PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRAKTEK KERJA INDUSTRI Studi Kasus : SMK MODEL PGRI 1 Mejayan Purna Rini Program Studi Teknik Informatika STT Dharma Iswara, Madiun Laporan Kerja Praktek Abstrak Dalam pelaksanaan dan pelaporan praktek kerja industri masih bersifat manual. Administrasi prakerin menyampaikan secara lisan pada siswa atau ditempel di papan pengumuman. Pada proses pengajuan kerja praktek industri, siswa harus melewati beberapa tahap, diantaranya siswa mengajukan tempat pelaksanaan kerja praktek industri ke administrasi prakerin, dan administrasi prakerin membuat surat permohonan tempat prakerin. Siswa menyerahkan surat permohonan tempat prakerin ke perusahaan. Surat balasan dari perusahaan, diserahkan ke administrasi prakerin untuk ditindak lanjuti. Apabila ditolak, siswa dapat mengajukan tempat baru dengan mengulangi dari prosedur pertama, sedangkan apabila diterima, administrasi prakerin akan menyiapkan surat pemberangkatan prakerin untuk siswa. Siswa wajib menyerahkan form biodata ke administrasi prakerin. Lalu siswa yang siap melaksanakan Praktek Kerja Industri wajib mengikuti pembekalan. Dalam melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan, siswa dapat berkoordinasi dengan pembimbing prakerin dan administrasi prakerin serta mengisi buku laporan prakerin. Kegiatan Praktek Kerja Industri (Prakerin) akan berlangsung selama minimal 2 bulan dan maksimal 4 bulan pada kelas XI. Jika siswa ingin memperpanjang masa prakerin mengajukan surat perpanjangan prakerin pada administrasi prakerin. Dalam hal penilaian saat prakerin dapat diketahui setelah selesai siswa melaksanakan Ujian Akhir Nasional (UAN). Dengan permasalahan di atas maka penulis mencoba membuat “Perancangan Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Web studi kasus : SMK MODEL PGRI 1 Mejayan” dengan tujuan seluruh informasi mengenai Praktek Kerja Industri (Prakerin) bisa di dokumentasikan dan di kirim melalui web tersebut, sehingga semua data dapat dengan mudah disusun secara terstruktur dan dapat diolah sesuai keinginan dan kebutuhan. Kata Kunci : Sistem informasi, Web, Praktek Kerja Industri
Abstract : In the implementation and reporting of industry practices still manual. Administration prakerin delivered orally to students or posted on the bulletin board. In the process of filing industrial internship, students must pass through several stages, including the place of execution of the work the students filed into administration prakerin industry practice, and administration prakerin make a written request prakerin place. Students submit a written request to the company where prakerin. Reply letter from the company, submitted to the administration for further action prakerin. If denied, the student may submit a new place with a repeat of the first procedure, whereas if accepted, administering prakerin prakerin departure will prepare a letter to the student. Students
must submit the bio-data to the administration form prakerin. Then the students were ready to implement the Industrial Practice shall follow the briefing. In carrying out the work assigned, students can coordinate with counselors and administrative prakerin prakerin and fill out book reports prakerin. Practice Activities Industry (Prakerin) will last for a minimum of 2 months and a maximum of 4 months in class XI. If students wish to extend a letter of extension prakerin prakerin on prakerin administration. In terms of current assessment prakerin be known after students take the National Final Examination (UAN). With the above problems, the writer tries to make “Perancangan Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Web studi kasus : SMK MODEL PGRI 1 Mejayan” order all information about Industrial Work Practices (Prakerin) can be documented and sent via the web, so all the data can be easily organized in a structured and can be processed in accordance wants and needs. Keywords: Information systems, Web, Industrial Work Practices
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang SMK MODEL PGRI 1 MEJAYAN merupakan salah satu lembaga pendidikan yang mewajibkan setiap siswanya untuk mengikuti Praktek Kerja Industri (Prakerin), guna memberikan pengalaman kerja di dunia industri kepada siswa untuk menerapkan teori yang telah diterima. Dalam pelaksanaan dan pelaporan praktek kerja industri pada SMK MODEL PGRI 1 Mejayan masih bersifat manual. Administrasi prakerin menyampaikan secara lisan pada siswa atau ditempel di papan pengumuman. Pada proses pengajuan kerja praktek industri, siswa harus melewati beberapa tahap, diantaranya siswa mengajukan tempat pelaksanaan kerja praktek industri ke administrasi prakerin, dan administrasi prakerin membuat surat permohonan tempat prakerin. Siswa menyerahkan surat permohonan tempat prakerin ke perusahaan. Surat balasan dari perusahaan, diserahkan ke Administrasi prakerin untuk ditindak lanjuti. Apabila ditolak, siswa dapat mengajukan
