistem memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Berita, kelas Publikasi_Persidangan, kelas Publikasi_Maklumat. Kelas User_Sistem memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Manajemen_Konten_Web. Kelas Kategori_Berita memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas Berita. Kelas Berita memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas Konversi_Berita.
Kelas
Konversi_Berita,
Konversi_Publikasi_Persidangan, memiliki
multiplicity
1
Manajemen_Konten_Web.
kelas 1
Kelas
(satu
kelas
Konversi_Publikasi_Maklumat ke
satu)
terhadap
Publikasi_Persidangan
kelas
memiliki
301
multiplicity
1
1
(satu
ke
satu)
terhadap
kelas
Konversi_Publikasi_Persidangan. Kelas Publikasi_Maklumat memiliki multiplicity
1
1
(satu
ke
satu)
terhadap
kelas
Konversi_Publikasi_Maklumat.
4.6. Phase D : Technology Architecture Arsitektur teknologi menggambarkan dan menjelaskan infrastruktur jaringan serta hardware dan software yang terlibat di dalam jaringan tersebut untuk mendukung pelayanan, arus data dan informasi, serta jalannya aplikasi yang menunjang kegiatan di DKPP. Dalam arsitektur teknologi akan dijelaskan infrastruktur jaringan awal dan usulan untuk DKPP, platform teknologi yang digunakan dalam infrastruktur jaringan, serta konfigurasi hardware dan software yang diperlukan dalam infrastruktur jaringan.
4.6.1. Infrastruktur Jaringan a. Jaringan Awal Pada gambar 4.70 merupakan arsitektur jaringan saat ini di DKPP yang hanya mengandalkan router agar terhubung dengan internet. Router tersebut berfungsi sebagai gateway untuk akses internet di DKPP saat ini. Router menghubungkan internet ke lantai 4 melalui 1 switch, sedangkan menghubungkan internet ke lantai 5 melalui 3 wireless. Switch yang digunakan di lantai 4 menghubungkan Ruang Tenaga Ahli dan Ruang Humas. Penggunaan printer masih menggunakan kabel
302
penghubung di setiap ruangan dan belum bisa sharing pemakaian printer. Terdapat 3 wireless di lantai 5 yang menghubungkan gedung bagian kiri, bagian tengah, dan bagian kanan. Wireless untuk gedung bagian kiri menghubungkan Ruang Bagian Persidangan, Ruang Bagian Pengaduan, Ruang Kabag Pengaduan, Ruang Kabiro, dan Ruang Keuangan. Wireless untuk gedung bagian tengah menghubungkan Ruang Kabag Umum dan Ruang Staf TU. Wireless untuk gedung bagian kanan menghubungkan Ruang Sespri Ketua, Ruang Ketua, Ruang Anggota 1, Ruang Anggota 2, Ruang Anggota 3, dan Ruang Anggota 4. Penggunaan printer masih menggunakan kabel penghubung di setiap ruangan dan belum bisa sharing pemakaian printer.
Ruang Kabag Umum
Ruang Tenaga Ahli
ISP (Internet Service Provider)
LANTAI 5 BAGIAN TENGAH
Ruang Staf TU
LANTAI 4 Switch
Firewall
Ruang Humas
Wireless
Ruang Anggota 4
Ruang Anggota 3
Router
Ruang Bagian Persidangan
Ruang Keuangan Ruang Anggota 2
Wireless Wireless
LANTAI 5 BAGIAN KANAN Ruang Bagian Pengaduan
Ruang Kabag Pengaduan
Ruang Kabiro
Ruang Sespri Ketua
Ruang Ketua
LANTAI 5 BAGIAN KIRI
Gambar 4.70 Arsitektur Jaringan Awal di DKPP
Ruang Anggota 1
303
b. Jaringan Usulan Sebelum mengusulkan infrastruktur jaringan yang baru, terlebih dahulu dilakukan pendataan kebutuhan komputer, laptop, dan printer untuk jaringan yang baru. Berikut ini adalah rekapitulasi kebutuhan TIK DKPP.
Tabel 4.12 Rekapitulasi Kebutuhan TIK DKPP
No. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Bagian dan Subbagian Bagian Administrasi Umum Komputer Printer Bagian Administrasi Pengaduan Komputer Printer Bagian Administrasi Persidangan Komputer Printer Tenaga Ahli Komputer Printer
Jumlah Kebutuhan 1 1 1 1 1 1 3 3
Subbagian Penerimaan & Registrasi Pengaduan Komputer Laptop Printer
4 2 2
Subbagian Verifikasi & Analisis Wilayah 1 Komputer Laptop Printer
5 1 5
Subbagian Verifikasi & Analisis Wilayah 2 Komputer Printer
5 2
304
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Karena
Subbagian Pemanggilan Komputer Laptop Printer Subbagian Persidangan Komputer Laptop Printer Subbagian Risalah & Dokumentasi Laptop Printer Subbagian Tata Usaha & Protokol Komputer Printer Subbagian Publikasi & Sosialisasi Komputer Printer Subbagian Monitoring & Evaluasi Komputer Printer Total Jumlah Komputer Total Jumlah Laptop Total Jumlah Printer
DKPP akan membuat
SIMDKPPT
3 3 5 8 11 9 4 2 5 3 6 4 3 2 45 21 40
(Sistem
Informasi
Manajemen DKPP Terpadu), maka infrastruktur jaringan adalah salah satu hal penting yang harus dikembangkan agar dapat menunjang SIMDKPPT tersebut. Untuk jaringan usulan, DKPP memerlukan Internet Data Center (IDC) dan local server yang berisi router dan server. Untuk menghubungkan IDC dan local server akan digunakan jaringan internet. Local server akan mengatur sharing penggunaan printer dan scanner untuk semua ruangan di DKPP. Terdapat 4 area jaringan dalam sistem usulan, yaitu area lantai 4, area lantai 5 bagian kiri, area lantai 5
305
bagian tengah, dan area lantai 5 bagian tengah. Semua area terhubung dengan local server melalui switch dan wireless. Jadi, terdapat dua pilihan agar komputer dapat terkoneksi dengan internet, yaitu melalui kabel LAN atau hotspot. IDC (Internet Data Center) Web Server DKPP
Ruang Tenaga Ahli
Ruang Kabag Umum
LANTAI 5 BAGIAN TENGAH
Ruang Staf TU
LANTAI 4 Switch
ISP (Internet Service Provider)
Switch
Ruang Humas
Wireless
Wireless
Ruang Anggota 4
Firewall
Ruang Anggota 3
Local Server DKPP
Ruang Bagian Persidangan Router Wireless Ruang Keuangan
Switch
Server
Ruang Anggota 2 Wireless
Ruang Bagian Pengaduan
Printer Ruang Kabag Pengaduan
Scanner
Switch
Ruang Kabiro
Ruang Sespri Ketua
Ruang Ketua
Ruang Anggota 1
LANTAI 5 BAGIAN KIRI
LANTAI 5 BAGIAN KANAN
Gambar 4.71 (a) Arsitektur Jaringan Usulan Keseluruhan di DKPP
306
KASUBBAG. PUBLIKASI
TENAGA AHLI PRINTER
WEB ADMIN
SCANNER
SWITCH/WIRELESS SERVER WEB ADMIN
TECH. SUPPORT
Komputer untuk publik Berdiri sendiri (stand alone)
PRINTER
KOMP. UMUM
KONTRIBUTOR
DOKUMENTASI
KONTRIBUTOR
LIPUTAN
KONTRIBUTOR
JURNALIS
Gambar 4.71 (b) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Publikasi & Sosialisasi di DKPP
KASUBBAG. TATAUSAHA & PROTOKOL
PRINTER
TATA USAHA SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS TATA USAHA
PROTOKOL
Gambar 4.71 (c) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Tata Usaha & Protokol di DKPP
307
KASUBBAG. PENERIMAAN & REGISTRASI PENGADUAN
