PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMERIKSAAN PASIEN, PENGADAAN OBAT, DAN PEMBAYARAN DI RS TNI AL DR MINTOHARDJO Iqlima Utami Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Tari Ismi Fauziah Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Sugijanto M. Said Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan penyusunan, ialah untuk merancang basis data pemeriksaan pasien, pengadaan obat, dan pembayaran yang dapat berguna dan sesuai dengan yang dibutuhkan di RS TNI AL DR. Mintohardjo. Metodologi perancangan yang digunakan ialah metodologi perancangan basis data konseptual, metodologi perancangan basis data logikal, dan metode perancangan basis data fisikal dengan metode analisis yang digunakan adalah melakukan observasi, wawancara terhadap pihak yang dibutuhkan, dan studi kepustakaan untuk menunjang perancangan sistem basis data. Hasil yang dicapai ialah sebuah rancangan sistem basis data yang dapat terintegrasi dengan baik, membantu dalam transaksi-transaksi yang terdapat di RS TNI AL DR. Mintohardjo, serta mempermudah untuk mengambil data yang diperlukan. Simpulan dari penyusunan ialah adanya sistem basis data yang terintegrasi dan membantu untuk memperoleh data dengan akurat. (IU, TIF) Kata Kunci Basis data, pemeriksaan pasien, pengadaan obat, pembayaran
ABSTRACK
The purposes, is to design a database of patient examinations, drug procurement, and payment, which can be useful and necessary in accordance with the Navy Hospital DR. Mintohardjo. The Design methodology that used, was the conceptual database design methodology, logical database design methodology, and the physical database design methodology, with the method
of analysis that used was the observation, interviews with those whom needed, and library research to support the design of database systems. The result achieved is a database system design that can be integrated well, helping in the transactions that contained in the Navy Hospital DR. Mintohardjo, as well as make it easier to retrieve the necessary data. Conclusions of the preparation is the integrated database system and helps to obtain accurate data.(IU, TIF) Keyword(s) Database, patient examination, drug procurement, payment
PENDAHULUAN Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting saat ini, dimana dengan adanya informasi dapat membantu kita saat mengambil sebuah keputusan. Sehingga informasi memiliki peran penting baik individu maupun organisasi untuk pengambilan keputusan. Teknologi informasi merupakan salah satu teknologi yang dapat digunakan sehingga mempermudah individu maupun organisasi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, dengan adanya perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun maka semakin mudah pula individu maupun organisasi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Seperti contoh penggunaan komputer yang menjadi sarana untuk mengakses ataupun mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dalam hal pemanfaatan teknologi informasi banyak digunakan dalam organisasi formal maupun non-formal serta individu. Seperti rumah sakit yang bergerak pada bidang pelayanan umum yang membutuhkan sistem basis data yang dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit terhadap para pasien. Dengan begitu penggunaan basis data diharapkan dapat memberikan kemudahan kepada pihak rumah sakit dalam melakukan pelayanan terhadap masyarakat. Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo merupakan salah satu rumah sakit milik pemerintah yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit terhadap para pasien sehingga dengan menggunakan sistem basis data yang dapat membantu pihak rumah sakit untuk mengambil keputusan terkait hal mengenai pasien ataupun hal mengenai upaya meningkatkan pelayanan terhadap pasien.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan untuk melakukan penelitian adalah metodologi analisis dan perancangan sebagai berikut:
1. Metode analisis Bertujuan untuk menganalisis proses bisnis yang ada sehingga didapatkan informasi dari proses bisnis yang sedang berjalan untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang dibutuhkan. a) Observasi, bertujuan untuk mengamati langsung proses bisnis dan struktur organisasi ke RS TNI AL Dr. Mintohardjo untuk memperoleh dan mengumpulkan data yang dibutuhkan. b) Wawancara, bertujuan untuk melakukan wawancara, terhadap pihak-pihak yang terkait dalam RS TNI AL Dr. Mintohardjo untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. c) Studi kepustakaan, bertujuan untuk melakukan studi kepustakaan berdasarkan buku-buku sistem basis data dan jurnal yang berkaitan dengan perancangan sistem basis data yang dapat dijadikan sebagai landasan penyusunan skripsi.