tempat baru dengan mengulangi dari prosedur pertama, sedangkan apabila diterima, administrasi prakerin akan menyiapkan surat pemberangkatan prakerin untuk siswa. Siswa wajib menyerahkan form biodata ke administrasi prakerin. Lalu siswa yang siap melaksanakan Praktek Kerja Industri wajib mengikuti pembekalan. Dalam melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan, siswa dapat berkoordinasi dengan pembimbing prakerin dan administrasi prakerin serta mengisi buku laporan prakerin. Kegiatan Praktek Kerja Industri (Prakerin) akan berlangsung selama minimal 2 bulan dan maksimal 4 bulan pada kelas XI, dan telah memenuhi semua persyaratan Praktek Kerja Industri (Prakerin). Sebelumnya jika siswa ingin memperpanjang masa prakerin mengajukan surat perpanjangan prakerin pada administrasi prakerin. Selanjutnya administrasi prakerin membuat surat perpanjangan prakerin dan surat tugas prakerin untuk disampaikan pada DU/DI. Dalam hal penilaian yang diterima saat prakerin pada SMK MODEL PGRI 1 MEJAYAN dapat diketahui setelah selesai siswa melaksanakan
Ujian Akhir Nasional (UAN) disertakan pada penerimaan ijazah akhir. Pada SMK PGRI 1 MEJAYAN, penanganan informasi tentang Praktek Kerja Industri (Prakerin) masih belum berbasis web, namun sudah terkomputerisasi. Selama ini informasi praktek kerja industri pada SMK PGRI 1 MEJAYAN dicatat dengan aplikasi pengolah kata excel atau word serta dicatat secara manual. Sehingga pada saat komputer mengalami kerusakan dan data belum di backup, administrasi prakerin harus mengulang kerja dari awal. Oleh karena itu, administrasi prakerin memerlukan suatu sistem yang secara otomatis bisa memberikan keamanan data prakerin. Selain hal itu dalam penyampaian informasi prakerin masih terjadi kekurangan informasi seperti persyaratan, waktu pelaksanaan, biaya, tempat praktek kerja industri, dan perusahaanperusahaan apa saja yang layak dimasuki serta hasil akhir prakerin. Karena penyampaian informasi masih secara lisan atau hanya ditempel di papan pengumuman, sehingga informasi yang diterima kurang akurat dan terkadang pengumuman yang ditempel di papan pengumuman hilang atau sobek. Dengan permasalahan di atas maka penulis mencoba membuat PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRAKTEK KERJA INDUSTRI BERBASIS WEB dengan tujuan seluruh informasi mengenai Praktek Kerja Industri (Prakerin) bisa di dokumentasikan dan di kirim melalui web tersebut, sehingga semua data dapat dengan mudah disusun secara terstruktur dan dapat diolah sesuai keinginan dan kebutuhan.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, dapat diambil suatu perumusan masalah yaitu : 1. Apa saja yang menjadi kendala dalam pengelolaan data-data praktek kerja industri ? 2. Apa saja hal-hal yang menyebabkan siswa kurang mendapatkan informasi mengenai praktek kerja industri ? 3. Bagaimana merancang dan membangun Perancangan Sistem Informasi Praktek Kerja Industri Berbasis Web. 1.3. Batasan Masalah Sistem ini permasalahannya dibatasi agar kita terfokus dapat memberikan pelayanan informasi dengan benar dan tepat sasaran, yang meliputi : 1. Khusus membahas pembuatan program sistem informasi prakerin online berbasis web. 2. Memberikan informasi tentang prakerin, meliputi persyaratan, waktu, dan tempat pelaksanaan prakerin. 3. Memberikan informasi tentang siswa yang melaksanakan prakerin dan pembimbing parkerin. 4. Memberikan informasi tentang nilai prakerin siswa. 5. Memberikan informasi tentang data DU/DI. Memberikan info prakerin. 1.4. Tujuan dan Manfaat penelitian Adapun maksud dari penelitian ini nantinya adalah untuk mencari kekurangan dan kelemahan serta bagaimana cara mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh pihak sekolah dalam membuat sistem prakerin dan mengaplikasikan ilmu yang dimiliki
penulis untuk merancang dan mengembangkan sistem yang sedang berjalan saat ini. Dan tujuan dari penelitian yang penulis lakukan adalah : a. Sebagai prasyarat utama dalam menempuh ujian tugas akhir, serta untuk memenuhi mata kuliah yang ditempuh di STT Dharma Iswara Madiun. b. Dapat meningkatkan serta menerapkan ilmu pendidikan dan teknologi informasi yang telah didapat di STT Dharma Iswara Madiun. c. Mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan di SMK MODEL PGRI 1 MEJAYAN. d. Dapat merancang dan membuat suatu sistem komputerisasi yang dapat digunakan untuk menunjang kinerja pada sekolah. e. Dapat meningkatkan kemampuan pengelolaan data prakerin. Pengelolaan yang dimaksud meliputi kelengkapan data, kerincian data, keamanan data, kerahasiaan data, caracara pemasukan dan pengambilan data. f. Memberikan kemudahan bagi siswa yang ingin mendapatkan info–info tentang prakerin dengan hanya mengaksesnya melalui internet. 1.5. Metodologi Penelitian Untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian diperlukan teknik pengumpulan data, yaitu : a. Mencari sumber data primer yang diperoleh dari subjek dan objek penelitian serta wawancara langsung pada pihak yang berkepentingan. b. Mencari sumber data sekunder yaitu data yang sudah ada dan penyusunannya tidak dilakukan
