PERANCANGAN TATA RUANG KANTOR DI BAGIAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT BADAN GEOLOGI BANDUNG
(Design of office layout at Department of Human Resource in Sekretariat Badan Geologi Bandung)
LAPORAN TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan
Diploma III Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis pendidikan
Oleh: RIDWAN PERMANA PUTRA 095211025
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
ABSTRAK
Kantor merupakan setiap tempat atau ruangan yang biasanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 2008). Penataan ruangan kantor yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja sehingga pegawai merasa betah untuk bekerja di kantor (Nuraida, 2008). Penataan ruang kantor pada Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi masih belum sesuai dengan beberapa azas atau prinsip tata ruang kantor Bandung yang semestinya dan tidak sesuai dengan tujuan dari tata ruang kantor itu sendiri, kemudian kondisi lingkungan fisik kantor yang masih kurang terperhatikan, hal ini membuat proses kerja para pegawai menjadi terganggu. Kondisi tersebut antara lain penempatan meja kerja yang berjauhan antar pegawai yang satu dengan pegawai yang lain mengakibatkan kurangnya koordinasi dalam bekerja, kemudian letak peralatan dan perlengkapan yang berjauhan dengan pegawai seperti mesin tik dan filing cabinet. Selain itu pada kondisi lingkungan fisik kantor, ruang kantor terasa gelap karena warna cat yang gelap dan kaca jendela yang dilapisi oleh plastik film, kemudian faktor keamanan yang kurang terperhatikan akibat terdapatnya kabel yang menjalar dibawah lantai. Udara ruangan salah satu subbagian pun terasa pengap karena mesin AC yang tidak pernah dinyalakan. Beberapa hal tersebut di atas mengakibatkan produktivitas kerja menjadi berkurang, oleh karena itu dibuatlah perancangan tata ruang kantor yang baru untuk mengatasi permasalahan yang terjadi. Tujuan dari perancangan tata ruang kantor ini yaitu untuk membantu penataan kembali ruang kantor, peralatan, perlengkapan dan furnitur kantor, juga penataan dalam segi lingkungan fisik kantor. Hasil perancangan ini antara lain penggantian furnitur kantor, penempatan peralatan dan perlengkapan yang berdekatan dengan pegawai sesuai dengan azas tata ruang kantor, dan menata lingkungan fisik kantor yang lebih nyaman dari sebelumnya. Sebagai pelengkap dari hasil rancangan maka dibuatlah maket atau miniatur mengenai tata ruang kantor yang baru, yang sesuai dengan azas tata ruang kantor, sesuai dengan penataan lingkungan fisik kantor yang seharusnya dan sesuai dengan faktor ergonomi pada Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi Bandung.
Kata Kunci: Tata Ruang Kantor, Lingkungan Fisik Kantor.
ABSTRACT
Any place or office is a room That is usually used to carry out administrative
work (office work, paperwork), by whatever name it may be given a place (Moekijat, 2008). A good arrangement of office space will give satisfaction and pleasurable to work, so the employees feels comfort to work in the office (Nuraida, 2008). Arrangement of office space at the Division of Human Resources in Sekretariat Badan Geologi Bandung is still not in according with some principles of the proper office space and not in accordance with the objectives of the office layout Itself, then physical environment conditions office that still unnoticed, this situation can make the process of work disturbed. The conditions include the placement of desks far apart involve lack of coordination in the work, the location of tools and equipment that far apart from the employees such as typewriter and filing cabinet. In the physical office environment, office space was dark because the dark color of paint and glass windows that covered with plastic film, then the safety factor of less unnoticed due to the presence of the cable under the floor. The condition of air in one of the subsections feels stuffy because the air conditioner is not turned on. Based on these conditions made the design of a new office layout to overcome that problems occur. The purpose of this office layout design is to aid the Realignment of office space, equipment, supplies and office furniture, as well as the arrangement of the physical environment in terms of office. The results of this design are replacement of office furniture, tools and equipment placement adjacent to the employees in according with the principles of office layout, and arranging the physical environment of the office is more convenient than previously. As a complement of the draft office layout then be made on a mockups or miniature about a new office layout, in according with the principles of office layout, in accordance with the arrangement of the physical environment and the office should be in accordance with ergonomic factors in the Division of Human Resources in Sekretariat Badan Geologi Bandung.
