PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO HARAPAN JAYA ELEKTRONIK GEMOLONG SRAGEN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Arif Rahmat Saputra 10.12.4755
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO HARAPAN JAYA ELEKTRONIK GEMOLONG SRAGEN
Arif Rahmat Saputra1), Heri Sismoro2), 2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email :
[email protected]),
[email protected])
Abstract - Harapan Jaya shop is located in Sragen Gemolong is a store that sells a variety of electronic needs. In recording and data processing supplies, supplier data, and the kinds of goods is done using handwriting (manually). The difficulties often lead to errors in data collection items. For information systems that need to be made based inventory VB (Visual Basic) as the primary interface maker and Microsoft SQL Server as the base datanya. This system all the processes such as data processing of goods, transaction data and supplier data as well as the manufacture of various computerized reports done. This inventory information system can be a solution that can be used to facilitate execution reports and data processing goods quickly and efficiently. Keywords: Harapan Jaya shop, Visual Basic, inventory 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pada saat ini perkembangan teknologi dibidang komunikasi dan informasi sangatlah pesat. Hal ini tentunya mempengaruhi olahfikir manusia untuk selalu aktif dalam mengikuti perkembangan tersebut. Bagi para pelaku bisnis situasi ini tentunya sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan bagi usahanya. Oleh karena itu, para pelaku bisnis harus lebih berpikir dalam pengambilan keputusan demi mempertahankan serta mengembangkan usahanya agar mengikuti perkembangan teknologi yang terjadi dan siap menghadapi persaingan bisnis yang sangat ketat. Untuk mengikuti perkembangan teknologi dan menghadapi persaingan bisnis yang terjadi saat ini maka dibutuhkan sebuah teknologi komputer. Hal ini dikarenakan kemajuan teknologi komputer pada saat ini sangat membantu dalam kemajuan suatu usaha. Kemajuan komputer dapat mempermudah penyediaan informasi, sehingga segala permasalahan yang menyangkut tentang penyediaan informasi dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
1
Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh, Toko Harapan Jaya merupakan salah satu toko yang masih menggunakan sistem manual dalam melakukan pengolahan data. Sehingga sering mengakibatkan terjadinya keterlambatan atau kesalahan dalam penyediaan informasi. Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis bermaksud melakukan penelitian pada toko harapan jaya dengan judul “ PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO HARAPAN JAYA ELEKTRONIK GEMOLONG SRAGEN.” 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan rumusan masalah “Bagaimana merancang sistem informasi penjualan di Toko Harapan Jaya yang memberikan kemudahan dalam mengelola pencatatan transaksi penjualan maupun stok barang dan bagaimana penerapan sistem baru dalam mempermudah menyelesaikan permasalahan yang timbul secara efektif dan akurat?” 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukannya kegiatan penelitian ini antara lain: 1. Sebagai salah satu syarat kelulusan program pendidikan jenjang Strata -1 di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta. 2. Sebagai solusi mengatasi permasalahan yang ada pada Toko Harapan Jaya yaitu pengolahan data secara manual. 3. Membuat aplikasi sistem informasi penjualan yang dapat digunakan oleh pihak Toko Harapan Jaya. 4. Menerapkan ilmu yang telah didapat dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta maupun ilmu yang dipelajari sendiri.
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. f. Analisis Servis Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
2. Pembahasan 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak, serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. 2.2 Konsep Teori Analisis 2.2.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan kepada masyarakat. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control,Efficiency,Services). Dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. a. Analisis Kinerja Adalah kemampuan menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu yang digunakan untuk menyelesaikan perpindah pekerjaan. b. Analisis Informasi Informasi merupakan hal penting dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat malakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. c. Analisis Ekonomi Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan papperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis. d. Analisis Keamanan Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu kemudahan akses, dan ketelitian yang diproses e. Analisis Efisiensi
2.2.2 Konsep Dasar Flowchart Flowchart atau diagram alur adalah sekumpulan simbolsimbol atau yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir. Inti dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma. Tabel 1. Simbol-simbol flowchart Simbol
Fungsi Dokumen/arsip
Proses, menunjukkan setiap pengolahan Yang dilakukan komputer. Input dengan keyboard
Multiple dokumen
Connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini dalam lembar yang sama Arus flow, simbol ini digunakan untuk menggambarkan arus proses dari suatu kegiatan-kegiatan lain Harddisk storage, input/output menggunakan hardisk
2
yang
2.3 Perancangan Sistem 2.3.1 Flowchart
2.5 Pembuatan tabel-tabel 1.
Tabel Barang
Gambar 4. Pembuatan Tabel Barang 2. Tabel Distributor Gambar 1. Flowchart
2.3.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 5. Pembuatan Tabel Distributor 3. Tabel Penjualan
Gambar 6. Pembuatan Tabel Penjualan 4.Tabel Detail Jual Gambar 2. Relasi Antar Tabel
2.4 Pembuatan Database
Gambar 3. Pembuatan database Gambar 7. Pembuatan Tabel Detail Jual
3
5. Tabel Pembelian
aplikasi dengan server database. Modul-modul tersebut disimpan, kemudian saat dibutuhkan untuk dieksekusi disalah satu komponen visual basic.