sendiri oleh Penulis. Data ini diperoleh dari dokumen Instansi, buku-buku literatur yang berhubungan dengan masalah yang diangkat. 1.6. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan secara umum mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah dengan batasanbatasan masalah yang digunakan, tujuan dan manfaat, metodologi serta sistematika penulisan laporan kerja praktek. BAB II TEORI PENUNJANG Dalam bab ini dibahas mengenai beberapa hal yang berhubungan dengan aplikasi web dinamis yang ingin dibangun penulis yaitu praktek kerja industri, sistem informasi, internet, pengenalan HTML, DBMS (Database Management System), CSS (Cascading Style Sheet), Basis Data, DFD (Data Flow Diagram), Flowchart, ERD (Entity Relationship Diagram), pengenalan PHP (HyperText Preprocessor), Metode Prototyping, MySQL (MyStructure Query Language), XAMPP dan Macromedia Dreamweaver 8. BAB III METODOLOGI KERJA PRAKTEK Bab ini membahas tentang tempat dan waktu penelitian, sumber data, rancangan penelitian yang meliputi beberapa tahap yaitu
tahap awal, tahap perancangan, tahap pemilihan alternatif dan tahap evaluasi. BAB
IV ANALISA DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan tentang sistem yang sedang berjalan, fungsi dan kegunaan sistem informasi bagi lembaga yang meliputi sistem informasi bagi lembaga dan cara kerja sistem, diagram aliran data terdiri dari diagram konteks, DFD dan flowchart dari sistem yang sedang berjalan, serta kelemahan dan keuntungan sistem yang meliputi analisis kebutuhan sistem dan perancangan sistem yang baru.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran hasil penelitian. II. Teori Penunjang 2.1. Praktek Kerja Industri Praktek Kerja Industri (Prakerin) adalah suatu bentuk penyelenggaraan keahlian Profesional yang mengadukan secara sistimatik program pendidikan di sekolah melalui kegiatan bekerja langsung di dunia usaha maupun didunia industri untuk mencapai suatu tingkat keahlian profesional tertentu.
2.3. Internet Internet adalah jaringan komputer yang saling terhubung secara global yang memungkinkan pengguna internet saling bertukar informasi/data melalui jaringan tersebut. Internet adalah sistem komunikasi data berskala global, suatu infrastruktur yang terdiri dari hardware dan software yang menghubungkan komputer yang berada di jaringannya. 2.3.1. World Wide Web (WWW) World Wide Web (WWW) merupakan suatu sistem di internet yang memungkinkan siapapun agar bisa menyediakan informasi. Dengan menggunakan teknologi tersebut, informasi dapat diakses selama 24 jam dalam satu hari dan dikelola oleh mesin. Untuk mengakses informasi yang disediakan web ini, diperlukan berbagai perangkat lunak, yang disebut dengan web browser. 2.3.2.
Surat Elektronik, atau email, adalah layanan yang memudahkan user komputer baik lokal maupun non lokal untuk saling bertukar pesan. Tiap user email mempunyai kotak surat (mailbox) yang digunakan untuk menyimpan email yang ditujukan ke user tersebut. Pesan yang dikirim melalui email dapat diterima dalam hitungan detik.
2.2.Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Inforamsi diperoleh dari sistem informasi (informastion systems) atau disebut juga dengan processing system atau information processing systems atau information-generating systems.
Email
2.3.3.
Telnet Telnet adalah suatu program untuk login ke komputer lain di internet sehingga dapat mengakses database online, katalog perpustakaan, layanan chatting, dan banyak lagi. Untuk telnet ke
2.3.4.
komputer lain, perlu diketahui alamat komputer tersebut. Alamat ini berupa kata (missal : mail.uns.ac.id) atau berupa angka (202.158.48.243). FTP FTP singkatan dari File Transfer Protocol. FTP adalah program dan metode yang digunakan untuk mentransfer file dari satu komputer ke komputer yang lain di internet.Situs FTP berisi buku (e-book), artikel software, game, gambar dan semua file yang ada di komputer dapat ditransfer melalui FTP. Komputer terhubung langsung dengan internet dengan kabel Ethernet dapat menggunakan software FTP, seperti WS_FTP, Cute FTP atau Windows Commander untuk windows untuk lebih memudahkan pentransferan file.
2.4. Pengenalan HTML HTML merupakan kepanjangan dari Hyper Text Markup Language, memiliki fungsi untuk memformat dokumen teks biasa agar bisa digunakan pada World Wide Web (www). Sebuah file HTML merupakan sebuah file teks yang berisi tag-tag markup. Tag markup memberitahukan browser bagaimana harus menampilkan sebuah halaman. File HTML harus memiliki ekstensi htm atau html. File HTML merupakan dokumen teks yang diformat menggunakan HTML, maka untuk melakukan penulisan maupun editing dokumen HTML dapat menggunakan berbagai macam editor, misalnya Notepad. Struktur dasar dokumen HTML berisi elemen-elemen atau tag, seperti pada daftar tag HTML yang umum digunakan dan beberapa tag yang memiliki parameter tambahan.
