Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
PERANCANGAN PROGRAM APLIKASI PENGELOLAAN TRANSAKSI PEMBAYARAN IURAN UNTUK LEMBAGA PENDIDIKAN Rina Kurniawati1, Rinda Cahyana2, Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email :
[email protected] 1
rinakurniawati @sttgarut.ac.id 2
[email protected]
Abstrak - Sekolah yang belum terjangkau oleh bantuan pemerintah mengupayakan dana pendidikannya dari iuran peserta didik. Dalam keterbatasan dana tersebut, sekolah dapat mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan klien dengan menerapkan TI. Salah satu di antara komponen TI adalah program aplikasi, yang disediakan melalui rekayasa perangkat lunak. Penelitian ini bertujuan untuk mengadakan program aplikasi dalam sistem informasi keuangan pada lembaga pendidikan secara umum yang menunjang pengelolaan transaksi pembayaran iuran. Metode yang digunakan mengikuti metode rekayasa perangkat lunak konvensional, dengan tambahan sejumlah langkah dari analisis berorientasi layanan untuk memberikan kepastian relasi antara proses bisnis dengan aplikasi yang dihasilkan. Aplikasi yang dihasilkan menunjang tugas pencatatan data transaksi serta pembuatan informasi untuk klien internal dan eksternal organisasi. Pengurangan biaya walau tidak signifikan tetapi berhasil dicapai dengan hilangnya biaya pengadaan kertas karena kesalahan dalam membuat laporan. Sementara kepuasan klien dicapai dengan terjadinya pengurangan waktu pelayanan yang disebabkan pemrosesan pengajuan klien yang cepat oleh komputer. Kata Kunci - Pengembangan, Aplikasi, Pembayaran Iuran, Lembaga Pendidikan
I. PENDAHULUAN Secara umum pendanaan pendidikan di lembaga pendidikan bersumber dari bantuan pemerintah, peserta didik, dan sumber lainnya. Namun di Tasikmalaya sekolah menengah atas dan kejuruan negeri dilarang memungut dana apapun dari peserta didik dan calon peserta didik karena biaya operasionalnya sudah terliputi oleh dana BOS (bantuan operasional sekolah) dan pembangunan sekolah dibantu oleh pemerintah [1]. Walau demikian pungutan sukarela yang ditentukan berdasarkan kesepakatan di antara komite sekolah dengan pihak sekolah di beberapa daerah masih ada baik di sekolah negeri ataupun swasta, termasuk di sekolah yang berada di bawah naungan Kementrian Agama [2]. Salah satu penyebab masih adanya pungutan di sekolah swasta adalah karena belum adanya bantuan dari pemerintah baik dana BOS ataupun dana pembangunan sekolah [3].
19
© 2015 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 1 No. 1 2015
Lembaga pendidikan keagamaan seperti Pondok Pesantren Modern masih mengandalkan biaya operasionalnya dari iuran peserta didiknya. Sementara itu, pengelolaan transaksi pembayaran iuran di sejumlah lembaga pendidikan masih belum ditunjang oleh TI (teknologi informasi), khususnya di lembaga pendidikan yang dana operasionalnya masih mengandalkan iuran peserta didik dan belum cukup memadai untuk pengadaan TI. Padahal penerapan TI dapat meningkatkan laba bersih [4] karena adanya pengurangan biaya [5], dan dapat meningkatkan produktifitas [6]. TI merupakan sisi teknologi dari sistem informasi [7] atau lapisan platform dari infrastruktur TI [8], yang jika merujuk kepada model sistem informasi [9] meliputi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan manajemen data. Bagaimanapun proses bisnis di dalam organisasi perlu dirancangan ulang dengan menerapkan TI di dalamnya untuk menurunkan biaya sehingga keuntungan jadi meningkat, dan untuk meningkatkan kualitas yang membuat kenyamanan klien bertambah. Perancangan ulang proses bisnis secara radikal ini disebut Process Business Reenginering [10] yang salah satunya mengarah kepada rekayasa sistem. Konsekuensi dari rekayasa sistem adalah rekayasa perangkat lunak yang menghasilkan program aplikasi atau aplikasi, yakni program komputer yang dirancang untuk mendukung tugas spesifik atau proses bisnis [9]. Menurut Rainer dan Cegielski, setiap area fungsional di dalam organisasi menggunakan lusinan program aplikasi. Sekumpulan program aplikasi dalam satu departemen atau unit kerja disebut sistem informasi departemental [9]. Dengan memperhatikan pendapat keduanya, maka pengelolaan transaksi pembayaran iuran yang