PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI TERKOMPUTERISASI PADA KPRI KESEHATAN BANTUL
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Disusun oleh : Dwinanto Nugroho 05412144079
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012
vi PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI TERKOMPUTERISASI PADA KPRI KESEHATAN BANTUL ( Studi Kasus Pada KPRI Kesehatan Bantul) Oleh : Dwinanto Nugroho NIM. 05412144079 ABSTRAK Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yaitu untuk (1) mendeskripsikan, mencatat, analisis, (2) menginterpretasikan yang sekarang ini terjadi di KPRI Kesehatan Bantul yang bertujuan untuk merumuskan sistem akuntansi pembelian tunai terkomputerisasi yang sesuai untuk Koperasi, menemukan cara dalam mempercepat pengambilan keputusan pada Koperasi. Subyek dari penelitian ini adalah KPRI Kesehatan Bantul yang bertempat di Jl. Dr Wahiddin Sudiro Husodo, Bantul. Sedangkan obyek dari penelitian ini adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian tunai berbasis komputer yang meliputi dokumen-dokumen yang digunakan, catatan yang mendukung, dan prosedur yang membentuk sistem. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari analisis sistem, desain sistem dan implementasi sistem. Data diperoleh dengan menggunakan teknik observasi, wawancara dan analisis dokumen. Instrumen penelitian yang digunakan adalah rekaman dan chek list. Sedangkan metode analisis datanya menggunakan metode analisis terhadap kinerja (performance), informasi (Information), ekonomi (economy), pengendalian (control), efisiensi (efficiency), dan layanan (services). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1)sistem pembelian masih manual (2) belum bisa memberikan informasi yang real time kepada pihak pengambil keputusan. Perancangan sistem akuntansi pembelian tunai terkomputerisasi pada KPRI Kesehatan Bantul menggunakan metode pengembangan system development life cycle (SDLC). Perancangan sistem pada penelitian ini dinyatakan layak sesuai dengan hasil analisis kelayakan teknik, kelayakan operasional, kelayakan ekonomi dan hukum. Sistem akuntansi pembelian berbasis komputer mempermudah dalam proses pembelian tunai.
vii HALAMAN MOTTO
•
Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaumnya sehingga kaum ini mengubah keadaan mereka sendiri
•
Semua proses pasti akan memberikan sesuatu yang berharga entah sakit, bahagia, duka ataupun gembira tetapi yang pasti semua itu pasti akan membuat kita tau apa arti sebuah usaha..
•
Tiada kata “Menyerah” sebelum semua usaha kita kerahkan dalam menggapai semua impian..
viii HALAMAN PERSEMBAHAN : Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, Skripsi ini penulis persembahkan kepada: v Allah SWT yang utama, segala sujudku kuhaturkan padaMU atas semua rahmat dan hidayahmu atas semua kenikmatan yang tiada henti-hentinya mengalir hingga sampai detik ini. v Bapak dan Ibu tercinta yang selalu mendoakan dan memberikan motivasi, sampai saat ini belum mampu membalas semua kebaikan mereka.
ix KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum, Wr, Wb, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penyusunan skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi pada KPRI Kesehatan Bantul” berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan yang berarti. Skripsi ini adalah salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana ekonomi di Universitas Negeri Yogyakarta, yang disusun berdasarkan data yang diperoleh selama penelitian di KPRI Kesehatan Bantul. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari segi materi maupun penyajiannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik atau saran yang membangun. Penulisan skripsi ini dapat terwujud berkat bantuan dan uluran tangan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat: 1. Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd, M.A. Rektor Universitas Negeri Yogyakarta. 2. Dr. Sugiharsono, M. Si.,Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Sukirno, M. Si., Ak., Ketua Jurusan Pendidikan Akuntansi. 4. Dyah Setyorini, M. Si. Ak. Koordinator Program Studi Akuntansi Yogyakarta atas saran dan masukan-masukan selama ini. 5. Mahendra Adhi Nugroho M. Sc. Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran selama penulisan skripsi berlangsung. 6. Dosen-dosen Program Studi Akuntansi, yang telah membantu dalam memecahkan masalah yang dijumpai dalam penyusunan skripsi. 7. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang juga telah memberikan dorongan serta bantuan selama penyusunan tugas akhir ini.