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (d) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Penerimaan & Registrasi Pengaduan di DKPP
KASUBBAG. MONITORING DAN EVALUASI
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (e) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Monitoring & Evaluasi di DKPP
308
KASUBBAG. ANALISIS & VERIFIKASI WIL. I/II
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (f) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Analisis & Verifikasi Wilayah 1/2 di DKPP
KASUBBAG. PEMANGGILAN
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (g) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Pemanggilan di DKPP
309
KASUBBAG. PERSIDANGAN
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (h) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Persidangan di DKPP
KASUBBAG. RISALAH & DOKUMEN PERKARA
PRINTER
SCANNER
SERVER
SWITCH/WIRELESS
Gambar 4.71 (i) Arsitektur Jaringan Usulan Subbagian Risalah & Dokumen Perkara di DKPP
310
4.6.2. Platform Teknologi Pada gambar 4.72, platform teknologi menggambarkan bahwa keseluruhan sistem yang diusulkan sudah berbasis web. Pada level client interface, user eksternal dapat mengakses aplikasi yang berada di website DKPP melalui web browser dan internet. User internal dapat mengakses keseluruhan sistem aplikasi di website DKPP melalui internet atau jaringan lokal (LAN). Apache web server digunakan untuk mendukung berjalannya aplikasi berbasis web. Aplikasi berbasis web dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Bahasa pemrograman ini akan mengambil data dari data storage. Aplikasi e-Pengaduan akan mengambil data dari data storage Pengaduan, aplikasi e-Persidangan akan mengambil data dari data storage Persidangan, aplikasi e-Persuratan akan mengambil data dari data storage Persuratan, aplikasi e-Kearsipan akan mengambil data dari data storage Kearsipan, aplikasi e-Kepegawaian akan mengambil data dari data storage Kepegawaian, aplikasi e-Keuangan akan mengambil data dari data storage Keuangan, aplikasi e-Inventaris akan mengambil data dari data storage Inventaris, aplikasi e-Procurement akan mengambil data dari data storage Procurement, dan aplikasi e-Monev akan mengambil data dari data storage Monev.
311
Aplikasi eKearsipan
Aplikasi eKepegawaian
Aplikasi e-Monev
Aplikasi eInventaris
Aplikasi eProcurement
Aplikasi ePersuratan
Aplikasi eKeuangan
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Web Browser
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
Internet & LAN
LAN
LAN
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Web Server & PHP
Pengaduan
Persidangan
Kearsipan
Kepegawaian
Monev
Inventaris
Procurement
Persuratan
Keuangan
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
DB Platform
Database
Aplikasi ePersidangan
Network
Website DKPP Aplikasi ePengaduan
Application
Presentation Client Interface
PLATFORM TECHNOLOGY
Gambar 4.72 Platform Teknologi
4.6.3. Konfigurasi Software dan Hardware Pada bagian ini akan diusulkan konfigurasi kebutuhan software dan hardware yang akan digunakan pada infrastruktur jaringan usulan untuk DKPP. Konfigurasi Hardware Server berada pada tabel 4.12, konfigurasi Hardware Switch berada pada tabel 4.13, konfigurasi Hardware Print Server berada pada tabel 4.14 dan konfigurasi Software Server berada pada tabel 4.15 seperti di bawah ini.
312
Tabel 4.13 Konfigurasi Hardware Server
Hardware
Spesifikasi
Server
HP ProLiant ML350pG8-676
Processor
Intel Xeon E5-2620
Memory
2x 4 GB RDIMM DDR3-1333
Networking
1 Gb Ethernet 4-port 331i Adapter
Input Device
Mouse, Keyboard
Output Device
Monitor LED
Tabel 4.14 Konfigurasi Hardware Switch
Hardware
Spesifikasi
Switch
HP V1910-24G-PoE 170W 24x Gigabit 10/100/1000 Mbps PoE Ports 1x Serial Console Port 4x SFP Ports
Ports
Media Interfaces Manageable
Switching Features
RJ45 IMC – Intelligent Management Center, limited command line interface, Web browser, SNMP Manager, IEEE 802.3 Ethernet MIB Latency : 100 Mb Latency : < 5 µs ; 1000 Mb Latency : < 5 µs Throughput : 41.7 million pps Routing.switching capacity : 56 Gbps Routing table size : 32 entries
313
Tabel 4.15 Konfigurasi Hardware Print Server
Hardware
Spesifikasi
Print Server
D-LINK DPR-1061
Standards Protocol Interface
Device Management
IEEE 802.3 2 USB 2.0 ports 1 parallel printer port 1 10/100 BASE-TX Ethernet LAN port Through Internet Explorer v6 or later, or other Javaenabled browsers DHCP server and client Print Server Administration program running under Windows
Tabel 4.16 Konfigurasi Software Server
Software
Spesifikasi
Operating System
Windows Server 2012
Web Server
Apache v.2.4.10
DBMS
MySQL
Coding Web Browser
PHP Mozilla Firefox & Google Chrome
Word Processing
Microsoft Word 2013
Spreadsheet
Microsoft Excel 2013
Graphic Presentation
Microsoft PowerPoint 2013
314
Dari perancangan arsitektur teknologi yang telah dibuat, dapat diidentifikasi teknologi hardware, software, dan jaringan yang digunakan melalui technology portfolio catalog seperti pada tabel 4.16 berikut ini:
315
Tabel 4.17 Technology Portfolio Catalog Aplikasi EPengaduan
EPersidangan
EPersuratan
EKearsipan
EKepegawaian
EKeuangan
EInventaris
EProcurement
E-Monev
Presentation
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
DBMS
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
LAN
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
WAN
Internet
Internet
Internet
Internet
Internet
Internet
Internet
Internet
Internet
WAN Security
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Domain
Web Platform Application Platform Database Platform
316
4.7. Phase E : Opportunities and Solution Pada fase sebelumnya telah dianalisis kondisi sistem saat ini di DKPP lalu dibuat rancangan arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi usulan untuk DKPP. Selanjutnya, pada fase peluang dan solusi ini akan dilakukan analisis gap kondisi sistem saat ini di DKPP terhadap arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi usulan yang telah dibuat. Selain akan melakukan analisis gap, pada fase peluang dan solusi ini juga akan dibuat penghitungan ROI (Return on Investment) yang berguna untuk mengukur pengembalian biaya investasi TIK yang selama ini telah dilakukan DKPP dalam memenuhi kebutuhan TIK untuk mendukung aktivitas.