ditangani oleh unit kerja keuangan, program aplikasinya merupakan bagian dari sistem informasi keuangan. Dengan memperhatikan penyebab iuran di lembaga pendidikan dan keuntungan yang dapat diperoleh dari penerapan TI, penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mengembangkan aplikasi pengelolaan transaksi pembayaran iuran untuk penerapan di lembaga pendidikan secara umum. II. METODE Tahapan yang dilalui untuk mencapai tujuan penelitian ditentukan dengan memperhatikan metode analisis dan perancangan terstruktur dalam Pressman [11]. Kepastian relasi program aplikasi dengan proses bisnis pengelolaan transaksi pembayaran iuran diwujudkan dengan menerapkan sejumlah tahapan Analisis Berorientasi Layanan dalam Erl [12] yang diperlukan ke dalam tahapan Analisis metode konvensional. Model proses bisnis pengelolaan transaksi pembayaran iuran harus dibuat seumum mungkin agar aplikasinya kelak dapat diterapkan di berbagai lembaga pendidikan.
http://jurnal.sttgarut.ac.id
20
Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Gambar 1. Metode Penelitian.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN Tahapan Analisis Dalam penelitian, otomatisasi dilakukan pada proses bisnis pengelolaan transaksi pembayaran iuran yang meliputi tugas klien eksternal organisasi (peserta didik atau yang mewakilinya), klien internal organisasi (tenaga kependidikan), dan operator (staf keuangan) yang melayani klien. Proses bisnisnya sebagaimana tampak pada gambar 2.
Gambar 2. Model proses bisnis Proses bisnis ini dipicu oleh keberadaan staf keuangan, di mana klien internal ataupun eksternal memulai pengajuannya setelah staf ada di tempat. Tasks / tugas mengajukan transaksi yang dilakukan oleh klien meliputi penulisan data pembayaran dalam slip yang tersedia, menyerahkan slip kepada staf, dan mendapat perintah perbaikan data atau menerima slip yang telah divalidasi oleh staf keuangan. Sementara tugas memproses pengajuan klien eksternal meliputi penerimaan pengajuan informasi pembayaran individual terkait rekaman transaksi pembayaran atau rekap utang dan pelunasan iuran. Untuk pengajuan informasi dilanjutkan dengan menyiapkan informasi dan menyerahkan informasinya kepada
21
© 2015 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 1 No. 1 2015
klien. Sementara untuk pengajuan transaksi dilanjutkan dengan memeriksa kelengkapan data pembayaran dalam slip, merekam data pembayaran dalam catatan transaksi pembayaran iuran, memvalidasi slip pembayaran, dan menyerahkan slip kepada klien. Adapun tugas mengajukan informasi pembayaran individual dan kolektif yang dilaksanakan oleh klien internal organisasi meliputi penyampaian permintaan informasi dan menerima informasi dari staf. Sementara tugas memproses pengajuan internal dimulai dari menerima permintaan informasi, menyiapkan informasi yang dibutuhkan, dan menyerahkan informasi kepada pengaju. Dari dekomposisi proses bisnis tersebut diketahui sejumlah kandidat operasi, yakni tugas yang dapat ditunjang oleh TI sebagai berikut : Perekaman data transaksi pembayaran iuran, Validasi slip pembayaran, dan Pembuatan informasi yang diperlukan klien internal dan eksternal organisasi. Dengan demikian diketahui bahwa hanya satu entitas yang berinteraksi dengan aplikasi yakni staf keuangan sebagai operator aplikasi, karena semua klien mendapatkan keluaran dari aplikasi melalui operator. Gambar 3 merupakan model analisis aplikasi yang menggambarkan sub sistem terkait kandidat operasi yang akan dikerjakan oleh aplikasi. 4 Pembuatan Laporan Rekap Pembayaran Kolektif
3 Pembuatan Laporan Rekap Pembayaran Individual
Operator
2 Validasi Slip Pembayaran
Profil, Pembayaran, dan Penunjang
1 Manipulasi Data Transaksi
Gambar 3. Data Flow Diagram Manipulasi data berkaitan dengan penambahan, pengubahan, dan penghapusan rekaman data dari basis data yang tertulis dalam slip pembayaran. Data lainnya yang dapat dimanipulasi oleh operator adalah data penunjang seperti profil lembaga pendidikan, profil peserta didik, komponen pembayaran yang harus dibayar oleh peserta didik, serta data penyesuaian seperti sebutan sekolah dan peserta didik yang diperlukan agar aplikasi dapat diterapkan di lembaga pendidikan apapun.