2.5. DBMS (Database Management System) DBMS atau sering disebut dengan Sistem Manajemen Basis Data merupakan suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan user (pengguna) untuk membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses database secara praktis dan efisien. Dengan DBMS, user akan lebih mudah mengontrol dan memanipulasi data yang ada.
2.6. CSS ( Cascading Style Sheet) CSS kumpulan kode-kode yang berurutan dan saling berhubungan untuk mengatur format/tampilan suatu halaman HTML. mendefinisikan karakteristik tampilan (warna, style, dan posisi) suatu elemen pada dokumen HTML dalam bentuk properti elemen tersebut. Pemisahan isi dengan tampilan yang dilakukan dengan penerapan CSS ini, memberikan kemungkinan penyusunan struktur suatu halaman HTML dengan lebih fleksibel. CSS merupakan bagian/subset dari DOM yang sangat berperan dalam DHTML. 2.7. JavaScript JavaScript pertama kali muncul di Netscape2.0 dan dikembangkan lebih lanjut pada Netscape 3.0. Walaupun memiliki nama yang serupa. JavaScript sama sekali tidak berhubungan dengan Java.
2.8. Basis Data Basis Data merupakan kumpulan data yang saling berelasi yang disusun sedemikian rupa dan disimpan dalam media penyimpanan elektronik dan dapat dipanggil sewaktu – waktu ketika dibutuhkan. Basis data hanya satu,
di dalamnya terdapat kumpulan data yang didefinisikan hanya sekali, dan digunakan secara simultan oleh banyak penggunanya. Semua data pada basis data saling terhubung sehingga jumlah duplikasi data dapat diminimalkan, membuat data menjadi konsisten, serta mempermudah manipulasi data. 2.9. DFD (Data Flow Diagram) Sebelum mengimplementasikan program, maka dilakukan pembuatan DFD atau Data Flow Diagram. DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan input, process, dan output yang terjadi dalam suatu sistem. DFD juga menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem. Dalam mendokumentasikan sebuah sistem, DFD mempunyai level-level mulai yang terkecil, yaitu level 0 atau sering disebut dengan context diagram. Context diagram ini merupakan gambaran paling umum dari sistem. Semakin bertambahnya level dalam DFD akan semakin detail digambarkannya prosesproses yang ada pada sistem, tetapi yang boleh bertambah hanya proses dan data flow saja. Sedangkan untuk data source, jumlahnya harus tetap dengan yang ada pada context diagram. Khusus untuk data store, pada context diagram masih belum digambarkan, akan tampak pada level 1 dan konsisten jumlahnya sampai pada levcl berikutnya (Elmasri & Navathe, 1994). 2.10. Flowchart Flowchart adalah Bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. 2.11. ERD (Entity Relationship Diagram) Entity Relationship Diagram atau ERD merupakan metode untuk merancang data base secara sistematis yang berisi komponen-komponen. Himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut. 2.12. Pengenalan PHP (HyperText Preprocessor) PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, sebuah web yang isinya bisa dirubah sewaktu-waktu tanpa melalui perubahan kode pada file web, akan tetapi melalui sebuah halaman administrator. 2.13. Metode Prototyping Metode Protoyping ini sering digunakan pada dunia riil. Karena metode ini secara keseluruhan akan mengacu kepada kepuasan user. Bisa dikatakan bahwa metode ini merupakan metode waterfall yang dilakukan secara berulang-ulang. 2.14. MySQL (MyStructure Query Language) MySQL adalah sebuah konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. MySQL mendukung operasi basis data transaksional maupun operasi basis data nontransaksional. 2.15. XAMPP
Xampp merupakan sebuah paket kumpulan software yang terdiri dari apache, mysql, phpmyadmin, php, Perl, Freetype2,dll. Didalam software XAMPP versi 1.7.3 terdapat tiga element yang telah terintegrasi, yaitu Web Server Apache 2.2.14, MySQL 5.1.41, PHP 5.3.1. Berikut penjelasan dari masing – masing ketiga elemen tersebut. 2.16. Macromedia Dreamweaver 8 Macromedia Dreamweaver 8 adalah sebuah HTML editor professional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Versi pertama dirilis pada tahun 1997, dan sejak itu Dreamweaver menjadi web editor yang banyak digunakan oleh para web developer. Hal itu antara lain karena kemudahan dalam penggunaannya, kelengkapan fiturnya dan juga dukungannya terhadap teknologi terkini. Dreamweaver merupakan salah satu perangkat lunak yang dikembangkan oleh Macromedia Inc dan sekarang resmi milik Adobe.
mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. Data tersebut dibagi menjadi dua jenis yaitu: a. Data Primer, adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian dan objek yang diteliti. Data ini terutama diperoleh dari Koordinator Prakerin/Administrasi Prakerin. b. Data Sekunder, adalah data yang sudah ada dan penyusunannya tidak dilakukan sendiri oleh Penulis. Data ini diperoleh dari dokumen Instansi, melalui pencarian referensi/bahanbahan, dan buku-buku literatur yang berhubungan dengan masalah yang diangkat. Hal ini dilakukan untuk mendukung keseluruhan penelitian yang dilakukan dengan memperkuat dan melandasi data primer yang didapat.