2. Metodologi Analisis dan Perancangan Metodologi yang digunakan ialah menurut pendekatan yang terdiri dari beberapa tahap yaitu: a) Conceptual Database Design, menurut (Connolly & Begg, 2010, p. 322) Conceptual Database Design adalah proses membangun sebuah model dari data yang digunakan dalam perusahaan, independen dari semua pertimbangan fisik. b) Logical Database Design, menurut (Connolly & Begg, 2010, p. 323) Logical Database Design adalah proses membangun sebuah model dari data yang digunakan dalam suatu perusahaan berdasarkan pada model data yang spesifik, tetapi independen dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. c) Physical Database Design, menurut (Connolly & Begg, 2010, p. 324) Physical Database Design adalah proses menghasilkan penjelasan implementasi basis data pada penyimpanan sekunder, menggambarkan relasi dasar, berkas-berkas organisasi, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data, dan setiap kendala integritas terkait dan langkah-langkah keamanan.
HASIL DAN BAHASAN
1. Sejarah Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo Rumah Sakit ini berawal dari sebuah kegiatan pelayanan kesehatan berupa perawatan pasien di jalan Cut Meutia No.16 dan klinik bersalin di jalan Citandui No.4 dan jalan Cidurian No.2 Menteng Jakarta Pusat yang kesemuanya itu dikelola oleh Dinas Kesehatan Komando Daerah Maritim Djakarta yang berkedudukan di jalan Prapatan No.48 Djakarta. Dengan berkembangnya TNI-AL dan tuntutan kebutuhan pelayanan dan perawatan kesehatan, maka dibangun sebuah rumah sakit di Bendungan Hilir dan diresmikan pada tanggal 1 agustus 1957 diberi nama Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta, sebagai komandan dipercayakan kepada Mayor Laut (K) dr.Gandi.AT. Pada saat itu prasarana dan fasilitas rumah sakit sangat sederhana, diwakili oleh 5 orang dokter yang terdiri dari dokter bedah, anak, kebidanan, penyakit dalam dan satu orang dokter umum. Pada tanggal 28 Juni 1961 Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta ditunjuk oleh Departemen Kesehatan sebagai tempat Sekolah Pengatur Rawat (A) dan masa perjuangan Trikora dan Dwikora Rumah sakit Angkatan Laut Djakarta memperoleh kepercayaan mempersiapkan tenaga medis dan non medis. Di masa kepemimpinan Letkol Laut (K) dr. Soedibyo Sardadi, MPH, pada tanggal 15 Mei 1974 Rumah Sakit Angkatan Laut Djakarta berganti nama menjadi Rumah Sakit Angkatan Laut Dr. Mintohardjo berdasarkan Surat Keputusan Kepala Staf Angkatan Laut No.Skep/5041.2/II/1974 tanggal 20 Februari 1974. Pada tahun 1976 periode kepemimpinan Kolonel Laut (K) dr. Susanto Mangun Sajito, Rumah Sakit Dr. Mintohardjo ditetapkan sebagai Rumah sakit Matra Laut dengan ditempatkannya Ruang Udara Bertekanan Tinggi (RUBT). Fasilitas ini dipakai untuk menanggulangi akibat penyelaman disamping untuk kegiatan matra laut. Di masa kepemimpinan Kolonel Laut (K) dr. Sutarno, SpTHT, Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor Kep/YM.00.03.3.5.8095 tanggal 27 juli 1999 tahun 1999 Rumah sakit Dr. Mintohardjo berhasil lulus dalam akreditasi Departemen Kesehatan RI untuk 5 bidang pelayanan. Pada 30 Juli 2010 di masa kepemimpinan dr. Gardjito Sipan, SpU meraih akreditasi untuk 16 pelayanan dan ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum kelas B melalui Kepmenkes RI no : HK .03.05/I/1464/II tanggal 15 Juni 2011. Kondisi Rumkital Dr. Mintohardjo saat ini dengan 263 TT tidak lepas dari perjuangan dan pengabdian segenap prajurit semua yang menginginkan Rumah Sakit terus berkembang. Kondisi yang akan datang tentunya memerlukan perencanaan , pengembangan, dedikasi dan motivasi dari segenap personel rumah sakit. Sebagai Rumah Sakit Tingkat II yang menjadi rumah sakit rujukan fasilitas kesehatan TNI Angkatan Laut di wilayah barat dan menjadi salah satu rumah sakit idaman anggota prajurit beserta keluarganya belumlah cukup, Berubah dan berkembangnya pola penyakit saat ini membuat kemampuan cakupan layanan Rumkital Dr. Mintohardjo harus ditingkatkan dengan dilengkapi sarana prasarana, penunjang diagnositik yang canggih dan memadai, SDM yang mumpuni serta pengakuan dari pimpinan untuk dapat menjadi rumah sakit bermutu, dicintai anggota, keluarga dan masyarakat.