http://jurnal.sttgarut.ac.id
22
Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Setiap perintah manipulasi data yang diberikan oleh operator harus ditanggapi pesan berhasil atau gagal oleh aplikasi setelah melakukan manipulasi. Sementara perintah pencetakan harus ditanggapi oleh aplikasi dengan mencetak informasi melalui mesin cetak. Pemodelan tingkah laku yang menggambarkan kejadian, aksi, dan kendali reaksi aplikasi ini sebagaimana tergambar dalam gambar 4.
Gambar 4. State Transition Diagram Berkaitan dengan profil lembaga, nama (n) dan nomor induk (id) pimpinan harus muncul untuk kepentingan pembubuhan tanda tangan dalam dokumen tercetak. Sementara nama (n) dan alamat (a) lembaga pendidikan (kampus) diperlukan untuk kepala / header laporan tercetak. Sementara data profil peserta didik yang terekam harus meliputi nama (n) dan nomor induk (id) yang unik satu sama lainnya. Untuk keperluan menghubungi peserta didik, diperlukan alamat (a) dan kontak baik nomor telpon ataupun surat elektronik / email. Selain itu karena peserta masuk kampus pada tahun berbeda satu sama lainnya dan mungkin dikelompokan dalam kelas yang berbeda satu sama lainnya, maka diperlukan data angkatan dan kelas. Untuk pembayaran dan utang biaya studi, perlu dicatat kapan penetapan utang oleh operator atau pembayaran oleh peserta didik (tgl) dan berapa jumlahnya (jml). Relasi antar entitas dan atributnya digambarkan dalam diagram relasi entitas sebagaimana tampak pada gambar 5. Data pengaturan dengan atribut sebutan kampus dan peserta didik, dan semisal lainnya tidak ada dalam diagram ini karena tidak memiliki relasi dengan entitas manapun dan terkait dengan penyesuaian antarmuka aplikasi. Id_Bayar* Tgl_Bayar
Jml_Bayar Membayar n_biaya
Angkatan Biaya n_Peserta
Id_Peserta*
Id_biaya*
a_Peserta
Berhutang
Peserta Didik
Kelas
Tgl_Tagihan
Jml_Tagihan
kontak Id_Tagihan* Belajar di
logo
n_pimpinan
Kampus
Id_pimpinan
Id_Kampus*
a_Kampus n_Kampus
Gambar 5. Entity Relationship Diagram
23
© 2015 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 1 No. 1 2015
Tahapan Perancangan Rancangan data meliputi penentuan tipe data dan ukurannya. Id pimpinan dan peserta didik disesuaikan dengan umumnya panjang nomor induk keduanya yang berlaku di lembaga pendidikan. Adapun id bayar dan tagihan karena digunakan untuk memudahkan penghapusan rekaman dapat menggunakan tipe data numerik. Sementara id bayar tipe datanya dapat mengikuti kode pembayaran yang berbasis teks. Gambar 6 merupakan rancangan arsitektur ketergantungan antar modul yang dibuat dengan memperhatikan data flow diagram. Modul pencetakan bergantung kepada manipulasi data. Sebagai contoh pencetakan laporan pembayaran individual tidak dapat dilaksanakan jika modul manipulasi data profil lembaga dan perseta didik serta transaksi pembayaran belum dijalankan. Program Aplikasi
Manipulasi Data
Profil Peserta Didik
Profil Lembaga Pendidikan
Validasi Slip Pembayaran
Pembayaran
Pencetakan
Pembayaran Individual
Tagihan
Pengaturan Antarmuka
Pembayaran Kolektif
Gambar 6. Arsitektur Ketergantungan Modul Tahapan Pengujian Salah satu prototipe yang dihasilkan dari rancangan yang dibuat sebagai tampak pada gambar 7. Terlihat bahwa aplikasi menyediakan informasi tagihan dan pembayaran individual per komponen biaya pendidikan. Setiap komponen biaya ditampilkan tanggal penetapan tagihan dan tanggal pembayaran serta sisa tagihan. Laporan rekap pembayaran individual ini dibuat oleh aplikasi dalam hitungan detik dengan tingkat akurasi yang tinggi. Sementara apabila dibuat secara manual oleh manusia, diperlukan waktu yang lebih lama lagi dengan kemungkinan adanya kesalahan penulisan atau penghitungan yang menyebabkan tambahan biaya pelaporan. Kecepatan dan akurasi yang diberikan oleh aplikasi dapat meningkatkan kualitas pelayanan di mana klien merasa lebih nyaman karena tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan laporan yang dikehendaki.