3.2. Sumber Data
3.3. Rancangan Penelitian 3.3.1 Tahap Awal Dalam tahap ini merupakan proses penelusuran, pendeteksian dari ruang lingkup problematika serta proses pengenalan dan pengidentifikasian masalah yang timbul. 3.3.2 Tahap Perancangan Dalam tahap ini merupakan proses menentukan, mengembangkan, memahami permasalahan, menurunkan solusi serta menguji kelayakan solusi. 3.3.3 Tahap Pemilihan Alternatif Dalam tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang akan dijalankan. Alternatif pada sistem ini telah dibuat pada fase design kemudian dipilih model (alat) yang paling optimal dengan mengacu pada algoritma yang digunakan.
Penulis melakukan berbagai jenis pengumpulan data yang bertujuan untuk
3.3.4
III. Metodologi Penelitian 3.1. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini mengambil tempat di Sekolah Menengah Kejuruan PGRI Model 1 Mejayan. Tempat penelitian berada di Desa Mejayan Kecamatan Mejayan Kabupaten Madiun. Dengan waktu penelitian pada tanggal : 29 Oktober 2012 sampai dengan 29 Desember 2012.
Tahap Evaluasi
Dalam tahap evaluasi ini dilakukan pengujian terhadap sistem untuk memeriksa kebenaran antara komponenkomponen sistem yang akan diimplementasikan sehingga dapat diketahui atau dapat dipastikan bahwa komponenkomponen dari sistem dapat berfungsi sebagaimana mestinya. IV. Analisa dan Pembahasan 4.1. Sistem yang Sedang Berjalan SMK PGRI 1 MEJAYAN merupakan salah satu lembaga pendidikan yang mewajibkan setiap siswanya untuk mengikuti Praktek Kerja Industri (Prakerin), guna memberikan pengalaman kerja di dunia industri kepada siswa untuk menerapkan teori yang telah diterima. Dalam pelaksanaan dan pelaporan praktek kerja industri pada SMK PGRI 1 Mejayan masih bersifat manual. Pada proses pengajuan praktek kerja industri, siswa harus melewati beberapa tahap. Sistem aplikasi yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan ini, yaitu aplikasi Word dan aplikasi Excel sangatlah berhubungan. Aplikasi ini digabungkan dari fasilitas Mail Merge yang ada pada aplikasi Word dan aplikasi Excel sebagai databasenya. Sedangkan nilai yang diterima saat prakerin dapat diketahui setelah selesai melaksanakan Ujian Akhir Nasional (UAN) atau pada kelas XII dalam bentuk sertifikat prakerin. Sebelumnya penginputan data nilai ini dilakukan oleh administrasi prakerin. Dalam pelaksanaan sistem prakerin ini masih terjadi kekurangan informasi tentang praktek kerja industri seperti
persyaratan, waktu pelaksanaan, biaya, tempat praktek kerja industri, dan perusahaanperusahaan apa saja yang layak dimasuki serta hasil akhir prakerin. Karena semua itu disampaikan secara lisan atau pengumuman ditempel pada papan pengumuman. 4.2. Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Instansi 4.2.1 Sistem Informasi bagi Instansi Perancangan sistem informasi praktek kerja industri berbasis web ini bertujuan untuk membantu pihak sekolah khususnya SMK PGRI 1 Mejayan dalam hal ini administrasi prakerin yang penulis jadikan objek dalam perancangan sistem informasi ini, dalam mengelola data prakerin SMK PGRI Mejayan. Dengan adanya perancangan sistem informasi praktek kerja industri berbasis web yang sebelumnya menggunakan aplikasi Word dan Excel, pihak administrasi prakerin mudah untuk menyimpan dan mengelola datadata prakerin serta pembimbing prakerin dapat mengaksesnya melalui jurusan karena semua jurusan juga sudah terkoneksi jaringan internet. 4.2.2 Kegunaan Sistem bagi Instansi Web yang akan dibuat pada SMK PGRI 1 Mejayan difokuskan pada program Praktek Kerja Industri (Prakerin), yang menyediakan informasi-informasi mengenai pelaksanaan praktek kerja industri yang dilaksanakan setiap tahunnya oleh siswa kelas XI, data siswa prakerin, pembimbing prakerin, data
DU/DI, nilai prakerin, serta info prakerin. 4.2.3
Cara Kerja Sistem Untuk menangani masalah yang ada maka dirancang sebuah sistem yang mampu memberikan solusi dari masalah yang ada di SMK MODEL PGRI 1 Mejayan. Sistem ini memberikan informasi mengenai Praktek Kerja Industri secara online bagi siswa yang prakerin dan pembimbing prakerin serta pengguna lain yang ingin mengetahui web ini. Sistem informasi prakerin berbasis web pada SMK MODEL PGRI 1 Mejayan ini dalam pelaksanaan dan pelaporan praktek kerja industri masih bersifat manual. Pada proses pengajuan praktek kerja industri, siswa harus melewati beberapa tahap. Setelah siswa melengkapi tahap-tahap pendaftaran berikutnya sistem informasi prakerin yang akan bekerja. Dimana kegiatan pencatatan data-data prakerin akan dilakukan oleh administrasi prakerin yang nantinya data tersebut akan dikirim dan disimpan pada web. Adapun cara kerja dari sistem ini sebagai berikut : 1. Administrasi prakerin mencatat data-data yang berhubungan dengan prakerin meliputi waktu, tempat, syarat dan tentang prakerin itu sendiri yang nantinya ditampilkan pada menu Prakerin. 2. Administrasi prakerin melakukan entry data siswa prakerin, entry data pembimbing sekolah, entry data DU/DI, yang nantinya ditampilkan pada menu Data Siswa Prakerin. Sedangkan data DU/DI selain
