PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT BIDANG KEADMINISTRASIAN PIMPINAN DAERAH IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH KABUPATEN KENDAL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ika Risti Purwasih 09.11.2837
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT BIDANG KEADMINISTRASIAN PIMPINAN DAERAH IKATAN PELAJAR MUHAMMADIYAH KABUPATEN KENDAL Ika Risti Purwasih 1), M. Rudyanto Arief2), 1,2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
Abstract - The development of the current administration then demanded filing system also progressed. All private and government agencies in the implementation of activities can not be separated from the archives of letters, one of the companies that carry out activities of archiving is PD IPM Kendal. In archived activities PD IPM Kendal still having problems, namely search files stored still require quite a long time, too many stacks of paper in a filing cabinet that will increase daily and frequent loss of records recorded in the archives borrowed without borrowing.In this research, which made the system is a desktop-based with userfriendly also for the interface. This application is created by using Visual Basic 2006 and a database using My SQL. With this information the system can make it easy for the user that is part of the administration in archival activities and get more information and faster.
[email protected])
masih manual ke dalam buku agenda. Maka dirumuskan permasalahannya adalah bagaimana membuat suatu sistem informasi pengarsipan yang dapat merubah sistem kinerja bidang administrasi PD IPM Kendal dalam proses pengarsipan dokumen yang disesuaikan dengan kebutuhan bidang administrasi menjadi lebih efektif dan efisien sesuai standar pedoman administrasi IPM. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam permasalahan yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini antara lain : 1. Pengelola data arsip Sekretaris Umum Pimpinan Daerah Ikatan Pelajar Muhammadiyah Kabupaten Kendal. 2. Pembangunan sistem informasi berbasis desktop ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan XAMPP 1.7.3. 3. Standar pengelolaan surat menyurat yang digunakan sesuai dengan Pedoman Administrasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah
Keywords - Filing, archives, database, MySQL. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Kesekretariatan atau keadministrasian sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi, sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu fungsi dari bidang keadministrasian disini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi dalam bidang perkantoran atau keadministrasiaan antara lain menangani surat masuk, yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan dan mendistribusikannya. Perancangan sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya sistem informasi pengarsipan ini, dapat merubah sistem kinerja bidang administrasi dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih efektif dan efisien.
1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah membuat suatu sistem informasi arsip surat sehingga dapat membantu Sekretaris Umum untuk lebih mudah dan cepat dalam bekerja terutama dalam hal penanganan maslah administrasi surat. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu tempat dan laporannya masih pada sebuah buku agenda. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1. Identifikasi masalah 2. Tinjauan pustaka 3. Analisa kebutuhan sistem 4. Rancangan aplikasi 5. Rancangan fitur aplikasi 6. Pembuatan aplikasi 7. Pengujian 8. Dokumentasi
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, masalah yang melatarbelakangi adalah kurang efisienya kegiatan yang dilakukan oleh bidang administrasi yang berkenaan dengan pengarsipan yang
1.6 Tinjauan Pustaka 1
Dwi Oetari, Mulyati, Ery Hartati (2015) merupakan mahasiswa jurusan Sistem Informasi dan Komputerisasi Akuntansi di STMIK GI MDP Palembang. Dalam skripsinya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang. Mereka mengambil studi kasus di PT. Zenith Djaja Pelembang. Pada penelitian ini dijelaskan dalam kegiatan kearsipannya, PT. Zenith Djaja Pelembang masih mengalami masalah yaitu pencarian arsip yang disimpan masih memerlukan waktu yang cukup lama, terlalu banyak tumpukan kertas pada lemari arsip yang akan bertambah setiap harinya serta sering terjadi kehilangan arsip yang dipinjam tanpa tercatat dalam arsip peminjaman. Dalam pengoperasian aplikasi hanya diberikan hak akses untuk berdua, admin dan direktur. Sehingga semua tugas dibebankan kepada direktur. Karena asisten dari direktur atau beberapa divisi yang berhubungan langsung tidak mendapatkan hak akses. Hasil akhir dari sistem yang dibuat ini adalah sistem informasi berbasis desktop dengan menggunakan metode iterasi, dimana ada empat tahapan yaitu tahapan perancangan, tahapan analisis, tahapan perancangan dan tahapan implementasi. Aplikasi ini dibuat menggunakan bahsa pemrograman Visual Basic 2008 dan database.