Gambar 7. Prototipe Aplikasi
http://jurnal.sttgarut.ac.id
24
Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Data pengaturan antarmuka menyesuaikan sebutan nama lembaga pendidikan dan peserta didik sehingga hal ini mengurangi hambatan penerapan di lingkungan yayasan pondok pesantren modern yang memiliki lembaga pendidikan formal dan informal. Gambar 8 menunjukan daftar sinonim terkait pengaturan antarmuka aplikasi.
Gambar 8. Pengaturan Antarmuka
IV. KESIMPULAN Dari hasil dan pembahasan diketahui bahwa penelitian berhasil merancang aplikasi pengelolaan transaksi pembayaran iuran yang menunjang pekerjaan staf keuangan. Kecepatan pemrosesan dan akurasi yang diberikan oleh aplikasi meningkatkan kenyamanan klien dan dapat mengurangi biaya pembuatan dokumen tercetak. Penggunaan model proses bisnis yang umum dan data penyesuaian antarmuka memungkinkan aplikasi dapat diterapkan di berbagai lembaga pendidikan dengan sebutan yang berbeda, seperti madrasah, pondok pesantren, atau sekolah.
DAFTAR PUSTAKA [1] Radar Tasikmalaya. 2014. Komite Sekolah Dilarang Pungut Iuran. http://www.radartasikmalaya.com/metro/item/1869-komite-sekolahdilarang-pungut-iuran/1869-komite-sekolah-dilarang-pungut-iuran.html. Diakses tanggal 26 Juni 2014. [2] Padang Ekspres. 2014. Uang Masuk MAN 1 Capai Rp 2 Juta. http://www.padangekspres.co.id/berita/51264/uang-masuk-man-1-capairp2-juta.html. Diakses tanggal 26 Juni 2014. [3] Galamedia. 2014. Sejak Berdiri Belum Rasakan Bantuan Pemerintah. http://www.klik-galamedia.com/2014-06-22/sejak-berdiri-belum-rasakanbantuan-pemerintah. Diakses tanggal 26 Juni 2014. [4] Weil, P. dan Ross, J.W. 2004. IT governance: How top performers manage IT decision rights for superior results (Hardcover). Harvard Business School Press Books. [5] Oliner, S. dan Sichel D. (2000). The Resurgence of Growth in the Late 1990s: Is Information Technology the Story?. Federal Reserve Board. Washington, D.C.
25
© 2015 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 1 No. 1 2015
[6] Economics and Statistics Administration (2003). Digital Economy 2003. Department of Commerce, United States of America. [7] Turban E., McLean E., Wetherbe J. (2006). Information Technology for Management: Transforming Organization in the Digital Economy. Edisi kelima. John Wiley & Sons, Inc [8] Rainer R.K. dan Cegielski C.G. 2008. Introduction to Information System. Edisi Ketiga. John Wiley & Sons, Inc. [9] O’Brian, J., A., dan Marakas, G., M. (2005). Management Information System. Edisi Kedelapan. The McGraw Hill Companies, Inc. [10] Michale, H. dan James, C. 1993. Reengineering the Corporation. HarperCollins Publishers Inc. New York USA. [11] R.S. Presman. 2001. Software Engineering : a Practical Approach. Edisi kelima. The McGraw Hill Companies, Inc. [12] Erl, T. 2005. Service Oriented Architecture : Concept, technology, and Design. Prentice Hall
http://jurnal.sttgarut.ac.id
26
