PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
SKRIPSI
Di ajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U’Budiyah Indonesia
Oleh :
JUNIDAR NIM 10111163
PROGRAM STUDI S1 TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK U’BUDIYAH INDONESIA BANDA ACEH 2012
LEMBAR PENGESAHAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL Tugas Akhir oleh Junidar ini telah dipertahankan didepan dewan penguji padatanggal 10 September 2012. Dewan Penguji:
1. Ketua
Nama : Al Hazrami, S.Kom NIDN :
2. Anggota
Nama : Muslim, S.Si, M. Info Tech NIDN :
3. Anggota
Nama : Agustiar, ST, MT NIDN :
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT MENYURAT DI UNIVERSITAS U’BUDIYAH INDONESIA MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL
SKRIPSI Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer STMIK U’Budiyah Indonesia
Nama Nim
Oleh : Junidar : 10111163
Disetujui,
Penguji I
Penguji II
(Muslim, S.Si, M. Info Tech)
(Agustiar, ST, MT)
Ka. Prodi S1 Teknik Informatika,
Pembimbing,
(Fadhla Junus, ST, M. Sc)
(Al Hazrami, S.Kom)
Mengetahui, Ka. STMIK U’Budiyah Indonesia
(Drs.Alfian Ibrahim, MS)
LEMBAR PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa skripsi yang saya susun, sebagai syarat memperoleh gelar sarjana merupakan hasil karya tulis saya sendiri. Adapun bagian - bagian tertentu dalam penulisan skripsi ini yang saya kutip dari hasil karya orang lain telah dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah. Saya bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang saya peroleh dan sanksi-sanksi lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku, apabila dikemudian hari ditemukan adanya plagiat dalam skripsi ini.
Banda Aceh, 21 September 2012 Materai, tanda tangan
Junidar 10111163
KATA PENGANTAR
Assalamua’laikum Wr, Wb, / Salam Sejahtera Segala puji syukur kehadirat Allah swt yang telah memberi kemampuan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan PHP dan MySQL” Salawat beserta salam kepada junjungan alam Nabi Besar Muhammad saw beserta keluarga dan sahabat beliau yang telah membawa umat manusia dari alam kegelapan kepada alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Penulisan skripsi ini selain dalam rangka
melengkapi tugas-tugas dan memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Sarjana, juga untuk membantu memudahkan pihak Akademik dalam pengarsipan surat yang lebih baik kedepannya menggunakan arsip digital berbasis web. Dalam proses penulisan proposal ini, penulis banyak sekali mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak yang terkait dari sejak tahap persiapan proposal hingga selesai. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1.
Ketua STIMIK U’budiyah Bapak Drs. Alfian Ibrahim, M.S
2.
Ketua Program Studi Teknik Informatika Bapak Agustiar, ST. MT
3.
Kepada Dosen Pembimbing, Bapak Al Hazrmi, S.Kom yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing penulis dalam melakukan penelitian dan penulisan proposal ini hingga selesai.
4.
Kepada Ina, selaku staff akademik yang turut membantu segala proses surat-menyurat serta info-info yang dibutuhkan penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini
5.
Kepada pihak staff lainnya yang juga ikut membantu walau tidak kelihatan, namun penulis sadar jika tanpa tim akademik, penulis tidak akan sampai pada tahap penulisan tugas akhir saat ini.
6.
Kepada kedua Almarhum Orang Tua tercinta, walau kalian tak disamping namun ada kekuatan sendiri sehingga hari ini anandamu mampu menyelesaikan tahap pertama untuk menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat kelulusan untuk meraih gelar Sarjana.
v
7.
Kepada keluarga, terutama kakak dan abang tercinta, yang mendukung baik lewat materi dan do’a sehingga penulis mampu menyelesaikan tahap pertama penulisan tugas akhir ini.
8.
Kepada teman-teman, Wini, Eka, Gusti, Hafni, Muhib, Fajar, Aal, Ahyar, Anas, Awir, Sayed dan teman-teman lainnya yang tidak dapat disebutkan satu persatu, karena dukungan kalian semualah penulis mampu menyelesaikan ini.
9.
Kepada pihak-pihak tertentu, terutama Kak Dian, terimakasih atas support yang selama ini kakak berikan, sehingga adindamu mampu melewati ini semua.
Banda Aceh, 21 September 2012 Penulis
Junidar
vi
ABSTRAK
Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima dibagian administrasi tata usaha Universitas U’Budiyah Indonesia, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat yang dianggap perlu dan membantu pihak TU. Aplikasi ini dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan, dapat diakses dimanapun, admin atau petugas TU dapat mengelola dengan login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasar id surat atau tanggal surat, serta dapat mencetak laporan. Hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu memudahkan TU dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital, serta sangat membantu mahasiswa dalam melakukan pembuatan surat di pihak akademik Universitas U’Budiyah Indonesia.
Kata Kunci : Arsip Surat, MySQL, PHP, TU, Mahasiswa
vii
ABSTRACT
Many were made and the number of letters received clerical administration section U'Budiyah University of Indonesia, so that the search data will be inefficient in terms of time and effort by using the manual system. So at this time we need a system of administration that is more structured management letter in order to speed up the search data and preparing reports, so that the author felt the need to design the application Correspondence Archive deemed necessary and help the TU. This application is designed using PHP and MySQL. Because webbased, it has the ability to archive applications, can be accessed anywhere, admin or TU officials can manage user login that can add, edit, cancel, delete and store incoming and outgoing mail, to search incoming and outgoing mail by sender and the subject, the search results do sorting based on id or the date of the letter, and can print the reports. The results obtained from the implementation of this correspondence archive application that makes it easy to manage archiving TU letter once manual is now digital, and in doing so assist students in the creation of academic letter U'Budiyah University of Indonesia.
Keywords: Archives Mail, MySQL, PHP, TU, Student
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................
ii
LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................
iii
LEMBAR PERNYATAAN .........................................................................
iv
KATA PENGANTAR .................................................................................
v
ABSTRAK ...................................................................................................
vii
ABSTRACK ................................................................................................
viii
DAFTAR ISI ................................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................
xv
DAFTAR TABEL ......................................................................................
xvi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................
1
1.1
Latar Belakang .........................................................................
1
1.2
Perumusan Masalah .................................................................
3
1.3
Batasan Masalah ......................................................................
4
1.4
Tujuan dan Manfaat .................................................................
4
1.5
Metodologi Penelitian ..............................................................
6
1.6
Sistematika Penulisan ..............................................................
7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................
9
2.1
Profil Umum Universitas U’budiyah Indonesia ......................
9
2.2
Konsep Dasar Sistem ................................................................
11
2.2.1 Definisi Sistem .............................................................
11
2.2.2 Karakteristik Sistem .....................................................
12
Konsep Dasar Informasi ...........................................................
13
2.3.1 Siklus Infromasi ...........................................................
14
2.3.2 Kualitas Informasi ........................................................
15
Sistem Informasi ......................................................................
16
2.3
2.4
xi
2.5
Surat .........................................................................................