ditampilkan pada menu Data Siswa Prakerin juga ditampilkan pada menu Data DU/DI guna memberikan kemudahan bagi siswa yang akan melaksanakan prakerin. 3. Administrasi prakerin juga melakukan entry atau mengolah info prakerin pada menu Info Prakerin guna menyampaikan kepada siswa, apakah surat pengajuan sudah diterima atau ditolak oleh perusahaan (DU/DI) saat pengajuan serta jangka waktu prakerin. 4. Setelah siswa melaksanakan prakerin, pembimbing industri (DU/DI) menyerahkan penilaian kepada administrasi prakerin. 5. Penilaian dari pihak DU/DI akan di entry oleh administrasi prakerin pada sistem ini (web). Nilai ini akan ditampilkan pada menu Nilai Prakerin. Jadi siswa tidak perlu menunggu sampai kelas XII untuk mengetahui hasil nilai dari prakerin. Berdasarkan cara kerja sistem informasi prakerin tersebut web ini memberikan hanya memberikan hak login pada administrasi prakerin (admin). Sedangkan pembimbing prakerin dan siswa hanya berhak mendapatkan informasi yang berhubungan dengan prakerin. Jadi pengelolaan data sepenuhnya menjadi tanggungjawab atau hak administrasi prakerin. 4.3. Diagram Aliran Data 4.3.1 Diagram Konteks Untuk mempermudah user memahami sistem ini, maka digunakan Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD). pada diagram ini ditampilkan proses pengolahan data dari mulai input sampai menjadi output yang sudah menjadi informasi yang baru. Informasi yang baru inilah
yang nantinya diakses oleh user. 4.3.2 DFD 4.3.2.1. DFD Level 1 Pada DFD tingkat 1 ini menjalankan subfungsi dari dari seluruh sistem yang digambarkan dalam Diagram Konteks. Pada DFD tingkat 1 dapat digambarkan bahwa : a. Pengguna umum (Masyarakat, Siswa dan karyawan), merupakan user dengan hak biasa. User ini hanya dapat melihat informasi prakerin pada sistem tanpa melakukan login terlebih dahulu. b. Pembimbing Prakerin, merupakan user yang mempunyai hak akses yang sama pada user pengguna umum, hanya dapat melihat info tentang prakerin atau siswa bimbingannya. c. Admin, merupakan user dengan hak akses khusus. User ini dapat mengakses sistem, dengan melakukan proses login terlebih dahulu. Administrator mempunyai hak yang tidak dimiliki oleh user Pembimbing Prakerin ataupun user Siswa, selain itu user Admin juga mempunyai hak untuk melakukan perubahan pada sistem baik itu berupa konten yang ada maupun pada manipulasi data. 4.3.2.2. DFD Level 2 Pada DFD Level 2 ini merupakan turunan dari DFD Level 1 dimana disini akan digambarkan lebih detail lagi pada tiap–tiap proses pada sistem. 4.3.3 Flowchart dari Sistem yang sedang Berjalan Dalam sistem ini untuk alur kerja sistem akan dijelaskan dengan menggunakan Flowchart. Dimana hal ini untuk mempermudah user untuk memahami proses berjalannya sistem serta mengetahui pada posisi dimana user sedang aktif atau sistem
sedang memproses pada bagian mana. 4.4. Kelemahan dan Keuntungan Sistem 4.4.1. Analisis Kebutuhan Sistem SMK MODEL PGRI 1 Mejayan sebelumnya sistem informasi praktek kerja industri telah terkomputerisasi. Sistem informasi tersebut dianggap lebih efektif dibandingkan dengan penyampaian secara online, hanya saja untuk mencapai efesiensi dan efektivitas yang baik dalam penyampaian informasi prakerin sistem informasi tersebut perlu dikembangkan lebih lanjut. Sistem informasi ini dikemas dan disajikan dengan menggunakan media web online, dimana pengunjung terutama siswa dan pembimbing lebih banyak mendapatkan informasi tentang kegiatan prakerin, sehingga tidak hanya disampaikan secara lisan. Pengimplementasian informasi yang disampaikan dalam web ini diharapkan dapat membantu pihak-pihak yang terlibat dalam proses praktek kerja industri untuk memahami kegiatan yang sedang berlangsung atau yang akan datang. a. Identifikasi User User dari sistem informasi ini adalah orang-orang yang terlibat dalam kegiatan praktek kerja industri di sekolah, antara lain adalah siswa-siswi, administrasi prakerin, serta pembimbing prakerin sesuai dengan jurusan masing-masing. b. Identifikasi Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi prakerin ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 service pack 2 2. Macromedia Dreamweaver 8 3. Adobe Photoshop CS 2 4. XAMPP 1.7.3 5. Mozilla Firefox 3.6