2. Visi dan Misi RS TNI AL Dr. Mintohardjo 2.1 Visi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo: Visi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo ialah menjadi rumah sakit rujukan TNI AL wilayah barat yang bermutu, dicintai anggota, keluarga dan masyarakat. 2.2 Misi Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo: Misi yang ada pada Rumah Sakit TNI AL Dr. Mintohardjo ialah sebagai berikut: a) Membina dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia. b) Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu. c) Memberikan dukungan kesehatan. d) Memberikan pendidikan bagi dokter, para medis dan siswa-siswa lain
3. Sistem yang Sedang Berjalan 3.1 Pemeriksaan Pasien Pasien yang ingin berobat pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo harus melakukan pendaftaran dengan mengisi formulir pendaftaran yang disediakan, kemudian formulir pendaftaran diberikan ke bagian pendaftaran. Setelah itu bagian pendaftaran akan menyimpan data untuk dibuatkan kartu pasien dan medical record. Kartu pasien digunakan sebagai identitas pasien saat ingin melakukan pemeriksaan di RS TNI AL Mintohardjo. Dan jika ingin melakukan pemeriksaan, bagian pendaftaran akan mencatat pemeriksaan yang ingin dilakukan oleh pasien, dan memberikan tagihan yang harus dibayarkan kepada kasir. Lalu kasir mencatat pembayaran yang dilakukan oleh pasien dan memberikan surat pembayaran pendaftaran pemeriksaan. Setelah menyelesaikan pembayaran, berkas pasien akan dibawa ke poliklinik yang dituju. Di poliklinik, pasien akan berkonsultasi dengan dokter. Setelah pasien melakukan konsultasi, dokter akan membuat medical record berdasarkan hasil diagnosa dan juga resep yang digunakan, lalu diserahkan hasil pemeriksaannya kepada pasien. 3.2 Pengadaan Obat Bagian gudang mengecek ketersediaan obat di gudang. Jika ketersediaan obat berada di level obat minimum, maka orang gudang akan melakukan pemesanan obat ke supplier. Setelah diproses oleh supplier, lalu supplier mengirim obat dan serta invoice yang kemudian diterima oleh bagian gudang dan mencatat invoice yang masuk. Dan apabila obat yang diterima tidak sesuai dengan invoice yang ada, maka bagian gudang akan melakukan retur obat kepada supplier. 3.3 Pembayaran Obat atas anjuran dokter yang terdapat di hasil pemeriksaan pasien dapat ditebus di apotek yang sudah tersedia di RS TNI AL DR. Mintohardjo. Lalu pihak apotek akan memberikan tagihan obat kepada pasien tersebut berdasarkan hasil pemeriksaan. Lalu di bagian gudang, untuk setiap invoice yang dibayarkan akan dicatat di pembayaran invoice.
4. System Definition Menurut (Connolly & Begg, 2010, p. 316) System Definition adalah suatu penjelasan terhadap ruang lingkup dan batasan dari sistem basis data serta pandangan akhir secara garis besar.
5. Kebutuhan Informasi 4.1 Bagian Pendaftaran membutuhkan informasi tentang a. medical record yang meliputi data medical record b. Poliklinik yang meliputi poliklinik yang tersedia di rumah sakit, poliklinik yang akan dituju dan harga poliklinik. c. Dokter meliputi data dokter dan poliklinik dokter. 4.2 Bagian Pembayaran membutuhkan informasi tentang a. Tagihan Obat yang meliputi data pemeriksaan, total tagihan obat yang harus dibayar serta nama petugas yang melayani. b. Pembayaran Pendaftaran Pemeriksaan yang meliputi data pendaftaran pemeriksaan, harga serta nama petugas yang melayani. 4.3 Bagian Pemeriksaan membutuhkan informasi tentang a. Pemeriksaan yang meliputi data pembayaran pendaftaran pemeriksaan, hasil pemeriksaan. 4.4 Apoteker membutuhkan informasi tentang a. Obat yang meliputi data obat. 4.5 Bagian Gudang membutuhkan informasi tentang a. Pemesanan Obat yang meliputi tanggal pemesanan obat, data supplier, jumlah obat yang dipesan serta petugas yang melakukan pemesanan. b. Invoice yang meliputi tanggal invoice, total invoice, total pembayaran invoice dan petugas yang bertanggung jawab. c. Retur Obat yang meliputi tanggal retur obat dan petugas yang melakukan retur. d. Adjustment yang meliputi tanggal adjustment, data obat serta jumlah obat yang di adjustment dan petugas yang melakukan adjustment.
