PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM AKUNTANSI BERBASIS TEKNOLOGI PADA RETAIL MANAGEMENT UMKM Ceicilia Bintang Hari Yudhanti 1 dan Veronika Rahmawati 2
Abtract: This study in the first year has designed three prototype models of technology-based accounting system for SMEs and retail management will implement these models in the second year. In the second, the third model that will run through the excel program, the aim is to ensure the suitability of any interface that has been designed in the first year. Excel is selected so that businesses can change the display according to the needs of the company. The results of the first and second prototype form has been created and will be implemented into the six selected SMEs. From the results of the implementation of each SME will be evaluated and improved models to fit the needs of SMEs bookkeeping. Outcomes of this research at the end of the second year is a computer-based accounting bookkeeping with excel media. Keywords: Prototipe, Pembukuan, UMKM, Abstrak: Penelitian ini di tahun pertama telah merancang tiga model prototipe sistem akuntansi berbasis teknologi untuk ritel manajemen UMKM dan akan mengimplementasi ketiga model tersebut di tahun kedua. Pada tahun kedua, ketiga model terlebih dahulu akan dijalankan melalui program excel, tujuannya adalah untuk memastikan kesesuaian setiap interface yang telah dirancang di tahun pertama. Excel dipilih agar pelaku bisnis dapat mengubah tampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hasil prototipe bentuk pertama dan kedua telah dibuat dan akan diimplementasi ke enam UMKM terpilih. Dari hasil implementasi disetiap UMKM akan dilakukan evaluasi dan perbaikan model agar sesuai dengan kebutuhan pembukuan UMKM. Luaran akhir penelitian ini di tahun kedua adalah pembukuan akuntansi berbasis komputer dengan media excel. Kata Kunci: UMKM, Prototipe, Pembukuan Pendahuluan: Penelitian ini merupakan penelitian tahun kedua yang terkait dengan pembuatan model (prototipe) sistem akuntansi berbasis teknologi yang sesuai atau fit untuk usaha ritel berskala mikro dan kecil telah menghasilkan tiga prototipe (lampiran) dengan menggunakan media excel. Masing-masing prototipe memiliki perbedaan menu sebagai berikut: 1. Model 1: membuat prototipe untuk UMKM yang hanya memiliki satu jenis usaha, memiliki jumlah karyawan kurang dari 10 orang, omset/tahun dibawah 300 juta, tidak memiliki data pelanggan, dan supplier Menu Utama: Daftar Menu, Kartu Persediaan, Transaksi Kas (pembelian dan penjualan), dan Laporan (laporan keuntungan). 2. Model 2: membuat prototipe untuk UMKM yang hanya memiliki satu jenis usaha, memiliki jumlah karyawan kurang dari 10 orang, omset/tahun dibawah 300 juta, memiliki data pelanggan dan memiliki data supplier. Menu Utama: Daftar Menu, Daftar Akun, Pelanggan, Supplier, Kartu Persediaan, Jurnal, Buku Besar, dan Laporan (Laporan Laba Rugi, dan Laporan Posisi Keuangan/Neraca). 1 2
Staf Pengajar Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya. Staf Pengajar Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya.
A-1
3. Model 3: membuat prototipe untuk UMKM yang memiliki lebih dari satu cabang,, memiliki jumlah karyawan lebih dari 10 orang, omset/tahun diatas 300 juta, memiliki data pelanggan dan supplier serta memproduksi sendiri barang dagangan yang dijual. Menu Utama: Daftar Menu, Daftar Akun, Pelanggan, Supplier, Kartu Persediaan, Jurnal, Buku Besar, dan Laporan (Laporan Laba Rugi, dan Laporan Posisi Keuangan/Neraca). Penelitian tahun kedua menggunakan teknik penelitian tindakan yaitu proses untuk memperoleh hasil perubahan dan memanfaatkan hasil perubahan yang diperoleh dalam penelitian (Smith dan Cormack 1991 dalam Moleong, 2005). Penelitian tahun kedua ini mengaplikasi tiga model prototipe yang telah dirancang ditahun pertama penelitian. Model sistem akuntansi yang dirancang berbasis teknologi dengan tujuan agar UMKM dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan terintegrasi. Setiap UMKM memiliki kekhususan masing-masing oleh karenanya penelitian ini akan merancang beberapa model sistem akuntansi. Kekhususan UMKM yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah ritel manajemen UMKM. Pada UMKM yang berbentuk ritel (toko) terdapat beberapa elemen yang dapat menunjang keunggulan bersaing sebuah toko yaitu: pelayanan pelanggan dan penjualan pribadi, keleluasaan dan kedalaman serta keragaman produk, periklanan, publisitas dan hubungan masyarakat, site dan lokasi perdagangan, penetapan harga, dan presentasi toko atau store image (Lamb, et al., 2001 dalam Utami, 2010). Membangun keunggulan kompetitif suatu ritel sangat penting mengingat persaingan dalam bisnis ritel sekarang ini sangat ketat, tidak terkecuali untuk UMKM yang berbentuk toko. Untuk penelitian tahun kedua ini akan berfokus pada penemuan model pembukuan yang benar-benar fit untuk tiga jenis toko berdasarkan tiga prototipe yang dihasilkan pada tahun pertama. Komponen store image yang akan digunakan pada penelitian tahun kedua ini berdasarkan dari pendapat Tan dan Freathy (2011) sama dengan tahun pertama, yaitu: operation (keanekaragaman barang, display, jumlah toko, dan harga barang); reputation (citra toko dan kemenarikan toko) dan relational (pengetahuan karyawan, kedekatan