Keywords : Office Layout, Physical Environments.
KATA PENGANTAR
Segala puji penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas rahmat dan
izin-Nya penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir dengan judul
“Perancangan Tata Ruang Kantor di Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan
Geologi Bandung”.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang diiringi rasa hormat kepada Ayah, Ibu dan kakak yang selalu mendoakan serta memberikan
motivasi agar penulis terus dapat menyelesaikan tugas ini. lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak lain yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas ini. Penulis menyadari bahwa pembuatan laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di masa yang akan datang.
Bandung, Juli 2012
Penulis Ridwan Permana Putra
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyelesaian laporan Tugas Akhir ini, tentu saja penulis menemui kendala. Namun penulis mendapat bantuan dari bebagai pihak sehingga beberapa
laporan ini dapat terselesaikan tepat waktu.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si. selaku ketua jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung.
2. Dra. Sri Surjani Tjahjawati., M.Si selaku ketua program studi Administrasi
Bisnis D3. 3. Dra. Ii Halilah, S.Sos., M. Si. sebagai dosen pembimbing yang senantiasa memberikan pengarahan terbaik serta selalu memotivasi penulis untuk tidak pernah menyerah. 4. Harry Irawan, S. Pd selaku kakak laki-laki dari penulis yang telah memberikan semangat dan do’a, juga panutan penulis atas kesabaran dan kasih sayang sebagai kakak yang penulis rasakan dari dulu samapai sekarang. 5. Muhammad Qidran Zikri dan Aurel Cantika Kinanti kedua keponakan penulis yang telah menghibur. 6. Titin Siti Fatimah S.Sos., M.Si selaku Kepala Subbagian Pengelolaan Jabatan Fungsional dan selaku pembimbing lapangan selama penulis melakukan pengamatan yang telah memberikan motivasi semangat yang positiv dan konstruktif. 7. Mbak Lineary Novani yang telah membantu penulis untuk melakukan penelitian di Sekretariat Badan Geologi. 8. Kak Alif, Ibu Mami dan Ibu Yani yang telah menemani dan membantu penulis selama pembuatan tugas akhir ini dengan hiburan-hiburan yang dapat membuat penulis terhibur selama melakukan penelitian di Sekretariat Badan Geologi.
9. Kepada Irfan Rahadian, teman yang sama-sama melakukan pengamatan di
Sekretariat Badan Geologi. 10. Kepada tim kelompok bimbingan Fitra Apriansyah dan Megha Permata
Mahardiaka Valentine yang senantiasa bekerjasama dalam bimbingan
bersama dosen.
11. Kepada kelompok layout Puspa Afriyanti, Widhya Tri Handayani, Nur
Oktavia, Yuanawati, Resa Suci Safitri, Megha Permata Mahardika Valentine yang telah meluangkan waktu dan fikirian untuk berbagi ilmu mengenai
Layout kantor.