1. 2.
Kesekretariatan adalah kegiatan/aktvitas organisasi yang berkaitan dengan ketatausahaan dan surat-menyurat organisasi. Arsip adalah koleksi penyimpanan catatan dan data-data. Seluruh surat keluar dan surat masuk di catat berdasarkan klasifkasi jenis surat maupun asal surat.
1.9 Analisis PIECES Tabel 1. Analisis PIECES Sistem Lama Sistem yang diajukan Proses pengelolaan Proses pengelolaan data belum data menggunakan maksimal karena sistem berbasis masih dilakukan komputer. Yaitu secara manual. menggunakan Bentuk buku perangkat lunak Performa agenda surat, untuk proses nce inventaris barang, penginputan data (Kinerja) notulen acara dan pembuatan maupun yang laporan. lainnya sampai saat ini yang digunakan masih berupa bentuk fisik buku. Sistem kearsipan Teknologi berbasis Informati manual komputer, maka on menyebabkan proses informasi (Informa proses informasi akan berlangsung si) berlangsung lama. cepat. Dalam jangka Dalam jangka panjang biaya yang panjang akan lebih dibutuhkan akan sedikit karena hanya Economic cukup besar karena mengeluarkan biaya (Ekonomi harus untuk perawatan ) mengeluarkan komputer dan biaya untuk kertas printer. dan penjilidan. Tidak ada hak Pada aplikasi dibuat akses dan fasilitas Login. keamanan data Sehingga hanya barang inventaris , orang tertentu saja surat masuk, dan yang hanya bolek Control surat keluar mengakses aplikasi (Kontrol) sehingga ini kehilangan maupun manipulasi data besar kemungkinan terjadi. Pencarian data Pencarian dilakukan yang dilakukan secara otomatis dan Eficiency harus satu persatu. efisien karena (Efisiensi Jadi kurang efisien membutuhkan waktu ) karena yang singkat. membutuhkan waktu yang lama. Services Pelayanan bagi Pelayanan bagi yang Jenis Analisa
1.7 Arsip Arsip adalah segala kertas, naskah, buku, folio, film, mikrofilm rekaman suara, gambaran peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya, aslinya, atau salinannya serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalammnya. Arsip yang telah disimpan memililki kegunaan sebagai berikut : 1. Arsip Sebagai Alat Ukur Kegiatan Organisasi Kegiatan organisasi akan menghasilakan arsip dari suatu kegiatan, maka besar kecilnya organisasi dapat dilihat dari banyak sedikitnya arsip yang dihasilakan, karena arsip yang nantinya sebagai alat ukur organisasi. 2. Arsip Sebagai Sumber Ingatan Arsip merupakan informasi terpenting, seperti kita ketahui bahwa daya ingatan manusia terbatas, untuk itu perlu dicatat dalam buku catatan agar nantinya dapat dibuka kembali dan diketahui informasi atas buku catatan yang terkandung didalamnya. 1.8 Pedoman Administrasi IPM Dalam pengelolaan administrasi di Ikatan Pelajar Muhammadiyah terdapat aturan – aturan keadministrasian yang sudah ditentukan oleh pimpinan tertinggi yaitu Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Muhammadiyah. Aturan – aturan administrasi tersebut dimuat dalam buku Pedoman Administrasi Ikatan Pelajar Muhammadiyah. Beberapa hal umum dijelaskan dalam buku pedoman administrasi ikatan pelajar muhammadiyah, diantaranya :
2
(Pelayana yang sedang n) membutuhkan data akan memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data secara manual.
Perangkat keras yang diperlukan dalam pembuatan sistem menggunakan spesifikasi:
sedang membutuhkan data akan lebih cepat karena pemrosesan data dan pengecekan data dilakukan dengan komputer.
