PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH DASAR NEGERI PULO KEDUNGTUBAN BLORA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ummu Khumairoh Nur Azizah 10.12.5096
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
INFORMATION SYSTEM DESIGN PRIMARY SCHOOL ACADEMIC AFFAIRS PULO KEDUNGTUBAN BLORA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH DASAR NEGERI PULO KEDUNGTUBAN BLORA Ummu Khumairoh Nur Azizah Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Existing academic system at Pulo Elementary School is still using the manual system which is processed by TU employees ( Administrative ) which still form the reports in the form of sheets of paper , making it difficult to search the data and there is a possibility that data could be lost , in addition to the academic system this was made to maintain the quality of the information because it would be safer if the data is stored in the computer . Academic System is designed to facilitate the processing of such data inputting student data , teacher data , the value of data , class data and existing data subjects . The approach used in this study are structured approach which uses several tools and techniques workmanship , such as flowcharts , diagrams context , and Data Flow Diagrams ( DFD ) . To identify the problem , to do an analysis of the performance , information , economy , security applications , efficiency and customer service . This guide is known as PIECES analysis ( Performance , Information , Economy , Control , Eficiency and Services ) . This analysis is usually obtained from a few major problems . This is important because it usually appears on the surface that is not a major problem , but only a symptom of the main problem alone . With the implementation of the design of academic information system pulo in public primary schools which are client server with using php programming language and database mysql , is expected to ease in manage the entire academic data , without having to place the data redundancy and error in managing such data . So the school or The agency can achieve its intended purpose maximally . Keywords: Technology, System, Academic
1.Pendahuluan 1.1 Latar belakang masalah Perkembangan teknologi informasi saat ini menuntut setiap instansi baik negeri maupun swasta perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menjalankan sistem yang sedang berlangsung demi meningkatkan kualitas dan daya saing. Salah satu yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah sekolah. Sistem akademik yang ada pada SD Negeri Pulo masih menggunakan sistem manual yang diolah oleh pegawai TU (Tata Usaha) yang masih berupa laporan-laporan dalam bentuk lembaran kertas sehingga menyulitkan dalam pencarian data dan ada kemungkinan data-data tersebut bisa hilang ,selain itu sistem terkomputerisasi dibuat untuk menjaga kualitas informasi karena akan lebih aman jika data-data tersebut disimpan dalam komputer. Sistem Akademik ini dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan data seperti penginputan data siswa,data guru,data nilai,data kelas serta data mata pelajaran yang ada. Sistem Akademik ini dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan data seperti penginputan data siswa,data guru,data nilai,data kelas serta data mata pelajaran yang ada. Pengelolaan data tersebut akan lebih mudah jika menggunakan sistem informasi akademik ini para guru dapat merekap nilai-nilai siswanya, serta dapat mengetahui laporan hasil akhir dari nilai siswanya tersebut. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas dapat dilihat peran dari Sistem Informasi
Akademik dalam pengolahan data di SD Negeri Pulo ,maka dalam laporan ini rumusan masalah tersebut sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang Sistem Informasi Akademik
yang terkomputerisasi
sehingga dapat menunjang proses pengelolaan Akademik pada Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora? 1.3
Batasan Masalah Dalam memusatkan masalah yang ada agar tidak menyimpang dari pokok
pembahasan maka pada pembuatan sistem aplikasi berbasis web ini penulis membatasi masalah sekaligus mempertajam dalam melakukan pembahasan. sesuai dengan judul diatas, maka ruang lingkup akan dibatasi yaitu: 1. Membangun Sistem Informasi Akademik berbasis web pada SEKOLAH DASAR NEGERI PULO KEDUNGTUBAN BLORA. 2. Perancangan sistem informasi akademik pada Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pulo. Sistem yang akan dirancang ini berisi: Data siswa, data gurustaff, data mata pelajaran, data kelas, data nilai,data absensi siswa, data
1
kepribadian, data kenaikan, laporan siswa, laporan karyawan, laporan kelas,laporan absensi, laporan jadwal pelajaran,laporan nilai, laporan raport. 3. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karena aplikasi ini hanya untuk Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora. 1.4
Tujuan dan Manfaat Dari latar belakang dan rumusan masalah di atas dapat dikemukakan
tujuan dan manfaat penelitian sebagai berikut : Tujuan dari Penelitian ini adalah : 1. Menghasilkan Sistem Informasi Siswa yang dapat menyajikan informasi yang akurat dan aktual untuk mendukung tugas dan fungsi manajemen , khususnya dalam pengolahan data akademik pada Sekolah Dasar Negeri (SDN) Pulo Kedungtuban Blora . 2. Agar waktu yang dibutuhkan lebih efisien dan kerja lebih efektif untuk mencari data-data yang diperlukan. 3.
Menggunakan Notepad sebagai program pembuatan aplikasi
4.