12. Kepada Fitra Apriansyah yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan pembuatan maket perancangan tata ruang kantor ini. 13. Pihak dari Toko Tidar yang telah memfasilitasi perlengkapan pembuatan maket tata ruang kantor ini 14. Teman-teman super penulis, AB Spekta yang selalu mendampingi penulis disaat suka dan duka. 15. Kepada Firman Fauzi yang telah memberikan masukan mengenai pembuatan abstrak. 16. Kepada Miranti Indriani, Sarri Noor F, Nur Oktavia Abdillah, Widhya Tri Handayani, Fitra Apriansyah, Regi Pramadita, Irfan Rahadian, Ranti Dwi Jayanti yang senantiasa membantu menyegarkan fikiran dikala penulis sedang tidak bersemangat.. Penulis berharap agar Laporan Tugas Akhir ini dpat bermanfaat. Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan juga membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis dengan kebaikan yang berlipat ganda, amin.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
…………………………………………………......….i
UCAPAN TERIMA KASIH......................................................................................ii
DAFTAR ISI
………………………………………………….……iv
DAFTAR LAMPIRAN
……………………………………………………....vii
DAFTAR GAMBAR
……………………………………………………....viii
DAFTAR TABEL
……………………………………………………......x
DAFTAR BAGAN
……………………………………………………......xi
ABSTRAK
…………………………………………………….....xii
BAB I PENDAHULUAN ..............................................Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Proyek ................................Error! Bookmark not defined. 1.2 Identifikasi Proyek ......................................Error! Bookmark not defined. 1.3 Tujuan Proyek .............................................Error! Bookmark not defined. 1.4 Manfaat Proyek ...........................................Error! Bookmark not defined. BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................Error! Bookmark not defined. 2.1 Kantor..........................................................Error! Bookmark not defined. 2.1.1 Pengertian Kantor ..............................Error! Bookmark not defined. 2.1.2 Fungsi Kantor ....................................Error! Bookmark not defined. 2.1.3 Manajemen Kantor ............................Error! Bookmark not defined. 2.2 Tata Ruang Kantor ......................................Error! Bookmark not defined. 2.2.1 Definisi Tata Ruang Kantor ...............Error! Bookmark not defined. 2.2.2 Tujuan Tata Ruang Kantor ................Error! Bookmark not defined. 2.2.3 Prinsip Tata Ruang Kantor ................Error! Bookmark not defined. 2.2.4 Azas Tata Ruang Kantor ....................Error! Bookmark not defined. 2.2.5 Macam-Macam Tata Ruang Kantor ..Error! Bookmark not defined. 2.2.6 Teknik Penyusunan Tata Ruang KantorError! Bookmark not defined. 2.3 Lingkungan Fisik Kantor ............................Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Tata Cahaya .......................................Error! Bookmark not defined. 2.3.2 Pengaturan Suara ...............................Error! Bookmark not defined.
2.3.3 Tata Warna ........................................Error! Bookmark not defined.
2.3.4 Pengaturan Udara atau Ventilasi .......Error! Bookmark not defined.
2.3.5 Keamanan ..........................................Error! Bookmark not defined.
2.4 Ergonomi .....................................................Error! Bookmark not defined.
2.4.1 Definisi Ergonomi .............................Error! Bookmark not defined.
2.4.2 Ruang Lingkup Ergonomi .................Error! Bookmark not defined. 2.4.3 Pentingnya Ergonomis .......................Error! Bookmark not defined.
2.5 Perabot Kantor ............................................Error! Bookmark not defined. 2.6 Perlatan Kantor............................................Error! Bookmark not defined. BAB III HASIL PROYEK ...........................................Error! Bookmark not defined. 3.1 Rancangan Proyek .......................................Error! Bookmark not defined. 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ...........Error! Bookmark not defined. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ..................Error! Bookmark not defined. 3.1.3 Struktur Organisasi ............................Error! Bookmark not defined. 3.2 Presedur Kerja Rancangan Proyek ..............Error! Bookmark not defined. 3.3 Hasil Kegiatan .............................................Error! Bookmark not defined. 3.3.1 Kondisi Awal .....................................Error! Bookmark not defined. A.
Kondisi Awal Tata Ruang Kantor .....Error! Bookmark not defined.
B.
Kondisi Awal Lingkungan Fisik KantorError! Bookmark not defined.