dengan karyawan dan program loyalitas pelanggan). Model sistem akuntansi dirancang untuk kebutuhan ritel manajemen UMKM. Perancangan model sudah dihasilkan di tahun pertama penelitian dalam bentuk prototipe. Prototipe tersebut diimplementasikan di tahun ke dua, sehingga pada tahun kedua akan diketahui prototipe sistem akuntansi berbasis teknologi yang sesuai (fit) untuk ritel manajemen UMKM. Guna keperluan tersebut akan dipilih enam toko terbaik sebagai pilot project (masing-masing prototipe diimplementasikan pada dua toko yang sejenis). Penelitian Terdahulu: Pencatatan transaksi yang dilakukan oleh UMKM sering bersifat manual dan sederhana. UMKM dalam menghadapi persaingan bisnis sebaiknya menggunakan pembukuan berbasis sistem teknologi agar informasi yang dibutuhkan dapat dengan mudah untuk diolah dan dibaca oleh pengguna laporan keuangan. Beberapa keunggulan menggunakan sistem berbasis teknologi: a) proses pengolahan data yang cepat; b) memiliki tingkat akurasi informasi yang tinggi; c) efisiensi sumber daya manusia dan d) kemudahan akses informasi (Permatasari, 2011) Selain pembukuan yang baik, UMKM perlu juga memperhatikan pengelolaan manajemen toko. Sebuah toko dapat memenangkan persaingan jika memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan toko yang lain. Kebutuhan dan keinginan konsumen sangat beragam, hal ini mendorong keberagaman jenis toko yang dapat melayani keinginan konsumen tersebut, A-2
salah satunya adalah toko dari produk UMKM. Hal ini penting, mengingat toko UMKM pada umumnya memakai sistem administrasi manual karena masih berparadigma tradisional. Apabila UMKM sudah memiliki pembukuan berbasis teknologi, maka UMKM tersebut sudah bisa memasarkan produknya melalui toko. Char, Yasoa dan Hassan (2010) mengungkapkan bahwa pertumbuhan pasar global merangsang persaingan dan kekuatan pemerintah untuk mengadopsi kebijakan berdasar pasar baik domestik maupun internasional. Teknologi modern sangat mengurangi biaya informasi dan kapabilitas untuk berpartisipasi dalam ekonomi global. Pada kenyataannya, terdapat cukup bukti bahwa small medium enterprises tidak hanya dikembangkan di sektor ekonomi domestik, tetapi keberadaannya di internasional memiliki pertumbuhan yang baik Char, Yasoa dan Hassan (2010). Pendekatan Teoritik 1. Akuntansi dan Pembukuan UMKM Perancangan model pembukuan di penelitian ini akan menerapkan siklus akuntansi yang diawali dari dokumen sumber kemudian diinputkan kedalam pencatatan hingga menghasilkan laporan. Akuntansi yang digunakan di UMKM tidak jauh berbeda dengan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan berskala besar, hanya saja standar yang digunakan yang berbeda. UMKM perlu memahami konsep-konsep yang dikenal dalam akuntansi agar operasional perusahaan dapat dijalankan secara tepat dan benar. Konsep-konsep tersebut meliputi konsep entitas bisnis, konsep biaya dan konsep unit pengukuran. Konsep entitas bisnis perlu diterapkan dalam UMKM karena konsep ini membatasi data ekonomi dalam sistem akuntansi kedata yang berhubungan langsung dengan aktivitas usaha. Dengan kata lain bisnis dipandang sebagai entitas terpisah dari pemangku kepentingan lainnya. Konsep biaya adalah dasar untuk menentukan nilai tukar atau biaya. Konsep unit pengukuran berkaitan dengan pencatatan data ekonomi yang dilaporkan dengan suatu mata uang. UMKM sebaiknya juga perlu mempertimbangkan pencatatan akuntansi berbasis akrual untuk mendapatkan informasi yang dapat diandalkan sehingga laporan keuangan yang dihasilkan dapat digunakan secara relevan untuk pengambilan keputusan. Pembukuan itu sendiri merupakan pencatatan transaksi keuangan usaha. Ketika pembukuan ini dilakukan dengan baik maka UMKM mampu untuk membentuk pelaporan, mengklasifikasi dan menganalisa data keuangan perusahaan. Tanpa keakuratan dan usaha pembukuan yang yang rinci, akan sulit untuk mengetahui bentuk keuangan perusahaan. Beberapa keuntungan yang diperoleh dari penerapan pembukuan yang baik : 1. Memudahkan perusahaan dalam melakukan pinjaman uang/dana dari kreditor. Beberapa UMKM sulit mendapatkan pencairan dana dikarenakan belum adanya pembukuan yang baik yang menggambarkan perusahaan secara benar. 2. Menerapkan pembukuan yang baik memampukan pemilik dan manajemen mengelola perusahaan secara harian. 2. Sistem Informasi Akuntansi Rama dan Jones (2008:17) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi kain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi. Hall (2007:10) mengungkapkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan dari sub sistem yang memproses berbagai transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi proses transaksi keuangan. A-3