4.7.1. Analisis Gap Analisis gap berguna untuk menjelaskan komponen-komponen apa saja yang harus dipertahankan (retain) atau dihilangkan (remove) dari sistem yang sedang berjalan di DKPP dan untuk menjelaskan komponen-komponen apa saja yang harus diganti (replace) atau ditambahkan (add) dengan komponen baru dari arsitektur usulan. Analisis gap dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan sebagai berikut ini : 1. Komponen sistem yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Komponen arsitektur usulan (future) ditempatkan pada baris pertama paling atas dari matriks. 2. Tambahkan keterangan “new” (komponen baru) pada baris paling terakhir dan ditempatkan pada kolom komponen sistem yang sedang berjalan (existing).
317
Tambahkan keterangan “eliminated” (komponen yang akan dihapus) pada kolom paling kanan dan ditempatkan pada baris komponen arsitektur usulan (future). 3. Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) masih ada dalam komponen arsitektur usulan (future), maka tandai sel yang saling berpotongan tersebut dengan keterangan “retain” (komponen lama masih dipertahankan dan digunakan). Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) mengalami pengembangan versi pada komponen arsitektur usulan (future) maka tandai sel yang saling berpotongan dengan keterangan “replace” (komponen yang lama dikembangkan sehingga mempunyai versi baru). 4. Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) tidak digunakan lagi pada komponen arsitektur usulan (future), maka tandai dengan keterangan “remove” pada kolom “eliminated”. Jika komponen arsitektur usulan (future) tidak terdapat dalam komponen sistem yang sedang berjalan (existing), maka tandai dengan keterangan “add” pada baris “new”. Semua komponen yang diberi keterangan “add” merupakan gap yang harus dipenuhi.
Berikut ini adalah analisis gap dari empat arsitektur usulan, yaitu : 1. Analisis Gap Arsitektur Bisnis a. Pengaduan
318
Penerimaan & registrasi pengaduan sistem manual Verifikasi formil (administrasi) sistem manual
replace retain retain
Rapat verifikasi materiil Pencatatan gelar perkara sistem manual Penetapan panel majelis sistem manual
replace replace add
ELIMINATED
Penetapan panel majelis pada sistem komputer
Pencatatan gelar perkara pada sistem komputer
Pengkajian berkas pengaduan
replace
Pengkajian berkas pengaduan
NEW
Rapat verifikasi materiil
EXISTING
Verifikasi formil (administrasi) pada sistem komputer
Login
FUTURE
Penerimaan & registrasi pengaduan pada sistem komputer
Tabel 4.18 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Pengaduan
319
b. Persidangan
Penerimaan berkas pengaduan sistem manual
retain replace replace retain
Sidang pemeriksaan
retain
Rapat pleno keputusan
retain
Sidang pembacaan keputusan Penyusunan dokumen perkara etik Pemilu sistem manual Pembuatan maklumat sistem manual
replace replace add
ELIMINATED
Pembuatan maklumat pada sistem komputer
Penyusunan dokumen perkara etik Pemilu pada sistem komputer
Sidang pembacaan keputusan
Rapat pleno keputusan
Sidang pemeriksaan
Pemanggilan pengadu & teradu pada sistem komputer
replace
Penetapan jadwal sidang Pemberitahuan jadwal sidang sistem manual Pemanggilan pengadu & teradu sistem manual
NEW
Pemberitahuan jadwal sidang pada sistem komputer
EXISTING
Penetapan jadwal sidang
Login
FUTURE
Penerimaan berkas pengaduan pada sistem komputer
Tabel 4.19 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Persidangan
FUTURE
EXISTING
Membuat persuratan perkara pengaduan sistem manual Membuat persuratan nota dinas sistem manual Membuat persuratan hasil verifikasi dismiss sistem manual Membuat persuratan hasil verifikasi BMS sistem manual Membuat undangan rapat verifikasi sistem manual Membuat surat pemanggilan sistem manual Membuat undangan rapat pleno keputusan sistem manual replace replace replace
replace replace replace replace
ELIMINATED
Membuat persuratan umum pada sistem komputer
Membuat disposisi pembuatan maklumat pada sistem komputer
Membuat disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian Persidangan pada sistem komputer Membuat disposisi pembuatan jadwal sidang pada sistem komputer
Membuat undangan rapat pleno keputusan pada sistem komputer
Membuat surat pemanggilan pada sistem komputer
Membuat undangan rapat verifikasi pada sistem komputer
Membuat persuratan hasil verifikasi BMS pada sistem komputer
Membuat persuratan hasil verifikasi dismiss pada sistem komputer
Membuat persuratan nota dinas pada sistem komputer
Mmebuat persuratan perkara pengaduan pada sistem komputer
Login
320
c. Persuratan Tabel 4.20 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Persuratan
321
Membuat disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian Persidangan sistem manual Membuat disposisi pembuatan jadwal sidang sistem manual Membuat disposisi pembuatan maklumat sistem manual Membuat persuratan umum sistem manual
NEW
replace
replace
replace replace add
322
d. Kearsipan
Mengumpulkan berkas dari setiap bagian sistem manual Membuat arsip vital dan dinamis sistem manual Menyerahkan salinan arsip ke Bawaslu Menyerahkan salinan arsip ke ANRI sistem manual
NEW
ELIMINATED
Menyerahkan salinan arsip ke ANRI pada sistem komputer
EXISTING
Membuat arsip vital dan dinamis pada sistem komputer
Login
FUTURE
Mengumpulkan berkas dari setiap bagian pada sistem komputer
Tabel 4.21 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Kearsipan
replace replace remove replace add
323
e. Kepegawaian
Penyusunan rencana kebutuhan pegawai
retain retain
Pelaksanaan rekrutmen pegawai
retain
Pengangkatan pegawai Pengelolaan administrasi kepegawaian sistem manual
replace retain
Penggajian pegawai add
add
ELIMINATED
Penggajian pegawai
Pengelolaan administrasi pegawai pada sistem komputer
Pengangkatan pegawai
retain
Persiapan bahan rekrutmen pegawai
NEW
Pelaksanaan rekrutmen pegawai
EXISTING
Persiapan bahan rekrutmen pegawai
Absensi
Login
FUTURE
Penyusunan rencana kebutuhan pegawai
Tabel 4.22 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Kepegawaian
324
f. Keuangan
Penyusunan rencana program & anggaran
retain retain
Pengelolaan dana Pencatatan akuntansi keuangan sistem manual
replace
Pembuatan laporan keuangan sistem manual
replace add
ELIMINATED
Pembuatan laporan keuangan pada sistem komputer
Pengelolaan dana
retain
Penarikan dana
NEW