18
2.5.1 Fungsi Surat .................................................................
19
2.5.2 Tujuan Surat .................................................................
20
2.5.3 Pengertian Surat Masuk ...............................................
21
2.5.4 Pengertian Surat Keluar ...............................................
22
2.5.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk ..............................
22
2.5.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ..............................
24
2.6
Database ...................................................................................
25
2.7
Sistem Manajemen Database (DBMS) ....................................
28
2.8
PHP dan MySQL .....................................................................
31
2.8.1 PHP ..............................................................................
31
2.8.2 MySQL .........................................................................
33
Koneksi PHP ke MySQL .........................................................
36
BAB III METODELOGI PENELITIAN ..................................................
38
2.9
3.1
Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................
38
3.2
Alat dan Bahan Penelitian ........................................................
38
3.3
Prosedur Kerja .........................................................................
38
3.3.1 Studi Pendahuluan ........................................................
40
3.3.2 Studi Kepustakaan ........................................................
40
3.3.3 Identifikasi Masalah .....................................................
41
3.3.4 Penetapan Tujuan .........................................................
41
3.3.5 Pengumpulan Data .......................................................
41
3.3.6 Pengolahan Data ..........................................................
42
3.3.7 Perancangan Jalur Arsip Surat Menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia ................................
42
3.3.7.1
Flow Chart ...................................................
43
3.3.7.2
ERD .............................................................
45
3.3.8 Pembuatan Aplikasi .....................................................
46
3.3.9 Implementasi ................................................................
47
3.3.10 Hasil dan Pembahasan .................................................
47
xii
3.3.11 Penulisan Laporan ........................................................
47
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................
48
4.1
Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Surat Menyurat .....
48
4.2
Struktur Tabel Database ...........................................................
49
4.2.1 Tabel Login User .........................................................
49
4.2.2 Surat .............................................................................
50
4.2.3 Kode Surat ....................................................................
50
4.2.4 Surat Masuk ..................................................................
50
4.2.5 Surat Keluar .................................................................
51
4.2.6 Posisi .............................................................................
52
4.2.7 List Surat .......................................................................
52
4.2.8 Data Prodi ....................................................................
53
4.2.9 Pendaftaran ...................................................................
53
4.2.10 Biodata User .................................................................
54
Implementasi Form Database ..................................................
54
4.3.1 Menu Utama .................................................................
54
4.3.2 Menu Request ..............................................................
55
4.3.3 Login ............................................................................
56
4.3.4 Menu Utama Administrator .........................................
57
4.3.5 Menu Utama User ........................................................
58
4.3.6 Input Data Surat Masuk ...............................................
58
4.3.7 Input Data Surat Keluar ...............................................
59
4.3.8 Input Data Penyimpanan ..............................................
60
4.3.9 Input User .....................................................................
60
Sosialisasi Aplikasi ..................................................................
61
BAB V KESIMPULAN ..............................................................................
62
5.1 Kesimpulan...................................................................................
62
5.2 Saran .............................................................................................
62
4.3
4.4
xiii
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................
64
LAMPIRAN .................................................................................................
65
BIODATA PENULIS ..................................................................................
66
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data ............................................................ 14 Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi .................................................... 18 Gambar 2.3 Prosedur Penanganan Surat Keluar .......................................... 24 Gambar 2.4 Lemari Arsip dan Basis Data ................................................... 26 Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian ............................................. 40 Gambar 3.2 Flow Chart Proses Surat Masuk ............................................... 43 Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar ............................................... 44 Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi ..................................... 45 Gambar 3.5 Simbol ERD ............................................................................. 46 Gambar 4.1 Halaman Utama WEB .............................................................. 55 Gambar 4.2 Halaman Request ...................................................................... 56 Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi .......................................... 56 Gambar 4.4 Halaman Login ......................................................................... 57 Gambar 4.5 Menu Utama Administrator ..................................................... 57 Gambar 4.6 Halaman Utama User ............................................................... 58 Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk ........................................... 59 Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar ............................................ 59 Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat .................... 60 Gambar 4.10 Halaman Input User ............................................................... 60
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Alat dan Bahan ............................................................................. 38 Tabel 4.1 Login Administrator ..................................................................... 49 Tabel 4.2 Surat ............................................................................................. 50 Tabel 4.3 Kode Surat ................................................................................... 50 Tabel 4.4 Surat Masuk ................................................................................ 50 Tabel 4.5 Surat Keluar ................................................................................. 51 Tabel 4.6 Disposisi Surat ............................................................................. 52 Tabel 4.7 List Surat ...................................................................................... 52 Tabel 4.8 Data Prodi .................................................................................... 53 Tabel 4.9 Daftaran ........................................................................................ 53 Tabel 4.10 Biodata User ............................................................................... 54
xvi
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai
kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat termasuk mahasiswa, Dosen dan Staff perguruan tinggi tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup universitas agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Salah satu contoh adalah kinerja akademik bagian arsip Universitas U’Budiyah Indonesia kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional. Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat masuk umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, surat permohonan dan lain-lain. Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara mencatat aktifitas pada buku catatan arsip. Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan
1
keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam akademik bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar, juga dapat memudahkan pihak-pihak dosen dan staff Universitas U’Budiyah Indonesia dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di setujui atau belum tanpa harus bertatap muka dengan bagian arsip. Program Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa melihat data surat yang kita inginkan. Selama ini proses administrasi surat-menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh akademik Universitas U’Budiyah Indonesia yaitu masih menginput kan data dari surat masuk dan surat keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke dalam sebuah buku besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat masuk dan surat keluar. Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Universitas, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum nya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari di pakai
untuk menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah dosen harus meng-type-x data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor. Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh penerima surat tersebut karena kurang nya informasi. Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Aplikasi ini menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan karyawan akademik. Di program ini dosen harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses data-data dari pesan masuk dan pengumuman. Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya.
1.2
Perumusan Masalah Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat
dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan dan membantu menyelesaikan masalah.
2. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di sistem pengarsipan. 3. Bagaimana sistem pengarsipan ini dibangun dengan dasar web base.
1.3
Batasan Masalah Batasan masalah dilakukan agar penulisan tugas akhir dapat memberikan
pemahaman yang terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini antara lain : 1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP. 2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan MySQL. 3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu dilakukan oleh pihak administrasi akademik Universitas U’Budiyah Indonesia. 4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan oleh admin. 5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh dosen, staff dan mahasiswa Universitas U’Budiyah Indonesia yang membutuhkan informasi berupa surat masuk dan pengumuman.
1.4
Tujuan dan Manfaat Dalam melaksanakan suatu kegiatan tugas akhir diharapkan adanya tujuan
dan manfaat yaitu sasaran yang akan dicapai dari pembuatan tugas akhir tersebut.
Berdasarkan uraian latar belakang dan perumusan masalah diatas, maka adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah: 1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya yang masih berupa manual yaitu semua data surat masuk dan keluar diarsipkan pada satu tempat dan laporannya masih disimpan pada sebuah buku besar. 2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website menggunakan PHP 3. Sebagai pembelajaran pengolahan database dengan menggunakan MySQL 4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat yang masuk atau pun surat yang keluar.