Darudiato (2007) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah perusahaan yang mempekerjakan orang-orang dan menggunakan catatan-catatan, serta prosedur-prosedur untuk mengubah ekonomi menjadi infromasi keuangan yang diperlukan pihak internal maupun eksternal. Qosidi, Supriyanti, dan Yunanto (2010:4) SIA adalah metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi akuntansi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. Menurut Hall (2005:12), tiga subsistem yang dimaksud adalah: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam sistem pemrosesan transaksi, dilakukan pemisahan dan pengelompokkan transaksi yang mungkin terjadi dalam siklus transaksi. Siklus tansaksi tersebut meliputi: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi. Siklus pemrosesan transaksi berfungsi untuk mendukung operasi bisnis yang terjadi tiap hari dengan sejumlah dokumen dan data yang telah diproses. 2. Sistem Pelaporan Buku Besar/Keuangan Sistem buku besar maupun sistem keuangan adalah dua hal yang saling terkait. Walaupun dalam pencatatannya terdapat perbedaan tetapi keduanya sama-sama menghasilkan laporan keuangan yang penting. 3. Sistem Pelaporan Manajemen Di dalam pelaksanaannya, sistem pelaporan manajemen menyediakan informasi keuangan internal bagi manajemen untuk menjalankan kegiatan bisnisnya. Laporan yang dihasilkan oleh sistem pelaporan manajemen antara lain: laporan anggaran, laporan varian, analisis biayavolume-laba, serta laporan yang menggunakan data biaya lancar (bukan yang historis). 3. Pengertian Teknologi dan Keunggulan Komputerisasi Menurut Husein (2002:12) dalam Widhiyani (2008) yang dimaksud dengan teknologi adalah perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu aktivitas input, pemrosesan, dan output pada sistem informasi, software komputer yang terdiri atas instruksi-instruksi yang telah diprogram untuk mengontrol dan mengkoordinasi kerja perangkat keras komputer, teknologi penyimpanan data, teknologi telekomunikasi yang memudahkan para manajer berkomunikasi dari satu tempat ke tempat lain. Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung, nonhitung, dan operasi logika tanpa campur tangan manusia (Widjajanto, 2001:59 dalam Widhiyani (2008) ). Namani (2009) mengungkapkan bahwa teknologi infromasi memiliki pengaruh yang sangat riil di banyak industri dan seluruh aspek ekonomi, sementara kelanjutan bisnis dan perusahaan untuk mempertimbangkan perubahan. Penggunaan teknologi adalah merevolusi aturan perusahaan, hasilnya dalam transformasi struktur perusahaan. Bisnis modern tidak mungkin tidak mungkin tanpa bantuan teknologi informasi yang memiliki pengaruh signifikan dalam operasi dalam small and medium size enterprise (SME). Manfaat utama penggunaan komputer dalam pengolahan data (Wilkinson, 1994:290 dalam Widhiyani (2008)) adalah sebagai berikut: 1) Dapat memproses transaksi dengan volume atau kapasitas yang lebih besar dalam waktu tertentu. A-4
2) Dapat bekerja sepanjang hari tanpa berhenti dan tanpa membuat kesalahan. 3) Dapat memproses transaksi yang rumit secara efektif dan efisien. 4) Secara otomatis mengikuti seperangkat instruksi terperinci menurut program yang telah disusun secara tepat dan konsisten. 5) Dapat menyimpan data lebih rapi, sekaligus mengkonsolidasikan banyak data. 6) Dapat memadukan siklus-siklus pemrosesan transaksi dan file-file. 7) Dengan jaringan telekomunikasi, baik kabel maupun satelit dapat menghubungkan data file di tempat jauh dan terpisah. 8) Dapat membantu pemutakhiran data dan informasi setiap saat. 9) Dapat menyajikan laporan dengan lebih terperinci, tepat waktu, dan selektif menurut kebutuhan. 4. Ritel Manajemen UMKM Atribut dalam ritel manajemen yang penting bagi pelanggan, teori dari Myers dan Alpert (1986), Arnold dkk (1983) dalam Tan dan Freathy (2011) menegaskan bahwa hanya akan ada satu atau beberapa faktor yang bersangkutan, yang dianggap menjadi faktor yang menentukan di berbagai format ritel. Dalam Tan dan Freathy (2011) menemukan bahwa ada tiga kelompok komponen store image yang dapat mempengaruhi konsumen dalam memilih sebuah toko, yaitu : 1. Komponen Operations, yang terdiri dari faktor: Display Barang Dagangan, Lokasi toko, Keanekaragaman Barang Dagangan, Memiliki banyak outlet, Harga barang dagangan 2. Komponen Reputation, yang terdiri dari faktor: Jumlah Pelanggan, Citra Toko, Kemenarikan Toko 3. Komponen Relational, yang terdiri dari faktor: Pengetahuan Karyawan, Kedekatan dengan Karyawan Sedangkan kunci sukses mengelola toko (Sopiah dan Syihabudin, 2008) adalah : 1. Barang Lengkap (tidak terjadi stockout, sehingga dibutuhkan system pencatatan inventory yang baik) 2. Harga Murah 3. Suasana toko yang menyenangkan (atmosfer toko harus terjaga dengan baik, misalnya dengan display yang tertata rapi dan sesuai dengan pengkategorian barang dagangan sesuai dengan kelompoknya) 4. Mutu atau kualitas barang (tidak terjadi penumpukan barang, atau bahkan barang yang expired tetap terdisplay) 5. Pelayanan ( tidak hanya pada saat pembelian barang dagang tetapi sampai barang itu dikonsumsi konsumen) 6. Kasir (saat kasir menghitung/mencatat transaksi sekaligus juga mencek kelayakan barang yang dibeli konsumen) 5. Pengelompokkan dan Koding Barang Pengelompokkan Barang Pengelompokkan barang menjadi hal yang penting untuk dilakukan oleh pelaku bisnis ritel, karena akan tercermin dalam proses display dan dirasakan langsung oleh konsumen. Kesalahan dalam pengelompokkan barang akan mengakibatkan konsumen menjadi bingung dan bisa berakibat pada turunnya penjualan. Secara umum pengelompokkan barang dibagi menjadi 2 kelompok besar, yaitu food dan non food., tetapi dalam penelitian ini akan ditambah dengan 1 jenis kategori lagi yaitu, general merchandise (barang umum). Begitu juga dalam penelitian ini, toko, baik yang skala kecil maupun menengah akan dibagi menjadi 3 kelompok dalam pengkategoriannya. Fungsi pengelompokkan ini untuk mempermudah penentuan A-5