Menggunakan MySQL sebagai pembuatan databasenya
Adapun Manfaat Penelitian adalah sebagai berikut : 1. Bagi penulis ,dengan diadakannya penelitian tersebut dapat menambah dan memperdalam pengetahuan yang diperoleh atas apa yang telah dipelajari selama kuliah khususnya pengetahuan yang menyangkut Sistem Informasi, disamping itu pula menjadi syarat utama dalam menyelesaikan program kelulusan Strata-1 Sistem Informasi STMIK “AMIKOM” Yogyakarta. 1.5
Metode Penelitian 1. Interview Interview merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan wawancara langsung dengan responden, dalam hal ini Kepala Sekolah SD. 2. Observasi Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek yang akan diteliti serta pencatatan secara cermat dan sistematik. 3. Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari arsip-arsip yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dipecahkan
2
1.6
Sistematika Penulisan Agar penyajian laporan mudah dimengerti dan terstruktur, maka dibuatlah
sistematika penulisan berdasarkan pokok-pokok permasalahannya yaitu sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini akan diuraikan mengenai judul usulan penelitian, latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, sistematika penulisan laporan, rencana kegiatan BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan teori-teori yang relevan dengan obyek penelitian yang di gunakan sebagai dasar untuk pembahasan dan penjelasan tentang pengenalan sistem, konsep dasar sistem, internet, Basis data, sistem pengolahan data dengan php dan mysql, dan perangkat lunak yang digunakan. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI Pada bab ini berisi tentang analisis sistem yang dibuat, identifikasi masalah serta kelayakan sistem yang akan dibangun. dan tinjauan umum pada user akademik yang dituju. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Bagian ini mulai dijelaskan hasil-hasil dari tahapan penelitian, tahapan analisis, desain, hasil testing dan implementasinya. serta bagaimana cara menjalankan program yang telah dibuat dari mulai awal program berjalan, proses pengolahan data dan mengakhiri program. BAB V PENUTUP Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan yang diperoleh dari pemecahan masalah maupun dari hasil pengumpulan data serta diajukan beberapa saran untuk bahan peninjauan selanjutnya.
3
2. Landasan Teori 2.1
Definisi Sistem Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),
pengolahan (processing) serta keluaran (output). Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. 2.2
Definisi Informasi Menurut Gordon B. Davis (1984:200), informasi adalah data yang telah diproses
atau diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan sekaran atau nantinya. Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu : 1. Akurat (accurate), informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness), Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat sehingga keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan. 3. Relevan (relevance), informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya. 2.3
Pengertian Website Website atau situs juga dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang
menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah-ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. Contoh website statis adalah berisi profil perusahaan, sedangkan website dinamis adalah seperti facebook, multiply, dan lain-lain. Dalam sisi pengembangannya, website statis hanya bisa di update oleh pemiliknya saja, sedangkan website dinamis bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik.
4
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1
Profil Sekolah
Berikut ini Profil dari Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora : 1. Nama Sekolah
: SDN Pulo
2. NSS
: 101031604023
3. NIS
: 100232
4. NSB
: -
5. NPSN
: 20315045
6. Alamat Sekolah
:
Jln.Pertamina km.05 ds.Pulo Kec .Kedungtuban Kab.Blora 58381 Kecamatan Kedungtuban , Kabupaten Blora , Provinsi Jawa Tengah 7. Nama Kepala Sekolah
: Jasmin S.Pd.SD
NIP
: 196309011983041002
Tempat/Tgl.Lahir
: BLORA, 1 September 1963
Alamat Rumah : Desa Buloh Rt/Rw 03/01 Kecamatan Kunduran , Kabupaten Blora , Provinsi Jawa Tengah 8. Kategori Sekolah
: Potensial
9. Tahun Didirikan/Opeerasional: 1975 10. Akreditasi Sekolah
: B
11. Kepemilikan Tanah/Bnagunan: Desa a. Luas Total Tanah
: 1.035
b. Luas Total Bangunan
: 1.385 M2
12. Jumlah Siswa dan Rombel ( 3 tahun terakhir ) : Tabel 3.1 Profil Sekolah Kela
2010 / 2011
2011 /2012
2012 / 2013
s Jl.
Jl.Sisw
Romb
Jl.
Pendaft
a
el
Pendafta
ar
Jl.Siswa
Romb
Jl.