xi
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR JUDUL ........................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN SKRIPSI ........................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI ......................................................... iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ...................................... v ABSTRAK .....................................................................................................vi MOTTO........................................................................................................ vii HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................... viii KATA PENGANTAR ...................................................................................ix DAFTAR ISI .................................................................................................xi DAFTAR TABEL ......................................................................................... xv DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1 A. Latar Belakang Masalah ......................................................... 1 B. Identifikasi Masalah ............................................................... 5 C. Pembatasan Masalah .............................................................. 5 D. Rumusan Masalah .................................................................. 5 E. Tujuan Penelitian .................................................................... 6 F. Manfaat Penelitian .................................................................. 6
BAB II
KAJIAN TEORI........................................................................... 8 A. Deskripsi Teori ....................................................................... 8 1. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai ..................................... 8 a. Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai .......................................................... 8 b. Dokumen Yang Digunakan .......................................... 9
xii
c. Catatan Akuntansi Yang Digunakan ............................ 12 d. Informasi Yang Diperlukan Manajemen ...................... 16 e. Jaringan Yang Membentuk Sistem Pembelian Tunai.... 16 f. Flowchart Sistem Akuntansi Pembelian Tunai ............. 22 g. Unsur Pengendalian Intern .......................................... 24
2. Pengembangan Sistem ........................................................ 25 a. Pengembangan Sistem ................................................. 25 b. Metode Pengembangan Sistem .................................... 27 c. Tahap Analisis Sistem ................................................. 27
3. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi ......... 36 a. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi ............................ 36 b. Pemrosesan Transaksi Akuntansi Persediaan Terkomputerisasi ......................................................... 37 c. Tahap Desain Sistem ................................................... 39 d. Implementasi Sistem.................................................... 45
4. Microsoft Access Sebagai Pengolah Database ..................... 49
B. Penelitian yang Relevan ......................................................... 51 C. Kerangka Berfikir.................................................................... 52 D. Paradigma Penelitian ............................................................... 53 E. Pertanyaan Penelitian .............................................................. 53
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................ 54 A. Desain Penelitian .................................................................... 54 B. Tempat Dan Waktu Penelitian................................................. 54 C. Subjek dan Objek Penelitian .................................................. 54 D. Operasional Variabel Penelitian .............................................. 54 E. Metode Pengumpulan Data ..................................................... 55
xiii
F. Metode Pengembangan Sistem................................................ 56
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................. 58 A. Gambaran Umum Perusahaan ................................................ 58 1. Sejarah Dan Profil perusahaan.......................................... 58 2. Struktur Organisasi ......................................................... 58
B. Hasil Penelitian ...................................................................... 62 1. Sistem Akuntansi Pembelian Tunai pada KPRI Kesehatan Bantul .............................................................................. 62 a. Fungsi yang terkait ...................................................... 62 b. Dokumen yang digunakan ........................................... 63 c. Catatan akuntansi yang digunakan. ............................. 63 d. Informasi yang diperlukan manajemen.… ................... 64 e. Jaringan prosedur yang membentuk sistem .................. 64
2. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Pada KPRI Kesehatan Bantul ............................................................. 67 a. Analisis Sistem Pembelian Tunai Pada KPRI Kesehatan Bantul .......................................................................... 68 b. Analisis Kebutuhan Sistem .......................................... 74 c. Analisis kelayakan sistem ............................................ 77
3. Tahap Perancangan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi Pada KPRI Kesehatan Bantul ..... 91 a. Desain Basis Data Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Berbasis Komputer....................................................... 91 b. Rancangan Hubungan Antar Tabel ( Relationship Table ) .................................................. 95 c. Desain Model Sistem Pembelian Tunai Terkomputerisasi ......................................................... 97
xiv
d. Desain Antar Muka Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi.............................. 102 e. Tahap Implementasi Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Pada KPRI Kesehatan Bantul ............................. 111 f. Menindaklanjuti Implementasi ..................................... 120 g. Pembahasan ................................................................. 123
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................... 134 A. Kesimpulan ........................................................................... 134 B. Keterbatasan ......................................................................... 136 C. Saran .................................................................................... 137
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 130 LAMPIRAN
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Halaman Karakteristik Pemrosesan Data Batch dan Real Time.....................................................................................