Tabel 2. Perangkat Keras Untuk Pembuatan PERANGKAT SPESIFIKASI KERAS Processor Atom N2800 Quad core 1.86 GHz Memory 2048 MB Hard disk
2. Pembahasan 2.1 Analisis Kebutuhan Sistem 2.1.1 Kebutuhan Fungsional Analisis ini dilakukan untuk mengidentifikasi apa saja (fasilitas dan aktifitas) yang seharusnya dilakukan system, yaitu : 1. Tampilan antar muka system dibuat user friendly 2. Admin dapat mengoperasikan aplikasi dengan melakukan login terlebih dahulu. a. Admin dapat memasukkan username dan password dengan benar sebagai syarat masuk ke aplikasi. b. Bila admin salah memasukkan username atau password, maka sistem akan menampilkan pemberitahuan kesalahan. 3. Sistem mampu menampilkan menu utama. a. Tampilan menu utama tersaji saat admin berhasil melakukan login. b. Menu utama mampu menampilkan beberapa pilihan pengoperasian sesuai yang dibutuhkan. 4. Sistem harus dapat melakukan entri data yang berhubungan dengan surat masuk dan surat keluar. a. Admin mampu memasukkan data surat masuk umum, surat masuk khusus, surat keluar umum, surat keluar khusus, surat keluar kepanitiaan. b. Admin mampu menambahkan data surat yang baru dikeluarkan ataupun diterima. c. Admin mampu melakukan pencarian data berdasarkan kode agenda atau nomer surat. d. Admin mampu melakukan penghapusan data. e. Admin mampu melakukan perubahan data sesuai kebutuhan. f. Admin mampu mengunggah file surat. g. Bila data tidak diisi sesuai kebutuhan, maka sistem akan mengeluarkan peringatan. 5. Sistem harus dapat melakukan entri data anggota a. Admin mampu memasukkan data anggota pimpinan seperti Nomor Baku Anggota, nama, alamat, pendidikan, dan lainnya. b. Entri data Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang harus sudah lebih dahulu diisi melalui form entri data Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang. c. Pada label Pimpinan Ranting dan Pimpinan Cabang, data pilihan sudah terisi secara otomatis.
2. Perangkat Keras Untuk Penerapan Perangkat keras yang dibutuhkan dalam penerapan aplikasi menggunakan spesifikasi : Tabel 3. Perangkat Keras Untuk Penerapan PERANGKAT SPESIFIKASI KERAS Processor Pentium D E2220 Dual Core 2.4 GHz Memory 1024 MB Hard disk 60 B 3. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Sistem perangkat lunak ( Software ) yang digunakan penulis dalam pembuatan program aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi: Windows7 2. Bahasa Pemrogramman: Visual Basic 6.0 Database : My SQL 2.2 Perancangan Sistem 2.2.1 Perancangan Proses
2.1.2 Kebutuhan Non Fungsional 1. Perangkat Keras Untuk Pembuatan
3
Gambar 2. Perancangan Data Flow Diagram 2.2.3 Perancangan Antar Muka Gambar 1. Perancangan Proses
2.2.2 Perancangan Data Flow Diagram
Gambar 3. Surat Keluar Kepanitiaan
4
Gambar 5. Tampilan Surat Keluar Umum Gambar 4. Surat Keluar Umum
Gambar 6. Tampilan Surat Masuk Umum 3.2 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi untuk mengoperasikan aplikasi. Berikut petunjuk penggunaan aplikasi. 1. Admin harus melakukan login terlebih dahulu sebelum mengoperasikan aplikasi. Dengan ketentuan username = admin dan password = admin. 2. Untuk pemilihan menu aktivitas apa yang akan dilakukan, dapat memilih pada beberapa pilihan di bar menu utama. 3. Untuk pengisian data pada form anggota, pimpinan cabang, pimpinan ranting, inventaris barang, notulen, atribut organisasi dapat dilakukan pengisian data seperti pada umumnya. 4. Pada pencarian yang dilakukan pada form surat masuk umum, surat masuk khusus, surat keluar umum, surat keluar khusus, surat keluar kepanitiaan dapat memasukkan kata kuncinya. 5. Laporan hanya dilakukan pada form surat masuk umum, surat masuk khusus, surat keluar umum, surat keluar khusus, surat keluar kepanitiaan.