koding barang yang akan digunakan dalam system pembukuan yang dirancang pada penelitian ini. Berikut contoh pengelompokkan barang di toko : Food : Barang-barang kebutuhan sehari-hari yang berupa makanan dan minuman Non Food :Barang -barang kebutuhan sehari-hari yang berupa bukan makanan, misalnya sabun mandi, sabun cuci, produk kesehatan dan kecantikan General Merchandise : Stationery, perlengkapan rumah tangga misalnya, sapu, keset, dll. Koding Barang Sebelum melakukan koding pada barang dagangan, maka toko perlu mengelompokkan atau mengklasifikasikan kategori barang yang dijualnya. Pengklasifikasian merupakan kegiatan memilah-milah kategori barang dagangan berdasarkan fungsi atau manfaat yang dicari oleh konsumen (Sujana, 2005). Artinya, peritel harus mampu mengkategorikan barang sesuai pandangan konsumen atau dalam istilah ritel dikenal dengan customer decision tree. Tabel berikut memberikan gambaran tentang kegiatan koding yang diawali dengan pengklasifikasian sebagai berikut: Tabel 1: Klasifikasi koding Hirarki 1 2 3 4 5 6 7
Klasifikasi Merchandise Division Merchandise Departement Merchandise Group Merchandise Family Merchandise Subfamily Merchandise Items Code Merchandise Item Subcode
Contoh Klasifikasi Barang Food Dry Food Baby Milk and Food Baby Food Baby Biscuits Milna Baby Biscuit 150 gram Milna Bbay Biscuit 150 rasa apel
Koding 1
Keterangan 1 digit
11
+1 digit
115 1152
+1 digit +1 digit
11523
+1 digit
11523-001
+1 digit
11523-001-01
+1 digit
Sumber : The Philosophy of Merchandise Structure (WPA ReSULTANT,2002) dalam Sujana (2005 : 127)
Manfaat pengkodingan dalam sebuah UMKM ritel untuk memudahkan penerapan perhitungan apapun yang diinginkan peritel dalam system computer, tentunya kompleks ataupun sederhana pengkodingan tergantung juga dari besar kecilnya toko. Model Pencatatan Akuntansi untuk Bisnis Ritel Suatu transaksi eceran merupakan kegiatan tukar-menukar barang antara dua pihak sehingga kedua pihak tersebut mendapat kepuasan. Pada awalnya transaksi dilakukan secara barter barang, namun perkembangan selanjutnya transaksi merupakan pertukaran antara uang dan barang. Bisnis ritel merupakan bisnis yang sasarannya adalah konsumen langsung, sehingga pada umumnya yang dijual dalam bisnis ritel adalah kebutuhan-kebutuhan konsumen langsung. Bisnis ritel dapat dijalankan pada skala kecil, menengah dan besar (Yiong, 2004). Berdasarkan bisnis usahanya, ritel UMKM dapat digolongkan dalam ritel berskala kecil. Supaya bisnis ritel UMKM berhasil, perlu direncanakan: sasaran bisnis, tempat dan lokasi penjualan yang strategis, memilih karyawan, dan mengatur administrasi pencatatan aktivitas bisnis. A-6
Transaksi yang berhubungan dengan keuangan ritel UMKM perlu dicatat, dikumpulkan dan disusun dalam sebuah laporan. Pencatatan akuntansi ritel manajemen UMKM bisa dimulai dari pencatatan transaksi keuangan (meliputi pembelian barang dagang, penjualan barang dagang, pengeluaran atau biaya dari operasional toko, pembayaran dan penerimaan hutang dan piutang dari pelanggan toko, dll), proses posting, pembuatan neraca saldo setelah penyesuaian, jurnal balik, dan pembuatan laporan keuangan. Kondisi keuangan dapat dibaca dari laporan rugi laba dan neraca. Pada neraca, kekayaan perusahaan disebut dengan aset (aktiva), sedangkan kewajiban menunjukkan hutang kepada kreditor dan modal menunjukkan hak pemilik atas sisa aset. Nilai pada sisi aktiva, harus sama dengan nilai kewajiban dan modal. Hal tersebut dapat digambarkan pada persamaan berikut (Yiong, 2004): Aktiva = Kewajiban + Modal. Kekayaan perusahaan dapat berupa uang tunai, simpanan UMKM di bank, persediaan barang dagang, inventaris toko, termasuk bangunan dan kendaraan yang dimiliki UMKM. Aktiva UMKM terdiri dari dua macam: Aktiva tetap (barang tidak bergerak, misalnya: tempat untuk berdagang, kendaraan yang dimiliki UMKM, dll), dan Aktiva Lancar (kekayaan yang umurnya tidak lebih dari satu periode laporan kas). Sedangkan kewajiban dibagi menjadi dua: Kewajiban lancar (hutang dagang, hutang giro, hutang jangka pendek yang dimiliki UMKM), Kewajiban Tidak Lancar ( kewajiban yang umurnya lebih dari satu periode laporan kas) Tujuan Dan Manfaat Penelitian Penelitian ini akan mengaplikasikan model sistem akuntansi berbasis teknologi untuk usaha ritel berskala mikro dan kecil sehingga dapat dirumuskan tujuan penelitian ini adalah: 1. mengimplementasikan rancangan model (tiga prototipe) sistem akuntansi berbasis teknologi yang dihasilkan pada tahun pertama untuk digunakan pada enam toko pilot project ritel berskala mikro dan kecil. 2. untuk mengevaluasi keefisiensian dan keefektifan penerapan model sistem pembukuan akuntansi berbasis teknologi pada kelompok usaha berskala mikro dan kecil, dengan menguji model pada toko yang tanpa dan yang memakai model yang sudah dibuat. Tujuan penelitian pada tahun kedua dengan tahapan sebagai berikut: 1. Menyiapkan tiga prototipe yang dihasilkan pada tahun pertama untuk diimplementasikan pada enam toko pilot project. 2. Menjalankan ketiga model prototipe dengan mengunakan media excel. 3. Memilih enam toko pilot project sesuai kriteria/jenis yang fit dengan tiga prototipe yang dihasilkan. 