38
2
Pembagian Tugas Pengurus.………………………………...
60
3
Analisis PIECES Sistem KPRI Kesehatan Bantul....................................................................................
4
73
Rincian biaya dan Manfaat Perancangan Sistem Akuntansi Pembelian Tunai Terkomputerisasi Pada KPRI Kesehatan Bantul.....................................................................................
85
5
Login.....................................................................................
91
6
Barang..................................................................................
92
7
Group....................................................................................
92
8
Pemasok................................................................................
93
9
Pembelian...............................................................................
93
10
Pembelian detail...................................................................
94
11
Penjualan .............................................................................
94
12
Penjualan detail....................................................................
95
13
Stock ...................................................................................
95
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1 Surat perubahan Order Pembelian ............................................................. 10 2. Bukti Kas Keluar ..................................................................................... 13 3. Register Bukti Kas Keluar ........................................................................ 14 4. . Kartu Utang ........................................................................................... 15 5. Kartu Persediaan ...................................................................................... 15 6. Surat permintaan pembelian ..................................................................... 17 7. Surat permintaan pembelian berulangkali ................................................. 17 8. Surat Permintaan Penawaran Harga .......................................................... 19 9. Surat Perubahan Order Pembelian ............................................................ 20 10. Struktur Organisasi KPRI Kesehatan Bantul........................................... 59 11. Hubungan Antar Tabel ........................................................................... 96 12. Proses Input Password dan ID ................................................................ 97 13. Proses Mastering Barang dan Pemasok ................................................... 98 14. Proses Pembelian ................................................................................... 99 15. Proses Penjualan..................................................................................... 100 16. Proses Stok Barang Dagang .................................................................... 101 17. Proses Manajemen Akun / Pengguna ...................................................... 103 18. Form Utama .......................................................................................... 104 19. Form Login ........................................................................................... 104 20. Form Menu Master ............................................................................... 105 21. Form Menu Pemasok ............................................................................ 105 22. Form Menu Stok ................................................................................... 106 23. Form Menu Penjualan ........................................................................... 106 24. Form Menu Pembelian .......................................................................... 107 25. Form Pemasok ...................................................................................... 107
xvii
26. Form Laporan Barang per Tipe ............................................................. 108 27. Form Laporan Data Barang ................................................................... 108 28. Form Pembelian ..................................................................................... 109 29. Form Penjualan ..................................................................................... 109 30. Form Data Pemasok .............................................................................. 110 31. Form Pembayaran ................................................................................. 110 32. Tampilan Login ...................................................................................... 112 33. Tampilan Input Password ....................................................................... 112 34. Tampilan Login Error ............................................................................ 112 35. Tampilan Menu Awal (Menu Master) ..................................................... 113 36. Tampilan Transaksi Pembelian............................................................... 114 37. Tampilan Form Pembelian .................................................................... 115 38. Tampilan Form Penjualan ..................................................................... 116 39. Tampilan Transaksi Penjualan ................................................................ 116 40. Tampilan Stok Barang ……………………………………………………117 41. Tampilan Data Pemasok ......................................................................... 118 42. Tampilan Form Pembayaran ................................................................. 118 43. Konversi yang Direncanakan dalam Penerapan Sistem Pembelian tunai Berbasis komputer pada KPRI Kesehatan Bantul................................... 123