3.3.2 Perancangan Tata Ruang Kantor .......Error! Bookmark not defined. 3.4 Pembahasan .................................................Error! Bookmark not defined. 3.4.1 Jenis Tata Ruang Kantor ....................Error! Bookmark not defined. 3.4.2 Lingkungan Fisik Kantor ...................Error! Bookmark not defined. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.......................Error! Bookmark not defined. 4.1 Kesimpulan .................................................Error! Bookmark not defined. 4.2 Saran ............................................................Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 15
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Perbandingan Tata Ruang Yang Buruk (A) dengan Tata Ruang Yang
Baik (B) ................................................................................................ .14
Gambar 2.2 Ruang Kantor Terbuka ........................................................................... 15
Gambar 2.3 Ruang Kantor Berkamar ........................................................................ 17 Gambar 2.4 Tata Ruang Kantor Tertutup .................................................................. 18 Gambar 2.5 Ruang Kantor Berpanorama ................................................................... 19
Gambar 2.6 Contoh Tata Ruang Kantor Campuran ................................................... 20
Gambar 2.7 Cahaya Langsung .................................................................................... 26 Gambar 2.8 Cahaya Setengah Langsung ................................................................... 26 Gambar 2.9 Cahaya Setengah Tidak Langsung .......................................................... 27 Gambar 2.10 Cahaya Tidak Langusng ....................................................................... 27 Gambar 2.11 Contoh Meja Kerja ............................................................................... 38 Gambar 2.12 Contoh Kursi Kantor ............................................................................ 39 Gambar 2.13 Contoh Lemari Kantor ......................................................................... 40 Gambar 2.14 Contoh Filing Cabinet.......................................................................... 40 Gambar 2.15 Contoh Laci-Laci Kartu ....................................................................... 41 Gambar 3.1 Struktur Organsisasi Badan Geologi ...................................................... 45 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekretariat Badan Geologi ..................................... 46 Gambar 3.3 Ruang Kerja Subbag Jabatan Fungsional ............................................... 53 Gambar 3.4 Ruang Kerja Subbag Pengembangan Pegawai....................................... 53 Gambar 3.5 Ruang Kerja Subbag Administrasi Kepegawaian .................................. 54 Gambar 3.6 Bentuk Tata Ruang Kantor Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi Bandung. .................................................................................. 56 Gambar 3.7 Kabel yang Menjuntai di Lantai ............................................................. 57 Gambar 3.8 Ruang Subbag Administrasi Pegawai .................................................... 58 Gambar 3.9 Kursi Tamu di Dalam Ruangan Pengelolaan Jabatan Fungsional ......... 58
Gambar 3.10 Mesin Printer ........................................................................................ 59
Gambar 3.11 Dua Unit Komputer Dalam Satu Meja Kerja ....................................... 60 Gambar 3.12 Alur Kerja Bagian Kepegawaian Sekretriat Badan Geologi Bandung 61
Gambar 3.13 Pencahayaan dari Cahaya Matahari ..................................................... 63 Gambar 3.14 AC di ruangan Subbag Pengembangan dan Kinerja Pegawai.............. 64
Gambar 3.15 Kabel yang Mejuntai di Lantai ............................................................. 65
Gambar 3.16 Ukuran Ruangan Bagian Kepegawaian................................................ 67 Gambar 3.17 Ukuran Yang Akan Dibuat Rancangan Tata Ruang Kantor Baru ....... 68 Gambar 3.18 Rancangan Tata Ruang Kantor Sekretariat Badan Geologi Bandung
Bagian Kepegawaian ............................................................................ 69
Gambar 3.19 Ruangan Subbagian Pengelolaan Jabatan Fungsional (A) Sebelum Perancangan, (B) Sesudah Perancangan ............................................... 74 Gambar 3.20 Ruang Subbag Pengembangan dan Kinerja (A) Sebelum Perancangan, (B) Sesudah Perancangan ..................................................................... 75 Gambar 3.21 Ruang Subbag Administrasi Kepegawaian (A) Sebelum Perancagan, (B) Sesudah Perancangan ..................................................................... 75 Gambar 3.22 Meja Pegawai (A) Sebelum Perancangan, (B) Sesudah Perancangan . 76 Gambar 3.23 Penempatan Filing Cabinet, (A) Sebelum Perancangan, (B) Sesudah Perancangan .......................................................................................... 77 Gambar 3.24 Perbedaan Penempatan Mesin Tik (A) Sebelum Perancangan, (B) Sesudah Perancagan ............................................................................. 79 Gambar 3.25 Perbandingan Penempatan Kursi dan Sofa Sebelum Perancangan (A) dan Sesudah Perancangan (B) .............................................................. 80 Gambar 3.26 Perbedaan Penambahan Tanaman dan Tempat Sampah ...................... 81 Gambar 3.27 Alur Kerja Pada Perancangan Tata Ruang Kantor Yang Baru ............ 82 Gambar 3.28 Tata Ruang Sekretariat Badan Geologi Bandung pada Bagian Kepegawaian Sebelum Perancangan .................................................... 87 Gambar 3.29 Tata Ruang Kantor Sekretariat Badan Geologi Bandung pada Bagian Kepegawaian Sesudah Perancangan ..................................................... 88
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Pengaruh Warna ....................................................................................... 30
Tabel 3.1 Daftar Biaya Layout yang Dibutuhkan Dalam Proyek ............................. 71
DAFTAR BAGAN
Bagan Proses Perancangan Tata Ruang Kantor. ...................................................... 49
DAFTAR PUSTAKA
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi perkantoran Untuk Manajer & Staf: Jakarta:
Transmedia Pustaka.