4. Mengimplementasikan tiga model prototipe pada enam toko terpilih 5. Mengevaluasi tiga prototipe apakah sudah sesuai (fit) dengan kebutuhan UMKM 6. Memperbaiki tiga prototipe berdasarkan hasil evaluasi 7. Menemukan prototipe yang benar-benar sesuai untuk UMKM. 8. Menghasilkan software akuntansi (final) untuk ritel manajemen usaha berskala mikro dan kecil Manfaat dari perancangan prototipe bagi UMKM adalah memiliki sistem akuntansi yang menggambarkan metode dan prosedur dalam mencatat dan melaporkan informasi keuangan sesuai kondisi yang terjadi pada masing-masing toko. Penelitian ini dilaksanakan selama dua tahun. Tahun pertama telah menghasilkan rancangan tiga model prototipe sistem akuntansi berbasis teknologi pada ritel manajemen UMKM dan pada tahun ke dua akan mengimplementasi tiga prototipe ke enam UMKM untuk menentukan prototipe yang fit dari tiga model prototipe tersebut. Output penelitian di tahun kedua akan A-7
menghasilkan tiga model prototipe yang fit. Prototipe yang dirancang dan diimplementasi akan berbentuk software akuntansi. Software akuntansi sudah banyak ditawarkan di pasaran. Pada umumnya software akuntansi memiliki instrumen-instrumen yang sangat banyak yang sebetulnya terlalu kompleks untuk aktivitas di tingkat UMKM. Software akuntansi yang sudah ada juga memerlukan set up yang cukup panjang dan memakan waktu. Hal-hal tersebut yang kemungkinan membuat keengganan UMKM untuk menggunakan software akuntansi di pasaran. Software akuntansi yang akan dibuat dalam penelitian ini lebih sederhana dan tentunya telah disesuaikan dengan kebutuhan ritel manajemen UMKM. Dalam merancang sistem akuntansi berbasis teknologi, penelitian ini akan menerapkan kardinalitas yaitu tingkat hubungan antar entitas: sumber daya fisik (misal: mobil, kas, persediaan, display barang dan peralatan), kegiatan (misal: memesan persediaan, menerima kas, menjual barang dagang atau mengirim barang), pelaku (misal: karyawan, pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data. Hall (2005) mengungkapkan bahwa kardinalitas menghubungkan antara file yang satu dengan file yang lain. Ada dua macam jenis file yang akan dibuat, yaitu: 1. Master File Master file umumnya berisi data akun. Nilai data dari master file diperbarui dari transaksi. Data yang ada dalam master file adalah data yang tetap, yang tidak berubah dan tidak dipengaruhi oleh transaksi yang terjadi. 2. Transaction File Transaction file adalah “file sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master”. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh–contoh dari file transaksi. Penelitian ini juga akan merancang dan membuat interface (penghubung) yang merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung juga satu subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan (Jogiyanto (2005:12). Hal baru dalam penelitian yang diusulkan ini adalah: 1. Mengubah “mindset” UMKM untuk melakukan perbaikan sistem akuntansi organisasi yang lebih terintegrasi. 2. Menghasilkan software akuntansi (POS) berbasis teknologi untuk ritel manajemen UMKM (mikro dan kecil) berdasarkan tiga model protitipe yang telah dirancang ditahun pertama yang akan diberi nama POSuRIK (Poin Of Sales system untuk Ritel Kecil) Prototipe yang dihasilkan pada tahun pertama adalah tiga prototipe sistem akuntansi yang terkait salah satunya dengan inventory management dalam bisnis ritel, yaitu barang yang terdisplay dalam toko, pengkategorian barang dagangan, koding barang, sistem perhitungan stock barang yang ada di gudang maupun barang yang ada dititipkan pada toko lain. Sedangkan software yang dibuat pada tahun kedua berdasarkan pada prototipe yang sudah dievaluasi dan diimplementasikan pada beberapa UMKM terpilih. Berdasarkan hasil evaluasi dan perbaikan pada prototipe yang diujicobakan, maka akan ditemukan software yang benarbenar fit untuk manajemen ritel UMKM yang sebelumnya belum ada. Dapat disimpulkan bahwa urgensi dalam penelitian ini adalah ketidakcocokkan softtware yang ada di pasaran A-8
dengan kebutuhan pelaku UMKM yang berbentuk toko, sehingga dibutuhkan sofware lain yang disesuaikan dengan kebutuhan manajemen ritel UMKM tersebut. Materi dan Metode: Bagan Alir Penelitian Penelitian ini menggunakan model penelitian tindakan (action research) baik pada tahun pertama maupun tahun kedua. Penelitian tindakan adalah cara melakukan penelitian dan berupaya bekerja untuk memecahkan masalah pada saat yang bersamaan (Cormack, 1991 dalam Moleong, 2005). Pendekatan yang digunakan bisa menyangkut pengukuran dasar dengan memanfaatkan kuesioner, pengamatan, atau metode penelitian lainnya sebagai upaya penilaian tentang suatu masalah (Moleong, 2005). Karena itu, penelitian tindakan adalah proses untuk memperoleh hasil perubahan dan memanfaatkan hasil perubahan yang diperoleh dalam penelitian itu (Smith dan Cormat, 1991 dalam Moleong (2005). Bagan alir penelitian ini menggambarkan kegiatan penelitian di tahun pertama dan kedua. Dari pengamatan pelatihan sebelumnya peneliti mendapatkan informasi tentang pengalaman BDS-P/KKMB dalam pendampingan pada UMKM. Ditemukan bahwa UMKM yang didampingi mengalami kemajuan dibandingkan tahun sebelumnya. Kemajuan UMKM ini tidak disertai dengan pemahaman dan kesadaran UMKM tentang perlunya mengukur kinerja usaha. Bila UMKM tidak dikelola dengan