Gambar 8. Pembuatan Tabel Pembelian Gambar 11. Pembuatan Modul Koneksi
6.Tabel Detail Pembelian
2.7 Pengujian Sistem Pengujian system menggunakan : 1. Metode White Box Testing Metode pengujian White Box Testing adalah metode pengujian desain casetest dengan menggunakan stuktur control desain procedural untuk mendapatkan test case. Pengujian ini ditujukan untuk memperkirakan cara kerja perangkat lunak secara rinci, karenanya logical path(jalur logika) dari perangkat lunak yang akan diuji dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi atau pengulangan secara spesifik 2. Metode Black Box Testing Metode pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak. Pengujian black box sepenuhnya menggunakan persyaratan fungsional untuk program. Metode ini bukan metode alternative dari metode white box, tetapi pendekatan pelengkap (complementer) yang kemungkinan besar mampu mengungkapkan secara jelas kesalahan dari metode white box.
Gambar 9. Pembuatan Tabel Detail Pembelian 7. Tabel Retur Pembelian
2.8 Konversi Sistem Konversi sistem adalah proses meletakkan sistem baru agarsiap melengkapi atau bahkan mengganti sistem yang sedang digunakan saaat ini. Pada pelaksanaan konversi sistem pada Toko Harapan Jaya dilakukan dengan cara menjalankan kedua sistem secara bersamaan kemudian membandingkan kelebihan antara kedua sistem. Untuk pelaksanaan konversi sistem dengan cara ini sebaiknya dilakukan dengan jangka waktu 5-6 bulan, karena dalam jangka waktu tersebut sudah cukup untuk bisa mengetahui hasilnya. Apabila dalam jangka waktu tersebut dirasa kurang maksimal maka diperpanjang sampai 1 tahun terhitung dengan jangka waktu 5-6 bulan tersebut.
Gambar 10. Pembuatan Tabel Retur Pembelian 2.6 Pembuatan Modul Koneksi Dalam pembuatan sebuah projek selain harus membuat beberapa form untuk rancangan interface, juga harus membuat modul yang merupakan sekumpulan variable global, procedure, ataupun function yang sering dipanggil dalam program yang dibuat. Dalam sistem ini, modul dibuat dalam aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0. Pada modul ini terdapat procedure koneksi yang akan mengkoneksikan
4
4. Mempermudah dalam penyajian laporan 5. Semua data akan tersimpan secara rapi dalam satu database
2.9 Tindak Lanjut Implementasi Setelah langkah-langkah di atas dilaksanakan masing ada beberapa hal penting yang harus dipenuhi agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan lancer, antara lain : 1. Pengetesan penerimaan sistem Pengetesan dilakukan dengan menggunakan data asli dalam waktu tertentu yang dilakukan oleh analisis sitem dan pengguna. Setelah pengujian ini dilakukan maka akan dilakukan rapat manajemen. Rapat ini dihadiri oleh pihak pemilik, pengguna, serta sistem analis untuk menentukan sistem yang baru akan digunakan atau harus diperbaiki terlebih dahulu untuk penyempurnaan. Jika dalam rapat ini sistem disetujui, maka rapat ini dapat dijadikan acara penyerahan sistem. 2. Backup database Backup database sangat penting dilakukan agar data-data selalu terjaga dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Backup database minimal dilakukan setiap satu bulan sekali agar tetap menjaga kerelevanan database. Langkah-langkah melakukan backup database sebagai berikut : a. Buka jendela SQL Server Enterprise Manager b. Klik ganda pada masing-masing item console root sampai muncul nama server. c. Klik kanan pada nama server > all task > backup database. d. Setelah mengklik backup database dilanjutkan pada tab general kemudian pilih database yang akan dibackup pada combo database. Pada kolom name, masukkan nama backup database yang diinginkan. Pada kolom destination klik add untuk menentukan file hasil backup disimpan, kemuadian klik ok untuk memproses.
Daftar Pustaka [1]
[2]
[3] [4]
[5] [6] [7] [8]
[9]
Al fatta, hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untukkeunggulan bersaing perusahaan dan organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset Arief M. rudyanto, 2006. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Andi Offset Fathansyah, Ir, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data, (Bandung:Informatika 1999) Gordon B. Davis, 1995, Sistem Informasi Manajemen, seri Manajemen, PT Pustaka Binaman Pressindo Jogiyanto, Prof, 2007, Model kesuksesan SistemTeknologi Informasi.Yogyakarta : Andi Offset Kotler, Philip, edisi 1, 1997, Manajemen Pemasaran.Jakarta: PT Prenhallindo Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset Sunyoto Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset Tata Sutabri, 2004, Sistem Informasi Manajemen
Biodata Penulis Arif Rahmat Saputra memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
3. Kesimpulan Dengan diterapkannya sistem informasi penjualan pada Toko Harapan Jaya Elektronik Gemolong Sragen, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut: 1. Memudahkan pihak Toko Harapan Jaya dalam melakukan pengolahan data. 2. Sistem informasi terkomputerisasi ini dapat mempercepat proses penjualan dan pengolahan data. 3. Dengan adanya aplikasi ini pihak Toko Harapan Jaya akan lebih mudah dalam hal pencarian data dengan sistem yang penulis usulkan.
5
6