Jl.Sisw
Romb
el
Pendaft
a
el
r
ar
I
15
15
1
10
10
1
8
8
1
II
9
9
1
13
13
1
10
10
1
III
14
14
1
10
10
1
15
15
1
IV
13
13
1
15
1
1
9
9
1
5
V
12
12
1
13
13
1
14
14
1
VI
13
13
1
11
11
1
11
11
1
6 3.2
6
Analisis Sistem Analisis dalam hal ini adalah melakukan penelitian terhadap sistem lama, sehingga
dari analisis sistem tersebut akan dapat ditarik kesimpulan yang bisa digunakan sebagai tolok ukur sistem yang akan dibangun. Menurut Jogiyanto HM (1993), analisis sistem didefinisikan sebagai: “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan – kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya 3.2.1
Sistem Yang Berjalan Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan
pada bagian kesiswaan, sistem yang digunakan semuanya masih dilakukan secara manual atau tulis tangan. Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dari cara kerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem akademik yang sedang berjalan. 3.2.2
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada SD Negeri Pulo Kedungtuban
Blora yang telah diuraikan diatas, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 3.2.3
Analisis Kelayakan Sistem Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem
baru yang telah dibuat sudah layak atau belum. Apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Hal tersebut dimaksudkan agar sistem yang dibuat benar-benar dapat bermanfaat. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut : 3.2.3.1 Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Sistem informasi akademik yang dibangun secara teknik
6
16
sangat layak sebab teknologi untuk pengembangan sistem mudah didapatkan. Perangkat keras lunak untuk membangun aplikasi ini sudah tersedia dipasaran dan telah banyak yang sudah menggunakan. 3.2.3.2 Kelayakan Operasional Kelayakan operasional adalah ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam organisasi. Sistem dikatakan layak secara operasional jika telah menyelesaikan masalah yang ada pada sistem yang lama, memenuhi tujuan organisasi, serta menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Secara teknis, sistem diharapkan lebih mengoptimalkan sumber daya yang ada dengan pendayagunaan waktu dan personel secara efisien serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahankesalahan. Secara psikologis, sistem ini bersifat user friendly dan bisa dioperasikan siapa saja sehingga mudah digunakan. 3.2.3.3 Kelayakan Hukum Sistem publikasi yang ada pada sistem informasi penjualan berbasis web ini tidak melanggar hukum dan peraturan yang berlaku sebab materi yang disampaikan tidak berisi hal-hal yang melanggar hukum seperti pornografi, perjudian, kekerasaan, legalitas software yang digunakan dan lain-lain. Berdasarkan uraian ini, maka sistem dapat dikatakan layak secara hukum. 3.2.3.4 Kelayakan Ekonomi Dalam pengadaan proyek sistem informasi akademik ini membutuhkan biaya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua komponen utama yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Sebuah sistem yang dikembangkan dapat dinyatakan layak secara ekonomi apabila manfaat yang dihasilkan lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Jadi agar tidak terjadi pemborosan sumber daya maka perlu dilakukan analisis perhitungan biaya dan manfaat untuk menentukan apakah proyek sistem informasi tersebut layak atau tidak untuk dilaksanakan. 3.2.4
Analisis Biaya dan Manfaat Pembangunan/pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi dari
seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Dimana investasi yang dikeluarkan sebagai hasilnya adalah suatu sistem informasi yang nantinya akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa penghematan, efektifitas serta efisiensi dari segi biaya.
7
3.2.5
Data Flow Diagram
8
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir setelah melakukan analisis sistem
dan perancangan sistem secara rinci. Kegiatan ini secara garis besar adalah meletakkan sistem baru yang telah direncanakan dan dibuat untuk diterapkan dan dioperasikan. 4.2 4.2.1
Tahapan Implementasi Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan
program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi ini. Aplikasi ini digunakan sebagai antarmuka (interface) dari system yang dibangun dengan arsitektur desktop, sehingga aplikasi ini digunakan langsung untuk menangani transaksi administrai poliklinik. Berikut ini merupakan petunjuk dalam penggunaan system informasi Akademik Sekolah Dasar Negeri Pulo Kedungtuban Blora : 4.2.2
Form Login Dialog ini berfungsi untuk semua pengguna aplikasi apakah client diijinkan untuk
emnggunakan aplikasi tersebut atau tidak, sehingga tidak semua pengguna dapat dengan bebas memakainya, karena hanya pengguna yang merupakan admin, atau petugas yang sudah terdaftar akunnya di dalam database.
Gambar 4.30 Login Pengguna 4.2.3
Form Penerimaan Murid Baru Form ini digunakan untuk pengolahan data karyawan,memasukkan data Siswa
baru,data ini akan di default masuk ke data kelas satu.Level pengguna admin dan operator diperkenankan untuk mengakses .
9
Gambar 4.34 Penerimaan Murid Baru 4.2.4
Form Olah Data Karyawan Form ini digunakan untuk pengolahan data karyawan,memasukkan data guru dan
karyawan.Level pengguna admin dan operator diperkenankan untuk mengakses .
Gambar 4.35 Form Olah Data Karyawan
10
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.
HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
Sunyoto, Andi.2007.Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript & XML. Yogyakarta: Andi Offset.
11