baik, maka tidak berdaya saing mengingat persaingan bisnis terutama untuk ritel modern semakin marak. Ritel modern memiliki modal besar sehingga kemampuan untuk mengaplikasikan strategi retail mix lebih optimal terutama pada sistem pencatatan yang lebih baik sehingga lebih mampu untuk mengetahui kinerja operasi usaha dengan cepat. Keberadaan ritel modern seharusnya menjadi motivasi bagi UMKM untuk melakukan perbaikan dalam mengelola bisnisnya. Pada umumnya ritel manajemen UMKM masih belum memiliki sistem pencatatan yang baik (misal: pengelolaan persediaan, menyediakan barang fast moving, kemampuan untuk mendispay barang, dll). Hal ini mengakibatkan UMKM tidak memiliki citra yang baik di mata pelanggan. Pelaku bisnis UMKM juga kurang berminat untuk mengolah data akuntansi yang sebenarnya dapat membantu pelaku bisnis untuk mengukur peningkatan kinerja. Penggunaan teknologi dalam hal ini komputer oleh pelaku bisnis belum dimanfaatkan secara maksimal dalam kegiatan operasional perusahaan. Penggunaan teknologi ini dapat mempermudah UMKM untuk memperoleh informasi lebih cepat. Kemampuan teknologi untuk mempercepat mendapatkan informasi berupa penggunaan software akuntansi. Software akuntansi di pasaran sebenarnya sudah banyak tetapi terlalu kompleks untuk aktivitas bisnis UMKM. Untuk menjawab kebutuhan UMKM tersebut maka penelitian ini akan membuat software akuntansi khusus untuk ritel manajemen UMKM ditingkat mikro dan kecil, dalam sistem ritel biasa dikenal dengan istilah POS (Poin Of Sales system). Sistem POS sesungguhnya adalah hasil perkembangan teknologi mesin kasir (cash register) yang dalam penelitian ini ada beberapa toko yang sudah menggunakan (4 toko, yaitu toko Sri Rejeki, Bintang Terang, Jaya, Top). Sistem POS yang tersedia di pasar masih terlalu rumit dan mahal untuk digunakan pada ritel skala kecil dan tengah, dan kebutuhan peritel kecil tidak serumit sistem yang ada di POS pada umumnya. Untuk ”menjawab” kebutuhan tersebut, dibuatlah software yang lebih fit dan terjangkau (POSURIK = POS untuk Ritel Kecil), agar peritel kecil dapat berpindah dari cash register ke sistem yang lebih terintegrasi, sedangkan untuk toko yang sama sekali belum menggunakan pencatatan bisa menggunakan software jenis 1 yang khusus diperuntukkan untuk toko kecil. Dalam software yang nantinya akan dihasilkan dalam penelitian tahun kedua ini akan memberikan manfaat: A-9
1. Kemudahan dalam perhitungan stock, laba rugi setiap barang dagangan, lebih efisien dalam melayani konsumen, karena proses pencatatan cepat juga tepat. 2. Dapat mengetahui jumlah barang dagang ditangan (inventory on hand), sehingga perlu segera dilakukan pemesanan. 3. Dan bagi toko yang memiliki cabang (untuk software 3), akan mempermudah pengiriman barang pada toko yang lain. 4. Dalam POSURIK akan diperoleh juga data informasi pelanggan, guna memberikan reward pada pelanggan setia yang memiliki berkontribusi pada toko, membuat target promosi, mengukur hasil promosi, mengirimkan ucapan terima kasih, dll. Hal ini dimungkinkan karena dalam sistem POSURIK dibuat sebuah database pelanggan. 5. Informasi dan data supplier berikut harga beli yang penting untuk menentukan harga jual barang. Tahapan penelitian yang dilakukan ditahun kedua adalah sebagai berikut: Tahap 1: Penetapan Obyek Pada tahap ini tiga model prototipe siap diimplementasikan pada enam obyek terpilih sebagai pilot project yang memiliki kriteria yang sesuai dengan masing-masing prototipe. Kegiatan yang dilakukan adalah memilih enam UMKM, tujuan untuk menguji coba prototipe yang dihasilkan di tahun pertama. Tahap 2: Pelaksanaan Tindakan Pada tahap ini mulai dilakukan pengimplentasian tiga prototipe pada enam toko, yang tentunya sesuai dengan kriteria yang ditetapkan pada masing-masing prototipe. Dalam tahap pelaksanaan ini: 1) Akan dibantu oleh asisten peneliti sebanyak 12 asisten, masing-masing toko dibantu dua asisten peneliti yang terdiri dari mahasiswa akuntansi dan manajemen (rumpun ritel). Proses pelaksanaan tindakan ini diperkirakan selesai pada tiga bulan pertama sejak awal pelaksanaan penelitian ini dilakukan. 2) Pada tahap awal, asisten peneliti akan merapikan persediaan ditoko dengan menggunakan teori ritel kemudian akan merapikan catatan toko terkait dengan aktivitas-aktivitas toko. 3) Peneliti dan asisten peneliti akan membantu, membimbing dan mendampingi UMKM untuk menggunakan software akuntansi. 4) Peneliti dan asisten peneliti menjelaskan manfaat dan capaian berdasarkan hasil/output yang dari penggunaan software. Tahap 3: Evaluasi awal Mengevaluasi prototipe yang sudah diuji coba. Evaluasi ini terkait dengan keunggulan dan kelemahan model/prototipe. Setelah tahap pelaksanaan atau implementasi dilakukan, akan diketahui apakah model sudah fit dengan kebutuhan UMKM. Dan jika ada kebutuhan lain atau bahkan pengurangan fungsi/menu dalam prototipe, maka akan dilakukan perbaikan atau perubahan, baik perubahan penambahan ataupun pengurangan. Tahap 4: Penentuan Prototipe yang Fit Berdasarkan masukan dan temuan pada tahap evaluasi awal akan ditentukan prototipe yang fit dengan kondisi UMKM. Enam toko pilot project diharapkan dapat mewakili toko UMKM yang lain, sehingga prototipe siap dijadikan software yang siap pakai, compatible dan terjangkau oleh ritel kecil.