Jefferson, Lesley. (2001). How To Pass Business Administration Third Level. United Kingdom. London Chamber of Commerce and Industry
Kelling & Kallaus. (1987). Administrative Office Management Ninth Edition. Ohio:
South-Western Publishing Co.
Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Quible, Zane K. (2005). Administration Office Management Eighth Edition. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Sedarmayanti. (2001). Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sedarmayanti. (2009). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi PerkantoranModern. Jakarta: Erlangga. The Liang Gie. (2001). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. The Liang Gie. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. www.google.com (tt) Gambar Tata Ruang Kantor Terbuka. Diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://artikel-bermanfaat.blogspot.com.
www.google.com (tt) Gambar Tata Ruang Kantor Tertutup. Gambar diambil Tanggal
25 Mei 2012 dari http://ww.facebook.com/note.php?note_id=87505416919. www.google.com (tt) Gambar Tata Ruang Kantor Panorama. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://rumahc21mediterania.wordpress.com.
www.google.com (tt) Gambar Tata Ruang Kantor Campuran. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://www.3Dstudio.com/officelayout. www.google.com (tt) Gambar Kursi Kantor. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://www.sentrakantor.com/kursi-kantor.php.
www.google.com (tt) Gambar Meja Kerja. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 http://www.gudangfurniture.com. www.google.com (tt) Gambar Filing Cabinet. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://www.asia.ru/en/ProductInfo/1377869.html. www.google.com (tt) Gambar Lemari Kantor. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://www.gudangfurniture.com. www.google.com (tt) Gambar Laci Kartu. Gambar diambil Tanggal 25 Mei 2012 dari http://forum.detik.com/showthread.php?t=88588. www.goog.com (tt) Perancangan. Diambil tanggal 1 Juli 2012 Tanggal 1 Juli 2012 http://translate.google.co.id. www.google.com (tt) Tata Ruang Perkantoran. Diambil tanggal 1 Juli 2012 dari http://translate.google.co.id.
CURRICULUM VITAE
Data Diri Nama
: Ridwan Permana Putra
Alamat
: Jln. Kaum Lebak No.2 RT. 01 RW. 12 Garut
Telepon
: 085222944107 (0262)541288 081321087599
Email
:
[email protected]
Tanggal Lahir
: 12 September 1991
Usia
: 20 tahun
Status
: Tidak Kawin
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Riwatat Pendidikan
Periode
Deskripsi
2009- 2012
Administrasi Bisnis D3 Politeknik Negeri Bandung
2006-2009
SMA Negeri 1 Garut (11 Garut)
2003-2006
SMP Negeri 1 Garut
1997-2003
SD Regol 13 (SD Kiansantang)
Pengalaman Organisasi 1. PMR SMP Negeri 1 Garut 2. Anggota Paduan Suara SMP Negeri 1 Garut 3. Tim Basket Pavorita SMPN 1 Garut 4. Anggota English Club SMAN 1 Garut. 5. Anggota Himpunan Mahasiswa Adminitrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung 6. Anggota Paduan Suara Mahasiswa Politeknik Negeri Bandung 7. Koordinator logistic gathering Administrasi Bisnis 2010 8. Panitia Logistik Foodamental POLBAN 9. Panitia penyambutan POLINEMA 2010 10. Panitia Music For Charity HMAN
Pengalaman Kerja
1. PT Pos Indonesia (Persero)
2. Sekretariat Badan Geologi Bandung