Pencatatan akuntansi keuangan pada sistem komputer
EXISTING
Penarikan dana
Login
FUTURE
Penyusunan rencana program & anggaran
Tabel 4.23 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Keuangan
325
g. Inventaris
Pencatatan inventaris BMN sistem manual Penyusunan laporan pengguna BMN sistem manual Pengumpulan laporan pengguna BMN Penyusunan laporan pengelola inventaris sistem manual Penyerahan laporan pengguna & pengelola sistem manual
NEW
ELIMINATED
Penyerahan laporan pengguna & pengelola pada sistem komputer
Penyusunan laporan pengelola inventaris pada sistem komputer
EXISTING
Penyusunan laporan pengguna BMN pada sistem komputer
Login
FUTURE
Pencatatan inventaris BMN pada sistem komputer
Tabel 4.24 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Inventaris
replace replace remove replace replace add
326
h. Procurement
Pemilihan sistem pengadaan Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa Penetapan metode penilaian kualifikasi Penyusunan jadwal pemilihan penyedia Penyusunan dokumen pengadaan sistem manual Pengumuman pemilihan penyedia sistem manual Pengumpulan dokumen penawaran sistem manual Pemilihan dokumen penawaran terbaik
retain retain retain retain replace replace replace retain
ELIMINATED
Pelaksanaan kontrak
Penandatanganan kontrak
Penunjukkan penyedia yang terpilih pada sistem komputer
Pemilihan dokumen penawaran terbaik
Penyusunan dokumen pengadaan pada sistem komputer Pengumuman pemilihan penyedia pada sistem komputer Pengumpulan dokumen penawaran pada sistem komputer
Penyusunan jadwal pemilihan penyedia
EXISTING
Penetapan metode penilaian kualifikasi
Pemilihan sistem pengadaan
Login
FUTURE
Perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa
Tabel 4.25 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Procurement
327
Penunjukkan penyedia yang terpilih sistem manual
replace retain
Penandatanganan kontrak
retain
Pelaksanaan kontrak
NEW
add
328
i. Monitoring dan Evaluasi
Memantau proses keuangan, inventaris, & pengadaan
retain remove
Pencatatan hasil pemantauan replace
Persiapan evaluasi sistem manual
replace
Pelaksanaan evaluasi sistem manual Penyusunan laporan monitoring & evaluasi sistem manual
NEW
ELIMINATED
Penyusunan laporan monitoring & evaluasi pada sistem komputer
Pelaksanaan evaluasi pada sistem komputer
EXISTING
Persiapan evaluasi pada sistem komputer
Login
FUTURE
Memantau proses keuangan, inventaris, & pengadaan
Tabel 4.26 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Monitoring & Evaluasi
replace add
329
j. Publikasi dan Sosialisasi
EXISTING retain
Pendokumentasian kegiatan DKPP Pengumpulan data untuk dipublikasikan & disosialisasikan sistem manual Publikasi & sosialisasi informasi dari DKPP sistem manual
NEW
replace
replace add
ELIMINATED
Pengumpulan data untuk dipublikasikan & disosialisasikan pada sistem komputer Publikasi & sosialisasi informasi dari DKPP pada sistem komputer
Login
FUTURE
Pendokumentasian kegiatan DKPP
Tabel 4.27 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Publikasi & Sosialisasi
330
2. Analisis Gap Arsitektur Aplikasi
E-Inventaris
E-Procurement
E-Monev
add
add
add
add
add
add
add
add
add
replace replace replace replace
ELIMINATED
E-Keuangan
Microsoft PowerPoint 2013
E-Kepegawaian
NEW
E-Kearsipan
Microsoft PowerPoint 2007
E-Persuratan
Microsoft Excel 2007
E-Persidangan
Microsoft Word 2007
E-Pengaduan
Website DKPP versi lama
Microsoft Excel 2013
EXISTING
Microsoft Word 2013
FUTURE
Website DKPP versi terbaru
Tabel 4.28 Analisis Gap Arsitektur Aplikasi
331
3. Analisis Gap Arsitektur Data a. Pengaduan
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Panel Majelis
replace
Saksi
replace
Pengaduan
replace
Pencatatan Perkara
replace
Pengadu
replace
Teradu
replace
Form Pengaduan add
add
ELIMINATED
Form Pengaduan
Teradu
replace
Pegawai
NEW
Pengadu
Pengaduan
Saksi
Panel Majelis
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Pencatatan Perkara
Tabel 4.29 Analisis Gap Arsitektur Data Pengaduan
332
b. Persidangan
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Jadwal Sidang
replace
Pencatatan Perkara
replace
Resume Sidang
replace
Risalah
replace
Maklumat add
add
ELIMINATED
Maklumat
Risalah
replace
Pegawai
NEW
Resume Sidang
Jadwal Sidang
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Pencatatan Perkara
Tabel 4.30 Analisis Gap Arsitektur Data Persidangan
333
c. Persuratan
Surat Pemberitahuan
add
add
add
add
add
replace replace replace replace
Disposisi
replace
Nota Dinas
replace
Surat add
add
add
add
ELIMINATED
Surat Undangan
Surat
add
replace
Pegawai
NEW
Surat Balasan
Jabatan
Surat Pengaduan
Subbagian
Jenis
Bagian
Sifat
EXISTING
Nota Dinas
Disposisi Perkara
Disposisi
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Disposisi Pengaduan
Tabel 4.31 Analisis Gap Arsitektur Data Persuratan
334
d. Kearsipan
Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Pegawai
replace
Dokumen
replace
Surat Masuk
replace
Surat Keluar
replace
Arsip
NEW
add
add
add
add
add
add
ELIMINATED
Arsip
Konversi Arsip Dokumen
Klasifikasi Surat
Surat Keluar
Surat Masuk
Konversi Arsip Surat
EXISTING
Dokumen
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Klasifikasi Dokumen
Tabel 4.32 Analisis Gap Arsitektur Data Kearsipan
335
e. Kepegawaian
Subbagian Jabatan
add
replace replace replace replace
Golongan
replace
Gaji Pokok
replace
Tunjangan add
add
add
ELIMINATED
Tunjangan
Gaji Pokok
add
replace
Pegawai
NEW
Absensi
Bagian
Gaji Total
EXISTING
Golongan
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Data Lengkap Pegawai
Tabel 4.33 Analisis Gap Arsitektur Data Kepegawaian
336
f. Keuangan
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
add
replace replace replace replace
Periode
replace
General Ledger
replace
Pendapatan
replace
Pengeluaran add
add
ELIMINATED
add
replace
Pegawai
NEW
Klasifikasi Pengeluaran
Pengeluaran
Pendapatan
General Ledger
Periode
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Klasifikasi Pendapatan
Tabel 4.34 Analisis Gap Arsitektur Data Keuangan
337
g. Inventaris
Peralatan
Kendaraan
Aset Tak Berwujud
Bangunan
Tanah
Registrasi BMN
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
add
add
add
add
add
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Pegawai
replace
Registrasi BMN
NEW
add
add
ELIMINATED
Tabel 4.35 Analisis Gap Arsitektur Data Inventaris
338
h. Procurement
ELIMINATED
Penyedia
Penawaran Jasa