Sedangkan manfaat dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah : 1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan sistem informasi berbentuk website menggunakan PHP 2. Dapat
menambah
pengetahuan
dalam
pengolahan
database
dengan
menggunakan MySQL 3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja. 4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan.
1.5
Metodologi Penelitian Digunakan suatu metode penelitian deskriptif dengan jenis penelitian studi
kasus pada U’budiyah Indonesia. Adapun tahapan-tahapan yang penulis lakukan pada penelitian ini adalah: 1. Pengumpulan data a. Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan di Universitas U’Budiyah Indonesia. b. Wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pengurus TU Universitas U’Budiyah Indonesia. c. Studi Pustaka, yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan program aplikasi yang akan dibuat, untuk menghasilkan program aplikasi yang baik.
2. Perancangan Pada tahap ini, yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk pembangunan “Sistem Informasi Arsipan Surat Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia”, kemudian mulai merancang desain tampilan antarmuka dari sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan user yang telah di analisis sebelumnya.
3. Pemograman Pada tahap ini, yang dilakukan adalah membangun coding berdasarkan hasil analisis dan perancangan agar sistem yang diperoleh tidak melenceng dari kebutuhan pengguna.
4. Implementasi Implementasi adalah suatu prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan program aplikasi yang ada dalam dokumentasi program. Penulisan kode program merupakan kegiatan terbesar didalam tahap implementasi sistem. Pada tahap ini program harus ditulis dengan baik dan terstruktur, dan melakukan pengujian setelah program dibuat.
5. Penulisan Laporan atau Tugas Akhir Dalam penulisan laporan atau tugas akhir penulis menggunakan data-data yang diperoleh penulis disaat melakukan riset atau observasi di tempat obyek penelitian atau obyek penulisan.
1.6 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu sistematika penulisan yang terdiri dari : BAB 1 :
PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, manfaat dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan.
BAB 2 :
TINJAUAN PUSTAKA Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP, database dan MySQL yang digunakan oleh penulis.
BAB 3 :
METODELOGI PENELITIAN Pada tahap ini penulis menjelaskan prosedur kerja penelitian, waktu dan tempat penelitian, perancangan dasar sistem informasi yang akan dibuat, serta alat dan bahan yang dibutuhkan.
BAB 4:
ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang defenisi, tujuan, dan langkah-langkah dalam pengarsipan dalam mengelola suatu data administrasi yang digunakan dalam suatu organisasi perusahaan atau organisasi
BAB 5:
KESIMPULAN Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Profil Umum Universitas U’Budiyah Indonesia Gagasan mencerdaskan kehidupan bangsa merupakan harapan dan cita-
cita bangsa Indonesia untuk menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas agar mampu menjawab serta mengantisipasi perkembangan zaman dan masa depan bangsa yang terus berubah dan berkembang dengan cepat. Tujuan mencerdaskan bangsa bukanlah menjadi tugas pemerintah semata, tetapi juga merupakan tugas dan tanggung jawab masyarakat secara keseluruhan. Berangkat dari ide dan pemikiran tersebut, maka pemilik Yayasan U’Budiyah berpartisipasi dalam pembangunan bangsa melalui penciptaan sumber daya manusia di bidang informatika dan komputer yang profesional dengan mendirikan lembaga pendidikan tinggi informatika dan komputer, yaitu Sekolah Tinggi Manajemen dan Informatika Komputer (STMIK) U’Budiyah Indonesia. Bidang informatika dan komputer merupakan bidang yang paling banyak diminati dan paling banyak dibutuhkan di dunia kerja saat ini. Oleh karena itu, tidaklah berlebihan jika pendirian STMIK ini diharapkandapat menjawab tantangan tersebut. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) U’Budiyah Indonesia, Banda Aceh merupakan Institusi pendidikan resmi yang telah mendapatkan izin dari Menteri Pendidikan Nasional RI berdasarkan SKNo.25/D/O/2007.
9
Keberadaan STMIK ini diharapkan dapat menjadi wadah untuk mencetak lulusan yang berkualitas, berkompetensi tinggi dibidang Informatika dan Komputer melalui metode pembelajaran yang mutakhir, sarana dan prasarana yang memadai dan tenaga pengajar yang profesional dibidangnya. Adapun visi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu menjadi perguruan tinggi terkemuka, unggul dan terdepan dalam penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk menghasilkan lulusan yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berjiwa kebangsaan, bermoral tinggi, berperilaku arif, kreatif, dinamis, dan inovatif, memiliki integritas dan kepribadian tinggi, terbuka dan tanggap terhadap pembaharuan dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta mempunyai kemampuan integritas intelektual, keterampilan dan keahlian yang kompeten, sehingga mampu bersaing ditingkat lokal, nasional dan internasional. Misi dari STMIK U’Budiyah Indonesia yaitu : 1.
Menerapkan sistem pendidikan yang terencana, terpadu, terarah dan sesuai dengan perkembangan dan kemajuan ilmu dan teknologi dibidang Informatika dan Komputer.
2.
Menempatkan tenaga pengajar yang profesional dan kompeten dibidang keahlian.
3.
Meningkatkan jumlah dan mutu sarana dan prasarana pendidikan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
4.
Menggalang dan mengembangkan kemitraan dengan berbagai institusi dan pihak terkait, untuk penempatan mahasiswa/i dalam kerja praktek maupun dalam hal penyerapan tenaga kerja.
2.2
Konsep Dasar Sistem Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu
kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen (Jogiyanto, 2005 : 1).
2.2.1
Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem dapat dikelompokkan dalam dua kelompok dalam mendenifisikan sistem yaitu penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Denifisi sistem itu sendiri yang menekankan pada komponen atau elemen memiliki pengertian yang lebih luas dari pada penekanan pada prosedur karena pengertian tersebut lebih diterima dikarenakan suatu sistem terdiri dari beberapa subsistem-subsistem (Jogiyanto, 2005 : 2). Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.2
Karakteristik Sistem Pada hakikatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005 : 3). 1. Komponen sistem (component) Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. 2. Batasan Sistem (boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (environment) Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi
sistem.Lingkungan
luar
sistem
dapat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung sistem (interface)
bersifat
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya.Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan sistem (input) Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Pengolahan sistem (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah input menjadi output. 7. Keluaran sistem (output) Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran sistem (objectives) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya
2.3
Konsep Dasar Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi,
sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip oleh Jogiyanto menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy (Jogiyanto, 2005 : 7). Dari pengertian diatas informasi dapat didefinisikan yaitu, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.3.1
Siklus Informasi Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data
tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data (Andri Kristanto, 2008 : 10). Siklus pengolahan data ditunjukkan pada gambar 2.1.
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data (Sumber : Andi Kristanto, 2008 : 10)
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukan melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output, dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan memberikan umpan balik yang berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil umpan balik tersebut akan menjadi data yang akan dimasukan menjadi input kembali, begitu seterusnya.
2.3.2
Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Suatu kualitas Informasi harus (Jogiyanto, 2005 : 10) : 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan.Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan
2.4
Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan? Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Jagiyanto, 2005 : 11).. Sistem
informasi
memiliki
komponen-komponen
yang
terdapat
didalamnya yaitu terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, blok kendali. Adapun penjelasannya sebagai berikut (Jogiyanto, 2002 : 15) : 1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta senua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan datu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuanya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini ditunjukkan pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi Sumber : (Jogiyanto, 2002 : 16)
2.5
Surat Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115).
Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi. Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi.
2.5.1 Fungsi Surat Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama
antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 : 36) : 1. Wakil dari pengirim atau penulis 2. Bahan pembukti 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4.
Alat pengukur kegiatan organisasi
5.
Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak) Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat
digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak lain.
2.5.2
Tujuan Surat Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau
instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu : 1. Sebagai pemberitahuan. 2. Sebagai surat perintah. 3. Sebagai surat peringatan. 4. Sebagai surat permohonan atau permintaan. 5. Sebagai surat pengantar. 6. Sebagai surat perjanjian. 7. Sebagai surat laporan. 8. Sebagai surat keputusan. 9. Sebagai surat panggilan 10. Sebagai surat susulan.
2.5.3
Pengertian Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada
pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan saran komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula diartikan, surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (Wursanto, 1991). Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991) : 1. Surat penting Semua
surat
yang
mengemukakan
semua
masalah-masalah
pokok
yang
memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi. 2. Surat rutin atau biasa Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di tindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama. 3. Surat rahasia Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat. 4. Surat pribadi Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formalnya.
2.5.4
Pengertian Surat Keluar Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah, pemberitahuan maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain) (Wursanto : 1991).
2.5.5
Prosedur Penanganan Surat Masuk Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan
kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai. Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi, baik dari organisasi lain atau perseorangan (Herijanto, 1994). Surat yang masuk pada prinsipnya diterima melalui loket penerimaan surat yang telah disiapkan, atau langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau di ambil sendiri dari kotak pos. Setelah surat diterima oleh bagian penerima surat, selanjutnya surat tersebut diadakan pengolahan surat. Menurut Herijanto (1994), prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Penerimaan Surat -
Mengumpulkan surat masuk yang diterima.
-
Meneliti ketepatan alamat surat.
2. Pensortiran Surat -
Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, atau rahasia) maupun surat pribadi
-
Menyortir berdasarkan tujuannya
3. Pembukaan Surat -
Membaca surat dinas (biasa, penting atau rahasia).
-
Memeriksa lampiran-lampiran.
-
Membubuhkan sampel agenda.
4. Pengagendaan Surat Masuk -
Mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk
5. Pengklasifikasian Surat -
Mengumpulkan berdasarkan jenis dan tingkat kepentingan surat.
6. Pendistribusian Surat -
Menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.
-
Mengklasifikasikan surat-surat kepada pimpinan dengan menyusun dari yang paling penting sampai kurang penting.
-
Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)
2.5.6
Prosedur Penanganan Surat Keluar Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel,
dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Surat keluar merupakan surat yang harus diselesaikan oleh pihak kantor untuk intern maupun ekstern (Wursanto, 1991). Dalam penanganan surat keluar juga dibutuhkan suatu prosedur yang sudah ditentukan untuk ditaati, agar tidak terjadi kesalahan serta kekeliruan sehingga kegiatan administrasi berjalan lancar. Prosedur atau tahapan–tahapan dalam pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada gambar 2.3.
Pengonsepan Surat
Pengetikan Surat
Pemeriksaan Surat
Pencatatan Surat
Pengiriman Surat Gambar 2. 3 Prosedur Penanganan Surat Keluar Sumber : (Wursanto,1991)
Keterangan : 1. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris. 2. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan. 3. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya. 4. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.
2.6
Data Base Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen yang paling
penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai” (Fathansyah, 2001 : 32). Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem , sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.4, terlihat bahwa pada gambar diatas itu bukan basis data melainkan lemari arsip, dimana pada setiap rak dalam lemari tersebut dapat menyimpan dokumen-dokumen manual yang terdiri dari lembaranlembaran kertas. Masalah yang dihadapi pada lemari arsip adalah kelambatan dalam menelusuri data-data yang ada pada lemari arsip tersebut, misalkan kita ingin mencari arsip untuk pegawai tertentu dihasilkan dengan lambat dikarenakan petugas harus mencari lembaran-lembaran yang ada pada dokumen tersebut dan ini sangat menyita waktu.
Gambar 2.4 Lemari arsip dan Basis Data Sumber : (Didik Setiadi, 2010 : 2)
Sedangkan jika kita bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya, sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas informasi yang disajikan. Didalam suatu media penyimpanan (hard disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilahan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan disimpan sesuai dengan fungsi
/ jenisnya. Hal tersebut bisa berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut (Didik Setiadi, 2010 : 2-3). Didalam sebuah disk (hard disk), basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Dalam sebuah disk kita dapat menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data (Misalnya basis data nilaiMahasiswa, kepegawaian, keuangan, penjualan, pepustakaan dan lainnya). Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file / table. Misalkan dalam basis data penjualan terdiri dari table barang, faktur, pelanggan dan transaksi barang. Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data adalah sebagai berikut: 1. Pembuatan basis data baru (create database), identik dengan pembuatan lemari arsip yang baru. 2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada. 3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada. 4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table), identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip. 5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data (insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip. 6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search), identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map arsip.
7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. 8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip. Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya. Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).
2.7
Sistem Manajemen Database (DBMS) Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System/DBMS)
adalah satu rangkaian program-program yang mengelola sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen Database/Database Manajemen System adalah kumpulan atau gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis database. Tujuan utama dari Database Management System (DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan didapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130): 1. Integritas data dapat selalu terjaga 2. Independensi data dapat selalu terjaga
3. Konsistensi data dapat selalu terjaga 4. Berbagi data dapat selalu dilakukan oleh setiap “user” 5. Security data lebih mudah dilakukan 6. Penggunaan data lebih mudah Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi terpadu dari database dan program-program komputer yang digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354). Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 : 129). Komponen-komponen dari suatu database antara lain : 1. Field Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu object set ke object set yang lainnya. 2. Record. Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan atribut-atribut, dan atribut-atribut
tersebut saling berkaitan dalam menginformasikan tentang suatu entitas/relasi secara lengkap. 3. File Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda-beda data valuenya. 4. Key Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasikan setiap entity/record/baris.
Jenis-jenis key : 1. Super Key. Merupakan satu atau lebih atribut dari suatu tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan entity/record dari tabel secara unik. 2. Candidate Key. Merupakan super key dengan jumlah atribut minimal. Key jenis ini tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain. 3. Primary
Key.
Salah
satu
dari
atribut
dari
candidate
key
dapat
dipilih/ditentukan menjadi primary key dengan tiga kriteria sebagai berikut : a. Key tersebut lebih natural untuk digunakan sebagai acuan. b. Key tersebut lebih sederhana. c. Key tersebut terjamin keunikannya. d. Alternate Key. Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternate key.
e. Foreign Key. Merupakan sembarang atribut yang menunjukkan kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many atau many to many. f. External Key (Indentifier). Merupakan suatu lexical atribute yang nilainilainya selalu mengidentifikasikan satu object instance.
2.8
PHP dan MySQL
2.8.1
PHP PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu
bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikusukan untuk pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin dan Virgi, 2011). Bahasa PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperci C, Java, dan Perl sertam mudah untuk dipelajari. PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP. Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk/bagi para pemula, menengah maupun expert sekalipun. Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.
Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML. PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang pemuda yang baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan kumpulan program PERL yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena peminat yang banyak akhirnya dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya adalah PHP 4. Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan sebutan
alamat
internet,browser
mendapatkan
alamat
dari
web
server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika berkas php yang diminta didapatkan oleh web server,isinya segera dikirimkan ke mesin php dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,dan web server akan menyampaikan ke klien.
2.8.2
MySQL MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data
(database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda dengan basis data konvensional seperti. Dat, .dbf, .mdb, MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multi-
user serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribuasikan secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya. Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8). Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai berikut : 1. Membuat Tabel Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data base,karena di dalam table semua data akan di simpan. Posisi table terletak pada sebuah data base,sehingga pembuatan tabel merupakan sebuah urutan setelah membuat database . Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah : CREATE TABLE nama_tabel ( table_Field ); 2. Menghapus Tabel Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan database. Untuk menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah: DROP TABLE nama_tabel; 3. Menambah Kolom
Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah : ALTER TABLE nama_tabel; ADD kolom_baru type (panjang); 4.
Menghapus Kolom
Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah yang digunakan adalah : ALTER TABLE nama_tabel; DROP nama _kolom; 5. Memasukkan Data Tunggal Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL untuk dapat melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang digunakan adalah : INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,….,kolom_n) VALUES (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)
6. Memasukkan Data Secara Bersamaan Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka MySQL mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan data secara bersamaan. Perintah yang digunakan adalah: INSERT INTO nama_tabel kolom_a,kolom_b,….,kolom_n) VALUES (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n) (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n) (’isi kolom_a’,’isi kolom_b’_.....’,’isi kolom_n)
7. Merubah Data Untuk merubah data pada tabel,perintah yang akan digunakan adalah :
UPDATE nama_tabel SET kolom =’data_baru’; 8. Menampilkan Data Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah SELECT, bentuk umunya adalah : a. Menampilkan semua kolom SELECT*FROM nama_tabel; b. Menampilkan beberapa kolom SELECT*FROM nama_tabel=’nama_field yang ingin di tampilkan c. Menampilkan semua kolom SELECT*FROM nama_tabel;
2.9
Koneksi PHP ke MySQL Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses
ke database MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program antara lain : 1. Fungsi mysql_connect Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama pemakai (username) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke database. Contoh kode sintak,sebagai berikut : $Koneksi = mysql_connect (host,user,password)
2. Fungsi msql_select_db
Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan. Contoh penulisan, sebagai berikut : Msql_select_db (“namadatabase”,$koneksi)
3. Fungsi mysql_query Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh query dari isi tabel database. Contoh penulisan, sebagai berikut : $query=mysql_query(“select*from nama_tabel”,$koneksi)
4. Fungsi mysql _fetch_array Fungsi
yang
digunakan
untuk
mengambil
record
dan
database
dan
memasukkannya kedalam array asosiatif, array numeris atau keduanya. Contoh penulisan, sebagai berikut : $array=mysql_fetch_array ($query)
5. Fungsi mysql _fetch_row Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi mysql _fetch_array,hanya saja array yang dihasilkan array numeris. Contoh penulisan, sebagai berikut : $row=mysql_fetch_row ($query)
BAB III METODELOGI PENELITIAN
3.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada Universitas U’Budiyah Indonesia di Banda Aceh. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Maret 2012 sampai Juli 2012.
3.2 Alat dan Bahan Alat dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek akhir ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.1 Alat dan Bahan No.
Hardware
Software
1.
Pc/ Laptop
OS Microsoft Windows Profesional XP 2
2.
Printer
Software XAMMP Sebagai Web Server
3.
Scanner
Software Macromedia Dreamweaver 8
3.3 Prosedur Kerja Menurut Pamoedji (1996:39), prosedur kerja adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan jalan atau arus (flow) yang harus ditempuh dari mana pekerjaan berasal, kemana diteruskan dan kapan atau dimana selesainya. Dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini, adapun
37
38
prosedur kerja dari pembuatan awal hingga akhir tugas akhir ini dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini. Mulai
Studi Pendahuluan
Studi Kepustakaan
Indentifikasi Masalah
Penetapan Tujuan
Wawancara
Pengumpulan Data
Observasi
Pengolahan Data Perancangan Jalur pengarsipan surat menyurat pada Universitas U’budiyah Indonesia
Flowchart
ERD
Surat Masuk Pembuatan Aplikasi Surat Keluar Implementasi Hasil dan Pembahasan
Penulisan Laporan
Selesai
Gambar 3.1 Skema Prosedur Kerja Penelitian Prosedur kerja dalam penelitian ini merupakan langkah dalam penyusunan dan pembuatan laporan tugas akhir. Berdasarkan metode tersruktur yaitu metode SSAD (Structured Systems Analisis and Design) akan dilakukan suatu perancangan suatu model dari sistem yang diteliti. Dalam perancangan Pengarsipan Surat – Menyurat di Universitas U’Budiyah Indonesia ini, maka peneliti membuat kerangka penelitiannya sesuai dengan Gambar 3.1 untuk
39
memperjelas prosedur-prosedur yang dilakukan dari mulai penelitian hingga selesai.
3.3.1 Studi Pendahuluan Studi Pendahuluan merupakan awal dari penelitian, bertujuan untuk mendapatkan masukan yang diperlukan sehingga dapat menjadi acuan pembuatan dasar aplikasi yang lebih baik untuk dapat menyempurnakan pembuatan tugas akhir ini. Hal ini dilakukan dengan kegiatan membaca literatur-literatur yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat – menyurat berbasis WEB pada Universitas U’Budiyah Indonesia.
3.3.2 Studi Kepustakaan Studi kepustakaan yaitu mencari teori-teori yang telah berkembang dalam bidang ilmu yang berpengaruh dalam penelitian ini dan mencari metode teknik penelitian, baik dalam pengumpulan data pengolahan dan menganalisa data.
3.3.3 Identifikasi Masalah Setelah melakukan penelitian di Universitas U’Budiyah Indonesia penulis melihat pengarsipan surat di TU yang masih menggunakan Hard Copy. Dengan pengarsipan surat menyurat yang berbentuk Hard Copy, informasi yang didapatkan sangat ketergantungan pada papan pengumuman universitas. Oleh sebab itu untuk mengatasi permasalahan di atas, dibutuhkan suatu sistem informasi kedalam sebuah aplikasi perangkat lunak sehingga dapat menghasilkan
40
pengarsipan surat menyurat yang tertata dengan baik walaupun masih sangat jauh dari sempurna.
3.3.4 Penetapan Tujuan Penetapan tujuan yaitu hasil yang ingin dicapai setelah pembuatan aplikasi pengarsipan yang berbentuk soft copy agar lebih mudah memperoleh informasi surat yang berada di Universitas U’Budiyah Indonesia dengan hanya terkoneksi oleh intranet Universitas U’Budiyah Indonesia.
