PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA Anita Hidayati Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya Email :
[email protected]
ABSTRAK Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian di PPNS yang selama ini masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa kertas-kertas dokumen. Dengan data yang terintegrasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen. Tahap awal dari penelitian dilakukan dengan studi lapangan dan studi literatur. Langkah pengerjaannya adalah pembuatan database di MySQL, migrasi dari data yang sebagian ada di Microsoft Excel ke MySQL, menyiapkan web server apache, membuat website kepegawaian menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX, testing aplikasi dengan sejumlah data yang diambil dari data-data sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing. Selanjutnya adalah membuat dokumentasi dan user guide. Dan yang terakhir adalah implementasi aplikasi sistem informasi kepegawaian PPNS. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi yang digunakan oleh administrator untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan. Sistem informasi ini juga dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat. Kata kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRACT This personnel information system application aims to integrate personnel data in the PPNS, which are still scattered in the form of separate files, some even still in the form of paper documents. The expectation of this data integration is improving administrative efficiency in staffing, particularly in relation to the promotion and grading for lecturers. The initial phase of the research carried out by case study and literature review. The development steps are creating database using MySQL, Data migration from Microsoft Excel files to MySQL database, setting up Apache web server, creating website application using PHP with the help of personnel Macromedia Dreamweaver MX tool. After that, application is tested by comparing with a number of actual data, along with bugs fixing encountered while testing. Next is creating documentation and user guide. And the last is application deployment and training, so it ready to use. The result of this research is the existence of personnel information system application that can help administering personnel data effectively, especially helping employment promotion and grading process. Keywords: Personnel Information System, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
PENDAHULUAN Selama ini data-data kepegawaian yang ada di BAU PPNS masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa dokumen-dokumen yang belum dijadikan file. Pihak administrasi kesulitan dalam pengelolaan data-data tersebut. Belum lagi resiko kehilangan dan kerusakan data, yang mungkin terjadi bila data-data tersebut tersebar dan terpencar-pencar. Dilihat dari segi efisiensi, hal ini kurang optimal, karena akan mengakibatkan banyak waktu dan tenaga administrasi yang diperlukan dalam klasifikasi data. Contoh sederhana adalah apabila seorang dosen ingin mengetahui kredit point yang telah dikumpulkannya. Pihak administrasi harus mengakumulasi nilai-nilai unsur utama, Tridharma Perguruan Tinggi dan unsur penunjang kredit point, yang masing-masing nilai tersebut tersebar di file-file dan dokumen yang berbeda. Ditambah dengan belum lengkapnya data kegiatan dari dosen di bagian kepegawaian, jika akan diperlukan untuk pengurusan kenaikan kepangkatan baru diajukan. Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian di PPNS-ITS. Dengan data yang terintegrasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen. Tinjauan Pustaka Apache Web server adalah software server yang menjadi tulang belakang dari world wide web (www). Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri, yaitu HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan client-nya (browser) dapat saling dimengerti dan lebih mudah. Proses yang
dimulai dari permintaan webclient (browser), diterima web server, diproses, dan dikembalikan hasil prosesnya oleh web server ke webclient lagi dilakukan secara transparan. Banyak sekali software web server yang berada di internet. Ada yang komersial ataupun freeware (gratisan). Apache adalah web server freeware yang mempunyai dukungan teknis dari pembuatnya dan dengan dokumentasi yang lengkap. Fasilitas atau ciri khas dari Apache [1] adalah : 1. Mampu dikompilasi sesuai dengan spesifikasi HTTP yang sekarang 2. Dapat otomatis berkomunikasi dengan client browsernya untuk menghasilkan tampilan yang terbaik pada client browsernya 3. Secara otomatis menjalankan file index.html, halaman utamanya, untuk ditampilkan secara otomatis pada clientnya 4. Mempunyai level-level pengamanan 5. Mempunyai dukungan teknis melalui web. MySQL MySQL merupakan sebuah server database yang banyak digunakan di internet karena kehandalannya dan juga karena sifatnya yang shareware. Penggunaan MySQL juga memberi manfaat pada fungsi client-server pada database [3]. Macromedia Dreamweaver MX Digunakan sebagai editor profesional untuk membuat tampilan dan pemrograman aplikasi di web. Macromedia Dreamweaver memiliki keandalan dibandingkan dengan editor web yang lain. Perancang website tidak perlu menguasai HTML (Hypertext Markup Language) untuk merancang sebuah website. Karena telah disediakan tool-tool yang siap pakai. Dengan Macromedia Dreamweaver MX, dapat digunakan bermacam pemrograman berbasis web, diantaranya PHP, ASP, Cold Fusion, JSP dan sebagainya [2].