Lelang
Kebutuhan
User
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Penawaran Barang
Tabel 4.36 Analisis Gap Arsitektur Data Procurement
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Pegawai
replace
Kebutuhan
remove
Penawaran replace
Lelang
replace
Penyedia
NEW
add
add
add
add
339
i. Monitoring dan Evaluasi Tabel 4.37 Analisis Gap Arsitektur Data Monitoring & Evaluasi
EXISTING Bagian Subbagian Jabatan
replace replace replace replace
Pegawai
replace
Golongan
replace
Data Pimpinan
replace
Realisasi Kegiatan Target Triwulan Kegiatan Indikator Sasaran Kegiatan
replace replace replace
Program Kerja
NEW
add
add
add
ELIMINATED
Program Kerja
Indikator Sasaran Kegiatan
Target Triwulan Kegiatan
Realisasi Kegiatan
Validasi Penilaian
Data Pimpinan
User
Golongan
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
340
j. Publikasi dan Sosialisasi
Jabatan
add
replace replace replace replace
Berita
replace
Publikasi Persidangan
replace
Publikasi Maklumat add
add
add
add
add
add
ELIMINATED
add
replace
Pegawai
NEW
Manajemen Konten web
Subbagian
Konversi Publikasi Maklumat
Bagian
Publikasi Maklumat
EXISTING
Konversi Publikasi Persidangan
Konversi Berita
Kategori Berita
Berita
Media Massa
User Sistem
Pegawai
Level
Jabatan
Subbagian
Bagian
FUTURE
Publikasi Persidangan
Tabel 4.38 Analisis Gap Arsitektur Data Publikasi & Sosialisasi
341
4. Analisis Gap Arsitektur Teknologi
Proxy server Web browser Apache 2.2.15 web server
ELIMINATED
PHP
Router
Switch
Wireless
Firewall
Internet
Windows server 2012 OS
Email server
Streaming server
MySQL
Application server
EXISTING
Microsoft SQL server 2014 (Database server)
Web browser
Proxy server
FUTURE
Apache 2.4.10 web server
Tabel 4.39 Analisis Gap Arsitektur Teknologi
replace replace replace
LAN replace
Router
remove
Hub replace
Switch retain
Firewall retain
Internet replace
Linux distro server OS
retain
PHP
NEW
add
add
add
add
add
add
342
4.7.2. Penghitungan ROI (Return On Investment) Investasi TIK Sebelum mengitung ROI untuk investasi TIK, maka terlebih dahulu harus dihitung biaya investasi awal untuk pembelian alat-alat untuk membangun jaringan, seperti server, software, hardware. Tidak hanya untuk biaya pembelian alat-alat, tetapi juga harus diperhitungkan biaya tenaga ahli untuk menjalankan dan melaksanakan maintenance jaringan. 1. Investasi Biaya Awal Tabel 4.40 Biaya Investasi Awal Keterangan
Biaya
Pembelian Server HP ProLiant ML350pG8-676 4 buah @ Rp 31.000.000 Subtotal Biaya Pembelian Server
Rp 124.000.000 Rp 124.000.000
Pembelian Software OS Server ; Windows Server 2012 Microsoft Office Professional 2013 Subtotal Biaya Pembelian Software
Rp 10.600.000 Rp 5.400.000 Rp 16.000.000
Pembelian Hardware Switch HP V1910-24G-PoE 8 buah @ Rp 10.500.000
Rp 84.000.000
Router LINKSYS wireless-G WRT54GL-AS 2 buah @ Rp 670.000 UTP Cable SCHNEIDER 500 m @ Rp 32.000 Subtotal Biaya Pembelian Hardware
Rp 1.340.000 Rp 16.000.000 Rp 101.340.000
343
Upah Tenaga Ahli (per Bulan) System Analyst 2 orang @ Rp 5.000.000 System Administrator 2 orang @ Rp 3.000.000 Database Administrator 2 orang @ Rp 3.000.000 Programmer 3 orang @ Rp 6.000.000 Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli (per Bulan) Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli (per Tahun)
Rp 10.000.000 Rp 6.000.000 Rp 6.000.000 Rp 18.000.000 Rp 40.000.000 Rp 480.000.000
Total Biaya
Rp 721.340.000
2. Estimasi Biaya Selama 5 Tahun Tabel 4.41 Estimasi Biaya Selama 5 Tahun
Kategori Pembelian Server Pembelian Software Pembelian Hardware Upah Tenaga Ahli Total Biaya per Tahun Total Biaya 5 Tahun
2013 5400000
2014
Tahun 2015
2016
2017
124000000
-
-
10600000
-
-
101340000
-
-
-
216000000
480000000
480000000
480000000
480000000
221400000
715940000
480000000
480000000
480000000
-
2.377.340.000
344
3. ROI (Return On Investment) Tabel 4.42 Penghitungan ROI Biaya-Biaya Estimasi Total Biaya Pertama Estimasi Total Biaya Kedua Estimasi Total Biaya Ketiga Estimasi Total Biaya Keempat Estimasi Total Biaya Kelima Estimasi Anggaran Belanja TIK Anggaran Belanja Tahun 2013 Anggaran Belanja Tahun 2014
Rp 221.400.000 Rp 715.940.000 Rp 480.000.000 Rp 480.000.000 Rp 480.000.000
Rp 1.000.000.000 Rp 1.000.000.000
ROI ROI Tahun 2013
ROI Tahun 2014 Estimasi ROI Tahun 2015-2017 *Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 20152017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014
ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 221.400.000) x 100 = 451,67% ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 715.940.000) x 100 = 139,68% ROI (%) = (Rp 1.000.000.000 / Rp 480.000.000) x 100 = 208,33%
Payback Period Payback Period Tahun 2013
Payback Period Tahun 2014
Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 221.400.000 / Rp 83.333.333 = 2,66 bulan Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 715.940.000 / Rp 83.333.333 = 8,59 bulan
345
Estimasi Payback Period Tahun 2015-2017 *Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 2015-2017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014
Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 / 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 480.000.000 / Rp 83.333.333 = 5,76 bulan
4.8. Phase F : Migration Planning Tahapan perencanaan migrasi bertujuan untuk merencanakan proses peralihan teknologi dari sistem lama (existing system) menuju ke sistem baru (future system). Rencana migrasi yang dimaksud adalah membuat suatu rencana untuk urutan pengimplementasian aplikasi sistem informasi. 4.8.1. Urutan Implementasi Aplikasi Untuk menentukan urutan implementasi aplikasi, maka diperlukan perspektif organisasi dari sisi operasional dan dari sisi manajemen. Biasanya, aplikasi yang berada
di
dalam
perspektif
operasional
akan
lebih
diutamakan
untuk
pengimplementasian pada urutan awal karena aplikasi tersebut berkaitan langsung dengan berjalannya suatu aktivitas dan aplikasi tersebut juga dapat menentukan tingkat kinerja dari suatu aktivitas. a. Perspektif Operasional Aplikasi dalam perspektif operasional dibagi menjadi dua bagian, yaitu kelompok aplikasi yang orientasi fungsinya langsung memberikan pelayanan kepada pengguna di luar organisasi (front office system) dan kelompok aplikasi yang orientasi fungsinya lebih ditujukan untuk membantu dalam aktivitas administrasi kepada pengguna di dalam organisasi (back office system).