A-10
Tahap 5: Implementasi Hasil Akhir Prototipe Yang Fit Mengimplementasi prototipe yang fit pada ritel manajemen UMKM di luar pilot project. Prototipe yang diimplementasikan merupakan prototipe dari hasil yang sudah diuji coba pada UMKM yang menggunakan pembukuan akuntansi berteknologi berbasis store image untuk mengetahui keefektifitasan, keefisienan dan tingkat keberhasilan UMKM. Kecocokan (fit) prototipe yang dihasilkan akan dibandingkan dengan UMKM tanpa didukung dengan sistem baru tersebut. Luaran yang diharapkan pada tahap ini adalah: prototipe model dan rancangan interface yang akan ditampilkan dalam model pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporan-laporan yang sudah disesuaikan (fit) dengan kebutuhan manajemen ritel UMKM. Berikut adalah ringkasan tahapan yang dilakukan pada metode penelitian tindakan untuk tahun kedua: TAHAP 1: PENETAPAN OBJEK 1. Menyiapkan tiga prototipe untuk diuji coba 2. Memilih enam toko sebagai pilot project (terpilih toko Suhianto, Surya Kencana, Sri Rejeki, Jaya, Bintang Terang dan TOP TAHAP 2 : PELAKSANAAN TINDAKAN 1. Pemilihan asisten peneliti yang akan membantu proses implementasi prototipe, satu toko dua asisten, sehingga dibutuhkan 12 asisten peneliti yang terdiri dari mahasiswa akuntansi dan manajemen. 2. Mengimplementasikan tiga prototipe pada enam toko pilot project terpilih TAHAP 3: EVALUASI AWAL 1. Mengevaluasi prototipe yang sudah diuji coba untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan model/prototipe. 2. Setelah diketahui apakah model sudah fit dengan kebutuhan UMKM maka akan dilakukan perbaikan atau perubahan, baik perubahan penambahan ataupun pengurangan. TAHAP 4: PENENTUAN PROTOTIPE YANG FIT 1. Penentuan prototipe yang fit dengan kondisi UMKM. 2. Menyiapkan 3 prototype siap dijadikan software yang siap pakai, compatible dan terjangkau oleh ritel kecil. TAHAP 5: IMPLEMENTASI HASIL AKHIR PROTOTIPE YANG FIT 1. Mengimplementasi prototipe yang fit pada ritel manajemen UMKM di luar pilot project. 2. Menguji kecocokan (fit) prototipe yang dihasilkan akan dibandingkan dengan UMKM tanpa didukung dengan Pengumpulan Datasistem baru tersebut. 3. Menghasilkan prototipe model dan rancangan interface yang akan ditampilkan dalam model Populasi dan Jumlah Sampel pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporan-laporan yang sudah disesuaikan (fit) dengan kebutuhan manajemen ritel UMKM.
Sampel obyek penelitian ini adalah UMKM yang bergerak di bidang ritel, dengan kriteria sebagai berikut: (1) Merupakan perusahaan dagang, (2) Skala Usaha Mikro dan Kecil, (3) Merupakan Usaha Keluarga Luaran Penelitian Luaran dalam penelitian tahun kedua ini adalah: a) Software akuntansi untuk UMKM di bidang ritel manajemen skala mikro dan kecil. A-11
b) Publikasi di jurnal nasional. c) Bahan ajar akuntansi dan manajemen. Tabel 2: Luaran penelitian tahun pertama dan kedua Tahap
TAHAP 1: IDENTIFIKASI MASALAH
TAHAP 2: PERENCANAA N TINDAKAN
TAHAP 3: PELAKSANAA N TINDAKAN
TAHAP 1: PENETAPAN OBJEK
TAHAP 2 : PELAKSANAA N TINDAKAN
TAHAP 3: EVALUASI AWAL
Kegiatan TAHUN PERTAMA Pengumpulan Data Obyek Survey Lapangan dan Wawancara Analisis Hasil Survey dan Wawancara
1. Perencanaan rancangan sistem akuntansi ritel manajemen UMKM 2. Perencanaan rancangan sistem akuntansi dalam bentuk desain interface yang akan ditampilkan dalam model pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporan-laporan yang akan dihasilkan nantinya Merancang sistem akuntansi dalam bentuk desain interface yang akan ditampilkan dalam model pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporan-laporan yang akan dihasilkan nantinya dalam bentuk beberapa prototipe. TAHUN KEDUA 1. Menyiapkan tiga prototipe untuk diuji coba 2. Memilih enam toko sebagai pilot project (terpilih toko Suhianto, Surya Kencana, Sri Rejeki, Jaya, Bintang Terang dan TOP
Luaran 1. List Problem UMKM 2. Pemodelan sistem pembukuan dan desain layout toko yang sesuai dengan masing-masing UMKM Format interface yang akan ditampilkan dalam model pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporanlaporan yang akan dihasilkan Prototipe model sistem pembukuan berbasis teknologi khusus untuk ritel manajemen UMKM
Terseleksinya 6 toko yang disesuaikan dengan prototype yang akan diuji coba
1. Pemilihan asisten peneliti yang akan 1. Terpilihnya 12 asisten membantu proses implementasi peneliti (6 mhs prototipe, satu toko dua asisten, akuntansi dan 6 mhs sehingga dibutuhkan 12 asisten peneliti manajemen) yang terdiri dari mahasiswa akuntansi 2. List ketidaksesuaian dan manajemen. prototype dengan 2. Mengimplementasikan tiga prototipe kondisi riil toko pada enam toko pilot project terpilih 3. Draft hasil evaluasi prototype yang diuji coba 1. Mengevaluasi prototipe yang sudah diuji 1. Hasil evaluasi uji coba untuk mengetahui keunggulan dan prototype dengan kelemahan model/prototipe. kondisi riil toko 2. Setelah diketahui apakah model sudah 2. List Perbaikan fit dengan kebutuhan UMKM maka prototype sesuai akan dilakukan perbaikan atau temuan lapang perubahan, baik perubahan penambahan ataupun pengurangan
A-12
Lanjutan Tabel 2: Luaran penelitian tahun pertama dan kedua 1. Penentuan prototipe yang fit dengan kondisi UMKM. 2. Menyiapkan 3 prototype siap dijadikan software yang siap pakai, compatible dan terjangkau oleh ritel kecil. 1. Mengimplementasi prototipe yang fit pada TAHAP 5: ritel manajemen UMKM di luar pilot IMPLEMENTA project. SI HASIL 2. Menguji kecocokan (fit) prototipe yang AKHIR dihasilkan akan dibandingkan dengan PROTOTIPE UMKM tanpa didukung dengan sistem YANG FIT baru tersebut. 3. Menghasilkan prototipe model dan rancangan interface yang akan ditampilkan dalam model pembukuan secara terkomputerisasi sampai pada tampilan laporan-laporan yang sudah disesuaikan (fit) dengan kebutuhan manajemen ritel UMKM TAHAP 4: PENENTUAN PROTOTIPE YANG FIT
3 prototipe yang fit dengan kondisi riil UMKM
1. Software akuntansi untuk UMKM di bidang ritel manajemen skala mikro dan kecil. 2. Publikasi di jurnal nasional. 3. Bahan ajar akuntansi dan manajemen.