PHP Merupakan bahasa scripting untuk pengembangan aplikasi diatas teknologi web. PHP menyatu dengan HTML dan berada di server (server-sideHTML-embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah-perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi-aplikasi yang dijalankan diatas teknologi web. Dalam hal ini, aplikasi pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi proses secara keseluruhan dijalankan di web server [4]. Kekuatan PHP yang paling utama adalah untuk konektivitas database dengan web. Dengan PHP, membuat aplikasi web yang terkoneksi ke database menjadi sangat mudah. Sistem database yang didukung oleh PHP saat ini adalah : Oracle, Sybase, MySQL, mSQL, Solid, Generic ODBC, PostgreSQL, Adabas D, FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, semua database dengan interface ODBC. METODOLOGI Metodologi yang dilakukan dalam penelitian ini dapat dirinci sebagai berikut : 1. Melakukan studi lapangan dalam hal pengumpulan data yang akurat dari permasalahan yang sedang dihadapi dari narasumber yang berkompeten serta dokumen-dokumen yang bersangkutan. 2. Melakukan studi literatur pada tinjauan pustaka sehingga dapat menentukan tool-tool serta metode terbaik yang dapat dipergunakan sebagai solusi. 3. Melakukan tahap pengerjaan yang meliputi : Membuat database di MySQL yang berisi data-data sebagai berikut : Dosen : NIP, Nama, Tempat/Tanggal Lahir, Tahun Pensiun, Pangkat, Golongan, TMT, Jabatan Fungsional, TMT. Angka Kredit : Pendidikan, Pengajaran, Penelitian, Pengabdian
-
-
4. 5.
Masyarakat, Pelatihan, Seminar Nasional, Jurnal, Unsur Penunjang. Penelitian : Judul, Ketua, Anggota, Sumber Dana, Jumlah Dana, Tahun, Reviewer, Status (ditolak, diterima, swadana), Tanggal Seminar, SK. Migrasi dari data yang sebagian ada di Microsoft Excel ke MySQL. Menyiapkan web server apache Membuat website kepegawaian menggunakan PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver MX. Testing aplikasi dengan sejumlah data yang diambil dari data-data sebenarnya, beserta perbaikan bugbug yang ditemui disaat testing. Membuat dokumentasi dan user guide. Implementasi aplikasi sistem informasi kepegawaian PPNS. START
Studi Lapangan
Pengumpulan data yang akurat
Studi Literatur
Perancangan & Pembuatan database
Pembuatan Program
Testing & Perbaikan
Program jalan?
Dokumentasi & User Guide
Implementasi
STOP
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian
Langkah-langkah dijelaskan pada diagram alir.
dari metodologi Gambar 1 berupa
HASIL DAN PEMBAHASAN Aplikasi ini berjalan dengan web server apache dan menggunakan PHP sebagai bahasa scriptingnya. Sedangkan untuk datanya dengan MySQL dengan frontnya PHPMyAdmin. Hal ini karena PHPMyAdmin lebih familiar dan user friendly bagi semua administrator, baik yang mengerti komputer maupun tidak. Data-data yang dibutuhkan untuk aplikasi ini ada yang sudah tersedia, tapi ada juga yang baru. Untuk data-data yang sudah ada di Ms.Excel, disimpan (save as) ke file teks berekstensi csv dulu, kemudian ditransfer ke PHPMyAdmin menjadi tabel-tabel. Sedangkan untuk data yang baru, dibuat langsung skemanya di PHPMyAdmin dan diisi. Terdapat 15 tabel yang disatukan dalam database pada Gambar 2.
Menu yang dapat langsung diakses tanpa harus login terlebih dahulu terdapat di menu utama seperti terlihat pada Gambar 3, yaitu rincian angka kredit, syarat-syarat kenaikan pangkat dan jabatan, peringatan masa kenaikan pangkat dan absensi.
Gambar 3. Menu Utama
Form rincian angka kredit terlihat pada Gambar 4 berisi penjelasan semua kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian angka kredit beserta pointnya.