346
1. Front Office System Aplikasi yang termasuk ke dalam kelompok front office system, yaitu EPengaduan, E-Persidangan, dan website DKPP. Ketiga aplikasi tersebut dimasukkan ke dalam kelompok front office system karena aplikasiaplikasi itu berfungsi untuk memberi pelayanan langsung kepada masyarakat. 2. Back Office System Aplikasi yang termasuk ke dalam kelompok back office system, EPersuratan, E-Kearsipan, E-Inventaris, dan E-Procurement. Keempat aplikasi tersebut dimasukkan ke dalam kelompok back office system karena aplikasi E-Inventaris, dan E-Procurement berfungsi untuk membantu kelancaran operasional di dalam organisasi dan aplikasi EPersuratan juga E-Kearsipan berguna untuk membantu aktivitas adminstrasi serta menunjang kelancaran pada aplikasi front office system.
b. Perspektif Manajemen Aplikasi yang dikelompokkan ke dalam perspektif manajemen berarti aplikasi tersebut berfungsi untuk melakukan pengorganisasian, pencatatan, atau pengawasan terhadap para anggota organisasi dan terhadap penggunaan sumber daya organisasi. Oleh karena itu, aplikasi yang termasuk ke dalam perspektif manajemen, yaitu aplikasi E-Kepegawaian, E-Keuangan, dan E-Monev. Aplikasi E-Kepegawaian berfungsi untuk mengorganisasikan data-data pribadi beserta absensi dan data gaji setiap pegawai. Aplikasi E-Keuangan berfungsi untuk
347
mencatat semua pemasukan dan pengeluaran (sumber daya) organisasi. Dan Aplikasi E-Monev berfungsi untuk melakukan pengawasan terhadap realisasi aktivitas yang berhubungan dengan keuangan (sumber daya) organisasi.
4.8.2. Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi Setelah aplikasi-aplikasi dikelompokkan berdasarkan perspektif operasional dan perspektif manajemen, maka urutan implementasi aplikasi di DKPP adalah sebagai berikut ini : Tahap 1
Tahap 2
Tahap 3
Tahap 4
Tahap 5
Website DKPP
E-Persuratan
E-Monev
E-Kepegawaian
E-Inventaris
E-Pengaduan
E-Kearsipan
E-Keuangan
2015
2016
E-Procurement
E-Persidangan
2014
2017
2018
Gambar 4.73 Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi
Website DKPP yang mendapat urutan pertama karena website tersebut menjadi media untuk mengintegrasikan semua aplikasi. Urutan kedua adalah aplikasi E-Pengaduan karena pelayanan DKPP dimulai dengan adanya laporan pengaduan
348
yang masuk. Urutan ketiga adalah aplikasi E-Persidangan karena pengaduan akan ditindaklanjuti dengan aktivitas persidangan. Urutan keempat adalah aplikasi EPersuratan karena aktivitas persuratan menunjang berjalannya aktivitas pengaduan dan persidangan. Urutan kelima adalah aplikasi E-Kearsipan karena semua berkas yang terlibat dalam aktivitas pengaduan, persidangan, dan persuratan harus segera diarsipkan. Urutan keenam adalah aplikasi E-Monev karena aplikasi tersebut sangat membantu dalam pengawasan aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement. Urutan
ketujuh
adalah
aplikasi
E-Keuangan
karena
aplikasi
ini
akan
berkesinambungan dan berkelanjutan dari aplikasi E-Monev. Urutan kedelapan adalah aplikasi E-Kepegawaian karena pengorganisasian data pegawai erat kaitannya dengan penggajian dan keuangan. Urutan kesembilan adalah aplikasi E-Inventaris karena sebelum adanya aplikasi ini, sistem inventaris di DKPP masih dapat berjalan baik dengan rutin walaupun dengan sistem manual. Urutan terakhir adalah aplikasi E-Procurement karena aplikasi ini hanya digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan barang atau jasa yang harus dipenuhi. Sebelum adanya aplikasi ini, sistem pengadaan di DKPP pun masih dapat berjalan dengan baik walaupun membutuhkan waktu yang lebih lama.
349
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini dalam bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut ini : 1. Berdasarkan hasil observasi dan analisis yang diperoleh dalam penelitian ini menggambarkan bahwa DKPP belum memiliki perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi. Oleh karena itu, penelitian ini membuat suatu perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi menggunakan framework TOGAF 9 agar dapat menyelaraskan strategi aktivitas dan strategi SI/TI. Perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi berupa blueprint (cetak biru) dari arsitektur utama pada TOGAF, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, dan arsitektur teknologi. 2. Pada fakta di lapangan, DKPP belum memanfaatkan SI/TI secara maksimal untuk membantu aktivitas disana, seperti untuk pengelolaan data. DKPP hanya mengandalkan Microsoft Office untuk membantu aktivitas pengelolaan data. Oleh karena itu, pada perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi akan dirancang arsitektur bisnis dan arsitektur sistem informasi untuk memaksimalkan penggunaan SI/TI dengan cara mengotomatisasi sistem disana menggunakan aplikasi yang saling terintegrasi pada setiap subbagian. Dan akan dirancang pula arsitektur jaringan yang akan mendukung pengembangan arsitektur sistem informasi yang sudah dirancang.
350
3. Selama ini, DKPP mengeluarkan biaya yang tidak ekonomis untuk investasi teknologi. Hal itu disebabkan karena belum adanya perencanaan biaya investasi teknologi. Oleh karena itu, penelitian ini akan membuat suatu perencanaan biaya investasi teknologi melalui ROI (Return On Investment) agar pengeluaran biaya dapat tepat sasaran dan disesuaikan dengan kebutuhan teknologi di DKPP. Penghitungan ROI akan menjelaskan estimasi pengeluaran investasi biaya untuk pembelian software dan hardware, serta upah tenaga ahli 4. Pada saat ini pelayanan publik DKPP untuk bagian pengaduan dan persidangan belum maksimal karena belum adanya sistem informasi. Oleh karena itu, dengan dibuatnya arsitektur aplikasi e-Pengaduan dan e-Persidangan diharapkan pelayanan publik DKPP akan semakin baik.