Tahapan penelitian pada tahun kedua, dijelaskan dalam bagan alir berikut ini:
Gambar 1: Bagan alir penelitian A-13
Hasil dan Pembahasan: Hasil yang telah dicapai dalam tahun ke dua: 1. Penelitian tahun pertama telah merancang tiga model prototipe. 2. Mempersiapkan implementasi awal dan konsolidasi tim dengan memilih asisten peneliti dari mahasiswa Jurusan Akuntansi (enam mahasiswa) dan Jurusan Manajemen (enam mahasiswa). 3. Mempersiapkan tiga prototype untuk diuji coba. 4. Menetapkan toko yang disesuaikan dengan prototype yang akan diuji coba, mengunjungi enam toko terpilih dan meminta kesediaan pemilik toko untuk menjadi pilot project. 5. Menggali informasi melalui deep interview tentang pandangan observer pada pencatatan pembukuan toko dalam bentuk prototype (cikal software) sesuai kebutuhan toko, sekaligus mengimplementasikan prototype awal 6. Mendiskusikan dan menyiapkan rencana implementasi lanjutan, rencana pembagian wilayah dengan asisten peneliti dan memberikan informasi sebagai data tambahan melakukan implementasi lanjutan 7. Melakukan implementasi lanjutan tim inti dan beberapa asisten peneliti pada beberapa observer, serta memberikan surat kesediaan dikunjungi dan sebagai observer 8. Melakukan implementasi/observasi lanjutan, melakukan pendekatan yang lebih intensif dengan observer, memberikan cindera mata pada observer (souvenir), serta mendiskusikan hasil wawancara lanjutan untuk sementara (tim inti) 9. Tim inti melakukan diskusi untuk mengkompilasi hasil observasi dan implementasi awal, untuk kemudian dibuat dalam hasil laporan sementara penelitian, serta sebagai ucapan terima kasih, maka asisten peneliti diberikan cindera mata dalam bentuk parcel Simpulan atau Implikasi: Kesimpulan: Penelitian tahun kedua sampai dengan tahap implementasi tiga model prototype ke enam toko terpilih. Observasi telah dilakukan untuk menentukan kesesuaian tiga model prototype dengan kebutuhan enam toko terpilih. Evaluasi prototype dilakukan atas implementasi tiga model ptototipe. Dari hasil implementasi, akan digunakan untuk aplikasi prototype berbasis excel. Software pembukuan ini akan dimplementasi ke enam toko terpilih di tahap berikutnya. Dari aplikasi ini akan dilakukan evaluasi untuk menentuk fit tiga model prototype. Saran: Masih perlu dilakukan pembenahan untuk model protitpe yang sesuai dengan lingkungan bisnis UMKM. Daftar Pustaka: Char, A.K, Yasoa, R.M and Zakiah H, 2010; “Small and Medium Enteprises (SMEs) Competing in the Global Business Envirenmont: A Case of Malaysia”; International Business Researchi, Vol. 3 No. 1, pp. 66-75. Hall, J.A, 2005, “Accounting Information System-Sistem Informasi Akuntansi”, Edisi 4, Buku 1, Terjemahan oleh Dewi Firtriasari dan Deny Arnos Kwary, Jakarta: Salemba Empat. Ikatan Akuntan Indonesia, 2009, “Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik”, Jakarta. A-14
Jogiyanto, 2005, “Analisis dan Desain ( Sistem Informasi: pendekatan terstuktur teori dan praktik aplikasi bisnis)”, Yogyakarta: ANDI. Moleong, Lexy J., 2005, “Metodologi Penelitian Kualitatif”, Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Namani, M.B., 2009; “The Role of Information Technology in Small and Medium Sized Enterprises in Kosova”; Fulbright Academy 2009 Conference. http://www.fulbrightacademy.org/file_depot/0-10000000/2000030000/21647/folder/82430/Berisha+Paper+IT+in+SMEs+in+Kosovo.pdf, diunduh 26 Maret 2012 Permatasari,I,http://iispermatasari.wordpress.com/2011/01/05/sistem-informasi-akuntansiberbasis-komputer/, diakses tanggal 6 Maret 2012 Qosidi R., Supriyanti, dan Yunanto R., 2010, “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian di PT. GunungPutri Agranusa”, Jurnal Komputerisasi, Hal 3-5. Rama, D.V dan F. L Jones, 2008, “Sistem Informasi Akuntansi”, Buku Satu, Terjemahan M. Slamed Wibowo, Jakarta: Salemba Empat. Sopiah dan Syihabudin, 2008, “Manajemen Bisnis Ritel”, Penerbit Andi, Yogyakarta Sujana, Asep ST, 2005, “Paradigma Baru Dalam Manajemen Ritel Modern”, Penerbit Graha Ilmu, Yogyakarta Tan, Jaclyn Pit Ting, and Pul Freathy, 2011, “Consumer Decision Making and Store Paatronage Bethe US havior in Traditional Chinese Medicine (TCM) Halls in Singapore”, Journal of Retailing and Consumer Services, Page : 1-8 Utami, C.W, 2010, “Manajemen Ritel: Strategi dan Implementasi Operasional Bisnis Ritel Modern di Indonesia”, Jakarta: Salemba Empat. Widhiyani, NLS, 2008, “Efektivitas Implementasi Sistem Informasi Berbasis Teknologi”, Buletin Studi Ekonomi, Volume 13, No. 2 Yiong,Liem Phek, 2004, “Program Akuntansi Terpadu untuk Bisnis Ritel dengan Visual Basic”, Andi Offset, Yogyakarta.
A-15