3.3.5 Pengumpulan Data Pengumpulan Data merupakan tahap pengambilan data atau sampel yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas, akan dibuat rancangan sistem informasinya dan selanjutnya dibuat aplikasi pengarsipannya. Dalam pengumpulan data tersebut menggunakan teknik-teknik pengumpulan data, yaitu : a. Wawancara Wanancara yaitu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dengan pihak TU Universitas U’Budiyah Indonesia yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti yaitu pengarsipan surat menyurat pada universitas. b. Observasi Observasi yaitu pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan langsung terhadap sistem yang sedang berlaku sehingga kita mendapatkan data yang aktual dari hasil penelitian yang dilakukan.
41
3.3.6 Pengolahan Data Merupakan proses transformasi seluruh data yang diterima untuk diolah sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan yaitu hasil pengarsipan surat yang berbentuk soft copy, perancangan ini dikembangkan dengan menggunakan database MySQL dan bahasa PHP sebagai media pembuatan tampilan aplikasi.
3.3.7 Perancangan Jalur Pengarsipan Surat Menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia Perancangan jalur pengarsipan merupakan proses pengelolaan atau perancangan jalur pengarsipan surat - menyurat yang akan dibuat hingga memasuki database atau pengarsipan.
3.3.7.1 Flow Chart Merupakan bagan yang menunjukkan jalur di dalam pengarsipan surat menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia secara prosedural. Berikut ini bagan atau diagram jalur sistem pengarsipan surat menyurat:
42
STAR
SURAT MASUK
TATA USAHA
REKTOR
DISPOSISI
ARSIP
END
Gambar 3.2 Flowchart Proses Surat Masuk
43
START
SURAT KELUAR
TATA USAHA
BAK
REKTOR
KIRIM
ARSIP
END
Gambar 3.3 Flow Chart Proses Surat Keluar
44
START
SURAT KELUAR
AKADEMIK
KA. PRODI
KIRIM
ARSIP
END
Gambar 3.4 Flow Chart Proses Surat Keluar Prodi
45
3.7.2 ERD Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan (relasi) antar entitas tersebut. Berlainan dengan model objek, tekanan utama pada ERD adalah table-tabel yang merepresentasikan relasi antar entitas itu sendiri. Kesatuan relasi sistem dapat diketahui dari item data yang menghubungkan suatu arsip ke arsip lain. Sedangkan data yang direalisasikannya didapat dari hasil analisa kebutuhan informasi yang tergambar pada dokumen masukan dan keluaran, dimana selanjutnya dari data tersebut ditentukan entitas serta relasinya yang ditunjukkan dengan model relasi.
Gambar 3.5 Simbol ERD Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam 3 jenis, yaitu: 1. Satu ke satu (One To One) 2. Satu ke banyak (One To Many) 3. Banyak ke banyak (Many To Many) ERD merupakan pemodelan konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks. ERD dapat menguji model dengan mengabaikan proses yang harus dilakukan. ERD menggunakan sejumlah
46
notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data, pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan yaitu : 1. Entitas : adalah suatu objek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi empat. 2. Atribut : Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entitas. Setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut. Entitas digambarkan dalam bentuk ellips. 3. Hubungan : Relationship; sebagaimana halnya entiti maka dalam hubunganpun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entiti dengan isi dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan dalam bentuk intan (diamonds). Untuk menganalisa struktur sistem informasi yang penulis rancang, maka gambaran yang akan penulis kemukakan dapat divisualisasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD). Tabel relasi pengarsipan surat menyurat Jurusan Fisika dapat dilihat pada halaman lampiran laporan ini.
3.3.8 Pembuatan Aplikasi Pembuatan aplikasi pengarsipan pada Jurusan Teknik Informatika menggunakan Macromedia Dreamweaver 8, sebagai pendukung untuk pembuatan tampilan aplikasi dan sours code php. Aplikasi ini dijalankan dengan menggunkan web server XAMMP, karena dalam paket XAMPP telah komplit untuk sebuah web server.
47
Proses pembuatan aplikasi ini berlangsung setelah dilakukan penelitian bagaimana pengolahan data yang diinginkan.
3.3.9 Implementasi Implementasi yaitu proses penerapan dan pengujian aplikasi pengarsipan surat – menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia. Proses ini dilakukan setelah aplikasi selesai dengan segala manajemen pengarsipan.
3.3.10 Hasil dan Pembahasan Hasil dan pembahasan merupakan pembahasan tentang hasil yang telah dicapai selama pembuatan aplikasi yang berbasis WEB pada Universitas U’Budiyah Indonesia.
3.3.11 Penulisan Laporan Penulisan laporan yaitu proses akhir penulisan yang berbentuk sebuah laporan yang bertujuan sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang berbasis WEB.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Uraian Umum Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia
adalah suatu sistem manajemen Surat-menyurat pada Universitas U’Budiyah Indonesia yang harus disimpan/diarsipkan. Semakin lama, surat-surat yang harus diarsipkan juga semakin banyak dan beragam jenisnya. Oleh karena itu diperlukan manajemen kearsipan yang baik, cepat dan efisien. Dengan menggunakan teknologi informasi yang tepat dan baik, keuntungan yang didapat adalah: 1. Proses pengolahan arsip menjadi lebih mudah dan cepat. 2. Proses pencarian data cepat 3. Dokumentasi rapi 4. Proses pencarian mudah Sistem informasi ini berbasis web yang dapat diakses oleh mahasiswa sebagai user umum tanpa harus melakukan login, Admin sebagai user yang mempunyai hak penuh dalam pengelolaan aplikasi arsip surat ini, dan dosen serta karyawan sebagai user yang dapat menerima informasi surat masuk dan dapat melakukan disposisi apabila surat tersebut ditujukan kepada user tersebut. User admin, dosen dan karyawan harus melakukan login terlebih dahulu untuk mengakses aplikasi ini.
48
49
4.2
Struktur Tabel Database Pembuatan aplikasi database pengarsipan surat menyurat Universitas
U’Budiyah Indonesia
dalam pengimplementasiannya membutuhkan beberapa
tahapan untuk bisa digunakan dalam sebuah aplikasi WEB yakni mulai dari pembuatan database yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan tabel–tabel yang terdapat didalam database. Pada program pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia penulis memberi nama database dengan nama “dbarsip2” dengan tabel diatas database yang dihasilkan dari skema relasi yakni mulai Login, surat, surat masuk, surat keluar, posisi surat, tujuan surat, list surat, surat, posisi dan biodata user. Setelah merealisasikan database dan tabel tahapan berikutnya adalah pengenalan karakter yang digunakan untuk dapat memasukan data sesuai dengan karakter data yang akan di input ke dalam table.
4.2.1 Tabel Login User Tabel login merupakan tabel yang digunakan untuk penyimpanan semua data user dan password dari masing – masing user, dengan primary key nya nip. Tabel login dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini. Tabel 4.1 Login Administrator, Rektor dan User No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
Nip
Varchar
15
Nip Dosen
2.
User
Varchar
20
User Login
3.
Password
Varchar
15
Password Login
4.