5.2 Saran Berdasarkan dari hasil penelitian yang sudah diperoleh, maka ada beberapa saran agar pengembangan penelitian ini di kemudian hari menjadi lebih baik, yaitu : 1. Pada penelitian selanjutnya, fase-fase TOGAF ADM perlu dilanjutkan sampai fase tata kelola teknologi informasi dan fase manajemen perubahan agar pengimplementasian arsitektur pada perusahaan menjadi lebih mudah. 2. Dalam setiap fase TOGAF ADM telah ditetapkan tools-tools yang dapat digunakan untuk merancang arsitektur. Diharapkan pada penelitian selanjutnya agar dapat mengembangkan penggunaan tools-tools terbaru agar rancangan
351
arsitektur yang dihasilkan juga dapat mengikuti perkembangan teknologi di kemudian hari. 3. Pengembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) yang akan dilakukan di DKPP harus mendapat dukungan dan komitmen dari semua stakeholder. 4. Infrastruktur teknologi di DKPP harus dipersiapkan terlebih dahulu agar usulan rencana strategis SI/TI yang telah dibuat dapat diimplementasikan sesuai dengan perencanaan. 5. Pengembangan dan pengimplementasian aplikasi untuk DKPP harus dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan roadmap implementasi aplikasi yang telah disusun berdasarkan prioritas kebutuhan DKPP. 6. Dibutuhkan penambahan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam bidang TIK agar pengembangan, pengimplementasian, dan perawatan TIK di DKPP dapat berjalan lebih efektif dan lebih baik lagi.
352
DAFTAR PUSTAKA A.S. Rosa & Shalahuddin M. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung : Modula. Driwantara. 2005. Mengukur ROI (Return on Investment) Terhadap Efektivitas Suatu Pelatihan. Jurnal Sistem Teknik Industri. Volume 6. No 4. Gandhi, Arfive & Kurniati, Angelina Prima. 2012. Perencanaan arsitektur enterprise Berbasis TOGAF ADM pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Yogyakarta : Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 20012 (SNATI 2012). Guritno S, Sudaryono, & Rahardja U. 2011. Theory and Application of IT Research : Metodologi Penelitian Teknologi Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Khairunisa, Anis. 2013. Perencanaan arsitektur enterprise pada PT. Dian Nikel Mining. Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah. Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. 2012. Management Information Systems : Managing the Digital Firm Twelfth Edition. USA : Prentice Hall. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Nugroho, Ari Estu. 2005. Analisis Perbandingan Antara Return On Invesment (ROI) Dengan Economic Value Added (EVA) Sebagai Pengukur Kinerja
353
Keuangan Perusahaan (Survey pada beberapa BUMN di Bandung). Bandung : Universitas Widyatama. O’Brien, James A. & Marakas, George M. 2010. Introduction to Information Systems Fifthteen Edition. New York : McGraw Hill.
Popescu M. & Dascalu A. 2011. Value Chain Analysis in Quality Management Context. Bulletine of the Transilvania University of Brasov. Volume 4 No 2.
Pratiwi, Vivi Fydiani. 2013. Perancangan Model Enterprise Architecture dengan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama. Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah. Rapiyadi, Pujoko. 2009. Perencanaan arsitektur enterprise pada Direktorat Jenderal Mineral, Batubara, dan Panas Bumi. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Republik Indonesia. 2012. Undang-Undang Nomor 35 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Rumapea, Sri Agustina & Surendro, Kridanto. 2007. Perencanaan Arsitektur Enterprise Penyelenggara Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Usulan : Dinas Perijinan). Yogyakarta : Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007).
354
Setiawan, Erwin Budi. 2009. Perancangan Strategis Sistem Informasi IT Telkom untuk Menuju World Class University. Yogyakarta : Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009). Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Bumi Aksara. The Open Group. 2009. ArchiMate 2.1 Specification. San Francisco : The Open Group. The Open Group. 2009. TOGAF Version 9. San Fransisco : The Open Group. The Open Group. 2009. TOGAF Version 9 : Sample Catalogs, Matrices and Diagram. San Francisco : The Open Group. Ulum, Bakhrul. 2008. Perencanaan arsitektur enterprise : Studi Kasus PT. Krakatau Steel (Persero). Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Universitas Negeri Semarang. 2011. Peta Jalan (Road Map) Pengembangan teknologi
Informasi
dan
Komunikasi.
http://repo.unnes.ac.id/dokumen/roadmap-tik-unnes.pdf. 3 Maret
2014,
pukul 19.15 WIB. Valente, A & Marchetti, E. 2010. Development of a Rich Picture Editor : a User – Centered Approach. Denmark : International Journal on Advances in Intelligent Systems. Vol. 3 & 4, pp. 187 – 199.
355
Ward, J & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems. Third Edition. England : John Wiley & Sons LTD. Wedhasmara, A. 2007. Langkah-Langkah Perencanaan arsitektur enterprise dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya. Yatini B, Indra. 2010. Flowchart, Algoritma, dan Pemrograman Menggunakan Bahasa C++ Builder. Yogyakarta : Graha Ilmu.
LAMPIRAN 1 TRANSKRIP WAWANCARA
Transkrip Wawancara untuk Sistem dan Teknologi Nama
: Sandhi Setiawan, S.Kom
Jabatan
: Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi (Staf IT)
Tanggal
: Selasa, 20 Mei 2014
1. P : Apakah DKPP sudah memiliki perencanaan strategis sistem informasi? Jika sudah, bagaimana strategi SI/TI nya? J : Belum ada perencanaan strategis sistem informasi di DKPP. 2. P : Bagaimana pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi di DKPP? J : Sistem informasi disini masih menggunakan sistem manual dalam pemrosesan dan pendistribusian informasi. Penggunaan komputer hanya untuk menjalankan Microsoft Office dalam mendukung pekerjaan setiap pegawai. Untuk pengelolaan teknologi informasi belum maksimal karena hanya sebatas untuk maintenance hardware dan software yang digunakan, seperti maintenance komputer dan install ulang Microsoft Office. 3. P : Aplikasi apa saja yang sudah ada di DKPP untuk mendukung kinerja para pegawai dalam menjalankan tugasnya? J : Aplikasi yang digunakan DKPP saat ini hanya Microsoft Word untuk pembuatan dokumen atau surat-surat, Microsoft Excel untuk pengelolaan data pengaduan, persidangan, dan keuangan, serta Microsoft PowerPoint untuk membuat bahan presentasi.
4. P : Bagaimana infrastruktur jaringan yang ada di DKPP? J : Saat ini, agar semua bagian terkoneksi dengan internet maka DKPP mengandalkan router di lantai 1 yang berfungsi sebagai gateway. Kemudian, router tersebut akan terhubung dengan jaringan LAN di lantai 4 dan terhubung dengan 3 wireless di lantai 5.