6. Power Designer 6 32-bit 7. Microsoft Visio 2003 c. Identifikasi Perangkat Keras Untuk membangun sistem informasi praktek kerja industri ini diperlukan beberapa spesifikasi sistem untuk membuat dan menjalankan aplikasi web ini di komputer lokal adalah sebagai berikut : 1. Komputer dengan processor Intel Pentium 4 1800 MHz (1,8 GHz) atau setara. 2. Memori RAM 256 MB atau lebih. 3. Kapasitas Hardisk minimal 10 GB. 4. Keyboard 5. Mouse 4.4.2. Perancangan Sistem Yang Baru Perancangan sistem yang diterapkan pada sistem informasi prakerin ini meliputi perancangan sistem yang tidak lepas dari perancangan database sebagai penyimpanan data. Dalam pembagunan sistem ini metode yang digunakan adalah metode prototype. 4.4.2.1. Analis dan Pengembangan Sistem Prototyping Pertama Dengan mengacu hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, maka dalam pemecahan selanjutnya adalah mengembangkan prototype pertama. Dalam prototype pertama ini meliputi analis kebutuhan fungsional sistem, perancangan basis data, karakteristik pengguna, dan perancangan antar muka. 4.4.2.2. Kebutuhan Fungsional Sistem Sistem ini sebagai sarana siswa atau pihak umum untuk mengetahui informasiinformasi yang berhubungan dengan Praktek Kerja Industri dengan berbasis web, sehingga
memungkinkan siswa atau pihak umum untuk mengaksesnya kapan pun dan dimanapun selama terhubung dengan jaringan internet. Dalam sistem ini mencakup beberapa kebutuhan, yaitu : 1. Penyediaan informasi tentang Praktek Kerja Industri (Prakerin) 2. Penyediaan informasi data siswa yang menjalani prakerin 3. Penyedian informasi data DU/DI 4. Penyedian informasi data nilai prakerin 5. Penyedian informasi tentang info/pengumuman yang berhubungan dengan prakerin 4.4.2.3. Perancangan Basis Data Perancangan basis data sangat diperlukan dalam pembangunan sebuah sistem yang efisien dalam penyimpanan data. Perancangan basis data diperlukan untuk mempermudah pengelompokan data di dalam tabel serta digunakan untuk menghindari pengulangan data dan untuk menormalisasikan basis data.Adapun database yang dibuat oleh penulis adalah database prakerin dengan table-tabel sebagai berikut : 1. Tabel Login terdiri dari : Tabel 4.1 Tabel Login Field Type Username Varchar(30) PassWord Varchar(30) 2. Tabel Siswa terdiri dari : Tabel 4.2 Tabel Siswa Field Type NIS Int(15)
Nama Telp. Id_Kelas Id_Jurusan
Varchar(200) Varchar(15) Int(11) Int(11)
3. Tabel Kelas Tabel 4.3 Tabel Kelas Field Type Id_Kelas Int(11) Nm_Kelas Varchar(10) 4. Tabel Jurusan Tabel 4.4 Tabel Jurusan Field Type Id_Jurusan Int(11) Nm_Jurusan Varchar(50) 5. Tabel Pembimbing terdiri dari : Tabel 4.5 Tabel Pembimbing Field Type Id_pembimbing Int(11) Nm_Pembimbing Varchar(100) Id_DUDI Int(11) 6. Tabel DU/DI terdiri dari : Tabel 4.6 Tabel DU/DI Field Type Id_DUDI Int(10) Nm_DUDI Varchar(30) Almt_ DUDI Varchar(30) 7.
Tabel Nilai_Teknis terdiri dari : Tabel 4.7 Tabel Nilai_Teknis Field Type Id_NilTeknis Int(11) Kedisiplinan Int(2) Kejujuran Int(2) Inisiatif Int(2) Tanggungjawab Int(2) Kebersihan Int(2)
8.
Tabel Nilai Non_Teknis Tabel 4.8 Nilai Non_Teknis Field Type Id_NilNon Int(11)
Nm_Nilai Varchar(30) Nilai Int(2) 9. Tabel Prakerin Tabel 4.9 Prakerin Field Type
Id_Prak Id_Siswa Id_DUDI Id_Pembimbing Status Jangka_Waktu
Int(11) Int(11) Int(11) Int(11) Varchar(30) Int(11)
10. Tabel Info Tabel 4.8 Nilai Info Field Tanggal Tempat Tema Materi_keg iatan
Type Date Varchar(100) Varchar(200) Varchar(200)
4.4.2.4. Karakteristi Pengguna Sistem ini dapat digunakan oleh berbagai pihak khususnya siswa – siswi, pembimbing SMK MODEL PGRI 1 Mejayan serta admin. Setiap pengguna mempunyai hak akses yang berbeda-beda. 4.4.2.5. Perancangan Antar Muka Sistem ini menggunakan konsep GUI (Graphical User Interface) dalam perancangan antar muka, dimana konsep GUI bersifat user friendly atau ramah pengguna sehingga mempermudah user atau pengguna untuk menjalankan sistem. Dalam perancangan antar muka sistem ini menggunakan bantuan software Adobe Photoshop dan penggunaan tool–tool yang ada dalam Macromedia Dreamweaver serta bantuan Java Script. Rancangan halaman–halaman web yang terdapat dalam web sistem informasi praktek kerja industri ini sebagai berikut : 1. Perancangan antarmuka untuk halaman utama user dan admin.