6. Permasalahan Permasalahan yang dihadapi pada Rs TNI AL Dr.Mintohardjo antara lain sebagai berikut: a) Membutuhkan waktu yang kurang cepat untuk mencari data di pengadaan obat, karena laporan transaksi menggunakan excel, b) Belum terdapat back-up jika medical record pasien yang berobat hilang pada saat kunjungan kembali, c) kehabisan stok obat, karena jumlah stok yang berada di dalam gudang tidak secara otomatis diperbaharui, d) Keamanan dalam mengakses database perlu sehingga tidak terjadinya manipulasi data atau pencurian data yang bersifat pribadi atau rahasia.
7. Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo, pemecahan masalah yang dapat dilakukan pada RS TNI AL Dr.Mintohardjo ialah dengan merancang database yang mendukung kebutuhan RS TNI AL Dr.Mintohardjo sebagai berikut: a) Merancang database yang terintegrasi pada bagian pendaftaran, pemeriksaan, dan penggunaan obat yang dilakukan oleh pasien RS TNI AL Dr.Mintohardjo, b) Memberikan hak ases kepada masing-masing divisi untuk mengakses database sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi, c) Merancang database yang dapat menyimpan medical record pasien untuk mengurangi resiko medical record rusak maupun hilang, d) Merancang database yang meperbaharui stok obat berdasarkan obat yang masuk dan keluar, dan membuat batas minimal stok obat yang terdapat dalam gudang.
SIMPULAN DAN SARAN 1. Simpulan Setelah menganalisis dan merancang sistem basis data pada RS TNI AL DR. Mintohardjo maka dapat diambil simpulan sebagai berikut : 1) Dirancangnya sistem basis data yang terintegrasi antara pemeriksaan pasien, pengadaan obat, dan pembayaran untuk tagihan obat dan pembayaran untuk invoice, jadi mempermudah pengambilan data yang dibutuhkan, 2) Dirancangnya username, untuk mengatur hak akses dari form-form yang terdapat di dalam sistem, jadi hanya karyawan dengan username yang mempunyai hak akses form yang bisa mengakses form-form yang sudah ditentukan, 3) Dirancangnya basis data yang menyimpan hasil dari pengobatan yang dilakukan pasien selama berobat di RS TNI AL DR. Mintohardjo, 4) Dirancangnya batas minimal untuk stok obat, jadi ketika stok sudah mencapai hasil minimum, maka bagian gudang dapat mengetahui obat apa saja yang perlu untuk dipesan
2. Saran Beberapa saran yang diberikan untuk pengembangan yang lebih lanjut terhadap sistem basis data yang telah dirancang antara lain: 1) Perlu diadakan pertimbangan oleh perusahaan untuk mengembangkan penggunaan basis data di sektor lainnya di rumah sakit yang menunjang sumber daya manusia.
REFERENSI Connolly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Pratical Approach To Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. London: Addison Wesley. Imbar, R. V., & Y. K. (n.d.). Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Medis Rawat Jalan Poliklinik Kebidanan dan Kandungan pada RSUD Kota Batam. Jr., R. K., & Turban, E. (2009). Introduction to Information Systems Second Edition. John Wiley & Sons Pte Ltd.
Jr., R. M., & Schell, G. P. (2007). Sistem Informasi Manajemen. New Jersey: Pearson Education. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2006). Management Information Systems. New Jersey: Pearson Education. M. B. (n.d.). An Expert System for Semantic and Relational Database Design. Marques, A., Oliveira, T., Dias, S. S., & O, M. F. (n.d.). Medical Records System Adoption in European Hospitals. McLeod, J. R., & Schell, G. P. (2007). Management Information System. Pearson-Education Inc. McLeod, J. R., & Schell, G. P. (2007). MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS. New Jersey: Pearson Education,Inc. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. McGraw-Hill. R., K. J., Turban, E., & Potter, R. E. (2007). INTRODUCTION TO INFORMATION SYSTEMS. John Wiley & Sons, Inc. S, P. R., A, H. R., & D, D. A. (2011). Sistem Informasi Pasien Rawat Jalan Puskesmas Maospati Berbasis Web. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). Systems Analysis & Design In a Changing World; Fifth Edition. Boston: Course Technology. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Systems Analysis and Design Methods. New York: McGraw-Hill/Irwin. Yakub. (2008). Sistem Basis Data; Tutorial Konseptual. Yogyakarta: Graha Ilmu.
RIWAYAT PENULIS Iqlima Utami lahir di kota Jakarta pada 23 april 1991. Penulis menempuh pendidikan S1 dalam bidang ilmu komputer. Tari Ismi Fauziah lahir di kota Jakarta pada 27 januari 1992. Penulis menempuh pendidikan S1 dalam bidang ilmu komputer.