Hak
Varchar
12
Jenis Hak akses
50
4.2.2 Surat Tabel surat merupakan tabel yang berhubungan dengan segala jenis surat yang akan dikeluarkan oleh bagian TU Universitas dengan primary key id_prodi. Tabel jenis surat dapat dilihat pada tabel 4.2 dibawah ini. Tabel 4.2 Surat No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
id_surat
Varchar
20
Id surat keluar
2
jenis_surat
Varchar
50
Jenis surat keluar
4.2.3 Kode Surat Tabel kode surat yaitu tabel yang berkaitan dengan kode surat prodi, yang membedakan antara hubungan surat dengan primary key kode_surat. Tabel kode surat dapat dilihat pada tabel 4.3 dibawah ini. Tabel 4.3 Kode Surat No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1
kode_surat
Varchar
20
Kode surat keluar
2
hub_surat
text
-
Hubungan surat
4.2.4 Surat Masuk Surat masuk merupakan tabel yang berkaitan dengan segala yang berkaitan surat masuk pada Universitas U’Budiyah Indonesia dan yang menjadi primary key yakni kode_prodi. Tabel surat masuk dapat dilihat pada tabel 4.4 yang ditunjukkan dibawah ini.
51
Tabel 4.4 Surat Masuk No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
kode_prodi
Varchar
25
Id prodi
2.
tgl_terima
Date
-
Tanggal penerimaan surat
3.
no_asal
Varchar
50
No surat masuk
4.
tgl_sm
Date
-
Tanggal surat masuk
5.
hal_sm
Varchar
30
Perihal surat masuk
6.
asal_sm
Varchar
50
Asal surat masuk
7.
tujuan_sm
Varchar
30
Tujuan surat masuk
8.
isi_sm
Long text
-
Isi ringkas surat masuk
9.
memo_yayasan
Long text
-
Memo untuk dosen
10.
status_disposisi
Enum
-
Status disposisi surat masuk
11.
lampiran
Varchar
20
Lampiran surat masuk
4.2.5 Surat keluar Surat keluar yakni semua yang berkaitan dengan surat yang dikeluarkan oleh Jurusan Fisika dan yang menjadi primary key no_prodi. Tabel surat keluar diperlihatkan pada tabel 4.5 dibawah ini. Tabel 4.5 Surat Keluar No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
no_prodi
Varchar
10
No prodi
2.
no_sk
Varchar
15
No surat keluar
52
3.
kode_sk
Varchar
5
Kode surat keluar
4.
tgl_sk
Date
-
Tanggal surat keluar
5.
hal-sk
Varchar
20
Perihal surat keluar
6.
tujuan_sk
Varchar
30
Alamat tujuan surat keluar
7.
isi_sk
Longtext
100
Isi ringkas surat keluar
8.
hub_surat
text
-
Hubungan surat
9.
hub_no_agenda
Varchar
30
Hubungan
surat
agenda
berikut 10.
lampiran
4.2.6
Posisi
Varchar
20
Jumlah lampiran surat keluar
Posisi surat yakni diposisikan surat yang telah masuk Universitas U’Budiyah Indonesia untuk diteruskan kepada
setiap dosen Universitas
U’Budiyah Indonesia atau hanya sebagai tembusan. Tabel disposisi dapat dilihat pada tabel 4.6 dibawah ini. Tabel 4.6 Disposisi Surat No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
no_prodi
Varchar
15
Status mengenai surat masuk
2.
nip
Varchar
50
No prodi
53
4.2.7 List Surat List surat yaitu tabel yang berkaitan dengan dengan semua hasil ketikan untuk surat keluar Universitas U’Budiyah Indonesia. Tabel list surat dapat dilihat pada tabel 4.7 dibawah ini. Tabel 4.7 List Surat No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
jenis_surat
Varchar
15
Jenis surat keluar
2.
no_surat
Varchar
15
No surat
3.
kode_surat
Varchar
5
Kode surat keluar
4.
isi_ringkas
Long Text
-
Isi surat keluar
4.2.8 Data Prodi Prodi merupakan tabel yang berkaitan dengan penataan nomor prodi, data prodi sehingga nomor surat masuk dan keluar pada prodi tertata baik. Tabel prodi dapat dilihat pada tabel 4.8 dibawah ini. Tabel 4.8 Data Prodi No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
kode_prodi
Varchar
15
Kode prodi
2.
nama_prodi
Varchar
40
Nama prodi
3.
status_prodi
Varchar
30
Status Akreditasi
54
4.2.9 Pendaftaran Pendaftaran merupakan tabel yang berkaitan dengan data mahasiswa untuk permintaan pembuatan surat kepada pihak pengajaran, seperti surat aktif kuliah, surat non aktif kuliah, surat KP, surat penelitian dan sebagainya. Tabel pendaftaran dapat dilihat pada tabel 4.9 dibawah ini. Tabel 4.9 daftar No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
nama_mahasiswa
Varchar
40
Nama Mahasiswa
2.
nim_mahasiswa
Varchar
15
NIM Mahasiswa
3.
kode_prodi
Varchar
15
Prodi
4.
id_surat
Int
4
Jenis surat
4.2.10 Biodata User Biodata user merupakan tabel yang berkaitan dengan biodata dosen dan karyawan, hal ini diperlukan untuk mempermudah dalam memposisikan user untuk surat masuk. Tabel biodata user dapat dilihat pada tabel 4.10 dibawah ini. Tabel 4.10 Biodata user No. Nama field
Tipe
Lebar
Keterangan
1.
id_user
Varchar
10
Id user
2.
nama_user
Varchar
25
Nama user
3.
status_user
Enum
-
Posisi user sebagai...
55
4.3
Implementasi Form Database Form yang telah di implementasikan dari aplikasi pengarsipan surat
menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia yakni :
4.3.1 Menu Utama Menu utama merupakan tampilan awal ketika para pengunjung WEB pengarsipan surat Universitas U’Budiyah Indonesia ingin menggunakannya. Tampilan awal ini hanya memperlihatkan home yang berisikan tampilan informasi-informasi terbaru yang berkaitan dengan arsip surat serta pengumuman yang berkaitan dengan surat menyurat untuk mahasiswa Universitas U’Budiyah Indonesia. Menu request yang berfungsi sebagai form untuk permintaan mahasiswa dalam proses pembuatan surat yang berkaitan dengan kampus. Gambar 4.1 menunjukkan tampilan menu utama pengaksesan website ini.
Gambar 4.1 Halaman Utama WEB
56
Menu login dapat diakses user yaitu rektor, dosen, karyawan untuk form disposisi surat serta informasi surat masuk yang ditujukan kepadanya dan informasi surat keluar, serta admin yang berfungsi sebagai pengelola penuh dalam pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia.
4.3.2 Menu Request Menu request, seperti yang telah dijelaskan sedikit pada sub bab 4.3.2 dapat diakses oleh mahasiswa yang ingin membuat surat yang berkaitan dengan kampus. Pada tampilan menu request, mahasiswa bisa langsung mengisi data-data yang diperlukan untuk membuat surat yang diinginkan mahasiswa. Berikut pada gambar 4.2 dapat dilihat tampilan halaman request ketika data belum diisi untuk permintaan pembuatan surat. Sedangkan pada gambar 4.3 merupakan tampilan ketika data telah diisi.