5. Perancangan
antarmuka
untuk
antarmuka
untuk
halaman Nilai
2. Perancangan antarmuka halaman login admin
untuk
6. Perancangan halaman Info
3. Perancangan antarmuka untuk halaman Data Siswa Prakerin 4.4.2.6. Implementasi Antarmuka Sistem Prototype Pertama Implementasi antarmuka pada sistem ini tebagi menjadi 2 yaitu tampilan utama untuk Pengguna Umum, dan Admin. a. Halaman Utama Pengguna Umum 4. Perancangan antarmuka halaman tempat DU/DI
untuk
Gambar 4.4.7 Implementasi utama pengguna umum b. Halaman Login Admin
Gambar 4.4.8 Implementasi login admin V. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang telah penyusun lakukan di SMK MODEL PGRI 1 Mejayan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi prakerin berbasis web ini dapat membantu meningkatkan kemampuan pengelolaan data akademik. Pengelolaan yang dimaksud meliputi kelengkapan data, kerincian data, keamanan data, kerahasiaan data, cara-cara pemasukan dan pengambilan data. 2. Memberikan kemudahan bagi siswa yang ingin mendapatkan info – info tentang praktek kerja industri dengan hanya mengaksesnya melalui internet yang dapat diakses dimana saja. 3. Aplikasi web dapat memudahkan aktivitas kerja akademik di sebuah instansi, karena dengan web, waktu yang diperlukan untuk menangani suatu pekerjaan menjadi lebih efisien dan lebih mudah dalam memperoleh informasiinformasi oleh pihak-pihak yang membutuhkannya. 4. Penyajian informasi yang baik dapat dilakukan dengan meng-update isi dari web tersebut secara berkala. 5.2. Saran Dari beberapa kesimpulan yang telah diambil, maka dapat dikemukakan saran-saran yang akan sangat membantu untuk
pengembangan perangkat lunak ini selanjutnya. a. Untuk menjaga atau pemeliharaan sistem, pemakai sistem hendaknya membuat duplikat yang berguna untuk mengganti sistem induk apabila terjadi kesalahan. b. Untuk keamanan sistem, agar lebih berhati – hati dalam menyimpan user dan password admin agar tidak terjadi hal – hal yang tidak di inginkan. c. Komputer yang digunakan dalam membuat suatu aplikasi web sebaiknya memenuhi spesifikasi hardware yang diperlukan karena akan mempengaruhi penggunaan software-software yang banyak memakan sumber daya komputer seperti memori dan kapasitas hardisk. d. Isi situs web khususnya pada info prakerin seharusnya diupdate oleh admin secara berkala guna memberikan informasi yang terbaru. e. Dalam membuat suatu situs, perlu diberikan fasilitas download file kepada pengunjung sehingga dapat menambah pengetahuan pengunjung dengan membaca artikel atau berita yang didownload. f. Karena terbatasnya kemampuan penulis pada permasalahan yang diangkat, maka penulis mengharapkan saran dari para pembaca. Dan semoga apa yang penulis buat ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
VI. Daftar pustaka Tafif Ilham Rusdianto.2012. Analisis Dan Perancangan Aplikasi Desktop Untuk Pengolahan Data Siswa Pada Manajemen Prakerin Smk
Yosonegoro Magetan.Naskah Publikasi.Yogyakarta: Jurusan Teknik Informatika Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom Yogyakarta. Sukarno Tamba Tua Tampubolon,Sari Dewi Budiwati,&Taufik Nur Adi. Sistem Informasi Kerja Praktek Studi Kasus : Politeknik Telkom Bandung.Jurnal.Bandung: Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom, Bandung. Eka Devi Itantri,Edi Satriyanto, S.Si, M.Si. & Yuliana Setiowati, S.Kom, M.Kom. Sistem Informasi Terpadu Smk Menggunakan Jsp Study Kasus Praktek Kerja Industri Dan Bursa Kerja Smk N 1 Lamongan. Jurnal.Surabaya: Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Alfacom, Team Litbang, 2009 Mengoperasikan Software Web
Design Dreamweaver 8. Madiun : Sheyf’Printing. http://www.ilmukomputer.org/tag/sejarah-singkatinternet.(17 Desember 2012, 08.35) http://smkn1-pst.sch.id/berita-63manfaat-dan-tujuanprakerin.html.(3 Januari 2013, 23.15) http://bayoe.staff.uns.ac.id/files/20 09/03/6-modul-pengantarinternet.pdf ( 12 Januari 2010 08.35) http://community.um.ac.id/showth read.php?75931-Data-flowdiagram (12 Januari 2010 11.30) http://datatik.wordpress.com/2010 /01/18/erd-entity-relationshipdiagram/ (14 Januari 2010, 11.30)