Gambar 4. Rincian Angka Kredit
Gambar 2. Database BAU
Otorisasi dari Sistem Informasi Kepegawaian ini dibagi menjadi 2 level, administrator dan user umum. User umum hanya bisa retrieve informasi, sedangkan administrator memiliki hak penuh, dari entry, edit data sampai retrieve informasi. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kekacauan sistem yang disebabkan oleh campur tangan banyak pihak karena ada administrator yang bertanggungjawab mengatur sistem sepenuhnya.
Form jumlah angka kredit kumulatif pada Gambar 5 berisi penjelasan tentang syarat-syarat atau kewajiban yang harus dipenuhi oleh dosen untuk bisa naik pangkat/jabatan.
Gambar 7. Tampilan Menu Umum
Gambar 5. Jumlah Angka Kredit Kumulatif
Program pendidikan akademik : memperoleh dan melaksanakan pendidikan dan pengajaran sekurangkurangnya 30% melaksanakan penelitian sekurangkurangnya 25 % melaksanakan pengabdian pada masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Program pendidikan profesional : memperoleh dan melaksanakan pendidikan dan pengajaran sekurangkurangnya 40% melaksanakan penelitian sekurangkurangnya 10 % melaksanakan pengabdian pada masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Form peringatan pada Gambar 6 berguna bagi dosen agar segera mempersiapkan segala sesuatu hal yang harus dipenuhi untuk kelancaran proses kenaikan golongan dan jabatan
Gambar 6. Contoh Peringatan Dosen yang Waktunya Naik Golongan
Menu untuk user umum pada Gambar 7 meliputi lihat data pribadi, kredit point, dan mengajukan request kepada administrator, misalnya untuk penggantian login, perubahan data pribadi, dan lain-lain.
Menu lihat data pribadi sebagai sarana bagi dosen untuk mengecek data pribadinya dan melakukan request apabila terjadi kesalahan dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Data Pribadi
Menu lihat data kredit point pada Gambar 9 terdiri atas semua unsur-unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi beserta perhitungan jumlah total kredit point yang telah dikumpulkan oleh dosen yang bersangkutan. Menu administrator pada Gambar 10 meliputi : lihat, edit dan tambah data dosen/karyawan, lihat dan isi data kredit point dosen, membuka file request dari dosen untuk kemudian menindaklanjuti.
Gambar 10. Menu Administrator
Menu lihat data semua dosen dapat dilihat pada Gambar 11. Sedangkan untuk mengedit data dosen pada Gambar 12.
Gambar 9. Data Kredit Point Gambar 11. Tampilan Data Dosen
Gambar 13(a). Unsur Utama Pendidikan
Gambar 12. Tampilan Edit Data Dosen atau Update Data Terbaru
Isi kredit point terdiri dari Unsur Utama dan Unsur Penunjang, yang masing masing terdapat rincian. Seperti yang terdapat pada Gambar 13.
Gambar 13(b). Pendidikan & Pengajaran
Pengisian Tridharma Perguruan Tinggi pendidikan pengajaran pada Gambar 13(b), penelitian pada Gambar 13(c), pengabdian kepada masyarakat pada Gambar 13(d). Untuk unsur penunjang terdapat pada Gambar 13(e).
Gambar 13. Rincian Kegiatan Dosen
Untuk mengisi kredit point unsur utama pendidikan seperti pada Gambar 14(a).
Gambar 13(c). Penelitian
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah : 1. Sistem informasi ini digunakan oleh administrator kepegawaian untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan. 2. Sistem informasi ini dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat
Gambar 13(d). Pengabdian Masyarakat
Saran : 1. Pengumpulan kelengkapan data kepegawaian dalam pengolahan sistem informasi ini supaya hasil yang diperoleh lebih akurat. 2. Pengembangan dapat dilakukan dengan menangani proses-proses selain kenaikan pangkat atau golongan.
DAFTAR PUSTAKA
Gambar 13(e). Unsur Penunjang Admin dapat mengetahui permintaan dari user dan dengan cepat menanganinya dengan melihat daftar request pada Gambar 14.
Gambar 14 : Tampilan Daftar Request
[1] Peranginangin K, Aplikasi WEB dengan PHP dan MySQL, Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006. [2] Stendy B Sakur, Aplikasi Web Database dengan Dreamweaver MX, Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2003. [3] Betha S, Pemrograman Web dengan PHP, Bandung: Penerbit Informatika, 2004. [4] Haryanto S, Kumpulan Konsep Pemrograman PHP, Jakarta: Dian Rakyat, 2004.