Gambar 5. Surat Masuk Umum 3. Implementasi Implementasi merupakan tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak dimana aplikasi siap dioperasikan dan dijalankan dengan kondisi yang sebenarnya. 3.1 Tampilan aplikasi saat dioperasikan
Gambar 4. Tampilan Input Surat Kepanitiaan
3.3 Manual Instalasi Manual instalasi menerangkan tentang langkah – langkah menginstal aplikasi arsip surat menyurat pada
5
komputer atau laptop. Langkah – pemasangannya sebagai berikut : 1. File instalasi sudah tersedia ekstensi .exe
langkah
cocok, maka menampilkan pesan kesalahan.
dengan 2 Menu utama 3 anggota
Gambar 4.43 Manual Instalasi : aplikasi .exe 2. 3. 4.
Double click file aplikasi. Kemudian akan langsung muncul menu untuk login
4 pimpinan cabang 5 pimpinan ranting 6 inventaris barang
4. Kesimpulan Pada aplikasi yang dirancang oleh peneliti ini , dirasa memang cukup sederhana dan tidak banyak memiliki fitur penunjang dikarenakan memang pada instansi PD IPM Kendal tidak memerlukan banyak fitur – fitur penunjang khusus yan terlalu banyak. Selain itu PD IPM Kendal telah memiliki standar tersendiri dalam urusan administrasi sesuai dengan ketentuan pimpinan pusat.
Gambar 4.44 Manual Instalasi : Tampilan Awal 3.4 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem dalam hal ini adalah pemeliharaan yang berkaitan dengan proses evolusi dan pegembangan terhadap sistem yang telah dibuat yang dilakukan oleh para spesifikasi dan profesional untuk mengerjakan langkah-langkah dalam pengembangan sistem yang telah dibuat. Agar sistem berkembang dan bertahan dalam jangka waktu yang lama maka dari itu dilakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem antara lain : 1. Tidak menghapus file-file pendukung dan Menyimpan atau mem-back up semua file source dan bahan pendukung aplikasi Arsip surat ini dengan cara menyimpannya di beberapa media lain seperti flashdisk, CD/DVD atau hardisk. 2. Jangan menghilangkan source code yang berhubungan dengan aplikasi.
5. Saran Dalam penyimpanan data yang berupa file foto dapat ditampilkan gambar fotonya. Karena dalam aplikasi yang dibangun oleh peneliti hanya menampilkan link penyimpanannya saja. Daftar Pustaka [1] Jogiyanto HM, Sistem Informasi : Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. 2005. [2] Hanif Al Fatta, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi. 2007. [3] Jogiyanto HM, Sistem Informasi : Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. 2005.
3.5 Pengujian 1. Blackbox Testing Pengujian black box merupakan tahap pengujian yang berfokus pada fungsional perangkat lunak, pengujian ini menunjukan fungsi perangkat lunak dan tentang cara beroperasinya, apakah semua interface sudah bisa berjalan dengan baik atau belum dan apakah informasi yang tersimpan keamanannya bisa terjaga. Berikut ini tabel yang menggambarkan metode pengujian black box pada aplikasi 1 Login
Berhasil menampilkan pilihan – pilihan menu yang tersedia Berhasil menampilkan data – data anggota yang diinputkan. Berhasil menampilkan data pimpinan cabang dan ranting sesuai dengan data yang telah terinput di form pimpinan cabang dan ranting Berhasil menampilkan data pimpinan cabang yang telah terinput. Berhasil menampilkan data pimpinan ranting yang telah terinput. Berhasil menampilkan data inventaris barang yang telah terinput.
Biodata Penulis Ika Risti Purwasih, menempuh pendidikan strata 1 jurusan Teknik Informatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta. M. Rudyanto Arief, memperoleh gelar Sarjana Teknik di Program Studi Teknik Informatika Universitas Islam Indonesia, lulus tahun 2001. Memperoleh gelar Magister Teknik di MTI Teknik Elektro Universitas Gajah Mada, lulus tahun 2005. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Tabel 4.1 Black Box Testing Berhasil masuk ke menu utama saat username dan password diinputkan dengan benar. Jika password dan username tidak 6