Transkrip Wawancara untuk Pengembangan Aktivitas Nama
: Ahmad Khumaidi, SH, MH
Jabatan
: Kepala Biro Administrasi DKPP
Tanggal
: Selasa, 13 Mei 2014
1. P : Strategi aktivitas apa yang sudah diterapkan oleh DKPP? J : Strategi aktivitas yang kami terapkan, yaitu melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien agar dapat memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat, terkait dengan adanya pengaduan mengenai pelanggaran kode etik penyelenggara Pemilu. 2. P : Apa saja aktivitas yang ada di DKPP? Dan bagaimana alur pada masing-masing aktivitas tersebut? J : Aktivitas di DKPP terbagi menjadi 3 bagian, yaitu aktivitas administrasi umum, aktivitas administrasi pengaduan, dan aktivitas administrasi persidangan. Untuk alur aktivitas administrasi umum, administrasi pengaduan dan administrasi persidangan dapat ditanyakan lebih lanjut kepada masingmasing kepala bagiannya.
Transkrip Wawancara untuk Pengembangan Aktivitas Nama
: Yusuf, S.Si, MA
Jabatan
: Kepala Bagian Administrasi Umum
Tanggal
: Selasa, 13 Mei 2014
1. P : Apa saja aktivitas yang ada di Bagian Administrasi Umum? Dan bagaimana alur pada masing-masing aktivitas tersebut? J : Untuk aktivitas administrasi umum, alur kegiatan yang dilakukan berupa kegiatan ketatausahaan dan rumah tangga untuk DKPP, seperti persuratan, kearsipan, kepegawaian, keuangan, inventaris BMN (Barang Milik Negara), pengadaan barang atau jasa (procurement), monitoring dan evaluasi, serta publikasi dan sosialisasi. 2. P : Data-data apa saja yang dibutuhkan pada masing-masing aktivitas di Bagian Administrasi Umum? J
: Untuk kegiatan persuratan, data-data yang diperlukan adalah surat masuk, surat keluar, disposisi, serta nota dinas. Untuk kegiatan kearsipan, data-data yang diperlukan adalah surat-surat, berkas pengaduan, maklumat sidang, dan putusan sidang. Untuk kegiatan kepegawaian, data yang diperlukan adalah data pribadi dan data lengkap dari setiap pegawai DKPP. Untuk kegiatan keuangan, data yang diperlukan adalah data pencatatan akuntansi keuangan. Untuk kegiatan inventaris BMN, data-data yang diperlukan adalah daftar BMN (Barang Milik Negara) dan laporan penggunaan BMN dari setiap bagian. Untuk kegiatan pengadaan barang atau
jasa, data-data yang dibutuhkan adalah daftar kebutuhan, data penyedia barang atau jasa, dan berkas penawaran dari penyedia. Untuk kegiatan monitoring dan evaluasi, data-data yang dibutuhkan adalah data keuangan, data inventaris, dan data pengadaan barang atau jasa. Untuk kegiatan publikasi dan sosialisasi, data-data yang diperlukan adalah jadwal sidang, putusan sidang, maklumat sidang, dan peraturan-peraturan.
Transkrip Wawancara untuk Pengembangan Aktivitas Nama
: Ir. Dini Yamashinta, M.Si
Jabatan
: Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
Tanggal
: Selasa, 13 Mei 2014
1. P : Apa saja aktivitas yang ada di Bagian Administrasi Pengaduan? Dan bagaimana alur pada masing-masing aktivitas tersebut? J : Dalam aktivitas administrasi pengaduan, alur kegiatan yang dilakukan berupa kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan, serta analisis dan verifikasi pengaduan. 2. P : Data-data apa saja yang dibutuhkan pada masing-masing aktivitas di Bagian Administrasi Pengaduan? J : Untuk kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan, data-data yang diperlukan adalah berkas pengaduan yang berisi data pengadu, data teradu, data saksi, pernyataan pelanggaran yang dilakukan teradu dan alat bukti, serta formform pengaduan DKPP yang harus diisi oleh setiap pengadu. Untuk kegiatan analisis dan verifikasi pengaduan, data yang diperlukan adalah berkas pengaduan yang sudah memenuhi persyaratan verifikasi administrasi.
Transkrip Wawancara untuk Pengembangan Aktivitas Nama
: DR. Osbin Samosir, M.Si
Jabatan
: Kepala Bagian Administrasi Persidangan
Tanggal
: Selasa, 13 Mei 2014
1. P : Apa saja aktivitas yang ada di Bagian Administrasi Persidangan? Dan bagaimana alur pada masing-masing aktivitas tersebut? J : Dalam aktivitas administrasi persidangan, alur kegiatan yang dilakukan berupa kegiatan pemanggilan, persidangan, serta pembuatan risalah dan dokumen perkara. 2. P : Data-data apa saja yang dibutuhkan pada masing-masing aktivitas di Bagian Administrasi Persidangan? J : Untuk kegiatan pemanggilan, data-data yang diperlukan adalah berkas pengaduan yang telah memenuhi persyaratan verifikasi materiil, data pengadu, data teradu, dan surat pemanggilan. Untuk kegiatan persidangan, data yang diperlukan adalah jadwal sidang, data panel majelis, dan data perkara. Untuk kegiatan pembuatan risalah dan dokumen perkara, data yang diperlukan adalah putusan sidang dan risalah sidang.
LAMPIRAN 2 HASIL OBSERVASI PENELITIAN
Kebutuhan TIK Bagian Administrasi Pengaduan
Kebutuhan TIK Bagian Administrasi Persidangan
Rekapitulasi Kebutuhan TIK di DKPP
DENAH LANTAI 5 DKPP RI A. BAGIAN KIRI
Pantry Oci
Toilet
Ruang Sidang
Ruang Keuangan
Rifki
Mushola Office Ruang Transit Majelis
Mey
33 sq. m.
Ruang Kabag. Pengaduan
R. Bag. Persidangan Roma
Rufi
Paulus
Kassubag III
Ariffudin
Anggi
Rifka Happy
Feri
Carolina
Colombus
Kassubag II
Rak
Kassubag I Tangga Darurat
Ruang Kabiro Zaedi
Santo
Purnomo
Anwar
Ruang Pengaduan Rifki
Imam
Intan
Titis
Ucu
Arif
Susi
Nugroho Lukman
Abud
Ratna
Jeffri
B. BAGIAN KANAN
R. Anggota
R. Anggota
Ibu.AE
Ibu.VS
Bp.SHS
Bp.NHS
R. Anggota
Office R. Anggota
30 sq. m.
Ajudan
R.Sespri Ketua
R.Server Toilet Wanita
Bobby
Toilet Pria
R.Rapat
R. Ketua
Ketua Sespri
Tangga Darurat
C. BAGIAN TENGAH
Leon
600mm.
1600mm.
500mm.
Kabag
1300mm.
4200mm.
Rahmat
4200mm.
900mm.
2300mm.
Receptionist/ Pamdal
1000mm. Lift
35 sq. ft.
RUANG ARSIP
Ruang Humas
Dio
Ayu Sandhi Office Arif Irma 49 sq. ft.
Raul
Teten
Umi
Ruang Tenaga Ahli
Ihat
Office
Yasin
Sofyan
DENAH LANTAI 4
LAMPIRAN 3 SURAT KETERANGAN PENUNJUKKAN DOSEN PEMBIMBING
LAMPIRAN 4 SURAT KETERANGAN TEMPAT RISET