Gambar 4.2 Halaman Request
57
Gambar 4.3 Halaman Request Data Telah Diisi
4.3.3
Login Pada menu Login, terdapat 2 jenis pengguna yaitu login admin yang dapat
mengelola penuh website pengarsipan surat ini, serta login user yaitu dosen, karyawan yang hanya dapat mengetahui informasi surat masuk, surat keluar, penyimpanan, surat penting, serta disposisi surat. Gambar 4.4 memperlihatkan tampilan akses login pada website ini.
Gambar 4.4 Halaman Login
58
4.3.4 Menu Utama Administrator Menu utama administrator yakni menu yang akan tampil ketika login administrator berhasil dilakukan. Dalam menu utama administrator terdapat beberapa menu input untuk melakukan pengarsipan surat. Gambar 4.5 memperlihatkan tampilan utama administrator.
Gambar 4.5 Menu Utama Administrator
4.3.5 Menu Utama User Setelah login sebagai user (dosen, karyawan) maka tampilan menu utamanya dapat dilihat pada gambar 4.6.
Pada menu utama user, akan
ditampilkan menu-menu yang berisikan informasi surat masuk, surat keluar, surat penting, pentimpanan, data user, dan log out.
59
Gambar 4.6 Halaman Utama User
4.3.6
Input Data Surat Masuk Pada halaman ini merupakan halaman akses admin yang memiliki tool-
tool untuk penginputan data surat masuk. Gambar 4.7 memperlihatkan tampilan input surat masuk.
Gambar 4.7 Halaman Input Data Surat Masuk
60
4.3.7
Input Data Surat Keluar Ini merupakan tampilan halaman akses admin untuk menginput data surat
keluar. Tampilan input surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.8 dibawah ini.
Gambar 4.8 Halaman Input Data Surat Keluar
4.3.8
Input Data Penyimpanan Pada halaman ini merupakan akses admin untuk menginput data tempat
penyimpanan surat. Ini merupakan informasi letak surat hardcopy yang diarsipkan di lemari. Tampilan input data penyimpanan dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Halaman Input Data Tempat Penyimpanan Surat
61
4.3.9
Input User Ini merupakan halaman akses admin yang berfungsi untuk menginput
data-data user. Pada halaman ini data user baru dapat ditambahkan atau perubahan data user. Tampilan input data user dapat dilihat pada gambar 4.10 dibawah ini.
Gambar 4.10 Halaman Input Data User 4.4
Sosialisasi Aplikasi Sosialisasi aplikasi merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan
aplikasi pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia secara online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi yang telah selesai di buat, diletakkan pada server Universitas U’Budiyah Indonesia.
BAB V KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan Dari hasil pembuatan Aplikasi Arsip Surat Menyurat ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi ini dijalankan di bagian TU Universitas U’Budiyah Indonesia. Hasil yang diperoleh, bagian peangarsipan sangat terbantu dengan aplikasi ini dalam hal pencarian surat, pembuatan surat untuk mahasiswa serta penginputan surat masuk dan surat keluar. 2. Aplikasi ini sangat membantu mahasiswa, yaitu mahasiswa dapat melakukan proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi ini kepada pihak akademik tanpa harus mendatangi pihak akademik langsung. 3. Karena aplikasi ini berbasis intranet atau internet, maka memudahkan mengakses aplikasi ini di semua PC di lingkungan Universitas U’Budiyah Indonesia atau dimanapun.
5.2
Saran Aplikasi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan penulis
dalam penguasaan ilmu PHP dan Mysql, sehingga penulis berharap : 1. Didalam pembuatan Aplikasi dengan menggunakan Dreamweaver 8, PHP script dan database mySQL ini diharapkan kita harus teliti dan jeli dalam proses pembuatannya karena script yang kita ketik bisa ada yang kurang.
62
63
2. Diharapkan desain aplikasi arsip surat menyurat yang sudah ada ini dapat dikembangkan lagi, sehingga desain nantinya dapat di browser pada tools apapun dengan tampilan yang menarik sesuai desain. 3. Aplikasi ini hendaknya dikembangkan lagi dengan pembangunan sms gateway sehingga dapat terhubung langsung melalui mobile.
DAFTAR PUSTAKA
Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Fathansyah. 2001. Basis Data. Bandung: CV. Informatika
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
Herijanto, Pudji. 1994. Modul Manajemen Kearsipan. Malang: Politeknik Universitas Brawijaya Malang
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
Jogiyanto, HM. 2002. Analisis dan Desain system Informasi. Yogyakarta: Andi
Kristanto, Harianto. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi
Pamoedji, S. 1996. Tata Kerja Organisasi. Jakarta : Bina Aksara.
Sedarmayanti.1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Semarang: CV. Mandar Maju.
Virgi, Hirin. 2011. Cepat Mahir Pemrograman Web Dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya
64
LAMPIRAN ERD ARSIP SURAT MENYURAT User
Pass Nip
Nip Id_surat
Kode_surat
Jenis_surat
Hub_surat Login_user
Surat
Nama_dosen
Hak
1
Proses
Biodata_dosen
1
Kode_surat
1
Isi_Ringkas
No. Surat
Jenis_surat
Proses
1
Kode_surat*
List_Surat
1 Proses
Proses
n
No_jurusan*
n
NIP
1 Report_surat
No_jurusan Proses
Posisi
Proses
tertanda
1
perihal
n
Proses
1
Tahun Surat_Keluar
n
Jurusan
Proses
n Bulan
lamp
Bulan_k
Alamt_Pengirim
Tujuan_surat
Tahun_k thn_surat
Asal_surat
tanda_tangan
n
Surat_Masuk
no_surat
1
Isi_ringkasan
kode_surat
Tanggal_t
Status
tanggal
Tanggal_d
No_jurusan*
Perihal Bulan_t Tanggal_k Tahun_t No_jurusan* Bulan_d No_asal Memo_kajur
65
Isi_ringkas
Tahun_d
n
BIODATA 1.
Nama Lengkap
Junidar
2.
Tempat /Tgl Lahir
Banda Aceh, 16 Juni 1987
3.
IPK
3,4
4.
Status
Single
5.
Tahun Masuk
2010
6.
TA. Ajaran/Smester Proposal
2012/IV
7.
Tempat Asal
Banda Aceh
8.
Alamat Sekarang
Jln. Rawa Sakti No. 88 Peuniti
9.
No. Tlp/HP
085760013045
10. Berat Badan
50
11. Tinggi Badan
150
12. Ketrampilan Khusus
-
13. Hobby
Menulis, Membaca
IDENTITAS ORANG TUA 1.
Nama Ayah
Usman Ibrahim (Alm)
2.
Nama Ibu
Jauhari (Almh)
3.
Alamat Rumah
Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
4.
No. Tlp/Hp
-
5.
Usaha Sampingan Ortu
-
6.
Pekerjaan Ayah
-
7.
No. Tlp/Hp
-
8.
Alamat
Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
9.
Pekerjaan Ibu
-
10. No. Tlp/Hp
-
11. Alamat
Jl. Rawa Sakti No. 88 Peuniti Banda Aceh
Banda Aceh, 21 September 2012
( JUNIDAR )
